Inspiricon AG. emmhub Handbuch. Anleitung für die Mitgliederverwaltung emmhub

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1 Inspiricon AG emmhub Handbuch Anleitung für die Mitgliederverwaltung emmhub Stand März 2015

2 Inhaltsverzeichnis 1. Erste Schritte Registrierung Ihres Vereines Erstes Login Konfiguration Teil 1: Vereinsstruktur Konfiguration Teil 2: Mitgliedertypen Das Hilfe-Icon Die Home-Seite Stammdaten Vereinsstruktur Mitglieder Import von Mitgliedsdaten Export von Mitgliedsdaten Einstellungen Einstellungen: Mitgliedstyp Einstellungen: Vereinsstruktur Einstellungen: Zusatzfelder Datenpflege Mitglieder Übersicht (Mitgliederliste) Mitglieder bearbeiten Filter (Listen) Berechtigungen Auswertungen Alterspyramide Bestand Kalender Antrag auf Mitgliedschaft Antrag ausfüllen Inspiricon AG Seite 1 von 34

3 7.2 Antrag bearbeiten Banking Zahlungslauf Zahlungslauf anlegen Die Übersicht über Ihre Beiträge Inspiricon AG Seite 2 von 34

4 1. Erste Schritte emmhub unser electronic member management HUB ermöglicht es Ihnen, die Mitglieder Ihres Vereins oder Organisation zentralisiert und intuitiv zu verwalten. Es ist sowohl für kleine als auch für komplexe hierarchisch strukturierte Vereine gleichermaßen einsetzbar. Vereinsstatistiken, Geburtstagskalender, Jubiläen und vieles mehr sind mit einem Klick abrufbar. Das Management der Beiträge, rollenbasierte Newsletter sowie ein integriertes auf Google Maps basierendes Veranstaltungsmanagement runden emmhub ab. 1.1 Registrierung Ihres Vereines Um auf emmhub zuzugreifen, nutzen Sie bitte folgenden Link: Als allererstes muss Ihr Verein in emmhub registriert und somit angelegt werden. Hierzu füllen Sie folgendes Online-Formular aus. Klicken Sie am Ende auf KONTO ANLEGEN. Daraufhin erhalten Sie eine mit einem Bestätigungslink. Dieser Link muss innerhalb von maximal 15 Tagen angeklickt werden, ansonsten wird der angelegte Verein automatisch wieder deaktiviert. In einer zweiten finden Sie wichtige Links für die Verwaltung (für Sie als Administrator und für Ihre Mitglieder). Inspiricon AG Seite 3 von 34

5 1.2 Erstes Login Nach dem ersten Login werden Sie durch unseren sogenannten Wizzard geführt, der Sie bei den ersten Konfigurationsschritten (Anlegen der Vereinsstruktur und der Mitgliedertypen) begleitet und unterstützt. Diese Konfigurationsdaten können zu einem späteren Zeitpunkt auch wieder geändert werden. In den folgenden Kapiteln führen wir Sie durch den Wizzard. Nachdem Sie die Konfiguration abgeschlossen haben, werden Sie automatisch zur Login-Seite Ihrer Manager App weitergeleitet. Falls das nicht der Fall sein sollte, können Sie die Manager App auch mittels der URL manuell aufrufen, die Sie bei der Registrierung angegeben haben (in unserem Beispiel ist das Diese URL ist auch in der zweiten Bestätigungs- enthalten. Bitte beachten: Sie müssen eingeloggt sein, um die Konfigurationsschritte durchführen zu können. Nach erfolgreicher Konfiguration mit dem Wizzard gelangen Sie zur Home-Seite (s. Kapitel 1.5). 1.3 Konfiguration Teil 1: Vereinsstruktur Als erstes muss die Vereinsstruktur festgelegt werden. Wählen Sie zwischen einer flachen und einer hierarchischen Struktur. Klicken Sie auf WEITER. Wenn Sie eine flache Struktur gewählt haben, sind keine weiteren Schritte notwendig. Wenn Sie eine hierarchische Struktur gewählt haben, klicken Sie als nächstes auf EBENE HINZUFÜGEN. Geben Sie die erste Ebene Ihrer hierarchischen Struktur ein. Klicken Sie nun auf EBENE HINZUFÜGEN, bis Sie Ihre gewünschte Struktur erreicht haben (s. Beispiel unten). Wenn Sie die Struktur fertig gestellt haben, klicken Sie auf WEITER. Hinweis: Ihre Einstellungen zur Vereinsstruktur können Sie später wieder ändern oder bearbeiten (s. Kapitel 2.1). Inspiricon AG Seite 4 von 34

6 Sie werden zum nächsten Schritt in der Konfiguration weitergeleitet. Wenn Ihr Verein verschiedene Abteilungen hat, beispielsweise Tischtennis, Handball, Fußball etc., legen Sie Ihren Verein als FLACH an. Die Abteilungen können Sie dann über die Zusatzfelder definieren (s. Kapitel 2.3). 1.4 Konfiguration Teil 2: Mitgliedertypen Im zweiten Schritt können Sie die Mitgliedertypen Ihres Vereins definieren. Klicken Sie auf MITGLIEDSTYP HINZUFÜGEN. Als Beispiel sind schon einige Typen vordefiniert. Diese können Sie entweder 1:1 akzeptieren oder beliebig bearbeiten, löschen und neue hinzufügen. Dies ist auch später noch jederzeit möglich. Inspiricon AG Seite 5 von 34

7 Klicken Sie auf MITGLIEDSTYP HINZUFÜGEN, um neue Mitgliedstypen anzulegen. Um neue Submitglieder anzulegen, klicken Sie auf UNTERTYP HINZUFÜGEN. Dies macht beispielsweise beim Mitgliedstyp Familie Sinn, da alle die gleichen Stammdaten haben wie das Hauptmitglied. Sie können zwei verschiedene Arten von Mitgliedern bestimmen: Einzelmitglied, das seinen eigenen Account verwalten kann und nicht mit anderen Mitgliedern verlinkt ist (in diesem Beispiel sind das die ersten beiden Einzelmitglied Erwachsen und Jugendlich) Mitglied, das Submitglieder unter sich hat. Das Hauptmitglied dieses Typs ist derjenige, der alle Daten der Submitglieder verwaltet, die ihm zugeordnet sind (im Beispiel die Familie). Wenn Sie alle gewünschten Mitgliedertypen angelegt haben, klicken Sie auf WEITER. Sie sind nun am Ende der Pflicht -Konfiguration angekommen. 1.5 Das Hilfe-Icon Sollten Sie Hilfe bei der Plattformbenutzung benötigen, klicken Sie auf der entsprechenden Seite das Hilfe-Icon oben rechts an, wie in der Darstellung unten angezeigt. Dieser stellt Ihnen Kontext-angepasste Anleitungen zur Verfügung, abhängig von der Seite, auf der Sie sich aktuell befinden. Selbstverständlich können Sie auch immer dieses Handbuch zu Rate ziehen. Inspiricon AG Seite 6 von 34

8 1.6 Die Home-Seite Auf die Home-Seite gelangen Sie, nachdem Sie die den Wizzard und die initiale Konfiguration erfolgreich abgeschlossen haben. Hier bekommen Sie einen Überblick über die Plattform: Von hier aus haben Sie die Möglichkeit mittels den direkten Links (die Links in der blauen Schrift) schnell zu den einzelnen Menüpunkten zu gelangen. Beispielsweite der Direktlink, um die ersten Mitglieder in der Plattform anzulegen (Neue Mitglieder anlegen). Auch über die Menüleiste ganz links gelangen Sie zu den einzelnen Menüpunkten. Oder Sie nutzen die Suchen- Funktion oben links unter dem Logo. Inspiricon AG Seite 7 von 34

9 2. Stammdaten Nachdem Sie die Konfiguration abgeschlossen haben, ist Ihre Vereins- und Mitgliederstruktur definiert. Jetzt gilt es diese definierten Strukturen mit Daten zu füllen. Klicken Sie im Start-Menü auf STAMMDATEN. Als erstes legen Sie Ihre Organisationsstruktur fest, danach können Sie die Mitglieder einpflegen. 2.1 Vereinsstruktur Wenn Sie in der ursprünglichen Konfiguration eine hierarchische Struktur gewählt haben, müssen Sie nun die eigentlichen Ebenen der Struktur festlegen und benennen. Klicken Sie in der Übersicht auf VEREINE und Sie gelangen zu folgender Ansicht: Hier können Sie einen neuen Verein anlegen sowie bestehende Vereine bearbeiten oder löschen. In dieser Übersicht sehen Sie auch auf einen Blick die aktuelle Anzahl von Vereinen. Sie haben nun die folgenden Optionen: Neu: eine neue Vereinsebene anlegen Bearbeiten: wählen Sie eine bestehende Vereinsebene aus, dann können Sie Daten bearbeiten Löschen: wählen Sie die gewünschte Vereinsebene aus und löschen Sie diese Ebene. Bitte beachten Sie: Sie können nur Ebenen löschen, zu denen keine Mitglieder gehören. Inspiricon AG Seite 8 von 34

10 Klicken Sie auf +NEU, um einen neuen Organisationsknoten (entspricht einer Vereinsebene) zu definieren: Wählen Sie im Reiter Stammdaten den Vereinstyp sowie den Verein, der zugeordnet werden soll, aus. Die Vereinstypen haben Sie früher in der Konfigurationsphase definiert. In unserem Beispiel, das auf drei Ebenen aufgebaut ist, wählen wir als Typ den Bundesverband. Es öffnet sich ein Dropdown Menü. Hier werden Sie dazu aufgefordert, den Oberknoten anzugeben, wo der aktuell angelegte Verein angehängt werden soll. In diesem Beispiel legen wir den Bundesverband Wandervögel Bayern an, der zu dem Landesverband Wandervögel Deutschland gehört. Analog werden in den nächsten Schritten auch Ortsgruppen angelegt, die eine Ebene tiefer liegen und in diesem Beispiel unter dem Bundesverband Wandervögel Bayern angehängt werden. Fahren Sie so fort, bis alle Ebenen Ihrer hierarchischen Struktur angelegt sind und Sie alle Ihre Vereine oder Filialen in der Vereinsübersicht sehen. Inspiricon AG Seite 9 von 34

11 Im Reiter Kontakt werden die Daten der Kontaktperson für diesen Verein gepflegt: Inspiricon AG Seite 10 von 34

12 Im Reiter Banking werden die Bankdaten festgehalten: Im Reiter Beitrag lassen sich die Beiträge der Mitgliedstypen pflegen. Über Zeitspanne hinzufügen kann man den Zeitraum erfassen, für den die Beiträge gelten: Inspiricon AG Seite 11 von 34

13 In der Spalte Anpassen können Sie nun den Beitrag für jeden Mitgliedstyp direkt eingeben: Klicken Sie am Ende auf SPEICHERN, damit Ihre Eingaben übernommen werden. 2.2 Mitglieder Nachdem Sie sich zum ersten Mal in emmhub einloggen, wird in der Übersicht-Tabelle nur ein Eintrag angezeigt: der Vereinsadministrator, den Sie bei der Registrierung angelegt haben. Als Standard wird dieser Benutzer den Status Nicht Mitglied erhalten. Sie können aber auch diesen Benutzer jetzt einem Organisationsknoten unterordnen sowie weitere Informationen einpflegen. Sie können in dieser Maske neue Mitglieder anlegen, bestehende Mitglieder bearbeiten oder löschen. Hier sehen Sie außerdem die Gesamtanzahl Ihrer Mitglieder. Inspiricon AG Seite 12 von 34

14 Ihre Bearbeitungsoptionen für Mitglieder: Neu neue Mitglieder anlegen Bearbeiten wählen Sie ein bestehendes Mitglied aus und bearbeiten Sie die Mitgliedsdaten Löschen Mitglied löschen Import Mitgliedsdaten per CSV-Upload hochladen Export Mitgliedsdaten in eine CSV-Datei exportieren Hinweis zum Löschen von Mitgliedern, die weitere Mitglieder unter sich haben, z. B. Familie: Um beispielsweise eine Familie zu löschen, müssen Sie zuerst die Untermitglieder löschen, dann das Hauptmitglied (lesen Sie hierzu auch das Kapitel 3.3, in dem die Datenpflege der Mitglieder ausführlich beschrieben wird). Inspiricon AG Seite 13 von 34

15 2.3 Import von Mitgliedsdaten Wenn Sie bereits eine Mitgliedsliste haben, können Sie diese mit unserer Import-Funktion importieren. Nutzen Sie dazu unsere Import-Vorlage, Sie können sie unter Stammdaten Mitglieder Import herunterladen (Excel- Vorlage). In diesem Handbuch beschreiben wir den Improt nur kurz. Wenn Sie daran Interesse haben, schauen Sie bitte auf unserer Website unter und dort beim Punkt Kann ich eine bestehende Mitgliedsliste importieren? nach. Dort finden Sie eine ausführliche Anleitung zum Import. Das Template muss erst mit Daten befüllt, dann hochgeladen werden. Enthält die Datei noch Fehler, werden diese gemeldet. Die Fehler müssen erst korrigiert werden, bevor die Datei nochmals hochgeladen werden kann. Wichtig: die Spalten in der Excel-Vorlage enthalten Kommentare mit Hilfetexten zu den Werten. Hier alle Felder der Excel-Datei im Überblick: Nr. steht für die ID des Mitglieds. Diese Nummer muss eindeutig zuzuordnen sein, sie darf nur einmal in der Organisation vorkommen. Die ID können Sie frei vergeben. Typ bezeichnet den Mitgliedertyp. Hier müssen Sie einen Mitgliedertyp eintragen, den Sie für Ihre Organisation festgelegt haben (z. B. Einzelmitglied Erwachsen, Familie, Kind etc.). Vorname Familienname hier muss die -Adresse des Mitglieds stehen, diese muss eindeutig zuzuordnen sein, sie darf nur einmal in der Organisation vorkommen. Bank Name der Bank IBAN IBAN BIC BIC Kündigung hier muss das Kündigungsdatum stehen, falls das Mitglied gekündigt hat Verstorben Todesdatum des Mitglieds Relevantes Aufnahmedatum Datum des Beitritts Geschlecht 1 männlich, 2 weiblich Straße und Hausnummer PLZ Wohnort Land Geburtsdatum Inspiricon AG Seite 14 von 34

16 Funktion kann leer bleiben, wenn das Mitglied keine Funktion ausfüllt. Oder Sie geben die Funktion ein, z. B. Admin oder Manager. Administrationsbereich diese Spalte muss nur für Mitglieder mit einer Funktion ausgefüllt werden. Hier soll der Organisationsknoten des Mitglieds stehen, für den das Mitglied administrative Rechte hat. Der Organisationknoten muss unter Stammdaten Vereine angelegt sein. Organisationsknoten die ID des Organisationsknoten, dem das Mitglied zugeordnet wurde. Der Organisationknoten muss unter Stammdaten Vereine angelegt sein. Beruf Telefon Status mögliche Ausprägungen: Anstehend, Aktiv, Inaktiv, Abgelehnt, Verstorben, Gekündigt Parent hier steht die Mitglieder-ID, falls das Mitglied zu einer Familie gehört. Im Beispiel: wir haben drei Mitglieder, ein Familienoberhaupt (dieses Mitglied ist als Familie gekennzeichnet), ein Gatte / Lebenspartner sowie ein Kind. Beim Gatte / Lebenspartner und beim Kind muss nun in der Spalte Parent die ID des Familienoberhauptes eingetragen warden. Verein/ /Telefon/Aktuelles/Adresse/PLZ/Wohnort/Land veröffentlichen wenn diese mit nein gekennzeichnet sind, werden sie nicht im Adressbuch veröffentlicht. Wenn sie als etwas anderes als nein gekennzeichnet sind, werden sie veröffentlicht. 2.4 Export von Mitgliedsdaten Mithilfe der Export-Funktion können Sie bestehende Mitgliedsdaten in eine Excel-Datei exportieren. Über den Filter können Sie die gewünschten Mitglieder auswählen. Inspiricon AG Seite 15 von 34

17 3. Einstellungen Unter dem Reiter Einstellungen können Sie die Mitgliestypen, die Vereinsstruktur sowie Zusatzfelder pflegen: 3.1 Einstellungen: Mitgliedstyp Über die Schaltfläche Bearbeiten können Sie die Mitgliedstypen bearbeiten, die Sie anfangs konfiguriert haben: Sie können die Benennung ändern, Mitgliedstypen löschen oder hinzufügen. Am Ende nicht vergessen auf Speichern zu klicken, sonst werden Ihre Änderungen nicht übernommen. Inspiricon AG Seite 16 von 34

18 3.2 Einstellungen: Vereinsstruktur Genau das gleiche gilt auch für die Vereinsstruktur: Über den Button Bearbeiten gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske. Wieder können Sie die Namen ändern, Ebenen löschen (über das rote Kreuz) oder hinzufügen. Inspiricon AG Seite 17 von 34

19 3.3 Einstellungen: Zusatzfelder Zusatzfelder sind nicht verpflichtend. Sie können sie abhängig von Ihrem Organisationsprofil anlegen oder um Mitgliedsdaten zu filtern. Sie finden die Zusatzfelder im Menü links unter Einstellungen. Zusatzfelder dienen dazu, Ihre Mitglieder näher zu beschreiben. Sie können beispielsweie spezielle Kenntnisse angeben, zusätzliche Kontaktmöglichkeiten etc. Aber auch um Unter-Abteilungen Ihres Vereins anzulegen (beispielsweise Tischtennis, Handball, Fußball etc.). Die Zusatzfelder erscheinen dann auch in Ihren Suchkriterien. Wenn Sie ein neues Mitglied anlegen, erscheinen die von Ihnen definierten Zusatzfelder automatisch. Klicken Sie auf FELD HINZUFÜGEN, um Zusatzfelder anzulegen. Über das Dropdown-Menü BITTE FELDTYP AUSWÄHLEN erscheinen die folgenden Optionen: Einfaches Textfeld in einer Zeile Einfaches Textfeld über mehrere Zeilen Einfache Auswahl (Dropdown) Feld mit einer Auswahlmöglichkeit Mehrfachauswahl (Multiple Dropdown) Feld mit mehreren Auswahlmöglichkeiten. Textfeld: Geben Sie den gewünschten Text im Feld FELDNAME ein. Klicken Sie dann auf SPEICHERN. Einfache Auswahl / Mehrfachauswahl: Geben Sie im Feld FELDNAME den gewünschten Namen ein. Im Feld OPTIONEN können Sie dann Ihre Auswahlmöglichkeiten eingeben. Wenn Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf SPEICHERN. Dieses Dropdown wählen Sie bitte auch für Ihre Unter-Abteilungen. Über die Buttons BEARBEITEN und LÖSCHEN können Sie die Daten der Zusatzfelder bearbeiten, aktualisieren oder löschen. Inspiricon AG Seite 18 von 34

20 4. Datenpflege 4.1 Mitglieder Wenn Sie unter STAMMDATEN den Bereich MITGLIEDER angeklickt haben, können Sie Mitglieder auswählen und sie bearbeiten. Sie müssen alle Pflichtfelder (mit einem * gekennzeichnet) ausfüllen. 4.2 Übersicht (Mitgliederliste) Es gibt eine Liste mit allen aktiven Mitgliedern, die erscheint, wenn Sie unter STAMMDATEN auf MITGLIEDER klicken. Alle aktiven Mitglieder erscheinen dann mit den folgenden Details: ID Typ Vorname Nachname PLZ Ort Inspiricon AG Seite 19 von 34

21 Über das SUCHEN-Feld unten links können Sie nach Mitgliedern suchen. Suchkriterien sind alle Details, die auch auf der Liste stehen. Man kann die Liste nach jeder Kategorie sortieren. Klicken Sie dazu auf die kleinen Pfeile in der ersten Zeile: Sie können definieren, wie viele Mitglieder pro Seite angezeigt werden sollen. Das Feld befindet sich oben rechts in der ersten Zeile: Inspiricon AG Seite 20 von 34

22 4.3 Mitglieder bearbeiten Wählen Sie das gewünschte Mitglied aus und klicken Sie auf BEARBEITEN. Es öffnet sich eine Maske mit 5 Reitern Stammdaten, Kontakt, Banking, Zusatzfelder, Adressbuch: Pflegen Sie nun die Daten in jedem der einzelnen Reiter, die Sie ändern möchten. Für Mitglieder, die als Familien angelegt wurden, gibt es noch eine Besonderheit. Hier können Sie die Daten des Hauptmitglieds für Adresse und Banking mit einem Klick übernehmen: Im Reiter Adressbuch lässt sich festlegen, welche Informationen im vereins-öffentlichen Adressbuch erscheinen. Alle Informationen, die mit einem Haken versehen sind, erscheinen. Immer dran denken: nach jeder Aktion SPEICHERN klicken! Ansonsten werden Ihre Änderungen nicht übernommen. Inspiricon AG Seite 21 von 34

23 4.4 Filter (Listen) Der Filter im Mitglieder-Bereich der Stammdaten ist ein sehr wichtiges Werkzeug, da Sie so in der Lage sind, Listen aus dem aktuellen Mitgliederbestand zu generieren. Das Filtern nach dem Verein ist rekursiv. D.h. wählt man einen Verein aus, so werden alle Mitglieder angezeigt, die an diesem Knoten hängen sowie alle Mitglieder, die an einem seiner Unterknoten hängen. Klicken Sie das Filter-Zeichen an. Danach öffnet sich eine Ansicht, in der Sie eine Auswahl an Kriterien finden. So können Sie sich Ihre gewünschte Liste zusammenstellen. Inspiricon AG Seite 22 von 34

24 Die Filter-Kriterien lauten: Status Mitglieder-Typ Funktion Verein Alter Drop und Multi Drop das sind Zusatzfelder (wie im Kapitel 2.3 beschrieben) 5 Berechtigungen Jedem Mitglied kann eine der folgenden Berechtigungen zugewiesen werden: Keine: gar keine Berechtigungen, man kann sich nicht einmal einloggen Admin: darf sich einloggen, alle Daten sehen und auch ändern Local Manager: kann sich einloggen, darf alle Daten und Einstellungen lesen, aber kann keine Einstellungen ändern. Kann nur Mitglieder in seinem Administrationsbereich ändern und Rechte in seinem Administrationsbereich vergeben Der Administrator ist derjenige, der den Verein und die Struktur anlegt. Er erscheint normalerweise mit der ID ADMIN_001. Der Administrator kann Berechtigungen vergeben: 1. Admin ist eingeloggt. 2. Gehen Sie zur Sektion STAMMDATEN MITGLIEDER. 3. Wählen Sie ein Mitglied aus. 4. Klicken Sie auf BEARBEITEN. 5. Wählen Sie das Funktionsfeld aus (FUNKTION AUSWÄHLEN). Ein Dropdown-Menü mit den folgenden Funktionen erscheint: Keine Admin Local Manager Wenn Sie LOCAL MANAGER auswählen, erscheint ein zusätzliches Feld (- Verein auswählen -). Öffnen Sie die Auswahl. Hier finden Sie alle bestehenden Vereinsknoten. Der Administrator kann nun den erforderlichen Knoten auswählen. Wenn der Verein ausgewählt ist, klicken Sie auf SPEICHERN. Die folgende Meldung erscheint: Das Mitglied X wurde erfolgreich gespeichert. Der Administrator und auch der Local Manager kann jedoch seine eigenen Berechtigungen nicht ändern: 1. Gehen Sie zum Feld STAMMDATEN. Inspiricon AG Seite 23 von 34

25 2. Klicken Sie auf MITGLIEDER. 3. Prüfen Sie ADMIN_ Klicken Sie auf BEARBEITEN. Wenn Sie nun versuchen, die Funktion zu ändern, können Sie keine andere Möglichkeit außer ADMINISTRATOR wählen und speichern. 6 Auswertungen Diese Funktionalität ist ein Analyse-Werkzeug, das Ihnen einen Überblick über Ihre Mitglieder gibt. 6.1 Alterspyramide Die Alterspyramide zeigt Ihnen die exakte Auswertung Ihrer Mitglieder auf Basis ihres Alters und Geschlechts an. Auch hier können Sie die Filter-Kriterien nutzen, die schon im Kapitel 3.4 beschrieben wurden. Über OPTIONEN (rechts oben) können Sie die Ansicht Ihrer Auswertung einstellen. 6.2 Bestand Der Bestand hilft Ihnen dabei, die Zu- und Abgänge Ihres Vereins im Blick zu behalten. Auch hier können wieder die Filter-Kriterien angewandt werden. Das linke Diagramm der Bestandsverlauf kann die Ansicht entweder nach Jahr oder Monat (mit Start- und Enddatum) angezeigt werden. Inspiricon AG Seite 24 von 34

26 Das rechte Diagramm (die Ein- und Austritte) zeigt aufgeschlüsselt nach der Periode die Ein-, Austritte und den jeweiligen Bestand. 6.3 Kalender Die Kalenderfunktion steht Mitgliedern mit der Rolle Administrator und/oder Manager zur Verfügung. Im Kalender stehen Jubiläen und Geburtstage auf einen Blick zur Verfügung (in einem 5-Jahres-Rhythmus). Über die Selektion kann man wie gehabt die gewünschten Mitglieder auswählen und anzeigen lassen: Inspiricon AG Seite 25 von 34

27 In der Kalender-Vollansicht werden am rechten Rand alle anstehenden Veranstaltungen aufgeführt. Grau steht für Geburtstag, orange für Jubiläen: b) a) c) a) Über Monat / Woche / Tag kann man die gewünschte Ansicht wählen. b) Gleiches gilt für Kalender / Tabelle. c) Die blauen Zahlen lassen erkennen, wie viele Ereignisse anstehen (vordere Zahl) und wie viele es insgesamt gibt (zweite Zahl). Es werden maximal 20 Ereignisse angezeigt. Inspiricon AG Seite 26 von 34

28 Klickt man auf ein Ereignis, öffnet sich die Detailansicht: 7 Antrag auf Mitgliedschaft Personen, die Mitglied im Verein werden wollen, können ihren Antrag selbstständig online ausfüllen und absenden. Dies kann über den Link zur Selbstpflege erfolgen, die der Administrator nach der Vereinsregistrierung erhält. 7.1 Antrag ausfüllen Klicken Sie auf den Button Antrag auf Mitgliedschaft. Inspiricon AG Seite 27 von 34

29 Danach gelangen die User auf folgende Seite und müssen dort alle Angaben ausfüllen: Mit dem Klick auf KONTO ANLEGEN ist der Antrag beendet. Der User erhält nun eine vom System generierte , mit der er seine Adresse bestätigen müssen. Der Administrator erhält eine Mitteilung, dass eine Registrierung ansteht und kann sie bearbeiten. Inspiricon AG Seite 28 von 34

30 7.2 Antrag bearbeiten Der Administrator sieht bereits auf dem Start-Bildschirm, ob sich neue Mitglieder registriert haben: Mit einem Klick auf die Information öffnet sich die Maske zur Mitgliederbearbeitung. Um das anstehende Mitglied bearbeiten zu können, muss der Filter bei Status auf Anstehend geändert werden. Dann erscheint das zu registrierende Mitglied. Edeltraud Bosse Bad Staffelstein Inspiricon AG Seite 29 von 34

31 Anschließend muss über MITGLIED BEARBEITEN der Status von Anstehend zu Aktiv geändert werden. Die Bearbeitung mit Speichern abschließen. 8 Banking Im Modul Banking lassen sich die Zahlungsläufe für Ihre(n) Verein(e) durchführen. Zudem haben Sie Ihre Jahresbeiträge immer im Blick. 8.1 Zahlungslauf Hier verwalten Sie Ihre Zahlungsläufe. Über die Schaltfläche Neu können Sie neue Zahlungsläufe hinzufügen, über Bearbeiten bestehende ändern: Inspiricon AG Seite 30 von 34

32 8.2 Zahlungslauf anlegen Mit einem Klick auf die Schaltfläche Neu legen Sie einen neuen Zahlungslauf an. Wählen Sie den gewünschten Verein sowie das gewünschte Jahr aus, für das Sie einen Zahlungslauf anlegen möchten. Wenn Sie einen hierarchisch strukturierten Verein angelegt haben, haben Sie über die Schaltfläche inklusive Unterknoten die Möglichkeit, mehrere Hierarchien aufzuführen. Sie können auch die einzelnen Mitgliedsbeiträge anpassen, z. B. wenn das Mitglied nicht von Anfang des Jahres an dabei war. Dann kann der Beitrag reduziert werden. Oder das Mitglied hat schon gezahlt, dann kann dort der Haken gesetzt werden. Klicken Sie am Ende auf den Button Speichern. Wenn Sie dann wieder in die Zahlungsübersicht navigieren, können Sie über den Reiter XML Dateien eine XML- Datei exportieren. Diese Datei dient als Schnittstelle zu Ihrem Bankingmodul. Dazu müssen Sie nur auf die Schalftfläche Export XML klicken. Inspiricon AG Seite 31 von 34

33 Das funktioniert folgendermaßen: a) Sobald ein Zahlungslauf gespeichert ist oder falls man den Zahlungslauf zum editieren/ansehen geöffnet hat, erscheint der Export XML Button. b) Klickt man auf diesen Button, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem man den Verwendungszweck und das Fälligkeitsdatum des Zahlungslaufes angeben muss: Inspiricon AG Seite 32 von 34

34 c) Jetzt wird eine XML-Datei generiert und automatisch heruntergeladen. Im Reiter XML Dateien sind alle XML-Dateien, die im Laufe der Zeit für diesen Zahlungslauf generiert wurden, wiederzufinden und können ggf. noch einmal heruntergeladen werden. d) Die Datei, die exportiert wird, enthält alle Mitglieder, die für den Export markiert wurden. e) Die Datei ist eine Sepa-XML und ist für das Hochladen in Online-Banking Applikationen geeignet. 8.3 Die Übersicht über Ihre Beiträge In dieser Ansicht sehen Sie die Beiträge Ihrer Mitglieder auf einen Blick: Jeder Mitgliedstyp wird mit dem jeweiligen Beitrag aufgeführt, der zu entrichten ist. Das Jahr können Sie ebenfalls auswählen. Alle Daten, die hier erscheinen, müssen zunächst unter dem Menüpunkt Stammdaten Vereine Verein bearbeiten Beiträge bearbeitet werden (s. Kapitel 2.1). Inspiricon AG Seite 33 von 34

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