Vertriebsinformationssystem für Fahrzeughändler. Produktinformationen

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1 Vertriebsinformationssystem für Fahrzeughändler Produktinformationen Copyright OLP Systems Ltd., 2005 Alle Rechte vorbehalten. Die in dieser Broschüre verwendeten Warenzeichen und Produktbezeichnungen andere Hersteller sind nicht besonders gekennzeichnet. Die Rechte liegen bei den jeweiligen Rechte-Inhabern. Die OLP Systems behält sich vor, jederzeit Änderungen im beschrieben Funktionsumfang vorzunehmen. Änderungen vorbehalten.

2 Optimierung der Vertriebsprozesse als Wettbewerbsfaktor Durch zunehmenden Wettbewerbsdruck steht der Fahrzeughandel neuen unternehmerischen Herausforderungen gegenüber. Mit ein Schlüsselfaktor zu deren Bewältigung wird sein, dass Vertriebsprozesse optimiert und nach den Wünschen der Kunden ausgerichtet werden. Dies gilt auch in Hinblick auf einen sich aktuell vollziehenden Wertewandels der Kundenseite: Gebrauchtwagenverkauf Aufgrund verschwimmender Grenzen zum Neuwagengeschäft, gewinnt das Gebrauchtwagengeschäft massiv an Bedeutung und wird zu einem zentralen Erfolgsfaktor und Ertragspotenzial für den Kfz-Händler Internetplattform Mittlerweile informieren sich über 20% der Bevölkerung in Deutschland über das Internet über Fahrzeugangebote. Daher gewinnt dieses Medium für den Kfz-Händler zunehmend an Bedeutung Kundenmanagement In der Kundenbasis eines Autohandelshauses stecken vielfach ungenutzte Ertragspotentiale, die es im Rahmen von Kundenmanagement zu erschließen gilt. Der Lifetime Value eines durchschnittlichen Automobilkunden liegt bei ca Euro. Professionelle Kundenbindungsmaßnahmen werden massiv an Bedeutung gewinnen In der betrieblichen Praxis eines Autohause kommen im Vertrieb zur Bewältigung des Tagesgeschäfts vielfach unterschiedliche Softwareprogramme zum Einsatz. Als Folge dessen werden Daten für verschiedene Aufgabenbereiche entsprechend oft wiederholt erfasst : Fahrzeug-Bestandsverwaltung Erstellung von Preisschilder, Kaufverträgen, Rechnungen Terminüberwachung abgemeldeter Fahrzeuge Angebote über gebrauchter Fahrzeuge oder Neuwagen aus dem Bestand Einstellung von Angeboten auf einer eigenen Händler-Hommage oder an Fahrzeugbörsen wie Autoscout24 oder Mobile.de Terminüberwachung für Nachakquisitionen bei Kunden, die ein Fahrzeug erworben haben Erstellung interner Statistiken bzw. Statistiken für den Hersteller Terminüberwachung und Abarbeitung von Wiedervorlagen wie Kundengeburtstage, Leasingende von Kundenfahrzeugen etc. Durchführung von Kundenmarketingaktionen Das Ergebnis: Der Kundenberater vergeudet schlichtweg Zeit mit Datenerfassungen und deren Verwaltung. Im Ergebnis hält es ihn von seiner eigentlichen originären Aufgabe ab: dem Verkauf! Mit unserer Softwarelösung K-VIS schaffen Sie die softwareseitigen Voraussetzungen zur Optimierung Ihrer Vertriebsprozesse. Einmal erfasste Daten stehen für unterschiedliche Anwendungsbereiche zur Verfügung. K-VIS unterstützt den Vertrieb effizient bei der Bewältigung des Tagesgeschäfts und bietet Unterstützung für ein effektives Fahrzeug- und Kundenmarketing

3 Welche Anwendungsbereiche deckt K-VIS ab? K-VIS wurde speziell auf die Bedürfnisse des Fahrzeughandels entwickelt und deckt im wesentlichen folgende Anwendungsbereiche ab: Fahrzeugverwaltung Anbindung an Fahrzeugbörsen im Internet Kundenverwaltung und Kundenmarketing Kaufvertragsverwaltung und Fahrzeugrechnungen Fahrzeugverwaltung Mit K-VIS verwalten Sie Ihr wichtiges Wirtschaftsgut - den Fahrzeugbestand - effektiv und benutzerfreundlich. K-VIS ist sehr variabel in Hinblick auf firmenindividuelle Anforderungen. Auf eine 6-jährige Historie zurückgreifend, zeichnet sich die Software in vielen Details durch seinen Praxisbezug aus. Die Fahrzeugverwaltung ist herstellerunabhängig ausgelegt und umfasst zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten und Druckoptionen Mit K-VIS reduzieren Sie Ihren Verwaltungsaufwand für den Fahrzeugbestand. Die oft zeitaufwendige Erstellung von Statistiken für den Hersteller im Bereich Gebrauchtwagenhandel erledigen mit Einsatz dieser Software im handumdrehen. Mit K-VIS lassen sich auf einfache Art Angebote erstellen. Ferner besteht die Option, dass Sie das Dokument mit Word bearbeiten können, falls Sie manuell etwas ändern oder ergänzen möchten.. Mittels der integrierten Belegverwaltung kann auf eingescannte Fahrzeugbelege an jedem Arbeitsplatz auf die jeweiligen Dokumente zugegriffen werden. Über die Fahrzeughistorie erhalten Sie Zugriff auf bereits verkaufter oder ausgebuchter Fahrzeuge. Der Vertrieb in Filialen oder an Verkaufsstandorten soll Zugriff auf den unternehmsweiten Fahrzeugbestand haben ohne das eine direkte EDV- Anbindung untereinander besteht? Mit K-VIS bieten wir Ihnen eine Lösung! Merkmale der K-VIS Fahrzeugverwaltung in der Übersicht: Verwaltung von Neu-, Gebrauchtfahrzeuge und Wohnmobile Ausdruck von Preisschildern, Angebote für den Kunden, Stammdatenblatt. Die Ausdrucke sind jeweils auf Ihre Bedürfnisse hin anpassbar. Individuelle Kostenanalyse pro Fahrzeug, Standzeitenanalyse Wiedervorlage abgemeldeter Fahrzeuge Fahrzeugbezogene Dokumentenverwaltung eingescannter Fahrzeugbelege (z.b. Fahrzeugbrief, Fahrzeugschein etc.) Fahrzeughistorie ausgebuchter bzw. verkaufter Fahrzeuge Statistiken für den internen Gebrauch wie auch für den Hersteller (Händler-Bericht) Zahlreiche vordefinierte Listen (Inventurliste, Bestand, usw.) Datenaustausch mit Filialen bzw. Verkaufsstandorten über Internet

4 Anbindung an Fahrzeugbörsen im Internet Internetplattformen wie Fahrzeugbörsen (z.b. Autoscout24, Mobile etc.) und eigene Händler-Homepages gewinnen als Absatzkanal zunehmend an Bedeutung. K-VIS verfügt über Schnittstellen zu renommierten Fahrzeugbörsen. Ferner können Sie Fahrzeugdaten und -Bilder auf Ihre eigene Homepage oder an andere beliebige Zentralrechner übertragen und ständig aktualisiert halten. Dies gilt in diesem Zusammenhang insbesondere, wenn Fahrzeuge auch bei Detail- Suchen gefunden werden sollen. Damit die über K-VIS eingestellten Fahrzeuge in den Börsen auch bei einer Detailsuche gefunden werden, sind die Schnittstellen auf die jeweiligen Börsen abgestimmt Im Zusammenhang mit Fahrzeugbörsen ist die Datenqualität der Fahrzeugdaten außerordentlich wichtig. Internetfunktionalität in der Übersicht Semantische Überprüfung der für Fahrzeugbörsen markierten Fahrzeuge Es können maximal 6 Bilder pro Fahrzeug übertragen werden Angepasste Schnittstellen für Autoscout24, Mobile.de und Faircar Weitere Schnittstellen zu anderen Fahrzeugbörsen werden auf Kundenwunsch realisiert Datenübertragung auf Ihre eigene Händler-Homepage Zentrale Datenübertragung für Filialbetriebe Manuell oder automatisch gesteuerte Datenübertragung Listenübersicht der eingestellten Fahrzeuge Internetmodul für Ihre Händler-Homepage zur Suche und Anzeige eingestellter Fahrzeugangebote über einen Internetbrowser Für Einstellung Ihrer Fahrzeuge in Internetbörsen wie z.b. Mobile.de oder Autoscout24 brauchen Sie zukünftig kein Extra-Programm mehr. Nutzen Sie auf einfache Art und Weise das Internet als Vertriebsplattform. Wir beraten Sie bei Ihrem Internetauftritt, der Anbindung von Fahrzeugangeboten auf Ihrer Homepage und unterstützen Sie bei der technischen Umsetzung

5 Kundenverwaltung Kundeninformationen verbunden mit schnellen Zugriffsmöglichkeiten sind ein entscheidender Wettbewerbfaktor. Mit K-VIS gehen Ihnen zukünftig keine Kundeninformationen mehr verloren, auch bei einem Mitarbeiterwechsel nicht. K-VIS beinhaltet eine in 3 Ebenen strukturierte Kundenverwaltung: Kundendaten Fahrzeugdaten Aktionen Merkmale der Kundenverwaltung Neben den Feldern für die Namen- und Adressdaten stehen weitere Klassifizierungsfelder wie Vertriebsgebiet, Branche, Gruppe Kundenstatus, ABC-Klasse zur Verfügung, innerhalb denen Sie den Kunden frei wählbare Selektionsmerkmale zuordnen können. Die Klassifizierungsfelder sind jeweils mit einem beliebig erweiterbaren Verzeichnis verknüpft. Bei Eingaben erfolgt jeweils eine Prüfung dahingehend, ob ein vorgegebenes Klassifizierungsmerkmal vorhanden ist. Somit vermeiden Sie unterschiedliche Schreibweisen für ein und dasselbe Merkmal. Dies führt zu einer qualitativen Steigerung Ihres Datenbestandes auch in Hinblick auf Selektionen. Um den Erfassungsaufwand zu minimieren, erfolgt die Eingabe der Klassifizierungsfelder über Kürzel, in der normalen Anzeige wird der Klartext zu einem Kürzel angezeigt. Eine Kundenadresse kann einem Verkäufer zugeordnet werden. K-VIS ist dahingehend konfigurierbar, dass einem Verkäufer nur diejenigen Kunden angezeigt werden, die ihm zugeordnet sind. K-VIS verfügt über spezielle Schnittstellen zu dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word. Mit Aufruf der Textverarbeitung kann eine Dokumentenvorlage auswählt werden, in der die Adressdaten übernommen werden Aus der Kundenverwaltung lässt sich ein externes Mail-Programm aufrufen (z.b. Outlook, Netscape) wobei die Mail-Adresse des Kunden an das externe Programm übergeben wird. Es können beliebig viele Fahrzeuge eines Kunden erfasst und verwaltet werde. Die Fahrzeugverwaltung verfügt über Terminfelder für automatische Wiedervorlagen. Kunden- bzw. Kundenfahrzeuge sind über das Amtliche Kennzeichen oder Fahrgestell-Nr. gezielt auffindbar. Mit K-VIS lassen sich Aktionen zu einem Kunden wie Verkaufsgespräche, Kundenbesuche, Anrufe, Schreiben usw. dokumentieren und verwalten. Somit erhalten Sie einen Überblick über Was war mit dem welchem Kunden. Diese Aktionseinträge sind im Rahmen von Zielgruppenselektionen auswertbar. Aktionseinträge können mit einem Wiedervorlagedatum und einem Empfänger versehen werden. Somit lassen sich auch Wiedervorlagen delegieren. Vorteile es gehen Ihnen zukünftig keine Kundeninformationen mehr verloren, auch bei Mitarbeiterwechsel nicht die Produktivität im Vertrieb wird erhöht kürzere Einarbeitungszeit für neue Kundenberater bei der Übernahme einer Kundenbasis Etablierung eines umfassenden Kundenmanagements - 5 -

6 Kundenmarketing Erfolgreiche Autohäuser nutzen das Wissen über Ihre Kunde für effektive Marketing-Aktionen und Kundenbindungsaktivitäten. In der Praxis erhält der Vertrieb gezielte Kundendaten auf Basis dessen die Akquisitionen erfolgen. Ob nun Einladungen zu einer Hausmesse, der gezielten Ansprache derjenigen Kunden, bei dem sich das Ende der Leasingzeit nähert, Kundengeburtstage, direkte periodenabhängige Ansprache von Kunden; die Bandbreite von Marketingaktionen auf den Kundenbestand sind vielfältig. K-VIS eröffnet auch Ihrem Vertrieb neue Dimensionen im Bereich der Bestandskundenverwaltung. Erschließen auch Sie Ihr Kundenpotential mit der Standardlösung K-VIS. Unser System unterstützt den Vertrieb mit Akquisitionspotentialen in Form von:. Wiedervorlage von Kundenfahrzeugen zu bestimmten Terminen ( z.b. bei Leasingende) periodisch wiederkehrende Wiedervorlagen Geburtstagslisten Spezielle Wiedervorlagen für den Kundendienst (z.b. bei Ablauf der ASU) Aktionseinträge zu einem Kunden und deren Wiedervorlage K-VIS verfügt über ein leistungsfähiges, aber dennoch leicht zu bedienendes Selektionsmodul, mit sich Kundenbestandsdaten, Fahrzeugdaten, Angebote und Aktionen gezielt auswerten lassen Beispielweise können Sie im Handumdrehen eine Zielgruppe selektieren, die Gebietsbezogen alle Kunden (oder Kundengruppe) eines Verkäufers, die Fahrzeuge einer bestimmten Modellgruppe innerhalb eines definierten Zeitraumes gekauft haben, umfasst. Innerhalb einer so selektierten Zielgruppe stehen dem Anwender folgende Funktionen zur Verfügung: Automatische Entfernung von Mehrfacheinträgen eines Kunden ( ein Kunde hat mehrer Fahrzeuge, er soll aber nur ein Werbeschreiben erhalten) Mauelle Entfernung einzelner Kunden aus der Zielgruppe Druck eines Serienbriefes mit MS WORD mit Übergabe der Adressdaten und der Anrede Generierung einer Adressdatei für externe Anwendungen Abspeicherung der Zielgruppe für eine weitere Bearbeitung. Listenausdruck Die Selektionsmöglichkeiten von K-VIS können auch für Auswertungen herangezogen werden. So lässt sich z.b. feststellen, über welche Werbeträger wie viele Kunden gewonnen wurden (Stichwort: Werbeerfolgskontrolle) wie viele und welche Kunden vom Vertrieb angesprochen oder Kundenbesuche durchgeführt wurden (Stichwort: Vertriebssteuerung) - 6 -

7 Kaufvertragsverwaltung und Fahrzeugrechnungen K-VIS beinhaltet in seiner aktuellen Version optional ein Modul zur Verwaltung und Erstellung von Kaufverträgen und Rechnungen. Merkmale Anlage und Druck von Kaufverträgen Rechnungserstellung mit bis zu 5 zusätzliche Artikelpositionen zum Fahrzeug Mehr-währungsfähig mit automatischer Umrechnung einzelner Positionen Druck von Differenz-Besteuerungsbelegen nach 25 UStG OP-Verwaltung (für Anzahlungen und Rechnungen) Verwaltung von Sicherheitseinbehalten Terminübersicht auszuliefernder Fahrzeuge Werkstattauftragsverwaltung für auszuliefernde Fahrzeuge Systemvoraussetzungen K-VIS ist für eine Mehrbenutzer-Systemumgebung ausgelegt. In einer Netzwerkumgebung werden die Daten zentral auf einem Server vorgehalten. Für Arbeitsplatzstationen ergeben sich im Zusammenhang mit dem Einsatz von K-VIS folgende Anforderungen: Betriebssystem Hardware Betriebssystem von Microsoft ab der Version Windows 98 CPU ab 800 MHz mit mind. 256 MB Arbeitsspeicher Mind. 50 MB freie Festplattenkapazität, CD-ROM Laufwerk Monitor mit einer Auflösung von mind. 800x600 dpi bei 256 Farben Sonstige Voraussetzungen Installation von MS-Word 97 oder höher Eine Mail-Anwendung (Outlook, Netscape, Modzilla), Internetbrowsers ( MS Internet-Explorer, Netscape, Modzilla) Kontakt Wünschen Sie ein Angebot oder weitere Informationen? Dann setzten Sie sich mit uns in Verbindung OLP Systems Ltd. Rebhuhnweg Norderstedt Telefon Fax Mail Internet

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