Shared IT-Services. Ziele, Rahmenbedingungen und Erfolgsfaktoren

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1 Shared IT-Services Ziele, Rahmenbedingungen und Erfolgsfaktoren Prof. Dr. Andreas Engel KDN Dachverband kommunaler IT-Dienstleister NRW Geschäftsführer egov-day 31. Januar 2007

2 Übersicht 1. Ziele: Mit egovernment zur Netzwerkverwaltung Organisation kommunaler Aufgaben nach dem Front- Office-/Back-Office-Prinzip 2. Rahmenbedingungen für IT-Dienstleister: Leistungs- und Kostendruck Zusammenarbeit als Überlebensgarantie kommunaler IT-Dienstleister 3. Erfolgsfaktoren: Shared IT-Services Bündelung von IT-Services in Leistungsnetzwerken

3 Ziel: Netzwerkverwaltung Was die Leistungen der öffentlichen Verwaltung angeht, leben wir bildlich gesprochen in einer Zeit, in der man immer noch zur Gärtnerei gehen muss, um Gemüse zu kaufen, anstatt in den Supermarkt oder in den Bioladen. Prof. Dr. Klaus Lenk, Abschied vom Zuständigkeitsdenken, 2006

4 Trennung von Front-Office- und Back-Office-Aufgaben: (G2N) Beteiligungsdienste (G2C) Bürgerservice Front-Office Internet-Auftritt Bürgerämter Mobile Dienste Call-Center Back-Office Meldewesen Kfz-Zulassung Gewerberegister (G2B) Unternehmensservice Behörden- Behörden-Dienste Kommunen, Land Bund, EU (G2G) Vorteile aus Bürgersicht: One-stop-shop: keine Rücksicht auf Zuständigkeiten Freie Wahl des Zugangs Daten, nicht die Bürger sollen laufen

5 Vorteile aus Verwaltungssicht: Spezialisierung in Vertrieb (Kundenmanagement) und Produktion (Leistungserstellung) Modularisierung von Verwaltungsprozessen (SOA) Auslagerung von Back-Office-Prozessen in Shared Service Center Deutliche Leistungs- und Qualitätsverbesserungen und eine nachhaltige Reduzierung von Verwaltungskosten werden erst dann erreicht, wenn Back-Office-Funktionen ausgelagert und von einer Stelle für mehrere Kommunen erbracht werden.

6 Ausgangssituation: Die IT-Infrastruktur in der Öffentlichen Verwaltung hat einen Stand erreicht, der eine tiefgreifende Änderung der Arbeitsweise nach dem Prinzip der Front-Office-/Back- Office-Organisation erlaubt. rlp-net LVN NRW: Dienstleistungsportal für Kommunen TESTA KIVD OSCI-Transport XÖV

7 Auslagerung von Back-Office-Funktionen in einem Shared Service Center Querschnittsaufgaben, z.b. Personalabrechnung Fachaufgaben, z.b. KfZ-Zulassung Front- Offices Back- Office Front- Offices Kommune A Kommune D Front- Offices Front- Offices Kommune B Kommune C

8 Herausforderung E-Government: Eine Potenzierung der Effekte wird erreicht, wenn nicht nur die Leistungen eines Back-Office als Shared Service Center ausgelagert werden, sondern die Leistungen mehrerer Back-Offices in einem Leistungsnetzwerk von Shared Service Center.

9 Herausforderung E-Government: Auslagerung von Back-Office-Funktionen in einem Leistungsnetzwerk von Shared Service Centern z.b. NKF Back- Office Back- Office z.b. Personalabrechnung Front- Offices Leistungsnetzwerk Front- Offices Kommune A Back- Office Kommune D Front- Offices z.b. KfZ-Zulassung Front- Offices Kommune B Kommune C

10 Chance für kommunale IT-Dienstleister: Ohne IT keine Shared Service Center! Deshalb: IT-Dienstleister als Wegbereiter für Shared Service Center in der Verwaltung durch den Aufbau von Leistungsnetzwerken für Shared IT-Services!

11 Kooperationsmöglichkeiten Kooperationen Meist unverbindlich und zeitlich begrenzt PPP Vergaberechtlich eine Sackgasse Fusion hohe Anfangshürden Shared IT-Service Center (Freiwillige) Aufgabenübertragung von speziellen IT-Services mehrerer IT-Dienstleister auf eine selbständige Organisationseinheit Organisationsform? Der Zweckverband ist ein vergabe-, steuer- und gemeinderechtlich bewährter institutioneller Rahmen für den Aufbau eines Leistungsnetzwerks von Shared IT-Services kommunaler IT-Dienstleister!

12 ca. 5 Mio. Einwohner

13 KDN-ServiceNetz 2+n Standorte

14 Shared Service Center in der KDN - KDN-Großrechnerbetrieb - KDN-Serverbetriebsplattform (incl. 2-Standorte-SAN, Backup, DBMS, Systemmanagement) für SAP-Systeme - KDN-Archivspeicher - KDN-SSC SAP NKF-System - KDN-SSC SAP Personalmanagement (ab ) - KDN-Betrieb von KfZ-Verfahren (in 2007) Basissysteme ERP-Systeme Fachanwendungen - Aufbau einer Clearingsstelle mit DVDV

15 Neu: IT-Services im Leistungsnetzwerk Echte Aufgabenübertragung: SSC erbringt im Zweckverband Leistung für die Mitglieder Beschaffung der Betriebsmittel für das SSC durch den Zweckverband Betrieb zwar primär durch die eigenen Mitglieder, aber nach den Regeln des Zweckverbands Leistungsvereinbarungen und Leistungsverrechnung Schrittweises Abschmelzen dezentraler IT-Aufgaben zugunsten des Zweckverbands ( Alle für Einen ) Dezentral bleibt: Vor-Ort-Service, einschl. Betrieb der örtlichen Infrastruktur, IT-Leistungen für nicht-gebündelte Verfahren, ggf. Leistungen für ein SSC des Zweckverbands

16 Vorteile der Zusammenarbeit im Leistungsnetzwerk Erhalt der Betriebsstätten vor Ort als kundennahe Service-Center (SC) mit Möglichkeiten zur Spezialisierung, Professionalisierung als CC oder SSC Personal: Keine räumlichen Versetzungen und Personalüberleitungen notwendig Basisinfrastruktur und Fachanwendungen: schrittweise Harmonisierung unter den Mitgliedern Kostenteinsparung durch Skaleneffekte (5-20 %)

17 Kritische Erfolgsfaktoren (Vorgehen) Erhebung der eingesetzten Verfahren/Kompetenzen/Spezialisierungen KDN-Verfahrensverzeichnis Planung von SSC im Verhandlungsverfahren Erhebung der Bedarfe (zeitlich, mengenmäßig) und Synergien Entwicklung eines Preismodells auf der Basis der geplanten Beschaffungs- und Betriebskosten sowie der Abnahmemengen (Quantifizierung des Nutzens) Zentrale Beschaffungen (10-20%) und Aufbau des zentralen Betriebs (5-10%) Ggf. zentrale Anschubfinanzierung bis zur vollen Refinanzierung über Leistungsabnahmen

18 Kritische Erfolgsfaktoren (betriebswirtschaftlich) Rechtsfähigkeit Dachverband als selbständiges Rechtssubjekt / Vertragspartner Unmittelbarer Nutzen für Abnehmer/Ertragsanteil für KDN Leistungsverrechnung / 3,5% Gemeinkostenanteil / Re-Invest von Synergien Zentrale (Vor-)Finanzierung gemeinsamer Infrastrukturen Infrastrukturanteil in der Leistungsverrechnung Transparenz: Austauschbeziehungen/Kosten und Preise Zweckverband als Leistungserbringer und Leistungsabnehmer; faire Arbeitsteilung: Geben und Abnehmen / Koordinierter Wettbewerb

19 E-Government ist Netzwerkverwaltung! Ohne kommunale IT-Dienstleister keine effiziente Vernetzung! Die Schlüssel zum Erfolg: Shared IT-Services als Wegbereiter der vernetzten, kooperativen Verwaltung

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