NTCS WIEDERHOLFAKTURA & SAMMELRECHNUNG 10/04/13. BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

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1 NTCS WIEDERHOLFAKTURA & SAMMELRECHNUNG 10/04/13 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

2 INHALT WIEDERHOLFAKTURA... 3 STAMMDATEN... 3 Erfassungsart / Erfassungskennzeichen... 3 Abrechnungsmodell für Wiederholfakturen... 3 Parameter... 5 AUFTRAGSERFASSUNG... 5 ERMITTLUNG DER WIEDERHOLFAKTUREN... 6 RECHNUNGSDRUCK... 8 VARIANTE WHK WIEDERHOLFAKTURA (MIT KOPIE)... 8 SAMMELRECHNUNG... 8 PARAMETER... 8 STAMMDATEN... 9 Sammelrechnungsmodell... 9 Erfassungskennzeichen Kundenstamm AUFTRAGSERFASSUNG AUSDRUCK SAMMELRECHNUNG

3 WIEDERHOLFAKTURA Die Wiederholfaktura kann eingesetzt werden, wenn ein Auftrag oder eine Rechnung wiederkehrend ist. Es werden in der NTCS Warenwirtschaft zwei Arten der Wiederholfaktura unterschieden: WHF Wiederholfaktura: Aus einem Auftrag können mehrere Rechnungen gestellt werden. Je nach Abrechnungsmodell können Rechnungsvorschläge erzeugt werden, die ab einem gewissen Zeitpunkt verrechnet werden können. WHK Wiederholfaktura (mit Kopie): Bei dieser Variante werden nicht nur Rechnungsvorschläge erzeugt, sondern ein neuer Auftrag. Dadurch können weitere Positionen zu diesem Auftrag erfasst werden, bevor die Rechnung gedruckt wird. STAMMDATEN Erfassungsart / Erfassungskennzeichen Für die Wiederholfaktura gibt es 2 neue Erfassungsarten: Diese werden beim Laden der WWS-Standard-Einstellungen angelegt. Beim Erfassungskennzeichen kann bereits ein Abrechnungsmodell hinterlegt werden. Abrechnungsmodell für Wiederholfakturen Stammdaten Ausdrucksstammdaten Abrechnungsmodell für Wiederholfakturen Das Abrechnungsmodell gibt an, wie oft eine Rechnung ausgestellt werden muss. 3

4 Zur Anlage eines Abrechnungsmodells ist eine Bezeichnung, das gewünschte Intervall und die Leistungsverrechnung einzugeben. Beim Feld Leistungsverrechnung kann zukünftig, nachträglich oder aktuell eingestellt werden. Dies wirkt sich auf das Verrechenbar ab-datum aus, d.h. wann die Rechnung gedruckt werden kann. Im Vorhinein (zukünftig): Verrechenbar ab Datum wird je nach Intervall vor dem Beginn des aktuellen Leistungszeitraums gesetzt (Leistungszeitraum Von Datum) Anmerkung: Es kann max. 1 Intervall vor dem Leistungszeitraum ermittelt werden. Beispiel: Leistungszeitraum ist August. Das Verrechenbar ab- Datum wird auf den 1. Juli gesetzt. Aktuell: Verrechenbar ab Datum ist gleich dem Leistungszeitraum Von Datum des aktuellen Leistungszeitraums. Beispiel: Leistungszeitraum August Verrechenbar ab-datum ist der 1. August. Im Nachhinein (nachträglich): Verrechenbar ab Datum wird je nach Intervall nach dem Ende des aktuellen Leistungszeitraums gesetzt (Leistungszeitraum Bis Datum). Beispiel: Leistungszeitraum August Verrechenbar ab-datum ist 1. September. Das Intervall kann mit F8 beim Feld Intervall-ID angelegt werden. Im Intervall-Manager kann ein Intervall täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich gesetzt werden: Das Abrechnungsmodell kann entweder beim Erfassungskennzeichen oder am Auftragskopf eingetragen werden. 4

5 Parameter Einstellungen für Auftragserfassung Einstellungen Wiederholfakturen Vorschlags-Erfassungs-Kz. für Kopie aus Wiederholfaktura Beim Erfassungskennzeichen WHK wird aus der Wiederholfaktura ein neuer Auftrag generiert und hier kann eingegeben werden, mit welchem Erfassungskennzeichen dieser angelegt werden soll. Einstellungen für Ausdrucke Valutadatum (der Rechnung) 0 Rechnungsdatum bzw. manuelle Eingabe (bei dieser Einstellung wird das manuell eingegeben Valutadatum berücksichtigt. bzw. automatisch gleich dem Rechungsdatum gesetzt 1 letzter Tag des Leistungszeitraums 2 letzter Arbeitstag vor dem Ende des Leistungszeitraums Neuermitteln der Positionspreise bei Wiederholfakturen 0 Nein 1 Ja Ermitteln Wiederholfakturen Vorschlag Abrechnungsmodell Hier kann ein WHF Abrechnungsmodell fix hinterlegt werden. Warenwirtschaft allgemein Allgemein Werktagsregelung Dieser Parameter ist in Abhängigkeit mit dem Parameter für die Valutadatum Ermittlung relevant. Hier kann auch der Samstag als Arbeitstag definiert werden. Das Valutadatum würde bei Parametereinstellung letzter Arbeitstag vor dem Ende des Leistungszeitraums auch auf einen Samstag gesetzt werden. AUFTRAGSERFASSUNG In der Auftragserfassung wird das Abrechnungsmodell entweder aus dem Vorschlagswert in den Parametern oder vom Erfassungskennzeichen ermittelt. Das Abrechnungsmodell kann aber auch erst dort eingegeben werden. Wichtig ist hier die Eingabe des Leistungszeitraums (Felder Leistungszeitraum Von-Datum und Leistungszeitraum Bis-Datum). Dies ist der Zeitraum, in dem die Wiederholfaktura regelmäßig (je nach Abrechnungsmodell) verrechnet werden soll. 5

6 Zu diesem Auftrag gibt es zunächst noch keine Rechnungsvorschläge. Diese werden erst generiert, wenn diese ermittelt werden, d.h. eine Rechnung kann erst erstellt werden, wenn es Rechnungsvorschläge zu einem Auftrag gibt. ERMITTLUNG DER WIEDERHOLFAKTUREN Nach Anlage der Wiederholfakturen kann je nach Abrechnungsmodell regelmäßig eine Rechnung erstellt werden. Dazu in den Rechnungsvorschlägen (Verkauf Rechnungsbearbeitung Rechnungsvorschläge) mit der Funktion Ermitteln Wiederholfakturen die Rechnungsvorschläge ermitteln. Bei der Ermittlung muss das gewünschte Erfassungskennzeichen und ein (oder mehrere) Abrechnungsmodell eingegeben werden. Das Datum wirkt sich auf das Verrechenbar ab-datum am Rechnungsvorschlag aus (es werden alle Rechnungsvorschläge ermittelt, deren Verrechenbar ab Datum in den Zeitraum fallen). 6

7 Dadurch werden die Rechnungsvorschläge für die nächste Abrechnung erzeugt. Die Ermittlung der Wiederholfakturen kann auch über den Rechnungsdruck gestartet werden. Im Druckdialog gibt es bei den Zusatzeingaben den Punkt Ermitteln Wiederholfakturen. Wenn man dort auf F8 geht, öffnet sich das Fenster zur Ermittlung. Achtung: Wird bei einem bestehenden Auftrag nach dem Storno der Rechnung beispielsweise die Menge geändert so müssen die bestehenden Rechnungsvorschläge gelöscht werden und die Ermittlung der Rechnungsvorschläge muss neu durchgeführt werden. 7

8 RECHNUNGSDRUCK Der Druck der Rechnungen kann in den Rechnungsvorschlägen oder in der Auftragsübersicht bzw. Auftragserfassung gestartet werden. Beim Druck der Rechnung muss darauf geachtet werden, dass das Rechnungsdatum >= dem Verrechenbar ab-datum ist. Dieses Datum findet sich auf dem Rechnungsvorschlag. VARIANTE WHK WIEDERHOLFAKTURA (MIT KOPIE) Bei dieser Art der Wiederholfaktura wird eine Kopie des Auftrags erzeugt, damit weitere Positionen bei einer Rechnung mit verrechnet werden können. Das Erfassungskennzeichen wird aus der Hinterlegung in den Parametern ermittelt. Die Logik für die Ermittlung der Rechnungsvorschläge unterscheidet sich nicht von der der WHF. Nach Ermittlung der Wiederholfaktura den Button anklicken. Nun kommt die Abfrage welches Erfassungskennzeichen für die Kopie verwendet werden soll -> Vorschlagswert lt. Parametereinstellung. SAMMELRECHNUNG PARAMETER Stammdatenverwaltung Standard Kundenkennzeichen mit Sammelrechnung Kennzeichen zieht, wenn am Kundenstamm der Wert Standard lt. Parameter gesetzt ist. Ausdruck Einstellungen für Rechnungsdruck Ausdruck Sortierung Sammelrechnung Achtung: Damit dieser Parameter zieht muss im Sammelrechnungsmodell bei der Sortierung folgendes eingestellt werden (die Einstellung aus dem Rechnungsmodel übersteuert den Parameter): Einstellungen für Rechnungsdruck Sammelrechnung je 8

9 STAMMDATEN Sammelrechnungsmodell Stammdaten Ausdruck Abrechnungsmodelle für Sammelrechnung Bezeichnung: Sprechende Bezeichnung erfassen damit es bei der Auswahl zu keinen Verwechslungen kommt Intervall ID Über das Intervall wird das Verrechenbar ab Datum gesteuert. Hier kann das Intervall beispielsweise für Monatsrechnungen hinterlegt werden. Sammelkriterium Hier kann das Sammelkriterium definiert werden, nachdem Sammelrechnungen erstellt werden. Sortierung Sortierung innerhalb der Sammelrechnung 9

10 Erfassungskennzeichen Am Erfassungskennzeichen wird definiert ob Sammelrechnungen generell möglich sind. Kennzeichen ist standardmäßig auf JA gesetzt. Kundenstamm Am Kundenstamm kann das Sammelrechnungskennzeichen ebenfalls hinterlegt werden (WWS- Daten): Standard = lt. Parameter Weiters ist es hier auch möglich ein Sammelrechnungsmodell zu hinterlegen: Diese Kennzeichen werden bei aktivem Sammelrechnungskennzeichen am ErfKz in den Auftragskopf übernommen. 10

11 AUFTRAGSERFASSUNG In der Auftragserfassung werden das Sammelrechnungskennzeichen sowie das Sammelrechnungsmodell aus den Parametern bzw. aus dem Kundenstamm übernommen (Kennzeichen am ErfKz muss ebenfalls gesetzt sein). Das Modell kann im Auftrag noch geändert werden. AUSDRUCK SAMMELRECHNUNG Auftragsübersicht Ausdruck Sammelrechnung 11

12 Rechnungsdruckart Kunde Auswahl für welchen Kunden (Rechnungsempfang) der Sammelrechnungsdruck gestartet werden soll. Sammelrechnungsmodell Wird hier nichts eingetragen, werden alle Modelle beim Druck berücksichtigt. Mit F4 kann ein bestimmtes Modell ausgewählt werden bzw. mit F8 kann eine Mehrfachselektion durchgeführt werden. Ermitteln Wiederholfakturen Auch Wiederholfakturen können im Zuge das Sammelrechnungsdrucks ermittelt werden. Erfassungskennzeichen Einschränkung nach Erfassungskennzeichen möglich ErfassungsNr. Einschränkung nach Erfassungsnummern möglich. F4 = Einzelauswahl; F8 = Mehrfachselektion 12

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