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2 Vorwort SEPA Einheitlicher Zahlungsverkehr. SEPA Single Euro Payments Area (einheitlicher Europäischer Zahlungsverkehr). Seit Anfang 2008 werden für den Euro-Zahlungsverkehrsraum einheitliche Regelungen für Überweisungen und Lastschriften eingeführt. Die Einführung findet in den EU-Staaten sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und in der Schweiz statt und wird den Zahlungsverkehr einfacher und schneller gestalten. Die SEPA-Funktionen werden zum 1. Februar 2014 alle derzeit genutzten nationalen Funktionen vollständig ablösen. Nationale als auch internationale Überweisungen und Lastschriften sind ab diesem Zeitpunkt nur noch im SEPA-XML-Format möglich. Bereits seit Anfang 2008 führt die Sparkasse stufenweise die SEPA-Überweisung, die SEPA-Lastschrift sowie die daraus entstehenden Nutzungsmöglichkeiten mit der SparkassenCard ein, damit Sie als Sparkassen-Kunde rechtzeitig Ihre internen Prozesse anpassen können. Auf den nachfolgenden Seiten haben wir Ihnen Informationen zum SEPA-Zahlungsverkehr mit Hinweisen zu den jetzt notwendigen Änderungen bei Überweisungen und eine Anleitung im Umgang mit bestehenden Lastschriften zusammengestellt. Natürlich steht Ihnen auch Ihr Kundenberater gerne zur Verfügung. Ihre Sparkasse Mecklenburg-Nordwest 2

3 Inhalt Inhalt. Änderungen Kontodaten Änderungen Zahlungsverkehr Gläubiger-ID beantragen SEPA-Lastschrift-Mandat Umdeutung von Einzugsermächtigungen SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Firmen-Lastschrift

4 SEPA Kontodaten Änderungen durch SEPA. Mit der Ablösung des bisherigen DTA-Verfahrens durch das neue SEPA-Verfahren ergeben sich Änderungen bei den Abläufen der bekannten Zahlungsverfahren sowie bei der Gestaltung der Kontoverbindungsdaten. Dies gilt sowohl für Deutschland als auch für alle Kontakte und Geschäftspartner in den teilnehmenden Staaten. Stichtag für die Ablösung ist der 1. Februar Änderungen Kontodaten. B IBAN ersetzt Kontonummer. IBAN International Bank Account Number (internationale Bank-Kontonummer) Für eine eindeutige Zuordnung von Kontodaten im Euro-Zahlungsverkehrsraum werden die nationalen in internationale Kontodaten angepasst. Die bisherige Kontonummer wird durch die standardisierte IBAN ersetzt. Diese enthält ebenfalls die Bankleitzahl des Institutes. In Deutschland besteht die IBAN aus 22 Stellen. Beispiel für eine IBAN: DE B Länderkennung DE B Zweistellige Prüfziffer B Kontoinformationen des Kontoinhabers (achtstellige BLZ sowie zehnstellige Kontonummer) B BIC ersetzt Bankleitzahl. BIC Business Identifier Code bzw. Bank Identifier Code Die bisherige Bankleitzahl (BLZ) wird durch den BIC abgelöst. Mit dem BIC ist eine eindeutige Identifizierung eines Kreditinsitutes weltweit möglich. Der oft auch als SWIFT-Code bezeichnete Code ist acht- bzw. elfstellig und enthält jeweils Angaben in Kurzform. Beispiel für einen BIC: NOLADE21WIS B Institut B Länderkennung DE B Codierung von Ort/Filiale Nach dem Stichtag sind Überweisungen und Lastschriften nur noch mit IBAN und BIC möglich. Ihre persönliche IBAN und BIC. Die IBAN für jedes Konto sowie den BIC Ihrer Sparkasse finden Sie auf dem zugehörigen Kontoauszug sowie im Online-Banking hinterlegt. 4

5 SEPA Zahlungsverkehr 2. Änderungen Zahlungsverkehr. B SEPA-Überweisung. Für eine SEPA-Überweisung sind, im Vergleich zur heutigen Überweisung, die Nutzung der IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl sowie die Verwendung von entsprechenden Formularen bzw. Eingabemasken erforderlich. Ab dem 1. Februar 2014 sind nationale und internationale Überweisungen nur noch mit IBAN und BIC möglich. Eine Umstellung der internen Prozesse in Unternehmen und Organisationen auf IBAN und BIC ist für einen reibungslosen Zahlungsprozess ohne manuellen Eingriff bis zum Stichtag notwendig. Vorteile der SEPA-Überweisung: B Nationale und internationale Überweisungen sind identisch. B Währung ist immer Euro. B Keine Betragsgrenze. B Schneller Zahlungsverkehr (1 Bank-Tag). B Anfallende Entgelte werden von beiden Beteiligten getragen. B Leicht zu verarbeiten im XML-Format. Hinweis: Achten Sie bei internationalen Überweisungen auf die Meldepflicht nach der Außenwirtschaftsverordnung, sobald der Überweisungsbetrag mehr als Euro beträgt. B SEPA-Lastschrift. Lastschriften werden in SEPA-Basis-Lastschrift (vergleichbar mit der Einzugsermächtigung) und SEPA-Firmen-Lastschrift (vergleichbar mit dem Abbuchungsauftrag) unterschieden. Bestehende Einzugsermächtigungen können unter bestimmten Umständen für die SEPA-Basis-Lastschrift umgedeutet werden und somit ihre Gültigkeit behalten (siehe Seite 7). Bei der SEPA-Firmen-Lastschrift ist eine Umdeutung bestehender Abbuchungsaufträge nicht möglich. Hier müssen neue Mandate eingeholt werden. Außerdem ist eine SEPA-Firmen-Lastschrift nur noch zwischen Unternehmen zulässig, Verbraucher sind ausgeschlossen. Wichtigster Bestandteil jeder SEPA-Lastschrift ist für Sie als Zahlungsempfänger der Besitz einer Gläubiger-ID, welche Sie bei der Deutschen Bundesbank erhalten. Nähere Informationen finden Sie auf Seite 6. Online-Banking und Banking Software. In unserem Online-Banking sind die SEPA-Funktionen bereits eingebunden. Auch die Banking- Software StarMoney 8.0 und SFirm (mit SEPA-Modul) sind bereits SEPA-fähig. Sollten Sie eine andere Banking-Software verwenden, informieren Sie sich bitte bei dem entsprechenden Hersteller. Umstellungshilfen finden Sie auf der Internetseite Ihrer Sparkasse und unter: 5

6 Gläubiger-ID Gläubiger-ID beantragen. Um SEPA-Lastschriften einziehen zu können, müssen Sie im Besitz einer Gläubiger-Identifikationsnummer, kurz Gläubiger-ID, sein. Wichtig: Beantragen Sie schnellstmöglich die Gläubiger-ID. Nur mit dieser können Sie Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umdeuten sowie neue SEPA-Lastschrift-Mandate abschließen. 6. Kontrollieren Sie Ihre Angaben und bestätigen Sie die Richtigkeit. Klicken Sie auf Weiter Beantragung der Gläubiger-ID Die Gläubiger-ID können Sie ausschließlich elektronisch auf der Internet-Seite der Deutschen Bundesbank beantragen: 1. Gehen Sie auf die Internet-Seite 2. Klicken Sie auf Antragsformular und Downloads und nachfolgend unter Antragsstellung auf Formular zur Beantragung Ihrer Gläubiger- Identifikationsnummer. und im anschließend erscheinenden Feld auf OK, um die Beantragung abzuschließen. 3. Sie werden automatisch auf die Beantragungsseite für die Gläubiger-ID geleitet. Klicken Sie in der linken Navigation auf Beantragung. 4. Lesen Sie sich die Verfahrensbeschreibung und die Datenschutzhinweise durch und bestätigen Sie die Anerkennung mit Aktivierung des Kontrollkästchens. Anschließend klicken Sie auf Weiter. 5. Füllen Sie auf den nachfolgenden Seiten die Formulare mit den Angaben zur Rechtsform Ihrer Firma sowie Anschrift und Ansprechpartner aus. Felder mit roten Sternchen müssen ausgefüllt werden. 7. Per erhalten Sie nun eine Aufforderung, die Daten für die weitere Verarbeitung freizuschalten. Wichtig: Folgen Sie den Anweisungen der innerhalb von 10 Kalendertagen. 8. Einige Stunden später erhalten Sie per die Gläubiger-ID sowie ein Mitteilungsschreiben. Die Gläubiger-ID In Deutschland besteht die Gläubiger-ID aus 18 Stellen. Beispiel für eine Gläubiger-ID: DE 01 ZZZ B Länderkennung DE B Zweistellige Prüfziffer B Geschäftsbereichskennung (Diese ist standardmäßig mit ZZZ belegt, kann aber durch Sie individuell abgeändert werden, bspw. zur Kennzeichnung von Filialen oder Gruppen) B Nationales Identifikationsmerkmal 6

7 SEPA-Lastschrift-Mandat SEPA-Lastschrift-Mandat. Das SEPA-Lastschrift-Mandat ist die rechtliche Grundlage für eine SEPA-Lastschrift. Ohne ein eindeutiges Mandat können keine Lastschriften eingelöst werden. Details zum SEPA-Lastschrift-Mandat B Unterschriebenes Schriftstück mit Name und Adresse des Zahlungspflichtigen. B Mandatsreferenz (kann nachgetragen werden) und Gläubiger-ID. B Autorisierungstext des Unternehmens mit Hinweis auf einmalige/wiederkehrende Zahlungen. B 14 Monate Aufbewahrungspflicht nach dem letzten Einzug. B Das Mandat verfällt 36 Monate nach Unterzeichnung, wenn kein Einzug vorgenommen wurde bzw. nach Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Arten von SEPA-Lastschrift-Mandaten Bei den SEPA-Lastschrift-Mandaten unterscheidet man zwischen dem Mandat für die SEPA-Basis-Lastschrift und der SEPA-Firmen-Lastschrift. Das SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat darf nur zwischen Nicht-Verbrauchern abgeschlossen werden, während das SEPA-Lastschrift-Mandat für die SEPA- Basis-Lastschrift auch mit sowie zwischen Nicht- Verbrauchern geschlossen werden darf. Mit dem Wechsel auf SEPA gibt es die Möglichkeit, bestehende Einzugsermächtigungen in ein SEPA- Lastschrift-Mandat umzudeuten. Weitere Informationen hierzu finden Sie nachfolgend. Hingegen ist eine Umdeutung von Abbuchungsaufträgen nicht möglich. Es empfiehlt sich daher, Kunden und Geschäftspartner frühzeitig anzuschreiben und ein SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat abzuschließen. Beispiel-Formulare für SEPA-Lastschrift-Mandate finden Sie auf den nachfolgenden Seiten. Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen. Voraussetzungen für eine Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen in ein SEPA-Lastschrift- Mandat sind: B Eine schriftliche Einzugsermächtigung liegt vor. B Sie haben eine Gläubiger-ID von der Deutschen Bundesbank erhalten. B Sie haben mit der Sparkasse eine Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift abgeschlossen. B Eine individuelle Mandatsreferenz für jede Lastschrift wurde durch Ihr Unternehmen vergeben. B Den Zahlungspflichtigen haben Sie mit Ihren Kontaktdaten, Ihrer Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz über den Lastschrifteinzug informiert (Muster siehe Abbildung). B Erste bzw. letzte Lastschrift sind mit Hinweis im Verwendungszweck deutlich zu machen. Muster GmbH, Musterstr. 2, Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ Mandatsreferenz: CB Wechsel Einzugsermächtigung in SEPA-Lastschrift Sehr geehrter Herr Mustermann, mit der Umstellung auf das SEPA-Verfahren in unserem Unternehmen möchten wir Sie darüber informieren, dass die bestehende Einzugsermächtigung als SEPA-Lastschrift-Mandat weitergenutzt wird. Die Forderungen werden künftig wie folgt mit der SEPA-Basis- Lastschrift eingezogen: Betrag: 22,00 Euro Mandatsreferenz: CB Ihr Konto (IBAN): DE Kreditinstitut (BIC): Sparkasse Mecklenburg-Nordwest (NOLADE21WIS) Nächste Fälligkeit: Die Umdeutung erfolgt automatisch. Sollten die Kontodaten nicht richtig sein, bitten wir um eine kurze Information. Bitte sorgen Sie für ausreichende Kontodeckung. Mit freundlichen Grüßen Ihre Muster GmbH Musterstadt, den Beispiel für ein Informationsschreiben zur Umdeutung auf SEPA-Basis-Lastschrift.

8 SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Basis-Lastschrift. Die SEPA-Basis-Lastschrift ist mit der bekannten Einzugsermächtigung gleichzusetzen. Bestehende Einzugsermächtigungen sind durch eine Umdeutung weiterhin nutzbar (siehe Seite 7). Merkmale SEPA-Basis-Lastschrift B Für die SEPA-Basis-Lastschrift muss ein eindeutiges Datum für den Einzug definiert sein. B Das SEPA-Lastschrift-Mandat muss zwingend für neue Kunden vorliegen bzw. muss eine Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen stattgefunden haben. B Vergabe einer eindeutigen Mandatsreferenz durch Ihr Unternehmen. B Unterrichtung des Zahlungspflichtigen mindestens 14 Tage vor Einzug der Lastschrift über Betrag, Fälligkeit, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz. Bei wiederkehrenden Lastschriften reicht eine Information aus. B 8 Wochen Rückgabemöglichkeit ohne Angabe von Gründen. B Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis- Lastschrift mit der Sparkasse. SEPA-Lastschrift-Mandat für eine SEPA-Basis-Lastschrift Muster GmbH, Musterstr. 2, Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ Mandatsreferenz: CB SEPA-Lastschrift-Mandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort D E IBAN BIC Datum und Ort Unterschrift SEPA-Lastschrift-Mandate müssen in der Sprache des Zahlungspflichtigen ausgestellt sein. Übersetzungen des offiziellen Mandatstextes finden Sie unter nachfolgendem Link: 8

9 SEPA-Basis-Lastschrift Anleitung Umstellung SEPA-Basis-Lastschrift. Erledigt 1. Benennen Sie einen SEPA-Beauftragten zur Koordination und Steuerung der Umstellung im Unternehmen. 2. Beantragen Sie umgehend die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank unter Die genaue Vorgehensweise finden Sie auf Seite 6 erklärt. 3. Wenden Sie sich anschließend mit der Gläubiger-ID an Ihren Kundenberater der Sparkasse und schließen Sie eine Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift ab. 4. Überprüfen Sie, ob Ihre Zahlungssoftware und Finanzbuchhaltung SEPA-fähig sind. Wenn nicht, spielen Sie entsprechende Updates ein. 5. Analysieren Sie die Abwicklung des Zahlungsverkehrs in Ihrem Unternehmen. 6. Erstellen Sie für jedes Lastschrift-Mandat eine individuelle Mandatsreferenz. Diese kann aus bis zu 35 Zeichen bestehen und bspw. aus Kunden- sowie Vertragsnummer und weiteren Zusätzen zusammengesetzt sein. 7. Unterrichten Sie Ihre Kunden mindestens 14 Tage vor Ausführung des ersten SEPA- Einzugs schriftlich über die Lastschrift bzw. die Umdeutung der Einzugsermächtigung in das SEPA-Lastschrift-Mandat. Im Datensatz der SEPA-Einzüge ist das Datum der Unterrichtung als Mandatsunterschrift des Zahlungspflichtigen anzugeben. Wichtigste Informationen hierbei sind: B Gläubiger-ID B Mandatsreferenz B Datum der SEPA-Abbuchung B Datum der Unterrichtung 8. Passen Sie Ihre internen Prozesse an die SEPA-Einreichungsfristen an (Erst-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit; Folge-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 3 Geschäftstage vor Fälligkeit). 9. Verwenden Sie nach Umstellung ausschließlich das SEPA-Lastschrift-Mandat. Passen Sie hierfür auch die Vordrucke Ihrer Unterlagen an. 10. Geben Sie IBAN und BIC auf Briefen, Vorlagen und Rechnungen an. Sie finden diese Daten auf dem Kontoauszug und im Online-Banking. 11. SEPA-Mandate müssen bis zu 14 Monate nach dem letzten Einzug archiviert werden. 12. Der Zahlungspflichtige kann innerhalb von 8 Wochen nach Belastung die Zahlung ohne Angaben von Gründen zurückgeben. Ohne vorliegendes SEPA-Mandat verlängert sich die Frist auf 13 Monate. 9

10 SEPA-Firmen-Lastschrift SEPA-Firmen-Lastschrift. Die SEPA-Firmen-Lastschrift ist mit dem heute verwendeten Abbuchungsauftrag gleichzusetzen. Eine Umdeutung von Abbuchungsaufträgen ist nicht möglich. Abbuchungsaufträge dürfen nur mit dem SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren zwischen Nicht-Verbrauchern (bspw. zwischen Firmen) abgeschlossen werden. Sollten Abbuchungsaufträge mit Verbrauchern (z. B. Privat-Personen) bestehen, müssen diese bis zum Stichtag durch ein neues SEPA-Lastschrift-Mandat ersetzt werden und ab sofort mit der SEPA-Basis-Lastschrift eingezogen werden. Merkmale SEPA-Firmen-Lastschrift B Für die SEPA-Firmen-Lastschrift muss ein eindeutiges Datum für den Einzug definiert sein. B SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat muss vorliegen. B Vergabe einer eindeutigen Mandatsreferenz durch Ihr Unternehmen. B Keine Erstattungsansprüche. B Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Firmen- Lastschrift mit der Sparkasse. SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat für eine SEPA-Firmen-Lastschrift Muster GmbH, Musterstr. 2, Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ Mandatsreferenz: CB SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort D E IBAN BIC Datum und Ort Unterschrift SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandate müssen in der Sprache des Zahlungspflichtigen ausgestellt sein. Übersetzungen des offiziellen Mandatstextes finden Sie unter nachfolgendem Link: 10

11 SEPA-Firmen-Lastschrift Anleitung Umstellung SEPA-Firmen-Lastschrift. Erledigt 1. Benennen Sie einen SEPA-Beauftragten zur Koordination und Steuerung der Umstellung im Unternehmen. 2. Beantragen Sie umgehend die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank unter Die genaue Vorgehensweise finden Sie auf Seite 6 erklärt. 3. Wenden Sie sich anschließend mit der Gläubiger-ID an Ihren Kundenberater der Sparkasse und schließen Sie eine Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Firmen- Lastschrift ab. 4. Überprüfen Sie, ob Ihre Zahlungssoftware und Finanzbuchhaltung SEPA-fähig sind. Wenn nicht, spielen Sie entsprechende Updates ein. 5. Analysieren Sie die Abwicklung des Zahlungsverkehrs in Ihrem Unternehmen. 6. Prüfen Sie Ihre bestehenden Abbuchungsaufträge. Abbuchungsaufträge mit Verbrauchern müssen Sie in SEPA-Basis-Lastschriften umwandeln senden Sie den Kunden ein SEPA-Lastschrift-Mandat zu (siehe Seite 8-9). 7. Erstellen Sie für jedes Lastschrift-Mandat eine individuelle Mandatsreferenz. Diese kann aus bis zu 35 Zeichen bestehen und bspw. aus Kunden- sowie Vertragsnummer und weiteren Zusätzen zusammengesetzt sein. 8. Bestehende Abbuchungsaufträge können Sie ab Umstellung nicht mehr nutzen. Senden Sie frühzeitig allen Zahlungspflichtigen ein neues SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz zu und bitten Sie um eine schnelle Rücksendung. 9. Unterrichten Sie Ihre Kunden mindestens 14 Tage vor Ausführung des ersten SEPA- Einzugs schriftlich über die Lastschrift. B Gläubiger-ID B Mandatsreferenz B Datum der SEPA-Abbuchung 10. Passen Sie Ihre internen Prozesse an die SEPA-Einreichungsfristen an (Erst- und Folge-Lastschrift frühstens 14 Kalendertage und spätestens 2 Geschäftstage vor Fälligkeit). 11. Verwenden Sie nach Umstellung ausschließlich das SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat. Passen Sie hierfür auch die Vordrucke Ihrer Unterlagen an. 12. SEPA-Mandate müssen bis zu 14 Monate nach dem letzten Einzug archiviert werden. 11

12 e-liberate GmbH, Lüneburg

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