TIF2ELO Maskeneditor Handbuch

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1 TIF2ELO Maskeneditor Handbuch Bitte starten Sie erst Ihren ELOprofessional Client. Wie sie dort eine entsprechende Ablagemaske definieren, entnehmen Sie bitte dem dazugehörigen Handbuch. Legen Sie nun in dem unter Einstellungen (z.b. D:\TIF) eingerichteten Quellverzeichnis Ihre zu bearbeitenden TIF-Dokumente ab. Den Maskeneditor erreichen Sie nun, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das TIF2ELO Symbol in der Taskleiste klicken und Maskeneditor auswählen. Copyright 2010 CLB-IT GmbH TIF2ELO Maskeneditor Handbuch - Stand:

2 Es öffnet sich folgendes Fenster: 1.) Dokumententyp Hier werden die unterschiedlichen Arten von Dokumenttypen angezeigt. Über Dokumententyp Neu wird ein neuer Typ angelegt. Copyright 2010 CLB-IT GmbH TIF2ELO Maskeneditor Handbuch - Stand:

3 Zu jedem Dokumententyp muss eine ELO Ablagemaske ausgewählt werden. Um die Auswahl der zu erkennen Bereiche zu ermöglichen, wählt man ein exemplarisches Musterdokument aus (hier von D:\TIF). Die Musterdokumente werden im Unterverzeichnis reference gespeichert. Das Musterdokument wird dann in der Mitte im Vorschaufenster angezeigt. Nun kann man mit der Maus einen neuen zu erkennenden Bereich erstellen. Dies geschieht mithilfe der linke Maus Taste die man gedrückt hält, während man den Bereich markiert, indem man von einer zur gegenüberliegenden Ecke des gewünschten Erkennungsbereiches zieht. Copyright 2010 CLB-IT GmbH TIF2ELO Maskeneditor Handbuch - Stand:

4 Im darauf folgenden Fenster wird der Auswahlbereich klassifiziert und zugeordnet. Koordinaten: Zeigt den definierten Bereich Name: Welche Bezeichnung soll dieser Bereich erhalten (beim Auswählen des Zieles, wird dieses Feld automatisch benannt). Erfassen: Welcher Teil soll erfasst werden. Ziel: In welchem ELO-Maskenfeld diese Information gespeichert werden soll. Nach der Bestätigung wird der Bereich angezeigt, und kann auch mit Hilfe der Ziehpunkte modifiziert werden. Durch den Befehl Bereich -> Löschen kann man den Bereich aus der TIF Maske entfernen. Außer dem Bereich wird Maskenfeldern auch noch automatisch eine Zieldefinition erstellt. Das geschieht nicht bei Spezialfeldern. Achtung! Wird der Bereich gelöscht, muss die Zieldefinition, sofern Sie nicht mehr gebraucht wird, manuell gelöscht werden. Copyright 2010 CLB-IT GmbH TIF2ELO Maskeneditor Handbuch - Stand:

5 Der Inhalt des Zielfeldes stellt sich folgendermaßen dar: Zur Kontrolle besteht die Möglichkeit durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste eine OCR Erkennung über den ausgewählten (rot markierten) Bereich zu starten und den Erkennungsbereich gegebenenfalls zu modifizieren. Auf diese Weise definiert man auch die weiteren Ablagemaskenfelder durch Bereichs und Zieldefinition. Copyright 2010 CLB-IT GmbH TIF2ELO Maskeneditor Handbuch - Stand:

6 Neben den Maskenfeldern kann TIF2ELO auch Spezialfelder wie das Datum- befüllen. Darüber hinaus existieren die Spezialfelder Kurzbezeichnung, Archiv und neues Archiv im Ziel Editor, wovon die letzten beiden zwingend verwendet werden müssen, um eine vollautomatische Ablage im Archiv zu erreichen. Copyright 2010 CLB-IT GmbH TIF2ELO Maskeneditor Handbuch - Stand:

7 Zunächst wird die Kurzbezeichnung aus beliebigen Bereichselementen zusammen gesetzt. Danach wird definiert, welche Ordnerstruktur im Archiv angelegt werden muss, um die Dokumente abzulegen. Der Ablagepfad lautet: Warenwirtschaft [Lieferant] [Typ] 1. Warenwirtschaft wird ohne eckige Klammern geschrieben, das heißt, diese Ordner wird nicht aus einem OCR Bereich gelesen, sondern ist bereits mit diesem Namen als Strukturelement im ELO Archiv vorhanden. 2. Das Pilgrow Symbol (ALT 0182) wird als Trennungssymbol benutzt. 3. Der Lieferant und der Typ (Rechnung, Lieferschein, etc.) werden per OCR aus dem Text erkannt. Copyright 2010 CLB-IT GmbH TIF2ELO Maskeneditor Handbuch - Stand:

8 Da es erfahrungsgemäß mehrere Dokumente gibt, die im selben Verzeichnis abgelegt werden, soll natürlich nicht jedes Mal erneut die Struktur angelegt werden, sondern der vorhandene verwendet werden, sofern dieser schon existiert. Dazu wird noch eine identische Ziel Definition Archiv mit der gleichen Konfiguration anlegen. Weiterhin besteht die Möglichkeit eine Wiedervorlage (Aufgabe) für den am ELO angemeldeten Anwender automatisch erstellen zu lassen. Wenn alle Bereiche und Ziele definiert sind, kann die Erkennung gestartet werden. Nach dem ersten Verarbeitungsversuch wird das Quellverzeichnis um einen oder mehrere der folgenden Ordner erweitert: Copyright 2010 CLB-IT GmbH TIF2ELO Maskeneditor Handbuch - Stand:

9 Die zuvor in dem Verzeichnis befindlichen TIF-Dateien wurden verschoben. Im Verzeichnis Nicht_Erkannt befinden sich alle TIF Dateien die nicht automatisch organisiert werden könnten (z.b. Dokumente für diese noch Dokumententyp erstellt wurde). Im Verzeichnis Verarbeitet befinden sich die Dokumente, die ordnungsgemäß ins ELO-Archiv überführt wurden. Generell gibt es noch einen dritten Ordner Ziel_Fehler. In diesen werden die Dateien verschoben, auf die eine Maske passte und deren Bereiche auch richtig ausgelesen werden konnten, aber bei denen ein Fehler in der Zieldefinition vorliegt. Wenn die Informationen nicht eindeutig sind wird die Ablagemaske nicht automatisch vollständig ausgefüllt. Der Scan-Benutzer muss sein ELO Postbox kontrollieren, um unvollständige verschlagwortete Dokumente manuell zu bearbeiten und abzulegen. Viel Erfolg wünscht Ihr CLB-IT Team Copyright 2010 CLB-IT GmbH TIF2ELO Maskeneditor Handbuch - Stand:

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