Leitfaden SPG Verein, 2.9

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1 Leitfaden SPG Verein, 2.9 Ihre Ansprechpartner: Hotline-Electronic Banking, Telefon: 06341/ ServiceCenter, Telefon: 06341/ Postanschrift: Sparkasse Südliche Weinstraße in Landau Marie-Curie-Straße Landau

2 Inhaltsverzeichnis 1 Stammdatenpflege (Einrichtung /Änderung) Stammdatenpflege Stammdaten-Listen Mitgliederpflege Neuanlage eines Mitglieds Änderung eines bestehenden Mitgliedes Löschung eines bestehenden Mitglieds Beitragslauf Schritt 1: Beitragslauf / Testlauf Schritt 2: Erstellung der Beitragserhebungsliste Schritt 3: Datensicherung Schritt 4: Beitragslauf / Originallauf Schritt 5: Erstellung der Beitragserhebungsliste Schritt 6: Erstellung einer DTAUS-Datei Übermittlung einer DTAUS-Datei via Onlinebanking Erstellung von Serienbriefen (MS Word) Erstellung der Exportdaten im Programm SPG Verein Bearbeitung / Nutzung der Exportdaten in MS Word Leitfaden zur Vereinssoftware SPG Verein 2.8 1

3 1 Stammdatenpflege (Einrichtung /Änderung) 1.1 Stammdatenpflege - Stammdaten pflegen - Vereinsdaten pflegen - Vereinsstammdaten - Adressdaten des Vereines - Gutschriftskonto für den Beitragslauf - Allgemeines - Regelung der Mitgliedsnummernvergabe - Beitr. Erhebung (Änderungen nur nach Aufforderung vornehmen!!) - Einstellungen zum - Einmalbetrag - Zusatzbetrag - Dta (Änderungen nur nach Aufforderung vornehmen!!) - Einstellungen für den Datenträgeraustausch - Abteilungen / Beiträge pflegen - Bezirke pflegen - Berufsgruppen pflegen - Funktionen pflegen - Ehrungen pflegen - Auflistung der hinterlegten Abteilungen, Bezirke etc. - Neu (weitere Abteilungen, Bezirke, etc. werden der Liste hinzugefügt) - Ändern (bestehende Abteilungen, Bezirke, etc. können bearbeitet werden) - löschen (bestehende Abteilungen, Bezirke, etc. können gelöscht werden) 1.2 Stammdaten-Listen Abt./Beitragsliste - Bezirksliste - Berufsgruppenliste - Funktionsliste - Ehrungsliste Alle hinterlegten Abteilungen, Bezirke etc. werden angezeigt und können ausgedruckt werden Leitfaden zur Vereinssoftware SPG Verein 2.8 2

4 2 Mitgliederpflege - Mitglieder - Änderungsdienst - Mitglieder pflegen 2.1 Neuanlage eines Mitglieds neu - Eingabe des Namens zur Prüfung wegen Doppeleinreichung - neue Mitgliedsnummer wird automatisch vergeben - mit Enter die Einstellungen bestätigen - Karteireiter 1: Adresse / Kommunikation - Eingabe der Adressdaten des Mitgliedes - Karteireiter 2: Abteilungen / Beiträge - Eingabe der Bankverbindung des Mitgliedes - Eingabe der Abteilungen u. Beiträge - Eingabe eines evtl. zu zahlenden Einmalbetrages - Eingabe eines evtl. freiwillig zu zahlenden Zusatzbetrages - Karteireiter 3: Funkt. / Ehrung / Sonst. - Eingabe von Funktionen und / oder Ehrungen des Mitgliedes - über speichern die Einstellungen bestätigen - über Ende die Mitgliedspflegemaske schließen Leitfaden zur Vereinssoftware SPG Verein 2.8 3

5 2.2 Änderung eines bestehenden Mitgliedes - Das betroffene Mitglied über suchen in Zugriff nehmen - ändern - Eingabe der zu ändernden Mitgliederdaten in den jeweiligen Karteireitern. - über speichern die Einstellungen bestätigen - über Ende die Mitgliedspflegemaske schließen 2.3 Löschung eines bestehenden Mitglieds - Das betroffene Mitglied über suchen in Zugriff nehmen - löschen - Frage, ob Mitglied wirklich gelöscht werden soll, mit ja bestätigen Leitfaden zur Vereinssoftware SPG Verein 2.8 4

6 3 Beitragslauf 3.1 Schritt 1: Beitragslauf / Testlauf - Beiträge - Beitragsverfahren - Beitragserhebung Testlauf Optionen Auswahl: - Zahlungstermin Zusätzlich können Sie, falls erforderlich, folgende Optionen auswählen Einmalbetrag einmalige Kosten werden mit eingezogen Zusatzbetrag freiwillige Mehrzahlungen werden mit eingezogen Vorrauszahlung verrechnen Rückstand erheben - erneut mit OK die Einstellungen bestätigen Rückmeldung des Systems ob Dateien aus vorheriger Erhebung gelöscht werden sollen bitte mit Ja bestätigen - Durchlauf beendet Zur Kontrolle des Testlaufes erstellen Sie nun eine Beitragserhebungsliste 3.2 Schritt 2: Erstellung der Beitragserhebungsliste - Beiträge - Beitragsverfahren - Beitragserhebungsliste Ausgabe: Bildschirm / Vorschau Sortierung: numerisch od. alphabetisch In der Liste werden Barzahler, Rechnungszahler und Lastschriftzahler getrennt dargestellt. Jeweils am Tabellenende wird der Gesamtbetrag angezeigt. Bitte kontrollieren Sie die jeweiligen Summen nach erfolgreicher Kontrolle. Leitfaden zur Vereinssoftware SPG Verein 2.8 5

7 3.3 Schritt 3: Datensicherung - Extras - Datensicherung - Stammdaten sichern Sichern unter: entweder: Auswahl eines manuellen Speicherpfades: Button durchsuchen klicken Speicherpfad angeben (ext. Festplatte, USB-Stick, Diskette o.ä.) oder: Auswahl des Kennzeichen auf der Festplatte 3.4 Schritt 4: Beitragslauf / Originallauf - Beiträge - Beitragsverfahren - Beitragserhebung - Originallauf - Optionen Auswahl: - Zahlungstermin Zusätzlich können Sie, falls erforderlich, folgende Optionen zusätzlich auswählen Einmalbetrag einmalige Kosten werden mit eingezogen Zusatzbetrag freiwillige Mehrzahlungen werden mit eingezogen Vorrauszahlung verrechnen Rückstand erheben - erneut mit OK die Einstellungen bestätigen Rückmeldung des Systems ob Dateien aus vorheriger Erhebung gelöscht werden sollen bitte mit Ja bestätigen - Durchlauf beendet Leitfaden zur Vereinssoftware SPG Verein 2.8 6

8 3.5 Schritt 5: Erstellung der Beitragserhebungsliste - Beiträge - Beitragsverfahren - Beitragserhebungsliste Ausgabe: Bildschirm / Vorschau Sortierung: numerisch od. alphabetisch - über das rechte Druckersymbol können Sie sich die komplette Beitragserhebungsliste ausdrucken lassen. 3.6 Schritt 6: Erstellung einer DTAUS-Datei - Beiträge - Beitragsverfahren - Datenträgeraustausch - Optionen: - Die Meldung Soll die Aufbereitung der DTA-Datei für den Import in ein externes Programm erfolgen, um dort die Funktion Online-Übertragung zu nutzen bestätigen Sie bitte mit Ja - Angabe des Verwendungszwecks der bei den jeweiligen Mitgliedern auf dem Kontoauszug erscheinen soll z.b.: Beitrag 2009 oder Mitgliedsbeitrag 2009 o.ä. - Dta-Datei speichern unter: - über den Button durchsuchen Speicherpfad auswählen Empfehlung: C:\ wenn die Datei später per Onlinebanking übermittelt werden soll A:\ wenn die Datei später per Diskette bei Ihrer Sparkasse zur Ausführung abgegeben werden soll - Der nach der Erstellung der DTAUS-Datei angebotene Diskettenbegleitzettel wird nur benötigt, wenn Sie den Beitragslauf per Diskette bei uns abgeben wollen. Leitfaden zur Vereinssoftware SPG Verein 2.8 7

9 4 Übermittlung einer DTAUS-Datei via Onlinebanking Voraussetzung: Freischaltung des Kontos für Onlinebanking - Einwahl ins Internet unter - Starten Sie bitte die Bankinganwendung über den Button Banking auf unserer Startseite - Eingabe Ihres Anmeldenamens und PIN - in der linken Navigationsleiste klicken Sie bitte den Button Banking - als Untermenü finden Sie den Punkt DTA-Datei übertragen Eingabe des Speicherpfades, der bei der Dtaus-Erstellung im SPG Verein ausgewählt wurde alternativ: Klicken Sie den Button durchsuchen Auswahl der Dtaus-Datei über den Windows Explorer - Klicken Sie auf öffnen und danach auf weiter. Es werden die Gesamtdaten der zu übermittelnden Lastschriften angezeigt. Über den Button + können Sie die Einzelposten noch einmal einsehen - Klicken Sie erneut auf den Button weiter - Sie werden aufgefordert die Sammellastschrift mit einer bestimmten TAN zu bestätigen. - Klicken Sie auf den Button absenden Die Lastschriftdatei ist an den Bankrechner übermittelt und wird Ihnen in 2 Summen auf dem Konto gutgeschrieben. Summe 1: Lastschriften, deren Zahlungspflichtige bei der Sparkasse SÜW Kunden sind. Summe 2: Lastschriften, deren Zahlungspflichtige bei einer anderen Bank Kunden sind. Leitfaden zur Vereinssoftware SPG Verein 2.8 8

10 5 Erstellung von Serienbriefen (MS Word) 5.1 Erstellung der Exportdaten im Programm SPG Verein - Menüpunkt Extras - Daten exportieren - i.d. R. die aufgezeigten Menüpunkte nicht verändern - Menüpunkt Feldauswahl - Mitglieds-Nr. muss immer exportiert werden, ansonsten ist eine Zuordnung nicht möglich - entsprechende Felder auswählen bzw. entfernen / hinzufügen - Auswahl Gesamtbestand oder selektierte / sortierte Datei - es erscheint ein neues Fenster zur Angabe des Speicherpfades der Exportdatei - Speicherpfad auswählen - es erscheint nun die Anzeige Exportierung beendet Leitfaden zur Vereinssoftware SPG Verein 2.8 9

11 5.2 Bearbeitung / Nutzung der Exportdaten in MS Word - Vorlage (Brieftext) erstellen - Menüpunkt Extras - Menüpunkt Briefe und Sendungen, Serienbrieferstellung - Auswahl Dokumententyp: Briefe - weiter: Dokument wird gestartet - aktuelles Dokument verwenden - weiter: Empfänger wählen - vorhandene Liste verwenden - durchsuchen - Dokument auswählen (Dateityp: Alle Dateien ) - Es erscheint das Fenster: Datenquelle bestätigen Markierung bei Alle Anzeigen - Auswahl Textdateien (*.txt) - Datenquelle wird geöffnet die importierten Mitgliedsdaten werden angezeigt - weiter: Schreiben Sie Ihren Brief - weitere Elemente - Einfügen der benötigten Adressdaten inkl. Mitgliedsnummer Mitgliedsnummer muss angegeben werden, kann aber durch Schriftfarbe weiß unkenntlich gemacht werden. Ohne die Angabe der Mitgliedsnummer kann eine Zuordnung nicht stattfinden - weiter: Vorschau auf Ihre Briefe - weiter: Seriendruck beenden - individuelle Briefe bearbeiten - die Serienbriefe sollten jetzt angezeigt werden; Dokument speichern und drucken. Leitfaden zur Vereinssoftware SPG Verein