No risk, no fun? Wie Risikomanagement im Projekt teuren Überraschungen vorbeugt

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1 No risk, no fun? Wie Risikomanagement im Projekt teuren Überraschungen vorbeugt Tekom RG Berlin-Brandenburg 17. März 2010 Isabelle Fleury Fleury & Fleury GbR, Isabelle Fleury Studium: Germanistik sowie Französisch als Fremdsprache Französisch-Dozentin an der Universität Bonn Verschiedene Managementpositionen bei international führenden Sprachdienstleistern Über 10 Jahre Erfahrung in der Lokalisierungsindustrie, einschließlich Projektmanagement, Geschäftsentwicklung, Operations Management sowie Beratung und Training Geschäftsführende Gesellschafterin von Fleury & Fleury Consultants Beraterin und Trainerin Unterrichtet in Masterstudiengängen an verschiedenen Hochschulen Vorstandsmitglied der tekom Fleury & Fleury GbR 2 Fleury & Fleury Consultants, 1

2 Fleury & Fleury Consultants Unabhängiges Beratungsunternehmen Spezialisiert auf mehrsprachiges Informationsmanagement Weiterbildungsträger Fleury & Fleury GbR 3 Unabhängige Unternehmensberatung Organisation Multilinguales Informationsmanagement Prozesse Technologien Fleury & Fleury GbR 4 Fleury & Fleury Consultants, 2

3 Spielen Sie gern Feuerwehr? Fleury & Fleury GbR 5 Misserfolgsfaktoren eines Projektes Ungenügende Planung Unklare Ziele Veränderung der Ziele im Projektablauf Unrealistische Zeit- und Ressourceneinschätzungen Mangel an Managementunterstützung und fehlende Kundeneinbindung Unfähigkeit als Team zu kommunizieren und agieren Ungeeignete bzw. mangelnde Kenntnisse und Fertigkeiten Fleury & Fleury GbR 6 Fleury & Fleury Consultants, 3

4 Projektmanagement und Projektkosten Fleury & Fleury GbR 7 Risiko Definition PMI: Ein noch nicht eingetretenes Ereignis, welches einen positiven oder negativen Einfluss auf das Erreichen der Projektziele hat. Aufgaben für den Projektmanager: Abwägung von Chancen und Risiken im Projekt Beurteilung deren Einfluss auf die Projektziele In jedem Risiko steckt ein Chance In jeder Chance steckt ein Risiko Fleury & Fleury GbR 8 Fleury & Fleury Consultants, 4

5 Folgen von fehlendem Risikomanagement - Probleme werden nicht erkannt / verschwiegen - Probleme werden zu spät bearbeitet, wenn Folgen nur schwer abzuwenden sind - Projektziele werden nicht erreicht Ergebnis: Gefährdung der Kundenbeziehung Erhöhte Kosten Terminüberziehung Stress Fleury & Fleury GbR 9 Hürden und Stolperfallen Routine Optimismusfalle Blendungseffekt Erfolgsdruck Mangelnde Erfahrung Fleury & Fleury GbR 10 Fleury & Fleury Consultants, 5

6 Risikomanagement-Prozess Risiken identifizieren Risiken bewerten Agieren Überwachen Fleury & Fleury GbR 11 Wie identifiziere ich Risiken? Erfahrungswerte Kennzahlenanalyse vorangehender Projekte Vorhandene Risikopläne? Teamwork: Mit dem Projektteam Mit dem Kunden Fleury & Fleury GbR 12 Fleury & Fleury Consultants, 6

7 Welche Risiken gibt es? Projektunabhängige Risiken Umwelt Unternehmensspezifisch Projektmanagement-inhärente Risiken Projektspezifische Risiken Fleury & Fleury GbR 13 Welche Risiken gibt es? Projektunabhängige Risiken Projektmanagement inhärente Risiken Projekt- und Teamumfang Qualität der Quelldaten / Qualitätsziele Erfahrung und Verfügbarkeit des Teams Geschäftsbeziehungen: mit Kunden und mit Partnern Technologien Projektspezifische Risiken Fleury & Fleury GbR 14 Fleury & Fleury Consultants, 7

8 Welche Risiken gibt es? Projektunabhängige Risiken Projektmanagement inhärente Risiken Projektspezifische Risiken Nur im vorliegenden Projekt zu berücksichtigen Spezielle Anforderungen Änderungen an bestehenden Prozessen, Technologien Fleury & Fleury GbR 15 Wie bewerte ich Risiken? Akzeptieren Wahrscheinlichkeit Vorsicht: Beobachten Sofortige Aktion: Gegenmaßnahmen einleiten Auswirkungen Fleury & Fleury GbR 16 Fleury & Fleury Consultants, 8

9 Passende Maßnahmen ergreifen Risiko vermeiden Risiko übertragen Ursache ausschalten: => Teilprojekt streichen, Partnerwechsel Verantwortung weitergeben: Rückdelegation, Versicherung Risiko mindern Sicherheitsnetz spannen: Eintrittswahrscheinlichkeit bzw. Schadensausmaß reduzieren => Verstärkte Kommunikation, Training, Prüfschritte, Puffer Fleury & Fleury GbR 17 Risikomanagementplan erstellen Benennung des Risikos Auswirkung Wahrscheinlichkeit Risiko -stufe Aktion Sprechender Name Genaue Beschreibung der Maßnahme(n) Fleury & Fleury GbR 18 Fleury & Fleury Consultants, 9

10 Risiken überwachen Wie entwickeln sich die identifizierten Risiken? Greifen die Maßnahmen gegen hohe Risiken? Stimmt die Einschätzung der gelben Risiken noch? Sind neue Risiken zu berücksichtigen und wie sind sie zu bewerten? Welche Maßnahmen sollen ergriffen werden? Fleury & Fleury GbR 19 Mögliche Steuerungsmaßnahmen Kapazitätsvergrößerung Aufwandsreduzierung Leistungsveränderung Produktivitätserhöhung Jede Maßnahme ist selbst mit Hindernissen und Risiken verbunden Fleury & Fleury GbR 20 Fleury & Fleury Consultants, 10

11 Zeitplanung und Aufwand Definition Planung Start Steuerung Abschluss Abhängig von Projektumfang und Komplexität Hauptarbeit in der Definitionsphase Überwachungspunkte fest einplanen Fleury & Fleury GbR 21 Was kostet Risikomanagement? Abhängig von Projektumfang und Komplexität Kosten und Nutzen von Risikomanagement müssen sich die Waage halten Aufwandreduktion durch Vorlagen: Risikoplan pro Projekttyp erstellen Was kostet es KEIN Risikomanagement zu betreiben? Fleury & Fleury GbR 22 Fleury & Fleury Consultants, 11

12 Wann ist Risikomanagement erfolgreich? Eigenständiger Arbeitsschritt in jedem Projekt Offene Kommunikation über Risiken und Probleme im Unternehmen Mehrfache Durchführung im Projekt Den Risikomanagementprozess ständig verbessern: Wurden alle Risiken erkannt? Wie lag ich mit meiner Einschätzung? Waren die Maßnahmen geeignet? Was kann ich verbessern? Fleury & Fleury GbR 23 Viel Spaß und Erfolg bei Ihren nächsten Projekten! Isabelle Fleury Fleury & Fleury GbR Tel: Internet: Fleury & Fleury Consultants, 12

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