MACPAY X. Einführung QUARTESOFT SÀRL

Transkript

1 MACPAY X Einführung QUARTESOFT SÀRL Since 1985

2 E-BANKING FOR MACINTOSH MACPAY X Einführung QUARTESOFT SÀRL Since 1985

3 Inhaltsverzeichnis MacPay - Übersicht 8 Benötigte Konfiguration Copyright Ihre Persönlichen Daten Erfassen 9 Ihre Bank- und Postkonten Kontotyp Kontobezeichnung Konto-Nr Buchungs-Konto-Nr Bank-Clearing-Nr Name der Bank, abgekürzt Inhaber Ergänzung Ihre Adresse Ihre PLZ, Ort Nr. des Telebankingvertrags Verwaltung und Organisationdes Menüs konti Ihre Daten Aus Macpay 2 Übernehmen 11 Die MacPay 2 Dateifür den Export vorbereiten Die Datei in MacPay X öffnen Sie haben keine Classic-umgebungauf ihrem Mac Persönliche MacPay Arbeitsumgebung 13 Die Einstellungen Allgemein Erfassung Übermittlung

4 Inhaltsverzeichnis Die Symbolleiste Angezeigte Spalten Archivpalette Manuelle Zahlungserfassung 16 Allgemeines zur Zahlungserfassung Hilfen, Optionen und Erfassungskontrolle (Betrifft alle Masken) Lastkonto Fakultativ auszufüllende Felder Automatisches Suchen und Ausfüllender Bank-Clearing-Nr Autoausfüllen der Ortsnamen Datum erfassen Kontrolle und Formatierung der Referenz-Nr Mitteilungen Name des Empfängers Persönliches Notizfeld Optische Zahlungserfassung 21 Konfiguration und Inbetriebnahme des Lesegerätes Einen Einzahlungsschein einlesen Zusätzliche Manuelle Erfassung Nach dem Einlesen einer neuen Zahlung Wenn der Empfänger schon im Archiv existiert Tipp : Einzahlungsscheine in Serie einlesen Übermittlung von Zahlungen zwischen Nutzern Zahlungsaufforderung an einen anderen Nutzer senden Empfänger Speichern und Verwalten 24 Zahlungen, Empfänger und Begünstigte Einen Empfänger speichern

5 Inhaltsverzeichnis Durch Ziehen in die Schublade : Über die Symbolleiste Über das Menü Strategie zur Verwendung bei der Erfassung : Strategie zur Verwendung bei der Analyse : Löschen Umbenennen Modifizieren Einen gespeicherten Empfänger aufrufen 27 Den zu aktivierenden Empfänger auswählen Empfänger aktivieren Durch Drag n Drop Übers Menü Beim optischen einlesen aktivieren Die Übermittlung vorbereiten Vorschau der Übermittlungsdatei Eine Datei erstellen und Sie Übermitteln 28 Die Datei erstellen An die Bank oder an Yellownet übermitteln Welcher Browser? Platzieren Sie Ihren Mauszeiger in das auszufüllende Feld Die Übermittlung Archiv-Fenster Vorprogrammierte Auswahlkriterien Ausgeführte Zahlungen verwalten 32 Rundum-Suche Aufwand- und Finanzkonto

6 Inhaltsverzeichnis Erfassen der Buchhaltungsangaben Buchungstext Datum Konto In die Buchhaltung exportieren 34 Exportformat wählen Status nach dem Erstellen der Datei Drucken 38; Druckformate festlegen Inhalt eines Fensters als Liste drucken Einen Zahlungsauftrag ausdrucken Technische Angaben zu denverschiedenen Arten von Zahlungen a1 Oranger EZ zur einzahlungauf ein Postkonto a1 Oranger EZ zur Einzahlungauf ein Bankkonto a1 Roter EZ zur einzahlungauf ein Postkonto a2 Roter EZ zur Einzahlungauf ein bankkonto a2 Banküberweisungin der Schweiz a2 PostÜberweisung in Euromit Referenz a3 6

7 Inhaltsverzeichnis Postüberweisung in Euroohne Referenz a3 Banküberweisungins Ausland a3 SWIFT Überweisung a4 IPI Überweisung a4 PostMandat schweiz a5 PostMandat Ausland a5 Postüberweisungauf ausländisches Postkonto a5 Postüberweisungauf ausländisches bankkonto a6 7

8 MacPay - Übersicht Mit MacPay erfassen und verwalten Sie Ihre Bankund Postüberweisungen auf bequeme und sichere Art. MacPay ist eine Offline -Anwendung, mit der Sie Ihre Zahlungsaufträge vorbereiten, visualisiern und archivieren, ohne gleichzeitig mit dem Server Ihrer Bank bzw. von Postfinance verbunden zu sein. Die Internetverbindung wird erst für die Übermittlung von Zahlungsaufträgen zur Belastung ihres Kontos geöffnet. Dies bietet viele Vorzüge gegenüber der direkten Online - Bearbeitung : Die Datenerfassung bleibt sich gleich für alle Finanzinstitute, mit denen sie zusammenarbeiten. Sie brauchen sich nicht mit den verschiedenen Erfassungssystemen herumzuschlagen. Selbstverständlich können Sie Ihre Überweisungen speichern, um sie später wiederzuverwenden : Daten zur Bezahlung Ihrer Miete oder Ihrer Natelrechnung müssen nicht jedesmal neu erfasst werden. Erfahrungen zeigen übrigens, dass ein durchschnittlicher Benutzer schon nach kurzer Zeit nur noch jeweils eine oder zwei neue Zahlungen erfasst, alle andern sind schon gespeichert. Die Dateneingabe verkürzt sich somit beträchtlich. Durch die Benützung eines elektronischen Lesegerätes wie z.b. MoneyPen fällt die Bearbeitungszeit für einen durchschnittlichen Zahlungsauftrag inkl. Übermittlung an die Bank auf unter 10 Minuten. Die erledigten Zahlungen verwalten Sie in einem Archiv, das MacPay dank einiger nützlicher 8 Operationen zu einer einfachen persönlichen Verwaltungsanwendung macht : Sie behalten problemlos die Übersicht über Beträge, Daten und Empfänger Ihrer Einzahlungen. Dazu fassen Sie Ihre Ausgaben in frei zu definierenden Rubriken zusammen, wie z.b. Privatausgaben, Auto, Ferien, etc. Falls sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, exportieren Sie Ihre erledigten Zahlungen im gewünschten Format. Sie ersparen sich somit eine neuerliche Datenerfassung. MacPay wird mit einer grossen Anzahl von vorinstallierten Buchhaltungsformaten geliefert. Benötigte Konfiguration MacPay benötigt einen Macintosh Computer mit Betriebssystem Mac OS 10.2.x oder höher. Z u m e l e k t r o n i s c h e n E i n l e s e n v o n Einzahlungsscheinen braucht es einen Money- Pen Lesestift oder ein Swiss Reader Einlesegerät. Weitere Modelle werden später dazukommen. Für das Betriebssystem Mac OS 9 existiert nach wie vor die Anwendung MacPay 2, die von Quartesoft weiterhin vollständig unterstützt wird. Copyright MacPay ist eine durch das schweizerische Urheberrecht geschützte Software. Die Lizenz verbietet die gleichzeitige Benutzung der Anwendung auf mehr als einem Computer.

9 Ihre Persönlichen Daten Erfassen Die ersten Daten, die MacPay braucht, betreffen die Bankkonten (in der Anwendung meist abgekürzt BK) oder die Postkonten (PK) denen anschliessend Ihre Zahlungen belastet werden sollen. Sie können so viele Konten wie nötig eingeben und die Belastungen frei variieren. Ihre Bank- und Postkonten Mit der Option Konten im Menü Einstellungen erstellen, ändern, duplizieren und organisieren Sie Ihre Lastkonten. Es handelt sich dabei selbstverständlich um Bank- Bzw. Postkonten, die auf Ihren Namen lauten, oder auf die Sie mittels eines Vertrags mit Ihrer Bank oder mit Postfinance Zugriff haben. Das Ausfüllen der Rubriken in Kursivschrift ist für den Zahlungsverkehr nicht notwendig, wird aber möglicherweise von andern Funktionen der Anwendung verlangt (Buchhaltungsexport z.b.). Um die Konten in den von MacPay angezeigten Listen klar zu unterscheiden, können Sie sie frei benennen. Nur die offiziellen Angaben des Kontoinhabers werden dem Begünstigten übermittelt. Kontotyp Klicken Sie beim Erstellen eines neuen Kontos auf den entsprechenden Button am oberen Fensterrand, um ein Bank- oder um ein Postkonto auszuwählen. Dieses Unterscheidung ist wichtig, da beide Kontotypen verschiedenen Eigenschaften aufweisen. Kontobezeichnung Geben Sie hier die Bezeichnung an, die Sie für dieses Konto verwenden wollen. Der Name braucht nicht mit der Bankbezeichnung übereinzustimmen. Es handelt sich hier um eine persönliche Angabe, die dem Empfänger nicht mitgeteilt wird, es Ihnen aber erlaubt, Ihre Konten besser auseinanderzuhalten. Wählen Sie einen kurzen Namen, damit er vollständig in den Listen erscheinen kann. Konto-Nr. Es handelt sich hier um Ihre Bank- bzw. Postkontonummer, so wie sie auf den Kontoauszügen oder auf Ihrer Bank- oder Postcard erscheint. Achten Sie darauf, dieses Feld sehr genau auszufüllen. Sie vermeiden damit spätere Übermittlungsfehler. Buchungs-Konto-Nr. Falls sie Ihre Zahlungen später in eine Buchhaltungsanwendung exportieren wollen, geben Sie hier die Kontonummer an, die Ihrem Kontenplan entspricht. 9

10 Bank-Clearing-Nr. Diese drei- oder vierstellige Zahl dient zur Identifizierung Ihrer Bank bzw. der Zweigstelle bei der Ihr Konto geführt wird. Falls Sie diese Nummer nicht kennen, fragen Sie die Clearingdatenbank von MacPay ab (klicken Sie auf die Lupe vor dem Clearingfeld). Name der Bank, abgekürzt Wählen Sie hier eine gängige Kurzbezeichnung für Ihre Bank (z.b. UBS, ZKB, CS etc.). Diese wird in den automatisch von MacPay erstellten Listen und Karteinamen verwendet. Inhaber Hier geben Sie den Namen des Kontoinhabers an, so wie er auf Ihren Bankauszügen erscheint. Ergänzung Sie können hier eine Zusatzangabe zum Kontoinhaber machen. Ihre Adresse Geben Sie hier Ihre Adresse ein, so wie sie beim Zahlungsempfänger erscheinen soll. Ihre PLZ, Ort Geben Sie Ihre Postleitzahl und Ihren Wohnort an, wie diese beim Begünstigten erscheinen sollen. Nr. des Telebankingvertrags Der Telebankingvertrag ist ein Kriterium um Zahlungsaufträge auseinander zu halten. Dadurch erkennt MacPay welche Zahlungsaufträge zusammengefasst werden können (mehrere Aufträge 10 in einer Übermittlungsdatei), und welche separat behandelt werden müssen. MacPay erstellt ein Minimum von Dateien unter Einhaltung der DTA Norm, um die Übermittlung an die Bank so einfach wie möglich zu halten. Verwaltung und Organisation des Menüs konti Wiederholen Sie die Konfigurationsoperation für jedes Konto, das Sie benützen wollen. Tipp : Das geht am einfachsten durch Duplizieren von ähnlichen Konten und anschliessendes Ändern der Angaben, die sich unterscheiden sollen. Wenn alle Konten konfiguriert sind, wählen Sie in welcher Reihenfolge diese im Menü Konto belasten erscheinen sollen. Dies erreichen Sie durch Verschieben mit der Maus und ev. durch Einfügen von Trennlinien.

11 Ihre Daten Aus Macpay 2 Übernehmen Obwohl sie Cousins sind, sind MacPay 2 und MacPay X durch eine ganze Generation von Entwicklungen getrennt und für zwei grundverschiedene OS Betriebssysteme konzipiert worden. Die Dateien der beiden Versionen sind demnach nicht kompatibel. MacPay X kann jedoch konvertierte Dateien aus MacPay 2 übernehmen. Hingegen wird MacPay 2 niemals eine Datei aus MacPay X lesen können. Das Umsteigen von einer Anwendung zur andern vollzieht sich in zwei Schritten, zuerst in MacPay 2 (unter Classic), und anschliessend in MacPay X. Die MacPay 2 Datei für den Export vorbereiten Die Exportfunktion für MacPay 2 wurde in der allerletzten Version 2.1. eingeführt. Der Installer dafür befindet sich in MacPay X. Installieren Sie zu allererst diese Version und löschen Sie die vorhergehende Version von Ihrer Harddisk. Wenn Sie MacPay 2.1 starten, wird das Programm Sie bitten, eine Seriennummer einzugeben. Falls Sie MacPay 2 unter Classic weiter verwenden möchten, dann geben sie bitte die Seriennummer ein, die Sie beim Kauf erhalten haben. Wenn Sie nur die Konvertierung ausführen möchten, schalten Sie in die Demoversion und öffnen Sie Ihre MacPay 2 Zahlungsdatei. Im Menü Datei wählen sie Export zu MacPay X. Nach einigen Sekunden, je nach Grösse des Dokumentes, erhalten Sie eine Bestätigung, wonach der Befehl ausgeführt wurde. Wenn Sie weitere Dokumente exportieren möchten, wiederholen Sie die obigen Schritte. Sobald diese Aufgaben beendet sind, können Sie MacPay 2 verlassen (und sich von ihm verabschieden, da sie es wohl nie mehr benützen werden). 11

12 Die Datei in MacPay X öffnen Starten Sie MacPay X und wählen sie im Menü Ablage MacPay 2 Datei öffnen. Sie sehen nun die Liste ihrer früheren Dateien, aus denen sie nun diejenige wählen, das sie bearbeiten wollen. Die Datei öffnet sich und sie werden sofort gebeten, sie zu benennen und auf ihrer Harddisk zu speichern. Nach Beendigung dieser Operation finden sie alle Ihre Empfänger, Aufträge, Konten, Zahlungen und Kategorien wieder (die letzteren heissen jetzt Gruppen). Wenn Sie auf das Feld Archiv zuunterst im Hauptfenster klicken, erscheinen alle Ihre Zahlungen aus MacPay 2. Die Buttons in der Schublade der Voreinstellungen erlauben einen schnellen Zugriff auf ihre Daten. Wenn Sie mit dem Import zufrieden sind, können Sie Ihre MacPay 2 Daten löschen und sich auf die Verwendung von MacPay X konzentrieren. Sie haben keine Classic-umgebung auf ihrem Mac In diesem Fall existieren zwei Möglichkeiten : Falls Sie ein anderes Gerät besitzen, das auf beiden Umgebungen läuft, so führen Sie die ganze Konversionsoperation dort aus. Dazu müssen Sie dort natürlich zuerst beide MacPay Anwendungen installieren. Anschliessend transferieren Sie die konvertierte Datei wieder auf das Gerät, mit dem Sie normalerweise Zahlungen bearbeiten. Wenn Ihnen kein zweiter Mac zur Verfügung steht, so komprimieren Sie ihre MacPay 2 Zahlungsdatenbank mit einem Dienstprogramm wie z.b. Stuffit und senden sie als Attachment an support@quartesoft. ch Bitte erwähnen Sie unbedingt Ihr Passwort, falls verfügbar, im Text der Nachricht. Sie werden Ihr konvertiertes Dokument so schnell wie möglich zurückerhalten (max. 24 Stunden). 12

13 Persönliche MacPay Arbeitsumgebung Wir haben diese Anwendung so benutzerfreundlich wie möglich entwickelt, sowohl für die Datenerfassung als auch für die Zahlungsverwaltung. Aber jeder Benutzer arbeitet anders und wir alle haben verschiedene Bedürfnisse. In MacPay X konfigurieren Sie viele Elemente Ihrer Arbeitsumgebung entsprechend Ihrer persönlichen Arbeitsweise. Wenn Ihnen Sinn und Zweck all dieser Einstellungen auch jetzt nicht unbedingt einleuchtet, so lohnt es sich doch, nachdem Sie ein einige Male Zahlungen durchgeführt haben, auf diesen Punkt zurückzukommen. Sie können dann die Einstellungen Ihren Gewohnheiten entsprechend anpassen. Die Einstellungen Über einen dreigeteilten Balken (Allgemein, Erfassung und Übermittlung) im Menü MacPay/ Einstellungen greifen Sie auf die allgemeinen Einstellungen zu : Allgemein Unter Allgemein bestimmen Sie, auf welcher Seite der Zahlungsliste sich die Schubladen mit Ihren Empfängern und Ihre Archiv-Voreinstellungen öffnen sollen. Werkseitig erscheint die Palette Details links und die Schublade rechts. Falls Sie an MacPay 2 gewöhnt sind, wählen Sie die Postion Öffnung der Schubladen links. 13 Erfassung Erfassung ermöglicht es Ihnen, zwei Optionen zu wählen, die Ihre Zahlungssitzungen beschleunigen sollten. : Automatisches Lastkonto. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie mit einem einzigen Lastkonto arbeiten. Das Lastkonto wird nicht direkt eingegeben, aber MacPay erinnert sich ans zuletzt belastete Konto. Diese Einstellung wird also nach der ersten manuellen Belastung aktiviert. Automatisches Ausführdatum. Hier finden Sie mehrere Möglichkeiten zur Voreinstellung der Daten aller Ihrer neuen Zahlungen. Übermittlung Hier wählen Sie aus zwei Optionen den Ort, an dem MacPay die Übermittlungsdateien ablegen wird : Auf dem Schreibtisch (Desktop), wo die Dateien unsortiert deponiert werden. Das ist eine gute Methode für Anwender, die mit einem einzigen Konto arbeiten, (und die somit nur eine einzige Datei aufs Mal erstellen). Oder im Ordner Übermittlungsdateien, den MacPay automatisch im Ordner Dokumente/ MacPay des aktuellen Benutzers erstellt. In diesem Ordner sind die Dateien nach Bankbezeichnungen und ev. Telebanking- Vertrags-Nr. sortiert. Diese ziemlich rigide Organisation dient zur Fehlervermeidung bei

14 Automatische Aktualisierung MacPay verfügt über ein System zur automatischen Suche nach Updates. Neben kleineren Änderungen, die den Fortentwicklungen von Mac OS X Rechnung tragen, betreffen die Aktualisierungen Wechselkurse, Clearing- Nummern und Postleitzahlen, welche periodisch ändern. Standardmässig überprüft MacPay X 3.5 bei jedem Programmaufruf, ob auf der Quartesoft-Site ein Update verfügbar ist. Die Aktualisierungsoptionen lassen sich unter Einstellungen ändern. So können Sie dort die Häufigkeit ändern, mit der automatisch nach Aktualisierungen gesucht wird (täglich, wöchentlich, monatlich) oder durch Anklicken von Suchen selbst eine Prüfung veranlassen. Wird MacPay X 3.5 fündig, öffnet sich ein Fenster mit weiteren Hinweisen. Sofern das Update kostenlos ist, können Sie dieses nun downloaden. Nach Abschluss des Downloads bestehen nun zwei Möglichkeiten: 1. Eine neue Version erscheint in Form eines Disk Images (.dmg) auf dem Schreibtisch. Verschieben Sie in diesem Falle die in diesem Disk-Image enthaltene Anwendung MacPay X 3.5 in den Ordner Anwendungen Ihres Macintosh. Ein Dialogfeld weist Sie darauf hin, dass dabei eine frühere Version ersetzt wird. Bestätigen Sie diese Sicherheitsnachfrage Es handelt sich um eine Aktualisierung von in MacPay X 3.5 enthaltenen Dateien und Informationen wie etwa Postleitzahlen und Clearing-Nummern: In einem solchen Falle erfolgt die Aktualisierung automatisch, und nach Abschluss des Downloads sehen Sie keine neuen Dateien. Ist das bereitstehende Update kostenpflichtig, weist Sie MacPay X 3.5 auf diesen Umstand hin und schlägt vor, die entsprechende Demo-Version zu downloaden.

15 der hintereinanderfolgenden Übermittlung mehrerer Dateien. Erfolgreich übermittelte Dateien dürfen und sollen sogar gelöscht werden. Sie sind unbrauchbar und können durch MacPay weder geöffnet noch geändert werden. Die Symbolleiste Alle neuen Symbolleisten-Funktionen unter OS X werden von MacPay X vollständig genutzt. Mit der veränderbaren Symbolleiste (Menü Einstellungen : Symbolleiste anpassen) ziehen Sie je nach Bedarf die Symbole, die Sie für Ihre Bank- und Postverbindungen brauchen in die Symbolleiste. Überflüssige Symbole entfernen Sie aus der Leiste. Achtung : die Symbolleisten unterscheiden sich, je nachdem ob Sie im Modus Erfassen oder Archiv arbeiten, entsprechend der darin verwendeten Funktionen. Angezeigte Spalten Sie können die Spalten in MacPay X mit der Maus frei verschieben und in der Breite verändern. Darüber hinaus wählen Sie im Menü Einstellungen : Spalten aus, welche Spalten Sie angezeigt oder ausgeblendet haben wollen. Diejenigen Spalten, die nicht in der Auswahlliste erscheinen sind zum korrekten Funktionieren der Anwendung unabdingbar. Sie können nicht verändert werden. Archivpalette MacPay verwendet dieses Feld um einige zusätzliche Angaben über die Anwendung zu geben. Das Bild darin kann auch durch irgend eine Grafikdatei aus Ihrer Festplatte ersetzt werden. Ein Ferienfoto, ein Bild Ihres Treuhänders oder Ihres Bankiers ; ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Sollte die Anwendung Ihr Bild nicht akzeptieren, so konvertieren Sie es bitte in ein gängiges Grafikformat z.b. jpg, gif, tif, pdf, etc. 15

16 Manuelle Zahlungserfassung Die Analogie zwischen Original-Einzahlungsscheinen und Erfassungsmasken am Bildschirm wurde beibehalten. In MacPay X wurden aber einige Änderungen eingeführt, die die Erfassung von wenig gebräuchlichen Zahlungen, wie z.b. Zahlungsanweisungen ins Ausland, erleichtern sollen. Gedruckte Einzahlungsscheine sind nicht immer sehr kohärent gestaltet und nur noch vier bis fünf der 14 von einer Anwendung wie MacPay unterstützten Transaktionen liegt ein solcher Einzahlungsschein zugrunde. In Zukunft werden diese EZ wohl ganz verschwinden. Allgemeines zur Zahlungserfassung Die Einzahlungsscheine und Erfassungsmasken wurden graphisch neu gestaltet, die Bezeichnungen und die Organisation überarbeitet. Alle Einzahlungsscheine sind nun in vier leicht unterscheidbare Zonen unterteilt : Angaben zum Empfänger ; Zahlungsdetails ; technische Details ; und schliesslich Details für die interne Verwaltung in MacPay. Unter Zahlung zugunsten von figurieren alle Angaben zum Empfänger : Identifikation, eventuell Bankkonto. Diese Angaben sind fix und müssen nur beim ersten Mal erfasst werden. Unter Zahlungsdetails finden sich Angaben wie Betrag, Ausführungsdatum und, falls vorhanden, Referenznummer, die, bei gleich bleibendem Empfänger, veränderlich sind

17 In die dritte Zone : via gehören mehr oder weniger komplexe technische Angaben zur Zahlungsübermittlung. Durch die Positionierung dieser Zone am unteren Rand können solche Informationen flexibler gestaltet werden. Dafür weicht die Maske des Bankeinzahlungsscheins aber vom Original ab. Die letzte Zone Nicht übertragene Angaben ist für Ihre persönliche Zahlungsverwaltung reserviert. Hilfen, Optionen und Erfassungskontrolle (Betrifft alle Masken) Einige Funktionen in MacPay dienen der Vereinfachung und der Sicherheit der Datenerfassung. Die nachstehend beschriebenen Funktionen gelten für alle Eingabemasken. Lastkonto Bei jeder Zahlungserfassung wird zuerst nach dem Lastkonto gefragt. Diese Angabe ist optional und kann jederzeit angepasst werden. Sie bestimmen entweder ein automatisches Lastkonto (Im Menü MacPay : Einstellungen), oder Sie wählen nach dem Erfassen ein Lastkonto aus für eine bestimmte Gruppe von Begünstigten. Dies geschieht über das Menü Erfassen : Konto belasten. Das Lastkonto kann auch im Kontextmenü (ctrl-klick) geändert werden. Das funktioniert in der Zahlungsliste von jeder Zeile aus. Wichtig für die Arbeit mit Bank- und Postkonti ist der automatische Kontrollmechanismus, der verhindert, dass Belastungen für nicht unterstützte Dienstleistungen erfolgen. Fakultativ auszufüllende Felder Es ist Ihnen überlassen, ob Sie die kursiv angeschriebenen Felder ausfüllen möchten. Zur korrekten Zahlungsübermittlung ist dies nicht nötig. Automatisches Suchen und Ausfüllen der Bank-Clearing-Nr. Mit der Lupe neben dem Feld Bank-Clearing-Nr. können sie die benötigten Angaben nach Kriterien wie Bank, oder Stadt, abfragen. Tipp : Die Clearing- Nr. der Filiale einer Grossbank findet sich am einfachsten durch die Abfrage über Stadt (und nicht zuerst über den Namen der Bank). Sobald die Clearing-Nr. erfasst ist (durch die Suchfunktion oder manuell), werden die Angaben im Block via automatisch ergänzt. Autoausfüllen der Ortsnamen Nach dem Eintippen der PLZ ergänzt MacPay automatisch den Ortsnamen. Bei Unklarheiten erscheint eine Liste, aus der Sie die korrekte Ortsbezeichnung auswählen. Datum erfassen MacPay erkennt die meisten Datumsformate und formatiert sie adäquat. Wegen eines noch immer ungelösten Problems in OS X wird ein Datum im Format nicht erkannt. Erfassen Sie also bitte entweder nur TT. MM (01.04.) oder dann TT. MM. JJJJ ( ). 17

18 Kontrolle und Formatierung der Referenz-Nr. MacPay formatiert die Referenznummern automatisch. Damit werden Sie besser lesbar. Wo dies möglich ist, wird die Kohärenz der eingegebenen Nummern automatische überprüft. Mitteilungen Zeilenwechsel erreichen Sie durch gleichzeitiges Drücken auf die Tasten alt+return. Name des Empfängers Mit Empfänger ist die interne Bezeichnung gemeint, die MacPay verwendet, um Ihre Zahlungen auseinander zu halten. Standardmässig erscheint hier der Name des Begünstigten. Falls mehrere Zahlungen an ein und denselben Begünstigten differenziert werden sollen (z.b. Swisscom Fixnet und Swisscom Natel oder die Beträge für verschiedene Versicherungspolicen bei derselben Gesellschaft), so vergeben Sie hier einfach eine passende Bezeichnung. Bei der nächsten Zahlung rufen Sie mit MacPay dann problemlos den richtigen Empfänger auf. Dank dieser Unterscheidung schöpfen Sie auch die statistischen Möglichkeiten voll aus, die MacPay gewährt. Persönliches Notizfeld Hier finden persönliche Bemerkungen Platz, die dem Empfänger nicht mitgeteilt werden. Dies erweist sich als nützlich, wenn in der Erfassungsmaske das Feld Mitteilungen fehlt. Felder für die Buchhaltung Hier erfassen Sie die nötigen Angaben zum Export der erledigten Zahlungen in Ihre Buchhaltung. 18

19 Zahlungstyp auswählen Der Zahlungstyp wird entweder durch Klicken auf das gewünschte Symbol in der Symbolleiste ausgewählt, oder im Menü Erfassung : Neue Zahlung. Für die vier gebräuchlichsten Zahlungstypen existieren Tastaturkürzel. Unter Einstellungen : Symbolleiste anpassen optimieren Sie die Symbolleiste, um nur diejenigen Zahlungstypen im Blickfeld zu haben, die Sie üblicherweise verwenden. MacPay verwendet eindeutige grafische Symbole damit Sie den gewünschten Zahlungstyp schnell auffinden : steht für Bank, das Posthorn für Post und der Briefumschlag für eine Geldanweisung ans Domizil. Aus dem Symbol im Hintergrund ersehen Sie, ob die Zahlung in der Schweiz oder im Ausland ausgeführt wird, und ob es sich um CHF oder um Fremdwährungen handelt. Die Grundfarbe jedes Symbols entspricht entweder dem Original-EZ, den Sie vor sich haben (rot oder orange) oder dem Kontotyp, den sie belasten können : gelbe Grundfarbe für Überweisungen aus einem Postkonto, graue Grundfarbe für solche aus einem Bankkonto. Eine Ausnahme bildet die Zahlung an eine Schweizer Bank, die sowohl vom Bank- als auch vom Postkonto aus vorgenommen werden kann. Im Übrigen erscheint zu jedem Symbol automatisch ein Hilfetext mit Erklärungen, wenn Sie mit dem Mauszeiger einen Moment lang darauf verbleiben. Mit einem Klick auf das gewünschte Symbol wird automatisch eine neue Zahlung des angeklickten Typs und die entsprechende Zeile in der Zahlungsliste erstellt. Weitere Hinweise zum Erfassen der verschiedenen Zahlungstypen und zu deren Eigenheiten finden Sie im Dokument Technische Angaben zu den verschiedenen Zahlungstypen. Das über die Grundfarbe gelegte Symbol zeigt die Art des Empfängerkontos an : Die Säule 19

20 Erstellung von Zusammenfassungen und Neues zum Thema Übermittlung Um Ihnen eine bessere Übersicht zu vermitteln, erstellt MacPay X 3.5 jetzt Zusammenfassungen der laufenden Vorgänge. Während der Erfassung Während Sie eine Zahlung erfassen, zeigt MacPay X 3.5 in der Palette Details eine Zusammenfassung der laufenden Zahlungen und deren Status an. Dieser Zusammenfassung können Sie die nach Konto geordneten Beträge sowie den jeweiligen Status entnehmen: unvollständige Zahlungen, korrekte Zahlungen, bestätigte Zahlungen. Um diese Zusammenfassung anzuzeigen, klicken Sie auf die Registerkarte Erfassung, ohne irgendeine Zahlung auszuwählen.. Diese wird im gleichen Ordner wie Ihre Überweisungsdateien erstellt (standardmässig auf dem Schreibtisch). Sie behalten so jederzeit den Überblick über Ihre Überweisungen und können Ihren monatlichen Kontoauszug damit abgleichen. Übermittlung ergänzender Angaben MacPay X 3.5 nimmt jetzt in die zur Übermittlung von orangefarbenen Einzahlungsscheinen an Ihre Bank dienenden Dateien.dta Einzelheiten zur Zahlung auf. Diese erscheinen dann auch in Ihrem Kontoauszug und gestatten Ihnen einen noch einfacheres Auffinden der mit MacPay X 3.5 ausgeführten Zahlungen. Während der Übermittlung Bei der Übermittlung Ihrer Zahlungen generiert MacPay X 3.5 jetzt automatisch eine.pdf-datei mit einer Zusammenfassung der Überweisungsdaten. 20

21 Optische Zahlungserfassung MacPay wurde so konzipiert, dass die Datenerfassung erleichtert wird. Trotzdem bleibt sie aufwendig, und die Banken honorieren die umständliche Kleinarbeit, die Sie ihnen abnehmen, nicht einmal mehr. Zum Glück gibt s den Belegleser. Er wird schnell einmal zum wichtigen Verbündeten. Der Lesestift MoneyPen II sowie der SwissReader (ein Tischlesegerät) werden von MacPay direkt unterstützt. Weitere Belegleser werden von uns getestet. Informationen dazu finden Sie auf unserer Web-Site. Konfiguration und Inbetriebnahme des Lesegerätes Bevor Sie mit dem Einscannen Ihrer Einzahlungsscheine in MacPay beginnen, versichern Sie sich bitte, dass Ihr Lesegerät korrekt konfiguriert und eingeschaltet ist. Halten Sie sich an die Installationshinweise des Herstellers und 21 erproben Sie Ihren Belegleser zuerst in einem Textverarbeitungsprogramm. Die eingelesene Zahlenreihe muss vollständig im Ihrem Dokument erscheinen. Sie werden allfällige Probleme in einem Schreibprogramm besser erkennen als in MacPay, das die eingelesenen Daten sofort interpretiert. Einen Einzahlungsschein einlesen Nachdem Ihr Belegleser richtig konfiguriert und eingeschaltet ist, aktivieren Sie das MacPay- Fenster auf Ihrem Bildschirm. Aktivieren Sie auch die Zahlungsliste durch Doppelklick. Scannen Sie die codierte Zeile im unteren, weissen Teil des Einzahlungsscheins ein. Wenn das Einlesen geklappt hat, hören Sie ein akustisches Signal und auf dem Bildschirm erscheint eine spezielle grüne Erfassungsmaske. Hier wird nun ersichtlich, was MacPay aus den eingelesenen Informationen gemacht hat. Zum besseren Verständnis dieser Funktion ist es nützlich, etwas über die Codierung von Einzahlungsscheinen zu wissen : Einzahlungsscheine sind verschieden gestaltet und auch die Codierung ist nicht in jedem Fall vollständig. Der Betrag ist zum Beispiel oft im Code enthalten, manchmal aber auch nicht. Da der Name des Begünstigten für die korrekte Zahlungsübermittlung nicht unbedingt aufgeführt werden muss, ist er nie in der codierten Zeile enthalten. MacPay interpretiert die eingelesene Information so weit wie möglich selbständig und sucht