Vom Einzug zur SEPA- Lastschrift

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1 Vom Einzug zur SEPA- Lastschrift Der Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen SEPA-Lastschrift für Vereine Stand Mai 2013 Seite 1

2 Vom Einzug zur SEPA- Lastschrift Inhaltsverzeichnis Pos. Inhalt Seite 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen nationalen Zahlverfahren 3 2. Pflicht zur Nutzung der SEPA-Lastschrift 3 3. Praktische Vorgehensweise anhand des Bürgerschützenvereinsvon Wie wird zukünftig belastet? 5 5. Welche Schritte sind vor Einholen der Mandate nötig? 6 6. Wie erstellt der Schützenverein gültige Mandate? 8 7. Wie können die Beiträge eingezogen werden? 11 Exkurs: Umstellung des Beitragseinzuges mit der Software SPG-Vereinder Verwalten von SEPA-Lastschriften mittels Online-Banking Ihre Checkliste über die Umstellung der Lastschriftverfahren Anhang 14 Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust oder die Beschädigung von Hardware oder Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler oder Zerstörungen sowie für Kosten; die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Inhalte der genannten Links obliegen deren Inhabern. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Seite 2

3 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen nationalen Zahlverfahren Über die Verordnung (EU) Nr. 260/2012 des Europäischen Parlaments vom 14. März 2012 wurden eine Reihe von sowohl technischen wie auch organisatorischen Abläufen für den Zahlungsverkehr zwischen Kunde und Kreditinstitut verpflichtend festgelegt. Insgesamt führt die Verordnung eine zeitlich gestaffelte Abschaltung der bisherigen innerdeutschen Zahlverfahren zugunsten der europaweit einheitlich geltenden Zahlverfahren (SEPA-Verfahren) durch. 2. Pflicht zur Nutzung der SEPA-Lastschrift Für die Einreicher von Lastschriftzahlungen (Zahlungsempfänger) bedeutet das konkret, dass ab dem weder Einzugsermächtigungen noch Abbuchungsaufträge mehr von der angenommen und durchgeführt werden dürfen. Auch eine Konvertierung Ihrer Lastschriftdateien ist uns leider nicht möglich, es fehlen in der nationalen Lastschriftdatei dazu nötige Informationen. Dieser Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen SEPA-Lastschriftgibt Ihnen Auskunft, welche Vorbereitungen Sie als Zahlungsempfänger treffen müssen und welche Unterstützung Ihnen Ihre dabei bietet, damit Sie auch nach dem Gelder per Lastschrift einziehen können. Weitere wichtige Dokumente zum Thema SEPA finden Sie im Anhang zum Herunterladen aus dem Internet. Grundlagen Bankverbindung auf Vereins-Schreiben IBAN / BIC / IBAN-Only BIC Die Zahlungsinstrumente der SEPA verwenden nicht die bisherigen Daten Bankleitzahl und Kontonummer, um eine Zahlung zu adressieren, sondern BIC und IBAN. Eine BIC ist sozusagen die internationale Bankleitzahl eines Kreditinstitutes. Die BIC werden verwaltet von der Swift, einer internationalen Bankenvereinigung. Seite 3

4 IBAN IBAN-Only Während eine Bankleitzahl immer eine 8-stellige Zahl ist, sind BIC entweder 8 oder 11 Stellen lang und enthalten sowohl Zahlen als auch Buchstaben. Die BIC der ist HELADEF1GER. Die letzten drei Stellen der BIC geben eine Filialnummer an. Wird diese nicht benötigt, so werden manchmal diese Stellen mit drei X ausgefüllt. Man trifft also verschiedene Schreibweisen an HELADEF1GER - WELADE3WXXX - Westmünsterland Die IBAN ist dementsprechend die internationale Kontonummer. IBAN-Nummernhaben je nach Land einen unterschiedlichen Aufbau und unterschiedlichelängen. Eine IBAN in Deutschland ist immer 22 Stellen lang und hat einen einheitlichen Aufbau. Bsp.: DE DE Das Konto wird in Deutschland geführt 67 Zweistellige Prüfziffer, wird errechnet Bankleitzahl der (8 Stellen) Kontonummer nationalrechtsbündig, immer 10 Stellen mit führenden Nullen Da in der deutschen IBAN immer auch die Bankleitzahl angegeben ist, ist es auch möglich, in einem Zahlungsauftrag nur die IBAN einzugeben bzw. den Empfänger der Zahlung nur nach seiner IBAN zu fragen. Wenn eine solche Zahlung nur mit einer Empfänger-IBANeingeht (IBAN-Only), steuert die vor Weiterleitung der Zahlung automatisch die richtigebic dazu und leitet den Auftrag dann weiter. Bei Nutzung dieses Verfahrens ist zu beachten: Vor dem ist die Angabe von IBAN und BIC immer nötig. Eine Zusteuerung der BIC findet noch nicht statt. Ab dem findet eine Zusteuerung der BIC statt, aber nur für innerdeutsche Aufträge. Bei SEPA-Zahlungenin andere Länder muss die EDV GmbH Empfänger- IBAN und BIC angeben. Erst ab dem entfällt die Angabe der BIC vollständig. Seite 4

5 3. Praktische Vorgehensweise anhand des Bürgerschützenvereins von 1830 Da in vielen Publikationen das Thema Umstellung auf SEPA-Lastschriftoft abstrakt dargestellt wird, erklären wir hier die Umstellung anhand eines konkreten Praxisbeispiels. Der fiktive Bürgerschützenverein von 1830 hat sein Vereinskonto bei der Gera- Greiz. Er belastet einen Teil seiner Mitglieder einmal im Jahr den Vereinsbeitrag. Es werden 500 Mitglieder per Einzugsermächtigungsverfahren belastet. 4. Wie wird zukünftig belastet? 4.1 Einzugsermächtigungsverfahren und SEPA-Basis-Lastschrift Bei dem Einzugsermächtigungsverfahren holt der Schützenverein (Zahlungsempfänger) von seinen Mitgliedern (Zahlungspflichtige) schriftliche Einzugsermächtigungen ein. Damit erlaubt das Vereinsmitglied dem Schützenverein, Geld von seinem Konto einzuziehen. Das Vereinsmitglied hat das Recht, einen solchen Einzug ohne Angabe weiterer Gründe wegen Widerspruch binnen 8 Wochen ab Belastung zurückgeben zu können. Der Nachfolger der Einzugsermächtigung ist die SEPA-Basis-Lastschrift. Auch hier muss der Schützenverein von seinen Mitgliedern eine Genehmigung schriftlich einholen. Diese Genehmigung wird Mandat genannt. Das Vereinsmitglied hat auch hier ein Rückgaberecht von 8 Wochen ab Belastung. Kann der Schützenverein kein gültiges Mandat für einen Einzug vorweisen, so kann das Mitglied bis zu 13 Monate nach Belastung Zahlungen zurückgeben. Die 500 Vereinsmitglieder, die per heute im Einzugsermächtigungsverfahren belastet werden, müssen auf das SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahrenumgestellt werden. Damit nicht von allen 500 Mitgliedern eine neue, schriftliche Genehmigung eingeholt werden muss, gibt es ein vereinfachtes Verfahren, mit dem man vorhandene Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandate umwandeln kann. Seite 5

6 5. Welche Schritte sind vor Einholen der Mandate nötig? 5.1 Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz Bevor die Umwandlung von Einzugsermächtigungen oder das Neueinholen von Mandaten in Angriff genommen werden kann, braucht der Verein eine Gläubiger- Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) und Mandatsreferenzen Die Gläubiger-Identifikationsnummer Bei jedem Lastschrift-Einzug muss der Schützenverein eine Gläubiger-IDmitsenden. Diese erscheint bei dem belasteten Vereinsmitglied zusätzlich zu den Verwendungszweckdaten im Kontoauszug. Die Gläubiger-ID dient der Identifizierung des Zahlungsempfängers. Die Gläubiger-IDbeantragt der Schützenverein kostenfrei über das Internet-Portal der Deutschen Bundesbank. Im Wesentlichen wird die Rechtsform angegeben, genaue Bezeichnung, Adresse, Ansprechpartner und . An diese -adresse wird dann die Gläubiger-ID von der Deutschen Bundesbank gesendet. Der Verein erhält von der Bundesbank eine Gläubiger-ID Die Mandatsreferenz Zu einem Mandat gehört neben der Gläubiger-IDauch die Mandatsreferenz. Während die Gläubiger-IDnur einmal für den Schützenverein beantragt wird, und somit auf jedem Mandat gleich bleibt, erhält jedes einzelne Vereinsmitglied seine eigene Mandatsreferenz. Die Referenz muss vom Schützenverein frei vergeben werden. Mandate ohne Mandatsreferenz sind nicht zulässig. Die Referenz kann eine Mitgliedsnummer sein oder eine fortlaufende Nummer. Gläubiger-IDund Mandatsreferenz erscheinen im Kontoauszug des Mitglieds. Jedes Mitglied des Vereines erhält eine eigene Mandatsreferenz. Seite 6

7 Will ein Vereinsmitglied eine Beitragsbelastung nach Ablauf der 8 Wochen zurückgeben, so wird der Verein von seiner nach einem gültigen Mandat gefragt. Der Verein muss dann anhand der Gläubiger-IDund der Mandatsreferenz das Mandat finden und vorzeigen können. Gelingt das nicht, ist die gehalten, das Geld dem Mitglied zu Lasten des Vereinskontos zu erstatten. Mandate muss der Verein daher mindestens 14 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug in der gesetzlich vorgeschriebenen Form vorhalten, auch wenn z.b. zwischenzeitlich ein Mitglied austritt Neue Vereinbarungen mit der Wenn die Gläubiger-IDbekannt ist, schließt der Schützenverein zunächst mit seiner neue Vereinbarungen für die Bearbeitung der SEPA-Einzugsaufträgeab. Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis- Lastschriften Die Gläubiger-ID wird dabei auch auf diesen Vereinbarungen eingetragen Checkliste vor Einholen der Mandate Der Schützenverein beantragt die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank vergibt für jedes zu belastende Mitglied eine Mandatsreferenz schließt neue Vereinbarungen mit der als kontoführende Stelle ab. Seite 7

8 6. Wie erstellt der Schützenverein gültige Mandate? 6.1 Von der Einzugsermächtigung zum SEPA-Basis-Mandat Jedes Mitglied, das bislang über den Lastschrifteinzug belastet wurde, muss über den Wechsel auf die SEPA-Basis-Lastschriftschriftlich informiert werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Information über den Kontoauszug des Mitgliedes Mit dem letzten Beitragseinzug über das alte Einzugsverfahren sendet der Verein jedem Mitglied eine Nachricht, dass zukünftig über das neue SEPA-Verfahren eingezogen wird. Dabei wird bei der Erfassung der Lastschriften neben dem üblichen Verwendungszweck z.b. Beitrag Schützenverein 2013 noch ein weiterer Text erfasst. Verwendungszweck in einer Lastschrift (max. 27 Zeichen pro Zeile) Zeile 1 Buergerschuetzen von 1830 Zeile 2 Jahresbeitrag 2013 Zeile 3 G-ID DE Zeile 4 M-Referenz <KU12345> Zeile 5 Wechsel SEPA Lastschrift Zeile 6 Erstmalig Zeile 7 Jaehrlicher Einzug Zeile 8 Betrag <xx> EUR Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Die Mitteilung von Betragshöhe, Belastungsrythmus(also jährlich, ½jährlich usw.) und erster Belastungstag im Kontoauszug des Mitgliedes gilt einmal als Benachrichtigung des Mitgliedes über den Wechsel auf SEPA und als Vorankündigung zukünftiger Belastungen. Eine dem Verein vorliegende Einzugsermächtigung wird damit in ein SEPA-Mandat gewandelt Information per Briefversand oder Übergabe: Lieber Schützenbruder <NAME>, zukünftig wird der Bürgerschützenverein von 1830 den Jahresbeitrag für Deine Mitgliedschaft über das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren einziehen. Seite 8

9 Unsere Gläubiger-ID lautet: Deine Mandatsreferenz lautet: DE <KU12345> Den Beitrag in Höhe von XX Euro belasten wir <jährlich> zum xx.xx., erstmalig zum <xx.xx.2014>. Mit freundlichen Grüßen Für den Vorstand: Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Wenn in dem Brief Betragshöhe, Belastungsrhythmus (also jährlich, ½jährlich usw.) und erster Belastungstag genannt wird, gilt der Brief gleichzeitig als Vorankündigung. Fehlen diese Werte, müssten alle betroffenen Mitglieder nochmals informiert werden. Die schriftliche Mitteilung ist vorgeschrieben, der postalische Versand nicht. Der Brief kann auch übergeben werden oder z.b. als Anlage dem Jahresbericht oder der Veranstaltungsübersicht für das Folgejahr beigelegt werden. Wichtig sind die persönliche Anrede und die Übergabe eines persönlichen Exemplars. Mit Übergabe oder Versand des Briefes gilt die Einzugsermächtigung als gewandelt. Eine Bestätigung des Mitgliedes ist nicht nötig. Die alte Einzugsermächtigung wird aber weiterhin vom Verein verwahrt. 6.2 Wandlung der Einzugsermächtigungen Der Schützenverein 6.3 Neue Mitglieder schreibt die 500 Einzugsermächtigungsmitglieder an und teilt Gläubiger-ID und Mandatsreferenz mit Ergänzt das Schreiben um die Information zur Vorankündigung (Betrag, Belastungstag, Rhythmus). Treten nach dem Wechsel auf SEPA neue Mitglieder ein, so überreicht der Verein dem Mitglied schriftlich ein neues SEPA-Mandatmit der Bitte, dieses im Original unterschrieben dem Verein wieder einzureichen. Seite 9

10 Auch diese Mandate bewahrt der Verein auf. Muster: SEPA-Lastschriftmandat Bürgerschützenverein von 1830, für den Vorstand, Schützenstrasse 1, Schützenhausen Gläubiger-ID: Mandatsreferenz: DE <KU12345> Ich ermächtige den Bürgerschützenverein von 1830, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitutan, die vom Bürgerschützenverein von 1830 auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vereinsmitglied: Vorname und Name Anschrift des Vereinsmitgliedes Kreditinstitut IBAN-Nummer BIC-Nummer Ort, Datum und Unterschrift (Mitglied) Lieber Schützenbruder <NAME>, zukünftig wird der Bürgerschützenverein von 1830 den Jahresbeitrag für Deine Mitgliedschaft über das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren einziehen. Den Beitrag in Höhe von XX Euro belasten wir <z.b. jährlich> am xx.xx., erstmalig zum <xx.xx.2014>. Mit freundlichen Grüßen Für den Vorstand: Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Seite 10

11 7. Wie können die Beiträge eingezogen werden? 7.1 Mandatsverwaltung Aus den nationalen Verfahren Einzugsermächtigung und Abbuchungsauftrag ist man gewohnt, nach Einholen der Vereinbarungen diese abzulegen und danach unabhängig davon seine Beitragseinzüge vorzunehmen. Bei den SEPA-Lastschrift-Verfahrenist das anders. Der Inhalt des Mandates wird bei jedem Einzug elektronisch mit übertragen, und die Werte innerhalb des Mandates sind sehr wichtig für einen korrekten Einzug. Die Mandate müssen mit verwaltet werden, so wie die Zahlungen auch Ablaufdatum SEPA-Mandatesind nicht unbegrenzt gültig. Wird ein Mandat 36 Monate lang nicht mehr angesprochen, also das Mitglied 36 Monate lang nicht belastet, so verfällt es. Das Sendedatum des Wandlungsschreibens ist der Beginn der Ablauffrist für das Mandat Erst-, Folge-, Letzteinzug Sendet der Schützenverein eine Lastschrift, so sendet er jedes Mal auch mit, obmit diesem Mandat zum ersten, letzten oder wiederholten Male eingezogen wird. Es ist wichtig, diese Werte korrekt bei der Erfassung der Lastschriften anzugeben, da es ansonsten zu Problemen bei der Ausführung der Belastungen kommen kann. 7.2 Einzug der Gelder Online-Banking oder Vereinsverwaltungssoftware SEPA-Lastschriftengibt es europaweit nicht auf Papier. Die Einzüge können ausschließlich elektronisch bei der Bank oder aufgeliefert werden. Um einerseits die elektronischen Datensätze erzeugen zu können und andererseits die oben genannte Mandatsverwaltung zu meistern, ist der Einsatz einer Online-Banking-oder Vereinsverwaltungssoftware unerlässlich. Die Datenumwandlung einer bisherigen Einzugsdatei oder der Export aus einer eigenen Datenbanktabelle in SEPA-Lastschriftenist extrem aufwändig. Seite 11

12 7.2.2 Fälligkeitsberechnung und Vorlagefristen SEPA-Basis-Lastschriftensendet der Verein immer nach 08:00 Uhr am 6. Bankarbeitstag vor dem gewünschten Belastungstag per Online-Banking. Grundsätzlich prüft die immer anhand der Mandatsinformationen und dem Sendedatum den Fälligkeitstag. Kann aufgrund einer verspäteten Einreichung der Ausführungstag nicht mehr eingehlaten werden, wird die Zahlung nicht ausgeführt. Eine Express-Lastschrift mit verkürzter Einreichungsfrist ist in Planung. Die Einführung ist für frühestens November 2013 geplant. Ggf. kann es bei dieser Eilzahlung dann zu erhöhten Kosten kommen. 7.3 Exkurs: Umstellung des Beitrageinzuges mit der Software SPG-Verein der Wie eine Umwandlung des Altbestandes in einer Vereinsverwaltungs-Software aussehen kann, zeigt sehr anschaulich der Leitfaden SPG-Verein-Leitfaden-SEPA zu unserer Vereinssoftware SPG Verein. Der Leitfaden ist über den Link direkt beim Programmhersteller abrufbar. 8. Verwalten von SEPA-Lastschriften mittels Online-Banking 8.1 SEPA-Sammellastschriften Über das Online-Banking-Angebot der können Sie Ihre SEPA-Einzüge komfortabel verwalten und ausführen Sammelbestand Einzüge können in Gruppen erfasst werden. Es lassen sich einzelne Zahlungen hinzufügen, ändern und löschen. Die fertige Gruppe (z.b. Quartal, Jahr, Sonderbeitrag Kinderfest ) können Sie entsprechend zu den Belastungsterminen ausführen. Seite 12

13 9. Ihre Checkliste über die Umstellung des Lastschriftverfahrens Tätigkeit erledigt Bestandsaufnahme im Verein Welche und wie viele Mitglieder werden belastet? Liegen Einzugsermächtigungen vor? (13 Monate Rückgaberecht) Mandatsidentifikation erstellen Beantragung Gläubiger-ID bei der Bundesbank Vergabe Mandatsreferenzen für jedes Mandat Vereinbarungen mit der treffen Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis- Lastschriften Korrespondenz mit den Mitgliedern durchführen Wandeln von Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandatedurch Anschreiben; Einholen neuer Mandate, wenn alte Einzugsermächtigungen fehlen Einzug der Gelder Organisatorische Maßnahmen treffen, um zukünftig richtig einzuziehen. Erst, Folge, Letzteinzug, Verfallsdaten, Banking-Software Beachtung der Vorlauffristen Online-Banking-Zugang zur Bearbeitung der Lastschriften vorhanden Seite 13

14 10. Anhang Ansprechpartner Für alle Fragen rund um die SEPA-Lastschriftsteht Ihnen Ihre persönliche Kundenberaterin bzw. Ihr Kundenberater zur Verfügung. Hotline der Telefon: 0365/ Telefax: 0365/ Download-Links SEPA_Account_Converter < Anleitung SEPA-Account-Converter < SEPA mit SFIRM < SPG-Verein-Leitfaden-SEPA < Seite 14