Von Einzug und Abbuchung zur SEPA- Lastschrift

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1 Von Einzug und Abbuchung zur SEPA- Lastschrift Ein Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen Sepa-Lastschrift Sparkasse Westmünsterland Electronic Banking Stand 1.7 / Juli 2013 Seite 1 von 19

2 Von Einzug und Abbuchung zur SEPA- Lastschrift- Leitfaden Inhaltsverzeichnis Pos. Inhalt Seite 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen nationalen Zahlverfahren 3 2. Pflicht zur Nutzung der Sepa-Lastschrift 3 3. Praktische Vorgehensweise anhand der Firma EDV GmbH 4 4. Wer wird zukünftig wie belastet? 4 5. Welche Schritte sind vor Einholen der Mandate nötig? 6 Exkurs: Die Gläubiger-ID für Haus- und Wohnungsverwalter 8 6. Wie erstellt der Zahlungsempfänger gültige Mandate? Wann können die Beiträge eingezogen werden? Ihre Checkliste über die Umstellung der Lastschriftverfahren Anhang 18 Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust oder die Beschädigung von Hardware oder Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler oder Zerstörungen sowie für Kosten; die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Inhalte der genannten Links obliegen deren Inhabern. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Seite 2 von 19

3 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen nationalen Zahlverfahren Über die Verordnung (EU) Nr. 260/2012 des Europäischen Parlaments vom 14. März 2012 wurden eine Reihe von sowohl technischen wie auch organisatorischen Abläufen für den Zahlungsverkehr zwischen Kunde und Kreditinstitut verpflichtend festgelegt. Insgesamt führt die Verordnung eine zeitliche gestaffelte Abschaltung der bisherigen innerdeutschen Zahlverfahren zugunsten der europaweit einheitlich geltenden Zahlverfahren (SEPA-Verfahren) durch. 2. Pflicht zur Nutzung der Sepa-Lastschrift Für die Einreicher von Lastschriftzahlungen (Zahlungsempfänger) bedeutet das konkret, dass ab dem weder Einzugsermächtigungen noch Abbuchungsaufträge mehr von der Sparkasse Westmünsterland angenommen und durchgeführt werden dürfen. Auch eine Konvertierung Ihrer Lastschriftdateien ist uns leider nicht möglich, es fehlen in der nationalen Lastschriftdatei dazu nötige Informationen. Dieser Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen Sepa-Lastschrift gibt Ihnen Auskunft, welche Vorbereitungen Sie als Zahlungsempfänger treffen müssen und welche Unterstützung Ihnen Ihre Sparkasse dabei bietet, damit Sie auch nach dem Gelder per Lastschrift einziehen können. Leitfäden und weitere wichtige Dokumente zum Thema SEPA finden Sie im Anhang zum Herunterladen aus dem Internet. Seite 3 von 19

4 3. Praktische Vorgehensweise anhand der Firma EDV GmbH Da in vielen Publikationen das Thema Umstellung auf Sepa-Lastschrift oft abstrakt dargestellt wird, erklären wir hier die Umstellung anhand eines konkreten Praxisbeispiels. Die (fiktive) Firma EDV GmbH hat ihr Geschäftskonto bei der Sparkasse Westmünsterland. Sie belastet ihren Kunden für ihre Dienstleistungen monatliche Wartungsgebühren. Die Beiträge sind jeweils zum 15. des Monats fällig. Es werden belastet: 300 Kunden per Einzugsermächtigungsverfahren 100 Kunden per Abbuchungsverfahren, davon 30 private Kunden 4. Wer wird zukünftig wie belastet? 4.1 Einzugsermächtigungsverfahren und Sepa-Basis-Lastschrift Bei dem Einzugsermächtigungsverfahren holt die EDV GmbH (Zahlungsempfänger) von ihren Kunden (Zahlungspflichtige) schriftliche Einzugsermächtigungen ein. Damit erlaubt der Kunde der EDV GmbH, von seinem Konto Geld einzuziehen. Der Kunde der EDV GmbH hat das Recht, einen solchen Einzug ohne Angabe weiterer Gründe wegen Widerspruch binnen 8 Wochen ab Belastung zurückgeben zu können. Der Nachfolger der Einzugsermächtigung ist die Sepa-Basis-Lastschrift. Auch hier muss die EDV GmbH von ihrem Kunden eine Genehmigung schriftlich einholen. Diese Genehmigung wird Mandat genannt. Damit kann die EDV GmbH Konten von Verbrauchern und Firmen belasten. Der belastete Kunde hat ein Rückgaberecht von 8 Wochen ab Belastung. Kann die EDV GmbH kein gültiges Mandat für einen Einzug vorweisen, so kann der Kunde bis zu 13 Monate nach Belastung Zahlungen zurückgeben. Die 300 Kunden der EDV GmbH, die per heute im Einzugsermächtigungsverfahren belastet werden, müssen auf das Sepa- Basis-Lastschrift-Verfahren umgestellt werden. Seite 4 von 19

5 Damit nicht von allen 300 Kunden eine neue, schriftliche Genehmigung eingeholt werden muss, gibt es ein vereinfachtes Verfahren, mit dem man vorhandene Einzugsermächtigungen in Sepa-Basis-Mandate umwandeln kann. Dies gilt aber nur für die Umwandlung von Einzugsermächtigungen in Sepa-Basis-Mandate. Umwandlungen anderer Konstellationen bedürfen immer neuer, schriftlicher Mandate. 4.2 Abbuchungsverfahren und Sepa-Firmen-Lastschrift Bei der Abbuchung zieht die EDV GmbH ebenfalls Geld vom Konto des Kunden ein, allerdings erteilt der Kunde vorher seinem Kreditinstitut einen entsprechenden Auftrag, diese Zahlungen auch einzulösen. Vor Weiterleitung des Geldes an die EDV GmbH, prüft das Kreditinstitut des Kunden, ob ein gültiger Abbuchungsauftrag vorliegt. Liegt kein Auftrag des Kunden vor, lehnt das Kreditinstitut die Einlösung ab und leitet kein Geld an die Hausbank der EDV GmbH weiter. Eingelöste Abbuchungsaufträge können vom Kunden nicht wegen Widerspruch zurückgegeben werden. Bei dem Verfahren der Sepa-Firmen-Lastschrift holt die EDV GmbH zunächst ein schriftliches Mandat vom Kunden ein. Der Kunde reicht eine Kopie des Mandates bei seinem Kreditinstitut ein. Das Kreditinstitut des Kunden prüft dann jedes Mal vor Einlösung einer Lastschrift auf ein vorliegendes Mandat. Eingelöste Sepa-Firmenlastschriften können vom Kunden nicht wegen Widerspruch zurückgegeben werden. Wichtig ist aber auch hier, dass die EDV GmbH bei Bedarf immer das Originalmandat vorzeigen kann. Die 70 gewerblichen Kunden der EDV GmbH, die per heute im Abbuchungsverfahren belastet werden, müssten auf das Sepa-Firmen- Lastschrift-Verfahren umgestellt werden. Es gibt hier kein vereinfachtes Verfahren zur Umwandlung von Abbuchungsaufträgen in Sepa-Firmenlastschrift-Mandate. Von jedem Kunden muss ein neues Mandat schriftlich eingeholt werden. Jeder Kunde muss eine Kopie des Mandates bei seinem Kreditinstitut einreichen. Seite 5 von 19

6 Wenn die EDV GmbH ganz auf die Abbuchungen verzichten wollte, könnte sie die 70 Gewerbekunden zukünftig auch per Sepa-Basis- Lastschrift einziehen. Aber auch dann müssen neue, schriftliche Mandate mit Kundenunterschrift eingeholt werden. Davon muss aber keine Kopie an die Bank des Kunden gehen. 4.3 Sepa-Firmen-Lastschrift mit privaten Kunden Wie der Name schon sagt, sind Sepa-Firmen-Lastschriften nur zur Belastung von Konten von Nicht-Verbrauchern erlaubt. Anders gesagt, ab dem gibt es kein Abbuchungsverfahren von Privatkonten mehr. Die 30 privaten Kunden der EDV GmbH können zukünftig also weder als Abbuchungseinzug, noch als Sepa-Firmen-Lastschrift belastet werden. Will man diese Kunden weiterhin per Lastschrift belasten, muss dies als Sepa-Basis-Lastschrift erfolgen. Auch hier sind neue, schriftliche Mandate einzuholen. 4.4 Entscheidung der EDV GmbH: Wer wird wie zukünftig belastet? Die EDV GmbH entscheidet sich: Die 300 Einzugskunden werden zukünftig per Sepa-Basis- Lastschrift belastet. Die 70 Gewerbe-Abbuchungskunden werden zukünftig per Sepa- Firmen-Lastschrift belastet Die 30 privaten Abbuchungs-Kunden werden zukünftig per Sepa- Basis-Lastschrift belastet. 5. Welche Schritte sind vor Einholen der Mandate nötig? 5.1 Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz Bevor die Umwandlung von Einzugsermächtigungen oder das Neueinholen von Mandaten in Angriff genommen werden kann, braucht die EDV GmbH eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) und Mandatsreferenzen. Seite 6 von 19

7 5.1.1 Die Gläubiger-Identifikationsnummer Bei jedem Lastschrift-Einzug muss die EDV GmbH eine Gläubiger-ID mitsenden. Diese erscheint bei dem Kunden zusätzlich zu den Verwendungszweckdaten im Kontoauszug. Die Gläubiger-ID dient der Identifizierung des Zahlungsempfängers. Eine Gläubiger-ID wird immer für den Inhaber des Kontos beantragt, auf dem die eingezogenen Gelder gutgeschrieben werden. Die Gläubiger-ID beantragt die EDV GmbH kostenfrei über das Internet- Portal der Deutschen Bundesbank. Im Wesentlichen wird die Rechtsform angegeben, genaue Bezeichnung, Adresse, Ansprechpartner und Kommunikationsdaten. Per erhält die EDV GmbH dann Ihre Gläubiger-ID von der Deutschen Bundesbank zugeteilt. Die Firma EDV GmbH erhält eine Gläubiger-ID. Beantragung über https://extranet.bundesbank.de/scp/ Die Gläubiger-ID hat folgenden Aufbau: Quelle: Deutsche Bundesbank Die drei mit ZZZ bezeichneten Stellen stehen der EDV GmbH zur freien Verfügung. Man kann sie auf z.b. ZZZ belassen, oder eine eigene Nummer verwenden. Wenn die EDV GmbH z.b. zwei Abteilungen hat, die beide getrennt voneinander von dem gleichen Kunden einziehen so kann die eine Abteilung den Wert 111 verwenden, die andere den Wert 222. So ist auch für die EDV GmbH bei gleichem Kunden schnell erkennbar, welche Abteilung eingezogen hat. Seite 7 von 19

8 Exkurs: Die Gläubiger-ID für Haus- und Wohnungsverwalter Belastet eine Hausverwaltung einen Zahlungspflichtigen z.b. mit einer Mietzahlung, und geht das Geld direkt auf das Konto des Hauseigentümers, so ist für diesen Eigentümer eine eigene Gläubiger- ID bei der Bundesbank zu beantragen und für den Einzug zu nutzen. Belastet eine Hausverwaltung einen Zahlungspflichtigen z.b. mit einer Mietzahlung, und geht das Geld zunächst auf ein Sammelkonto des Hausverwalters und wird später verrechnet, so ist für den Einzug die Gläubiger-ID der Hausverwaltung zu nutzen. Bei der Erfassung der Sepa- Lastschrift ist im Mandat im Feld Bemerkungen zusätzlich der Wohnungseigentümer zu vermerken ( Einzug für ) Die Mandatsreferenz Zu einem Mandat gehört neben der Gläubiger-ID auch die Mandatsreferenz. Während die Gläubiger-ID nur einmal für die Firma EDV GmbH beantragt wird und somit auf jedem Mandat gleich bleibt, erhält jeder einzelne Zahlungspflichtige, also jeder Kunde der EDV GmbH, seine eigene Mandatsreferenz. Die Referenz kann von der EDV GmbH frei vergeben werden. Mandate ohne Mandatsreferenz sind nicht zulässig. Jeder Kunde der EDV GmbH erhält seine eigene Mandatsreferenz Die EDV GmbH beschließt, als Mandatsreferenz die Kundenummer des Kunden aus der Finanzbuchhaltung mit einem angehängten Zähler (KUNDENNUMMER01) zu verwenden. Widerruft ein Kunde der EDV GmbH ein Mandat, so wird das Mandat sowie die Mandatsreferenz ungültig! Die EDV GmbH kann dann keine Forderungen insgesamt mehr vom Kunden einziehen. Desweiteren muss bei der Vergabe eines neuen Mandates eine neue Mandatsreferenz vergeben werden. Die EDV GmbH erhöht in diesem Fall bei einer neuen Mandatsreferenz den Zähler entsprechend (KUNDENNUMMER02). Seite 8 von 19

9 Weiterhin muss die EDV GmbH entscheiden Vergeben wir eine Mandatsreferenz für den Kunden insgesamt oder Erstellen wir mehrere Mandate für einen Kunden mit verschiedenen Referenzen für die einzelnen Bereiche, in denen Gelder eingezogen werden. Auch die Mandatsreferenz sendet die EDV GmbH bei jedem Einzug mit. Gläubiger-ID und Mandatsreferenz erscheinen im Kontoauszug des Kunden. Wenn aufgrund eines Rückgabefalles ein Kreditinstitut ein Mandat sehen will, so erfragt sie dieses unter Angabe der Mandatsreferenz. Unter der Mandatsreferenz muß die EDV GmbH dieses Mandat finden können Neue Vereinbarungen mit der Sparkasse Westmünsterland Wenn die Gläubiger-ID bekannt ist, trifft die Firma EDV GmbH zunächst mit ihrer Hausbank, der Sparkasse Westmünsterland, neue Vereinbarungen für die Bearbeitung der Sepa-Einzugsaufträge. Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA- Basis-Lastschriften Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA- Firmen-Lastschriften Die Gläubiger-ID wird dabei auch auf diesen Vereinbarungen eingetragen. Die genauen Formularnummern der Vereinbarungen finden Sie im Anhang dieses Schreibens. Sie sind in jeder Geschäftsstelle der Sparkasse zu bekommen. Seite 9 von 19

10 5.2. Notwendige Schritte vor Einholen der Mandate Die EDV GmbH beantragt die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank vergibt für jeden zu belastenden Kunden eine Mandatsreferenz schließt aktuelle Vereinbarungen mit der Sparkasse als kontoführende Stelle ab. 6. Wie erstellt der Zahlungsempfänger gültige Mandate? 6.1 Von der Einzugsermächtigung zum Sepa-Basis-Mandat Jeder der 300 Einzugsermächtigungs-Kunden, die zukünftig per Sepa- Basis-Lastschrift belastet werden sollen, muss schriftlich über den Wechsel informiert werden. Die EDV GmbH setzt dazu einen Serienbrief auf: Sehr geehrter <KUNDE> zukünftig wird die EDV GmbH Ihre Wartungsbeiträge über das Sepa- Basis-Lastschriftverfahren einziehen. Unsere Gläubiger-ID lautet: Ihre Mandatsreferenz lautet: DE (immer gleich) <KU12345> (für jeden Kunden anders) Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren. Mit freundlichen Grüßen Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Zu dem letzten Satz Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren lesen Sie bitte die Erläuterungen in Kapitel 6.4 Mit Absenden des Briefes wandeln sich die Einzugsermächtigungen der Kunden in Sepa-Basis-Mandate um. Es ist keine weitere Reaktion des Kunden nötig. Seite 10 von 19

11 Das Absendedatum des Briefes ist gleichzeitig das Startdatum des Mandates. 6.2 Vom Abbuchungsverfahren zur Sepa-Firmen-Lastschrift Hier müssen neue Mandate eingeholt werden. Auch hier setzt die Firma einen Serienbrief auf: Sehr geehrter <KUNDE> damit die EDV GmbH Ihre Wartungsbeiträge auch weiterhin für Sie komfortabel per Lastschrift einziehen kann, reichen Sie uns bitte das beigefügte Sepa-Firmenlastschrift-Mandat unterschrieben im Original wieder ein. Desweiteren bitten wir Sie, eine Kopie des unterschriebenen Mandates bei Ihrem Kreditinstitut einzureichen. Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren. Mit freundlichen Grüßen Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Ein Mustervordruck des Sepa-Firmenlastschrift-Mandates findes Sie im Anhang dieses Leitfadens zum Herunterladen aus dem Internet. Liegen die Mandate unterschrieben im Original der EDV GmbH und in Kopie dem Kreditinstitut des Kunden vor, kann der Einzug beginnen. Seite 11 von 19

12 6.3 Sepa-Basis-Lastschrift für die privaten Kunden Auch hier müssen neue Mandate eingeholt werden. Und es gibt wieder einen Serienbrief: Sehr geehrter <KUNDE> damit die EDV GmbH Ihre Wartungsbeiträge auch weiterhin für Sie komfortabel per Lastschrift einziehen kann, reichen Sie uns bitte das beigefügte Sepa-Basislastschrift-Mandat unterschrieben im Original wieder ein. Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren. Mit freundlichen Grüßen Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Ein Mustervordruck des Sepa-Basislastschrift-Mandates findes Sie im Anhang dieses Leitfadens zum Herunterladen aus dem Internet. Hier ist keine Kopie an das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen nötig. Liegen die Mandate unterschrieben im Original der EDV GmbH vor, kann es losgehen. 6.4 Die Vorab-Information Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren Das Sepa-Lastschrift-Verfahren verlangt grundsätzlich, dass der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen vor dem ersten Einzug schriftlich 14 Kalendertage vorher über den bevorstehenden Einzug informiert. Seite 12 von 19

13 Da dies in der Praxis einigen Aufwand darstellen würde, gibt es eine Reihe von Anpassungen dieser Regel. Die schriftliche Information muss nicht über einen separaten Brief erfolgen, sondern kann auch als Textergänzung z.b. in einem Vertrag genannt werden. Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtiger können verkürzte Zeiträume für die Informationen vereinbaren. Zukünftige Belastungen können vorab genannt werden. Es wird der Rhythmus der Folgebelastungen angegeben und der Betrag. Zur Umstellung des Altbestandes, in unserem Beispiel mit der EDV GmbH, dürfte ein separater Brief vor dem ersten Einzug sinnvoll sein. Vorabinformation Sepa-Beitragseinzug Sehr geehrter <KUNDE> basierend auf dem mit uns vereinbarten Wartungsvertrag Nr. XX vom xx.xx.xxxx wird die EDV GmbH wird Ihre Wartungsbeiträge in Höhe von XXX Euro erstmalig zum xx.xx.2014 für Sie komfortabel per Sepa- Lastschrift einziehen. Mit freundlichen Grüßen Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Zukünftig, z.b. beim Abschließen neuer Verträge oder schriftlicher Vertragsänderungen kann auch ein entsprechender Passus an den Vertragstext angehängt werden. Z.B. Die Firma EDV GmbH wird dem <KUNDEN> erstmalig am und daraufhin an jedem 15. des Monats mit der Wartungsgebühr in Höhe von XXX Euro per Sepa-Basis-Verfahren belasten. Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Seite 13 von 19

14 6.5 Erstellen gültiger Mandate Die EDV GmbH schreibt die 300 Einzugsermächtigungskunden an und teilt Gläubiger-ID und Mandatsreferenz mit schreibt 70 Gewerbekunden mit Abbuchungsauftrag an, holt das Sepa-Firmen-Mandat ein und bittet den Kunden, eine Kopie davon seinem Kreditinstitut zu geben. schreibt 30 Privatkunden mit Abbuchungsauftrag an und holt das Sepa-Basis-Mandat ein. schreibt alle Kunden 14 Tage vor dem ersten Einzug an und kündigt die erstmalige Belastung per Sepa-Lastschrift an. 7. Wann können die Beiträge eingezogen werden? 7.1 Mandatsverwaltung Aus den nationalen Verfahren Einzugsermächtigung und Abbuchungsauftrag ist man gewohnt, nach Einholen der Vereinbarungen diese abzulegen und danach unabhängig davon seine Beitragseinzüge vorzunehmen. Bei den Sepa-Lastschrift-Verfahren ist das anders. Der Inhalt des Mandates wird bei jedem Einzug elektronisch mit übertragen, und die Werte innerhalb des Mandates sind sehr wichtig für einen korrekten Einzug. Die Mandate müssen mit verwaltet werden, so wie die Zahlungen auch Ablaufdatum Sepa-Mandate sind nicht unbegrenzt gültig. Wird ein Mandat 36 Monate lang nicht mehr angesprochen, also der Kunde 36 Monate lang nicht belastet, so verfällt es. Würde die EDV GmbH ihre 300 Einzugs-Kunden anschreiben und in das Sepa-Basis-Mandat wandeln, und danach 36 Monate lang nicht einziehen, müssten alle Mandate schriftlich neu eingeholt werden. Das Sendedatum des Schreibens ist der Beginn der Ablauffrist für das Mandat. Seite 14 von 19

15 Die EDV GmbH muss also genau beobachten, ob Mandate noch gültig sind Erst-, Folge-, Letzteinzug Sendet die EDV GmbH eine Sepa-Lastschrift zu ihren Kunden, so sendet sie jedes Mal auch mit, ob mit diesem Mandat zum ersten, letzten oder wiederholten Male eingezogen wird. Es ist wichtig, diese Werte korrekt bei der Erfassung der Lastschriften anzugeben, da es ansonsten zu Problemen bei der Ausführung der Belastungen kommen kann. 7.2 Fälligkeitsberechnung und Vorlagefristen Bei den nationalen Einzugsverfahren galt immer das Prinzip der Fälligkeit bei Sicht. Das bedeutete bislang: Reicht die EDV GmbH eine Lastschriftdatei per heute ein, so verarbeitet die Sparkasse Westmünsterland die Datei auch heute, holt die Gelder von den Banken der Kunden und schreibt sie der EDV GmbH gut. Je nach Netzverbindungen zu den einzelnen Banken erhält die EDV GmbH das Geld noch am gleichen oder am nächsten Geschäftstag. Sepa-Lastschriften müssen immer mit einem Fälligkeitsdatum versehen gesendet werden. An diesem Tag werden einheitlich die Zahlungspflichtigen belastet. Weiterhin müssen Sepa-Lastschriften einige Tage vor diesem Fälligkeitsdatum bereits von der EDV GmbH versendet werden. Der Hintergrund ist hier, dass ein Kunde schon vor der eigentlichen Belastung eine Zahlung ablehnen kann. Dies war bislang bei den nationalen Verfahren nicht möglich. Seite 15 von 19

16 7.2.1 Der Ablauf einer Sepa-Lastschrifteinreichung 1. Die EDV GmbH sendet eine Sepa-Lastschriftdatei zur Sparkasse Westmünsterland. 2. Die Sparkasse Westmünsterland leitet am gleichen Tage noch die einzelnen Einzüge zu den Hausbanken der Zahlungspflichtigen weiter. 3. Bei den Hausbanken der Kunden bleiben diese Zahlungen einige Tage stehen 4. und werden dann am Fälligkeitstag belastet Vereinfachte Fristenberechnung Sepa-Basis-Lastschriften sendet die EDV GmbH immer nach 09:00 Uhr am 6. Bankarbeitstag vor dem gewünschten Belastungstag per Online- Banking. Zieht die EDV GmbH zum wiederholten Male von einem Kunden ein, kann der Auftrag auch nach 09:00 Uhr am 3. Bankarbeitstag vor dem gewünschten Belastungstag per Online-Banking gesendet werden. Sepa-Firmen-Lastschriften werden immer, unabhängig von Erst- oder Folgeeinzug, nach 09:00 Uhr am 2. Bankarbeitstag vor dem gewünschten Belastungstag bei der Sparkasse eingereicht. Grundsätzlich prüft die Sparkasse Westmünsterland immer anhand der Mandatsinformationen und dem Sendedatum den Fälligkeitstag und ändert diesen eventuell so ab, dass die geltenden Vorlagefristen für den Beitragseinzug eingehalten werden. Sepa-Lastschriften innerhalb Deutschlands können mit einer einheitlichen Vorlauffrist ab Mitte November 2013 eingereicht und übermittelt werden. Für diese Sepa-Lastschriften gilt eine Einreichung pauschal 2 Bankarbeitstage vor der gewünschten Fälligkeit. Unabhängig von Erst- oder Folgeeinreichung und sowohl für Basis wie für Firmenlastschriften. Voraussetzung ist die Übertragung mit einer speziellen Auftragsart (COR1). Seite 16 von 19

17 8. Ihre Checkliste über die Umstellung der Lastschriftverfahren Tätigkeit erledigt Bestandsaufnahme im eigenen Hause Welche Kunden werden belastet? Verbraucher, Nicht-Verbraucher? Nach welchem Verfahren? Einzugsermächtigung oder Abbuchungsauftrag? Wie können und wollen wir die Kunden zukünftig belasten? Sepa-Basis und/oder Sepa-Firma? Mandatsidentifikation erstellen Beantragen Gläubiger-ID bei der Bundesbank Vergabe Mandatsreferenzen einmal oder mehrfach für einen Kunden Vereinbarungen mit der Sparkasse treffen Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis- Lastschriften Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Firmen- Lastschriften Korrespondenz mit dem Kunden durchführen Wandeln von Einzugsermächtigungen in Sepa-Basis-Mandate durch Anschreiben der Kunden Einholen neuer Mandate, wenn diese nicht gewandelt werden können Bei Sepa-Firmen-Lastschriften: Einreichung einer Kopie durch den Kunden bei seinem Kreditinstitut Mandatsverwaltung und Fälligkeitsberechnung Organisatorische Maßnahmen treffen, um zukünftig richtig einzuziehen. Erst, Folge, Letzteinzug, Verfallsdaten Beachtung der Vorlauffristen Seite 17 von 19

18 9. Anhang Ansprechpartner Für alle Fragen rund um die SEPA-Lastschrift steht Ihnen Ihre persönliche Kundenberaterin bzw. Ihr Kundenberater zur Verfügung. Hotline der Sparkasse Westmünsterland Telefon: / Telefax: / Formulare Vorlagenname Inhalt Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Firmen-Lastschriften SEPA-Lastschriftmandat (Basis) SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Prospekte Vorlagenname Inhalt Das SEPA-Lastschriftmandat Ihr Schlüssel zur europäischen SEPA-Lastschrift Das SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Ihr Schlüssel für Lastschrifteinzüge von Unternehmenskunden Download Muster-Mandate SEPA-Basis-Lastschriftmandat https://www.sparkasse-westmuensterland.de/pdf/leitfaeden/sepa-basis.pdf SEPA-Firmenlastschrift-Mandat https://www.sparkasse-westmuensterland.de/pdf/leitfaeden/sepa-firma.pdf Seite 18 von 19

19 Leitfäden Von Überweisung und Lastschrift zu Sepa Ein Leitfaden über die Einführung der neuen, europäischen Zahlungsarten im Unternehmen https://www.sparkasse-westmuensterland.de/pdf/leitfaeden/von-ueberweisung-und-einzug-zu-sepa-leitfaden.pdf Von Einzug und Abbuchung zur Sepa-Lastschrift Ein Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen Sepa-Lastschrift für Unternehmen. https://www.sparkasse-westmuensterland.de/pdf/leitfaeden/von-einzug-zu-sepa-leitfaden.pdf Vom Einzug zur Sepa-Lastschrift Ein Leitfaden für Vereine Die wichtigsten Punkte für den Wechsel vom Einzugsverfahren auf Sepa, speziell für Vereine https://www.sparkasse-westmuensterland.de/pdf/leitfaeden/verein_von-einzug-zu-sepa-leitfaden.pdf Terminieren von Sepa-Lastschriften und Bearbeiten von Rückgaben Handhabung von Fälligkeit und Rückgaben in der Praxis https://www.sparkasse-westmuensterland.de/pdf/leitfaeden/sepa-termin-leitfaden.pdf SEPA-Lastschrift-Leitfaden Einziehen von Forderungen mit dem Sepa-Lastschriftverfahren https://www.sparkasse-westmuensterland.de/pdf/leitfaeden/sepa-lastschrift-leitfaden.pdf Zahlungsdateien und Zahlungsbestände im Internet-Banking Zahlungsdateien versenden und Zahlungsbestände verwalten und nach Sepa konvertieren über das Internet Banking der Sparkasse Westmünsterland https://www.sparkasse-westmuensterland.de/pdf/leitfaeden/zahlungsdatei-und-zahlungsbestand.pdf Hilfsprogramme Eine Installationsanleitung für die Programme finden Sie im Leitfaden: Von Überweisung und Lastschrift zu Sepa SEPA_Account_Konverter https://www.sparkasse-westmuensterland.de/download/sepa_account_converter.msi SEPA_File_Converter / Programm und Lizenz https://www.sparkasse-westmuensterland.de/download/sepa_file_converter.msi https://www.sparkasse-westmuensterland.de/download/sepa_file_converter.lic SEPA_XML_Checker / Programm und Lizenz https://www.sparkasse-westmuensterland.de/download/sepa_xml_checker.msi https://www.sparkasse-westmuensterland.de/download/xml_check.lic Seite 19 von 19

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