Leitfaden zur Umstellung auf den Beitragseinzug per SEPA-Lastschriftverfahren für die Software SPG Verein, Version 3.1.

Transkript

1 Leitfaden zur Umstellung auf den Beitragseinzug per SEPA-Lastschriftverfahren für die Software SPG Verein, Version oder höher 1. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Für die Beitragseinzüge mit dem SEPA-Lastschriftverfahren ist eine Gläubiger-ID bei der Bundesbank Online zu beantragen. Das Antragsformular hierzu kann von folgenden Internet-Seiten aus aufgerufen werden: oder 2. SEPA-Lastschriftvereinbarung (Inkassovereinbarung) mit der Sparkasse abschließen Nach dem Erhalt der Gläubiger-ID (und vor dem ersten Einzug von SEPA-Lastschriften) ist der Abschluss einer Vereinbarung zum Einzug von SEPA-Basis-Lastschriften für das Vereinskonto mit der Sparkasse Nienburg erforderlich. Sprechen Sie hierfür bitte Ihren Kundenberater der Sparkasse an. SEPA-Lastschriften können nur beleglos von den Kreditinstituten entgegen genommen werden. Ab wird die Einreichung von Lastschriften nur noch Online möglich sein, somit entfällt dann die Nutzungsmöglichkeit von Datenträgern (Diskette, CD, USB-Stick). Falls Sie noch keinen Zugriff per Online-Banking auf das Vereinskonto haben, sprechen Sie hierfür bitte ebenfalls Ihren Kundenberater bei der Sparkasse an. 3. Version der eingesetzten Software SPG-Verein überprüfen Überprüfen Sie, welche Version der Software SPG-Verein auf dem Computer installiert ist. Wählen Sie "Hilfe" "Info SPG-Verein" Im erscheinenden Fenster steht der Schriftzug "SPG-Verein" und darunter die Versionsnummer. Steht ein update zur Verfügung so wählen Sie hierfür die Menüpunkte "Hilfe", "Online-Update" aus und befolgen die genannten Anweisungen. Wenn das Update nicht funktioniert oder der Menüpunkt nicht vorhanden ist, nehmen Sie bitte Kontakt mit der Sparkasse auf. Seite von 11

2 4. Gläubiger-ID hinterlegen Die von der Bundesbank zugeteilte Gläubiger-ID (18 Stellen) ist zu hinterlegen. Wählen Sie "Stammdaten" "Stammdaten pflegen" "Vereinsdaten pflegen" "Karteikarte Bankverbindung" 5. IBAN, BIC und Mandatsreferenz incl. Datum erstellen (Massenänderung) - Insgesamt sind 4 Läufe durchzuführen. Die Durchläufe sollten in folgender Reihenfolge erfolgen: BIC aufbauen IBAN aufbauen SEPA-Mandatsreferenz aufbauen SEPA-Datum-Mandatsreferenz aufbauen * Bei allen Änderungen bleiben bereits gespeicherte Daten erhalten. * Datum der Mitteilung bzgl. der Umstellung auf SEPA-Verfahren(siehe Pkt. 6b) oder Datum der Lastschrift in der die Umstellung auf SEPA-Verfahren mitgeteilt wurde (siehe Pkt. 6a) oder Datum der Benachrichtigung vor erstem Einzug bei neuem SEPA-Mandat - Bei allen Mitgliedern, die eine Kontonummer und Bankleitzahl verschlüsselt haben, werden automatisch die Felder IBAN und BIC gefüllt. - Die Mandatsreferenz kann auf unterschiedliche Weise anhand der Mitgliedsnummer aufgebaut werden. - Es ist empfehlenswert die Änderungen nicht im Änderungsprotokoll zu dokumentieren (Aufgrund der Masse an Änderungen). Wählen Sie "Mitglieder" "Änderungsdienst" "Massenänderung" Deaktivieren Sie die Option "Änderungen im Änderungsprotokoll dokumentieren" und klicken auf den Button "Feldauswahl". Wählen Sie anschließend die Funktion "BIC aufbauen" aus und bestätigen die erscheinende Nachfrage <BIC wirklich aufbauen?> mit "Ja". Seite von 11

3 Danach sehen Sie wieder das vorhergehende Fenster <Massenänderung>. Starten Sie den Änderungslauf mit dem Button "OK". - Führen Sie die oben genannten Schritte auch für die drei weiteren Änderungsläufe (IBAN/Mandatsreferenz/Datum Mandatsreferenz) durch. 6. Mitglieder informieren Den Mitgliedern, die dem Verein in der Vergangenheit eine Einzugsermächtigung für die Beiträge erteilt haben, müssen gemäß den SEPA-Konventionen folgendes mitgeteilt werden: - Information, dass zukünftig das SEPA-Lastschrift Verfahren für den Beitragseinzug genutzt wird - Mitteilung der Gläubiger-ID sowie der Mandatsreferenz Wenn diese Informationen an die Mitglieder übermittelt werden, können die bestehenden Einzugsermächtigungen für das SEPA-Lastschrift Verfahren weiter genutzt werden. Die Mitteilung kann vom Verein entweder schriftlich per Brief / per oder durch eine Mitteilung im Rahmen des letzten Beitragseinzuges im Altverfahren erfolgen. 6a. Mitteilung im letzten Beitragseinzug im Altverfahren Beim letzten Beitragseinzug mit dem "alten" Lastschriftverfahren kann im Verwendungszweck eine entsprechende Mitteilung an das Mitglied platziert werden. Hierfür gibt es zwei Platzhalter, welche die Gläubiger-ID sowie die jeweilige zu dem Mitglied gehörende Mandatsreferenz in den Verwendungszweck einfügen. Seite von 11

4 Ein passender Hinweis im Verwendungszweck kann wie folgt lauten: Beitrag Künftige Lastschrifteinzüge nehmen wir per SEPA-Basis-Lastschrift vor Unsere Gläubiger-ID: <Gläubiger-ID> (Platzhalter) Ihre Mandatsreferenz: <Mandatsref> (Platzhalter) Die Option "Zahlungen mit gleicher Kontonummer zusammenfassen" sollte auf "nein" gesetzt werden, da ansonsten nur das Hauptmitglied die Mitteilung über die Umstellung erhält und die weiteren Mitglieder nicht. Führen Sie den Beitragseinzug wie gewohnt durch. Wenn Sie im Fenster "DTA-Datei erstellen" angelangt sind, können Sie die oben unter Punkt 6a genannten Schritte durchführen. (Beachten Sie hierfür, dass Sie vorab die Punkte 1-5 dieser Anleitung durchgeführt haben müssen). Seite von 11

5 Muster: Punkt 6a. Mitteilung im letzten Beitragseinzug im Altverfahren Seite von 11

6 6b. Mitteilung per Brief Hierfür steht ein Musterbrief mit dem Namen "sepa-mitteilung-umstellung.brf" zur Verfügung. Wählen Sie "Mitglieder" "Computerbriefe" "Briefe ausgeben" Drucken Sie die Briefe zweimal aus: einmal für die Mitglieder, einmal für Ihre Unterlagen. Muster: Anschreiben laut Punkt 6b. Mitteilung per Brief Seite von 11

7 7. Zahlungsart Lastschrift in SEPA-Lastschrift ändern (Massenänderung) - Diese Änderung sollte erst dann durchgeführt werden, wenn die Umstellung auf das SEPA-Verfahren erfolgt. - Bei allen Mitgliedern, bei denen die Felder IBAN, BIC, SEPA-Mandatsreferenz incl. Datum und SEPA-Ausführung hinterlegt worden sind, wird die Zahlungsart Lastschrift in SEPA-Lastschrift geändert. - Es ist empfehlenswert die Änderungen nicht im Änderungsprotokoll zu dokumentieren (Aufgrund des Umfanges der Änderungen). Wählen Sie "Mitglieder" "Änderungsdienst" "Massenänderung" Deaktivieren Sie die Option "Änderungen im Änderungsprotokoll dokumentieren" und klicken auf den Button "Feldauswahl". Wählen Sie anschließend die Funktion "Zahlart l in s ändern " aus und bestätigen die erscheinende Nachfrage <Zahlungsart Lastschrifteinzug wirklich in SEPA- Lastschrift ändern?> mit "Ja". Danach sehen Sie wieder das vorhergehende Fenster <Massenänderung>. Starten Sie den Änderungslauf mit dem Button "OK". - Die Mitgliedsdaten im Programm SPG-Verein sind anschließend komplett auf das SEPA-Lastschriftverfahren umgestellt. Die weiteren Punkte dieser Anleitung zeigen wie der Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren durchgeführt wird. Hinweis: Vor jedem erstmaligen Lastschrifteinzug im SEPA-Lastschriftverfahren muss der Verein das Mitglied über den geplanten Einzug durch Mitteilung der Fälligkeitsdaten (Daten der Lastschrifteinzüge), der Gläubiger-ID, der Mandatsreferenz und des fälligen Betrages schriftlich informieren (sogenannte "Vorabankündigung"). Diese Vorabankündigung der Lastschrifteinzüge muss spätestens 14 Tage vor Fälligkeit (Abbuchung des Betrages) erfolgt sein. Beispiel Mustertext: Der Mitgliedsbeitrag über z. Z. 20,00 Euro wird am 15. Juli jeden Jahres fällig. Fällt das Datum auf ein Wochenende oder einen Feiertag, werden wir den nächsten Geschäftstag als Fälligkeitstag wählen... Seite von 11

8 SPG-Verein : Beitragseinzug per SEPA-Lastschriftverfahren Beiträge einziehen 1. - Datensicherung durchführen Menüpunkt <Extras>, <Datensicherung>, <alle Daten sichern> 2. - Menüpunkt auswählen: <Beiträge> <Beitragsverfahren> <Beitragserhebung> Variante "Originallauf" wählen. Prüfen Sie ob unter den Optionen als Zahlungstermin die bei den Mitgliedern erfassten Termine angewählt sind und bestätigten die Eingaben mit dem Button "OK". 3. Beitragserhebungsliste für die eigenen Unterlagen ausdrucken. - Menüpunkt auswählen: <Beiträge> <Beitragsverfahren> <Beitr. Erheb. Liste> Sortierung auf "alphabetisch" stellen, mit dem Button "OK" bestätigen. Seite von 11

9 4. - Menüpunkt auswählen: <Beiträge> <Beitragsverfahren> <DTA/SEPA-Datei erstellen> Im erscheinenden Fenster "Welche Datei soll erstellt werden?" den Eintrag "SEPA-Lastschriftdatei" auswählen. Seite von 11

10 Im darauffolgenden Fenster "SEPA-Lastschriftdatei erstellen" können Sie die SEPA-Lastschriftdatei erstellen und mit dem Button "OK" auf Ihrem Computer speichern, um diese anschließend z.b. per Online-Banking oder auf einem Datenträger (Diskette, CD-ROM, USB-Stick) an die Sparkasse zu übermitteln. Der Dateiname und der Ordner unter dem die SEPA-Datei abgelegt werden soll, kann unter "SEPA-Datei speichern unter" bestimmt werden. Beachten Sie bitte oben rechts im Fenster die Option "Ausführung von". Sie haben die Wahl zwischen Erst-Lastschriften und Folge-Lastschriften. Erläuterung: Im SEPA-Lastschriftverfahren wird zwischen erstmalig ausgeführten Lastschriften (z. B. bei neu in den Verein eingetretenen Mitgliedern) und Folge-Lastschriften unterschieden. Der Unterschied besteht in den unterschiedlichen Einreichungsfristen der Lastschriften bei den Kreditinstituten; Erst-Lastschriften können frühestens 6 Tage nach der Einreichung fällig sein, Folge-Lastschriften frühestens 3 Tage nach Einreichung. Bei der Nutzung von Datenträgern für die Einreichung der Zahlungen bei dem Kreditinstitut erhöhen sich diese Fristen um einen Geschäftstag. Wenn Sie Mitglieder neu in das Programm SPG-Verein aufgenommen haben, müssen Sie den ersten Beitragseinzug als Erst-Lastschrift ausführen. Den Beitragseinzug für bereits vorhandene Mitglieder führen Sie als Folge-Lastschrift aus. Achtung: Der erste Einzug im SEPA-Lastschriftverfahren ist immer eine Erst- Lastschrift. Tipp: Führen sie nacheinander immer beide Lastschriftvarianten aus, um sicherzustellen dass alle Mitgliedsbeiträge belastet werden. Seite von 11

11 Sie können zwischen dem Standardverfahren COR und dem Expressverfahren COR1 frei wählen. Das COR1-Verfahren zeichnet sich durch verkürzte Einreichungsfristen aus: Wenn Sie das COR1-Verfahren nutzen wollen, kennzeichnen Sie bitte das entsprechende Feld. Das COR1-Verfahren wird auch als Expresslastschriften bezeichnet. Ab November 2013 können Sie uns Ihre SEPA-Lastschrifteinzüge auch per Online- Banking senden. Wählen Sie hierzu in unserer Internetfiliale unter den Munepunkt BANKING die Möglichkeit DATEI-ÜBERGABE. Beachte: Ab ist die Einreichung von Dateien auf Datenträgern nicht mehr möglich! Aktuelle Informationen zum Thema SEPA und speziell zum SEPA-Lastschrifteinzug finden Sie auch auf unserer Internet-Seite Quelle: Anleitung "SPG-Verein Leitfaden SEPA" der Firma SPG Software Peter Große Seite von 11