Taxpool-Buchhalter Hilfe psynetic Software. Alle Rechte vorbehalten.

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1 Taxpool-Buchhalter Hilfe

2 2 Taxpool-Buchhalter Hilfe Inhaltsverzeichnis Vorwort 0 9 Kapitel I Einleitung 1 Willkommen Kurzanleitung Funktionsumfang Versionen Registrierung Updatepolitik Gewährleistung,... Urheberrecht, Nutzungsrecht 12 8 Installation Kapitel II Programmfunktionen 1 Datenhaltung Benutzerdefinierter... Datenordner 19 3 Datensicherung Datenaustausch... mit dem Steuerberater 21 Inform ationen... für den Steuerberater 21 Inform ationen... für den Mandanten 23 5 Verwaltungsdialoge Funktionsw... eise der Autodialoge 23 Einstellungen Firma Firma Zusatz Finanzamt Datensicherung Verschiedenes Belegnum... m ern verw alten 32 Belegnummernformat... festlegen 34 Belegnummernkontrolle Buchungsvorlagen... verw alten 36 Abo-Funktion Abo-Buchungen... erstellen 40 Steuersätze... verw alten 40 Listenansicht... einstellen 43 Konten verw... alten 44 Berichteigenschaften... festlegen 49 Konto kopieren Datumsabhängige... Kontoeigenschaften 51 Anlagen verw... alten 52 Anlagekontenübersicht Anlageverzeichnis... zur Anlage EÜR konfigurieren 63 Zusatzdaten Auto-Buchungen... 65

3 Inhalt 3 Manuelle Afa:... Ausserplanmässige Afa, Sonder-Afa, Teilw ert-afa 66 Sonderabschreibung,... Beispiele 67 Investitionsabzug/Herabsetzung Investitionsabzug,... Beispiel 76 Anlagen im... Bau / Geleistete Anzahlungen 79 Kostenstellen... verw alten 80 Kunden-/ und... Lieferantenverw altung 82 Neuen Kunden... oder Lieferanten anlegen 84 Rechnungsnummer... generieren 85 Faktura Rechnungen Leistung/Lieferung... ausgeführt 90 Rechnung löschen/stornieren Gutschrift einer... bestehenden Rechnung erstellen 93 Mahneinstellungen Mahnbriefe... erstellen 95 Aufträge/Sammelrechnung PDF-Rechnungen... erstellen 102 Rechnungstexte... (mehrsprachig) verw alten 105 Vorlageneditor Ausgabevariablen Buchungen... zu einer Rechnung anzeigen 117 Abschlagszahlungen,... Anzahlungen 117 Zahlungen Überzahlung oder Begleichung mehrerer Rechnungen mit einer Zahlung Ausdruck... konfigurieren 122 Vorgaben Zahlungsbedingungen Artikelverw... altung 132 Standardw... erte festlegen 134 Artikelpreise Preisstaffel... konfigurieren 135 Dokumente... zuw eisen Benutzermenü Datei Neue Firma... anlegen 137 Bestehende... Firma öffnen 139 Datensicherung Komplette... Datensicherung erstellen/einspielen 140 Einzelne... Dateien aus der Komplettsicherung exportieren 143 Datenaustausch... mit dem USB-Stick 143 Einzelne Sicherungskopie... w iederherstellen 145 Einzelne Sicherungskopie... erstellen 146 Änderungen... seit erstem Skript rückgängig machen 147 Speichern Speichern... unter 147 Buchungsdaten... der aktuellen Datumausw ahl speichern unter 147 Passw ort... und Kompression 147 Netzw erkfähig Daten (per... ) w eitergeben 149 Firma löschen Systeminfo Import

4 4 Taxpool-Buchhalter Hilfe Online-Banking-Kontoauszüge SWIFT-MT Textdatei... (.txt,.csv,.tsv,...) 154 Hilfsdialog... zum Importieren von Kontoauszügen 157 Datumsformat... einstellen 159 ALF-BanCo-Business Offene Posten... zuordnen 160 DATEV -Buchungsdaten... und Stammdaten Kunden/Lieferanten 161 Kontenbeschriftungen... importieren 163 Daten im... DATEV -Pro-Format importieren 164 Stammdaten... Kunden/Lieferanten importieren 167 paypal -Import Buchungsdaten... aus Taxpool-Buchhalter 173 Buchungsdaten... aus anderen Programmen 174 Aus Banana -Buchhaltung Aus Lexw... are 175 Aus Syska Buchungen... aus JTL-Waw i Ameise importieren 176 Datumsbereich... nach dem Import anpassen 179 Kunden und... Lieferanten 179 Zuordnung... unbekannter Konten 180 Importmarkierung... löschen 182 Importeinstellungen... Ist-Versteuerung 182 Doppelte Datensätze Import konfigurieren Import konfigurieren Belegkreise... einstellen 186 Export Buchungsdaten Daten Betriebsprüfungsexport... (GDPdU-Export) 189 DATEV -Buchungsdaten DATEV... Pro Format 191 DATEV... OBE, KNE Format 195 Belege und... Dokumente 197 Buchen Stapel ausbuchen Stapel löschen Belege neu... durchnummerieren 202 Buchungen... Schnellsuche 204 Buchungen... Erw eiterte Suche 205 Automatischen... Buchungsassistenten zeigen 211 Offene Posten... zuordnen 214 OP-Zahlung... aktuelle Buchung 214 Neues Wirtschaftsjahr... einfügen 214 Aktuelles... Wirtschaftsjahr 215 Eigenschaften Jahr abschliessen Löschen Eröffnungsbuchungen Eröffnungsbuchungen... berechnen 224 Abo-Buchungen Berichte Authentifizierte... Anmeldung 227 Einstellen... des Ausw ertungszeitraums 228

5 Inhalt 5 Journal Buchungsstapel Buchungsliste... drucken 230 Summen... und Salden 231 Einnahme/Überschuss Einnahmen... und Ausgaben 233 BWA Bilanz/GuV E-Bilanz Stammdaten Unterschiede... Handelsbilanz/Steuerbilanz 239 Kontenzuw... eisung 239 Überleitungsrechnung Ausw ahl... einer Position in der Taxonomie 248 E-Bilanz-Zusammenfassung... drucken 248 Zusammenfassung/Sendevorgang Kontenbuch Umsatzsteuervoranmeldung Umsatzsteuervoranmeldung-Übersicht Umsatzsteuererklärung Anlagespiegel Anlage EÜR Korrektur... von Zuw eisungen 271 Änderungen... ab Anlageverzeichnis... zur Anlage EÜR 276 Zusammenfassende... Meldung 276 OP/Rechnungen/Mahnungen Zahlungen... Kunden/Liefereranten 279 Kostenstellen Ausländische... EU-Steuer/MOSS 279 Grafische... Ausw ertungen 279 Statistische... Betriebsprüfung simulieren 280 Ausgabeeinstellungen... Debitoren (Kunden) / Kreditoren (Lieferanten) 282 Extras Datenbank-Lister Kontensalden... neu berechnen 284 Benutzerdefinierter... Datenordner 284 Datenbankdaten... aus anderer Firma importieren 285 Lua-Skript Kontenupdate Hilfe Info über Nach Updates... suchen 305 Hilfe Bestellen Buchungsmasken Einfach buchen Im Expertenm... odus buchen 308 Buchung... splitten 309 Dokum ente... zuordnen 311 Extrafunktionen... in der Buchungsm aske 312 Bedienung Buchungsvorlagen... bearbeiten 315 Buchungsstatus... eingeben 316

6 6 Taxpool-Buchhalter Hilfe Buchungskonto... ausw ählen 317 Löschen/Storno/Gutschrift/Duplizieren Druckfunktion Druckeinstellungen... verw alten 319 Druckausgabefelder... einstellen 320 Druckseite... einrichten 323 Benutzerdefinierter... Seitentitel 323 Druckausgabe... exportieren 324 TIFF-Support... installieren Kontenfilter Kapitel III Buchhaltungswissen Aufzuteilende... Vorsteuer Ausfuhrlieferung Bewirtungskosten Durchschnittsbesteuerung UStG Geldtransit Gutschrift... und Storno KFZ-Kosten,... Fahrtkosten, KFZ private Nutzung Leistungen... nach 13b UStG 335 Sonstige... Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Unternehm ers 336 Sonstige... Leistungen an oder von Unternehm ern in Drittländern (z.b. China, Norw egen, USA, Schw 338 eiz) Sonstige... Leistungen m it Ausnahm en vom Em pfängerortprinzip Innergemeinschaftliche... Lieferung Innergemeinschaftlicher... Erwerb Import... aus einem Drittland (China, USA,...) MOSS/Meldepflicht... für elektronisch erbrachte Dienstleistungen an Nichtunternehmer 341 im EU-Ausland 13 Regelmäßig... wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben 346 Kapitel IV Begriffe Afa Abschreibung Anlagevermögen Aufteilen/Splitten Beleg Belegdatum Belegnummer Bewegliche... Wirtschaftsgüter Buchungsdatum Buchungsliste Buchungsperiode Buchungsstapel Buchungstext

7 Inhalt 7 14 Debitor GWG Immaterielle... Wirtschaftsgüter Journal Kreditor Kasse Kontenkategorie Kontenplan Kontenrahmen Konto Selbständig... nutzbare Wirtschaftsgüter Unbewegliche... Wirtschaftsgüter 354 Kapitel V Fragen und Antworten Buchungen Buchungen... löschen Elster Authentifizierte... Überm ittlung bei Elster ab Häufige Elster-Fehlerm... eldungen und die Lösungen dazu 357 Ist der Elster-Server... verfügbar? 358 Steuernum... m er 358 Wie binde... ich das Softw arezertifikat bzw. den Sicherheitsstick oder die Signaturkarte ein? Programmfehlermeldungen... und -Warnungen 360 Warnm eldung:... "Buchhaltungsdokum ente sollten sich ausschließlich im Ordner... befinden." 361 Fehlerm eldung:... Fehler beim Konvertieren der globalen Datenbank MOSS-Verfahren... ("Mini-One-Stop-Shop") 362 Kapitel VI Programm-Meldungen Index

8 Kapitel I

9 Einleitung 1 Einleitung 1.1 Willkommen 9 Taxpool -Buchhalter ist eine professionelle Buchhaltungssoftware, die auch für Buchhaltungsanfänger sofort verständlich ist. Das Programm wurde speziell für eine leichte Bedienbarkeit optimiert. Sowohl die Eingabemasken als auch die Auswertungen können für den Benutzertyp 'Anfänger' oder 'Profi' angepaßt werden. Die Zielgruppe sind Freiberufler, Handwerker und Kleinbetriebe, die nach dem Prinzip der Einnahmen-Überschuss-Rechnung buchen. Unternehmen, die zur Bilanzierung verpflichtet sind, benutzen die Bilanzversion unseres Buchhaltungsprogramms. Das Programm arbeitet mit einem DATEV-kompatiblen Kontenrahmen (SKR03 und SKR04) und erlaubt einen Import aus DATEV und allen gängigen Buchhaltungsprogrammen und Datenbanken (Txt, Csv, Access, Excel, mysql). Durch die DATEV-Export-Schnittstelle und eine zusätzliche allgemeine Datenbankexportschnittstelle ist eine Datenübergabe an einen Steuerberater problemlos möglich. Die Daten können optional auch über eine interne -Funktion mit starker Verschlüsselung an den Steuerberater versandt werden. Eine Vielzahl an teilweise auch jahresübergreifenden Auswertungen gibt Ihnen schnell einen Überblick über Ihre Firma. USt.-Voranmeldungen können automatisch generiert und an das Finanzamt übermittelt werden. Taxpool-Buchhalter analysiert Ihre Daten mit den Methoden der Steuerprüfer und zeigt Ihnen evtl. Auffälligkeiten in den Buchungsbeträgen auf. Damit sind Sie den Finanzbehörden immer einen Schritt voraus. Das ebenfalls automatische Backupsystem sorgt nach einmaliger Konfigurierung für eine optimale Datensicherheit. Taxpool -Buchhalter läuft in jedem Ordner und benötigt weder Eintragungen in der Registrierdatenbank noch kopiert es bei der Installation Laufzeitbibliotheken in das WindowsSystemverzeichnis. Das Programm ist deswegen auch auf einem USB-Stick lauffähig (siehe portable Versionen im Downloadbereich unserer Homepage). Die kostenlose und unbefristet nutzbare Miniversion eignet sich hervorragend für die Zusammenarbeit eines Steuerberaters mit seinen Mandanten. Lesen Sie bitte zuerst in der Kurzanleitung nach, dies dauert nur wenige Minuten und verschafft Ihnen einen ersten Überblick über die Funktionsweise des Programmes.

10 Taxpool-Buchhalter Hilfe Kurzanleitung 1. Anlegen einer neuen Firma: Beim ersten Programmstart erscheint folgender Dialog: Wählen Sie eine neue Firma anlegen aus. Geben Sie der Firma im nachfolgenden Datei-Speichern-Dialog den gewünschten Namen. 2. Wichtige Einstellungen tätigen: a) Gehen Sie in der linken Fensterseite auf: Und tragen Sie im Bereich Firma Ihre Firmendaten ein. b) Gehen Sie in der linken Fensterseite auf: Und ordnen Sie in der Belegnummernverwaltung Ihre Bankverbindungen den programminternen Konten zu. c) Gehen Sie in der linken Fensterseite auf: Und erstellen Sie die für Sie benötigten Buchungsvorlagen, die Buchungsvorlagen sind ein wesentlicher Schritt um das Buchen drastisch zu beschleunigen. Letzter Schritt: Das Programm verfügt über zwei Buchungsmasken. Eine Maske für Experten und eine Maske für Buchungslaien.

11 Einleitung 11 Wählen Sie die für Sie geeignete Maske aus. 1.3 Funktionsumfang Siehe Funktionsbeschreibung Online. 1.4 Versionen Von Taxpool -Buchhalter gibt es derzeit zwei Versionen: 1. Standardversion: Diese Version bietet den kompletten Funktionsumfang von Taxpool -Buchhalter. Ohne eine Registrierung ist diese Version nur 14 Tage nutzbar. Ihre Daten gehen jedoch nach dem Ablauf der Testphase nicht verloren. Sie können einfach die Miniversion über die Standardversion installieren und dann mit dem reduzierten Funktionsumfang weiterarbeiten. 2. Miniversion: Diese Version bietet einen reduzierten Funktionsumfang ist aber auch ohne Registrierung zeitlich unbegrenzt nutzbar. Ein Steuerberater kann z.b. seinen Mandanten die Miniversion lizenzfrei zur Verfügung stellen. Diese können die Buchungen im Programm erfassen und die Daten dann dem Steuerberater schicken, der diese mit der Standardversion oder einem kompatiblen Buchhaltungsprogramm weiterverarbeitet. Zusätzlich finden Sie auf unserer Homepage im Downloadbereich noch sogenannte portable Versionen, die zum Betrieb auf einem USB-Stick geeignet sind. Weitere Informationen: Lesen Sie hier zu unserer Updatepolitik nach. Taxpool -Buchhalter ist bisher nur für Windows verfügbar, Versionen für Linux und Mac sind vorgesehen. 1.5 Registrierung Für die Standardversion ist nach 14-tätiger Nutzungszeit eine Registrierung erforderlich. Um die aktuellen Preise und Versionen in Erfahrung zu bringen, schauen Sie bitte auf der Homepage unserer Vertriebsfirma nach. 1.6 Updatepolitik Alle Updates (Erweiterungen, Fehlerbehebungen, gesetzl. Anpassungen) zu einer jährlich erscheinenden Hauptversion (z.b. Taxpool -Buchhalter 2007) sind kostenlos. Das Update zu der Version des Folgejahres (z.b. Taxpool -Buchhalter 2008) ist kostenpflichtig, muss aber nicht zwingend durchgeführt werden, da in der registrierten Version keine zeitliche

12 12 Taxpool-Buchhalter Hilfe Nutzungsbeschränkung enthalten ist. Updates zu der kostenlosen Miniversion bleiben generell kostenlos. 1.7 Gewährleistung, Urheberrecht, Nutzungsrecht Gewährleistung Wir übernehmen keine Gewähr für die Fehlerfreiheit der Software oder der Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Dokumentation und stehen auch nicht für die Befriedigung von Kundenwünschen ein. Für durch Benutzung unseres Programmes entstehende Schäden oder Folgeschäden übernehmen wir keine Haftung. Insbesondere haften wir nicht für den Verlust von Daten oder entgangenem Gewinn. Urheberrecht Alle Rechte am Programm liegen ausschließlich bei psynetic LLC und Robert Mundt. psynetic â ist ein eingetragenes Warenzeichen (Marke). Taxpool â ist ein eingetragenes Warenzeichen (Marke). Das Programm unterliegt dem Schutz des Urheberrechtsgesetzes und des internationalen Urheberrechtsabkommens. Wer z.b. die Vollversion des Programmes oderen Freischaltungscodes unberechtigt verbreitet oder wer bewußt Änderungen an den Programmdateien oder der Dokumentation vornimmt, macht sich im Sinne der Verletzung des Urheberrechtes strafbar und muss mit entsprechenden Konsequenzen rechnen. Nutzungsrecht Sie sind berechtigt die Vollversion der Software auf einen Computer zu übertragen und Sicherheitskopien anzufertigen. Die Software darf aber nicht von zwei verschiedenen Personen an zwei verschiedenen Orten benutzt werden. Wenn Sie "Updates" des Programms erworben haben, so stellen diese eine untrennbare Einheit mit der ursprünglichen Software dar. (Dies ist erkennbar an der identischen Registrierungsnummer). Die Nutzungsrechte können Sie an eine dritte Person übertragen, sofern Sie das gesamte Paket (CD, Dokumentation und Sicherungskopien des ursprünglichen Programms und gegebenenfalls der Updates) an diese dritte Person übergeben. Sie sind dann nicht mehr zur Benutzung der Software berechtigt. Die Demoversion des Programmes als auch die kostenlose Miniversion dürfen ohne weitere Lizenzkosten verteilt werden. Alle hier nicht eingeräumten Rechte bleiben vorbehalten. Die in dieser Dokumentation erwähnten Produktbezeichnungen sind z.t. eingetragene Warenzeichen (auch wenn sie nicht so gekennzeichnet sind) und unterliegen als solche den gesetzlichen Bedingungen.

13 Einleitung Installation Unter Zielverzeichnis kann ein Ordner ausgewählt werden, in den das Programm installiert werden soll. Bei der portablen Version, bei der die Daten abgehend vom Installationsordner gelagert werden, sollte die Installation nicht im System-Programmordner (i.d.r. c:\programme\ oder c:\program files\ oder bei 64Bit c:\program files (x86)\) geschehen, sondern in einem Ordner, der standardmässig mehr Benutzerrechte hat, z.b. c:\taxpool-buchhalter\. Die portable Version hat den Vorteil, dass das gesamte Programm inklusive aller Buchungsdaten und Dokumente einfach durch das Kopieren des Installationsordners auf einen anderen Rechner oder einen anderen Datenträger übertragen werden kann. Neu: Seit der Version 7.06 erhält der Installationsordner bei der Installation der portablen Version Rechte zum Lesen, Schreiben und Ausführen für alle Benutzer. Dadurch werden Probleme (Schreibrechte, Ausführungsrechte) aus früheren Versionen beseitigt. Sofern die Ordnerrechte für einzelne Benutzer eingeschränkt werden sollen, muss dies nachträglich manuell geschehen. Desktop-Verknüpfung anlegen: Diese Einstellung sollte bei der Installation auf einen USB-Stick deaktiviert werden. Startmenü anlegen: Diese Einstellung sollte bei der Installation auf einen USB-Stick deaktiviert werden. Alle bisherigen Verknüpfungen entfernen: Entfernt alle bisherigen Startmenüeinträge und Verknüpfungen vom Rechner. Sie sollten pro Rechner immer nur eine Programmversion installieren, da es ansonsten zu Konflikten mit Dateiverknüpfungen und der Datenhaltung kommen kann. Diese Einstellung sollte bei der Installation auf einen USB-Stick deaktiviert werden, da ansonsten alle Programmverknüpfungen einer evtl. bisherigen primären Installation vom Rechner entfernt werden. Temporäre Dateien im Installationsordner erstellen: Die Einstellung bezieht sich nur auf die portable Version. Sofern die Einstellung aktiviert wird, werden temporäre Dateien nicht im Standard-Windows-Ordner, sondern abgehend vom Datenordner der portablen Installation im Ordner ~temp angelegt. Bei einer Installation auf einem USB-Stick kann sich bei einem langsamen Stick die Programmausführung dadurch stark verringern. Der Vorteil ist allerdings, dass der Stick keine Spuren auf dem benutzten Rechner hinterläßt. Die Einstellung kann nachträglich in der Datei 'config.txt' im Installationsordner unter dem Eintrag 'LOCAL_TEMP_FILES=[0/1]' geändert werden. Auf ältere Versionen prüfen: Bei der ersten Installation auf einem Rechner oder bei der Installation auf einem USB-Stick sollte die

14 14 Taxpool-Buchhalter Hilfe Einstellung deaktivert werden. Bei Aktivierung wird nach dem Start der Programmdatei ein Dialog aufgerufen, der es erlaubt, den Datenordner einer anderen Installation zuzuweisen oder sich alle auf dem Rechner gefundenen Datenbanken inklusive der Buchungszeiträume anzuschauen oder bestehende ältere Installationen in abweichenden Ordnern zu deinstallieren. Anwendungsfälle: 1) Auf dem Rechner wurden die Datenbanken nicht wie empfohlen nur im Datenordner gelagert, sondern z.b. zusätzlich auch auf dem Desktop und in anderen Ordnern. 2) Es wurden mehre Installationen parallel installert, wodurch Probleme entstanden. 3) Es wurde zuvor mit der nicht-portablen Miniversion oder der nicht-portablen EÜR-Version gearbeit und danach die nicht-portable Bilanzversion installiert, die einen anderen Datenordner nutzt, die Übersichtsfunktion erlaubt in diesem Fall die Änderung des Datenordners, dies kann alternativ auch mit dem Tool 'datasource' geschehen. Nach der Installation wird normalerweise die Programmdatei gestartet. Hinweis: Sofern die Einstellung Auf ältere Versionen prüfen aktiviert wurde, muss diese Einstellung aktiv sein.

15 Kapitel II

16 16 Taxpool-Buchhalter Hilfe 2 Programmfunktionen 2.1 Datenhaltung Alle dynamischen Programmdaten werden abgehend vom Datenordner verwaltet. Der Datenordner und seine Unterordner müssen ohne Adminrechte beschreibbar sein, deswegen darf der Datenordner unter Windows nicht im Standard-Programmordner liegen (meist c: \programme\), da dieser in der Regel schreibgeschützt ist. Die Vorgabe des Datenordners ist von der installierten Version (Portabel, Nicht-portabel, Bilanz) abhängig. Datenordner bei der portablen (mobilen) Version: In der portablen Version entspricht der Datenordner dem Programmordner. Dies gilt für die Bilanz/-, die Mini/-und die Einnahmen-Überschuss-Version gleichermassen. Die portable Version darf unter Windows nicht in den Standard-Programmordner installiert werden (siehe oben). Nicht-Portable Version: In der nicht-portablen Version ist der Datenordner vom Benutzer abhängig. Weiterhin benutzt die Bilanzversion einen anderen Ordner als die Einnahmen-Überschuss-Version. Je nach Windows-Version werden verschiedene Aliase für den Zugriff benutzt: Miniversion und Einnahmen-Überschuss-Version: C:\Dokumente und Einstellungen\Ihr Benutzername\Eigene Dateien\Taxpool-Buchhalter \Desktop\Eigene Dateien\Taxpool-Buchhalter C:\Benutzer\Ihr Benutzername\Eigene Dokumente\Taxpool-Buchhalter Bilanzversion: C:\Dokumente und Einstellungen\Ihr Benutzername\Eigene Dateien\Taxpool-Buchhalter Bilanz \Desktop\Eigene Dateien\Taxpool-Buchhalter Bilanz C:\Benutzer\Ihr Benutzername\Eigene Dokumente\Taxpool-Buchhalter Bilanz Datenordner ermitteln: Um den Ordner zu ermitteln, in dem Ihre Daten abgelegt sind, gehen Sie bitte auf den Menüpunkt <Datei Systeminfo>. Dort wird Ihnen der Ordner im Bereich Datenordner angezeigt. Der Schalter Anzeigen öffnet den Ordner im Windows-Dateimanager. Datenordner manuell setzen: Zusätzlich kann auch ein benutzerdefinierter Ordner festgelegt werden. Dies ist z.b. in der Regel notwendig, sofern die Daten im Netzwerk von mehreren Benutzern gleichzeitig benutzt werden sollten. Wichtige Regeln, die bei der Datenhaltung beachtet werden sollten: Im Datenordner befinden sich globale Daten, wie z.b. die Daten für die Online-Banking-Vorlagen oder Zahlungsbedingungen, die für alle verwalteten Mandanten gelten. Legen Sie neue Datenbanken deswegen immer nur im Standard-Datenordner ab (Vorgabe im Programm). Es ist zwar möglich einzelne Mandanten-Datenbanken in anderen Ordnern abzulegen, z.b. auf dem Desktop, um diese von dort mittels Doppelklick zu öffnen, dies sollte jedoch unbedingt vermieden werden, da in diesem Fall die globalen Daten dann dort nicht verfügbar sind und weiterhin der

17 Programmfunktionen 17 Überblick über die Datenbanken verloren gehen kann, insbesondere, wenn diese in verschiedenen Ordnern gelagert werden. Anstelle dessen sollten einfach eine Verknüpfung zu der Datenbank im Datenordner erstellt werden, die dann danach auf den Desktop kopiert werden kann. Aufbau des Datenordners: \ Die Datei 'print_template_1.txt' enthält die mehrsprachigen Drucktexte für z.b. Angebote, Rechnungen und Mahnungen. \Ausgaben Während des Programmablaufs erstellte Ausgaben, wie z.b. der Betriebsprüfungsexport oder die USTVA-Ausgaben und als PDF exportierte Druckausgaben. \Belege Verzeichnis mit eingescannten Belegen, die einzelnen Buchungen zugeordnet sind. \Dokumente Dokumente, die einer Buchung zugeordnet wurden, werden direkt in diesem Ordner abgelegt. Dokumente, die Artikeln, Rechnungen oder Anlagen zugeordnet wurden, werden in separaten Unterordnern des Ordners gelagert. \Elster Temporärer Ordner für die Erzeugung von Elster-Ausgaben, wird der Ordner manuell gelöscht, legt ihn das Programm wieder neu an. \Firmen Verzeichnis mit den Buchhaltungsdaten. Jede Firma wird in einer separaten Datei mit der Endung.dbb abgelegt. Zusätzlich gibt es eine Datei namens global.datx, die Daten enthält, die für alle Firmen gemeinsam gelten: Die Vorlagen zum Import von Online-Banking-Kontoauszügen. Die Zahlungsbedingungen. Die Anlagekontenübersicht. Benutzerdefinierte Bilanzgliederungen.

18 18 Taxpool-Buchhalter Hilfe \Updates Temporärer Ordner für automatische Updates, wird der Ordner manuell gelöscht, legt ihn das Programm wieder neu an. \Vorlagen Während des Programmablaufs erstellte Vorlagen, wie z.b. Importdefinitionen. Aufbau des Datenordners, bei der Verwaltung mehrerer Mandanten: Bei der Nutzung der Multimandanten-Einstellung, existiert noch ein weiterer Ordner \Mandanten von dem aus wiederum im Unterordner des jeweiligen Mandantennamens die Ordner Ausgaben, Belege, Dokumente und Vorlagen mit den mandantenspezifischen Daten abzweigen.

19 Programmfunktionen Benutzerdefinierter Datenordner Taxpool -Buchhalter erlaubt die Festlegung eines benutzerdefinierten Datenordners. Vor der Änderung des Datenordners sollten alle lokalen Instanzen von Taxpool -Buchhalter sowie alle Netzwerkzugriffe auf bestehende Datenbanken beendet werden. Anschliessend sollten alle Daten in den neuen Datenordner kopiert werden. Im neuen Datenordner muss der Benutzer des Programmes Schreibrechte inklusive aller Unterordner besitzen. Danach wird das Programm 'Datasource.exe', das sich im Programmordner befindet, gestartet (z.b. über das Windows Startmenü, oder manuell aus dem Programmordner). Hinweis: Die Einstellungen zum Datenordner werden in der Registrierdatenbank des aktuellen Systems abgelegt, werden also z.b. auf einem USB-Stick, der an einen anderen Rechner angeschlossen wird, nicht weitervererbt. Weiterhin gilt der Datenordner immer nur für die Programminstallation, aus dessen Ordner 'Datasource.exe' gestartet wurde, sodass theoretisch mehrere Installation auf dem Rechner unterschiedliche benutzerdefinierte Datenordner benutzen können. Abweichende Datenquelle verwenden: Aktiviert oder deaktiviert den benutzerdefinierten Datenordner. Nach der Deaktivierung benutzt das Programm wieder den von der Programmversion (Portabel, Bilanz, EÜR) abhängigen Datenordner. Standard-Datenordner: Erlaubt den Wechsel zwischen den drei programmversionsabhängigen (Portabel, Bilanz, EÜR) Datenordnern von Taxpool -Buchhalter. Anderer Ordner: Mit dem Schalter Ordner auswählen kann ein bestehender Ordner über den Dateimanager ausgewählt werden. Alternativ dazu kann auch ein Ordner in das Eingabefeld rechts neben dem Schalter Manuell einfügen eingetragen werden und mit dem Schalter in die Liste eingefügt werden. Der zuletzt ausgewählte Eintrag in der Liste wird nach dem Beenden mit OK übernommen. Hinweis: Bisher muss der Datenordner als Laufwerk mit Laufwerksbuchstaben gemountet werden, eine Benutzung von UNC-Pfaden ist nicht möglich. Nach dem Start von Taxpool -Buchhalter wird der neue Ordner im Programm übernommen.

20 Taxpool-Buchhalter Hilfe Datensicherung Taxpool -Buchhalter enthält ein automatisches System zur Datensicherung, das nachfolgend beschrieben wird: Hinweis: Die hier besprochenen Datensicherungen beziehen sich teilweise auf Daten, die sich im Standardverzeichnis von Taxpool -Buchhalter befinden. Dateien, die Sie extern lagern, müssen Sie evtl. manuell sichern. 1) Sie wollen alle Daten (Belege, Buchhaltungen aller Firmen, Dokumente, etc.) in einer Datei sichern, z.b. als Sicherheitskopie oder um die Daten auf einen anderen Rechner zu übertragen. Oder Sie wollen eine alte Gesamtsicherung wiederherstellen. Benutzen Sie dazu den Menüpunkt <Datei Komplette Datensicherung erstellen/einspielen>. 2) Sie wollen alle Daten (Belege, Buchhaltungen aller Firmen, Dokumente, etc.) auf einen USBStick übertragen, um von dort aus vorübergehend an einem anderen Rechner weiterzuarbeiten oder z.b. das komplette Programm zu Ihrem Steuerberater mitnehmen, um dort die Daten zu ändern und später wieder am ursprünglichen Rechner einzuspielen. Benutzen Sie dazu den Menüpunkt <Datei Datenaustausch mit dem USB-Stick>. 3) Sie haben Änderungen an den Buchhaltungsdaten einer bestimmten Firma ausgeführt und wollen den letzten Zustand vor der Änderung wiederherstellen. Benutzen Sie dazu den Menüpunkt <Datei Einzelne Sicherungskopie wiederherstellen> 4) Sie wollen die Firmendaten manuell sichern, rücksichern oder verschieben. Beispiel: Sie haben mit einer älteren Miniversion gearbeitet, die noch keine Komplettsicherung wie unter 1) ermöglichte *) und haben nun eine andere Version überinstalliert und wollen die Daten der Miniversion manuell in den Datenordner z.b. der Bilanzversion kopieren. Lesen Sie dazu bitte nachfolgende Hinweise: Manuelle Datensicherung: Beenden Sie vor der manuellen Datensicherung zuerst Taxpool -Buchhalter. Datensicherung bei der portablen Version: Bei der portablen Version werden alle Daten abgehend vom Programmordner gelagert, d.h. die Datensicherung ist denkbar einfach. Sie müssen nur den kompletten Programmordner mit allen Unterordnern auf einen anderen Datenträger oder in einen anderen Ordner kopieren. Evtl. ist nach dem Start auf einem anderen Datenträger eine erneute Seriennummerneingabe (die Nummer für die portable und die nicht-portable Version ist gleich) erforderlich, dies sollten Sie beachten, wenn Sie die Daten zur Weiterverarbeitung auf einen USB-Stick/Laptop kopieren, um unterwegs weiterarbeiten zu können. Hinweis dazu: Den Unterordner \COD unter Vorlagen sollten Sie dabei nicht kopieren oder danach erneut die Programminstalltion ausführen. Dieser Ordner sollte die aktuellen Daten der Programminstallation enthalten. Datensicherung bei der nicht-portablen Version: Die nicht-portable Version lagert die Daten abgehend vom Computer-Benutzernamen. Um die genaue Position zu ermitteln, lesen Sie bitte unter Datenhaltung nach.

21 Programmfunktionen 21 Anmerk: Auch die Datei 'global.dat' sollte mit kopiert werden. Manuelle Datenrücksicherung: Lesen Sie dazu bitte unter Datenhaltung nach. Um ein einzelnes Buchhaltungsdokument z.b. wegen eines Datenträgerdefektes manuell wiederherzustellen, lesen Sie bitte im Absatz Manuelle Wiederherstellung einer Datensicherung einer einzelnen Buchhaltungsdatei nach. *) Verzeichnisaufbau der Daten einer Komplettsicherung in älteren Versionen: Angenommen, Sie haben als Zielordner \taxpool-backup\ ausgewählt, dann werden unter dem Zielordner ein Ordner 'tp-buchhalter' und ein Ordner mit dem aktuellem Datum angelegt, unterhalb dessen sich die Sicherungsdaten befinden. D.h. innerhalb eines Tages werden die Sicherungen mit der jeweils neuesten Version überschrieben. 2.4 Datenaustausch mit dem Steuerberater Bitte lesen Sie dazu in den nachfolgenden Unterkapiteln nach Informationen für den Steuerberater Taxpool -Buchhalter eignet sich hervorragend zum Datenaustausch mit einem Mandanten. Sofern Ihr Mandant im Besitz einer lizenzierten Version ist, kann dieser kostenlos eine zweite Lizenznummer für Sie anfordern. Mit einer lizenzierten Version lassen sich zusätzlich auch die Daten aus unserer kostenlosen Miniversion (eingeschänkte Funktionen) weiterverarbeiten, wir erlauben Ihnen ausdrücklich auch die Nutzung/Distribution der Miniversion z.b. für Selbstbucher. Für den Datenaustausch gibt es im wesentlichen zwei Möglichkeiten: 1) Datenaustausch im Taxpool -Buchhalter-Datenformat (empfohlen, lizenzierte Version notwendig): a) Die Bilanzversion kann sowohl Mandanten der Gewinnermittlung EÜR als auch Mandanten mit der Gewinnermittung Betriebsvermögensvergleich verwalten. Installieren Sie dazu am besten die portable Bilanz-Version aus unserem Downloadbereich (Daten werden ausschließlich im Installationsordner verwaltet) auf einem externen USB-Laufwerk oder auf einem lokalen Laufwerk in den Ordner \Taxpool-Buchhalter\.

22 22 Taxpool-Buchhalter Hilfe Die Installation auf einem USB-Stick ist aufgrund der begrenzten Haltbarkeit von USB-Sticks bei häufigen Schreibvorgängen nicht zu empfehlen. Sofern auch die während der laufenden Arbeit mit dem Programm erstellten temporären Dateien im Installationsordner gelagert werden sollen, muss dies bei der Installation unter Temporäre Dateien im Installationsordner erstellen aktiviert werden. Die Einstellung Taxpool -Buchhalter ausführen sollte nur aktiviert werden, wenn nach dem Programmstart ein neues Buchhaltungsdokument angelegt werden soll. b) Übernahme von Daten: Die Buchhaltungsdokumente haben die Dateiendung.dbb (Daten werden am Programmende gespeichert) oder.dbbx (netzwerkfähig, Daten werden nach jeder Transaktion gespeichert) und befinden sich in der portablen Version im Unterordner \Firmen\ des Installationsordners, siehe Datenhaltung. Sofern Ihnen Ihr Mandant die Datei per sendet (ein verschlüsseltes Archiv, oder das Setzen eines Passwortes im Buchhaltungsdokument ist zu empfehlen, Dateiname z.b. Mandantennummer) oder auf einem Datenträger mitbringt, muss diese in den Firmenordner kopiert werden, es ist zu empfehlen, diese zuvor anhand der Mandantennummer umzubenennen, sofern nicht bereits geschehen, damit es zu keiner Überschneidung mit einer anderen gleichnamigen Datei eines anderen Kunden kommen kann. Beispiel: Firma Meier.dbb --> dbb Anschliessend wird das Programm gestartet und im Dialog Einstellungen (links am Programmfenster) im Register Verschiedenes (unten im Dialog) die Einstellung MultiMandantenfunktion aktiviert, unter Ordnername sollte die Mandantennummer eingetragen werden, dies sorgt dafür, dass sämtliche Auswertungen, Druckausgaben, Steueranmeldungen in einem für jeden Mandanten separaten Ordner abgelegt werden, siehe Datenhaltung. Hinweis: Wir werden in einer der kommenden Versionen eine Automatisierung für diesen Schritt bereitstellen. c) Anpassungen: Evtl. Anpasungen (z.b. Kontrolle der Einstellung 'DATEV-Automatik-Konto' in der Kontenverwaltung), Korrekturen, zusätzliche Buchungen können im Programm erledigt werden. Sofern steuerliche Anmeldungen (Elster) aus dem Programm erfolgen sollen, können die Beraterdaten im Dialog Einstellungen (links am Programmfenster) im Register Firma (unten im Dialog) und mit den Schaltern Datenlieferant und Berater im jeweiligen Abgabedialog konfiguriert werden. d) Export für DATEV: Sofern die Daten für eine DATEV-Software exportiert werden sollen, geschieht dies unter 'Datei, Export, DATEV-Buchungsdaten, DATEV-Pro'. Alternativ existiert für ältere DATEV-Programme auch noch eine Exportmöglichkeit im alten OBE/ KNE-Format. Nachdem Import sollten die relevanten Ausgaben (z.b. SuSa) beider Programme verglichen werden, um ein evtl. Import-Problem zu erkennen. e) Das Programm wird beendet, eine evtl. geänderte Datei aus dem Firmenordner wird dem Mandanten zurückübergeben. Ein erneuter Import von evtl. geänderten DATEV-Daten aus dem DATEV-Programm entfällt beim Mandanten. f) Austausch von Belegdaten: Belege befinden sich im Unterordner \Mandantenordner\Belege\ des Installationsordners, siehe Datenhaltung. Neue Belege können einfach aus einem übermittelten Belegarchiv des Mandanten in den Belegordner kopiert werden. Hinweis: Wir werden in einer der kommenden Versionen eine Automatisierung für diesen Schritt bereitstellen. Um Belege und Dokumente eines bestimmten Auswertungszeitraums sortiert in einen separaten Ordner zu exportieren, existiert die Funktion 'Datei, Export, Belege und Dokumente'.

23 Programmfunktionen 23 Nach dem Export können die Dateien z.b. mittels rechter Maus im Dateimanager mit dem Druckprogramm des installierten Drucker ausgegeben werden. 2) Datenaustausch im DATEV-Format (Standard): a) Der Export zur Nutzung in einer DATEV-Software geschieht in Taxpool -Buchhalter unter 'Datei, Export, DATEV-Buchungsdaten, DATEV-Pro'. Alternativ existiert für ältere DATEV-Programme auch noch eine Exportmöglichkeit im alten OBE/ KNE-Format. Sofern im DATEV-Programm Änderungen/Korrekturen an den Eingabedaten vorgenommen wurden, sollte diese für den Mandanten exportiert und rückübermittelt werden. b) Austausch von Belegdaten: Analog zu 1) f) (siehe oben) Informationen für den Mandanten Dieses Kapital befindet sich derzeit in Bearbeitung. 2.5 Verwaltungsdialoge An der linken und rechten Fensterseite finden Sie vertikale Schalter hinter denen sich die wichtigsten Programmeinstellungen verbergen. Bitte beachten Sie auch die Funktionsweise der Dialoge Funktionsweise der Autodialoge Die Einstellungsdialoge öffnen sich automatisch, wenn Sie die Maus über den Schalter bewegen. Sie können dies optional auch so einstellen, dass sich der Dialog erst nach einem Einfachklick mit der linken Maus öffnet oder schließt (Einstellung: Kein automatisches Aufklappen). Durch die Stellung der Pin-Nadel oben rechts neben dem Schliessen-Symbol können Sie bestimmen, ob sich der Dialog automatisch schließt, falls der Benutzer den Mauszeiger außerhalb des Dialoges bewegt (Nadel horizontal) oder geöffnet bleibt (Nadel vertikal). Das automatische Schliessen hat den gleichen Effekt, wie das Schliesen mit OK. In Dialogen, in denen Einstellungen als Listenansicht dargestellt werden, lassen sich die Einträge in der Regel mittels eines Doppelklicks bearbeiten Einstellungen Bitte lesen Sie in den Unterkapiteln weiter. Beachten Sie auch, dass sich im unteren Bereich des Einstellungsdialogs Register befinden, die jeweils weitere Einstellungen beinhalten:

24 Taxpool-Buchhalter Hilfe Firma In diesem Dialog können Sie die firmenspezifischen Einstellungen tätigen. Bitte beachten Sie auch die Funktionsweise des Dialoges. Hinweise: Der unter Firma angegebene Text erscheint standardmässig bei den Druckausgaben als Titel. Firma wie beim Finanzamt geführt: Hier können Sie einen alternativen Namen angeben, unter dem Sie das Finanzamt führt, falls abweichend zu Firma. Wird der Eintrag freigelassen, benutzt das Programm im USTVA-Voranmeldungsformular den unter Firma angegebenen Namen. Ergänzende Angaben für das Finanzamt: Die Angaben zum Berater sind optional und erscheinen im USTVA-Voranmeldungsformular folgendermassen unter 'Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an:' Berufsbezeichnung Name Tel.: Telefon Vorwahl/Nummer Name des Mandanten erscheint links oben neben der Steuernummer im USTVA-

25 Programmfunktionen 25 Voranmeldungsformular Firma Zusatz In diesem Dialog können zusätzliche Einstellungen hinterlegt werden, die zum Erstellen von PDFRechnungen benötigt werden Finanzamt In diesem Dialog können Sie die finanzamtspezifischen Einstellungen tätigen. Bitte beachten Sie auch die Funktionsweise des Dialoges.

26 26 Taxpool-Buchhalter Hilfe Hinweis: Information zum Format der Steuernummer finden Sie auf der Elster-Homepage. Benutzen Sie dabei bei der Schreibweise den gleichen Aufbau der Steuernummer wie auf Bescheiden, Trennzeichen "/". Der Schalter Alle verfügbaren Daten in die Zwischenablage kopieren übertragt alle Daten, die zu dem ausgewählten Finanzamt vorliegen in die Zwischenablage Datensicherung In diesem Dialog können Sie die Einstellungen zur Datensicherung tätigen. Bitte beachten Sie auch die Funktionsweise des Dialoges.

27 Programmfunktionen 27 Datensicherung: Da wir aus Erfahrung wissen, dass der Anwender selber selten eine Datensicherung erstellt, haben wir den Vorgang automatisiert. Legen Sie zuerst den Sicherungsort für die Einzelsicherungen fest. Standardmässig werden die Datensicherungen einer einzelnen Buchhaltungsdatei im Ordner \ DATENORDNER\FIRMEN\EINZELSICHERUNGEN\ erstellt und haben die Dateiendung. dbb_backup. Zusätzlich oder alternativ können Sie einen weiteren Sicherungsordner angeben (z.b. auf einem anderen Laufwerk, evtl.einem Backuplaufwerk). Weiterhin können Sie festlegen, ob die Datensicherung alle x Tage oder nach jedem Speichern erfolgen soll. Sie können dabei auch einstellen, wieviele Datensicherungen pro Datei maximal aufbewahrt werden sollen. Um z.b. bei täglicher Sicherung, für jeden zurückliegenden Tag eine Sicherung zu haben, geben Sie 365 ein. Das benutzte Datenformat ist sehr platzsparend, sodaß auf Ihrer Festplatte keine Engpässe entstehen sollten. Da die Belegkopien (Bilddateien), neu erstellte Vorlagen und gobale Programmeinstellungen beim normalen Backup nicht gesichert werden, empfiehlt es sich unbedingt, den kompletten Datenbestand alle paar Tage in einem separaten Ordner zu sichern. Für den Ordner der kompletten Datensicherung kann es sich auch um entfernbares Laufwerk handeln, z.b. eine externe USB-Festplatte, Sie werden dann beim Start der Sicherung aufgefordert, das Laufwerk einzulegen, falls es nicht gefunden wird. Wichtig: Die Komplettdatensicherung sollte sich auf einem anderen physischen Laufwerk befinden, als das Laufwerk, auf dem sich die Firmendaten (Ordner \DATENORDNER\FIRMEN) befinden. Nur dadurch kann eine komplette Datenwiederherstellung auch bei einem kompletten Datendefekt z. B. des Systemlaufwerks sichergestellt werden. Lesen Sie bzgl. der Datensicherung bitte auch im Kapitel Datensicherung nach.

28 Taxpool-Buchhalter Hilfe Verschiedenes In diesem Dialog können Sie die allgemeinen Einstellungen tätigen. Bitte beachten Sie auch die Funktionsweise des Dialoges. Buchungsmaske: Kontonummern anzeigen: Die Eingabefelder für Kontonummern werden angezeigt. Für Buchhaltungsanfänger ist das Arbeiten mit Kontonummern neu, diese können die Nummern bei Bedarf ausblenden. Bei Auswahl Stapel+Journal immer: Im Stapel buchen Im Journal buchen Nachfragen Die Auswahl 'Buchungen im Stapel und Journal' auf der Mauspalette ist für die Auswertung als auch für die Ansicht in der Buchungsmaske praktisch, um einen Überblick über alle Buchungen im ausgewählten Datumsbereich zu erhalten. Dabei erscheint jedoch beim Buchen immer ein zusätzlicher Auswahldialog, um zu entscheiden, ob

29 Programmfunktionen 29 im Stapel oder im Journal gebucht werden soll. Diese Einstellung kann jetzt optional dauerhaft festgelegt werden, so dass keine Dialogabfrage mehr erfolgt. Automatischen Buchungsassistenten benutzen (Standard): Aktiviert den automatischen Buchungsassistenten. Autodialoge: Hier können Sie das Verhalten der Einstellungsdialoge links und rechts der Buchungsliste einstellen. Standardmässig klappen diese Dialoge automatisch auf, sobald man mit der Maus über den Texteintrag fährt. Die Einstellung Kein automatisches Aufklappen bewirkt, dass sich der Dialog erst nach einem Einfachklick mit der linken Maus öffnet oder schließt. Die Animation beim Öffnen und Schließen des Dialoges läßt sich ebenfalls abschalten. Kontostand: Standardmässig werden für die Berechnung der Kontensalden in den Buchungsmasken und des Kontostandes eines ausgewählten Finanzkontos im Einfach-Buchen-Modus die Buchungen aus dem Stapel und dem Journal gemeinsam herangezogen. Die Berechung kann jedoch auch so verändert werden, dass nur der aktuell ausgewählte Bereich (Stapel oder Journal) oder immer nur der Stapel oder das Journal zur Berechnung benutzt werden. In die Berechnung gehen alle nach diesem Schema eingestellten Buchungen des ausgewählten Datumsbereichs ein. Vorzeichenlose Darstellung (S/H): Die Salden werden vorzeichenlos ausgegeben, der Buchstabe der Buchungsseite (Soll oder Haben), deren Anteil überwiegt, wird angezeigt. Wichtiger Hinweis dazu: Soll und Haben haben in der Buchführung eine andere Bedeutung als auf den Kontoauszügen Ihres Bankkontos. Während auf den Kontoauszügen Haben mit Guthaben gleichgesetzt wird, kommt einem Guthaben eines Finanzkontos in der Buchführung einem Überwiegen auf der Soll-Seite gleich. Die Einstellung Ab Beginn des WJ (Standard) bewirkt, dass die Buchungen vom Beginn des Wirtschaftsjahres des ausgewählten Datumsbereichs und Schemas bis zum Ende des ausgewählten Datumsbereichs in die Berechnung eingehen. Dadurch ist sichergestellt, dass der Eröffnungskontostand enthalten ist. Beispiel: Der eingestellte Datumsbereich ist das 2. Quartal, es wurde kein abweichendes Jahr eingestellt. Mit der Einstellung Ab Beginn des WJ gehen die Buchungen vom bis zum in die Berechnung mit ein, ansonsten gehen die Buchungen vom bis zum in die Berechnung mit ein. Die Einstellung Bis zum Endes des WJ bewirkt, dass die Buchungen vom Anfang des ausgewählten Datumsbereichs und Schemas bis zum Ende des Wirtschaftsjahres des ausgewählten Datumsbereichs in die Berechnung eingehen. Beispiel: Der eingestellte Datumsbereich ist das 2. Quartal, es wurde kein abweichendes Jahr eingestellt. Mit der Einstellung Bis zum Endes des WJ gehen die Buchungen vom bis zum in die Berechnung mit ein, ansonsten gehen die Buchungen vom bis zum in die Berechnung mit ein. Mittels der Einstellung Prüfmodus kann der Kontostand bis zu einer ausgewählten Buchung angezeigt werden, alle nachfolgenden Buchungen werden dann nicht mehr berücksichtigt. So kann man den Kontostand chronologisch überprüfen. Die Einstellung kann die Kontostands-Berechnung bei einer großen Anzahl von Datensätzen verlangsamen.

30 30 Taxpool-Buchhalter Hilfe Die Einstellung Berechnung abschalten deaktiviert den Berechnungsvorgang, dies kann die Bearbeitung in der Buchungsmaske -bei einer grossen Anzahl von Buchungen in Verbindung mit langsamer Hardware- beschleunigen. Die Einstellung Warnung bei negativem Kontostand bei folgenden Konten erzeugt eine Warnung, sofern eine Aktion einen negativen Kontostand bei einem der im Eingabefeld aufgelisteten Konten erzeugen würde. Dies ist insbesondere für Kassenkonten wichtig. Die Konten müssen mit einem Semikolon getrennt werden, z.b.: 1000;1001;1002 Die Kontrollfunktion überwacht dabei nicht nur den Endsaldo im Wirtschaftsjahr, sondern ob der Endsaldo eines bestimmten Tages negativ ist, dabei werden immer die Werte aus dem Stapel und dem Journal zusammen betrachtet. Bearbeiten und Löschen von Buchungen im Journal (Nur EÜR-Version): 1) Bei Projekten, die mit der Bilanzversion erstellt wurden oder die in der Bilanzversion bearbeitet werden, kann im Journal grundsätzlich nur storniert und nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden (interne Sperre im Dateiformat). Dies gilt auch für Projekte, die in der Bilanzversion mit dem Gewinnermittlungstyp 'EinnahmeÜberschussrechnung' erstellt wurden. Das gleiche gilt für Projekte, die mit der Bilanzversion erstellt wurden, und mit der EÜR-Version bearbeitet werden. 2) Bei Projekten mit dem Gewinnermittlungstyp 'Einnahme-Überschussrechnung', die mit der EÜRVersion erstellt wurden und die in der EÜR-Version bearbeitet werden, ist das Verhalten einstellbar (Schalter Bearbeiten und Löschen von Buchungen im Journal). Mit dem Schalter Einstellung fixieren, können Sie das Stornieren im Journal für die aktuelle Datei endgültig festlegen, diese Einstellung ist danach nicht mehr umkehrbar (gleiches Storno-Verhalten wie bei Projekten, die mit der Bilanzversion erstellt wurden, oder Projekten, die generell mit dem Gewinnermittlungstyp 'Betriebsvermögensvergleich' angelegt wurden). Sie sollten die Einstellung Storno ist notwendig nach dem Einrichten des Projektes aktivieren und fixieren, da die Stornierung den Regeln ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sich nur so Buchungen korrekt nachvollziehen lassen. Bei einer grossen Buchhaltung kann es evtl. auch auffällig sein, wenn es keine Stornos gibt. Bei den meisten Ausgaben und in der Buchungsmaske lassen sich die Stornobuchungen ausblenden, sodass auch bei vielen Stornos alles übersichtlich bleibt. Buchungen im Stapel sind von den genannten Regeln nicht betroffen und können bearbeitet und gelöscht werden. Stornodatum: Das Datum von Buchungen, die storniert werden sollen, kann automatisiert oder manuell mittels Eingabedialog eingestellt werden. Belegdatum der zu stornierenden Buchung: Die Stornobuchung erhält immer das Belegdatum der zu stornierenden Buchung. Stornobuchungen heben sich bei Auswertungen in allen eingestellten Auswertungszeiträumen auf. Die Buchungen sind insbesondere für Buchhaltungsanfänger übersichtlich. Der Tag der Stornierung und das Belegdatum der zu stornierenden Buchung sollten im gleichen Zuordnungszeitraum für die UStVA oder die Zusammenfassenden Meldung liegen. Aktuelles Datum: Die Stornobuchung erhält immer das Systemdatum des Rechners zum Zeitpunkt der Stornierung. Nachfragen: Es erscheint ein Datums-Eingabedialog um das Datum individuell einzustellen. Die Vorgabe ist das Belegdatum der zu stornierenden Buchung.

31 Programmfunktionen 31 Aktuelles Datum, falls Belegdatum der zu stornierenden Buchung und aktuelles Datum nicht im gleichen Monat: Aktuelles Datum, falls Belegdatum der zu stornierenden Buchung und aktuelles Datum nicht im gleichen Quartal: Aktuelles Datum, falls Belegdatum der zu stornierenden Buchung und aktuelles Datum nicht im gleichen Jahr: Die Stornobuchung erhält das Belegdatum der zu stornierenden Buchung sofern sich das Belegdatum der zu stornierenden Buchung und das aktuelle Datum im gleichen ausgewählten Zeitraum (Monat,Quartal,Jahr) liegen, ansonsten das Systemdatum des Rechners zum Zeitpunkt der Stornierung. Beispiel: Die UStVA wird quartalsweise abgegeben, eine umsatzsteuerrelevante Buchung vom 1.2. wird am 1.5. storniert, die Einstellung 'Aktuelles Datum, falls Belegdatum der zu stornierenden Buchung und aktuelles Datum nicht im gleichen Quartal' wurde aktiviert, der USt-Betrag wird automatisch in der kommenden UStVA korrigiert. Hinweis: Auch für die Zusammenfassenden Meldungen ist es wichtig, dass Gutschriften, Skonti und Stornos korrekt geführt werden, dies kann bei Stornos u.a. durch die korrekte Festlegung des Stornodatums erreicht werden. Bei Dateien, die mit einer älteren Programmversion bebucht wurden, kann es sein, dass nicht alle Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Multimandanten-Funktion: Diese Einstellung wird empfohlen, wenn Sie mehrere Firmen verwalten wollen. Unter Ordnername kann ein Ordner festgelegt werden, in dem alle mandantenspezifischen externen Daten (Ausgaben, Belege, Belegzuordnung beim Import von Online-Banking-Daten, etc.) gespeichert werden sollen. I.d. Regel wird der Ordner nach der aktuellen Mandantennummer oder dem aktuellen Mandantennamen benannt. Diese Einstellung lässt sich für jedes Buchhaltungsdokument separat treffen. Das Programm legt dann zu jedem Buchhaltungsdokument optional das Verzeichnis \Mandanten\Ordnername\ an, in dem sich die Unterverzeichnisse Ausgaben, Belege, Dokumente und Vorlagen befinden. Die Buchhaltungsdokumente werden weiterhin unter Datenordner\Firmen abgelegt. Um die Daten die zuvor in anderen Ordnern (z.b. Belege) lagerten, manuell einem Mandatenordner zuzuordnen, reicht es in der Regel, die Daten in den entsprechenden Unterordner zu kopieren. Lesen Sie bzgl. der Programmpfade bitte auch unter Datenhaltung nach. Die Einstellung muss aktiviert werden (gleichnamiger Schalter). Fensterrechteck merken, bewirkt, dass beim nächsten Programmstart die Fenstergrösse eingestellt wird, die bei der letzten Sitzung vorlag. Aktuelle Kontentitel nutzen: Standardmaessig speichert eine Buchung den Kontentitel zum Zeitpunkt der letzten Buchung und zeigt diesen so bei den Ausgaben an. Diese Einstellung sorgt dafür, dass bei Ausgaben immer der zuletzt in der Kontenverwaltung eingestellte Titel benutzt wird. Inaktive Buchungen automatisch sichtbar machen: Buchungen, die mit dem Schalter Extras der Buchungsmaske für Ausgaben deaktiviert wurden, werden beim erneuten Öffnen des Dokumentes wieder auf aktiv gesetzt. Interne Kontenkorrektur aktivieren: Diese Einstellung korrigiert falsch eingestellte (Neu)Konten auf der Ausgabeebene, um fehlerhafte Ausgaben zu vermeiden. Dabei werden bei bekannten Konten (z.b. Debitoren und Kreditoren) deren Standardeigenschaften zugeordnet. Diese Einstellung sollte im Normalfall aktiv sein.

32 32 Taxpool-Buchhalter Hilfe Benutzer, die ausserhalb des DATEV-Kontenrahmens buchen (z.b. einfache Übersichten, nur eigene Konten, Haushaltsbücher, etc.), haben durch eine Deaktivierung die Möglichkeit, Standardzuweisungen bei bekannten Konten zu umgehen. Dargestellte Jahre in der Datumsauswahl: Legt fest, wieviele Wirtschaftsjahre in der Datumsauswahl auf der Mauspalette angezeigt werden. Power-User: Diese Einstellung sollte nur aktiviert werden, wenn sich der Anwender des Rechners in der Benutzung des Betriebssystems hervorragend auskennt und die Datenhaltung sowie die Datensicherung von Taxpool -Buchhalter verstanden hat. Bei deaktivierter Einstellung sind einige Programmpunkte, die mit der Datenhaltung zusammenhängen und eine Speicherung der Daten ausserhalb der Standardordner zulassen, nicht mehr benutzbar. Dazu folgende Hinweise: Benutzen Sie die vom Programm vorgegebenen Ordner, ansonsten kann die Komplettsicherung die Daten evtl. nicht wie erwartet sichern. Öffnen Sie Dateien am besten immer über das Menü mit dem Programmpunkt <Datei Bestehende Firma öffnen> und nicht mit der Liste der zuletzt benutzten Dateien. Kopieren Sie die Buchhaltungsdateien nicht manuell in einen anderen Ordner (z.b. auf den Desktop), sondern erstellen Sie anstelle dessen eine Verknüpfung mit dem Buchhaltungsdokument, die Sie auf dem Desktop lagern. Legen Sie die Daten bei Benutzung im Netzwerk auf einem zentralen Server ab, dessen Ordner Sie in jeder lokalen Programmkopie einstellen können. Bei der Verwaltung mehrerer Mandanten sollte die Multimandanten-Funktion aktiviert sein, um sicher zu stellen, dass erzeugte Ausgaben für jeden Mandanten in einem eigenen Unterordner abgelegt werden. Lokale Java-Installation: Bei aktiver Einstellung wird die lokale Java-Umgebung im Programm benutzt, ansonsten die evtl. vorhandene Java-Installation des Systems. Da sich die lokale Installation sich nicht im System registriert, kann sie von anderen Programmen normalerweise nicht aufgerufen werden. Die Java-Umgebung wird z.b. für die PDF-Ausgabe beim Rechnungsdruck benutzt. Es wird empfohlen, die Einstellung zu aktivieren. Java max. Speicher (MB): Die maximale Speicherzuweisung für die Java-VM. Der Standardwert ist 1024MB. Sofern die Fehlermeldung 'Error occurred during initialization of VM. Could not reserve enough space for object heap" erscheint, sollte die Speicherzuweisung evtl. auf 512MB verringert werden Belegnummern verwalten In diesem Dialog können Sie die in der Buchungsmaske benutzten Belegnummern(kreise) verwalten. Bitte beachten Sie auch die Funktionsweise des Dialoges. Belegnummern ermöglichen Ihnen die fortlaufende Nummerierung Ihrer Buchungen und machen diese dadurch später nachvollziehbarer. Tritt eine Buchung in Verbindung mit einem Kürzel auf, spricht man von einem Belegnummernkreis, z.b. 'Bank 1', 'Bank 2'. Belegnummernkreise können z.b. zusammengehörige Buchungen (z.b. Buchungen auf ein bestimmtes Bankkonto) sein, diesen können Sie eine Bezeichung und einen Anfangszählerstand

33 Programmfunktionen 33 zuweisen. Nach jeder Buchung wird dieser Zähler um eins erhöht. Durch die Kontenvorgabe läßt sich das Buchen beschleunigen, da nur eine Kontenseite ausgewählt werden muss. Im Expertenmodus erscheinen die Belegnummernkreise als Auswahl in der Belegnummernliste. Im Einfach-Buchen-Modus erscheinen die Belegnummernkreise als Auswahl in der Kontenliste. Im Einfach-Buchen-Modus werden nur Belegnummernkreise, denen in diesem Dialog in der Listenansicht ein Konto zugewiesen wurde, angezeigt. Eine Änderung an der Konten-Auswahl in der Buchungsmaske führt dazu, dass nur Buchungen angezeigt werden, auf die mit dem ausgewählten Konto gebucht wurde. Im wesentlichen handelt es sich bei den für die Belegnummernkreise benutzten Konten um Finanzkonten, sodaß diese in der Ansicht als Filter vorausgewählt sind, über den Schalter Kontenfilter läßt sich jedoch auch eine andere Kontenvorauswahl einstellen. Dadurch läßt sich die Kontenauswahl nach dem Titel beschleunigen. Ein Beispiel zur Erstellung eines Belegnummernkreises: Ihre Hauptbankverbindung ist z.b. die Deutsche Bank. Erzeugen Sie mit dem Schalter Neu einen neuen Eintrag, geben Sie als Bezeichnung 'Deutsche Bank' ein (Doppelklick in der Listenansicht). Wählen Sie entweder unter Konto 'Bank' aus oder geben Sie unter KontoNr '1200' ein. Wiederholen Sie den Vorgang für alle relevanten Konten, benutzen Sie jeweils ein passendes abweichendes Konto (Bank1, Bank2, Kasse, etc.). Es werden nur Belegnummernkreise benutzt, bei denen das Attribut Anzeigen aktiv ist. Nur wenn die Einstellung Belegnummern nutzen aktiv ist, werden im Programm Kontrollelemente zum Buchen mit Belegnummern dargestellt. Die Einstellung eine Belegnummerneingabe ist in der Buchungsmaske erforderlich verhindert ein versehentliches Buchen ohne Belegnummer. Belegnummerzähler in der Buchungsmaske deaktivieren: Um die automatische Nummerierung im Nummernfeld der Buchungsmaske zu unterdrücken, gibt es zwei Möglichkeiten: a) Im Schalter-Menü des Schalters Bedienung/Schleppen der Buchungsmaske gibt es die Einstellung Belegnummer. Bei Aktivierung wird der Zählerstand nach einer Buchung nicht verändert. b) Diese Einstellung, der Zählerstand wird nach einer Buchung nicht erhöht, der Inhalt des Eingabefelds wird zurückgesetzt, sofern nicht die Einstellung 1) gewählt wurde. Buchungen, bei denen ein benutzerdefinierter Zähler eingegeben wurde, werden standardmässig beim Neu-Nummerieren der Belege ignoriert.

34 34 Taxpool-Buchhalter Hilfe Mit dem Schalter Formatierung können Sie das Format der Nummerierung festlegen. Belegnummerntitel für automatische Anlagebuchungen: Hier können Sie einen Präfix eingeben, der für die Durchnummerierung der Belegnummern automatischer Anlagebuchungen verwendet werden soll, sofern die Einstellung 'Belegnummern nutzen' aktiv ist. Um Ihnen das Anlegen der Belegnummernkreise bei mehreren Firmen zu erleichtern, gibt es die Möglichkeit die kompletten Einstellungen über die Schalter Import und Export zu importieren/ exportieren. Ab der Version 1.65 ist das Datenfeld 'Eröffnung' verfügbar, dort können Sie zu jedem Konto ein Anfangssaldo eingeben, der dem relativen Vorjahresabschlusssaldo entspricht. Dieser Wert geht nicht in die Berichte ein, sondern nur in die Berechnung des Kontensaldos in der Buchungsmaske. Hinweis: Die Einstellung 'Eröffnung' wird in Folgeversionen nicht mehr unterstützt, bitte buchen Sie den Anfangsbestand im ersten Jahr manuell, danach kann das Programm die Buchungen automatisch erzeugen. Belegnummernkontrolle: Lesen Sie dazu bitte hier nach. DATEV -kompatibel: Beim Datenaustausch im DATEV -Format ist die Länge von Belegen (Belegkreis plus evtl. Separator plus evtl. Füllzeichen plus Zähler) auf 12 Zeichen begrenzt, weiterhin sind bestimmte Zeichen wie Umlaute nicht erlaubt. Taxpool -Buchhalter verkürzt längere Belege automatisch beim Export und entfernt ungültige Zeichen, es kann jedoch von vornherein eine Begrenzung der Wortlänge des Datenfeldes ''Bezeichnung' bei der Neuanlage einer Kostenstelle eingestellt werden, weiterhin werden in diesem Fall ungültige Zeichen beim Bearbeiten nicht zugelassen. Die maximale Länge des Namens des Belegnummernkreises ist in diesem Fall standardmäßig auf 6 Zeichen festgelegt (6 Zeichen Belegkreis plus 1 Zeichen Trenner plus 5 Zahlen [ Belege]), der Wert kann manuell geändert werden Belegnummernformat festlegen Dieser Dialog erlaubt Ihnen das Format der Belegnummerierung festzulegen. Das eingestellte Format gilt für die gesamte Belegnummerierung im Programm (Buchungsmaske, Auto-Nummerieren, automatische Anlagebuchungen,...) und sollte daher im Normalfall nur einmal wie gewünscht eingestellt werden.

35 Programmfunktionen 35 Unter Voransicht wird Ihnen die resultierende Formatierung angezeigt. Belegnummernkreis: Geben Sie hier einen beliebigen Beispieltext ein. Startbelegnummer: Geben Sie hier einen beliebigen Beispiel-Startwert für die Nummerierung ein. Hinweis: Dieser Dialog erscheint auch beim automatischen Durchnummerieren der Stapelbuchungen, dort wird die eingebene Startnummer nach dem Verlassen des Dialoges als Startwert für die Nummerierung benutzt. Abstandshalter: Füllzeichen zwischen dem Belegnummernkreistext und der fortlaufenden Nummer. Rechtsbündig füllen: Die fortlaufende Nummer wird rechtsbündig angeordnet. Wenn die Nummer weniger Stellen als in Anzahl Stellen eingetragen enthält wird mit dem ausgewählten Füllzeichen aufgefüllt. Bei abweichendem Wirtschaftsjahr jahresübergreifend nummerieren: Bei einem abweichendem Wirtschaftsjahr wird standardmässig vom Beginn des Datums des Wirtschaftsjahres im ersten Kalenderjahr bis zum Ende des Datums des Wirtschaftsjahres im nachfolgenden Kalenderjahr nummeriert. Um bei abweichenden Wirtschaftsjahren eine Nummerierung vom einzustellen, muss diese Einstellung deaktiviert werden. Diese Einstellung sollte einmalig beim Einrichten eines neuen Buchhaltungsdokumentes getroffen werden Belegnummernkontrolle Individuelle Überprüfung der Belegnummernvergabe bei verschiedenen Buchungsvorgängen. Buchungsmaske: Bei neuen Buchungen bei doppelten Einträgen warnen: Vor dem Speichern einer neuen Buchung in der Buchungsmaske wird überprüft, ob die eingegebene Belegnummer des Belegkreises bereits im Wirtschaftsjahr benutzt wurde. Buchungsmaske: Bei bearbeiteten Buchungen bei doppelten Einträgen warnen: Vor dem Ändern einer Buchung in der Buchungsmaske wird überprüft, ob die eingegebene Belegnummer des Belegkreises bereits im Wirtschaftsjahr benutzt wurde. Buchungsmaske: Bei neuen Buchungen bei Lücken warnen: Vor dem Speichern einer neuen Buchung in der Buchungsmaske wird überprüft, ob die eingegebene Belegnummer des Belegkreises <= der höchsten Belegnummer plus Eins ist.

36 36 Taxpool-Buchhalter Hilfe Buchungsmaske: Bei bearbeiteten Buchungen bei Lücken warnen: Vor dem Ändern einer Buchung in der Buchungsmaske wird überprüft, ob die eingegebene Belegnummer des Belegkreises <= der höchsten Belegnummer plus Eins ist. Ausbuchen: Bei Lücken warnen: Vor dem Ausbuchen (Umbuchen in das Journal) von Buchungen wird überprüft, ob die Belegnummerierung innerhalb der betroffenen Belegkreise lückenlos ist. Optional können die Belege vor dem Ausbuchen neu durchnummeriert werden. Import von Online-Banking-Buchungen: Nummerierung zurücksetzen: Vor dem Import von Online-Banking-Daten, wird der Belegzähler des Belegkreise des Finanzkontos auf den ersten freien Wert gesetzt. Faktura: Anfangszähler kontrollieren: Vor dem Buchen von Rechnungen und Zahlungen der Faktura wird, sofern zu dem ausgewählten Belegkreis noch keine Buchungen vorliegen, überprüft, ob der Startwert des Belegkreises auf '1' steht. Durch das Löschen von Rechnungen und Zahlungen im Stapel ohne Storno kann es passieren, dass dies nicht der Fall ist. Durch die Einstellung Buchungen im Stapel stornieren, werden geänderte Buchungen im Stapel storniert, anstatt gelöscht. Dies hat den Vorteil, dass die Belegnummern beim Löschen von Buchungen fortlaufend bleiben. Stornierte Buchungen im Stapel können auch weiterhin manuell gelöscht werden Buchungsvorlagen verwalten In diesem Dialog können Sie die in der Buchungsmaske benutzten Buchungsvorlagen verwalten. Bitte beachten Sie auch die Funktionsweise des Dialoges. Sie sollten jede Buchung mit einem Buchungstext versehen. Nur so können Sie Buchungen später nachvollziehen. Dieser kann manuell im Buchungsdialog eingegeben oder vordefiniert aus einer Buchungsvorlage entnommen werden. Die Einstellung Eine Buchungstexteingabe ist in der Buchungsmaske erforderlich bewirkt, dass eine Buchung im Programm nur abgeschlossen werden kann, sofern der Buchung ein Buchungstext zugewiesen wurde. In der Regel bucht man immer wieder auf die gleichen Konten, und evtl. sogar noch mit dem gleichen Betrag. Durch passende Buchungsvorlagen können das zeitintensive Zusammenstellen einer Buchung sowie Flüchtigkeitfehler vermieden werden. Buchungsvorlagen können direkt in der Buchungsmaske aus einer bestehenden Buchung oder manuell erstellt werden.

37 Programmfunktionen 37 Eine neue Buchungsvorlage wird mit dem Schalter Neu erzeugt, es öffnet sich anschließend ein Konfigurationsdialog. Hinweis: Auf der rechten Seite einiger Eingabefelder des Dialoges befinden sich Auswahlschalter, die standardmäßig deaktiviert sind. Normalerweise werden bei der Auswahl einer Buchungsvorlage nur Werte in die Buchungsmaske eingetragen, wenn im korrespondierenden Datenfeld der Buchungsvorlage ein Wert eigetragen wurde, die Aktivierung der Auswahlbox bewirkt, dass auch Leerfelder übertragen werden. Analog dazu gibt es unter dem Schalter Bedienung die Einstellung Bei Buchungsvorlagenauswahl Leerfelder anwenden, diese bewirkt global, dass die Datenfelder Betrag, Soll-Konto, Haben-Konto bei der Auswahl einer Buchungsvorlage immer zurückgesetzt werden, sofern im korrespondierenden Datenfeld der Buchungsvorlage kein Wert hinterlegt wurde. Ein Beispiel: Angenommen, Sie haben jeden Monat pauschale Mietkosten für ein Büro in Höhe von 1190 EUR, diese werden von Ihrem Konto ('Bank', 1200 im SKR03) abgebucht. Tragen Sie unter Anzeigename die Bezeichnung (im Beispiel 'Miete Büro') ein, die später in der Buchungsmaske in der Auswahl-Liste erscheinen soll. Unter Buchungstext kann ein evtl. abweichender Buchungstext eingetragen werden, wird das Feld leergelassen, wird der Anzeigename als Buchungstext verwendet. Doppelte Anzeigenamen sollten vermieden werden, sofern mehre Vorlagen mit gleichem Namen angelegt wurden, bei denen das Erfolgskonto gleich aber das Gegenkonto unterschiedlich ist, kann z.b. das Gegenkonto in Klammern und unter Buchungstext der vorherige Anzeigename eingetragen werden. Beispiel: Zwei Einträge mit dem Anzeigenamen: 'KFZ-Kosten' mit den Konten 4530/1200 'KFZ-Kosten' mit den Konten 4530/1000 Ändern des Anzeigenamens nach: 'KFZ-Kosten (1200)' 'KFZ-Kosten (1000)' Bei beiden Einträgen setzen des Buchungstextes als 'KFZ-Kosten'. Mittels Gültig ab Jahr und Gültig bis Jahr (inklusive) kann der Datumsbereich eingegeben werden, in dem die Vorlage gültig ist. Beide Werte können freigelassen werden, in diesem Fall ist Vorlage immer gültig. In der Buchungsmaske werden nur Vorlagen angezeigt, bei denen sich das eingestellte Wirtschaftsjahr im Datumsbereich der Buchungsvorlage befindet. Hinweis: Zu den Spalten Soll-Konto und Haben-Konto: Folgende Regel gilt, falls Sie ein Aufwands- oder Ertragskonto an ein Finanzkonto buchen: Tragen Sie Einnahmen (z.b. Erlöse) in dem Habenkontofeld ein. Tragen Sie Ausgaben (z.b. Telefonkosten) in dem Sollkontofeld ein. Im Beispiel (Ausgabe Mietkosten): Wählen Sie unter Sollkonto das Konto 'Miete' aus oder unter Soll-Nr. '4210' im SKR03. Tragen Sie dann das ergebnis-neutrale Finanzkonto in das Feld Haben-Konto ein oder unter Haben-Nr. '1200' im SKR03. Hinweis: Wenn bei einer Buchungsvorlage ein Finanzkonto hinterlegt wurde, das im Einfach-

38 38 Taxpool-Buchhalter Hilfe Buchen-Modus in der Liste der Belegnummernkreise vorkommt, sorgt dies dafür dass der dortige Kontenfilter durch die Vorlage ausgewählt wird, sodass es evtl. bei der Nutzung der Vorlage zur Bebuchung mehrerer Finanzkonten evtl. sinnvoll sein kann, das Finanzkonto nicht einzutragen. Hinweis: Bei einer Splittbuchung darf nur eine Kontenseite eingetragen werden. Um im Einfach-Buchen-Modus eine eine evtl. ungewollte Auswahl des Belegnummernkreises durch das in der Sammelbuchung hinterlegte Finanzkonto zu unterbinden, existieren die Einstellungen Sollkonto ist Platzhalter und Habenkonto ist Platzhalter, die sich nur auf die Sammelbuchung beziehen und dazu führen, dass das hinterlegte Konto der Sammelbuchung (i.d.r. ein Finanzkonto) bei der Befüllung der Buchungsmaske ignoriert wird. Geben Sie unter Betrag den Buchungsbetrag ein (Im Beispiel: '1190'). Die Eingabe eines Betrages ist optional. Neues Datenformat (nur bei Splitt-Buchungen): Die Aktivierung der Einstellung erlaubt die Eingabe des Gesamt-Betrages der Haupt-Splitt-Buchung auch als Nettowert. Sofern dies erwünscht ist, sollte bei der Haupt-Splittbuchung die Einstellung Brutto deaktiviert werden, die Steuerung Brutto/Netto kann aber auch die Buchungsmaske erfolgen. Weiterhin werden bei Buchungsvorlagen die Faktoren der Einzelwerte in der Buchung gespeichert, wodurch es bei einer Änderung einer bestehenden Buchung zu einem genauren Ergebnis kommen kann. Um bestehende Buchungsvorlagen nicht zu verändern, ist diese Einstellung bei neuen Buchungsvorlagen automatisch aktiv, bei alten Buchungsvorlagen kann sie bei Bedarf aktiviert werden. Das Feld Belegdatum bleibt in der Regel frei, es kann dort jedoch auch entweder ein komplettes Datum wie ' ' oder ein Datumssegment wie '1.1.' oder '1.' eingetragen werden, in diesem Fall ergänzt die Buchungsmaske das Jahr oder den Monat mit dem Wert aus der aktuell ausgewählten Datums-Einstellung. Nach dem Beenden des Dialoges erscheint die neue Buchungsvorlage zur Auswahl in der Buchungsmaske. Die Auswahl der Buchungsvorlage sorgt nun dafür, dass bereits alle zur Buchung notwendigen Daten in die Buchungsmaske eingetragen wurden. Damit Sie Buchungsvorlagen nicht für jede Firma neu anlegen müssen, können diese auch export iert und z.b. in eine andere Firma importiert werden. Beim Import können per Abfrage entweder alle bisherigen Vorlagen gelöscht oder die neuen Vorlagen einfach nur aufaddiert werden.

39 Programmfunktionen 39 Abofunktion: Mit der Abofunktion lassen sich wiederkehrende Buchungen definieren Abo-Funktion Mit der Abo-Funktion lassen sich wiederkehrende Buchungen erzeugen. Periode: Das Zeitintervall, das als Basis dient. Faktor: Ein Multiplikator des Zeitintervalls. Beispiel: Zeitintervall: 'Monat', Faktor: '2' --> die Buchung wird alle 2 Monate erzeugt. Startdatum: Das Datum, ab dem die Buchungen erzeugt werden sollen, eine Datumseingabe vor dem aktuellen Datum ist möglich. Enddatum: Ein optionales Enddatum, an dem der Vorgang abbricht. Anzahl Wiederholungen: Anstelle eines Enddatums kann auch eine Wiederholungsanzahl als Abbruchkriterium definiert werden. Um eine Einstellung als Vorlage zu definieren, wird unter Titel eine Bezeichnung eingetragen und der Schalter Als Vorlage speichern gedrückt. Danach kann die Einstellung zukünftig aus der Auswahl-Liste übernommen werden. Hinweis: Fällige Abo-Buchungen können aus dem Menü mittels<buchen Abo-Buchungen> erzeugt werden.

40 Taxpool-Buchhalter Hilfe Abo-Buchungen erstellen Mit der Abo-Funktion können wiederkehrende Buchungen automatisch erstellt werden lassen. Dafür muss jeweils eine Buchungsvorlage angelegt werden. Erstellt oder testet fällige Abo-Buchungen. Abo-Buchungen können bei den Buchungsvorlagen konfiguriert werden. Unter Filter können alle oder nur eine bestimmte Buchungsvorlage ausgewählt werden. Um Buchungen zu testen, die in der Zukunft liegen, kann unter Testdatum ein zukünftiges Datum eingeben werden, der Schalter Anzeigen zeigt die Buchungen zur Voransicht in der Liste. Diese Buchungen können nicht gebucht werden. Mit dem Schalter Zurücksetzen wird der Testmodus beendet, es erscheinen nur noch die fälligen Buchungen. Mit dem Schalter Buchungen testen, kann z.b. ermittelt werden, ob die Buchungsvorlagen alle notwendigen Angaben enthalten, um die Buchung durchzuführen. Der Schalter Buchungen erstellen erzeugt die Buchungen im Stapel(=vorläufige Buchungen). Hinweis: Nachdem Buchungen zu einer Buchungsvorlage gebucht wurden, können auch bei einer Änderung der Abo-Einstellung keine Buchungen mehr vor dem letztem Erstellungsdatum erzeugt werden Steuersätze verwalten In diesem Dialog können Sie die in der Buchungsmaske und bei den Ausgaben benutzten Steuersätze verwalten. Bitte beachten Sie auch die Funktionsweise des Dialoges. Kurzbezeichnung: Der Titel, der bei der Auswahl des Steuersatzes im Buchungsdialog erscheint. Anzeigen: Nur Einträge mit dieser Einstellung werden im Buchungsdialog vorangezeigt. Hinweis: Wird in der Buchungsmaske ein Konto ausgewählt, dessen Steuersatz in der Auswahl fehlt, wird dieser nachgeladen, sofern dieser nicht programmintern deaktiviert wurde (s.u., Einstellung Dieser Steuersatz wird vom Programm verwendet) Für den Spezialfall, dass Sie nur einen Steuersatz benutzen (bei nur einem Steuersatz in der Liste ist die Eigenschaft Anzeigen aktiv), können Sie diese Funktion mit dem Schalter Keine Steuersätze nachladen deaktivieren, dann wird immer nur der aktive Steuersatz ausgewählt. Mit dem Schalter Erweitert können Sie weitere Einstellungen zu dem ausgewählten Steuersatz vornehmen, diese sollten von einem Buchhaltungsprofi durchgeführt werden, da falsche

41 Programmfunktionen 41 Einstellungen sich sowohl auf die komplette interne Berechnung als auch auf die Ausgaben fehlerhaft auswirken können. Kontentyp: Derzeit existieren vier interne Typen: Prozent exklusiv: Der Steuerwert wird auf den Nettobetrag aufgerechnet. EU: Steuersatz für den innergemeinschaftlichen Erwerb. 13b UStG: Steuersatz für Buchungen nach 13b UStG. 13b UStG ohne Vorsteuer: Steuersatz für Buchungen nach 13b UStG ohne Umsatzsteuerabzug, z.b. Kleinunternehmer. EU ohne Vorsteuer: Steuersatz für den innergemeinschaftlichen Erwerb. ohne Umsatzsteuerabzug, z.b. Kleinunternehmer/fehlende USt-ID. Unter Auswertung kann bei selbst angelegten Steuersätzen die Eigenschaft auf Automatisch oder auf Keine Auswertung gesetzt werden. Die Einstellung Keine Auswertung bewirkt, dass sowohl die Bemessungsgrundlage als auch die Steuer eines mit dem Steuersatz bebuchten Kontos in der Umsatzsteuervoranmeldung und in der Umsatzsteuererklärung igoriert werden. Gültig ab: In der Listenauswahl können Sie ein Datum auswählen, für das die nachfolgenden Einstellungen gelten. Sie können in der Listenansicht der vorherigen Dialoges bis zu zwei Datumswerte eintragen, diese werden in der Auswahl angezeigt, achten Sie bitte darauf, dass diese chronologisch sind. Hinweis: Tragen Sie nur dann einen Datumswert ein, wenn auch Daten dazu hinterlegt sind, sonst kann es zu falschen Ausgaben kommen. Dieser Steuersatz wird vom Programm verwendet: Diese Einstellung aktiviert/deaktiviert den

42 42 Taxpool-Buchhalter Hilfe Steuersatz im kompletten Programm. Wichtiger Hinweis: Diese Einstellung hat nichts mit der Einstellung Anzeigen (s.o.) zu tun, ein deaktiverter Steuersatz wird von den Berechnungen im Programm nicht mehr gefunden und kann bei falscher Anwendung zu Fehlern führen. Sollten Sie zu einem Kontentyp zwei Einstellungen mit dem gleichen Steuersatz und gleichem Datumsbereich anlegen, sollte eine Einstellung deaktiviert werden, ansonsten ist die Nutzungsreihenfolge im Programm rein zufällig. Datumsabhängige Einstellungen: Steuersatz: Der Steuersatz in Prozent. Umsatzsteuerkonto: Die Kontonummer des Kontos des Kontenrahmens, auf den die USt gebucht wird. Vorsteuerkonto: Die Kontonummer des Kontos des Kontenrahmens, auf den die VSt gebucht wird. Hinweis: Wenn bei einem Steuersatz vom Typ Prozent exklusiv (s.o.) Umsatzsteuer und Vorsteuer gleichzeitig eingetragen wurden, wird programmintern bei Einnahmen Umsatzsteuer und bei Ausgaben Vorsteuer generiert. Möglich wäre es auch, zwei Konten (Umsatzsteuer und Vorsteuer) anzulegen. Bei den Kontentypen EU, 13b UStG, 13b UStG ohne Vorsteuer, EU ohne Vorsteuer werden ein Umsatzsteuerkonto und ein Vorsteuerkonto erwartet. Wobei bei den vorsteuerlosen Konten nicht anrechenbare Vorsteuer benutzt wird. DATEV-Steuerschlüssel: Der Schlüssel identifiziert den Typ eines DATEV-Automatikkontos und wird für den Import und Export von und nach DATEV-kompatiblen Programmen benötigt. Hinweise zum Durchschnittssteuersatz ( 24 UStG) (seit Version 6.07): Die Steuersätze 10,7% und 5.5% werden ab der Version 6.07 automatisch angelegt, sofern diese noch nicht vorhanden sind. Standardmässig wird als Vorsteuerkonto das Konto 'Abziehbare Vorsteuer', 1570 (SKR03), 1400 (SKR04) eingetragen. Standardmässig wird als Umsatzsteuerkonto das Konto 'Umsatzsteuer', 1770 (SKR03), 3800 (SKR04) eingetragen, es kann jedoch auch -am besten nach Absprache mit dem StB.- ein neues 'Umsatzsteuerkonto 10,7%' angelegt und zugeordnet werden. Für den Datenaustausch im DATEV-Format empfiehlt sich die Eintragung je eines Steuerschlüssels für die Vorsteuer und die Umsatzsteuer, diese müssen mit dem Austauschsystem abgestimmt werden, i.d.r. sind Schlüssel im Bereich frei verfügbar. Weitere Infos zur Durchschnittsbesteuerung 24 UStG finden Sie hier. Hinweise zur aufzuteilenden Vorsteuer: Aufzuteilende Vorsteuer wird in der Regel von Unternehmern benutzt, bei denen der Vorsteuerabzug von z.b. Betriebsbedarf mit einem gemischten Umsatz zusammenhängt, sodass die abziehbare Vorsteuer nach dem wirtschaftlichen Einsatz aufgeteilt wird. Weitere Infos zur aufzuteilenden Vorsteuer finden Sie hier. Hinweise zum MOSS-Steuersatz:

43 Programmfunktionen 43 Mit dem Schalter Bearbeiten können nicht-relevante EU-Länder deaktiviert und eine Vorauswahl festgelegt werden. Hinweis: Es können alle Buchungen mit einem Steuersatz ausgeführt werden, eine Spezialisierung nach einem entsprechenden Land ist optional möglich, aber nicht notwendig, da bei der Buchung Auswahlmöglichkeiten bestehen und die Auswertung die Daten nach den EU-Ländern auflöst. Um trotzdem verschiedene Steuersätze anzulegen, die jeweils eine vorkonfigurierte Landeseinstellung enthalten, müssen diese manuell in der Steuersatzverwaltung (Schalter Neu) angelegt werden. Danach kann im Eigenschaftsdialog (Schalter Erweitert) mit dem Schalter Zuweisen ein spezieller Steuersatz eines Landes zugewiesen werden. Der Schalter Entfernen hebt die spezielle Zuweisung wieder auf Listenansicht einstellen In diesem Dialog können Sie einstellen, welche Datenfelder in der Listenansicht der Buchungen (unterhalb der Buchungsmaske) in welcher Reihenfolge angezeigt werden. Desweiteren lassen sich für die angezeigten Datenfelder Ausrichtung und Titel festlegen. Die Ansichtseinstellungen können separat für die Buchungsmasken Einfachmodus-Buchen, Expertenmodus-Buchen und Split-Buchen konfiguriert werden. Wechseln Sie dazu in den gewünschten Modus und öffnen Sie den Einstellungsdialog der Listenansicht. Bitte beachten Sie auch die Funktionsweise des Dialoges.

44 44 Taxpool-Buchhalter Hilfe Ausrichtung: Setzt die Ausrichtung der Textausgabe in der Ansicht. Titel: Setzt den Spaltentitel des Datenfeldes in der Ansicht Konten verwalten In diesem Dialog können Sie die beim Buchen benutzten Konten und deren Zuordnung zu einer Kategorie beeinflussen. Bitte beachten Sie auch die Funktionsweise des Dialoges. In der Kontenverwaltung sind alle Konten hierarchisch nach Kategorien dargestellt. Hinweis: Programmintern sind zwei Kontendateien zu jedem Kontenrahmen enthalten, für Konten bis inkl und für Konten ab Der Kontenrahmen ab 2007 gilt auch für alle nachfolgenden Jahre. D.h. Änderungen am Kontenrahmen müssen evtl. für beide Kontendateien durchgeführt werden, um in beiden Kontenrahmen wirksam zu sein. Dies gilt aber i.d. Regel nur für Anlagekonten mit einem Abschreibungsbeginn vor Je nach dem eingestellten Auswertungszeitraum wird in diesem Dialog der dazugehörige Kontenrahmen geöffnet. Es existiert auch eine manuelle Auswahl dazu: Sie können Kategorien neu anlegen, löschen und umbenennen. Kategorienansicht:

45 Programmfunktionen 45 Bereits vom Programm vorgegebene Kategorien sollten Sie nicht löschen! Dies hängt damit zusammen, dass bei einigen Konten programmintern eine vorgegebene Struktur erwartet wird. Dies ist auch nicht notwendig, wenn Sie eine Kategorie nicht benötigen, so deaktivieren Sie einfach den Anzeige-Schalter ( )rechts neben dem Kategorienamen mit einem Doppelklick. Alle darunterliegenden Kategorien und Konten werden dann ebenfalls deaktiviert. Die deaktivierten Kategorien werden dann nach dem Verlassen des Dialoges mit OK in der Kontenauswahl in der Buchungsmaske und rechts davon in den Fenstern 'Konten Hierarchie' und Konten 'Listenansicht' ausgeblendet. Neu angelegte Kategorien werden an der aktuellen Position als Unterkategorie eingefügt, können jedoch mit 'Drag-And-Drop' verschoben werden. Der Schalter Sortieren sortiert alle Kategorien absteigend. Konten unterhalb der Kategorien anzeigen: In der Kategorienansicht werden zusätzlich zu den Kategorien auch die Konten angezeigt. Kontenansicht:

46 46 Taxpool-Buchhalter Hilfe Alle Konten: Zeigt alle Konten an. Benutzte Konten: Zeigt alle bereits bebuchten Konten an (mit Ausnahme der Steuerkonten). Neu angelegte Konten: Zeigt alle Konten an, die vom Benutzer neu angelegt wurden. Ranking: Nutzungshäufigkeit. Die Anzahl mit der dieses Konto bebucht wurde. Zu den Eigenschaften der weiteren Datenfelder lesen Sie bitte unter Kontoeigenschaften (s.u.) nach. In der Listenansicht der Konten können Daten direkt mittels Doppelklick verändert werden. Sie sollten jedoch eine bereits vom Programm vorgegebene Einstellungen nur verändern, wenn Sie sicher sind, dass diese Voreinstellung inkorrekt oder nicht aktuell ist. Es können bis zu drei Listenansichten (Einstellung 1, Einstellung 2, Einstellung 3) konfiguriert werden (Schalter Bearbeiten). Damit können Sie festlegen, welche Datenfelder Ihnen in der Listenansicht angezeigt werden. Standardmäßig ist nur die die Einstellung 1 vorkonfiguriert, die anderen Ansichten sind leer und müssen benutzerdefiniert eingestellt werden. Bereits vom Programm vorgegebene Konten sollten auch dann nicht gelöscht werden, wenn Sie nicht benötigt werden! Wenn Sie ein Konto nicht benötigen, so deaktivieren Sie einfach den Anzeige-Schalter mit einem Doppelklick. Die deaktivierten Konten werden dann nach dem Verlassen des Dialoges mit OK in der Kontenauswahl in der Buchungsmaske und rechts davon in den Fenstern 'Konten Hierarchie' und Konten 'Listenansicht' ausgeblendet. Drucken: Startet den Druckvorgang der Konten. Die Sortierung in der Druckausgabe entspricht dabei derjenigen in der Listenansicht. Sichtbar: Es werden nur Konten ausgegeben, bei denen die Einstellung Anzeigen aktiv ist. Filter: Es werden nur die Konten ausgegeben, die in der gefilterten Listenansicht dargestellt werden, ansonsten alle Konten. Kontoeigenschaften: Die Eigenschaften eines Kontos können über den Schalter Konto bearbeiten verändert werden:

47 Programmfunktionen 47 Nummer: Die innerhalb eines Kontenrahmens eindeutige Kontonummer. Der Kontonummernbereich von bis ist für die Debitorenkonten und der Kontonummernbereich von bis für die Kreditorenkonten reserviert. Kategorie: Die Kategorie, in der sich das Konto befindet. Bitte ändern Sie die Kategorienzuordnung bereits vom Programm vorgegebener Konten nicht, da diese für die Berichte verwendet wird. Kontobezeichnung: Der Anzeigename eines Kontos. Kontentyp: Einnahmen (Ertragskonten), Ausgaben (Aufwandskonten), Neutralkonten (Bestandskonten). DATEV-Automatikkonto: Ein Konto, bei dem die Umsatzsteuer- und Vorsteuerberechnung vom Programm automatisch ermittelt wird. Diese Einstellung ist für den DATEV-Export wichtig und wird von Programmen beim Import der DATEV-Daten ausgewertet. Sie sollten diese Einstellung für bereits vom Programm vorgegebene Konten nur ändern, wenn Sie sich sicher sind, dass die bisherige Einstellung inkorrekt ist. Neu angelegte Konten ausserhalb des Standard-Kontenrahmens sind keine DATEVAutomatikkonten. USTVA-Formularposition: Die Position unter der das Konto in dem Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung zu finden ist. Anlage EÜR-Position: Die Position unter der das Konto in dem Formular EÜR zu finden ist. Konto ist im aktuellen Filter: Es können Konten markiert werden, die später als Auswahlfilter in der Buchungsmaske erscheinen, d.h. es werden dann nur die Konten zur Auswahl angezeigt, die Sie manuell ausgewählt haben.

48 48 Taxpool-Buchhalter Hilfe Der Filter läßt sich exportieren und z.b. in andere Buchhaltungsdokumente, die mit Taxpool Buchhalter erstellt wurden, importieren. Konto anzeigen: Nur Konten bei denen dieses Attribut aktiv ist, werden in der Kontenauswahl in der Buchungsmaske dargestellt. Bei Konten, die Sie nicht benötigen, sollten Sie diese Eigenschaft deaktivieren, um die Auswahl übersichtlicher zu gestalten Der Anzeigestatus für Kategorien (Auswahl-Schalter rechts neben dem Kategorien-Titel) und Konten (Feld Anzeigen) läßt sich exportieren und wieder importieren. Bei dem Ausdruck der Konten können Sie festlegen, ob nur die sichtbaren Einträge (Feld Anzeigen aktiv) ausgedruckt werden sollen. In BWA-Auswertung aufnehmen: Das Konto erscheint in der BWA-Auswertung (Auswahl aktiv), ansonsten (Auswahl inaktiv), im Bereich 'Sonstige Konten' unterhalb der Auswertung. In Einnahme-Überschuss-Auswertung aufnehmen: Das Konto erscheint in der Einnahme/ Überschuss-Auswertung (Auswahl aktiv), ansonsten (Auswahl inaktiv), im Bereich 'Sonstige Konten' unterhalb der Auswertung. Zuordnungen für Auswertungen in der Bilanz-Version: Zuordnung Bilanz Aktiva, Passiva: Ordnet ein Bestandskonto in den Auswertungsbereich Aktiva oder Passiva ein. Bei einigen Konten, wie z.b. Bankkonten wird gleichzeitig in Aktiva und Passiva zugeordnet, ein negativer Kontostand führt dann zu einer Zuordnung in Passiva, ein positiver Kontostand zu einer Zuordnung in Aktiva. Zuordnung GUV: Ordnet Erfolgskonten (Aufwand/Ausgabe, Erlös/Einnahme) in die Auswertung GuV ein. Hinweis: Um keine Zuordnung zu treffen, wählen Sie einfach den obersten Eintrag in der Liste ('Keine Zuordnung') aus und bestätigen Sie mit einem Doppelklick. Referenzkonto: Erzeugt einen Softlink mit einem anderen Konto. Siehe dazu auch hier. In diesem Fall erbt das entsprechende Konto alle Eigenschaften des Referenzkontos und es sind nur noch die Kontonummer, die Kontenbezeichnung und die Einstellung 'DATEV-Automatik' des Kontos frei wählbar. Das Konto wird also zu einem Unterkonto. Der Vorteil dabei ist, dass evtl. datumsabhängige Änderungen im Referenzkonto (z.b. EÜRZuordnung, Bilanzzuordnung, USt.-Zuordnung) immer automatisch auf alle Unterkonten übertragen werden. Um das Konto wieder in ein 'normales Konto' umzuwandeln, reicht es, in das Eingabefeld den Standardwert -1 einzutragen. Hinweis: Einige Konten, die sogenannten DATEV-Automatik-Konten besitzen im DATEV-Kontenrahmen eine vordefinierte Steuerautomatik, die nicht vollständig verändert werden kann. Die korrekte Einstellung der DATEV-Automatik ist zum Datenaustausch mit DATEV-kompatiblen Programmen notwendig, da es sonst zu einem Fehler kommen kann. Konten, die nicht im DATEV-Kontenrahmen enthalten sind, können deswegen keine DATEVAutomatik-Konten sein. Bei einem Unterkonto ist die Einstellung DATEV-Automatik frei wählbar, es sollte darauf geachtet werden, dass die Einstellung bei allen Unterkonten normalerweise deaktiviert ist, auch wenn das Referenzkonto ein Automatikkonto ist, ansonsten kann es bei einem Datenaustausch mit DATEVkompatiblen Programmen zu einem Fehler kommen. Dies geschieht im Programm nicht automatisch, da es auch möglich ist, ein Automatik-Konto aus einem bestehenden Nicht-DATEVAutomatikkonto als Unterkonto anzulegen.

49 Programmfunktionen 49 Saldenabhängige Position in E/A: Das Konto wird in den Auswertungen BWA, EÜR, und E/A nicht anhand des Kontentyps, sondern anhand der Saldenseite eingeordnet. Beispiel: Das Konto 1780, das sowohl für UStVA-Erstattungen als auch für UStVAVorauszahlungen benutzt werden kann, erscheint bei einer Erstattung in der Kategorie Ausgaben mit Vorzeichenumkehr. Bei Aktivierung dieser Einstellung erscheint es bei Habensaldo in der Kategorie Einnahmen und bei Sollsaldo in der Kategorie Ausgaben. In den Ausgaben BWA und EÜR ist bei Buchungen sowohl mit Sollsaldo als auch mit Habensaldo nur der Gesamtsaldo darstellbar, in der Ausgabe E/A ausführlich, kann mittels der Zusatzeinstellung Getrennt einzeln zugeordnet werden. Hinweis: Die Einstellung hat keinen Einfluss auf die Anlage EÜR, dort ordnet das Programm z.b. die Positionen und des Kontos 1780 automatisch immer getrennt nach der Saldenseite zu. Einige Kontoeigenschaften können datumsabhängig gesetzt werden. Neues Konto anlegen: Wählen Sie vor der Anlage des Kontos zuerst in der Kategorienansicht eine geeignete Kategorie aus. Wenn Sie ein Konto erstellen wollen, das ähnliche Eigenschaften, wie ein bereits bestehendes Konto besitzt, so wählen Sie bitte zuerst dieses Konto aus und gehen Sie dann auf den Schalter Neues Konto, die Eigenschaften des ausgewählten Kontos werden dann in den EigenschaftenDialog (s.o.) übernommen. Wählen Sie die Kontonummer so aus, dass Sie in der Nähe des ähnlichen Kontos liegt. Stellen Sie nach der Anlage des Kontos dessen weiteren Eigenschaften ein. Hinweis: Alle abweichend vom Standardkontenrahmen neu angelegten Konten, müssen nach dem Export aus Taxpool -Buchhalter und einem danach folgendem Import in ein externes Buchhaltungsprogramm (z.b. die Software Ihres Steuerberaters) auch dort neu angelegt werden. Dies ist nicht nur mit Arbeit verbunden, sondern kann auch Fehler verursachen. Alternativ zur Anlage neuer Konten können Sie auch einfach eine neue Buchungsvorlage auf der Basis eines bestehenden Kontos anlegen, dabei ist dann sichergestellt ist, dass das Konto die richtigen Kontoeigenschaften aufweist. Unter Berichte Einnahmen und Ausgaben kann die Ausgabe auch nach Buchungstexten, die aus der Buchungsvorlage beim Buchen generiert werden, zusammengefasst werden Berichteigenschaften festlegen In diesem Dialog können Sie Konten Positionen in einem Bericht zuweisen, sich die bisherigen Zuweisungen anschauen oder löschen. Dabei ist eine Mehrfachauswahl möglich. Bisher sind in diesem Dialog nur Zuweisungen zu den Berichten Bilanz und GuV möglich. Für diese Einstellungen wird buchhalterisches Wissen vorausgesetzt. Im Programm sind insgesamt vier Gliederungen möglich, die Standardgliederungen vor und nach dem Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG), und je eine benutzerdefinierte Gliederung.

50 50 Taxpool-Buchhalter Hilfe Jeder Gliederung können separat Konten zugewiesen werden. Die letzte Auswahl Benutzerdefiniert oder Standardeinstellung im Einstellungsdialog Konten wird bei der Druckausgabe verwendet. Bitte wählen Sie zuerst unter Konten bis inklusive 2006 und Konten ab 2007 den Auswertungszeitraum aus, für den die Zuweisungen gelten. Unter Bericht können Sie den Berichtstyp auswählen. Filter: Es existieren die Filter Alle Konten, Benutzte Konten, Neu angelegte Konten. Bei Auswahl eines Filters werden in den beiden Listenansichten auf der rechten Seite nur Konten dargestellt, die dem Filter entsprechen. Zusätzlich kann unter Suche ein Suchbegriff eingegeben werden. Beispiel: Die Auswahl Benutzte Konten in Verbindung mit dem Suchbegriff 'Erlöse' zeigt nur bebuchte Konten an, bei denen der Kontoname den Text 'Erlöse' beinhaltet. Die Suche wird also UND-verkettet. Um die Suche im Textfeld zu deaktivieren, reicht es, den Eingabetext zu löschen. Unter verfügbare Konten wird Ihnen der Kontenrahmen hierarchisch dargestellt. Beim Wechsel in eine Unterkategorie werden in der rechten Listenansicht die zu der Kategorie zugeordneten Konten angezeigt, die bisher noch nicht dem ausgewählten Berichtstyp zugeordnet wurden. Unter zugewiesene Konten wird Ihnen links die oben ausgewählte Berichtsgliederung (Auswahl: Bericht) angezeigt. Beim Wechsel in eine Unterkategorie werden in der rechten Listenansicht die zu der Gliederungsstufe zugeordneten Konten angezeigt. Um einem Berichtstyp Konten zuzuordnen, wählen Sie links unter zugewiesene Konten die Gliederungsstufe aus, der die Konten zugewiesen werden sollen (nicht alle Kategorien lassen eine Zuweisung zu) und markieren unter verfügbare Konten in der rechten Listenansicht, die entsprechenden Konten. Drücken Sie dann den Schalter Zuweisen. Um die Zuweisung aufzuheben, wählen Sie rechts in der Listenansicht unter verfügbare Konten, die entsprechenden Konten aus und drücken Sie dann den Schalter Zuweisung aufheben. Um sich Konten anzeigen zu lassen, die keiner Auswertungsgruppe (bisher Bilanz Aktiva, Bilanz Passiva, GuV) zugeordnet sind, drücken Sie den Schalter Nicht zugewiesene Konten anzeigen, die Konten werden Ihnen dann oben rechts unter verfügbare Konten angezeigt, sofern vorhanden. Hinweis: Auch bei dieser Einstellung ist der evtl. eingestellte Filter aktiv. Um sich alle Nicht zugewiesenen Konten anzeigen zu lassen, muss der Inhalt des Feldes Suche geleert und der Filter auf Alle Konten gestellt werden. Der Schalter A+P zeigt alle erfolgsneutralen Konten an, die weder der Auswertung Bilanz Aktiva noch der Auswertung Bilanz Passiva zugeordnet wurden. Auch hierbei muss der aktuelle Filter auf Alle Konten gestellt werden. Um nachfolgende Änderungen an der vorgegebenen Gliederung vorzunehmen, muss die Einstellung Benutzerdefinierter Bericht aktiviert werden. Dadurch wird der benutzdefinierte Bericht auch in den Druckausgaben benutzt. Es kann jederzeit wieder auf den vom Programm vorgegebenen Bericht umgeschaltet werden.

51 Programmfunktionen 51 Direkte Kontenzuweisung möglich: Dem Gliederungspunkt können Konten zugeordnet werden. Ausblenden: Der Gliederungspunkt erscheint nicht in der Ausgabe, sofern dort nicht die Einstellung 'Komplette Struktur darstellen' aktiviert wurde. Neu: Legt, abgehend vom aktuell ausgewählten Gliederungspunkt, einen neuen Gliederungspunkt an. Entfernen: Entfernt den aktuell ausgewählten Gliederungspunkt, sofern dieser zuvor neu angelegt wurde. Hinweis: Im benutzerdefinierten Bereicht können die Kategorien mittels Drag & Drop verschoben werden. Dabei wird bei gedrückter STRG-Taste die Position vertauscht, ansonsten in eine Unterkategorie verschoben Konto kopieren Erzeugt eine Kopie eines bestehenden Kontos. Wenn Sie ein Konto kopieren wollen, dass sich nur in der Kontonummer und im Titel von dem bestehenden Vorlagekonto unterscheidet, und ansonsten in Kontentyp, Steuersatz, Auswertungszuweisungen identisch sein soll, empfiehlt es sich die Einstellung Referenzkonto mit eigener Kontonummer und eigenem Titel erzeugen zu verwenden. Dies hat den Vorteil, dass sich alle Änderungen am Vorlagekonto immer auch auf die Kopie auswirken. Weiterhin ist dadurch der Import (z.b. im DATEV-Format) in ein anderes Buchhaltungssystem erleichtert, da dort dann auch nur eine Kopie des Vorlagekontos erzeugt werden muss und nicht alle Einstellungen neu vorgenommen werden müssen. In zukünftigen Versionen wird zusätzlich die Möglichkeit bestehen, diese Konten in Auswertungen in dem Vorlagekonto zusammenzufassen. Wenn Sie ein Konto kopieren wollen, dessen Eigenschaften Sie individuell einstellen wollen, sollte die Einstellung Nur Kopie erzeugen, alle Einstellungen können individuell gesetzt werden benutzt werden Datumsabhängige Kontoeigenschaften Einige Kontoeigenschaften können datumsabhängig gesetzt werden. Normalerweise werden die Einstellungen zum 1.1. eines Jahres festgelegt, es ist jedoch prinzipiell auch ein beliebiges Datum im Jahr nutzbar. Die Datumsangabe muss >= dem sein.

52 52 Taxpool-Buchhalter Hilfe Bei Programm-Auswertungen, die mit Buchungen in Verbindung stehen (z.b. UStVA, UStErkl) wird der Wert in Abhängigkeit vom Belegdatum ausgelesen. Beim Druck der Kontoeigenschaften oder bei der Anzeige in der Listenansicht der Konten wird der Wert angezeigt, der zum Startwert des global eingestellten Auswertungszeitraums passt Anlagen verwalten Die Anlagenverwaltung sorgt für eine automatische Verwaltung der Anlagegüter und deren Abschreibung. Im unteren Bereich dieses Dialoges finden Sie folgende Register: Allgemeine Hinweise: Konten des Anlagevermögens sollten generell in der Anlagenverwaltung verwaltet werden, eine Ausnahme bilden die Buchungen für Anlagen im Bau und Anzahlungen für Anlagen. Durch die Anschaffung einer Anlage geht diese gewinnneutral in das Betriebsvermögen über. Lediglich eine evtl. im Kaufpreis enthaltene Vorsteuer stellt eine sofortige Betriebsausgabe dar. Anzahlungen auf abnutzbare Wirtschaftsgüter stellen ebenfalls keine sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben dar. Durch eine planmäßige Abschreibung bei abnutzbaren Anlagegütern über die Nutzungsdauer bzw. eine evtl. außerplanmäßige Abschreibung entsteht eine Betriebsausgabe. Nicht abnutzbare Anlagegüter sind z.b. Grundstücke, Beteiligungen, Kunstwerke, Wertpapiere. Dort sind bei einer dauerhaften Wertminderung außerplanmäßige Abschreibungen möglich. Hinweise zur Verwaltung der Anlagebuchungen (Wichtig zum Funktionsverständnis): Im Register 'Einstellungen' einer ausgewählten Anlage finden Sie am rechten Ende des Dialogs den Abschreibungsplan.

53 Programmfunktionen 53 Buchungen, bei denen dort die Einstellung 'A' (=automatische Generierung) aktiviert wurde, werden bei Änderungen an Einstellungen der Anlage automatisch im Stapel geändert. Wird die Einstellung 'A' deaktiviert, löscht das Programm die dazugehörige Buchung aus dem Stapel (=vorläufige Buchungen). Wird die Einstellung 'A' aktiviert, erzeugt das Programm die dazugehörige Buchung erneut im Stapel (=vorläufige Buchungen). Verwaltete Buchungen können in der Buchungsmaske nicht verändert werden. Wenn Sie im Register 'Auto-Buchungen' auf den Schalter 'Von der Anlagenverwaltung trennen' gehen oder eine Buchung, die von der Anlagenverwaltung verwaltet wurde, in das Journal (=endgültige Buchungen) ausbuchen, wird die Einstellung 'A' für die entsprechende Buchung vom Programm deaktiviert, die Buchung bleibt jedoch erhalten. Von der Anlagenverwaltung getrennte Buchungen können danach manuell bearbeitet werden, es sollten jedoch die Steuer- und Betragswerte nicht geändert werden. Sofern Buchungen von der Anlagenverwaltung getrennt wurden und dann wieder neu erzeugt wurden, entstehen doppelte Buchungen. Diese können, sofern noch im Stapel(=vorläufige Buchungen) befindlich, gelöscht werden oder falls schon im Journal (=endgültige Buchungen), storniert werden (Schalter L/S/G/D), bei einem Storno muss zuvor auf dem Schalter L/S/G/D die Einstellung 'Stornodatum=Belegdatum' gesetzt werden. Normalerweise erzeugt die Anlagenverwaltung alle notwendigen Buchungen, um jedoch eine manuell z.b. in der Buchungsmaske gebuchte Anlagebuchung mit der Anlagenverwaltung zu verknüpfen, muss folgendermaßen vorgegangen werden: Legen Sie die Anlage ganz normal an. Im Register 'Einstellungen' des Dialoges finden Sie auf rechten Seite den 'Abschreibungsplan'. Deaktivieren Sie dort bei der 'Zugang'sbuchung, die bereits manuell erzeugt wurde, in der Spalte 'A' --mittels Doppelklick in der Liste-- die Checkbox. Jetzt werden nur noch die Abschreibungsbuchungen, nicht jedoch die Zugangsbuchung automatisch erzeugt. Register Auswahl: Im diesem Register finden Sie eine Übersicht über alle Anlagen. Datenfelder, die nicht in die Berechnung eingehen (z. B. der Titel), können direkt in der Listenansicht mittels Doppelklick bearbeitet werden. Neu: Erstellt eine neue Anlage. Löschen: Entfernt die Anlage komplett, die evtl. erstellten automatischen Anlagenbuchungen (s.u.) können entweder ebenfalls gelöscht oder endgültig gebucht werden. Bereits exportierte Buchungen müssen Sie evtl. selbst löschen. Register Einstellungen:

54 54 Taxpool-Buchhalter Hilfe Erzeugen einer neuen Anlagebuchung: Geben Sie unter Titel einen geeigneten Titel für die Buchung ein, z.b. 'Anschaffung Tennisanlage'. AH-Datum: Das Anschaffungs/- oder Herstellungsdatum der Anlage. Die Abschreibungen beginnen mit dem Beginn der betrieblichen Nutzung oder bei unbeweglichen Anlagegütern bei der Übergabe oder Abnahme. Abschreibung in Jahren: Geben Sie hier die gewöhnliche Nutzungsdauer ein. Diese finden Sie in sogenannten Afa-Tabellen im Internet z.b.auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums. Wenn Sie das Anlagegut über den Schalter Anlage-Konto auswählen, wird in das Eingabefeld der Wert der amtlichen Afa-Tabelle eingetragen. Betrag, Brutto, Steuern: Die Anschaffungs-/ oder Herstellungskosten (AHK). Verrechnungskonto: Das Konto, über das die Anlage angeschafft oder finanziert wurde, z.b. Bank (1200). Anlagekonto: Sie finden die Konten für die Anlagegüter in der Kontenverwaltung unter Sachkonten/ Anlagevermögen. Mit dem Auswahlschalter öffnet sich das Anlagen-ABC in dem zusätzlich zur Anlagekontennummer noch die gewöhnliche Nutzungsdauer ermittelt werden kann. Alternativ dazu können Sie die Anlagekontennummer auch manuell eintragen. Erinnerungswert: Die planmäßige Abschreibung führt i.a. dazu, dass das Anlagegut im letzten Nutzungsjahr auf einen Buchwert von 0 reduziert ist. Danach erscheint das Anlagegut nicht mehr im Anlagespiegel.

55 Programmfunktionen 55 Wird das Gut nach seiner Vollabschreibung weiter im Unternehmen genutzt, kann es mit einem Erinnerungswert von 1 weiter in den Büchern geführt werden, dies führt dazu, dass es weiterhin im Anlagespiegel erscheint. Afa-Konto: Wählen Sie hier das Konto aus, das für die planmässigen Abschreibungsbuchungen benutzt werden soll. Um sich das zu einem Anlagekonto passende Afa-Konto anzeigen zu lassen, löschen Sie die Eingabe im Feld Afa-Konto komplett, gehen Sie dann mit der Maus in das Engabefeld Anlagekonto und wieder zurück in das Feld Afa-Konto, es sollte dann im Feld eine passende Zuordnung angezeigt werden. Jährlich verbuchen: Es werden jährliche Abschreibungsbuchungen erzeugt, ansonsten monatliche. Beträge runden: Zwischenbeträge werden auf ganze Zahlen gerundet. Die Restdifferenz wird bei der letzten Buchung berücksichtigt. Die Einstellung Buchwert sorgt für eine zusätzliche Rundung des Restbuchwerts. Anlage EÜR: Damit das Anlageverzeichnis zur Anlage EÜR korrekt ausgegeben werden kann, ist es notwendig, hier für jede Anlage die Zuordnungen zu den einzelnen Positionen im Formular EÜR zu treffen. Afa-Methode: Die nachfolgend genannten Anschaffungs- oder Herstellungskosten (AHK), beziehen sich auf den Nettowert. Gewährte Boni, Skonti oder andere Preisnachlässe sind von den Anschaffungskosten abzusetzen. Abschreibungsmeth Voraussetzung bis ode inkl Wirtschaftsgut sofort Geringwertige als Ausgabe buchen. Wirtschaftsgüter (GWG) bis 60 EUR AHK. Voraussetzung ab 2008 Vorschrift Geringwertige Sofortige Betriebsausgabe Wirtschaftsgüter (GWG) (keine Aufzeichnungspflicht bis 150 EUR AHK. im Anlagen-Verzeichnis). Buchung über ein passendes Ausgabekonto, z.b. ein Konto ab 4900ff (SKR03) / 6300ff (SKR04). Optional ist auch eine Abschreibung über die Nutzungsdauer lt. AfA-Tabelle möglich. Keine GWG GWG-Sammelpool Für Anlagegüter ohne Für Anlagegüter ohne planmäßige planmäßige Abschreibung, z.b. Abschreibung, z.b. Grundstücke oder Grundstücke oder Finanzanlagen. Finanzanlagen. Geringwertige Bisherige GWG entfällt. Vollständige Abschreibung Wirtschaftsgüter AHK Ab 2010 besteht eine im Jahr der Anschaffung. >60 EUR <=410 EUR. Wahlmöglichkeit (Wachstumsbeschleunig ungsgesetz, *1)). Geringwertige Alle GWGs, die innerhalb

56 56 Taxpool-Buchhalter Hilfe (ab 2008) Wirtschaftsgüter AHK eines Wirtschaftsjahres >150 EUR <=1000 EUR. angeschafft wurden, sind in einem Sammelposten zu erfassen. Die Abschreibung erfolgt linear über 5 Jahre (20% vom AHK jährlich). Degressive Bewegliche Güter des Die degressive Abschreibung mit max. 20% Abschreibung Anlagevermögens. Abschreibung entfällt ab jährlich, ab 2006 mit max. AHK>410 EUR % jährlich vom jeweiligen Für bewegliche Buchwert. Gewöhnliche Wirtschaftsgüter des Nutzungsdauer lt. AfaAnlagevermögens, die in Tabelle. den Jahren 2009 und 2010 angeschafft oder hergestellt worden sind wurde die degressive Abschreibung wieder eingeführt. Der Abschreibungssatz beträgt in das 2,5-fache der linearen Abschreibung, höchstens jedoch 25%. Die degressive Abschreibung entfällt erneut ab Lineare AbschreibungWirtschaftsgüter Wirtschaftsgüter Gleichmässige AHK>410 EUR. AHK>1000 EUR. Abschreibung über die Nutzungsdauer (ND). Abschreibung % jährlich=1200/nd im Monaten. Gewöhnliche Nutzungsdauer lt. Afa-Tabelle. *1) Anmerkung zum Wachstumsbeschleunigungsgesetz ab 2010: Es besteht die Wahlmöglichkeit Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 410 Euro netto sofort abzuschreiben. Der GWG-Sammelpool bleibt parallel dazu erhalten. Diese Wahl muss für alle Anlagen innerhalb eines Jahres gemeinsam getroffen werden, d.h. es muss entschieden werden, ob alle Anschaffungen AHK >150 EUR <=1000 EUR zu einem GWGSammelpool werden, oder ob Anschaffungen AHK >150 EUR <=410 EUR als GWG im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden. Beispiele: Beispiel GWG: AHK=360 EUR.

57 Programmfunktionen 57 Beispiel GWG ab 2008: AHK=800 EUR. Beispiel Lineare Abschreibung: AHK=10000 EUR. ND=4 Jahre. Beispiel Degressive Abschreibung: AHK=10000 EUR. ND=8 Jahre. Das Programm führt einen automatischen Wechsel zur linearen Abschreibung durch (im Beispiel ab 2012), wenn dies eine für eine günstigere Abschreibung sorgt. Hinweis: Die degressive Abschreibung für bewegliche Wirtschaftsgüter entfällt ab Hinweis: Die in der Liste auswählbare Einstellung 'Manuell' entspricht im Prinzip der linearen Abschreibung. Sie können diese Abschreibungsmethode auswählen, wenn Sie sich beispielsweise den Afa-Plan komplett selber mit manuellen Abschreibungen (s.u. Bewegungen) erzeugen. Nachdem alle notwendigen Einstellungen getätigt wurden, sehen Sie rechts unter Abschreibungsplan den Abschreibungsverlauf. Aktiv: Nur eine aktive Anlage erscheint im Anlagespiegel und kann automatische Anlagebuchungen (s.u.) erzeugen. Wenn die Anlage noch nicht komplett bearbeitet wurde, kann es sinnvoll sein, diese vorerst zu deaktivieren. Abgang von Anlagegütern:

58 58 Taxpool-Buchhalter Hilfe Wenn das Anlagegut vor seiner endgültigen Abschreibung aus dem Unternehmen ausscheidet, spricht man von einem Vollabgang. Folgende Aktionen sind dazu auswählbar: Abgang durch Verkauf, Privatentnahme: Datum: Datum des Verkaufs. Betrag: Bei Verkauf: Der beim Verkauf erzielte Verkaufserlös. Bei Privatentnahme: Der aktuelle Verkehrswert der Anlage. Konto: Bei Verkauf: Das Konto, dem der Verkaufserlös zugeschrieben wird. Bei Privatentnahme: Das Konto, dem der aktuelle Verkehrswert zugeschrieben wird. Afa-Konto: Das Konto, auf das der Restbuchwert verbucht wird. Das Konto wird vom Programm automatisch ermittelt. Sollten Sie das Konto selber auswählen wollen, deaktivieren Sie bitte den Schalter Automatisch ermitteln. Abgang durch Verschrottung, Unfall etc: Geben Sie unter Datum den Termin des Abgangs ein. Erinnerungswert abschreiben: Wenn Sie zuvor eine Anlage mit einem Erinnerungswert geführt haben (s.o.) und diese nun aus dem Betrieb ausgeschieden ist, können Sie den Restbuchwert nach dem Zeitraum der planmässigen Abschreibung abschreiben, die Anlage wird dann nicht mehr im Anlagespiegel geführt. Hinweis: Wenn Sie vor dem Einfügen eines Abgangs einen Eintrag des Abscheibungsplans (rechts) auswählen, wird dessen Datum als Datumsvorgabe ausgewählt. Mit dem Schalter Bearbeiten können Sie die Einstellungen zu einem Abgang bearbeiten. Mit dem Schalter Deaktivieren können Sie den Abgang deaktiveren. Erzeugen der FIBU-Buchungen:

59 Programmfunktionen 59 Auf der rechten Seite des Dialoges finden Sie den detaillierten Abschreibungsplan. Historische Anlagebuchungen sind mit einem 'H' gekennzeichnet. Dies sind Buchungen, die bereits in einem anderen Buchhaltungsprogramm gebucht wurden und in diesem Programm nicht mehr erzeugt werden sollen. Automatische Anlagebuchungen: Dies sind Buchungen, die vom Programm dynamisch im Buchungsstapel erzeugt werden. Sie können also direkt nach der Eingabe der Anlage die Auswertungen und Buchungen im Buchungsstapel kontrollieren. Nach Änderungen an der Anlage werden gegebenenfalls neue Buchungen erzeugt oder alte Buchungen gelöscht. Die Buchungen sind in der Liste mit einem 'A' gekennzeichnet. Standardmässig sind alle Buchungen als automatisch markiert. Buchungen, die als historisch gekennzeichnet sind, erzeugen keine automatischen Buchungen. Die Einstellung Zukünftige Buchungen auf automatisch setzen sorgt dafür, dass Buchungen im Abschreibungsplan bei der ersten Erzeugung auf automatisch gesetzt werden, ist dieser Schalter deaktiv, werden nur die Buchungen bis zum aktuellen Datum auf automatisch gesetzt. Sobald Sie selber mittels Doppelklick Änderungen an dem Feld 'A' durchgeführt haben, wird die Einstellung Zukünftige Buchungen auf automatisch setzen bei diesen Buchungen nicht mehr beachtet. Wichtiger Hinweis zu früheren Versionen: In alten Versionen konnten die Buchungen auch im Journal generiert werden, dies ist jetzt nicht mehr der Fall, bestehende Anlagen im alten Format bleiben jedoch kompatibel (der Schalter: Buchungen Im Stapel erzeugen erscheint dann sichtbar). Exportierbare Buchungen sind mit einem 'E' gekennzeichnet. Dies sind Buchungen, die beim Betätigen des Schalters als Buchung in den Stapel oder das Journal exportiert werden können. Im Gegensatz zu den automatischen Buchungen werden diese Buchungen nicht von der Anlagenverwaltung verwaltet und können nachbearbeitet werden. Sie sollten jedoch ausser dem Buchungstext und evtl. der Belegnummer an diesen Buchungen nichts ändern, da diese ansonsten nicht mit den Daten in der Anlagenverwaltung übereinstimmen. Sollten Sie die gleichen Buchungen mehrfach exportieren, müssen Sie doppelte Buchungen manuell löschen. Die Einstellung automatisch verwalten ('A') sollten Sie nach dem Export für diese Buchungen deaktivieren, da ansonsten zusätzlich zu den exportierten Buchungen die automatischen Buchungen vorhanden sind. Hinweis: Sie können den Status ('H', 'A', 'E') der einzelnen Buchungen mit einem Doppelklick in der Listenansicht ändern. Seit der Version 4.10 müssen Buchungen im Register Auto-Buchungen exportiert werden. Generelle Vorgehensweise:

60 60 Taxpool-Buchhalter Hilfe 1) Legen Sie zuerst eine Anlage an. 2) Markieren Sie die Buchungen im Abschreibungsplan, die evtl. historisch sind. 3) Markieren Sie die Buchungen, die automatisch erzeugt werden sollen. Evtl. ist es erwünscht, nur die Buchungen bis zum aktuellen Wirtschaftsjahr anzuzeigen. 4) Kontrollieren Sie aus dem Buchungsstapel die Auswertungen und die Buchungen. 5) Exportieren Sie dann die gewünschten Buchungen in den Stapel. Markieren Sie die exportierten Buchungen im Feld 'A' als deaktiv, damit keine automatischen Buchungen mehr erzeugt werden, ansonsten haben sie doppelte Buchungen. Im Stapel können Sie z.b. Buchungstexte nachbearbeiten, oder die Kontenzuordnung ändern. 6) Kontrollieren Sie aus dem Buchungsstapel die Auswertungen erneut. 7) Buchen Sie die Buchungen in das Journal aus. Ein selbsterklärendes Beispiel dazu finden Sie hier. Bewegungen: Zusätzlich zu den planmässigen Abschreibungen, besteht die Möglichkeit manuell Bewegungen hinzuzufügen (Schalter: Neue Bewegung). Hinweis: Wenn Sie vor dem Einfügen einer Bewegung einen Eintrag des Abscheibungsplans (rechts) auswählen, wird dessen Datum als Datumsvorgabe ausgewählt. Hinzugefügte Einträge erscheinen anschliessend im Abschreibungsplan. Sie können die Bewegungen in die planmässige Afa bei den Afa-Methoden linear und degressiv oder manuell einfügen. Wenn Sie sich eine Abschreibung komplett selbst zusammenstellen, benutzen Sie bitte die AfaMethode manuell (s.o.). Die Bewegungen lassen sich nach Auswahl im Abschreibungsplan mit dem Schalter Bearbeiten neu bearbeiten oder mit dem Schalter Eintrag löschen entfernen. Teilzugang: Durch einen Zugang wird der Wert (AHK) des Wirtschaftsgutes erhöht. Beispiele sind z.b. die Aufrüstung der Computeranlage oder der Einbau einer Klimaanlage in den Firmenwagen. Der Zugang wird rechnerisch als am Jahresanfang geschehen (also vor der Berechnung der JahresAfa) behandelt. Sollte sich bei dem Zugang die Restnutzungsdauer (RND) erhöhen, ist die Eingabe einer neuen RND möglich.

61 Programmfunktionen 61 Beschreibung: Die Beschreibung, die im Abschreibungsplan angezeigt wird. Konto: Das Finanzkonto auf dem der Zugang gebucht werden soll. Die Eingabe einer neuen RND ist optional (0=keine Änderung). Bitte beachten Sie dabei, dass Sie im Eingabefeld nicht nur die Erhöhung der RND eintragen, sondern den gesamten neuen RND-Wert. Zuschreibung: Eine Zuschreibung wird benutzt, wenn Sie in der Vergangenheit eine zu hohe Abschreibung für eine Anlage geltend gemacht haben und Sie diese wieder rückgängig machen wollen. Beispiel: Wertaufholung bei ausserplanmässigen Abschreibungen und Teilwertabschreibungen. Manuelle Afa: Erläuterungen zur manuellen Afa finden Sie hier. Hier finden Sie Beispiele für Sonderabschreibungen. Investitionsabzug: Erläuterungen zum Investitionsabzug finden Sie hier. Hier finden Sie Beispiele zum Investitionsabzug. Bemessung ändern: Die Änderung der Bemessung sollte nur für die Sonder-Afa eingesetzt werden. Die Bewegung führt zu einer Neuberechnung der Werte für die Abschreibung. Unter Betrag kann einer neuer Betrag für die Bemessung der Abschreibung eingegeben werden. Bei einem Leereintrag wird die bisherige Bemessung weiterbenutzt. Unter Neuer Prozentwert kann ein neuer Prozentwert für die jährliche Abschreibung eingegeben werden. Bei einem Leereintrag wird der bisherige Prozentwert weiterbenutzt. Werden beide Felder leer gelassen, werden der Prozentwert und die Bemessung anhand der bisherigen Werte von RND und Buchwert neu berechnet. Anlagevermögen ohne Abschreibung, z.b.: Grundstücke oder in Bau befindliche Anlagen: Geben Sie die Daten den Zugang ein (s.o.) und die erwartete Nutzungsdauer ein. Fügen Sie dann jeweils für jedes Jahr einen manuellen Afa-Eintrag mit der Eigenschaft planmässige Afa In diesem Jahr aussetzen (s.o.) und dem Afa-Betrag von 0 EUR ein.

62 Taxpool-Buchhalter Hilfe Anlagekontenübersicht Die Anlagenkontenübersicht gibt Ihnen eine Übersicht über gängige Anlagegüter und deren Merkmalen wie zugeordnetem internem Anlagekonto, Abschreibung in Jahren und Beweglichkeit. Dies sind Vorschläge, die im Einzelfall oder nach geänderter gesetzlicher Regelung von dem Realfall abweichen können. Sie können das Anlagegut entweder aus der alphabetischen Liste auswählen oder in den Kategorien ermitteln. Mit Auswählen werden die Eigenschaften in den aufrufenden Dialog übertragen. Für Profis:

63 Programmfunktionen 63 Sie können die Eigenschaften Anlagekonto, Beweglich und Jahr auch selber eintragen und dem aktuellen Eintrag und den optional auch den Untereinträgen zuordnen. Sollten Sie den ursprünglichen Zustand der Datenbank wiederherstellen wollen, können Sie dies mit Zurücksetzen tun Anlageverzeichnis zur Anlage EÜR konfigurieren Bitte ordnen Sie die Anlage gemäß der Unterteilung im Dialog zu, auch wenn Sie die Anlage EÜR nicht abgeben oder nicht abgeben müssen. Die Zuordnung wird programmintern benötigt Damit das Anlageverzeichnis zur Anlage EÜR korrekt ausgegeben werden kann, ist es notwendig, hier für jede Anlage die Zuordnungen zu den einzelnen Positionen im Formular EÜR zu treffen. Von den Hauptkategorien darf jeweils nur eine Einstellung aktiviert werden, das Feld Umlaufvermögen kann zusätzlich aktiviert werden. Links: Immaterielle Wirtschaftsgüter, Bewegliche Witschatfsgüter.

64 Taxpool-Buchhalter Hilfe Zusatzdaten In diesem Dialog können weitere Daten erfasst werden. Abweichender Start der Abschreibung: Mit dieser Einstellung kann folgendes erreicht werden: a) Abschreibungen von Anlagen, kann ein vom Zugangsdatum abweichendes Startdatum zugewiesen werden. b) Anlagen, die aus einem anderen Programm stammen, und die z.b. einen komplexen manuellen Verlauf oder zum Übernahmezeitpunkt ein durch Rundung anderes Zwischenergebnis haben, als die planmässige Abschreibung im Programm, können in die Anlagenverwaltung integriert werden, indem die letzten Abschreibungswerte zu einem bestimmten Zeitpunkt übernommen werden. Hinweis: In den nachfolgenden Beispielen ist die Vorgehensweise durch einen abweichenden Start der Abschreibung nicht notwendig, diese sollen nur die Funktionsweise verdeutlichen. Die Datenfelder Startdatum, Hist. Buchwert sind Pflichtfelder, bei den Feldern Hist. RND, Hist. Afa und Hist. Bemessung wird jedoch empfohlen, diese ebenfalls auszufüllen. Hinweis: Die Einstellung ist automatisch aktiv, nachdem ein gültiges Startdatum und ein Buchwert eingetragen wurden. Um die Einstellung wieder zu deaktivieren, reicht es, den Datumswert als Leerzeichenkette einzutragen. 1) Lineare Abschreibung, AH-Datum: , ND: 120 Monate: Abweichender Start mit vorgetragenen Werten: Startdatum: Hist. Buchwert: 7000 (letzter Wert vom ). Hist. RND: 84 (letzter Wert vom ). Optional mit den Datenfeldern Hist. Afa: 3000 (Summe bis zum letzten Wert vom ). Die Eingabe ist für die Berechnung nicht relevant. Hist. Bemessung: (Zugang).

65 Programmfunktionen 65 2) Degressiv-optimale Abschreibung, AH-Datum: , ND: 120 Monate: Abweichender Start mit vorgetragenen Werten: Startdatum: Hist. Buchwert: 3430 (letzter Wert vom ). Hist. RND: 84 (letzter Wert vom ). Hinweis: Der Wert für Hist. Bemessung wird bei der degressiven Abschreibung ignoriert. Die jährliche Afa in Prozent kann im Register Einstellungen eingegeben werden, falls eine Korrektur notwendig ist. Sollte der abweichende Start in den Übergang zur linearen Abschreibung fallen (erkennbar an der gleichbleibenden Bemessung, im Beispiel ab Bemessung 823,54) muss im Register Einstellungen als Afa-Methode Linear ausgewählt werden und wie unter linearer Abschreibung, siehe oben, vorgegangen werden Auto-Buchungen In diesem Dialog können einzelne automatische Anlagebuchungen aus der Anlagenverwaltung exportiert werden (Schalter Ausbuchen). Die exportierten Buchungen werden danach von der Anlagenverwaltung nicht mehr automatisch verwaltet und können dann z.b. im Stapel bearbeitet und dann später in das Journal ausgebucht

66 66 Taxpool-Buchhalter Hilfe werden Manuelle Afa: Ausserplanmässige Afa, Sonder-Afa, Teilwert-Afa Manuelle Afa: Mit der manuellen Afa können Sie eine ausserplanmässige Abschreibung, eine Teilwert-Afa, eine Sonder-Afa oder einen individuellen Abschreibungsplan realisieren. Betrag: Der Abschreibungsbetrag. Beschreibung: Die Beschreibung, die im Abschreibungsplan angezeigt wird. Die Eingabe einer neuen RND ist optional (0=keine Änderung). Bitte beachten Sie dabei, dass Sie im Eingabefeld nicht nur die Erhöhung der RND eintragen, sondern den gesamten neuen RND-Wert. Unter planmässige Afa können Sie einstellen, wie sich die planmässige Afa bzgl. der manuellen Afa verhält: Vor dieser Afa berechnen: Es wird zuerst die planmässige Abschreibung berechnet und anschliessend die manuelle Afa. Benutzen Sie diese Einstellung für eine Teilwert-Afa oder eine Sonder-Afa mit degressiver Abschreibung. Nach dieser Afa berechnen: Es wird zuerst die manuelle Afa und anschliessend die planmässige Abschreibung berechnet. Benutzen Sie diese Einstellung für eine ausserplanmässige Abschreibung oder eine Sonder-Afa

67 Programmfunktionen 67 mit linearer Abschreibung. In diesem Jahr aussetzen: Die planmässige Afa wird in dem Jahr des Datums komplett ausgesetzt. Benutzen Sie diese Einstellung, um sich beispielsweise einen Afa-Plan selber zusammenzustellen. Sollte es sich bei der Afa um eine Sonder-Afa handeln, aktivieren Sie bitte den gleichnamigen Schalter, da diese Info für Auswertungen im Programm benötigt wird. Weiterhin ist die Auswahl des Abschreibungskontos für die Sonder-Afa möglich. Bemessung neu berechnen (Neue Einstellung): Normalerweise wird nach der manuellen Afa die Bemessungsgrundlage des Folgejahres an den neuen Buchwert angepasst. Diese Einstellung sollte bei einer Sonder-Afa bei linearer Abschreibung deaktiviert sein. In älteren Version musste bei einer Sonder-Afa bei linearer Abschreibung eine manuelle Bemessungsänderung eingefügt werden, dies ist jetzt nicht mehr notwendig. Spezielle Einstellungen bei Sonderabschreibungen: Sonder-Afa mit linearer Abschreibung: Einstellung planmässige Abschreibung Nach dieser Afa berechnen ist aktiv. Einstellung Bemessung neu berechnen ist deaktiv. Sonder-Afa mit degressiver Abschreibung: Einstellung planmässige Abschreibung Vor dieser Afa berechnen ist aktiv. Beispiele für Sonderabschreibungen finden Sie hier Sonderabschreibung, Beispiele Firmen, die bestimmte Kriterien erfüllen, können zusätzlich zur normalen Abschreibung, Sonderabschreibungen bis zu 20% der Anschaffungskosten im Jahr der Anschaffung und den nachfolgenden vier Jahren in Anspruch nehmen. Beispiele für Sonderabschreibungen: 1) Kauf eines Firmenwagens im Jan 2010 zum Preis von Währungseinheiten, Nutzungsdauer 6 Jahre (Afa-Tabelle), lineare Abschreibung, die Sonderabschreibung wird gleich im ersten Jahr komplett in Anspruch genommen:

68 68 Taxpool-Buchhalter Hilfe Neue Bewegung erstellen (Sonder-Afa): Einstellungen dazu: Der Abschreibungsbetrag beträgt 6000 Währungseinheiten = 20% von Währungseinheiten. Der Schalter Bemessung neu berechnen bleibt deaktiv, ansonsten muss eine neue Bemessung manuell eingefügt werden.

69 Programmfunktionen 69 2) Kauf einer Photovoltaikanlage am zum Preis von Währungseinheiten, Nutzungsdauer 20 Jahre (Afa-Tabelle), lineare Abschreibung, die Sonderabschreibung wird gleich im ersten Jahr komplett in Anspruch genommen, der Abschreibungszeitraum übersteigt den Begünstigungszeitraum (5 Jahre):

70 70 Taxpool-Buchhalter Hilfe Neue Bewegung erstellen (Sonder-Afa): Einstellungen dazu: Der Abschreibungsbetrag beträgt 2400 Währungseinheiten = 20% von Währungseinheiten. Der Schalter Bemessung neu berechnen bleibt deaktiv, ansonsten muss eine neue Bemessung manuell eingefügt werden.

71 Programmfunktionen 71 Nach dem Ende des Begünstigungszeitraums (2012) wird die Bemessung wieder an den aktuellen Buchwert angepasst: Neue Bewegung erstellen (Bemessung ändern):

72 72 Taxpool-Buchhalter Hilfe 3) Kauf einer Photovoltaikanlage am zum Preis von Währungseinheiten, Nutzungsdauer 20 Jahre (Afa-Tabelle), degressive Abschreibung (15%), die Sonderabschreibung wird gleich im ersten Jahr komplett in Anspruch genommen, der Abschreibungszeitraum übersteigt den Begünstigungszeitraum (5 Jahre):

73 Programmfunktionen 73 Neue Bewegung erstellen (Sonder-Afa): Einstellungen dazu: Der Abschreibungsbetrag beträgt 2400 Währungseinheiten = 20% von Währungseinheiten. Der Schalter Bemessung neu berechnen bleibt deaktiv, ansonsten muss eine neue Bemessung manuell eingefügt werden. Die planmässige Afa muss vor der Sonder-Afa berechnet werden.

74 74 Taxpool-Buchhalter Hilfe Nach dem Ende des Begünstigungszeitraums (2012) wird die Bemessung wieder an den aktuellen Buchwert angepasst: Neue Bewegung erstellen (Bemessung ändern):

75 Programmfunktionen Investitionsabzug/Herabsetzung Mit dem Investitionsabzug können Abschreibungen in ein Wirtschaftsjahr vor der Anschaffung oder Herstellung eines Wirtschaftsgutes vorverlagert werden, z.b. um einen Liquiditätsvorteil zu erlangen.

76 76 Taxpool-Buchhalter Hilfe Betrag: Derzeit beträgt die Herabsetzung 40% des AHK maximal jedoch die Höhe des Investitionsabzugsbetrages. Beispiel: Der voraussichtliche Kaufpreis, auf dem der Investitionsabzugsbetrag basiert, beträgt 5000 Währungseinheiten, der spätere Kaufpreis beträgt 6000 Währungseinheiten, eingetragener Betrag: 2000 Währungseinheiten. Ein eingetragener Betrag von 0 Währungseinheiten deaktiviert den Investitionsabzug. Afa-Konto: In der Vorauswahl werden spezielle Abschreibungskonten für diesen Vorgang angeboten, im Eingabefeld kann aber auch ein anderes existierendes Abschreibungskonto eingetragen werden. Hinweis: Der Investitionsabzugsbetrag mindert die Anschaffungskosten bzw. die Bemessungsgrundlage der Abschreibung im Investitionsjahr. Dadurch kann es passieren, dass eine Anlage zur GWG wird oder in den GWG-Sammelpool fällt. Die Herabsetzungsbeträge erscheinen in der Anlage EÜR in der Position (Zeile 32 z.b. im Jahr 2010). Ein Beispiel zum Investitionsabzug finden Sie hier Investitionsabzug, Beispiel Beispiel zum Investitionsabzug: Die Voraussetzungen nach gemäß 7g EStG müssen erfüllt sein. Die Anschaffung wurde mit einem Kaufpreis von 5000 Währungseinheiten geplant, der Anschaffungspreis im Jahr 2011 beträgt 6000 Währungseinheiten, die Nutzungsdauer ist 8 Jahre (der Abschreibungszeitraum übersteigt den Begünstigungszeitraum von 5 Jahren), lineare Abschreibung, zusätzlich zur Kürzung gemäß 7g EStG wird die Sonderabschreibung im ersten Jahr komplett in Anspruch genommen.

77 Programmfunktionen 77 Neue Bewegung erstellen (Investitionsabzug): Einstellungen dazu: Der Kürzungsbetrag beträgt 2400 Währungseinheiten = 40% von 6000 Währungseinheiten, ist jedoch maximal so hoch wie der Investitionsabzugsbetrag (2000 Währungseinheiten = 40% von 5000 Währungseinheiten). Die Bemessungsgrundlage wurde jetzt auf 4000 Währungseinheiten vermindert.

78 78 Taxpool-Buchhalter Hilfe Neue Bewegung erstellen (Sonder-Afa): Einstellungen dazu: Der Abschreibungsbetrag beträgt 800 Währungseinheiten = 20% von 4000 Währungseinheiten. Der Schalter Bemessung neu berechnen bleibt deaktiv, ansonsten muss eine neue Bemessung manuell eingefügt werden.

79 Programmfunktionen 79 Nach dem Ende des Begünstigungszeitraums (2016) wird die Bemessung wieder an den aktuellen Buchwert angepasst: Neue Bewegung erstellen (Bemessung ändern): Anlagen im Bau / Geleistete Anzahlungen Anlagen im Bau und geleistete Anzahlungen auf Anlagen unterliegen keiner planmäßigen Abschreibung. Beispiel 1: Firma X bestellt eine Maschine für Währungseinheiten. Die Maschine wird erst später geliefert. Soll-Konto: 299 (SKR03) / 780 (SKR04) Anzahlungen auf technische Anlagen und Maschinen. Haben-Konto: Z.B. Finanzkonto. Nach Lieferung (Zugang): Umbuchung im Expertenmodus: Betrag: Währungseinheiten. Soll-Konto: 210 (SKR03) / 440 (SKR04) Maschinen. Haben-Konto: 299 (SKR03) / 780 (SKR04) Anzahlungen auf technische Anlagen und Maschinen.

80 80 Taxpool-Buchhalter Hilfe Beispiel 2: Firma X bestellt eine Maschine für Währungseinheiten und zahlt die Hälfte davon an. Die Maschine wird erst später geliefert. Betrag: Währungseinheiten. Soll-Konto: 299 (SKR03) / 780 (SKR04) Anzahlungen auf technische Anlagen und Maschinen. Haben-Konto: Z.B. Finanzkonto. Nach Lieferung (Zugang): Betrag: Währungseinheiten. Soll-Konto: 299 (SKR03) / 780 (SKR04) Anzahlungen auf technische Anlagen und Maschinen. Haben-Konto: Z.B. Finanzkonto. Umbuchung im Expertenmodus: Betrag: Währungseinheiten. Soll-Konto: 210 (SKR03) / 440 (SKR04) Maschinen. Haben-Konto: 299 (SKR03) / 780 (SKR04) Anzahlungen auf technische Anlagen und Maschinen. Erfassung in der Anlagenverwaltung: Anlagekonto: 210 (SKR03) / 440 (SKR04) Maschinen. Betrag: Währungseinheiten. Im Register 'Einstellungen' des Dialoges finden Sie auf rechten Seite den 'Abschreibungsplan'. Deaktivieren Sie dort bei der 'Zugang'sbuchung, die bereits manuell erzeugt wurde, in der Spalte 'A' --mittels Doppelklick in der Liste-- die Checkbox. Jetzt werden nur noch die Abschreibungsbuchungen, nicht jedoch die bereits manuelle gebuchte Zugangsbuchung automatisch erzeugt Kostenstellen verwalten Mit Kostenstellen können Aufwendungen und Erlöse abgetrennt von den Kontenzuordnungen zu Gruppen zusammengefasst und ausgewertet werden. So können Sie z.b. ermitteln, in welcher Abteilung welche Telefonkosten angefallen sind oder welches Ergebnis eine Werbeaktion erbracht hat. Sie erreichen den Verwaltungsdialog aus dem Buchungsdialog <Schalter Bedienung Verwalten Kostenstellen>.

81 Programmfunktionen 81 Alle Einstellungen lassen sich mittels Doppelklick in der Listendarstellung ändern. Aktiv: Nur aktive Kostenstellen erscheinen im Auswahlfeld der Buchungsmaske (s.u.). Name: Ein interner Name in der Listendarstellung. Beschreibung: Der Text, der im Auswahlfeld der Buchungsmaske angezeigt wird. Bemerkung: Ein mehrzeiliger Text, um eine Kostenstelle zu beschreiben. Gültig von: Das (vollständige, keine Jahresangabe) Datum ab dem die Kostenstelle im Auswahlfeld der Buchungsmaske angezeigt werden soll. Gültig bis: Das (vollständige, keine Jahresangabe) Datum bis zu dem die Kostenstelle im Auswahlfeld der Buchungsmaske angezeigt werden soll. Neu: Erstellt eine neue Kostenstelle in der Listenansicht. Kostenstellen benutzen: Sollten Sie im aktuellen Dokument keine Kostenstellen benötigen, können Sie diese Einstellung deaktivieren. DATEV -kompatibel: Beim Datenaustausch im DATEV -Format ist die Länge von Kostenstellen auf 8 Zeichen begrenzt, weiterhin sind bestimmte Zeichen wie Umlaute nicht erlaubt. Taxpool -Buchhalter verkürzt längere Kostenstellen automatisch beim Export und entfernt ungültige Zeichen, es kann jedoch von vornherein eine Begrenzung der Wortlänge des Datenfeldes ''Beschreibung' bei der Neuanlage einer Kostenstelle eingestellt werden, weiterhin werden in diesem Fall beim Bearbeiten ungültige Zeichen in der Eingabe nicht zugelassen. Buchen mit Kostenstellen: Mittels der beiden Auswahlfelder Kostenstelle1 und Kostenstelle2 können zu einer Buchung optional bis zu zwei Kostenstellen festgelegt werden. Die Auswahl des ersten Eintrags im Auswahlfeld bedeutet, dass keine Kostenstelle zugeordnet wurde.

82 82 Taxpool-Buchhalter Hilfe Bei einer Zuordnung zu beiden Kostenstellen werden diese auch parallel mit dem gesamten Buchungsbetrag ausgewertet. Die Zuordnung von Kostenstellen in Splittbuchungen ist ebenfalls möglich Kunden-/ und Lieferantenverwaltung In diesem Dialog können Sie Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) zusätzliche Eigenschaften zuweisen. Im unteren Teil des Dialoges finden Sie Register, die die Eigenschaften in einzelne Bereiche aufgliedern. Bitte beachten Sie auch die Funktionsweise des Dialoges. Hier finden Sie die Buchungsregeln der automatisch generierten Buchungen. Auswahl: In der Listenansicht werden alle Kunden und Lieferanten angezeigt. Die meisten Feldinhalte in der Listenansicht sind mittels Doppelklick editierbar. Im Feld Kundennummer (KdNr) wird die Nummer des korrespondierenden Buchungskontos in der Kontenverwaltung angezeigt. Vereinbarungsgemäss haben Kunden eine Kontonummer von und Lieferanten eine Kontonummer von Der Schalter Neu erstellt einen neuen Eintrag und damit auch ein neues Buchungskonto in der Kontenverwaltung. Der Schalter Kopieren erstellt einen neuen Eintrag auf der Basis eines ausgewählten Eintrags. Der Schalter Löschen setzt die Eigenschaften eines Kontos zurück, optional wird auch das korrespondierende Buchungskonto entfernt, sofern noch keine Buchungen dazu vorliegen. Suchfilter: Unter Filter (Firma, Name) und Filter (Ort, Plz, Str.) können Suchbegriffe eingegeben werden, dabei können die Platzhalter * (beliebig viele oder kein beliebiges Zeichen) und? (ein beliebiges Zeichen) benutzt werden. So findet M*ller sowohl Möller und Müller als auch Mueller, während M?ller nur Möller und Müller findet. Neben dem Adressfilter findet sich eine Auswahlliste, die die Verknüpfung der Fimen- und AdressSuche definiert: Firma 'enthält' oder Adresse 'enthält' Firma 'enthält' und Adresse 'enthält' Firma 'enthält' oder Adresse 'beginnt mit' Firma 'enthält' und Adresse 'beginnt mit' Firma 'beginnt mit' oder Adresse 'beginnt mit' Firma 'beginnt mit' und Adresse 'beginnt mit' Firma 'beginnt mit' oder Adresse 'enthält' Firma 'beginnt mit' und Adresse 'enthält' Hinweis: Sofern im weiteren Filter Rechnungen (bezahlt, unbezahlt, von-bis) keine Werte festgelegt wurden, geschieht die Aktualisierung der Einträge in der Listenauswahl automatisch, ansonsten muss der Schalter Aktualisieren betätigt werden.

83 Programmfunktionen 83 Hinweis: Die Kontenbezeichnung der Kunden und Lieferanten in der Kontenverwaltung, die für die meisten Auswertungen benutzt wird, ist unabhängig von den Einstellungen in der Kunden/- und Lieferantenverwaltung, damit diese immer automatisch aus den aktuellen Werten für die Datenfelder 'Firma', 'Anrede', 'Vorname', 'Name' ermittelt wird, kann die Einstellung Kontentitel aktualisieren aktiviert werden. Die Register Zahlungsbedingungen und Sonstiges sind von dem unter Auswahl ausgewählten Kunden/Lieferanten unabhängig. Bei allen andere Registern ist zuerst eine Vorauswahl unter Auswahl zu treffen, da sich deren Inhalte auf einen bestimmten Kunden/Lieferanten beziehen. Nachfolgend werden nur die Felder erläutert, die sich nicht von selbst erklären. Lieferanschrift: Lieferanschrift nutzen: Ist dieser Schalter deaktiviert, ist die Lieferanschrift gleich der Rechnungsanschrift. Rechnungsdaten kopieren: Kopiert die Eigenschaften der Rechnungsanschrift in die Lieferanschrift. Sonstiges: Die Hilfe zu dem Register finden Sie hier.

84 84 Taxpool-Buchhalter Hilfe Neuen Kunden oder Lieferanten anlegen Legt einen neuen Kunden oder Lieferanten an. Geben Sie unter Name einen Titel und unter Kontonummer eine Nummer für das neue Buchungskonto ein. Weiterhin ist die Angabe eines Firmennamens notwendig. Unter Startwert kann ein minimaler Wert für die zu erzeugende Kontonummer eingetragen werden.

85 Programmfunktionen Rechnungsnummer generieren Erstellt (optional) fortlaufende Rechnungsnummern. Zähler: Ein fortlaufender Ganzzahlwert, der bei jeder neuen Rechnung um den Wert 1 erhöht wird. Zähler bei Eingangsrechnung erhöhen: Standardmässig wird der Zähler nur bei Ausgangsrechnungen erhöht. Separater Zähler: Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung benutzen einen separaten Zähler, sofern diese Einstellung aktiv ist. Typ: Die nachfolgenden Einstellungen beziehen sich auf den eingestellten Typ: Rechnungsausgang: Kunden-Rechnung. Zahlungseingang: Der Kunde hat die Rechnung bezahlt. Rechnungseingang: Lieferanten-Rechnung. Zahlungsausgang: Die Rechnung des Lieferanten wurde bezahlt. Unter Rechnungsnummer kann ein Schablonentext eingegeben werden, in dem bestimmte Textelemente (Variablen) bei Rechnungserstellung ersetzt werden. Beispiel: RE-<KUNDENNUMMER>-<ZAEHLER>-<DATUM> könnte folgenden Wert annehmen: RE Die Variablen in den Klammern '<>' lassen sich durch Auswahl eines Wertes in der Auswahlbox neben dem Schalter Einfügen und Drücken desselbigen in die ausgewählte Stelle unter Rechnungsnummer einfügen. Zusätzlich können ausserhalb der Variablen freie Texte eingetragen werden. Folgende Variablen existieren: <DATUM> Das Datum der Rechnung oder der Zahlung (Eingabefeld unter Rechnungen bzw.zahlungen ). <TAG> Der Tag des Datums der Rechnung oder der Zahlung (Eingabefeld unter Rechnungen bzw. Zahlungen). <MONAT> Der Monat des Datums der Rechnung oder der Zahlung (Eingabefeld unter Rechnungen bzw.zahlungen).

86 86 Taxpool-Buchhalter Hilfe <JAHR> Das Jahr des Datums der Rechnung oder der Zahlung (Eingabefeld unter Rechnungen bzw. Zahlungen). <JAHR_KURZ> Die Kurzform (z.b > 14) des Jahres des Datums der Rechnung oder der Zahlung (Eingabefeld unter Rechnungen bzw.zahlungen). <KUNDENNUMMER> Die eindeutige Kundennummer. <ZAEHLER> Ein fortlaufender Ganzzahlwert, s.o. <ZUSATZ> Ein Bemerkungsfeld (Eingabefeld unter Rechnungen bzw.zahlungen). <RECHNUNGSNUMMER> Der im Feld Rechungsnr bei den Rechnungen oder Zahlungen manuell eingetragene oder automatisch generierte, lokale Text. Hinweis: Um im Dialog zur Erfassung der Zahlungen im Feld Rechungsnr immer die Rechungsnummer der Rechnung zu erhalten, muss dort die Variable <RECHNUNGSNUMMER_RECHNUNG> eingetragen werden. <RECHNUNGSNUMMER_RECHNUNG> Bezieht sich immer auf den im Feld Rechungsnr bei den Rechnungen manuell eingetragenen oder automatisch generierten Text. Nach geänderter Eingabe wird Ihnen das Resultat sofort unter Ergebnis angezeigt. Bei aktivierter Einstellung Rechnungsnummer automatisch generieren, wird das Ergebnis beim ersten Sichern jeder neuen Rechnung/Zahlung in das Eingabefeld unter Rechnungen bzw.zahlungen eingetragen. Analog kann dazu ein Buchungstext generiert werden. Bei aktivierter Einstellung Buchungstext automatisch generieren, wird das Ergebnis beim ersten Sichern jeder neuen Rechnung/Zahlung in das Eingabefeld unter Rechnungen bzw.zahlungen eingetragen Faktura Legt die fakturaspezifischen Einstellungen des Kunden oder Lieferanten fest. Finanzkonto: Das Finanzkonto, auf das Geldeingänge des Kunden oder Geldausgänge an den Lieferanten in Normalfall gebucht werden. Erfolgskonto: Das Einnahmekonto (z.b in SKR03), das bei Kundenbestellungen bebucht werden soll, bzw. bei einem Lieferanten das Ausgabekonto auf dem die Leistung oder Warenlieferung verbucht werden soll. USt-ID: Die Umsatzsteuer-ID des Kunden oder Lieferanten. Diese ist insbesondere für umsatzsteuerfreie EU-Rechnungen relevant, dabei müssen Sie als Rechnungssteller die Kundenangaben überprüfen. Sollten z.b. die Umsatzsteuerdaten des Kunden nicht stimmen, kann es passieren, dass die Umsatzsteuer aus der Rechnung entrichtet werden muss. Mit dem Schalter Abfrage kann dazu eine Anfrage an das Bundeszentralamt für Steuern erstellt werden. Eine einfache Abfrage überprüft nur die Steuernummer, eine qualifizierte Abfrage überprüft zusätzlich den Firmennamen, den Ort, die PLZ und die Strasse des Kunden (aus dem Register Rechnungsdaten). Die Daten deutscher Kunden können nicht überprüft werden. Eine Voraussetzung für die Abfrage ist, dass Ihre deutsche USt-IdNr zuvor in den erweiterten Firmenabgaben im Feld Umsatzsteuer-ID hinterlegt wurde. Bestätigungsmitteilung anfordern: "Die angeforderten Anfragen eines Tages werden in der

87 Programmfunktionen 87 amtlichen Bestätigungsmitteilung als Liste zusammengefasst und postalisch an den anfragenden Unternehmer versand. Mehrfach angefragte USt-IdNr werden nur einmal, in der zuletzt angeforderten Version, ausgegeben. Die Bestätigungsmitteilungen werden an die zur deutschen USt-IdNr des anfragenden Unternehmens registrierten Adressdaten versand. Sollten sich diese Daten ändern, melden Sie dies bitte Ihrem zuständigen Finanzamt." Quelle: Bundeszentralamt für Steuern. Alle überprüfen: Kontrolliert die Umsatzsteuer-ID aller nichtdeutschen Kunden oder Lieferanten, dabei werden die Einstellungen qualifizierte Abfrage und Bestätigungsmitteilung anfordern ausgewertet. Hinweis: Bevor alle ID's mit Bestätigungsmitteilung angefordert werden, sollte zuerst die qualifizierte Abfrage ohne angeforderte Bestätigungsmitteilung durchlaufen, um evtl. Fehleingaben zu korrigieren. Eigene Kundennummer: Die Kundennummer, die z.b. beim Kunden für die eigene Firma festgelegt wurde. Die Schalter Standard legen die Eingabewerte als Vorgabewerte für neu angelegte Einträge fest Rechnungen In diesem Dialog lassen sich Ausgangs- und Eingangsrechnungen verwalten. Bei Ausgangsrechnungen können Aufträge erstellt und als PDF-Rechnung gesichert werden. Zuerst muss der entsprechende Kunde oder Lieferant im Register Auswahl ausgewählt oder neu angelegt werden. Das Programm generiert die resultierenden Buchungen inklusive Skontobuchungen automatisch im Buchungsstapel. Als Basis dient dabei die beim Anlegen einer Firma gewählte Gewinnermittlungsart und die eingestellte Versteuerungsart. Es existiert ein automatisches Nummerierungssystem für Ausgangsrechnungen (opt. auch für Eingangsrechnungen). Dieses sollte als erstes unter Rechnungsnummer einstellen konfiguriert werden. Mit der Einstellung Keine Automatische Rechnungsnummer kann die Nummerierung für die aktuelle Rechnung abgeschaltet werden. Eine komplette Deaktivierung der Nummerierung ist ebenfalls möglich. Hier finden Sie die Buchungsregeln der automatisch generierten Buchungen. Neue Einträge werden mit dem Schalter Neu erstellt:

88 88 Taxpool-Buchhalter Hilfe Einfache Erfassung von Rechnungsdaten mit einem Steuersatz (ohne Rechnungsdruck): Einfache Erfassung von Rechnungsdaten mit einem Steuersatz. Dieser Eintrag ist nur zum reinen Verbuchen gedacht, ein Ausdruck einer darauf basierenden Rechnung ist nicht möglich. Hinweis: Eine neu angelegte Rechnung hat zuerst den Status ungültig, erst nach dem ersten Speichern ist die Rechnung aktiv. Neuer Auftrag/Sammelrechnung: Erstellt einen Auftrag, es können Positionen mit einem Steuersatz oder mehreren Steuersätzen kombiniert werden. Positionen können manuell oder mittels der Artikelverwaltung erstellt werden. Es können Sammelkonten mit gleichem Steuersatz oder Einzelkonten bebucht werden. Passend dazu können in der Artikelverwaltung Erfolgskonten festgelegt werden, die mit dem Schalter Artikel einfügen verwendet werden können. Anschliessend kann die Rechnung als PDF-Datei gespeichert und weiterverarbeitet werden. Neues Angebot: Erstellt ein Angebot, es können Positionen mit einem Steuersatz oder mehreren Steuersätzen kombiniert werden. Positionen können manuell oder mittels der Artikelverwaltung erstellt werden. Es können Sammelkonten mit gleichem Steuersatz oder Einzelkonten bebucht werden. Passend dazu können in der Artikelverwaltung Erfolgskonten festgelegt werden, die mit dem Schalter Artikel einfügen verwendet werden können. Anschliessend kann das Angebot als PDF-Datei gespeichert und weiterverarbeitet werden. Auftrag/Sammelrechnung aus Angebot erstellen: Erstellt einen Auftrag aus einem Angebot. Zuvor muss ein Angebot in der Listenansicht ausgewählt werden. Standardmässig werden die Belegkreise automatisch durchnummeriert, durch Deaktivierung des Schalters neben dem Eingabefeld der Belegnummer kann eine manuelle Belegnummer eingegeben werden. Zu den Buchungsperioden lesen Sie bitte hier nach. Hinweis: Neu angelegte Rechnungen erscheinen zuerst im Stapel und können dann manuell in das Journal ausgebucht werden. Änderungen an den Daten werden nicht automatisch übernommen, sondern müssen ebenfalls mit dem Schalter Speichern gesichert werden, dabei aktualisiert das Programm auch alle mit der Rechnung in Verbindung stehenden Zahlungen und Buchungen. Dabei werden bereits bestehende Buchungen, die sich bereits im Journal befinden, storniert, Buchungen im Stapel werden ohne Storno geändert. Eine Rechnung, die sich bereits im Journal befindet, erzeugt nach einer Änderung ebenfalls neue Buchungen im Journal, dieses Verhalten kann im Register Vorgaben mittels der Einstellung Geänderte Buchungen immer in den Stapel überführen konfiguriert werden. Stornobuchungen lassen sich in der Buchungsmaske ausblenden um die Übersichtlichkeit zu erhalten. Bei Kunden erscheint eine Auswahlliste mit vorkonfigurierten Standarderlöskonten, die im Register Vorgaben festgelegt werden können. Die meisten der Dialogeinstellungen lassen sich im Register Faktura für einen Kunden oder Lieferanten bereits im Voraus festlegen, diese werden dann beim Anlegen einer neuen Rechnung

89 Programmfunktionen 89 übernommen. Das Löschen einer Rechnung führt dazu, dass auch alle damit verbundenen Zahlungen und Buchungen gelöscht (Stapel) bzw. storniert (Journal) werden. Das Memodatenfeld können Sie mittels Doppelklick in der Listenansicht bearbeiten. Kopieren: Erzeugt eine Kopie der ausgewählten Rechnung oder des Auftrags. Dabei werden nur die reinen Rechnungs-/ bzw. Auftragsdaten kopiert und nicht bereits zugeordnete Zahlungen. Nach der Kopie ist der neue Eintrag noch nicht gültig, dazu muss dieser zuerst mittels Speichern gesichert oder im Fall eines Auftrags bearbeitet werden. Storno: Um eine Rechnung zu stornieren, gibt es zwei Möglichkeiten: 1) Wählen Sie die Rechnung aus und betätigen Sie den Schalter Löschen, der Eintrag wird entfernt und die Buchungen werden storniert. Oder 2) Erstellen Sie eine Rechnung mit den gleichen Einstellungen wie die zu stornierende Rechnung (oder Kopieren Sie diese) und aktivieren Sie den Schalter Gutschrift. Danach muss der Gutschrifts-Betrag noch unter Zahlungen erfasst werden. Gutschrift: Um eine Gutschrift zu erstellen, erstellen Sie eine entsprechende Rechnung und aktivieren Sie vor dem Speichern den Schalter Als Gutschrift buchen. Danach muss der Betrag noch unter Zahlungen erfasst werden. Aufträge mit einem negativen Gesamtbetrag werden automatisch als Gutschrift gebucht. In der Auftragsverwaltung ist in den Einzelpositionen die Eingabe eines negativen Betrages möglich. Mit dem Schalter Mahneinstellung können u.a. die globalen Mahneinstellungen überschrieben werden. Abschlagszahlungen, Anzahlungen: Bitte lesen Sie dazu hier nach. Filterfunktionen: Um die Einträge zu filtern kann der Bezahlstatus oder ein optionaler Datumsbereich verwendet werden. Die Einstellung Globales Datum bewirkt, dass der globale Auswertungszeitraum als Datumsfilter benutzt wird. Weiterhin können Einträge des Typs Angebot, Gutschrift oder Storno ausgeblendet werden, indem diese in der Auswahlliste deaktiviert werden und der Schalter Aktualisieren gedrückt wird. Die aktive Einstellung 'Andere' Einträge verbergen bewirkt, dass ausschließlich Einträge des Typs Angebot, Gutschrift oder Storno angezeigt werden, sofern in der Liste aktiviert, 'normale' Rechnungen oder Aufträge werden in diesem Fall nicht angezeigt. Hinweis: Diese Einstellung wird nach einem erneuten Programmstart wieder auf deaktiv gesetzt. Beispiel: Sie wollen alle Angebote anzeigen: Aktivieren Sie die Einstellung Angebot. Deaktivieren Sie die Einstellungen Gutschrift und Storno. Aktivieren Sie die Einstellung 'Andere' Einträge verbergen. Drücken Sie den Schalter Aktualisieren. Datumskontrolle: Der Schalter verhindert eine unbeabsichtigte Buchung ausserhalb des eingestellten FilterDatumsbereichs.

90 90 Taxpool-Buchhalter Hilfe Leistung/Lieferung ausgeführt Bei Rechnungen, die in der zusammenfassenden Meldung erscheinen, kann der Zeitpunkt festgelegt werden, ab dem die Leistung/Lieferung ausgeführt wurde. Diese Einstellung hat Einfluss darauf, wann innergemeinschaftliche Warenlieferungen, Leistungen und Dreiecksgeschäfte in der Zusammenfassenden Meldung, der Umsatzsteuervoranmeldung und der Umsatzsteuererklärung erscheinen. Leistung/Lieferung ausgeführt: Bei Rechnungsstellung: Es wird das Datum der Rechnung benutzt. Bei Zahlung: Es wird das Datum der Zahlung benutzt, z.b. bei automatischen Bestellsystemen, bei denen eine elektronische Leistung direkt nach Zahlungseingang ausgeführt wird. Datum: Es kann ein Datum eingegeben werden. Mit dem Schalter Vorgabe kann die ausgewählte Einstellung dauerhaft gespeichert werden, um weitere Abfragen zu vermeiden, eine individuelle Einstellung ist weiterhin möglich. Zeitliche Zuordnung von innergemeinschaftlichen Warenlieferungen, innergemeinschaftlichen sonstigen Leistungen und innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfte: "Innergemeinschaftliche Warenlieferungen und innergemeinschaftliche sonstige Leistungen, die in den ersten beiden Monaten des Meldezeitraums ausgeführt wurden,sind in der ZM für diesen Zeitraum zu melden, unabhängig vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung. Nur bei innergemeinschaftlichen Warenlieferungen und innergemeinschaftlichen sonstigen Leistungen, die im letzten Monat eines Kalendervierteljahres ausgeführt werden, ist auf den Zeitpunkt der Ausstellung der Rechnung abzustellen. Wird die Rechnung für diese innergemeinschaftliche Lieferung oder innergemeinschaftliche sonstige Leistung noch im lfd. Kalendervierteljahr ausgestellt, so ist die Meldung in diesem Kalendervierteljahr vorzunehmen; wird die Rechnung für diese innergemeinschaftliche Lieferung oder innergemeinschaftliche sonstige Leistung erst nach Ablauf des Kalendervierteljahres ausgestellt, so hat die Meldung im nächsten Kalendervierteljahr zu erfolgen. Im Falle der innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfte sind die Angaben für den Meldezeitraum zu machen, in dem diese Lieferungen ausgeführt worden sind. " Quelle: ANLEITUNG ZUR ZUSAMMENFASSENDEN MELDUNG AB 2010 Sonderfall EÜR mit Ist-Versteuerung bei innergemeinschaftlichen Warenlieferungen, Leistungen und Dreiecksgeschäften und der Einstellung bei 'Rechnungsstellung': Für die einkommensteuerliche Erfassung der Einnahme ist bei der EÜR der Zeitpunkt der tatsächlichen Einnahme (=Zahlungeingang) ausschlaggebend. Bei der Meldung in der UStVA und der Zusammenfassenden Meldung ist jedoch i.d.r. der Zeitpunkt relevant, ab dem die Leistung/Lieferung ausgeführt wurde. Wurde bei Leistung/Lieferung ausgeführt die Einstellung Bei Rechnungsstellung aktiviert, wird dies durch eine programminterne Verwaltung ermöglicht, die bestehende Buchungen separat auswertet.

91 Programmfunktionen 91 Dazu sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein: 1) Die Einstellung Bei Ist-Versteuerung und EÜR mit Debitoren/Kreditoren buchen im Register Vorgaben muss aktiv sein. 2) Die Einstellung Buchungen im Stapel stornieren im Register Vorgaben sollte aktiv sein. 3) Die Einstellung Geänderte Buchungen immer in den Stapel überführen im Register Vorgaben sollte nicht aktiv sein. 4) Nur In der EÜR-Version bei der Anlage eines EÜR-Mandanten kann eingestellt werden, ob ein Bearbeiten im Journal möglich ist (in der Bilanzversion oder bei der Anlage eines Bilanz-Mandanten ist dies grundsätzlich nicht möglich), diese Einstellung im Register Verschiedenes der Allgemeinen Einstellungen sollte dauerhaft so fixiert werden, dass kein Bearbeiten mehr möglich ist. 5) Eine angelegte Rechnung sollte nach dem Prüfen in das Journal (=endgültige Buchungen) ausgebucht werden, damit auch alle neuen Zahlungsbuchungen im Journal (=endgültige Buchungen) erscheinen. 6) Wurde eine Änderung der Bemessungsgrundlage (Rabatt, Storno, Skonto) durch eine Betragsänderung der Rechnung oder Zahlung nach dem Zuordnungszeitraum einer bereits erfolgten Steueranmeldung für eine Rechnung vorgenommen, ist es i.d.r. notwendig, das Stornodatum so anzupassen, dass dieses in den kommenden Zuordnungszeitraum fällt. 7) Eine Rechnung, die bereits in einer Steueranmeldung berücksichtigt wurde, sollte nicht komplett gelöscht, sondern storniert werden. Auswertungs-Beispiel 1: Eine Rechnungsstellung über 1000 Währungseinheiten erfolgt am 1.1., die Rechnung erscheint im 1. Quartal der ZFM mit dem Betrag 1000 Währungseinheiten. Die Zahlung erfolgt erst am 1.5. und zwar mit 10% Skonto = 900 Währungseinheiten, im 2. Quartal der ZFM erscheint dazu der Betrag -100 Währungseinheiten. Auswertungs-Beispiel 2: Anmerk: Bei Änderungen und Stornierungen ist die richtige Wahl des Belegdatums der Stornobuchung wichtig. Eine Rechnungsstellung über 1000 Währungseinheiten erfolgt am 1.1., die Rechnung erscheint im 1. Quartal der ZFM mit dem Betrag 1000 Währungseinheiten. Die Rechnung wird mit dem Datum des 1.5. storniert, im 2. Quartal der ZFM erscheint dazu der Betrag Währungseinheiten. Gewinnermitt Versteueru Leistung/ lung ng Lieferung ausgeführt EÜR IST Bei Rechnungsstellung Bei Zahlung Datum SOLL Bei Rechnungsstellung Bei Zahlung Datum BILANZ/GUV IST/SOLL Bei Rechnungsstellung Bei Zahlung Datum In allen Fällen gilt: Programminterne Verwaltung notwendig JA NEIN JA NEIN JA JA NEIN JA JA

92 92 Taxpool-Buchhalter Hilfe Wurde eine Änderung der Bemessungsgrundlage (Rabatt, Storno, Skonto) durch eine Rechnung oder Zahlung nach dem Zuordnungszeitraum einer bereits erfolgten Steueranmeldung für eine Rechnung vorgenommen, ist es i.d.r. notwendig, das Stornodatum so anzupassen, dass dieses in den kommenden Zuordnungszeitraum fällt Rechnung löschen/stornieren Eine Rechnung inklusive aller Zahlungen und der dazugehörigen Buchungen kann gelöscht oder storniert werden. Datumsbereich: Im Dialog wird entweder das Rechnungsdatum der Rechnung oder, falls Buchungen zu dieser Rechnung vorgenommen wurden, der Datumsbereich der Buchungen angezeigt. Dies ist wichtig, um z.b. zu entscheiden, ob die Rechnung bereits in Steueranmeldungen berücksichtigt wurde. Aktion: Die Rechnung komplett löschen: Die Rechnung und die Zahlungen werden gelöscht, der Eintrag im Register Rechnungen wird entfernt. Hinweis: Diese Einstellung ist nur möglich, wenn sich noch alle Buchungen im Stapel befinden. Sollte die Rechnung bereits in Steueranmeldungen berücksichtigt worden sein, siehe Datumsbereich, sollte diese Einstellung nicht aktviert werden. Die Rechnung nur stornieren: Die Rechnung wird nur storniert, im Register Rechnungen bleibt ein stornierter Eintrag erhalten. Buchungen: Alle Buchungen komplett löschen: Hinweis: Diese Einstellung ist nur möglich, wenn die Einstellung Die Rechnung komplett löschen aktiv ist. Die Buchungen nur stornieren: Alle Buchungen werden storniert. Mit der Einstellung Bestehende Buchungen in das Journal ausbuchen werden die Buchungen zusätzlich in das Journal (=endgültige Buchungen) überführt. Unter Stornodatum kann das Belegdatum eingestellt werden, das für die Stornierung benutzt werden soll. Sollte die Rechnung inklusive Buchungen bereits in einem vorherigen Zuordnungszeitraum einer Steueranmeldung liegen, sorgt die Wahl des aktuellen Datums dafür, dass die Rechnung in einer kommenden Steueranmeldung korrigiert wird. Sollte die Rechnung inklusive Buchungen in einem aktuellen oder zukünftigen Zuordnungszeitraum einer Steueranmeldung liegen, ist die Einstellung Belegdatum der Buchung evtl. eine passende Einstellung. Mit der Einstellung Benutzerdefiniert kann ein benutzerdefiniertes Datum eingestellt werden.

93 Programmfunktionen Gutschrift einer bestehenden Rechnung erstellen Rechnungen, die noch nicht an den Kunden versandt wurden, können i.d.r. einfach storniert werden, Rechnungen, die bereits versandt wurden, sollten normalerweise als Gutschrift gebucht werden. Der Schalter Gutschrift erstellen im Rechnungsdialog erstellt eine Gutschrift zu einer bestehenden Rechnung oder zu einem bestehenden Auftrag/Sammelrechnung. Bei Gutschriften zu einer bestehenden Rechnung darf der Gutschriftsbetrag maximal dem Rechnungsbetrag entsprechen, um benutzerdefinierte Gutschriften zu erstellen, erfassen Sie diese entweder als einfache Rechnung im Rechnungsdialog mit der Einstellung Als Gutschrift buchen oder als Sammelrechnung, bei Sammelrechnungen kann ein negativer Preis eingegeben werden, um eine Gutschrift zu realisieren. Dialogeinstellungen: Rechnungen als bezahlt markieren: Die Ursprungsrechnung und die Gutschrift werden als bezahlt markiert, damit sie nicht mehr im OP-Dialog unter unbezahlt erscheinen Dies kann auch manuell im Rechnungsdialog mit dem Schalter Mahneinstellungen unter BezahltStatus manuell setzen geschehen. Gutschrift-Text: Der Text, der bei den gutgeschriebenen Einträgen einer Sammelrechnung im Feld Artikelbezeichnung erscheinen soll. Sofern die Einstellung Standard-Text aktiviert ist, wird dazu standardmässig der Text 'Gutschrift' benutzt, oder sofern im Druckdialog benutzerdefinierte Rechnungstexte oder eine Übersetzung aktiviert wurden, der dortige Eintrag unter 'Liste: Text:'Gutschrift''. Der Text wird erst beim Druck in die Rechnung eingetragen. Detallierte Gutschrift: Diese Einstellung ist nur bei der Auswahl 'Gutschrift über den kompletten Betrag' verfügbar und erzeugt bei Sammelrechnungen eine Gutschrift, bei der die einzelnen Einträge der Originalrechnung einzeln aufgeführt gutgeschrieben sind. Beispiele: 1) Es wurde eine Rechnung über 1190 Währungseinheiten gestellt und an den Kunden versandt. Ein Zahlungseingang ist noch nicht erfolgt. Die Rechnung soll später komplett gutgeschrieben werden. Wählen Sie dazu die Einstellung Gutschrift über den kompletten Betrag aus. Die Einstellung Rechnungen als bezahlt markieren sollte aktiviert werden. Tragen Sie im Rechnungsdialog das Datum der Gutschrift ein und gehen Sie auf Speichern. Unter Berichte OP/Rechnungen/Mahnungen sollten sich die beiden offenen Posten ausgleichen. 2) Es wurde eine Rechnung über 1190 Währungseinheiten gestellt und an den Kunden versandt. Ein Zahlungseingang über 500 Währungseinheiten ist bereits erfolgt, es soll aber später der Restbetrag von 690 Währungseinheiten gutgeschrieben werden. Wählen Sie dazu die Einstellung Gutschrift über den Restbetrag aus. Die Einstellung Rechnungen als bezahlt markieren sollte aktiviert werden. Tragen Sie im Rechnungsdialog das Datum der Gutschrift ein und gehen Sie auf Speichern. Unter Berichte OP/Rechnungen/Mahnungen sollten sich die beiden offenen Posten ausgleichen. 3) Es wurde eine Rechnung über 1190 Währungseinheiten gestellt und an den Kunden versandt. Ein Zahlungseingang über 100 Währungseinheiten ist bereits erfolgt, es soll aber später die gesamte Rechnung gutgeschrieben und der bereits bezahlte Betrag von 100 Währungseinheiten rücküberwiesen werden. Wählen Sie dazu die Einstellung Gutschrift über den kompletten Betrag aus. Die Einstellung Rechnungen als bezahlt markieren sollte aktiviert werden.

94 94 Taxpool-Buchhalter Hilfe Tragen Sie im Rechnungsdialog das Datum der Gutschrift ein und gehen Sie auf Speichern. Nachdem der Betrag von 100 Währungseinheiten rücküberwiesen wurde, tragen Sie dies als Zahlung bei der Gutschrift ein. Unter Berichte OP/Rechnungen/Mahnungen sollten sich die beiden offenen Posten ausgleichen. Wichtige Hinweise: Bei Sammelrechnungen erscheint nach dem Erstellen der Gutschrift der Bearbeiten-Dialog für Sammelrechnungen, wird dieser abgebrochen, wird die Gutschrift gelöscht. Sofern sich die erstellte Gutschrift nicht auf eine Sammelrechnung bezieht, wird diese erst gültig (erkennbar am gleichnamigen Datenfeld in der Listenansicht), nachdem diese im Rechnungsdialog gespeichert wurde. Die erstellten Buchungen lassen sich mit dem Schalter Buchungen einsehen. Um Gutschriften in der Listenansicht zu erkennen, empfiehlt es sich, das Datenfeld mit dem Schalter Listenansicht einzufügen. Bei der Druckausgabe der Sammelrechnung ersetzt das Programm die Variable \$AUFTRAG_VORGANG, die im Vorlagen-Editor im Objekt 'Hauptteil' zu finden ist, mit dem Wert 'Gutschrift', um den Wert zu ändern existieren in der Verwaltung der Rechnungstexte die festen Variablen 'Rechnungstext: Gutschrift' und 'Rechnungstext: Gutschrift (Übersertzung)' Mahneinstellungen In diesem Dialog können zusätzliche Mahneinstellungen für eine Rechnung getroffen werden, die die automatisch berechneten Werte überschreiben. Mahnen: Die Rechnung wird nur bei aktiviertem Schalter im Mahnwesen berücksichtigt. Bezahlt-Status manuell setzen: Der vom Programm ermittelte Bezahlt-Status wird mit dem eingestellten Wert überschrieben. Mahnstufe immer manuell setzen: Die Mahnstufe wird nicht mehr vom Programm ermittelt, sondern muss vom Benutzer manuell eingegeben werden. Mahnstufe zurücksetzen: Die vom Programm ermittelte Mahnstufe wird wird mit dem eingestellten Wert überschrieben. Die neue Mahnstufe wird ab dem eingegebenen Datum vom Programm weiter berechnet. Beispiel: Ein Kunde hat eine Zahlungserinnerung erhalten, er hat jedoch bisher keine Lieferung erhalten, die Bestellung wird erneut versandt, die Mahnstufe wird auf 0 mit dem aktuellen Datum gesetzt. Datum erstellter Mahnungen: Zeigt die Datumswerte der vom Programm generierten Mahnbriefe

95 Programmfunktionen 95 an. 'Noch-Offen' manuell setzen: Da die Berechnung in der Mahnverwaltung nur auf den in der Kunden/- und Lieferantenverwaltung verwalteten Einträgen basiert, also manuelle Buchungen an Kunden oder Lieferanten nicht berücksichtigt werden, kann es, evtl. notwendig sein, den noch offenen Rechnungbetrag manuell zu setzen. Beispiel: In der Kunden/- und Lieferantenverwaltung wurde eine Rechnung über 1000 Währungseinheiten angelegt. Die Buchung zum Zahlungsausgleich wurde aber manuell in der Hauptbuchungsmaske erstellt. In diesem Fall kann der Bezahlt-Status manuell auf 'Bezahlt', die Mahnstufe manuell auf den Wert 0, die Einstellung 'Noch-Offen' manuell setzen aktiviert und der dortige Betrag auf 0 gesetzt werden. Hinweis: Die Mahntexte werden im Register Vorgaben verwaltet Mahnbriefe erstellen Die Druckausgabe gibt Ihnen einen Liste aller Rechnungen aus. Nur Rechnungen bzgl. aktuellem Kunden/Lieferanten drucken: Diese Einstellung ist nur in der Rechnungsauswahl möglich. Bei aktiver Einstellung werden alle Rechnungen des aktuell ausgewählten Kunden/Lieferanten ausgedruckt. Datumsauswahl nutzen: Es wird der in der Druckvoransicht eingestellte Datumsbereich benutzt. Bei inaktivem Schalter werden alle Rechnungen ausgewertet. Unter Mahnstufe von/bis kann ein Mahnstufenbereich eingegeben werden, wobei 0 der minimale und 4 der maximale Wert ist (Voreinstellung). Unter Rechnung/Buchungstext enthält kann ein Wort eingegeben werden, nach dem in der Rechnungsnummer oder dem Buchungstext gesucht werden soll. Unter Betrag von/bis kann ein Betragsbereich eingegeben werden, wobei 0/0 bedeutet, dass keine

96 96 Taxpool-Buchhalter Hilfe Filterung nach dem Betrag vorgenommen wird (Voreinstellung). Um die Einträge in der Listenansicht den Sucheinstellungen anzupassen, muss nach jeder Änderung der Schalter Aktualisieren betätigt werden. In der Auswahlliste ist eine Mehrfachauswahl möglich, für Aktionen und zum Drucken werden nur die ausgewählten Einträge berücksichtigt, mit den Schaltern Alle und Keine können alle Einträge aktiviert bzw. deaktiviert werden. Der Schalter Drucken erstellt die Druckvoransicht für den tabellarischen Ausdruck. Die in der Auswahlliste angezeigten Datenfelder können mit dem Schalter Listenansicht eingestellt werden. Aktionen: Vor dem Starten einer Aktion wird ein Dialog geöffnet, der die Auswahl oder das Bearbeiten einer Druckvorlagen für Mahnbriefe erlaubt. Beim ersten Öffnen eines Buchhaltungsdokumentes erstellt Taxpool -Buchhalter eine Kopie aller Druckvorlagen für Rechnungen und benutzt diese als Vorlage für Mahnungen. Dabei wird der Text im Hauptteil der Druckvorlage mit dem Text \$MAHNTEXT ersetzt, dieser Text wird vom Programm beim Erstellen von Rechnungen mit dem zur passenden Mahnstufe im Register Vorgaben eingestellten Mahntext ersetzt. Für Mahnungen stehen neue Mahnvariablen zur Verfügung: \$ANREDE_KOMPLETT Die vom vom Programm aus den im Register Rechnungsdaten eingetragenen Kundendaten zusammengesetzte Anrede. \$RECHNUNG_DATUM_FAELLIG Das Fälligkeitsdatum der Rechung, entspricht dem Rechnungsdatum plus dem bei der Rechung unter Fällig Tage eingestellten Wert. \$MAHNUNG_DATUM Das Erstellungsdatum der Mahnung. Das Programm merkt sich das Erstellungsdatum einer Mahnung für jede Mahnstufe, dadurch wird verhindert, dass beim erneuten Erstellen eines Mahnbriefes ein neues Datum eingetragen wird. Die Aktion Mahnungen neu erstellen setzt das Mahndatum auf den aktuellen Wert zurück. \$MAHNUNG_DATUM_FAELLIG Die Mahnfrist der Mahnung, diese wird aus den im Register Vorgaben eingetragenen Mahnintervallen, der Mahnstufe und dem Wert \$MAHNUNG_DATUM ermittelt. \$MAHNUNG_GEBUEHR Die Mahngebühr für die aktuelle Mahnung, diese wird aus den im Register Vorgaben eingetragenen Mahngebühren und der Mahnstufe ermittelt. \$MAHNUNG_GEBUEHR_SUMME Die Summe aller Mahngebühren inklusive der Mahngebühren der aktuellen Mahnstufe. \$RECHNUNG_BETRAG_FAELLIG Der fällige Rechnungsbetrag, entspricht dem Rechnungsbetrag abzüglich der Zahlungseingänge ohne Berücksichtigung von Mahngebühren und Zinsen.

97 Programmfunktionen 97 \$MAHNUNG_BETRAG_FAELLIG_BISHER Der fällige Rechnungsbetrag plus den Mahngebühren bis zum Zeitpunkt der letzten Mahnung. Hinweis: Diese Einstellung berücksichtigt (bisher) nicht die zurückliegenden Verzugszinsen. \$MAHNUNG_BETRAG_FAELLIG Der fällige Rechnungsbetrag plus den Mahngebühren und den fälligen Zinsen zum Zeitpunkt der aktuellen Mahnung. \$MAHNUNG_ZINSEN_SUMME Die Summe der Verzugszinsen. Teilzahlungen werden dabei berücksichtigt. \$MAHNUNG_ZINSEN_TABELLE Gibt eine Tabelle aus, anhand derer sich die Verzugszinsen nachvollziehen lassen. Hinweis: Die Mahneinstellungen sollten einmalig korrekt eingestellt werden, bevor Mahnungen verschickt werden. Beispiel für eine Auflistung der ausstehenden Beträge: <b>ausstehender Rechnungsbetrag: </b>\$rechnung_betrag_faellig \$NEWLINE <b>summe Mahngebühren: </b>\$mahnung_gebuehr_summe \$NEWLINE <b>verzugszinsen: </b>\$mahnung_zinsen_summe \$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE<b>Zinsberechnung: </b>\$newline \$MAHNUNG_ZINSEN_TABELLE} Aktionen: Mahnungen erstellen: Erstellt einen Mahnbrief als PDF-Datei, die Datei ist danach in der Dokumentenauswahl der entsprechenden Rechnung zu finden. Wurde bereits ein Mahnbrief zu der Mahnstufe erstellt, wird dieser nicht erneut erstellt. Mahnungen neu erstellen: Erstellt einen Mahnbrief als PDF-Datei, die Datei ist danach in der Dokumentenauswahl der entsprechenden Rechnung zu finden. Wurde bereits ein Mahnbrief zu der Mahnstufe erstellt, wird dieser mit der neuen Datei überschrieben. Das Mahndatum \$MAHNUNG_DATUM wird auf das aktuelle Datum gesetzt. Mahnungen drucken: Druckt die erstellten Mahnbriefe aus, sofern noch kein Mahnbrief erstellt wurde, wird dieser neu erstellt. Einstellungen: Mahnung synchronisieren: Die Mahnfrist der Mahnung wird aus dem Erstellungsdatum des Briefes plus dem Mahnzeitraum bis zu der nächsten Mahnung ermittelt. Wenn die Mahnschreiben nicht am Tag der Mahnstufe erstellt werden, kann eine Differenz zwischen dem Mahndatum des Briefes und dem automatisch errechnetem Mahndatum entstehen, die Synchronisationseinstellung setzt das Startdatum der Mahnung auf das Erstellungsdatum des Briefes und die Startmahnstufe auf die aktuelle Mahnstufe. Der Eintrag in den Mahneinstellungen (gleichnamiger Schalter im Rechnungs-Verwaltungsdialog) sieht dann z.b. folgendermaßen aus:

98 98 Taxpool-Buchhalter Hilfe Um die Synchronisation der Mahnungen bei der Rechnung manuell zu deaktivieren, muß die Einstellung Mahnstufe zurücksetzen deaktiviert werden. Hinweis: Um eine Voransicht für die Mahnbriefe zu erhalten, kann der entsprechende Eintrag in der Liste ausgewählt werden, danach wird als Aktion Mahnung erstellen ausgewählt, der Schalter Starten betätigt, im sich öffnenden Druckdialog wird dann der Schalter Vorschau betätigt, nach der Vorschau kann die Erstellung mit Abbrechen abgebrochen werden Aufträge/Sammelrechnung Der Schalter <Neu Neuer Auftrag/Sammelrechnung> in der Rechnungsverwaltung startet den Editor und legt einen neue(n) Auftrag/Sammelrechnung an: Artikel:

99 Programmfunktionen 99 Unter Artikelauswahl kann ein Artikel ausgewählt und mittels des Schalters Artikel einfügen in die Bestellliste eingefügt werden. Sofern bei dem Artikel ein Lagerbestandswert ungleich -1 eingetragen wurde, erscheint ein Dialog zur Eingabe einer Artikelmenge, die den Bestand abgleicht. Die Einstellung Anhänge bewirkt, dass die bei Artikeln hinterlegten PDF-Anhänge an die PDFRechnung angehangen werden. Bei Eingangsrechnungen wird bei Artikeln das in der Artikelverwaltung festgelegte Aufwandskonto benutzt, alternativ dazu kann ein manuelles Konto eingegeben werden. Mit dem Schalter Netto-Preis kann zwischen Brutto- und Nettopreisen umgeschaltet werden, dadurch werden Umrechnungsungenauigkeiten von Endpreisen nach Nettopreisen vermieden. Die Einstellung gilt immer für eine Sammelrechnung. Sollten in der Artikelverwaltung Artikel sowohl mit Netto- als auch mit Bruttopreisen verhanden sein, muß dort der Steuersatz eingetragen sein, damit eine korrekte Umrechung erfolgen kann. Artikelbeschreibung benutzen: In das optional mehrzeilige Feld Bezeichnung wird anstelle der Artikelbezeichnung die Artikelbeschreibung eingefügt. Hinweis: Das Feld Bezeichnung kann auch formatierten Text enthalten, z.b. <b>text</b> erzeugt Fettdruck, siehe dazu das Kapitel Ausgabevariablen. Der Schalter CR läßt Zeilenumbrüche zu, diese können entweder direkt mittels der ENTER-Taste oder mit der Anweisung \$NEWLINE erzeugt werden. Keine Individuelle Konten: Normalerweise sollten keine individuellen Konten benutzt werden (Einstellung Keine Individuellen Konten aktiv), sondern im Register Vorgaben die Konten aktiviert oder eingefügt werden, die als Sammelkonten benötigt werden. Bei der Nutzung individueller Konten wird je Auftragsposition eine Buchung angelegt, ansonsten

100 100 Taxpool-Buchhalter Hilfe (Einstellung Keine Individuellen Konten aktiv) werden Buchungen mit gleichem Steuersatz zu dem Sammelkonto zusammengefasst, das unter Vorgaben festgelegt wurde. Bei der Nutzung von individuellen Konten ist aus technischen Gründen nur eine zeilenweise Berechnung der MWSt.möglich. Beispiel: 1200 an an an an 8301 Individuelle Konten: Es werden 4 Buchungen erzeugt. Keine Individuelle Konten: Es werden zwei Buchungen (7% und 19%) mit dem Sammelbetrag und dem unter Vorgaben eingestellten Sammelkonten für 19% und 7% (z.b und 8300) erzeugt. Bei Ausgangsrechnungen wird bei aktiver Einstellung Keine Individuellen Konten das in der Auswahl Steuertyp hinterlegte Erlöskonto benutzt, ansonsten wird das manuell eingegebene Konto, oder das bei einem Artikel hinterlegte Erlöskonto benutzt. Die die Auswahl Steuertyp auch für die Zuweisung von Infotexten in der Druckausgabe der Rechnung verantwortlich ist, muss das ein individuelles Konto einen Steuersatz enthalten, der einem Eintrag in der Liste Steuertyp entspricht. Handelt es sich bei dem individuellen Konto um ein Konto ohne Steuersatz, muss mittels des Schalter Steuertyp der passende steuerfreie Typ zugewiesen werden, damit evtl. Infotexte, z.b. Hinweise bei steuerfreien EU-Lieferungen, in der Druckausgabe korrekt angezeigt werden. 0-Buchungen zulassen: Es werden auch aus Bestellpositionen mit einem Gesamtpreis von 0 Währungseinheiten Buchungen erstellt, weiterhin ist es möglich, Sammelrechnungen mit einem Gesamtbestellwert von 0 Währungseinheiten zu erstellen. Hinweis: Die Einstellung Individuelle Konten gilt auch in diesem Zusammenhang. Der bei einem Artikel evtl. hinterlegte Mengenfaktor lässt sich individuell abschalten, ebenso die hinterlegte Preisstaffelung. Unter Druckdatenfelder kann festgelegt werden, wie die Felder ArtikelNr und Artikelbezeichnung bei der Ausgabe angezeigt werden. Vertikale Ausrichtung: Legt die vertikale Ausrichtung der Texte in einer Druckspalte fest. Häufig ist es z.b.bei einem mehrzeiligen Beschreibungstext erwünscht, dass die Texte der anderen Druckspalten an der Oberkante (Einstellung: Oben) der Spalte und nicht zentriert dargestellt werden. Netto zeigen, Steuer zeigen: Zeigt oder verbirgt die Werte für Netto und Steuer. Bei Unternehmern, die umsatzsteuerbefreit sind, kann es evtl. erwünscht sein, nur den Rechnungsbetrag ohne Netto und Steuer anzugeben und den Text 'Bruttobetrag' z.b. nach 'Rechungsbetrag' zu ändern. Separate Nettosummen: Bei Rechnungen mit gemischten Steuersätzen werden, zusätzlich zum Gesamt-Netto und den einzelnen Steuerbeträgen, die Nettobeträge bzgl. der einzelnen Steuersätze aufgelistet. Dies erleichtert es dem Empfänger, die Einzelwerte zu buchen, insbesondere wenn sowohl Rabatte einzelner Positionen zusammen mit globalen Rabatten benutzt werden. Beispiel, Einstellung aktiv:

101 Programmfunktionen 101 Beispiel, Einstellung inaktiv: Spaltenweise (vertikale) Berechnung der MWSt.: Es gibt zwei zugelassene Methoden zur Berechnung der Mehrwertsteuer: 1) Spaltenweise (vertikal), es wird die Nettosumme der Einzelposten aufaddiert und daraus die Steuer und der Bruttowert berechnet. 2) Zeilenweise (horizontal), es werden die Steuerwerte der einzelnen Zeilen zu den Nettowerten der Zeilen addiert, um den Bruttowert zu erhalten. Das Ergebnis beider Methoden kann bzgl. des Bruttowertes und Steuerwertes unterschiedlich ausfallen. Beispiel 1000 Buchungen zu 0.99 Währungseinheiten mit 19% MWSt: Methode 1: Brutto= (0,99*1000)*1,19=1178,10 Währungseinheiten. Methode 2: Brutto= (0,99+0,19)*1000=1180,00 Währungseinheiten. Bei der Nutzung von Sammelerlöskonten (Einstellung Keine individuellen Konten ist aktiv) kann von der Spaltenweisen Berechnung (Standardvorgabe) auf die Zeilenweise Berechnung der

102 102 Taxpool-Buchhalter Hilfe MWSt. umgestellt werden. Wenn die Buchhaltungssoftware eines Dauerkunden nur eine Berechnungsmethode erlaubt, und dieser bei der Buchung der Eingangsrechnung in seiner Buchhaltung mit der anderen Methode evtl. eine Abweichung hat, kann diese z.b. mit der Einstellung abgestimmt werden. Bei der Nutzung von individuellen Konten ist aus technischen Gründen nur eine zeilenweise Berechnung der MWSt.möglich. Gutschrift: Um eine einzelne Gutschrift zu erstellen, kann ein negativer Betrag eingegeben werden. Aufträge mit einem negativen Gesamtbetrag werden automatisch als Gutschrift gebucht. Bestelldaten: Bei den Feldern Artikel-Kopftext und Artikel-Fusstext können Text-Formatierungsanweisungen (z.b. Fettdruck, kursiv, etc.) eingefügt werden. Die Einstellung Zahlbedingung anhängen wird bei den Zahlungsbedingungen erläutert. Nach dem Beenden des Dialogs erscheint der Auftrag in der Auswahlliste der Rechnungsverwaltung und kann nach Auswahl mit dem Schalter Auftrag bearbeiten verändert werden PDF-Rechnungen erstellen Erstellung einer PDF-Rechnung: Mit dem Schalter Auftrag/Dokumente können dem ausgewählten Auftrag Dokumente zugeordnet werden. Weiterhin kann auch eine PDF-Rechnung erstellt und zugeordnet werden. Der Schalter PDF-Rechnung erstellen öffnet folgenden Dialog:

103 Programmfunktionen 103 Der Schalter Bearbeiten öffnet den Vorlageneditor der ausgewählten Druckvorlage. Nach dem Beenden des Dialogs mit dem Schalter Erstellen wird eine PDF-Rechnung generiert und diese in die Dateiliste des Schalters Auftrag/Dokumente eingetragen, sofern die Einstellung Datei in Dokumentenliste einfügen aktiv ist. Mit dem Schalter Vorschau kann eine eine Druck-Vorschau erzeugt werden, die Vorschau zeigt weder Anhänge noch Overlay-Dateien. Hinweis zum Drucken von PDF-Dateien: Um beim Ausdruck von PDF-Dateien exakt die gleichen Abmessungen wie beim Druck aus Taxpool -Buchhalter zu erhalten, müssen Sie im PDF-Programm die Skalierung 'Aktuelle Grösse' einstellen. Nur testen, die Rechnung wird nach Programmende gelöscht: Die erzeugte Datei wird nicht in die Dokumentenliste eingefügt und am Programmende gelöscht, achten Sie dabei darauf, dass evtl. Programme, in denen die Rechnung geöffnet wurde, vor dem Programmende geschlossen werden, ansonsten ist es evtl. nicht möglich, die Dateien zu löschen. Artikel-Liste: Einstellungen zur Druckausgabe der Artikel-Auflistung. Linienbreite (mm): Die Linienbreite der Umrandung der Artikel-Liste.

104 104 Taxpool-Buchhalter Hilfe Eine Eingabe des Wertes '0' blendet die Umrandung aus. Zeilen farbig absetzen: Die Druckzeilen werden farbig voneinander abgesetzt. Summenwerte vertikal abgrenzen: Fügt zwischen zusammengehörigen Summenzeilen der Artikel-Liste einen vertikalen Zwischenraum von x*zeichenhöhe der aktuellen Schrift ein. Textabstand links, oben (mm): Der Abstand des Textes von der Tabelle. Hinweis: Die Werte rechts, unten entsprechen den Werten links, oben. Sprachauswahl: Sofern die Einstellung Sprachauswahl aktiviert ist, werden anstelle der im Programm statisch integrierten Druckausgabetexte die Texte einer konfigurierbaren Schablone benutzt. Mit dem Schalter Bearbeiten lassen sich alle bei der Druckausgabe benutzten Texte mehrsprachig konfigurieren. Zusätzlich bietet die Einstellung Übersetzung die Möglichkeit, für den Kunden eine Übersetzung der Rechnung in seiner Landessprache und optional mit den landestypischen Formatierungen für Datum, Zahlen und Währung zu generieren. Hinweis: In diesem Fall wird die Variable \$AUFTRAG_VORGANG in der Druckvorlage z.b. bei Rechnungen durch den Wert Rechnungstext : 'Rechnung (Übersetzung)' in der Schablone ersetzt. Anhänge: Es können PDF-Dateien ausgewählt werden, die an die PDF-Rechnung angehängt werden, z.b. AGB's oder Werbematerial. Die Anhänge können jeweils separat für die Einstellungen (Übersetzung (ja/nein), Rechnung, Mahnung, Angebot festgelegt werden. Anhänge, sollten im Bereich \Datenordner\Vorlagen gespeichert werden, in diesem Fall werden sie auch bei einem Rechnerwechsel immer gefunden. Overlay: Mit dem Schalter Overlay kann eine PDF-Datei ausgewählt werden, die als Hintergrund der Rechnung dient, diese kann z.b. aus einer Textverarbeitung als PDF exportiert werden. Es kann sowohl eine Standard-Datei als auch optional Dateien für gerade, ungerade Seiten, die erste oder die letzte Seite festgelegt werden. Die Einstellung Auf den Vordergrund legen, setzt die Datei in der PDF auf den Vordergrund, standardmäßig wird die Datei im Hintergrund eingefügt. Bei der Nutzung der Overlay-Datei werden in der Regel einige Elemente der Rechnungsvorlage überflüssig, diese können manuell deaktiviert werden, indem im Vorlageneditor (Schalter Bearbeiten) die Einstellung Anzeigen deaktiviert und die Einstellung Platzhalter aktiviert wird, der Vorgang ist in der Hilfe zum Vorlageneditor beschrieben. Alternativ dazu gibt es die Einstellung Nur den Hauptbereich der Druckvorlage anzeigen, die alle Objekte der Druckvorlage bis auf den Hauptbereich, der die Rechnungsdaten enthält, ausblendet. Objekte, die weiterhin angezeigt werden sollen, können im Feld Ausnahmen eingetragen werden (Objektnamen semikolon-getrennt). Overlay-Dateien, sollten im Bereich \Datenordner\Vorlagen gespeichert werden, in diesem Fall werden sie auch bei einem Rechnerwechsel immer gefunden.

105 Programmfunktionen Rechnungstexte (mehrsprachig) verw alten Sie erreichen diesen Dialog über den Schalter Bearbeiten der Einstellung Sprachauswahl oder Übersetzung im Druckdialog der Sammelrechnungen. In diesem Dialog lassen sich alle bei der Druckausgabe benutzten Texte ändern oder mehrsprachig konfigurieren. Zusätzlich können die Spaltenbreiten der Artikel-Liste benutzerdefiniert festgelegt werden. Neue Vorlage anlegen: Um eine neue Vorlage anzulegen, wählen Sie zuerst das Land aus, für das die Vorlage gelten soll. Wählen Sie dann unter Auswahl ein bestehendes Land aus, dessen Werte übernommen werden sollen und gehen Sie auf Neuer Eintrag. Die Einstellungen Automatisches Datumsformat, Automatisches Zahlenformat, Automatisches

106 106 Taxpool-Buchhalter Hilfe Währungsformat legen fest, ob Datumswerte, Zahlen oder Beträge in der Landessprache formatiert werden sollen oder immer in der Programmsprache von Taxpool -Buchhalter. Feste Variablen: In der Listenauswahl Feste Variablen kann ein Eintrag ausgewählt werden, dessen Wert im Eingabefeld auf der rechten Seite erscheint und der nach einer Änderung mit dem Schalter Ändern gesichert werden kann. Der Schalter Zurücksetzen stellt den Standardwert in der Programmsprache von Taxpool Buchhalter her. Hinweis: Im Eingabefeld Wert können Variablen ${Variablenname} enthalten sein, die bei der Erzeugung der Ausgabe vom Programm mit einem anderen Text ersetzt werden, diese Variablen sollten normalerweise nicht entfernt oder verändert werden: ${CURRENCY} Das im Programm im Dialog <Einstellungen Verschiedenes> eingestellte Währungszeichen. ${TAX_PERCENT} Der Steuersatz eines Eintrags in der Artikel-Liste. ${GLOBAL_REBATE} Ein global allen Einträgen in der Artikel-Liste zugeordneter Rabattsatz. ${PRICE} Der Einzelpreis eines Eintrags in der Artikel-Liste. ${QUANTITY} Die ausgewählte Menge eines Eintrags in der Artikel-Liste. ${UNIT} Die ausgewählte Einheit eines Eintrags in der Artikel-Liste. ${DISCOUNT_DAYS} Die Anzahl der Tage innerhalb derer ein Skonto gewährt wird. ${DISCOUNT_PERCENT} Prozentualer Skonto. ${DUE_DAYS} Fälligkeit der Rechnung in Tagen. Spaltenbreite der Artikel-Liste ändern: Dazu muss der Eintrag Spaltenbreite in Prozent: Pos/ArtikelNr/Bezeichnung/Menge/Einheit/ Einzelpreis/Rabatt/Gesamtpreis ausgewählt werden, unter Wert erscheinen dann die Spaltenbreiten semikolon-getrennt. Da die endgültige Blattbreite nicht bekannt ist, verstehen sich alle Werte als prozentuale Werte, wobei der Wert '100' die gesamte verfügbare Blattbreite bedeutet, sofern die Summe der Einträge unter 100% liegt, wird vom Programm gewichtet auf 100% aufgefüllt. Spezielle Variablen: Die Werte unter Rechnungstext : 'Rechnung' Rechnungstext : 'Mahnung' Rechnungstext : 'Angebot' werden bei der Druckausgabe in die Variable \$AUFTRAG_VORGANG der Briefvorlage eingetragen. Sofern die Druckausgabe als Übersetzung eingestellt ist, werden die Werte unter Rechnungstext : 'Rechnung (Übersetzung) Rechnungstext : 'Mahnung (Übersetzung) Rechnungstext : 'Angebot (Übersetzung)in die Variable \$AUFTRAG_VORGANG der Briefvorlage eingetragen.

107 Programmfunktionen 107 Rechnungstext: Mahntext: Stufe 1-4 Ersetzt die im Register <Vorgaben Mahnwesen> eingetragenen Mahntexte. Rechnungstext: Firmenkunde: Inland normaler Steuersatz bis Rechnungstext: Privatkunde: Drittland Leistungen (Übriges Ausland) Ersetzt die im Register <Vorgaben Standarderlöskonten> eingetragenen Rechnungstexte. Benutzerdefinierte Variablen: Anstelle der Nutzung jeweils einer Briefvorlage für eine Sprache kann eine Briefvorlage mit benutzerdefinierten Variablen so verändert werden, dass sie sich komplett an die ausgewählte Sprache anpasst. Beispiel: Tragen Sie im Eingabefeld Name die Variable BANKVERBINDUNG und unter Wert den Text 'Bankverbindung' ein. Gehen Sie auf Einfügen. Wiederholen Sie den Vorgang für alle benutzten Sprachvorlagen mit der entsprechenden Übersetzung von 'Bankverbindung'. Über den Schalter PDF-Rechnung im Rechnungsdialog erstellen, kann im sich öffnenden Dialog die Druckvorlage (gleichnamige Listenauswahl) bearbeitet werden. Tragen Sie dort im Objekt 'Seite Fußzeile' anstelle des statischen Textes 'Bankverbindung' die neu angelegte Variable als ${BANKVERBINDUNG} ein. Nach dem gleichen Prinzip können alle sprachabhängigen Texte in der Briefvorlage mit Variablen belegt werden. Gesetzliche Hinweise zur Sprache von Ausgangsrechnungen: Nach 87 der Abgabenordnung (AO) ist die Amtssprache in Deutschland deutsch. 87.html Nach 239 HGB (Handelsgesetzbuch) ist die Buchhaltung in einer lebenden Sprache vorzunehmen html Von der EU gibt es in diesem Zusammenhang noch die Richtlinie: 2010/45/EU des Rates vom 13. Juli 2010 zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungsvorschriften, Artik el 248a: Zitat: "Die Mitgliedstaaten k önnen zu Kontrollzweck en und bei Rechnungen, die sich auf Lieferungen von Gegenständen oder Dienstleistungen in ihrem Gebet beziehen oder die in ihrem Gebiet ansässige Steuerpflichtige erhalten haben, von bestimmten Steuerpflichtigen oder in bestimmten Fällen Übersetzungen in ihre Amtssprachen verlangen. Die Mitgliedstaaten dürfen allerdings nicht eine allgemeine Verpflichtung zur Übersetzung von Rechnungen auferlegen. A nmerk ungen: In der Rechnung verwendete Sprachen: Die Mehrwertsteuerbestimmungen schreiben nicht vor, in welcher Sprache eine Rechnung auszustellen ist. Falls eine andere Sprache als die Landessprache benutzt wird, darf der Mitgliedstaat das Recht auf Vorsteuerabzug nicht allein aufgrund der in der Rechnung verwendeten Sprache beschränk en. Allerdings k önnen während einer Rechnungsprüfung in bestimmten Fällen Übersetzungen verlangt werden. Übersetzung von Rechnungen: Die den Mitgliedstaaten durch Artik el 248a gewährte Option, die Übersetzung von Rechnungen zu verlangen, sollte sich nur auf die spezifischen Rechnungen oder die Rechnungen bestimmter Steuerpflichtiger beziehen, die zu Kontrollzweck en geprüft werden. Die Mitgliedstaaten dürfen nicht von vornherein allgemein vorschreiben, dass alle Rechnungen, zum Beispiel einer bestimmten Art

108 108 Taxpool-Buchhalter Hilfe oder eines bestimmten Steuerpflichtigen, in die Landessprache übersetzt werden müssen." Beispiele für Einstell-Möglichkeiten im Programm: 1) Es wird bei ausländischen Kunden eine deutschsprachige Vorlage benutzt, bei der nur jeweils die Mahntexte und die EU-typischen Texte angepasst werden. 2) Es wird bei ausländischen Kunden immer eine englische Vorlage benutzt. 3) Es wird bei der Erstellung der Druckausgabe mittels der Einstellung Übersetzung zusätzlich zu der deutschen Rechnung eine landestypische Übersetzung erzeugt. Einschränkungen: Bisher können nur Landeseinträge erstellt werden, bei denen sich alle landesspezifischen Sonderzeichen im Programm erfassen lassen, Zeichensätze, die Unicode benötigen werden im Programm zwar in der Druckstufe, jedoch nicht bei der Eingabe unterstützt, wir werden jedoch in kommenden Updates das gesamte Programm auf Unicode umstellen. Hinweis: Alle Dialogeinstellungen werden in der Datei 'print_template_1.txt' direkt im Datenordner gespeichert Vorlageneditor Mit dem Vorlageneditor können Druckvorlagen erstellt werden. Dabei sind keine Programmierkenntnisse erforderlich, alle Objekte lassen sich in Grösse und Position exakt festlegen, mittels Textbausteinen können Programmeinstellungen direkt angesprochen werden. Hinweis: Bevor Sie Änderungen an der Standardvorlage vornehmen, sollten Sie sich von dieser mit dem Schalter Kopieren im Bereich Auswahl eine Kopie erzeugen. Benutzung bei vorgefertigem Briefkopf oder Nutzung von PDF-Overlaydateien: Sie können im Editor einen kompletten Briefkopf inklusive Bildeinbindung erstellen, sollten Sie jedoch einen vorgefertigen Briefköpf benutzen wollen, indem bereits eine Firmenanschrift und eine Fußzeile enthalten ist, ist folgendes nowendig: 1) Erstellen Sie eine Kopie der Standardvorlage. 2) Deaktivieren Sie bei folgenden Elementen die Eigenschaft 'Anzeigen' und aktivieren Sie für die Fußzeilen die Einstellung 'Platzhalter'. Seite 1 -- Adressat-Titel Seite 1 -- Firmenadresse Seite 1 -- Fußzeile Seite 2 -- Fußzeile 3) Deaktivieren Sie bei 'Seite 1 -- Adressat' die Einstellung 'Rahmenlinien oben'. 4) Stellen Sie beim Objekt 'Seite 1 -- Adressat' den Wert 'Oben' so ein, dass in den richtigen Bereich gedruckt wird. 5) Stellen Sie beim Objekt 'Seite 1 -- Hauptteil' den Wert 'Oben' so ein, dass in den richtigen Bereich gedruckt wird. 6) Erstellen Sie für die Seitenzahl der ersten Seite ein neues Objekt (Neue Fußzeile) vom Typ Text mit folgenden Einstellungen:

109 Programmfunktionen 109 7) Drucken Sie das PDF-Dokument immer ohne Skalierung (also keine Randanpassung, etc.), dann werden die im Programm eingestellten Abstände mm-genau umgesetzt. Einfügen eines Logos: Gehen Sie auf Neues Objekt --> Bild-Objekt. Stellen Sie als Z-Position Oben ein. Legen Sie die Position und die Dimension des Bildes fest. Aktivieren Sie die die Einstellung Aspect Ratio. Legen Sie unter Objekt erscheint, fest, auf welchen Seiten das Objekt erscheinen soll. Hinweis: Bilder, sollten im Bereich \Datenordner\Vorlagen gespeichert werden, in diesem Fall werden sie auch bei einem Rechnerwechsel immer gefunden. Einstellungen: Unter Typ kann nach dem Vorlagentyp (Angebot, Mahnung, Rechnung) gefiltert werden, standardmässig ist beim Öffnen des Dialogs der aktuell benutzte Vorlagentyp ausgewählt. Der Schalter Kopieren als ermöglicht es, eine Kopie der aktuellen Vorlage mit einem anderen Vorlagentyp zu erstellen.

110 110 Taxpool-Buchhalter Hilfe 1) Unter Seitenmasse können die Seitengrösse und die Randeinstellungen vorgenommen werden. Diese Werte gelten für alle mit der Vorlage erzeugten Seiten. 2) Objekte: Allgemeines: Die Einstellungen Links und Oben eines Objektes beziehen sich immer auf den Blattanfang und sind von den Seitenrändern unabhängig. Mit der Einstellung Anzeigen kann ein Objekt sichtbar bzw. unsichtbar gemacht werden. Für die Objekte 'Kopfzeile', 'Fußzeile' und 'Hauptteil' gibt zusätzlich noch die Einstellung Platzhalter. Standardmässig wird der vertikale Bereich der genannten Objekte freigegeben, sofern das Objekt unsichtbar wird, bei aktiver Einstellung Platzhalter wird der Bereich weiterhin reserviert.

111 Programmfunktionen 111 Unter Objekt erscheint kann festgelegt werden, ob ein Objekt auf der ersten Seite, der zweiten Seite und den nachfolgenden Seiten oder allen Seiten erscheinen soll, dies ist z.b. beim Adressfeld sinnvoll, das nur auf der ersten Seite erscheinen soll. Die Z-Position ist wichtig, wenn sich zwei oder mehrere Objekte überschneiden, z.b. ein Text auf einem Bild, in diesem Fall sollte das Text-Objekt die Z-Position oben und das Bild-Objekt die ZPosition unten erhalten. Der Schalter Als Standard speichern benutzt die Eigenschaften des aktuellen Objekts beim Einfügen eines neuen Objekts des gleichen Typs als Vorlage. Das Feld Sortierung bestimmt die vertikale Erstellungsreihenfolge bei Kopfzeilen und Fußzeilen, sofern mehrere davon vorhanden sind. Objekte mit hohem Sortierwert erscheinen dabei zuerst (bezogen auf die Seitenoberkante), angenommen, es existieren zwei Fußzeilen mit dem Sortierwerten 1 und 2, dann erscheint die Fußzeile mit dem Wert 2 über der Fußzeile mit dem Wert 1. Ausrichtung bzgl. Objekt und Ausrichtung bzgl. Seite beziehen sich auf die Werte für Links und und Oben. Beispiel: Ein Objekt soll immer 2 cm von der rechten Seite angeordnet sein: In diesem Fall muss als Ausrichtung bzgl. des Objekts rechts und als Ausrichtung bzgl. Seite ebenfalls rechts eingestellt werden, unter Links werden -20mm eingetragen. Diese Einstellung hat den Vorteil, dass die Position auch bei einer Änderung der Blattgrösse erhalten bleibt. Mit dem Schalter Ausgabe testen wird eine Testausgabe erzeugt, dabei werden die Daten des im rechten Feld ausgewählten benutzt. Um beim Ausdruck von PDF-Dateien exakt die eingestellten Abmessungen zu erhalten, müssen Sie im PDF-Programm die Skalierung 'Aktuelle Grösse' einstellen. Unter Inhalt kann der Textinhalt eines Objektes bearbeitet werden, bei längeren Texten oder wenn Variablen benutzt werden sollen, sollte der Inhalt mit dem Schalter Variableneditor bearbeitet werden. Variablen sind Texte, die später vom Programm bei der Erstellung der PDF-Datei gegen z.b. Datenbankinhalte ausgetauscht werden. Beispiel: Wenn Sie in einem Objekt die Variable \$MANDANT_FIRMA eintragen, erscheint später auf der Rechnung an dieser Stelle der bei den Programmeinstellungen hinterlegte Firmenname. Hinweis: Bei Objekten, die Variablen als Textinhalte enthalten, sollte die Einstellung Zeilenumbruch deaktiviert sein, Zeilenumbrüche werden mit der Variablen \$NEWLINE eingefügt. Dadurch kann der Textinhalt mittels normalen Zeilenumbrüchen strukturiert werden, ohne dass diese in der Ausgabe erscheinen. Weitere Infos zu Variablen und Formatierungsanweisungen finde Sie hier. Die Standardvorlage von Angeboten und Rechnungen enthält bereits einige vordefinierte Objekte, die im Nachhinein kurz erläutert werden: Seite Adressat Titel (Adresszeile über der Kundenadresse): Ersetzt die Variablen mit den im Einstellungsdialog hinterlegten Daten: \$MANDANT_FIRMA \$MANDANT_STRASSE \$MANDANT_PLZ \$MANDANT_ORT Seite Adressat (Adressfeld mit der Kundenadresse):

112 112 Taxpool-Buchhalter Hilfe Neue Zeile: \$NEWLINE Firmennahme des Kunden: \$RECHNUNG_FIRMA1 Überprüft, ob alle der nachfolgenden Variablen innerhalb der geschweiften Klammer einen Text enthalten. In diesem Fall wird der Inhalt der geschweiften Klammern ausgegeben, ansonsten erfolgt keine Ausgabe: \$IF_EXISTS_ALL{\$NEWLINE $RECHNUNG_ANREDE \$RECHNUNG_VORNAME \$RECHNUNG_NAME} Überprüft, ob die direkt nachfolgende Variablen innerhalb der geschweiften Klammer wahr ist (hier ob die Einstellung 'Postfach nutzen' beim Kunden aktiviert wurde). In diesem Fall wird der Inhalt der geschweiften Klammern ausgegeben, ansonsten erfolgt keine Ausgabe: \$IF_TRUE{\$RECHNUNG_POSTFACH_NUTZEN\$NEWLINE\$NEWLINE Postfach \$RECHNUNG_POSTFACH \$RECHNUNG_PLZ_POSTFACH \$RECHNUNG_ORT} Überprüft, ob die direkt nachfolgende Variablen innerhalb der geschweiften Klammer unwahr ist (hier ob die Einstellung 'Postfach nutzen' beim Kunden aktiviert wurde). In diesem Fall wird der Inhalt der geschweiften Klammern ausgegeben, ansonsten erfolgt keine Ausgabe: \$IF_NOT_TRUE {\$RECHNUNG_POSTFACH_NUTZEN\$NEWLINE\$NEWLINE \$RECHNUNG_STRASSE \$NEWLINE \$RECHN UNG_PLZ \$RECHNUNG_ORT} 2 neue Zeilen: \$NEWLINE\$NEWLINE Land des Kunden: \$RECHNUNG_LAND Seite Firmenadresse (Eigene Adresse): \$MANDANT_FIRMA \$NEWLINE \$NEWLINE \$MANDANT_STRASSE \$NEWLINE \$MANDANT_PLZ \$MANDANT_ORT \$NEWLINE \$NEWLINE Telefon: \$MANDANT_TELEFON Überprüft, ob einer der nachfolgenden Variablen innerhalb der geschweiften Klammer einen Text enthält. In diesem Fall wird der Inhalt der geschweiften Klammern ausgegeben, ansonsten erfolgt keine Ausgabe: \$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE Fax: \$MANDANT_FAX} \$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE \$MANDANT_ } \$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE Homepage: \$MANDANT_HOMEPAGE} \$NEWLINE \$NEWLINE Steuernummer: \$MANDANT_STEUERNUMMER \$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE USt-ID: \$MANDANT_UMSATZSTEUER_ID} \$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE\$NEWLINE Amtsgericht: \$NEWLINE\$MANDANT_REGISTERGERICHT_NAME \$NEWLINE\$MANDANT_REGISTERGERICHT_NR} \$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE\$NEWLINE Geschäftsführer: \$NEWLINE\$MANDANT_GESCHAEFTSFUEHRER} Seite Fußzeile (Ausgabe der Bankdaten in der Fußzeile von Seite 1): Bankverbindung: \$MANDANT_BANKVERBINDUNG1_NAME BLZ: \$MANDANT_BANKVERBINDUNG1_BLZ Konto-Nr.: \$MANDANT_BANKVERBINDUNG1_KONTONR \$IF_EXISTS_ALL{\$NEWLINE IBAN: \$MANDANT_BANKVERBINDUNG1_IBAN BIC: \$MANDANT_BANKVERBINDUNG1_BIC} Seite Hauptteil (Enthält die Daten des Auftragseditors): Fettdruck mit <b></b>: \$IF_EXISTS_ONE{<b>Betreff: \$AUFTRAG_BETREFF</b>\$NEWLINE} <b>\$auftrag_vorgang Nr.: \$AUFTRAG_NUMMER vom \$AUFTRAG_DATUM</b>

113 Programmfunktionen 113 \$NEWLINE <b>kundennummer: \$KUNDEN_NR</b> \$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE<b>Lieferart: \$AUFTRAG_LIEFERART</b>} \$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE<b>Lieferdatum: \$AUFTRAG_LIEFERDATUM</b>} \$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE<b>Bearbeiter: \$AUFTRAG_BEARBEITER</b>} \$NEWLINE \$NEWLINE \$IF_EXISTS_ONE{\$AUFTRAG_KOPFTEXT\$NEWLINE \$NEWLINE} Die Artikellliste: \$AUFTRAG_LISTE \$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE \$NEWLINE\$AUFTRAG_FUSSTEXT} Seite Fußzeile (Ausgabe der Seitenzahl und der Anzahl der Seiten in der Fußzeile von Seite 2): Seite \$SEITENZAHL von \$ANZAHL_SEITEN Die Standardvorlage von Mahnungen enthält folgenden Hauptteil: \$MAHNTEXT Die Variable wird zum Zeitpunkt der Erstellung der Ausgabe mit dem zur Mahnstufe passenden Mahntext ersetzt. Die Mahntexte werden im Register Vorgaben verwaltet Ausgabevariablen Variablen: Variablen sind Texte, die später vom Programm bei der Ausgabe gegen z.b. Datenbankinhalte ausgetauscht werden. Beispiel: Wenn Sie in einem Objekt die Variable \$MANDANT_FIRMA eintragen, erscheint später auf der Rechnung an dieser Stelle der bei den Programmeinstellungen hinterlegte Firmenname. Hinweis: Bei Objekten, die Variablen als Textinhalte enthalten, sollte die Einstellung Zeilenumbruch deaktiviert sein, Zeilenumbrüche werden mit der Variablen \$NEWLINE eingefügt. Dadurch kann der Textinhalt mittels normalen Zeilenumbrüchen strukturiert werden, ohne dass diese in der Ausgabe erscheinen. Bedingungen: Bedingungen überprüfen Variablen auf deren Inhalt und ignorieren den Text innerhalb der einschliessenden geschweiften Klammer sofern die Überprüfung fehlschlägt. Beispiele: \$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE<b>Lieferart: \$AUFTRAG_LIEFERART</b>} Eine Leerzeile und der Titel Lieferart werden nur ausgegeben, wenn ein Wert für Lieferart existiert. \$IF_EXISTS_ALL{\$NEWLINE IBAN: \$MANDANT_BANKVERBINDUNG1_IBAN BIC: \$MANDANT_BANKVERBINDUNG1_BIC} Eine Leerzeile und die Titel für IBAN und BIC werden nur ausgegeben, wenn ein Wert für alle Variablen existiert. \$IF_TRUE{\$RECHNUNG_POSTFACH_NUTZEN\$NEWLINE\$NEWLINE Postfach \$RECHNUNG_POSTFACH \$RECHNUNG_PLZ_POSTFACH \$RECHNUNG_ORT} Nur wenn die logische Variable \$RECHNUNG_POSTFACH_NUTZEN auf 'Ja' steht, wird eine Adresszeile

114 114 Taxpool-Buchhalter Hilfe mit dem Postfach erzeugt. \$IF_NOT_TRUE {\$RECHNUNG_POSTFACH_NUTZEN\$NEWLINE\$NEWLINE \$RECHNUNG_STRASSE \$NEWLINE \$RECHN UNG_PLZ \$RECHNUNG_ORT} Ansonsten wird die normale Strassenadresse benutzt. Formatierungen: Alle Texte und Variablen können formatiert werden. Die Formatierungen sind beliebig verschachtelbar. Unterstrichen: <u></u> Fettdruck: <b></b> Kursiv: <i></i> Grössere Schrift: <big></big> Kleinere Schrift: <small></small> Hochgestellt: <sup></sup> Tiefgestellt: <sub></sub> Farbe: <color="black"></color> Small Caps: <sc></sc> Ausrichtung links: <left></left> Ausrichtung rechts: <right></right> Ausrichtung zentriert: <center></center> Neue Zeile: \$NEWLINE Neue Seite: \$NEWPAGE Beispiele: <b>\$mandant_firma</b> Fettdruck. <big><b>\$mandant_firma</b></big> Fettdruck und grosse Schrift. <big><big><b>\$mandant_firma</b></big></big> Fettdruck und noch grössere Schrift. <color="green">\$mandant_firma</color> Grüne Schrift. Nachfolgend befindet sich eine Tabelle mit möglichen Farbwerten, dabei kann entweder der Name der Farbe oder Hexwert eingetragen werden. Farbname maroon darkred firebrick brown crimson red orangered indianred darksalmon lightsalmon coral tomato salmon Hexadezimal-Wert # #8B0000 #B22222 #A52A2A #DC143C #FF0000 #FF4500 #CD5C5C #E9967A #FFA07A #FF7F50 #FF6347 #FA8072

115 Programmfunktionen lightcoral palevioletred mediumvioletred deeppink fuchsia magenta hotpink lightpink pink thistle plum violet orchid mediumorchid darkorchid darkviolet purple darkmagenta indigo blueviolet mediumpurple mediumslateblue slateblue darkslateblue midnightblue navy darkblue mediumblue blue royalblue cornflowerblue steelblue dodgerblue deepskyblue lightskyblue skyblue lightsteelblue lightblue powderblue paleturquoise mediumturquoise lightseagreen darkcyan teal cadetblue darkturquoise aqua cyan turquoise aquamarine mediumaquamarine darkseagreen mediumseagreen seagreen darkgreen green #F08080 #DB7093 #C71585 #FF1493 #FF00FF #FF00FF #FF69B4 #FFB6C1 #FFC0CB #D8BFD8 #DDA0DD #EE82EE #DA70D6 #BA55D3 #9932CC #9400D3 # #8B008B #4B0082 #8A2BE2 #9370DB #7B68EE #6A5ACD #483D8B # # #00008B #0000CD #0000FF #4169E1 #6495ED #4682B4 #1E90FF #00BFFF #87CEFA #87CEEB #B0C4DE #ADD8E6 #B0E0E6 #AFEEEE #48D1CC #20B2AA #008B8B # #5F9EA0 #00CED1 #00FFFF #00FFFF #40E0D0 #7FFFD4 #66CDAA #8FBC8F #3CB371 #2E8B57 # #

116 116 Taxpool-Buchhalter Hilfe forestgreen limegreen springgreen mediumspringgreen palegreen lightgreen lime chartreuse lawngreen greenyellow yellowgreen darkolivegreen olivedrab olive darkkhaki darkgoldenrod goldenrod gold yellow khaki palegoldenrod sandybrown orange darkorange chocolate saddlebrown sienna peru burlywood tan wheat navajowhite moccasin blanchedalmond rosybrown mistyrose lavenderblush lavender ghostwhite azure lightcyan aliceblue mintcream honeydew lightgoldenrodyellow lemonchiffon beige lightyellow ivory floralwhite linen oldlace cornsilk antiquewhite bisque peachpuff #228B22 #32CD32 #00FF7F #00FA9A #98FB98 #90EE90 #00FF00 #7FFF00 #7CFC00 #ADFF2F #9ACD32 #556B2F #6B8E23 # #BDB76B #B8860B #DAA520 #FFD700 #FFFF00 #F0E68C #EEE8AA #F4A460 #FFA500 #FF8C00 #D2691E #8B4513 #A0522D #CD853F #DEB887 #D2B48C #F5DEB3 #FFDEAD #FFE4B5 #FFEBCD #BC8F8F #FFE4E1 #FFF0F5 #E6E6FA #F8F8FF #F0FFFF #E0FFFF #F0F8FF #F5FFFA #F0FFF0 #FAFAD2 #FFFACD #F5F5DC #FFFFE0 #FFFFF0 #FFFAF0 #FAF0E6 #FDF5E6 #FFF8DC #FAEBD7 #FFE4C4 #FFDAB9

117 Programmfunktionen papayawhip seashell snow white whitesmoke gainsboro lightgrey silver darkgray gray dimgray lightslategray slategray darkslategray black 117 #FFEFD5 #FFF5EE #FFFAFA #FFFFFF #F5F5F5 #DCDCDC #D3D3D3 #C0C0C0 #A9A9A9 # # # # #2F4F4F # Buchungen zu einer Rechnung anzeigen Zeigt alle Buchungen zu einer Rechnung sowie die Salden der beteiligten Konten an. Bei einer kompletten Gutschrift sollten sich die Salden der Erfolgskonten, Debitoren, Kreditoren und Verrechnungskonten zu 0 ausgleichen, Finanzkonten sollten sich untereinander ausgleichen. Weiterhin wird im Datenfeld 'Journal' ersichtlich, welche Buchungen sich bereits im Journal befinden. Buchungen werden entweder durch die Funktion <Buchen Stapel ausbuchen> in das Journal überführt, oder durch den Schalter Ausbuchen. Zahlungen zu Buchungen, deren Rechnung sich bereits im Journal befindet, werden bei Änderungen ebenfalls in das Journal gebucht, sofern dies nicht anders eingestellt wurde Abschlagszahlungen, Anzahlungen Häufig werden bei Aufträgen vor der Ausführung von Leistungen Anzahlungen oder Vorauszahlungen vereinbart. Anzahlungen werden immer Ist-versteuert unabhängig davon, ob es sich beim leistenden Unternehmer um einen Ist/- oder Sollversteuerer handelt. Vorgehensweise: Erstellen der Abschlagsrechnung: 1) Erstellen Sie einen Auftrag. 2) Deaktivieren Sie im Dialog die Einstellung Keine individuellen Konten. 3) Fügen Sie einen Artikel manuell oder aus der Liste ein. 4) Stellen Sie unter Konto ein Konto für erhaltene Anzahlungen ein (z.b im SKR03)). Hinweis: Damit das Konto im Programm in der Auswertung als Anzahlung erkannt wird, muss es sich in der Kontenverwaltung im Ordner \Sachkonten\Erhaltene Anzahlungen\ befinden. Standardmässig sollten sich dort z.b. die Konten 1711 (SKR03) 3260 (SKR04) Erhaltene Anzahlungen 7 % USt und 1718 (SKR03) 3272 (SKR04) Erhaltene Anzahlungen 19 % USt finden lassen. 5) Tragen Sie im Register Bestelldaten unter Kopftext oder Fußtext des Dialoges einen Text ein, aus dem hervorgeht, dass es sich um eine Abschlagszahlung handelt. Im Text können beliebig verschachtelt Formatierungsanweisungen benutzt werden. Beispiel: <b>abschlagsrechnung:</b> Bei Vertragsabschluß wurde eine Anzahlung auf die

118 118 Taxpool-Buchhalter Hilfe Erstellung des Rohbaus in Höhe von 20% des Bruttokaufpreises fällig. Der Rohbau wird ca. am fertig gestellt sein. 6) Aktivieren Sie evtl. die Zahlbedingung in der Druckausgabe mit der Einstellung Zahlbedingung anhängen. 7) Beenden Sie den Dialog und stellen Sie evtl. noch die Zahlungsbedingungen ein. 8) Damit der Leistungsempfänger einen Vorsteuerabzug geltend machen kann, benötigt er eine Anzahlungsrechnung. Diese wird im Rechnungsdialog mit dem Schalter Dokumente, PDF-Rechnung erstellen erzeugt. 9) Nach dem Zahlungseingang erscheint die Anzahlung als Finanzkonto an Erlöse gebucht. Erstellen der Endabrechnung an den Kunden: 1) Erstellen Sie einen Auftrag. 2) Deaktivieren Sie im Dialog die Einstellung Keine individuellen Konten. 3) Erstellen Sie einen neuen Eintrag und tragen Sie das Erfolgkonto für die Gesamtrechnung ein (z. B im SKR03), es wird der Gesamtbetrag ohne Berücksichtigung der Abschlagszahlungen eingetragen. 4) Erstellen Sie einen neuen Eintrag und stellen Sie unter Konto ein Konto für erhaltene Anzahlungen ein (z.b im SKR03). Hinweis: Damit das Konto im Programm in der Auswertung als Anzahlung erkannt wird, muss es sich in der Kontenverwaltung im Ordner \Sachkonten\Erhaltene Anzahlungen\ befinden. Als Betrag wird die Summe der bisherigen Anzahlungen eingetragen, der Betrag muss mit negativem Vorzeichen eingetragen werden. 5) Beenden Sie den Dialog und stellen Sie evtl. noch die Zahlungsbedingungen ein. 6) Erstellen Sie die PDF-Rechnung. Hinweis: Bei EÜR und Istversteuerung sorgen die durch das Programm erzeugten Buchungen aus programmtechnischen Gründen nicht zu einem Ausgleich des Kontos für die erhaltenen Anzahlungen, wie dies bei Bilanzierung oder Sollversteuerung der Fall ist, sondern es wird nur das Konto der Endabrechnung mit dem um die Abschlagszahlung gekürzten Betrag bebucht Zahlungen In diesem Dialog lassen sich Ausgangs- und Eingangszahlungen verwalten. Zuerst muss der entsprechende Kunde oder Lieferant im Register Auswahl ausgewählt oder neu angelegt werden. Bei der Auswahl einer Rechnung (Rechnungsauswahl) werden alle damit in Verbindung stehenden Zahlungen angezeigt. Vor der Neuanlage einer Zahlung muss ebenfalls zuerst die entsprechende Rechnung ausgewählt werden. Einer Rechnung können beliebig viele (Teil)zahlungen zugeordnet werden. Das Programm generiert die resultierenden Buchungen inklusive Skontobuchungen automatisch im Buchungsstapel. Als Basis dient dabei die beim Anlegen einer Firma gewählte Gewinnermittlungsart und die eingestellte Versteuerungsart. Es existiert ein automatisches Nummerierungssystem für Eingangszahlungen (opt. auch für Ausgangszahlungen). Dieses sollte als erstes unter Rechnungsnummer einstellen konfiguriert werden. Mit der Einstellung Keine Automatische Rechnungsnummer kann die Nummerierung für die aktuelle Zahlung abgeschaltet werden.

119 Programmfunktionen 119 Eine komplette Deaktivierung der Nummerierung ist ebenfalls möglich. Hinweis: Das Eingabefeld RechnungsNr ist nur aktiv, wenn die Einstellung Keine Automatische Rechnungsnummer aktiv ist oder die Einstellung Rechnungsnummer automatisch generieren deaktiviert ist. Das Eingabefeld Buchungstext ist nur aktiv, wenn die Einstellung Keine Automatische Rechnungsnummer aktiv ist oder die Einstellung Buchungstext automatisch generieren deaktiviert ist. Das Eingabefeld Zusatz ist nur bei Eingangsrechnungen aktiv, der eingegebene Text kann als Variable im automatischen Nummerierungssystem benutzt werden. Geduldete Unterzahlungen können mit der Einstellung Differenzskonto automatisch als Skonto gebucht werden. Überzahlungen sollten als separater Posten gebucht werden. Hier finden Sie die Buchungsregeln der automatisch generierten Buchungen. Standardmässig werden die Belegkreise automatisch durchnummeriert, durch Deaktivierung des Schalters Automatisch neben dem Eingabefeld der Belegnummer kann eine manuelle Belegnummer eingegeben werden. Datumskontrolle: Der Schalter verhindert eine unbeabsichtigte Buchung ausserhalb des eingestellten FilterDatumsbereichs. Zu den Buchungsperioden lesen Sie bitte hier nach. Die Einstellungen Neue Buchungen und Geänderte Buchungen legen fest, ob neue oder geänderte Zahlungs-Buchungen im Stapel(=vorläufige Buchungen) oder im Journal (=endgültige Buchungen) erzeugt werden. Immer im Stapel erzeugen: Die Buchungen werden immer im Stapel erzeugt. Immer im Journal erzeugen: Die Buchungen werden immer im Journal erzeugt. Im Journal, wenn Rechnung im Journal: Die Buchungen werden immer dann im Journal erzeugt, wenn sich die Rechnungsbuchungen bereits im Journal befinden, bei Sammelrechnungen, bezieht sich dies nur auf die Rechnungsbuchung eines einzelnen Postens. Im Journal, wenn eine Zahlung im Journal: Die Buchungen werden immer dann im Journal erzeugt, wenn sich bereits eine Zahlungsbuchung im Journal befindet, bei Sammelrechnungen, bezieht sich dies nur auf die Zahlungsbuchungen eines einzelnen Rechungspostens. Im Journal, wenn Re oder Za im Journal: Die Buchungen werden immer dann im Journal erzeugt, wenn sich die Rechnungsbuchungen bereits

120 120 Taxpool-Buchhalter Hilfe im Journal befinden oder sich bereits eine Zahlungsbuchung im Journal befindet. Buchungsstatus beibehalten: Bei geänderten Buchungen bleibt der Buchungsstatus der Zahlungsbuchung vor der Änderung erhalten. Hinweis: Eine neu angelegte Zahlung hat zuerst den Status ungültig, erst nach dem ersten Speichern ist die Zahlung aktiv. Änderungen an den Daten werden nicht automatisch übernommen, sondern müssen ebenfalls mit dem Schalter Speichern gesichert werden, dabei aktualisiert das Programm auch alle mit der Zahlung in Verbindung stehenden Buchungen, sofern dies erforderlich ist. Dabei werden bereits bestehende Buchungen, die sich bereits im Journal befinden, storniert. Stornobuchungen lassen sich in der Buchungsmaske ausblenden um die Übersichtlichkeit zu erhalten. Neu angelegte Zahlungsbuchungen erscheinen zuerst im Stapel, geänderte Zahlungsbuchungen erhalten den Buchungsstatus der vorherigen Buchung. Mit der unter Vorgaben zu findenden Einstellung Geänderte Buchungen immer in den Stapel überführen werden diese immer im Stapel erstellt. Einige der Dialogeinstellungen lassen sich im Register Faktura für einen Kunden oder Lieferanten bereits im Voraus festlegen, diese werden dann beim Anlegen einer neuen Zahlung übernommen. Das Löschen einer Zahlung führt dazu, dass auch alle damit verbundenen Buchungen gelöscht (Stapel) bzw. storniert (Journal) werden Überzahlung oder Begleichung mehrerer Rechnungen mit einer Zahlung Sofern eine Überbezahlung gebucht wird, erscheint folgender Dialog: Dabei ist folgendermaßen vorzugehen: 1) Sofern mehrere Rechnungen mit einer Zahlung bezahlt werden sollen wird zuerst die erste Rechnung zum Ausgleich ausgewählt und gebucht, im Überzahlungs-Dialog ist dann die Einstellung

121 Programmfunktionen 121 Nur den offenen Betrag der Rechnung buchen, den Restbetrag für den nächsten offenen Posten stehen lassen anzuwählen. Danach wird die nächste Rechnung zum Ausgleich ausgewählt und gebucht, der Vorgang wird solange wiederholt, bis der Restbetrag auf 0 steht oder keine offenen Rechnungen mehr bestehen. Hinweis: In kommenden Updates werden wir auch eine Zusammenfassung in einer Sammelbuchung ermöglichen. 2) Sofern eine Überbezahlung einer Rechnung gebucht werden soll, gibt es zwei Fälle: a) Der überbezahlte Betrag soll noch auf dem Kunden- oder Lieferantenkonto als Guthaben stehen bleiben. In diesem Fall ist das Kunden- oder Lieferantenkonto sowohl im Kontenbuch als auch in der OPAuswertung nicht ausgeglichen. Einstellung: Den kompletten Betrag buchen. b) Der überbezahlte Betrag soll sofort auf dem Kunden- oder Lieferantenkonto und in der OPAuswertung ausgeglichen werden. Bei der Überzahlung handelt es sich z.b. um eine Rundungsdifferenz oder mit dem Kunden kam es zu einer Abstimmung des Kontokorrents, oder es wird eine Gutschrift erstellt. Dabei wird (ausser bei EÜR-Ist-Versteuerung ohne die Einstellung 'Bei Ist-Versteuerung und EÜR mit Debitoren/Kreditoren buchen') eine zusätzliche Ausgleichsbuchung erzeugt. Einstellung: Den kompletten Betrag buchen und das Kundenkonto ausgleichen. Hinweis: Da in der Einnahmen-Überschussrechnung die Überzahlungen als Betriebseinnahmen erfasst werden müssen, ist bei EÜR und Soll-Versteuerung immer diese Einstellung zu wählen. Bei einer Überzahlung sind die Buchungen von der eingestellten Gewinnermittlung und Versteuerungsart und den Vorgaben in der Kunden- und Lieferantenverwaltung abhängig. Die unter b) aufgeführte Zusatzbuchung ist im nachfolgenden Beispiel rot markiert. Beispiel: SKR03, Ausstehender Rechnungsbetrag: 1190,00 Währungseinheiten Brutto, Erfolgskonto: 8400, Zahlbetrag: 1200,00 Währungseinheiten. Überbezahlung: 10,00 Währungseinheiten. EÜR: Ist-Versteuerung: Die Einstellung 'Bei Ist-Versteuerung und EÜR mit Debitoren/Kreditoren buchen' ist nicht aktiv: Die Einstellung 'Bei Ist-Versteuerung und EÜR mit Debitoren/Kreditoren buchen' ist aktiv: EÜR-Soll-Versteuerung oder Bilanz-Soll-Versteuerung:

122 122 Taxpool-Buchhalter Hilfe Bilanz-Ist-Versteuerung: Hinweis: Nach der Buchung mittels der Einstellung Den kompletten Betrag buchen und das Kundenkonto ausgleichen erscheint im Verwaltungsdialog für Zahlungen der Schalter Überzahlung: X Währungseinheiten mit dem die Ausgleichsbuchung wieder rückgängig gemacht werden kann Ausdruck konfigurieren Die Druckausgabe gibt Ihnen einen Liste aller Zahlungen aus. Nur Zahlungen bzgl. aktuellem Kunden/Lieferanten drucken: Diese Einstellung ist nur in der Rechnungsauswahl möglich. Bei aktiver Einstellung werden alle Zahlungen des aktuell ausgewählten Kunden/Lieferanten ausgedruckt. Datumsauswahl nutzen: Es wird der in der Druckvoransicht eingestellte Datumsbereich benutzt. Bei inaktivem Schalter werden alle Zahlungen ausgewertet. Unter Rechnung/Buchungstext enthält kann ein Wort eingegeben werden, nach dem in der Rechnungsnummer oder dem Buchungstext gesucht werden soll. Unter Betrag von/bis kann ein Betragsbereich eingegeben werden, wobei 0/0 bedeutet, dass keine

123 Programmfunktionen 123 Filterung nach dem Betrag vorgenommen wird (Voreinstellung) Vorgaben In diesem Register finden Sie globale Einstellungen zur OP-Verwaltung. Die Standarderlöskonten erscheinen bei den Rechnungen und Aufträgen als Auswahl. Bei Konten, die nicht benutzt werden, kann das Ankreuzfeld in der Auswahlliste deaktiviert werden. Mit dem Schalter Vorauswahl kann ein Konto festgelegt werden, das standardmässig bei neuen Rechnungen vorausgewählt wird. Standard-Erlöskonto Konto SKR 03 Konto SKR 04 Inland normaler Steuersatz 8400 Kleinunternehmer: Kleinunternehmer: 4185 Inland ermässigter Steuersatz Inland stark ermässigter Steuersatz Anmerkung Nur in Griechenland, Spanien, Frankreich, Irland, Italien, Luxemburg und Polen. Inland steuerfrei Bauleistungen nach 13b UStG Bauleistungen nach Gewährte Skonti: 8741 Gewährte Skonti: b UStG EU-Warenlieferung steuerfrei (mit USt-ID) EU-Warenlieferung Gewährte Skonti: 8743 Gewährte Skonti: 4743 steuerfrei an einen Kunden mit einer UStID. EU-Warenlieferung normaler Steuersatz (ohne USt-ID) Steuerfreie Umsätze nach 4 Nr.8 ff UStG EU-Warenlieferung normaler Steuersatz an einen Kunden ohne USt-ID, z.b. Lieferung an einen Privatkunden. Voraussetzung: Lieferschwelle nicht überschritten. EU-Warenlieferung 8310 ermässigter Steuersatz (ohne USt-ID) 4310 EU-Warenlieferung ermässigter Steuersatz an einen Kunden ohne USt-ID, z.b. Lieferung an einen Privatkunden. Voraussetzung: Lieferschwelle nicht

124 124 Taxpool-Buchhalter Hilfe Standard-Erlöskonto Konto SKR 03 Konto SKR 04 Anmerkung überschritten. EU-Sonstige Leistung EU-Sonstige Leistung Gewährte Skonti: 8742 Gewährte Skonti: 4742 EU-Dreiecksgeschäft 8130 Drittland Warenlieferung (Übriges Ausland) Warenlieferung in ein Gewährte Skonti: 8705 Gewährte Skonti: 4705 Drittland (Übriges Ausland), z.b. Schweiz, USA. Drittland Leistungen (Übriges Ausland) Leistungen in ein Drittland (Übriges Ausland), z.b. Schweiz, USA. EUNeufahrzeuglieferung (ohne USt-ID) EUNeufahrzeuglieferung an Abnehmer ohne USt-ID, z.b. Lieferung an einen Privatkunden EU-Dreiecksgeschäft Die UStVA-Position des Erlöskontos ist bei KFZ-Händlern 44, ansonsten, wenn das Neufahrzeug ausserhalb des Unternehmens im Inland verkauft wird, um anschliessend in ein anderes EU-Land zu gelangen, die UStVAPosition 49. Erlöse aus im anderen 8331 EU-Land steuerpflichtigen elektronischen Dienstleistungen 4331 Siehe dazu folgende Info. Rechnungstext Firmenkunde: Der Hinweistext, der bei einem Firmenkunden als Anmerkung zu einem Bestellposten in der Rechnung auftaucht. Rechnungstext Privatkunde: Der Hinweistext, der bei einem Firmenkunden als Anmerkung zu einem Bestellposten in der Rechnung auftaucht (nur bei Bauleistungen). Skontokonto: Die passenden Skontikonten zu einem Erfolgskonto werden normalerweise in der Steuersatzverwaltung festgelegt. Da alle steuerfreien EU-Lieferungen auf das Konto 'Ohne Steuer' verweisen ist eine notwendige Differenzierung bei einem Skonto mit dem im Steuersatz hinterlegten Skontokonto i.d.r. nicht gegeben, sodass ein Skonto in diesen Fällen manuell gebucht werden musste, damit Ausgaben, die eine Differenzierung erforderten (Zusammenfassende Meldung, UStVA, etc.) korrekt waren.

125 Programmfunktionen 125 Unter Skontokonto kann jetzt ein spezielles Konto festgelegt werden, das zum Skonto des Erlöskontos benutzt werden soll. Unter Buchungsregeln finden Sie die Einstellung Bei Ist-Versteuerung und EÜR mit Debitoren/ Kreditoren buchen, die bewirkt, dass die Buchungen nicht vereinfacht an Finanzkonten, sondern mit Debitoren und Kreditoren gebucht werden. Unter Verrechnungskonto muss ein Interimskonto ausgewählt werden. Hinweis: Eine Änderung dieser Einstellung wirkt sich nicht automatisch auf bestehende Rechnungen aus. Diese können einzeln geändert werden, in dem der Schalter Buchungskriterien fixieren deaktiviert wird und dann die Rechnung mittels des Speichern-Schalters geändert wird. Danach sollte evtl. der Schalter Buchungskriterien fixieren wieder aktiviert werden. Bei Ist-Versteuerung und EÜR Vorsteuer bei Kreditoren bei Rechnungseingang buchen: Standardmässig benutzt das Programm bei der Einnahme-Überschussrechnung das Wahlrecht, die Vorsteuer erst bei der Zahlung zu buchen. Um einen evtl. Zinsvorteil zu erlangen, kann die Vorsteuer bereits bei Rechnungseingang gebucht werden. Dadurch wird die Gewinnermittlung bei den Kreditoren-OP's nicht mehr korrekt geführt, da der Gewinn bereits beim Rechnungseingang gebucht wird, sodass unterjährig zwar kein Problem entsteht, jedoch müssen beim Wechsel des Wirtschaftsjahres unbezahlte Rechnungen abgegrenzt werden. Weiteres dazu finden Sie in der weiter unten stehenden Tabelle zu den Besteuerungsarten. Hinweis: Eine Änderung dieser Einstellung wirkt sich nicht automatisch auf bestehende Rechnungen aus. Diese können einzeln geändert werden, in dem der Schalter Buchungskriterien fixieren deaktiviert wird und dann die Rechnung mittels des Speichern-Schalters geändert wird. Danach sollte evtl. der Schalter Buchungskriterien fixieren wieder aktiviert werden. Buchungskriterien fixieren: Damit eine bereits erstellte Rechnung nicht nach dem Umstellen z.b. der Einstellung Bei Ist-Versteuerung und EÜR mit Debitoren/Kreditoren buchen beim Zahlungseingang nach anderen Regeln bucht, als zum Zeitpunkt der Einstellung, sind beim Anlegen eines Rechnungseintrags die Gewinnermittlungsart, die Besteuerungsart und die erwähnte Einstellung abgespeichert. Beim Ändern des Eintrags mittels des Speichern-Schalters werden die generierten Buchungen bei evtl. Veränderung der Buchungskriterien nur dann angepasst, wenn diese Einstellung deaktiviert ist. Voreinstellung zum Buchungsmodus (Stapel(=vorläufige Buchungen) oder Journal (=endgültige Buchungen)): Buchungen zu neu erstellten Rechnungen erscheinen zuerst im Stapel. Die Einstellung Geänderte Buchungen immer in den Stapel überführen sorgt dafür, dass geänderte Rechnungs-Buchungen immer in den Stapel überführt werden, auch wenn sich die Buchung zuvor bereits im Journal befand. Buchungen im Stapel stornieren: Geänderte Buchungen zu Rechnungen und Zahlungen werden im Stapel storniert, anstatt gelöscht. Dies hat den Vorteil, dass die Belegnummern beim Löschen von Buchungen fortlaufend bleiben. Stornierte Buchungen im Stapel können auch weiterhin manuell gelöscht werden. Automatische Buchungen in der OP-Verwaltung bei Ist-Versteuerung: Gewinnermittlung/Umsatzsteuer:

126 126 Taxpool-Buchhalter Hilfe EÜR Ist-Versteuerung Einnahme in der Gewinnermittlung: Bei Geldeingang. Umsatzsteuer fällig: Bei Geldeingang. Bilanzierung Einnahme in der Gewinnermittlung: Bei /GuV Rechnungsausgang. Umsatzsteuer fällig: Bei Geldeingang. Soll-Versteuerung Einnahme in der Gewinnermittlung: Bei Geldeingang. Umsatzsteuer fällig: Bei Rechnungsausgang. Einnahme in der Gewinnermittlung: Bei Rechnungsausgang. Umsatzsteuer fällig: Bei Rechnungsausgang. Gewinnermittlung/Vorsteuer (Die Vorsteuer ist unabhängig von der (Ist-Soll-)Versteuerung): EÜR Ausgabe in der Gewinnermittlung: Bei Geldausgang. Vorsteuerforderung: Wahlrecht im laufenden Jahr: Bei Geldausgang oder bei Rechnungseingang. Bilanzierun Ausgabe in der Gewinnermittlung: Bei Rechnungseingang. g/guv Vorsteuerforderung: Bei Rechnungseingang. Ausnahme: Anzahlungen: Die Ist-Soll-Versteuerung gilt nur für Schlussrechnungen. Bei Anzahlungen gilt immer das Zahlungsdatum. Hinweis: Der Termin des Vorsteuerabzugs ist unabhängig von der Gewinnermittlungsart und davon, ob Ist/- oder Sollversteuerung angewandt wird, siehe auch ( 15 UStG). Bei der Vorsteuer gilt das Datum des Rechnungseingangs. Bei der Einnahme-Überschussrechnung existiert im laufenden Jahr ein Wahlrecht, ob Sie die Vorsteuer bei Rechnungseingang oder bei Zahlung zurückfordern. Unterstützung in der Kunden/- und Lieferantenverwaltung: Ist-Versteuerung Soll-Versteuerung EÜR Komplette Unterstützung bei Komplette Unterstützung bzgl. Versteuerungsart und Gewinnermittlung. Versteuerungsart. Die Gewinnermittlung bei den DebitorenHinweis bei benutzerdefinierter OP's als auch bei den Kreditoren-OP's wird Einstellung zur Vorsteuer-Forderung: nicht korrekt geführt, da Einnahmen und Standardmässig benutzt das Programm b Ausgaben bereits bei Rechnungsstellung ei der Einnahme-Überschussrechnung das gebucht werden, sodass unterjährig zwar Wahlrecht, die Vorsteuer erst bei der normalerweise kein Problem entsteht, Zahlung zu buchen. jedoch müssen beim Wechsel des Um einen evtl. Zinsvorteil zu erlangen, kann Wirtschaftsjahres unbezahlte Rechnungen die Vorsteuer jedoch auch bereits bei abgegrenzt werden. Rechnungseingang gebucht werden. Siehe Einstellung Bei Ist-Versteuerung Beispiel für eine Korrekturbuchung zur und EÜR Vorsteuer bei Kreditoren bei Anpassung der Gewinnermittlung bei Rechnungseingang buchen. Debitoren-OP's: Dadurch wird die Gewinnermittlung bei den Am Jahresende werden die offenen Kreditoren-OP's nicht mehr korrekt geführt, Rechnungen von den Erlösen abgezogen. da die Ausgabe bereits beim Offene Rechnungen am Jahresende: Rechnungseingang gebucht wird, sodass Währungseinheiten netto. unterjährig zwar normalerweise kein Evtl. Neuanlage eines speziellen EinnahmeProblem entsteht, jedoch müssen beim Kontos E (ohne Umsatzsteuer und ohne Wechsel des Wirtschaftsjahres unbezahlte Zuordnung in der UStVA und UStErkl.).

127 Programmfunktionen Rechnungen abgegrenzt werden. 127 Evtl. Neuanlage eines speziellen InterimsKontos I. Sammelbuchung E an I, Währungseinheiten. Im Folgejahr: Auflösung der Buchung. Bilanzierung Komplette Unterstützung bzgl. Komplette Unterstützung bei /GuV Versteuerungsart. Versteuerungsart und Gewinnermittlung. Komplette Unterstützung bei der Gewinnermittlung von Kreditoren-OP's. Die Gewinnermittlung bei den DebitorenOP's wird nicht korrekt geführt, da die Einnahme erst beim Zahlungseingang gebucht wird, sodass unterjährig zwar normalerweise kein Problem entsteht, jedoch müssen beim Wechsel des Wirtschaftsjahres unbezahlte Rechnungen abgegrenzt werden. Buchungsbeispiele: SKR03, Debitor=10000, Betrag=1.190, Erlöskonto=8400, Finanzkonto=1200, RADatum= , ZE-Datum= : EÜR Ist-Versteuerung Da Brutto Soll- Soll-Konto Haben-Nr Haben-Konto tu Nr m , Bank 8400 Erlöse 19 % USt Ist-Versteuerung mit Einstellung 'Bei Ist-Versteuerung und EÜR mit Debitoren/Kreditoren buchen' Da Brutto Soll- Soll-Konto Habe Haben-Konto tu Nr n-nr m , Debitor 1390 Verrechnungskonto Ist11. 0 Versteuerung , Bank 8400 Erlöse 19 % USt , Verrechnungskonto Ist Debitor Versteuerung Soll-Versteuerung

128 128 Taxpool-Buchhalter Hilfe Da Brutto Soll- Soll-Konto Haben-Nr Haben-Konto tu Nr m , Debitor 8400 Erlöse 19 % USt , Bank Debitor Bilanzierung/GuV Ist-Versteuerung Da Brutto Soll- Soll-Konto Habe Haben-Konto tu Nr n-nr m , Debitor 8400 Erlöse 19 % USt nicht fällig *1) , Bank Debitor , Umsatzsteuer nicht 1776 Umsatzsteuer 19 % 12. fällig 19 % Sollversteuerung Da Brutto Soll- Soll-Konto Haben-Nr Haben-Konto tu Nr m , Debitor 8400 Erlöse 19 % USt , Bank Debitor *1) Programmintern gelöst, Es müssen keine neuen Erlöskonten oder Steuersätze angelegt werden. SKR03, Kreditor=70000, Betrag=1.190, Aufwandskonto=4930, Finanzkonto=1200, REDatum= , ZA-Datum= : EÜR Ist-Versteuerung Da Brutto Soll- Soll-Konto Haben-Nr Haben-Konto tu Nr m , Bürobedarf 1200 Bank 12. 0

129 Programmfunktionen Bilanzierung/GuV Ist-Versteuerung mit Einstellung 'Bei Ist-Versteuerung und EÜR mit Debitoren/Kreditoren buchen' Da Brutto Soll- Soll-Konto Habe Haben-Konto tu Nr n-nr m , Verrechnungskonto Ist Kreditor Versteuerung , Bürobedarf 1200 Bank , Kreditor 1390 Verrechnungskonto Ist12. 0 Versteuerung Ist-Versteuerung mit Einstellung 'Bei Ist-Versteuerung und EÜR Vorsteuer bei Kreditoren bei Rechnungseingang buchen' Da Brutto Soll- Soll-Konto Haben-Nr Haben-Konto tu Nr m , Bürobedarf Kreditor , Kreditor 1200 Bank Soll-Versteuerung Da Brutto Soll- Soll-Konto Haben-Nr Haben-Konto tu Nr m , Bürobedarf Kreditor , Kreditor 1200 Bank Ist-Versteuerung und Sollversteuerung Da Brutto Soll- Soll-Konto Haben-Nr Haben-Konto tu Nr m , Bürobedarf Kreditor 11. 0

130 130 Taxpool-Buchhalter Hilfe , Kreditor Bank SKR03, Kreditor=70000, Betrag=1.190, Aufwandskonto=4930, Finanzkonto=1200, REDatum= , ZA-Datum= Skonto=10%: EÜR Ist-Versteuerung Da Brutto Soll- Soll-Konto Haben-Nr Haben-Konto tu Nr m , Bürobedarf 1200 Bank Ist-Versteuerung mit Einstellung 'Bei Ist-Versteuerung und EÜR mit Debitoren/Kreditoren buchen' Da Brutto Soll- Soll-Konto Habe Haben-Konto tu Nr n-nr m , Verrechnungskonto Ist Kreditor Versteuerung , Bürobedarf 1200 Bank , Kreditor 1390 Verrechnungskonto Ist12. 0 Versteuerung , Kreditor 1390 Verrechnungskonto Ist12. Versteuerung Ist-Versteuerung mit Einstellung 'Bei Ist-Versteuerung und EÜR Vorsteuer bei Kreditoren bei Rechnungseingang buchen' Da Brutto Soll- Soll-Konto Haben-Nr Haben-Konto tu Nr m , Bürobedarf Kreditor , Kreditor 1200 Bank

131 Programmfunktionen Bilanzierung/GuV , Kreditor 3736 Erhaltene Skonti 19 % 12. Vorsteuer Soll-Versteuerung Da Brutto Soll- Soll-Konto Haben-Nr Haben-Konto tu Nr m , Bürobedarf Kreditor , Kreditor 1200 Bank , Kreditor 3736 Erhaltene Skonti 19 % 12. Vorsteuer Ist-Versteuerung und Sollversteuerung Da Brutto Soll- Soll-Konto Haben-Nr Haben-Konto tu Nr m , Bürobedarf Kreditor , Kreditor 1200 Bank , Kreditor 3736 Erhaltene Skonti 19 % 12. Vorsteuer Mahnwesen: Es können zu jeder Mahnstufe ein Mahntext und Mahngebühren festgelegt werden. Die wichtigsten Variablen in den Mahntexten werden unter Mahnbriefe erstellen erläutert. Verzugszinsen: Verzugszinsen können entweder anhand des gesetzlichen Basiszinssatzes oder mit einem eigenen Zinssatz berechnet werden. Die datumsabhängige Konfiguration der Werte geschieht durch die gleichnamigen Schalter. Die Werte für den Basiszinssatz sind im Internet zu finden, diese werden derzeit jährlich zweimal (1.1./1.7.) aktualisiert. Durch Aktivierung des Schalter Verzugszinsen kann festgelegt werden, ab welcher Mahnstufe die Verzugszinsen im Mahnbrief berücksichtigt werden sollen. Die Verzugszinsen werden jedoch vom Programm immer ab dem Fälligkeitsdatum der Rechnung

132 132 Taxpool-Buchhalter Hilfe berechnet Zahlungsbedingungen Verwaltung von Zahlungsbedingungen. Die Zahlungsbedingungen gelten für alle Mandanten.. Die Zahlungsbedingungen erscheinen als Auswahlliste im Rechnungsdialog. Um die Zahlungsbedingungen auf der späteren PDF-Rechnung erscheinen zu lassen, gibt es zwei Möglichkeiten: 1) (Statisch): Der Text der Zahlungsbedingung erscheint permanent und wird in die Druckvorlage eingetragen. Es wird im Dialog zur Konfiguration der Druckvorlage das Element Seite 1 -- Hauptteil ausgewählt, mit dem Schalter Variableneditor der Text im Editor geöffnet und dann an der gewünschten Stelle die Variable \$FAKTURA_ZAHLBEDINGUNG eingefügt, z.b. <b>zahlungsbedingungen:</b> \$FAKTURA_ZAHLBEDINGUNG Hinweis: Der Text der Zahlungsbedingung wird dabei den Einstellungen der Zahlungsbedingung im Register Faktura des entsprechenden Kunden entnommen und nicht der Auswahl der Zahlungsbedingung im Register Rechnungen. 2) (Dynamisch): Der Text der Zahlungsbedingung wird bei Bedarf unter der Artikelliste eingefügt, in diesem Fall muss im Auftragsdialog im Register Bestelldaten die Einstellung Zahlbedingung anhängen aktiviert sein. Die neue (Standard)-Einstellung Rechnungstext individuell ermitteln bewirkt, dass die Zahlungsbedinungen aus den aktuellen Einstellungen des Auftrags ermittelt werden und nicht mehr wie zuvor aus dem Beschreibungstext (Der im Feld Name eingetragene Text der Zahlbedingung) der bei dem Kunden hinterlegten Zahlbedingung. Spezialfälle: Für den Fall, dass bei der Rechnung unter 'Fällig Tage' 0 eingetragen wurde, erscheint auf der Rechnung der unter Text 'Sofort fällig' eingetragene Wert. Für den Fall, dass bei der Rechnung unter 'Skonto Tage' 0 eingetragen wurde, erscheint auf der Rechnung der unter Text 'Sofort'-x% Skonto eingetragene Wert Artikelverwaltung In diesem Dialog können Sie Ihre Artikel oder Dienstleistungen verwalten. Im unteren Teil des Dialoges finden Sie Register, die die Eigenschaften in einzelne Bereiche aufgliedern. Bitte beachten Sie auch die Funktionsweise des Dialoges.

133 Programmfunktionen 133 Auswahl: Auf der linken Seite können Kategorien angelegt werden, denen die Artikel zugeordnet werden können. Die Kategorien können mittels Drag & Drop verschoben werden. Dabei wird bei gedrückter STRGTaste die Position vertauscht, ansonsten in eine Unterkategorie verschoben. In der rechten Listenansicht ist eine Mehrfachauswahl möglich, so können z.b. mehrere Artikel ausgewählt und mit dem Schalter Verschieben in eine andere Kategorie verschoben werden. Die meisten Feldinhalte in der Listenansicht sind mittels Doppelklick editierbar. Mit dem Schalter Vorgaben kann die Anzahl von Nachkommastellen bei Mengen/Beständen und Preisen festgelegt werden. Beschreibung: Legt die wesentlichen Merkmale des Artikels fest. Sofern eine automatische Nummerierung der Artikelnummer erwünscht ist, sollte diese zuerst mit dem Schalter Konfigurieren eingestellt werden. Dabei kann unter Nummer eine beliebige Zeichenkette eingegeben werden. Der Text <ZAEHLER> wird immer durch den aktuellen Wert des Artikelnummernzählers ersetzt. Dieser Wert wird bei jedem neuen Artikel um den Wert 1 erhöht. Die Vorgabewerte beim Anlegen eines neuen Artikels können unter Standardwerte gesetzt werden. Lagerbestand: Sofern der Lagerbestand bei Aufträgen aktualisiert werden soll, muss ein Wert größer gleich 0 eingetragen werden, ansonsten -1. PDF-Anhang: Es lassen sich PDF-Dateien festlegen, die zusätzlich an die PDF-Rechnung angehangen werden können, z.b. Produktbeschreibungen bei Angeboten. Mit der Einstellung Dokumentenliste nutzen werden die unter PDF-Anhang eingetragenen Werte ignoriert und die im Register Dokumente abgelegten PDF-Dateien benutzt. Preise: Zu diesem Register gibt es eine separate Beschreibung.

134 134 Taxpool-Buchhalter Hilfe Dokumente: Zu diesem Register gibt es eine separate Beschreibung. Memo: Eingabemöglichkeit für eine lange Beschreibung Standardwerte festlegen Legt die Eigenschaften fest, die einem neuen Eintrag automatisch zugewiesen werden. Kreuzen Sie dazu die Dialogeinstellungen an, deren Werte bei neuen Einträgen benutzt werden soll und beenden Sie mit OK. Bereits zugewiesene Standardwerte werden in der Liste angezeigt Artikelpreise In diesem Dialog können Einzelpreise und Preisstaffeln festgelegt werden. Tragen Sie unter Verkaufspreis den Einzelverkaufspreis des Artikels ein. Aktivieren Sie Nettopreis, sofern es sich um den Nettopreis handelt, geben Sie ansonsten den Steuersatz an, den der Bruttopreis enthält. Wird die globale Einstellung VK-Steuersatz immer aus dem Konto ermitteln aktiviert, wird der Steuersatz direkt aus dem Erlöskonto ermittelt, sofern ein Erlöskonto eingetragen wurde. Jeder Artikel erhält automatisch eine Kopie einer bestehenden Preisstaffelvorlage. Diese kann manuell für den Artikel angepasst werden. Eine neue Kopie kann mit dem Schalter Zuweisen erstellt werden. Mit dem Schalter Bearbeiten können die Preisstaffelvorlagen verwaltet werden. Sollten Sie eine Vorlage für mehrere Artikel benutzen wollen, muss dazu der Schalter Vorlage als Link benutzen aktiviert werden. Anschliessend muss die Vorlage ausgewählt und zugewiesen werden. Beachten Sie dabei, dass sich Änderungen an der Vorlage im Verwaltungsdialog auf alle Artikel auswirken, die diese Vorlage als Link benutzen.

135 Programmfunktionen 135 Die Vorgabewerte beim Anlegen eines neuen Artikels können unter Standardwerte gesetzt werden Preisstaffel konfigurieren Verwaltung von Preisstaffeln. Die Preisstaffeln sind folgendermassen aufgebaut: In der ersten Zeile befinden sich die Mengenangaben ab denen unterschiedliche Preise gelten. Der Titel der ersten Zeile und die Menge in der ersten Zeile und der Spalte 'Ohne Staffel' sind nicht editierbar, alle anderen Werte lassen sich mit einem Doppelklick bearbeiten. Es müssen nur die Staffeln (nachfolgende) ausgefüllt werden, die benutzt werden. Die Artikelpreise werden in die entsprechenden Preisgruppen eingetragen. Es können beliebig viele Preisgruppen erstellt werden (Schalter Neue Zeile). Die Einstellung Faktoren anstelle von absoluten Preisen benutzen bewirkt, dass keine absoluten Preise erwartet werden, sondern nur die Multiplikatoren des im Register Preise eingetragenen VK-Einzelpreises. Wurde dort beispielsweise als VK-Einzelpreis 100 eingetragen, würde das obige Beispiel mit

136 136 Taxpool-Buchhalter Hilfe Faktoren wie folgt aussehen: Wenn mehrere Artikel die gleiche prozentuale Staffelung haben, reicht es, diesen Artikeln eine Preisstaffel mit Faktoren zuzuordnen, dann muss in diesem Fall nur noch der VK-Einzelpreis angepasst und nicht mehr für jeden Artikel alle Staffelpreise eingetragen werden. Die Anzahl der angezeigten Staffeln lässt sich mit dem Schalter Listenansicht ändern, beachten Sie dabei, dass sich diese Einstellungen auf alle verwendeten Staffeln auswirkt und nicht nur auf die aktuelle Staffel. Hinweis: Wenn ein Verkaufspreis mehreren Einheiten entspricht, z.b. 24 DVD's kosten 10 EUR, dann ist die Mengenangabe in der Staffel als Multiplikator der Anzahl der Einheiten zu verstehen, d. h. wenn in der Staffel 10 als Menge eingetragen wurde, bedeutet dies im Beispiel 240 DVD's Dokumente zuweisen Jedem Artikel können beliebig viele Dokumente, z.b. PDF-Beschreibungen oder Bilder zugewiesen werden (Schalter Einfügen). Danach kann man unter Beschreibung einen Beschreibungstext einfügen und diesen mit dem Schalter Ändern bestätigen. Auf das jeweils ausgewählte Dokument sind die Aktionen Anzeigen, Bearbeiten und Drucken anwendbar. Unter Konfigurieren können Anwendungen festgelegt werden, die auf eine bestimmte Dateiendung reagieren. Der Schalter In Standardordner kopieren, kopiert die Datei in den Dokumentenordner des Programmes. Existiert dort bereits eine gleichnamige Datei, scheitert der Vorgang. Dateien im Standardordner können automatisch mit dem Komplettbackup gesichert werden.

137 Programmfunktionen 2.6 Benutzermenü Datei Neue Firma anlegen 137 Erzeugt ein neues Buchhaltungsdokument. Bitte geben Sie im sich öffnenden Dialog unter Dateiname den Namen der zu verwaltenden Firma an, z.b. 'Meine GmbH'. Datei im Firmenordner anlegen: Hinweis: Es empfiehlt sich alle neuen Dokumente im Firmenordner von Taxpool -Buchhalter anzulegen. Dies macht es auch dem Komplettbackup einfacher alle Daten zu sichern. Ansonsten müssen externe Dateien evtl. manuell gesichert werden. Der Firmenordner ist davon abhängig, ob Sie die portable Version benutzen oder nicht und wird Ihnen unter Pfad oder auch in der Systeminfo angezeigt. Datei in einem anderen Ordner anlegen: Öffnet einen Dateiauswahldialog. Die Datei kann dann in einem beliebigen Ordner abgelegt werden. Hinweis: Diese Einstellung ist nur aktiv, wenn die Einstellung Power-User aktiv ist. Anschliessend erscheint ein Dialog zum Einrichten der wichtigsten Startparameter:

138 138 Taxpool-Buchhalter Hilfe Wählen Sie einen der vorgefertigten Kontenrahmen aus. Hinweis: Der Kontenrahmen lässt sich später nicht mehr ändern. Wählen Sie die Gewinnermittlungsart aus. Sollte die Gewinnermittlungsart bereits endgültig feststehen, z.b. wenn Sie zur Bilanzierung verpflichtet sind, sollte die Einstellung Fixieren aktiviert werden. Ohne Fixierung kann die Gewinnermittlungsart später noch geändert werden. Die Fixierung sollte in diesem Fall später endgültig festgelegt werden. Tragen Sie das Wirtschaftsjahr ein, in dem Sie buchen wollen. Es können später weitere Jahre hinzugefügt werden. Stellen Sie die Versteuerungsart ein, mit der Sie beim Finanzamt geführt werden. Sollten Sie Kleinunternehmer nach 19 UStG sein, aktivieren Sie bitte die Einstellung. Die Auswahl eines abweichenden Wirtschaftsjahres ist ebenfalls möglich. Weicht Ihr Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr ab (nicht zu Verwechseln mit dem Rumpfwirtschaftsjahr), dann aktivieren Sie diese Option. Danach kann der erste Monat des Wirtschaftsjahres festgelegt werden. Mit abweichendem Wirtschaftsjahr ist ein Wirtschaftsjahr gemeint, das immer über zwei Kalenderjahre geht (z.b. bei Land- und Forstwirten). Bei einem Rumpfwirtschaftsjahr, bei dem der Geschäftsbetrieb im laufenden Jahr beginnt, darf diese Einstellung nicht aktiviert werden, da die Einstellung später nicht mehr änderbar ist. Jahresübergreifende Belegnummern: Bei einem abweichendem Wirtschaftsjahr wird standardmässig vom Beginn des Datums des Wirtschaftsjahres im ersten Kalenderjahr bis zum Ende des Datums des Wirtschaftsjahres im nachfolgenden Kalenderjahr nummeriert. Um bei abweichenden Wirtschaftsjahren eine Nummerierung vom einzustellen, muss diese Einstellung deaktiviert werden. Steuer bei manuellen Buchungen: Buchungen, die von der Kunden- und Lieferantenverwaltung erzeugt werden, werden nach den dort im Register Vorgaben unter Buchungsbeispielen dokumentierten Regeln automatisch anhand der Gewinnermittlungsart und der Versteuerungsart des bebuchten Jahres erstellt. Beim manuellen Buchen in der Hauptbuchungsmaske werden standardmäßig die bei den bebuchten Konten hinterlegten Steuersätze genutzt, abweichend davon kann für bilanzierende Ist-Versteuerer oder Kleinunternehmer ein abweichendes Verhalten eingestellt werden. Die Einstellung ist global, d.h. gilt für alle Wirtschaftsjahre. Für Kleinunternehmer lässt sich die Einstellung Steuerfrei nutzen, bei der bei Erfolgskonten anstelle des beim Konto hinterlegten Steuersatzes immer die Einstellung 'Ohne-Steuer' ausgewählt wird. Die Einstellung kann am Schalter Extras in der Buchungsmaske unter Bei Ausgabekonten immer ohne Steuer auswählen und Bei Einnahmekonten immer ohne Steuer auswählen geändert werden. Für bilanzierende Ist-Versteuerer kann die Einstellung nicht-fällige Steuer genutzt werden, bei der anstelle fälliger Steuer nicht-fällige Steuer gebucht wird. Bitte aktivieren Sie diese Einstellung nur, sofern Sie den Buchungsablauf mit nicht-fälliger Steuer kennen, auf unserer Homepage finden Sie in der FAQ zusätzliche Hinweise dazu. Die Einstellung kann am Schalter Extras in der Buchungsmaske unter Einnahmen immer mit nicht-fälliger Steuer buchen geändert werden.

139 Programmfunktionen 139 Hinweis: Die Versteuerungsart und die Einstellungen Kleinunternehmer und Jahresübergreifende Belegnummern und Steuer bei manuellen Buchungen lassen sich später noch ändern. Multimandanten-Funktion: Diese Einstellung wird empfohlen, wenn Sie mehrere Firmen verwalten wollen. Unter Ordnername kann ein Ordner festgelegt werden, in dem alle mandantenspezifischen externen Daten (Ausgaben, Belege, Belegzuordnung beim Import von Online-Banking-Daten, etc.) gespeichert werden sollen. I.d. Regel wird der Ordner nach der aktuellen Mandantennummer oder dem aktuellen Mandantennamen benannt. Diese Einstellung lässt sich für jedes Buchhaltungsdokument separat treffen. Das Programm legt dann zu jedem Buchhaltungsdokument optional das Verzeichnis \Mandanten\Ordnername\ an, in dem sich die Unterverzeichnisse Ausgaben, Belege, Dokumente und Vorlagen befinden. Die Buchhaltungsdokumente werden weiterhin unter Datenordner\Firmen abgelegt. Um die Daten die zuvor in anderen Ordnern (z.b. Belege) lagerten, manuell einem Mandatenordner zuzuordnen, reicht es in der Regel, die Daten in den entsprechenden Unterordner zu kopieren. Lesen Sie bzgl. der Programmpfade bitte auch unter Datenhaltung nach. Die Einstellung muss aktiviert werden (Schalter) und kann später noch geändert werden Bestehende Firma öffnen Öffnet ein bereits bestehendes Buchhaltungsdokument. Beenden Sie den Dialog nach der Auswahl mit OK. Die Datei befindet sich im Firmenordner: Unter Auswahl werden Ihnen die Dateien aufgelistet, die sich im Firmenordner befinden. Sie können dort die gewünschte Datei auswählen. Unter Abweichenden Firmenordner festlegen kann ein alternativer Standardordner zugewiesen werden.

140 140 Taxpool-Buchhalter Hilfe Diese Funktion ist obsolet, sie wurde durch die Funktion Benutzerdefinierter Datenordner ersetzt. Hinweis: Es empfiehlt sich alle neuen Dokumente im Firmenordner von Taxpool -Buchhalter anzulegen. Dies macht es auch dem Komplettbackup einfacher alle Daten zu sichern. Ansonsten müssen externe Dateien evtl. manuell gesichert werden. Der Firmenordner ist davon abhängig, ob Sie die portable Version benutzen und wird Ihnen unter Pfad oder auch in der Systeminfo angezeigt. Der Schalter Anzeigen öffnet den Ordner. Die Datei befindet sich in einem anderen Ordner: Mit dem Schalter... erscheint ein Datei-Öffnen-Dialog, der die Auswahl einer einzelnen Buchhaltungsdatei aus einem beliebigen Ordner zulässt. Unter Auswahl werden Ihnen die Dateien aufgelistet. Sie können dort die gewünschte Datei auswählen. Der Schalter Anzeigen öffnet den Ordner. Nach der Datei suchen: Mit dem Schalter... können Sie einen Ordner (z.b. c:\) angeben, der mit Unterordnern nach Buchhaltungsdateien durchsucht werden soll. So können Sie z.b. die komplette Festplatte nach Buchhaltungsdateien durchsuchen. Unter Auswahl werden Ihnen die gefundenen Dateien aufgelistet. Sie können dort die gewünschte Datei auswählen. Unter Pfad wird Ihnen der Ordner angezeigt, in dem die Datei gefunden wurde. Der Schalter Anzeigen öffnet den Ordner. Hinweis: Im unteren Bereich des Dialogs befindet sich ein Info-Feld, in dem z.b. der Datumsbereich der Buchungen im ausgewählten Dokument angezeigt wird, die Daten erscheinen nur bei Dateien, die mit einer aktuellen Programmversion gesichert wurden. Ist der Schalter Kopierabfrage aktiv, wird bei Dateien, die sich nicht im Firmenordner befinden, angeboten, diese in den Firmenordner zu kopieren und zu öffnen. Nach Namen sortieren: Die Auswahlliste kann nach dem Dateinamen anstelle nach der zuletzt geänderten Datei sortiert werden. Dateien mit Zeichenkette 'Kopie' ausblenden: Dateien, die die Zeichenkette Kopie enthalten, z. B. 'Kopie x von' oder 'Sicherungskopie[x] von' werden nicht angezeigt Datensicherung Bitte lesen Sie in den Unterkapiteln weiter Komplette Datensicherung erstellen/einspielen Sichert alle Daten (Belege, Buchhaltungen aller Firmen, Dokumente, etc.) in einer Datei, z.b. als Sicherheitskopie oder um die Daten auf einen anderen Rechner zu übertragen. Mit der Ausgabedatei kann der Arbeitszustand der Buchhaltung bis zu dem Sicherungszeitpunkt auf dem gleichen oder einem anderen Rechner problemlos wiederhergestellt werden.

141 Programmfunktionen 141 Neue Datensicherung: Erstellt eine neue Datensicherung im Sicherungsordner. Fügen Sie dazu der Auswahl mit dem Schalter Sicherungsordner einen Ordner hinzu. Am besten einen Ordner auf einem anderen Laufwerk oder einem USB-Stick. Der zuletzt ausgewählte Ordner wird bei der Sicherung benutzt. Der Schalter Info öffnet den Ordner zur Ansicht im Windows-Dateimanager. Der Schalter Alle Einträge entfernen, entfernt alle Einträge aus der Auswahl, löscht jedoch keine Dateien. Bei dem Kopiervorgang werden immer die zum Betrieb notwendigen Dateien sowie die Buchhaltungsdaten der Mandanten übertragen, weiterhin kann ausgewählt werden, ob gespeicherte Ausgaben, eingescannte Belege, zugewiesene Dokumente oder zusätzliche Sicherungen der Buchhaltungsdateien kopiert werden sollen. Siehe Datenhaltung. Obsolet: Sollten Sie die Buchhaltungsdateien nicht im Standard-Firmenverzeichnis lagern, sondern diese aus einem anderen Ordner öffnen, können diese ebenfalls integriert werden. Überprüfen Sie zuvor mit dem Schalter Info, ob sich alle externen Dateien in der Liste der zuletzt geöffneten Dateien befinden. Hinweis: Buchhaltungsdateien müssen sich im Standard-Firmenverzeichnis befinden, ansonsten werden diese bei einer Datensicherung nicht mitgesichert. Sollten Sie noch andere externe Datenordner mitsichern wollen, so ist dies durch das Einfügen von Ordnern mittels der Schalter +/- unter Folgende Ordner beilegen möglich. Zusammenfassung zeigen: Nach der Erstellung wird ein Protokoll ausgegeben. Hinweis: Diese Funktion ersetzt die in früheren Versionen benutzte Ordner-Kopierroutine, da unerfahrene Computerbenutzer dabei vereinzelt Probleme mit der Rücksicherung hatten. Die Sicherungsdateien haben folgende Nomenklatur: Taxpool_dd.MM.YYYY_mm.hh.ss. Komplettsicherung

142 142 Taxpool-Buchhalter Hilfe Alte Datensicherung einspielen: Stellt eine Sicherungsdatei aus dem ausgewählten Sicherungsordner wieder her. Eine nach Datum sortierte Liste der verfügbaren Sicherungsdateien wird Ihnen angezeigt. Wichtiger Hinweis: Es werden alle in der ausgewählte Sicherungsdatei enthaltenen Dateien zur ückgesichert. Eine Auswahl ist bisher nicht möglich. Externe Dateien werden in dem Ordner wiederhergestellt aus dem Sie eingelesen wurden. Mit der Einstellung nur neuere Dateien kopieren, werden Dateien, die älter als diejenigen, die sich im Datenordner von Taxpool -Buchhalter befinden bzw. extern vorliegen, ignoriert. Um die komplette Sicherung wiederherzustellen, muss dieser Schalter deaktiviert sein. Der Schalter Info zeigt den Inhalt der ausgewählten Sicherungsdatei an. Aus dem sich dabei öffnenden Dialog können optional einzelne Datei der Komplettsicherung exportiert werden. Nur folgende Datenbanken zurücksichern: Es werden nur die in der Liste rechts neben der Einstellung aktivierten Datenbanken zurückgesichert. Der Schalter Info neben der Liste öffnet ein Infofenster mit Buchungsinfomationen zu den ausgewählten Datenbanken, bei Datenbanken, die passwortgeschützt sind, ist eine Passworteingabe notwendig, sofern das Passwort noch nicht in der temporären Passwortliste des Programmes gespeichert ist. Bei vorhandenen Datenbanken den Buchungsbereich kontrollieren: Beim Zurücksichern werden bereits bestehende Dateien immer mit vorhandenen Dateien überschrieben. Um die Buchungsinformationen der Buchhaltungsdokumente in der Komplettsicherung mit denen im Datenordner zu vergleichen, kann diese Einstellung aktiviert werden. Sofern in der Zieldatei später gebucht oder mehr Buchungen enthalten sind erscheint ein Abfragefenster, dass das Überspringen einzelner Datenbanken erlaubt. Bei Datenbanken, die passwortgeschützt sind, ist eine Passworteingabe notwendig, sofern das Passwort noch nicht in der temporären Passwortliste des Programmes gespeichert ist. Konfiguration der zeitgesteuerten automatischen Komplettdatensicherung: Sie sollten in regelmässigen Abständen eine Datensicherung durchführen. Das Programm kann dies für Sie automatisieren. 1) Öffnen Sie den Einstellungsdialog am linken Bildschirmrand.

143 Programmfunktionen 143 Gehen Sie in das Register Datensicherung (unten). Dort finden Sie folgende Einstellung: Wenn die Einstellung Der komplette Datenbestand soll alle x Tage gesichert werden aktiv ist, erscheint der Dialog zur Komplettsicherung automatisch alle x Tage z.b. nach dem Beenden des Programmes. Hier finden Sie weitere Hinweise zur Datensicherung Einzelne Dateien aus der Komplettsicherung exportieren Zeigt den Inhalt einer Komplettsicherung an und erlaubt den selektiven Export von Dateien. Der Dialog ist über den Info-Schalter des Komplettsicherungs-Dialoges erreichbar. In der Listenansicht ist eine Mehrfachauswahl möglich. Der Schalter Exportieren erlaubt die Auswahl des Zielordners. Mit Unterordner: Die in der Komplettsicherung angezeigte Ordnerstruktur wird an den Zielordner angehangen. Einzelsicherungen ausblenden: Die zu einer Datenbank angelegten Einzelsicherungen (Endung: '.dbb_backup') werden in der Listenansicht ausgeblendet Datenaustausch mit dem USB-Stick Diese Funktion automatisiert den Datentransfer zwischen dem Arbeitsplatzrechner und einem USBStick (oder einem anderen portablen beschreibbaren Medium) und hat gegenüber dem manuellen Kopieren der Daten einige Vorteile: Die in der Datei 'global.dat' gespeicherten Pfade mit den zuletzt geöffneten Dateien werden nicht übertragen. Dadurch entsteht kein Konflikt mit der Dateiliste des Arbeitsplatzrechners und des Wechselmediums. Eine evtl. nötige neue Eingabe der Seriennummer auf dem Zieldatendatenträger entfällt.

144 144 Taxpool-Buchhalter Hilfe Zusätzliche Sicherungsdateien werden optional nicht übertragen. Der Sinn des Kopiervorgangs ist i.d.r. die Weiterverarbeitung an einem anderen Rechner oder die zeitweise oder dauerhafte Benutzung der Software auf dem portablen Medium. Es wird dabei vorausgesetzt, dass sich auf dem portablen Medium die portable Version von Taxpool -Buchhalter befindet. Sollte dies nicht der Fall sein, installieren Sie diese bitte zuerst, eine Installation finden Sie auf unserer Homepage. Sie können nach dem Kopiervorgang direkt auf dem portablen Medium weiterarbeiten oder die Daten auf einem anderen Rechner an eine andere Taxpool -Buchhalter-Installation übertragen. Daten an den USB-Stick senden: Die Daten werden von dem Taxpool -Buchhalter-Datenverzeichnis des Arbeitsplatzrechners auf das Wechselmedium (z.b. USB-Stick, externe USB-Platte etc.) kopiert. Daten vom USB-Stick empfangen: Die Daten werden von dem Taxpool -Buchhalter-Datenverzeichnis des Wechselmediums in das Datenverzeichnis des Arbeitsplatzrechners kopiert. Beenden Sie evtl. weitere aktive Anwendungen von Taxpool -Buchhalter. Starten Sie die auf dem Arbeitsplatzrechner installierte Version. Öffnen Sie diesen Dialog. Wählen Sie dazu unter Sicherungsordner den Ordner aus, in dem sich die Datei 'tp-buchhalter.exe' auf dem Wechselmedium befindet (Programmverzeichnis). Bei dem Kopiervorgang werden immer die zum Betrieb notwendigen Dateien sowie die Buchhaltungsdaten der Mandanten übertragen, weiterhin kann ausgewählt werden, ob gespeicherte Ausgaben, eingescannte Belege, zugewiesene Dokumente oder zusätzliche Sicherungen der Buchhaltungsdateien kopiert werden sollen. Mit der Einstellung nur neuere Dateien kopieren, werden Dateien, die älter als diejenigen auf dem Zielrechner sind, ignoriert. Sofern Sie diese Einstellung nutzen, bearbeiten Sie die Daten auf dem Hauptrechner nach dem Übertragen auf das Wechselmedium nicht mehr, bis die geänderten Daten zurückkopiert wurden, denn nur das Öffnen einer Buchhaltungsdatei ändert nach dem Beenden der Anwendung deren Datum, auch wenn es keine manuellen Änderungen gab, sodass es ansonsten mit der Einstellung

145 Programmfunktionen 145 Nur neuere Dateien kopieren einen Konflikt geben kann. Die Einstellung Auf Rücksicherung warten, merkt sich das Datum der letzten Übertragung an das Wechselmedium und bietet beim Öffnen eines Buchhaltungsdokumentes auf dem Arbeitsplatzrechner an, das Dokument solange schreibgeschützt zu öffnen, bis die Daten vom portablen Medium zurückgesichert wurden. Sie können die Meldung abstellen, in dem Sie im Schreibmodus in den Einstellungsdialog gehen, die Einstellung deaktivieren und den Dialog mit Abbrechen beenden. Hier finden Sie weitere Hinweise zur Datensicherung Einzelne Sicherungskopie w iederherstellen Automatische Wiederherstellung einer Datensicherung einer einzelnen Buchhaltungsdatei: Stellt die Buchhaltungsdateien einer einzelnen Firma aus einer Sicherungsdatei wieder her. Dies kann sowohl automatisch als auch manuell geschehen. Diese Funktion sollte nur für den Fall eines Defektes oder Verlusts eines Buchhaltungsdokumentes benutzt werden. Ansonsten können Sie Dokumente über den Menüpunkt Bestehende Firma öffnen laden. Legen Sie zuerst fest, aus welchem Ordner die Daten wiederhergestellt werden sollen: Datenordner: Die Datensicherungen einer einzelnen Buchhaltungsdatei befinden sich im Ordner \ DATENORDNER\FIRMEN\EINZELSICHERUNGEN\ und haben die Dateiendung.dbb_backup. Zusätzlicher Backupordner: Ein zweiter Sicherungsordner, den Sie unter Einstellungen im Register Verschiedenes festlegen können. Benutzerdefinierter Ordner: Ein beliebiger Ordner, z.b. ein Wechselmedium. Unter Auswahl werden Ihnen die vorhandenen Sicherungen aufsteigend nach Firmennamen und Datum sortiert angezeigt. Wählen Sie eine Sicherung aus, die vor dem Datum erstellt wurde, an dem es ein Problem gab und drücken Sie Wiederherstellen. Sicherung mit Originalnamen wiederherstellen: Die bestehende Firma wird mit den Daten einer älteren Firmensicherung überschrieben. Konfiguration der Datensicherung:

146 146 Taxpool-Buchhalter Hilfe 1) Öffnen Sie den Einstellungsdialog am linken Bildschirmrand. Gehen Sie in das Register Datensicherung (unten). Manuelle Wiederherstellung einer Datensicherung einer einzelnen Buchhaltungsdatei: Die Einzelsicherungen befinden sich standardmäßig im Ordner \DATENORDNER \FIRMEN\EINZELSICHERUNGEN\ und haben die Dateiendung.dbb_backup. Beispiel: Die Datei 'IhreFirma.dbb' ist durch einen Datenträgerdefekt beschädigt und es soll die letzte Kopie davon wiederhergestellt werden. 1) Benennen Sie die letzte Version der Datei \DATENORDNER\FIRMEN\EINZELSICHERUNGEN\IhreFirma.dbb.dd.mm.yyyy_HH.MM.SS. dbb_backup im Dateimanager des Betriebsystems nach \DATENORDNER\FIRMEN\EINZELSICHERUNGEN\IhreFirma.dbb um. 2) Verschieben Sie die Datei nach \DATENORDNER\FIRMEN\ Sofern die Datei im netzwerkfähigen Format (Dateiendung der Datenbanken.dbbx) vorliegt wäre die Umbenennung analog dazu: \DATENORDNER\FIRMEN\EINZELSICHERUNGEN\IhreFirma.dbbx.dd.mm.yyyy_HH.MM.SS. dbb_backup nach \DATENORDNER\FIRMEN\EINZELSICHERUNGEN\IhreFirma.dbbx Hier finden Sie weitere Hinweise zur Datensicherung Einzelne Sicherungskopie erstellen Erstellt eine aktuelle Sicherungskopie des geöffneten Dokuments, dies kann z.b. vor einem Datenimport oder vor Änderungen mit der Suchen-und Ersetzen-Funktion sinnvoll sein.

147 Programmfunktionen Änderungen seit erstem Skript rückgängig machen Stellt einen temporären Datensicherungszustand, der mittels der Skript-Funktion oder der Suchenund-Ersetzen-Funktion erstellt wurde, wieder her Speichern Speichert das aktuelle Buchhaltungsdokument. Hinweis: Die Daten in der netzwerkfähigen Version sind automatisch nach jeder Transaktion gesichert, ein explizites Sichern ist nicht notwendig. Die Sichern-Funktion erzeugt in diesem Fall optional eine Einzel-Datensicherung der Buchhaltungsdatei zum aktuellen Zeitpunkt Speichern unter Speichert das aktuelle Buchhaltungsdokument unter einem anderen Namen Buchungsdaten der aktuellen Datumauswahl speichern unter Speichert das aktuelle Buchhaltungsdokument unter einem anderen Namen und übernimmt nur die Buchungsdaten der aktuellen Datumsauswahl. Damit können Sie z.b. ein Wirtschaftsjahr in eine separate Datei verlagern Passwort und Kompression Verschlüsselt und/oder komprimiert das aktuelle Buchhaltungsdokument. In diesem Dialog können Sie ein Zugangspasswort für das Buchhaltungsdokument festlegen, ohne dieses Passwort läßt sich das Dokument nicht mehr öffnen. Bitte beachten Sie dabei, dass bei einem Verlust des Passwortes auch wir nicht mehr in der Lage sind, die Daten wiederherzustellen, Sie sollten deswegen ein Passwort wählen, das Sie sich merken können oder dieses sicherheitshalber irgendwo notieren.

148 148 Taxpool-Buchhalter Hilfe Durch die Einstellung Datenbank komprimieren können Sie die Grösse des Dokumentes verringern Netzwerkfähig Standardmässig wird ein neues Dokument 'nicht-netzwerkfähig' angelegt. Die Netzwerkfähigkeit eines Dokumentes kann individuell aktiviert und auch wieder deaktiviert werden. Dazu wird mittels Konvertierung eine netzwerkfähige Datei mit einer anderen Dateieendung erzeugt. Es muss dazu kein Datenbankserver installiert werden, Sperren werden rein auf Dateiebene ausgeführt. Netzwerkfähige Dokumente können von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden, Änderungen sind auch für andere Benutzer nach jeder Transaktion sichtbar, im Gegensatz dazu würde die parallele Benutzung eines 'nicht-netzwerkfähigen' Dokumentes dazu führen, dass der letzte speichernde Benutzer die Datenbank komplett nur mit seinen lokalen Änderungen beschreibt. Voraussetzung, Installation: a) Es wird eine lokale Taxpool -Buchhalter-Installation auf jedem Benutzerrechner installiert. Die Einstellung 'Taxpool-Buchhalter ausführen' am Ende der Installation wird deaktiviert. b) Der Installation wird jeweils ein benutzerdefinierter Datenordner zugewiesen, der Ordner, in dem später die Daten verwaltet werden sollen, z.b. ein Ordner auf dem Netzlaufwerk. Es müssen Schreibrechte sowohl im Datenordner als auch in dessen Unterordnern bestehen. Der Datenordner sollte als Laufwerk mit Laufwerksbuchstaben gemountet sein. Die Benutzung von UNC-Pfaden (\\server\freigabe\) ist zwar ebenfalls möglich, wurde jedoch noch nicht komplett getestet. c) Neue Dokumente können mit der lokalen Installation z.b. durch Anlage einer Firma nach dem ersten Start im Netzwerkordner erzeugt werden, anschliessend muss das Dokument netzwerkfähig gemacht werden (s.u.). Dokumente netzwerkfähig machen: Standardmässig wird ein neues Dokument 'nicht-netzwerkfähig' angelegt. Um ein Dokument zu konvertieren, Gehen Sie bitte auf den Menüpunkt <Datei Netzwerkfähig>. Nach dem Bestätigen wird der Konvertierungsvorgang gestartet. Die netzwerkfähige Datei hat die Namensendung.dbbx, die nicht-netzwerkfähige Datei hat die Namensendung.dbb, um eine Verwechslung auszuschliessen wird die bisherige Datei umbenannt in: Sicherungskopie[x] von IhrDokument.dbb, wobei x ein Zähler ist,falls bereits eine gleichnamige Datei vorhanden ist. Ein versehentliches Öffnen sollte am besten dadurch verhindert werden, dass man die nichtnetzwerkfähigen Dateien, evtl. löscht oder besser als Kopie in einen anderen Ordner verschiebt. Nach der Konvertierung kann die neue Datei im Netzwerk benutzt werden. Eine umgekehrte Konvertierung (netzwerkfähig nach nicht-netzwerkfähig) ist (bisher) ebenfalls möglich, dazu reicht es, erneut auf den Menüpunkt <Datei Netzwerkfähig> zu gehen. Dokumente sollten nur über den Programm-Menüpunkt <Bestehende Firma öffnen> geladen werden. Vorteile der netzwerkfähigen Datei: Die Daten werden sofort nach einer Änderung auf den Datenträger geschrieben, deswegen führt auch ein Stromausfall oder ein Absturz nicht zu einem Verlust der zuletzt eingegebenen Daten. Mehrere Benutzer können gleichzeitig von verschiedenen Arbeitsplätzen aus mit einem Dokument arbeiten. Das Dokument ist systemunabhängig und kann unter anderen Betriebssystemen benutzt werden,

149 Programmfunktionen 149 sofern dort eine native Programmversion vorliegt. Nachteile der netzwerkfähigen Datei: Die Daten werden sofort nach einer Änderung geschrieben, deswegen können einige Vorgänge langsamer werden. Sollte das Dokument auf einem USB-Stick benutzt werden, sollte darauf geachtet werden, dass ein schneller Stick verwendet wird, weiterhin kann die Lebensdauer eines Sticks (in der Regel einige Millionen Schreibvorgänge) schnell erreicht werden. Die Grösse eines Dokumentes ist aufgrund von internen Indices ca. 10 mal grösser als die eines nicht-netzwerkfähigen Dokumentes. Limitierungen: Bisher geschehen die für die Netzwerkfähigkeit notwendigen Sperrvorgänge auf Dateiebene, ein Datenbankserver ist nicht notwendig, dadurch kann allerdings die Performance bei vielen parallelen Nutzern deutlich nachlassen, es wird generell von einer beschränkten Anzahl paralleler Nutzer ausgegangen. Eine Version mit optionalem Datenbankserver erscheint in Kürze. Wichtige Hinweise: Ein netzwerkfähiges Dokument darf, falls auch nur ein Benutzer darauf zugreift, weder manuell kopiert noch manuell mit einer anderen Version überschrieben werden, es müssen die programmeigenen Sicherungs-/ und Wiederherstellungsfunktionen benutzt werden, ansonsten kann es zu Datenverlusten beim Überschreiben bzw. zu einer unvollständigen Sicherung beim Lesen kommen. Aufgrund der Grösse von netzwerkfähigen Dokumenten ist der minimale Sicherungszeitraum 1 Tag, die Erstellung einer Sicherungskopie nach jedem Öffnen der Datei wurde deaktiviert. Aktive Benutzer des aktuellen Dokumentes können in der Systeminfo unter Benutzer angezeigt werden Daten (per ) weitergeben Speichert das aktuelle Buchhaltungsdokument als Kopie im Unterordner ' versand' ab und versendet es optional per . Damit können Sie z.b. Ihre Buchhaltungsdaten Ihrem Steuerberater oder einem Angestellten zur Weiterverarbeitung senden. Dies setzt voraus, dass auf dem Zielsystem eine Taxpool -Buchhalter-Installation vorhanden ist, die die Daten weiterverarbeiten kann.

150 150 Taxpool-Buchhalter Hilfe Ansonsten sollten die Daten im DATEV-Format oder im Textformat exportiert werden, je nachdem, welche Importmöglichkeit die Software des Empfängers vorsieht. Unter Passwort können Sie ein Zugangspasswort eingeben, ohne das sich das Dokument nicht mehr öffnen lässt. Dadurch können Sie Ihre Daten während des versands schützen. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, drücken Sie einfach den Schalter OK. Sollte bei Ihnen ein MAPI-fähiges programm installiert sein, so startet dieses dann sofort den Versand mit voreingestelltem Standardabsender. Ansonsten aktivieren Sie den Schalter Immer mit mailto schicken, dies öffnet das Standardmailprogramm mit den Eingabedaten, Sie müssen dann dort nur noch den Anhang einfügen, der Ordner mit den Daten öffnet sich automatisch bei aktiver Einstellung Ordner mit Anhang öffnen. Hinweis: Zusätzlich zu den Daten einer einzelnen Firma existieren noch Daten, die für alle Firmen benutzt werden (z.b. Zahlungsbedingungen, Vorlagen f.d. Import von Online-BankingKontoauszügen) diese sind in der Datei 'global.datx' gespeichert. Damit die Daten auf dem Zielrechner nicht mit den übermittelten Daten überschrieben werden, werden diese vor der Weitergabe im Format 'localdat-guid.datx' umbenannt, wobei 'guid' einen weltweit eindeutigen Bezeichner darstellt, der nur der Datei mit den Buchungsdaten des entsprechenden Mandanten zuzuordnen ist. Der Bezeichner der aktuellen Datei wird unter Systeminfo im Anzeigefeld ID angezeigt. Findet Taxpool -Buchhalter beim Öffnen eines Dokumentes eine Datei nach obiger Syntax, wird diese Datei anstelle der Datei 'global.datx' geladen Firma löschen Löscht die im sich öffnenden Dialog ausgewählte Firma. Sie können die Datei auch direkt im Windows-Explorer löschen, die Buchhaltungsdokumente sind im Normalfall im Unterordner 'Firmen' von \Eigene Dateien\Taxpool-Buchhalter\.

151 Programmfunktionen Systeminfo In diesem Dialog werden Ihnen die wichtigsten Programmpfade angezeigt. Sie können im Dialog unnötige Datensicherungen löschen und die Komplettdatensicherung starten. Aktuelle Datei: Der Name der aktuellen Datei. Buchungen: Die Anzahl an Splittbuchungen, Buchungen im Stapel und Buchungen im Journal. Datenordner: Der Ordner, in dem die Buchungsdaten und dazugehörige Dokumente gespeichert werden. Mit dem Schalter Anzeigen wird der Ordner geöffnet. Lesen Sie bzgl. der Programmpfade bitte auch unter Datenhaltung nach. Datenordner (Mandant): Der Ordner, in dem alle mandantenspezifischen externen Daten (Ausgaben, Belege, Belegzuordnung beim Import von Online-Banking-Daten, etc.) gespeichert werden sollen. Die Zuordnung wird bei der Neuanlage einer Datei oder im Dialog 'Einstellungen' am linken Bildschirmrand getroffen. Die Buchhaltungsdokumente werden weiterhin unter Datenordner\Firmen abgelegt. Diese Einstellung ist optional, ohne eine aktive Multimandanteneinstellung entspricht dieser Ordner dem globalen Datenordner (s.o.). Sicherungsorder #1: Der Ordner, in dem die Sicherungsdateien aufbewahrt werden. Mit dem Schalter Anzeigen wird der Ordner geöffnet. Diesen können Sie unter <Einstellungen Datensicherung> festlegen. Mit dem Schalter Löschen können Sie ältere Datensicherungen löschen. Geben Sie dazu im Eingabefeld die Anzahl der Datensicherungen ein, die bestehen bleiben sollen. Ein Wert von 0 bedeutet: Alle Datensicherungen löschen. Sicherungsorder #2: Ein zusätzlicher Ordner, in dem die Sicherungsdateien aufbewahrt werden. Mit dem Schalter Anzeigen wird der Ordner geöffnet. Diesen können Sie unter <Einstellungen Datensicherung> festlegen. Mit dem Schalter Löschen können Sie ältere Datensicherungen löschen. Geben Sie dazu im Eingabefeld die Anzahl der Datensicherungen ein, die bestehen bleiben sollen. Ein Wert von 0

152 152 Taxpool-Buchhalter Hilfe bedeutet: Alle Datensicherungen löschen. Ordner Komplettsicherung: Ein Ordner, in dem die kompletten Programmdaten als Sicherungskopie werden. Dabei kann es sich auch um entfernbares Laufwerk handeln, Sie werden dann beim Start der Sicherung aufgefordert, das Laufwerk einzulegen. Mit dem Schalter Anzeigen wird der Ordner geöffnet. Diesen können Sie unter <Einstellungen Datensicherung> festlegen. Mit dem Schalter Löschen können Sie ältere Datensicherungen löschen. Geben Sie dazu im Eingabefeld die Anzahl der Datensicherungen ein, die bestehen bleiben sollen. Ein Wert von 0 bedeutet: Alle Datensicherungen löschen. Mit dem Schalter Jetzt starten... wird die komplette Datensicherung gestartet. Lesen Sie bzgl. der Datensicherung bitte auch im Kapitel Datensicherung nach Import Bitte lesen Sie in den Unterkapiteln weiter. Hinweis: Löschen der zuletzt importierten Buchungen nach einem fehlerhaft konfigurierten Import: Um nur die zuletzt importierten Buchungen komplett zu löschen, gehen Sie folgendermassen vor: Gehen Sie im Menü auf <Buchen Stapel löschen>. Aktivieren Sie folgende Einstellungen: Alle Stapelbuchungen. Importmarkierung beachten. Nur zuletzt importierte Buchungen Online-Banking-Kontoauszüge Bitte lesen Sie dazu in den Unterkapiteln weiter SWIFT-MT940 Die meisten Online-Banking-Anwendungen unterstützen den Export der Transaktionsdaten im MT940-Format. Vorgehensweise: 1) Öffnen Sie die MT940-Datei mit dem Schalter Datei Öffnen, die Dateiendung ist häufig '.sta'. 2) Tragen Sie im Eingabefeld Buchungs-Finanzkonto die Nummer des Kontos ein, das dem Bankkonto im Programm entspricht. Hinweis: Die Kontonummer wird beim nächsten Öffnen einer MT940-Datei des gleichen Kontos automatisch eingetragen. 3) In der Auswahlliste der Transaktionen ist eine Mehrfachauswahl möglich, standardmäßig werden alle noch nicht importierten und buchungsrelevanten Transaktionen importiert. Mit dem Schalter Bereits importierte Buchungen deaktivieren werden bereits importierte Transaktionen in der Auswahl deaktiviert. Mit dem Schalter Alle Auswählen, werden alle buchungsrelevanten Transaktionen ausgewählt.

153 Programmfunktionen 153 Unter Belegdatum kann eingestellt werden, ob das Buchungsdatum (Standardvorauswahl=Datum an dem die Buchung in den Bankbüchern erscheint) oder das Valutadatum (Datum der rechtsverbindlichen Wertstellung=Datum für die Berechnung von Abgrenzungsposten, z.b. Zinsberechnung) als Belegdatum der späteren Buchung benutzt werden soll. Normalerweise wird beim Buchen der Belege das Buchungsdatum verwendet. Bitte legen Sie die Auswahl Buchungsdatum oder Valutadatum einmalig fest, danach sollte diese Einstellung nicht mehr geändert werden, da es ansonsten zu Abgleich-Problemen zwischen dem Kontostand des Bankauszugs und dem Kontostand des zugeordneten Finanzkontos kommen kann. An den Buchungstext anhängen: Das Programm unterteilt den Bankauszug in die Bereiche: Belegdatum Betrag Buchungstext (Verwendungszweck) Absender/Empfänger BLZ des Absenders/Empfängers Kontonummer des Absenders/Empfängers Sofern es erwünscht ist, können die Felder 'Absender/Empfänger', 'BLZ des Absenders/Empfängers', 'Kontonummer des Absenders/Empfängers' zusätzlich an den Buchungstext angehangen werden. 4) Evtl. Offene Posten zuordnen. 5) Buchungen importieren (gleichnamiger Schalter). 6) Zuordnungen treffen, die das Gegenkonto der Buchung automatisch ermitteln. Schalter Bedienung in der Haupt-Buchungsmaske.

154 154 Taxpool-Buchhalter Hilfe Textdatei (.txt,.csv,.tsv,...) Dieser Dialog Importiert Buchungsdaten aus Onlinebanking-Kontoauszügen oder generell aus einer beliebigen Textdatenbank. Die meisten Banken unterstützen mittlerweile den Export der Kontoauszüge als Textdatei. Sollte Ihre Online-Banking-Anwendung zusätzlich einen Export im MT940-Format zulassen, sollte im MT940-Format importiert werden. Durch die lernfähige Einleseroutine von Taxpool -Buchhalter können diese eingelesen und automatisch kontiert werden. Dadurch entfällt das fehlerbehaftete manuelle Eintippen von Kontobelegen. Wählen Sie unter Kontoauszugsdatei zuerst den Pfad zu der Datei mit den Buchungsdaten aus. Wählen Sie dann in dem Auswahlfenster rechts daneben das programminterne Finanzkonto aus, das dem Bankkonto entspricht. Nach dem Öffnen der Datei erscheint noch ein Zusatzdialog in dem erweiterte Einstellungen getroffen werden können. In der Datenvoransicht werden Ihnen die Datenfelder mit den Inhalten der Textdatenbank angezeigt. Sie können dort sehen, welche Felder für den Import relevant sind. In der Datenvoransicht ist eine Mehrfachauswahl möglich. Nur die ausgewählten Einträge werden importiert.

155 Programmfunktionen 155 Der Schalter Alle auswählen wählt alle Einträge der Liste aus. Der Schalter Alle abwählen wählt alle Einträge der Liste ab. Mittels Doppelklick können die Daten in der Voransicht bearbeitet werden. Mit dem Schalter Listenansicht einstellen können unbenutzte Datenfelder ausgeblendet oder die Reihenfolge benutzter Felder geändert werden. Die Einstellung Datenfeldtyp ermitteln bewirkt, dass das Programm anhand der Datenfeldinhalte ermittelt, ob es sich um Zahlen oder Datumsfelder handelt, und nur diese Felder bei den Auswahllisten Belegdatum und Betrag zulässt. Sollte ein benötigtes Datenfeld nicht in einem der genannten Felder auftauchen, sollte diese Einstellung deaktiviert werden. Nach einer Änderung der Einstellung müssen die Daten erneut importiert werden. Unter Datenfelder zuordnen können Sie die Datenfelder der Textdatenbank den internen Datenfeldern zuordnen. Einige Online-Banking-Formate sind dem Programm bereits bekannt, dort werden die Datenfelder bereits beim Einlesen richtig zugeordnet, bei noch nicht bekannten Formaten weist Sie ein Mitteilungsfenster daraufhin, dass Sie eine Zuordnung vornehmen müssen. Offene Posten zuordnen: Lesen Sie dazu bitte hier weiter. Zu den internen Datenfeldern: Belegdatum: Wählen Sie hier das Datenfeld aus, das das Belegdatum enthält. Hinweis: Sollte das Belegdatum nicht im Standard-Datumsformat (m.d.y) vorliegen und wurde das Datumsformat nicht bereits im Import-Hilfsdialog festgelegt worden sein, ist es notwendig, das Datumsformat mit dem Schalter Datumsformat korrekt einzustellen, anschliessend werden die Daten erneut importiert. Betrag/Betrag Soll, Betrag Haben: Je nach dem Aufbau der Textdatei gibt es verschiedene Auswahlmöglichkeiten: Fall 1: Es existiert nur ein Datenfeld in dem die Buchungsbeträge vorzeichenbehaftet stehen: Ordnen Sie in diesem Fall dieses Datenfeld dem internen Datenfeld Betrag zu, ordnen Sie dem dem Datenfeld Betrag Haben einen Leereintrag zu. Fall 2: Es existieren zwei Datenfelder in denen die Buchungsbeträge für Soll und Haben stehen: Ordnen Sie in diesem Fall das Datenfeld mit dem Sollbetrag (negatives Vorzeichen im Betrag) dem internen Datenfeld Betrag Soll und das Datenfeld mit dem Habenbetrag dem internen Datenfeld Betrag Haben zu. Fall 3: Es existiert ein Datenfeld in dem die Buchungsbeträge für Soll und Haben ohne Vorzeichen stehen und es existieren ein oder zwei weitere Datenfelder in denen eine Zeichenkette steht, die anzeigt, ob es sich um Soll oder Haben handelt: Ordnen Sie in diesem Fall das Betragsfeld dem internen Datenfeld Betrag zu. Aktivieren Sie die beiden Schalter Wenn Datenfeld für Soll und Haben. Tragen Sie bei Soll und Haben unter den Wert x enthält die Zeichenkette ein, die jeweils Soll und Haben charakterisiert, im unteren Beispiel S und H. Wählen Sie die (oder das) Datenfeld(er) aus, die die Zeichenkette enthalten. Beispiel: Betrag;Kennung;Buchungstext 100;S;Beispiel1 200;H;Beispiel2 Buchungstext: Einige Banken bieten nur ein Feld für den Buchungstext an ('Verwendungszweck',

156 156 Taxpool-Buchhalter Hilfe 'Buchungstext' etc.). Andere bieten mehrere Buchungstextzeilen an. Fügen mit dem Schalter + aus der sich öffnenden Auswahlliste nacheinander die Datenfelder ein, aus denen sich der spätere Buchungstext zusammensetzen soll. Mit dem Schalter - können Einträge wieder entfernt werden. Mit den Schaltern Oben/Unten kann die Reihenfolge der Zusammensetzung verändert werden. Empfänger: Einige Banken bieten nur ein oder gar kein Feld für den Empfänger an ('Empfänger', 'Auftraggeber' etc.). Andere bieten mehrere Empfängerzeilen an. Das Einfügen und Bearbeiten der Einträge geschieht genauso wie bei den Buchungstexten (s.o.). Hinweis: Die Felder Buchungstext, Empfänger, Kategorie, Benutzerfeld1, Benutzerfeld2 können benutzt werden, um später über eine Suche eine automatische Zuordnung zu einem Buchungskonto zu erstellen. Buchungstexte zur Zuordnung der Buchungen heranziehen (dies Funktion ist evtl. in kommenden Version obsolet): Bei aktiviertem Schalter werden die Buchungstexte in den Kontoauszügen nach einer Übereinstimmung eines Textes mit einem Text der Buchungsvorlagen verglichen. Wird eine Überstimmung (Teilzeichenkette, Gross/-Kleinschreibung ignoriert) gefunden, so werden dessen Bezeichnung (als Buchungstext) und Kontenzuordnung zum Buchen benutzt. Ein Beispiel: Sie haben eine Buchungsvorlage mit dem Titel 'Porto' erstellt, bei der als Soll-Konto (Porto, Konto 4910) eingetragen ist. Im Buchungstext des Kontoauszuges erscheint der Text 'Porto, 100 Sammelbögen', dann würde diese Buchung automatisch zugeordnet werden. Hinweis: Für eine Zuordnung muss das in der Eigenschaft 'Gültigkeit ab Jahr' des Buchungstextes eingetragene Jahr vor oder gleich dem Jahr der Bankbuchung sein. Diese Art der Zuordnung ist relativ ungenau. Sie solllten zur Zuordnung der Buchunge besser den atomatischen Buchungsassisten benutzen (s. u.). Doppelte Buchungen vermeiden: Buchungen, die bereits einmal importiert (und nicht gelöscht wurden), werden nicht erneut importiert. Der Schalter Importieren übertragt alle Buchungen zur Weiterverarbeitung in den Buchungsstapel. Bereits gebuchte Kontoauszugsdaten werden vom Programm automatisch erkannt und ignoriert. Hinweis: Beachten Sie, dass, sofern Sie Belegnummern nutzen, beim Import die Belegnummern automatisch durchnummeriert werden. Sollten Sie also den Buchungsstapel nach dem Import löschen, um erneut die gleichen Buchungen zu importieren empfiehlt es sich, den Belegnummerzähler in der Belegnummernverwaltung neu festzulegen oder unter <Buchen Belege neu durchnummerieren> die Belegnummern neu durchzunummerieren. Manuelles Buchen: In der Buchungliste erscheinen unvollständige Buchungen als rot markiert. Bei diesen Buchungen muss noch das Gegenkonto (Kategorie) festgelegt werden. Gehen Sie dazu im 'Einfach-Buchen-Dialog' mittels Doppelklick auf den Eintrag und ordnen Sie in der Buchungsmaske unter Kategorie das gewünschte Gegenkonto zu. Evtl. ist es noch notwendig, den Buchungstext anzupassen. Alternativ dazu können Sie auch eine passende Buchungsvorlage aus der Liste auswählen. Danach können Sie die Buchung sichern (Schalter Ändern).

157 Programmfunktionen 157 Automatisierung des Buchens: Um diesen Vorgang zu automatisieren, können Sie auch den automatischen Buchungsassisten aufrufen <Buchen automatischen Buchungsassisten anzeigen>. Weitere Hinweise: Buchungen bei denen ein unbekanntes Konto auftaucht, erscheinen in der Buchungsliste rot. Nach dem Import wird die Datumsauswahl auf den Bereich gesetzt, in dem sich die importierten Buchungen befinden. Importierte Buchungen werden intern markiert, diese Markierung kann z.b. benutzt werden, um nur die zuletzt importierten Buchungen zu löschen. Dazu muss darauf geachtet werden, dass bei bereits korrekt gebuchten Importbuchungen die interne Markierung wieder entfernt wird, damit man diese Buchungen von den neu importierten Buchungen abgrenzen kann. Importierte Buchungen mit einem Vorzeichen werden im Buchungsdialog ohne Vorzeichen angezeigt, ob es sich um eine Ausgabe oder Einnahme handelt entscheiden z.b. in der Buchungsmaske im Einfach-Buchen-Modus die gleichnamigen Auswahlschalter. In der Buchungsmaske im Expertenmodus erscheinen Einnahmekonten auf der Habenseite und Ausgabekonten auf der Sollseite. Um auch exotische oder teilweise eigentliche ungültige Textformate lesen zu können, haben wir den Importdialog so erweitert, dass der Benutzer im Zweifelsfall die Einstellungen treffen kann, die unsere automatische Einleseroutine evtl. nicht erkennt. In den meisten Fällen sind die vom Programm ermittelten Voreinstellungen jedoch bereits richtig, so dass nur noch mit OK bestätigt werden muss.

158 158 Taxpool-Buchhalter Hilfe Wählen Sie unter Tabulator das Trennzeichen aus, mit dem die Datenfelder getrennt sind. Wählen Sie unter Titelzeile die Zeile aus, in der die Feldtitel stehen (Betrag, Datum etc.). Ein Import ohne eine Titelzeile ist leider nicht möglich. Wählen Sie unter 1. Datenzeile die Zeile aus, ab der die eigentlichen Daten beginnen zumeist ist dies die Zeile nach der Titelzeile. Wählen Sie unter Letzte Datenzeile die Zeile aus, in der die letzten Daten auftauchen. Diese Auswahl ist manchmal recht praktisch, da manche Banken am Ende noch Zusatzdaten anhängen, die man dadurch abschneiden kann. Nachdem alle Felder ausgewählt wurden, beenden Sie bitte mit OK. Einstellungen zu einem bestimmten Datenformat eines Kontoauszugs verwalten: Nach dem erfolgreichen Einlesen eines Kontoauszugs wird zu dem Datenformat programmintern eine Einstellung gespeichert. Bei einem erneuten Einlesen haben Sie die Möglichkeiten, den Namen der Einstellung zu verändern (Schalter Umbenennen).

159 Programmfunktionen 159 In der Regel kommt man mit einer Einstellung aus, in Sonderfällen, in denen die Kontoauszüge zweier unterschiedlicher Banken das gleiche Datenformat haben, aber eine andere DatenfeldZuordnung erforden oder wenn man generell gelegentlich eine andere Zuordnung zu den internen Datenfeldern benutzen will, kann man mit dem Schalter Kopie einfügen, eine Kopie der ausgewählten Einstellung erzeugen. Die vor dem Beenden des Dialogs mit OK ausgewählte Einstellung wird dann bei der Zuordnung der Datenfelder benutzt. Im Eingabefeld Format kann eine Formatierungszeichenkette eingegeben werden. Die Standardformatierung ist d.m.y. Erlaubte Variablen: d=tag m=monat Y=Jahr mit Jahrhundert (z.b. 2012) y=jahr ohne Jahrhundert (z.b. 12), das Jahrhundert kann dabei optional vorangestellt werden, z.b. 1900y oder 2000y. Beispiele: d.m.y ( ) Y/m/d (2012/12/1) d.m. (1.12.) Es wird das aktuelle Jahr benutzt ALF-BanCo-Business Importiert Buchungsdaten aus dem Programm 'ALF-BanCo-Business'. Vorgehensweise: 1) Es erscheint zuerst ein Dialog zum Einloggen in ALF-BanCo. 2) Wählen Sie unter Zeitraum den gewünschten Datumsbereich der Transaktionen aus. 3) Optional können die den Transaktionen in der Online-Banking-Software zugeordneten Kategorien weiterverarbeitet werden. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: a) Einstellung Kategorie-Nummer=Kontonummer: In der Online-Banking-Software wird als Kategorienummer die spätere Kontonummer der Buchung hinterlegt. b) Kontonummer aus Liste auslesen: Im rechts neben der Auswahl befindlichen Eingabefeld wird eine Liste im Format Kategorienummer; Kontonumer eingetragen. Die Zuordnungen werden durch einen Zeilenumbruch getrennt. Beispiel: 1;8400 2;4930 Zuvor sollten die Kategorien aus der Online-Banking-Software exportiert und mit 'Notepad' geöffnet werden, um einen Überblick zu gewinnen. Bei dem Programm 'ALF-BanCo' befindet sich die Kategorienummer in der ersten Spalte der Datenzeilen. 4) Das weitere Vorgehen entspricht dem Import von Daten im MT940-Format.

160 160 Taxpool-Buchhalter Hilfe Offene Posten zuordnen Der Dialog ermöglicht die Zuordnung von importierten Buchungen zu offenen Posten der internen Faktura (Kunden/- und Lieferantenverwaltung), die Zuordnung entspricht der manuellen Buchung im dortigen Register Zahlungen. Der ist entweder über den Import-Dialog der Onlinebanking-Kontoauszüge erreichbar oder über das Benutzermenü. Wichtiger Hinweis: Beim Aufruf über das Benutzermenü werden, im Gegensatz zum Aufruf über den Import-Dialog der Onlinebanking-Kontoauszüge,bereits bestehende Buchungen (z.b. bereits importierte oder manuell erstellte Buchungen) zur Zuordnung zu offenen Post herangezogen, nach der Zuordnung werden diese Buchungen ohne vorherige Abfrage gelöscht. Offene Posten: In der Liste werden alle noch offenen Posten angezeigt. Importierte Buchungen: In der Liste werden die aktuell importierten Buchungen gefiltert nach den nachfolgenden Kriterien angezeigt. Vorgehensweise: Wählen Sie unter Offene Posten eine Rechnung aus. Je nach dem eingestellten Filter werden unter Importierte Buchungen passende Buchungen angezeigt. Wurde ein Filter eingestellt, werden bei Lieferanten nur Ausgabebuchungen und bei Kunden nur Einnahmebuchungen angezeigt. Wählen Sie unter Importierte Buchungen die passenden Einträge aus. Es wird der Restbetrag nach der Zahlung angezeigt. Danach kann eine Zahlung gebucht werden (Schalter Zahlung verbuchen). Wurden mehrere Buchungen ausgewählt (mehrere Zahlungseingänge zu einer Rechnung), müssen diese (bisher) nacheinander gebucht werden. Einträge manuell zuordnen: Es werden alle importierten Buchungen ungefiltert angezeigt. Filter: Alle Bedingungen müssen zutreffen: Es werden nur Buchungen angezeigt, bei denen alle aktivierten Bedingungen zutreffen. Eine Bedingung muss zutreffen: Es werden Buchungen angezeigt, bei denen eine aktivierte Bedingung zutriff. Leerzeichen entfernen: Gelegentlich werden die Daten, die im SWIFT-Format bei der Bank ankommen, mitten im Text umgebrochen, Online-Banking-Programme fügen die Texte dann in der Regel mit einem Leerzeichen zusammen. Dies kann dazu führen, dass Wörter nicht mehr gefunden werden. Bei aktiver Einstellung werden im Suchwort als auch im Suchtext alle Leerzeichen entfernt. Kontonummer, BLZ: Die Datenfelder müssen im Importdialog zugeordnet werden. Um die Daten mit der Kontonummer/BLZ des Kunden oder Lieferanten vergleichen zu können, muss die Kontonummer/BLZ in der Kunden-/ und Lieferantenverwaltung im Register Bank eingetragen sein. Absender: Ein Eintrag wird gefunden, sofern der im Register Rechnungsdaten der Kunden-/ und

161 Programmfunktionen 161 Lieferantenverwaltung unter Name oder Firma eingetragene Wert in einem Textfeld einer importierten Buchung gefunden wird. Rechnungsnummer: Ein Eintrag wird gefunden, sofern die Rechnungsnummer der Rechnung in einem Textfeld einer importierten Buchung gefunden wird. Datum: Ein Eintrag wird gefunden, sofern das Belegdatum der Buchung grösser oder gleich bzgl. des Datum der Rechnung ist. Betrag: Ein Eintrag wird gefunden, sofern der Buchungsbetrag sich im Bereich des Rechnungsbetrages oder des um ein evtl. Skonto verminderten Rechnungsbetrages plus-minus dem unter Toleranz eingegeben Wert befindet. Buchung enthält Kunden-/Lieferantenkontonummer: Zahlungs-Buchungen, die bereits ein Kunden-/ oder Lieferantenkonto enthalten, können einfach zugeordnet werden, in dem die Einstellung Alle Bedingungen müssen zutreffen und die Suchfelder Datum und Buchung enthält Kunden-/Lieferantenkontonummer aktiviert werden. Es existiert ein automatisches Nummerierungssystem für Eingangszahlungen (optional auch für Ausgangszahlungen). Dieses sollte als erstes unter Rechnungsnummer einstellen konfiguriert werden. Mit der Einstellung Keine Automatische Rechnungsnummer kann die Nummerierung für die aktuelle Zahlung abgeschaltet werden. Eine komplette Deaktivierung der Nummerierung ist ebenfalls möglich. Das Eingabefeld RechnungsNr ist nur aktiv, wenn die Einstellung Keine Automatische Rechnungsnummer aktiv ist oder die Einstellung Rechnungsnummer automatisch generieren deaktiviert ist. Das Eingabefeld Buchungstext ist nur aktiv, wenn die Einstellung Keine Automatische Rechnungsnummer aktiv ist oder die Einstellung Buchungstext automatisch generieren deaktiviert ist. Das Eingabefeld Zusatz ist nur bei Eingangsrechnungen aktiv, der eingegebene Text kann als Variable im automatischen Nummerierungssystem benutzt werden. Geduldete Unterzahlungen können mit der Einstellung Differenzskonto automatisch als Skonto gebucht werden. Überzahlungen sollten als separater Posten gebucht werden. Hinweis: Sollte versehentlich eine falsche Buchung zugeordnet worden sein, kann diese im Register Zahlungen der Kunden/- und Lieferantenverwaltung wieder entfernt werden DATEV -Buchungsdaten und Stammdaten Kunden/Lieferanten Importiert Daten aus einer DATEV-fähigen Anwendung. Update: Die Daten sollten im neuen DATEV-Pro-Format importiert werden, dass das alte DATEVFormat ablöst. Lesen Sie bitte dazu hier nach. Hinweise für den Datenlieferanten: Sollte die Anwendung, aus der die DATEV-Daten kommen, sowohl im OBE-/ als auch im KNEFormat exportieren können, ist in jedem Fall das KNE-Format vorzuziehen, da informationshaltiger.

162 162 Taxpool-Buchhalter Hilfe Achten Sie in diesem Fall bitte darauf, dass bei dem Export aus der DATEV-fähigen Anwendung, die Kontonummernerweiterung (KNE) aktiviert. Wählen Sie zum Import das Verzeichnis aus, in dem sich die DATEV-Organisationsdateien (EV01 bei OBE, DV01 bei KNE) befindet. Sofern die Datei nicht gefunden/erkannt wird, kann dies folgenden Grund haben, standardmäßig werden die Dateien mit den eigentlichen Buchungsdaten (ED00001) in der Datei EV01 oder ED01 verwaltet, das Programm erwartet dann dass diese in der Form ED00001, ED00002, etc. vorliegen. Einige Steuerbüros exportieren die Dateien und benennen diese um, sodass sie nicht mehr der DATEV-Vorgabe entsprechen, z.b. Buchungen1.ED01 Buchungen1.ED00001 Buchungen2.ED01 Buchungen2.ED00001 Buchungen3.ED01 Buchungen3.ED00001 Konten3.ED01 Konten3.ED00001 In diesem Fall müssen Ordner für die zusammengehörigen Dateien angelegt werden, in den die diese kopiert und dann umbenannt werden, z.b. c:\temp\buchungen1\ Buchungen1.ED01 --> ED01 Buchungen1.ED > ED00001 c:\temp\buchungen2\ Buchungen2.ED01 --> ED01 Buchungen2.ED > ED00001 c:\temp\buchungen3\ Buchungen3.ED01 --> ED01 Buchungen3.ED > ED00001 c:\temp\konten3\ Konten3.ED01 --> ED01 Konten3.ED > ED00001 Anschliessend können die Daten aus den einzelnen Ordnern importiert werden.

163 Programmfunktionen 163 Im unteren Teil des Dialoges kann unter Dateityp zwischen KNE und OBE umgeschaltet werden. Wählen Sie unter Auswahl die Datei mit den Buchungsdaten aus, die Sie verwenden wollen. Unter dem Auswahlfeld erscheint als Information der Datumsbereich in dem die Buchungen vorliegen. Sollte die Anwendung, aus der die DATEV-Daten kommen, auch die Kontenbeschriftungen exportieren, sollten diese erst nach dem Einlesen aller Bewegungsdaten importiert werden. Weitere Infos zum Import von Kontenbeschriftungen finden Sie hier. Hinweis: Buchungen bei denen ein unbekanntes Konto auftaucht, erscheinen in der Buchungsliste rot. In diesem Fall wird eine Liste mit unbekannten Buchungen ausgegeben. Nach dem Import wird die Datumsauswahl auf den Bereich gesetzt, in dem sich die importierten Buchungen befinden Kontenbeschriftungen importieren Der Dialog ermöglicht das Umbenennen von Konten anhand einer externen Liste, z.b. dem DATEVStammdatenimport. Um sicher zu stellen, dass alle Konten komplett sind, sollten zuerst alle Bewegungsdaten importiert werden und dann am Ende die Kontenbeschriftungen.

164 164 Taxpool-Buchhalter Hilfe Auf der linken Seite finden Sie in der Spalte 'Name Alt' den bisherigen Kontentitel. Rechts daneben (Spalte 'Name Neu') finden Sie den neuen Kontentitel. Diese Spalte können Sie mittels Doppelklick bearbeiten. Die Einstellung Neukontenlänge 40 ignorieren sollte aktiv sein, da die maximale Titellänge eines DATEV-Kontentitels nur 40 Zeichen beträgt, ist die Wahrscheinlichkeit bei einem Titel mit dieser Länge hoch, dass der Titel unvollständig ist. Ansonsten kann es zu einer Beschädigung langer interner Kontentitel führen kann. Hinweis: Diese Einstellung ist nur bei einem DATEV-Import verfügbar. Die Einstellung Nur neu angelegte Konten beschriften bewirkt, dass nur im Programm neu angelegte Konten zur Umbenennung vorgeschlagen werden. Beim Beenden mit OK werden nur ausgewählte Einträge umbenannt. In der Liste ist eine Mehrfachauswahl möglich. Es können aber auch alle Einträge mit dem Schalter Alle ausgewählt werden Daten im DATEV -Pro-Format importieren Importiert Daten im neuen DATEV-Pro-Format. Es können sowohl die Bewegungsdaten (DTVF_Buchungsstapel_<Datum_Uhrzeit>.csv bzw. EXTF_<indiv.Ergänzung>.csv) als auch die Stammdaten der Kunden- und Lieferanten

165 Programmfunktionen 165 (DTVF_GP_Stamm_<Datum_Uhrzeit>.csv, bzw. EXTF_<indiv.Ergänzung>.csv) importiert werden. Achten Sie bitte darauf, dass immer nur der neueste Datenbestand für einen Buchungszeitraum importiert wird, der erneute Import älterer Buchungsdaten kann zu einem fehlerhaften Import führen, in diesem Fall sollten die zuletzt importierten Buchungen wieder gelöscht werden (siehe Anleitung am Ende der Seite). Bereits fertig gebuchte Monate können auch abgeschlossen werden, um ein weiteres Bebuchen zu verhindern. Unter Kostenstellen anlegen werden in den Buchungen gefundene Kostenstellen angezeigt, die im Programm noch nicht existieren. In der Liste aktivierte Kostenstellen werden nach dem Beenden des Dialogs automatisch angelegt. Unter fehlende Konten werden die Konten angezeigt, die in der Kontenverwaltung nicht vorhanden sind. Es empfiehlt sich, diese vor dem Import anzulegen, alternativ dazu kann das Konto auch automatisch auf der Basis eines Kontos mit einer ähnlichen Nummer angelegt werden, dazu dient die Einstellung Konten auf der Basis eines nahen Kontos neu anlegen, sofern in der dazugehörigen Auswahlliste für eine Kontonummer zwei mögliche Konten angezeigt werden, aktivieren Sie bitte nur die Einstellung, die am ehesten passt. Beleg1 und Beleg2 zusammenführen: Der Belegtext der späteren Buchung wird aus der Kombination der Felder 'Beleg1' und 'Beleg2' gebildet. Bei EÜR und Ist-Versteuerung Nicht fällige Steuern buchen: Nicht fällige Steuern werden in Verbindung mit Kundenkonten gebucht, sofern im Programm eine IstVersteuerung eingestellt ist. Umsatzsteuer-ID aktualisieren: Sofern bei einem Personenkonto noch keine Umsatzsteuer-ID eingetragen wurde, wird diese generell aus der Importdatei ermittelt, sofern vorhanden. Bei einer bereits bei einem Personenkonto vorhandenen ID wird diese nur überschrieben, sofern diese Einstellung aktiv ist. 'Vorsteuer im Folgejahr abziehbar' bebuchen: Diese Einstellung ist bei der Buchung 'Sonstiger Verbindlichkeiten' zur Jahresabgrenzung wichtig, sofern die Vorsteuer erst im Folgejahr fällig wird. In diesem Fall ist aus Gründen der Übersichtlichkeit zu empfehlen, folgendermaßen zu buchen: 1) Aufwand (netto) an 'Sonstige Verbindlichkeiten'. 2) 'Vorsteuer im Folgejahr abziehbar' (Steuerbetrag) an 'Sonstige Verbindlichkeiten'. Buchung im Folgejahr: 3) 'Sonstige Verbindlichkeiten' an Finanzkonto/Kreditor. Das Programm erzeugt dann bei aktiver Einstellung die Buchung: 'Vorsteuer' an 'Vorsteuer im Folgejahr abziehbar' automatisch. Sofern ohne das Konto 'Vorsteuer im Folgejahr abziehbar' gebucht wurde, ist die Einstellung zu deaktivieren, in diesem Fall bucht das Programm die Vorsteuer direkt. Erkennung identischer Buchungen: Zur Erkennung identischer Buchungen gibt es folgende Möglichkeiten: 1) DATEV-Buchungen, die unverändert erneut importiert werden, und aus denen bereits eine

166 166 Taxpool-Buchhalter Hilfe Buchung erzeugt wurde, werden automatisch erkannt, diese erscheinen GRÜN in der Listenansicht, es muss dazu die Einstellung Doppelte Datensätze ID-Suche aktiviert sein. 2) DATEV-Buchungen, die aus Taxpool -Buchhalter im DATEV-Pro-Format exportiert wurden und danach, z.b. beim Steuerberater nachbearbeitet und erneut in Taxpool -Buchhalter importiert wurden, erkennt das Programm unter folgenden Bedingungen: Die Buchungen wurden mit einer Buchhaltungssoftware bearbeitet, die sämtliche DATEVImportdatenfelder der Spezifikation >=3.0 weiterverarbeiten und auch wieder exportieren kann, z.b. die Programme der Firma DATEV oder Taxpool -Buchhalter. Beim Import in Taxpool -Buchhalter muss dazu die Einstellung Doppelte Datensätze ID-Suche aktiviert sein. In der Vorschau erscheinen die Buchungen in folgenden Farben: GRÜN: Die Buchung wurde bereits einmal importiert und ist unverändert. ROT: Die Buchung wurde erkannt und wurde verändert, die Änderung kann mit dem Schalter Datenabgleich (s.u.) auf die bestehende Buchung angewandt werden. Die Kriterien für eine geänderte Buchung können in der Auswahl-Liste eingestellt werden. GELB: Die Buchung wurde erkannt und ist doppelt vorhanden, es kann sich dabei um ein Storno oder eine Kopie handeln, die Buchung sollte importiert werden. CYAN: Die Buchung wurde erkannt und ist unverändert. WEISS: Die Buchung ist neu und sollte importiert werden. Hinweis: Gelöschte Buchungen werden (bisher) nicht erkannt. 3) DATEV-Buchungen, die aus einer beliebigen Datenquelle stammen: Dazu muss die Einstellung Doppelte Datensätze normale Suche aktiviert sein. Die Suchkriterien können in der Auswahl-Liste rechts neben der Einstellung eingestellt werden. Für jede Buchung findet eine Suche über alle bestehenden Buchungen im Datumsbereich der Importbuchungen statt, dieser Vorgang kann sehr zeitaufwendig sein, und mit dem Schalter Abbrechen in der Fortschrittsanzeige abgebrochen werden. Mit dem Schalter Datenabgleich können Änderungen an erkannten Buchungen durchgeführt werden, diese sind ROT markiert: Dazu gibt es folgende Einstellungen:

167 Programmfunktionen 167 Geänderte Werte: In der Liste werden die Unterschiede zwischen den Importdaten und den bisherigen Daten der gefundenen Buchung angezeigt, einzelne Ersetzungen können durch Deaktivieren des Auswahlschalters gesteuert werden. Datensicherung erstellen: Da ein versehentlich falsches Ersetzen problematisch sein kann und nur mittels einer Sicherungskopie rückgängig gemacht werden kann, gibt es die Möglichkeit, mittels dieser Einstellung eine temporäre Kopie des aktuellen Datenbankzustandes zu erstellen. Dieser Sicherungszustand kann mit der Funktion <Datei Datensicherung Änderungen seit erstem Skript rückgängig machen> wiederhergestellt werden. Buchung stornieren, sofern kein Bearbeiten möglich ist: Bei Buchungen, die nicht mehr geändert werden können, da sie z.b. in einem gesperrten Monat liegen, ist keine Ersetzung möglich. Alternativ kann es jedoch evtl. sinnvoll sein, die Buchung zu stornieren, es wird dabei das Belegdatum der Originalbuchung als Stornodatum benutzt. Hinweis: Diese Einstellung sollte nur von Buchhaltungsprofis benutzt werden. Löschen der zuletzt importierten Buchungen nach einem fehlerhaft konfigurierten Import: Um nur die zuletzt importierten Buchungen komplett zu löschen, gehen Sie folgendermassen vor: Gehen Sie im Menü auf <Buchen Stapel löschen>. Aktivieren Sie folgende Einstellungen: Alle Stapelbuchungen. Importmarkierung beachten. Nur zuletzt importierte Buchungen. Importiert die Stammdaten (z.b. Name, Adresse, Bankverbindung) der Kunden und Lieferanten. Die zu importierenden Einträge können in der Listenauswahl ausgewählt werden. Vorhandene Konten nicht ändern: Bei bereits vorhandenen Kunden oder Lieferanten werden die Daten nicht aktualisiert.

168 168 Taxpool-Buchhalter Hilfe In der Auswahl Felder ändern können die Datenfelder ausgewählt werden, die aktualisiert/importiert werden sollen paypal -Import Importiert paypal-transaktionen, die zuvor aus dem paypal-webinterface exportiert wurden. Damit der Import korrekt ausgewertet werden kann, ist es notwendig, dass die kompletten Daten aus paypal exportiert werden und nicht nur die saldenwirksamen Transaktionen. Bei Transaktionen, die einen Währungsumrechnung beinhalten, kann es sein, dass sich diese über mehrere Tage ziehen, in diesem sollte darauf geachtet werden, dass die komplette Transaktionskette im Export enthalten ist. Vorbereitungen in Taxpool -Buchhalter: 1) Benennen Sie ein freies Finanzkonto in der Kontenverwaltung, z.b oder 1210 im SKR03 oder 1820 oder 1810 im SKR04 z.b. nach 'paypal' um. 2) Legen Sie in der Belegnummernverwaltung einen Belegkreis z.b. mit dem Namen 'paypal' an, tragen Sie dort die Kontonummer des Finanzkontos ein. 3) Sollte das paypal-konto zum 1.1. (bei abweichendem Wirtschaftsjahr anderes Datum) einen von 0 abweichenden Saldo aufweisen, muss eine Eröffnungsbuchung vorgenommen werden, dies kann manuell geschehen oder mittels <Buchen Eröffnungsbuchungen Eröffnungsbuchungen manuell eingeben Finanzkonto>. 4) Konfigurieren Sie die bei der Buchung verwendeten Konten und Buchungstexte: Die unter Erlöse angezeigten Konten lassen sich in der Kunden- und Lieferantenverwaltung im Bereich Vorgaben (Register Vorgaben im unteren Bereich des dortigen Dialogs) konfigurieren. Unter Standard-Kunde-Inland und Standard-Lieferant-Inland kann ein Kunde oder Lieferant ausgewählt werden, der bei der Buchung optional allen Inlandstransaktionen mit Erfolgskonten zugeordnet wird, sofern zuvor kein Kunde oder Lieferant manuell ausgewählt oder vom Programm ermittelt wurde. Hinweis: Die Ermittlung bzgl. Inland, EU und Drittland erfolgt aus den paypal-informationen, können

169 Programmfunktionen 169 diese nicht ermittelt werden und wurde ein Kunde oder Lieferant anhand der -Adresse gefunden oder manuell zugeordnet, werden die dortigen Landeseinstellungen im Register Rechnungsdaten der Kunden- und Lieferantenverwaltung herangezogen. Unter Belegkreis wird in der Regel der unter 2) angelegte Belegkreis eingetragen. Erlöskonten mittels Artikelnummer festlegen: Sofern Umsätze sowohl mit normaler als auch mit ermässigter Steuer erzielt werden, gibt es die Möglichkeit, zu einer Liste von paypal-artikelnummer ein Erlös-Konto anzugeben. Wenn z.b. einige Artikel mit ermässigter Steuer und der Rest mit normaler Steuer verkauft werden, reicht es aus, unter Erlöse Inland den Eintrag 'Inland normaler Steuersatz' auszuwählen und für die ermässigter Steuer eine Liste der Artikelnummern einzutragen: Unter Eigene paypal- -adressen müssen alle eigenen -Adresse semikolon-getrennt eingetragen werden, die für paypal-transaktionen benutzt werden, ansonsten kann es zu einer fehlerhaften Auswertung kommen. Weitere Einstellungen: Kunden zuweisen: Bei deaktivierter Einstellung werden Erlöse immer ohne Kundenkonto gebucht, zugewiesene Kunden werden ignoriert. Beispiel: Einstellung deaktiv: Eine Buchung: paypal-konto an Erlöskonto. Einstellung aktiv und ein Kundenkonto wurde zugeordnet: Zwei Buchungen: Kundenkonto an Erlöskonto und paypal-konto an Kundenkonto. Lieferanten zuweisen: Bei deaktivierter Einstellung wird der Wareneingang immer ohne Lieferantenkonto gebucht, zugewiesene Lieferanten werden ignoriert. Beispiel: Einstellung deaktiv: Eine Buchung: Aufwandskonto an paypal-konto. Einstellung aktiv und ein Kundenkonto wurde zugeordnet: Zwei Buchungen: Aufwandskonto an Lieferantenkonto und Lieferantenkonto an paypalkonto. Bei Inlands-Kunden Standard-Kunden zuweisen, Bei Inlands-Lieferanten StandardLieferanten zuweisen: Bei aktivierter Einstellung werden Transaktionen mit Erfolgskonten, bei denen es sich um eine Inlandstransaktion handelt, dem unter Standard-Kunde-Inland bzw. Standard-Lieferant-Inland eingestellten Kunden oder Lieferanten (siehe oben) zugewiesen, sofern zuvor keine andere Zuweisung erfolgt ist.

170 170 Taxpool-Buchhalter Hilfe Geldtransfer buchen: Diese Einstellung sollte aktiviert sein, ansonsten werden die entsprechenden GeldtransitTransaktionen beim Import ignoriert. Bei Abhebungen oder Einzahlungen vom/(auf das) paypal-konto werden Buchungen an das Geldtransitkonto vorgenommen. Beispiel: Einzahlung: paypal-konto an Geldtransitkonto. Es ist zwar auch möglich, bei der späteren Abbuchung/Einzahlung vom/(auf das) Bankkonto oder die Kreditkarte direkt an das paypal-konto zu buchen (Beispiel: Einzahlung: Bankkonto an paypal-konto), da es sich jedoch um zwei unterschiedliche Belege (Bankauszug und paypalauszug) handelt und in der Regel auch das Belegdatum beider Konten unterschiedlich ist, sollte das Geldtransit-Konto bebucht werden. Bei dem Import der Online-Banking-Kontoauszüge lässt sich dies auf der Gegenseite einfach automatisieren, gehen Sie dazu auf den Schalter Bedienung in der Hauptbuchungsmaske und öffnen Sie den Unterpunkt <Verwalten Automatische Belegzuordnung>, im sich öffnenden Dialog kann eine Regel erstellt werden, die nach einer Erkennung einer paypal-transaktion selbständig das Geldtransit-Konto bebucht. Beispiel: Einzahlung auf das paypal-konto, der Betrag wird vom Bankkonto eingezogen: paypal-konto an Geldtransit. Anschliessende Abbuchung vom Bankkonto: Geldtransit an Bankkonto. Der Saldo des Geldtransitkontos ist anschliessend 0. Splitt-Buchungen erzeugen: Fasst eine Buchung ohne Kunden- oder Lieferantenkonto, bei der eine Gebühr fällig wurde, zu einer Splittbuchung zusammen. Lokales Kunden-Erlöskonto benutzen, Lokales Lieferanten-Aufwandskonto benutzen: Anstelle des voreingestellten landesabhängigen Standard-Erfolgkontos wird bei einem gefundenen Kunden oder Lieferanten, das Erfolgskonto benutzt, das im dortigen Register Faktura im Feld Erfolgskonto eingestellt wurde. Hinweis: Sofern Erlöse erzielt wurden, die in der Zusammenfassenden Meldung gemeldet werden müssen (z.b. EU-Lieferungen) muss die Einstellung Kunden zuweisen aktiviert sein, da die für die zusammenfassende Meldung notwendige Umsatzsteuer-ID im Programm nur über ein Kundenkonto zuzuordnen ist. Die Umsatzsteuer-ID kann im Register Faktura der Kunden- und Lieferantenverwaltung des entsprechenden Kunden oder Lieferanten eingetragen werden. Sofern eine Umsatzsteuer-ID nicht ermittelt werden kann, gibt das Programm bei der Aufbereitung der Daten die Meldung 'Keine UStID für die Zusammenfassende Meldung gefunden' aus, in diesem Fall sollte der Vorgang abgebrochen und die entsprechenden Kunden mit gültiger Umsatzsteuer-ID erstellt oder den Buchungen bestehende Kunden mit gültiger Umsatzsteuer-ID zugeordnet werden. Buchungstext: In der Auswahlliste können die gewünschten Information ausgewählt werden, aus denen sich der Buchungstext zusammensetzen soll, der Schalter Aktualisieren wendet die Einstellung auf bereits importierte Transaktionen an. Alternativ dazu kann ein Buchungstext auch manuell durch Doppelklick auf das entsprechende Datenfeld eingegeben werden. Transaktionen importieren: Die paypal-transaktionen können mit dem Schalter Datei öffnen importiert werden, dabei wird die

171 Programmfunktionen 171 Datei ausgewählt, die zuvor aus dem paypal-webinterface exportiert wurde. Sollte die Fehlermeldung "Ungültiges Dateiformat" erscheinen, ist es evtl. notwendig die Einstellungen Trennzeichen und/oder Zeichensatz manuell auszuwählen. Trennzeichen: Normalerweise ergibt sich das Trennzeichen aus der Dateiendung der Importdatei (. csv=komma-getrennt [comma-separated values],.tsv=tabulator-getrennt), sollte dies nicht der Fall sein, muss das Trennzeichen manuell eingestellt werden. Zeichensatz: Es kann zwischen ANSI oder UTF-8-Zeichensatz ausgewählt werden. Hinweis: Um das Trennzeichen und den Zeichensatz der Datei zu ermitteln, gehen Sie im Windows-Dateimanager mit der rechten Maus auf die Datei und öffnen diese mit 'Notepad'. In der ersten Datenzeile (Feldtitel) ist das Trennzeichen leicht zu erkennen. Gehen Sie in 'Notepad' anschliessend auf 'Datei, Speicher Unter', dort wird unter 'Codierung' der benutzte Zeichensatz angezeigt. Der Schalter Aktualisieren lädt eine bereits zuvor geöffnete Datei erneut mit evtl. geänderten Voreinstellungen. Die Einstellung Bereits importierte Transaktionen deaktivieren sorgt dafür, dass bereits importierte Transaktionen nicht erneut importiert werden. Sofern Datenfelder im paypal-webinterface umbenannt wurden, kann es sein, dass diese nicht beim Import zur Auswertung zur Verfügung stehen, die Einstellung Auswahldialog für nicht gefundene Datenfelder öffnet in diesem Fall einen Dialog, der eine manuelle Zuweisung zuläßt. Nach dem Import werden die einzelnen Transaktionen in der Listenansicht angezeigt. Die Erkennung von Kunden oder Lieferanten erfolgt über bereits angelegte Einträge in der Kundenund Lieferantenverwaltung über den Vergleich mit den im dortigen Register Rechnungsdaten unter paypal- -adressen eingetragenen adressen. Eine Zuordnung eines Kunden oder Lieferanten ist insbesondere bei Inlandsgeschäften nicht zwingend, bei Buchungen, die für die Zusammenfassende Meldung wichtig sind, muss jedoch ein Kundenkonto zugeordnet werden, da die Zuordnung der notwendigen Umsatzsteuer-ID bisher nur über ein Kundenkonto erfolgen kann. Für die Zuordnung eines Kunden oder Lieferanten gibt es drei Möglichkeiten: 1) Im Datenfeld Kunde/Lieferant der Listenansicht kann eine Auswahl mittels Doppelklick erfolgen, in diesem Fall wird allen Einträgen, die die gleiche Transaktions- adresse wie der ausgewählte Eintrag enthalten, der Kunde/Lieferant ebenfalls zugewiesen. Wichtig ist dabei die Einstellung Nach Kunden- Lieferantenauswahl paypal- zuweisen, diese bewirkt, dass dem ausgewählten Kunden/Lieferanten die Transaktions- adresse zugeordnet wird (automatische Eintragung in das Feld paypal- -adressen im Register Rechnungsdaten der Kunden- und Lieferantenverwaltung). Dadurch wird der Kunde beim nächsten Import automatisch erkannt. 2) Unterhalb der Transaktionslistenansicht erscheint nach der Auswahl einer Transaktion ein Auswahl-Liste, in der passende Kunden/Lieferanten erscheinen. Ein Kunde/Lieferant in der Liste kann der Transaktion mittels des Schalters Zuweisen zugewiesen werden. 3) Mit dem Schalter Neu Anlegen kann ein neuer Kunde/Lieferant angelegt werden, der dem aktuellen Eintrag in der Transaktionsliste zugeordnet wird.

172 172 Taxpool-Buchhalter Hilfe Anschliessend können die Transaktionen mit dem Schalter Importieren in Buchungen umgewandelt werden, die Buchungen escheinen anschliessend im Stapel(=vorläufige Buchungen). Wurde mit Kunden und Lieferanten gebucht, erscheinen alle Buchungen komplett im Register Expertenmodus der Hauptbuchungsmaske. Die Einstellung Buchungen als ungültig markieren sorgt dafür, dass die Buchungen intern als ungültig markiert werden und nicht ausgebucht oder ausgewertet werden können. Die Sub-Einstellung Nur Erfolgskonten markiert nur Aufwands- oder Ertragskonten als ungültig. Ungültige Buchungen werden in der Buchungsliste rot markiert. Dies kann z.b. zu einer manuellen Nachkontrolle benutzt werden. Um die Buchungen als gültig zu markieren, ist es notwendig, diese in der Buchungsmaske erneut zu speichern. Danach Belegzuordnung starten: Startet den automatischen Buchungsassisten und ersetzt passende Einträge in den Buchungen. Folgende Felder können dabei zur Suche benutzt werden: a) Der Buchungstext. b) Auftraggeber/Empfänger: Die paypal-transaktions- adresse des Kunden- oder Lieferanten. c) Benutzerfeld 1: Enthält das Land des Kunden- oder Lieferanten. d) Benutzerfeld 2: Enthält die Artikelnummer der Transaktion. Löschen der zuletzt importierten Buchungen nach einem fehlerhaft konfigurierten Import: Um nur die zuletzt importierten Buchungen komplett zu löschen, gehen Sie folgendermassen vor: Gehen Sie im Menü auf <Buchen Stapel löschen>. Aktivieren Sie folgende Einstellungen: Alle Stapelbuchungen. Importmarkierung beachten. Nur zuletzt importierte Buchungen. Nachträgliche Nummerierung des paypal-konten-belegkreises: Bei einer nachträglichen Nummerierung des paypal-konten-belegkreises (<Buchen Belege neu durchnummerieren>) muss die Einstellung Doppelte Belege mit gleicher Nummer nicht auflösen aktiv sein.

173 Programmfunktionen Buchungsdaten aus Taxpool-Buchhalter Importiert Daten aus einer anderen Taxpool -Buchhalter-Buchhaltungsdatei. Dadurch können z.b. mehrere Buchhaltungsdateien zu einer Datei kombiniert werden. Es können nur Daten aus einer Buchhaltungsdatei importiert werden, die mit dem gleichen Standard-Kontenrahmen angelegt wurde wie die aktuelle Datei. In der Listenansicht können Sie die Buchungen auswählen, die Sie importieren wollen, dabei ist eine Mehrfachauswahl möglich. Alle auswählen: Es werden alle Buchungen zum Import ausgewählt. Alle abwählen: Es werden alle Buchungen zum Import abgewählt. Importmarkierung setzen: Die importieren Buchungen werden markiert. Siehe Importmarkierung löschen. Alle Buchungen in den Stapel überführen: Die Buchungen werden alle in den Buchungsstapel überführt, auch wenn Sie zuvor im Journal gebucht wurden. Ist diese Einstellung deaktiv, so erhalten die Buchungen den gleichen Buchungsstatus wie zuvor in der Importdatei. Neue Konten automatisch einfügen: Konten, die im aktuellen Kontenrahmen nicht vorhanden sind, werden neu angelegt. Identische Datensätze ignorieren: Um immer alle Buchungen der Importdatenbank zu importieren, muss diese Einstellung deaktiviert sein. Jeder Datensatz im Programm enthält eine datenbankübergreifende Identität. Diese Einstellung verhindert, dass Datensätze, die in der Kopie einer bestehenden Datenbank weiterexistieren, bei einem Import in der Originaldatenbank neu angelegt werden. Dies bezieht sich auf die Datenbanken: Buchungen Anlagen Auftraege Rechnungen Zahlungen

174 174 Taxpool-Buchhalter Hilfe Buchungsdaten aus anderen Programmen Importiert Buchungsdaten aus einem anderen Programm. Die Daten liegen im DATEV-Format vor: Importiert Buchungsdaten im DATEV-KNE-Format. Die Daten stammen aus folgendem FIBU-/ oder WaWi-Programm: Es wird ein vorgefertigter Import für einige Programme ermöglicht, bei denen entweder der Import aus einer Textdatei gegenüber dem DATEV-Import vorteilhafter ist, oder bei denen ein Import generell schwierig ist. Unter Info finden Sie zusätzliche Informationen dazu, wie Sie die Daten am besten exportieren. Die Daten stammen aus folgender Datenbank: Taxpool -Buchhalter erlaubt den Import aus einer beliebigen ODBC-fähigen Datenbank (z.b. Access oder Excel-Dateien), mysql-datenbank oder Textdatei. Hinweis: Sollten Ihre Daten sowohl den Nettobetrag als auch den Bruttobetrag enthalten, ordnen Sie bitte

175 Programmfunktionen 175 beide Felder den internen Datenfeldern Brutto und Netto zu, dadurch werden mögliche Rundungsfehler die bei der Berechnung der Mehrwertsteuer entstehen können, vermieden. Buchungen bei denen ein unbekanntes Konto auftaucht, erscheinen in der Buchungsliste rot. In diesem Fall wird eine Liste mit unbekannten Buchungen ausgegeben. Während des Imports wird eine Zuordnungsmöglichkeit für unbekannte Konten gegeben. Nach dem Import wird die Datumsauswahl auf den Bereich gesetzt, in dem sich die importierten Buchungen befinden. Hinweise zum Import von Splitt-Buchungen: Das Programm erwartet in diesem Fall, dass bei den Splitt-Einzelbuchungen die Kontogegenseite leer ist. Beispiel: ;-1;1210;Buchungstext1;11,23;00; ;4970;-1;Buchungstext3;0,57;00; ;-1;1410;Buchungstext3;11,8;00; Sollte zusätzlich eine Belegnummer importiert worden sein, wird erwartet, dass alle Buchungen eines Splitts die gleiche Belegnummer haben Aus Banana -Buchhaltung 5 Importiert Daten im XML-Format aus dem Buchhaltungsprogramm Banana -Buchhaltung 5. Folgen Sie den Anweisungen des sich öffnenden Nachrichtenfensters. Sollten in den Buchungsdaten Konten verwendet werden, die sich nicht im aktuellen Kontenrahmen befinden, so wird Ihnen nach dem Import eine Liste der benötigten Konten angezeigt, diese müssen dann im Programm manuell zugeordnet oder angelegt werden. Bisher lassen sich nur Buchungen sinnvoll importieren, die in Banana -Buchhaltung mit dem Kontenrahmens SKR03 angelegt wurden. Hinweis: Buchungen bei denen ein unbekanntes Konto auftaucht, erscheinen in der Buchungsliste rot. In diesem Fall wird eine Liste mit unbekannten Buchungen ausgegeben. Nach dem Import wird die Datumsauswahl auf den Bereich gesetzt, in dem sich die importierten Buchungen befinden Aus Lexw are Importiert Daten aus dem Buchhaltungsprogramm Lexware. Folgen Sie den Anweisungen des sich öffnenden Nachrichtenfensters. Sollten in den Buchungsdaten Konten verwendet werden, die sich nicht im aktuellen Kontenrahmen befinden, so wird Ihnen nach dem Import eine Liste der benötigten Konten angezeigt, diese müssen dann im Programm manuell zugeordnet oder angelegt werden. Hinweis: Buchungen bei denen ein unbekanntes Konto auftaucht, erscheinen in der Buchungsliste rot.

176 176 Taxpool-Buchhalter Hilfe In diesem Fall wird eine Liste mit unbekannten Buchungen ausgegeben. Nach dem Import wird die Datumsauswahl auf den Bereich gesetzt, in dem sich die importierten Buchungen befinden Aus Syska Importiert Daten aus dem Buchhaltungsprogramm Syska. Folgen Sie den Anweisungen des sich öffnenden Nachrichtenfensters. Sollten in den Buchungsdaten Konten verwendet werden, die sich nicht im aktuellen Kontenrahmen befinden, so wird Ihnen nach dem Import eine Liste der benötigten Konten angezeigt, diese müssen dann im Programm manuell zugeordnet oder angelegt werden. Hinweis: Buchungen bei denen ein unbekanntes Konto auftaucht, erscheinen in der Buchungsliste rot. In diesem Fall wird eine Liste mit unbekannten Buchungen ausgegeben. Nach dem Import wird die Datumsauswahl auf den Bereich gesetzt, in dem sich die importierten Buchungen befinden Buchungen aus JTL-Waw i Ameise importieren Anleitung zum Import von Buchungsdaten aus JTL-Wawi mittels JTL-Wawi Ameise: Vorbemerkung: Die folgende Anleitung ist (bisher) nicht anwendbar auf JTL-Wawi-Benutzer, die gleichzeitig Ist-Versteuern und die Gewinnermittlung 'Betriebsvermögensvergleich' benutzen. Bei Sollversteuerung oder EÜR-Istversteuerung ist der Import also anwendbar. Es werden minimal die JTL-Wawi-Version und die Taxpool -Buchhalter-Version 4.09 vorausgesetzt. 1) Einstellungen in JTL-Wawi. a) Kontenrahmen anpassen. Gehen Sie im Menü auf <Einstellungen Steuern Steuerschlüssel>. Mit dem Schalter Bearbeiten kann im sich öffnenden Dialog unter Buchungskonto das Konto eingestellt werden, auf das gebucht werden soll. Standardmässig sind dort Konten des Standardkontenrahmens SKR04 eingetragen. Wenn in Taxpool -Buchhalter ebenfalls der Standardkontenrahmen SKR04 benutzt wird, ist keine Anpassung notwendig, ansonsten müssen anstelle der Kontonummern des SKR04 die korrespondierenden Kontonummern des SKR03 eingetragen werden.

177 Programmfunktionen 177 b) Steuersätze anpassen. Gehen Sie im Menü auf <Einstellungen Steuern Steuersätze>. Mit dem Schalter Bearbeiten kann im sich öffnenden Dialog unter Steuersatz der prozentuale Steuersatz eingestellt werden. Unter Steuerschlüssel muss der passende (siehe a)) Steuerschlüssel zugeordnet werden. c) Erlöskonten einstellen. Gehen Sie im Menü auf <Einstellungen Allgemeine Einstellungen Erlöskonten>. Legen Sie dort passende Erlöskonten an, denen Sie unter Typ den richtigen Steuertyp zuweisen. d) Produkte anpassen. Weisen Sie den Produkten im Eigenschaftsdialog die korrekten Werte für die Steuerklasse und das Erlöskonto zu. e) Kunden anpassen. Weisen Sie jedem Kunden im Eigenschaftsdialog unter Debitorennr eine eindeutige Nummer zwischen und zu. f) Finanzkonten einstellen. Gehen Sie im Menü auf <Einstellungen Versand, Zahlung Zahlungsarten>. Gehen Sie auf Bearbeiten und weisen Sie unter SKR03/04-Konto das entsprechende Konto zu. Beispiele: SKR03/SKR04: Bar: 1000/1600 Überweisung: 1200/1800 2) Export der Daten aus JTL-Wawi. Gehen Sie im Menü auf <Datei JTL-Wawi-Ameise starten>. Gehen Sie auf Export und wählen Sie <Buchungsdaten Rechnungen> aus.

178 178 Taxpool-Buchhalter Hilfe a) Wählen Sie folgende Datenfelder zum Export aus: Rechnung: Erstelldatum Rechnung Rechnung: Betrag Brutto (2 Nachkommastellen) Rechnung: Betrag Netto (2 Nachkommastellen) Rechnung: Betrag USt. (2 Nachkommastellen) Rechnung: Steuerschlüssel Rechnung: Steuerkonto Rechnung: Debitorennummer Rechnung: Bezahlt Zahlung: Zahlungsdatum Zahlung: Zahlungsbetrag (2 Nachkommastellen) Zahlung: SKR03/04 Konto Rechnungsadresse: RA Firma Update: Das Datenfeld 'RA USTID', das eine evtl. UStID bei innergemeinschaftlichen Vorgängen enthalten kann, wird jetzt ebenfalls importiert. Weiterhin können noch drei weitere beliebige Datenfelder für die Belegnummer und den Buchungstext zugeordnet werden (optional). Damit das Datenfeld beim Import erkannt wird, muss unter Kopfzeilenbeschriftung ein vereinbarter Titel eingetragen werden.

179 Programmfunktionen 179 Belegnummer: Eine fortlaufende Belegnummer. Belegtext: Ein Belegtext. Buchungstext: Ein Buchungstext. b) Wählen Sie als Spaltenbegrenzer Tabulator aus. c) Wählen Sie bei Sollversteuerung Rechnungsdatum beachten (SOLL), ansonsten Zahlungsdatum beachten (IST) aus. d) Gehen Sie auf Vorlage Speichern. e) Exportieren Sie die Daten. 3) Import der Daten aus JTL-Wawi. Achten Sie darauf, dass in Taxpool -Buchhalter der richtige Kontenrahmen, sowie die richtige Versteuerungsart eingestellt sind. Gehen Sie in Taxpool -Buchhalter im Menü auf <Datei Import Buchungsdaten aus anderen Programmen>. Gehen Sie im Dialog auf Die Daten stammen aus folgendem WaWi-Programm und wählen Sie JTL-Wawi aus. Beenden Sie mit OK und wählen Sie die zuvor exportierte Datei aus. Hinweis: Bei Sollversteuerung wird von Taxpool -Buchhalter zuerst nur eine Buchung pro Rechnung erzeugt, nachdem die Rechnung bezahlt wurde, erzeugt das Programm beim erneuten Import automatisch eine Buchung zum Ausgleich der Debitorenkonten Datumsbereich nach dem Import anpassen Bei aktivierter Einstellung wird der aktuelle Datumsbereich nach einem Import so geändert, dass er dem Datumsbereich der importierten Buchungen entspricht Kunden und Lieferanten Importiert Kunden und Lieferanten aus einer externen Datenquelle. Im Normalfall enthält die Datenquelle ein Datenfeld, in dem sich eine gültige Debitorennummer ( ) oder Kreditorennummer ( ) befindet, das Datenfeld muss im nachfolgenden Dialog dem Programmdatenfeld 'Allgemein_DebiKrediKonto' zugeordnet werden. Sollte die Datenquelle keine gültige Kontonummer enthalten, ist der Schalter Kontonummern automatisch vergeben zu aktivieren, in diesem Fall erzeugt das Programm automatisch eine neue Nummer und Kunden und Lieferanten müssen in zwei Schritten importiert werden, wobei die Einstellung Import von Kunden anzeigt, ob es sich um Kunden oder Lieferanten handelt. Beim Import der Anrede müssen folgende Zahlenwerte benutzt werden: Herrn/Frau/Frl./Firma: 0 Herrn: 2 Frau: 3 Frl.: 4

180 180 Taxpool-Buchhalter Hilfe Firma: 5 Eheleute: 6 Herrn und Frau: 7 Bei einer Datenquelle, die gültige Kontonummern enthält, entscheidet die Einstellung Bereits gefundene Einträge aktualisieren, ob bestehende Einträge mit der gleichen Nummer wie der Importdatensatz aktualisiert oder ignoriert werden sollen. Hinweis: Kunden und Lieferanten, die im DATEV-Format vorliegen, müssen (bisher noch) über den Menüpunkt DATEV-Buchungsdaten importiert werden Zuordnung unbekannter Konten Beim Import aus anderen Programmen kann es vorkommen, dass Konten importiert werden, deren Kontonummer in Taxpool -Buchhalter unbekannt sind. Zumeist handelt es sich dabei um vom Benutzer neu angelegte Konten, die vom Standardkontenrahmen abweichen. Wenn es sich um eine sehr große Anzahl neuer Konten handelt, ist es möglich, dass Sie Daten in einen falschen Kontenrahmen importiert haben, zb. von SKR03 in SKR04 oder umgekehrt. In diesem Fall (falscher Kontenrahmen) ist ein Import nicht zu empfehlen. Damit die Buchungen richtig verarbeitet werden können, ist es notwendig, die Konten in Taxpool Buchhalter neu anzulegen oder einem ähnlichen Konto zuzuweisen. Sollten die Buchungen jahresübergreifend sein, und Konten aus den Jahren bis 2006 und nach 2006 beteiligt sein, muss der Dialog zweimal ausgeführt werden, da wir intern mit zwei zeitlich differenten (bis 2006 und nach 2006) Kontenrahmen arbeiten.

181 Programmfunktionen 181 Vorgehensweise: Wählen Sie unter Unbekannte Konten zuerst ein Konto aus. Sie können ein Neues Konto anlegen oder aber auch aus der Liste ein ähnliches Konto auswählen, also ein Konto, dass von den Grundeigenschaften her mit dem unbekannten Konto identisch ist, und nur eine andere Nummer besitzt. Wählen Sie zuerst aus der Liste ein Konto aus und betätigen Sie dann den Schalter Ähnliches Konto zuweisen. Das Programm erzeugt in beiden Fällen eine Vorauswahl für Sie, Sie müssen jedoch die Kontoeigenschaften mit denen das Exportprogramms exakt vergleichen, ansonsten kann es sein, dass nach dem Import Abweichungen in den Auswertungen der beiden Programme auftreten. Am besten Sie öffnen das Programm, aus dem die Daten stammen und vergleichen dort für jedes Konto in der Kontenverwaltung die Konteneigenschaften mit denen des neu angelegten und oder zugewiesenen Kontos. Insbesondere die Eigenschaften 'Kontentyp' und 'Steuersatz' sind wichtig, wurden diese vor dem Import falsch zugewiesen, können diese zwar später in der Kontenverwaltung korrigiert werden, aber die beim Import davon betroffenen Buchungen müssen dann entweder manuell neu gebucht werden oder, was weniger fehlerbehaftet ist, gelöscht (dazu kann die Importmarkierung benutzt werden) und neu importiert werden. Unbekanntes Konto ignorieren bedeutet, dass das Konto später in der Buchungsliste im Expertenmodus als ungültig erscheint und das ungültige Konto vor dem Buchen dort manuell zugeordnet werden muss, das gleiche gilt für in diesem Dialog nicht zugeordnete Konten.

182 182 Taxpool-Buchhalter Hilfe Importmarkierung löschen Buchungen, die in das Programm importiert wurden, erhalten datenbankintern eine Markierung. Diese Markierung kann z.b. benutzt werden, um nur die importierten Buchungen danach wieder zu löschen oder auszubuchen. Nachdem Sie alle Buchungen nach dem Import auf Korrektheit untersucht haben, sollten Sie danach die Markierung löschen, damit Sie die Buchungen von den evtl. später importieren Buchungen unterscheiden können Importeinstellungen Ist-Versteuerung Je nach dem Programm aus dem die Daten stammen und dem benutzten Datenformat, können die Buchungsdaten bei Ist-Versteuerung beim Import unterschiedlich vorliegen. Bei Einnahmen automatisch nicht-fällige Steuer buchen: Ordnet Einnahmekonten nicht-fällige Steuer anstelle von fälliger Steuer zu. Hinweis: Sollte die Anwendung, die die Daten exportiert hat, eine entsprechende (separate) Buchung bereits erstellt haben, ist die Einstellung unnötig. Bei Debitoren fällige Steuer buchen: Errechnet die fällige Steuer der Buchung und bucht diese. Unter Steuersatz kann dazu ein Steuersatz ausgewählt werden, der benutzt werden soll, falls das Programm keinen Steuersatz ermitteln kann. Hinweis: Sollte die Anwendung, die die Daten exportiert hat, eine entsprechende (separate) Buchung bereits erstellt haben, ist diese Einstellung unnötig Doppelte Datensätze Beim Datenimport können doppelte Buchungen erkannt und übersprungen werden. Unter Identität können die Datenfelder eingestellt, werden, die zum Suchen nach bestehenden Buchungen benutzt werden sollen. Das Programm speichert die Originalwerte nach dem Import in einem speziellen Datenfeld, d.h. bei Buchungen, die importiert wurden, bevor diese Funktion existierte (ältere Buchungen), kann es sein, dass beim erneuten Import keine Identität festgestellt werden kann, in diesem Fall, kann evtl. die Anzahl der identischen Felder reduziert werden. Im Testmodus zeigt das Programm vor dem Import die Anzahl der identischen Buchungen an und

183 Programmfunktionen 183 es besteht anschliessend die Möglichkeit, zu diesem Einstellungsdialog zurückzukehren, um die identischen Felder zu verändern Import konfigurieren Allgemeine Einstellungen zum Datenimport. Einzelne USt-Buchungen zusammenfassen: Buchungen, bei denen die USt. zu einem Erlöskonto separat ausgewiesen wurde, werden so zusammengeführt, dass dem Erlöskonto der korrekte Steuersatz zugewiesen wird und die Steuerbuchung verworfen wird. Beispiel: Buchung 1: Konto 8400 (Automatikkonto) mit DATEV-Buchungsschlüssel 40 (keine Steuer). Buchung 2: Konto 1771 (USt. 7%) Erzeugt eine einzelne Buchung, bei dem dem Konto 8400 ein abweichender Steuersatz von 7% zugewiesen wird. Stornobuchungen entfernen: Entfernt Stornobuchungen, sofern diese auffindbar sind. DATEV-Automatikkonto strikt handhaben: Bei der Ermittlung der Steuer werden Steuerschlüssel und Steuerprozent ignoriert (bis auf den Schlüssel 40), es wird immer die im Automatikkonto hinterlegte Steuer zugewiesen. Diese Einstellung ist beim Import von DATEV-Buchungsdaten immer aktiv. DATEV-Automatikkonten automatisch korrigieren: Normalerweise werden Automatikkonten keine Steuerschlüssel zugeordnet, da wir dies jedoch bei Beispielimportdateien, die z.b. aus WaWi-Systemen stammen, häufiger feststellten, wurde eine optional automatische Umwandlung für Automatik-Erlöskonten implementiert, bei dem das entsprechende Konto mit einem Konto mit einem passenden Steuerschlüssel vertauscht wird. Beispiel: Beim Import wird ein Konto im SKR mit einem Steuerschlüssel 13 gefunden, das Programm konvertiert es zum Konto 8315 und gibt eine Info "Anderes Automatikkonto benutzt:" dazu aus. Kostenstellen automatisch anlegen: Erstellt importierte Kostenstellen automatisch.

184 184 Taxpool-Buchhalter Hilfe Import konfigurieren In der Vorauswahl muss festgelegt werden, in welchem Format die Importdaten vorliegen. Das Eingabeformat enthält Soll/- und Habenkonto: Das Importformat enthält separate Datenfelder für das Sollkonto und das Habenkonto. Es sind vorerst keine weiteren Einstellungen notwendig. Beispiel: Belegdatum;SollKonto;HabenKonto;Buchungstext;Betrag ;1200;8400;Einnahme-Test;1190, ;4930;1200;Ausgabe-Test;1190,00 Bei negativem Vorzeichen Soll und Haben umkehren: Sofern das Sollkonto und das Habenkonto angegeben sind, ist ein Vorzeichen beim Buchungsbetrag unnötig. Sollte das Eingabeformat trotzdem ein Vorzeichen enthalten, können die Soll-/ und Habenseite bei negativem Vorzeichen optional vertauscht werden, ansonsten werden die Vorzeichen ignoriert. Das Eingabeformat enthält nur ein Datenfeld für das Einnahme/- oder Ausgabekonto: Es ist nur ein Konto enthalten, das entweder für Ausgaben oder für Einnahmen steht. Das Gegenkonto muss unter Finanzkonto eingetragen werden. Sofern die Buchungsbeträge vorzeichenbehaftet (empfohlen) sind, muss die entsprechende Einstellung aktiviert werden, ansonsten wird die Soll/- bzw. Habenseite anhand des Kontentyps (Einnahme oder Ausgabe) ermittelt, wodurch aber z.b. Gutschriften nicht erkannt werden können. Beispiel: Belegdatum;Konto;Buchungstext;Betrag

185 Programmfunktionen ;8400;Einnahme-Test;1190, ;4930;Ausgabe-Test;-1190,00 Das Eingabeformat enthält entweder keine Kontoangabe, oder die Angabe eines Finanzkontos oder Kunden/- oder Lieferantenkontos. Der Buchungsbetrag muss vorzeichenbehaftet sein. Die Angabe eines generellen Ausgabekontos, Einnahmekontos sind erforderlich. Sofern das Eingabeformat ein Finanzkonto oder ein Kunden/- oder Lieferatenkonto enthält, ist die Einstellung An folgendes Finanzkonto buchen zu deaktivieren, ansonsten ist die Angabe eines Finanzkontos notwendig. Beispiel: 1) Nur Beträge, keine Konten, mit Steuersatz: Belegdatum;Buchungstext;Betrag;SteuerProzent ;Einnahme-Test;1070,00; ;Einnahme-Test;1090,00; ;Ausgabe-Test;-1190,00;19 2) Nur Beträge, keine Konten, ohne Steuersatz: Belegdatum;Buchungstext;Betrag ;Einnahme-Test;1070, ;Einnahme-Test;1090, ;Ausgabe-Test;-1190,00 3) Eingabeformat enthält Beträge und Debitoren: Belegdatum;Konto;Buchungstext;Betrag ;12000;Einnahme-Test;1090, ;12001;Einnahme-Test;1090,00 Sollten die Ausgaben oder Einnahmen mit mehreren Steuersätzen gebucht worden sein, muss die entsprechende Einstellung aktiviert werden. In den Eingabefeldern können die zu verwendenden Konten semikolongetrennt zu den Steuersätzen eingegeben werden. Dabei wird vorausgesetzt, dass beim Import ein Datenfeld mit dem prozentualen Steuersatz zugeordnet wird, anhand dessen die Zuordnung erfolgen kann. Beispiel: 8400;19;8300;7 im Eingabefeld bewirkt, dass beim Steuersatz 19% das Konto 8400 bebucht wird und beim Steuersatz 7% das Konto 8300.

186 186 Taxpool-Buchhalter Hilfe Belegkreise einstellen Konfiguriert die Zuordnung von Belegkreisen nach dem Import. Unter Gefundene Belegkreise ohne Kontonummer werden Belegkreistitel angezeigt, die im Belegtext gefunden wurden, z.b. Belegtext='AR-00001', extrahierter Titel='AR' und die in noch keinem Belegkreis vorkommen. Mit dem Schalter Erzeugen kann daraus optional ein Belegkreis erstellt werden. Unter Gefundene Belegkreise mit Kontonummer werden Finanzkonten angezeigt, die in Buchungen gefunden wurden und die in noch keinem Belegkreis vorkommen. Mit dem Schalter Erzeugen kann daraus optional ein Belegkreis erstellt werden. Einstellungen: Beleg unverändert übernehmen: Es wird nur der Belegtext kopiert, eine Zuordnung zu einem Belegkreis wird nicht vorgenommen. Diese Einstellung ist nicht zu empfehlen.

187 Programmfunktionen 187 Beleg neu erstellen: Immer globalen Belegkreis zuordnen: Belege werden ohne Belegkreistitel fortlaufend durchnummeriert, z.b , Belegnummer immer neu berechnen: Es wird eine neue fortlaufende Belegnummer vergeben. Bei inaktiver Einstellung wird versucht, aus dem Belegtext eine bestehende Belegnummer zu extrahieren. Belegkreis aus bebuchten Finanzkonten ermitteln: Die Soll- oder Habenkontonummer in den Buchungen wird mit den Kontonummern der in der Belegnummernverwaltung hinterlegten Finanzkonten verglichen, bei einer Übereinstimmung wird ein Belegkreis ausgewählt. Belegkreis aus dem Namen ermitteln: Es wird probiert, aus dem Belegtext einen Belegkreistitel zu extrahieren, bei einer Übereinstimmung mit dem Titel eines bestehenden Belegkreises, wird dieser ausgewählt. Wichtig: Sind beide Einstellungen (Belegkreis aus bebuchten Finanzkonten ermitteln und Belegkreis aus dem Namen ermitteln) aktiviert, und es wird bei einer Buchung sowohl ein passendes Finanzkonto als auch ein Belegtitel gefunden, erhält die Namenssuche die höhere Priorität. Um eine Vorschau zu den neuen Belegen nach einer Änderung einer Einstellung zu erhalten, muss der Schalter Aktualisieren gedrückt werden Beispiel: Im obigen Bild wurde ein neuer Belegkreistitel '2013' gefunden. Damit dieser benutzt werden kann, muss er zuerst mit dem Schalter Erzeugen in die Belegnummernverwaltung aufgenommen werden, anschließend wird dieser automatisch den passenden Buchungen zugewiesen: Sollten versehentlich Belegkreise angelegt worden sein, können diese vor dem nächsten Import in der Belegnummernverwaltung gelöscht werden. Löschen der zuletzt importierten Buchungen nach einem fehlerhaft konfigurierten Import: Um nur die zuletzt importierten Buchungen komplett zu löschen, gehen Sie folgendermassen vor: Gehen Sie im Menü auf <Buchen Stapel löschen>. Aktivieren Sie folgende Einstellungen: Alle Stapelbuchungen. Importmarkierung beachten. Nur zuletzt importierte Buchungen.

188 188 Taxpool-Buchhalter Hilfe Export Bitte lesen Sie in den Unterkapiteln weiter Buchungsdaten Exportiert Daten zu einer allgemeinen Datenbank. Das Programm erlaubt den Export zu einer beliebigen ODBC-fähigen Datenbank (z.b. Access oder Excel-Dateien), mysql-datenbank oder einer Textdatei. 1) Stellen die Zieldatenbank ein. 2) Wählen Sie die Exportdatenfelder aus und starten Sie Export. Hinweis zu Splittbuchungen: Da es keine einheitliche Norm für einen Splittbuchungsexport gibt und jedes Programm es anders handhabt, werden Splittbuchungen in Taxpool -Buchhalter beim Export in Einzelbuchungen aufgelöst. Hinweis für den Export nach Lexware: Unter Auswahl finden Sie bereits eine Voreinstellung für den Export nach Lexware. Sie müssen nur noch unter Textdatei die Ausgabedatei festlegen. Import innerhalb von Lexware: a) Gehen Sie auf <Datei Import> b) Wählen Sie als Zielobjekt Buchungsdaten aus. --> Weiter. c) Gehen Sie auf Durchsuchen... und wählen Sie die Textdatei aus. --> Weiter. d) Feldtrennzeichen: TAB, Textkennzeichner: Doppelt, Erster Datensatz enthält Feldnamen aktivieren. --> Weiter. e) Feldauswahl, Zuordnung rechte Seite: Belegdatum --> Belegdatum Belegnummer --> Belegnummer Buchungstext --> Buchungstext Sollkonto --> Soll-Konto-Nummer Habenkonto --> Haben-Konto-Nummer Steuerschlüssel --> Steuerschlüssel Buchungsbetrag EUR --> Bruttobetrag --> Weiter. f) Nach dem Import kann es nötig sein, neue Konten anzulegen. Achten Sie dabei darauf, dass die Steuerautomatik und der Steuersatz richtig eingestellt sind.

189 Programmfunktionen Daten Betriebsprüfungsexport (GDPdU-Export) Exportiert die prüfungsrelevanten Daten in ein standardisiertes XML-Format. Diese Daten können dann bei Bedarf einfach von einem Buchprüfer kontrolliert werden. Ein Prüfungsexport kann auch als zusätzliche Datensicherung z.b. nach dem Jahresabschluss benutzt werden. Sie werden beim Export zuerst zur Auswahl eines Wirtschaftsjahres aufgefordert. Anschliessend muss ein Ausgabeverzeichnis gewählt werden. Beim Export werden nur die Daten aus dem Journal berücksichtigt, Buchungen im Stapel sollten evtl. zuvor ausgebucht werden. Der gesamte Inhalt des Ausgabeordners muss zur Prüfung weitergegeben werden: gdpdu dtd: Definitionsdatei der XML-Struktur. index.xml: Programmspezifische Ausgabedefinition auf der Basis der DTD-Datei. journal.txt: Die Buchungen im Journal. kontenbuch.txt: Auflistung aller bebuchten Konten inklusive der dazugehörigen Einzelbuchungen gruppiert nach dem Konto. kontenplan.txt: Liste der bebuchten Konten. mandant.txt: Daten des Mandanten. susa.txt: Summen-und-Saldenliste. Die Spalten der Textdateien (.txt) sind Tabulator-getrennt. Die Textdateien lassen sich auch separat z.b. mittels Excel auswerten. Zusätzliche Hinweise zu einzelnen Datenfeldern ausgewählter Exporttabellen: journal.txt: Die Buchungen im Journal. Index: Fortlaufender Datenzähler, der immer bei 1 beginnt. Buchungsnummer: Der Wert zeigt die Reihenfolge der Buchungen im Journal an. Die erste Journalbuchung eines Wirtschaftsjahres hat den Wert 1. Innerhalb eines ausgewerteten Jahres darf ein Zählerwert nur einmal vorkommen, eine Lücke im Zählerbereich darf nicht vorhanden sein, wobei die Reihenfolge beliebig sein kann. Sofern im Testmodus zusätzlich auch Stapelbuchungen exportiert wurden, erscheint dort als Buchungsnummer -1. DatensatzID: Eine interne eindeutige ID des Datensatzes der Tabelle mit den Buchungen, die aus historischen Gründen bei dem Wert anfangen kann. Sofern vor dem Ausbuchen in das Journal Buchungen im Stapel gelöscht wurden, sind Lücken im Zählerwert vorhanden. Aufzuteilende-Steuer: Der Wert enthält den Wert "Ja", sofern es sich aufzuteilende Steuer handelt (im Programm keine Auswertung in der UStVA und der UStErklärung), ansonsten den Wert "Nein". Nicht-faellige-Steuer: Der Wert enthält den Wert "Ja", sofern das Konto nicht-fällige Steuer bebucht wurde(im Programm keine Auswertung in der UStVA und der UStErklärung), ansonsten den Wert "Nein". Steuer-aus-anderem-EU-Land: Der Wert enthält den Wert "Ja", sofern es sich um Umsatzsteuer aus im anderen EU-Land steuerpflichtigen elektronischen Dienstleistungen handelt (siehe MOSS)), ansonsten den Wert "Nein".

190 190 Taxpool-Buchhalter Hilfe kontenbuch.txt: Auflistung aller bebuchten Konten inklusive der dazugehörigen Einzelbuchungen gruppiert nach dem Konto. Index: Fortlaufender Datenzähler, der bei jeder Kontonummer bei 1 beginnt. Buchungsnummer: Der Wert zeigt die Reihenfolge der Buchungen im Journal an. Die erste Journalbuchung des eines Wirtschaftsjahres hat den Wert 1. DatensatzID: Eine interne eindeutige ID des Datensatzes der Tabelle mit den Buchungen, die aus historischen Gründen bei dem Wert anfangen kann DATEV -Buchungsdaten Exportiert die Buchungsdaten im DATEV-Datenformat um diese in einem anderen Buchhaltungsprogramm weiter zu verarbeiten. Sofern die Wahlmöglichkeit besteht, sollte das neuere DATEV-Pro-Datenformat zum Export genutzt werden, da es einen höheren Informationsgehalt als die Vorgängerformate besitzt.

191 Programmfunktionen DATEV Pro Format Exportiert die Buchungsdaten im DATEV-Pro-Datenformat. Standardmäßig ist der global eingestellte Datumsbereich zum Export ausgewählt. Die Einstellung Immer globale Voreinstellung aktiviert die Auswahl des Buchungsstatus der Buchungen immer so, wie sie auf der Mauspalette eingestellt ist. Die Werte unter Berater und Mandantennummer sind im Normalfall für den Datenaustausch mit dem Steuerberater wichtig. Beim Import von Daten in DATEV-Rechnungswesen pro müssen die Datenfelder Berater und Mandantennummer in der zu importierenden Datei mit den Werten des aktuell bearbeiteten Mandanten übereinstimmen, ansonsten ist kein Import möglich. Unter Kontenfilter kann eine semikolon-getrennte Liste von Konten eingetragen werden. In diesem Fall werden nur Konten exportiert, bei denen eines der Konten in der Buchung vorhanden ist. Unterkonten auflösen:

192 192 Taxpool-Buchhalter Hilfe In Taxpool -Buchhalter ist es möglich, bei einem Konto ein sogenanntes Referenzkonto einzutragen, dabei erbt das entsprechende Konto alle Eigenschaften des Referenzkontos und es sind nur noch die Kontonummer, die Kontenbezeichnung und die Einstellung 'DATEV-Automatik' des Kontos frei wählbar. Das Konto wird also zu einem Unterkonto. Der Vorteil dabei ist, dass evtl. datumsabhängige Änderungen im Referenzkonto (z.b. EÜRZuordnung, Bilanzzuordnung, USt.-Zuordnung) immer automatisch auf alle Unterkonten übertragen werden. Da neu angelegte Konten beim ersten Import in eine andere Buchhaltung in der Regel auch dort neu angelegt werden müssen, gibt es die Möglichkeit, den Arbeitsaufwand der Neuanlage zu verringern, indem die Unterkonten zum --dort häufig bereits bekannten-- Referenzkonto aufgelöst werden, in diesem Fall wird in der exportierten Buchung anstelle des Unterkontos das Referenzkonto eingetragen. Beispiel: Die Konten 8201, 8202, 8203 sind neu angelegte Unterkonten von 8200: Einstellung Unterkonten auflösen aktiv: Resultat in der Exportdatei: Dies ist aber vom Anwendungsfall abhängig, wenn die Daten nur zu einer weiteren Auswertung exportiert werden, ohne dass die Daten zurück importiert werden sollen, ist eine Auflösung der Konten (Einstellung Unterkonten auflösen aktiv) evtl. sinnvoll. Sofern der gesamte Datenbestand zu einer permanenten Weiterverarbeitung in eine andere Buchhaltung exportiert wird, sollten die Konten nicht aufgelöst werden (Einstellung Unterkonten auflösen nicht aktiv). Bei einem Datenaustausch mit dem Steuerberater sollte dies mit dem Steuerberater vorab einmalig abgestimmt werden. DATEV-spezifische Einstelllungen: Stornobuchungen als Generalumkehr exportieren: Markiert exportierte Stornobuchungen mit dem Kennzeichen für Generalumkehr. Bei der Generalumkehr wird auf der gleichen Seite mit einem Minuszeichen storniert. Dadurch werden die Jahresverkehrszahlen nicht künstlich erhöht. In Belegfeld #1 folgende Belegdaten kopieren: Standardmäßig ist 'Komplett' eingestellt. In Belegfeld #2 folgende Belegdaten kopieren: Standardmäßig ist 'Leer' eingestellt. Versteuerungsart übergeben: Diese Einstellung wird bei der Gewinnermittlung EÜR ignoriert. Eine explizierte Übergabe der Versteuerungsart ist in der Regel nicht nötig, da davon ausgegangen wird, dass auch in der Ziel-Buchhaltung die gleiche Versteuerungsart eingestellt ist. Sollten jedoch Erlöse im zu exportierenden Datumsbereich sowohl Ist-Versteuert, als auch Soll-

193 Programmfunktionen 193 Versteuert gebucht worden sein, muss diese Einstellung aktiviert werden. OP-Ausgleich notwendig: Sofern die Offenen Posten in Taxpool -Buchhalter verwaltet werden, sollte diese Einstellung deaktiviert bleiben. Soll in der Ziel-Buchhaltung auch eine OP-Auswertung stattfinden, kann die Einstellung aktiviert werden, in diesem Fall werden die Belege aller Zahlungen in der Exportdatei auf den Beleg der zugrundeliegenden Rechnung gesetzt, dadurch wird z.b. in DATEV-Rechungswesen der OPAusgleich erkannt, es muss in diesem Fall zusätzlich die Einstellung In Belegfeld #1 folgende Belegdaten kopieren auf 'Komplett' stehen. Aktuelle Kontenautomatik benutzen: Die manuelle Konten-Einstellung 'DATEV-Automatik' wird ignoriert, es werden Werte aus dem aktuellen Programmupdate benutzt. Sofern mit der aktuellen Programmversion gearbeitet wird, sollte die Einstellung Aktuelle Kontenautomatik benutzen aktiviert werden. Einige Konten, die sogenannten DATEV-Automatik-Konten besitzen im DATEV-Kontenrahmen eine vordefinierte Steuerautomatik, die nicht vollständig verändert werden kann Die korrekte Abstimmung der DATEV-Automatik ist zum Datenaustausch mit DATEV-kompatiblen Programmen notwendig, da es sonst zu einem Fehler kommen kann Da Taxpool -Buchhalter nicht zwingend voraussetzt, dass jährliche Programm-Updates eingespielt werden, gibt es im Programm die Möglichkeit, die Konten-Einstellung 'DATEV-Automatik' auch manuell zu setzen, z.b. nachdem ein neues Konto für das neue Jahr manuell angelegt wurde, in diesem Fall muss die Einstellung Aktuelle Kontenautomatik benutzen evtl. deaktiviert werden. Bei evtl. nicht-fälliger Steuer: Steuerkonten separat exportieren: Diese Einstellung ist standardmäßig deaktivert. Normalerweise übernehmen Buchhaltungsprogramme die Verwaltung nicht-fälliger Steuer intern, beim Import ist keine explizite Ausweisung der Steuersammelkonten erwünscht, da diese weder in die Umsatzsteuervoranmeldung noch in die Umsatzsteuererklärung einfließen. Sollte die Ziel-Buchhaltung die Buchungen der nicht-fälligen Steuer interpretieren können, kann diese Einstellung aktiviert werden, in diesem Fall wird zusätzlich zum Rechnungsausgang eine Buchung der nicht-fälligen Steuer exportiert, sowie für den Zahlungsausgleich die Buchung 'Nicht fällig an Fällig'.. Bei EÜR und Ist-Versteuerung: Buchung des Verrechungskontos explizit als steuerfrei markieren: Bei EÜR und Ist-Versteuerung bucht Taxpool -Buchhalter normalerweise über das Verrechnungskonto Ist-Versteuerung. Dadurch stimmen sowohl die Versteuerungsart als auch die Gewinnermittlung, weiterhin entfallen die Rundungsdifferenzen bei der Buchung von nicht-fälliger Steuer an fällige Steuer. Beispiel: Da Brutto Soll-Nr Soll-Konto Haben- Haben-Konto tu Nr m Re 1.190, Debitor 1390 Verrechnungskonto Istch Versteuerung nu ng sa us ga

194 194 Taxpool-Buchhalter Hilfe ng Za 1.190, Bank 8400 Erlöse 19 % USt hlu ng sei ng an g Za 1.190, Verrechnungskonto Ist10000 Debitor hlu Versteuerung ng sei ng an g Bei DATEV-Programmen wird in der Regel bei EÜR und Ist-Versteuerung mit nicht-fälliger Steuer gebucht. Die Buchung von nicht-fälliger Steuer an fällige Steuer geschieht sobald ein Kundenkonto und ein Geld-Funktionskonto kombiniert werden. Soweit nicht anders eingestellt, löst das Verrechnungskonto Ist-Versteuerung bei DATEV leider ebenfalls die Buchung von nicht-fälliger Steuer an fällige Steuer aus. Um dies zu verhindern, kann mit dieser Einstellung bei den entsprechenden Buchungen explizit der Steuerschlüssel auf 'steuerfrei' gesetzt werden. Ausgabeeinstellungen: Mit dem Schalter Auswahl kann der Ausgabeordner festgelegt werden, dort wird eine Datei mit der Nomenklatur 'EXTF_Buchungen_JJJJMMTT_HHMMSS.csv' erzeugt. Bei einer jahresübergreifenden Ausgabe wird für jedes Jahr eine Datei erstellt. Hinweis: Es muss sich dabei um einen Ordner handeln, der für den aktuellen Benutzer über Schreibrechte verfügt, ansonsten erscheint eine Fehlermeldung, dass die Datei entweder blockiert ist, oder Dateirechte für den aktuellen Benutzer fehlen. Im einfachsten Fall ist dies z.b. der Ordner eines USB-Sticks, der zuvor eingelegt wurde. Mit der Einstellung Konteninfos beilegen kann zusätzlich noch je eine Datei 'kontenplan[jjjj].tsv' mit den Konteneigenschaften aller bebuchten Konten im Ausgabezeitraum, sowie evtl. eine Datei 'kontenplan_neue_konten[jjjj].tsv' nur der neu angelegten und bebuchten Konten im Ausgabezeitraum erzeugt werden. Die Dateien können z.b. vom StB benutzt werden, um noch nicht vorhandene Konten in der ZielBuchhaltung zu konfigurieren. Die Dateiinhalte benutzen einen Tabulator als Feldtrennzeichen. Alle Dateien können mit der Einstellung Zip-Datei erstellen in ein einzelnes Zip-Archiv 'EXTF_Archiv_JJJJMMTT_HHMMSS.zip' kopiert werden, sofern die Einzeldateien nicht mehr benötigt werden, können diese mittels Einzeldateien löschen entfernt werden. Nach der Erstellung aller Dateien kann der Ausgabeordner im Dateisystem-Manager des Betriebssystems geöffnet werden. Ein nachfolgender versand kann angeschlossen werden, dazu ist Eingabe einer Adresse notwendig. Beachten Sie dabei, dass die Zip-Datei keinen Passwortschutz enthält. Standardmäßig werden alle Schritte der Erstellung protokolliert, dabei wird zwischen Infos,

195 Programmfunktionen 195 Warnungen und Fehlern unterschieden, Infos, wie z.b. der Hinweis, dass die Länge einer Kostenstelle gekürzt wurde, können mit der Einstellung Nur Warnungen und Fehler protokollieren abgeschaltet werden DATEV OBE, KNE Format Exportiert die Daten im DATEV-Format zwecks nachfolgendem Import in eine andere Buchhaltungssoftware. Sie können dabei zwischen dem alten OBE-Format und dem neuen KNE-Format umschalten. Hinweis: Sollte die importierende Software beide Formate bearbeiten können, sollte in jedem Fall das KNE-Format benutzt werden. U.U. muss die KNE-Erweiterung in den DATEV-Einstellungen der importierenden Software aktiviert werden. Einige Programme erlauben den Import von Kontenbeschriftungen. Taxpool -Buchhalter kann diese exportieren. Beachten Sie aber dabei, dass DATEV maximal 40 Zeichen für die Beschriftungslänge vorsieht und dadurch viele Kontentitel abgeschnitten werden und eine Fehlbeschriftung im Zielsystem hervorrufen können. Die zusätzliche Einstellung Nur neu angelegte Konten sorgt in diesem Zusammenhang dafür, dass nur Kontentitel selbst angelegter Konten exportiert werden (Voreinstellung). Mittels der Einstellung Eigenschaften von Debitoren/Kreditoren exportieren können Sie ausser den Kontentiteln auch noch den Debitoren und Kreditoren zugewiesene Adressdaten und Bankdaten exportieren. Einstellungen: Die Einstellung DATEV-Zeichensatz benutzen bewirkt, dass Umlaute in den DATEV-Zeichensatz umgewandelt werden.

196 196 Taxpool-Buchhalter Hilfe Dies ist die Standardeinstellung. Diese sollte beim Import in andere DATEV-fähigen Buchhaltungssoftware automatisch erkannt und richtig dargestellt werden. Sollte es nach dem Import der Daten in eine andere Buchhaltungssoftware mit dieser Einstellung Probleme bei der Darstellung der Umlaute geben, weil die importierende Anwendung die Daten nicht DATEV-konform umwandelt, deaktivieren Sie diese Einstellung, dann werden einige Umlaute umlautlos ersetzt (z.b. Müller nach Mueller). Ungültige Zeichen in Belegn. ersetzen: Zeichen, die im DATEV-Zeichensatz bei Belegnummern ungültig sind, werden durch das '/'-Zeichen ersetzt, ansonsten entfernt. Beispiel: Belegnummer: Postbank!00001, Einstellung aktiv: Postbank/00001, Einstellung inaktiv: Postbank DATEV-Automatik aushebeln: Alle Buchungen werden als Netto-Buchungen, die Steuerbeträge in separaten Buchungen übergeben. Dadurch können in Einzelfällen Probleme mit falsch gebuchten Steuerbeträgen bei der importierenden Software behoben werden. Hinweis: Nicht jede DATEV-fähige Software ist in der Lage, die Daten so zu importieren. Taxpool -Buchhalter fügt beim erneuten Import der Daten diese wieder wie ursprünglich zusammen, sofern dies möglich ist. Kontenersetzung aktivieren: Diese Einstellung ist noch nicht implementiert. Zielordner nach der Erstellung öffnen: Öffnet nach der Erstellung das Zielverzeichnis mit den beiden Ausgabedateien. Überschreibabfrage: Vor einem Überschreiben bereits bestehender Exportdaten erscheint eine Sicherheitsabfrage. Zip-Datei erstellen: Die Ausgabedateien werden in eine Zip-Datei gepackt. Per versenden: Die Ausgabedateien werden nach der Erstellung an die angegebene adresse versandt. Kontenfilter: Ist diese Einstellung aktiv, werden nur Buchungen exportiert, die im Haben oder im Soll eines der eingegeben Kontonummern enthalten. Bitte trennen Sie die Kontonummern mit einem Semikolon. Beispiel: 1200;1000;1100 Belegnummer kürzen: Belegnummern, die länger sind als ein maximales Belegfeld in DATEV (12 Zeichen), werden normalerweise auf beide DATEV-interne Belegfelder verteilt. Sollte die importierende Buchhaltungssoftware das zweite Belegfeld nicht auswerten, empfiehlt es sich diese Einstellung zu aktivieren. Beispiel: Belegnummer: Postbank00001, Einstellung aktiv: Postbank00*1. Weitere Hinweise zur Weitergabe: Sollten Sie nicht genau wissen, ob Ihr Steuerberater das OBE/- oder das KNE-Format verarbeiten kann (dies ist von seiner Software abhängig), senden Sie Ihm am besten beide Formate als ZipDatei. Das KNE-Format ist auf jeden Fall zu bevorzugen. Er sollte die Zip-Datei in einen leeren Ordner entpacken. Es finden sich dann dort folgende Dateien:

197 Programmfunktionen 197 1) Verwaltungsdatei: EV01 (KNE), DV01 (OBE). Diese Datei muss der Steuerberater zum Import öffnen. 2) Datendatei mit den Buchungen: ED00001 (KNE), DE0001 (OBE) Bei einem mehrjährigen Datumsbereich wird je eine Datei pro Jahr exportiert: ED00001, ED00002,... 3) Datei mit den Kontenbeschriftungen (falls eingestellt, siehe oben): ED00002 (KNE), DE0002 (OBE). 4) Datei mit den Debitoren/- und Kreditoreneigenschaften (falls eingestellt, siehe oben): ED00003 (KNE), DE0003 (OBE). 5) Datei mit den Eigenschaften der im Ausgabezeitraum bebuchten Konten: kontenplan.txt Datei mit den Eigenschaften der im Ausgabezeitraum bebuchten Konten, die neu angelegt wurden: kontenplan_neue_konten.txt Der Steuerberater kann die Informationen nutzen, um evtl. neue Konten in seinem Buchhaltungsprogramm anzulegen Belege und Dokumente Exportiert die den Buchungen des ausgewählten Datumsbereichs zugeordneten eingescannten Belege oder/und weiteren Dokumente zwecks Weitergabe, z.b. an den Steuerberater. Die Dokumente werden dabei so umbenannt, dass sie z.b. dem Kontenbuch oder der Buchungsliste leicht zuzuordnen sind. Zielordner: Der Ordner in den die Dokumente exportiert werden sollen. Das Programm erzeugt beim Export einen weiteren Unterordner mit Datums- und Zeitkennung.

198 198 Taxpool-Buchhalter Hilfe Bitte stellen Sie zuvor sicher, dass das Medium, in dem sich der Ordner befindet, über ausreichend Speicherplatz verfügt. Alle Dateien: Es werden alle zugeordneten Dokumente exportiert. Dateifilter: Es kann ein Dateifilter festgelegt werden, die Dateiendungen müssen dabei ohne Punkt und Semikolon-getrennt eingegeben werden. Kontenfilter: Sofern nur Buchungen zu einem bestimmten Konto (z.b. Kasse oder Bank) exportiert werden sollen, können die gewünschten Kontonummern Semikolon-getrennt eingegeben werden. Unter Formatierung können Variablen eingetragen werden, die beim Export durch die Werte der entsprechenden Buchung ersetzt werden, die Variablen können entweder manuell oder mit dem Schalter Einfügen eingefügt werden. <DATUM> Das Belegdatum (DD.MM.JJJJ) <TAG> Der Tag des Belegdatums. <MONAT> Der Monat des Belegdatums. <JAHR> Das Jahr des Belegdatums. <BELEG> Der komplette Belegtext. <INDEX> Ein fortlaufender Zähler bei 1 beginnend in der Reihenfolge, in der die Buchungen sortiert werden. <BUCHUNGSTEXT> Der Buchungstext (maximal 30 Zeichen). Dokumente der Kunden- und Lieferantenverwaltung berücksichtigen: Exportiert manuell zugeordnete Dokumente oder vom Programm erstellte PDF-Dokumente, einer Rechnung oder eines Auftrags, sofern deren erzeugte Buchung im Exportfilter liegt. Weiterverarbeitungshinweis: Die exportierten Dokumente können dann z.b. im Dateimanager ausgewählt und mit dem Menü der rechten Maus gedruckt werden Buchen Stapel ausbuchen Überführt die Buchungsdaten aus dem Buchungsstapel in das Journal. Hinweis: Dieser Vorgang ist nicht mehr umkehrbar! Im Normalfall werden erst alle Buchungen im Stapel (vorläufige Buchungen) erfasst und dann nach endgültiger Kontrolle aller Ausgaben in das Journal (endgültige Buchungen) ausgebucht.

199 Programmfunktionen 199 Einstellungen: Aktuell ausgewählter Eintrag in der Buchungsliste: Es ist nur der aktuell in der Buchungsliste der aktuellen Buchungsmaske ausgewählte Eintrag von der Aktion betroffen. Alle Stapelbuchungen: Die Aktion bezieht sich auf alle Buchungen im Buchungsstapel. Bucht alle Stapelbuchungen aus. Alle Stapelbuchungen in der aktuellen Datumsauswahl: Die Aktion bezieht sich auf alle Buchungen im Buchungsstapel, die sich in der aktuellen Datumsauswahl befinden. Im Buchungsdialog angezeigte Buchungsliste: Es werden die aktuell in der Buchungsliste der aktuellen Buchungsmaske angezeigten Einträge in die Aktion einbezogen. Dies ist z.b. praktisch um im Einfach-Buchen-Modus nur die einem bestimmten Konto zugeordneten Buchungen anzusprechen. Gefundene Einträge der letzten Suche: Es werden die bei der letzten Suche gefundenen Einträge in die Aktion einbezogen. Automatische Fakturabuchungen: Buchungen der internen Faktura werden standardmässig ausgebucht, dies hat zur Folge, dass nachfolgend erfasste Zahlungen ebenfalls im Journal erstellt werden, sofern dies nicht anders eingestellt wurde. Um ein versehentliches Ausbuchen zu verhindern, bzw. die Ausbuchung immer nur mit dem Schalter Ausbuchen im Rechnungsdialog zu veranlassen, kann die Einstellung deaktivert werden. Automatische Anlagebuchungen: Buchungen der internen Anlagenverwaltung werden standardmässig ausgebucht, dies hat zur Folge, dass die Buchung von der Anlage getrennt wird und die Einstellung Automatisch im Abschreibungsplan deaktivert wird, also bei evtl. Änderungen keine Stapelbuchung mehr zu dem

200 200 Taxpool-Buchhalter Hilfe Abschreibungseintrag erzeugt werden. Um ein versehentliches Ausbuchen zu verhindern, bzw. die Ausbuchung immer nur im Register Auto-Buchungen zu veranlassen, kann die Einstellung deaktivert werden. Eröffnungsbuchungen: Eröffnungsbuchungen werden standardmässig ausgebucht, um ein versehentliches Ausbuchen zu verhindern, z.b. falls die Buchungen noch nicht endgültig ermittelt wurden, kann die Einstellung deaktivert werden. Importmarkierung beachten: Buchungen, die in das Programm importiert wurden, erhalten datenbankintern eine Markierung. Befinden sich vor dem Import bereits Buchungen im Buchungsstapel, ist es evtl. aufwendig, nur die importierten Buchungen zu löschen (z. B. beim Import wurde fehlerhaft zugeordnet, Buchungen sind ungültig) oder auszubuchen. Diese Markierung kann dazu benutzt werden. Die Markierung aller Buchungen kann über das Benutzermenü gelöscht werden. Dies muss vor einem Import von Daten geschehen. Nach dem Import kann das Programm die Buchungen dann anhand der Markierung von den anderen Buchungen im Stapel unterscheiden. Nur zuletzt importierte Buchungen: Diese Einstellung gilt nur in Verbindung mit der Einstellung Importmarkierung beachten. Es werden nur Buchungen verarbeitet, die mit den vorherigen Kriterien übereinstimmen und die zuletzt importiert wurden. Dadurch wird verhindert, dass Buchungen, die zurückliegend importiert wurden, und bei denen die Importmarkierung nicht gelöscht wurde, versehentlich verarbeitet werden. Das Programm markiert beim Import die zuletzt importieren Buchungen und setzt die Markierung vor jedem neuen Import wieder zurück. Um beispielsweise alle zuletzt importierten Buchungen auszubuchen, wählen Sie Alle Stapelbuchungen aus und aktivieren Importmarkierung beachten und Nur zuletzt importierte Buchungen.

201 Programmfunktionen Stapel löschen Löscht die Buchungsdaten aus dem Buchungsstapel. Einstellungen: Aktuell ausgewählter Eintrag in der Buchungsliste: Es ist nur der aktuell in der Buchungsliste der aktuellen Buchungsmaske ausgewählte Eintrag von der Aktion betroffen. Alle Stapelbuchungen: Die Aktion bezieht sich auf alle Buchungen im Buchungsstapel. Löscht alle Stapelbuchungen. Alle Stapelbuchungen in der aktuellen Datumsauswahl: Die Aktion bezieht sich auf alle Buchungen im Buchungsstapel, die sich in der aktuellen Datumsauswahl befinden. Im Buchungsdialog angezeigte Buchungsliste: Es werden die aktuell in der Buchungsliste der aktuellen Buchungsmaske angezeigten Einträge in die Aktion einbezogen. Dies ist z.b. praktisch um im Einfach-Buchen-Modus nur die einem bestimmten Konto zugeordneten Buchungen anzusprechen. Gefundene Einträge der letzten Suche: Es werden die bei der letzten Suche gefundenen Einträge in die Aktion einbezogen. Automatische Fakturabuchungen: Können nur im Rechnungsdialog gelöscht werden. Automatische Anlagebuchungen: Können nur in der Anlagenverwaltung gelöscht werden. Eröffnungsbuchungen: Eröffnungsbuchungen werden standardmässig gelöscht, um ein versehentliches Löschen zu

202 202 Taxpool-Buchhalter Hilfe verhindern, kann die Einstellung deaktivert werden. Importmarkierung beachten: Buchungen, die in das Programm importiert wurden, erhalten datenbankintern eine Markierung. Befinden sich vor dem Import bereits Buchungen im Buchungsstapel, ist es evtl. aufwendig, nur die importierten Buchungen zu löschen (z. B. beim Import wurde fehlerhaft zugeordnet, Buchungen sind ungültig) oder auszubuchen. Diese Markierung kann dazu benutzt werden. Die Markierung aller Buchungen kann über das Benutzermenü gelöscht werden. Dies muss vor einem Import von Daten geschehen, ansonsten kann es passieren dass zuvor importierte Buchungen versehentlich gelöscht werden. Nach dem Import kann das Programm die Buchungen dann anhand der Markierung von den anderen Buchungen im Stapel unterscheiden. Um beispielsweise alle zuletzt importierten Buchungen zu löschen, wählen Sie Alle Stapelbuchungen aus und aktivieren Importmarkierung beachten. Nur zuletzt importierte Buchungen: Diese Einstellung gilt nur in Verbindung mit der Einstellung Importmarkierung beachten. Es werden nur Buchungen gelöscht, die mit den vorherigen Kriterien übereinstimmen und die zuletzt importiert wurden. Dadurch wird verhindert, dass Buchungen, die zurückliegend importiert wurden, und bei denen die Importmarkierung nicht gelöscht wurde, versehentlich mitgelöscht werden. Das Programm markiert beim Import die zuletzt importieren Buchungen und setzt die Markierung vor jedem neuen Import wieder zurück. Um beispielsweise alle zuletzt importierten Buchungen zu löschen, wählen Sie Alle Stapelbuchungen aus und aktivieren Importmarkierung beachten und Nur zuletzt importierte Buchungen Belege neu durchnummerieren Nummeriert Belege eines benutzerdefinierten Datumsbereich erneut durch. Beachten Sie dabei, dass die Belegnummern konform mit den z.b. auf Rechnungen notierten Belegnummern sein müssen, um die Buchhaltung nachvollziehbar zu machen. Hinweis: Wenn die Daten der Buchhaltungsdatei vor der Nummerierung mit <Datei Speichern> in einer Sicherungsdatei gesichert wurden, kann bei einer ungewollten Nummerierung, der vorherige Datenzustand mittels <Datei Einzelne Sicherungskopie wiederherstellen> wiederhergestellt werden. Dazu muss die Einstellung Datensicherung nach jedem Speichern aktiv sein.

203 Programmfunktionen 203 Belegkreis: Der Belegkreis dessen Buchungen nummeriert werden sollen. Hinweis: Bei Auswahl des ersten (leeren) Listeneintrags wird der globale Belegkreis (ohne Belegtext) angesprochen, der im Register Expertenmodus der Buchungsmaske ansprechbar ist. Datumsbereich: Der Datumsbereich, in dem nummeriert werden soll. Bisherige Nummerierung berücksichtigen: Eine zuvor zugewiesene Belegnummer wird in der Sortierung der Buchung berücksichtigt, sodass die bestehende Reihenfolge erhalten bleibt, sofern dies anhand des Belegdatums möglich ist. Vor der Sortierung: Beleg1, , Buchungstext1 Beleg4, , Buchungstext2 Beleg8, , Buchungstext3 Nach der Sortierung: Beleg1, , Buchungstext1 Beleg2, , Buchungstext2 Beleg3, , Buchungstext3 Belege im Journal berücksichtigen: Nur In der EÜR-Version bei der Anlage eines EÜR-Mandanten kann eingestellt werden (Register Verschiedenes der Allgemeinen Einstellungen), ob ein Bearbeiten im Journal möglich ist (in der Bilanzversion oder bei der Anlage eines Bilanz-Mandanten ist dies grundsätzlich nicht möglich), ansonsten ist diese Einstellung unsichtbar. Nummerierung einstellen: Damit kann das Formatierungsformat festlegen werden. Beachten Sie dabei, dass das Formatierungsformat global gilt und nach einer evtl. Änderung für die Nummerierung aller Belegkreise übernommen wird. Startwert: Der Startwert des Zählers der Nummerierung. Der Schalter Vorschlag ermittelt den bisherigen Zählerstand der Nummerierung vor dem Datumsbereich plus 1. Doppelte Belege mit gleicher Nummer nicht auflösen: Belege mit gleicher Belegnummer (z.b. für einen Vorgang) bleiben erhalten, ansonsten wird eine fortlaufende Nummer vergeben: Vor der Sortierung: Beleg1, , Buchungstext1 Beleg4, , Buchungstext2

204 204 Taxpool-Buchhalter Hilfe Beleg1, , Buchungstext3 Nach der Sortierung: Beleg1, , Buchungstext1 Beleg1, , Buchungstext3 Beleg2, , Buchungstext2 Hinweis: Bei Splitt-Buchungen, Stornobuchungen, und automatischen Faktura-Buchungen bleibt die Belegnummergruppe automatisch erhalten. Buchungen, die die Belegkreiskontonummer enthalten, immer dem passenden Belegkreis zuordnen: Buchungen, die bisher noch keinem Belegkreis zugeordnet wurden, und die in der Buchung das Konto enthalten, das im Belegkreis hinterlegt wurde, werden automatisch dem Belegkreis zugeordnet. Ansonsten werden nur Buchungen durchnummeriert, die sich bereits im ausgewählten Belegkreis befinden. Ungültige Buchungen berücksichtigen: Ungültige Buchungen werden in die Nummerierung mit einbezogen. Weitere Hinweise: Automatische Anlagebuchungen und vom Programm erzeugte Vortragssalden sind von der Nummerierung ausgeschlossen. Buchungen, die trotz Buchungshinweis auf eine Buchungsnummerlücke in der Buchungsmaske benutzerfiniert nummeriert wurden, oder die mit der Einstellung Belegnummerzähler in der Buchungsmaske deaktivieren gebucht wurden, werden bei der Nummerierung übergangen Buchungen Schnellsuche Mit der Schnellsuche lassen sich die angezeigten Buchungen in der Buchungsliste nach den Inhalten eines Datenfeldes filtern. Das Suchergebnis kann danach entweder manuell bearbeitet werden, oder es können nachfolgende Aktionen wie z.b. Drucken, Ersetzen oder Exportieren angeschlossen werden. Der Suchdialog muss bei nachfolgender Bearbeitung geöffnet bleiben, da die Buchungsliste nach dem Beenden die Einträge wieder ungefiltert anzeigt. Um ihn so zu verkleinern, dass er nicht bei der Arbeit stört, reicht es, auf das Minimieren-Symbol auf der Titelleiste des Dialoges zu drücken, der Dialog nimmt dann seine minimale Größe ein. Ein Klick auf das Maximieren-Symbol stellt den Dialog umgekehrt wieder in seiner Normalgröße dar. Die Suche bezieht sich immer auf die aktuell angezeigten Einträge der Buchungsliste. D.h. die Daten sind in der Regel bereits nach dem Datum, dem Buchungsstatus (Stapel/Journal) und im Einfach-Buchen-Modus nach einem Finanzkonto gefiltert. Um in allen Buchungen zu suchen, muss in das Register Expertenmodus gewechselt werden, der Datumsbereich auf Alle Buchungen und der Buchungsmodus auf Stapel und Journal umgestellt

205 Programmfunktionen 205 werden, alternativ dazu kann auch die erweiterte Suche benutzt werden. Zu den Einstellungen lesen Sie bitte unter der erweiterten Suche nach Buchungen Erweiterte Suche Mit der Suchfunktion lassen sich die angezeigten Buchungen in der Buchungsliste nach allen wichtigen Eigenschaften einer Buchung filtern. Das Suchergebnis kann danach entweder manuell bearbeitet werden, oder es können nachfolgende Aktionen wie z.b. Drucken, Ersetzen oder Exportieren angeschlossen werden. Der Suchdialog muss bei nachfolgender Bearbeitung geöffnet bleiben, da die Buchungsliste nach dem Beenden die Einträge wieder ungefiltert anzeigt. Um ihn so zu verkleinern, dass er nicht bei der Arbeit stört, reicht es, auf das Minimieren-Symbol auf der Titelleiste des Dialoges zu drücken, der Dialog nimmt dann seine minimale Größe ein. Ein Klick auf das Maximieren-Symbol stellt den Dialog umgekehrt wieder in seiner Normalgröße dar. Ermittlung des Suchergebnisses: Damit ein manuelles Bearbeiten der gefundenen Buchungen in der Maske nicht fehlschlägt, wird das Suchergebnis anschliessend zusätzlich bzgl. der aktuell ausgewählten Buchungsmaske gefiltert. Die Unter <Bedienung Anzeigen> (Schalter in der Buchungsmaske) getroffenen Einstellungen werden dabei jedoch ignoriert. Register Expertenmodus: Es werden alle Buchungen ohne Kontenfilter angezeigt, um eine Suche über alle Buchungen zu ermöglichen, muss also in den Expertenmodus gewechselt werden. Register Einfach buchen: Sofern unter Konto der Leereintrag ausgewählt wurde, wird ein Eintrag gefunden, sofern er im Soll oder Haben einers der in der Liste enthaltenen Konten enthält, ansonsten wird ein Eintrag gefunden, sofern er im Soll oder Haben das in der Liste ausgewählte Konto enthält. Register Splittbuchen: Es werden immer nur die Sub-Splitt-Buchungen einer im Expertenmodus oder im Einfach-BuchenModus ausgewählten Haupt-Splitt-Buchung angezeigt.

206 206 Taxpool-Buchhalter Hilfe Datumsfilter: Unter Datum von und Datum bis ist eine optionale lokale Datumsauswahl möglich, die Einstellung Globales Datum benutzen, bewirkt, dass der auf der Mauspalette eingestellte Auswertungszeitraum benutzt wird. Diese Eigenschaften lassen sich separat für jede Einstellung festlegen. Globalen Buchungsstatus benutzen: Die in Filter 1-4 abgefragten Eigenschaften Die Buchung befindet sich im Stapel und Die Buchung befindet sich im Journal werden ignoriert, es wird der auf der Mauspalette eingestellte Buchungsstatus (Stapel [vorläufige Buchungen], Journal [endgültige Buchungen] oder Stapel und Journal) benutzt. Filter 1: Eine Auswahl erfolgt, sofern nur eine der aktivierten Bedingungen in der Liste zutrifft. Beispiel: Die aktivierten Bedingungen Die Buchung enthält Vorsteuer und die Die Buchung enthält Umsatzsteuer, findet alle Buchungen, bei denen entweder Vorsteuer oder Umsatzsteuer

207 Programmfunktionen 207 enthalten ist. Filter 2: Eine Auswahl erfolgt, sofern alle aktivierten Bedingungen in der Liste zutreffen. Beispiel: Die aktivierte Bedingung Die Buchung enthält Vorsteuer findet nur Buchungen, bei denen auch Vorsteuer enthalten ist. Filter 3: Eine Auswahl erfolgt, sofern keine der aktivierten Bedingungen in der Liste zutrifft. Beispiel: Die aktivierte Bedingung Die Buchung enthält Vorsteuer, findet nur Buchungen, bei denen keine Vorsteuer enthalten ist. Filter 4: Eine Auswahl erfolgt, sofern alle aktivierten Bedingungen in der Liste nicht zutreffen. Beispiel: Die aktivierten Bedingungen Die Buchung enthält Vorsteuer und die Die Buchung wurde storniert, findet keine Buchungen, bei denen Vorsteuer enthalten und die zusätzlich storniert wurden. Hinweis: Haupt-Splitt-Buchungen dienen nur zur Verwaltung der eigentlichen Buchungen und werden bei Berechnungen ignoriert. Informationen zum Aufbau von Splitt-Buchungen finden Sie in dem Eintrag Aufbau von SplittBuchungen. Werden Haupt-Splitt-Buchungen in die Suchliste integriert, so beziehen sich die meisten nachfolgenden Aktionen wie z.b. Löschen oder Exportieren auch auf alle enthaltenen SubSplittbuchungen, dies ist in der Regel erwünscht, wenn allerdings nur Buchungen exportiert werden sollen, die ein bestimmtes Sollkonto oder Habenkonto enthalten, sollte unter Filter 3 die NegativBedingung Es handelt sich um eine Haupt-Splitt-Buchung aktiviert werden. Informationen zum Aufbau von Storno-Buchungen finden Sie in dem Eintrag Gutschrift und Storno. Datenfelder abfragen: Es können beliebig viele Datenfelder abgefragt werden, eine neue Abfrage kann mit dem Schalter Einfügen erzeugt werden. Die Einstellung Alle Datenfeld-Bedingungen müssen erfüllt sein, bestimmt die logische (ODER, UND) Verknüpfung der Datenfeldabfragen. Wählen Sie unter Datenfelder abfragen das Datenfeld aus, in dem gesucht werden soll. Wählen Sie den Vergleichs-Operator aus. Geben Sie im Eingabefeld neben der Auswahl der Vergleichs-Operatoren den zu suchenden Begriff ein. Aktivieren Sie evtl. einer der nachfolgenden optionalen Zusatzeinstellungen und erzeugen Sie die Abfage mit dem Schalter Einfügen. Gross/- Kleinschreibung beachten: Bei der Suche in Textdatenfeldern wird zwischen Gross/- und Kleinschreibung unterschieden. Suche mit Platzhalter: Im Suchwort werden Platzhalter, * für ein beliebig häufiges Vorkommen eines beliebigen Zeichens oder? für ein einmaliges Vorkommen eines beliebigen Zeichens, benutzt. Beispiel: M*ller findet, Müller, Möller, Mäller und Maeller. M?ller findet nur Müller, Möller, Mäller. Hinweis: Die Suche mit Platzhaltern ist nur bei Textdatenfeldern und dort nur bei den Operatoren ist gleich oder ist ungleich anwendbar. Eine geänderte Einstellung wird nicht automatisch gesichert, sondern muss mit dem Schalter

208 208 Taxpool-Buchhalter Hilfe Ändern bestätig werden. Spezielle Datenfelder: Die interne ID des Steuersatzes: Es ist zwar auch eine Suche nach Steuersätzen mittels der Bezeichnung möglich, aber der beste Weg ist die Suche mittels der programminternen eindeutigen ID (Zahl), diese ist im Verwaltungsdialog der Steuersätze im Feld Interne ID ablesbar. Kontenfilter: Konten, die enthalten sein müssen: Es werden nur Buchungen gefunden, bei denen entweder das Sollkonto oder das Habenkonto in der Liste enthalten sind. Konten, die nich enthalten sein dürfen: Es werden nur Buchungen gefunden, bei denen das Sollkonto und das Habenkonto in der Liste nicht enthalten sind. Eingabeformat: Kontonummernbereiche werden mit einem Bindestrich getrennt, einzelne Konten mit einem Komma, z.b.: ,8400,4930 Nach dem Betätigen des Schalters Suchen werden in der Buchungsliste nur die zutreffenden Buchungen angezeigt. Der Suchdialog ist nicht modal, d.h. Sie können die Buchungen weiter bearbeiten, ohne den Suchdialog schließen zu müssen. Hinweis: Mit einem Doppelklick auf das Minimieren-Symbol können Sie den Dialog verkleinern, mit einem Doppelklick auf das Maximieren-Symbol wieder die ursprüngliche Grösse herstellen. Dadurch können Sie den Dialog solange aus dem Sichtbereich schieben, bis er wieder benötigt wird. Nach dem Beenden des Dialoges werden die Buchungen wieder ungefiltert in der Buchungsliste angezeigt. Auf das Suchergebnis können verschiedene Aktionen angewandt werden: Ausbuchen in das Journal: Das Suchergebnis wird in das Journal ausgebucht. Buchungsliste drucken: Druckt das Suchergebnis aus. Ersetzen: In den gefundenen Einträgen können Datenfeldinhalte ersetzt werden. Export im DATEV -Format: Exportiert das Suchergebnis im DATEV -Format. Exportieren: Exportiert das Suchergebnis in ein anderes Datenbankformat. Gutschrift erstellen: Erstellt eine Gutschrift zu den Buchungen, das neue Belegdatum kann nach dem Start der Aktion festgelegt werden. Kopie erstellen: Erstellt eine Kopie zu den Buchungen, das neue Belegdatum kann nach dem Start der Aktion festgelegt werden. Löschen: Löscht die gefundenen Buchungen. Stornieren: Storniert die Buchungen, das neue Belegdatum kann nach dem Start der Aktion festgelegt werden. Anleitung zu der Ersetzen-Funktion:

209 Programmfunktionen 209 Nach dem Betätigen des Schalters Aktion Starten im Suchdialog, erscheint ein Dialog, in dem Ersetzen-Einstellungen erstellt werden können. Mit dem Schalter Sichern und Abbrechen kann zuerst eine Konfiguration ohne Ersetzung erfolgen. Der Schalter Ersetzung starten, startet die Ersetzung nach einer vorherigen Abfrage. Hinweis: Beachten Sie dabei, dass bei einer Änderung einer steuerlich relevanten Einstellung einer Buchung, die bereits in einer Steuermeldung in einem vorhergehenden Abgabezeitraum gemeldet wurde, eine manuelle Meldungskorrektur notwendig ist. Da ein versehentlich falsches Ersetzen problematisch sein kann und nur mittels einer Sicherungskopie rückgängig gemacht werden kann, gibt es die Möglichkeit, mittels der Einstellung Datensicherung vor der ersten Ersetzung eine temporäre Kopie des aktuellen Datenbankzustandes zu erstellen. Dieser Sicherungszustand kann mit der Funktion <Datei Datensicherung Änderungen seit erstem Skript rückgängig machen> wiederhergestellt werden. Der Schalter Status zurücksetzen, löscht den vorherigen Sicherungszustand und erzeugt einen neuen Zustand ab dem aktuellen Zeitpunkt, z.b. nach einer erfolgreichen Ersetzung. Aktion, falls die Buchung nicht geändert werden kann: Bei Buchungen, die nicht mehr geändert werden können, da sie z.b. in einem gesperrten Monat liegen, ist keine Ersetzung möglich. Alternativ kann es jedoch evtl. sinnvoll sein, die Buchung zu stornieren oder eine Gutschrift zu erstellen und eine Kopie der Buchung mit den Änderungen in einzufügen (Gutschriften werden im Stapel eingefügt). Unter Datumseinstellung kann das Datum der neuen Buchung, das gleichzeitig das Datum der Stornobuchung oder der Gutschrift ist, festgelegt werden.

210 210 Taxpool-Buchhalter Hilfe Sofern die Änderung steuerlich relevant ist und bereits in einer Steuermeldung in einem vorhergehenden Abgabezeitraum gemeldet wurde, führt z.b. eine Gutschrift mit dem Belegdatum zum Änderungszeitpunkt im neuen Abgabezeitraum zu einer automatischen Korrektur z.b. in der Zusammenfassenden Meldung. Hinweis: Diese Einstellung sollte nur von Buchhaltungsprofis benutzt werden. Unter Datenfelder können Datenfelder ausgewählt werden, in denen eine Ersetzung bei den gefundenen Buchungen stattfinden soll. Unter Neuer Inhalt, ist der Text einzutragen, mit dem der vorhandene Datenfeldinhalt ersetzt werden soll. Eine neue Ersetzung kann mit dem Schalter Einfügen erzeugt werden. Spezielle Datenfelder: Die interne ID des Steuersatzes: Es ist zwar auch eine Suche nach Steuersätzen mittels der Bezeichnung möglich, aber der beste Weg ist die Suche mittels der programminternen eindeutigen ID (Zahl), diese ist im Verwaltungsdialog der Steuersätze im Feld Interne ID ablesbar. Die interne ID des Soll-Steuersatzes, Die interne ID des Haben-Steuersatzes, Der Name des Soll-Steuersatzes, Der Name des Haben-Steuersatzes: Zusätzlich zu der Zuweisung des Steuersatzes ist auch die Seite des Steuerkontos vorgegeben, die Vorgabe wird jedoch nur in Spezialfällen benutzt, bei denen dies nicht eindeutig anhand der bebuchten Konten ermittelt werden kann. 1, sofern es sich um eine ungültige Buchung handelt: Das Datenfeld wird beim Ersetzen ignoriert. 1, sofern es sich um nicht fällige Umsatzsteuer handelt: Unter Neuer Inhalt kann 0 (fällige Umsatzsteuer) oder 1 (nicht fällige Umsatzsteuer) eingetragen werden. Kostenstellen: Zugewiesene Kostenstellen müssen zuvor angelegt worden sein, bei der Zuweisung über den Titel muss der Text eingegeben werden, der in der Kostenstellenverwaltung (Schalter <Bedienung Verwalten Kostenstellen> in der Buchungsmaske) unter Name erscheint, nicht der Text, der unter Beschreibung erscheint. Die Sollkontonummer oder die Habenkontonummer: Die Soll-Habenseite wird bei SplittBuchungen automatisch ermittelt, ansonsten bei ungültigen (unvollständig importierten) Buchungen anhand des fehlenden Gegenkontes ansonsten wird bei Ertragskonten die Habenseite und bei Aufwandskonten die Sollseite zugewiesen. Die Datenfelder Die Sollkontonummer und Die Habenkontonummer sorgen im Gegensatz dazu für eine explizite Zuweisung der Sollseite bzw. der Habenseite.

211 Programmfunktionen Automatischen Buchungsassistenten zeigen Zeigt oder Verbirgt den automatischen Buchungsassistenten. Dieser kann zum automatischen Buchen von Online-Banking-Kontoauszügen benutzt werden. Innerhalb des Dialoges können Regeln definiert werden, die bisher noch unvollständige Buchungen (fehlende Kategorie) automatisch durch Zuweisung einer (durch eine Regel erkannte) Kategorie vervollständigen. Hinweis: Der Assistent ist nur im 'Einfach-Buchen-Modus' verfügbar. Dies bietet sich an, da ja eine Kontenseite in den Buchungen bereits bekannt ist (Finanzkonto des Geldinstituts). Der Assistent hilft Ihnen, bei immer wiederkehrenden Buchungen mit ähnlichem Buchungstext, eine automatische Kategoriezuordnung zu schaffen. Mit einem Doppelklick in der Buchungsliste werden die aktuellen Buchungsdaten in die Buchungsmaske und auch in den Assistenten übertragen, sofern dieser geöffnet ist. Spätestens nach der Auswahl einer gültigen Kategorie in der Buchungsmaske öffnet sich dieser automatisch. Erstellen einer neuen Zuordnung. Doppelklicken Sie die Buchung, zu der eine neue Regel erstellt werden soll. Die Inhalte der unter Buchungstext, Auftraggeber, Kategorie, Benutzer1/Benutzer2 beim Import zugewiesen Datenfelder werden dadurch angezeigt. Tipp: Sie können zusätzlich bei geöffnetem Dialog eine Buchungsvorlage in der Buchungsmaske auswählen, dann werden deren Daten in den Buchungsassisten übernommen. Beispiel (siehe oben): Der Originalbuchungstext war 'Bestellung IhrProdukt, Hans Mustermann, RE ' und Sie wollen, dass alle importierten Buchungen, die den Text 'IhrProdukt' enthalten, auf die Kategorie 8400 (SKR03 Erlöse) mit dem Buchungstext 'Erlöse IhrProdukt' gebucht werden. 1) Aktivieren Sie das Feld Buchungstext und geben dort 'IhrProdukt' ein. 2) Geben Sie unter...immer auf die ausgewählte Kategorie x buchen 8400 ein, aktivieren Sie Immer mit folgendem Buchungstext x buchen und geben Sie dort in das Eingabefeld den entsprechenden neuen Buchungstext ein. 3) Gehen Sie auf den Schalter Neue Zuordnung.

212 212 Taxpool-Buchhalter Hilfe Das Programm legt danach eine neue Zuordnung an und durchsucht alle ungültigen (rot markierten) Buchungen nach Treffern (nicht nur für die neue Zuordnung, sondern immer für alle Zuordnungen). Sollten passende Buchungen gefunden worden sein, erscheint folgender Dialog: In der Titelzeile sehen Sie zuerst die Anzahl der Buchungen, die sich zuordnen lassen und danach die Anzahl der ungültigen (rot markierten) Buchungen. Ergänzen und Validieren: Bei passenden Buchungen wird die Kategorie (Gegenkonto) und optional der neue Buchungstext eingetragen und die Buchung wird als gültig markiert (nur bei Zuordnungen, bei denen die Einstellung Buchung bei Erfolg validieren aktiv ist). Nur Ergänzen: Bei passenden Buchungen wird die Kategorie (Gegenkonto) und optional der neue Buchungstext eingetragen die Buchung erscheint aber weiterhin als ungültig (rot markiert). Dies ist z.b. sinnvoll, wenn man bei einigen Zuordnungen die Buchungen noch manuell nachbuchen will. Oder wenn man die Zuordnung noch nachbearbeiten will. Abbrechen: Es wird keine Zuordnung oder Validierung vorgenommen. Hinweis: Das Programm sucht z.b. im Fall des Buchungstextes immer in dem Originalbuchungstext, der intern gespeichert ist. Sollte die ausgewählte Buchung bereits einmal durch eine Zuordnung gefunden worden sein, werden deren Einstellungen geladen. Sie finden dann in der Listenauswahl unter Buchungstext, Auftraggeber, Kategorie, Benutzer1/ Benutzer2 nach dem Aufklappen die originalen Werte davon. Dies kann sinnvoll sein, um die Regel erneut für den entsprechenden Originaltext anzupassen. Beim Import von Online-Banking-Kontoauszügen werden alle importierten Buchungen nach den angelegten Zuordnungen durchsucht, (ohne vorherige Abfrage) gegebenenfalls ergänzt und validiert (nur bei Zuordnungen, bei denen die Einstellung Buchung bei Erfolg validieren aktiv ist). Das gleiche gilt beim Neuanlegen oder Ändern einer Zuordnung, dabei erscheint jedoch der obige Abfragedialog. D.h. bei der richtigen Auswahl der Suchtexte sollten irgendwann nach dem Import alle Buchungen bereits automatisch richtig gebucht worden sein. Insbesondere, wenn Sie oder Ihre Kunden sich an eine gewisse Nomenklatur halten. Beispiel: Wenn Sie auf Rechnungen die Rechnungsnummer so gestalten, dass Ihre Produktnummer oder der Produktname darin vorkommt. RE-Produkt-4563-NR RE-Produkt-4564-NR Sie können dann z.b. unter Wenn das Feld... alle Produktnamen oder Nummern durch ein Semikolon getrennt eingeben: Produkt-4563;Produkt-4564 Bearbeiten einer Zuordnung: Bestehende Zuordnungen können mit den Schaltern Übernehmen/Entfernen verändert oder entfernt werden.

213 Programmfunktionen 213 Weitere Einstellungen: Wenn Sie mehr als eine Suchbedingungen eingeben, können Sie über eine Bedingung muss erfüllt sein oder Alle Bedingungen müssen erfüllt sein festlegen, wie sich die Regeln untereinander verhalten sollen. Einstellung gilt für alle Finanzkonten bedeutet, das in den importierten Buchungen aller Geldinstitute nach dem Text gesucht wird, oder nur bei einem bestimmten Geldinstitut (ausgewähltes Konto in der Buchungsmaske mit dem die Zuordnung erstellt wurde). Standardmässig gilt eine Einstellungen für alle Finanzkonten. Immer mit folgendem Buchungstext buchen: Bei der Identifizierung einer Buchung wird mit dem eingetragenen Buchungstext gebucht, ansonsten mit dem Originalbuchungstext. Diese Einstellung gilt für Einnahmen/Ausgaben/Einnahmen und Ausgaben: Mit diesem Schalter können Sie entscheiden, ob eine Einstellung für eine Einnahme und/oder eine Ausgabe gilt, standardmässig wird diese Einstellung durch den Buchungsdialog korrekt vorgegeben. Buchung bei Erfolg validieren: Ist dieser Schalter deaktiviert bleiben passende Buchungen nach einer Zuordnung weiterhin als ungültig markiert. Leerzeichen entfernen: Gelegentlich werden die Daten, die im SWIFT-Format bei der Bank ankommen, mitten im Text umgebrochen, Online-Banking-Programme fügen die Texte dann in der Regel mit einem Leerzeichen zusammen. Dies kann dazu führen, dass Wörter nicht mehr gefunden werden. Bei aktiver Einstellung werden im Suchwort als auch im Suchtext alle Leerzeichen entfernt. Suche mit Platzhaltern: Mit den beiden reservierten Zeichenketten {*} und {?} können Begriffe mit Platzhaltern durchsucht werden, dabei bedeutet {*} es können beliebig viele beliebige Zeichen an der entsprechenden Position stehen. {?} es kann nur ein beliebiges Zeichen an der entsprechenden Position stehen. Beispiel: M{*}ller findet Müller, Möller, Mueller, Moeller. Beispiel: M{?}ller findet nur Müller und Möller. Weitere Reservierte Zeichenketten: Sie können in die Sucheingabefelder mehrere alternative Texte eingeben, diese müssen dann durch {;} Semikolon getrennt sein: Beispiel: Produkt-4563{;}Produkt-4564{;}Produkt-4565 Die Suche ist dann erfolgreich, wenn entweder 'Produkt-4563' oder 'Produkt-4564' oder 'Produkt-4565' in dem entsprechenden Datenfeld gefunden wird. Es kann unpraktisch sein, wenn mehrere Suchtexte in einem Datenfeld gleichzeitig gefunden werden müssen, diese aber nicht unbedingt zusammenhängend auftreten. Um nach dem Vorkommen mehrerer Unterzeichenketten zu suchen, können Sie zusätzlich die Operatoren {and} (und) oder {or} (oder) verwenden. Ein Beispiel: Rechnung{and}Müller findet nur Texte in denen Rechnung und Müller gleichzeitig vorkommt, z.b. auch 'Rechnung von Heinz Müller, ' Beispiel: Rechnung{and}Müller;Rechnung{and}Meier Beispiel: Rechnung{or}Müller findet Texte in denen Rechnung oder Müller vorkommen. Verwaltung der Zuordungen: Mit dem Schalter Verwalten können die Zuordnungen verwaltet werden. Zusätzlich gibt es im Verwaltungsdialog noch folgende Datenfelder, die mittels Doppelklick bearbeitet werden können:

214 214 Taxpool-Buchhalter Hilfe Aktiv: Nur aktive Einstellungen werden bei der Zuordnung benutzt. Datum: Das Erstellungsdatum der Einstellung. Prio: Die Priorität einer Einstellung. Umso höher der eingetragene Wert ist, umso höher die Priorität. Einstellungen mit einer hohen Priorität werden vor Einstellungen mit einer niedrigeren Priorität ausgewertet. GK 03: Die Kategorie, auf die im Kontenrahmen SKR03 gebucht werden soll. GK 04: Die Kategorie, auf die im Kontenrahmen SKR04 gebucht werden soll. Sie können die Einstellungen mittels Klick auf den Spaltenkopf der entsprechenden Spalte sortieren. Warum werden Buchungen nicht gefunden, obwohl z.b. der Buchungstext mit dem Suchtext übereinstimmt? 1) Sie haben unter Die Einstellung gilt für Einnahmen eingetragen und die Buchung ist eine Ausgabe oder umgekehrt. 2) Die Einstellung besitzt nicht das Attribut aktiv. 3) Das Attribut Einstellung gilt für alle Konten ist deaktiv und das im Import-Dialog zugewiesene Finanzkonto entspricht nicht dem Konto, das in der Listenansicht unter Finanzkonto 03/04 eingestellt wurde. 4) Das unter immer auf das ausgewählte Konto eingestellte Gegenkonto existiert nicht (evtl. falscher Kontenrahmen etc.) Offene Posten zuordnen Öffnet einen Dialog zur Zuordnung offener Posten aus bereits bestehenden Buchungen OP-Zahlung aktuelle Buchung Diese Funktion zeigt für eine Zahlungsbuchung (Ein Kunden-/ oder Lieferantenkonto wurde in Verbindung mit einem Geldkonto gebucht), alle noch offenen Posten des Kunden oder Lieferanten und ermöglicht eine schnelle Verbuchung derselbigen. Die Buchung muss zuvor in der Buchungsliste der Hauptbuchungsmaske ausgewählt werden und sich im Stapel befinden. Nach der Zuordnung wird der Buchungsbetrag der Buchung um den Betrag des offenen Postens verringert, bzw. wird diese gelöscht, sofern der komplette Betrag gebucht wurde Neues Wirtschaftsjahr einfügen Fügt ein neues Wirtschaftsjahr ein und öffnet den Konfigurationsdialog dazu. Danach sollten die Eröffnungsbuchungen für das neue Jahr ermittelt werden, damit die Kontostände aktuell sind. Die Ermittlung kann auch erst vorübergehend geschehen, und nach beim Abschluß des Vorjahres erneut durchgeführt werden.

215 Programmfunktionen Aktuelles Wirtschaftsjahr Eigenschaften Zeigt die Art der Gewinnermittlung und die Eigenschaften des aktuellen Wirtschaftsjahres an. Unter Gewinnermittlung wird die aktuell eingestellte Gewinnermittlungart angezeigt, Betriebsvermögensvergleich oder Einnahme-Überschussrechnung. Diese Einstellung gilt für alle Wirtschaftsjahre. Die Gewinnermittlungsart kann nach einer versehentlichen Fehleinstellung nach dem Einrichten eines Mandanten oder bei Mandanten, die nicht zur Bilanzierung verpflichtet sind, und die die Gewinnermittlung nachträglich ändern wollen umgestellt werden (Schalter Gewinnermittlung ändern), sofern noch keine abgeschlossenen Wirtschaftsjahre bestehen. Hinweis: BFH-Urteil vom , IV R 57/07, Zitat: "Das Recht zur Wahl einer Gewinnermittlung durch Einnahme-Überschussrechnung entfällt erst mit der Erstellung eines Abschlusses und nicht bereits mit der Einrichtung einer Buchführung oder der Aufstellung einer Eröffnungsbilanz." Mit dem Schalter Fixieren kann die Einstellung endgültig zugewiesen werden. Unter gesperrte/abgeschlossene Monate ist es möglich, einzelne Monate gegen Veränderungen zu sperren. Mit dem Schalter Jahr abschliessen kann das Jahr abgeschlossen werden, zuvor sollte ein neues Jahr angelegt und die Saldenvorträge berechnet werden. Ein versehentlich abgeschlossenes Wirtschaftsjahr oder ein nachträglich zu korrigierendes Wirtschaftsjahr (z.b. Bilanzkorrektur) kann mit dem Schalter Abschluss rückgängig machen wieder für Buchungen geöffnet werden.

216 216 Taxpool-Buchhalter Hilfe Evtl. Saldenvortragsbuchungen im Folgejahr werden dadurch nicht automatisch rückgängig gemacht, diese müssen manuell korrigiert werden (Storno oder Löschen) und können dann anschliessend erneut automatisch erstellt werden. Für eine Bilanzkorrektur gibt es gesetzliche Regeln, Hinweise dazu finden Sie z.b. im 4 Absatz 2 Satz 1 EStG und 153 AO. Mit dem Schalter Fixieren kann der Abschluss endgültig zugewiesen werden. Unter Memo können Sie einen Memotext zu dem Wirtschaftsjahr speichern. Abweichendes Wirtschaftsjahr: Sollte es sich um ein abweichendes Wirtschaftsjahr handeln, kann dies aktiviert werden. Die Ausgaben werden dann automatisch angepasst. Abweichendes Wirtschaftsjahr gilt für alle erfassten Jahre: Das abweichende Wirtschaftsjahr wird für alle im Dokument erfassten Wirtschaftsjahre benutzt. Stellen Sie hier die Versteuerungsart ein, mit der Sie im ausgewählten Jahr beim Finanzamt geführt werden. Sollten Sie Kleinunternehmer nach 19 UStG sein, aktivieren Sie bitte die entsprechende Einstellung. Steuer bei manuellen Buchungen: Buchungen, die von der Kunden- und Lieferantenverwaltung erzeugt werden, werden nach den dort im Register Vorgaben unter Buchungsbeispielen dokumentierten Regeln automatisch anhand der Gewinnermittlungsart und der Versteuerungsart des bebuchten Jahres erstellt. Beim manuellen Buchen in der Hauptbuchungsmaske werden standardmäßig die bei den bebuchten Konten hinterlegten Steuersätze genutzt, abweichend davon kann für bilanzierende Ist-Versteuerer oder Kleinunternehmer ein abweichendes Verhalten eingestellt werden. Die Einstellung ist global, d.h. gilt für alle Wirtschaftsjahre. Für Kleinunternehmer lässt sich die Einstellung Steuerfrei nutzen, bei der bei Erfolgskonten anstelle des beim Konto hinterlegten Steuersatzes immer die Einstellung 'Ohne-Steuer' ausgewählt wird. Die Einstellung kann am Schalter Extras in der Buchungsmaske unter Bei Ausgabekonten immer ohne Steuer auswählen und Bei Einnahmekonten immer ohne Steuer auswählen geändert werden. Für bilanzierende Ist-Versteuerer kann die Einstellung nicht-fällige Steuer genutzt werden, bei der anstelle fälliger Steuer nicht-fällige Steuer gebucht wird. Bitte aktivieren Sie diese Einstellung nur, sofern Sie den Buchungsablauf mit nicht-fälliger Steuer kennen, auf unserer Homepage finden Sie in der FAQ zusätzliche Hinweise dazu. Die Einstellung kann am Schalter Extras in der Buchungsmaske unter Einnahmen immer mit nicht-fälliger Steuer buchen geändert werden. Gewinnermittlung/Umsatzsteuer: Ist-Versteuerung EÜR Einnahme in der Gewinnermittlung: Bei Geldeingang. Umsatzsteuer fällig: Bei Geldeingang. Bilanzierung Einnahme in der Gewinnermittlung: Bei /GuV Rechnungsausgang. Umsatzsteuer fällig: Bei Geldeingang. Soll-Versteuerung Einnahme in der Gewinnermittlung: Bei Geldeingang. Umsatzsteuer fällig: Bei Rechnungsausgang. Einnahme in der Gewinnermittlung: Bei Rechnungsausgang. Umsatzsteuer fällig: Bei Rechnungsausgang.

217 Programmfunktionen 217 Gewinnermittlung/Vorsteuer (Die Vorsteuer ist unabhängig von der (Ist-Soll-)Versteuerung): EÜR Ausgabe in der Gewinnermittlung: Bei Geldausgang. Vorsteuerforderung: Wahlrecht im laufenden Jahr: Bei Geldausgang oder bei Rechnungseingang. Bilanzierun Ausgabe in der Gewinnermittlung: Bei Rechnungseingang. g/guv Vorsteuerforderung: Bei Rechnungseingang. Ausnahme: Anzahlungen: Die Ist-Soll-Versteuerung gilt nur für Schlussrechnungen. Bei Anzahlungen gilt immer das Zahlungsdatum. Unterstützung in der Kunden/- und Lieferantenverwaltung: Ist-Versteuerung Soll-Versteuerung EÜR Komplette Unterstützung bei Komplette Unterstützung bzgl. Versteuerungsart und Gewinnermittlung. Versteuerungsart. Die Gewinnermittlung bei den DebitorenHinweis bei benutzerdefinierter OP's als auch bei den Kreditoren-OP's wird Einstellung zur Vorsteuer-Forderung: nicht korrekt geführt, da Einnahmen und Standardmässig benutzt das Programm b Ausgaben bereits bei Rechnungsstellung ei der Einnahme-Überschussrechnung das gebucht werden, sodass unterjährig zwar Wahlrecht, die Vorsteuer erst bei der normalerweise kein Problem entsteht, Zahlung zu buchen. jedoch müssen beim Wechsel des Um einen evtl. Zinsvorteil zu erlangen, kann Wirtschaftsjahres unbezahlte Rechnungen die Vorsteuer jedoch auch bereits bei abgegrenzt werden. Rechnungseingang gebucht werden. Siehe Einstellung Bei Ist-Versteuerung Beispiel für eine Korrekturbuchung zur und EÜR Vorsteuer bei Kreditoren bei Anpassung der Gewinnermittlung bei Rechnungseingang buchen. Debitoren-OP's: Dadurch wird die Gewinnermittlung bei den Am Jahresende werden die offenen Kreditoren-OP's nicht mehr korrekt geführt, Rechnungen von den Erlösen abgezogen. da die Ausgabe bereits beim Offene Rechnungen am Jahresende: Rechnungseingang gebucht wird, sodass Währungseinheiten netto. unterjährig zwar normalerweise kein Evtl. Neuanlage eines speziellen EinnahmeProblem entsteht, jedoch müssen beim Kontos E (ohne Umsatzsteuer und ohne Wechsel des Wirtschaftsjahres unbezahlte Zuordnung in der UStVA und UStErkl.). Rechnungen abgegrenzt werden. Evtl. Neuanlage eines speziellen InterimsKontos I. Sammelbuchung E an I, Währungseinheiten. Im Folgejahr: Auflösung der Buchung. Bilanzierung Komplette Unterstützung bzgl. /GuV Versteuerungsart. Komplette Unterstützung bei der Gewinnermittlung von Kreditoren-OP's. Die Gewinnermittlung bei den DebitorenOP's wird nicht korrekt geführt, da die Einnahme erst beim Zahlungseingang gebucht wird, sodass unterjährig zwar normalerweise kein Problem entsteht, Komplette Unterstützung bei Versteuerungsart und Gewinnermittlung.

218 218 Taxpool-Buchhalter Hilfe jedoch müssen beim Wechsel des Wirtschaftsjahres unbezahlte Rechnungen abgegrenzt werden Jahr abschliessen Schliesst das ausgewählte Jahr ab. Im abgeschlossenen Jahr ist das Erstellen und Bearbeiten von Buchungen nicht mehr möglich. Nach dem Abschluss sollte das Folgejahr angelegt und dort die Eröffnungsbuchungen ermittelt werden. Hinweis: Ein z.b. versehentlich abgeschlossenes Wirtschaftsjahr kann im Einstellungsdialog des entsprechenden Wirtschaftsjahres mit dem Schalter Abschluss rückgängig machen wieder für Buchungen geöffnet werden, sofern das Jahr noch nicht endgültig fixiert wurde. Vor einer endgültigen Fixierung sollte eine Sicherungskopie erstellt werden, dies wird vom Programm optional automatisch bereitgestellt Löschen Löscht das aktuelle Wirtschaftsjahr. Beachten Sie, dass dabei sämtliche Buchungsdaten aus dem Wirtschaftsjahr unwiderbringlich gelöscht werden Eröffnungsbuchungen Bearbeiten, Erstellen und Überprüfen von Eröffnungsbuchungen. Wirtschaftsjahr: Auswahl des Wirtschaftsjahres für die Anzeige in der Listenansicht und für nachfolgende Funktionen. Datum der Firmengründung: Das Firmengründungsdatum sollte zuerst eingetragen werden, bei Kapitalgesellschaften ist dies z.b. i.d.r. das Datum der notariellen Beurkundung (1. Notartermin, z. B. Gründung der Vor-GmbH). Wichtiger Hinweis: Um die Eröffnungsbilanz zu erstellen, prüft das Programm die Buchungen an die Vortragssaldenkonten 9000, 9008, Die Eröffnungsbuchungen (=Buchungen an die Vortragssaldenkonten) müssen zeitlich (Belegdatum) die ersten Buchungen zu Beginn des Wirtschaftsjahres sein, Buchungen, die nicht an die Vortragssaldenkonten gebucht wurden und die noch zum Wirtschaftsjahr gehören dürfen also zeitlich nicht vor den Eröffnungsbuchungen gebucht sein. Sollte also eine Einzahlung der Stammeinlage auf das Geschäftskonto schon vor dem Notartermin bestehen (Geschäftskonto schon vorher eröffnet), tragen Sie bitte unter Datum der Firmengründung (=Belegdatum automatisch erstellter Gründungsbuchungen) das Datum der Einzahlung ein. Datum überprüfen: Es wird das Belegdatum der gebuchten Eröffnungsbuchungen aller Wirtschaftsjahre überprüft.

219 Programmfunktionen 219 Im Gründungsjahr ist das Belegdatum i.d.r. das Firmengründungsdatum (s.o.). Ansonsten ist das Belegdatum der Buchungen der 1.1. des Wirtschaftsjahres, bei abweichendem Wirtschaftsjahr der erste Tag des Monats des abweichenden Wirtschaftsjahres. Für eine korrekte Auswertung im Programm müssen alle EB-Wert mit dem erwarteten Belegdatum gebucht sein, die Einstellung EB-Datum ist flexibel, lässt auch abweichende Belegdatumswerte zu, sofern diese vor oder am Tag der ersten Nicht-Eröffnungsbuchung des Wirtschaftsjahres liegen. Die Vorgabe der Einstellung EB-Datum ist flexibel durch das Programm sollte nicht verändert werden. Eröffnungsbuchungen automatisch ermitteln: Ermittelt die Eröffnungsbuchungen des ausgewählten Wirtschaftsjahres aus den Daten des vorhergehenden Jahres und bucht diese im Stapel des ausgewählten Wirtschaftsjahres, alle erzeugten Buchungen werden im Register 'Expertenmodus' der Buchungsmaske angezeigt. Voraussetzung dazu ist, dass die Vortragssalden in den Vorjahren bereits korrekt erstellt wurden. Evtl. bereits erstellte Eröffnungsbuchungen werden optional gelöscht, bzw. storniert, sofern sich diese bereits im Journal befinden. Das Belegdatum der Buchungen ist der 1.1. des Wirtschaftsjahres, bei abweichendem Wirtschaftsjahr ist das Belegdatum der erste Tag des abweichenden Wirtschaftsjahres. Eine schrittweise Beschreibung der Funktion finden Sie hier. Eröffnungsbuchungen manuell eingeben: Erstellt die Eröffnungsbuchungen des ausgewählten Wirtschaftsjahres durch manuelle Eingabe und bucht diese im Stapel des ausgewählten Wirtschaftsjahres, alle erzeugten Buchungen werden im Register 'Expertenmodus' der Buchungsmaske angezeigt. Das Belegdatum der Buchungen ist der 1.1. des Wirtschaftsjahres, bei abweichendem Wirtschaftsjahr ist das Belegdatum der erste Tag des abweichenden Wirtschaftsjahres. Der generelle Buchungstext kann bei Bedarf später im Stapel noch geändert werden. Jede Eröffnungsbuchung muss mit dem Schalter Einfügen in die Liste eingefügt werden. Manuelle Eröffnungsbuchungen Sofern die Buchhaltung des Vorjahres des ausgewählten Wirtschaftsjahres in einer anderen Software gebucht wurde, lassen sich die Eröffnungsbuchungen normalerweise mit den Bewegungsdaten importieren, sollte dies nicht möglich sein, müssen die Endwerte der Summen/und Saldenliste der Buchhaltung des Vorjahres ausgedruckt und manuell eingegeben werden. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist dies im einfachsten Fall die Höhe des Kontostandes der bebuchten Finanzkonten.

220 220 Taxpool-Buchhalter Hilfe Insgesamt müssen bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung folgende Werte eingetragen werden: 1) Der Kontostand aller bebuchten Finanzkonten (negative Betrags-Eingaben sind dabei möglich). 2) Die Salden aller Personenkonten der Kunden und Lieferanten, sofern nicht 0. Bei Überbezahlung muss ein negativer Wert eingegeben werden. 3) Die Salden aller bebuchten Anlagekonten sofern nicht 0. Bei der Bilanzierung werden zusätzlich alle weiteren Aktivkonten und Passivkonten, sowie der Gewinn/Verlust, Umsatzsteuerzahllast/Vorsteuerüberhang und Privatkonten vorgetragen. GuV-Konten werden nicht vorgetragen. Hinweis: Bei einem Wechsel während des Jahres von einer anderen Software, deren Bewegungsdaten inklusive Eröffnungsbuchungen nicht importiert wurden, kann man bei Bilanzierung folgendermassen vorgehen: 1) Es muessen zuerst alle Eröffnungsbuchungen der Sachkonten (also ohne Debitoren und Kreditoren) zum 1.1. erstellt werden. 2) Dann werden die Differenzsalden aller Aktivkonten und Passivkonten aus dem Stand bei der Erö ffnung und dem Stand bei der Übernahme gebildet und an das Summenvortragskonto 9090 gebucht werden (Aktivkonto an 9090, 9090 an Passivkonto). Die Endsalden aller Erfolgskonten (GuV-Konten) werden auf das Summenvortragskonto 9090 gebucht (Aufwand an 9090, 9090 an Ertrag). Alle Buchungen werden ohne Steuer gebucht. Die offenen Debitoren/- und Kreditoren werden mit dem Datum der Übernahme auf das Summenvortragskonto 9090 gebucht (Debitor an 9090, 9090 an Kreditor). Eröffnungs-Beträge überprüfen: Ermittelt die Eröffnungsbuchungen des ausgewählten Wirtschaftsjahres aus dem vorhergehenden Jahr und vergleicht diese mit den bereits gebuchten Werten. Sofern bei der vorherigen Erstellung der Eröffnungsbuchungen die gleichen Vortragskonten festgelegt wurden und die Buchungen danach nicht verändert wurden, sollte keine Abweichung festgestellt werden. Gründungsbilanz Kapitalgesellschaft: Erstellt die gundlegenden Buchungen bei der Gründung einer Kapitalgesellschaft. Das Belegdatum ist dabei, das unter Datum der Firmengründung eingegebene Datum. Die Buchungen sind nach der Erstellung im Stapel im Register 'Expertenmodus' zu finden.

221 Programmfunktionen 221 Gründungsbilanz Kapitalgesellschaft Beispiele: 1) Gründungsbilanz (Eröffnungsbilanz) GmbH, Gezeichnetes Kapital Währungseinheiten, Kapitaleinlage Währungseinheiten, die Einzahlung nach der Gründung wurde beim Notartermin zugesichert, die Anmeldung an das Registergericht erfolgt nach der bereitgestellten Einzahlungsquittung: Dialogeingaben: Gezeichnetes Kapital: Ausstehende Einlagen, die noch von den Gesellschaftern eingezahlt werden müssen: Ausstehende Einlagen, die nicht eingezahlt werden müssen: ) Gründungsbilanz (Eröffnungsbilanz) GmbH, Gezeichnetes Kapital Währungseinheiten, Kapitaleinlage Währungseinheiten, die Einzahlung nach der Gründung wurde beim Notartermin zugesichert, die Anmeldung an das Registergericht erfolgt nach der bereitgestellten Einzahlungsquittung: Dialogeingaben: Gezeichnetes Kapital: Ausstehende Einlagen, die noch von den Gesellschaftern eingezahlt werden müssen: ) Gründungsbilanz (Eröffnungsbilanz) GmbH, Gezeichnetes Kapital Währungseinheiten, Kapitaleinlage Währungseinheiten, diese wurde bereits bei der Gründung eingezahlt (Bargeld, G-Konto vorab Gründung eröffnet, etc.): Dialogeingaben: Gezeichnetes Kapital: Einlage, die bei der Gründung bereits eingezahlt wurde: Das Finanzkonto dazu muss eingetragen werden.

222 222 Taxpool-Buchhalter Hilfe Ausstehende Einlagen, die nicht eingezahlt werden müssen: ) Gründungsbilanz (Eröffnungsbilanz) GmbH, Gezeichnetes Kapital Währungseinheiten, dieses wurde bereits voll bei der Gründung eingezahlt (Bargeld, G-Konto vorab Gründung eröffnet, etc.): Dialogeingaben: Gezeichnetes Kapital: Einlage, die bei der Gründung bereits eingezahlt wurde: Das Finanzkonto dazu muss eingetragen werden. 5) Gründungsbilanz (Eröffnungsbilanz) UG, Gezeichnetes Kapital Währungseinheiten: Dialogeingaben: Gezeichnetes Kapital: Ausstehende Einlagen, die noch von den Gesellschaftern eingezahlt werden müssen: ) Gründungsbilanz (Eröffnungsbilanz) UG, Gezeichnetes Kapital 1 Währungseinheiten: Dialogeingaben: Gezeichnetes Kapital: 1. Einlage, die bei der Gründung bereits eingezahlt wurde: 1. Das Finanzkonto dazu muss eingetragen werden. 7) Gründungsbilanz (Eröffnungsbilanz) Englische Limited, Gezeichnetes Kapital GBP * Umrechnungsfaktor EZB: Dialogeingaben: Gezeichnetes Kapital: GBP * Umrechnungsfaktor EZB. Ausstehende Einlagen, die nicht eingezahlt werden müssen: GBP * Umrechnungsfaktor EZB. 8) Einzahlung von ausstehenden, geforderten Kapitaleinlagen in Höhe von Währungseinheiten nach der Gründung: Dialogeingaben: Einzahlung der eingeforderten Einlagen nach der Gründung: Das Datum und das Finanzkonto müssen eingetragen werden. Hinweis: Es handelt sich nicht mehr um eine Eröffnungsbuchung, die Daten erscheinen in der normalen Bilanz, jedoch nicht in der Eröffnungsbilanz. Gründungsbuchungen Personengesellschaft: Erstellt die Anfangs-Buchungen bei der Gründung einer Personengesellschaft. Das Belegdatum ist dabei, das Datum der Firmengründung unter eingegebene Datum. Der generelle Buchungstext kann bei Bedarf später im Stapel noch geändert werden. Die Buchungen sind nach der Erstellung im Stapel im Register 'Expertenmodus' zu finden.

223 Programmfunktionen 223 Gründungsbuchungen Personengesellschaft Ausdruck der Eröffnungsbilanz: Stellen Sie die Ausgabeform in der Druckausgabe Bilanz auf den Typ 'Eröffnungsbilanz'. In der Druckvorschau kann die Ausgabe als RTF-Dokument exportiert und in einer Textverarbeitung weiterverarbeitet werden, z.b. zwecks Einreichung beim Bundesanzeiger. Beispiel:

224 224 Taxpool-Buchhalter Hilfe Beispiel Eröffnungsbilanz Gm bh Stichwörter: Eröffnungsbuchungen, Gründungsbilanz, Eröffnungsbilanz Eröffnungsbuchungen UG, Gründungsbilanz UG, Eröffnungsbilanz UG Eröffnungsbuchungen GmbH, Gründungsbilanz GmbH, Eröffnungsbilanz GmbH Eröffnungsbuchungen Englische Limited, Gründungsbilanz Englische Limited, Eröffnungsbilanz Englische Limited Eröffnungsbuchungen berechnen Ermittelt die Eröffnungsbuchungen des ausgewählten Wirtschaftsjahres aus den Daten des vorhergehenden Jahres und bucht diese im Stapel des ausgewählten Wirtschaftsjahres. Dies ist notwendig, damit die Kontostände in einem neu angelegten Jahr den Stand der Endwerte des Vorjahres erhalten.

225 Programmfunktionen 225 Voraussetzung dazu ist, dass die Vortragssalden in den Vorjahren bereits korrekt erstellt wurden. Evtl. bereits erstellte Eröffnungsbuchungen werden optional gelöscht, bzw. storniert, sofern sich diese bereits im Journal befinden. 1) Wählen Sie zuerst unter Wirtschaftsjahr das Jahr aus, dessen Eröffnungsbuchungen ermittelt werden sollen, i.d.r. handelt es sich um ein neu angelegtes Wirtschaftsjahr. 2) Buchen Sie evtl. alle Buchungen in das Journal aus, falls noch nicht geschehen (dies ist optional, die Stapelbuchungen werden ansonsten ignoriert, sofern es sich nicht um den Testmodus (s.u.) handelt). Sollten sich noch Buchungen im Stapel befinden, erscheint folgender Dialog: Die Einstellung Die Erstellung der Saldenvorträge nur testen und die Stapelbuchungen dabei mit einbeziehen bedeutet, dass die Buchungen aus dem Stapel zu den Journalbuchungen dazugerechnet werden, um die Saldenvorträge zu ermitteln. Diese Einstellung ist z.b. gut zum Testen der Ausgabe vor dem Abschluss geeignet, die erstellten Buchungen werden im Stapel des folgenden Jahres erstellt und können wieder gelöscht oder auch im Journal storniert werden. Das ausgewählte Jahr sollte in diesem Fall nicht abgeschlossen werden. 3) Alle von der automatischen Anlagenverwaltung generierten Buchungen für alle betroffenen Anlagen in dem ausgewählten Jahr müssen in den Stapel oder das Journal exportiert werden, die Einstellung automatisch muss für diese Buchungen in der Anlagenverwaltung deaktiviert werden, damit keine doppelten Buchungen entstehen können. Beim Buchen der Anlagebuchungen in das Journal wird die Einstellung automatisch vom Programm entfernt. Sofern sich die Buchungen noch im Stapel befinden und diese nachbearbeitet werden sollen, können diese auch im Register Auto-Buchungen der Anlagenverwaltung markiert und mit dem Schalter Ausbuchen von der Anlagenverwaltung getrennt werden Die Buchungen können dann anschliessend in der Buchungsmaske bearbeitet und dann in das Journal ausgebucht werden. Beispiel aus der Anlagenverwaltung, die automatische Generierung von Buchungen im Jahr 2004 wurde deaktiviert: Vorher: Nach dem Buchen in das Journal oder dem Ausbuchen im Register Auto-Buchungen :

226 226 Taxpool-Buchhalter Hilfe 4) Einstellungsdialog: In dem Dialog können Sie Konten festlegen, auf die die Salden gebucht werden sollen. Die Konten 9000, 9008, 9009 sind die Standardkonten für Sachkonten/Debitoren/Kreditoren. Wer für eine bilanzierende Auswertung bucht, benötigt zusätzlich noch die Buchungen der Umsatzsteuerzahllast, bzw. des Vorsteuerüberhangs. In diesem Fall muss die Einstellung Ausgaben für bilanzierende Unternehmen aktiv sein. Unter (Bilanz)-Gewinn gibt man im SKR03/SKR04 als Einzelunternehmer in der Regel das Konto 800/2900 ein, bei mehreren Anteilseignern das Konto 860/2970. Unter (Bilanz)-Verlust gibt man im SKR03/SKR04 als Einzelunternehmer in der Regel das Konto 800/2900 ein, bei mehreren Anteilseignern das Konto 868/2978. Das Privatkonto wird normalerweise über ein Kapitalkonto abgeschlossen im SKR03/SKR04 in der Regel über das Konto 800/2900. Umsatzsteuer laufendes Jahr umbuchen: Trägt das Konto 'USt. laufendes Jahr' 1789/3840 automatisch nach 'USt. Vorjahr' 1790/3841 vor. Umsatzsteuer Vorjahr umbuchen: Trägt das Konto 'USt.Vorjahr' 1790/3841 automatisch nach 'USt. frühere Jahre' 1791/3845 vor. Hinweis: Wenn Sie die Vortragssalden im Sinne der Einnahmen-Überschussrechnung erstellen, kann es bei einer bilanzierenden Auswertung zu einer Aktiva-Passiva-Differenz in der Eröffnungsbilanz kommen. Umgekehrt sollten Einnahmen-Überschüssler keine bilanzierende Saldenerstellung auswählen.

227 Programmfunktionen Abo-Buchungen Erzeugt die aktuell fälligen Abo-Buchungen. Abo-Buchungen können bei den Buchungsvorlagen konfiguriert werden Berichte Authentifizierte Anmeldung Vor der Übertragung von Daten an die Finanzbehörden mittels Elster ist eine Authentifizierung notwendig. Dazu gibt es die Möglichkeit entweder ein kostenloses Softwarezertifikat anzufordern oder eine Signaturkarte oder einen Elster-USB-Stick zu erwerben. Eine Anleitung zur Beantragung eines Softwarezertifikats finden Sie hier. In allen im Programm vorhandenenen Dialogen, bei denen eine Elster-Übermittlung vorgesehen ist (z. B. Berichte, Umsatzsteuervoranmeldung), befindet sich ein Schalter Authentifizierte Anmeldung, der nachfolgenden Dialog öffnet: Software-Zertifikat: Mit dem Schalter '...' kann die Zertifikatsdatei (.pfx) ausgewählt werden (kompletter Pfad). Software-Zertifikate sollten im Bereich \Datenordner\Vorlagen gespeichert werden, in diesem Fall werden sie auch bei einem Rechnerwechsel immer gefunden, sofern der Ordner in der Komplettsicherung mit aufgenommen wird. Signaturkarte/Elsterstick: Es sollte zuerst das passende Gerät ausgewählt werden, oder der Eintrag Beliebiges Gerät, falls kein passender Eintrag enthalten ist. Der Schalter... öffnet einen Dialog zur Auswahl der dynamischen Bibliothek (unter Windows:.dll) der entsprechenden Treibersoftware. Je nach ausgewähltem Gerät wird der passende Name der dynamischen Bibliothek als Vorauswahl angezeigt.

228 228 Taxpool-Buchhalter Hilfe Sollten sowohl 32-Bit als auch 64-Bit-Treiber vorhanden sein, sollte der 32-Bit-Treiber bevorzugt werden. Es muß dabei der komplette Pfad eingetragen sein, z.b.: C:\Program Files (x86)\secunet\gudstarsignusbtokenfuerelster\starsignpkcs11_w32.dll oder C:\Programme\SECUNET\GuDStarSignUSBTokenFuerELSTER\starsignpkcs11_w32.dll oder C:\Windows\System32\aetpkss1.dll Suche: Sofern Sie den Treiber oder das Zertifikat nicht finden können, kann auch die Suchfunktion benutzt werden, in Abhängigkeit davon, ob Software-Zertifikat oder Signaturkarte/Elsterstick ausgewählt wurde, sucht das Programm nach allen passenden Dateien auf dem gesamten Rechner, dies kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Anschliessend sind in der Auswahl-Liste die gefundenen Dateien aufgelistet, mit dem Schalter Übernehmen kann der Pfad in das Eingabefeld Zertifikat übernommen werden. Unter PIN kann die dazugehörige PIN des Zertifikats eingegeben werden. Weitere Hinweise für Signaturkarten/Elstersticks: I.d.R. befindet sich auf dem Stick eine Installation, die zuerst ausgeführt werden muss, siehe z.b. https://www.sicherheitsstick.de/technik.html Diese installiert die Daten in den Systemordner oder einen Programmordner. Probleme bei der Authentifizierung: Bitte prüfen Sie zuerst, ob die PIN korrekt eingegeben wurde und das Zertifikat noch gültig ist. Sollte weiterhin eine Fehlermeldung bestehen, kann mit dem Schalter Schlüssel zurücksetzen eine in der Datenbank verschlüsselt gespeicherte Kopie des Transportschlüssels zurückgesetzt werden. Sofern bei der Übertragung mittels Elster die Fehlermeldung 'esigner: Fehler beim Dekodieren des PKCS#12-Objekts' erscheint, wurde wahrscheinlich eine falsche Datei eingetragen Einstellen des Auswertungszeitraums Standardmässig gilt für Auswertungen, der global eingestellte Auswertungszeitraum, der auch für die Ansicht in der Buchungsliste gilt. Dieser läßt sich über den Datums-Auswahl-Schalter (rot markierter Schalter in der obigen Abbildung) auf der Mauspalette beeinflussen. Wählen Sie dazu zuerst ein vorhandenes Wirtschaftsjahr im Menü aus. Danach kann dann z.b. ein einzelner Monat oder ein Quartal ausgewählt werden. Um von der Auswahl eines Monats oder eines Quartals wieder in die in Auswahl des kompletten Jahres zu gelangen, reicht es den Monat oder das Quartal erneut anzuklicken, wodurch die Auswahl wieder deaktivert wird.

229 Programmfunktionen 229 Hinweis zu einem abweichenden Wirtschaftsjahr: Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr existiert am Ende der ausgeklappten Datumsauswahl zusätzlich die Einstellung Schema: Abweichendes Jahr. Im aktiven Zustand (Standard) werden die Datumsbereiche Jahr, Monat, Quartal an die Einstellung des abweichenden Jahres angepasst. Beispiel: Abweichendes Jahr 2012 vom ' '. Die Auswahl Jahr 2012 erzeugt den Bereich ' '. Die Auswahl Jahr 2012, 3.Quartal erzeugt den Bereich ' '. Die Auswahl Jahr 2012, Monat Januar erzeugt den Bereich Januar Bei deaktivierter Einstellung wird keine Anpassung des Datumsbereichs vorgenommen. Zusätzlich kann in der Druckvoransicht und beim Export über den Schalter Datumsbereich eine davon unabhängige Zeiteinstellung getroffen werden: Die Einstellung globale Einstellung nutzen bewirkt, dass der ausgewählte Datumsbereich immer mit der globalen Einstellung (Datums-Auswahl-Schalter auf der Mauspalette) identisch ist. Bei einer manuellen Datums-Eingabe wird der lokal (im Dialog) eingestellte Datumsbereich gespeichert und beim nächsten Aufruf der Druckvoransicht wieder verwendet. Um diese Einstellung wieder auf die globale zurückzusetzen, genügt es, im Dialog die Einstellung globale Einstellung nutzen zu aktivieren. Lokale Einstellung temporär speichern (Standard): Diese Einstellung bewirkt, dass die von der globalen Einstellung abweichende Datumseinstellung (=lokale Einstellung) nur während der Dauer der Druckvoransicht wirksam ist und danach wieder die globale Einstellung aktiv wird. Hinweis bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr: Sofern die Einstellung Schema: Abweichendes Jahr aktiviert ist, werden die unter Monat, Quartal, Jahr eingestellten Bereiche an die Einstellung des abweichenden Jahres angepasst (siehe oben), ansonsten werden die Werte so wie eingestellt übernommen.

230 Taxpool-Buchhalter Hilfe Journal Auflistung der Buchungsdaten aus dem Journal, sortiert nach Belegdatum und Belegnummer. Das Journal unterstützt zwei Listing-Ausgaben: 1) Eine ausführliche Ausgabe mit Soll- und Habenkonten im Sinne der doppelten Buchführung. 2) Eine einfache Ausgabe mit nur einer angezeigten Kontenseite. Hinweis: Hier erfahren Sie, wie Sie den Auswertungszeitraum in der Druckvorschau und in der Druckausgabe einstellen können Buchungsstapel Auflistung der Buchungsdaten aus dem Buchungsstapel, sortiert nach Belegdatum und Belegnummer. Der Buchungsstapel unterstützt zwei Listing-Ausgaben: 1) Eine ausführliche Ausgabe mit Soll- und Habenkonten im Sinne der doppelten Buchführung. 2) Eine einfache Ausgabe mit nur einer angezeigten Kontenseite. Hinweis: Hier erfahren Sie, wie Sie den Auswertungszeitraum in der Druckvorschau und in der Druckausgabe einstellen können Buchungsliste drucken Der Dialog lässt eine Vorauswahl zum Druck der Buchungsdaten zu. Sie kommen über den Schalter Buchungsliste zu diesem Dialog. Hinweis: In früheren Versionen gab es auf der Mauspalette die Schalter Journal und Stapel, diese wurden jetzt durch den Schalter Buchungsliste ersetzt. Die kompatible Funktionalität finden Sie unter Einträge aus. Dort können Sie auf Stapel oder

231 Programmfunktionen 231 Journal gehen und es werden Ihnen die dazugehörigen Daten im aktuellen Datumsbereich angezeigt. Der Schalter Buchungsliste benutzt den aktuellen Buchungsstatus (Buchungsstapel, Journal oder Journal und Buchungsstapel) als Vorauswahl. Einträge aus: Es kann ein Buchungsstatus (Buchungsstapel, Journal oder Journal und Buchungsstapel) ausgewählt werden, dessen Einträge in der aktuellen Datumsauswahl gedruckt werden sollen. Im Buchungsdialog angezeigte Buchungsliste: Es werden die aktuell in der Buchungsliste der aktuellen Buchungsmaske angezeigten Einträge gedruckt. Dies ist z.b. praktisch um im EinfachBuchen-Modus nur die einem bestimmten Konto zugeordneten Buchungen zu drucken. Gefundene Einträge der letzten Suche: Es werden die bei der letzten Suche gefundenen Einträge gedruckt. Der Schalter Suchergebnis löschen entfernt das letzte Suchergebnis. Vereinfachte Ausgabe: Buchungen werden nicht vorzeichenlos mit Soll und Haben dargestellt, sondern vorzeichenbehaftet als Einnahme oder Ausgabe. Wichtiger Hinweis: Sie sollten diese Ausgabe nur wählen, wenn die betrachteten Buchungen alle mit einem Finanzkonto in Verbindung stehen, ansonsten ergibt die vorzeichenbehaftete Darstellung evtl. keinen Sinn (ebensowenig wie die dazugehörige Summenbildung in der Ausgabe). Beispiel: Sie wählen im Einfach-Buchen-Modus unter Konto das Finanzkonto 'Bank' aus und aktivieren Im Buchungsdialog angezeigte Buchungsliste. Dann werden Ihnen mit dieser Einstellungen die Buchungen vorzeichenkorrekt als Einnahme oder Ausgabe bgzl. des Finanzkontos dargestellt, eine erweiterte Darstellung mit Vorsaldo und Bestand finden Sie beim Druck des Kontenbuchs. Wenn Sie im Einfach-Buchen-Modus unter Konto den Leereintrag auswählen werden Ihnen die Buchungen aller Finanzkonten, die in unter Konto aufgelistet sind dargestellt. Aktivieren Sie dann Im Buchungsdialog angezeigte Buchungsliste und benutzen diese Einstellung, wird Ihnen in der Summe der Kontostand aller Finanzkonten korrekt zusammengerechnet. In allen anderen Fällen, in denen die Erstellung von Summen dem Programm bei dieser Ausgabe unpassend erscheinen, werden diese weggelassen. Splittbuchungen auflösen: Splittbuchungen werden nicht mit zusammen mit der SplittVaterbuchung (die Buchung, die die Splitts beinhaltet) sondern als Einzelbuchungen dargestelllt. Splittbuchungen abgrenzen: Die Splittbuchungsgruppe wird durch einen zusätzlichen Zeilenabstand von den anderen Buchungen abgegrenzt. Hinweis: Die Abgrenzung funktioniert nur bei der Standardsortierung korrekt, sollte eine benutzerdefinierte Sortierung gewählt worden sein, kann es zu einer fehlerhaften Anordnung des Zeilenabstandes kommen Summen und Salden Liste aller bebuchten Konten mit Eröffnungsbilanz, Bestand Haben, Soll, Saldo. Optionale Summenbildung in den einzelnen Kontenklassen. Hinweis: Hier erfahren Sie, wie Sie den Auswertungszeitraum in der Druckvorschau und in der

232 232 Taxpool-Buchhalter Hilfe Druckausgabe einstellen können. Dialogeinstellungen: Summe vom Anfang des Auswertungsjahres bis zum Ende des Auswertungszeitraums ermitteln: Ermittelt die Summen und Salden zusätzlich für den Zeitraum vom 1.1. (bei nicht abweichendem Wirtschaftsjahr) bis zum Ende des Auswertungszeitraums und gibt diese in den Datenfeldern 'Gesamtsumme' und 'Gesamtsaldo' aus. Diese Einstellung ist bei bestimmen Auswertungszeiträumen nicht unbedingt nötig und kann deswegen deaktiviert werden. Beispiel 1: Der Auswertungszeitraum ist das 2. Quartal, dann wird in der Ausgabe unter 'Saldo Auswertungszeitraum' nur der Saldo im 2. Quartal ausgewiesen und unter 'Gesamtsaldo' die Summe der Salden aus dem 1. Quartal und dem 2. Quartal. Beispiel 2: Der Auswertungszeitraum ist das 1. Quartal. Die Werte unter 'Saldo Auswertungszeitraum' und 'Gesamtsaldo' sind identisch. Kontenklassensumme: Das Programm gibt nach dem Ende einer Kontenklasse (0-9) deren Summe aus. Titel: Der Titel des Summentextes. Klassentitel anzeigen: Zusätzlich zum Summentext wird der Titel der Kontenklasse angezeigt. Zwischensumme: Das Programm gibt nach dem Ende einer Kontenklasse die fortlaufende Summe der bisherigen Kontenklassen aus. Gesamtsumme: Das Programm gibt nach dem Ende aller Kontenklassen die fortlaufende Summe der bisherigen Kontenklassen aus. Diese Einstellung ist notwendig, wenn man die Zwischensumme deaktiviert hat, aber am Ende die Gesamtsumme ausgeben will. Prüfmodus: Es werden alle Einzelbuchungen zu einem Konteneintrag ausgegeben. Debitoren und Kreditoren auf Sammelkonten darstellen: Debitoren und Debitoren können entweder einzeln aufgelistet oder mittels der Sammelkonten zusammengefasst werden.

233 Programmfunktionen Einnahme/Überschuss Stellt die Einnahmen und Ausgaben nach Konten zusammengefasst gegenüber und ermittelt den Überschuss. Um die dahinterstehenden Einzelbuchungen auszugeben, können Sie den Bericht 'Einnahmen und Ausgaben' verwenden. Mit dem Schalter Einstellungen für Debitoren/Kreditoren kann festgelegt werden, ob die Debitoren/und Kreditorenkonten zusammengefasst oder einzeln ausgegeben werden. Die Einstellung Vergleich mit Vorjahreswerten bewirkt, dass die Ausgabewerte den Werten des Vorjahres gegenübergestellt werden. Dabei werden die Daten in der Komplettdarstellung so aufgefüllt, dass die Konten des Vorjahres auf jeden Fall in der Darstellung vorkommen, auch wenn der Saldo im Auswertungsjahr 0 ist, oder das Konto im Auswertungsjahr nicht bebucht wurde. Dadurch ist sichergestellt, dass die Summe der aufgeführten Einzelbuchungen der Konten im Vorjahr das in der Gesamtsumme angezeigte Ergebnis ergeben. Hinweis: Achten Sie bitte darauf, dass im Jahr der Auswertung evtl. Eröffnungsbuchungen korrekt erstellt wurden, ansonsten kann zu es falschen Werten kommen. Taxpool -Buchhalter kann die Saldenvorträge für Folgejahre automatisch erstellen. Diese können auch als vorläufige Buchungen im Stapel erstellt und später aktualisiert werden Einnahmen und Ausgaben Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben im Auswertungszeitraum (inklusive der Steuerkonten). Die Buchungen werden nach Konten und gleichnamigen Buchungstexten zusammengefasst. Mit dem Schalter Einstellungen für Debitoren/Kreditoren kann festgelegt werden, ob die Debitoren/-

234 234 Taxpool-Buchhalter Hilfe und Kreditorenkonten zusammengefasst oder einzeln ausgegeben werden. In der ausführlichen Auflistung werden alle Einzelbuchungen aufgelistet, ansonsten werden Positionen mit gleichnamigem Buchungstexten zusammengefasst. Summeneintrag für Einzelbuchungen: Auch wenn zu einem Konto nur eine Buchung vorliegt, wird ein Summeneintrag ('Summe Kontoname') erzeugt, anstatt dessen Summe nur in Fettdruck auszugeben. Hinweis: Hier erfahren Sie, wie Sie den Auswertungszeitraum in der Druckvorschau und in der Druckausgabe einstellen können BWA Betriebswirtschaftliche Auswertung. Dabei werden die Ertrags- und Aufwandskonten gegenübergestellt und so der Gewinn oder Verlust eines Unternehmens ermittelt. Diese Auswertung vermittelt einen Eindruck über den Erfolg eines Unternehmens innerhalb des Auswertungszeitraums und wird oft von Banken, z.b. als Unterlage für die Genehmigung von Krediten verlangt. Mit dem Schalter Einstellungen für Debitoren/Kreditoren kann festgelegt werden, ob die Debitoren/und Kreditorenkonten zusammengefasst oder einzeln ausgegeben werden. Die Einstellung Vergleich mit Vorjahreswerten bewirkt, dass die Ausgabewerte den Werten des Vorjahres gegenübergestellt werden. Dabei werden die Daten in der Komplettdarstellung so aufgefüllt, dass die Konten des Vorjahres auf jeden Fall in der Darstellung vorkommen, auch wenn der Saldo im Auswertungsjahr 0 ist, oder das Konto im Auswertungsjahr nicht bebucht wurde. Dadurch ist sichergestellt, dass die Summe der aufgeführten Einzelbuchungen der Konten im Vorjahr das in der Gesamtsumme angezeigte Ergebnis ergeben. Hinweis: Hier erfahren Sie, wie Sie den Auswertungszeitraum in der Druckvorschau und in der Druckausgabe einstellen können. Achten Sie bitte darauf, dass im Jahr der Auswertung evtl. Eröffnungsbuchungen korrekt erstellt wurden, ansonsten kann zu es falschen Werten kommen. Taxpool -Buchhalter kann die Saldenvorträge für Folgejahre automatisch erstellen. Diese können auch als vorläufige Buchungen im Stapel erstellt und später aktualisiert werden.

235 Programmfunktionen Bilanz/GuV In der Bilanz werden die Endbestände aller Bestandskonten strukturiert dargestellt. Die Vorjahresbilanz entspricht dabei im Prinzip den Anfangsbeständen der Bestandskonten des Folgejahres. Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) stellt die Endbestände der Erfolgskonten strukturiert dar. Die Endbestände aller Aufwandskonten und Ertragskonten werden aufsummiert. Die Differenz aus Aufwand und Ertrag bildet den Jahresgewinn bzw. Jahresverlust. Diese Ausgabe ist mit der BWA vergleichbar. Sie können bei der Ausgabe festlegen, ob Aktiva, Passiva, GuV ausgegeben werden sollen. Optional kann nach den jeweiligen Ausgaben ein Seitenwechsel durchgeführt werden. Die Titel der Hauptkategorien können verändert werden. Unter Konten können den Gliederungspunkten Konten zugeordnet oder neue Gliederungspunkte erstellt werden. Die Schriftgrössen der einzelnen Gliederungsebenen sind ebenfalls einstellbar. Dabei handelt es sich um den Faktor, mit dem die Schriftgrösse der Feldschrift (in der Druckvoransicht einstellbar) multipliziert wird. Hinweis: Die Druckausgabe kann bei Bedarf in der Druckvoransicht in das RTF-Format exportiert und dort in einer Textverarbeitung weiterverarbeitet werden.

236 236 Taxpool-Buchhalter Hilfe Konten auflisten: Die Druckausgabe enthält eine Auflistung aller Einzelkonten, aus denen sich die Summenwerte der Gliederungspunkte zusammensetzen. Standardmässig ist diese Einstellung aktiv. Konten mit 0-Salden ausgeben: Die Ausgabe von Konten, auf denen ein 0-Saldo besteht, kann unterdrückt werden. Prüfmodus (detaillierte Darstellung der Einzelbuchungen): Es werden zu jedem Konto die sich dahinter verbergenden Einzelbuchungen aufgelistet, um die Summenbildung nachvollziehen zu können. Maximale Ausgabeebene: Die Anzahl, der Gliederungsebenen, die angezeigt werden sollen. Komplette Strukur darstellen: Es wird ungeachtet dessen, ob eine Gliederung bebuchte Konten enthält und ungeachtet der Einstellung Maximale Ausgabeebene die komplette hinterlegte Gliderung angezeigt. Zuweisung für Konten ohne Zuordnung ermitteln: Siehe oben unter Konten ohne Zuordnung. Unter Konten ohne Zuordnung finden Sie die im Auswertungszeitraum bebuchten Konten aufgelistet, bei denen weder in Aktiva noch in Passiva oder GuV eine Zuordnung vorgenommen wurde. Eine fehlende Zuordnung kann zu einer falschen Auswertung führen. Sie sollten die Konteneigenschaften der entsprechenden Konten unter Konten überprüfen. Optional ist es möglich, die Ausgabeeigenschaften für Bilanz/GuV eines anderen Kontos, das ähnliche Grundeigenschaften (Steuersatz, Einnahme/Ausgabe/Neutral, Kontonummer) wie das entsprechende Konto besitzt, zuzuweisen (Zuweisung für Konten ohne Zuordnung ermitteln). Zuvor sollten Sie sich die Konten ohne Zuordnung ausdrucken und dann anschliessend nach der automatischen Zuordnung deren Eigenschaften in der Kontenverwaltung nachkontrollieren. 'Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag' anzeigen: Gleicht ein negatives Eigenkapital automatisch in dem Gliederungspunkt 'Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag' auf der Aktivund Passivseite aus. Hinweis: Diese Buchung kann alternativ auch manuell erfolgen, in diesem Fall erkennt die Einstellung die Verbuchung und erstellt keinen automatischen Eintrag, Beispiel: 1) Neuanlage Konto 9310, 'Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag Aktiva', Ohne Steuer, Zuordnung Bilanz Aktiva: 'D. Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag'. 2) Neuanlage Konto 9320, 'Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag Passiva', Ohne Steuer, Zuordnung Bilanz Passiva: 'VI. Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag'. 3) Buchung 9310 an 9320, Betrag: Absolutwert des negativen Eigenkapitalwertes. Anmerkung: In der Schlussbemerkung der Bilanz ist einer Erläuterung zu dem negativen Kapital

237 Programmfunktionen 237 notwendig. Eingefordertes Kapital anzeigen: Weist evtl. eingefordertes Kapital aus (BilMoG), sofern ausstehende Einlagen auf der Passivseite bestehen. Die Einstellung Hervorheben, setzt die Schriftgrösse auf die der übergeordneten Ausgabeebene. Vorjahresvergleich: Es werden zusätzlich die Werte des Vorjahres ausgegeben. Konten der Vorjahresauswertung, die im Ausgabezeitraum nicht bebucht wurden, werden dabei mit 0-Salden eingefügt. GuV mit BWA vergleichen: Vergleicht das Ergebnis der BWA mit dem Ergebnis der GuV und gibt eine Info bei einer Abweichung aus. Weiterhin wird bei einer Abweichung die Kontenzuordnung von Konten in der GuV und in der BWA angezeigt, sofern diese nicht in beiden Positionen zugeordnet wurden. Warnungen anzeigen: Zeigt Warnungen, z.b. bei nicht ausgeglichenen Vortragssalden, oder einer nicht ausgeglichenen Bilanz an. Ausgabetyp: Legt den Ausgabetyp fest: Eröffnungsbilanz oder Bilanz. Ausdruck der Eröffnungsbilanz zwecks Weiterbearbeitung: Stellen Sie die Ausgabeform in der Druckausgabe Typ 'Eröffnungsbilanz'. In der Druckvorschau kann die Ausgabe als RTF-Dokument exportiert und in einer Textverarbeitung weiterverarbeitet werden, z.b. zwecks Einreichung beim Bundesanzeiger. Ein Beispiel dazu finden Sie hier. Gliederung: Auswahl der Gliederung vor oder nach dem Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG). Im Programm sind insgesamt vier Gliederungen möglich, die Standardgliederungen vor und nach dem BilMoG, und je eine benutzerdefinierte Gliederung. Jeder Gliederung können separat Konten zugewiesen werden. Die letzte Auswahl Benutzerdefiniert oder Standardeinstellung im Einstellungsdialog Konten wird bei der Ausgabe verwendet. Hinweis: Achten Sie bitte darauf, dass im Jahr der Auswertung evtl. Eröffnungsbuchungen korrekt erstellt wurden, ansonsten kann zu es falschen Werten kommen. Taxpool -Buchhalter kann die Saldenvorträge für Folgejahre automatisch erstellen. Diese können auch als vorläufige Buchungen im Stapel erstellt und später aktualisiert werden. Sollten Sie eine Meldung wie "Die Eröffnungsbilanz ist nicht ausgeglichen." oder "Die Bilanz ist nicht ausgeglichen." erhalten, überprüfen Sie 1) Ob im ersten Wirtschaftsjahr die Bestandsveränderungen (z.b. Kapitaleinlagen etc.) korrekterweise als Einlagen gebucht wurden und nicht als Vortragssalden. 2) Ob die Vortragssalden im nachfolgenden Jahr für Einnahme-Überschüssler oder für Bilanzierer erstellt wurden und erstellen Sie diese evtl. erneut (für Bilanzierer) E-Bilanz Wertet die Daten nach der neuen E-Bilanz-Taxonomie aus. Bitte lesen Sie dazu in den Unterkapiteln nach.

238 238 Taxpool-Buchhalter Hilfe Stammdaten Bitte lesen Sie vorab folgende Infos zur E-Bilanz: download/faq_version_2014_01.pdf Register Stammdaten: Zum ersten Konfigurieren des Dialoges sollte zuerst der Schalter Standardwerte setzen, der die Werte aus den Einstellungen zur Firma und zum Finanzamt in die Maske übertragt, benutzt werden. Sofern es sich bei der Rechtsform um eine Personengesellschaft handelt, sollten dann die Gesellschafterdaten mit dem Schalter Gesellschafter eingetragen werden. Optionale Datenfelder sind als solche gekennzeichnet. Unter Branche bieten wir bisher nur die Auswertung nach der Kerntaxonomie an, branchenspefizische Taxonomien, sowie die Bankentaxonomie und die Versicherungstaxonomie sind jedoch bereits in Bearbeitung. Zusätzliche Erweiterungen sind ebenfalls für den Bereich Bestandteile in Planung. Hinweis zur Rechtsform: Für nicht aufgeführte Rechtsformen können i.d.r. Auffangpositionen benutzt werden: Beispiel: Limited. Lösung: Alternativ dazu - Sonstige / ausländische Rechtsform Typ Einzelunternehmen - Sonstige / ausländische Rechtsform Typ Körperschaft - Sonstige / ausländische Rechtsform Typ Mitunternehmerschaft Hinweis: Besonderheiten bei der Eröffnungsbilanz: Sofern die 13-stellige Steuernummer noch nicht bekannt ist, muss zumindest die 4-stellige Bundesfinanzamtsnummer angegeben sein. Bilanzierungsstandard: Deutsches Handelsrecht: Erstellt eine Handelsbilanz, die Unterschiede zwischen der Handelsbilanz und der Steuerbilanz können in der Überleitungsrechung aufgelöst werden. Deutsches Handelsrecht (sogenannte Einheitsbilanz): Die Handelsbilanz entspricht der Steuerbilanz. Deutsches Steuerrecht: Erstellt eine Steuerbilanz. Hinweis: Bitte lesen Sie dazu auch Unterschiede Handelsbilanz/Steuerbilanz. Bilanz enthält Ausweis des Bilanzgewinns: Durch diese Einstellung wird der Auswertungsteil Ergebnisverwendung aktiviert. Programmautomatik: Erstellt bestimmte Voreinstellungen der Ergebnisverwendung automatisch. 1) Bei Kapitalgesellschaften: Aufstellung der Bilanz nach teilweiser Verwendung des Jahresergebnisses ( 268 HGB, Absatz1). Verschiebt den Gewinnvortrag der Bilanz in die Ergebnisverwendung. Verschiebt den Jahresüberschuss/-fehlbetrag (Bilanz) in die Ergebnisverwendung. Setzt den resultierenden Bilanzgewinn / Bilanzverlust der Bilanz auf den Wert Bilanzgewinn / Bilanzverlust (GuV) aus der Ergebnisverwendung. 2) Bei Personengesellschaften: Überträgt den Jahresüberschuss/-fehlbetrag (Bilanz) in die Ergebnisverwendung. Weitere Automatik-Zuweisungen dazu sind noch in Bearbeitung.

239 Programmfunktionen Unterschiede Handelsbilanz/Steuerbilanz Um aus einer bestehenden Buchhaltung eine Steuerbilanz für das Finanzamt zu erstellen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die im Wesentlichen davon abhängen, wie stark die Handelsbilanz und die Steuerbilanz abweichen. Der einfachste Fall, die sogenannte Einheitsbilanz (Bilanzierungsstandard: Deutsches Handelsrecht (sogenannte Einheitsbilanz)), bei der die Steuerbilanz der Handelsbilanz entspricht, tritt in der Regel nur noch bei kleinen Firmen auf. Bei Abweichungen zwischen der Handelsbilanz und der Steuerbilanz wird in der Regel: a) Die Überleitungsrechnung genutzt, (Bilanzierungsstandard: Deutsches Handelsrecht) oder b) Eine separate Steuerbilanz gebucht, (Bilanzierungsstandard: Deutsches Steuerrecht). Sofern keine Überleitungsrechung (siehe a)) genutzt wird, existieren im Programm derzeit folgende Möglichkeiten, um Buchungen die sich z.b. auf steuerlich unzulässige Positionen beziehen, aus der der E-Bilanz-Auswertung auszublenden: Beispiel: Es wurden latente Steuern gebucht, die nur in der Handelsbilanz gültig sind: Konto: Passive latente Steuern SKR03/SKR04: 968/3065. Konto: Aktive latente Steuern SKR03/SKR04: 983/1950. Methode 1 (Einzelne Buchungen für die Auswertung deaktivieren): In der Buchungsmaske Expertenmodus wird die entsprechende Buchung markiert und mit dem Schalter Extras, Inaktiv für Auswertungen deaktiviert, diese erscheint danach mit grünem Hintergrund in der Buchungsliste. Methode 2 (Alle Buchungen eines beteiligten Kontos für die Auswertung deaktivieren): Konten, die auf eine steuerlich nicht zulässige Position in der Einheitsbilanz/Steuerbilanz verweisen, werden standardmässig nicht zugeordnet. Durch Aktivieren der Einstellung Gegenkonto neu berechnen im Register Kontenzuweisung der E-Bilanz wird für nicht zugeordnete Konten auch die Berechnung des Gegenkontos der betroffenen Buchungen entfernt. Die Zuordnung einer Taxonomie-Position zu einem Konto, kann mit dem Schalter Zuordnung entfernen auch gezielt entfernt werden. Methode 3 (Änderung durch Buchung, z.b. bei Vorhandensein eines handelsrechtlichen und eines steuerrechtlichen Buchungskreises): Storno der Buchung in der Buchungsmaske Expertenmodus Kontenzuw eisung Register Kontenzuweisung: In der Kontenliste werden alle relevanten Konten mit den entsprechenden Salden, sowie deren Taxonomie-Zuordnung angezeigt. Hinweis: Die Einzelbuchungen, die zu dem Kontensaldo führen, können in der Ausgabe Kontenbuch angezeigt werden. Durch Deaktivieren des Schalters Zugeordnete Konten anzeigen werden nur Konten angezeigt, für die noch keine Auswertungs-Zuordnung ermittelt werden konnte. Die Kontenansicht kann mit dem Schalter Drucken gedruckt oder in der Druckvoransicht exportiert

240 240 Taxpool-Buchhalter Hilfe werden. Das Datenfeld Abweichender Saldo in der Kontenliste wird unter Gegenkonto neu berechnen erläutert (siehe weiter unten im Text). Kontenzuordnungen sind bisher nur für die Berichte Bilanz, GuV und die Ergebnisverwendung möglich. Hinweis: Bitte lesen Sie dazu auch Unterschiede Handelsbilanz/Steuerbilanz. Ansicht: Nur verknüpfte Einträge: Zeigt nur die Teile der Auswertungs-Struktur an, zu denen Kontenzuordnungen ermittelt wurden. Alle Einträge: Zeigt die gesamte Auswertungs-Struktur an. Steuerliche Gewinnermittlung: Zeigt nur die Auswertung der steuerlichen Gewinnermittlung an. Hinweis: Auswahl fehlt bei Kapitalgesellschaften. Gewinnermittlung bei Personengesellschaften: Zeigt nur die Auswertung der steuerlichen Gewinnermittlung bei Personengesellschaften an. Hinweis: Auswahl fehlt bei Kapitalgesellschaften. Ergebnisverwendung: Nur vorhanden, sofern der Ausweis des Bilanzgewinns aktiviert wurde. Zuordnung anzeigen: Zeigt die Auswertungsposition an, zu der eine Zuordnung besteht. Standard-Zuordnung: Hebt die bisherige Zuordnung auf und setzt die vom Programm ermittelte Standard-Zuordnung. Zuordnung eingeben: Setzt eine Zuordnung über den Taxonomie-Wert (nur für Experten). Durch Auswahl zuordnen: Ordnet das ausgewählte Konto dem ausgewählten Eintrag in der Auswertungsansicht zu, zuvor sollte evtl. unter Ansicht auf Bilanz und GuV umgestellt werden, um die gesamte Struktur nutzen zu können. Zuordnung entfernen: Entfernt eine Zuordnung komplett. Gegenkonto neu berechnen: Diese Einstellung bezieht sich auf Konten, zu denen keine Bilanz-Zuordnung existiert oder diese nicht möglich ist und sollte nur in speziellen aktiviert werden. Sofern die Einstellung aktiv ist, werden bei einem Konto ohne Zuordnung, die Gegenkonten von Buchungen, die mit dem Konto ohne Zuordnung bebucht wurden, ebenfalls aus der Bilanzberechnung entfernt, wodurch die Bilanz ausgeglichen bleibt, ansonsten wird nur der Saldo des Kontos ohne Zuordnung aus der Bilanzberechnung entfernt, sofern die Gegenkonten von Buchungen, die mit dem Konto ohne Zuordnung bebucht wurden, einer Bilanzposition zugeordnet sind, ist die Bilanz dann evtl. nicht ausgeglichen. Beispiel: Es wurden gesetzliche Rücklagen gebucht, die zum Bereich der Ergebnisverwendung gehören, (z.b. gesetzliche Rücklage, SKR03: 2496 an 846), die Einstellung Bilanz enthält Ausweis des Bilanzgewinns wurde unter Stammdaten jedoch nicht aktiviert. Das Konto 2496 verweist auf die Ergebnisverwendung, das Konto 846 auf den Bilanzteil. Mit der Einstellung Gegenkonto neu berechnen wird der gebuchte Wert für das Konto 846 aus der Bilanzauswertung entfernt, sofern die Ergebnisverwendung inaktiv ist. Das Datenfeld Abweichender Saldo der Kontenliste zeigt für die beteiligten Konten evtl. einen geänderten Wert an, der für die Berechnung genutzt wird. Umsatzsteuerforderungen/Verbindlichkeiten gruppieren: Gruppiert relevante Steuerkonten je nach Vorsteuerüberhang auf der Aktivseite oder der Passivseite. Mapping: Bei einigen Konten ist die Position in der Auswertung vom Saldo abhängig, z.b. kann ein Finanzkonto unter Guthaben bei Kreditinstituten oder unter Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten erscheinen. Unter Aktiva kann eine Position für den Fall eingetragen werden, dass das Konto im Soll ist und unter Passiva für den Fall, dass es im Haben ist, als Basiszuordnung wird die beim Konto

241 Programmfunktionen 241 hinterlegte Zuweisung benutzt. Kontensaldenübermittlung deaktivieren: In der Auswertung existieren Positionen, bei denen ein Kontennachweis (Name, Nummer, Saldo) erwünscht ist (z.b. erhaltene Anzahlungen). Die Übermittlung des Nachweises (Berichtsbestandteil: Kontensalden zu einer oder mehreren Positionen) kann mit dieser Einstellung deaktiviert werden. Steuerliche Gewinnermittlung bei Einzelunternehmen oder Personengesellschaften: Sofern für steuerliche Zwecke Zu- und Abrechnungen zum Ergebnis durchgeführt werden müssen, kann dies folgendermassen geschehen: Stellen Sie die Auswahl der Liste Anzeige auf 'Steuerliche Gewinnermittlung' oder 'Steuerliche Gewinnermittlung bei Personengesellschaften'. Wählen Sie den gewünschten Eintrag aus und tragen Sie unter Wert ändern den entsprechenden Betrag ein, betätigen Sie dann den Schalter Neu/Ändern. Die Zuordnung kann mit dem Schalter Entfernen wieder entfernt werden. Damit der Betrag in der Baumansicht aktualisiert wird, muss der Schalter Neu Berechnen betätigt werden. Beispiele für Zurechnungen sind z.b. steuerlich nicht abziehbare Betriebsausgaben (Bewirtung, Geschenke), die Gewerbesteuer ( 4 Abs. 5b EStG) und Investitionsabzugsbeträge ( 7g EStG). Überleitungsrechnung: Leitet die Handelsbilanz zur Steuerbilanz über. Die Funktionalität wird hier erklärt. Manuelle Zuweisung von Summenwerten, Davon-Werten, Kommentaren und Fußnoten: Werte, die nicht durch Kontenzuweisungen ermittelt wurden, können teilweise manuell hinzugefügt werden. Dazu muss in der Auswahl-Liste Anzeige entweder der entsprechende Berichtsteil oder der Eintrag Alle Einträge ausgewählt werden. Im Feld Info wird beim Auswahl des Berichtselements der Elementname und in eckigen Klammmern die Eigenschaft eines Feldes angezeigt: +[BETRAG]: Berechnungswert, der im übergeordneten Element hinzugerechnet wird. -[BETRAG]: Berechnungswert, der im übergeordneten Element abgezogen wird. [BETRAG]: Z.B. Endsumme. [DAVON-WERT]: Berechnungswert, der nicht in die Berechnung des übergeordneten Elements eingeht. (!!!): Warnung: An dieser Position sollte keine manuelle Zuordnung erfolgen. [TEXT]: Ein Textfeld. [KOMMENTAR]: Ein Text-Kommentar zu einer bestehenden Position. In diesem Fall muss in der entsprechenden Oberposition, auf die sich der Kommentar bezieht, bereits ein Wert eingetragen worden sein, ansonsten ist keine Zuweisung möglich. Eingaben sind nur möglich, sofern der Schalter Neu/Ändern aktiviert ist. Bei Betragswerten muss der neue oder zu ändernde Wert in das Feld Wert ändern eingetragen und danach der Schalter Neu/Ändern betätigt werden. Eine vorzeichenhafte Eingabe ist möglich. Die Eingabe ist additiv zu evtl. durch die normale Berechnung entstandene Werte. An einem Element, das mit markiert (!!!) ist, sollte keine Zuordnung erfolgen. Mit dem Schalter Neu Berechnen werden evtl. übergeordnete Werte neu berechnet.

242 242 Taxpool-Buchhalter Hilfe Bei den Feldern [TEXT] oder [KOMMENTAR] ist das Eingabefeld gesperrt, mit dem Schalter Neu/ Ändern wird ein Texteingabedialog geöffnet, der auch mehrzeilige Texte erlaubt. Hinweis: Ber der Bilanzart Eröffnungsbilanz sind keine Betragswertzuordnungen möglich. Fußnoten: Der Schalter Neu/Ändern erlaubt die Zuordnung eines (optional) formatierten Textes (z.b. als Erläuterung) zu dem ausgewählten Eintrag. Dieser erscheint in der übermittelten E-Bilanz als Fussnotentext und eignet sich auch für längere Beschreibungen. Beim ersten Anlegen der Fußnote erscheint als Vorgabe folgender Text: <html> <head><title>eine Fussnote</title></head> <body> Bitte hier den Text einfügen. </body> </html> Der Text zwischen <title> und </title> sollte dabei durch den Fußnotentitel ersetzt werden. Zwischen <body> und </body> sollte dann der eigentliche Text eingetragen werden, standardmäßig ist der Text unformatiert, er kann jedoch optional auch mit XHTML-Befehlen formatiert werden. Beachten Sie bitte, dass Zeilenumbrüche in HTML ignoriert werden, diese können mit dem Tag <br/ > erzeugt werden. Wichtig: Bitte benutzen Sie zum Erstellen von formatiertem Text keinen herkömmlichen HTMLEditor, da das XBRL-Format nur wenige Formatierungen zulässt (siehe Hinweise am Ende dieser Seite) und nicht erkannte Formatierungen dazu führen, dass bei der Überprüfung der E-Bilanz-Daten Fehlermeldungen erscheinen. Wir empfehlen zum Erstellen des Textes das Online-Programm-WYMeditor: Web-Link: wymeditor.org/wymeditor-1.0.0b2/examples/01-basic.html Es können Paragraphen, Listen, Tabellen und einzelne Formatierungen benutzt werden. Die Elemente, die nicht benutzt werden sollten, sind in der Abbildung rot umrandet: Textausrichtungsbefehle werden dabei ebenfalls unterstützt (align="left" oder align="center" oder align="right"). Dazu muss der Schalter HTML betätigt werden, danach kann der HTML-Code bearbeitet werden, z. B.: <p>text </p> ändern nach <p align="center">text</p> oder <td>text</td> ändern nach <td align="center">text</td> Bitte verwenden Sie keine Entities (ä etc.) und kein -Symbol. Bereits bestehende Texte können im Editor über die Zwischenablage in das Vorschaufenster eingefügt werden, um dabei zu verhindern, dass nicht unterstützte Formatierungen übernommen werden, sollte der Text evtl. zuerst temporär in ein Notepad-Fenster kopiert und dann in den Editor eingefügt werden. Vor dem Kopieren der endgültigen Version sollte der Schalter Preview betätigt werden, um die Formatierung zu überprüfen. Um den kompletten Text zu kopieren, wird der Schalter HTML betätigt und im HTML-Code-Fenster mit der rechten Maus kopiert (Alles auswählen und Kopieren). Der Text kann dann in den Taxpool -Buchhalter-Fußnoteneditor zwischen <body> und </body> eingefügt werden. Hinweis: Es werden nur Fußnoten berücksichtigt, die sich auf verknüpfte Einträge beziehen.

243 Programmfunktionen 243 Mit dem Schalter Nächste wird die nächste Fußnote in der Darstellung ausgewählt. Zusatzauswertungen (optionale Übermittlung): Andere Berichtsbestandteile Haftungsverhältnisse Lagebericht (für mittlere und große Kapitalgesellschaften) Einträge in der Liste Zusatzauswertungen, die nicht aktiviert sind, werden nicht übermittelt. Um die Werte einer Zusatzauswertung bearbeiten zu können, muss die entsprechende Auswertung aktiviert sein und unter Anzeige entweder Alle Einträge oder der entsprechende Punkt als Filter ausgewählt werden. Werte können wie unter Steuerliche Gewinnermittlung bei Einzelunternehmen oder Personengesellschaften beschrieben zugewiesen werden. Sofern es sich um einen Betragswert handelt, kann dieser direkt in das Eingabefeld eingetragen werden, bei Textfeldern erscheint ein Eingabedialog. Für formatierte Erläuterungen können zusätzlich Fußnoten verwendet werden (sowohl bei Betragswerten als auch bei Textfeldern). Bei Betragsfeldern können zusätzlich zu Feldern, die aufsummiert werden, sogenannte 'DAVON'Felder auftauchen, deren Werte dienen rein dokumentarischen Zwecken, sie gehen nicht direkt in die Berechnung ein. Sofern ein 'DAVON'-Feld vorliegt, wird dies bei der Auswahl im Feld Info angezeigt. Anhang: Als Anhang kann ein unformatierter mehrzeiliger Text und/oder eine formatierte Fußnote verwendet werden. Zusammenfassung drucken: Druckt eine Zusammenfassung der relevanten Daten, die in die Übermittlung eingehen. Die Einstellungen dazu werden hier erläutert. Hinweise: Erlaubte Formatierungen bei Fußnoten: html (Attribut id ) head (Attribut id ) body (Attribute id, style ) title (Attribut id ) p (Attribute align, id, style ) br (Attribute id, style ) b (Attribute id, style ) i (Attribute id, style ) u (Attribute id, style ) ul (Attribute id, style, type ) ol (Attribute id, start, style, type ) li (Attribute id, style, type, value ) table (Attribute align, frame, id, style, rules ) caption (Attribute align, id, style ) th (Attribute align, char, charoff, colspan, id, rowspan, style, valign ) tr (Attribute align, char, charoff, id, style, valign ) td (Attribute align, char, charoff, colspan, id, rowspan, style, valign ) caption-side:bottom caption-side:top font-style:italic font-style:normal

244 244 Taxpool-Buchhalter Hilfe font-weight:bold font-weight:normal list-style-position:inside list-style-position:outside list-style-type:circle list-style-type:decimal list-style-type:decimal-leading-zero list-style-type:disc list-style-type:lower-alpha list-style-type:lower-latin list-style-type:lower-roman list-style-type:none list-style-type:square list-style-type:upper-alpha list-style-type:upper-latin list-style-type:upper-roman text-decoration:none text-decoration:underline text-align:center text-align:justify text-align:left text-align:right white-space:normal white-space:pre white-space:pre-wrap Überleitungsrechnung Die Unterschiede zwischen der Handelsbilanz und der Steuerbilanz können in der Überleitungsrechnung aufgelöst werden. Die Position, die übergeleitet werden soll, wird zuerst in der Strukturansicht manuell bzw. mit dem Schalter Zuordnung anzeigen ausgewählt. Die Überleitung wird dann mit dem gleichnamigen Schalter bearbeitet. Zwischen den bereits erstellten Überleitungen kann mit der Auswahlbox rechts neben dem Schalter Überleitung navigiert werden. Beispiel 1: In der Handelsbilanz wurde eine Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften in Höhe von 1500 Währungseinheiten gebucht. Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften sind steuerlich unzulässig. Positionen, die nur in der Handelsbilanz vorkommen, müssen nach der Überleitung einen 0-Saldo in der Steuerbilanz aufweisen. Das Konto 'Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften' (SKR03: 976, SKR04: 3092) ist unter 'Sonstige Rückstellungen' aufgeführt. Da es sich dabei um eine Summenpositionen handelt, die noch andere Einträge enthält, wird die Zuordnung auf den passenden Untereintrag 'Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften' (bs.eqliab.accruals.other.imminentloss) umgestellt: 1) Unter Anzeige Auswahl 'Alle Einträge'.

245 Programmfunktionen 245 2) Auswahl des Kontos 'Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften' in der Kontenliste. Schalter Zuordnung anzeigen betätigen. 3) In der Strukturansicht unter 'Sonstige Rückstellungen' den Eintrag 'Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften' auswählen. Schalter Durch Auswahl zuordnen betätigen (alternativ dazu: Schalter Zuordnung eingeben betätigen und Eingabe: bs.eqliab.accruals.other.imminentloss). 4) Betätigen des Schalter Überleitungsrechnung. Unter Wertänderung wird der Differenzbetrag des aktuellen Saldos zu 0 eingetragen. Um die Bilanz auszugleichen, wird der Eintrag mit dem Schalter Auswahl auf Bilanz Passiva bei Kapitalgesellschaften z.b. auf 'Jahresüberschuss/fehlbetrag' (bs.eqliab.equity.netincome) umgegliedert (Art der Überleitung: 'Umgliederung'). Hinweis: Für Personengesellschaften und Einzelfirmen existieren z.b. die analogen Positionen bs. eqliab.equity.netincomepartnershipshgbs264c und bs.eqliab.equity.subscribed. privateaccountsp.netincome. Beispiel 2: In der Handelsbilanz wurde im Vorjahr eine Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften in Höhe von 1500 Währungseinheiten gebucht. Im aktuellen Jahr wurden 1000 Währungseinheiten davon aufgelöst, Buchung: Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften (SKR03: 976, SKR04: 3092) an Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen (SKR03: 2735, SKR04: 4930).

246 246 Taxpool-Buchhalter Hilfe Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften sind steuerlich unzulässig. Positionen, die nur in der Handelsbilanz vorkommen, müssen nach der Überleitung einen 0-Saldo in der Steuerbilanz aufweisen. Das Konto 'Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften' (SKR03: 976, SKR04: 3092) ist unter 'Sonstige Rückstellungen' aufgeführt. Da es sich dabei um eine Summenpositionen handelt, die noch andere Einträge enthält, wird die Zuordnung auf den passenden Untereintrag 'Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften' (bs.eqliab.accruals.other.imminentloss) umgestellt: 1) Unter Anzeige Auswahl 'Alle Einträge'. 2) Auswahl des Kontos 'Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften' in der Kontenliste. Schalter Zuordnung anzeigen betätigen. 3) In der Strukturansicht unter 'Sonstige Rückstellungen' den Eintrag 'Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften' auswählen. Schalter Durch Auswahl zuordnen betätigen (alternativ dazu: Schalter Zuordnung eingeben betätigen und Eingabe: bs.eqliab.accruals.other.imminentloss). 4) Betätigen des Schalter Überleitungsrechnung. Unter Änderung Vorjahreswert wird der Differenzbetrag des Saldos des Vorjahres zu 0 eingetragen. Unter Wertänderung wird der Differenzbetrag zu 0 aus der Summe des aktuellen Saldos der Handelsbilanz plus dem Wert aus Änderung Vorjahreswert eingetragen.

247 Programmfunktionen 247 Sofern in der Überleitungsrechnung keine Zuordnungsmöglichkeit für erfolgswirksame Abweichungen zu einzelnen Gewinn- und Verlustrechnungs-Posten besteht, kann kann diese Gewinnänderung auch in einer Summe in der Position 'Sammelposten für Gewinnänderungen aus der Überleitungsrechnung' (is.netincome.collitemchangeprofithbst) aufgeführt werden. Wenn für die Gewinn- und Verlustrechnung sämtliche Umgliederungen und Wertanpassungen in den Sammelposten einfließen, wird dies von der Finanzverwaltung auch nicht beanstandet Unter Art der Überleitung wird 'Wertänderung' eingestellt, mit dem Schalter Auswahl wird der Eintrag 'Sammelposten für Gewinnänderungen aus der Überleitungsrechnung' (is.netincome. collitemchangeprofithbst) ausgewählt. Anschliessend wird der Vortragswert der Rückstellung ausgeglichen. Dazu wird inter Strukturansicht unter Bilanz Passiva bei Kapitalgesellschaften der Eintrag 'Gewinn-/ Verlustvortrag - bei Kapitalgesellschaften' (bs.eqliab.equity.retainedearnings) ausgewählt. Hinweis: Für Personengesellschaften existiert die Position 'Gewinn-/Verlustvortrag - bei Personen (handels)gesellschaften nach 264 c HGB' (bs.eqliab.equity.netincomepartnershipshgbs264c ). Bei Einzelfirmen existiert z.b. die Position 'Anfangskapital [Privatkonto, Passivseite]' (bs.eqliab. equity.subscribed.privateaccountsp.beginyear). Unter Änderung Vorjahreswert wird der Differenzbetrag des Saldos des Vorjahres zu 0 eingetragen.

248 248 Taxpool-Buchhalter Hilfe Zum Filtern der Einträge können Suchbegriffe eingegeben werden. Der Schalter Aktualisieren aktualisiert den Filter. Suchbegriffe werden durch ein Semikolon getrennt. Es ist sowohl eine Suche nach Beschriftungen (z.b. 'Gewinn-/Verlustvortrag - bei Kapitalgesellschaften') als auch nach Taxonomiewerten (z.b. bs.eqliab.equity. retainedearnings) möglich E-Bilanz-Zusammenfassung drucken Da die Elster-Ausgabe der E-Bilanz bisher keine Visualisierung anbietet, sollte vor dem Versand die Zusammenfassung ausgedruckt und kontrolliert werden. Die Druckausgabe kann in der Voransicht als PDF exportiert werden und sollte zusammen mit der PDF-Datei, die nach dem erfolgreichen Versand generiert wird, und die das Transferticket als Versandnachweis enthält, aufbewahrt werden. Einstellungen: Kontennachweis: Keinen Nachweis anzeigen: Zeigt keine Konten an. Wie lt. Taxonomie gefordert und eingetragen: Zeigt die Konten nur zu den Positionen an, bei denen die Taxonomie es fordert. Alle Konten anzeigen: Zeigt alle Konten zu allen Positionen an. Alle Konten akkumulativ anzeigen: Zeigt alle Konten zu allen Positionen an, die Konten werden aus Unterkonten aufsummiert. Schriftgrössenfaktor x. Ebene: Legt den Grössenfaktor der voreingestellten Schrift für die x-te Ausgabe-Ebene fest. Zeilenabstandsfaktor: Legt den Zeilenabstand als Faktor bzgl. der normalen Zeilenhöhe fest. Werte wie in der Taxonomie-Ausgabe anzeigen: Zeigt Datumswerte und Beträge so an, wie sie in der Taxonomie gefordert werden, ansonsten landesspezifisch Zusammenfassung/Sendevorgang Register Zusammenfassung/Sendevorgang: Vorgehensweise: 1) Nachdem alle Einstellungen getroffen wurden, sollten diese zuerst mit der Funktion Zusammenfassung drucken im Register Kontenzuweisung gedruckt und überprüft werden. Anschliessend sollten die Daten in der Druckvoransicht als PDF-Datei gespeichert werden. 2) Mit dem Schalter Elster-Kontrolle werden die Daten von der Elstersoftware getestet, bei Erfolg wird eine PDF-Datei erzeugt. 3) Mit dem Schalter Elster-Versand werden die Daten an den Server der Finanzbehörden versandt, bei Erfolg wird eine PDF-Datei (Sendeprotokoll), die Ihnen als Nachweis des Versands dient, im Standardanzeigeprogramm für PDF-Dateien geöffnet. Auf dem PDF-Dokument, finden Sie auf der linken Seite im Querformat ein Transferticket, das für Nachfragen bei den Finanzbehörden benutzt werden kann. Hinweis: Um die Erstellung und den Versand zu testen, kann die Einstellung Testmodus aktiviert werden, in diesem Fall werden die Daten beim Versand auf dem Finanzamtsserver nicht

249 Programmfunktionen 249 ausgewertet. Für eine Übertragung im Echtmodus muss der Testmodus deaktiviert werden. Beim Senden wird sowohl im Testmodus als auch bei einer Echtübertragung eine XML-Datei erstellt, die die Daten so enthält, wie sie an die Behörden versandt werden. Die XML-Datei kann z.b. zuerst durch den Versand im Testmodus erstellt und dann mit einem Internetbrowser überprüft werden (Taxonomiekenntnisse erforderlich). Der Speicherort der Ausgabedateien wird mit dem Schalter Ausgabeordner angezeigt. Bitte beachten Sie, dass die Kontroll- und Sendefunktion des Elstermoduls bisher keine Visualisierung der Daten vorsieht, sondern diese nur auf eine Korrektheit der übermittelten Taxonomieregeln überprüft. Lt. Elster ist dies auch zukünftig bisher nicht vorgesehen. Als Alternative dazu kann der unter 1) beschriebene PDF-Export genutzt werden. Authentifizierte Anmeldung: Lesen Sie dazu bitte unter Authentifizierte Anmeldung nach.

250 250 Taxpool-Buchhalter Hilfe Kontenbuch Das Kontenbuch druckt alle bebuchten Konten inklusive der dazugehörigen Einzelbuchungen aus. Dabei gibt es zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten: Auswahl: Alle Konten: Es werden alle Konten ausgedruckt. Bereich: Es kann ein Kontenbereich eingetragen werden. Dabei werden alle Konten von inkl. Ausgabe ab Konto bis inklusive Ausgabe bis Konto ausgewählt.

251 Programmfunktionen 251 Filter: Spezielle Auswahl: Einzelne Konten können durch ein Komma getrennt eingegeben werden. Ebenfalls können zusätzlich Bereiche angegeben werden, diese sind durch einen Bindestrich zu trennen und jeder Bereich wird wieder durch ein Komma getrennt. Filter nutzen: Die obige Kontenauswahl wird noch zusätzlich nach Kontentypen gefiltert. Sichtbar: Es werden nur die Konten ausgewählt, die in der Kontenverwaltung das Attribut Anzeigen aktiv tragen. Benutzerfilter: Es werden nur die Konten ausgewählt, die in der Kontenverwaltung das Attribut Filter aktiv tragen. Hinweis: Benutzen Sie diesen Filter nur, wenn Sie auch wirklich einen Filter in der Kontenverwaltung gesetzt haben. Die weiteren Filter wirken nur ausschließend, d.h. bei einer Deaktivierung werden die zum Filter gehörenden Konten ausgeblendet. Ist z.b. Ausgabe deaktiv, werden keine Ausgabekonten angezeigt. Ausgabetyp: Unter Ausgabetyp finden Sie zwei vorkonfigurierte Druckausgaben einmal für eine allgemeine Kontenbuchausgabe und speziell für eine Kassenbuchausgabe. Sie können sich die Ausgabefelder und deren Reihenfolge in der Druckvoransicht mit dem Schalter Druckausgabe beliebig zusammenstellen. Weiterhin gibt es zwei spezielle Einstellungen zur Ausgabe der Debitoren/Kreditoren (OP-Debitoren (Kunden) und OP-Kreditoren (Lieferanten)). Neue Ausgabe Version 7.1: Durch Aktivierung der Einstellung wird die Information des Firmengründungsdatums in die Ausgabe mit einbezogen. Sofern noch das Firmengründungsdatum noch nicht im Dialog zur Erstellung der Eröffnungsbuchungen eingetragen wurde, erscheint ein Datums-Eingabedialog. Bei Bilanzierung werden die Eröffnungsbuchungen bei Firmengründung normalerweise mit den Saldenvortragskonten (9000,9008,9009) gebucht, damit die auswertende Software basierend darauf die Eröffnungsbilanz erstellen kann. Ohne die Information über das Firmengründungsdatum kann Taxpool -Buchhalter nicht entscheiden, ob es sich bei den Eröffnungsbuchungen um die Gründungsbuchungen oder die Eröffnungsbuchungen in Nachfolgejahren handelt. In der Ausgabe Version 7.1 berücksichtigt das Programm die EB-Werte des Gründungsjahres (im Beispiel das Jahr 2012) in den Bewegungsdaten (Verkehrszahlen) und zeigt im fortlaufenden Wert der Spalte Saldo den Saldo der Verkehrszahlen im Auswertungszeitraum und in der Spalte Bestand den fortlaufenden Saldo vom Beginn des Wirtschaftsjahres an: Folgejahr:

252 252 Taxpool-Buchhalter Hilfe Erläuterung der Felder der Ausgabe 7.1: Spalte Saldo: Fortlaufender Saldo nur der Verkehrszahlen im Ausgabezeitraum. Bestand: Fortlaufender Saldo vom Beginn des Wirtschaftsjahres. Der letzte Bestandswert entspricht dem Wert Saldo Neu. Saldo Alt: Der Wert wird am Beginn des Wirtschaftsjahres auf 0 gesetzt und entspricht ansonsten dem Wert Saldo Neu vor dem Beginn des Auswertungszeitraums. Brutto, Netto: Brutto-, Nettowert der Buchung der aktuellen Bewegung. Einstellungen für Debitoren/Kreditoren: Mit dem Schalter Einstellungen für Debitoren/Kreditoren kann festgelegt werden, ob die Debitoren/und Kreditorenkonten zusammengefasst (als Sammelkonto) oder einzeln ausgegeben werden. Ausgabeeinstellungen: Mit diesen Einstellungen können Sie zusätzliche Eigenschaften der Ausgabe festlegen. Werte am Beginn des Ausgabezeitraums: Anfangsbestand anzeigen: Unter EB-Wert werden die zum Konto ermittelten Eröffnungsbuchungen des ausgewählten Jahres ausgegeben. Ein Beispiel zur Benutzung von Anfangsbeständen finden Sie hier. Nur anzeigen, wenn ungleich 0: Eine Ausgabe findet nur bei Konten statt, bei denen der EB-Wert ungleich 0 ist. Hinweis: Bei einer wirtschaftsjahres-übergreifenden Ausgabe werden die EB-Werte nicht angezeigt. Saldo vor Ausgabezeitraum anzeigen: Unter Saldo alt wird die Soll-Haben-Differenz (entspricht dem Kontostand bei Finanzkonten) vor dem Ausgabezeitraum ausgegeben. Dies ist z.b. für die Ausgabe des Kassenbuchs wichtig. Hinweis: Bei einer wirtschaftsjahres-übergreifenden Ausgabe werden immer die Vorjahressalden ausgegeben.

253 Programmfunktionen 253 Werte am Ende des Ausgabezeitraums: Saldo für Ausgabezeitraum anzeigen: Unter Saldo neu wird der Saldo nach der letzten Buchung im Ausgabezeitraum ausgegeben. Bei Finanzkonten entspricht der Wert dem Kontostand am Ende des Ausgabezeitraums. Hinweis: Sollte der Saldo im neuen Wirtschaftsjahr nicht korrekt sein, liegt es, sofern alle Beträge richtig gebucht wurden, in der Regel daran, dass, die Eröffnungsbuchungen nicht erstellt wurden. Die Saldenvorträge können auch zuerst vorläufig im Stapel erstellt werden und später aktualisiert werden, falls noch Buchungen im alten Jahr durchgeführt werden müssen, in diesem Fall muss das Kontenbuch gemeinsam für den Stapel und das Journal ausgewertet werden. Alternativ dazu gibt es Bei noch nicht gebuchten Eröffnungsbuchungen die Einstellungen: Vorjahressalden berücksichtigen: Berechnet den Wert Saldo alt aus den Einzelsummen der Vorjahre und addiert diesen Wert zum Datenfeld Bestand. Endsaldo aus Vorjahressaldo berechnen: Überträgt den Wert aus dem Datenfeld Bestand in das Feld Saldo neu. Diese Einstellung setzt die Einstellung Vorjahressalden berücksichtigen voraus und ist nur aktiv, sofern noch keine Eröffnungsbuchungen erstellt wurden. Hinweis: Die beiden Einstellungen sind nur eine Hilfsfunktion und sollten nicht für endgültige Auswertungen benutzt werden, Sie ersetzen nicht die Eröffnungsbuchungen, Bei bereits gebuchten EB-Werten sollten die beiden Einstellungen deaktiviert werden. Gebucht bis anzeigen: Es wird der letzte Tag im Ausgabezeitraum angegeben. Letztes Buchungsdatum anzeigen: Es wird das Datum angezeigt, an dem die letzte Bebuchung des angezeigten Kontos stattfand. Summenfeld anzeigen: Es wird ein Summenfeld mit den Summen aus den Datenfeldern Netto, Brutto, Soll, Haben, Steuer, Steuer Soll, Steuer Haben ausgegeben. Summenzeile fett zeichnen: Die Summenzeile sowie die Zeile für eine evtl. Tages-Summe (s.u.) werden fett umrandet. Die Einstellung Werte in einer Zeile zusammenfassen gibt die Werte am Beginn des Ausgabezeitraums und am Ende des Ausgabezeitraums jeweils in einer Zeile zusammengefasst aus:

254 254 Taxpool-Buchhalter Hilfe Weitere Einstellungen: Seitenumbruch nach jedem Konto: Jedes Konto beginnt auf einer neuen Seite: Hinweis: Beim RTF-Export wird diese Einstellung aus technischen Gründen immer benutzt. Vorzeichenlose Darstellung (S/H): Die Salden werden vorzeichenlos ausgegeben, der Buchstabe der Buchungsseite (Soll oder Haben), deren Anteil überwiegt, wird angezeigt. Während bei Erfolgskonten und Finanzkonten eine vorzeichenbehaftete Darstellung häufig intuitiver ist, ist bei den weiteren Bestandskonten eine vorzeichenlose Darstellung übersichtlich. Sie können einzeln einstellen, welche Darstellung für Sie vorteilhafter ist. Wichtiger Hinweis dazu: Soll und Haben haben in der Buchführung eine andere Bedeutung als auf den Kontoauszügen Ihres Bankkontos. Während auf den Kontoauszügen Haben mit Guthaben gleichgesetzt wird, kommt einem Guthaben eines Finanzkontos in der Buchführung einem Überwiegen auf der Soll-Seite gleich. Buchungen zusammenfassen: Es werden nur die Summen der Buchungen und keine Einzelbuchungen angezeigt. Steuerwerte kontenbezogen darstellen:

255 Programmfunktionen 255 Die Steuerwerte können entweder buchungsbezogen (Steuerwerte werden beidseitig angezeigt) oder kontenbezogen dargestellt werden. Kontenbezogen: Buchungsbezogen: Konten mit 0-Saldo anzeigen: Konten, bei denen der neue Saldo am Ende des Auswertungszeitraums 0 ist, können damit ausgeblendet werden. Konten ohne Buchungen anzeigen: Es werden auch die Salden von Konten dargestellt, die im Auswertungszeitraum nicht bebucht wurden. Die Anzahl der angezeigten, nicht bebuchten Konten richtet sich nach dem eingestellten Kontenfilter, um nicht den gesamten Kontenrahmen auszugeben, kann z.b. unter Spezielle Auswahl ein manueller Filter eingegeben werden. Storno-Buchungen anzeigen: Es werden alle Storno-Buchungen angezeigt, ansonsten werden Stornobuchungen, die sich im Auswertungszeitraum aufheben, nicht angezeigt. Schriftfaktor Kontentitel: Der Kontentitel wird mit der unter Feldschrift (siehe Schalter Layout, Register Ausgabefelder in der Druckvoransicht) eingestellten Schrift gezeichnet, dabei kann ein Multiplikator bzgl. der dort angegebenen Schriftgröße angegeben werden. Blockabstand (mm): Der vertikale Abstand zwischen den einzelnen Kontentabellen. Tagessummen erstellen: Es werden zusätzlich bei Finanzkonten Summen tagesweise erstellt, die entsprechenden Finanzkonten sollten zuvor unter Filter/Spezielle Konten festgelegt werden.

256 256 Taxpool-Buchhalter Hilfe Folgende Datenfelder stehen zur Verfügung: Belegdatum Nummer: Eine fortlaufende Nummer, die mit der ersten Buchung im Ausgabezeitraum bei 1 beginnt. Globale Nummer: Eine fortlaufende Nummer, die mit der ersten Buchung im Wirtschaftsjahr bei 1 beginnt. Belegnummer: Buchungstext: Gegen-Konto-Nr: Nummer des Gegenkontos. Gegen-Konto: Name des Gegenkontos. Brutto: Vorzeichenbehafteter Bruttobetrag der Buchung. Netto: Vorzeichenbehafteter Nettobetrag der Buchung. Steuer: Vorzeichenbehafteter Steuerbetrag der Buchung, bzw. des Kontos (siehe Einstellung: Steuerwerte kontenbezogen darstellen). Steuer %: Prozentsatz der Steuer der Buchung, bzw. des Kontos (siehe Einstellung: Steuerwerte kontenbezogen darstellen). Steuer Soll: Vorzeichenloser Sollbetrag der Steuer Buchung, bzw. des Kontos (siehe Einstellung: Steuerwerte kontenbezogen darstellen). Steuer Haben: Vorzeichenloser Habenbetrag der Steuer Buchung, bzw. des Kontos (siehe Einstellung: Steuerwerte kontenbezogen darstellen). Steuerkonto: Kontonummer der Steuer Buchung, bzw. des Kontos (siehe Einstellung: Steuerwerte kontenbezogen darstellen). Summe: Vorzeichenbehafteter Summenwert über den Bruttobetrag der Buchung. Soll: Vorzeichenloser Sollbetrag des angezeigten Kontos. Haben: Vorzeichenloser Habenbetrag des angezeigten Kontos. Bestand: Vorzeichenbehafteter Summenwert über den Bestand seit der ersten Buchung. Saldo: Vorzeichenbehafteter Summenwert über den Saldo der Einzelbuchungen. Alter (Tagen): Gibt die Tagesdifferenz zwischen dem aktuellen Datum und dem Buchungsdatum aus (nur bei der Einstellung OP-Debitoren (Kunden) und OP-Kreditoren (Lieferanten)). Hinweis: Achten Sie bitte darauf, dass im Jahr der Auswertung evtl. Eröffnungsbuchungen korrekt erstellt wurden, ansonsten kann zu es falschen Werten kommen.

257 Programmfunktionen 257 Taxpool -Buchhalter kann die Saldenvorträge für Folgejahre automatisch erstellen. Diese können auch als vorläufige Buchungen im Stapel erstellt und später aktualisiert werden. Mit den Schaltern Sichern/Laden können die Einstellungen in einer Datei gesichert oder aus einer Datei geladen werden. Checkliste komplettes Buchungsjahr: 1) Die Summe der Saldenvorträge (Eröffnungsbilanz) sollte bei einer bilanzierenden Buchhaltung stets 0 ergeben. 2) Bei einer aktiven Einstellung Vorjahressalden berücksichtigen sollte bei einer Jahresausgabe der alte Saldo dem neuen EB-Wert entsprechen, ansonsten ist evtl. der EB-Wert nicht korrekt vorgetragen worden oder hat sich durch Änderungsbuchungen im Vorjahr geändert Umsatzsteuervoranmeldung Berechnet die notwendigen Werte für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und übermittelt diese optional an das zuständige Finanzamt. Zu den Themen Sondervorauszahlung und Dauerfristverlängerung lesen Sie bitte am Ende dieses Beitrags. Sie werden zuerst zur Angabe des Abgabezeitraums aufgefordert: Globale Datumsauswahl benutzen: Der Dialog benutzt immer den aktuell auf der Mauspalette eingestellten Ausgabezeitraum. Ansonsten werden die zuletzt anzeigten Einstellungen benutzt. Hinweis zu einem abweichenden Wirtschaftsjahr: Auch bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr wird die Umsatzsteuer nach dem regulären Kalenderjahr ausgewertet. Buchungen auswerten aus: Standardmäßig geschieht die Auswertung über alle Buchungen im ausgewählten Datumsbereich (Einstellung Stapel und Journal). Konsolidierung mit: Es können weitere Buchhaltungsdokumente hinzugefügt werden, deren Werte zusätzlich in die Umsatzsteuervoranmeldung eingehen.

258 258 Taxpool-Buchhalter Hilfe Um die Buchungen der externen Dokumente in der Kontrollausgabe von den internen Buchungen zu unterscheiden, gibt es die neuen Datenfelder 'Mandant' und 'DBDateiName', die optional in die Liste der Druckausgabefelder eingefügt werden können. Die Kontrollausgabe ist besonders für Buchhaltungslaien hilfreich, um die im Umsatzsteuerformular ausgefüllten Felder anhand von Einzelbuchungen nachzuvollziehen. Es empfiehlt sich, zuvor das BMF-Formular zu laden, um die Positionen in der Kontrollausgabe besser zuordnen zu können. Das BMF-Formular dient nur dem Verständnis der Zuordnungen wird vom Programm aber nicht befüllt Unter Keine Zuordnung erscheinen in der Kontrollausgabe Buchungen, die nicht im Umsatzsteuerformular erscheinen. Achten Sie darauf, dass dort keine Umsatz-/ oder Vorsteuer enthaltenden Buchungen auftauchen, in diesem Fall muss eine Zuordnung getroffen werden. Die Zuordnungen der Konten zu den Umsatzsteuerpositionen können Sie im Verwaltungsdialog der Konten im Datenfeld USt.-Pos. einstellen. Falsche Einstellungen können aber Fehler in der Berechnung verursachen. Testmodus: Die Druckvoransicht von Elster wird als 'Testfall' deklariert (ansonsten 'Entwurf'), die Daten werden dabei (wenn Sie auf Versenden gehen, s.u.) zwar an den Finanzamtserver übertragen, aber nicht weiterverarbeitet oder andersweitig ausgewertet. Der Testmodus ist praktisch, um z.b. die Verbindung zum Elster-Server und das Sendeprotokoll zu testen.

259 Programmfunktionen 259 Vorgehensweise: 1) Nachdem alle Einstellungen getroffen wurden, sollte zuerst die Kontrollausgabe erstellt werden, diese enthält eine komplette Liste aller Buchungen, die zu der Berechnung der einzelnen Kennzahlen im Formular führen. Kontrollieren Sie die Zuweisungen an die Kennzahlen. Um die Kennzahlen des Originalformulars besser nachvollziehen zu können, empfiehlt es sich, sich dieses mit dem Schalter BMF-Formular zu laden. Um die Erstellung und den Versand zu testen, kann die Einstellung Testmodus aktiviert werden, in diesem Fall werden die Daten beim Versand auf dem Finanzamtsserver nicht ausgewertet. Die als PDF gespeicherten Testausgaben lassen sich mittels der Einstellung Testausgaben nach Programmende löschen entfernen, dabei ist darauf zu achten, dass die Anwendung, die für die Ansicht der PDF-Dateien benutzt wird, zuvor beendet wird. 2) Erstellung der komprimierten Elster-Steuererklärung (Schalter Elster-Vorschau). Diese wird anschliessend im Standardanzeigeprogramm für PDF-Dateien geöffnet. Kontrollieren Sie die Ausgabe. Protokollierung: Die erzeugte PDF-Datei wird im Ordner \Datenordner\Ausgaben\UStVA\ abgelegt: Ohne Testmodus: UStVA_Vorschau_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Mit Testmodus: UStVA_Vorschau_TEST_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Hinweis: Bei der Benutzung von separaten Ausgabeordnern je Mandant ist der Ausgabeordner: \Datenordner\Mandanten\Name des Mandanten\Ausgaben\UStErkl\ Sie können den Datenordner über den Menüpunkt <Datei SystemInfo> anzeigen. 3) Nachdem die Daten kontrolliert wurden, kann ein Versand der Daten an das Finanzamt vorgenommen werden (Schalter Elster-Versand), der entsprechende Rechner muss dazu online sein. Anschliessend wird das Sendeprotokoll, das Ihnen als Nachweis des Versands dient, im Standardanzeigeprogramm für PDF-Dateien geöffnet. Protokollierung: Die erzeugte PDF-Datei wird im Ordner \Datenordner\Ausgaben\UStVA\ abgelegt: Ohne Testmodus: UStVA_Sendeprotokoll_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Mit Testmodus: UStVA_Sendeprotokoll_TEST_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Zusätzlich wird ein Sendeprotokoll im XML-Format angelegt, das mit dem Internetbrowser geöffnet werden kann: UStVA_Sendeprotokoll_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.xml In der XML-Datei und auf dem PDF-Dokument, finden Sie (im PDF auf der linken Seite im Querformat) ein Transferticket, das für Nachfragen benutzt werden kann. Proxyeinstellungen:

260 260 Taxpool-Buchhalter Hilfe Tragen Sie nur dann einen Proxyserver ein, wenn dies in Ihrem Firmennetzwerk wirklich notwendig ist. Authentifizierte Anmeldung: Lesen Sie dazu bitte unter Authentifizierte Anmeldung nach. Buchung der Vorauszahlungen: Vorauszahlungen werden i.d.r. auf folgende Konten gebucht: SKR03: 1780,1781 SKR04: 3820,3830 Erstattungen werden in diesem Fall als Einnahme, bzw. im Expertenmodus im Haben gebucht. Hinweise zur Rundung: Bemessungsgrundlage ohne Umsatzsteuer, volle EUR: Es wird der auf den vollen Betrag gerundete Summen-Nettowert eingetragen, die Steuer wird aus dem Nettobetrag errechnet. Durch die Rundung auf den vollen Betrag ensteht häufig eine Abweichung zu dem Steuerwert, der sich aus der Summe der Steuerwerte der Einzelbeträge ergibt. Beispiel Kennziffer 81 (Umsätze 19%): 6 Buchungen Erlöse 19%, je Brutto=13,33, Netto=11,20, Steuer=2,13. Nettosumme: 67,20. Abrundung zu 67,00 (wird als Bemessungsgrundlage ohne Umsatzsteuer, volle EUR eingetragen). Steuer 19% auf 67,00=12,73 (wird als Steuer eingetragen, bzw. von Elster automatisch errechnet). Abweichung zu der Summe der einzelnen Steuerbeträge (12,78): 0,05. EU-Erwerb: Sofern beim Unternehmer Vorsteuerabzug besteht, gleichen sich die innergemeinschaftliche Umsatzsteuer und die innergemeinschaftliche Vorsteuer aus, durch die Abrundung kann es jedoch zu einer Differenz zwischen beiden Werten kommen. Beispiel Kennziffer 89 (EU-Erwerb 19%): 6 Buchungen Ausgaben 19%, je Netto=13,33, Steuer=2,53. Nettosumme: 79,98. Abrundung zu 79,00 (wird als Bemessungsgrundlage ohne Umsatzsteuer, volle EUR eingetragen). Steuer 19% auf 79,00=15,01 (wird als Steuer eingetragen, bzw. von Elster automatisch errechnet). Die innergemeinschaftliche Vorsteuer wird als Summe der einzelnen Vorsteuern ermittelt: 15,18, eingetragen in Kennziffer 61. Differenz: -0,17 (Erstattung).

261 Programmfunktionen 261 Leistungsempfänger als Steuerschuldner ( 13b UStG): In diesem Fall gelten die gleichen Berechnungsregeln wie beim EU-Erwerb, da jedoch gemischte Steuersätze unter den Kennzahlen gesammelt auftreten können, wird die Umsatzsteuer in diesem Fall aus der Summe der Einzelbeträge errechnet und nicht aus dem Nettowert, sodaß, sofern beim Unternehmer Vorsteuerabzug besteht, sich die Umsatzsteuer nach 13b und die Vorsteuer nach 13b aufheben. Dauerfristverlängerung: Will ein Unternehmer, der vierteljährlich seine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgibt, einen Antrag auf Dauerfristverlängerung beantragen, muss dieser keine Sondervorauszahlung leisten. Sondervorauszahlung und Dauerfristverlängerung: Ist ein Unternehmer verpflichtet, seine Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abzugeben, wird ein Antrag auf Dauerfristverlängerung nur dann gewährt, wenn dieser eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Summe der Vorauszahlungen des Vorjahres leistet ( 47(1) UStDV). Dieser Betrag kann im Eingabefeld Bemessungsgrundlage Sondervorauszahlung eingetragen werden. Der Antrag auf Dauerfristverlängerung gilt dann automatisch als gestellt Umsatzsteuervoranmeldung-Übersicht In der Übersicht zur Umsatzsteuer-Voranmeldung werden alle bisherigen Anmeldungen des Jahres angezeigt, diese werden nach erfolgreicher Anmeldung mittels Elster automatisch aufgezeichnet. Zürückliegende Anmeldungen, die das Programm noch nicht aufgezeichnet hat, müssen manuell eingetragen werden, damit die Werte für die Berechnung des Vorauszahlungssolls der Umsatzsteuer-Erklärung und der Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung benutzt werden können. Sofern mehrere Einträge vorliegen (z.b. korrigierte Abgabe), wird dabei bei der Berechnung zu einem Abgabezeitraum nur der datumsmäßig zuletzt eingetragene Wert berücksichtigt. Hinweis: Besteuerungszeitraum für die Veranlagung der Umsatzsteuer ist grundsätzlich das Kalenderjahr, dies gilt auch bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr. Bzgl. der EÜR gilt hingegen das Zufluss- bzw. Abflussprinzip (Einordnung von Einnahmen und Ausgaben zu dem Kalenderjahr in dem sie zugeflossen sind bzw. geleistet wurden). Vorgehensweise: Wählen Sie zuerst das Kalenderjahr aus, anschließend kann das Abgabeintervall (monatlich oder vierteljährlich) eingestellt werden. Manuellen Eintrag erstellen (sofern noch keine automatische Aufzeichung durch das Programm erfolgte): 1) Auswahl des Abgabezeitraums. 2) Drücken Sie den Schalter Neuer Eintrag. 3) Geben Sie das Datum der Anmeldung ein. 4) Ergänzen Sie die Daten unter Betrag und Typ (Zahlung oder Erstattung) und betätigen Sie den Schalter Änderungen Speichern. Buchungen erzeugen (optional): Das Programm kann automatisch Buchungen zu den Vorgängen erzeugen. Dieser Vorgang ist optional, alternativ können auch alle Buchungen vom Benutzer manuell

262 262 Taxpool-Buchhalter Hilfe durchgeführt werden. Die Buchungen werden im Stapel erzeugt und können dort bei Korrekturen problemlos gelöscht werden. Buchung zur Elster-Abgabe erzeugen (Zeile 'Angemeldet am'): Es empfiehlt sich für die Abgabezeiträumen (z.b. November, Dezember), bei denen die Zahlung erst im Folgejahr erfolgt, bei Zahlung eine Buchung 'Umsatzsteuervorauszahlungen' 1780 SKR03/3820 SKR04 an 'Umsatzsteuer laufendes Jahr' vorzunehmen 1789 SKR03/3840 SKR04 vorzunehmen, dadurch erscheinen alle Vorauszahlungen im gleichen Kalenderjahr. Belegdatum ist der Bei einer Erstattung ist die Buchung umgekehrt. Die beiden Konten heben sich in der EÜR auf, erst bei der Buchung der Zahlung (s.u.) im Folgejahr entsteht eine ergebniswirksame Buchung. Das Vorauszahlungssoll für die Umsatzsteuerklärung kann dadurch im Kalenderjahr einfach anhand der Buchungen an das Konto 'Umsatzsteuervorauszahlungen' ermittelt werden. Buchung bei Zahlung/Erstattung erzeugen (Zeile 'Bezahlt/Erhalten am'): Erzeugt eine Buchung beim Zahlungseingang/Zahlungsausgang zum/vom Finanzkonto. 10-Tage-Regel bei USt-Vorauszahlungen (Nur Einnahmen-Überschuss-Rechnung): Regelmäßig wiederkehrende Umsatzsteuer-Zahlungen, die bis zum fällig sind und geleistet werden, sind, abweichend vom sonst üblichen Zufluss- bzw. Abflussprinzip, der EÜR des vorangegangenen Jahres zuzurechnen (BFH-Urteil vom , XI R 48/05, BStBl II S. 282). Dies bezieht sich auf Umsatzsteuervorauszahlungen sowie Umsatzsteuererstattungen zwischen dem 20. Dezember und dem 10. Januar. Buchungsvorschlag: 1780 SKR03/3820 SKR04, Umsatzsteuervorauszahlungen an 1704 SKR03/3509 SKR04, Sonstige Verbindlichkeiten z. B. nach 11 Abs. 2 Satz 2 EStG für 4/3 EStG. Sondervorauszahlung 1/11: Erzeugt eine Buchung der Sondervorauszahlung. Hinweis: Die Sondervorauszahlung kann in der Umsatzsteuervoranmeldung immer nur als Ausgabe angegeben werden. Erstattungen dazu dürfen nicht auf das Konto 'Umsatzsteuervorauszahlungen 1/11' gebucht werden. Die Sondervorauszahlung wird in der Programmauswertung der letzten Umsatzsteuer-Abgabe des Kalenderjahres (Dezember oder letztes Quartal) berücksichtigt. Hinweis zum Saldenvortrag: Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Da die Konten: Umsatzsteuervorauszahlungen Umsatzsteuer laufendes Jahr Umsatzsteuer Vorjahr Umsatzsteuer frühere Jahre in der EÜR ergebniswirksam sind, dürfen sie nicht in das Folgejahr vorgetragen werden. Bei Bilanzierung können die Konten: Umsatzsteuer laufendes Jahr Umsatzsteuer Vorjahr optional als Umsatzsteuer Vorjahr und Umsatzsteuer frühere Jahre

263 Programmfunktionen 263 vorgetragen werden. Weitere Steuerkonten: Umsatzsteuervergütung in der EU und im EU-Ausland: Ausländische Umsatzsteuer, die Unternehmer in einem anderen Staat gezahlt haben, kann im Inland nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden. Mittels des Vorsteuer-Vergütungsverfahrens kann man sich die Steuer von der zuständigen Behörde in dem Land erstatten lassen, in dem die Umsatzsteuer entrichtet wurde, sofern ein Gegenseitigkeitsabkommen mit dem Staat besteht. Die Vergütung wird erfasst, nachdem der Unternehmer durch das Bundeszentralamt für Steuern oder die ausländische Finanzbehörde die Höhe des Steuererstattungsbetrags mitgeteilt bekomment hat. Konto Umsatzsteuervergütungen, z. B. nach 24 UStG. (Bei Drittländern oder bei Land- und Forstwirten). SKR03: 8955, SKR04: Konto Steuererstattungsansprüche gegenüber anderen Ländern (Bei EU-Ländern): SKR03: 1542, SKR04: Umsatzsteuererklärung Berechnet die notwendigen Werte für die Abgabe der Umsatzsteuererklärung und übermittelt diese mittels Elster an das Finanzamt. Hinweis: Die Anlage UN für im Ausland ansässige Unternehmer wird derzeit im Programm noch nicht unterstützt, in diesem speziellen Fall ist ein Übertrag der Daten nach Elster-Formular notwendig. Sofern die Einstellung "Alle Buchungen" oder ein Datumsbereich, der über mehrere Jahre geht, gewählt wurde, stellen Sie bitte zuerst auf der Mauspalette das Jahr der Auswertung ein. Hinweise zur Berechnung: Die Ausgabewerte werden anhand der Zuordnungen des Datenfeldes 'UStErkl.-Pos' der bebuchen Konten ermittelt. Diese Zuordnung kann in der Kontenverwaltung nach Auswahl des entsprechenden Kontos manuell angepasst werden, entweder über einen Doppelklick in der Listenansicht oder den Schalter Konto bearbeiten. Sollte das Datenfeld nicht in der Listenansicht erscheinen, kann es mit dem Schalter Listenansicht/ Bearbeiten hinzugefügt werden: Sollte ein auswertungsrelevantes Konto in der Auswertung unter Sonstige Konten auftauchen, können Sie im Eigenschaftendialog nachschauen, ob die Zuordnung korrekt ist und diese nötigenfalls korrigieren.

264 264 Taxpool-Buchhalter Hilfe Hinweise zum Vorauszahlungssoll, Seite 4, Zeile 108: Es wird dort die Summe der beim Finanzamt angemeldeten Beträge erwartet, nicht die Summe der erfolgten Zahlungen. "Vorauszahlungssoll ist die Summe der angemeldeten bzw. festgesetzten UmsatzsteuerVorauszahlungen/Überschüsse aus dem Voranmeldungsverfahren einschließlich der Sondervorauszahlung für die Dauerfristverlängerung. Ob die Vorauszahlungen bereits entrichtet sind oder ob das Finanzamt einen Überschuss bereits ausgezahlt hat, ist für das Vorauszahlungssoll ohne Bedeutung. In den Fällen, in denen bereits eine Festsetzung der Umsatzsteuer für den Besteuerungszeitraum vorliegt, ist die bisher festgesetzte Umsatzsteuer als Vorauszahlungssoll einzutragen. " Quelle: Anleitung zur Umsatzsteuererklärung D.h. wenn nach den Umsatzsteuervoranmeldungen des Vorjahres keine umsatzsteuerrelevanten Änderungen erfolgt sind, sollten sich der Wert aus Zeile 107 und Zeile 108 im Idealfall in der Position 109 ausgleichen. Weitere Infos erhalten Sie notfalls von der Finanzkasse des zuständigen Finanzamtes. Vorgehensweise: 1) Nachdem alle Einstellungen (siehe Punkt Dialogeinstellungen weiter unten) getroffen wurden, sollte zuerst die Kontrollausgabe erstellt werden, diese enthält eine komplette Liste aller Buchungen, die zu der Berechnung der einzelnen Kennzahlen im Formular führen. Kontrollieren Sie die Zuweisungen an die Kennzahlen. Um die Kennzahlen des Originalformulars besser nachvollziehen zu können, empfiehlt es sich, sich dieses mit dem Schalter BMF-Formular zu laden. Ohne die Einstellung Darstellung der Einzelbuchungen werden nur die Summen aufgeführt. Nur berechnete Werte: Es werden nur Werte angezeigt, die mittels der Kennzahlen der bebuchten Konten ermittelt wurden. Sonstige Konten: Es werden auch Buchungen aufgeführt, die zu keiner Berücksichtigung im Formular führen. Um die Erstellung und den Versand zu testen, kann die Einstellung Testmodus aktiviert werden, in diesem Fall werden die Daten beim Versand auf dem Finanzamtsserver nicht ausgewertet. Die als PDF gespeicherten Testausgaben lassen sich mittels der Einstellung Testausgaben nach Programmende löschen entfernen, dabei ist darauf zu achten, dass die Anwendung, die für die Ansicht der PDF-Dateien benutzt wird, zuvor beendet wird. 2) Erstellung der komprimierten Elster-Steuererklärung (Schalter Elster-Vorschau). Diese wird anschliessend im Standardanzeigeprogramm für PDF-Dateien geöffnet. Kontrollieren Sie die Ausgabe. Protokollierung: Die erzeugte PDF-Datei wird im Ordner \Datenordner\Ausgaben\UStErkl\ abgelegt: Ohne Testmodus: UStErkl_Vorschau_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Mit Testmodus: UStErkl_Vorschau_TEST_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Hinweis: Bei der Benutzung von separaten Ausgabeordnern je Mandant ist der Ausgabeordner: \Datenordner\Mandanten\Name des Mandanten\Ausgaben\UStErkl\ Sie können den Datenordner über den Menüpunkt <Datei SystemInfo> anzeigen. 3) Nachdem die Daten kontrolliert wurden, kann ein Versand der Daten an das Finanzamt vorgenommen werden (Schalter Elster-Versand), der entsprechende Rechner muss dazu online sein. Anschliessend wird das Sendeprotokoll, das Ihnen als Nachweis des Versands dient, im

265 Programmfunktionen 265 Standardanzeigeprogramm für PDF-Dateien geöffnet. Protokollierung: Die erzeugte PDF-Datei wird im Ordner \Datenordner\Ausgaben\UStErkl\ abgelegt: Ohne Testmodus: UStErkl_Sendeprotokoll_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Mit Testmodus: UStErkl_Sendeprotokoll_TEST_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Zusätzlich wird ein Sendeprotokoll im XML-Format angelegt, das mit dem Internetbrowser geöffnet werden kann: UStErkl_Sendeprotokoll_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.xml In der XML-Datei und auf dem PDF-Dokument, finden Sie (im PDF auf der linken Seite im Querformat) ein Transferticket, das für Nachfragen benutzt werden kann. 4) Sollten Sie die USt-Erklärung ohne Authentifizierung übertragen, müssen Sie neben der elektronischen Datenübermittlung eine unterschriebene Fassung der komprimierten Erklärung (Vorschaudatei) beim Finanzamt einreichen. Weitere Dialogeinstellungen: Um die nachfolgend erwähnten Kennzahlen des Originalformulars besser nachvollziehen zu können, empfiehlt es sich, sich dieses mit dem Schalter BMF-Formular zu laden. Tragen Sie unter Vorauszahlungssoll einen negativen Wert ein, falls die Erstattungen überwiegen, ansonsten, falls die Zahlungen überwiegen, einen positiven Wert. Der Wert erscheint in der Umsatzsteuererklärung auf der Seite 4 in der Zeile 108. Das Programm kann den Wert einmalig aus den Buchungen ermitteln, in diesem Fall sollten unter Konten die berechnungsrelevanten Konten kommagetrennt eingegeben werden. Die Voreinstellung ist: SKR03: 1780,1781 SKR04: 3820,3830 Erstattungen werden in diesem Fall als Einnahme, bzw. im Expertenmodus im Haben gebucht. Die Werte werden nicht automatisch neu berechnet, sondern müssen mit dem Schalter Berechnen in das Eingabefeld Vorauszahlungssoll eingetragen werden. Berichtigte Steuererklärung: Seite 1, Zeile 5, Pos Verrechnung des Erstattungsbetrages: Seite 1, Zeile 18, Pos Anlage UR beifügen: Seite 1, Zeile Sollten berechnete oder manuelle Angaben in der Anlage UR erscheinen, ist die Einstellung zu aktivieren. Berichtigung des Vorsteuerabzugs ( 15a UStG), Seite 3: Seite 3, Zeilen Ergänzungen zur Anlage UR, Seite 2: Auf der Seite 2 der Anlage UR existieren Einträge, die sich nicht komplett durch die Zuweisung von Kennzahlen zu bebuchten Konten ermitteln lassen, sodass evtl. eine manuelle Eingabe notwendig ist. Proxyeinstellungen:

266 266 Taxpool-Buchhalter Hilfe Tragen Sie nur dann einen Proxyserver ein, wenn dies in Ihrem Firmennetzwerk wirklich notwendig ist. Authentifizierte Anmeldung: Lesen Sie dazu bitte unter Authentifizierte Anmeldung nach Anlagespiegel Der Anlagespiegel gibt Ihnen eine Übersicht über alle aktiven in der automatischen Anlagenverwaltung geführten Anlagen. Es wird die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens dargestellt. Darzustellende Anlagen: Um einzelne Einträge auszuwählen, müssen Sie die Einstellung Alle auswählen deaktivieren und in der Listenansicht die gewünschten Anlagen markieren. GWG-Sammelposten zusammenfassen: Die sich hinter dem GWG-Sammelposten verbergenden Anlagen werden getrennt dargestellt. Datumsauswahl ignorieren und immer den gesamten Auswertungszeitraum benutzen: Die Anlagen werden jahresübergreifend dargestellt (innerhalb des kompletten Zeitraums, in dem Buchungen erstellt wurden). Bei Deaktivierung werden die Anlagen im Jahr des aktuell eingestellten Auswertungszeitraums ausgegeben. Sonder-Afa in kumulierte Afa einbeziehen: Zeigt bei Aktivierung in der Spalte 'Afa-kumuliert' die Summe der bisherigen Normal-Afa plus der Summe der bisherigen Sonder-Afa an, ansonsten nur die Summe der bisherigen Normal-Afa.

267 Programmfunktionen Anlage EÜR Berechnet die notwendigen Werte für die Abgabe der Anlage EÜR (und optional für die Anlagen SZE und AVEÜR [Anlagenverzeichnis]) und übermittelt diese optional mittels Elster an das Finanzamt. Sofern die Einstellung "Alle Buchungen" oder ein Datumsbereich, der über mehrere Jahre geht, gewählt wurde, stellen Sie bitte zuerst auf der Mauspalette das Jahr der Auswertung ein. Hinweise zur Berechnung: Die Ausgabewerte werden anhand der Zuordnungen des Datenfeldes 'EÜR-Pos' der bebuchen Konten ermittelt. Diese Zuordnung kann in der Kontenverwaltung nach Auswahl des entsprechenden Kontos manuell angepasst werden, entweder über einen Doppelklick in der Listenansicht oder den Schalter Konto bearbeiten. Da die Zuordnungen durch gesetzliche Änderungen teilweise jahresabhängig sind, kann im Eigenschaftsdialog (Schalter Konto Bearbeiten) des entsprechenden Kontos mittels des Schalters Ändern eine neue Zuordnung ab einem bestimmten Datum getroffen werden. Sollte ein auswertungsrelevantes Konto in der Auswertung unter Sonstige Konten auftauchen, können Sie im Eigenschaftendialog nachschauen, ob die Zuordnung korrekt ist und diese nötigenfalls korrigieren. Um ein passendes Konto zu einer Kennziffer im amtlichen Formular zu finden, kann nach der Spalte 'EÜR-Pos' in der Kontenansicht sortiert werden. Automatische Anpassung der Zuordnungen nach Vorzeichen bei Datenfeldern in denen kein Betragsvorzeichen möglich ist: Die Positionen (erstattete USt.) und (gezahlte USt.) werden automatisch je nach Vorzeichen der Buchung belegt. Steuerfreie Erstattungen in der Position z.b. KFZ-Steuer, KFZ-Versicherung, werden als steuerfreie Einnahme unter verschoben, sofern die Einnahmen überwiegen und dadurch ein negativer Betrag entstehen würde, der in der Position nicht zugelassen ist. Zur Korrektur von Zuweisungen lesen Sie bitte hier nach. Zu den Themen KFZ-Kosten, Fahrtkosten, KFZ private Nutzung gibt es spezielle Buchungshinweise. Hinweis: Sollten Sie die Anlage mit Elster-Formular abgeben, und dort die Kennzahlen nicht erscheinen, lassen sich diese unter: <Extras Optionen Vordruckdarstellung Anzeige der FinanzamtsKennzahlen bei Einkommensteuer> sichtbar machen. Hinweis: Hier erfahren Sie, wie Sie den Auswertungszeitraum in der Druckvorschau und in der Druckausgabe einstellen können. Allgemeine Vorgehensweise: 1) Nachdem alle Einstellungen (siehe Punkt Dialogeinstellungen weiter unten) getroffen wurden, sollte zuerst die Kontrollausgabe erstellt werden, diese enthält eine komplette Liste aller Buchungen, die zu der Berechnung der einzelnen Kennzahlen im Formular führen. Kontrollieren Sie die Zuweisungen an die Kennzahlen. Um die Kennzahlen des Originalformulars besser nachvollziehen zu können, empfiehlt es sich, sich dieses mit dem Schalter BMF-Formular zu laden, dabei werden 4 PDF-Formulare geöffnet (Anlage EÜR, Anlage SZE, Anlage AVEÜR und die Anleitung). Ohne die Einstellung Darstellung der Einzelbuchungen werden nur die Summen aufgeführt.

268 268 Taxpool-Buchhalter Hilfe Nur berechnete Werte: Es werden nur Werte angezeigt, die mittels der Kennzahlen der bebuchten Konten ermittelt wurden. Sonstige Konten: Es werden auch Buchungen aufgeführt, die zu keiner Berücksichtigung im Formular führen. Bewirtungskosten splitten: Sollten Sie Bewirtungskosten zu 100% abzugsfähig gebucht haben, können Sie diese Einstellung nutzen. Das Programm verteilt dann die Werte in der Ausgabe 70%/30% auf abzugsfähig und nicht abzugsfähig. Da es sich dabei um eine interne Programmlösung handelt, die beim Datenaustausch z.b. mit dem StB zu Problemen führen kann, empfiehlt es sich evtl. die Buchung als Splittbuchung in der korrekten Form zu erstellen, eine entsprechende Buchungsvorlage liegt dem Programm bei. Um die Erstellung und den Versand zu testen, kann die Einstellung Testmodus aktiviert werden, in diesem Fall werden die Daten beim Versand auf dem Finanzamtsserver nicht ausgewertet. Die als PDF gespeicherten Testausgaben lassen sich mittels der Einstellung Testausgaben nach Programmende löschen entfernen, dabei ist darauf zu achten, dass die Anwendung, die für die Ansicht der PDF-Dateien benutzt wird, zuvor beendet wird. 2) Erstellung der komprimierten Elster-EÜR (Schalter Elster-Vorschau). Diese wird anschliessend im Standardanzeigeprogramm für PDF-Dateien geöffnet. Kontrollieren Sie die Ausgabe. Protokollierung: Die erzeugte PDF-Datei wird im Ordner \Datenordner\Ausgaben\UStErkl\ abgelegt: Ohne Testmodus: AnlageEÜR_Vorschau_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Mit Testmodus: AnlageEÜR_Vorschau_TEST_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Hinweis: Bei der Benutzung von separaten Ausgabeordnern je Mandant ist der Ausgabeordner: \Datenordner\Mandanten\Name des Mandanten\Ausgaben\EÜR\ Sie können den Datenordner über den Menüpunkt <Datei SystemInfo> anzeigen. 3) Nachdem die Daten kontrolliert wurden, kann ein Versand der Daten an das Finanzamt vorgenommen werden (Schalter Elster-Versand), der entsprechende Rechner muss dazu online sein. Anschliessend wird das Sendeprotokoll, das Ihnen als Nachweis des Versands dient, im Standardanzeigeprogramm für PDF-Dateien geöffnet. Protokollierung: Die erzeugte PDF-Datei wird im Ordner \Datenordner\Ausgaben\UStErkl\ abgelegt: Ohne Testmodus: AnlageEÜR_Sendeprotokoll_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Mit Testmodus: AnlageEÜR_Sendeprotokoll_TEST_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Zusätzlich wird ein Sendeprotokoll im XML-Format angelegt, das mit dem Internetbrowser geöffnet werden kann: AnlageEÜR_Sendeprotokoll_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.xml In der XML-Datei und auf dem PDF-Dokument, finden Sie (im PDF auf der linken Seite im Querformat) ein Transferticket, das für Nachfragen benutzt werden kann. 4) Sollten Sie die Steuererklärung ohne Authentifizierung übertragen, müssen Sie neben der elektronischen Datenübermittlung eine unterschriebene Fassung der komprimierten Erklärung (Vorschaudatei) beim Finanzamt einreichen. Hinweise zur Anlage AVEÜR (Anlagenverzeichnis): Damit Taxpool -Buchhalter das Anlagenverzeichnis AVEÜR mittels Elster ausgegeben werden kann, müssen alle Anlagen mit der Programm-Anlagenverwaltung erfaßt worden sein, da Elster die Zeilen (Seiten 1-2 Anlage EÜR) sowie Zeile 51 (Seite 2 Anlage EÜR) mit den Eintragungen in der Anlage AVEÜR abgleicht. Ein Beispiel dazu:

269 Programmfunktionen 269 Die Sachanlage 'X' generiert eine Afa von 100 Währungseinheiten auf das Konto Diese erscheint in der AVEÜR in der Zeile und auf der Seite 1 in Zeile 28 ( ). Es wurde eine zweite Afa manuell im Buchungsdialog (ohne Eintrag in der ProgrammAnlagenverwaltung) gebucht, die auf ein Konto in den Zeilen verweist, Elster gibt in diesem Fall einen Fehler aus. Vorgehensweise bei der Anlage AVEÜR: 1) Alle Anlagen müssen mit der Programm-Anlagenverwaltung erfaßt worden sein, alle AnlageBuchungen sollten von dieser generiert worden sein. Ausnahmen sind bei entsprechenden Buchungskenntnissen möglich, z.b. kann die automatische Generierung einer Buchung im Anlagespiegel abgeschaltet werden und die Buchung manuell erstellt werden. 2) Alle Anlagen, bis auf diejenigen vom Typ GWG und GWG-Sammelposten, müssen in der Programm-Anlagenverwaltung mittels des Schalters Anlage EÜR einer Kategorie zugeordnet werden, da je nach Kategorie Abschreibungswerte in den Zeilen erwartet werden. Die Abschreibungen unbeweglicher Wirtschaftsgüter erscheinen z.b. in der Zeile 26 ( ), Abschreibungen beweglicher Wirtschaftsgüter (ohne GWG) erscheinen in der Zeile 28 ( ). 3) Im einfachsten Fall erstellt die Kombination der Einstellungen Anlagenverzeichnis (Anlage AVEÜR) füllen und Afa-Buchungen ignorieren und Anlage AVEÜR mit den Daten der Anlagenverwaltung füllen die korrekten Werte für die Anlage AVEÜR. Dabei werden die Formularpositionen und Beträge der generierten Abschreibungsbuchungen ignoriert und die entsprechnenden Werte anhand der Programm-Anlagenverwaltung befüllt. Es sollten aber auf jeden Fall die generierten Abschreibungsbuchungen der Anlagenverwaltung kontrolliert werden, dazu muss die Einstellung Afa-Buchungen ignorieren und Anlage AVEÜR mit den Daten der Anlagenverwaltung füllen deaktiviert und die Einstellung Afa-Konten und Buchungswerte überprüfen aktiviert werden. Der Schalter Kontrollausgabe gibt in diesem Fall bei Fehlzuordnungen eine Warnung aus. Beispiel: Die Sachanlage 'X' wurde den 'Beweglichen Wirtschaftsgütern ohne GWG' zugeordnet, die Afa-Buchungen sollten in der Zeile 28 ( ) erscheinen, z.b. Afa-Konto SKR , als AfaKonto wurde jedoch das Konto SKR eingetragen, das auf die Zeile 26 verweist ( ). Die Kontrollausgabe erzeugt in diesem Fall folgende Warnung: Am Betriebsergebnis ändert die Fehlzuweisung in diesem Fall nichts. Um das Problem zu beheben, muss in der Programm-Anlagenverwaltung im Register Einstellungen unter Afa-Konto das korrekte Konto eingetragen werden. Buchungen, die automatisch von der Anlagenverwaltung generiert werden, werden nach dem Verlassen des Dialoges automatisch angepasst. Buchungen, die bereits von der Anlagenverwaltung getrennt wurden, müssen manuell in der Buchungsmaske geändert werden, sofern das Auswertungsjahr noch nicht endgültig abgeschlossen wurde (ein vorläufiger Abschluss kann noch rückgängig gemacht werden). Buchungen im Journal werden beim Ändern auto-storniert. Die Einstellung Afa-Buchungen automatisch korrigieren automatisiert diesen Vorgang, das Wirtschaftsjahr darf dabei jedoch nicht abgeschlossen sein, bzw. dürfen buchungs-relevante Monate nicht gesperrt sein. Nach der Korrektur sollte dann die Kontrollausgabe erneut gestartet werden.

270 270 Taxpool-Buchhalter Hilfe Hinweis: Die Korrektur-Funktion sollte nur gestartet werden, wenn Fehlzuweisung bestehen. Die Korrektur-Funktion behebt (bisher) keine Fehlzuweisung bei außerplanmässigen Abschreibungskonten, in diesem Fall muss das korrekte Konto in der Programm-Anlagenverwaltung unter Aktion/Verschrottung manuell geändert werden. Zur Sicherheit erstellt das Programm vor dem ersten Ausführen der Korrekturfunktion eine Sicherungskopie der Buchhaltungsdatei ('Kopie x von MeineFirma.dbb(x)'). Um den Zustand vor der Korrektur wiederherzustellen, muss Taxpool -Buchhalter (im Netzwerk auch evtl. andere zugreifende Taxpool -Buchhalter-Prozesse) beendet werden. Anschliessend wird mit dem Dateimanager in den Firmenordner gewechselt und die bisherige Datei 'MeineFirma.dbb(x)' z.b. nach DatumMeineFirma.dbb(x) umbenannt und anschliessend die Sicherungskopie 'Kopie x von MeineFirma.dbb(x)' nach 'MeineFirma.dbb(x)' umbenannt. Weitere Dialogeinstellungen: Um die nachfolgend erwähnten Kennzahlen des Originalformulars besser nachvollziehen zu können, empfiehlt es sich, sich dieses mit dem Schalter BMF-Formular zu laden. Investitionsabzug: EÜR-Auswertungsjahr=Jahr der Planung (Formular: ): Die Summe der Beträge der Investitionen, die im Auswertungszeitraum der Anlage EÜR in Planung sind. Die entsprechenden Investitionen müssen in einer separaten Anlage erläutert werden, siehe dazu das BMF-Schreiben vom EÜR-Auswertungsjahr=Jahr der Investition (Formular: ): Die Summe der Beträge der Investitionen, die im Auswertungszeitraum der Anlage EÜR aktiv sind, diese können der Druckausgabe 'Anlageverzeichnis zur Anlage EÜR' entnommen werden. Anlage SZE: Hinweis aus der Anleitung 2012: "Die Angaben in der Anlage SZE sind bei Einzelunternehmen zu übermitteln, wenn die geltend gemachten Schuldzinsen, ohne Berücksichtigung der Schuldzinsen für Darlehen zur Finanzierung von Anschaffungs- oder Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, den Betrag von übersteigen. Die Eintragungen in den Zeilen 4 bis 8 dienen der Ermittlung des maßgeblichen Gewinns für Zwecke des 4 Abs. 4a EStG (vgl. Rdnr. 8 des BMF-Schreibens vom , BStBl I S. 1019)." Neue Felder ab 2012: Steuerfreie Gewinne (Kennziffer ): Hinzurechnung steuerfreier Gewinne. Ergebisanteile aus Mitunternehmerschaften (in enthalten) (Kennziffer ): Hier ist ein in Zeile 67 (Kennziffer ) der Anlage EÜR enthaltener Gewinn aus der Beteiligung an einer Mitunternehmerschaft abzuziehen bzw. Verlust aus der Beteiligung an einer Mitunternehmerschaft hinzuzurechnen. Veräußerungs-/Aufgabegewinn bzw. Verlust (Kennziffer ): Betrag aus Zeile 15.1 ( ) der Anlage SZE des Vorjahres mit Vorzeichen: Übertrag aus den Vorjahreswerten der Kennziffer (mit Vorzeichen). Betrag aus Zeile 16 ( ) der Anlage SZE des Vorjahres mit Vorzeichen: Übertrag aus den Vorjahreswerten der Kennziffer (mit Vorzeichen).

271 Programmfunktionen 271 Tatsächlich angefallene Schuldzinsen des laufenden Wirtschaftsjahres (Kennziffer ): Hier sind die Schuldzinsen zur Finanzierung des Anlagevermögens lt. Zeile 42 der Anlage EÜR, die übrigen Schuldzinsen lt. Zeile 43 der Anlage EÜR und solche Schuldzinsen, die in anderen Beträgen (z. B. Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer) enthalten sind, einzutragen, soweit sie keinen steuerlichen Abzugsbeschränkungen (mit Ausnahme der Vorschrift des 4 Abs. 4a EStG) unterliegen. Summe aus und in vortragen: Trägt die Entnahmen aus den Positionen und automatisch in das Sammelfeld für Entnahmen ein ( ). Manuelle Formular-Werte eintragen: Für Positionen in der Anlage EÜR, für die es keine Zuordnung durch Bebuchung eines passenden Kontos gibt, können Werte manuell eingetragen werden: 1) Unter Bereich muss ein Formularbereich ausgewählt werden, unter Position wird die dreistellige Position innerhalb des Bereichs eingetragen. 2) Der Titel dient als Erläuterung. 3) Unter Wert kann sowohl ein Text als auch eine Zahl eingetragen werden, bei Beträgen entscheidet die Eigenschaft Additiv, ob der bisherige Betrag addiert oder überschrieben wird. 4) Den Schalter Einfügen betätigen. Hinweis: Es werden nur Einstellungen ausgewertet, die die Eigenschaft Aktiv besitzen. Erläuterungen: Zu einigen Kennziffern können zusätzliche Erläuterungen beigefügt werden, Hinweistext: 'Erläuterungen auf gesondertem Blatt' im amtlichen Formular. Proxyeinstellungen: Tragen Sie nur dann einen Proxyserver ein, wenn dies in Ihrem Firmennetzwerk wirklich notwendig ist. Authentifizierte Anmeldung: Lesen Sie dazu bitte unter Authentifizierte Anmeldung nach Korrektur von Zuw eisungen Bei einigen Formular-Positionen kann die ursprünglich bei dem Buchungskonto hinterlegte EÜRFormularposition automatisch umgeleitet werden, sofern das Programm die bisherige Zuordnung als falsch erkennt. EÜR-Zuweisung erzwingen: Die eingestellte Zuweisung wird nicht verändert, auch wenn diese als nicht passend erkannt wird.

272 272 Taxpool-Buchhalter Hilfe Infofenster ausgeben: Es wird einmalig eine Info ausgegeben, sofern eine nicht passende Zuweisung erkannt wird. Erlöse ohne Steuer mit der Position an folgende Position zuweisen ( ): Die Elster-Software erwartet an der Position (Umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen) einen Erlös, der mit zugehöriger Steuer gebucht wurde, ansonsten können folgende Fehlermeldungen erscheinen: 1) "Es wurden Umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen angegeben, aber keine vereinnahmte Umsatzsteuer." 2) "Die vereinnahmte Umsatzsteuer (Kz ) kann nicht kleiner sein als 7 % der umsatzsteuerpflichtigen Betriebseinnahmen (Kz )." Beispiel: Das Konto 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04), das auf die Position verweist, wurde anstatt mit dem normalen Steuersatz ohne Steuer gebucht. Es können die zuvor genannten Fehlermeldungen auftreten, das Programm bietet in dem Fall eine automatische Zuweisung an eine steuerfreie Position an. Die ursprüngliche Position wird vom Programm in der Form Alt: Position eingetragen. Hinweis: Sofern unter an folgende Position zuweisen ein Leereintrag eingetragen wurde, wird die ursprüngliche Position nicht verändert. Erlöse mit normaler Steuer mit der Position an folgende Position zuweisen ( ): Beispiel: Das Konto 8200 (SKR03) / 4200 (SKR04), das auf die Position verweist, wurde anstatt ohne Steuer mit dem normalen Steuersatz gebucht. Oder Ohne Zuordnung: Es werden auch Buchungen berücksichtigt, bei denen keine EÜRZuordnung, jedoch ein Steuersatz gefunden wurde. Nur Standardsteuersätze: Es werden nur Buchungen mit Standardsteuer (derzeit 19%/7% in DEU) berücksichtigt, ansonsten auch spezielle Steuersätze wie 9% etc. Die ursprüngliche Position wird vom Programm in der Form Alt: Position eingetragen. Hinweis: Sofern unter an folgende Position zuweisen ein Leereintrag eingetragen wurde, wird die ursprüngliche Position nicht verändert Änderungen ab 2013 Bei der 'Anlage EÜR' gibt es im Jahr 2013 zahlreiche Änderungen. Das Programm weist die neuen Formularposition im Programm-Update 2014 automatisch den passenden Konten zu, ohne die bisherigen Werte für vorherige Jahre zu entfernen. Die Kontenverwaltung erlaubt es praktischerweise, einige Konteneigenschaften in Abhängigkeit vom Jahr festzulegen.

273 Programmfunktionen 273 Folgendes ist jedoch zu beachten: Selbst angelegte (z.b. Unterkonten) müssen manuell kontrolliert werden, sofern sie nicht als 'Referenz-Kopie' (Konto übernimmt automatisch die Eigenschaften eines Referenzkontos nach einer Änderung oder bei Neuanlage) angelegt wurden. Um neue Eigenschaften manuell für das Jahr 2013 zuzuweisen, kann in der Kontenverwaltung der Schalter 'Konto Bearbeiten' verwendet werden. Im sich öffnenden Einstellungsdialog kann im Bereich 'Anlage-EÜR-Position, Ändern' eine neue Position für das Jahr 2013 erstellt werden, die bisherigen Einstellungen für frühere Jahre sollten dabei nicht entfernt werden. Neue Positionen für das EÜR-Formular 2013: Die Umstellung geschieht automatisch durch das Programm-Update Übernachtungs- und Reisenebenkosten bei Geschäftsreisen des Steuerpflichtigen SKR03: 4676 Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten SKR04: 6680 Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten Kennung: (nur programmintern): Miete/Leasing für bewegliche Wirtschaftsgüter (ohne Kraftfahrzeuge) SKR03: 4810 Mietleasing (bewegliche Wirtschaftsgüter) 4960 Mieten für Einrichtungen (bewegliche Wirtschaftsgüter) 4961 Pacht (bewegliche Wirtschaftsgüter) 4963 Aufwendungen für gemietete oder gepachtete bewegliche Wirtschaftsgüter, die gewerbesteuerlich hinzuzurechnen sind 4965 Mietleasing (bewegliche Wirtschaftsgüter) SKR04: 6498 Mietleasing (bewegliche Wirtschaftsgüter) 6835 Mieten für Einrichtungen (bewegliche Wirtschaftsgüter) 6836 Pacht (bewegliche Wirtschaftsgüter) 6838 Aufwendungen für gemietete oder gepachtete bewegliche Wirtschaftsgüter, die gewerbesteuerlich hinzuzurechnen sind 6840 Mietleasing (bewegliche Wirtschaftsgüter) Kennung: (nur programmintern): Beiträge, Gebühren, Abgaben und Versicherungen (ohne solche für Gebäude und Kraftfahrzeuge) SKR03: 4360 Versicherungen 4380 Beiträge 4390 Sonstige Abgaben SKR04: 6400 Versicherungen 6420 Beiträge 6430 Sonstige Abgaben Kennung: (nur programmintern): Werbekosten (z.b. Inserate, Werbespots, Plakate) SKR03: 4600 Werbekosten 4605 Streuartikel 4640 Repräsentationskosten SKR04: 6600 Werbekosten

274 274 Taxpool-Buchhalter Hilfe 6605 Streuartikel 6630 Repräsentationskosten Kennung: (nur programmintern): KFZ: Leasingkosten SKR03: 4570 Mietleasing Kfz SKR04: 6560 Mietleasing Kfz Kennung: (nur programmintern): KFZ: Steuern, Versicherungen und Maut SKR03: 4510 Kfz-Steuer 4520 Kfz-Versicherungen 4560 Mautgebühren SKR04: 7685 Kfz-Steuer 6520 Kfz-Versicherungen 6580 Mautgebühren Kennung: (nur programmintern): KFZ: Sonstige tatsächliche Fahrtkosten ohne Afa und Zinsen (z.b. Reparaturen, Wartungen, Treibstoff, Kosten für Flugstrecken, Kosten für öffentliche Verkehrsmittel) SKR03: 4500 Fahrzeugkosten [ohne Steuer voreingestellt] 4530 Laufende Kfz-Betriebskosten 4540 Kfz-Reparaturen 4550 Garagenmiete 4580 Sonstige Kfz-Kosten 4673 Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten SKR04: 6500 Fahrzeugkosten [ohne Steuer voreingestellt] 6530 Laufende Kfz-Betriebskosten 6540 Kfz-Reparaturen 6550 Garagenmiete 6570 Sonstige Kfz-Kosten 6673 Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten Kennung: (nur programmintern): KFZ: Fahrtkosten für nicht zum Betriebsvermögen gehörende Fahrzeuge (Nutzungseinlage) SKR03: 4590 Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge 4595 Fremdfahrzeugkosten SKR04: 6590 Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge 6595 Fremdfahrzeugkosten Kennung: (nur programmintern): Gelöschte Positionen: Für diese Positionen darf im Jahr 2013 keine EÜR-Konten-Zuweisung existieren.

275 Programmfunktionen 275 Zur Kontrolle: Bitte stellen Sie auf der Mauspalette das Jahr '2013' ein. Öffnen Sie die Kontenverwaltung. In der Kontenverwaltung können Konteneigenschaften in Abhängigkeit vom Jahr festgelegt werden. Die Werte in der Listenansicht werden immer passend zum eingestellten Jahr angezeigt. Sortieren Sie nach der Spalte 'EÜR-Pos' um eine Übersicht über die eingestellten Werte zu erhalten, sollte die Spalte nicht vorhanden sein, kann diese mit der Einstellung 'Listenansicht, Bearbeiten' hinzugefügt werden davon Kapitalerträge Kennung: (nur programmintern): Tatsächliche Kraftfahrzeugkosten und andere Fahrtkosten (laufende und feste Kosten ohne Afa und ohne Zinsen) Kennung: (nur programmintern): Neue Einstellung im Konfiguratonsdialog für die EÜR-2013: Auswahl-Liste 'Rechtsform des Betriebes' (Elster-Pflichtfeld). Hinweis: Versicherungen, die nicht unter aufgeführt werden: SKR03: 4366 Versicherungen für Gebäude 4520 Kfz-Versicherungen SKR04: 6405 Versicherungen für Gebäude 6520 Kfz-Versicherungen

276 276 Taxpool-Buchhalter Hilfe Anlageverzeichnis zur Anlage EÜR Die Ausfüllhilfe zum Anlageverzeichnis zur Anlage EÜR erstellt Ihnen die Abschreibungseinträge für die in der automatischen Anlagenverwaltung geführten Anlagen. Damit das Anlageverzeichnis zur Anlage EÜR korrekt ausgegeben werden kann, ist es notwendig, für jede Anlage in der Anlagenverwaltung die Zuordnungen zu den einzelnen Positionen im Formular EÜR zu treffen Zusammenfassende Meldung Erstellt eine Zusammenfassende Meldung für EU-Lieferungen, Sonstige EU-Leistungen und EU Dreiecksgeschäfte. Sofern die Einstellung "Alle Buchungen" oder ein Datumsbereich, der über mehrere Jahre geht, gewählt wurde, stellen Sie bitte zuerst auf der Mauspalette das Jahr der Auswertung ein. Monatliche Abgabe bei sonstigen EU-Leistungen: Sonstige EU-Leistungen werden unabhängig von der Umsatzgrenze quartalsweise gemeldet. Sollten Sie EU-Warenlieferungen und EU-Dreiecksgeschäfte monatlich anmelden, können die sonstigen EU-Leistungen auch monatlich gemeldet werden. Dies ist unbedingt zu empfehlen. Aktivieren Sie die Einstellung in diesem Fall. Hinweis: Bei quartalsweiser oder jährlicher Auswertung wird diese Einstellung ignoriert. Hinweise zur Berechnung: Die Ausgabewerte werden anhand der Zuordnungen des Datenfeldes 'USt.-Pos' der bebuchen Konten ermittelt. Diese Zuordnung kann in der Kontenverwaltung nach Auswahl des entsprechenden Kontos manuell angepasst werden, entweder über einen Doppelklick in der Listenansicht oder den Schalter Konto bearbeiten. Sollte ein auswertungsrelevantes Konto in der Auswertung unter Sonstige Konten auftauchen, können Sie im Eigenschaftendialog nachschauen, ob die Zuordnung korrekt ist und diese nötigenfalls korrigieren. EU-Lieferungen: Beispielkonto: Steuerfreie innergem. Lieferungen. (SKR03/SKR04): 8125/4125. USt.-Pos: 41. EU-Sonstige Leistungen: Beispielkonto: Erlöse aus im anderen EG-Land steuerpflichtigen sonstigen Leistungen. (SKR03/ SKR04): 8336/4336. USt.-Pos: 21. EU Dreiecksgeschäft:

277 Programmfunktionen 277 Beispielkonto: Lieferungen des ersten Abnehmers bei i.g. Dreiecksgeschäft 25 b Abs. 2 UStG. (SKR03/SKR04): 8130/4130. USt.-Pos: 42. Die eigene USt-ID kann im Bereich Einstellungen im Register Firma Zusatz eingetragen werden. Die Information zur USt-ID des Kunden muss in der Kunden-/ und Lieferantenverwaltung im Register Faktura eingetragen sein. Es können dabei alle Buchungen ausgewertet werden, die automatisch mit der Kunden-/ und Lieferantenverwaltung erstellt wurden als auch manuelle Buchungen bei denen das Debitorenkonto direkt an das Erlöskonto gebucht wurde (i.d. Regel die Buchungsweise bei Bilanzierern). Bei anderen manuellen Buchungen, in denen ein relevantes Konto im Sinne der ZFM bebucht wurde, werden wir in kommenden Versionen die Möglichkeit anbieten, die Debitorennummer oder die USt-ID mittels eines Zusatzfeldes in der Buchungsmaske einzugeben. Die Kontrollausgabe ist besonders für Buchhaltungslaien hilfreich, um die im Formular ausgefüllten Felder anhand von Einzelbuchungen nachzuvollziehen. Formularserver-Datei erstellen (obsolet): Erzeugt eine Datei im XML-Format des Formularservers der Bundesfinanzverwaltung. Die Datei kann zur Ansicht in einen Internetbrowser geladen werden. Der Inhalt kann z.b. auch benutzt werden, um die Daten manuell in die kostenlose Elsterformularsoftware einzutragen. Testmodus: Die Druckvoransicht von Elster wird als 'Testfall' deklariert (ansonsten 'Entwurf'), die Daten werden dabei (wenn Sie auf Versenden gehen, s.u.) zwar an den Finanzamtserver übertragen, aber nicht weiterverarbeitet oder andersweitig ausgewertet. Der Testmodus ist praktisch, um z.b. die Verbindung zum Elster-Server und das Sendeprotokoll zu testen. Wichtiger Hinweis: Die PDF-Ausgaben von Elster zeigen abweichend von den Auswertungen Anlage EÜR, UStVA und UStErkl (bisher) nicht die übermittelten Einzelwerte der Dreiecksgeschäfte, Leistungen und Lieferungen an. Wir erwarten, dass die Hersteller von Elster dies in einer kommenden Version überarbeiten. Um sich nachträglich einen Überblick über die übermittelten Daten zu verschaffen, kann aber entweder die Kontrollausgabe als PDF gesichert werden oder die nach dem Senden erzeugte Datei ZFM_Sendeprotokoll_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.xml, s.u., in einen Internetbrowser geladen werden. Vorgehensweise: 1) Nachdem alle Einstellungen getroffen wurden, sollte zuerst die Kontrollausgabe erstellt werden, diese enthält eine komplette Liste aller Buchungen, die zu der Berechnung der einzelnen Kennzahlen im Formular führen. Kontrollieren Sie die Zuweisungen an die Kennzahlen. Um die Erstellung und den Versand zu testen, kann die Einstellung Testmodus aktiviert werden, in diesem Fall werden die Daten beim Versand auf dem Finanzamtsserver nicht ausgewertet. Die als PDF gespeicherten Testausgaben lassen sich mittels der Einstellung Testausgaben nach Programmende löschen entfernen, dabei ist darauf zu achten, dass die Anwendung, die für die Ansicht der PDF-Dateien benutzt wird, zuvor beendet wird. 2) Erstellung der komprimierten Elster-Steuererklärung (Schalter Elster-Vorschau).

278 278 Taxpool-Buchhalter Hilfe Diese wird anschliessend im Standardanzeigeprogramm für PDF-Dateien geöffnet. Kontrollieren Sie die Ausgabe. Protokollierung: Die erzeugte PDF-Datei wird im Ordner \Datenordner\Ausgaben\ZFM\ abgelegt: Ohne Testmodus: ZFM_Vorschau_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Mit Testmodus: ZFM_Vorschau_TEST_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Hinweis: Bei der Benutzung von separaten Ausgabeordnern je Mandant ist der Ausgabeordner: \Datenordner\Mandanten\Name des Mandanten\Ausgaben\UStErkl\ Sie können den Datenordner über den Menüpunkt <Datei SystemInfo> anzeigen. 3) Nachdem die Daten kontrolliert wurden, kann ein Versand der Daten an das Finanzamt vorgenommen werden (Schalter Elster-Versand), der entsprechende Rechner muss dazu online sein. Anschliessend wird das Sendeprotokoll, das Ihnen als Nachweis des Versands dient, im Standardanzeigeprogramm für PDF-Dateien geöffnet. Protokollierung: Die erzeugte PDF-Datei wird im Ordner \Datenordner\Ausgaben\UStVA\ abgelegt: Ohne Testmodus: ZFM_Sendeprotokoll_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Mit Testmodus: ZFM_Sendeprotokoll_TEST_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.pdf Zusätzlich wird ein Sendeprotokoll im XML-Format angelegt, das mit dem Internetbrowser geöffnet werden kann: ZFM_Sendeprotokoll_dd.mm.YYYY_HH.MM.SS.xml In der XML-Datei und auf dem PDF-Dokument, finden Sie (im PDF auf der linken Seite im Querformat) ein Transferticket, das für Nachfragen benutzt werden kann. Proxyeinstellungen: Tragen Sie nur dann einen Proxyserver ein, wenn dies in Ihrem Firmennetzwerk wirklich notwendig ist. Authentifizierte Anmeldung: Lesen Sie dazu bitte unter Authentifizierte Anmeldung nach OP/Rechnungen/Mahnungen Gibt je nach Einstellung eine Liste mit Offenen Posten, Rechnungen von Kunden/Lieferanten und Mahnungen aus.

279 Programmfunktionen Zahlungen Kunden/Liefereranten Gibt je nach Einstellung eine Liste mit Zahlungen von Kunden und Lieferanten aus Kostenstellen Wertet Buchungen nach zugewiesenen Kostenstellen aus Ausländische EU-Steuer/MOSS Berechnet die Werte für die gebuchte ausländische EU-Steuer, z.b. für die Abgabe im MOSSVerfahren ("Mini-One-Stop-Shop" oder auch "Kleine Einzige Anlaufstelle")/KEA). Die Bemessungsgrundlage ist der Nettowert. BZSt-Export: Exportiert die Daten im Datenformat des BZSt zum dortigen Import, mit der Einstellung Summenwerte werden Daten zusammengefasst Grafische Auswertungen In diesem Dialog können Sie grafische Auswertungen erstellen. Dabei können optional 2 Diagramme miteinander verglichen werden. Folgende Auswertungen sind verfügbar: BWA: Stellt die Ausgabewerte der BWA grafisch dar. Unter Konten können Konten ausgewählt werden, die zusätzlich (zu Einnahmen, Ausgaben, GuV ) in der Ausgabe angezeigt werden sollen. Es werden dabei nur Erfolgskonten (Aufwandskonten und Ertragskonten) berücksichtigt. Konten: Stellt die Kontensalden der ausgewählten Konten dar. Dabei werden im Gegensatz zur BWA alle Konten ausgegeben, also z.b. auch die Finanzkonten. Die Einstellungen Einnahmen, Ausgaben, GuV sind dabei optional. Kostenstellen: Stellt die den Kostenstellen zugeordneten Beträge dar. Die Einstellungen Konten, Einnahmen, Ausgaben, GuV werden dabei ignoriert. 1. Diagramm/2. Diagramm: Auswahl der aktiven Darstellungen. Konten: Auswahl der Konten, die in der Anzeige berücksichtigt werden sollen, falls der Schalter aktiviert ist. Der Schalter + aktiviert die Anzeige aller bebuchten Konten im Ausgabezeitraum. Der Schalter - deaktiviert die Anzeige aller bebuchten Konten im Ausgabezeitraum. Datum von/bis: Legt den zeitlichen Ausgabebereich fest. Es können jeweils ein Startdatum und ein Enddatum eingegeben werden (t.m.jjjj). Alternativ können in der Listenauswahl zeitliche Abschnitte festgelegt werden, in diesem Fall muss unter Bis das dazugehörige Jahr eingetragen werden. Datumsachse: Bestimmt die Aufteilung der Werte auf der Datumsachse.

280 280 Taxpool-Buchhalter Hilfe Balken: Die Daten werden als Balkendiagramm dargestellt. Balken zusammenfassen: Mehrere Balken werden in einem Balken zusammengefasst, ansonsten werden die Balken symmetrisch nebeneinander angeordnet. Linien: Die Daten werden als Linien dargestellt. Benutzertitel: Standardmässig wird ein automatischer Titel erzeugt (Eingabefeld ist leer), es kann aber auch ein beliebiger anderer Titel zur Darstellung eingegeben werden. Automatisch aktualisieren: Die Darstellung wird automatisch aktualisiert (ohne den Schalter Aktualisieren zu betätigen), nachdem Einstellungen verändert wurden, aus technischen Gründen geschieht dies evtl. erst nach einem Wechsel in ein anderes Dialogelement. Negative Y-Werte: Negative Beträge werden unterhalb der 0-Achse dargestellt. Ist diese Einstellung deaktiv, werden alle Beträge als Absolutwert ausgegeben. Hinweis: Die für Balken und Linien benutzten Farben lassen sich mittels Doppelklick auf den entsprechenden Farbwert in der Legende ändern Statistische Betriebsprüfung simulieren Seit ca benutzen Steuerprüfer der Finanzverwaltung statistische Funktionen, um z.b. manipulierte Zahlen in Buchhaltungsdaten aufzufinden. Mittlerweile sind solche Untersuchungsmethoden auch vor Gericht zulässig. Bei den Untersuchungen werden statistische Gesetzmäßigkeiten ausgenutzt: Der Physiker Fank Benford fand heraus, dass die Wahrscheinlichkeit für das Auftreten von Anfangsziffern von Zahlen unter bestimmten Voraussetzungen nicht gleichverteilt ist, sodaß in diesen Fällen z.b. die Ziffer '1' häufiger auftritt als die Ziffer '2' und die Ziffer '2' häufiger als die Ziffer '3'. Diese Gesetzmäßigkeiten lassen sich auch auf Buchungsdaten von Firmen übertragen, sodaß in diesem Sinne eine starke Abweichung von diesen Regeln als Manipulation deutbar sein kann. Bei manipulierten Daten treten dann z.b. häufig die Lieblingsziffern der Autoren zutage. Zur Analyse werden immer die im aktuell eingestellten Auswertungszeitraum befindlichen Buchungen herangezogen. Zusätzlich kann noch eingestellt werden, ob es sich bei den Buchungen um Einnahmen, Ausgaben oder erfolgsneutrale Buchungen handeln soll. Standardmaessig werden alle Buchungen ausgewertet.

281 Programmfunktionen 281 Bei der programminternen Benford-Analyse werden zu den Anfangsziffern der Buchungsbeträge die nach dem Benford'schen Gesetz zu erwartende Anzahl an Buchungen (bei denen also der Buchungsbetrag diese Anfangsziffer trägt) der tatsächlichen gefundenen Anzahl an Buchungen gegenübergestellt. Gleichzeitig werden diese Werte auch noch prozentual dargestellt. An der prozentualen Abweichung lassen sich evtl. Zahlenvorlieben erkennen. Für die Bendford-Analyse reichen teilweise schon kleinere Datenmengen aus. Bei einer größeren Anzahl an Daten (mindestens einige hundert) bietet sich die sogenannte ChiQuadrat-Methode an, dabei geht man von einer gleichmäßigen Verteilung der Zahlen von 0-9 aus, dies kann z.b. bei der letzten Vorkommastelle oder der ersten Nachkommastelle der Fall sein. Dabei ermittelte Chi-Werte > 30 weisen auf eine nicht zufällige Anordnung, also eine Manipulation hin. Bei beiden Analysen sind immer auch der Kontext, in dem diese Daten entstanden sind und das Datenvolumen zu beachten. Es gibt viele Fälle, in denen Affinitäten zu bestimmten Zahlen auch ohne Manipulation entstehen. Ein erfahrener Steuerprüfer kann diese Fälle normalerweise von echten Manipulationen unterscheiden. Hinweis: Alle statistischen Auswertungen beziehen sich auf die voreingestellte Datumsauswahl und die Einstellung Buchen im Stapel oder Buchen, es werden also nur die in der Buchungsliste des Buchungsdialoges aktuell dargestellten Daten ausgewertet. Die statistische Prüfungsfunktionalität ist ab der Version 1.85 neu hinzugekommen und wird in kommenden Versionen weiter an buchhalterische Bedürfnisse angepaßt werden.

282 282 Taxpool-Buchhalter Hilfe Ausgabeeinstellungen Debitoren (Kunden) / Kreditoren (Lieferanten) In diesem Dialog können Sie einstellen, ob Debitoren und Kreditoren bei der jeweiligen Ausgabe einzeln oder gesammelt auf einem Sammelkonto ausgegeben werden sollen. Unter Sammelkontonummer Debitoren und Sammelkontonummer Kreditoren lassen sich die entsprechenden Nummern der Sammelkonten festlegen. Nur für die Auswertung Bilanz/E-Bilanz: Für den Fall, dass kreditorische Debitoren oder debitorische Kreditoren vorhanden sind, können für diese ebenfalls Sammelkonten festgelegt werden. Werden dort die gleichen Konten wie unter den Sammelkonten Debitoren/Kreditoren eingetragen, erfolgt keine getrennte Auswertung. Hinweis: Die Sammelkonten dürfen nicht manuell bebucht werden, da es ansonsten zu Auswertungsfehlern kommt Extras Datenbank-Lister Der Datenbank-Lister erlaubt die Suche nach Buchungsdokumenten (.dbb), die ausserhalb des Datenverzeichnisses angelegt wurden. Dies ist besonders für Benutzer interessant, die die Buchhaltungsdokumente nicht, wie empfohlen, im Standard-Firmenverzeichnis lagern. Desweiteren können Komplettsicherungen (.komplettsicherung) gesucht und deren Inhalt aufgelistet werden. Ein Komplettsicherung ist mit einer ZIP-Datei vergleichbar, in der sich u.a. mehrere Buchungsdokumente befinden können. Die Suche kann entweder in einem Ordner oder über mehrere Laufwerke erfolgen. Weiterhin kann ein anderer Datenordner zugewiesen werden. Gehen Sie zuerst auf den Schalter Daten einlesen und aktivieren Sie die relevanten Laufwerke.

283 Programmfunktionen 283 Hinweis: Wenn Sie diesen Dialog nicht bei der Installation aufrufen, sollten Sie das Programm zuerst beenden und dann mittels rechter Maus mit Adminrechten starten. Unter Suchen in Laufwerken können die zu durchsuchenden Laufwerke ausgewählt werden. Alternativ dazu kann unter Auswahl auch ein einzelner Ordner angegeben werden. Nach dem Beenden des Dialoges mit OK startet der Suchvorgang. In Komplettsicherungen suchen: Diese Einstellung ist in der Regel deaktiviert. Listet Datenbanken in Komplettsicherungen auf. Dieser Vorgang kann in Abhängigkeit von der in der Datensicherung enthaltenen Anzahl der Dateien evtl. sehr lange dauern. Zuvor sollten ältere Komplettsicherungen gelöscht werden. Sollten die Datenbanken mit einem Passwort geschützt sein, muss dieses in das Feld Notwendige Passwörter zum Öffnen eingetragen werden. Mehrere Passwörter können durch ein Semikolon getrennt werden. Datenbanken, die sich aufgrund des fehlenden Passwortes nicht öffnen lassen, werden in der Liste rot, dargestellt, in diesem Fall können die meisten Datenfelder der Listenansicht nicht ermittelt werden. Unter Datenbankordner werden alle Ordner aufgelistet, in denen Datenbanken gefunden wurden. Sofern dieser Dialog bei der Installation gestartet wurde, kann es sein, dass unter aktueller Datenordner keine Datenbanken gefunden, obwohl auf dem gleichen Rechner bereits mit einer anderen Version gearbeitet wurde, da die nicht-portable Miniversion und die nicht-portable EÜRVersion einen anderen Datenordner benutzen als die nicht-portable Bilanzversion. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten: 1) Es wird unter Datenbankordner der Ordner der Vorversion ausgewählt und dann der Schalter Datenordner für aktuelle Version zuweisen betätigt. 2) Es wird unter Datenbankordner der Ordner der aktuellen Version ausgewählt und der Schalter Anzeigen gedrückt. Es wird der unter Datenbankordner der Ordner der Vorversion ausgewählt und der Schalter Anzeigen gedrückt. Die Ordner \Ausgaben \Belege \Dokumente \Firmen der Vorversion werden manuell in den aktuellen Ordner verschoben. Anschliessend werden die gefundenen Buchungsdokumente aufgelistet: Datenbank: Name des Buchhaltungsdokumentes.

284 284 Taxpool-Buchhalter Hilfe Buchungen: Die Anzahl der gefundenen Buchungen. Erste Buchung: Belegdatum der ersten Buchung. Letzte Buchung: Belegdatum der letzten Buchung. Letzte Änderung: Letztes Buchungsdatum. Bebuchte Jahre: Liste mit den bebuchten Jahreszahlen. Dateidatum: Speicherdatum der internen Buchungsdatenbank. Die Einträge können mittels Klick auf den Spaltenkopf einfach sortiert werden. Damit bei der Sortierung die vorrangige Sortierung nach dem Datenbanknamen erhalten bleibt, muss in der Sortierauswahl das Suchkriterium ausgewählt und dann der Schalter Sortieren nach gedrückt werden. Anzeigen: Datenbanken in Ordnern: Es werden nur externe Datenbanken angezeigt. Datenbanken in Komplettsicherungen: Es werden nur Datenbanken aus Komplettsicherungen angezeigt. Unter Weitere Installationen werden evtl. weitere Installation aufgelistet. Auf einem Rechner sollte lokal nur eine Programm-Installation installiert werden, ansonsten kann es durch Überlappungen bei Datenordnern und Verknüpfungen zu Komplikationen kommen. Ältere Installationen sollten deswegen entfernt werden. Bei der Auswahl einer Datenbank in der Liste erscheint unter Ordner der Ordner, in dem sich das Buchungsdokument oder die Komplettsicherung mit Buchungsdokumenten befindet. Unter Ort wird der Dateiname angezeigt. Der Schalter Öffnen kopiert die Datei unter einem anderen eindeutigen Namen (tmpx.dbb) in das Standard-Firmenverzeichnis und öffnet es Kontensalden neu berechnen Startet die Saldenberechnung für Konten neu. Die Berechnung bezieht sich nur auf die in der Buchungsmaske angezeigten Salden, die bei Druckausgaben angezeigten Salden werden grundsätzlich vor jeder Ausgabe neu berechnet. Hinweis: Die Kontostandsanzeige der Buchungsmake lässt sich im Dialog Einstellungen konfigurieren Benutzerdefinierter Datenordner Die Datenhaltung ist von der installierten Version (Portabel, Nicht-portabel, Bilanz) abhängig. Zusätzlich kann auch ein benutzerdefinierter Ordner festgelgt werden.

285 Programmfunktionen Datenbankdaten aus anderer Firma importieren Um eine neue Firma mit den gleichen Eigenschaften einer bestehenden Firma anzulegen, reicht es normalerweise aus, die Firma unter einem anderen Namen zu speichern und alle Wirtschaftsjahre, Anlagen, etc. zu löschen. Um selektiv einzelne Tabellen (z.b. Artikel, Kostenstellen, etc.) aus einer anderen Firma in die aktuelle Firma zu importieren, kann diese Funktion genutzt werden. Unter Firma auswählen kann die Firma festgelegt werden, deren Daten in die aktuelle Firma importiert werden sollen. Soll eine Firma aus einer Komplettsicherung verwendet werden, muss diese zuerst aus der Sicherung exportiert werden. Identische Datensätze ignorieren: Jeder Datensatz hat eine global eindeutige ID. Wenn die gleichen Daten z.b. mehrfach in eine Datei importiert werden, ist eine Erkennung mittels der ID möglich. Ähnliche Datensätze ignorieren: Gleiche Datensätze werden mittels im Programm festgelegter Datenfelder bestimmt, z.b. beim Kontenrahmen über die eindeutige Kontonummer oder bei den Belegkreisen über das Finanzkonto. Es ist evtl. sinnvoll, jede Tabelle einzeln zu importieren und die beiden Einstellungen dabei anzupassen. Wenn sowohl die Einstellung Identische Datensätze ignorieren als auch Ähnliche Datensätze ignorieren inaktiv sind, werden i.d.regel immer alle Datensätze importiert. Wenn Daten zwischen zwei Firmen mit unterschiedlichen Kontenrahmentypen (SKR03/SKR04) ausgetauscht wird, probiert ein interner Konverter, bei Tabellen, bei denen Datenfelder Kontonummern enthalten, diese zum anderen Kontenrahmen zu konvertieren. Die Tabelle 'Konten' kann nur zwischen Firmen mit dem gleichen Kontenrahmen ausgetauscht werden. Tabelle Anmerkung Artikel Artikelkategorien, die in der Importdatei vorlagen, werden automatisch angelegt. Belegkreise Ähnliche Datensätze ignorieren ist intern immer aktiv. Buchungsvorla gen Konten Ähnliche Datensätze ignorieren ist intern immer aktiv. Kostenstellen Kunden und Ähnliche Datensätze ignorieren ist Lieferanten intern immer aktiv. Online-Banking Kontenkategorien, die in der Importdatei Zuordnungsreg vorlagen, werden automatisch angelegt. Identität f. ähnliche Evtl. Datensätze Abhängigkeiten Artikelnummer Kostenstellen, Preisstaffel Finanzkonto Titel Kontonummer Kostenstellen, Steuersätze Steuersätze Beschreibung Gültig von Gültig bis Kontonummer Kostenstellen Fast alle Datenfelder

286 286 Taxpool-Buchhalter Hilfe eln f. Erfolgskonten Preisstaffeln RechnungsDruckvorlagen Steuersätze Ähnliche Datensätze ignorieren ist intern immer aktiv Titel Titel Steuersatz1 (%) Steuersatz2 (%) Steuersatz1 gültig ab Steuersatz2 gültig ab Typ des Steuersatzer Lua-Skript Mit der Skriptsprache Lua lassen sich, in Zusammenarbeit mit den vom Programm in Lua bereit gestellten Funktionen, Buchungen benutzerdefiniert importieren, exportieren, bearbeiten und ausdrucken. In Verbindung mit den frei im Internet erhältlichen Lua-Erweiterungen, die sich einfach einbinden lassen, ist im Prinzip jede denkbare Ausgabe möglich. Dialog 'Lua-Skript-Verwaltung': Mit dem Dialog können die Skripte bearbeitet und ausgeführt werden. Die Skript-Dateien müssen sich im Unterordner 'luascript' abgehend vom Datenordner in einem der folgenden Unterordner befinden: import: Skripte, die zum Import von Daten dienen. export: Skripte, die zum Export von Daten dienen. edit: Skripte, die zum Bearbeiten von Daten dienen. (Funktionen dazu sind noch nicht komplett) print: Skripte, die zum Drucken von Daten dienen. (Funktionen dazu sind noch nicht komplett) other: Andere Skripte. (Funktionen dazu sind noch nicht komplett) Die Ordner lassen sich im Dialog mit dem Schalter Anzeigen öffnen. Sofern sich im ausgewählten Ordner.lua-Dateien befinden, werden diese unter Auswahl zum Bearbeiten oder Ausführen aufgelistet. Damit unter Beschreibung eine Beschreibung erscheint, sollte am Anfang der.lua-datei ein Kommentar eingefügt werden, z.b. --[[ Dies ist ein Beispielskript zum Importieren von Buchungsdaten aus einer Textdatei, die u.a. auch Splitt-Buchungen enthält. Bitte importieren Sie die Beispiel-Daten nicht in eine bestehende Buchhaltung, sondern legen Sie zum Testen der Funktionen eine separate Buchhaltungsdatei an. ]] Mit dem Schalter Bearbeiten mit kann ein Editor ausgewählt werden, standardmässig ist dies 'notepad', es ist jedoch dringend zu empfehlen sich einen Editor wie z.b. 'notepad++' zu installieren und diesen mit dem Schalter Editor hinzufügen einzutragen und dann den Listeneintrag Anderer Editor zu wählen. Wichtige Tastenkombinationen für 'notepad++': Block-Einrücken mit TAB. Block zurück einrücken: UMSCHALT+TAB. Zeile loeschen UMSCHALT+STRG+DEL

287 Programmfunktionen 287 Wichtig: Es muss im Editor folgende Kodierung (Encoding) eingestellt sein: UTF-8 ohne BOM. Mit dem Schalter Skript ausführen kann das Skript gestartet werden, es ist evtl. sinnvoll im Skript ein Abfragefenster einzubauen, das den Start bestätigt. Bitte testen Sie neue Skripte zuerst an versuchsweise angelegten Firmen und nicht an Echtfällen. Durch Einfügen der Funktion set_restore_mode (s.u.) vor der ersten Änderungsaktion kann der aktuelle Zustand der Buchhaltungsdatei zwecks Wiederherstellung gesichert werden. Die zuletzt importierten Buchungen lassen sich ausserdem auch wie hier beschrieben entfernen. Hinweise zu Lua: Feldindizes beginnen ab dem Wert 1, anstelle z.b. wie bei C-ähnlichen Sprachen bei 0. Die Feldlänge von Objekten o wird mittels des Hash-Zeichens (#o) bestimmt. Lua kennt keine bitweisen Operationen, es muss die Hilfsfunktion bit32 benutzt werden. Ein und dieselbe Funktion kann sowohl eine unterschiedliche Anzahl von Parametern als auch unterschiedliche Typen zurückliefern und auch entgegenehmen (sehr praktisch). Variablen sind standardmässig im globalen Sichtbarkeitsbereich, mit der Funktion local können sie im lokalen Scope abgelegt werden. Zeichenketten werden mit.. addiert. Es existiert kein continue. Einzeilige Kommentare werden mit -- eingeleitet. Mehrzeilige Kommentare werden mit --[[Kommtentar]] erstellt. Umlaute und Sonderzeichen: Lua erwartet alle Texteingaben als UTF-8, sollten Daten mittels der Lua-eigenen Dateifunktionen gelesen werden, die nicht im UTF8-Format vorliegen, müssen diese mit der Funktion to_utf8 konvertiert werden. Lua selbst verwaltet die Daten intern mit 8-Bit-Zeichen, deswegen liefert z.b. die Funktion string. len("ä") den Wert 2 zurück. Um Umlaute ohne komplizierten Code richtig interpretieren zu können, sollten anstelle der StandardLua-String-Funktionen die Unicode-Funktionen der Lua-Selene-Bibliothek benutzt werden: Obsolet bei Verwendung von Unicode: string.byte string.char string.dump string.find string.format string.gmatch string.gsub string.len string.lower string.match string.rep string.reverse string.sub string.upper Neu: unicode.utf8.byte unicode.utf8.char unicode.utf8.dump unicode.utf8.find unicode.utf8.format unicode.utf8.gmatch

288 288 Taxpool-Buchhalter Hilfe unicode.utf8.gsub unicode.utf8.len unicode.utf8.lower unicode.utf8.match unicode.utf8.rep unicode.utf8.reverse unicode.utf8.sub unicode.utf8.upper Funktionsreferenz der.taxpool-lua-bibilothek: Um die Lua-internen Funktionen und diejenigen anderer Bibliotheken von denen von Taxpool Buchhalter abzugrenzen, muss die Bibliotheksvorsilbe taxpool. verwendet werden. Datensicherung des aktuellen Buchhaltungsdokuments erzeugen: set_restore_mode Beschreibung: Sichert das Buchhaltungsdokument einmalig, ein erneuter Aufruf wird danach ignoriert. Optional kann es dann später komplett in den Zustand von vor dem ersten Skriptaufruf wiederhergestellt werden. Parameter (optional): 0, Es wird nach dem Sichern kein Meldungsfenster ausgegeben. 1, (Standard), es wird nach dem Sichern ein Meldungsfenster ausgegeben. Rückgabewert: true, falls der Aufruf erfolgreich war, ansonsten false. Vorgang starten, beenden: start_transaction Beschreibung: Startet einen neuen Vorgang. Diese Anweisung sollte am Anfang einer Lua-Datei stehen. Parameter (optional): Protokoll-Level. Typ Integer. Das Protokoll wird nach dem Beenden des Scripts angezeigt, sofern es Einträge enthält. 0, es wird nicht protokolliert. 1, es werden nur Fehler protokolliert. 2, (Standard), es werden alle Informationen protokolliert. end_transaction Beschreibung: Beendet einen Vorgang. Diese Anweisung sollte am Ende einer Lua-Datei stehen. Parameter 1: (optional): Protokoll-Level. Typ Integer. 1 (Standard), wenn für neu angelegte Buchungen ein Auswahldialog erscheinen soll, in dem die zu erzeugenden Buchungen ausgewählt (Mehrfachauswahl) werden können, ansonsten 0. Hinweis: Wird der Auswahldialog nicht mit OK beendet, werden alle Buchungen verworfen. Parameter 2: (optional): Importmarkierung setzen. Typ Integer. 1 (Standard), wenn für neu angelegte Buchungen die Markierung 'Zuletzt importiert' gesetzt und für alle bisherigen Buchungen entfernt werden soll, ansonsten 0. Hinweis: Die Markierung kann benutzt werden, um nur die zuletzt importierten Buchungen zu löschen. Hilfsfunktionen: message_box Beschreibung: Öffnet einen Dialog und gibt einen Wert zurück. Parameter 1: Der Dialogtext.

289 Programmfunktionen 289 Parameter 2: Der Dialogtyp, eine Kombination der nachfolgenden Werte. DLG_OK DLG_YES DLG_NO DLG_CANCEL DLG_QUESTION DLG_INFO Rückgabewert: DLG_OK oder DLG_YES oder DLG_NO oder DLG_CANCEL. Beispiel: if taxpool.message_box("wollen Sie den Vorgang fortsetzen?", bit32.bor(taxpool.dlg_yes, taxpool.dlg_no, taxpool.dlg_question))==taxpool. DLG_NO then return end print_log Beschreibung: Schreibt einen Text in die Protokolldatei, sofern start_transaction nicht mit dem Parameter 0 aufgerufen wurde. Parameter: Der Text, der protokolliert werden soll. get_script_dir Beschreibung: Liefert den Ordner, in dem sich die aktuelle Skriptdatei befindet, als Zeichenkette zurück. to_utf8 Beschreibung: Gibt eine Zeichenkette zurück, bei der die Eingabezeichenkette in das UTF8Format konvertiert wurde. Dies ist notwendig, wenn Daten aus einer Datei gelesen werden, die nicht im UTF8-Format vorliegen. tokenize Beschreibung: Teilt eine Zeichenkette in Sub-Zeichenketten auf, die durch einen Textseparator getrennt sind und gibt diese in einer Tabelle zurück. Mit der Funktion unpack kann die Tabelle als einzelne Parameter zurückgeliefert werden. Parameter: Das Zeichen, das Textseparator fungiert. Beispiel: local t=taxpool.tokenize("a;b;c", ";") --Einzelne Sub-Zeichenketten local a, b, c=table.unpack(t) trim Beschreibung: Entfernt alle Leerzeichen, oder alle Leerzeichen und alle nicht-druckbaren Zeichen links und rechts der übergebenden Zeichenkette und gibt das Ergebnis zurück. Parameter 1: Die Eingabe-Zeichenkette. Parameter 2 (optional): 0=Nur Leerzeichen entfernen, 1 (Standard) Leerzeichen und nichtdruckbare Zeichen entfernen. Beispiel: local s=taxpool.trim(" \r\naaa\r\n ") -- Erzeugt: 'AAA' read_dir Beschreibung: Liest einen Ordner ein und liefert die Dateinamen zurück. Parameter 1: Der Ordner, der eingelesen werden soll. Parameter 2 (optional): Die Dateiendungen, die berücksichtigt werden sollen, getrennt durch ein

290 290 Taxpool-Buchhalter Hilfe Semikolon. Standard: *.* Parameter 3 (optional): 1 (Standard) Unterordner einlesen, ansonsten 0. Beispiel: taxpool.start_transaction(1) t=taxpool.read_dir("y:\\temp\\", "*.*") for i, v in ipairs(t) do taxpool.print_log(v) end taxpool.end_transaction(1,1) is_creditor Beschreibung: Gibt true zurück, sofern es sich um einen Kreditor handelt, ansonsten false. Parameter: Eine Kontonummer, die überprüft werden soll. is_debitor Beschreibung: Gibt true zurück, sofern es sich um einen Debitor handelt, ansonsten false. Parameter: Eine Kontonummer, die überprüft werden soll. add_debitor_entry, add_creditor_entry Beschreibung: Erzeugt einen neuen Kunden oder Lieferanten und gibt dessen Zugriffsnummer zurück. Bei einem Fehler werden -1 und eine Fehlermeldung zurückgeliefert. Parameter 1: Eine Kontonummer für Kunden für Lieferanten Parameter 2 (optional): Eine Firmenbezeichnung. local deb, err=taxpool.add_debitor_entry(12000, "KundeX") set_progress Beschreibung: Funktionen für eine Fortschrittsanzeige. Parameter 1: 1: Die Fortschrittsanzeige wird gestartet. Die Prozentwerte werden manuell gesetzt. 2: Die Fortschrittsanzeige wird gestartet. Die Prozentwerte werden durch einen Timer gesetzt. 3: Die Fortschrittsanzeige wird beendet. 4: Es wird ein manueller Prozentwert (0-100) gesetzt (Parameter 2). 5: Es wird ein Text gesetzt (Parameter 2). 6: Die Fortschrittsanzeige wird verborgen. 7: Die Fortschrittsanzeige wird angezeigt. get_day, get_month, get_year Beschreibung: Extrahiert den Tag, den Monat oder das Jahr aus einem Datumswert und gibt ihn zurück. Parameter: Entweder eine Datums-Zeichenkette oder ein Zahlenwert im internen Datumsformat (Jahr*10000+Monat*100+Tag). Beispiel: local x=taxpool.get_month(" ") local x=taxpool.get_month( ) get_date Beschreibung: Erzeugt ein Datum im internen Datumsformat (Jahr*10000+Monat*100+Tag) und gibt es zurück. Bei einem ungültigem Datum wird -1 zurückgeliefert. Parameter: Entweder eine Datums-Zeichenkette oder die Zahlenwerte für den Tag, den Monat und das Jahr. Beispiel: local x=taxpool.get_date(" ")

291 Programmfunktionen 291 local x=taxpool.get_date(1,1,2014) is_equal Beschreibung: Vergleicht zwei Zahlen oder zwei Zeichenketten und gibt true zurück sofern diese gleich sind, ansonsten false. Diese Funktion muss benutzt werden, wenn Buchungsbeträge verglichen werden. Der Vergleich == kann ansonsten zu einem falschen Ergebnis führen. Parameter1 : Zwei Zahlen oder Zwei Zeichenketten. Parameter2 (optional) : Bei Zahlen: Die Anzahl der Stellen, auf die beim Vergleich gerundet werden soll (Standard=2). Bei Zeichenketten: 1, wenn Groß-Kleinschreibung ignoriet werden soll, ansonsten 0. Beispiel: if taxpool.is_equal(var1, var2, 2) then taxpool.print_log("identisch") end get_company_taxation_type Beschreibung: Liefert den Versteuerungstyp der Firma für das übergebene Jahr zurück. Parameter: Das Jahr, für den der Versteuerungstyp ermittelt werden soll. Rückgabewerte: taxpool.ist_versteuerung oder taxpool.soll_versteuerung Bei einem Fehler werden -1 und eine Fehlermeldung zurückgeliefert. Beispiel: local t, err=get_company_taxation_type(2014) if t==-1 then taxpool.print_log("fehler="..err) else if t==taxpool.taxpool.ist_versteuerung then end end get_std_account_no_by_taxinfo Beschreibung: Liefert ein Standardkonto zu einer Steuerinfo zurück. Parameter 1: Die Art der Steuerinfo. taxpool.taxinfo_steuersatz oder taxpool.taxinfo_steuersatz_id oder taxpool. TAXINFO_SCHLUESSEL. taxpool.taxinfo_taxrate oder taxpool.taxinfo_taxrate_id oder taxpool.taxinfo_tax_key. Parameter 2: Die Art des Kontos. taxpool.ausgabe oder taxpool.einnahme. taxpool.expense oder taxpool.income. Parameter 3: Ein Datum, entweder eine Datums-Zeichenkette oder ein Zahlenwert im internen Datumsformat (Jahr*10000+Monat*100+Tag). Parameter 4: Bei taxpool.taxinfo_steuersatz der Steuersatz, bei taxpool. TAXINFO_SCHLUESSEL der Steuerschlüssel. Rückgabewerte: Ein Konto aus dem Kontenrahmen, das zu den Steuerinformationen passt. Bei einem Fehler werden -1 und eine Fehlermeldung zurückgeliefert. Beispiel: local konto, err=get_std_account_no_by_taxinfo(taxpool.taxinfo_schluessel, taxpool.einnahme, " ", 46) if konto==-1 then taxpool.print_log("fehler="..err) end

292 292 Taxpool-Buchhalter Hilfe Konfigurationsdialoge: get_options Beschreibung: Öffnet einen Dialog mit Einstellungen, z.b. zum Import von Dateien, und gibt die eingestellten Werte zurück. Parameter 1: Dialog-Typ. Typ Integer. Mögliche Werte: CONFIG_IMPORT_BOOKINGS_TEXT: Es wird ein Dialog zum Import von Buchungen aus einer Textdatei geöffnet. Parameter 2 (optional): Ein Dateiname der Textdatei. Bei Leereingabe wird der zuletzt benutzte Dateiname im Dialog vorgegeben. Parameter 3 (optional): Der Spaltenseparator. Typ Zeichenkette, z.b. ';'. Wird der Parameter nicht angegeben wird der zuletzt für die ausgewählte Datei benutzte Wert vorgegeben. Parameter 4 (optional): 1, falls die erste Zeile die Feldtitel enthält, ansonsten 0. Wird der Parameter nicht angegeben wird der zuletzt für die ausgewählte Datei benutzte Wert vorgegeben. Parameter 5 (optional): 1, falls der Text im UTF8-Format gespeichert ist, ansonsten 0. Wird der Parameter nicht angegeben wird der zuletzt für die ausgewählte Datei benutzte Wert vorgegeben. Hinweis: Textdateien, die importiert werden sollen, sollten am besten im UTF8-Format vorliegen, ansonsten müssen die Inhalte mit der Funktion to_utf8 konvertiert werden, damit es keine Umlautprobleme gibt. Jede Textverarbeitung, selbst 'notepad.exe' sieht i.d.r. ein Abspeichern als UTF8 vor. Rückgabewerte: 1. Rückgabewert: true, falls der Aufruf erfolgreich war, ansonsten false. 2. Rückgabewert: Den ausgewählten Dateinamen, falls der Aufruf erfolgreich war, ansonsten eine Fehlermeldung. 3. Rückgabewert: Den ausgewählten Spaltenseparator als Zeichenkette. 4. Rückgabewert: true, falls die erste Zeile die Feldtitel enthält, ansonsten false. 5. Rückgabewert: true, falls der Text im UTF8-Format gespeichert ist, ansonsten false. Beispiel: local res, filename, delim, has_fieldnames, is_utf8=taxpool.get_options(taxpool. CONFIG_IMPORT_BOOKINGS_TEXT, taxpool.get_script_dir().."beispiel_daten1.csv", ";", 1, 1) if not res then -- in filename wird im fehlerfall eine fehlerausgabe gespeichert taxpool.print_log(filename) return end Neue Buchung erzeugen: add_booking_entry Beschreibung: Erzeugt eine neue Buchung im Speicher und liefert eine eindeutige Zugriffsnummer zurück, die der nachfolgenden Bearbeitung dient. Die Funktion end_transaction speichert die neu erzeugten Buchungen später in der Datenbank, ungültige Buchungen, bei denen Eingabeparameter falsch oder unvollständig gesetzt wurden, müssen manuell nachbearbeitet werden und werden in Auswertungen ignoriert. Beispiel: local buchung=taxpool.add_booking_entry()

293 Programmfunktionen 293 Buchungen auflisten: get_bookings Beschreibung: Liefert die Buchungen eines Dokumentes als Tabelle zurück. Dabei können optional verschiedene Filter festgelegt werden. Parameter 1 (optional): Typ Integer. 0, (Standard), es werden nur bereits gebuchte Buchungen gelistet. 1, es werden nur Buchungen gelistet, die mittels Script neu erstellt, aber noch nicht gebucht wurden. Parameter 2 (optional) : Ein optionales Belegdatum, ab dem Buchungen berücksichtigt werden. Typ Zeichenkette. Parameter 3 (optional): Ein optionales Belegdatum, bis zu dem Buchungen berücksichtigt werden. Typ Zeichenkette. Datumsangaben müssen im Bereich vom bis zum sein. Auswahl nach Buchungseigenschaften (s.u.) -1 bedeutet, dass kein Filter gesetzt wird: Die abgefragten Eigenschaften müssen mit der Funktion bit32.bor() addiert werden, sofern es sich um mehr als eine Eigenschaft handelt. Parameter 4 (optional, Standard=-1): Eine Auswahl erfolgt, sofern nur einer der abgefragten Werte vorhanden ist. Parameter 5 (optional, Standard=-1): Eine Auswahl erfolgt, sofern alle abgefragten Werte vorhanden sind. Parameter 6 (optional, Standard=-1): Eine Auswahl erfolgt, sofern keiner der abgefragten Werte vorhanden ist. Parameter 7 (optional, Standard=-1): Eine Auswahl erfolgt, sofern die abgefragten Werte in der Kombination nicht vorhanden sind. Parameter 8 (optional) : Ein optionaler Kontenfilter von Konten, die im Soll oder Haben enthalten sein müssen. Typ Zeichenkette. Parameter 9 (optional): Ein optionaler Negativ-Kontenfilter, eine Auswahl erfolgt, sofern keines der Konten im Soll oder Haben enthalten ist. Typ Zeichenkette. Im Kontenfilter werden die einzelnen Konten mittels eines Kommas getrennt, Bereiche werden mit einem Minuszeichen angegeben. Beispiel: 1200,1000, wählt die Konten 1200 und 1000 und alle vorhandenen Konten zwischen 8400 und 8430 aus. Parameter 10 (optional): Es erscheint ein Auswahldialog, in dem die Einträge anschliessend noch manuell ausgewählt werden können. Rückgabewerte: Eine Tabelle mit den Zugriffsnummern der gefundenen Buchungen. Beispiel: --Alle Buchungen im Stapel von 2012, ausgenommen Splitt-Buchungen und ungueltige Buchungen local t=taxpool.get_bookings(0, " ", " ", taxpool.bes_stapel, -1, bit32.bor(taxpool.bes_ungueltig, taxpool.bes_split), -1) taxpool.taxpool.print_log(#t.." Datensaetze") for i=1,#t do local res, data=taxpool.get_booking_entry_field(t[i], taxpool.bef_belegdatum,

294 294 Taxpool-Buchhalter Hilfe taxpool.as_string) if res then taxpool.taxpool.print_log("belegdatum="..data) end end Inhalte von Buchungen: get_booking_entry_field Beschreibung: Liefert den Inhalt eines oder mehrerer Datenfelder einer Buchung. Parameter 1: Die Zugriffsnummer einer Buchung. Typ Integer. Parameter 2: Der Feldname. Typ Konstante (siehe unten). Parameter 3: Zusatzoptionen für den Datentyp und die Formatierung des Rückgabewerts. Die Zusatzoptionen müssen mit der Funktion bit32.bor() addiert werden, sofern es sich um mehr als eine Eigenschaft handelt: AS_NUMBER: Es wird eine Zahl zurückgegeben, sofern dies möglich ist. Bei Datumswerten wird das Datum als 10000*Jahr+100*Monat+Tag berechnet. AS_STRING: (Standard), alle Inhalte, auch diejenigen von Zahlenfeldern werden in eine Zeichenkette umgewandelt. DECIMAL_SEPARATOR: Zahlen werden mit Tausenderpunkten versehen, nur in Verbindung mit AS_STRING. RETURN_ID: Es wird die interne Datenbank-ID zurückgegeben, dies wird z.b. beim Steuersatz benutzt. LOCALE: Zahlen werden landestypisch formatiert, nur in Verbindung mit AS_STRING. Bei einem Bruttobetrag von "1.23" liefert die Funktion in diesem Fall den Wert "1,23" ansonsten "1.23". BOOL_AS_TEXT: Logische Felder werden nicht als 0 oder 1, sondern als "Ja" oder "Nein" zurückgegeben, nur in Verbindung mit AS_STRING. Rückgabewerte: 1. Parameter: true oder false bei einem Fehler. 2. Parameter: bei true die Feldinhalte, bei false ist im ersten Feldinhalt eine Fehlermeldung enthalten. Beispiel: local res, brutto, belegdatum, bt=taxpool.get_booking_entry_field(i, taxpool.bef_brutto, bit32.bor(taxpool.as_string, taxpool.locale, taxpool. DECIMAL_SEPARATOR), taxpool.bef_belegdatum, taxpool.as_string, taxpool.bef_buchungstext, taxpool.as_string ) Feldnamen zu Parameter 2: Es kann sowohl der englische als auch der deutsche Name benutzt werden. BEF_BELEGDATUM: Das Belegdatum. BEF_AENDERUNGS_DATUM: Das Änderungsdatum.

295 Programmfunktionen 295 BEF_BUCHUNGSPERIODE: Die Buchungsperiode (-1, falls nicht zugewiesen). BEF_BUCHUNGSTEXT: Der Buchungstext. BEF_BELEG: Der komplette Belegtext, z.b. 'Bank-0001'. BEF_BELEGNUMMERN_ZAEHLER: Der interne Zahlenwert des Belegs, z.b. 1. BEF_BELEGNUMMERN_KREIS: Der Belegkreis des Belegs, z.b. 'Bank'. BEF_BELEGNUMMERN_KREIS_ID: Die interne ID des Belegkreises. BEF_BRUTTO: Der Bruttobetrag. BEF_NETTO: Der Nettobetrag. BEF_STEUERSATZ: BEF_STEUERSATZ_SOLL: BEF_STEUERSATZ_HABEN: Gibt den internen Steuersatz (nicht den Prozentsatz) entweder als ID zurück (Parameter 3 ist 1) oder den Namen des Steuersatzes als Zeichenkette (Parameter 3 ist 0). Jeder Steuersatz hat im aktuellen Dokument eine eindeutige ID, diese ist im Verwaltungsdialog der Steuersätze im Eingabefeld Interne ID: ablesbar. Hinter einer ID verbergen sich sämtliche Einstellungen des entsprechenden Steuersatzes. BEF_STEUERSATZ_ID BEF_STEUERSATZ_SOLL_ID BEF_STEUERSATZ_HABEN_ID Die interne ID des Steuersatzes. BEF_STEUERSATZ_SOLL und BEF_STEUERSATZ_HABEN werden beim Auslesen des Wertes mit BEF_STEUERSATZ interpretiert, beim Setzen des Wertes kann ein Vorschlag gegeben werden, welches Konto den Steuersatz enthält, sofern dies aus den Kontentypen nicht eindeutig hervorgeht. BEF_UST_NICHT_FAELLIG: 1, sofern es sich um nicht fällige Umsatzsteuer handelt, ansonsten 0. BEF_SOLLKONTO: Die Soll-Kontonummer. BEF_HABENKONTO: Die Haben-Kontonummer. BEF_UNGUELTIG: : 1, sofern es sich um ein ungültige Buchung handelt, ansonsten 0. Ungültige Buchungen können beim Import entstehen, befinden sich immer im Stapel und werden bei Auswertungen ignoriert. BEF_KOSTENSTELLE_1: Der Name der ersten Kostenstelle. BEF_KOSTENSTELLE_2: Der Name der zweiten Kostenstelle. BEF_KOSTENSTELLE_1_ID: Die interne ID der ersten Kostenstelle. BEF_KOSTENSTELLE_2_ID: Die interne ID der zweiten Kostenstelle. BEF_DOKUMENTE: Die einer Buchung zugeordneten Dokumente als Zeichenkette mit folgendem Aufbau: 1. Parameter: Kompletter Pfad zum Dokument. 2. Parameter: Wenn sich das Dokument im Standardprogrammordner befindet 1 ansonsten (die Datei befindet sich im extern) Parameter: Beschreibung (optional). Die Parameter werden durch ein Semikolon (;), Zeilen durch ein Oder ( ) getrennt. Beispiel: 'c:\1.pfd;0;dokument 1 c:\2.pfd;0;dokument 2' BEF_MAIN_SPLIT_ID: Die interne ID der Haupt-Splittbuchung. BEF_KONTO: Die Soll-Kontonummer oder die Haben-Kontonummer. BEF_STEUERKONTO_UST: Die Kontonummer des Umsatzsteuer-Kontos, -1 falls nicht vorhanden. BEF_STEUERKONTO_VST: Die Kontonummer des Vorsteuer-Kontos, -1 falls nicht vorhanden. BEF_STEUER_BETRAG: Der Steuerbetrag (Brutto-Netto).

296 296 Taxpool-Buchhalter Hilfe BEF_STEUER_PROZENT: Der Prozentsatz der Steuer. Englische Namen: BEF_VOUCHER_DATE BEF_DATE_CHANGED BEF_BOOKING_PERIOD BEF_BOOKING_TEXT BEF_VOUCHER BEF_VOUCHER_COUNTER BEF_VOUCHER_CATEGORY BEF_VOUCHER_CATEGORY_ID BEF_GROSS BEF_NET BEF_TAXRATE BEF_TAXRATE_DEBIT_SIDE_ACCOUNT BEF_TAXRATE_CREDIT_SIDE_ACCOUNT BEF_TAXRATE_ID BEF_TAXRATE_ID_DEBIT_SIDE_ACCOUNT BEF_TAXRATE_ID_CREDIT_SIDE_ACCOUNT BEF_VAT_NOT_DUE BEF_DEBIT_SIDE_ACCOUNT BEF_CREDIT_SIDE_ACCOUNT BEF_INVALID BEF_COST_CENTER_1 BEF_COST_CENTER_2 BEF_COST_CENTER_1_ID BEF_COST_CENTER_2_ID BEF_DOCUMENTS BEF_MAIN_SPLIT_ID BEF_ACCOUNT BEF_TAX_ACCOUNT_NO_VAT BEF_TAX_ACCOUNT_NO_INPUT_TAX BEF_TAX_AMOUNT BEF_TAX_PERCENT set_booking_entry_field Beschreibung: Setzt den Inhalt eines oder mehrerer Datenfelder einer Buchung. Um die Funktion zu beschleunigen, sollten soviele Inhalte wie möglich gleichzeitig gesetzt werden. Bereits bestehende Buchungen werden sofort geändert, Buchungen die mit add_booking_entry neu angelegt wurden werden erst am Ende einer Transaktion (end_transaction) in die Datenbank geschrieben. Feldinhalte, die nicht gesetzt werden, können mit dem Parameter nil initialisiert werden, in diesem Fall findet keine Auswertung statt, siehe Beispiel. Parameter 1: Die Zugriffsnummer einer Buchung. Typ Integer. Parameter 2: Der Feldname. Typ Konstante (siehe get_booking_entry_field). Parameter 3: Der neue Feldinhalt. Rückgabewerte:

297 Programmfunktionen Parameter: true oder false bei einem Fehler. 2. Parameter: Bei einem Fehler die Fehlermeldung. Beispiel: local buchung=taxpool.add_booking_entry() taxpool.set_booking_entry_field(buchung, taxpool.bef_belegdatum, " ", taxpool.bef_buchungstext, "Rechnung RE123456") Steuersätze ermitteln und Setzen: Hinweis: Die eindeutige ID eines Steuersatzes wird in der Verwaltung der Steuersätze bei einem ausgewählten Steuersatz angezeigt. calc_tax_id Beschreibung: Berechnet den neuen Steuersatz einer Buchung aus dem Sollkonto, dem Habenkonto, einem optionalen Steuerprozentwert, oder einem optionalen Steuerschlüssel und gibt ihn zurück. Parameter 1: Die Soll-Kontonummer. Parameter 2: Die Haben-Kontonummer. Parameter 3: Das Belegdatum als Zeichenkette. Parameter 4 (optional): Der Prozentsatz der Steuer. Wenn der Wert nicht ausgewertet werden soll, kann eine Leer-Zeichenkette ("") übergeben werden. Parameter 5 (optional): Der Steuerschlüssel. Wenn der Wert nicht ausgewertet werden soll, kann eine Leer-Zeichenkette ("") übergeben werden. Rückgabewerte: 1. Parameter: Die eindeutige ID eines Steuersatzes, bei einem Fehler wird -1 zurückgegeben. 2. Parameter: Bei einem Fehler (1. Parameter -1) ist die Fehlermeldung enthalten. Beispiel: local taxid=taxpool.calc_tax_id(sollkonto, Habenkonto, Belegdatum, Steuersatz, "") taxpool.set_booking_entry_field(buchung, taxpool.bef_steuersatz_id, taxid) Eigenschaften von Buchungen: Die Eigenschaften einer Buchung kann zum Filtern von Buchungen benutzt werden, folgende Werte sind abrufbar, es kann dabei sowohl der englische als auch der deutsche Name benutzt werden: BES_STAPEL: Die Buchung befindet sich im Stapel. BES_JOURNAL: Die Buchung befindet sich im Journal. BES_STORNO: Die Buchung wurde storniert. BES_MARKIERT: Die Buchung wurde markiert. (Bisher nicht verwendbar). BES_SPLIT: Es handelt sich um eine Splitt-Buchung. BES_MAIN_SPLIT: Es handelt sich um eine Haupt-Splitt-Buchung. Zum Aufbau von SplittBuchungen, siehe weiter unten. BES_SUB_SPLIT: Es handelt sich um eine Sub-Splitt-Buchung. Zum Aufbau von Splitt-Buchungen, siehe weiter unten. BES_UNGUELTIG: Die Buchung ist ungültig. Ungültige Buchungen können beim Import entstehen, befinden sich immer im Stapel und werden bei Auswertungen ignoriert. BES_VST: Die Buchung enthält Vorsteuer. BES_UST: Die Buchung enthält Umsatzsteuer. BES_VST_SOLL: Die Vorsteuer ist im Soll gebucht, wichtig bei Buchungen, die Vorsteuer und Umsatzsteuer enthalten (EU-Erwerb, EU-Erhaltene Leistungen), kann aber auch bei Buchungen, die nur Umsatzsteuer oder Vorsteuer enthalten, benutzt werden. BES_STEUER_SOLL: Das Steuerkonto ist im Soll, bei Buchungen, die nur Umsatzsteuer oder Vorsteuer enthalten. Bei EU-Erwerb, EU-Erhaltene Leistungen wird true zurückgegeben, wenn das

298 298 Taxpool-Buchhalter Hilfe Vorsteuerkonto im Soll ist. BES_VST_NICHT_ANRECHENBAR: Die Vorsteuer ist nicht anrechenbar. Hinweis: Die Eigenschaft kann bisher noch nicht ausgewertet werden. BES_UST_NICHT_FAELLIG: Die Umsatzsteuer ist nicht fällig. BES_EU_STEUER: Die Buchung enthält einen EU-Steuersatz (EU-Erwerb, EU-Erhaltene Leistungen). BES_P13B_STEUER: Die Buchung enthält einen Steuersatz nach Paragraph 13b. BES_INAKTIV: Die Buchung wurde mit dem Schalter Extras in der Buchungsmaske für Auswertungen als Inaktiv eingestellt. BES_KONTOAUSZUG: Die Buchung ist durch den Import eines Kontoauszugs entstanden. BES_SUMMENVORTRAG: Es handelt sich um eine aktive (nicht stornierte) SummenvortragsBuchung. BES_AUTO_SUMMENVORTRAG: Es handelt sich um eine automatisch erstellte SummenvortragsBuchung. BES_SPLIT_SOLL: Bei einer Haupt-Splitt-Buchung: Die Habenseite enthält das Hauptkonto, die Sollseite ist ungültig. Bei einer Sub-Splitt-Buchung: Die Habenseite enthält das Gegenkonto der Haupt-Splitt-Buchung (zumeist ein Erfolgskonto), die Sollseite enthält das Konto der Haupt-Splitt-Buchung. Zum Aufbau von Splitt-Buchungen, siehe weiter unten. BES_AUTO_ANLAGE: Anlage-Buchung, die noch automatisch verwaltet wird. BES_ANLAGE: Anlage-Buchung, die noch automatisch verwaltet wird, oder ehemals automatisch verwaltet wurde. BES_AUTO_FAKTURA: Fakturabuchung, die noch automatisch verwaltet wird. BES_FAKTURA: Fakturabuchung, die noch automatisch verwaltet wird, oder ehemals automatisch verwaltet wurde. BES_IMPORTIERT: Die Buchung wurde importiert. BES_ZULETZT_IMPORTIERT: Die Buchung wurde beim letzten Import importiert. BES_DATUM_GESPERRT: Der Monat, in dem das Belegdatum liegt, ist für Buchungen gesperrt. Englische Namen: BES_NOT_FINAL BES_FINAL BES_CANCELLED BES_MARKED BES_SPLIT BES_MAIN_SPLIT BES_SUB_SPLIT BES_INVALID BES_INPUT_TAX BES_VAT BES_INPUT_TAX_DEBIT_SIDE BES_TAX_DEBIT_SIDE BES_INPUT_TAX_NOT_ALLOWABLE BES_VAT_NOT_DUE BES_TAX_EU BES_TAX_P13B BES_INACTIVE BES_ACCOUNT_STATEMENT BES_AMOUNT_BROUGHT_FORWARD BES_AUTO_AMOUNT_BROUGHT_FORWARD BES_SPLIT_DEBIT_SIDE BES_AUTO_ASSET_POSTING BES_ASSET_POSTING

299 Programmfunktionen 299 BES_AUTO_BILLING_SYSTEM BES_BILLING_SYSTEM BES_IMPORTED BES_LAST_IMPORTED BES_DATE_LOCKED get_booking_entry_status Beschreibung: Fragt Eigenschaften einer Buchung (siehe oben) ab. Die Funktion ist nur auf Buchungen anwendbar, die bereits in die Datenbank gebucht wurden, Buchungen, die mit add_booking_entry angelegt wurden und noch nicht verbucht wurden, können nicht abgefragt werden. Parameter 1: Die Zugriffsnummer einer Buchung. Typ Integer. Parameter 2: Eine oder mehrere Eigenschaften, die abgefragt werden sollen. Die abgefragten Eigenschaften müssen mit der Funktion bit32.bor() addiert werden, sofern es sich um mehr als eine Eigenschaft handelt. Parameter 3 (optional, Standard=2): Typ Integer. 1: Die Funktion liefert im zweiten Parameter true, sofern nur einer der abgefragtene Wert vorhanden ist. 2: Die Funktion liefert im zweiten Parameter nur true, sofern alle abgefragten Werte vorhanden sind. 3: Die Funktion liefert im zweiten Parameter true, sofern keiner der abgefragten Werte vorhanden sind. 4: Die Funktion liefert im zweiten Parameter nur true, sofern die abgefragten Werte in der Kombination nicht vorhanden sind. Rückgabewerte: 1. Parameter: true oder false bei einem Fehler. 2. Parameter: Bei einem Fehler wird die Fehlermeldung zurückgegeben, ansonsten true, sofern die Buchung im Filter ist, ansonsten false. Beispiel: local res, status=taxpool.get_booking_entry_status(i, bit32.bor(taxpool. BES_JOURNAL, taxpool.bes_split)) if res then if status then taxpool.print_log("splitt-buchung im Journal") else taxpool.print_log("keine Splitt-Buchung im Journal") end else taxpool.print_log("fehler="..status) end Buchungen Löschen, Stornieren, Gutschreiben, Duplizieren: get_booking_entry_edit_status Beschreibung: Ermittelt, welche Bearbeiten-Funktionen bei einer Buchung möglich sind. Die Funktion ist nur auf Buchungen anwendbar, die bereits in die Datenbank gebucht wurden, Buchungen, die mit add_booking_entry angelegt wurden und noch nicht verbucht wurden, können

300 300 Taxpool-Buchhalter Hilfe nicht abgefragt werden. Parameter 1: Die Zugriffsnummer einer Buchung. Typ Integer. Parameter 2: Ein Modus oder mehrere Modi, die abgefragt werden sollen. Die abgefragten Eigenschaften müssen mit der Funktion bit32.bor() addiert werden, sofern es sich um mehr als eine Eigenschaft handelt. Es kann dabei sowohl der englische als auch der deutsche Name benutzt werden: MODUS_BEARBEITEN: Die Buchung kann geändert werden. MODUS_LOESCHEN: Die Buchung kann gelöscht werden. MODUS_STORNO: Die Buchung kann storniert werden. MODUS_GUTSCHRIFT: Die Buchung kann gutgeschrieben werden. MODUS_DUPLIKAT: Die Buchung kann dupliziert werden. Englische Namen: MODE_EDIT MODE_DEL MODE_CANCELLATION MODE_CREDIT_NOTE MODE_DUPLICATE Parameter 3 (optional, Standard=DATUM_BELEGDATUM): Bei den Modi MODUS_STORNO, MODUS_GUTSCHRIFT, MODUS_DUPLIKAT ist eine zusätzliche Datumsangabe zu dem Belegdatum der zweiten Buchung notwendig. Dabei kann entweder ein konkretes Datum eingetragen werden, oder eine der nachfolgenden Konstanten: DATUM_BELEGDATUM: Das Belegdatum der Originalbuchung. DATUM_AKT_DATUM: Das aktuelle Datum. Englische Namen: DATE_VOUCHER_DATE DATE_CURRENT_DATE Rückgabewerte: 1. Parameter: true falls die Modi zugelassen sind, ansonsten false. 2. Parameter: Eine Info, warum die Modi nicht zugelassen sind. Beispiel: local res, info=taxpool.get_booking_entry_edit_status(i, taxpool.modus_storno, taxpool.datum_belegdatum) if res then taxpool.print_log("die Buchung kann storniert werden") else taxpool.print_log("die Buchung kann nicht storniert werden: "..info) end booking_entry_edit_action Beschreibung: Löscht oder storniert eine Buchung oder erstellt eine Gutschrift oder ein Duplikat einer Buchung. Die Funktion ist nur auf Buchungen anwendbar, die bereits in die Datenbank gebucht wurden, Buchungen, die mit add_booking_entry angelegt wurden und noch nicht verbucht wurden, können nicht abgefragt werden. Parameter 1: Die Zugriffsnummer einer Buchung. Typ Integer. Parameter 2: Die Aktion, es kann nur eine Aktion gleichzeitig durchgeführt werden, eine Kombination ist nicht zulässig.

301 Programmfunktionen 301 Zu den Werten siehe get_booking_entry_edit_status. Parameter 3 (optional, Standard=DATUM_BELEGDATUM): Bei den Modi MODUS_STORNO, MODUS_GUTSCHRIFT, MODUS_DUPLIKAT ist eine zusätzliche Datumsangabe zu dem Belegdatum der zweiten Buchung notwendig. Dabei kann entweder ein konkretes Datum eingetragen werden, oder eine der nachfolgenden Konstanten: DATUM_BELEGDATUM: Das Belegdatum der Originalbuchung. DATUM_AKT_DATUM: Das aktuelle Datum. Rückgabewerte: 1. Parameter: true falls die Modi zugelassen sind, ansonsten false. 2. Parameter: Bei Erfolg die Zugriffsnummer der neuen Buchung bei den Aktionen MODUS_STORNO, MODUS_GUTSCHRIFT, MODUS_DUPLIKAT, -1 bei der Aktion MODUS_LOESCHEN. Im Fehler enthält Parameter 2 den Fehlertext. Beispiel: taxpool.booking_entry_edit_action(buchung, taxpool.modus_loeschen) Beleg-Funktionen: Setzen des Belegkreises einer Buchung: taxpool.set_booking_entry_field(buchung, taxpool.bef_belegnummern_kreis, belegkreis) Setzen des Belegzählers einer Buchung: taxpool.set_booking_entry_field(buchung, taxpool.bef_belegnummern_zaehler, belegzahl) Hinweis: Wird der Zähler nicht durch die Funkion gesetzt, benutzt das Programm automatisch den nächsten freien Zähler. find_voucher_category Beschreibung: Ermittelt, ob ein Belegkreis bereits existiert. Parameter: Der Name eines Belegkreises. Rückgabewerte: true gefunden, ansonsten false. Beispiel: if not taxpool.find_voucher_category(belegkreis) then taxpool.add_voucher_entry(-1, "", belegkreis) --kontonummer, datum, titel end add_voucher_entry Beschreibung: Legt einen neuen Belegkreis an. Parameter 1: Das Konto, das dem Belegkreis optional zugeordnet ist (i.d.r. ein Finanzkonto) oder -1, falls kein Konto zugeordnet ist, z.b. bei ER (Eingangsrechnung), etc. Es kann auch vorerst eine -1 zugeordnet und später, in der Belegkreisverwaltung manuell ein Konto dazu eingetragen werden, damit ein Bebuchen im Einfach-Buchen-Modus möglich ist. Parameter 2: Falls ein Konto übergeben wurde, das Datum, ab dem das Konto gültig ist, ansonsten eine Leerzeichenkettte (""). Sollte ein Belegdatum einer Buchung verfügbar sein, kann dieses eingetragen werden, ansonsten kann auch eine Leerzeichenkettte eingetragen werden. Parameter 3: Der Titel des neuen Belegkreises. Rückgabewerte: true oder false bei einem Fehler. Beispiel:

302 302 Taxpool-Buchhalter Hilfe if not taxpool.find_voucher_category(belegkreis) then taxpool.add_voucher_entry(-1, "", belegkreis) --kontonummer, datum, titel end Splitt-Buchungs-Funktionen: Haupt-Splitt-Buchungen dienen nur zur Verwaltung der eigentlichen Buchungen und müssen bei Berechnungen mittels Filter übersprungen werden, da es sich dabei nur um Hilfsbuchungen handelt. Informationen zum Aufbau von Splitt-Buchungen finden Sie in dem Eintrag Aufbau von SplittBuchungen: Sie dienen z.b. zum Löschen oder Stornieren einer kompletten Splitt-Buchung. get_booking_entry_main_split Beschreibung: Ermittelt die Splitt-Haupt-Buchung zu einer Splitt-Sub-Buchung. Die Funktion ist nur auf Buchungen anwendbar, die bereits in die Datenbank gebucht wurden, Buchungen, die mit add_booking_entry angelegt wurden und noch nicht verbucht wurden, können nicht abgefragt werden. Parameter 1: Die Zugriffsnummer einer Splitt-Sub-Buchung. Typ Integer. Rückgabewerte: 1. Parameter: true oder false bei einem Fehler. 2. Parameter: Bei einem Fehler wird die Fehlermeldung zurückgegeben, ansonsten die Zugriffsnummer Splitt-Haupt-Buchung. Beispiel: local res, data=taxpool.get_booking_entry_main_split(i) if res then taxpool.set_booking_entry_field(data, "buchungstext", "test") taxpool.set_booking_entry_field(data, "belegdatum", " ") else taxpool.print_log("fehler="..data) end get_booking_entry_sub_splits Beschreibung: Ermittelt die Splitt-Sub-Buchungen zu einer Splitt-Haupt-Buchung als Tabelle. Die Funktion ist nur auf Buchungen anwendbar, die bereits in die Datenbank gebucht wurden, Buchungen, die mit add_booking_entry angelegt wurden und noch nicht verbucht wurden, können nicht abgefragt werden. Parameter 1: Die Zugriffsnummer einer Splitt-Sub-Buchung. Typ Integer. Rückgabewerte: 1. Parameter: true oder false bei einem Fehler. 2. Parameter: Bei einem Fehler wird die Fehlermeldung zurückgegeben, ansonsten eine Tabelle mit den Zugriffsnummern der gefundenen Buchungen. Beispiel: local res, childs=taxpool.get_booking_entry_sub_splits(imain) if res then taxpool.print_log(#childs.." sub-splits") else taxpool.print_log("fehler="..childs) end

303 Programmfunktionen 303 create_booking_entry_split Beschreibung: Erzeugt eine Splitt-Buchung aus Einzelbuchungen. Parameter 1: Die Zugriffsnummer einer Einzelbuchung. Typ Integer. Parameter 2: Eine eindeutige Gruppen-Nummer. Typ Integer. Alle Buchungen mit der gleichen Gruppen-Nummer werden nach dem Aufruf von start_transaction zusammengefasst. Parameter 3: Der Buchungstext der zu erzeugenden Haupt-Splitt-Buchung. Rückgabewerte: 1. Parameter: true oder false bei einem Fehler. 2. Parameter: Bei einem Fehler wird die Fehlermeldung zurückgegeben. Beispiel: taxpool.create_booking_entry_split(buchung, groupcounter, splittbuchungstext) Storno-Buchungs-Funktionen: Informationen zum Aufbau von Storno-Buchungen finden Sie in dem Eintrag Gutschrift und Storno. Normalerweise haben die Originalbuchung und die Stornobuchung das gleiche Belegdatum, es ist jedoch in Taxpool -Buchhalter auch ein abweichendes Datum möglich, deswegen dürfen in Auswertungen zwecks Übersichtlichkeit nur Stornobuchungen ausgeblendet werden, die sich im Zeitraum der Auswertung ausgleichen. check_booking_entries_cancelled_in_date_range Beschreibung: Ermittelt ob die Belegdatumswerte der Stornobuchung und der Orignalbuchung beide im Ausgabezeitraum liegen. Die Funktion ist nur auf Buchungen anwendbar, die bereits in die Datenbank gebucht wurden, Buchungen, die mit add_booking_entry angelegt wurden und noch nicht verbucht wurden, können nicht abgefragt werden. Parameter 1: Die Zugriffsnummer einer Storno-Buchung. Typ Integer. Parameter 2: Ein Belegdatum, ab dem Buchungen berücksichtigt werden. Typ Zeichenkette. Parameter 3: Ein Belegdatum, bis zu dem Buchungen berücksichtigt werden. Typ Zeichenkette. Datumsangaben müssen im Bereich vom bis zum sein. Rückgabewerte: 1. Parameter: true oder false bei einem Fehler. 2. Parameter: Bei einem Fehler wird die Fehlermeldung zurückgegeben, ansonsten true oder false. Beispiel: local res, samedate=taxpool.check_booking_entries_cancelled_in_date_range(istorno, " ", " ") if res then taxpool.print_log("ausgleichend="..tostring(samedate)) else taxpool.print_log("fehler ausgleichend="..tostring(samedate)) end get_booking_entry_cancelled_sibling Beschreibung: Ermittelt die Zugriffsnummer der Gegenbuchung einer Stornobuchung. Die Funktion ist nur auf Buchungen anwendbar, die bereits in die Datenbank gebucht wurden, Buchungen, die mit add_booking_entry angelegt wurden und noch nicht verbucht wurden, können nicht abgefragt werden. Parameter 1: Die Zugriffsnummer einer Storno-Buchung. Typ Integer.

304 304 Taxpool-Buchhalter Hilfe Rückgabewerte: 1. Parameter: true oder false bei einem Fehler. 2. Parameter: Bei einem Fehler wird die Fehlermeldung zurückgegeben, ansonsten die Zugriffsnummer der Gegenbuchung der Stornobuchung. Beispiel: local res, istorno2=taxpool.get_booking_entry_cancelled_sibling(istorno1) if res then taxpool.print_log("storno-id="..istorno2) else taxpool.print_log("fehler storno-id="..istorno2) end Kontenupdate Erweitert den Kontenrahmen um neue Konten. Es werden dabei nur die diejenigen Konten angelegt, bei denen die Eigenschaft Verwenden aktiviert wurde. Der Vorgang kann beliebig oft für einzeln ausgewählte Konten wiederholt werden. Mit dem Schalter Alle auswählen und Keine Auswählen kann die Auswahl auf alle Einträge erweitert bzw. komplett aufgehoben werden. Der Schalter Nur EÜR-Konten (Standardmäßig bei der Gewinnermittlungsart Einnahme-

305 Programmfunktionen 305 Überschußrechnung aktiviert) deaktiviert oder aktiviert die Konten, die normalerweise nur bei bilanzierender Auswertung benutzt werden Hilfe Info über... Zeigt Ihnen Informationen über uns und/oder unseren Vertriebspartner an Nach Updates suchen Sucht auf unserem Server nach einer neueren Programmversion. Beim internen Update werden nur die geänderten Daten aktualisiert. Sie müssen dazu online sein. Das Programm sollte bei vorhandenen Updates unbedingt aktualisiert werden. Unter Auswahl sind folgende Einträge möglich: Kostenloses Update JahrX: Dieser Eintrag erscheint bei Benutzern der Miniversion oder bei Benutzern der Demoversion (unregistrierte Vollversion) oder bei registrierten Benutzern der Version des aktuellen Jahres. Benutzer der Demoversion können auch nach dem Update weiterhin kostenlos im Demomodus testen. Update JahrX (neue Seriennummer notwendig): Dieser Eintrag erscheint bei einem neuen Jahresupdate mit einer registrierten Version des Vorjahres. Nach dem Update sind neue Zugangsdaten notwendig. Im Programm lässt sich zwar ohne die neuen Zugangsdaten weiterarbeiten, aber es sind dann einige Funktionen gesperrt. Die neuen Zugangsdaten können auf unserer Webseite bestellt werden. Benutzer, bei denen bereits beim Kauf ein kostenloses Update für das Folgejahr enthalten war, erhalten die neuen Zugangsdaten innerhalb einer Woche nach dem Erscheinen der neuen Version per . Sollten die Daten im genannten Zeitraum nicht ankommen, bitte zuerst den Spamordner untersuchen und uns ansonsten im Supportbereich unserer Homepage benachrichtigen. Vorgehensweise: Vor jedem Update sollte zuerst eine Komplettdatensicherung erstellt werden. Sollten sowohl Updates für das aktuelle Jahr als auch für das Folgejahr vorhanden sein, aktualisieren Sie zuerst die Version des aktuellen Jahres und starten Sie danach den Updatevorgang erneut. Updates herunterladen: Das Programm lädt die Updates herunter und speichert diese hierarchisch unter \Datenordner \Updates\JahrX\. Nach dem Beenden des Programmes wird die Datei \Datenordner\Updates\JahrX\Tools\Updater\Updater.exe aufgerufen, um die neuen Dateien in den Programmordner zu kopieren. Dabei werden Adminrechte benötigt. Sollte folgender Dialog erscheinen, deaktivieren Sie bitte den Schalter im rot markieren Bereich:

306 306 Taxpool-Buchhalter Hilfe Hinweis: Bei einem fehlerhaften internen Update muss die passende Komplettinstallation von unserer Homepage (Webupdate) ausgeführt werden. Die Webadresse mit dem Update im Webbrowser öffnen. (Empfohlen, falls Probleme beim internen Update auftauchen): Sollte es bei dem internen Update zu Problemen kommen, downloaden und installieren Sie bitte die Komplettinstallation von unserer Homepage (Webupdate) in den bisherigen Programmordner, ohne vorher zu deinstallieren. Vor der Installation müssen alle aktiven Anwendungen von Taxpool -Buchhalter beendet sein. Hinweis: Sollte beim internen Update eine hohe Anzahl von neuen Dateien angezeigt werden, ist dieser Weg evtl. ebenfalls empfehlenswert, um das Update zu beschleunigen Hilfe Öffnet diese Hilfe Bestellen Öffnet die Internet-Bestellseite. 2.7 Buchungsmasken Es existieren drei Buchungsmasken: 1. Eine Maske zum Experten-Buchen im Sinne der doppelten Buchführung (Soll an Haben buchen). 2. Eine Maske zum Einfachen-Buchen von Aufwands- und Ertragskonten. 3. Eine Maske für Splitbuchungen.

307 Programmfunktionen Einfach buchen Für das Buchen im Einfach-Buchen-Modus sind keine Buchhaltungskenntnisse erforderlich. Bei der Einnahme-Überschussrechnung werden in der Regel nur Zahlungen gebucht, die zumeist über Finanzkonten (Bank, Bar, Scheck) erfolgen. Die von Ihnen benutzten Konten können Sie in der Belegnummernverwaltung aufnehmen und müssen anschließend zum Buchen nur noch die Kategorie auswählen und die Kontenbewegung als Einnahme oder Ausgabe buchen. Bitte beachten Sie, dass Sie zuerst auf der Mauspalette den gewünschten Bereich (Stapel oder Journal) einstellen. Es empfiehlt sich zuerst alle Buchungen im Stapel zu erfassen. Wählen Sie unter Konto das entsprechende Konto aus. Es werden dann nur die Buchungen angezeigt, die mit diesem Konto bebucht wurden. Wenn Sie eine Leerauswahl treffen (erster Eintrag), bedeutet dies: Es werden alle Buchungen angezeigt, die mit den Konten in der Listenauswahl bebucht wurden. Geben Sie unter Buchungstext einen Namen für die Buchung ein und wählen Sie eine Kategorie aus, unter der die Buchung abgelegt wird. Um das Buchen einfach zu gestalten, sollten für wiederkehrende Buchungen Buchungsvorlagen erstellt werden, die dann nur noch aus der Liste ausgewählt werden müssen. Zu den Buchungsperioden lesen Sie bitte hier nach. Der Schalter Vorlagen Bearbeiten besitzt eigenen Hilfepunkt. Um die Auswahl der Kategorien einzuschränken, existieren Kontenfilter. Da jedes Konto innerhalb eines Kontenrahmens eine eindeutige Kontonummer besitzt, kann neben der alphabetischen Auswahl des Kontos aus der Liste auch einfach die entsprechende Kontonummer eingegeben werden. Eine weitere Auswahlmöglichkeit für Kategorien besteht mittels Doppelklick auf einen Eintrag in Konten:Listenansicht (das Fenster rechts unten, unter Konten:Hierarchie). Sollte die Kategorie bereits einen Steuersatz hinterlegt haben, so wird dieser im Dialog ausgewählt, ansonsten müssen Sie den Steuersatz unter Steuern auswählen.

308 308 Taxpool-Buchhalter Hilfe Anschliessend müssen Sie nur noch den Betrag eingeben und Einnahme oder Ausgabe auswählen und können dann den Schalter Buchen betätigen. Mit dem Schalter Splitten können Buchungen aufgeteilt werden (z.b. Sammelbuchungen). Zu den Funktionen Löschen/Storno/Gutschrift/Duplizieren lesen Sie bitte hier nach. Die Verwendung von Belegnummern kann in der Belegnummernverwaltung aktiviert oder deaktivert werden. Die Benutzung von Belegnummern erleichtert das Zuordnen von Belegen. Die Nummern werden fortlaufend in Verbindung mit einem Belegnummerntext durchnummeriert, z.b. 'Bank1', 'Bank2'... Sie können zu jeder Buchung einen Beleg hinzufügen, dieser kann entweder eingescannt werden oder bereits als Grafik-Datei vorliegen. Es kann beim Einscannen zwischen dem JPEG und dem PNG-Dateiformat gewählt werden. Das JPEG-Format ist im Normalfall platzsparender. In beiden Fällen wird verlustfrei gespeichert. Der Schalter Belege wird aber der Version 2.13 durch den Schalter Dokumente abgelöst. Es können zu der ausgewählten Buchung (Doppelklick) maximal 99 Dokumente zugeordnet werden (z.b. PDF-Rechnungen, Text-Anmerkungen, oder Belegkopien als Bild). Vor der Zuordnung mittels Dokument hinzufügen sollten Sie zuerst unter Dokumentenverwaltung konfigurieren die nötigen Voreinstellungen treffen. Die Schalter Dokumente, Bedienung und Extras besitzen eigene Hilfepunkte. Lesen Sie bitte dort nach. Mit dem Schalter Memo kann einer Buchung eine Notiz zugewiesen werden, diese wird bisher in den Ausgaben Buchungsliste/Stapel/Journal und Kontenbuch und beim Suchen und Ersetzen unterstützt. Hinweis: Bei fokussierter Steuerliste ist alternativ zur Listenauswahl auch eine Eingabe des DATEVSteuerschlüssels möglich, mehrstellige Schlüssel müssen innerhalb 300ms nacheinander eingegeben werden. Hinweis: Bereits getätigte Buchungen können mittels Doppelklick in der Buchungsliste unterhalb des Dialoges bearbeitet werden. Um in der Buchungsliste die gleiche Sortierung wie im Kontenbuch einzustellen, drücken Sie einfach auf den Spaltenkopf 'Belegdatum' Im Expertenmodus buchen Im Expertenmodus wird nach dem Prinzip der doppelten Buchführung (Soll an Haben) gebucht. Sie können den Dialog natürlich auch für die Einnahme-Überschussrechnung benutzen, dazu ist jedoch etwas Buchhaltungswissen nötig. Zum Soll/Haben-Buchen gibt es einige Regeln, die befolgt werden müssen: Aufwendungen werden als Zugänge im Soll gebucht. Aufwendungen werden als Abgänge im Haben gebucht. Erträge werden als Zugänge im Haben gebucht.

309 Programmfunktionen 309 Beispiel: Verkauf an Kunden: 1200 an 8400 (SKR03). Erträge werden als Abgänge im Soll gebucht. Beispiel: Gutschrift für den Kunden: 8400 an 1200 (SKR03). Aktiva (Vermögen, Forderungen) werden als Zugänge im Soll gebucht. Aktiva werden als Abgänge im Haben gebucht. Passiva (Schulden, Eigenkapital) werden als Zugänge im Haben gebucht. Passiva werden als Abgänge im Soll gebucht. Aktiva und Passiva müssen in der Einnahme-Überschussrechnung nicht gebucht werden. Schauen Sie zu der Funktionalität des Dialoges bitte hier nach. Die Buchungsmaske unterscheidet sich im wesentlichen in zwei Punkten von der im EinfachBuchen-Modus: Im Expertenmodus werden alle Buchungen des eingestellten Datumsbereichs angezeigt, eine Filterung nach Finanzkonten geschieht nicht. Bei Einnahmen und Ausgaben müssen Sie anhand der oben aufgeführten Regeln selber festlegen, welches Konto im Soll und welches im Haben gebucht werden muss, damit es zu einer Einnahme oder Ausgabe kommt Buchung splitten Vorgehensweise zum Anlegen einer Splitbuchung: 1) Legen Sie zuerst eine neue Buchung im Expertenmodus oder im Einfach-Buchen-Modus an (Schalter Neu). Im Expertenmodus: Wählen Sie im Soll oder Haben das Gegenkonto aus, zu dem die Splitts erfasst werden sollen. Im Einfach-Buchen-Modus: Wählen Sie unter Konto das Gegenkonto aus, zu dem die Splitts erfasst werden sollen. Hinweis: Bitte tragen Sie im Expertenmodus nur 1 Konto ein, da das Programm ansonsten nicht weiss, auf welchem Konto gesplittet werden soll und dann ein entsprechender Abfragedialog erscheint. 2) Gehen Sie dann in das Register Splittbuchen (oder benutzen Sie dazu alternativ den Schalter Splitten in der Buchungsmaske) und geben Sie dort die einzelnen Buchungen ein.

310 310 Taxpool-Buchhalter Hilfe Sofern es sich bei dem unter 1) angelegten Gegenkonto um ein erfolgsneutrales Konto handelt (z.b. Finanzkonto), können Sie in der Buchungsmaske einstellen, ob es sich bei der jeweiligen Buchung um eine Einnahme bzw. um eine Ausgabe handelt, bzw. wenn Sie aus dem Expertenmodus splitten, können Sie in der Buchungsmaske einstellen, ob die jeweilige Buchung im Haben oder im Soll gebucht werden soll. So können Sie z.b. in einer Splittbuchung Einnahmen und Ausgaben kombinieren. Hinweis: Die Zusammensetzung der im Splitt enhaltenen Einzelbuchungen wird (anders als in früheren Versionen, als es diesbzgl. noch keine Entscheidungsfreiheit gab) nur von der Einstellung im Haben oder im Soll buchen beeinflusst, das im Hauptdialog ausgewählte Gegenkonto wird immer auf der entgegengesetzten Seite gebucht. Ein Beispiel: Im Experten-Modus ist Bank (1200) im Soll oder Haben ausgewählt, Sie splitten 8400 im Haben und 4930 im Soll. Die Einzelbuchungen sind: 1200 an 8400 und 4930 an Dies gilt unabhängig davon, ob 1200 im Soll oder im Haben ausgewählt wurde. Es müssen mindestens zwei Splittbuchungen eingegeben werden. 3) Gehen Sie zurück in den Dialog in dem Sie zuvor die neue Buchungen angelegt haben (Siehe 1)) (Register 'Im Expertenmodus buchen' oder Register 'Einfach buchen') oder benutzen Sie dazu alternativ den Schalter Zurück in der Buchungsmaske. Wenn die Einzel-Splitt-Buchungen Mehrwertsteuer enthalten, stellen Sie bitte in der Buchungsmaske Einfach-Buchen oder 'Im Expertenmodus buchen' den Steuersatz auf 'Keine Steuern'. Gehen Sie auf Buchen. Erst dann ist die gesamte Buchung endgültig gesichert. Die Splittbuchungen können mittels Doppelklick auf die entsprechende Haupt-Buchung und Betätigen des Schalters Splitten bearbeitet werden. Automatisches Anpassen der Beträge der Einzelbuchungen: Bei der Änderung des Gesamtbuchungsbetrages in der Hauptbuchungsmaske können die Einzelbeträge der Einzelbuchungen optional (Abfragedialog) multiplikativ angepasst werden. Dies ist z.b. bei Buchungen praktisch, deren Beträge in einem Verhältnis zueinander stehen, wie z.b. bei den Bewirtungskosten. Hinweis: In der Buchungsmaske existiert ein Filter zum Einblenden oder Ausblenden von einzelnen Splittbuchungen: Schalter <Bedienung Anzeigen Einzelne Splittbuchungen>. Mit dem Schalter <Vorlagen bearbeiten Neue Vorlage aus den aktuellen Einstellungen erstellen> kann eine Splittbuchung zur Wiederverwendung gespeichert werden.

311 Programmfunktionen Dokumente zuordnen In diesem Dialog können Voreinstellungen für im Buchungsdialog und in der Artikelverwaltung zugeordnete Dokumente festgelegt werden. Dateiauswahldialog/Filter: Der Dateifilter, der benutzt werden soll, um im Menüpunkt Dokument hinzufügen das Schalters Dokumente eine Vorauswahl zu treffen. Geben Sie die einzelnen Dateitypen bitte durch ein Semikolon getrennt und ohne Punkt oder Stern ein. Z.B. pdf;doc. Eine Leereingabe bedeutet, dass alle Dateitypen vorausgewählt werden. Unter Ansicht für Dateitypen können Sie für Dateitypen (z.b. pdf,txt) Programme auswählen, die zur Anzeige des ausgewählten Dokumentes gestartet werden. Ist die Einstellung Standard-Zuordnung benutzen aktiv, startet das Betriebssystem die zum Dokument passende Anwendung. Geben Sie die Dateitypen im Eingabefeld semikolonsepariert ein. Unter Editor für Dateitypen können Sie für Dateitypen (z.b. pdf,txt) Programme auswählen, die zum Bearbeiten des ausgewählten Dokumentes gestartet werden. Ist die Einstellung Standard-Zuordnung benutzen aktiv, startet das Betriebssystem die zum Dokument passende Anwendung. Geben Sie die Dateitypen im Eingabefeld semikolonsepariert ein. Nach der Zuordnung eines Dokumentes zu einer Buchung wird nachgefragt, ob dieses Dokument in den Ordner Programmverzeichnis\Dokumente kopiert werden soll. In diesem Fall gibt es die Möglichkeit, das Dokument automatisch umzubenennen. Nicht umbenennen: Es wird der Originaldateiname benutzt. Belegnummer: Die Datei erhält als Namen den Titel der Belegnummer der aktuellen Buchung plus

312 312 Taxpool-Buchhalter Hilfe der Originaldateiendung. Datum einfügen: Der Datei wird das Belegdatum vorangestellt. Zähler einfügen: Die Datei wird am Ende durchnummeriert, dadurch können auch Dateien mit gleichem Datum und gleicher Belegnummer verwaltet werden. Fortlaufend: Die Datei erhält als Namen den Titel der Vorsilbe, eine fortlaufende Nummer pro Dateityp plus Originaldateiendung. Hinweis: Dokumente, die sich im Dokumentenpfad befinden, werden auch bei einem Verschieben des kompletten Datenverzeichnisses (z.b. durch Arbeit auf einem USB-Stick) gefunden, sodass es zu empfehlen ist, die Dateien in diesen Ordner zu kopieren Extrafunktionen in der Buchungsmaske Über den Schalter Extras werden zusätzliche Funktionen eingeblendet: Mehrfachauswahl: In der Listenansicht der Buchungen wird zwischen Einfach- und Mehrfachauswahl umgestellt. In der Mehrfachauswahl können Buchungen mit gedrückter STRG- bzw. SHIFT-Taste ausgewählt werden. Davon sind folgende Aktionen betroffen: Löschen, Duplizieren, Storno, Aktiv/Inaktiv, Stapel ausbuchen, Stapel löschen. Inaktiv/Aktivieren: Mit dieser Funktion lassen sich Buchungen inaktivieren und wieder aktivieren und lassen sich so als manueller Auswahlfilter anwenden. Inaktive Buchungen werden bei allen Druckausgaben und beim Export (ausser beim Betriebsprüfungsexport) ignoriert. Dadurch ist es ausserhalb des Datumsfilters möglich, die Ausgaben kurzfristig auf die aktiven Buchungen zu beschränken, dies ist sehr praktisch, um den Einfluss einzelner Buchungen auf die Ausgaben zu testen oder um Buchungsfehler zu suchen. Sicherheitshalber werden beim nächsten Laden des Dokumentes alle Buchungen wieder auf Aktiv

313 Programmfunktionen 313 gesetzt. Dieses Verhalten lässt sich über den linken Dialog <Einstellungen Verschiedenes Inaktive Buchungen automatisch sichtbar machen> beeinflussen. Einnahmen immer mit nicht-fälliger Steuer buchen: Bilanzierer, die manuell nach der Istversteuerung buchen, können diese Einstellung aktivieren. Einnahmen werden dann automatisch mit nicht-fälliger Steuer gebucht. Es wird aber empfohlen alle Erlöse mit der Kunden-/ und Lieferantenverwaltung zu buchen, die die nicht-fällige Steuer automatisch korrekt verwaltet. Das entsprechende Konto ist bei dem ausgewählten Steuersatz (Schalter Erweitert) hinterlegt. Um beim Zahlungseingang die Buchung der fälligen Steuer zu erstellen, gibt es den Menüpunkt Nicht-Fällig an Fällig eintragen, dabei muss zuerst die die korrespondierende Erlösbuchung ausgewählt werden. USt-ID für Zusammenfassende Meldung zuweisen: Bei Buchungen, bei denen an ein Kundenkonto gebucht wurde, wird die Umsatzsteuer-ID für die Zusammenfassende Meldung aus dem Wert ermittelt, der bei dem Kunden im Register Faktura unter USt-ID eingetragen wurde. Bei anderen Buchungen kann die USt-ID direkt der Buchung zugeordnet werden. Es erscheint zuerst eine Abfrage, ob ein Kundenkonto oder direkt eine USt-ID zugeordnet werden soll. Sofern ein Kundenkonto zugeordnet werden soll, muss das Konto zuvor in der Kunden- und Lieferantenverwaltung erstellt worden sein. Bei Ausgabekonten immer ohne Steuer auswählen, sorgt, dass bei der manuellen Auswahl eines Ausgabe-Kontos anstelle des beim Konto hinterlegten Steuersatzes immer die Einstellung 'Ohne-Steuer' ausgewählt wird. Bei Einnahmekonten immer ohne Steuer auswählen, sorgt, dass bei der manuellen Auswahl eines Einnahme-Kontos anstelle des beim Konto hinterlegten Steuersatzes immer die Einstellung 'Ohne-Steuer' ausgewählt wird. DATEV -Automatikkonto mit anderem Steuersatz bebuchbar: DATEV -Automatikkonten sind Konten, die bei DATEV immer einen festgelegten Steuersatz enthalten. Ein solches Konto darf nicht mit einem anderen als dem festgelegten Steuersatz gebucht werden, ansonsten kommt es bei einem Datenaustausch mit einem DATEV -Programm zu einem Fehler. Hinweis: Eine Buchung mit Aufhebung der voreingestellten Steuer ist jedoch möglich, im Programm reicht dazu die Zuweisung des Steuersatzes 'Ohne Steuer'.

314 Taxpool-Buchhalter Hilfe Bedienung Mit dem Schalter Bedienung (in der Buchungsmaske) können Sie Bedienungseigenschaften an Ihre Bedürfnisse anpassen. Anzeigen: Mit diesem Schalter können einzelne Elemente der Buchungsmaske ausgeblendet werden, sofern diese nicht benötigt werden. Weiterhin lassen sich Stornobuchungen ausblenden. Gesamtauswahl: Hier kann festgelegt werden, ob beim Navigieren zwischen den Dialogelementen (TAB/STRG+TAB oder ENTER), der Text im Eingabefeld komplett ausgewählt oder das Element einfach nur fokussiert werden soll. Mit dem Schalter Schleppen können Sie festlegen, welche Feldinhalte nach dem Buchen oder nach dem Betätigen des Schalters Neu stehen bleiben. Alle: Es bleiben alle Inhalte stehen. Keine: Es werden alle Felder geleert. Auswahl: Es bleiben die Inhalte der ausgewählten Felder stehen.

315 Programmfunktionen 315 Hinweis: Das Schleppen der Belegnummer muss separat eingestellt werden, in diesem Fall wird der neue Belegzähler nach einer Buchung nicht mehr automatisch in das Eingabefeld der Belegnummer eingetragen. Dies ist praktisch, sofern eine Reihe von Belegen mit gleicher Belegnummer gebucht werden sollen, anschliessend sollte die Einstellung wieder deaktiviert werden. Bei Buchungsvorlagen Groß-/ und Kleinschreibung beachten: Bei der Auswahl von Buchungsvorlagen muss der Suchbegriff mit korrekter Groß-/ und Kleinschreibung (ab dem 2. Buchstaben) eingegeben werden, damit der Eintrag ausgewählt wird/ bleibt. Problem-Beispiel: Es wird der neue Buchungstext 'GEZ' bei nicht-aktivierter Einstellung eingegeben. Bei der Eingabe von 'ge' wird der Buchungstext 'Geldtransit' ausgewählt, bei weiterer Eingabe von 'Z' entsteht 'GeZ' anstelle von 'GEZ'. Dieses Problem lässt sich mittels der Aktivierung der Einstellung beheben. Bei Buchungsvorlagenauswahl Leerfelder anwenden: Standardmässig werden die Werte für den Buchungsbetrag und das Gegenkonto, die in einer Buchungsvorlage hinterlegt sind, nur dann in die Buchungsmaske eingetragen, wenn dort ein gültiger Wert (>0) vorliegt. Beim Wechsel zwischen Buchungsvorlagen, kann diese Verhalten (insbesondere im Expertenmodus) evtl. unerwünscht sein, in diesem Fall kann diese Einstellung aktiviert werden, um im Falle eines ungültigen oder nicht hinterlegten Wertes eine Leerzuweisung zu erzeugen. Tabulator: Hier kann festgelegt werden, welche Dialogelemente beim Navigieren (TAB/STRG+TAB oder ENTER), angewählt werden sollen. In den Eingabefeldern ist auch eine Navigation mittels der "Nach-Oben" und der "Nach-Unten-Taste" möglich. Verwalten: Öffnet die Dialoge zur Verwaltung der Belegnummern, der Buchungstexte, der Konten, der Kostenstellen und der Steuersätze. Weiteres: In der Buchungsmaske ist bei fokussierter Steuerliste eine Eingabe des DATEV-Steuerschlüssels möglich, mehrstellige Schlüssel müssen innerhalb 300ms nacheinander eingegeben werden Buchungsvorlagen bearbeiten Mit dem Schalter Vorlagen bearbeiten, können Einstellungen in der Buchungsmaske direkt als Buchungsvorlage gespeichert werden. Dies gilt sowohl für normale Buchungen als auch für Splittbuchungen.

316 316 Taxpool-Buchhalter Hilfe Neue Vorlage aus den aktuellen Einstellungen erstellen: Erstellt eine neue Buchungsvorlage aus den aktuellen Einstellungen der Buchungsmaske. Sie können dabei einen Vorlagentitel auswählen. Bestehende Vorlage mit den aktuellen Einstellungen aktualisieren: Speichert die aktuellen Einstellungen der Buchungsmaske in einer bestehenden Vorlage, die Sie auswählen können. Übersicht: Öffnet den Verwaltungsdialog für Buchungsvorlagen Buchungsstatus eingeben Wenn Sie auf der Mauspalette die Auswahl Stapel und Journal (vorläufige und endgültige Buchungen) getroffen haben und in diesem Modus Buchen wollen, erscheint dieser Dialog. Sie müssen sich dabei entscheiden, ob die Buchung im Buchungsstapel (vorläufige Buchungen) oder im Journal (endgültige Buchungen) gebucht werden soll. Sie können Buchungen aus dem Stapel jederzeit in das Journal überführen (ausbuchen), umgekehrt jedoch nicht. Im Normalfall ist es eine sinnvolle Methode erst alle Buchungen im Stapel zu erfassen und diese dann erst nach endgültiger Kontrolle in das Journal zu überführen. Wenn Sie dauerhaft nur im Stapel oder im Journal buchen wollen, empfiehlt es sich auf der Mauspalette auf Stapelbuchen oder Buchen im Journal umzustellen. Einstellung merken: Es wird immer so gebucht, wie zuletzt ausgewählt, eine erneute Abfrage erscheint nicht mehr. Diese Einstellung kann nachträglich im Dialog <Einstellungen Verschiedenes> geändert werden.

317 Programmfunktionen Buchungskonto auswählen Wenn Sie im Einfach-Buchenmodus unter Konto eine Leerauswahl getroffen haben (bedeut: Es werden alle Buchungen angezeigt, die mit den Konten in der Listenauswahl Konto in Verbindung stehen) und eine neue Buchung buchen wollen öffnet sich dieser Dialog: Dort können Sie eine Kontenauswahl treffen. Sollten Sie häufig das gleiche Konto bebuchen, empfiehlt es sich, die Kontenauswahl in der Buchungsmaske permanent auf dieses Konto umzustellen Löschen/Storno/Gutschrift/Duplizieren Löschen: Löscht die ausgewählten Buchungen, sofern dies möglich ist. Storno: Storniert die ausgewählten Buchungen. In der Stornobuchung sind Soll und Haben vertauscht. Damit gleichen sich der ursprüngliche Beleg und der Storno-Beleg aus. Die erstellte Stornobuchung lässt sich nicht mehr bearbeiten oder löschen, sofern die Originalbuchung bereits in das Journal (=endgültige Buchungen) ausgebucht wurde. Stornobuchungen im Stapel lassen sich nicht bearbeiten, aber löschen, in diesem Fall werden sowohl die Originalbuchung als auch die Stornobuchung entfernt. Gutschrift: Erstellt Gutschriften aus den ausgewählten Buchungen. In der Gutschrift sind Soll und Haben vertauscht. Damit gleichen sich der ursprüngliche Beleg und der Storno-Beleg aus. Gutschriften werden immer in den Stapel überführt, auch wenn die Originalbuchung bereits in das Journal (=endgültige Buchungen) ausgebucht wurde. Gutschriften lassen sich bearbeiten und löschen. Duplizieren: Erstellt eine Kopie der ausgewählten Buchungen. Duplikate werden immer in den Stapel überführt, auch wenn die Originalbuchung bereits in das Journal (=endgültige Buchungen) ausgebucht wurde. Duplikate lassen sich bearbeiten und löschen. Bei den Funktionen Storno, Gutschrift, Duplizieren kann zusätzlich noch jeweils separat eingestellt werden, welches Datum für die neu erstellten Buchungen verwendet werden soll. Das Datum muss in allen Fällen in einem Monat liegen, der nicht durch einen Datumsabschluß gesperrt ist. Stornos werden in der Regel zum Belegdatum storniert. Bei Gutschriften wird häufig das Aktuelle Datum benutzt, alternativ kann auch ein Datumsauswahl mittels eines Dialogs erscheinen. Bei Gutschriften und Duplikaten kann optional die nächste verfügbare Belegnummer des entsprechenden Belegkreises zugewiesen werden.

318 318 Taxpool-Buchhalter Hilfe Bei Duplikaten gibt es die Einstellung Als 'Kopie von' markieren, diese bewirkt, dass die Kopie im Buchungstext den Vermerk '<Kopie von>' enthält. Hinweis: Automatisch verwaltete Anlage-Buchungen oder Faktura-Buchungen sollten nur in den entsprechenden Verwaltungsdialogen gutgeschrieben oder dupliziert werden. Mit dem Schalter Extras ist auch eine Mehrfachauswahl der Buchungen möglich. 2.8 Druckfunktion Datumsbereich: Bei einigen Ausgaben lässt sich über diesen Schalter der Auswertungszeitraum verändern. Parameter: Hier können Sie den speziellen Eigenschaftendialog der Ausgabe aufrufen. Layout: Hier können Sie das Erscheinungsbild der Ausgabe verändern. Eine Erläuterung der Dialogeinstellungen finden Sie unter Druckausgabefelder einstellen und Druckseite einrichten. Mit dem Unter-Menüpunkt Bearbeiten lassen die Einstellungen verwalten, jede Einstellung kann individuell konfiguriert werden. Zusätzlich gibt es für den schnellen Zugriff auf häufig benutzte Einstellungen weitere Unter-Menüs: Umschalten: Hochformat/Querformat Umschalten: Einzeilig/Mehrzeilig Zeilenhöhe: Einfach Zeilenhöhe: Faktor 1.3 Zeilenhöhe: Faktor 1.5 Zeilenhöhe: Doppelt Schrift größer Schrift kleiner Hinweis: Dabei werden die Schriftgrößen der Titel- und der Feldschrift jeweils um einen pt erhöht/ erniedrigt, die minimale Größe ist 6 pt, die maximale Größe 24 pt. Umschalten: Zeilen farbig abgrenzen Druckereinstellungen: Wählen Sie hier den gewünschten Drucker aus und stellen Sie dessen Ausgabe ein, dies sollte vor dem eigentlichen Ausdruck geschehen. Drucken: Sendet die aktuelle Ausgabe an den Drucker. Export: Exportiert die Druckausgabe in eine Datei. Benutzerdefinierter Seitentitel: Sie können abweichend von den Standard-Vorgaben einen benutzerdefinierten Seitentitel benutzen. Die Druckvoransicht unterstützt Scrollmäuse. Zusätzlich können Sie in der Voransicht mit der Tastatur navigieren: +-: Vergroessert bzw. verkleinert den Zoom. Mit den Pfeiltasten können Sie sich nach links, rechts, oben oder unten bewegen. Mit der 'Bild nach oben' und der 'Bild nach unten'-taste können Sie sich vertikal um eine Bildschirm-Seitenhöhe nach oben oder unten bewegen. Mit der POS1-Taste bewegen Sie sich horizontal (bei gedrückter STRG-Taste vertikal) an den Anfang.

319 Programmfunktionen 319 Mit der ENDE-Taste bewegen Sie sich horizontal (bei gedrückter STRG-Taste vertikal) an das Ende. Hinweis: Sollte die Druckausgabe unerwünschterweise vertikal über mehrere Seiten gehen, können Sie entweder das Querformat einstellen, die benutzte Schriftgrösse verkleinern oder einzelnen Datenfeldern eine geringere Breite zuweisen Druckeinstellungen verwalten In diesem Dialog können Sie die Druckeinstellungen verwalten oder zu einer bestimmten Druckeinstellung wechseln. Die zuletzt vor dem Verlassen des Dialoges ausgewählte Einstellung wird bei den Druckausgaben als Standardeinstellung verwendet. Die programmintern vorgegebenen Einstellungen können nicht direkt verändert werden, es muss zuerst eine Kopie erstellt werden. Neu: Erzeugt eine neue Einstellung. Kopieren: Kopiert eine ausgewählte Einstellung und fügt diese mit einem anderen Namen in die Liste ein. Löschen: Löscht die ausgewählte Einstellung. Umbennen: Ändert den Titel der ausgewählten Einstellung. Geben Sie zuvor einen neuen Titel in das Eingabefeld ein. Jede Einstellung muss einen eindeutigen Namen haben. Import: Importiert die zuvor durch einen Export in eine Datei gesicherten Einstellungen in die Liste. Gleichnamige Import-Einträge (bzgl. der Auswahlliste) werden vom Inhalt her überschrieben. Andersnamige Import-Einträge werden als neuer Eintrag eingefügt. Export: Exportiert einen oder alle Einträge (Dialogabfrage) in eine externe Dateit.

320 Taxpool-Buchhalter Hilfe Druckausgabefelder einstellen In diesem Dialog können Sie das Layout der Druckausgabe einstellen. Aus den verfügbaren Datenfeldern können Sie diejenigen auswählen, die im Ausdruck erscheinen sollen (Darzustellende Datenfelder). Allgemeine Eigenschaften: Liniendicke (mm): Die Dicke der Tabellenverbindungslinien, wird der Wert 0 eingegeben, werden keine Linien dargestellt. Freiraum (mm): Der zusätzliche horizontale Freiraum links und rechts von der Spaltenbegrenzung bis zum Text in der entsprechenden Spalte. Zeilen farbig absetzen: Jede zweite Datenzeile erhält einen Farbhintergrund, der mit dem Schalter

321 Programmfunktionen 321 Farbe ausgewählt werden kann, der Vorgabewert ist RGB(224, 224, 224). Hinweis: Diese Einstellung gilt derzeit global für alle tabellarischen Druckausgaben mit Ausnahme des Rechnungsdrucks. Faktor Zeilenhöhe: Die Datenzeilen bei der tabellarischen Ausgabe erhalten standardmäßig die anhand der eingestellten Schrift ermittelte Höhe. Diese Einstellung entspricht der kompaktesten Darstellung mit dem Wert 1 für Faktor Zeilenhöhe. Der maximal einstellbare Wert beträgt 2. Anzeige von Bildern in der Druckvoransicht: Bilder werden in der Druckvoransicht angezeigt. In diesem Fall dauert der Aufbau der Anzeige länger und ist speicherintensiver. Feldbreiten an Seitenbreite anpassen: Wenn die Summe der Spaltenbreiten geringer als die Blattbreite ist, wird anteilmäßig so aufgefüllt, dass die gesamte Blattbreite genutzt wird, die verfügbare Restbreite wird dazu gleichmässig auf alle Datenfelder aufgeteilt. Kein horizontaler Seitenumbruch: Normalerweise werden Spalten, die aufgrund Ihrer Breite nicht mehr auf die aktuelle Seite passen, horizontal auf die nächste Seite umgebrochen. Um dies zu unterbinden, muss diese Einstellung aktiv sein und es müssen Datenfelder mit der Eigenschaft Breite bei Bedarf verringern (s.u.) festgelegt werden, die Breiten der entsprechenden Felder werden dann bei Bedarf prozentual so verringert, dass die Ausgabe horizontal auf eine Seite passt. Immer einzeilige Ausgabe: Text, der nicht in eine Zeile paßt, wird nicht in die nächste Zeile umgebrochen, sondern abgeschnitten. Folgenden Text ignorieren: Manchmal ist aufgrund der Übersichtlichkeit sinnvoll, bestimmte, immer gleiche Texte auszublenden, z.b. wenn in einer Übersicht immer wieder 0,00 als Feldinhalt erscheint. Geben Sie dann einfach den Text, der nicht erscheinen soll, in das Eingabefeld ein. Ausgabe sortieren: Sortiert die Druckausgabe nach bestimmten Datenfeldinhalten um, z.b. nach Namen oder einem Datum. Diese Einstellung ist nicht bei allen Ausgaben verfügbar. Datenfeldspezifische Einstellungen: Spaltentitel: Der Titel der Spalte. Spaltentitelüberschrift: Eine zusätzliche mittige Überschrift über der Spalte. Ausrichtung: Die Textausrichtung der Spalte. Spaltenbreite: Es kann entweder eine feste Spaltenbreite eingegeben werden oder diese automatisch anhand der längsten Zeichenkette bestimmt werden. Bei der automatischen Bestimmung kann eine maximale Breite angegeben werden, die nicht überschritten werden soll, falls die physikalische Seitenbreite zu gering für die komplette Ausgabe ist, d.h. falls der Ausgabebereich ausreichend breit ist, wird dieser Wert ignoriert. Breite bei Bedarf verringern: Wenn die Einstellung Kein horizontaler Seitenumbruch aktiviert ist (s.o.) können mit diesem Schalter Datenfelder festgelegt werden, deren Breite notfalls verringert wird, falls die Seitenbreite die physikalische Seitenbreite überschreitet. Dabei wird das Datenfeld minimal auf die Feldbreite des Feldtitels verkleinert.

322 322 Taxpool-Buchhalter Hilfe Hinweis zum optimalen Einstellen der Spalten: a) Bei Datenfeldern wie Betrag, Datum oder Kontonummer sollte folgende Einstellung getroffen werden: Dies bedeutet, dass das Programm sicherstellt, dass die entsprechenden Datenfelder immer komplett dargestellt und nicht abgeschnitten werden. b) Bei Datenfeldern mit stark schwankender Breite wie Buchungstext, Belegnummer, Kostenstelle empfiehlt sich folgende Einstellung, die dafür sorgt, dass überlange Datenfelder notfalls gekürzt werden: Spaltenhöhe: Hier gelten die Ausführungen analog zur Spaltenbreite. Summe berechnen: Ermittelt die vertikale Summe innerhalb einer Spalte und stellt diese auf der letzten Seite dar. Diese Einstellung ist nicht bei allen Ausgaben verfügbar. Zwischensumme: Wenn der Ausdruck vertikal über mehrere Seiten geht, wird auf den einzelnen Seiten eine Zwischensumme dargestellt. Diese Einstellung ist nicht bei allen Ausgaben verfügbar.

323 Programmfunktionen Druckseite einrichten Unter Titel können Sie einen eigenen Text eintragen und zusätzlich vordefinierte Texte benutzen. Querformat: Weist den Drucker an, im Hoch-/ oder imquerformat zu drucken. Abstand Seitentitel -- Hauptteil: Abstand des Titels von der Datentabelle. Abstand Seitenzahl -- Hauptteil: Abstand der Seitenzahl von der Datentabelle Benutzerdefinierter Seitentitel In der Druckausgabe der Berichte lässt sich auch ein benutzerdefinierter Seitentitel einstellen. Gehen Sie dazu auf das Symbol Druckausgabe konfigurieren: Im Register Seite einrichten des sich öffnenden Dialoges können Sie unter <1./2.Seitentitel Titel> einen benutzerdefinierten Text eingeben. Für die vom Programm bereitgestellten Variablen gibt es Platzhalter, diese können Sie in einfach in den Titeltext einfügen, beim Ausdruck werden diese durch die entsprechenden Programmvariablen ersetzt. Vor und nach den Variablen können Sie eigene Texte platzieren.

324 324 Taxpool-Buchhalter Hilfe Verfügbare Platzhalter: <DATUMSBEREICH> Der Datumsbereich über den sich das Belegdatum bei der Ausgabe erstreckt. <TITEL> Der Titel des Drucktyps, z.b. Journal. <MANDANT> Der Firmenname des aktuellen Mandanten. <STEUERNR> Die Steuernummer des aktuellen Mandanten. <MANDANT_NAME_UNTERNEHMER> Der Name des Unternehmers des aktuellen Mandanten. Beispiel: Der Eingabetext 'Meine Firma <TITEL>, <DATUMSBEREICH>' könnte zum Beispiel den Ausgabetext Meine Firma Buchungsstapel ausführlich, 2008 erzeugen. Wichtiger Hinweis: <-> Fügen Sie bitte diesen Text <-> ein, falls Sie keine der aufgeführten Variablen benutzen, der Text wird vom Programm durch eine Leerzeichenkette ersetzt. Beispiel: Komplett benutzerdefinierter Titel <-> Druckausgabe exportieren Öffnet den Einstellungsdialog zum Export der Druckausgabe. Der Export dient im wesentlichen zur Archivierung (z.b. PDF) und zur Weiterverarbeitung der Daten in einer anderen Anwendung. Bisher existieren folgende Exportformate für die Druckausgaben: PDF-Datei: Die Ausgaben lassen sich im PDF-Format archivieren und zur Ansicht weitergeben. RTF-Datei: Die Ausgaben werden inklusive Layout exportiert und lassen sich danach z.b. in OpenOffice, Winword oder Wordpad weiterverarbeiten (z.b. um das Layout zu verändern). Anmerkung zu Problemen bei OpenOffice: Siehe unten. Text-Datei: Die Ausgaben werden ohne Layout exportiert und lassen sich danach z.b. in Excel importieren, um weitere Berechnungen auszuführen. PNG-Datei, TIFF-Datei: Die Ausgaben werden als Bitmapdateien exportiert, dabei wird bei den PNG-Bildern für jede Seite eine Bitmapdatei angelegt, das TIFF-Bild enthält alle Seiten in einer Datei. Zwischenablage: Die aktuelle Seite wird als Vektorbild (verlustfrei skalierbar) in die Zwischenablage kopiert und lässt sich sich danach in anderen Anwendungen über die Zwischenanlage als Bild einfügen (OpenOffice: <Bearbeiten Einfügen>, Winword <Bearbeiten Inhalte einfügen Bild (erweiterte Metadatei)>, Paintbrush: <Bearbeiten Einfügen>).

325 Programmfunktionen 325 Einstellungen: Datei im Standardordner speichern: Die Dateien werden im vom Programm vorgegebenen Ordner abgelegt, der Ordner und der Dateiname werden automatisch zugewiesen. Hinweis: Die Dateien im Standardordner werden (in der Voreinstellung) von der Komplettsicherung mitgesichert. Unter Unterordner kann der Name eines Unterordners angegeben werden. Dateiname: Der Dateiname des Dokuments. Geben Sie den Dateinamen ohne Dateiendung ein, diese wird vom Programm automatisch an den Namen angehängt. Es existieren folgende Programmvariablen, die zur Bildung das Programmnamens herangezogen werden können: <DATUMSBEREICH> : Der für den eingestellten Datumsbereich erstellte Ausgabetext (z.b. 1. Quartal 2010). <DATUM> : Das aktuelle Datum (Format dd.mm.jjjj). <ZEIT> : Die aktuelle Zeit (Format hh.mm.ss). <MANDANT> : Der Name des aktuellen Mandanten. Hinweis: Um ein Unterverzeichnis für einen Mandanten zu erstellen, muss ein Backslash angefügt werden: <MANDANT>\ <BUCHUNGSMODUS> : Journal=J, Stapel=S, Stapel+Journal=JS. <TITEL> : Ein Kategorietitel. Datei-Auswahl-Dialog anzeigen: Dateiname und Ordner können manuell ausgewählt werden. Temporäre Datei erzeugen: Es wird ein temporärer Dateiname erzeugt, die Datei wird optional nach dem Programmende gelöscht. Hinweis: Bei der Erzeugung von PNG-Bildern wird bisher nur das erste Bild gelöscht.

326 326 Taxpool-Buchhalter Hilfe Datei nach der Erzeugung öffnen: Die Datei wird nach der Erzeugung mit dem Standardeditor geöffnet, alternativ dazu kann unter Editor ein benutzerdefinierter Editor angegeben werden. Enthaltenden Ordner nach der Erzeugung öffnen: Nach der Erzeugung wird der Zielordner im Windows-Dateimanager geöffnet. Auflösung für Bilder (Nur beim Export von PNG/- oder TIFF-Bildern): Es können nur Standardauflösungen wie 300 dpi, 600 dpi, etc. eingetragen werden, ansonsten kann es passieren, dass die Ausgabe scheitert. Die Ausgabedateien werden mit der Auflösung grösser. Hinweis zum Öffnen von RTF-Dateien mit OpenOffice: Sollte es nach dem Öffnen mit OpenOffice zu Formatierungsproblemen kommen: 1) Schliessen Sie das Dokument, erzeugen Sie in OpenOffice ein neues Dokument <Datei Neu Textdokument>. 2) Gehen Sie mit der rechten Maus im Explorer auf das zuvor exportierte RTF-Dokument. Wählen Sie im sich öffnenden Menü <Öffnen mit 'Wordpad-MFC-Anwendung'> aus. 3) Gehen Sie in Wordpad auf <Bearbeiten alles markieren> und dann auf <Bearbeiten kopieren>. 4) Wechseln Sie (z.b. mit ALT+TAB) zu OpenOffice. 5) Gehen Sie auf <Bearbeiten Einfügen>. 6) Stellen Sie unter <Format Seiteneinstellungen> die Seitenränder korrekt ein. Hinweis zum Drucken von PDF-Dateien: Um beim Ausdruck von PDF-Dateien exakt die gleichen Abmessungen wie beim Druck aus Taxpool -Buchhalter zu erhalten, müssen Sie im PDF-Programm die Skalierung 'Aktuelle Grösse' einstellen TIFF-Support installieren Anleitung zur Installation der Zusatzbibliothek für den TIFF-Export: Im Unterordner \tools\redist\ der Programminstallation befindet sich die Datei 'jai_imageio-1_1-libwindows-i586-jar.zip'. Diese wird mit der rechten Maus mit 7-Zip (7-Zip muss zuvor evtl. installiert werden) geöffnet. Doppelklick auf die.jar-datei: Ein Doppelklick auf die.exe-datei startet die Installation

327 Programmfunktionen Kontenfilter Der in Taxpool -Buchhalter benutzte Kontenrahmen enthält einige hundert Konten. In der Kontenverwaltung ist es in der Listenansicht über die Einstellung Anzeigen möglich, nicht benötigte Konten für die Auswahl auszublenden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit die Kontenanzeige nach bestimmten Kriterien zu filtern, dazu gibt es folgende Einstellungen: 1) Kein Filter, es werden alle Konten angezeigt, bei denen die Einstellung Anzeigen aktiv ist. 2) Benutzerdefiniert, es werden nur die Konten angezeigt, die das Attribut Filter besitzen, die Filterliste läßt sich in der Kontenverwaltung bearbeiten. 3) Ranking, es werden nur bereits bebuchte Konten angezeigt. Nach einer längeren Buchungsperiode sollte diese Liste die tatsächlich benötigen Konten wiederspiegeln. 4) Aktuelle Auswahl in der Kontenhierarchie, es werden die Konten angezeigt, die sich unterhalb einer aktuell ausgewählten Kontenkategorie im rechten Kontenbaum befinden. 5) Einnahmen, es werden nur Einnahmekonten dargestellt. 6) Ausgaben, es werden nur Ausgabekonten dargestellt. 7) Neutral, es werden nur neutrale konten dargestellt. 8) Finanzkonten, es werden nur Finanzkonten dargestellt. 9) Debitoren, es werden nur Debitoren dargestellt. 10) Kreditoren, es werden nur Kreditoren dargestellt. 11) Anlagen-ABC, es wird ein Dialog zur Auswahl eines Anlagekontos über eine alphabetische Suche gestartet.

328 Kapitel III

329 Buchhaltungswissen 3 Buchhaltungswissen 3.1 Aufzuteilende Vorsteuer 329 Aufzuteilende Vorsteuer wird in der Regel von Unternehmern benutzt, bei denen der Vorsteuerabzug von z.b. Betriebsbedarf mit einem gemischten Umsatz zusammenhängt, sodass die abziehbare Vorsteuer nach dem wirtschaftlichen Einsatz aufgeteilt wird. Dies ist z.b. häufig bei Zahnärzten der Fall, z.b. eine Praxissoftware oder eine Büroeinrichtung, die gemeinsam für umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen und steuerpflichtige Umsätze genutzt wird. Dabei wird dem Aufwand bei der Buchungs zuerst der passende Steuersatz der aufzuteilenden Steuer zugewiesen und am Jahresende die aufzuteilende Steuer mit fälliger Steuer nach einem bestimmten Aufteilungsschlüssel ausgebucht. Beispiel: Es wird eine Büroeinrichtung für Währungseinheiten plus 19% USt. angeschafft, die für 75% steuerpflichtige und 25% steuerfreie Umsätze genutzt wird. Buchung (Belegnummer 1): Konto 'Büroeinrichtung' ( Währungseinheiten) an Finanzkonto, unter 'Steuern' wird 'Aufzuteilende VSt. 19%' zugewiesen. Endgültige Berechnung: 75% abziehbare Vorsteuer von = =475 (Anteil Büroeinrichtung). Splittbuchung im Register Expertenmodus (Belegnummer 2): a) Als Habenkonto wird das Konto 1566 (SKR03) / 1416 (SKR04) 'Aufzuteilende Vorsteuer 19%' eingetragen. b) Schalter 'Splitten' betätigen. Buchung 1: auf das Konto 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04) 'Abziehbare Vorsteuer 19%' im Soll buchen. Buchung 2: 475 auf das Konto 'Büroeinrichtung' im Soll buchen. Wichtig: Unter 'Steuern' wird 'Ohne Steuern' zugewiesen. Hinweis: Aufzuteilende Vorsteuer wird weder in der Voranmeldung noch in der Jahreserklärung berücksichtigt. 3.2 Ausfuhrlieferung Eine Ausfuhrlieferung liegt vor, wenn eine Ware vom Inland in ein Land außerhalb der EU geliefert wird. Diese Lieferung ist normalerweise steuerfrei. Die Buchung geschieht auf das Konto 8120 (SKR03) bzw (SKR04) (Steuerfreie Umsätze - 4 Nr.1a, 2-7 UStG). Beispiel: Ein deutscher Unternehmer liefert Ware zum Preis von an einen Schweizer Unternehmer. Buchung im Expertenmodus (SKR03): Soll: 1200 Bank (oder Debitor) Haben: 8120 Steuerfreie Umsätze - 4 Nr.1a, 2-7 UStG

330 330 Taxpool-Buchhalter Hilfe Buchung im Einfach-Buchen-Modus (SKR03): Konto: Bank Kategorie: 8120 Steuerfreie Umsätze - 4 Nr.1a, 2-7 UStG Einstellung: Einnahme. 3.3 Bewirtungskosten Bei einer geschäftlichen Bewirtung dürfen nur zu 70% der Kosten als Geschäftsausgaben abgezogen werden. Die Vorsteuer kann jedoch in vollem Umfang geltend gemacht werden. Hinweis: Ab der Version 2009 können Sie die Buchungen wie Bewirtungskosten oder KFZ-Kosten ganz einfach mit einem Assisten oder Splitt-Buchungsvorlagen erledigen. Zur Buchung kommen folgende Konten in Frage: Bewirtungskosten SKR03: 4650, SKR04: % des Nettobetrags. Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten SKR03: 4654, SKR04: % des Nettobetrags. Beispiel: Die Bewirtungskosten betragen 119 EUR Brutto. Buchungsbeispiel 1: Gehen Sie in den Einfach-Buchen-Modus. Wählen Sie das Konto aus. Geben Sie ein Belegdatum und einen Buchungstext ein. Aktivieren Sie die Einstellung Ausgabe. Betätigen Sie den Schalter Splitten. 1) 70% Anteil buchen. Geben Sie einen Buchungstext ein, z.b. Bewirtung 70% Kunde zzz. Geben Sie unter Konto 4650 (SKR03) bzw (SKR04) ein. Geben Sie unter Betrag 0.7*119=83.30 ein. Gehen Sie auf Buchen. 2) 30% Anteil buchen. Geben Sie einen Buchungstext ein, z.b. Bewirtung 30% Kunde zzz. Geben Sie unter Konto 4654 (SKR03) bzw (SKR04) ein. Wichtig: Buchen Sie diesen Betrag bitte mit 19% Steuer. Geben Sie unter Betrag 0.3*119=35.70 ein. Gehen Sie auf Buchen. Wechseln Sie wieder in den Einfach-Buchen-Modus. Betätigen Sie den Schalter Buchen. Hinweis: Es empfiehlt sich, eine Buchungsvorlage nach obigem Plan mit den Einzelbuchungen 0.7 EUR und 0.3 EUR anzulegen. Gehen Sie dazu auf den Schalter Vorlage bearbeiten in der Buchungsmaske und dann auf den Eintrag Neue Vorlage erstellen. Die Splittbuchungsfunktion ist optional in der Lage, nach einer Änderung des Gesamtbuchungsbetrages die Einzelbuchungen multiplikativ anzupassen, d.h. es muss nur noch ein neuer Betrag in der Hauptbuchung angegeben werden und die Einzelbuchungen passen sich nach einer Benutzerabfrage optional an. Hinweis: Die Ausgabe zur Anlage EÜR ist optional in der Lage, Bewirtungskosten in der Ausgabe automatisch aufzuteilen, falls diese nur mit 100% auf das Konto 4650 (SKR03) bzw (SKR04)

331 Buchhaltungswissen 331 gebucht wurden. Empfehlenswerter ist es jedoch, die Bewirtung aufgeteilt zu buchen. 3.4 Durchschnittsbesteuerung 24 UStG Hinweise zur Durchschnittsbesteuerung für Land- und Forstwirte: Um die Durchschnittssteuersätze von z.b. 5,5% und 10,7% in der Buchungsmaske nutzen zu können, muss bei diesen in der Verwaltung der Steuersätze die Einstellung Anzeigen aktiviert werden. In der Kontenverwaltung existieren dazu folgende Konten: Erlöskonten: 8190 (SKR03) / 4180 (SKR04) Erlöse, die mit den Durchschnittssätzen des 24 UStG versteuert werden. Dem Konto kann bei der Buchung dann der korrekte Durchschnittssteuersatz zugewiesen werden. Hinweis: Bei der Neuanlage von weiteren Erlöskonten, die vom obig aufgeführten Konten abgeleitet sind, ist darauf zu achten, dass diese die passende Zuweisung für die Anlage EÜR, UStVA und UStErkl haben: Typ: Einnahme. USt.-Pos: 76 USt.-ErklPos: 257 EÜR-Pos.: USt.-Satz: USt. 5.5% oder USt. 10,7% Aufwandskonten: 3070 (SKR03) / 5170 (SKR04) Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 5,5 % Vorsteuer 3071 (SKR03) / 5171 (SKR04) Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 10,7 % Vorsteuer 3505 (SKR03) / 5505 (SKR04) Wareneingang 5,5 % Vorsteuer 3540 (SKR03) / 5540 (SKR04) Wareneingang 10,7 % Vorsteuer Skontikonten: 3794 (SKR03) / 3796 (SKR03) / 3798 (SKR03) / Vorsteuer 3788 (SKR03) / Vorsteuer 5794 (SKR04) Erhaltene Skonti 5,5 % Vorsteuer 5796 (SKR04) Erhaltene Skonti 10,7 % Vorsteuer 5798 (SKR04) Erhaltene Skonti aus Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 5,5 % 5788 (SKR04) Erhaltene Skonti aus Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 10,7 % Es stehen folgende Konten mit dem Steuersatz in Verbindung: 8190 (SKR03), 4180 (SKR04) Erlöse, die mit den Durchschnittssätzen des 24 UStG versteuert werden: Einstellungen zu den Aufwands- und Skontikonten: Typ: Ausgabe.

332 332 Taxpool-Buchhalter Hilfe USt.-Pos: Kein Eintrag. USt.-ErklPos: Kein Eintrag. EÜR-Pos.: USt.-Satz: USt. 5.5% oder USt. 10,7% 3.5 Geldtransit Bei einem Transfer von einem Bankkonto zu einem Bankkonto oder einem Bankkonto zur Kasse spricht man von einem Geldtransit. Da es sich dabei um einen Vorgang mit zwei Belegen mit evtl. abweichendem Belegdatum handelt, sollte unbedingt das Geldtransitkonto benutzt werden und nicht direkt Finanzkonto an Finanzkonto gebucht werden. Angenommen, Sie heben 1000 EUR von der Bank ab, um es in die Kasse zu legen: Buchen Sie dies wie folgt: Einfach-Buchen-Modus: Abheben des Geldes: Datum: Datum des Kontoauszugs. Wählen Sie unter Konto 'Bank' aus. Wählen Sie die Buchungsvorlage 'Geldtransit Ausgabe' aus oder wählen Sie die Kategorie 'Geldtransit' (Konto 1360 im SKR03, bzw im SKR04) aus. Aktivieren Sie den Schalter Ausgabe. Steuer: Ohne. Einlage des Geldes in die Kasse: Datum: Datum der Einlage. Wählen Sie unter Konto 'Kasse' aus. Wählen Sie die Buchungsvorlage 'Geldtransit Einnahmen' aus oder wählen Sie die Kategorie 'Geldtransit' (Konto 1360 im SKR03) aus. Aktivieren Sie den Schalter Einnahme. Steuer: Ohne. Expertenmodus: Abheben des Geldes: Datum: Datum des Kontoauszugs. Sollkonto: 1360 im SKR03, bzw im SKR04 (Geldtransit). Habenkonto: 1200 im SKR03 (Bank). Steuer: Ohne. Einlage des Geldes in die Kasse: Datum: Datum der Einlage. Sollkonto: 1000 im SKR03 (Kasse). Habenkonto: 1360 im SKR03, bzw im SKR04 (Geldtransit). Steuer: Ohne. Dieses Beispiel läßt sich analog auf zwei Bankkonten übertragen.

333 Buchhaltungswissen 333 Hinweis: Erzeugen Sie sich evtl. zweckmäßigerweise für den Geldtransit mit der Kasse Eigenbelege. 3.6 Gutschrift und Storno Storno: Stornos werden in der Regel für Korrekturbuchungen benutzt, beispielsweise, wenn eine Zahlung doppelt erfasst wurde. Bei einem Storno wird eine Kopie der zu stornierendem Buchung erzeugt, bei der Soll und Haben vertauscht sind. Nach einem Storno lassen sich sowohl die Originalbuchung als auch die Umkehrbuchung nicht mehr bearbeiten, eine Ausnahme bilden Stornobuchungen im Stapel, dort ist es möglich diese zu löschen, wobei der Löschvorgang beide Buchungen entfernt. Beispiel: Eine Zahlung wurde im Januar doppelt verbucht, die USt.-Voranmeldungen erfolgen monatlich, der Fehler wurde Anfang Februar bemerkt, die Stornobuchungen erhält das aktuelle Datum im Februar, der Fehler wird dadurch in der Februar-Anmeldung korrigiert. Gutschrift: Eine Ausgangsrechnung, die bereits versandt wurde, sollte bei Korrektur nicht storniert werden, da die Gefahr besteht, dass der Empfänger bereits den Vorsteuerabzug geltend gemacht hat. Ausnahme: Man hätte das Original dazu zurückerhalten und man hätte Original und Kopie ungültig gemacht und das Jahr des Rechnungsdatums wäre noch nicht abgeschlossen. Anstelle des Stornos werden eine Gutschrift und evtl. eine neue Rechnung erstellt und versandt. Bei einer Gutschrift wird eine Kopie der zu stornierendem Buchung erzeugt, bei der Soll und Haben vertauscht sind. Die Gutschrift wird nach der Erzeugung in den Stapel überführt, sofern es sich nicht um eine SplittUnterbuchung handelt. Gutschriften lassen sich bearbeiten. Aufbau von Storno-Buchungen: In der Stornobuchung sind Soll und Haben vertauscht. Damit gleichen sich der ursprüngliche Beleg und der Storno-Beleg aus. Zu einer Storno-Buchung gehört also immer eine Gegenbuchung. Stornierte Splitt-Sub-Buchungen bilden eine Ausnahme, es kann eine Gegenbuchung vorhanden sein, sofern die Splitt-Sub-Buchung z.b. manuell in der Buchungsmaske storniert wurde, sofern jedoch die Splitt-Haupt-Buchung storniert wurde, wird keine zusätzliche Stornobuchung für die einzelnen Splitt-Sub-Buchungen angelegt. Stornobuchungen lassen sich nicht mehr bearbeiten oder löschen, sofern die Originalbuchung bereits in das Journal (=endgültige Buchungen) ausgebucht wurde. Stornobuchungen im Stapel lassen sich nicht bearbeiten, aber löschen, in diesem Fall werden sowohl die Originalbuchung als auch die Stornobuchung entfernt.

334 Taxpool-Buchhalter Hilfe KFZ-Kosten, Fahrtkosten, KFZ private Nutzung Alle Buchungen können in der Buchungsmaske Expertenmodus durchgeführt werden. Private KFZ-Nutzung mit Steuer: (Soll) 1880 (SKR03) / 2130 (SKR04) Unentgeltliche Wertabgaben an (Haben) 8921 (SKR03) / 4645 (SKR04) Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Kfz-Nutzung) Private KFZ-Nutzung ohne Steuer: (Soll) 1880 (SKR03) / 2130 (SKR04) Unentgeltliche Wertabgaben an (Haben) 8924 (SKR03) / 4639 (SKR04) Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Kfz-Nutzung) KFZ-Abschreibungen: Diese werden bei Benutzung der Anlagenverwaltung automatisch gebucht und erscheinen bei der Anlage EÜR in der Position (AfA auf bewegliche Wirtschaftsgüter (z. B. Maschinen, Kfz)). Tatsächliche Kraftfahrzeugkosten und andere Fahrtkosten (laufende und feste Kosten ohne AfA und ohne Zinsen): (In der Anlage EÜR Position ) (SKR03) / 7685 (SKR04) Kfz-Steuer 4520 (SKR03) / 6520 (SKR04) Kfz-Versicherungen 4530 (SKR03) / 6530 (SKR04) Laufende Kfz-Betriebskosten 4540 (SKR03) / 6540 (SKR04) Kfz-Reparaturen 4550 (SKR03) / 6550 (SKR04) Garagenmiete 4560 (SKR03) / 6580 (SKR04) Mautgebühren 4570 (SKR03) / 6560 (SKR04) Mietleasing Kfz 4580 (SKR03) / 6570 (SKR04) Sonstige Kfz-Kosten 4590 (SKR03) / 6590 (SKR04) Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge Hinweis: Die Zuordnungen dazu wurden in 2013 geändert. Kraftfahrzeugkosten für Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte, Familienheimfahrten (pauschaliert oder tatsächlich): Bei EÜR (In der Anlage EÜR Position ): (Soll) Konto 1800 (SKR03) / 2100 (SKR04) Privatentnahmen an (Haben) 4680 (SKR03) / 6690 (SKR04) Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten (Haben) Bei Bilanzierung: (Soll) Konto 4679 (SKR03) / 6689 (SKR04) Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten (nicht abziehbarer Anteil) an (Haben) 4680 (SKR03) / 6690 (SKR04) Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten (Haben) Mindestens abziehbare Kraftfahrzeugkosten Wege zwischen Wohnung und

335 Buchhaltungswissen 335 Betriebsstätte (Pendlerpauschale); Familienheimfahrten: Bei EÜR (In der Anlage EÜR Position ): (Soll) Konto 1800 (SKR03) / 2100 (SKR04) Privatentnahmen an (Haben) 4678 (SKR03) / 6688 (SKR04) Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten (abziehbarer Anteil) Bei Bilanzierung: (Soll) Konto 4678 (SKR03) / 6688 (SKR04) Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten (abziehbarer Anteil) an (Haben) 4679 (SKR03) / 6689 (SKR04) Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten (nicht abziehbarer Anteil) 3.8 Leistungen nach 13b UStG Normalerweise ist der Unternehmer, der die Leistung erbringt, der Schuldner der Umsatzsteuer, es gibt jedoch Ausnahmen. Ein Leistungsempfänger schuldet bei den folgenden steuerpflichtigen Umsätzen die Umsatzsteuer: 1. Werklieferungen und sonstige Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers; 2. Lieferungen sicherungsübereigneter Gegenstände durch den Sicherungsgeber an den Sicherungsnehmer außerhalb des Insolvenzverfahrens; 3. Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen; 4. Werklieferungen und sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen, mit Ausnahme von Planungs- und Überwachungsleistungen. Nummer 1 bleibt unberührt; 5. Lieferungen von Gas und Elektrizität eines im Ausland ansässigen Unternehmers unter den Bedingungen des 3g. Für weitere Informationen lesen Sie bitte im 13 des Umsatzsteuergesetzes nach. Der Leistungsempfänger kann die von ihm nach 13b Abs. 2 UStG geschuldete Steuer als Vorsteuer abziehen,wenn er die Leistung für sein Unternehmen bezieht und zur Ausführung von Umsätzen verwendet, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen ( 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 4 UStG). Von 13b des Umsatzsteuergesetzes sind folgende Konten betroffen: 3100 (SKR03) bzw (SKR04), Fremdleistungen für die als Leistungsempfänger die Steuer nach 13b Abs. 2 UstG geschuldet wird 3120 (SKR03) bzw (SKR04), Bauleistungen eines im Inland ansässigen Unternehmers 19 % Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer Beispiel zu Fremdleistungen, Bauleistungen eines im Inland ansässigen Unternehmers 19 % Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer: Ein Bauunternehmer A beauftragt einen anderen Bauunternehmer B zum Einbau eines Heizungssystems. B stellt A eine Rechung über aus (ohne Umsatzsteuer). In der Rechnung wird darauf verwiesen, dass A als Empfänger die Umsatzsteuer schuldet.

336 Taxpool-Buchhalter Hilfe Sonstige Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Unternehmers Sonstige Leistungen ab : Bei sonstigen Leistungen an einen Unternehmer (B2B) ist der Ort der sonstigen Leistung dort, wo der Leistungsempfänger sein Unternehmen betreibt oder die Betriebsstätte unterhält, die die Leistung empfängt (Empfängerortprinzip). Verwendet der Leistungsempfänger zum Leistungsbezug seine UmsatzsteuerIdentifikationsnummer, kann der leistende Unternehmer davon ausgehen, dass die Leistung von einem Unternehmer bezogen wird. Die Steuerschuld liegt beim Leistungsempfänger (Umkehr der Steuerschuld oder international: Reverse Charge). Ist der Leistungsempfänger vorsteuerabzugsberechtigt, gleichen sich die geschuldete Umsatzsteuer und der Vorsteuerabzug hieraus aus. Der Leistungserbringer darf in diesem Fall in seiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Siehe dazu: BGB 14: Unternehmer: 14.html 3a UStG: Ort der sonstigen Leistung: 13b UStG: 13b.html Leistungsempfänger: Beispiele für bekannte Leistungsanbieter aus der EU, die von deutschen Leistungsempfängern in Anspruch genommen werden: backlinkseller (Estland): Estland ist EU-Mitglied seit Google AdWords (Irland). Facebook Ads (Irland). Amazon Marketplace (Luxemburg). Ebay-Gebühren (Luxemburg). Skype-Gebühren (Luxemburg). Microsoft Office 365 (Irland). ITunes Store (Luxemburg). Beispiel 1: Ein deutscher Unternehmer schaltet bei dem ausländischen Unternehmen Google Irland Anzeigen. Beispiel 2: Ein deutsches Unternehmen lässt sich von einem österreichischen Unternehmen bei der Realisierung einer Software beraten oder eine Software programmieren. Beispiel 3: Ein deutsches Unternehmen kauft eine neue Software bei einem irischen Unternehmen. Die Software wird elektronisch (z.b. mittels Download-Link, -Anhang, Freischaltdaten) bereitgestellt. Verwendete Konten: Seit 2010 müssen von EU-Unternehmen in einem anderen EU-Land erbrachte sonstige Leistungen in der Umsatzsteuervoranmeldung separat ausgewiesen werden (Felder 46 und 47, vorher Felder 52 und 53). Unternehmer mit Vorsteuerabzug: Konten 3113 (SKR03) bzw (SKR04) (Sonstige Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Unternehmers 7% VSt und 7% USt). Konten 3123 (SKR03) bzw (SKR04) (Sonstige Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Unternehmers 19% VSt und 19% USt).

337 Buchhaltungswissen 337 Unternehmer ohne Vorsteuerabzug: Konten 3133 (SKR03) bzw (SKR04) (Sonstige Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Unternehmers ohne VSt und 7 % USt). Konten 3143 (SKR03) bzw (SKR04) (Sonstige Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Unternehmers ohne VSt und 19% USt). Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Taxpool -Buchhalter den Betrag ohne Steuer bucht, die weitere Steuerberechnung erfolgt intern. Wichtig: Geben Sie bei der Buchung den Nettobetrag ein. Taxpool -Buchhalter bucht die zugehörige Umsatzsteuer/Vorsteuer automatisch folgendermaßen: Haben: 1787 (SKR03) bzw (SKR04), Umsatzsteuer nach 13b UStG. Soll: 1577 (SKR03) bzw (SKR04), Vorsteuer nach 13b UStG. Leistungserbringer: Beispiele für bekannte Leistungsempfänger aus der EU, denen deutsche Anbieter Leistungen bereitstellen: Amazon Partnerprogramm (Amazon Partnernet): Amazon EU S.a.r.l, Luxemburg, USt-ID: LU Google Adsense: Google Irland, USt-ID: IE V Beispiel 1: Ein deutscher Unternehmer blendet auf seiner Webseite Google Adsense Werbung ein und generiert dadurch Einnahmen. Beispiel 2: Ein deutsches Unternehmen erstellt eine Individual-Software für eine österreichische Firma, es ist dabei egal, ob die Software auf elektronischem Weg oder als Datenträger überlassen wird. Beispiel 3: Ein deutsches Unternehmen verkauft eine Standard-Software an eine österreichische Firma, die Software wird auf elektronischem Weg überlassen. Verwendete Konten: Seit 2010 müssen Erlöse für sonstige Leistungen, die für Unternehmen im einem anderen EU-Land erbracht werden, in der Umsatzsteuervoranmeldung in Feld 21 ausgewiesen werden. Dazu gibt es die Konten 8336 (SKR03) bzw (SKR04) (Erlöse aus im anderen EU-Land steuerpflichtigen sonstigen Leistungen, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet). Passend dazu gibt es die Skonti-Konten 8742 (SKR03) bzw (SKR04) (Gewährte Skonti aus Erlöse aus im anderen EU-Land steuerpflichtigen sonstigen Leistungen, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet). Der Leistungsempfänger ist kein Unternehmer (B2C), sondern z.b. eine Privatperson mit einem Wohnsitz in der EU: Regel bei EU und B2C: Der Leistungsort ist dort wo der Leistungserbringer sein Unternehmen betreibt. Beispiel 1: Eine deutsche Autowerkstatt repariert das Auto einer Privatperson mit Wohnsitz in Belgien, die Autowerkstatt erstellt eine Rechnung mit der deutschen Umsatzsteuer. Der Leistungsempfänger ist zwar Unternehmer (B2B), hat dies jedoch nicht ausreichend nachgewiesen: Beispiel 2: Eine deutscher Kunde kauft ein Guthaben bei Skype (Belgien), er vergisst, dort seine USt-ID einzutragen, der Leistungsempfänger wird nicht als Unternehmer eingestuft und erhält eine Rechnung mit der belgischen Umsatzsteuer in Höhe von 15%. Die EU-Steuer des anderen Staates kann nicht als Vorsteuer abgezogen werden, man würde also eine steuerfreie Ausgabe buchen. Ab einem bestimmten Betrag ist aber eine Vorsteuervergütung möglich:

338 338 Taxpool-Buchhalter Hilfe Hinweis: Die Erlöskonten sind bereits in der Kunden- und Lieferantenverwaltung vorkonfiguriert und müssen bei Bedarf nur im Register Vorgaben aktiviert werden. Es empfiehlt sich, häufig benutzte Leistungsempfänger/Leistungsanbieter als Kunden/Lieferanten in der Kunden- und Lieferantenverwaltung anzulegen Sonstige Leistungen an oder von Unternehmern in Drittländern (z.b. China, Norwegen, USA, Schweiz) Sonstige Leistungen ab : Bei sonstigen Leistungen an einen Unternehmer (B2B) ist der Ort der sonstigen Leistung dort, wo der Leistungsempfänger sein Unternehmen betreibt oder die Betriebsstätte unterhält, die die Leistung empfängt (Empfängerortprinzip). Verwendet der Leistungsempfänger zum Leistungsbezug seine UmsatzsteuerIdentifikationsnummer, kann der leistende Unternehmer davon ausgehen, dass die Leistung von einem Unternehmer bezogen wird. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der EU-Länder gilt aber nur für EU-Länder, nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer, die am Besteuerungsverfahren des 18 Abs. 4c und 4d UStG (Sonderregelung) teilnehmen wollen, können sich jedoch für eine Umsatzsteuerabführung registrieren, sie erhalten dann eine entsprechende EU-VAT-Nummer, die mit 'EU' anfängt. Eine Validierung der Nummer (EU + VAT number) ist bisher im VIES-System (http://ec.europa.eu/ taxation_customs/vies/) der EU nicht möglich. Zitat: "Die durch 18 Abs. 4c und 4d UStG eingeführte Sonderregelung richtet sich an nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer, die ausschließlich auf elektronischem Weg sonstige Leistungen an in der EU ansässige Nichtunternehmer (insbesondere Privatpersonen) erbringen und in keinem anderen Mitgliedstaat für Zwecke der Umsatzsteuer erfasst sind." Quelle: VAT_on_eService/VAT_on_eService_node.html Bei Firmen aus Drittländern, die keine EU-VAT-Nummer besitzen, kann anstelle dessen eine Bestätigung der Steuerbehörde des Landes oder ein Registerauszug dienen. B2B: Die Steuerschuld liegt beim Leistungsempfänger (Umkehr der Steuerschuld oder international: Reverse Charge). Ist der Leistungsempfänger vorsteuerabzugsberechtigt, gleichen sich die geschuldete Umsatzsteuer und der Vorsteuerabzug hieraus aus, sofern dieser Vorgang im Empfängerland vorgesehen ist. B2C: Ist der Leistungsempfänger im Drittland kein Unternehmer liegt die Steuerschuld ebenfalls beim Leistungsempfänger. Der Leistungserbringer darf in diesem Fall in seiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Siehe dazu: BGB 14: Unternehmer: 14.html 3a UStG: Ort der sonstigen Leistung: 13b UStG: 13b.html

339 Buchhaltungswissen 339 Leistungsempfänger: Beispiele für bekannte Leistungsanbieter aus der EU, die von deutschen Leistungsempfängern in Anspruch genommen werden: a) Anbieter mit EU-Registrierungsnummer: Fotolia LLC (USA). istockphoto (Kanada). b) Anbieter ohne EU-Registrierungsnummer: Bing Ads (Microsoft, USA). Beispiel 1: Ein deutscher Unternehmer kauft Credits bei Fotolia. Beispiel 2: Ein deutscher Unternehmer lässt sich in Fragen zur Softwareentwicklung von einem russischen Unternehmen beraten. Verwendete Konten: Der Empfänger ist Unternehmer in der EU, seine USt-ID wurde beim Dienstleister in den Kundendaten eingetragen, er erhält eine steuerfreie Rechnung: Konten 3125 (SKR03) bzw (SKR04) (Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers 19 % Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer). Der Empfänger ist Unternehmer in der EU seine USt-ID diese wurde jedoch *nicht* beim Dienstleister in den Kundendaten eingetragen, er erhält eine Rechnung mit der Umsatzsteuer seines Landes: Konten 3145 (SKR03) bzw (SKR04) (Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers ohne Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer). Unternehmer ohne Vorsteuerabzug: Konten 3145 (SKR03) bzw (SKR04) (Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers ohne Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer). Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Taxpool -Buchhalter den Betrag ohne Steuer bucht, die weitere Steuerberechnung erfolgt intern. Wichtig: Geben Sie bei der Buchung den Nettobetrag ein. Taxpool -Buchhalter bucht die zugehörige Umsatzsteuer/Vorsteuer automatisch folgendermaßen: Haben: 1787 (SKR03) bzw (SKR04), Umsatzsteuer nach 13b UStG. Soll: 1577 (SKR03) bzw (SKR04), Vorsteuer nach 13b UStG. Weitere Hinweise zu Bildlizenzen: Die Leistung wird eigentlich erst mit dem Tausch der Credits gegen die Bildnutzungsrechte erbracht und nicht mit dem Erwerb der Credits. Beim Kauf der Bildlizenzen mittels der Credits ist evtl. eine Aktivierung als immaterieller Vermögensgegenstand zu prüfen (Kriterien, z.b. Nutzung über mehrere Jahre, Veräußerbarkeit der Lizenz). Leistungserbringer: Beispiel 1: Ein deutsches Unternehmen berät eine norwegische Firma bei Fragen zur Softwareentwicklung. Beispiel 2: Ein deutscher Anwalt berät einen Unternehmer aus der Türkei. Verwendete Konten: Konten 8338 (SKR03) bzw (SKR04) (Erlöse aus im Drittland steuerbaren Leistungen, im Inland nicht steuerbare Umsätze).

340 340 Taxpool-Buchhalter Hilfe Hinweis: Die Erlöskonten sind bereits in der Kunden- und Lieferantenverwaltung vorkonfiguriert und müssen bei Bedarf nur im Register Vorgaben aktiviert werden. Es empfiehlt sich, häufig benutzte Leistungsempfänger/Leistungsanbieter als Kunden/Lieferanten in der Kunden- und Lieferantenverwaltung anzulegen Sonstige Leistungen mit Ausnahmen vom Empfängerortprinzip Enter topic text here. 3.9 Innergemeinschaftliche Lieferung Eine innergemeinschaftliche Lieferung ist eine Lieferung vom Inland in ein anderes EU-Land. Normalerweise ist diese Lieferung steuerfrei. Voraussetzung dafür ist die Verwendung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die sowohl der Lieferant als auch der Empfänger gegenüber nachweisen müssen. Die Besteuerung wird durch das Land des Empfängers sicher gestellt, daher ist eine gesonderte Meldung der innergemeinschaftlichen Lieferungen erforderlich. Die Buchung geschieht auf das Konto 8125 (SKR03) bzw (SKR04) (Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung 4 Nr. 1b UStG). Beispiel: Ein deutscher Unternehmer liefert Ware zum Preis von an einen italienischen Unternehmer. Buchung im Expertenmodus (SKR03): Soll: 1200 Bank Haben: 8125 Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung Buchung im Einfach-Buchen-Modus (SKR03): Konto: Bank Kategorie: 8125 Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung Einstellung: Einnahme Innergemeinschaftlicher Erwerb Ein innergemeinschaftlicher Erwerb ist der Erwerb einer Lieferung eines vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmers aus einem anderen EU-Land. Der Unternehmer muss die Rechnung im Inland versteuern. Auf der Rechnung müssen die Steuerfreiheit der Lieferung, sowie die UmsatzsteuerIdentifikationsnummern der Unternehmer vermerkt sein. Eine Steuerbefreiung besteht, wenn die Erwerbsschwelle von nicht überschritten wird. Dabei geht man vom Gesamtbetrag der innergemeinschaftlichen Erwerbe im vorangegangenen Kalenderjahr und von den voraussichtlichen Gesamtbetrag der innergemeinschaftlichen Erwerben im laufenden Kalenderjahr aus. Ausgenommen von der Erwerbsschwelle sind Lieferungen verbrauchssteuerpflichtiger Waren (z.b. Alkohol, Mineralöl, Tabakwaren). Die Buchung geschieht auf das Konto 3425 (SKR03) bzw (SKR04) (Innergemeinschaftlicher

341 Buchhaltungswissen 341 Erwerb 19 % Vorsteuer 19 % Umsatzsteuer). Beispiel: Ein griechischer Unternehmer liefert Ware zum Preis von an einen deutschen Unternehmer. Buchung im Expertenmodus (SKR03): Soll: 1200 Bank (bei Verwendung offener Posten 1600) Haben: 3425 Innergemeinschaftlicher Erwerb 19 % Vorsteuer 19 % Umsatzsteuer Buchung im Einfach-Buchen-Modus (SKR03): Konto: Bank Kategorie: 3425 Innergemeinschaftlicher Erwerb 19 % Vorsteuer 19 % Umsatzsteuer Einstellung: Ausgabe. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Taxpool -Buchhalter den Betrag ohne Steuer bucht, die weitere Steuerberechnung erfolgt intern. Wichtig: Geben Sie bei der Buchung den Nettobetrag ein. Taxpool -Buchhalter bucht die zugehörige Umsatzsteuer/Vorsteuer automatisch folgendermaßen: Haben: 1774 (SKR03) bzw (SKR04), Umsatzsteuer aus innergemein. Erwerb Soll: 1574 (SKR03) bzw (SKR04), Vorsteuer aus innergemein. Erwerb Import aus einem Drittland (China, USA,...) Wareneingang (steuerfrei): SKR / SKR Zollgebühren: SKR / SKR Einfuhrumsatzsteuer: SKR / SKR Transportversicherung: SKR / SKR MOSS/Meldepflicht für elektronisch erbrachte Dienstleistungen an Nichtunternehmer im EU-Ausland Sofern Telekommunikationsdienstleistungen, Rundfunk und Fernsehdienstleistungen und auf elektronischem Weg erbrachte Dienstleistungen an Nichtunternehmer im EU-Ausland erbracht werden, müssen die getätigten Umsätze ab 2015 entweder direkt in den einzelnen EU-Staaten oder beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gemeldet werden, siehe dazu auch nachfolgendes BMFSchreiben. Der leistende Unternehmer ist in diesem Fall seit 2015 Schuldner der Umsatzsteuer. Um Unternehmen die Umsatzsteuer-Registrierung im EU-Ausland zu ersparen, wurde das MOSSVerfahren ("Mini-One-Stop-Shop" oder auch "Kleine Einzige Anlaufstelle")/KEA) eingeführt. Dazu ist seit Oktober 2014 die Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern möglich: BZST

342 342 Taxpool-Buchhalter Hilfe Auf der Seite befindet sich auch eine FAQ zu dem Thema. Eine Abgabemöglichkeit über Elster existiert derzeit nicht. Umsetzung im Programm: Neue Konten: 8331 (SKR03) / 4331 (SKR04): Erlöse aus im anderen EU-Land steuerpflichtigen elektronischen Dienstleistungen (SKR03) / 3798 (SKR04): Umsatzsteuer aus im anderen EU-Land steuerpflichtigen elektronischen Dienstleistungen (SKR03) / 3799 (SKR04): Steuerzahlungen aus im anderen EU-Land steuerpflichtigen elektronischen Dienstleistungen an kleine einzige Anlaufstelle (KEA/MOSS). Neuer Steuersatz: In der Steuersatzverwaltung ist ein neuer Steuersatz "MOSS/Elektronische sonstige Leistung an Privatperson im anderen EU-Land" enthalten. Mit dem Schalter Erweitert kann dieser konfiguriert werden. Mit dem Schalter Bearbeiten können nicht-relevante EU-Länder deaktiviert und eine Vorauswahl festgelegt werden. Hinweis: Es können alle Buchungen mit einem Steuersatz ausgeführt werden, eine Spezialisierung nach einem entsprechenden Land ist optional möglich, aber nicht notwendig, da bei der Buchung Auswahlmöglichkeiten bestehen und die Auswertung die Daten nach den EU-Ländern auflöst. Um trotzdem verschiedene Steuersätze anzulegen, die jeweils eine vorkonfigurierte Landeseinstellung enthalten, müssen diese manuell in der Steuersatzverwaltung (Schalter Neu) angelegt werden. Danach kann im Eigenschaftsdialog (Schalter Erweitert) mit dem Schalter Zuweisen ein spezieller Steuersatz eines Landes zugewiesen werden. Der Schalter Entfernen hebt die spezielle Zuweisung wieder auf. Buchungsmaske: In der Hauptbuchungsmaske befindet sich neben der Steuersatzauswahl eine Auswahl für den jeweiligen EU-Steuersatz. Kunden- und Lieferantenverwaltung: Im Register Vorgaben ist der Eintrag 'Erlöse aus im anderen EU-Land steuerpflichtigen elektronischen Dienstleistungen' für das Konto 8331/4331 vorgesehen, dieser muss nur aktiviert werden, anschliessend kann der Erlöskontentyp sowohl für einfache Rechungen als auch in der Auftragserstellung genutzt werden, es existieren jeweils Auswahlmöglichkeiten für die einzelnen EUSteuersätze. Wird für einen Kunden eine neue Rechnung erstellt, wird die Landeseinstellung im Register Rechnungsdaten genutzt, um den Steuersatz voreinzustellen.

343 Buchhaltungswissen 343 Buchungen mit der Schnellsuche finden: Suche nach dem Steuersatz (der ID-Wert muss in der Steuersatzverwaltung nach Auswahl des Steuersatzes abgelesen werden): Suche nach dem Konto (8331 (SKR03) / 4331 (SKR04)): Evtl. Buchungen, die vor der MOSS-Unterstützung im Programm mit einem anderen Konto gebucht wurden, ändern: Sollten bereits zuvor Buchungen mit einem eigenen Konto plus eigens angelegtem Steuersatz gebucht worden sein, können diese zuerst gesucht werden:

344 344 Taxpool-Buchhalter Hilfe Und dann entweder nach der Suche manuell in der Buchungsmaske geändert werden, oder sofern es sich immer um den gleichen Steuersatz handelt, durch Zuweisung des neuen Kontos und des neuen Steuersatzes und des EU-Ländercodes geändert werden:

345 Buchhaltungswissen 345 Es sollte dabei die Datensicherung aktiviert werden, um notfalls die Änderungen zurücksetzen zu können. Auswertung: Die Auswertung für die Anmeldung mittels MOSS geschieht über den Menüpunkt 'Berichte, Ausländische EU-Steuer/MOSS'. Buchung nach der Zahlung der gemeldeten Steuer: a) Entweder eines der nachfolgenden Konten im Einfach-Buchen-Modus als Ausgabe buchen. Als Umbuchung: 1728 (SKR03) / 3798 (SKR04): Umsatzsteuer aus im anderen EU-Land steuerpflichtigen elektronischen Dienstleistungen. oder als separate Auflistung: 1729 (SKR03) / 3799 (SKR04): Steuerzahlungen aus im anderen EU-Land steuerpflichtigen elektronischen Dienstleistungen an kleine einzige Anlaufstelle (KEA/MOSS). b) oder im Expertenmodus im Soll buchen. Als Umbuchung: 1728 (SKR03) / 3798 (SKR04) an Finanzkonto.

346 346 Taxpool-Buchhalter Hilfe oder als separate Auflistung: 1729 (SKR03) / 3799 (SKR04): an Finanzkonto. Beispiel: 200 EUR spanische Umsatzsteuer wurden bei der deutschen Finanzbehörde angemeldet und vom Konto 1200 (SKR03) abgebucht: Buchung: 1729 an Buchungsbetrag: 200 EUR Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben werden nach 11 EStG geregelt. Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen, die dem Steuerpflichtigen kurze Zeit vor Beginn oder kurze Zeit nach Beendigung des Kalenderjahres (10-Tage-Regel), zu dem sie wirtschaftlich gehören, zugeflossen sind, gelten als in diesem Kalenderjahr bezogen. Für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben gilt dies entsprechend. Dies gilt auch für Umsatzsteuervorauszahlungen sowie Umsatzsteuererstattungen zwischen dem 20. Dezember und dem 10. Januar (BFH-Urteil vom , XI R 48/05, BStBl II S. 282). Anwendungs-Beispiel: Ein Vermieter hat Wohnungen vermietet. Die monatliche Miete ist jeweils am 1. eines Monats fällig. Ein Mieter überweist die Dezembermiete 2013 am > Berücksichtigung im Jahr Ein Mieter überweist die Januarmiete 2014 am > Berücksichtigung im Jahr Buchungsvorschlag: Bei Ausgaben: Aufwand (im Soll buchen) an 1704 SKR03/3509 SKR04, Sonstige Verbindlichkeiten z. B. nach 11 Abs. 2 Satz 2 EStG für 4/3 EStG. Bei Einnahmen: 1450 SKR03/1220 SKR04, Forderungen nach 11 Abs. 1 Satz 2 EStG für 4/3 EStG (im Soll buchen) an Erlös. Hinweis: Die Buchung muss im Register Expertenmodus erstellt werden. Der Ausgleich des zwischengeschalteten Kontos für Forderungen bzw. Verbindlichkeiten erfolgt dann z.b. bei Zahlungseingang bzw. Zahlungsausgang über das Finanzkonto.

347 Kapitel IV

348 348 Taxpool-Buchhalter Hilfe 4 Begriffe 4.1 Afa Afa=Absetzung für Abnutzung. 4.2 Abschreibung Die Gegenstände des Anlagevermögens nutzen sich im Laufe der Zeit ab oder können aufgrund technischer Fortschritte nicht mehr für eine konkurrenzfähige Produktion eingesetzt werden. Dieser Wertverlust wird als Abschreibung bezeichnet und kann als Aufwand in der Gewinnermittlung geltend gemacht werden. In der Regel werden die Kosten der Anschaffung über die vorgesehene Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben. Die nachfolgend genannten Anschaffungs- oder Herstellungskosten (AHK), beziehen sich auf den Nettowert. Gewährte Boni, Skonti oder andere Preisnachlässe sind von den Anschaffungskosten abzusetzen. Abschreibungsmet Voraussetzung bis Voraussetzung ab hoden inkl Keine. Geringwertige Geringwertige Wirtschaftsgut sofort Wirtschaftsgüter Wirtschaftsgüter als Ausgabe buchen. (GWG) bis 60 EUR (GWG) bis 150 EUR AHK. AHK. GWG Geringwertige Bisherige GWG Wirtschaftsgüter AHK entfällt. >60 EUR <=410 EUR. GWG-Sammelpool Geringwertige (ab 2008) Wirtschaftsgüter AHK >150 EUR <=1000 EUR. Degressive Abschreibung Lineare Abschreibung Vorschrift Vollständige Abschreibung im Jahr der Anschaffung. Alle GWGs, die innerhalb eines Wirtschaftsjahres angeschafft wurden, sind in einem Sammelposten zu erfassen. Die Abschreibung erfolgt linear über 5 Jahre (20% jährlich). Bewegliche Güter des Degressive Abschreibung mit max. 20% Anlagevermögens. Abschreibung entfällt. jährlich, ab 2006 mit max. 30% AHK>410 EUR. jährlich vom jeweiligen Buchwert. Gewöhnliche Nutzungsdauer lt. Afa-Tabelle. Wirtschaftsgüter Wirtschaftsgüter Gleichmässige Abschreibung AHK>410 EUR. AHK>1000 EUR. über die Nutzungsdauer (ND). Abschreibung % jährlich=1200/ ND im Monaten. Gewöhnliche Nutzungsdauer lt. Afa-Tabelle.

349 Begriffe Anlagevermögen Zum Anlagevermögen zählen die in einem Betrieb längerfristig eingesetzten Wirtschaftsgüter. Laut 247 Abs. 2 HGB sind alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens, die dazu bestimmt sind, dauerhaft dem Geschäftsbetrieb zu dienen, Bestandteil des Anlagevermögen. Anlagegüter sind im Gegensatz zu den im Betrieb hergestellten Produkten und den für den Produktionsprozess benötigten Hilfsmitteln während ihrer betrieblichen Nutzung nicht zum Verbrauch, der eigenen Weiterverarbeitung oder dem Verkauf bestimmt. 4.4 Aufteilen/Splitten Eine Splittbuchung ist eine Aufteilung des Rechnungsbetrages auf verschiedene Konten. Ein Beispiel für einen gesplittete Ausgabe ist z.b. eine Rechnung mit verschiedenen Steuersätzen. Ein Beispiel für eine gesplittete Einnahme ist z.b. ein Scheckeinreicher. Aufbau von Splitt-Buchungen: Eine Splitt-Buchung besteht aus einer Haupt-Buchung, die nur der Verwaltung dient, und beliebig vielen Sub-Buchungen. In der Hauptbuchung ist nur eine Kontenseite gültig. Im Gegensatz zu klassischen Splitt-Buchungen ist die Kontenseite (Soll oder Haben) egal, da diese Informationen in den Sub-Buchungen festgelegt wird, und eine Haupt-Splitt-Buchung in Berechnungen nicht berücksichtigt wird.. Jede Sub-Buchung muss jedoch das Konto der Haupt-Buchung als Gegenkonto enthalten. Beispiel klassisch: Soll Haben Haupt-Buchung Sub-Buchung 8300 Sub-Buchung Beispiel Soll Taxpool: Haben Haupt-Buchung Sub-Buchung Sub-Buchung Es können jedoch auch Ausgaben mit Einnahmen kombiniert werden: Soll Haben Haupt-Buchung Sub-Buchung Sub-Buchung Haupt-Splitt-Buchungen dienen nur zur Verwaltung der eigentlichen Buchungen und werden bei Berechnungen ignoriert. Sie dienen z.b. zum Löschen oder Stornieren einer kompletten Splitt-Buchung.

350 Taxpool-Buchhalter Hilfe Beleg Ein Beleg ist die schriftliche Dokumentation einer Buchung. Belege sind z. B. Rechnungen oder Bankauszüge. Diese sollten fortlaufend duchnummeriert sein. Die Belege sind 10 Jahre lang aufzubewahren. 4.6 Belegdatum Das Belegdatum ist das Datum des betreffenden Geschäftsvorfalls (z.b. das Ausstellungsdatum der Rechnung oder Zahlung). 4.7 Belegnummer Bei doppelter Buchführung sind Sie zur Nutzung von Belegnummern verpflichtet sind. Aber auch bei der Einnahme-Überschussrechnern ist die Benutzung von Belegnummern, insbesondere bei vielen Belegen, sinnvoll. Mittels der Belegnummernverwaltung ist es einfach, Belegnummernkreise (z. B. Bank, Kasse, Eingangs- und Ausgangsrechnungen) zu erstellen und diese später in der Buchungsmaske anzuwenden. 4.8 Bewegliche Wirtschaftsgüter Beispiele für bewegliche Wirtschaftsgüter: Kfz, Praxis- und Büroausstattung, Computer, Einheiten, Maschinen und andere Anlagen 4.9 Buchungsdatum Das Buchungsdatum ist das Datum an dem die Buchung in der Buchhaltung erfasst wurde und ist nicht zu verwechseln mit dem Belegdatum Buchungsliste Die Buchungsliste befindet sich unterhalb der Buchungsmaske und stellt alle Buchungen des eingestellten Ausgabezeitraums dar. Die Liste läßt sich durch ein Klicken auf die Spaltenköpfe umsortieren Buchungsperiode Durch die Auswahl einer Buchungsperiode kann einer Buchung ein vom Belegdatum abweichender Auswertungsmonat für die Umsatzsteuervoranmeldung und die Zusammenfassende Meldung zugewiesen werden. Anwendungsfall: Es wurde bereits die Umsatzsteuervoranmeldung übermittelt, eine Eingangsrechnung, die anhand des Belegdatums in den übermittelten Zeitraum gehörte, wurde

351 Begriffe 351 jedoch vergessen. Durch die Zuweisung zum nächsten Anmeldungszeitraum wird eine korrigierte Anmeldung vermieden. Hauptbuchungsmaske: Die Zuweisung der Buchungsperiode wirkt sich sowohl auf die Umsatzsteuervoranmeldung als auch auf eine evtl. Zusammenfassende Meldung aus. Kunden- und Lieferantenverwaltung: Typ Gewinner Versteuer Wo die Periode festgelegt wird mittlung ungsart Ausgangsrec Bilanz und Soll Im Register 'Rechnungen'. hnung EÜR Ist Im Register 'Zahlungen' kann den einzelnen Zahlungseingängen separat eine Buchungsperiode zugewiesen werden. Eingangsrech EÜR Soll Im Register 'Rechnungen'. nung Ist Im Register 'Zahlungen' kann den einzelnen Zahlungsausgängen separat eine Buchungsperiode zugewiesen werden. Sofern die Einstellung 'Bei Ist-Versteuerung und EÜR Vorsteuer bei Kreditoren bei Rechnungseingang buchen' gesetzt wurde, Im Register 'Rechnungen'. Bilanz Soll oder Im Register 'Rechnungen'. Ist Hinweis: Für Ausgangsrechungen die sich auf die Zusammenfassende Meldung auswirken, gab es vor den Buchungsperioden bereits die Einstellung Leistung/Lieferung ausgeführt. Dort kann unter Datum ein vom Belegdatum abweichendes Datum eingetragen werden. In diesem Fall (Einstellung 'Bei Rechnungsstellung' nicht ausgewählt) wird die zusätzliche Zuweisung einer Periode ignoriert Buchungsstapel Der Buchungsstapel enthält Buchungen, die noch nicht vollständig verarbeitet wurden (z.b. fehlende Einträge nach dem Import oder Buchungen). Es sollten alle Buchung zuerst im Stapel gebucht werden. Nach dem alle Auswertungen kontrolliert wurden, können die Buchungen in das Journal übernommen werden (ausbuchen) Buchungstext Der Buchungstext erläutert die Buchung. Sie sollten möglichst einen Text eingeben, damit später die Buchung einfacher nachvollziehbar ist. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit Buchungstexte als Vorlage zu speichern. Sie wählen dann in der Buchungsmaske den Text aus und die hinterlegten Konten werden automatisch in die

352 352 Taxpool-Buchhalter Hilfe Buchungsmaske übernommen Debitor Debitor bedeutet Schuldner oder Kunde. Eine Debitorenbuchhaltung verwaltet die offenen Posten von Kunden GWG GWG=Geringwertige Wirtschaftsgüter. Ein geringwertiges Wirtschaftsgut muss: Zum beweglichen, abnutzbaren Anlagevermögen gehören. Selbstständig, dass heißt für sich allein nutzbar sein. Anschaffungskosten, Herstellungskosten oder der Einlagewert, dürfen 150 Euro (ab 2008) (bis inkl. 2007: 410 Euro) nicht übersteigen Immaterielle Wirtschaftsgüter Beispiele für immaterielle Wirtschaftsgüter: Lizenzen, Nutzungsrechte, Patente, Fabrikationsverfahen, Geschäftswert, Kundenstamm, Geschäftswert Journal Das Journal ist eine chronologische Auflistung und Dokumentation aller (endgültigen) Buchungen, die Sie eingegeben haben. Vorläufige Buchungen werden im Buchungsstapel erfaßt und können in das Journal "ausgebucht" werden. Das Journal müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren. Bitte bewahren Sie es sorgfältig auf, da es für eine Steuerprüfung notwendig ist Kreditor Kreditor bedeutet Gläubiger oder auch Lieferant. Eine Kreditorenbuchhaltung verwaltet die Schulden des Unternehmens gegenüber seinen Lieferanten.

353 Begriffe Kasse Eine Kasse ist nur bei Bargeschäften zu führen. Je mehr Bargeschäfte Sie haben, desto höher sind die Dokumentationspflichten Kontenkategorie Die in Taxpool -Buchhalter verwendeten Konto sind nach Kategorien hierarchisch angeordnet. Die drei wichtigsten übergeordneten Kategorien sind: Sachkonten, Debitoren und Kreditoren Kontenplan Als Kontenplan bezeichnet man die für eine Firma verwendeten Konten. In Taxpool -Buchhalter können Sie den Kontenrahmen auf Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen Kontenrahmen Ein Kontenrahmen ist ein vorgegebenes Gerüst von Konten. Innerhalb eines Kontenrahmens existieren eindeutige Kontonummern. Taxpool -Buchhalter verwendet den sog. Standardkontenrahmen (SKR) SKR 03 und den sog. Standardkontenrahmen (SKR) SKR 04. Sollten Sie ein Buchhaltungsanfänger sein und sich nicht mit den beiden Kontenrahmen auskennen, empfehlen wir Ihnen, den Kontenrahmen SKR 03 zu benutzen. Die Auswahl eines Kontenrahmens für ein neues Buchhaltungsdokument läßt sich später nicht mehr rückgängig machen Konto Ein Konto kann man als eine systematische Ablage (Ordner, Kategorie) für eine Rechnung bezeichnen. Jedes Konto hat innerhalb eines sogenannten Kontenrahmens eine eindeutige Nummer und einen bezeichnenden Titel. Z.B. Nummer: 8400, Titel: Umsatzerlöse 19%. Titel und Nummer werden Ihnen in der Buchungsmaske angezeigt. Die Kontonummer dient dem schnellen Auffinden eines Kontos. Ein Buchhalter hat die Nummern der wichtigsten Konten im Normalfall im Kopf. Intern arbeitet Taxpool -Buchhalter nach dem Prinzip der doppelten Buchführung, dort gehören zu einer Buchung immer zwei Konten, ein Haben- und ein Sollkonto. Beispiel: Auf Ihr Bankkonto (Interne Kontonummer 1200) wurden von einem Kunden 1190 EUR für den Kauf Ihrer Software (Interne Kontonummer 8400, falls mit 19% versteuert) überwiesen, dann wird der Betrag auf das Sollkonto 1200 und das Habenkonto 8400 gebucht.

354 354 Taxpool-Buchhalter Hilfe Dadurch lassen sich Buchungen besser nachvollziehen. Im Einfach-Buchen-Modus müssen Sie sich jedoch nicht dem Details von Soll- und Haben-Buchen herumschlagen. Es gibt folgende Kontentypen: Bestandskonten (Erfassung von Beständen an Gütern und Geld): Aktive Bestandskonten (erfassen Aktiva, also die Verwendung von Kapital) Passive Bestandskonten (erfassen Passiva, also die Herkunft von Kapital) Erfolgskonten (Erfassung von erfolgs- also gewinnbeeinflussenden Vorgängen): Aufwandskonten (Aufwand wird in dem Soll des entsprechenden Kontos gebucht) Ertragskonten (Ertrag wird in dem Haben des entsprechenden Kontos gebucht) Ein Bankkonto ist im buchhalterischen Sinne also ein Bestandskonto Selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter Beispiele: Selbständig nutzbar: Einrichtungsgegenstände, z.b. Schreibtisch, Bürotuhl. Faxgerät, Kopierer. Kombigerät Scanner/Drucker. Software, die als sogenanntes 'Trivialprogramm' (R 5.5 EStR) in die GWG-Grenze fällt. Bücher, Fässer, Flaschen. Nicht selbständig nutzbar: Monitor, Drucker. Software, die nicht als 'Trivialprogramm' (R 5.5 EStR) gilt oder über der GWG-Grenze liegt. PKW-Anhänger. Bestuhlung in Kinos und Theatern Unbewegliche Wirtschaftsgüter Beispiel für unbewegliche Wirtschaftsgüter: Gebäude, Grundstücke, Eigentumswohnungen, in Teileigentum stehende Räume und andere Gebäudeteile.

355 Kapitel V

356 356 Taxpool-Buchhalter Hilfe 5 Fragen und Antworten 5.1 Buchungen Buchungen löschen Fragen: 1) Wie kann ich Buchungen löschen? 2) Warum lassen sich bestimmte Buchungen nicht löschen? 1) Buchungen lassen sich auf verschiedene Arten löschen: a) In der Hauptbuchungsmaske: Auswahl einer einzelnen Buchung oder mehrerer Buchungen (Schalter 'Extras, Mehrfachauswahl'), anschließend Betätigen des Schalters L/S/G/D. b) Stapelbuchungen eines Datumsbereichs oder z.b. die zuletzt importierten Stapelbuchungen lassen sich mittels 'Buchungen, Stapel löschen' löschen. c) Mittels der Suchfunktion können Buchungen gefunden und in Verbindung mit der Suchaktion gelöscht werden. 2) Falls sich Buchungen nicht löschen lassen: a) Gesperrter Datumsbereich: Um zu ermitteln, ob die Buchung in einem gesperrten Monat oder abgeschlossenem Jahr liegt, kann dies durch Auswahl des Wirtschaftsjahres in dem das Belegdatum der Buchung liegt und den Menüpunkt 'Buchen, aktuelles Wirtschaftsjahr, Eigenschaften' geschehen. Sofern das Jahr noch nicht endgültig abgeschlossen wurde, kann der Abschluss rückgängig gemacht werden. b) Buchungen, die sich bereits im Journal (=endgültige Buchungen) befinden, können nicht mehr gelöscht werden, diese müssen storniert werden. Anmerkung: Bei Projekten mit dem Gewinnermittlungstyp 'Einnahme-Überschussrechnung', die mit der EÜR-Version erstellt wurden und die in der EÜR-Version bearbeitet werden, können Buchungen im Journal per Einstellung bearbeitet und gelöscht werden, die Einstellung sollte jedoch bei der Einrichtung der Firma deaktiviert und endgültig fixiert werden (Register Verschiedenes im Dialog Einstellungen). c) Automatische Anlagebuchungen: Buchungen, die von der Anlagenverwaltung im Stapel (=vorläufige Buchungen) verwaltet werden, müssen in der Anlagenverwaltung gelöscht werden. Dazu muss die Einstellung 'A' im Abschreibungsplan der entsprechenden Anlage mittels Doppelklick deaktiviert werden. d) Automatische Buchungen der Kunden- und Lieferantenverwaltung: Buchungen, die von der Kunden- und Lieferantenverwaltung verwaltet werden, müssen dort gelöscht werden. 5.2 Elster

357 Fragen und Antworten Authentifizierte Übermittlung bei Elster ab 2013 Frage: Das Finanzamt hat mich darüber informiert, dass die Elster-Daten spätestens ab 2013 authentifiziert übermittelt werden müssen, was ist zu tun? Antwort: 1) Beantragen Sie unter diesem Link ein Zertifikat, sofern noch nicht vorhanden. 2) Danach können Sie das Zertifikat im Elster-Einstellungsdialog mit dem Schalter 'Authentifizierte Anmeldung' zuordnen Häufige Elster-Fehlermeldungen und die Lösungen dazu Allgemein: Fehlermeldung: "Elster konnte nicht initialisiert werden. " Lösung: Für die Elster-Ausführung ist in der vom Elster-Hersteller zum Einsatz empfohlenen aktuellen Version unter Windows XP 32 Bit jetzt das XP-Service-Pack 3 notwendig, in der 64-BitVersion oder späteren Windows-Versionen sollte das Problem nicht auftauchen. Nach der XPService-Pack-Installation muss der Rechner neu gestartet werden. Nachfolgend finden Sie die Downloadseite für das Servicepack: html Weitere Info dazu: https://connect.microsoft.com/visualstudio/feedback/details/811379/vs-2013msvcr120-dll-not-support-windows-xp-sp2-and-earlier Ausnahme: Die neue Elster-Version setzt Computer voraus, die SSE2-Instruktionen unterstützen, dies ist bei älteren Computern (ca. 10 Jahre oder älter) zumeist nicht der Fall. Fehlermeldung: "Es wurden ungültige Steuerzeichen im TransferHeader-Element gefunden." Lösung: Schauen Sie im Dialog 'Einstellungen' (links am Programmfenster) nach, ob dort Sonderzeichen eingetragen sind, die das Problem hervorrufen können. Das Problem konnte auch durch ein Leerzeichen oder ein Minus-Zeichen in der Telefonnummer entstehen. Fehlermeldung: "Die übergebene Unterfallart bzw. der Veranlagungszeitraum werden nicht unterstützt. " Lösung: Gehen Sie bitte im Programm auf <?, Nach Updates suchen> und installieren Sie das aktuelle Programmupdate, dadurch wird das Problem behoben. Beachten Sie dabei, dass es sich evtl. um ein kostenpflichtiges Update handeln kann. Fehlermeldung: "Die übergebene Datenartversion ist unbekannt. "

358 358 Taxpool-Buchhalter Hilfe Lösung: Sofern Sie probiert haben, die UStVA für das Wirtschaftsjahr <=2013 zu übertragen: Es ist generell nicht mehr möglich, die UStVA <=2013 mit Elster abzugeben. Die Umsatzsteuererklärung <=2013 kann aber übermittelt werden. Fehlermeldung: "Die Versandart ist für das angegebene Verfahren nicht erlaubt. " Lösung: Seit dem wird bei der Nutzung von Elster ein Zertifikat benötigt, zuerst muss ein Softwarezertifikat bei Elster beantragt werden, danach muss es im Programm eingetragen werden, bitte lesen dazu bitte nachfolgend nach. Umsatzsteuererklärung: <Feldidentifikator> </Feldidentifikator> Fehlermeldung: "Es wurde erklärt, dass der Steuererklärung eine Anlage UR beigefügt wurde. Auf der Anlage UR wurden jedoch keine Angaben getätigt." Lösung: Sofern Sie keine Einträge in der Anlage UR zu deklarieren haben, kann die dazu passende Einstellung 'Anlage UR beifügen' deaktiviert werden. UStVA: <Feldidentifikator>39</Feldidentifikator> Fehlermeldung: "Wert zu Kennzahl darf nicht negativ sein." Lösung: Die Buchungen zu der Kennziffer '39' werden Ihnen in der Kontrollausgabe angezeigt. Die Sondervorauszahlungen 1/11 (Konto 1781 SKR03, 3830 SKR04) können in der Elster-UStVA nicht als Einnahme übermittelt werden. USt.-Erstattungen können z.b. auf das Konto 1780 (SKR03) /3820 (SKR04) als Einnahme gebucht werden. Daten können nicht an Elster übertragen werden: Elster Fehlernummer: Lösung: Entweder ist der Elster-Server nicht erreichbar, oder die Ports 8000 oder 443 werden durch die Firewall blockiert. Im letzteren Fall muss eine Ausnahme-Regel für die Ports in die Firewall eingetragen werden, oder die Firewall wird zur Übertragung kurz deaktiviert (suboptimal) Ist der Elster-Server verfügbar? Hier finden Sie den aktuellen Status der Elster-Server Steuernummer Fragen: Wo kann ich die Steuernummer eingeben? Warum ist meine Steuernummer ungültig? Vor der elektronischen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung müssen die Angaben für das Finanzamt getätigt werden. Gehen Sie dazu in den Dialog Einstellungen, Punkt 1) in der Abbildung unten.

359 Fragen und Antworten 359 Unten dann wählen Sie das Register Finanzamt an, Punkt 2) in der Abbildung unten. Hinweis: Standardmäßig schließt sich der Dialog automatisch, wenn Sie die Pin-Nadel, Punkt 3) in der Abbildung unten, auf fixieren stellen bleibt er geöffnet. Sie müssen den Dialog dann mit OK oder Abbrechen beenden. Füllen Sie die mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder aus. Sollte die Steuernummer als ungültig angezeigt werden, schauen Sie bitte auf Wiki nach, dort finden Sie die für Ihr Bundesland richtige Schreibweise.

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