Beilage 1. YK + YD Verlagsprogramm

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1 Handbuch für die Landesberufsschulen Beilage 1 YK + YD Verlagsprogramm Gewerblicher Berufsschulrat für Niederösterreich Schwarzinger Herbert, 1. Juni / DW herbert.schwarzinger@noel.gv.at Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 1 von 21 Seiten

2 Inhalt Anleitung für die Umstellung auf Internet Banking sowie Cash pooling 3 Allgemein Neues Girokonto anlegen.. 4 Buchung für die Umstellung des Girokontos... 6 Voranschlag Anlegen des Abrechnungskontos. 9 Umstellung der Parameter 11 Cash pooling (Tagesabschluss) Muster 1 Einnahme des Lern- und Arbeitsmittelbeitrag auf Giro Muster 2 Einnahme des Lern- und Arbeitsmittelbeitrag in Bar Muster 3 Abhebung vom Girokonto auf Handkassa Transaktion.. 16 Muster 4 Einzahlung auf das Girokonto von Handkassa Transaktion Muster 5 Storno von Originalrechnung, 1 Schritt.. 18 Muster 6 Storno von Originalrechnung, 2 Schritt.. 19 Muster 7 Neue/Korrekte Buchung von Originalrechnung, 3 Schritt Muster 8 Tagesabschluss / Cash Pooling Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 2 von 21 Seiten

3 Anleitung für die Umstellung auf Internet Banking (Home & Office Banking kurz HOB genannt) sowie auf Cash pooling Allgemein 1. Für jede Landesberufsschule wird bei der NÖ Landesbank-Hypothekenbank AG (kurz genannt: NÖ Hypo Bank) ein neues Konto eröffnet. Die bestehende Bankverbindung bei der jeweiligen Bank wird durch die NÖ Hypo Bank gekündigt. Die derzeit bestehende Kontonummer der Landesberufsschule wird durch die NÖ Hypo Bank als Hintergrundnummer auf die neue Kontonummer (bis 31. Dezember 2005) aufgeschaltet. 2. Internet Banking: Sämtliche Kontobewegungen (Ausgaben / Einnahmen), sowie der Erhalt von Kontoauszügen werden ausschließlich über das HOB abgewickelt. 3. Cash pooling: Durch die Umstellung auf Cash pooling erhalten die Landesberufschulen keine Verlagsergänzungen, sondern steht ein Tagesrahmen für Anweisungen mittels Telebanking in Höhe von 1.500,-- zur Verfügung. Cash pooling bedeutet: Sämtliche an der Landesberufsschule durchgeführten Transaktionen werden täglich durch die NÖ Hypo Bank über das Hauptkonto des Gewerblichen Berufsschulrates für NÖ valutagerecht abgeschöpft bzw. eingedeckt und somit auf Null gestellt. 4. Um das Cash pooling (Tagesabschluss Telebanking) auch buchungsmäßig im Buchhaltungsprogramm Magic nachzuvollziehen muss eine neue Voranschlagstelle: 0/000000/ LBS - Abrechnungskonto (Cash pooling) erstellt werden. Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 3 von 21 Seiten

4 Neues Girokonto anlegen Das Ändern des Girokontos ist nur einmal im Buchhaltungsprogramm - Magic erforderlich! 1. Im Auswahlmenü Abteilungsmenü auswählen 2. Im Abteilungsmenü Kassa-Giro auswählen 3. Am folgenden Abfrageschirm wählen Sie Bearbeiten aus Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 4 von 21 Seiten

5 4. Am folgenden Abfrageschirm wählen Sie Neu aus 5. Am folgenden Abfrageschirm folgenden Eintrag vornehmen (1) NÖ HYPO BANK eintragen Danach auf 3 x Schließen Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 5 von 21 Seiten

6 Buchung für die Umstellung des Girokontos Dieser Buchungvorgang erfolgt aufgrund des Kontoauszuges von der NÖ Hypo Bank und ist nur einmal im Buchhaltungsprogramm Magic durchzuführen! 1. Im Abteilungsmenü Kassa-Giro auswählen 2. Am folgenden Abfrageschirm wählen Sie Bearbeiten aus 3. Es erscheit folgender Abfrageschirm Am folgenden Abfrageschirm den genauen Betrag der derzeitigen Bank notieren!! Dieser Betrag ist für die Transsaktion erforderlich Danach auf 1 x Schließen Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 6 von 21 Seiten

7 4. Es erscheint folgender Abfrageschirm, wo sie Transsaktion auswählen Mit der Taste F5 die derzeit bestehende Bankverbindung wählen, sowie die Kontoauszugsnummer eintragen 5. Am folgenden Abfrageschirm folgendende Einträge vornehmen Mit der Taste F5 die neue Bankverbindung wählen, sowie die Kontoauszugsnummer eintragen Den vorher notierten Betrag eintragen Danach auf OK Mit Ja bestätigen und anschließend auf Abbrechen Erforderliche Belege erstellen Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 7 von 21 Seiten

8 6. Es erscheint folgender Abfrageschirm, wo sie Bearbeiten auswählen 7. Kontrolle Der Betrag muss bei (1) NÖ HYPO BANK aufscheinen Danach auf 2 x Schließen 8. Es erscheint folgender Abfrageschirm, wo sie YK aufrufen auswählen Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 8 von 21 Seiten

9 Voranschlag Anlegen des Abrechnungskontos Das Anlegen der Voranschlagstelle ist nur einmal im Buchhaltungsprogramm - Magic erforderlich! 1. Auswahlmenü Grundmenü auswählen 2. Im Grundmenü Voranschlag auswählen 3. Abfragen / Bearbeiten auswählen Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 9 von 21 Seiten

10 4. Am folgenden Abfrageschirm wählen Sie Neu aus W I C H T I G!! Das Anlegen der neuen Voranschlagsstelle 0/000000/ LBS - Abrechnungskonto (Cash pooling) wird vom Gewerblichen Berufsschulrat für Niederösterreich genehmigt 5. Neue Voranschlagsstelle anlegen Das Jahr wird automatisch eingetragen Geben Sie nachfolgende Punkte ein: Voranschlagsstelle: 0/000000/ Voranschlagsbezeichnung: LBS - Abrechnungskonto (Cash pooling) Landesvoranschlag: L Deckungsklasse: 0 Jahreskredit, Kreditsperre und Jahreskredit KEINE EINTRÄGE DKZ: Kostenstellenpflichtig: N Wenn alle Daten eingetragen sind: 4 x Schließen Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 10 von 21 Seiten

11 Umstellung der Parameter Das Ändern der Parametereinstellung ist nur einmal im Buchhaltungsprogramm - Magic erforderlich! 1. Im Auswahlmenü Abteilungsmenü auswählen 2. Im Abteilungsmenü Sonstiges auswählen Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 11 von 21 Seiten

12 3. Am folgenden Abfrageschirm wählen Sie Parameter einstellen aus 4. Am folgenden Abfrageschirm folgende Einträge vornehmen Telebanking: J GGKTO: 2056 Danach auf 2 x Schließen Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 12 von 21 Seiten

13 Cash pooling (Tagesabschluss) 1. Im Abteilungsmenü Kassa-Giro auswählen 2. Am folgenden Abfrageschirm wählen Sie Tagesabschl. Telebank aus Mit der Taste F5 die derzeit bestehende Bankverbindung wählen, sowie die Kontoauszugsnummer eintragen. Mit Enter weiter Das Verrechnungskonto sowie der Betrag des Tagesabschlusses werden automatisch eingetragen 3. Am folgenden Abfrageschirm folgendende Einträge vornehmen Danach mit Enter weiter oder auf OK Dieses Fenster mit Ja bestätigen und auf Schließen Erforderliche Belege erstellen Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 13 von 21 Seiten

14 Muster 1 (Einnahme des Lern- und Arbeitsmittelbeitrag auf Giro) Verrechnungs- und Buchungsanweisung der Landesberufsschule Amstetten Journalnummer 65 Rechnungsnr. bzw. Kontoauszugsnr. 017/1 Datum Firma IV. Lehrgang, Klasse 5 Buchungstext Lern- und Arbeitsmittelbeitrag für 209 Schüler Ausgaben Einnahmen Bar Betrag übernommen: Unterschrift Giro 1.519,43 zu buchen bei Voranschlagsstelle/n ,43 rechnerisch sachlich Datum Schulleitung Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 14 von 21 Seiten

15 Muster 2 (Einnahme des Lern- und Arbeitsmittelbeitrag in Bar) Verrechnungs- und Buchungsanweisung der Landesberufsschule Amstetten Journalnummer 30 Rechnungsnr. bzw. Kontoauszugsnr. Datum Firma IV. Lehrgang, Klasse 5 Buchungstext Lern- und Arbeitsmittelbeitrag für 10 Schüler Ausgaben Einnahmen Bar 72,70 Betrag übernommen: Unterschrift Giro zu buchen bei Voranschlagsstelle/n ,70 rechnerisch sachlich Datum Schulleitung Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 15 von 21 Seiten

16 Muster 3 (Abhebung vom Girokonto auf Handkassa Transaktion) Verrechnungs- und Buchungsanweisung der Landesberufsschule Amstetten Journalnummer 21/22 Rechnungsnr. bzw. Kontoauszugsnr. 011/1 Datum Firma NÖ Hypo Bank Buchungstext Umbuchung von NÖ Hypo Bank / Handkassa Ausgaben Einnahmen Bar 300,-- Betrag übernommen: Unterschrift Giro 300,-- zu buchen bei Voranschlagsstelle/n U ,-- U ,-- rechnerisch sachlich Datum Schulleitung Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 16 von 21 Seiten

17 Muster 4 (Einzahlung auf das Girokonto von Handkassa Transaktion) Verrechnungs- und Buchungsanweisung der Landesberufsschule Amstetten Journalnummer 15/16 Rechnungsnr. bzw. Kontoauszugsnr. 009/1 Datum Firma LBS Amstetten Buchungstext Umbuchung von Handkassa / NÖ Hypo Bank Ausgaben Einnahmen Bar 600,-- Betrag übernommen: Unterschrift Giro 600,-- zu buchen bei Voranschlagsstelle/n U ,-- U ,-- rechnerisch sachlich Datum Schulleitung Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 17 von 21 Seiten

18 Muster 5 (Storno von Originalrechnung, 1. Schritt, Anhang einer Kopie der Originalrechnung!) Verrechnungs- und Buchungsanweisung der Landesberufsschule Amstetten Journalnummer 15 Rechnungsnr. bzw. Kontoauszugsnr Datum Firma Bürohandel Buchungstext Stk. Aktenhüllen Ausgaben Einnahmen Bar Betrag übernommen: Unterschrift Giro 120,-- zu buchen bei Voranschlagsstelle/n ,-- rechnerisch sachlich Datum Schulleitung Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 18 von 21 Seiten

19 Muster 6 (Buchung von Stornorechnung, 2. Schritt, Anhang einer Kopie der Originalrechnung!) Verrechnungs- und Buchungsanweisung der Landesberufsschule Amstetten Journalnummer 30 Rechnungsnr. bzw. Kontoauszugsnr Datum Firma Bürohandel Buchungstext Storno von Journalnr. 15; Stk. Aktenhüllen Ausgaben Einnahmen Bar Betrag übernommen: Unterschrift Giro zu buchen bei Voranschlagsstelle/n ,-- rechnerisch sachlich Datum Schulleitung Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 19 von 21 Seiten

20 Muster 7 (Neue/Korrekte Buchung von Originalrechnung, 3. Schritt, Anhang der Originalrechnung!) Verrechnungs- und Buchungsanweisung der Landesberufsschule Amstetten Journalnummer 31 Rechnungsnr. bzw. Kontoauszugsnr Datum Firma Bürohandel Buchungstext Stk. Aktenhüllen Ausgaben Einnahmen Bar Betrag übernommen: Unterschrift Giro 120,-- zu buchen bei Voranschlagsstelle/n ,-- rechnerisch sachlich Datum Schulleitung Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 20 von 21 Seiten

21 Muster 8 (Tagesabschluss / Cash Pooling) Verrechnungs- und Buchungsanweisung der Landesberufsschule Amstetten Journalnummer 20 Rechnungsnr. bzw. Kontoauszugsnr. 012/1 Datum Firma NÖ Hypo Bank Buchungstext Tagesabschluss vom Ausgaben Einnahmen Bar Betrag übernommen: Unterschrift Giro zu buchen bei Voranschlagsstelle/n 2056/ ,-- rechnerisch sachlich Datum Schulleitung Handbuch für YK und YD Verlagsprogramm Beilage 1 Seite 21 von 21 Seiten