SEPA-Check für Vereine

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1 Die Vorbereitung: Ihr aktueller Zahlungsverkehr Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Zahlungen beleghaft Zahlungen per Diskette oder Datenträger Zahlungen ausschließlich online SEPA-Lastschriften können ausschließlich online eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder eines Datenträgers (Diskette/USB-Stick, CD) mit SEPA-Lastschriften wird nicht unterstützt. Überprüfen Sie die SEPA-Fähigkeit des Vereinsverwaltungsprogrammes Das Programm unterstützt den SEPA-Zahlungsverkehr Die Hinterlegung der Gläubiger ID des Vereins ist möglich Eine Mandatsverwaltung ist vorhanden Im Zweifel kontaktieren Sie den Programmhersteller. Prüfen Sie, ob die Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder unterschrieben vorliegen teilweise ja nein Die heutige Einzugsermächtigung: Durch die Änderung der Lastschriftbedingungen aller Deutschen Kreditinstitute (gültig ab ) erkennen die Lastschriftempfänger an, dass Sie die von ihren Mitgliedern unterschriebene Einzugsermächtigungen auch als SEPA-Basislastschriftmandat weiter nutzen dürfen. Sie müssen keine neuen SEPA-Lastschriftmandate von Ihren Vereinsmitgliedern einholen Prüfen Sie, ob in Ihrem Verein außer den Einzügen der Mitgliedsbeiträge noch weitere Lastschrifteinzüge durchgeführt werden (z.b: Zusatzbeiträge einzelner Abteilungen, Fördervereine von Abteilungen, etc.) Lastschrifteinzüge 1: Einzug der Mitgliedsbeiträge Lastschrifteinzüge 2: Lastschrifteinzüge 3: Erstellen Sie einen Zeit- und Umsetzungsplan für die SEPA-Umstellung Ihres Vereins und benennen Sie zuständige Beteiligte und Verantwortliche Nehmen Sie IBAN und BIC in die Vereinskorrespondenz auf IBAN und BIC finden Sie auf dem Kontoauszug oder im Online-Banking. Rechnungen (Bei Lastschriftseinzug die Vorabinformation integrieren, z. B. Der fällige Rechnungsbetrag wird am xx.xx.2014 per SEPA-Lastschrift Ihrem Konto belastet. Zusätzlich muss noch die Mandatsreferenz des Zahlungspflichtigen und die Gläubiger-ID des Vereins auf der Rechnung angegeben werden.) Schriftverkehr mit Kontendatenbezug Ggf. weitere Kommunikationsmittel Stand: 1. März

2 Die Umstellung: Der neue SEPA-Zahlungsverkehr Fordern Sie die Gläubiger Identifikationsnummer für Ihren Verein online bei der Deutschen Bundesbank an und hinterlegen Sie diese in Ihrem Zahlungsverkehrsprogramm/Vereinsprogramm. Die Gläubiger-Identifikationsnummer: Beantragung ausschl. online bei der Deutschen Bundesbank: Dauer: ca. 3 Geschäftstage jede rechtlich eigenständige Person benötigt eine eigene Gläubiger-ID (Beispiel:Hauptverein e.v. / Förderverein e.v.) Die Gläubiger-.Identifikationsnummer wird im Vereinsprogramm / Zahlungsverkehrsprogramm hinterlegt und ab dann jeder SEPA-Lastschrift automatisch beigesteuert. Schließen Sie eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basislastschriften mit Ihrem Kundenberater der Sparkasse Bühl. Online-Banking bei Ihrer Sparkasse beantragen SEPA-Lastschriften können künftig nur noch elektronisch, d. h. online eingereicht werden. Lastschriftsbelege und Disketteneinreichungen sind ab dem nicht mehr möglich. Falls Sie noch kein Online-Banking nutzen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf, damit wir für Sie einen Zugang bereitstellen können. Rechnen Sie Ihre nationalen Bankverbindungen (Kontonummer/Bankleitzahl) in IBAN und BIC um. Falls Ihre Vereinsverwaltung eine automatische Umrechnung Ihrer Bankverbindungen nicht unterstützt, nutzen Sie unsere kostenlosen Umstellungshilfe auf Der SEPA-Account-Converter: Ein Programm zur Einzelumrechnung oder Massenumrechnung aller deutschen Bankverbindungen Schaffen Sie die vertragliche Grundlage für Ihre Beitragseinzüge, bei denen Ihnen keine unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegt. Holen Sie eine Einzugsermächtigung ein, wenn Sie Ihre Beiträge vorerst weiterhin per Einzugsermächtigungslastschrift einziehen. Diese können Sie ab dem Zeitpunkt der Umstellung als SEPA-Lastschriftmandat weiternutzen Holen Sie heute schon SEPA-Lastschriftmandate ein, wenn Ihr Vereinsverwaltungsprogramm das SEPA-Verfahren bereits unterstützt. Mit diesen Mitgliedern können Sie dann schon das neue Lastschriftverfahren testen Integrieren Sie die SEPA-Lastschriftmandate in Ihre Beitrittserklärungen. Vorlagen finden Sie im Anhang 2 und 3 dieser Checkliste. Bitte beachten Sie: Wenn Sie das SEPA-Basis-Lastschriftmandat auf Ihre Beitrittserklärungen mit aufnehmen, benötigen Sie von Ihrem Mitglied zwei Unterschriften (eine Unterschrift für den Beitritt in Ihren Verein und eine eigene Unterschrift für das SEPA-Lastschriftmandat) Mandate die 36 Monate nicht genutzt wurden, sind nicht mehr gültig Stand: 1. März

3 Vergeben Sie für jedes SEPA-Lastschriftmandat eine eindeutige Mandatsreferenz. Die Mandatsreferenz (bis zu 35 Stellen lang, alphanumerisch, keine Sonderzeichen) wird von Ihrem Verein vergeben. Durch die Gläubiger-ID des Vereins und die Mandatsreferenz des Vereinsmitglieds ist jedes SEPA Lastschriftmandat eindeutig. Der Verein benötigt eine Verwaltung seiner SEPA-Lastschriftmandate. Diese sollte z.b. beherrschen: Erkennung eines verfallenen Mandates nach 36 Monaten Nicht-Nutzung Steuerung des Vorlagemerkmals (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) Prüfung der Mandatsreferenz auf Doppelvergabe evtl. automatisierte Vergabe einer Mandatsreferenz (z.b. Mitgliedsnummer, fortlaufend) evtl. elektronische Archivierung von Mandaten zur schnellen und einfachen Vorlage bei Lastschriftrückgaben nach Ablauf der 8-Wochen-Frist Informieren Sie Ihr Vereinsmitglied über den ersten Einzug per SEPA- Lastschrift. Bei bestehender Einzugsermächtigung: Ankündigung des Verfahrenswechsels Mitteilung der Gläubiger-Identifikationsnummer Mitteilung der Mandatsreferenz Bei erstmaligem SEPA-Lastschrifteinzug Mitteilung: des Betrages des Belastungstermins der Erstlastschrift der Gläubiger-ID der Mandatsreferenz Diese Ankündigung muss mindestens 14 Tage vorher erfolgen, sofern keine andere Frist vertraglich vereinbart ist (z.b. in der Beitrittserklärung, im Mandat oder in den AGB). Die Ankündigung der Erstlastschrift muss schriftlich erfolgen, z. B: Anschreiben, Mail, Fax Eine Ankündigung der Erstlastschrift z.b. über den Kontoauszug beim Beitragseinzug ist zulässig (Mustertext siehe Anlage 1) Bitte beachten Sie dabei, dass der Beitragseinzug Ihres Vereins ab bereits über SEPA- Lastschriften erfolgen muss. Die Information über den Kontoauszugstext muss also unter Umständen schon beim Beitragseinzug 2013 erfolgen., Leiten Sie Ihren Beitragseinzug im SEPA-Format unter Beachtung folgender Vorlauffristen an die Sparkasse Bühl weiter: Erst- oder Einzel-Lastschrift: spätestens 6 Bankarbeitstage vorher (16.00 Uhr) Folge-Lastschrift: spätestens 3 Bankarbeitstage vorher (16.00 Uhr) Bitte beachten Sie, dass SEPA-Lastschriften ausschließlich online eingereicht werden können. Archivieren Sie Ihre SEPA-Lastschriftmandate oder Ihre jetzigen Einzugsermächtigungen im Original für mindestens 14 Monate nach dem letztmaligen Lastschrifteinzug. Weitere Informationen finden Sie unter Stand: 1. März

4 Anlage 1: Muster Benachrichtungstext zur Vorankündigung des SEPA-Laschrifteinzugs im Verwendungszweck beim Einzug des Mitgliedsbeitrags für 2013: Mitgliedsbeitrag 2013 Beitragseinzug ab xx.xx.2014 per SEPA-Lastschrift Gläubiger-ID DE99ZZZ Ihre Mandatsnummer 12345Testmitglied Anlage 2: Muster Mitgliedsantrag Stand: 1. März

5 Anlage 3: Textvorlage für ein SEPA-Lastschriftmandat Stand: 1. März

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