Leitfaden zu SPG-Verein

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1 Single Euro Payment Area (SEPA)-Umstellung Leitfaden zu SPG-Verein Wichtiger Hinweis Bitte beachten Sie, dass die btacs GmbH alle Leitfäden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt hat, und diese der als Serviceleistung bereit gestellt werden. Abweichungen in den Darstellungen obliegen nicht der Verantwortung der. Ebenso wird keine Haftung für evtl. entstehende Schäden übernommen btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel

2 Die wichtigsten Daten zu SEPA im Überblick Kurzportrait Definition Die Single Euro Payments Area (SEPA) ersetzt ab 1. Februar 2014 die bisherigen nationalen Verfahren des Zahlungsverkehrs. SEPA ist ein einheitliches europäisches Zahlungssystem, welches einen schnelleren Geldfluss zwischen den europäischen Banken gewährleisten soll. Merkmal Ein wesentliches Merkmal der SEPA-Produkte ist die Verwendung der Internationalen Bankkontonummer (IBAN) und Bankleitzahl (BIC) für den Zahlungsverkehr. Diese löst Bankleitzahl und die Kontonummer ab. Diese Daten finden Sie ebenfalls auf Ihrem Kontoauszug. Leitfaden Diese Änderung muss in den meisten Onlinebanking-Programmen umgestellt werden, weshalb dieser Leitfaden erstellt wurde btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 2

3 Vor der SEPA-Umstellung Wichtiger Hinweis Wir empfehlen Ihnen dringend, vor Durchführung der Umstellung, eine Datensicherung durchzuführen btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 3

4 (3) SEPA-Lastschrift Wichtiger Hinweis Bevor Sie Ihr Onlinebanking-Programm für die Durchführung von SEPA-Lastschriften verwenden können, muss zunächst eine Gläubiger-ID beantragt und im Programm hinterlegt werden btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 4

5 SEPA-Umstellung: Gläubiger-ID hinterlegen 1a Hier sehen Sie die Übersicht Ihrer Vereinssoftware. Um SEPA- Zahlungen tätigen zu können müssen Sie zuerst die von der Bundesbank bereitgestellte Gläubiger-ID eintragen. Dazu klicken Sie auf Stammdaten. Anschließend gehen Sie auf den Reiter Stammdaten pflegen und danach Vereinsdaten pflegen btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 5

6 SEPA-Umstellung: Gläubiger-ID eintragen 1b Nun öffnet sich ein neues Fenster. Mit einem klick auf Bankverbindungen können Sie nun unter Gläubiger-ID Ihre persönliche ID eintragen btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 6

7 SEPA-Umstellung: (1) IBAN & BIC anpassen IBAN & BIC anpassen Nachdem Ihre Daten gesichert sind, können Sie mit der eigentlichen Umstellung beginnen. Dazu müssen die IBAN und die BIC in Ihren Kontodetails erfasst werden. Dies kann durch eine Massenänderung erfolgen btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 7

8 SEPA-Umstellung: Mandaten ändern 2a Um eine Massenänderung durchzuführen gehen Sie zuerst auf Mitglieder Änderungsdienst Massenänderungen btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 8

9 Massenänderung: IBAN/BIC Mitglieder 2b Unter Optionen sollten Sie den Haken aus Änderungen im Änderungsprotokoll dokumentieren entfernen. Anschließend klicken Sie auf den Reiter Feldauswahl btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 9

10 Mandatsreferenznummern Umdeutung 2c Nun wählen Sie die benötigten Inhalte die Sie ändern wollen. In diesem Fall ist es BIC aufbauen. Bestätigen Sie das anschließend aufpoppende Fenster mit Ja und bestätigen danach erneut mit Ok. Danach wird die Änderung für Ihre Mandanten durchgeführt. Bitte wiederholen Sie die Schritte 2a 2c für IBAN aufbauen, SEPA- Mandatsref. aufbauen und SEPA-Datum-Mandatsref. aufb.. Danach sind Ihre Mandanten umgestellt. Wiederholen Sie die Schritte für diese vier Inhalte btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 10

11 SEPA-Umstellung: (1) IBAN & BIC anpassen Lastschriften ändern Als letzten Schritt müssen Sie nun noch Ihre alten Lastschriften in SEPA-Lastschriften ändern. Dazu folgen Sie bitte den anschließenden Schritten btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 11

12 SEPA-Umstellung: Mandaten ändern 3a Um eine erneute Massenänderung durchzuführen gehen Sie auf Mitglieder Änderungsdienst Massenänderungen btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 12

13 Massenänderung: IBAN/BIC Mitglieder 3b Unter Optionen sollten Sie den Haken aus Änderungen im Änderungsprotokoll dokumentieren entfernen. Anschließend klicken Sie auf den Reiter Feldauswahl btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 13

14 SEPA-Lastschrift 3c Wählen Sie nun den Inhalt Zahl.Art `l` in `s` aendern. Bestätigen Sie wieder zwei mal mit Ok. Danach werden Ihre Mandaten automatisch umgestellt btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 14

15 Umdeutung von Einzugsermächtigungen 4a Es besteht die Pflicht, den Mitgliedern die Umdeutung auf das neue SEPA-Verfahren mitzuteilen. Dies können Sie entweder postalisch oder bei der Beitragserhebung über den Verwendungszweck tätigen. Dazu klicken Sie auf Beiträge Beitragsverfahren DTA/SEPA-Datei erstellen DTA-Datei. Es erscheint nebenstehendes Fenster btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 15

16 Umdeutung von Einzugsermächtigungen 4b Dies kann per Post erfolgen oder bei einem Ersteinzug nach der Umstellung über den Verwendungszweck. Dabei verwenden Sie zwei Verwendungszweckzeilen. Hier müssen Sie die neue Mandatsreferenz und die Gläubiger-ID mitteilen. Dies erfolgt mit einem Platzhalter je Zeile, <Mandatsref> und <Gläubiger-ID>. Ein kleiner Zusatztext zur Erklärung der angehängten Daten und des Zwecks ist sinnvoll. Weiterhin sollten Sie in der Maske bei Zahlungen mit gleicher Konto-Nr/BLZ zusammenfassen die Einstellung auf Nein setzen btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 16

17 SEPA-Lastschrift Umstellung erfolgt Nun haben Sie Ihre Mandaten erfolgreich SEPA-fähig gemacht. Sie können die Beiträge nun gewohnt über Beiträge Beitragsverfahren Beitragserhebung einziehen btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 17

18 Umdeutung von Einzugsermächtigungen 5 Nach der Beitragserhebung klicken Sie auf Beiträge Beitragsverfahren DTA- SEPA-Datei erstellen. Dabei öffnet sich nebenstehendes Fenster. Dies ist analog zu früherer DTA-Datei erstellen -Funktion aufgebaut. Bei der Erstausführung nach der Beitragserhebung müssen Sie darauf achten, dass sowohl Erst- als auch Folge-Lastschriften vorliegen können. Daher müssen Sie diesen Vorgang gegebenenfalls zweimal ausführen btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 18

19 Vielen Dank für Ihre Mitarbeit! Wichtiger Hinweis Ihr Programm hat nun alle aktuellen Daten, die zur Benutzung des neuen SEPA- Zahlungssystems benötigt werden. Zur Sicherheit bitten wir Sie, jetzt eine Verbindung zur aufzubauen. Sofern Sie die Software über Ihre erhalten haben, können Sie sich bei Fehlerhinweisen oder anderweitigen Problemen direkt mit Ihrer oder andernfalls mit der Hotline von SPG-Verein in Verbindung setzen btacs GmbH I Haßstraße 17I Kiel 19