Einwohnergemeinde Huttwil Kreditkontrolle Seite 1

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1 Einwohnergemeinde Huttwil Seite 1 0 Einleitung Die Revisionsstelle der Gemeinde Huttwil hat aufgrund von Kreditüberschreitungen auf die Wichtigkeit der hingewiesen. Anfangs des Jahres 2002 hat der Gemeinderat Huttwil die Einführung einer einheitlichen, elektronischen beschlossen. Anlässlich des jährlich stattfindenden Kommissionenapéros wurden die Kommissionen über die Einführung der informiert und die elektronischen Hilfsmittel vorgestellt. 1 Grundlagen Im Handbuch Gemeindefinanzen des Kantons Bern, Ausgabe 2001, wird im Kapitel Möglichkeiten zum Aufbau eines IKS die auf Seite 46 anhand eines Beispiels wie folgt erwähnt: Art. E. Wer über bewilligte Kredite verfügt: überwacht die Kontierung, erfasst fortlaufend die eingegangenen Verpflichtungen oder stellt sicher, dass die Erfassung stattfindet, stellt die Verpflichtungen den beschlossenen Krediten gegenüber und sorgt dafür, dass die Kredite nicht überschritten werden oder dass dem zuständigen Organ rechtzeitig ein Nachkredit beantragt wird. Auf Seite 45 des Handbuchs Gemeindefinanzen wird zudem das Vieraugenprinzip bzw. die Visumsregelung erwähnt. Mit der Visumsregelung legt der Gemeinderat fest, vom wem ein Beleg als geprüft zu visieren ist. Für jedes Konto oder zumindest für jede Funktion wird ein verantwortliches Ressort festgelegt. Die Autoren des Handbuches empfehlen, das IKS und somit auch die in einer Gemeindeverordnung festzulegen. Die Gemeinde Huttwil beispielsweise hat die in der Organisationsverordnung vom wie folgt geregelt: Artikel 39 1 Der Gemeinderat bestimmt durch einfachen Beschluss, wer über beschlossene Verpflichtungs oder Voranschlagskredite verfügt. 2 Er legt die Zuständigkeit zur Verfügung über bewilligte Voranschlagskredite für jedes Konto fest. Artikel 40 Wer über bewilligte Kredite verfügt, a) erfasst fortlaufend die eingegangenen Verpflichtungen; b) stellt sie den beschlossenen Krediten gegenüber und c) informiert den Gemeinderat unverzüglich über drohende Kreditüberschreitungen.

2 Einwohnergemeinde Huttwil Seite 2 Im nachfolgenden Text wird die oben erwähnte, für ein Konto oder Funktion verantwortliche Person als budgetverantwortliche Person oder Budgetverantwortliche benannt. 2 Zweck der Der Zweck der ist, drohende Kreditüberschreitungen rechtzeitig zu erkennen. Werden solche frühzeitig erkannt, können Massnahmen zu deren Abwendung ergriffen werden. Lassen sich Kreditüberschreitungen nicht vermeiden, ermöglicht die eine rechtzeitige Beantragung eines Nachkredits beim zuständigen Organ, bevor die Kreditüberschreitung eintritt. Die dient somit der Einhaltung der Budgetdisziplin. 3 Notwendigkeit der trotz tagfertiger Gemeindebuchhaltung Der Vorteil der liegt darin, dass sie aktueller ist als die Gemeindebuchhaltung. Die Gemeindebuchhaltung bietet eine Vergangenheitssicht. Im Gegensatz dazu wird die gleichzeitig mit Arbeitsvergaben oder Bestellungen aktualisiert. Vor Arbeitsausführung, Rechnungsstellung und Verbuchung zeigt die der budgetverantwortlichen Person den mutmasslichen Stand des Kontos bzw. den Restkredit des Kontos. Die budgetverantwortliche Person kann die auch als Planungsinstrument verwenden und Simulationen durchführen, um herauszufinden, was alles innerhalb des Voranschlagkredits realisierbar ist. 4 Hilfsmittel: Elektronische Die Gemeinde Huttwil setzt für die eine ExcelTabelle gemäss untenstehender Abbildung 1 ein. Abbildung 1: Ansicht ExcelTabelle Kommission KontoNr. Kontobezeichnung Budgetverantwortliche/r letzte Bearbeitung am Rechnungsjahr Voranschlag Restkredit 0.00 Datum Lieferant / Dienstleister / Rechnungssteller Kommentar / Bemerkungen Voranschlag vergebene Arbeiten / Bestellungen tatsächliche Ausgaben bezahlt / verbucht Restkredit wird berechnet Anwendung der Untenstehende Abbildung 2 veranschaulicht die Funktionsweise der.

3 Einwohnergemeinde Huttwil Seite 3 Abbildung 2: Beispiel einer Kommission KontoNr. Kontobezeichnung Budgetverantwortliche/r Musterkommission Musteraufwand Max Muster letzte Bearbeitung am Rechnungsjahr Voranschlag Restkredit ' Datum Lieferant / Dienstleister / Rechnungssteller Kommentar / Bemerkungen Voranschlag vergebene Arbeiten / Bestellungen tatsächliche Ausgaben bezahlt / verbucht Restkredit wird berechnet 1' Müller & Co. AG, Bern Ersatzdüse Hochdruckreiniger Meier & Co. AG, Muri Ersatzkabel 3m zu Eltec Huber & Co. AG, Ittigen Reparatur Tristar Im oberen Zellenblock der ExcelTabelle werden Informationen zum Konto eingegeben, für welches die geführt wird. Nebst KontoNummer und Kontobezeichnung ist vor allem der Voranschlagskredit in die Zelle rechts des Begriffs Voranschlag einzugeben. Der Voranschlagskredit ist die Basis für die. Im unteren Zellenblock werden schliesslich die eigentlichen Kontobewegungen erfasst. Zuerst wird jeweils der erwartete Aufwand in der Spalte vergebene Arbeiten / Bestellungen eingegeben. Später nachdem die Arbeiten ausgeführt worden bzw. die Lieferung erfolgt ist und die Rechnung vorliegt, wird in der Spalte tatsächliche Ausgaben der zu zahlende Betrag eingesetzt. Die ExcelTabelle verfügt über eine Formel, die zuerst die Zahlen der Spalte vergebene Arbeiten / Bestellungen für die Berechnung des Restkredites berücksichtigt und sobald der tatsächliche Rechnungsbetrag eingetragen wird, wird nur noch der tatsächliche Rechnungsbetrag bei der Berechnung des Restkredites berücksichtigt. Auf diese Weise wird immer der aktuelle Restkredit angezeigt. 4.2 Veranschaulichung der Funktionsweise der an einem fiktiven Beispiel Laut dem Beispiel in Abbildung 2 wurde am bei der Müller & Co. AG, Bern, eine Ersatzdüse für den Hochdruckreiniger bestellt. Die Müller & Co. AG kann vorerst lediglich den ungefähren Preis von Fr der Ersatzdüse angeben. Sie muss sich beim Zulieferer noch genauer erkundigen. Der Budgetverantwortliche setzt vorerst diesen Richtwert in der ein. Die Lieferung der Ersatzdüse verzögert sich und geht etwas vergessen. Anfangs März 2004 versagt ein anderes Gerät, genannt Tristar 475, seinen Dienst. Die vorgeschlagene Totalrevision des Geräts wird von der Firma Huber & Co. AG, Ittigen, auf Fr veranschlagt. Der Budgetverantwortliche konsultiert den Voranschlag und stellt fest, dass er im Voranschlag Fr. 1'000. zur Verfügung hat. Ein Anruf bei der Finanzverwaltung zeigt, dass auf diesem Konto erst Fr verbucht wurden. Auf den ersten Blick verfügt der Budgetverantwortliche über einen Restkredit von Fr Um sicher zu sein, konsultiert der Budgetverantwortliche die kürzlich eingeführte. Nun stellt er fest, dass er bereits eine Ersatzdüse für ca. Fr bestellt hat, diese aber immer noch nicht geliefert wurde. Nun sieht die Situation anders aus, es stehen lediglich noch Fr zur Verfügung. Der Budgetverantwortliche erkundigt sich erneut bei der Firma Huber & Co. AG und schildert die Problematik. Der Mechaniker schlägt vor, vorerst die defekten Teile für ca. Fr zu ersetzen und die Totalrevision in einem Jahr vorzusehen.

4 Einwohnergemeinde Huttwil Seite 4 Inzwischen ist die Ersatzdüse, welche bereits am bestellt wurde, eingetroffen. Sie kostete lediglich und nicht wie anfänglich vermutet Fr Kurze Zeit später trifft auch die Rechnung der Huber & Co. AG für die Reparatur des Gerätes Tristar 475 ein. Obschon die Reparatur mit Fr teuerer als anfänglich angenommen ausfiel, konnte der Voranschlagskredit bislang eingehalten werden. 5 Selektive Anwendung der Es ist wenig sinnvoll und auch zeitlich kaum möglich, für jedes Konto eine zu führen. Es gilt abzuwägen, für welche Konten eine geführt und bei welchen Konten darauf verzichtet werden soll. Bei Aufwendungen die von der von der Gemeinde nicht oder kaum beeinflusst werden können, macht es in der Regel wenig Sinn, eine zu führen. 5.1 Verzicht auf / Beispiele Bei folgenden Konten kann allenfalls auf eine verzichtet werden: Aufwandkonten mit gebundenen Ausgaben gesetzlich vorgeschriebene Beiträge an Kanton (z.b. Lastenverteiler) Versicherungsprämien (bereits mit Unterzeichnung des Versicherungsantrages fixiert) Festanstellungen (Pensum und Besoldungshöhe wurden vorgängig genehmigt) Behördenentschädigungen (reglementarisch vorgegeben, Auszahlung oft erst Ende Jahr) Sozialversicherungsbeiträge (abhängig von Lohnsumme) Betreibungskosten Gebühren der Kantonalen Steuerverwaltung für den Steuerbezug Mitgliedschaftsbeiträge (Beiträge genehmigt beim Beitritt) Gebühren welche die Gemeinde aus ihrer hoheitlichen Funktion heraus bezahlen muss (FremdenpolizeiGebühren, Passgebühren, Vormundschaftsgebühren, Gebühren für Identitätskarten) Schulgeld (auswärtiger Schulbesuch wurde bereits vorgängig genehmigt) Winterdienst Strassenbeleuchtung Vergütungszinsen an Steuerpflichtige

5 Einwohnergemeinde Huttwil Seite 5 Konten über die Abschlussbuchungen vorgenommen werden Abschreibungen, intern verrechnete Abschreibungen, intern verrechnete Zinsen, DelkredereBildung, Rückstellungen, Einlagen in Spezialfinanzierungen Konten mit schwer beeinflussbarem Aufwand Bank und Postkontospesen Telefongebühren Wasser, Abwasser, Kehrichtgebühren Porto Konten mit vertraglich festgelegten Zahlungen Mietzinsen, SecuritasDienstleistungen Konten die nur eine oder wenige Buchungen pro Jahr aufweisen Anschaffung Hundemarken Konten deren Aufwand mit anderen Hilfsmitteln gesteuert wird Zinsaufwand (Liquiditätsplanung) Ertragskonten 5.2 Sinnvoller Einsatz der / Beispiele Viel versprechend ist der Einsatz der bei jenen Konten, bei welchen die Gemeinde einen grossen Handlungsspielraum und Einflussmöglichkeit hat. Oft sind es Konten, deren Entwicklung schwer zu überschauen ist, weil sie z.b. eine grosse Anzahl Buchungen und verschiedenartige Geschäftsfälle aufweisen, siehe auch 7.5 Optimierung der. Bei folgenden Konten kann die Führung der sinnvoll sein: Konten bei denen der Zeitpunkt der Leistungsbestellung und der Verbuchung zeitlich weit auseinander liegen Weiterbildung, Kurse, Seminare politisch sensible Konten Spesenkonto Verwaltungspersonal Konten, die bewirtschaftet werden müssen, um die Einhaltung des Voranschlages sicher zu stellen Besoldungen bei unregelmässigem Arbeitseinsatz (Stundenlöhne, Aushilfen) Gemeinderatskredit, Repräsentationskredit Büromaterial Anschaffungen Mobilien, Maschinen, Geräte, EDVHardware, Werkzeuge Liegenschaftsunterhalt Heizmaterial (Heizöl, Holzschnitzel) Reinigungsmaterial Verbrauchsmaterial Allgemeiner Verwaltungsaufwand Schulmaterial

6 Einwohnergemeinde Huttwil Seite 6 Schulreisen, Schulexkursionen, Schullager, Landschulwochen Spenden, freiwillige Beiträge, Vereinsjubiläen 6 Einführung und Überwachung der 6.1 Gedanken zur Einführung der Nachdem die zuständigen Organe wie z.b. die Finanzkommission und der Gemeinderat von der Notwendigkeit der überzeugt und die Einführung der genehmigt wurde, ist die praktische Einführung der sorgfältig zu planen. Die Führung der bedeutet einen Mehraufwand für die budgetverantwortlichen Personen. Deshalb ist es wichtig, die Budgetverantwortlichen frühzeitig in das Vorhaben einzubeziehen und über Zweck und Nutzen der zu informieren. Die Verwaltung kann anlässlich verwaltungsinterner Informationsveranstaltungen oder anlässlich regelmässiger Verwaltungsrapporte informiert werden. Die Kommissionen können zum Beispiel anlässlich eines jährlichen Kommissionenanlasses oder Kommissionenapéros darüber informiert werden. Es ist wichtig, dass der Gemeinderat zur steht und durchsetzt, dass dieses Instrument auch eingesetzt wird. Als Einführungstermin eignet sich der 1. Januar besonders gut. Es müssen in diesem Fall keine Buchungen in der nach erfasst werden. 6.2 Mögliche Schritte zur praktischen Umsetzung der 1. Die Budgetverantwortlichen prüfen bei jedem Konto, für das sie zuständig sind, ob die Führung einer nötig ist. 2. Bei all jenen Konten, für die eine geführt werden muss, wird ein Tabellenblatt mit den entsprechenden Daten wie KontoNr., Kontobezeichnung, Voranschlagskredit etc. ausgefüllt. 3. Rückmeldung an das zuständige Organ (z.b. Finanzkommission oder Gemeinderat), für welche Konten eine geführt bzw. nicht geführt wird, siehe 6.3 Überwachung der Einführung der hienach. 4. Bei Arbeitsvergaben, Bestellungen die umgehend mit den nötigen Daten ergänzen. 5. Bei der Rechnungskontrolle die tatsächlichen Rechnungsbeträge in die eintragen. 6. Je nach Notwendigkeit periodischer Abgleich der mit der Gemeindebuchhaltung. Sollte einmal eine Rechnung irrtümlich nicht in der eingegeben worden sein, kann dies zu falschen Rückschlüssen führen. Falschbuchungen oder falsche Kontierungen können auf diese Weise ebenfalls festgestellt werden. 6.3 Überwachung der Einführung der Die Einführung der bedeutet einen anfänglich grossen Mehraufwand für die Budgetverantwortlichen. Deshalb sind das Setzen von Terminen und die Überwachung der Termineinhaltung angebracht. Gemäss 6.2 Mögliche Schritte zur praktischen Umsetzung der, Schritt 3 hievor ist eine Rückmeldung empfehlenswert. Die Rückmeldung an das zustän

7 Einwohnergemeinde Huttwil Seite 7 dige Organ (z.b. Finanzkommission oder Gemeinderat) kann eine Liste darüber beinhalten, für welche Konten die Budgetverantwortlichen eine führen bzw. nicht führen. Bei den Konten für die keine geführt wird, sollte eine Begründung verlangt werden, weshalb auf die verzichtet wird. Eine solche Rückmeldeliste kann wie folgt gestaltet werden: Abbildung 3: Ansicht ExcelTabelle Rückmeldeliste Rückmeldeliste über die Führung der KontoNr. Kontobezeichnung Ressort Legende Code Code 1 = wird geführt Code 0 = wird nicht geführt Kommission zuständige Person Code Begründung wenn Code 0 bzw. wenn nicht geführt wird Abbildung 4: Ansicht ExcelTabelle Rückmeldeliste Auszug aus Rückmeldeliste mit Beispielen Legende Code Code 1 = wird geführt Code 0 = wird nicht geführt KontoNr. Kontobezeichnung Ressort In Abbildung 4 ist auszugsweise eine Rückmeldeliste mit Beispielen aufgeführt. Kommission zuständige Person Code Begründung wenn Code 0 bzw. wenn nicht geführt wird 0 Allgemeine Verwaltung 012 Exekutive Entschädigungen, Sitzungsgelder Präsidiales GR GS 0 Zahlung erst Ende Jahr, Ausgaben kaum beeinflussbar, da gemäss Reglement Sozialversicherungsbeiträge Präsidiales FIKO FV 0 gebunden, abhängig von Lohnsumme Unfall und Krankenversicherungsbeiträge Präsidiales FIKO FV 0 gebunden, abhängig von Lohnsumme Weiterbildung Behördemitglieder Präsidiales GR GS Drucksachen, Inserate Präsidiales GR GS Gemeinderatskredit Präsidiales GR GS Repräsentationskredit Gemeindepräsident Präsidiales GR GS Spesenentschädigungen Präsidiales GR GS 0 Zahlung erst Ende Jahr, Ausgaben kaum beeinflussbar, da gemäss Reglement Allgemeine Verwaltung Besoldungen Verwaltungspersonal Präsidiales GR FV 0 nicht mehr beeinflussbar nachdem Grundlohn und Pensum genehmigt wurden Sozialversicherungsbeiträge Präsidiales FIKO FV 0 gebunden, abhängig von Lohnsumme Personalversicherungsbeiträge Präsidiales FIKO FV 0 gebunden, abhängig von Lohnsumme Unfall und Krankenversicherungsbeiträge Präsidiales FIKO FV 0 gebunden, abhängig von Lohnsumme Uebriger Personalaufwand Präsidiales GR FV Weiterbildung Personal Präsidiales GR GS Büromaterial, Drucksachen, Inserate, Zeitschriften Präsidiales FIKO FV Anschaffung von Büromobiliar und Maschinen Präsidiales GR GS Anschaffung Hundemarken Öff. Sicherheit FIKO FV 0 nur 1 Rechnung pro Jahr Eine weitere Überwachung, ob die nach der Einführung auch diszipliniert eingesetzt wird, kann stichprobenweise kontrolliert werden. Spätestens wenn Nachkreditbegehren gestellt werden, ist Rechenschaft über die Führung der zu verlangen. Eine verliert ihren Zweck, wenn sie nicht nachgeführt wird. Ist die nur gerade so aktuell wie die Gemeindebuchhaltung, hat sie ihre Vorteile verloren und die für die Führung der aufgewendete Zeit war vergeblich. 7 Erfahrungen 7.1 Akzeptanz Die ist in der Gemeinde Huttwil auf gute Akzeptanz gestossen. Widerstände waren keine zu verspüren.

8 Einwohnergemeinde Huttwil Seite Erfolge mit der Es konnte festgestellt werden, dass die Budgetdisziplin in der Gemeinde Huttwil hoch ist. Kreditüberschreitungen / Nachkredite haben meistens einen triftigen Grund und sind selten auf mangelhafte Budgetdisziplin zurück zu führen. 7.3 Probleme mit der Es ist vorgekommen, dass wegen personellen Engpässen und Arbeitsüberlastung die vernachlässigt wurde und prompt Kreditüberschreitungen eintraten. Solche Vorkommnisse bekräftigen die Notwendigkeit der. Sie zeigen aber auch das Problem, dass es viel Disziplin braucht, die laufend nachzuführen. 7.4 Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Es lohnt sich, genau abzuwägen, bei welchen Konten die Führung der wichtig ist und bei welchen Konten der administrative Aufwand nicht gerechtfertigt ist. Es ist Erfolg versprechender für wenige, aber entscheidende Konten diszipliniert eine zu führen. Es ist nicht sinnvoll, zu versuchen eine flächendeckende einzuführen, wofür letztlich auch die Zeit fehlt. Tendenziell ist bei Konten, bei denen die Gemeinde grossen Handlungsspielraum hat und das Konto über eine grosse, unüberblickbare Anzahl Buchungen verfügt, eine zu führen. 7.5 Optimierung der Bei jedem Konto ist zu beurteilen, wie die möglichst effizient geführt werden kann. Beispiel Büromaterialaufwand Es gibt Konten, wie z.b. das Konto Büromaterialaufwand, bei denen die Zunahme des Aufwandes stetig ist. Bei solchen Konten ist die Einhaltung des Voranschlagskredites im ersten Halbjahr unproblematisch. Erst ab dem 3. Quartal muss das Konto stärker überwacht werden. Bei einem solchen Konto kann es zeitsparend sein, im ersten Halbjahr auf die Führung der zu verzichten. Zu Beginn des 3. Quartals wird der Saldo der Gemeindebuchhaltung in der als erste Ausgabe eingesetzt. Von jenem Moment an wird die laufend nachgeführt. Die erfüllt dann in jenem Zeitraum, der heikel ist, seine volle Funktion. Gleichzeitig konnte aber darauf verzichtet werden, das erste Halbjahr lückenlos und teilweise mit Kleinstbeträgen nachzuführen. Mit einem geringeren Zeitaufwand kann dennoch der Nutzen der ausgeschöpft werden. 8 Schlusswort Mit zunehmender Erfahrung mit der kann deren Einsatz laufend optimiert und die Gestaltung der Tabelle verbessert werden. Die Gemeinde Huttwil wünscht Ihnen dabei viel Erfolg! Die Finanzverwaltung Huttwil nimmt gerne Ihre Anregungen und eigenen Erfahrungen entgegen.

9 Einwohnergemeinde Huttwil Seite 9 Einwohnergemeinde Huttwil Finanzverwaltung Herr Markus Capaul Finanzverwalter Marktgasse Huttwil Tel.Nr markus.capaul@huttwil.ch Huttwil, 15. November 2004