HANDBUCH Q3 ZAHLUNGSVERKEHR STANDARD, ADVANCED, PROFI. Programm Version 2015 oder höher, ab Windows 98, NT, 2000, XP, Vista, 7, 8 oder höher

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1 HANDBCH Q3 ZAHLNGSVERKEHR STANDARD, ADVANCED, PROFI Programm Version 2015 oder höher, ab Windows 98, NT, 2000, XP, Vista, 7, 8 oder höher Handbuch Version Dieses Benutzerhandbuch darf ohne ausdrückliche Genehmigung der Q3 Software AG in keiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder vervielfältigt werden. Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel und Windows sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Q Haushalt, Q Buchhaltung, Q Faktura, Q Lohn, Q3 Zahlungsverkehr, Q Verein, Q Adress, Q Business sind Marken der Q3 Software AG. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber. Alle in Beispielen verwendeten Namen von Produkten, Vorgängen, Personen und Ereignissen sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Namen oder Ereignissen ist rein zufällig by Q3 Software AG, alle Rechte vorbehalten.

2 INHALTSVERZEICHNIS Einführung 3 Über dieses Handbuch 3 Grundlegende Bedienungselemente 4 Installation 8 Q3 Zahlungsverkehr installieren 8 Erster Programmstart 8 Lizenzierung 9 Q3 Zahlungsverkehr deinstallieren 9 Bedienungskonzept 10 Warum Q3 Zahlungsverkehr 10 Vorgehen 10 Stammdaten (Konfiguration) 11 Rechnungen/Zahlungen 11 Vergütungsaufträge 12 E-Banking (Bank) 12 E-Finance (PostFinance) 13 Bankenstamm 13 Journal 13 Schnittstelle zu Q Buchhaltung, Q Verein und Q Haushalt 13 Grundkurs 14 Lektion 1 Online-Hilfe 14 Lektion 2 Vorbereitungen 14 Lektion 3 Zahlungen erfassen 16 Lektion 4 Vergütungsauftrag 18 Lektion 5 Vergütungsprotokoll 19 Lektion 6 E-Banking (Filetransfer) 20 Lektion 7 Vergütungsauftrag 21 Lektion 8 Zahlungen als erledigt buchen 21 Lektion 9 Dauerauftrag (ab advanced) 22 Lektion 10 Adressen (ab profi) 23 Lektion 11 Daten sichern 24 Lektion 12 Neuanfang 24 Lektion 13 Integration in Q3 Buchhaltung, Q3 Haushalt, Q3 Verein 25 Tastaturtabelle 26 Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 2

3 EINFÜHRNG Über dieses Handbuch Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, schnell und ohne Kopfzerbrechen den Einstieg in das Programm Q3 Zahlungsverkehr zu finden. Für Detail-Informationen steht Ihnen im Programm eine umfassende Online-Hilfe zur Verfügung. Sie erreichen Sie jederzeit mit der Taste F1. Dieses Handbuch behandelt ausschliesslich Funktionen der standard Version. Mehr über die zusätzlichen Funktionen der advanced und profi Versionen erfahren Sie im Handbuch Quickstart (Tabellen pro Programm am Schluss des Handbuchs) oder direkt in der Programmhilfe (Taste F1). Wie Sie mit diesem Handbuch arbeiten Dieses Handbuch ist in verschiedene, voneinander unabhängige Kapitel unterteilt: Kapitel 1 Installation Kapitel 2 Bedienungskonzept Kapitel 3 Grundkurs Erstinstallation und Lizenzierung Arbeiten mit Q3 Zahlungsverkehr Üben mit Q3 Zahlungsverkehr Wir empfehlen Ihnen, Kapitel 2 gleich nach dieser Einführung durchzulesen. Der Grundkurs in Kapitel 3 ist der ideale Einstieg für weniger erfahrene Q Anwender. Für geübte Anwender und Anwenderinnen aber nicht unbedingt ein Muss. Ganz gleich, in welchem Kapitel Sie gerade lesen: Wenn Sie auf eine nklarheit stossen oder Ihnen ein Begriff fremd ist, so suchen Sie in der Online-Hilfe nach einem entsprechenden Stichwort. Verschiedene Schriftmerkmale helfen Ihnen, dieses Handbuch besser zu verstehen: Tasten sind mit eigenen Symbolen gestaltet. a bedeutet z.b. die A -Taste, die Kombination C+a weist Sie an, die Control -Taste zu halten, während Sie die A -Taste tippen. Nützliche Hinweise sind mit gekennzeichnet und zwischen zwei Linien gesetzt. Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 3

4 Menü- und Schaltflächenbefehle sind kursiv gesetzt: Beispiel: Datei+Neu, Installation Ok Wenn ein Ausdruck ein + enthält, weist er auf einen Menübefehl hin. Links vom + steht der Name des Menüs, rechts der Menüpunkt (z.b. weisst Bearbeiten+Sichern auf den Menüpunkt Sichern im Menu Bearbeiten hin). Bezeichnungen von Eingabefeldern... sind zwischen '...' gesetzt. Text, den Sie eintippen... ist zwischen... gesetzt. Wir wollen Sie mit diesem Handbuch beim Kennen lernen von Q3 Zahlungsverkehr optimal unterstützen. Wir freuen uns, wenn dies gelingt. Sollten Sie über ngereimtheiten stolpern oder eine gewünschte Information weder in diesem Handbuch noch in der Online-Hilfe finden, so sind wir Ihnen dankbar, wenn Sie uns darauf aufmerksam machen. Hinweise senden Sie bitte an Grundlegende Bedienungselemente Konzept und Design sind nebst der eigentlichen Funktionalität massgebend dafür verantwortlich, wie schnell sich der Mensch in eine Software ein arbeiten und wie effizient diese im Alltag genutzt werden kann. Wir haben deshalb diesen beiden Punkten besondere Beachtung geschenkt. Q3 Zahlungsverkehr ist ein Windows-Programm. Die Handhabung der einzelnen Bedienungselemente (Menü, Eingabefelder usw.) entspricht dem allgemeinen Windows-Standard und wird hier nicht im Detail erklärt. Das Programmfenster Gleich nach Programmstart erscheint das Programmfenster mit der Menüleiste und der Symbolleiste (kleine Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf Menüfunktionen). Das Programmfenster hat keine zusätzliche Funktion: Arbeiten werden Sie immer in Arbeits- und Dialogfenstern. Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 4

5 Die Menüleiste Der Menüleiste ist die Schaltzentrale des Programms. Jedes Menü übernimmt dabei eine andere Funktion. Das Menü Datei dient dem Zugriff auf eine ganze Datei. Meist kommen die Datei-Menüpunkte in einem Arbeitsfenster in Zusammenhang mit der Liste zum Einsatz. Das Menü Bearbeiten... bezieht sich auf einzelne Elemente (Datensätze) einer Datei. Sie werden schnell merken, dass Sie die Funktionen im Bearbeiten-Menü am intensivsten von allen benutzen und deshalb sehr bald die rechts notierten Kurzwahltasten einsetzen werden. Das Menü Detail... enthält Funktionen, die sich ausschliesslich auf das aktuell offene Fenster beziehen (z.b. Detail+Vergütungsaufträge im Fenster Zahlungen). Das Menü Funktion... enthält alle Hauptfunktionen von Q3 Zahlungsverkehr. Das Menü Auswertung... enthält alle Auswertungen in Q3 Zahlungsverkehr (z.b. Journal). Das Menü?... führt zur Online-Hilfe und zur Registrierung. Das Quick-Menü... hilft, die Arbeitseffizienz zu erhöhen. Sie öffnen es mit der rechten Maustaste. Das Quick-Menü enthält die wichtigsten Menüpunkte der anderen Menüs. Die Symbolleiste... erleichtert den Zugriff auf häufig verwendete Menübefehle. Ist Ihnen die Bedeutung eines Symbols nicht geläufig, so setzen Sie einfach den Mauszeiger auf dieses Symbol und belassen ihn dort (kein Mausklick!). Es erscheint eine kurze Erklärung. Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 5

6 Das Arbeitsfenster dient dem Bearbeiten von Datensätzen in einer Datei (z.b. Zahlungen). Das folgende Bild zeigt stellvertretend das Arbeitsfenster Zahlungen, das wichtigste Arbeitsfenster in Q3 Zahlungsverkehr: Im oberen Bereich sehen Sie die Liste mit allen momentan verfügbaren Datensätzen (Zahlungen). Ist die Liste aktiv, erscheint ein Balken auf dem aktuellen Element. Sie können sich mit den Cursortasten oder der Maus in der Liste bewegen. Im unteren Bereich sehen Sie die Detailinformation zum gerade aktuellen Datensatz. Der untere Bereich ist gleichzeitig Eingabebereich für das Erfassen eines neuen oder das Ändern des aktuellen Datensatzes. Datei-, Bearbeiten- und Detail-Menü sind unabkömmliche Begleiter bei der Arbeit in einem Arbeitsfenster. Welche Menüpunkte aktiv sind, ist von Arbeitsfenster zu Arbeitsfenster unterschiedlich. Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 6

7 Das Dialogfenster... dient dem Erfassen von Feldern, die entweder für die nächste Aktion relevant sind oder aber Konfigurationscharakter haben. Das folgende Bild zeigt als Beispiel das Dialogfenster Suchen aus dem Menü Datei: Auch das Konfigurationsfenster (erster Programmstart) ist ein typisches Dialogfenster. Ebenso entspricht das Ändern oder die Neueingabe eines Datensatzes in einem Arbeitsfenster exakt der Bedienung in einem Dialogfenster. Wir werden hier deshalb in den Erklärungen keine nterscheidung machen. Zwei Bedienungselemente sind in Arbeits- und Dialogfenstern häufig anzutreffen: Die Feldauswahl: Ist ein Feld rechts mit einem Pfeil (nach oben oder unten) gekennzeichnet, so verbirgt sich dahinter eine Auswahl. Mittels Pfeiltaste oder Mausklick auf den Pfeil öffnen Sie die Auswahl. Mit E oder Mausdoppelklick wählen Sie den gewünschten Eintrag aus und schliessen die Auswahl wieder. Die Schaltfläche (Button): Eine Schaltfläche kann wie jedes andere Feld mit der T-Taste erreicht werden. Die Schaltfläche ist kein Eingabefeld, sondern ein Aktionsfeld: E oder Mausklick lösen die umschriebene Aktion aus. Wie im Arbeitsfenster sind auch im Dialogfenster die Menüs sehr wichtig allen voran das Bearbeiten-Menü. Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 7

8 INSTALLATION Q3 Zahlungsverkehr installieren Auf unserer Website finden Sie unter Downloads einen Link, um die aktuelle Version von Q3 Software zu installieren. Alle Programme der Q3 Software AG befinden sich im gleichen Setup-Programm. Nach Start des Setup- Programms können Sie wählen, welches Programm und welche Variante Sie installieren möchten. Wenn Sie über keinen Internet-Zugang verfügen, können Sie jedes Q3 Programm auch mit der CD Q3 Software installieren. Bitte beachten Sie, dass auf unserer Website meist eine aktuellere Version der Q3 Software verfügbar ist als auf der CD. Ist ein Q3 Programm einmal installiert, so können Sie jederzeit ein neues pdate direkt aus dem Programm heraus installieren, via Menü?+Q3 Info, Schaltfläche Auf pdate prüfen. Erster Programmstart Nach erfolgreicher Installation finden Sie im Start-Menü unter Programme den Eintrag Q Software und darunter den Eintrag Q3 Zahlungsverkehr. Hier starten Sie das Programm. Q3 Zahlungsverkehr teilt Ihnen mit, dass es zum ersten Mal gestartet worden ist und fragt Sie nach Ihrer Lizenznummer. Diese Nummer finden Sie auf dem beiliegenden Lizenzschreiben. Sobald Sie die gültige Lizenznummer mit OK bestätigt haben, ist das Programm betriebsbereit. Im nächsten Schritt werden Sie nun die Konfigurationsdaten Ihrer Buchhaltung festlegen (Eröffnungsdatum usw.). Beachten Sie dazu Kapitel 3 (Grundkurs). Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 8

9 Lizenzierung Q3 Zahlungsverkehr ist mit einem ausgeklügelten Lizenzierungsmechanismus ausgestattet. Anhand der Lizenznummer erkennt Q3 Zahlungsverkehr, welche Variante Sie erworben haben. Bei einem allfälligen pgrade auf eine höhere Variante genügt es deshalb, dem Programm die Lizenznummern der höheren Variante im Lizenzfenster mitzuteilen. Eine Neuinstallation ist nicht nötig. Jede Lizenznummer ist eindeutig mit dem Besitzer verbunden. Legen Sie deshalb besonderen Wert darauf, dass Ihre persönliche Lizenznummer nicht in falsche Hände gerät. Die auf dem beiliegenden Lizenzschreiben vermerkte Lizenznummer berechtigt Sie, während 60 Tagen Q3 Zahlungsverkehr voll zu nutzen. So haben Sie genügend Zeit, sich bei uns offiziell zu registrieren. Sie erhalten danach umgehend einen Freischaltcode, der die unlimitierte Nutzung von Q3 Buchhaltung ermöglicht. Bewahren Sie sowohl die Lizenz- als auch den Freischaltcode gut auf. Sie werden die Nummern wieder benötigen, sobald Sie Q3 Zahlungsverkehr neu oder auf einem andern Computer installieren. Investitionsschutz Falls eine neuere Version von Q3 Zahlungsverkehr erhältlich ist, als die, die Sie erworben haben, so können wir Sie dank Ihrer Registrierung umgehend darüber informieren. So halten wir Sie immer auf dem neuesten Stand. Ausserdem sichern Sie sich mit der Registrierung Ihre Rechte auf zukünftige pgrades und pdates. Q3 Zahlungsverkehr deinstallieren Wenn Sie Ihren Computer verkaufen oder verschenken, sind Sie verpflichtet, Q3 Zahlungsverkehr zu deinstallieren. Damit Ihnen dieses Prozedere nicht unnötig Sorgen bereitet, nimmt Ihnen das SETP-Programm von Q3 Zahlungsverkehr diese Aufgabe vollständig ab. Vergewissern Sie sich, dass Q3 Zahlungsverkehr nicht gestartet ist Wählen Sie im Windows Start-Menü Einstellungen+ Systemsteuerung Wählen Sie den Eintrag Software Suchen Sie in der Liste Q3 Zahlungsverkehr und wählen Sie Hinzufügen/Entfernen Befolgen Sie anschliessend die Anweisungen des Deinstallationsprogramms. Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 9

10 BEDIENNGSKONZEPT Dieses Kapitel will Ihnen einen Überblick über Funktionalität und mfang von Q3 Zahlungsverkehr vermitteln. Auch finden Sie darin in groben Zügen, wie Sie die Arbeit mit dem Programm beginnen sollten. Mit diesem Kapitel legen Sie sich quasi das Fundament, um mit Q3 Zahlungsverkehr arbeiten zu können. Warum Q3 Zahlungsverkehr Q3 Zahlungsverkehr soll Ihnen helfen, einfach und mit wenig Zeitaufwand Ihre Zahlungen zu verwalten und auszulösen. Bequem und ohne online sein zu müssen erfassen Sie Ihre Zahlungen. Periodisch, z.b. Ende Monat, übergeben Sie Ihre Zahlungen als Auftrag Ihrer Bank oder der Post. Dies kann als schriftlicher Auftrag erfolgen. Einfacher geht es via E-Banking in Ihrer gewohnten mgebung (E-Banking Portal Ihrer Bank oder E-Finance PostFinance). Zusätzlich können Sie Ihre Zahlungen mit Kommentaren dokumentieren. Auch Jahre später finden Sie ohne Mühe heraus, wo Sie wann was bei wem gekauft haben, und wie viel Sie dafür bezahlt haben. Vorgehen Wenn Sie Q3 Zahlungsverkehr erstmals starten, liest das Programm automatisch eine Bankenstammdatei ein. Diese Datei enthält alle Adressen, Clearingnummern und Postkontonummern der Schweizer Banken. Der Zugriff auf diese Bankdaten wird Ihnen das eine oder andere Mal hilfreich sein, wenn Sie Zahlungen erfassen müssen, für die Sie keinen Einzahlungsschein vorliegen haben. Anschliessend erfassen Sie im Konfigurationsfenster Ihre Stammdaten, insbesondere Ihre Bank- oder Postverbindung. Diese Angaben können Sie auch später jederzeit ändern oder ergänzen. Nach erfolgreicher Installation und später bei jedem erneuten Programmstart öffnet Q3 Zahlungsverkehr das Hauptfenster, welche alle erfassten Rechnungen/Zahlungen als Liste anzeigt. Dieses Fenster bleibt offen, bis Sie das Programm verlassen. Im Allgemeinen werden Sie hier Rechnungen erfassen, die Sie bezahlen müssen. Es kann aber auch vorkommen, dass Sie eine reine Zahlung erfassen, z.b. für den Übertrag von einem Konto auf ein anderes, oder für eine Spendenzahlung. Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 10

11 Erstmals in der Anwendung, ist die Liste leer, da es noch keine erfassten Zahlungen gibt. Sie werden in diesem Fenster nun Zahlungen erfassen, die Sie tätigen müssen. Haben Sie alle zu zahlenden Rechnungen erfasst, werden Sie einen Vergütungsauftrag anlegen, und diesem die erfassten Zahlungen zuordnen. Danach werden Sie den Vergütungsauftrag entweder ausdrucken, unterschreiben und der Post oder Ihrer Bank zusenden. Oder aber Sie haben eine E-Banking Zugang, und übergeben den Auftrag als Datei (DTA bei Bank, EZAG bei Post) Ihrem E-Banking Portal. Selbstverständlich können Sie auch nur einen Teil der erfassten Zahlungen dem Vergütungsauftrag zuordnen, und die restlichen Zahlungen erst später aufgeben. Sobald Sie einen Auftrag zum Ausführen freigeben, werden die enthaltenen Zahlungen als bezahlt gekennzeichnet. Sie haben später jederzeit Zugriff auf diese erledigten Zahlungen, sei es, um Detailinformationen zu suchen, sei es, um eine erledigte Zahlung als Vorlage für eine neue zu benutzen. Mit der Zeit werden hunderte oder gar tausende von Zahlungen im Programm erfasst sein. Dies ist für Q3 Zahlungsverkehr überhaupt kein Problem es gibt keine Beschränkung bezüglich Anzahl Zahlungen. Viel mehr hilft Ihnen Q3 Zahlungsverkehr, bezahlte und in Vergessenheit geratene Zahlungen schnell wieder zu finden auch nach Jahren! Stammdaten (Konfiguration) Beim Programmstart oder später unter Hauptfunktionen+Konfiguration erfassen Sie Ihre Anschrift (Name und Adresse), sowie Ihre Bankverbindung oder Ihr Postkonto. Diese Angaben werden verwendet für gedruckte Vergütungsaufträge, wie auch für Vergütungsaufträge via E-Banking oder E-Finance (PostFinance). Rechnungen/Zahlungen Pro Zahlung müssen Sie Datum (Rechnungsdatum bei Rechnungen), Betrag und Anschrift (Name und Adresse) des Endbegünstigten erfassen. Als Endbegünstigte wird diejenige Person oder Firma bezeichnet, welche das Geld schlussendlich erhält. Häufig erfolgt eine Zahlung auf das Postkonto einer Bank oder ein ESR-Konto (bei Einzahlungsscheinen mit Referenznummern). Dann müssen Adresse der Bank ND des Endbegünstigten angegeben werden. Zusätzlich erfassen Sie die Kontonummer. Wenn Sie auf das Postkonto des Endbegünstigten einbezahlen, genügt das schon. Wenn eine Zahlung auf ein Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 11

12 Bankkonto erfolgt, ist meist zusätzlich die Bankanschrift (Name und Adresse) und die Clearingnummer der Bank erforderlich. Immer öfters ist auf einem Einzahlungsschein eine Referenznummer aufgedruckt. In diesem Fall müssen Sie nebst der Kontonummer nur noch diese Referenznummer eintippen. Das Programm erkennt anhand der Kontonummer, um was für eine Kontoart (Bank, Post, ESR) es sich handelt. Vergütungsaufträge Für das Freigeben von Zahlungen erfassen Sie Vergütungsaufträge. Pro Vergütungsauftrag legen Sie das Ausführungsdatum (Valuta) und einen Namen fest. Das Programm schlägt das Ausführungsdatum als Name vor. Sie können diesen Vorschlag übernehmen oder einen eigenen Namen wählen. Sobald Sie einen neu erfassten Vergütungsauftrag auswählen, wird er im Hauptfenster zuunterst angezeigt. Zusätzlich zum Namen werden das Ausführungsdatum, der Totalbetrag und die Anzahl der dem Vergütungsauftrag zugeordneten Zahlungen angezeigt. Nach der Wahl sind Totalbetrag und Anzahl Zahlungen natürlich noch null. Jetzt können Sie mit dem Auswahlbalken die zur Ausführung gelangenden Zahlungen dem Vergütungsauftrag zuordnen. Sobald Sie eine Zahlung dem Auftrag zugeordnet haben, erhöht sich der Totalbetrag des Vergütungsauftrags um den Betrag der neu zugeordneten Zahlung. Haben Sie alle Zahlungen, die Sie ausführen wollen, dem Vergütungsauftrag zugeordnet, so können Sie eine Zahlungsliste drucken. Diese zeigt alle Zahlungen und das Total des Vergütungsauftrags. Anschliessend können Sie entweder den Vergütungsauftrag drucken (um ihn unterschrieben per Post zu versenden), oder einen E-Banking Vergütungsauftrag als Datei erstellen lassen, den Sie dann via Ihrem E-Banking Portal freigeben können. E-Banking (Bank) Wenn Sie Ihre Zahlungen über ein Bankkonto vornehmen, so wird vom Programm eine DTA Datei als elektronischer Auftrag erstellt. Diese Datei können Sie im E- Banking Portal Ihrer Bank einlesen. Die enthaltenen Zahlungen werden sofort aufgelistet, und Sie können wenn nötig noch das Zahlungsdatum der einen oder andern Zahlung ändern. Meist ist der Menüpunk DTA Filetransfer in der Rubrik Zahlungen zu finden. Bei Fragen hilft Ihnen Ihre Bank sicher weiter. Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 12

13 Haben Sie noch keinen E-Banking Zugang zu Ihrem Bankkonto? Der Bankverkehr übers Internet ist heute sicherer als per Briefpost und kostet nichts. Fragen Sie Ihre Bank nach einem Zugang via Internet! E-Finance (PostFinance) Wenn Sie Ihre Zahlungen über ein Postkonto vornehmen, so wird vom Programm eine EZAG Datei als elektronischer Auftrag erstellt. Diese Datei können Sie im PostFinance Portal der Post einlesen. Die enthaltenen Zahlungen werden entgegengenommen, geprüft, und meist am nächsten Tag zur Ausführung freigegeben. Die EZAG Datei können Sie im PostFinance Portal im Menü Filetranfer mittels Menüpunkt Zahlungen EZAG abholen. Bei Fragen hilft Ihnen die Post sicher weiter. Haben Sie noch keinen E-Banking Zugang zu Ihrem Postkonto? Der Zahlungsverkehr übers Internet ist heute sicherer als per Briefpost und kostet nichts. Fragen Sie Ihren Berater bei der Post nach einen Zugang via Internet! Bankenstamm Oft müssen Sie für eine Zahlung auf ein Bankkonto entweder die Postkontonummer der Bank oder die Clearingnummer der Bank mit angeben. Fehlen Ihnen diese Nummern, so können Sie diese im Bankenstamm suchen und in die erfasste Zahlung übernehmen. Journal Das Journal ist Drehscheibe aller Funktionen in Q3 Zahlungsverkehr. Alle Zahlungen werden im Journal abgelegt, und jeder Auftrag und jede Auswertung wird anhand des Journals aufgerechnet. Schnittstelle zu Q Buchhaltung, Q Verein und Q Haushalt Mit Q3 Zahlungsverkehr erfassen Sie Ihre Zahlungen und können diese direkt via Vergütungsauftrag zur Vergütung freigeben. Arbeiten Sie mit Q Haushalt, Q Verein oder Q Buchhaltung, so können die erfassten Zahlungen direkt an dieses Programm übergeben werden. Ein doppeltes Erfassen entfällt! Sowohl bei Q Buchhaltung wie auch bei Q Verein und Q Haushalt lässt sich Q3 Zahlungsverkehr direkt einbinden. Sie können die Lizenznummer von Q3 Zahlungsverkehr in diesen Programmen zusätzlich zur Hauptlizenznummer miterfassen, und haben dann direkt Zugang zu allen Funktionen von Q3 Zahlungsverkehr, ohne dass Sie Q3 Zahlungsverkehr zusätzlich installieren müssen. Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 13

14 GRNDKRS Sie haben die Einführung in diesem Handbuch gelesen, Q3 Zahlungsverkehr installiert und haben sich mit dem Bedienungskonzept der Q Software vertraut gemacht. Starten Sie das Programm und erfassen Sie Ihre Personalien und Ihre Lizenznummer. Das Eingabefenster für die Erstinstallation (Eröffnungsdatum usw.) erscheint. Hier beginnt der Grundkurs. Lektion 1 Online-Hilfe Vor allem in der Einarbeitungsphase wird die Online-Hilfe für Sie eine treue Begleiterin sein. Nach dem ersten Programmstart erscheint das Fenster Erstinstallation. Wir möchten zu Beginn erfahren, wie wir das Programm später wieder verlassen können. Öffnen Sie mit! oder mit?+hilfe das Hilfe-Fenster Klicken Sie mit der Maus auf Suchen Tippen Sie beenden Klicken Sie mit der Maus auf Suche starten Es erscheint der Hilfetext Datei-Menü mit grün unterstrichenen Hinweisen. Einer davon heisst Programm verlassen. Wenn Sie den Mauszeiger über diesen Hinweis setzen, erscheint eine Hand. Somit verbirgt sich hinter diesem Begriff eine weitere Erklärung. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Programm verlassen Das Programm springt zum Hilfetext Programm verlassen. Hier finden wir die benötigte Information. Schliessen Sie das Hilfefenster Lektion 2 Vorbereitungen Da wir Q3 Zahlungsverkehr zum ersten Mal gestartet haben, bietet uns das Programm Gelegenheit, Konfigurationswerte zu erfassen. Diese können Sie später mit Datei+Konfiguration ändern. Bevor Sie einen Vergütungsauftrag erstellen können, müssen Sie Ihr Bankverbindung oder ihr Postkonto, und Ihre Anschrift erfassen. Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 14

15 Variante Postkonto Wählen Sie Postkonto im Feld Kontotyp Tippen Sie im Feld 'Kontonummer' (+T) Tippen Sie PostFinance Operations Center im Feld Poststelle und überspringen Sie das Feld Anschrift mit 2 x T Tippen Sie 3040 im ersten Feld Plz/Ort (+T) Da Q3 Zahlungsverkehr alle Orte der Schweiz mit ihren Postleitzahlen kennt, hat das Programm automatisch Bern im zweiten Feld eingesetzt. Variante Bankkonto Wählen Sie Bankkonto im Feld Kontotyp Tippen Sie CH im Feld 'Kontonummer' (+T) Da Q3 Zahlungsverkehr alle Banken der Schweiz kennt, ergänzt das Programm anhand der IBAN-Nummer (Kontonummer, die mit CH beginnen) die Clearingnummer und den Namen der Bank (hier: Migrosbank). Falls Sie noch eine alte Bankkontonummer haben (ohne CH ), so müssen Sie im Feld Clearingnummer die Clearingnummer Ihrer Bank eintippen. Wenn Sie diese nicht kennen, so können Sie mit Mausklick auf den Pfeil rechts dieses Feldes den Bankenstamm öffnen und Ihre Bank auswählen. Tippen Sie Postfach im Feld Adresse1 Tippen Sie 3001 im ersten Feld Plz/Ort (+T) Da Q3 Zahlungsverkehr alle Orte der Schweiz mit ihren Postleitzahlen kennt, hat das Programm automatisch Bern im zweiten Feld eingesetzt. Tippen https://banking.migrosbank.ch/cyberibis/identde.html ins Feld WWW (Bank) Diese Eingabe ist hilfreich, da Q3 Zahlungsverkehr nach dem Erstellen eines E- Banking Auftrags automatisch diese Internetseite aufruft. Bei unserem Beispiel handelt es sich um die Login-Seite des E-Banking Portals der Migrosbank. ********************* Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 15

16 Wenn Sie zusätzlich eines der Programme Q Haushalt, Q Buchhaltung oder Q Verein einsetzen, wird im nachfolgenden Feld Buchungskonto das Konto angezeigt, welches Sie in diesem Programm als Postkonto verwenden. Bitte beachten Sie die Programmhilfe Konfiguration im entsprechenden Programm. Tippen Sie nun Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihren Wohnort in die Felder im Bereich Stammdaten. Wählen Sie Installieren mit E oder Mausklick Die Anschrift wird benötigt für Vergütungsaufträge, und wird auch auf allen Auswertungen im Kopf angedruckt. Lektion 3 Zahlungen erfassen Nachdem die Installation abgeschlossen ist, erscheint das Hauptfenster von Zahlungsverkehr. Hier erfassen Sie Ihr Zahlungen. Im oberen Bereich des Fensters sehen Sie die Zahlungsliste eine komprimierte Form des Journals. Der untere Teil liefert Detailinformationen zu jeder Zahlung und dient als Erfassungsmaske zum Neuerfassen oder Ändern von Zahlungen. Da Sie noch keine Zahlung erfasst haben, ist die Zahlungsliste leer. Normalerweise erfassen Sie eine Zahlung anhand der Angaben auf einem orangen oder roten Einzahlungsschein. Je nach Typ des Einzahlungsscheins handelt es sich um eine Zahlung auf ein Postkonto (roter Einzahlungschein) oder ein ESR-Konto (oranger Einzahlungsschein). Bei der Einzahlung auf ein Postkonto gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder handelt es sich um das Postkonto des Endbegünstigten selbst, oder es handelt sich um das Postkonto einer Bank. Im letzteren Fall steht zusätzlich die Bankkontonummer des Endbegünstigten auf dem Einzahlungsschein. Allen Einzahlungsscheinen gemeinsam ist, das oberhalb des Betrages die Hauptkontonummer (Postkonto oder ESR-Konto) angedruckt ist. Zahlung auf ein Postkonto Als erstes wollen wir eine Zahlung auf ein Postkonto eines Endbegünstigten erfassen. Wir wollen Fr für den Clubbeitrag auf das Postkonto der Q3 Software AG einzahlen. Schliessen Sie alle Fenster, bis nur noch das Zahlungenfenster offen ist Wechseln Sie mit Bearbeiten+Neu in den Erfassungsmodus Tippen Sie im Feld 'Datum' und im Feld Betrag Tippen Sie Club-Beitrag 2009 für Q3 Zahlungsverkehr im Feld 'Hinweis' Tippen Sie Q3 Software AG im Feld 'Name' und 3011 im Feld 'Plz' (+T) Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 16

17 Q3 Zahlungsverkehr ergänzt wie gewohnt die Ortschaft Bern anhand der Postleitzahl. Tippen Sie im Feld 'Konto' und Club 2009 im Feld 'Mitteilung' Sichern Sie diese erste Zahlung mit Sichern Die neue Zahlung erscheint in der Zahlungsliste. Zahlung auf ein ESR-Konto Auf einem ESR-Einzahlungschein ist eine Referenznummer in einem dunkelorangefarbenen Kasten angedruckt. Diese Referenznummer ist eine eindeutige Kennzeichnung einer Rechnung des Rechnungsstellers. Es ist deshalb wichtig, dass die Referenznummer bei der Zahlung angegeben wird. Wir nehmen wiederum die Bezahlung des Club-Beitrags als Beispiel: Wechseln Sie mit Bearbeiten+Neu in den Erfassungsmodus Tippen Sie im Feld 'Datum' und im Feld Betrag Tippen Sie Club-Beitrag 2009 für Q3 Zahlungsverkehr im Feld 'Hinweis' Tippen Sie Q3 Software AG im Feld 'Name' und 3011 im Feld 'Plz' (+T) Tippen Sie im Feld 'Konto' Das Programm registriert, dass es sich um eine ESR-Nummer handelt, und stellt das Eingabefeld Referenznummer bereit. Tippen Sie im Feld Referenznummer Sichern Sie diese erste Zahlung mit Sichern Die neue, zweite Zahlung erscheint in der Zahlungsliste. Da anhand der Referenznummer die Zahlung für den Rechnungssteller eindeutig ist, ist es nicht notwendig, eine Mitteilung zu erfassen. Zahlung auf ein Bankkonto Oft steht auf einem Einzahlungsschein als Konto des Endbegünstigten eine IBAN- Nummer (beginnt mit CH ). Diese Nummer enthält nebst der eigentlichen Kontonummer des Endbegünstigten zusätzlich die Clearing-Nummer der Bank (eindeutige Identifikation der Bank), so dass nicht zwingend das Postkonto der Bank erfasst werden muss. Manchmal kommt es auch vor, dass kein Einzahlungsschein vorliegt, und Sie eine Zahlung anhand von Bankangaben machen müssen. Wir nehmen nochmals die Bezahlung des Club-Beitrags als Beispiel: Wechseln Sie mit Bearbeiten+Neu in den Erfassungsmodus Tippen Sie im Feld 'Datum' und im Feld Betrag Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 17

18 Tippen Sie Club-Beitrag 2009 für Q3 Zahlungsverkehr im Feld 'Hinweis' Tippen Sie Q3 Software AG im Feld 'Name' und 3011 im Feld 'Plz' (+T) Tippen Sie /02 im Feld 'Konto' Das Programm registriert, dass es sich um Bankkontonummer handelt, und stellt die Eingabefelder Clearing-Nr, Bankname und Plz/Ort bereit. Tippen Sie 8422 im Feld Clearing-Nr Das Programm registriert, dass es sich um die Migrosbank handelt, und setzt den Namen automatisch im Feld Bankname ein. Plz/Ort werden nicht eingesetzt, da die Migrosbank verschiedene Standorte in der Schweiz hat. Sie können zur Vervollständigung von Hand den Sitz Ihrer Bank nachtragen, es ist aber nicht zwingend nötig. Tippen Sie Club 2009 für Q3 Zahlungsverkehr im Feld 'Mitteilung' Sichern Sie die Zahlung mit Sichern Die neue, dritte Zahlung erscheint in der Zahlungsliste. Lektion 4 Vergütungsauftrag Damit Sie die erfassten Zahlungen mit Q3 Zahlungsverkehr vergüten können, müssen Sie diese einem Vergütungsauftrag zuordnen. Wählen Sie Zahlfunktionen+Vergütungsaufträge Im oberen Bereich des Fensters sehen Sie die Liste aller erfassten Vergütungsaufträge. Da Sie noch keinen Vergütungsauftrag erfasst haben, ist die Liste leer. Der untere Teil liefert Detailinformationen zu jedem Auftrag, z.b., wann der Auftrag ausgelöst werden soll. Wir erfassen den ersten Vergütungsauftrag: Wechseln Sie mit Bearbeiten+Neu in den Erfassungsmodus Tippen Sie Erster Auftrag im Feld 'Identifikation Vergütungsauftrag Sie können den Namen jedes Auftrags beliebig wählen. Eine gängige Methode ist es, den aktuellen Monat einzubeziehen, z.b. Zahlungen Juni Tippen Sie im Feld 'per gewünschtem Valuta' Wählen Sie Sichern Der erfasste Vergütungsauftrag erscheint oben in der Liste. Wir begnügen uns mit diesem einen Auftrag. Mit Wählen aktivieren Sie den Vergütungsauftrag als aktiven Auftrag und schliessen das Fenster. Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 18

19 Der Vergütungsauftrag ist nun vorbereitet, aber noch leer. In der untersten Zeile des Hauptfensters erscheint links der Name des Auftrags ( Erster Auftrag ) und rechts das Total der in den Auftrag aufgenommenen Zahlungen. Wir haben noch keine Zahlung aufgenommen, also ist das Total noch 0. Bewegen Sie den Auswahlbalken auf die erste Zahlung (vom ) Wählen Sie 1 in Auftrag übernehmen Die 1 steht deshalb am Anfang des Textes, damit Sie mit A+1 bequem per Tastatur eine Zahlung in den Auftrag übernehmen können. Sie sehen, dass der Status der ersten Zahlung auf zu zahlen gewechselt hat. Auch hat die Anzeige unten rechts den Betrag der Zahlung (Fr ) als Total übernommen. Bewegen Sie den Auswahlbalken auf die zweite Zahlung (vom ) Wählen Sie 1 in Auftrag übernehmen Nun ist auch die zweite Zahlung in den Vergütungsauftrag aufgenommen, und das Total unten rechts beläuft sich neu auf Fr Lektion 5 Vergütungsprotokoll Zwei Zahlungen haben wir dem Vergütungsauftrag Erster Auftrag zugeordnet. Oft werden es in der Praxis mehr Zahlungen sein, und eine Liste der zugeteilten Zahlungen hilft, Ordnung zu behalten. Wählen Sie im Zahlungenfenster Zahlfunktionen+Vergütungsprotokoll Der aktuelle Auftrag Erster Auftrag wird im ersten Feld vorgegeben. Wählen Sie Vorschau Eine Liste mit den beiden Zahlungen erscheint. Zuunterst ist der Totalbetrag des Vergütungsauftrags angegeben. Schliessen Sie das Vorschaufenster und danach das Druckfenster Wir empfehlen Ihnen, für jeden Vergütungsauftrag ein solches Vergütungsprotokoll auszudrucken und im Bank- oder Postordner zusammen mit den Originalbelegen abzulegen. Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 19

20 Lektion 6 E-Banking (Filetransfer) Wenn Sie über einen E-Banking (Bank) oder einen E-Finance (Post) Zugang verfügen, so können Sie den Auftrag nun via Internet auslösen. Auch wenn Sie über keinen Zugang verfügen, können Sie diese Lektion des Grundkurses durcharbeiten. Wählen Sie Zahlfunktionen+Filetransfer (E-Banking / E-Finance) im Zahlungenfenster Wiederum wird der aktuelle Auftrag Erster Auftrag vorgegeben. Wählen Sie Erstellen Im Datenverzeichnis (z.b. C:\Programme\Q3 Zahlungsverkehr\Standard) wird nun eine Zahlungsdatei abgelegt, die Sie im E-Banking (Bank) oder im E-Finance (Post) Portal übernehmen können. Der Dateiname dieser Datei wird zusammengesetzt aus dem Namen des Auftrags und dem Auftragsdatum. Die Erweiterung der Datei ist.q3. Nun öffnet Q3 Zahlungsverkehr automatisch das Internet-Portal ihrer Bank oder der Post. Dort müssen Sie sich wie gewohnt anmelden. Sowohl beim Bankenportal wie auch bei PostFinance Portal ist im Menü Zahlungen die Funktion DTA Filetransfer (Bank) oder File Zahlungen EZAG (Post) vorhanden. Diese Funktion müssen Sie wählen, um die von Q3 Zahlungsverkehr erstellte Datei übermitteln zu können. Wenn Sie mehr über den Filetransfer zu Ihrer Bank oder zur PostFinance wissen möchten, so wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Ansprechpartner bei Ihrer Bank oder bei der Post.. Sobald Sie die Datei übermittelt haben, sollten Sie den Internet-Browser schliessen, und Q3 Zahlungsverkehr bestätigen, dass Sie die Datei übermittelt haben. Wählen Sie Dateitransfer abgeschlossen Nun löscht Q3 Zahlungsverkehr die Datei aus Sicherheitsgründen automatisch. Sollte der Transfer nicht geklappt haben, so können Sie erneut die Funktion Filetransfer aufrufen. Handbuch Q3 Zahlungsverkehr 20

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