Umsetzung SEPA-Lastschriften im Internet-Banking

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1 Umsetzung SEPA-Lastschriften im Internet-Banking Dieser Leitfaden soll Ihnen den Umstieg vom alten inländischen Zahlungsformat DTAUS auf das europäische Format SEPA erleichtern. Nach der Anmeldung zum Online-Banking haben Sie zur Erfassung von Einzel- oder Sammellastschriften bisher den Menüpunkt [Banking] aufgerufen und danach [Lastschriften]. Sie finden den Menüpunkt [SEPA-Lastschriften] unter [Banking] direkt unterhalb von [Lastschrift]. Die Einreichung von SEPA-Einzellastschriften (CORE und B2B) sowie von SEPA-Sammellastschriften (CORE und B2B) ist möglich. Auf Ihrem Kontoauszug werden SEPA-Sammler immer in einer Summe gebucht. Zur Dokumentation der Einzelposten erstellen Sie bitte im Internet-Banking eine gedruckte Liste des Sammlers als Anlage zum Kontoauszug. Für die SEPA-Basislastschrift (CORE) und die SEPA-Firmenlastschrift (B2B) wird eine gemeinsame Einstiegsmaske zur Einreichung der SEPA-Lastschrift angeboten. Der weitere Ablauf in der Erfassung und beim Absenden einer SEPA- Lastschrift verhält sich analog der üblichen Lastschriftverarbeitung. Abweichungen und Besonderheiten bei SEPA-Lastschriften werden im Folgenden dargestellt. Überblick: 1. SEPA-Lastschrift einreichen 2. SEPA-Sammellastschrift einreichen 3. Migration IZV-Sammlervorlagen 1. SEPA-Lastschrift einreichen Seite 1 von 10

2 Auswahlliste "Lastschriftart" Die Auswahlliste "Lastschriftart" wird angezeigt, wenn zu mindestens einem Konto beide Berechtigungen für "Einzellastschrift (CORE/B2C)" und für "Firmeneinzellastschrift (B2B)" vorhanden sind. Liegt nur eine der aufgeführten Berechtigungen vor, wird diese voreingestellt. Auswahlliste "Sequenz" Einmalige Lastschrift: Die verwendeten Mandatsreferenzen sind für den einmaligen Einzug vorgesehen und verlieren nach Ausführung ihre Gültigkeit. Erste Lastschrift: Die verwendeten Mandatsreferenzen können anschließend mit einer alternativen Sequenz ausgeführt werden. Folge-Lastschrift: Alle Lastschriften nach der Erstlastschrift. Letzte Lastschrift: Die verwendeten Mandatsreferenzen verlieren nach Ausführung ihre Gültigkeit. Auswahlliste "Auftraggeber" Liegt die Berechtigung zum Einzug von Lastschriften für mehr als ein Konto vor, erfolgt die Auswahl des Gutschriftskontos über diese Liste. Gilt die Berechtigung nur für ein Konto, ist dieses voreingestellt. Für das gewählte Empfängerkonto muss der Sparkasse eine Gläubiger-ID vorliegen. Ist das nicht der Fall, erscheint ein entsprechender Hinweis und die Einreichung ist nicht möglich. Erfassungsmaske "Lastschrift einreichen" Nach Auswahl der gewünschten Werte in den Auswahllisten der Einstiegsmaske und Klick auf den Button [Weiter] wird die Erfassungsmaske zur Einreichung einer Lastschrift angezeigt. In Abhängigkeit zur gewählten oder voreingestellten "Lastschriftart" und zur definierten "Sequenz", erfolgt die Berücksichtigung der Vorlauffristen im Eingabefeld "Fälligkeitstag" (siehe folgende Abbildung) und zugehöriger Datums-Auswahlmöglichkeit über das Funktions-Symbol "Kalender". Seite 2 von 10

3 Fälligkeitstag In Abhängigkeit zur gewählten oder voreingestellten "Sammlerart" und zur definierten "Sequenz", erfolgt die Berücksichtigung der Vorlauffristen im Eingabefeld "Fälligkeitstag und zugehöriger Datums-Auswahlmöglichkeit über das Funktions-Symbol "Kalender". Der Zahlungsempfänger muss für die Einreichung beim Zahler in Abhängigkeit der Lastschriftsequenz unterschiedliche Vorlauffristen einhalten: Lastschriftvariante Lastschriftsequenz Spätester Einreichungstag Basislastschrift (CORE) Einmalige Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 6 Basislastschrift (CORE) Erste Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 6 Basislastschrift (CORE) Folge-Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 3 Basislastschrift (CORE) Letzte Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 3 Firmenlastschrift (B2B) Einmalige Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 2 Firmenlastschrift (B2B) Erste Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 2 Firmenlastschrift (B2B) Folge-Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 2 Firmenlastschrift (B2B) Letzte Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 2 Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell einmalig vergebenes Kennzeichen eines Mandats (zum Beispiel bei Einmallastschriften Rechnungsnummer oder Kundennummer) und ermöglicht in Verbindung mit der Gläubiger- Identifikationsnummer dessen eindeutige Identifizierung. Die Internet-Filiale bietet keine Mandatsverwaltung. An den Mandatsdaten erforderliche Änderungen müssen manuell durchgeführt werden. Mandatsdatum In diesem Feld steht das Datum, ab wann das Mandat mit dem Zahlungspflichtigen vereinbart wurde. Verwendungszweck Im Feld "Verwendungszweck" können 140 Zeichen erfasst werden. Ein Zähler zeigt die noch verfügbaren Zeichen unter dem Feld an. Kundenreferenz (End-to-End) Das Feld "Kundenreferenz" kann ein- und ausgeblendet werden. Vorlage aktualisieren Verwenden Sie für die Lastschrift eine bestehende Vorlage über das Funktions-Symbol "Empfänger suchen" und ändern beispielsweise den Betrag oder den Empfänger, können Sie durch Anhaken der Checkbox "Vorlage aktualisieren" die bestehende Vorlage aktualisieren. Nachdem die Erfassungsmaske ausgefüllt und auf den Button [Weiter] geklickt wurde, ist der weitere Ablauf analog bestehender Geschäftsvorfälle. Seite 3 von 10

4 2. SEPA-Sammellastschrift einreichen Auswahlliste "Sammlerart" Die Auswahlliste "Sammlerart" wird nur angezeigt, wenn zu mindestens einem Konto beide Berechtigungen für "Basis-Lastschrift" und für "Firmen-Lastschrift" vorhanden sind. Liegt nur eine der aufgeführten Berechtigungen vor, wird diese voreingestellt. Auswahlliste "Sequenz" o Einmalige Lastschrift: Die verwendeten Mandatsreferenzen sind für den einmaligen Einzug vorgesehen und verlieren nach Ausführung ihre Gültigkeit. o Erste Lastschrift: Die verwendeten Mandatsreferenzen können anschließend mit einer alternativen Sequenz ausgeführt werden. o Folge-Lastschrift: Alle Lastschriften nach der Erstlastschrift. o Letzte Lastschrift: Die verwendeten Mandatsreferenzen verlieren nach Ausführung ihre Gültigkeit. Achtung: Bei der wiederkehrenden Nutzung von SEPA-Mandaten achten Sie bitte darauf, die Sequenz anzupassen. Also z. B. den Wechsel von Erste Lastschrift auf Folge-Lastschrift einzustellen. Feld "Fälligkeitstag" In Abhängigkeit zur gewählten oder voreingestellten "Sammlerart" und zur definierten "Sequenz", erfolgt die Berücksichtigung der Vorlauffristen im Eingabefeld "Fälligkeitstag und zugehöriger Datums-Auswahlmöglichkeit über das Funktions- Symbol "Kalender". Der Zahlungsempfänger muss für die Einreichung beim Zahler in Abhängigkeit der Lastschriftsequenz unterschiedliche Vorlauffristen einhalten: Seite 4 von 10

5 Lastschriftvariante Lastschriftsequen Spätester Einreichungstag z Basislastschrift (CORE) Einmalige Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 6 Basislastschrift (CORE) Erste Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 6 Basislastschrift (CORE) Folge-Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 3 Basislastschrift (CORE) Letzte Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 3 Firmenlastschrift (B2B) Einmalige Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 2 Firmenlastschrift (B2B) Erste Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 2 Firmenlastschrift (B2B) Folge-Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 2 Firmenlastschrift (B2B) Letzte Lastschrift Fälligkeitstag abzgl. 2 Auswahlliste Auftraggeber" Für das gewählte Empfängerkonto muss der Sparkasse eine Gläubiger-ID vorliegen. Ist das nicht der Fall, erscheint ein entsprechender Hinweis und die Einreichung ist nicht möglich. Alternativ zur manuellen Eingabe der Einzelposten haben Sie über die Funktion [Sammellastschrift importieren] die Möglichkeit, mit einer externen Software (z. B. SPG- Verein) erstellte Sammellastschriften maschinell einzulesen und anschließend weiter zu verarbeiten. Erfassungsmaske "Einzelposten" Nach Klick auf Button [Weiter] erfolgt die Weiterleitung zur Erfassung des ersten Einzelpostens: Seite 5 von 10

6 Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell einmalig vergebenes Kennzeichen eines Mandats (zum Beispiel bei Einmallastschriften Rechnungsnummer oder Kundennummer) und ermöglicht in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer dessen eindeutige Identifizierung. Wenn Sie die Empfängerdaten als Vorlage speichern, wird die Mandatsreferenz mit abgelegt. Die Internet-Filiale bietet keine Mandatsverwaltung. An den Mandatsdaten erforderliche Änderungen müssen manuell durchgeführt werden. Mandatsdatum In diesem Feld steht das Datum, ab wann das Mandat mit dem Zahlungspflichtigen vereinbart wurde. Wenn Sie die Empfängerdaten als Vorlage speichern, wird das Mandatsdatum mit abgelegt. Achtung: Ein Mandat erlischt automatisch, wenn Sie es 36 Monate lang nicht zum Einzug genutzt haben. Bitte beachten Sie dies, bei der wiederkehrenden Nutzung Ihrer SEPA-Lastschrift-Mandate. Verwendungszweck Das Feld Verwendungszweck umfasst 140 Zeichen Fließtext. Es ist ein Zähler eingebunden, der die Eingaben entsprechend "mitzählt". Zulässig für inländische SEPA-Lastschriften sind die folgenden Zeichen: 0-9 A-Z Ä Ö Ü ß a-z ä ö ü ' :?, - ( +. ) / & * $ % sowie das Leerzeichen Übersichtsmaske "SEPA-Sammellastschrift einreichen" mit Einzelposten Nach Abschluss der Einzelposten-Erfassung gelangen Sie nach Klick auf den Button [Erfassung beenden] zur Übersicht des Sammlers mit den darin enthaltenen Einzelposten: Über die Icons in der Spalte Funktionen haben Sie hier die Möglichkeiten zur Kontrolle, Änderung oder Löschung einzelner Aufträge bzw. zur nachträglichen Änderung und/oder Freigabe des jeweiligen Sammlers. Seite 6 von 10

7 Mit der Aktion [Auswahl verschieben] können zuvor ausgewählte Einzelposten einer Sammler-Vorlage in eine andere Sammler-Vorlage verschoben werden. Unter anderem kann hierdurch erreicht werden, dass Lastschriften einer bestimmten "Sequenz" in einem Sammelauftrag zusammengeführt werden. Nach dem Verschieben gelangen Sie wieder zurück zum Ursprungs-Sammelauftrag. Mit der Aktion [Auswahl löschen] können zuvor ausgewählte Einzelposten gelöscht werden. Mit der Aktion [Sammler exportieren] kann der aktuell verwendete SEPA-Sammler im SEPA-Format (XML) exportiert werden. Sammler ändern und/oder erneut verwenden Einmal erfasste oder importierte Sammellastschriften bleiben in Ihrem Online-Zugang erhalten, wenn Sie bei der Anlage des Sammlers die Option [Als Vorlage speichern] wählen. Über den Menüpunkt [Banking] / [Sammler-Vorlagen] finden Sie alle bisher so angelegten und gespeicherten Sammler, unabhängig davon, ob diese bereits gebucht wurden, oder nicht. Wählen Sie über die Reiter-Navigation SEPA- Sammler aus. Aus der angezeigten Liste wählen Sie den gewünschten Bestand durch Klick auf eines der Funktions-Icons [Anzeigen], [Bearbeiten] oder [Löschen] aus. Mit der Funktion [Bearbeiten] haben Sie hier die Möglichkeit, einzelne Posten innerhalb des Sammlers zu löschen, zu ändern oder neue Posten hinzu zu fügen. Anschließend kann der Sammler dann erneut gesendet werden. Datei-Übergabe (zum Einlesen extern erstellter SEPA-Lastschriften) Nach Aufruf des Menüpunktes [Datei-Übergabe] wird die Funktion in den zwei Reitern [DTA] (für IZV-DTA-Dateien) und [SEPA] (für SEPA-XML-Format) bereitgestellt Es können nur Dateien übertragen werden, für die im genutzten Konto/IBAN eine entsprechende Berechtigung vorliegt. Übertragene Dateien werden, auch im Falle einer Abweisung oder eines Abbruchs während der Verarbeitung, nicht in den Sammler-Vorlagen abgelegt. Die Dateien können ausschließlich IBAN/BIC-Bankverbindungen zum Auftraggeber und Begünstigten oder Zahler enthalten. Eine Konvertierungshilfe für Kontonummer und Bankleitzahl, wie bei der Eingabe von SEPA-Einzelaufträgen, ist an dieser Stelle gesetzlich nicht zulässig. Seite 7 von 10

8 In Zahlungsverkehrsdateien wird die Verarbeitung mehrerer logischer Dateien nicht unterstützt. Es kann ausschließlich eine logische Datei verarbeitet werden. Die XML-Datei kann auch als ZIP-Datei übertragen werden. Es werden die aktuellen PAIN-Formate unterstützt. Somit werden auch das Sammlersplitt-Merkmal "batchbooking" und die SEPA- Zahlungsarten ("Purpose-Codes") berücksichtigt. 3. Migration IZV-Sammlervorlagen Allgemeines Mit der Funktion "Auf SEPA konvertieren" können IZV- Sammlervorlagen (Sammelüberweisungen- und lastschriften) in SEPA-Sammlervorlagen konvertiert werden. Hierbei werden die IZV-Einzelposten mit Kontonummer und Bankleitzahl in SEPA- Einzelposten mit IBAN und BIC konvertiert. Ablauf Die neue Funktion"Auf SEPA konvertieren" wird standardmäßig im Hauptnavigationspunkt [Banking] unter dem Navigationspunkt [Sammler-Vorlagen] aufgerufen. Nach Klick auf den Navigationspunkt [Sammler-Vorlagen] werden die Sammlervorlagen-Übersichten angezeigt. Das neue Funktions-Symbol [Auf SEPA konvertieren] wird nur bei IZV-Sammlern in der Spalte "Funktionen" mit angezeigt. Nach Klick darauf wird der selektierte Sammelauftrag aus der IZV- Bestandsübersicht "Sammelüberweisung" oder "Sammellastschrift" in die SEPA-Bestandsübersicht "SEPA-Sammler" verschoben und die Einstiegsseite des jeweiligen SEPA- Sammelauftrags aufgerufen. Hier muss noch vor der Konvertierung eine Vorauswahl getroffen werden. Zum Beispiel bei SEPA-Sammellastschriften Sammlerart, Sequenz, Fälligkeitstag. Seite 8 von 10

9 Im oberen Bereich der Einstiegsmaske werden Hinweise in Abhängigkeit zu folgenden Voraussetzungen angezeigt: Wenn bei Sammellastschriften Textschlüssel 04 und 05 konvertiert werden müssen: "Bisheriger Sammler enthält unterschiedliche Textschlüssel (04 und 05). Nach der Konvertierung wird in einem Sammler nur eine "Sammlerart" unterstützt. Bitte wählen Sie die entsprechende "Sammlerart"." Wenn vor der Konvertierung bereits die maximale Anzahl an Sammler-Vorlagen erreicht wurde: Die maximale Anzahl (200) an Sammler-Vorlagen wurde erreicht. Bitte löschen Sie vor der SEPA-Konvertierung nicht mehr benötigte Sammler-Vorlagen. Folgende Hinweise werden immer angezeigt: "Im Anschluss an die SEPA-Konvertierung können Einzelposten in andere SEPA- Sammler-Vorlagen verschoben werden." "In Einzelposten sind Verwendungszweck-Inhalte auf 140 Zeichen begrenzt." Wenn eine Nachbearbeitung erforderlich ist: "Wichtiger Hinweis: Im Anschluss an die SEPA-Konvertierung ist eine manuelle Nachbearbeitung der Einzelposten erforderlich." Nach Auswahl der Pflichtangaben und Klick auf den Button erfolgt die Konvertierung und der anschließende Sprung in die Übersicht des ausgewählten Sammelauftrags. Der Klick auf den Button führt ohne Konvertierung auf die IZV- Übersicht zurück. Die zur Ausführung eines SEPA- Sammelauftrags fehlenden Informationen werden mit einem Sternchen " * " gekennzeichnet. Seite 9 von 10

10 Es wird ein entsprechender Hinweistext angezeigt, der auf das Vervollständigen von fehlenden Informationen hinweist. Nach Klick auf das Funktions-Symbol zum Ändern wird die jeweilige Änderungsmaske aufgerufen, in der die unvollständigen Angaben erfasst werden können. Nach dem Vervollständigen der fehlenden Informationen und Klick auf den Button in der Übersicht eines ausgewählten Sammel-Auftrags wird die folgende Übersicht der SEPA-Sammler angezeigt. Nach Klick auf das Funktions- Symbol in den Übersichten werden auch die fehlenden Informationen mit einem Sternchen " * " gekennzeichnet. Mittels Hinweistext wird darauf hingewiesen, dass die fehlenden Informationen vor der Ausführung über das Funktions-Symbol vervollständigt werden müssen. Das Funktions-Symbol für eine Ausführung wird erst dann angeboten, wenn alle fehlenden Informationen vervollständigt sind. Der weitere Ablauf ist analog bereits bestehender Sammel-Aufträge. Wir helfen Ihnen gerne weiter, wenn es im Rahmen der Umstellung zu weiteren Fragen kommt. Seite 10 von 10

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