Wichtige Schritte zur Installation des Service Pack Sesam Lohnbuchhaltung

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1 Service Pack Sesam Lohn Fast Facts Wichtige Schritte zur Installation des Service Pack Sesam Lohnbuchhaltung Inhalt Inhalt... 1 Allgemeines... 2 Vorgehen bei der Installation des Service Packs Lohn... 3 Schritt 1: Freischaltung der Zutrittsrechte... 3 Schritt 2: Einlesen der neuen Listen... 4 Schritt 3: Import des neuen Lohnartenstammes... 6 Schritt 4: Zuordnung der Lohnarten zum Neuen Lohnausweis... 8 Schritt 4: Einlesen der Zertifikates Schritt 5: Aufbereitung/ Aktualisierung der Stammdaten Schritt 6: Erstellung des Neuen Lohnausweises (NLA) Schritt 7: Installation von Java Runtime Bestandteile des SP für Version 2006 / Inhalt des SP für die Version 6.1 / Info-Line: /2006 Sage Schweiz AG Änderungen und Irrtum vorbehalten. Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen von Sage Schweiz AG.

2 Allgemeines Das vorliegende Dokument soll Ihnen die notwendigen manuellen Schritte nach der Installation des Servicepacks für die Version Sesam 2006 und WinLohn 3.5. erläutern. Bitte arbeiten Sie das Dokument ausführlich durch und nehmen alle beschriebenen Schritte in Ihrem Lohnprogramm vor. Bitte beachten Sie, dass dies wesentliche Bestandteile für das ordnungsgemässe Funktionieren der Software sind. Informationsfenster Sobald sie das Lohnprogramm geöffnet haben, sehen Sie das Infofenster. Hier sind folgende zwei Links hinzugefügt worden Einführung für Sesam Lohn führt Sie zu den Release-Notes, die Ihnen einen Überblick über die technischen Neuerungen geben. Wegleitung NLA ist ein Link zur Wegleitung zur korrekten Erstellung des Neuen Lohnausweises, die von der Steuerkonferenz herausgegeben wurde. In den Richtlinien werden die Bestandteile der einzelnen Rubriken des Neuen Lohnausweises erläutert. 2

3 Vorgehen bei der Installation des Service Packs Lohn Die technischen Inhalte des Service Packs werden automatisch auf Ihren PC heruntergeladen, sofern Sie das automatische LiveUpdate aktiviert haben. Sollten Sie das LiveUpdate nicht automatisch aktiviert haben, aktivieren Sie es bitte manuell. Nach dem Herunterladen des kompletten Service Packs sind folgende Schritte notwendig. Beachten Sie bitte, dass der Service Pack einen grossen Umfang hat und daher je nach Verbindung - einige Zeit zum Download benötigt. Schritt 1: Freischaltung der Zutrittsrechte Bei den Versionen Profi und Expert (WinLohn Profi) müssen in den Zutrittsberechtigungen die neuen Dialoge und Menues freigeschaltet werden. Bei den Versionen Easy, Lite und Standard (WinLohn Light und Standard) werden die Menues automatisch freigeschaltet. Gehen Sie in diesem Fall direkt zu Schritt 2 über. Bitte gehen Sie über Extras Definition,Zutrittsberechtigungen und aktivieren die Berechtigung für die verschiedenen Benutzergruppen 3

4 Zur Aktivierung der Updates muss mindestens folgende Einstellung gewählt werden: Menu Extras Ausführen Feldzuordnungen für neuen Lohnausweis importieren und Zertifikat installieren muss angekreuzt sein Bitte achten Sie auch darauf, dass alle notwendigen Auswertungen aktiviert sind sowie alle weiteren für den Benutzer notwendigen Optionen. Schritt 2: Einlesen der neuen Listen Im Rahmen der Zertifizierung wurden neue Listen erstellt. Gleichzeitig wurden die bestehenden, den Swissdec-Lohnverarbeitungsrichtlinien entsprechenden Listen mit dem Swissdec Logo gekennzeichnet. Sofern Sie mit standardisierten Listen arbeiten, können Sie alle neuen Listen neu einlesen. Falls Sie individuell angepasste Listen verwenden, sollten Sie diese nicht automatisch aktualisieren, sondern ggf. umbenennen. Bitte vergewissern Sie sich aber, dass Ihre Listen dem aktuellen Lohnverarbeitungsstandard entsprechen. Wir empfehlen, die Liste Lohnblatt (Datei: mlobla.lst) auszuschliessen, da diese Listen oft individuell angepasst sind Sie starten das Einlesen der Listen und Datei,Listen,Originallisten einlesen. Danach erscheint der folgende Dialog aus dem alle oder ggf. nur ein Teil der Listen ausgewählt werden soll. Die Auswahl wird mit,ausgewählte Listen (wieder)herstellen durchgeführt.. Um den Import möglichst leicht durchzuführen, können Sie mehrere Listen gleichzeitig importieren. (Tipp: Setzen Sie die Maus auf die erste Liste, halten Sie die Tasten Shift und CTRL gedrückt und drücken Sie die Taste end so sind alle Listen markiert. Halten Sie anschliessend nur CTRL gedrückt und sie können die Listen wieder herausnehmen, die Sie nicht überschreiben wollen (Bsp. Mlobla.lst).) 4

5 Die Liste mlobla.lst (Lohnblatt) ist oft individuell angepasst. Bitte importieren Sie diese Liste nicht neu! Nun stehen Ihnen im Auswertungsbereich die neuen Listen, die mit dem Swissdec-Logo gekennzeichnet sind, zur Verfügung. 5

6 Schritt 3: Import des neuen Lohnartenstammes Im Rahmen des Service Packs stellen wir Ihnen einen gemäss Swissdec überarbeiteten Lohnartenstamm zur Verfügung. Sie können hiermit neue Lohnarten importieren, wie z.b. Spesenlohnarten etc.. Sollten Sie alle von Ihnen benötigten Lohnarten in Ihrem System bereits aktualisiert haben, müssen Sie keine dieser Lohnarten importieren. Bitte beachten Sie jedoch, dass im Rahmen des Neuen Lohnausweises umfangreichere Anforderungen an die Abrechnung und den Ausweis von Spesen gestellt werden. Für inhaltliche Fragen, insbesondere hinsichtlich Spesenreglement, etc. setzen Sie sich bitte mit Ihrem Treuhänder oder sonstigen Berater in Verbindung. Zur korrekten Einrichtung der Lohnarten kann es möglicherweise inhaltlicher Abklärungen in wirtschaftlicher Hinsicht bedürfen. Zum Import der neuen Lohnarten gehen Sie auf, Extras Ausführen Feldzuordnungen für neuen Lohnausweis importieren. Sie gelangen zu der folgenden Maske: 6

7 Nun klicken Sie auf Lohnartenstamm importieren und folgende Listen wird angezeigt: - Grau markierte Lohnarten sind bereits in Ihrem System vorhanden, dh der LOA- Schlüssel ist bereits vergeben. - Über die Checkbox können Sie entscheiden, ob ein Import ausgeführt werden soll oder nicht. (Achtung bestehende Lohnarten können nicht überschrieben werden. Sofern ein LOA Schlüssel bereits vergeben ist, muss ein andere LOA-Schlüssel gewählt werden). - Wird die Nummerierung neu gesetzt, muss nachfolgend kontrolliert werden, ob einzelne Lohnarten auf andere verweisen. Dieser Verweis muss dann entsprechend korrigiert werden. 7

8 Schritt 4: Zuordnung der Lohnarten zum Neuen Lohnausweis Sie gehen wieder über die Menuepunkte, Extras Ausführen Feldzuordnungen für neuen Lohnausweis importieren. Bedeutung der Farben: Grün: Die Lohnart ist bereits zugewiesen Rot: Die Lohnart ist keinem Feld zugewiesen Auf der Maske NLA- Zuordnungen gibt es oben zwei verschiedene Auswahlmöglichkeiten: - Existierende Zuweisungen anzeigen o Hier wird angezeigt, ob Lohnarten im System schon einem bestimmten Lohnausweisfeld zugeordnet sind. Direkt nach der Installation sehen Sie hier keinerlei Zuordnungen in Ihrem aktuellen Mandanten, da es diese Zuordnung bisher noch nicht gab. Nicht zugeordnete Lohnarten sind jeweils rot gekennzeichnet, zugeordnete Lohnarten grün. - Standard Zuordnungen anzeigen o Diese Zuordnungen werden aus dem Ordner SPLOA im Common Verzeichnis ausgelesen und zeigen Ihnen die Zuordnungen an, die Standardmässig für die von uns ausgegebenen Lohnarten vorgeschlagen werden. In diesem Verzeichnis werden alle vorhandenen Lohnarten angezeigt. Diejenigen Ihrer Lohnarten, die mit der Vorlage übereinstimmen, werden auf das richtige Feld im Lohausweis zugeordnet. Unbekannte Lohnarten, die nicht mit den Vorlagelohnarten übereinstimmen, werden aufgrund der Klassennummer als Vorschlag zugeordnet. Die Zuordnung kann mit aktivieren oder deaktivieren der Checkbox abgelehnt oder angenommen werden. In der Spalte Neue Zuordnung NLA können Sie die Zuordnung zum NLA verändern. Diese Eingaben werden automatisch in den Lohnartenstamm übernommen. Hier können nur Änderungen der Zuordnung vorgenommen werden, aber keine Zuordnungen gelöscht werden. Zum Löschen wählen Sie bitte die Zuordnung über den Lohnartenstamm (siehe S. 10 oben). 8

9 Bitte klicken Sie abschliessend Standardzuordnungen übernehmen an und die angezeigten Zuordnungen werden in den Lohnartenstamm übernommen. Nach dem Zuweisen der Lohnarten erscheint ein Protokoll, das Ihnen mitteilt, welche Lohnarten importiert wurden und welche zugeordnet wurden. Bitte drucken Sie dieses Protokoll aus, damit Sie es als Unterstützung für die Nachbearbeitung haben. Beachten Sie: jede Lohnartenzuordnung ist pro Mandant gültig! 9

10 Alternativ können Sie die Lohnarten auch über den Lohnartenstamm zuordnen. Sie finden im Lohnartenstamm ein neues Registerblatt, das Neuer Lohnausweis heisst. Sie wählen eine Lohnart aus und gehen auf das Registerblatt Neuer Lohnausweis. Über den Button Hinzufügen können Sie die Zuweisung auf der Lohnart vornehmen. Die Funktion Entfernen löscht eine Zuweisung. Sie können die Zuweisungen auch gesamthaft im oben beschriebenen Dialog Lohnartenzuweisung anzeigen lassen und dort mutieren. 10

11 Schritt 4: Einlesen der Zertifikates Das System benötigt zwingend ein Zertifikat zur Validierung derjenigen Datei (XML-file), das technischerseits Grundlage des Neuen Lohnausweises ist. In einer ersten Phase ist dies ein Testzertifikat. Zu einem späteren Zeitpunkt wird ein Swissdec Zertifikat folgen. Dies wird später via LiveUpdate ausgeliefert Das Zertifikat kann über den Menupunkt Extras Ausführen Zertifikat installieren eingelesen werden. Bitte wählen Sie Importieren und folgender Assistent wird geöffnet. Es handelt sich um einen Standardassistenten, da das Zertifikat Betriebssystemunabhängig ist. Wählen Sie hier Weiter Wählen Sie Importieren und such im Common- Ordner folgende Datei: test.p12. Den Common-Ordner finden Sie unter Programme Sesam Data Lohn Common. Bitte beachten Sie, dass Sie den Dateityp ändern müssen. Bitte stellen Sie den Dateityp Privater Informationsaustausch (*.pfx;*.p12) ein. 11

12 Wählen Sie hier Weiter Es wird ein Kennwort verlangt: Für das aktuelle Zertifikat lautet dies o testzertifikat anschliessend mit Weiter bestätigen. Beachten Sie die Gross- und Kleinschreibung! Hier bestätigen Sie bitte mit Weiter Mit Fertig stellen wird die Installation beendet und das Zertifikat ist nun installiert. 12

13 Schritt 5: Aufbereitung/ Aktualisierung der Stammdaten Innerhalb der Stammdaten sind mehrer Felder im Zusammenhang mit dem neuen Lohnausweis und der Swissdec-Zertifizierung zwingend geworden. Sind nicht alle Stammdaten korrekt erfasst, erscheint beim Erstellen ein Fehlerprotokoll, welches auf die fehlenden Daten hinweist. In den Stammdaten erhalten Sie einen Warnhinweis, wenn bestimmte Stammdaten nicht abgefüllt sind. Alternativ können Sie beispielhaft einen Neuen Lohnausweis erstellen und erhalten gemäss nachfolgender Meldung eine Anzeige der fehlenden Daten. Im Personalstamm sind folgende Felder Pflichtfelder: - Name - Wohnkanton - Arbeitskanton - Nationalität 13

14 Schritt 6: Erstellung des Neuen Lohnausweises (NLA) Platzierung des NLA ViewGen Sie finden unter dem Register Auswertungen Jahresauswertungen drei verschiedene Möglichkeiten, einen Lohnausweis zu erstellen: Lohnausweis: bisher gültiger Lohnausweis ( Alter Lohnausweis) Lohnausweis Neu: Neuer Lohnausweis innerhalb des Systems über Formelzuweisung (LL), bleibt bestehen für Anwendung 2006 Generiere Neuen Lohausweis (PDF): dieser Lohnausweis ist Umfang der Swissdec Zertifizierung und ist für die spätere elektronische Einlieferung zwingend. 14

15 Vorgehen beim Erstellen eines Neuen Lohnausweises Nachdem Sie die bisherigen Schritte erledigt haben und Ihre Stammdaten korrekt abgefüllt haben, wählen Sie bitte Auswertungen Jahresverarbeitung Generiere Neuen Lohnausweis (PDF) Dann erscheint ein Dialog, in dem Sie das eingegebene Zertifikat auswählen müssen. Derzeit ist es das Zertifikat Test. Sobald das Zertifikat blau markiert ist bestätigen Sie mit Ok Wenn kein gültiges Zertifikat angewählt wird, erscheint eine Warnung, der Lohnausweis wird jedoch trotzdem erstellt. 15

16 Ist ein gültiges Zertifikat korrekt eingelesen und ausgewählt erscheint folgende Meldung links unten auf dem Lohnausweis: Ist das Zertifikat nicht gültig oder nicht korrekt oder gar nicht eingelesen erscheint folgende Meldung: Beim Ausdruck des Neuen Lohnausweise ist diese Meldung signature is missing auf jedem Lohnausweis gedruckt, der Ausdruck kann aber trotzdem erfolgen. Beim späteren Einsatz der Option ELM würde diese Meldung die Übersendung der Lohndaten verhindern. Schritt 7: Installation von Java Runtime Zur Erstellung des NLA ist zukünftig die Installation von Java Runtime 1.4 oder höhere Versionen notwendig. Bei der Installation via CD wird Java Runtime 1.4. automatisch installiert, sofern es auf Ihrem System noch nicht vorhanden ist. Bei der Installation des Service Packs via LiveUpdate erfolgt keine automatische Installation von Java Runtime 1.4. Sollten Sie versuchen, den neuen Lohnausweis mittels Auswertungen Jahresverarbeitung Generiere neuen Lohnausweis (PDF) zu erstellen und es ist kein Java Runtime auf Ihrem System installiert, erhalten Sie folgende Info-Meldung: Bitte klicken Sie auf den angezeigten Link und sie werden automatisch zur Website oder der Java Website weitergeleitet. Hier können Sie Java Runtime downloaden. 16

17 Bestandteile des SP für Version 2006 / 3.5 Nach dem Update sind diverse Schritte erforderlich, da folgende Daten ausgeliefert werden: - Daten Ordner - SPLOA Ordner im Common (für Import LOA) - Common Ordner (für Zuweisung NLA) - Neues EXE File - VIEW GEN - Java (CD) sonst Download - Zertifikat im Common Ordner - Neues Formular NLA (LL) - Neues Formular NLA View Gen Inhalt des SP für die Version 6.1 / In dieser Version wird ein neuer Datenordner ausgeliefert, so dass beim Erstellen eines neuen Mandanten die richtigen NLA-Zuweisungen vorhanden sind. - Datenordner - EXE File - Neues Formular NLA (LL) Die Lohnartenzuweisungen über den Menüpunkt Lohnausweisupdate, werden nur für den bisher verwendeten Lohnausweis genutzt. (Der Lohnausweis gemäss Swissdec-Zertifizierung wird auf neue Weise generiert und basiert auf dem PDF/XML Generator von Swissdec.) In der Version 6.1 steht weiterhin nur diese Möglichkeit zur Verfügung. 17

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