Sparkassen-Finanzgruppe

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1 Sparkassen-Finanzgruppe

2 Inhaltsverzeichnis Seite Einführung...3 Installationsvoraussetzungen...4 SFirm-Installation...5 Kontoneuanlage mit dem PIN/TAN-Verfahren...6 Kontoneuanlage mit der HBCI-Chipkarte...7 Tägliches Arbeiten mit SFirm Zahlungen erfassen und übertragen, Kontoumsätze abholen Wichtige Verwaltungsfunktionen Empfängerdatenbank, Datensicherung, Online-Update, Weitere Zahlungsordner anlegen, Verwaltung eigener Konten Praktische Funktionen, die den Alltag erleichtern Kontoauszüge suchen/automatisch abrufen, Fremddateien versenden, Verwendungszwecke speichern, Sicherungsdateien aufrufen/erneut senden Einführung SFirm ist eine Onlinebanking-Software, die speziell auf die Bedürfnisse von Geschäftskunden zugeschnitten ist. Dabei wird die Funktionsvielfalt, Übersichtlichkeit und Schnelligkeit mit vielen Jahren Praxiseinsatz verbunden. Es ist für den Einsatz in großen Netzwerken genauso konzipiert, wie für die Installation auf Stand-Alone-Systemen. SFirm ist ein flexibles Programm und kann nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen mittels Bausteinkonzept individuell angepasst werden: SFirm unterstützt folgende Sicherheitsverfahren: chiptan, smstan, pushtan, HBCI-Chipkarte, HBCI-Sicherheitsdatei und EBICS. Mit SFirmBasis (SEPA) können SEPA-Überweisungen und -Lastschriften erstellt und zu Ihrer Bank übertragen werden. Die Verwaltung der Lastschriftsmandate und Hinterlegung der Gläubiger-ID ist ebenfalls möglich. Mit SFirmBasis (Ausland) erledigen Sie Auslands- und Fremdwährungszahlungen. Das Meldewesen wickeln Sie gemäß der Außenwirtschaftsverordnung ab. SFirmEnterprise bietet Ihnen zusätzliche Tools, z. B. Mandantenfähigkeit, SFirm Import, WebClient, SEPA File Checker usw., die Ihre Arbeit flexibler und komfortabler gestalten. SFirmDispo dient der Terminüberwachung und Disposition Ihrer Zahlungen. Import- und Export-Akkreditive können mit SFirm-TradeFinance nach international gültigen Standards ausgeführt werden. Mit SFirm-Cash/Cash2 können Sie die Liquidität in Ihrem Unternehmen einfach und übersichtlich steuern. Mit dem Onlineupdate-Modul bleibt Ihr Programm immer auf dem neuesten Stand. Über Ihren Internet-Browser können Sie schnell und einfach weitere Online-Dienste Ihrer Bank in Anspruch zu nehmen. Welchen Funktionsumfang Ihre SFirm-Version bietet, sehen Sie zu Beginn der Installa- tion oder bei gestartetem Programm über das -Symbol. Stand: 05/2014 In diesem Booklet wird ausschließlich die Installation und Konfiguration des Moduls Zahlungsverkehr mit PIN/TAN bzw. HBCI-Chipkarte beschrieben. 2 3

3 1. Hardwareanforderungen: Installationsvoraussetzungen 32-Bit (x86)- oder 64-Bit (x64)-prozessor 1,6 GHz 1 GB Arbeitsspeicher Ca. 2 GB freien Festplattenspeicherplatz CD-ROM Laufwerk und ein bereits installierter Drucker 2. Softwareanforderungen: Betriebssystem Windows, Vista, 7 (32/64 Bit), 8 und 8.1. Zum Einsatz unter Terminalserverumgebungen wenden Sie sich an den electronic-banking Berater Ihrer Sparkasse oder die SFirm-Hotline. Ferner wird der Internet Explorer ab Version 8.0 benötigt. Zur Installation sind Administrationsrechte erforderlich. Grundsätzlich werden immer die aktuellsten Windows Service-Packs und Updates vorausgesetzt. 3. Anforderungen für die Datenfernübertragung (DFÜ): Datenträgeraustausch: Sollten Sie mit SFirm am Datenträgeraustauschverfahren teilnehmen, sind keine weiteren Anforderungen zu beachten. HBCI mit PIN/TAN: Sie benötigen einen Internetzugang (beliebiger Provider) über ein lokales DFÜ-Netzwerk oder über das LAN. HBCI mit Chipkarte: Hier benötigen Sie ebenfalls einen Internetzugang und einen angeschlossenen und installierten Chipkartenleser. Aus Sicherheitsgründen wird ein Leser der Klasse 3 mit eigener Tastatur empfohlen. EBICS: Für EBICS wird ein beliebiger Internetzugang, ein DFÜ-Netzwerk oder LAN benötigt. Adobe Reader: ab Version 7.0 zur Anzeige der Onlinehilfe (F1) in SFirm. 4. Installation im Netzwerk: Soll SFirm im Netzwerk auf mehreren Arbeitsstationen installiert werden, muss der Laufwerksbuchstabe für das Datenbankverzeichnis auf allen PC s identisch sein. Danach wird auf jedem Client die Installation durchgeführt. Gerne steht Ihnen Ihr electronic-banking Berater für weitere Informationen zur Verfügung. SFirm-Installation 1. Nach Einlegen der CD sollte das Installationsprogramm automatisch aufgerufen werden. Falls nicht, starten Sie die Datei Setup.exe von Ihrem Installationsmedium. Doppelklick auf diese Datei und der InstallShield Wizard startet. 2. Bitte befolgen Sie die Installationsanweisungen und beachten Sie, dass der Installationsvorgang einige Minuten dauern kann. Zum Abschluss setzen Sie das Häkchen bei SFirm starten und klicken auf <Fertigstellen>. 3. Nach dem Programmstart erscheint das Fenster zur Lizensierung der Software. Haben Sie von Ihrer Sparkasse einen Lizenzschlüssel oder eine Paketkennung erhalten, wählen Sie diese Möglichkeit aus, tragen die Daten ein und klicken auf <Weiter>. Die Lizenzinformationen werden überprüft und Ihnen angezeigt. Nun klicken Sie auf <SFirm neu starten>. Alternativ können Sie eine 60-Tage-Demoversion nutzen. 4. Nach dem Neustart melden Sie sich bitte mit SFIRM und Kennwort sfirm an. 5. Anschließend aktivieren Sie die Übertragungswege. Aufgrund des Programmumfangs beschreiben die nachfolgenden Kapitel die wichtigsten Schritte zur Einrichtung und Bedienung der Software. Für detaillierte Informationen zum Programm verweisen wir auf die Onlinehilfe bzw. den electronic-banking Berater Ihrer Sparkasse. Auf der CD finden Sie das Kundenhandbuch im PDF-Format. 4 5

4 SFirm einrichten für das PIN/TAN-Verfahren 1. SFirm Benutzer einrichten: Bitte klicken Sie auf hier, Sie gelangen direkt in die Benutzerverwaltung um neue Benutzer anzulegen und mit den gewünschten Rechten auszustatten. Falls Sie mit dem Standardbenutzer SFirm arbeiten möchten, wechseln Sie per hier zur Passwortänderung. 2. Auf den Hinweis, dass noch kein Auftraggeber erfasst ist, geben Sie nach entspr. Klick zur Neuanlage, im folgenden Dialog die erforderlichen Informationen an. Hier ist ebenfalls die Datenübernahme aus einer Vorgängerversion möglich bzw. die Wiederherstellung einer Datensicherung. 3. Danach wechseln Sie in das Register Bankkonten am oberen Rand des eben ausgefüllten Fensters. Dort können Sie mit <Neu> Ihr Konto anlegen. 4. Erfassen Sie BLZ und Kontonummer, alle weiteren Angaben werden automatisch ergänzt. Wählen Sie die Kontoart und klicken Sie auf <Weiter>. 5. Als DFÜ-Weg wählen Sie das Verfahren HBCI aus und klicken auf <Weiter>. Nun setzen Sie den Punkt bei HBCI mit PIN und TAN und bestätigen mit <OK>. Bei HBCI mit PIN/TAN erfolgt die Anmeldung am Bankrechner mit der Legitimations-ID des HBCI-Zugangs. Wählen Sie HBCI-Anmeldedaten selber eintragen und tragen Sie Ihre Legitimations-ID ein. SFirm stellt nun den Kontakt zum Kreditinstitut her, um die aktuellen Daten abzuholen. Bitte mit <OK> bestätigen. Zur Authentifizierung geben Sie die PIN ein und starten den Transfer mit <OK>. 6. Fügen Sie das Konto auf der nächsten Seite mittels Häkchen dem Rundruf hinzu und klicken auf <Fertigstellen>. Existieren weitere Konten für den Auftraggeber, weist SFirm Sie im nächsten Fenster darauf hin. Sollen diese Konten angelegt werden, klicken Sie bitte auf <Ja>. Das Fenster Neue Rundrufdefinition anlegen öffnet sich. Wählen Sie Kontoumsätze im Drop-Down-Menü Auftragsart, die Bezeichnung ist frei wählbar. Anschließend legen Sie noch den Ausführungsrhythmus fest und klicken auf <Weiter> und <Konfigurieren> und wählen Sie den Benutzer aus. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit <OK> und <Speichern>. Beenden Sie nun mit die Anlage dieses Kontos/Auftraggebers. 7. Mit <Neu> können Sie weitere Konten, auch von anderen Banken, anlegen. SFirm einrichten für die HBCI-Chipkarte Die Punkte 1-3 entnehmen Sie bitte der Seite df dk 3. df 4. Klicken Sie als Erstes auf die Schaltfläche <Chipkarte lesen>. Sollte auf Ihrer HBCI- Karte bereits ein Mediumeintrag für die entsprechende Bank vorhanden sein, übernehmen Sie diesen mit <Selektierte Daten übernehmen>. 5. Falls nicht legen Sie bitte mit <Neu> einen solchen an. Sie werden dann zur Eingabe verschiedener Daten aufgefordert, die Sie von Ihrer Bank zusammen mit der HBCI-Karte und der PIN erhalten haben. Nach Erfassung von BLZ, Bankname, Kennung (Kunden-Id = Kennung) und IP-Adresse/URL bestätigen Sie bitte mit <OK>. Nach Eingabe der HBCI-PIN werden die Daten auf der Karte gespeichert. 6. Die eben erfasste Bank steht nun in der Tabelle. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Selektierte Daten übernehmen>. Die Frage Möchten Sie den Zugang mit der Bank synchronisieren? Kontodaten von der Bank anfordern? beantworten Sie mit <Ja>. Nun wird eine Verbindung hergestellt. 7. Nach Abschluss des Übertragungsvorgangs wählen Sie aus der Liste bitte das gewünschte Konto und bestätigen Sie mit <OK>. 8. Gehen Sie dreimal auf <Weiter>, nehmen Sie das Konto mittels des Häkchens in den Rundruf auf und klicken Sie auf <Fertigstellen>. Weitere Infos zur Rundrufdefinition finden Sie auf Seite 6 Punkt Wollen Sie weitere Konten anlegen, klicken Sie auf <Neu> - <HBCI-BANKEN> und dann auf <Konten>, um das entsprechende Konto zu übernehmen. 10. Sind alle Konten angelegt, speichern Sie bitte mit ab. Mit können Sie weitere Auftraggeber anlegen. 6 7

5 Das tägliche Arbeiten mit SFirm Dieses Kapitel beschäftigt sich mit der Bedienung und den Grundfunktionen von SFirm, also dem Erfassen und Versenden von Zahlungen und dem Abholen von Kontoinformationen. Den Grundfunktionen sind dabei Symbole zum schnellen und einfachen Auffinden zugeordnet. 1. Neue Zahlung erfassen: Nach Aufruf des Symbols erscheint das Auswahlfenster für die Zahlungsart bzw. den Bestand. Füllen Sie das nun erscheinende Überweisungsformular vollständig aus. Mit der Tabulator-Taste können Sie von Feld zu Feld springen. Achtung: Aufgrund der BIC wird der Bankname automatisch eingefügt. Schreiben Sie den Betrag immer links in das Feld Rechnungsbetrag. Falls Sie Skonto angeben, wird dieser automatisch berechnet. Mit wird die Zahlung gespeichert. Mit können Sie eine neue Zahlung eingeben. 2. Weitere Funktionen: Haben Sie einen Empfänger bereits erfasst, können Sie ihn über aufrufen. Zahlungen die regelmäßig ausgeführt werden, können über Zahlungsrhythmus verwaltet werden. Soll die Überweisung für einen späteren Zeitpunkt vorgemerkt werden, können Sie das Datum einstellen. Kontonummer und BLZ werden in IBAN und BIC umgewandelt. Mehrere Rechnungen an den gleichen Empfänger können über den Taschenrechner erfasst werden. Wenn Sie den Betrag mit einem Minuszeichen erfassen können Sie auch Gutschriften verrechnen. Kontoinhaber bzw. Konto können je Zahlung eingestellt werden. Lohn-/Gehalts- und VL-Zahlungen können ebenfalls erledigt werden. Bereits erfasste Zahlungen können mit wieder aufgerufen und geändert bzw. Mit gelöscht werden. Für ein leeres Formular zum Erfas- sen der nächsten Zahlung drücken Sie. Mit Datei - Schließen beenden Sie die Erfassung. 8 9

6 3. Ausführen von Zahlungen: Die gespeicherten Zahlungen werden in folgendem Bereich der SFirm-Haupt/- Übersichtsmaske angezeigt: Diese können dann mit dem Ausgabe-Symbol versendet oder mit Doppelklick auch noch geändert oder gelöscht werden. Anschließend erscheint das Übersichtsfenster mit der Versandart: Mit <Ausgabe> gelangen Sie in das eigentliche Versand-Fenster, welches für jedes unterschiedliche Konto, von dem die Zahlungen transferiert werden, einmal erscheint. Bei Bedarf geben Sie einen Ausführungstermin an und bestätigen mit <OK>. Sollte dort anstatt <Ausgabe> <Freigabe> stehen, beachten Sie bitte das Kapitel Wichtige Verwaltungsfunktionen auf Seite 12/3. Optionen. Mit dem Button <Ausführen> erfolgt der eigentliche Sendevorgang bei dem Sie je nach Art der DFÜ zur Eingabe der PIN und TAN oder zum Einstecken der HBCI- Karte und PIN-Eingabe aufgefordert werden. Bei der Frage Möchten Sie noch weitere Aufträge erzeugen?, wählen Sie <Nein>. Es sei denn, Sie möchten noch weitere Zahlung versenden. Nach erfolgreicher Übertragung erhalten Sie das Ausgabeprotokoll, das alle Zahlungen enthält und für Ihre Unterlagen bestimmt ist. 4. Aktualisieren der Kontostände und Kontoumsätze: Mit dem Kontorundruf können Sie für alle Konten die aktuellsten Umsätze abfragen. Klicken Sie auf das Rundrufsymbound mit einem Klick auf das Ausführensymbol startet der Rundruf. Nach Beenden des Onlinevorgangs wurden die Konten aktualisiert und sie können mit in der Symbolleiste oder über den Menübaum die Kontoinformationen aufrufen. 5. Wenn die Übertragung nicht funktioniert: Über den Menüpunkt Auswertungen - Protokolle kann der Grund für einen Fehler ermittelt werden. Überprüfen Sie das HBCI-Protokoll. Online-Aufträge, welche nicht einwandfrei ausgeführt wurden, sind unter Übertragungen gespeichert. Die Aufträge unterteilen sich in die rechts abgebildeten Unterordner. Je nach Art der Übertragung sehen Sie dort den Auftrag. Mit Rechtsklick der Maustaste können Sie den Auftrag erneut senden. Um die Datenbank klein zu halten, empfehlen wir folgende Einstellungen im Wartungscenter-Einstellungen-Allgemein vorzunehmen

7 Wichtige Verwaltungsfunktionen 1. Gespeicherte Empfänger ändern: SFirm speichert jeden Empfänger automatisch ab. Um diese Daten zu korrigieren, zu ergänzen oder zu löschen, klicken Sie den Punkt Stammdaten und anschließend auf Empfänger/Kunden. Daraufhin erscheinen auf der rechten Seite alle bereits gespeicherten Empfänger. Durch einen Doppelklick können diese geändert, mit gespeichert, mit gelöscht werden. 2. Verwaltung der eigenen Konten: Ihre eigenen Konten finden Sie unter Stammdaten/Auftraggeber. Bereits existierende Auftraggeber, können Sie mit einem Doppelklick öffnen und bearbeiten. Möchten Sie einen neuen Auftraggeber anlegen, klicken Sie den Button <Neu>. 3. Optionen: Im Menüpunkt Wartungscenter-Einstellungen empfehlen wir die Einstellungen: Im Register Kontoinformationen: Setzen Sie das Häkchen bei Tagesauszüge anzeigen um die Kontoumsätze tageweise zusammenzufassen. Im Register Kontoinformationen: Mit dem Häkchen Kontoauszüge löschen älter als bestimmen Sie wie lange die Kontoumsätze gespeichert werden. Verändern Sie den Zeitraum nach Ihren Wünschen. Im Register Kontoinformationen: Das Häkchen bei immer alle Konten im Ordner Rundruf markieren. Hierdurch werden stets die Auszüge aller Konten abgeholt, so dass kein Konto übersehen werden kann. Im Register Administrator(1): Entfernen Sie das Häkchen bei Freigabeverfahren aktivieren, wenn kein Freigabeverfahren benötigt wird. 4. Weitere Zahlungsordner: Über einen Rechtsklick auf Zahlungsverkehr können Sie über die Auswahl Neuer Ordner gesonderte Zahlungsordner, z. B. für Gehälter, anlegen. Beachten Sie im nachfolgenden Fenster die Elemente, die der neue Ordner enthalten soll (treffen Sie über das Drop-Down-Menü die entsprechende Auswahl) und vergeben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für den neuen Ordner. Im letzten Fenster schließlich können Sie noch vorgeben, für welche Auftraggeber und Konten der neue Ordner gedacht ist. Setzen Sie auch das Häkchen bei Wiederkehrende Zahlungen und Terminzahlungen erfassen. 5. Datensicherung: SFirm wird Sie regelmäßig erinnern eine Datensicherung durchzuführen (Einstellung unter Wartungscenter - Einstellungen - Administrator1 möglich). Sie können diese aber auch jederzeit manuell aufrufen. Gehen Sie dazu im Menü punkt Wartungscenter - Sicherung und wählen Sie ein Verzeichnis bzw. ein Laufwerk für die Sicherung aus. Auf die gleiche Weise können Sie auch gesicherte Daten wiederherstellen. 6. Online-Updates: SFirm bietet Ihnen die Möglichkeit per Online-Update immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Um ein Online-Update durchzuführen, müssen Sie dies lediglich unter dem Menüpunkt Wartungscenter- Programm-Update aufrufen

8 Praktische Funktionen, die den Alltag erleichtern 1. Kontoumsätze gezielt suchen: SFirm ermöglicht es Ihnen in den Kontoinformationen nach einzelnen Umsätzen zu suchen. Gehen Sie dazu in den Kontoinformationen auf das entsprechende Konto und geben Sie den Betrag bzw. das Suchkriterium rechts oben in das Feld Daten suchen ein. 2. Freigabe von Zahlungen bereitgestellt vom Service-Rechenzentrum. In SFirm können Sie Zahlungen freigeben, die Ihnen vom Steuerberater erstellt und an die Bank bereits übermittelt wurden. Die Funktion finden Sie unter Übertragungen SRZ-Dateifreigabe. Um die Zahlungen ins SFirm einzulesen, klicken Sie bitte auf abholen. Anschließend sehen Sie die übermittelten Daten und diese können nun wie gewohnt freigegeben werden. 1. Verwendungszwecke speichern: Unter Zahlungsverkehr - Verwendungszwecke können unter beliebigen Kürzeln Verwendungszweckpassagen gespeichert werden. Wird im Zahlungsformular das Kürzel angegeben, ersetzt SFirm dies mit der ausführlichen Bezeichnung. Mit Rechtsklick in das rechte Anzeigenfenster können über Neu die Kürzel angelegt werden. 2. Sicherungsdateien: Alle mit SFirm übertragenen Dateien werden im Archiv gespeichert und können dort eingesehen werden. Markieren Sie dazu den Punkt Archiv und dann Ausgang. Sie sehen auf der rechten Seite, nach Datum sortiert, die zuletzt gesendeten Zahlungen. Mittels Doppelklick oder können einzelne Dateien nochmals aufgerufen und über den Menüpunkt Datei gesendet werden. Das Ausgabeprotokoll bzw. die Begleitzettel erhalten Sie ebenfalls über diese Funktion. 3. Versand von Fremd-Dateien: Haben Sie eine Buchhaltungs-, Lohn- oder eine andere Software, welche Ihnen bereits fertige Zahlungsverkehrsdateien liefert? Dann können Sie mit SFirm diese direkt online versenden. Wählen Sie über den Button <Fremddateien> die Datei aus und bestätigen Sie mit <Öffnen>

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