Anleitung zum Online Banking

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1 Anleitung zum Online Banking Diese Anleitung beschreibt das Vorgehen zur Installation und Konfiguration von Online Banking unter Jack. Um das Online Banking in Jack nutzen zu können, müssen Sie das entsprechende Modul erworben haben. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie das Modul besitzen, wenden Sie sich bitte an den Support- und Helpdesk der Firma Bewotec. Im Vorfeld zur Installation erfragen Sie bitte Ihre persönlichen Konto-Zugangsdaten von Ihrer Bank. Diese Informationen werden im Verlauf der Installation abgefragt. Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden die Zugangsdaten und Kontoinformationen in dieser Anleitung nicht in Klartext angezeigt. 1) Installation der Homebanking Kontakte Zur Nutzung der Schnittstelle zu Jack ist es erforderlich, Ihre Bankdaten zu hinterlegen. Diese Hinterlegung erfolgt in dem Programm Homebanking Kontakte. Das Programm Homebanking Kontakte wird auf der Installations-CD mitgeliefert oder vom Support- und Helpdesk der Firma Bewotec zur Verfügung gestellt. Starten Sie bitte die Installation durch einen Doppelklick auf die Datei Onlinebanking.exe. Bestätigen Sie bitte mit Weiter.

2 Die Installation von Homebanking Kontakte ist jetzt bereits abgeschlossen und Sie können das Fenster mit Schließen beenden. 2) Aufruf der Homebanking Kontakte Das Programm Homebanking Kontakte wird über die Systemsteuerung geöffnet. Öffnen Sie hierzu Start Programme Systemsteuerung. In der Systemsteuerung existiert nun ein neuer Eintrag Homebanking Kontakte (s. Bild nächste Seite). Klicken Sie doppelt auf diesen Eintrag.

3 3) Erstellen eines neuen Homebanking Kontaktes Erstellen Sie bitte einen neuen Kontakt indem Sie auf die Schaltfläche Neu klicken.

4 Es erscheint eine Meldung zum Homebanking mit dem Standardübertragungsprotokoll HBCI. Bitte lesen Sie die Meldung und bestätigen Sie mit Weiter. Wählen Sie auf der nächsten Maske aus, welches Sicherheitsverfahren Ihre Bank benutzt. Die entsprechenden Daten bzw. zusätzlichen Mittel (z. B. Chipkarte) müssen Sie vorher von Ihrer Bank erhalten haben. Wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus und bestätigen Sie mit Weiter. Im Beispiel wird das Verfahren mit PIN und TAN beschrieben, die beiden anderen Verfahren funktionieren analog.

5 4) Eingabe der Zugangsdaten Auf den nächsten Masken werden die Zugangsdaten abgefragt, die Sie von Ihrer Bank erhalten haben. Geben Sie zuerst die Bankleitzahl Ihrer Bank ein und klicken auf Weiter. 5) Auswahl der HBCI Version und Verbindung zur Bank Auf der nächsten Maske wird die Zugangsnummer zu Ihrem Konto abgefragt. Je nach Bank können die notwendigen Daten variieren. Bestätigen Sie mit Weiter.

6 Auf der nächsten Maske wird abgefragt, welche HBCI Version Ihre Bank unterstützt. Ihre Bank kann Ihnen mitteilen, welche HBCI Version Sie hier wählen müssen. Wählen Sie den entsprechenden Punkt und bestätigen Sie mit Weiter. Die notwendige Internetadresse Ihrer Bank wird automatisch vorgeschlagen. Bitte ändern Sie diese Angaben nicht und bestätigen Sie mit Weiter.

7 6) Abschluss der Konfiguration Als nächstes wird Ihnen eine Bezeichnung für diesen Homebanking Kontakt vorgeschlagen. Bitte ändern Sie diese gegebenenfalls ab und klicken dann auf Weiter. Es wird jetzt versucht, eine Verbindung zum Server der Bank aufzubauen. Bestätigen Sie dies mit Weiter. 7) Verbindung zum Server der Bank Der Server der Bank fragt nun nach Ihrer PIN, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Daten haben. Geben Sie Ihre PIN ein und bestätigen Sie mit OK

8 Die Verbindung zum Server wird nun hergestellt und protokolliert. Nachdem die Synchronisierung erfolgreich abgeschlossen ist (beachten Sie hierzu das Protokoll), gehen Sie mit Schließen weiter. 8) Abschluss der Konfiguration Ist die Synchronisierung fehlerfrei abgelaufen, ist die Erstellung des Homebanking Kontaktes abgeschlossen. Schließen Sie das Fenster über Fertig stellen.

9 Es erscheint nun das ursprüngliche Fenster ( Administrator für Homebanking Kontakte ), in dem Sie alle angelegten Kontakte sehen können. Sie können nun weitere Kontakte erstellen oder die Konfiguration beenden. Klicken Sie hierzu auf OK.

10 9) Aufruf des Onlinebanking in Jack Starten Sie bitte Jack. Über das Onlinebanking Modul können Ihre Kontoauszüge in Jack importiert und bereits den richtigen Buchungen zugeordnet werden. Rufen Sie das Onlinebanking Modul in Jack über Buchhaltung Onlinebanking auf. Sie haben die Wahl zwischen den folgenden Optionen: Kontoauszugsimport Überweisungen Inland Überweisungen EU 10) Kontoauszugsimport Über den Menüpunkt Buchhaltung Onlinebanking Kontoauszugsimport können Sie die Kontoauszüge Ihrer Bank in Jack importieren. Dabei wird eine direkte Verbindung mit Ihrer Bank hergestellt. Im oberen Teil der Maske sehen Sie alle Bankverbindungen, die Sie vorher angelegt haben. Über die Schaltfläche Neue Bankverbindung können Sie eine weitere Bankverbindung hinzufügen. Dabei öffnet sich wieder das Programm Administrator für Homebanking Kontakte und Sie können eine Bankverbindung erstellen, wie oben beschrieben. Geben Sie nun an, für welche Tage Sie die Kontoauszüge abfragen möchten. Sie können entweder einen Tag aus dem Kalender aussuchen, indem Sie das Pull-down- Menü öffnen, oder über die Pfeiltasten jeweils einen Tag vor oder zurück blättern. Standardmäßig wird der aktuelle Tag abgefragt.

11 Markieren Sie die Bankverbindung, von der Sie die Kontoauszüge abholen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Auszüge abholen. Der Import wird gestartet und Jack zeigt an, wie weit die Übertragung der Kontoinformationen fortgeschritten ist. Jack meldet Ihnen, wie viele Datensätze übertragen wurden. Bestätigen Sie die Meldung mit OK. Als Alternative können Sie über den Punkt Auszug importieren eine Datei einlesen, in der Ihre Bank Ihnen die Informationen zu Ihrem Bankkonto zur Verfügung stellt. Dabei erhalten Sie die Auswahl zwischen dem Edifact Format und dem Bewotec Online Banking Format.

12 Wenn Sie nun die Schaltfläche Datei importieren anklicken, öffnet sich ein Windows Explorer Fenster, in dem Sie die Datei auswählen können, die Ihnen von der Bank zur Verfügung gestellt wurde. Bitte beachten Sie dabei das jeweilige Format. Wählen Sie die entsprechende Datei aus und bestätigen Sie mit Öffnen. Die Daten werden nun importiert und in Jack angezeigt. 11) Anzeige der Kontoinformationen in Jack Im unteren Bereich der Maske werden nach dem Import die einzelnen Positionen des Kontoauszugs angezeigt. Wenn Sie die Checkbox Details einblenden aktivieren, zeigt Jack auch die Details der Buchungen.

13 Es gibt noch zwei weitere Checkboxen, mit denen Sie die Anzeige der Einträge beeinflussen können. Mit der Checkbox noch keine Fibu legen Sie fest, dass nur Einträge angezeigt werden, bei denen noch kein Konto festgelegt wurde, gegen das gebucht werden soll. Mit der Checkbox Konto zugewiesen legen Sie fest, dass nur Einträge angezeigt werden, bei denen bereits ein Konto festgelegt wurde, gegen das gebucht werden soll. Ob einem Eintrag in der Liste bereits ein Konto zugewiesen wurde oder nicht, erkennen Sie am Ende der Zeile. Hier sehen Sie die Nummer des Kontos, das angesprochen wird. Einträge mit diesem Zeichen sind bereits in Jack verbucht und müssen nicht weiter bearbeitet werden. 12) Regelwerk Über sogenannte Erkennungsregeln können Sie festlegen, welche Positionen auf dem Kontoauszug automatisch bestimmten Konten zugeordnet werden sollen. Diese Zuweisung können Sie in jedem einzelnen Fall überschreiben. Über die Schaltfläche Erkennungsregeln erhalten Sie eine Liste mit den Regeln, die Sie bereits angelegt haben. Sie haben die Möglichkeit, bestehende Regeln zu ändern oder zu löschen, oder neue Regeln zu erstellen. Möchten Sie eine Regel löschen oder ändern, müssen Sie zuerst eine Regel aus der Liste auswählen, sonst erscheint eine Fehlermeldung.

14 Zum Erstellen einer neuen Regel wählen Sie bitte die Schaltfläche Neue Regel erstellen. Es öffnet sich das Fenster Kontobewegungs Regel erstellen. Sie müssen einen Namen für die Regel (Feld Name Regel ), eine Erkennungssuche (Abschnitt Erkennungsmuster ) und das angesprochene Konto (Feld dann verwende Kontonummer ) angeben. Über die Schaltfläche können Sie ein Konto aus einer Liste auswählen, gegen das gebucht werden soll. Sollten Sie sich bei der Zuweisung der Konten unsicher sein, dann sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. 13) Bearbeitung der Positionen im Kontoauszug Über Aktualisieren werden die Daten zum Kontostand im oberen Bereich der Maske aktualisiert, auf Basis der Datumsänderungen, die Sie im unteren Bereich der Maske gemacht haben.

15 Wenn Sie bereits Erkennungsregeln erstellt haben, können Sie nach dem Import des Kontoauszugs zuerst die Schaltfläche Automatisch bedienen. Auf Basis der erstellten Regeln versucht Jack nun, für jeden Eintrag auf dem Kontoauszug das entsprechende Konto zuzuordnen. Kann Jack ein Konto zuordnen, so wird die entsprechende Zeile mit einem grünen Pfeil versehen. So gewinnen Sie schnell einen Überblick darüber, welche Positionen Jack nicht zuordnen konnte. Diese Einträge müssen dann manuell zugewiesen werden. Sie können zum einen die Position manuell einem Konto zuweisen, damit eine korrekte Verbuchung in Jack durchgeführt werden kann. Zum anderen können Sie über manuell Vorgang zuweisen die Position einem bestimmten Vorgang zuordnen, z. B. wenn der Kunde die Anzahlung für eine Reise überweist. Wenn Sie Positionen manuell Konten zuweisen müssen, sollten Sie bei dieser Gelegenheit überlegen, ob diese Positionen öfter in Ihren Kontoauszügen auftauchen und ob Sie hierfür eine Regel erstellen können. Befolgen Sie dieses Verfahren konsequent, dann wird die Zahl der Positionen, die Sie manuell zuweisen müssen, ständig sinken. Das minimiert Ihren Aufwand für die Bearbeitung der Kontoauszüge. Wenn Sie auf die Schaltfläche jetzt verbuchen klicken, werden die Daten in Jack übertragen und entsprechend verbucht. Dadurch wird zum Beispiel ein offener Posten zu einer Kundenreise mit einer Kundenzahlung ausgeglichen.

16 14) Fibu Konten Einstellungen Im Feld Einstellungen für Bankverbindung vornehmen wird das gewählte Konto angezeigt. Die Änderungen in den folgenden Abschnitten beziehen sich nur auf dieses Konto. Wollen Sie alle Einträge auf dem Kontoauszug auf ein einziges Konto in Jack verbuchen, können Sie dieses Konto unter Verbuchen der Kontobewegungen angeben. Über die Schaltfläche können Sie dieses Konto aus einer Liste auswählen. Über den Punkt Kontoauszüge abholen mit Startdatum können Sie definieren, ab welchem Datum die Kontoinformationen bei der Bank angefragt werden sollen. Allerdings stellen die Banken unterschiedlich viele Daten zur Verfügung. So kann es sein, dass das Datum, das Sie hier angeben, außerhalb der Grenze liegt, bis zu der Ihre Bank Daten zur Verfügung stellt. Sie können die PIN für die Anmeldung bei Ihrer Bank hinterlegen. Dadurch müssen Sie nicht jedes Mal beim Abholen der Kontoauszüge die PIN erneut eingeben. Dazu geben Sie Ihre PIN unter Einmal hinterlegte Pin erspart Ihnen das erneute Eingeben ein und bestätigen mit OK. 15) Überweisung Inland/EU Sie können über das Onlinebanking Modul von Jack Überweisungen im Inland und der EU in Jack erstellen und an Ihre Bank übertragen. Dazu rufen Sie über das Menü in Jack den Punkt Buchhaltung Onlinebanking Überweisungen Inland oder Überweisungen EU auf.

17 Überweisung Inland Das Überweisungsformular für Inlandsüberweisungen entspricht den Formularen, die Sie von Ihrer Bank oder aus dem Internetbanking kennen. Im Feld PIN geben Sie bitte die PIN ein, die für Ihr Onlinebanking gilt. Sie haben auch die Möglichkeit, dieses Feld vorzubelegen, wenn Sie unter Fibu Konten Einstellungen im Punkt Einmal hinterlegte Pin erspart Ihnen das erneute Eingeben Ihre PIN hinterlegen. Geben Sie die Daten ein und klicken Sie dann auf Überweisen. Jack schickt nun die Daten an Ihre Bank und fragt nach einer noch nicht benutzten TAN. Geben Sie eine entsprechende TAN ein und bestätigen Sie mit OK. ACHTUNG: für die Überweisung kommt das herkömmliche TAN-Verfahren zum Einsatz. itan oder ähnliche Verfahren werden zurzeit nicht unterstützt. Ihre Bank kann Ihnen sagen, wie Sie auf das herkömmliche TAN-Verfahren umstellen können.

18 Nach erfolgter Überweisung erhalten Sie eine Bestätigung. Über die Schaltfläche Neu können Sie eine neue Überweisung erstellen. Schließen Sie das Fenster über das Windows Kreuz. Überweisung EU Das Überweisungsformular für EU Staaten entspricht dem Formular im Inland, wobei die Kontonummer des Empfängers durch die IBAN Nummer ersetzt wird und zusätzlich die BIC- Nummer bzw. der SWIFT-Code erforderlich ist. Das Vorgehen entspricht dem Vorgehen bei Inlandsüberweisungen.

19 Für Rückfragen steht Ihnen unser Support- und Helpdesk unter der Nummer Tel. +49 (0) 22 05/ oder Fax +49 (0) 22 05/ oder gerne zur Verfügung. Hallo, ich bin Jack! Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg!

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