Strategische ECM-Einführung. mit zufriedenen Anwendern

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1 Strategische ECM-Einführung mit zufriedenen Anwendern Abteilung IT-Projekte Matthias Ulbig

2 Kaufmännische Krankenkasse KKH Kurzporträt Die KKH ist eine der größten bundesweiten gesetzlichen Krankenkassen. Sie gilt als Vorreiter für innovative Behandlungsmodelle in der gesetzlichen Krankenversicherung. Rund Mitarbeiter bieten einen exzellenten Service, entwickeln zukunftsweisende Gesundheitsprogramme und unterstützen die Versicherten bei der Entwicklung gesundheitsfördernder Lebensstile. Versicherte: Mitglieder: Familienangehörige: Haushaltsvolumen: Vorstand: Hauptsitz: 1,8 Millionen Versicherte 1,35 Millionen Mitglieder Familienangehörige rd. 5,1 Milliarden Euro Ingo Kailuweit (Vorsitzender) Rudolf Hauke (Mitglied) Hannover 2

3 Kaufmännische Krankenkasse KKH Aufbauorganisation Hauptverwaltung 2 Vertrieb 3 Kundenmanagement 3 Beitrag/Leistung 75 Servicezentren 400 Gebietsleiter 24 Kompetenzzentren 29 Servicestellen 4 Kompetenzzentren 3

4 strategische ECM-Einführung: Ziele Posteingang und -ausgang Die gesamte Kundenpost wird digitalisiert; Papierbelege vernichtet. Die digitalen Dokumente werden - revisionssicher archiviert, - Kundenakten zugeordnet, - innerhalb der KKH dem zuständigen Arbeitsplatz zugeordnet und verteilt. Vorgangsbearbeitung Der Zugriff auf die digitalen Dokumente erfolgt - per elektronischem Postkorb, - als Aktensicht über Fachanwendungen, - über Suchfunktion. Der Dokumentstatus wird festgehalten. Umstieg von Papier auf digitale Dokumente 4

5 Rahmenbedingungen ca. 100 Tsd Dokumente/Tag ca. 60 Dokumentgruppen ca. 250 Dokumentklassen qualifizierte elektronische Signatur für ersetzendes Scannen vier Ausschreibungsverfahren: - Scan-Dienstleister - Klassifikations-/Extraktions-Software - Dokumentenmanagementsystem - Endgeräte/Bildschirme Dokumentvolumen pro Jahr Anwender - ca Brief FAX eingehend ausgehend 5

6 Vorgehensweise Basis Pilot Postausgang Rollout Vorstudie - Plan - Sourcing Analyse/Konzeption - Posteingangsprozess - Organisationsstruktur - Personal - Dokumentklassen - Archivierungskonzept - techn. Architektur Bereitstellung - Scan-Dienstleister - DMS / Archiv - Klassifik.-/Extraktions-SW - Endgeräte/Bildschirme Eigenentwicklung - Zuordnung - Postkorb - Integration eine NL Formulare Word/sonstiger Druck Weitere NLs 6

7 Lösung: Komponentenübersicht Scannen und Signieren (Canon) Input- Management (smart FIX) Postkorb (inkl. Zuordnung) Umklassifikation Dokumenten- Management (DOXiS4) Output-Erzeug. (Formular/Office) Output- Management (DocBridgePilot) Akten Viewer Berechtigung Anwendung Datawarehouse Dienstleistung Kauf-Software Eigenentwicklung Dokumentenmanagement 7

8 Lösung: Arbeitsprozess 8

9 Lösung: Arbeitsprozess 9

10 Lösung: Arbeitsprozess 10

11 strategische ECM-Einführung: Nutzen Servicequalität Kundenanfragen werden schneller bearbeitet und beantwortet Flexibilität Fähigkeit zur ortsunabhängigen Bearbeitung - bundesweite Auskunftsfähigkeit - schnellere interne Veränderungen mit weniger Kundenauswirkungen - Erkennen und Steuern der lokalen Arbeitsbelastung Transparenz einheitliches Archiv mit Aktenplan für alle Dokumente, keine Kopien Controllingmöglichkeiten (Dokumentmengen, Postrückstände, Bearbeitungsdauer) Revisionssicherheit (Eingangsnachweis, gesetzl. Aufbewahrung) Effizienz geringere Aufwände (Postverteilung, Ablage, Suche, Datenerfassung, Automation) Materialeinsparung (Kopien, Kopiedruck, Archive) Digitalisierung der Korrespondenz hat enorme strategische Bedeutung Auch wenn die Veränderungsprozesse erheblich sind kein Mitarbeiter des AUZ möchte DMS nun mehr hergeben. 11

12 Erfolgsfaktoren Analyse externe Expertise für Markterkundung und Anforderungsanalyse Kontakte mit Unternehmen - der gleichen Branche - mit vergleichbaren Anforderungen Konzentration auf die Kernprozesse Anzahl Dokumentklassen gering halten Grobkonzept in enger Zusammenarbeit Fachbereich, Pilotstandort und IT Bereitstellung Feinkonzept mit Hersteller (SER) schnelles Prototyping stark integrieren, aber nah am Produktstandard bleiben umfangreich Testen vor Ort anwesend zur Einführung an Office angelehnte Oberfläche Dabei stellte sich sehr schnell raus, dass der Umgang mit DMS so einfach und selbsterklärend ist, 12

13 Erfahrung mit SER Soziale Faktoren Der menschliche Zusammenklang passte. Die direkte Kommunikation zwischen SER und allen KKH-Mitarbeitern war möglich, da KKH-Regeln eingehalten wurden. Projektdurchführung SER hat sich auf die KKH-Vorgehensweise eingestellt. Kurze Reaktionszeiten seitens SER. SER ging flexibel auf ungeplante KKH-Anforderungen ein. Schulungen und Wissensübergaben waren fest eingeplant. Zentral aus meiner Sicht war die tolle Zusammenarbeit Produkt Einfaches Prototyping für wincube half für schnelle Entscheidungen. SER hat sich als guter Partner qualifiziert. 13

14 Matthias Ulbig Platzhalter IT-Architekt Foto Adresse Telefon Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Strategische ECM-Einführung mit zufriedenen Anwendern

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