SEPA-Leitfaden für die VR-NetWorld Software 5.X Inhalt

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1 Inhalt 1. Voraussetzungen Konto auf SEPA-Verarbeitung umstellen SEPA-Überweisungen SEPA-Lastschriften Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsverwaltung Erfassen und Bearbeiten von SEPA-Mandaten Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Umdeutung von Einzugsermächtigungen Mandate für bestehende Zahlungen erstellen Die SEPA-Lastschrift Ausführen einer SEPA-Lastschrift Ausführen einer SEPA-Dauerlastschrift Konvertierung Konvertierung von bestehenden Zahlungen SEPA-Leitfaden Stand: Dezember 2013

2 1. Voraussetzungen Diese Anleitung gilt ausschließlich für die VR-NetWorld Software, Version 5.0. Klicken Sie zum überprüfen des Versionsstandes im Hauptmenü auf Hilfe und dann auf Über VR-NetWorld : Ist hier eine niedrigere Version angegeben, finden Sie aktuelle Updates auf unserer Homepage: Alternativ können Sie auch direkt die Update-Funktion über Extras -> Programmaktualisierung starten. Ist eine Aktualisierung nicht möglich, wenden Sie sich bitte an uns. SEPA-Leitfaden Stand: Dezember 2013

3 2. Konto auf SEPA-Verarbeitung umstellen SEPA-Leitfaden für die Um die SEPA-Fähigkeit Ihrer Konten zu prüfen bzw. manuell einzustellen gehen Sie bitte wie folgt vor: Klicken Sie in der Kontoübersicht mit der rechten Maustaste auf Ihr Konto. In dem darauf erscheinenden Kontextmenü wählen Sie Konto bearbeiten : Prüfen Sie im folgenden Fenster, ob die Haken SEPA bevorzugt und SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt gesetzt sind und klicken anschließend auf die Schaltfläche Geschäftsvorfälle : SEPA-Leitfaden Stand: Dezember 2013

4 Setzen Sie nun folgende Haken und bestätigen anschließend beide Fenster mit OK : Können Sie einen Haken nicht setzen, weil dieser grau ist, dann setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Eventuell fehlt Ihnen die entsprechende Berechtigung, die zuerst von uns aktiviert werden muss. Reichen Sie keine Lastschriften ein, dann entfallen natürlich die entsprechenden Punkte. Führen Sie nun die gleichen Konfigurationsschritte für alle anderen Konten aus. Damit ist Ihre VR-NetWorld- Software nun korrekt für den SEPA-Zahlungsverkehr vorbereitet. SEPA-Leitfaden Stand: Dezember 2013

5 3. SEPA-Überweisungen Haben Sie die beschriebenen Einstellungen gesetzt, werden Ihnen zukünftig automatisch die SEPA-fähigen Überweisungsmasken angezeigt. Öffnen Sie ein Überweisungsformular, fällt sofort auf, dass nun Felder für IBAN und BIC zur Verfügung stehen. Außerdem finden Sie rechts die Aufschrift URO ÜBERWEISUNG (SEPA). Kontonummer und Bankleitzahl bereits gespeicherter Zahlungsempfänger werden automatisch in IBAN und BIC umgewandelt. Bitte berücksichtigen Sie, dass unter SEPA für den Verwendungszweck nur noch 4 x 35 Zeichen zur Verfügung stehen. Über den Button links oben können Sie zwischen den Formularen für den SEPA-Zahlungsverkehr und dem alten, nationalen Zahlungsverkehr umschalten: Bitte beachten Sie jedoch, dass Firmen und Vereine ab dem zwingend den SEPA-Zahlungsverkehr nutzen müssen. SEPA-Leitfaden Stand: Dezember 2013

6 4. SEPA-Lastschriften Möchten Sie SEPA-Lastschriften einreichen, müssen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer in der Software hinterlegen und die SEPA-Mandate Ihrer Zahlungspflichtigen erfassen Gläubiger-Identifikationsnummer Um SEPA-Lastschriften einreichen zu können, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Geben Sie Ihre Gläubiger-ID anschließend in der VR-NetWorld Software unter dem Menüpunkt Stammdaten -> Gläubiger-Identifikation ein: Ist die von Ihnen eingegebene Gläubiger-ID rechnerisch richtig, wird Ihnen diese in grün angezeigt Mandatsverwaltung Die Grundlage jeder SEPA-Lastschrift ist immer ein Mandat des Zahlungspflichtigen, welches Sie als Zahlungsempfänger zum Einzug berechtigt. Es reicht nicht, Ihr Mitglied / Ihren Kunden das Mandat unterschreiben zu lassen. Sie müssen die Mandatsdaten zwingend in der VR-NetWorld Software anlegen. Nur dann können Sie SEPA-Lastschriften ausführen. Öffnen Sie hierzu die Mandatsverwaltung über den Menüpunkt Stammdaten -> Lastschriftmandate : SEPA-Leitfaden Stand: Dezember 2013

7 Erfassen und Bearbeiten von SEPA-Mandaten Neue SEPA-Mandate können Sie über die Schaltfläche Neu erfassen oder bereits eingegebene Mandate über Eigenschaften bearbeiten. Die mit * markierten Felder müssen Sie zwingend angeben, da sonst das Mandat nicht komplett ist. Im Feld Referenz vergibt das Programm automatisch eine fortlaufende Mandats-Nummer. Wollen Sie als Mandats-Referenz die Mitglieds-Nr./Kunden-Nr. oder den Namen verwenden, können Sie das hier ändern. Über Extras -> Einstellungen bearbeiten -> Aufträge -> weitere Funktionen können Sie den Aufbau der Mandatsreferenz ändern. Das Feld Sequenz ändert das Programm nach der erstmaligen Ausführung von erstmalige auf wiederkehrende Lastschrift automatisch ab. Das gleiche gilt für den Status, der sich dann von vorbereitet auf aktiv ändert. Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Felder erhalten Sie, wenn Sie die Schaltfläche Hilfe rechts unten anklicken Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Wenn Sie das Mandat Ihres Vereinsmitglieds oder Kunden nicht bereits auf andere Art und Weise (z.b. mit der Beitrittserklärung zu Ihrem Verein) einholen, können Sie das Mandat über die entsprechende Schaltfläche unterschrifts- und versandfertig ausdrucken Umdeutung von Einzugsermächtigungen Möchten Sie bestehende Einzugsermächtigungen oder Abbuchungsaufträge in SEPA-Mandate umwandeln, können Sie alternativ zur Information per Mitglieder-Brief oder Angabe im Verwendungszweck dazu die Umdeutungslösung benutzen. Setzen Sie dazu bei der Erfassung den Haken bei Umdeutung Einzugsermächt. und drucken das Mandat anschließend aus oder versenden es per . So wird auf dem SEPA-Mandat automatisch der dazu notwendige Text angebracht. SEPA-Leitfaden Stand: Dezember 2013

8 Mandate für bestehende Zahlungen erstellen Für bereits in der VR-NetWorld Software erfasste Lastschriften (Einmalige oder Dauerlastschriften) können Sie automatisch passende Mandate erstellen lassen. Markieren Sie dazu die gewünschten Aufträge in der Auftragsübersicht Ihres Kontos. Öffnen Sie anschließend mit einem Klick mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen SEPA- Konvertierung -> SEPA-Lastschriftmandat erstellen : Das so erstellte Mandat können Sie anschließend in der Mandatsverwaltung weiter bearbeiten Die SEPA-Lastschrift Ausführen einer SEPA-Lastschrift Haben Sie die in Kapitel 2 beschriebenen Einstellungen gesetzt, werden Ihnen zukünftig automatisch die SEPA-fähigen Lastschriftmasken angezeigt. Öffnen Sie ein Lastschriftformular fällt sofort auf, dass nun Felder für IBAN und BIC sowie Mandatsspezifische Einstellungen zur Verfügung stehen. Außerdem finden Sie rechts die Aufschrift URO-LASTSCHRIFT (SEPA). Bitte berücksichtigen Sie, dass unter SEPA für den Verwendungszweck nur noch 4 x 35 Zeichen zur Verfügung stehen. SEPA-Leitfaden Stand: Dezember 2013

9 Über den Button links oben können Sie zwischen den Formularen für den SEPA-Zahlungsverkehr und dem alten, nationalen Zahlungsverkehr umschalten: Bitte beachten Sie, dass ab dem zwingend der SEPA-Zahlungsverkehr zu nutzen ist. Lastschriften über den alten, nationalen Zahlungsverkehr können dann nicht mehr eingereicht werden. Aufgrund der Vorlaufzeiten, die für SEPA-Lastschriften gelten (6 Arbeitstage bei erstmaliger Ausführung, 3 Arbeitstage bei wiederholter Ausführung, 2 Arbeitstage bei der Eil-Lastschrift), werden diese von der VR-NetWorld Software wie terminierte Lastschriften behandelt, die bei der Bank verwaltet werden. Bei der Erfassung von SEPA-Lastschriften müssen Sie daher einen Fälligkeitstermin eingeben, der diese Ausführungsfrist einschließt. Wählen Sie einen Fälligkeitstermin aus, der die Vorlaufzeiten unterschreitet, erhalten Sie eine Warnmeldung. Bitte ändern Sie in diesem Fall den Fälligkeitstermin entsprechend ab: Wenn Sie hier mit Nein antworten, wird automatisch der nächstmögliche Ausführungstag errechnet. Sie müssen dann aber auch am gleichen Tag die Zahlungen an uns versenden. Im Feld Mandatsreferenz können Sie ein bestehendes SEPA-Mandat mit dieser Zahlung verknüpfen oder ein neues Mandat erfassen. Die im SEPA-Mandat hinterlegten Einstellungen (Lastschrift-Art, Sequenz, Ausstellungsdatum, etc...) werden dabei automatisch aus der aktuellen Zahlung übernommen: Sind alle Daten korrekt erfasst, können Sie die Zahlung über den Ausgangskorb versenden. Der Einzug wird dann zum Fälligkeitstermin automatisch durch uns ausgeführt. SEPA-Leitfaden Stand: Dezember 2013

10 Ausführen einer SEPA-Dauerlastschrift Aufgrund der Vorlauffristen gibt es eine Besonderheit bei SEPA-Dauerlastschriften: Legen Sie eine neue SEPA-Dauerlastschrift an, können Sie nun einen Sendetermin auswählen. Wenn Sie spätest möglich wählen, rechnet das Programm Ihnen den letztmöglichen Tag aus, bevor die Vorlaufzeit unterschritten wird an diesem Tag landet der Auftrag dann im Ausgangskorb. Sie können natürlich auch jeden anderen möglichen Tag auswählen - vorausgesetzt, die Vorlauffrist wird eingehalten (SEPA-Lastschriften können bis zu 45 Tage vor dem Ausführungstag versendet werden) Konvertierung Haben Sie bereits Zahlungen nach dem alten Zahlungsverkehr erfasst, können Sie diese in SEPA- Zahlungen umwandeln Konvertierung von bestehenden Zahlungen Für erfasste Dauerlastschriften sowie Zahlungen, die Sie bereits im Ausgangskorb oder in der Buchungsliste Ihres Kontos stehen haben, starten Sie die Umwandlung über einen Rechtsklick. Wählen Sie im Kontextmenü dann den Eintrag SEPA Konvertierung -> in SEPA-Auftrag umwandeln aus: SEPA-Leitfaden Stand: Dezember 2013

11 Bei der Konvertierung von Lastschriften können Sie anschließend automatisch SEPA-Mandate erzeugen lassen oder bestehende Mandate auswählen. Setzen Sie bei den Lastschriften, die Sie konvertieren möchten den Haken bei Konvertieren in der letzten Spalte: Bei der Konvertierung von Dauerlastschriften wird als Sendezeitpunkt immer spätest möglich (siehe Punkt ) gesetzt. Konvertieren Sie Überweisungen, müssen Sie nichts weiter beachten. Die Aufträge werden Ihnen anschließend als fertige SEPA-Zahlungen im Ausgangskorb oder der Buchungsliste zur Verfügung gestellt. Weitere Informationen rund um die VR-NetWorld Software und derer Aktualisierung, sowie zu SEPA finden Sie im Handbuch. Dieses bildet auch die Grundlage zu diesem Leitfaden. Das Handbuch steht Ihnen in der VR-NetWorld Software über das Hauptmenü à Hilfe à Handbuch Herunterladen zur Verfügung. Weiterführende Informationen rund um den SEPA-Zahlungsverkehr sowie aktuelle Versionen dieses Leitfadens erhalten Sie auf unserer Homepage unter: SEPA-Leitfaden Stand: Dezember 2013

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