Anleitung SEPA-Lastschrifteinzug in der ebanking Business Edition

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1 Inhaltsverzeichnis 1 SEPA-Lastschriftvorlagen erstellen/importieren Seite 1.1 Datenimport aus einer CSV-Datei Datenimport aus einer DTA-Datei ( nur noch bis ) Manuelle Erfassung von SEPA-Lastschriftvorlagen mit IBAN und BIC Manuelle Erfassung von Lastschriftvorlagen mit Kontonummer, Bankleitzahl und Konvertierung in SEPA-Lastschrift-Vorlagen 09 2 SEPA-Lastschrift-Vorlagen bearbeiten 2.1 Änderung / Massenänderung Löschung Sicherung 16 3 Einzug von SEPA-Lastschriften 3.1 Erstellung einer SEPA-Sammellastschrift 3.2 SEPA-Sammellastschriften ausführen (Kontogutschrift) 3.3 Einreichung von selbsterstellten SEPA-Lastschriften-Datei über die (z. B. aus Vereinssoftware ohne Bankingmodul) Seite 1 von 25

2 Voraussetzungen: ü VR-NetKey/Alias mit PIN und aktivem TAN-Verfahren ü Freischaltung Ihres Kontos für die ü Freischaltung für das Lastschriftverfahren (Beantragung über den Berater) ü Gläubiger-ID (Beantragung über Dt. Bundesbank - Kopie an Ihren Berater) ü Sie haben mit uns eine SEPA-Inkassovereinbarung abgeschlossen (wird vom Berater nach Einreichung der Gläubiger-ID beauftragt) Für Rückfragen steht das EBL-Team unter der Tel.-Nr / oder via gerne zur Verfügung. Aufruf von (https://www.vrbank.de) Hier geben Sie Ihren VR-NetKey /Alias und den PIN ein dann auf Anmelden. Seite 2 von 25

3 SEPA-Lastschriftvorlagen erstellen/importieren 1.1 Datenimport aus einer CSV-Datei Vorbereitungsarbeiten Falls Sie bei uns den Service Dauerlastschrift genutzt haben, können wir Ihnen Ihren Dauerlastschriftbestand als CSV-Datei zur Verfügung stellen. Die Kontonummer/BLZ haben wir bereits in IBAN/BIC gewandelt. Dafür übernehmen wir jedoch keine Haftung und bitten Sie, die Daten zu prüfen. Diese Felder sollten Sie vor dem Einlesen anpassen. Diese CSV-Datei bitte beim Berater beantragen. Anpassung der Datei: Die Datei mit einem geeigneten Programm (z.b. Excel, OpenOffice Calc) öffnen, die gewünschten Änderungen vornehmen und danach die Datei wieder im CSV-Format mit Trennzeichen abspeichern. Pflichteingabe: Pflichteingabe: Gläubiger-ID in jeder Zeile. auch die Mandatsreferenznummer und das Unterschriftsdatum müssen gepflegt werden. Das Feld Unterschrieben am sollte von Ihnen mit dem Datum überschrieben werden, an dem Ihnen Ihre Mitglieder die Einzugsermächtigung erteilt haben bzw. mit dem Datum, an dem Sie Ihre Mitglieder von der Umstellung der Einzugsermächtigung auf das SEPA-Verfahren unterrichtet haben. Die Spalte Ausführungsart bitte leer lassen. In der Spalte Bezeichnung kann z.b. Nachname Vorname des Mitgliedes eingetragen werden. Gleichzeitig sollten Sie die Datei auf unzulässige Zeichen (z.b. Umlaute oder ein *) prüfen und diese Zeichen ändern, z.b. ein ü auf ue. Die Musterdatei (Kunden-Muster-SEPA-Lastschriftvorlagen-Import.csv ) mit den entsprechenden Feldern können wir gerne zur Verfügung stellen, Sie können dann die Felder mit den benötigten Daten versorgen und für den Import als Vorlagen verwenden. Seite 3 von 25

4 Über Lastschrift >> Lastschriftvorlagen auswählen Vorlagen importieren über Schaltfläche auswählen und OK drücken Seite 4 von 25

5 Durchsuchen auswählen und im Dateimanager den Speicherort der CSV-Datei auswählen. Danach den Button Importieren drücken. Hinweis: Die übernommenen Lastschriftvorlagen werden angezeigt, wenn diese fehlerlos übernommen werden. Sollten Fehler auftreten, wird darauf hingewiesen. In diesem Fall ist die Übernahmedatei nochmals zu bearbeiten und vor dem Einlesen wieder abzuspeichern Fehler können z.b. fehlende Daten, falsche/unzulässige Zeichen, wie ein Umlaut (Ä,Ü,Ö) sein. Die Spalte Ausführungsart sollte leer sein. Seite 5 von 25

6 1.2 Datenimport aus einer DTA-Datei ( nur bis zum ) Über Lastschrift >> Lastschriftvorlagen auswählen Durchsuchen auswählen und im Dateimanager den Speicherort der DTA-Datei auswählen. Danach den Button importieren drücken. Hinweis: Die übernommenen Lastschriftvorlagen werden angezeigt, wenn diese fehlerlos übernommen werden. Sollten Fehler auftreten, wird darauf hingewiesen. Seite 6 von 25

7 1.3 Manuelle Erfassung von SEPA-Lastschrift-Vorlagen Für wiederkehrende Lastschriften (z. B. Vereinsbeiträge) empfiehlt sich das Anlegen von Vorlagen. Für den Einzug von Vereinsbeiträgen erfassen Sie zunächst über Lastschrift Lastschriftvorlagen eine neue Vorlage pro Vereinsmitglied. Über Lastschrift >> Lastschriftvorlagen auswählen Hinweis ***** Falls Ihnen IBAN/BIC Ihrer Mitglieder nicht bekannt sind, können Sie unseren IBAN- Konverter nutzen. Download unter: Zugangsdaten BLZ : Passwort : hjztf7fdj2 (Schreibweise bitte beachten) ***** Als Lastschriftart SEPA-Basislastschrift auswählen Im Feld Bezeichnung sollte der Name des Mitglieds eingegeben werden. Außerdem sind die Felder Zahlungspflichtiger Kto. Nr. / IBAN, BLZ/BIC, Verwendungszweck, Mandatsreferenz (Empfehlung: Mitgliedsnummern verwenden) und Unterschrieben am (Datum des Mandats/Einzugsermächtigung/ Umwidmung) zu füllen. Seite 7 von 25

8 Eingaben prüfen mit Speichern abschließen Seite 8 von 25

9 1.4 Manuelle Erfassung von Lastschriftvorlagen mit Kontonummer / Bankleitzahl mit Konvertierung in SEPA-Lastschrift-Vorlagen Beim Einstieg wählen Sie nicht Neue SEPA-Vorlage sondern Neue Vorlage, um eine Vorlage mit Kontonummer und Bankleitzahl erfassen zu können. Erfassen Sie alle Felder der Lastschrift und schließen Sie die Eingabe mit Eingabe prüfen, wenn fehlerfrei beim Folgebildschirm mit Speichern ab. Seite 9 von 25

10 Wenn Sie alle Lastschriften erfasst haben, markieren Sie alle Vorlagen einzeln oder mit alle Einträge auswählen. Danach wählen Sie unten rechts in der Maske im Klappmenü Vorlagen durch Anklicken die Zeile Exportieren ins SEPA-Format. Seite 10 von 25

11 Seite 11 von 25

12 Danach wählen Sie am besten im Reiter über das Dreieck speichern unter aus und speichern die Datei mit OK an den gewünschten Speicherort. Seite 12 von 25

13 Danach wählen Sie am besten im Reiter über das Dreieck speichern unter aus und speichern die Datei mit OK an den gewünschten Speicherort Öffnen Sie die gespeicherte CSV-Datei (mit z. B. Microsoft Excel / OpenOffice Calc ) und ergänzen Sie die Spalten 1. Mandatsreferenz 2. Unterschrieben am 3. Glaeubiger ID Danach speichern Sie die Datei wieder als CSV-Datei mit Trennzeichen. Anschließend importieren Sie mit mit dem Menü importieren wie unter 1.1 Datenimport aus einer CSV-Datei beschrieben. Seite 13 von 25

14 SEPA-Lastschrift-Vorlagen ändern 2.1 Änderung/Massenänderung von Vorlagen Über Lastschrift >> Lastschriftvorlagen auswählen Falls Sie alle oder bestimmte Vorlagen ändern möchten z. B. weil sich der Vereinsbeitrag bzw. der Verwendungszweck ändert, ist dies ganz einfach per Massenänderung möglich. Markieren Sie zuerst entweder einzelne oder alle Vorlagen. Danach wählen Sie für die ausgewählten Vorlagen, welchen Wert (unten im Beispiel der Betrag) sie ändern möchten. Im Feld in Vorlagen ersetzen durch geben Sie den gewünschten neuen Wert ein und schließen die Eingabe mit dem Button OK ab. Danach erhalten Sie die Aufforderung die Massenänderung zu bestätigen. Seite 14 von 25

15 2.2 Löschen von Lastschrift-Vorlagen Über Lastschrift >> Lastschriftvorlagen auswählen Seite 15 von 25

16 2.3 Sicherungen von Vorlagen Sie sollten Ihre Vorlagen regelmäßig auf Ihrem PC oder einem USB-Stick sichern. Zuerst müssen Sie die gewünschten Vorlagen auswählen. Über den Button Auswahl aller Einträge können Sie alle Einträge auf einmal auswählen. Hinweis: Dies funktioniert nur bei gleichen Vorlagearten. Man kann nicht gleichzeitig SEPA- Lastschriften und andere Lastschriften zusammen sichern. In diesem Fall müssten beide Gruppen einzeln ausgewählt und gesichert werden. Zur Sicherung wählen Sie im Arbeitsbereich Lastschriftvorlagen im Feld über den Auswahlknopf die Funktion Exportieren aus und bestätigen mit OK. Danach können Sie den gewünschten Speicherort bestimmen. Seite 16 von 25

17 Einzug von SEPA-Lastschriften 3.1 SEPA-Sammellastschrift anlegen Nachdem Sie alle Vorlagen angelegt bzw. aktualisiert haben, müssen Sie für Ihren Beitragseinzug eine neue SEPA-Sammellastschrift anlegen. Bitte vergeben Sie dazu eine passende Kurzbezeichnung z. B. Beitragseinzug. Seite 17 von 25

18 Außerdem müssen Sie bei der SEPA-Lastschrift folgende Felder füllen: Art: Bei Vereinen immer SEPA Sammellastschrift Fälligkeitsdatum: Achtung Einreichungsfristen beachten!! (Datum muss 7 Tage in der Zukunft liegen bei erstmalig - bei wiederholend 3 Tage ) Ausführungsart: beim 1. Einzug erstmalig, später wiederholend Anschließend können Sie die angelegte Sammellastschrift über Neu / Ändern bearbeiten. Einzelposten hinzufügen Seite 18 von 25

19 Neue Daten eingeben oder über aus Vorlage übernehmen Seite 19 von 25

20 Seite 20 von 25

21 3.2 SEPA-Sammellastschrift ausführen Die gewünschte Bezeichnung auswählen, unter Aktionen den Punkt Ausführen anklicken Seite 21 von 25

22 Die erzeugte TAN eingeben und mit OK bestätigen. Seite 22 von 25

23 Die Information zur Übertragung mit Anzeige der verwendeten TAN werden angezeigt, haben Sie das 4-Augenprinzip ( Vollmachtstufe A-Vollmacht ) zur Ausführung muss ein zweiter Bevollmächtigter sich mit seinen Daten anmelden und in der Auftragsfreigabe die Zweitunterschrift leisten. Seite 23 von 25

24 3.4 Einreichung von selbsterstellten SEPA-Lastschriften-Datei über die ebanking Business Edition (z. B. aus Vereinssoftware ohne Bankingmodul) Um SEPA-Dateien, die Sie z. B. bereits in Ihrem Vereinsabrechnungsprogramm erstellt haben, an die Bank zu senden, wählen sie den Reiter Dateiverarbeitung / SEPA-Datei. Seite 24 von 25

25 Mit Datei übertragen können Sie die erstellte Datei einlesen, zur Ausführung an die Bank schicken und mit einer TAN bestätigen. Sofern die Datei fehlerlos ist, wird sie am Ausführungstag verbucht. Seite 25 von 25

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