Produktinformation. Cellent Finance Solutions GmbH Calwer Strasse Stuttgart

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1 Produktinformation Cellent Finance Solutions GmbH Calwer Strasse Stuttgart Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 1 von 26

2 Inhalt 1 SMARAGD TCM Transaction Controlling and Monitoring Fachliche Einsatzgebiete von SMARAGD TCM Was kann geprüft werden? Fachliche Komponenten von SMARAGD TCM Vorgangsmanagement Listenmanagement Regelmanagement Benutzermanagement Reporting-Modul Einbindung der Prüfungen in die Finanzinstitute Überwachung des Zahlungsverkehrs Kundenbestands-Prüfung Online-Abfragen mit WebCheck Weitere Merkmale von SMARAGD TCM Mandantenfähigkeit Reduzierung der False-Positive-Treffer Ähnlichkeitssuche Performance und Skalierbarkeit Nutzenpotential von SMARAGD TCM Vermeidung von Risiken Einfache und effiziente Handhabung Erfolgreiche Implementierungsprojekte Ihr Partner Cellent Finance Solutions GmbH Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 2 von 26

3 Die Compliance, also die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und freiwilligen Kodizes gibt die Spielregeln für viele operative Einheiten eines Unternehmens vor und ist dadurch ein zentrales Element der Unternehmensteuerung. Die damit verbundenen Prozesse beziehen sich auf die Unterstützung und risikoorientierte Steuerung der originären Abläufe in einem Unternehmen. Eine Vielzahl dieser Aufgaben lässt sich mit Hilfe von IT-Anwendungen automatisieren und führen dadurch zu einer verlässlichen und effizienten Arbeitsweise. Dabei kann man die Anforderungen in vier Hauptgruppen unterteilen: PREVENTION Vorbeugende Maßnahmen zur Verhinderung von Compliance relevanten Verstößen bei der Geldwäsche, Betrug und sonstigen Delikten DETECTION Erkennung und Aufdeckung auffälliger Sachverhalte als Basis weiterer Ermittlungen MONITORING Überwachung von Kunden, Mitarbeitern und Prozessen im Rahmen der Compliance - Aufgaben MANAGEMENT Steuerung der Compliance Prozesse und Abarbeitung der definierten Compliance - Aufgaben Die SMARAGD Compliance Suite ist die Lösung für die Unterstützung dieser Complianceanforderungen. Dabei richtet sich das Angebot der SMARAGD Compliance Suite neben der Finanzund Versicherungsbranche auch an Unternehmen aus Industrie und Handel. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 3 von 26

4 Konkret werden die Systeme der SMARAGD Compliance Suite für folgende Themenstellungen eingesetzt: Embargo- und Finanzsanktionsüberwachung des Zahlungsverkehrs und Prüfung von Kunden-, Partner- und Drittparteien PEP-Identifikation aller Personen Erkennung und Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung Aufdeckung von Betrug und Korruption Drittparteien-Compliance Risikoklassifizierung von Geschäftspartnern, Lieferanten und Dienstleistern Compliance-Risikoidentifikation und -bewertung Erstellung der Gefährdungsanalyse Compliance Customer Due Diligence und KYC Die SMARAGD Compliance Suite ist bei rund Unternehmen und Bankinstituten in mehr als 50 Ländern im Einsatz. Alle Module von SMARAGD sind uneingeschränkt mandantenfähig. Die weitreichende Konfigurierbarkeit der Produkte ermöglicht es den Compliance Abteilungen, ihre fachlichen Anforderungen unabhängig von der IT umzusetzen. Seit vielen Jahren bestätigen Wirtschaftsprüfer unseren Lösungen die vollständige Abdeckung aller gesetzlichen Anforderungen. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 4 von 26

5 1 SMARAGD TCM Transaction Controlling and Monitoring Finanzinstitute haben eine besondere Verpflichtung das Finanzsystem als Ganzes vor kriminellem Finanzmissbrauch zu schützen. Die Unternehmen sind daher verpflichtet geeignete Maßnahmen zur Einhaltung internationaler und nationaler Embargo-Vorschriften zu ergreifen. Darüber hinaus stellen die internationalen Verflechtungen die Finanzinstitute vor die Herausforderung, Zahlungen an kritische Banken oder Länder zu überwachen und bei Bedarf zu stoppen. SMARAGD TCM stellt bei der Umsetzung dieser fachlichen Anforderungen einen zentralen Baustein dar. Das System überprüft alle relevanten Informationen, im Schwerpunkt Zahlungen und Kundendaten, auf Sanktionsverstöße und nutzt dabei alle verfügbaren internen und externen Informationen, die oftmals in Sanktions-Listen zusammengefasst sind. Entdeckt SMARAGD TCM eine Auffälligkeit, wird diese an die Compliance-Verantwortlichen gemeldet und muss dort weiter verfolgt werden. Durch den Einsatz von SMARAGD TCM wird für die Finanzinstitute das operationelle Risiko reduziert und wirtschaftlicher Schaden zu Lasten des Finanzinstituts verhindert. Ursprünglich entwickelt für die Finanz-Embargo-Überwachung, wird SMARAGD TCM heute in vielen weiteren Bereichen inner- und außerhalb der Finanzbranche eingesetzt. 1.1 Fachliche Einsatzgebiete von SMARAGD TCM SMARAGD TCM stellt eine Vielzahl an flexiblen Überwachungsmechanismen zur Verfügung, die neben der Finanz-Embargo-Überwachung in weiteren Bereichen genutzt werden können. Die hier aufgeführten Einsatzgebiete können in SMARAGD TCM sowohl einzeln als auch im Verbund betrieben werden. Finanz-Embargo-Überwachung des Zahlungsverkehrs in Real-Time Überprüfung aller relevanten Zahlungsnachrichten mit dem Ziel Personen oder Länder zu finden, die einem Finanz-Embargo unterliegen. Solche auffälligen Zahlungsnachrichten werden zunächst angehalten und müssen dann von verantwortlichen Compliance- Mitarbeitern analysiert werden. Die Überwachung des Zahlungsverkehrs erfolgt auf Basis der offiziellen Embargo-Listen der diversen Behörden wie z.b. EU, OFAC und UN sowie gegen interne Bad-Guy-Listen der Finanzinstitute. Überwachung der EU-Verordnung 1781/2006 (Auftraggeber-Verordnung) Überprüfung aller Überweisungen auf Vollständigkeit bzgl. der gemachten Angaben zum Auftraggeber und dessen ausreichender Identifikation. Hier wird neben formalen Kriterien untersucht, ob für den Auftraggeber unspezifische Information, wie beispielsweise One of our customer oder xxx angegeben wurde. Verhinderung von Zahlungen an Critical Banks Effizientes Unterbinden von Zahlungen an Finanzinstitute, die als insolvent gelten. Die Zahlungen müssen erst von kompetenten Mitarbeitern bestätigt werden, bevor sie tatsächlich zur Ausführung kommen dürfen. Bei Bedarf kann die Überwachung auch auf Länderebene ausgeweitet werden. Finanz-Embargo-Überprüfung des eigenen Kundenbestandes Regelmäßige Prüfung des Kundenbestandes gegen die offiziellen Embargo- oder internen Bad-Guy-Listen. Neben Kunden können problemlos auch weitere Partnerdaten einbezogen werden. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 5 von 26

6 PEP-Überprüfung des eigenen Kundenbestandes Regelmäßige Überprüfung des Kundenbestandes gegen eine PEP Liste (Politically Exposed Persons). Kunden mit PEP-Status unterliegen einer erhöhten Sorgfaltspflicht und müssen in der Folge besonders überwacht werden. Die Erkennung als PEP erfolgt auf Basis von externen Listen wie z.b. Worldcheck, Dow Jones oder Info4C. Online-Prüfung von Namen und weiteren Begriffen Flexible Embargo- oder PEP-Prüfung von Namen, die in einem Geschäftsprozess wie z.b. der Erstellung eines Akkreditivs oder im Customer Due Diligence (CDD)-Umfeld verwendet werden. Der Mitarbeiter hat mit der Online-Prüfung die Möglichkeit über eine Intranet-Anwendung jederzeit Namen und Begriffe nach Embargo- und PEP-Sachverhalten zu prüfen. 1.2 Was kann geprüft werden? Über das flexible Schnittstellenkonzept können sehr unterschiedliche Informationen an SMARAGD TCM zur Prüfung übergeben werden. In SMARAGD TCM wird daher in Bezug auf die zu prüfenden Datenströme verallgemeinernd von Transaktionen gesprochen. Hinter diesem Begriff verstecken sich in der Praxis oftmals Zahlungsnachrichten und Kundendaten. Wie die folgende Liste zeigt, können darüber hinaus jedoch viele weitere Datenströme von SMARAGD TCM verarbeitet werden: Aus- und Inlandszahlungen in Standard-Zahlungsformaten wie SWIFT FIN, SWIFT MX oder SEPA Aus- und Inlandszahlungen in kundenspezifischen Formaten Kundendaten mit Namen, Adressen, Geburtsdaten usw. Geschäftskontakte wie Lieferanten, Marketing-Listen usw. Wirtschaftlich Berechtigte Einzelne Namen und Begriffe, die schnell geprüft werden müssen Garantien, Akkreditive etc. Wertpapier-Transaktionen Kreditanträge Kundenindividuelle Datenformate Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 6 von 26

7 2 Fachliche Komponenten von SMARAGD TCM Basierend auf einer klassischen Client-Server-Architektur, setzt sich SMARAGD TCM aus mehreren fachlichen Komponenten zusammen, die eng miteinander verbunden sind. Die eigentliche Prüfung der Transaktionen erfolgt auf dem TCM Server, im Prüfkern von SMARAGD TCM. Die Prüflogik des Prüfkerns kann von den Anwendern mit dem TCM Client im Zusammenspiel von Listen- und Regelmanagement selbst gesteuert werden. Auffällige Transaktionen können dann im Vorgangsmanagement bearbeitet werden. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 7 von 26

8 2.1 Vorgangsmanagement Stellt SMARAGD TCM in einer geprüften Transaktion (Zahlungsnachricht, Kundendatensatz, etc.) eine Auffälligkeit fest, wird in SMARAGD TCM ein Vorgang als elektronische Akte angelegt. Der Vorgang gibt ausführlich darüber Auskunft, warum die Transaktion auffällig geworden ist und zeigt alle verfügbaren Informationen zur geprüften Transaktion an. Vorgangsübersicht Treffer Geprüfte Transaktion Alle von SMARAGD TCM ermittelten Vorgänge werden in einer Vorgangsübersicht mit ihren wesentlichen Merkmalen dargestellt. Die Bearbeitung der Vorgänge ist in einen mehrstufigen Workflow eingebunden und kann bei Bedarf im 4-Augen-Prinzip erfolgen. Unter der Vorgangsübersicht werden alle weiteren im System verfügbaren Informationen zu einem Vorgang angezeigt. Diese umfassen die Informationen zum Treffer inkl. aller Listeninformationen, alle Felder der geprüften Transaktion sowie die bisherige Historie der Vorgangsbearbeitung. Mit all diesen Informationen können die Anwender den Vorgang nun analysieren und das weitere Vorgehen festlegen. Gerade bei Zahlungsnachrichten ist eine zeitnahe und effiziente Vorgangsbearbeitung durch die Compliance-Verantwortlichen wichtig. Im Rahmen eines definierten Workflows muss der Anwender am Ende entscheiden, ob es sich bei der Auffälligkeit um einen tatsächlichen Embargo-Verstoß oder um einen unbegründeten Treffer handelt, der nach Analyse ignoriert werden darf (False-Positive-Treffer) handelt. Bei der Bearbeitung von, als auffällig markierten und damit angehaltenen Zahlungsnachrichten führt die Entscheidung durch die Compliance-Verantwortlichen dazu, dass die Zahlung entweder weiter ausgeführt oder final gestoppt wird. Das Ergebnis des Prozesses und jeder Arbeitsschritt werden in einem elektronischen Journal revisionssicher dokumentiert. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 8 von 26

9 Das Vorgangsmanagement verfügt über folgende wichtige Eigenschaften und Funktionen: Transparente Darstellung aller vorgangsrelevanten Informationen auf einen Blick Mehrstufiger Workflow zur Vorgangsbearbeitung, auf Wunsch mit 4-Augenprinzip Integrierter Entscheidungssupport für die Real-Time-Bearbeitung des Zahlungsverkehrs Flexibel konfigurierbarer Eskalations-Prozess bei Abweichungen vom Standard-Workflow Integrierte Dokumentation aller Aktivitäten in einem revisionssicheren elektronischen Journal Rollenkonzept zur flexiblen Abbildung organisatorischer Entscheidungsprozesse Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 9 von 26

10 2.2 Listenmanagement Die Prüfungsfunktionen von SMARAGD TCM basieren in weiten Teilen auf offiziellen Embargo- und internen Sanktions-Listen. Auf diesen Listen können sanktionierte Personen, Länder, Städte oder auch Signalbegriffe wie Weapon geführt werden. Mit Hilfe dieser Listeneinträge wird z.b. untersucht, ob der Auftraggeber einer Überweisung auf einer der offiziellen Embargo-Listen zu finden ist. Die relevanten Listen können in Anzahl und Struktur, gemäß den Anforderungen des einzelnen Finanzinstituts flexibel konfiguriert werden. Folgende Listentypen werden von SMARAGD TCM unterstützt: Offizielle Embargo-Listen, z.b. von EU, OFAC oder UN-Behörde Embargo-Länderlisten, z.b. aus Sicht der EU, OFAC oder FATF Bad-Guy-Listen für interne Sanktionen Bad- und Critical-Bank-Listen Good-Guy- und Good-Payments-Listen für die Reduktion von False-Positive-Treffern PEP-Listen, z.b. von Dow Jones, WorldCheck oder Info4C Bad-Words und Phrasen-Listen Beliebige weitere Listen, z.b. für interne Sanktionen Alle internen und externen Listen Listeninhalte Zentraler Bestandteil des Listenmanagements ist der Listeneditor. Mit seiner Hilfe können die Anwender in den Listen recherchieren und die Listeninhalte pflegen. Zusätzlich können alle Listeninhalte als Datei im XLS-/CSV-Format importiert und wieder exportiert werden. Embargo- oder PEP-Listen, die von externen Listen-Providern wie z.b. der EU-Behörde zur Verfügung gestellt werden, lassen sich mit ihrem proprietären Format problemlos und vollautomatisiert in SMARAGD TCM einlesen und stehen damit stets tagesaktuell zur Verfügung. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 10 von 26

11 2.3 Regelmanagement Das Regelmanagement ist für die Prüflogik von SMARAGD TCM verantwortlich. Hier wird festgelegt, wie die einzelnen Transaktionen im Detail zu prüfen sind. Vor der eigentlichen Embargo-Prüfung identifiziert SMARAGD TCM alle relevanten Attribute einer Zahlungsnachricht oder eines Kundendatensatzes. Im Regelmanagement wird dann im Regelwerk detailliert festgelegt, wie die einzelnen Attribute zu prüfen sind. Dabei können auch Besonderheiten einzelner Felder, wie z.b. Verwendungszweck berücksichtigt werden. Die beiden wichtigsten Kriterien sind die Festlegung der zu berücksichtigenden Embargo-Listen und die gewünschte Trefferqualität der Prüfung (z.b. Grad der Ähnlichkeit mit einem Embargo- Listeneintrag). Beim initialen Aufsetzen des Systems wird ein Best-Practice-Regelwerk zur Verfügung gestellt, welches das Know-How aus zahlreichen Implementierungsprojekten widerspiegelt. Die anschließende Pflege der Prüfungsregeln erfolgt mit dem Regeleditor durch den Anwender. Damit können Erkenntnisse aus der Vorgangsbearbeitung direkt und bequem in das Regelwerk von SMARAGD TCM zurückfließen und damit die False-Positive-Rate kontinuierlich reduzieren. Überblick Regelwerk Prüfungsregeln SMARAGD TCM unterstützt folgende Prüfungsarten. Selbstverständlich können die einzelnen Möglichkeiten auch kombiniert werden: Vergleich von Namen, Adressangaben und beliebigen Texten mit Embargo-Listeninhalten, unter Berücksichtigung von Ähnlichkeiten und Fuzzy Logic Integrierte Unterstützung von unterschiedlichen Sprachen und allen international gebräuchlichen Zeichensätzen Länder- und Städteprüfungen auf Basis von Embargo-Länderlisten unter Berücksichtigung der ISO-Länderkennzeichen Vergleiche von Geburtstagen Nutzung von Betragsangaben bei Zahlungen Format- und Längen-Überprüfungen von Feldinhalten Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 11 von 26

12 2.4 Benutzermanagement Der Zugang und die Nutzung von SMARAGD TCM wird durch das Benutzermanagement geregelt. Über das Berechtigungskonzept kann sehr feingranular gesteuert werden, welcher Benutzer welche Funktionen in SMARAGD TCM nutzen darf. Die Zuordnung der Berechtigungen zu den Benutzern erfolgt im Benutzereditor mit Hilfe von Rollen, in denen einzelne Berechtigungen zu sinnvollen fachlichen Gruppen wie z.b. Vorgangsbearbeitung oder Business Administration zusammengefasst sind. Benutzer Rollenzuordnung Mandantenzuordnung In SMARAGD TCM ist ein durchgängiges 4-Augen-Prinzip realisiert, das auf Wunsch für jeden Editor aktiviert werden kann. Alle Benutzer-Aktionen müssen dann erst von einem zweiten Benutzer bestätigt werden, bevor sie im System aktiv werden. Zusätzlich werden alle Benutzer-Aktionen in einem elektronischen Journal revisionssicher dokumentiert, so kann nachvollzogen werden, welcher Benutzer welche Änderungen im System vorgenommen hat. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 12 von 26

13 2.5 Reporting-Modul Bei der Embargo-Prüfung und anschließenden Bearbeitung von Vorgängen entstehen in SMARAGD TCM viele Daten, die dem Anwender wertvolle Informationen zum Systemverhalten und zur Systemnutzung bieten. Diese Informationen können für Verbesserungen des Systems oder für das Erstellen von Berichten, auch für offizielle Berichtswege, genutzt werden. Parameter Alle Reports Mit dem zentralen Reporting-Modul kann der Anwender diese Informationen abrufen, weiterverarbeiten und in der täglichen Arbeit nutzen. Die einzelnen Daten werden dabei intelligent miteinander verknüpft und können bei Bedarf graphisch aufbereitet werden. Die einzelnen Reports werden parametergesteuert über eine eigenständige Oberfläche aufgerufen. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 13 von 26

14 Im Standard sind bereits viele Reports umgesetzt. Diese Liste wird kontinuierlich erweitert und kann problemlos um kundenspezifische Reports ergänzt werden. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 14 von 26

15 3 Einbindung der Prüfungen in die Finanzinstitute 3.1 Überwachung des Zahlungsverkehrs Finanzinstitute müssen durch geeignete Maßnahmen verhindern, dass Personen, die einem Embargo unterliegen, Zahlungen erhalten. Ein wesentlicher Bestandteil von SMARAGD TCM ist daher die Embargo-Prüfung von Zahlungsnachrichten und hier besonders im Auslandszahlungsverkehr. SMARAGD TCM arbeitet und prüft auf Attributebene. Dies bedeutet, dass jede Zahlungsnachricht in die einzelnen Attribute zerlegt wird. Abhängig vom Inhalt (Namen, Verwendungszweck, BIC etc.) kann dann für jedes Attribut im Regelwerk die beste Prüfstrategie festgelegt und damit die False- Positive-Rate optimiert werden. So muss ein Verwendungszweck im Vergleich zu einem Auftraggeber-Namen anders geprüft werden, da er deutlich mehr beschreibenden Text beinhalten kann. In SMARAGD TCM wird der Zahlungsverkehr üblicherweise in Real-Time geprüft: 1. Alle relevanten Zahlungsnachrichten werden vom Zahlungsverkehrssystem des Finanzinstituts für die Durchführung der Embargo-Prüfung an SMARAGD TCM übermittelt. 2. SMARAGD TCM prüft die Zahlungsnachrichten und gibt dann innerhalb von Sekundenbruchteilen das Ergebnis der Embargo-Prüfung als Status an das Zahlungsverkehrssystem zurück. 3. Ist die Zahlungsnachricht unauffällig (Status = SYSTEM-GO), kann sie sofort vom Zahlungsverkehrssystem weiter ausgeführt werden. 4. Im anderen Fall (Status = SYSTEM-HOLD), legt SMARAGD TCM im System einen Vorgang an, der in der Folge von den Compliance-Verantwortlichen manuell analysiert und entschieden werden muss. Solange keine Entscheidung getroffen wurde, darf die Zahlung nicht ausgeführt werden. 5. Erst wenn ein Vorgang von den Compliance-Verantwortlichen im Vorgangsmanagement final entschieden wird, gibt SMARAGD TCM diese Information an das Zahlungsverkehrssystem weiter. 6. Hat sich die Auffälligkeit bestätigt (Status = MANUAL-STOP), muss das Zahlungsverkehrssystem die Zahlungsnachricht stoppen. Im anderen Fall (Status = MANUAL-GO), wird die Zahlungsnachricht wie gewohnt weiter ausgeführt. Für folgende Zahlungsverkehrs-Formate stehen standardisierte Schnittstellen zur Verfügung, die bei vielen Finanzinstituten erfolgreich im Einsatz sind: SWIFT FIN SWIFT MX SEPA DTAUS Weitere proprietäre Formate können leicht als kundenspezifische Schnittstelle ergänzt werden. Neben den fachlichen Anforderungen liegt bei der Realisierung einer Schnittstelle das Hauptaugenmerk auf einer möglichst einfachen und stabilen Integration der TCM-Schnittstelle in den Zahlungsverkehr des Finanzinstituts. Es muss sichergestellt werden, dass die Embargo-Prüfung den Ablauf des Zahlungsverkehrs in keinster Weise negativ beeinflusst. Mit SMARAGD MGS (Messaging Gateway Server) bietet Cellent Finance Solutions ein zusätzliches Software-Produkt an, das die Realisierungsaufgaben bei den Finanzinstituten auf ein absolutes Mindestmaß reduziert und gleichzeitig für hohen Komfort und Ausfallsicherheit im Zahlungsverkehr sorgt. Eine Individualprogrammierung auf Kundenseite ist dann nicht mehr notwendig. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 15 von 26

16 SMARAGD MGS wird in den Zahlungsverkehrsprozess eingehängt und agiert damit als zentraler Knoten für das Routing und Handling aller relevanten SWIFT- und SEPA-Zahlungen. SMARAGD MGS steuert die Verarbeitung der eingehenden und ausgehenden Transaktionen selbständig und verfügt über ein ausgefeiltes und robustes Notfallsystem, so dass Kommunikationsstörungen keine operationellen Risiken bewirken SMARAGD MGS unterstützt auf Anhieb alle gängigen Zahlungsverkehrsplattformen wie Merva bzw. WBIFN (IBM) PINQ (SYRACOM) BOX for SWIFTNet (INTERCOPE) PTS (CSC) FormatService (DPS Engineering) Zusätzlich kann SMARAGD MGS über ein ADK-Plug-In leicht in die SWIFT Software SAA (SWIFT Alliance Access) eingebunden werden. Die Überwachung des Zahlungsverkehrs kann problemlos auf die Themen EU-Verordnung 1781/2006 (Auftraggeber-Verordnung) und Beobachtung von Critical Banks ausgeweitet werden. Das System kann dabei so konfiguriert werden, dass die Treffer je nach Thema von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet werden müssen. Embargo-Treffer werden dann beispielsweise von den Compliance-Verantwortlichen und EU1781-Treffer von Mitarbeitern aus dem Zahlungsverkehrs-Umfeld weiterbearbeitet. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 16 von 26

17 3.2 Kundenbestands-Prüfung Finanzinstitute müssen ihren Kundenbestand systematisch nach Personen untersuchen, die entweder einem Embargo unterliegen oder als Politically Exposed Persons (PEP) eingestuft werden müssen. Die Überprüfung kann entweder für einzelne Kunden in Real-Time (siehe nächstes Kapitel) oder als regelmäßiger nächtlicher Batch-Prozess für den Gesamt-Kundenbestand durchgeführt werden. Zur kontinuierlichen und systematischen Kundenbestands-Prüfung müssen aus dem Kundenführungssystem des Finanzinstituts täglich die benötigten Kundendaten mit Namen, Anschrift, Nationalität usw. in eine standardisierte Datei exportiert werden. Alternativ steht auch eine Datenbank-Anbindung zur Verfügung. Es können problemlos weitere Partnergruppen wie z.b. Lieferanten, Bevollmächtigte in diesen Prozess mit eingebunden werden. Im Standard-Fall werden nur die täglichen Abweichungen des Kundenbestands geprüft, also Neu- Kunden oder sowie Änderungen bei Namen und Adressen. Sobald jedoch eine neue Version einer Embargo-Liste vorliegt, muss der Kundenbestand nochmals komplett abgeglichen werden. Hierzu wurde ein hochoptimiertes Verfahren entwickelt, mit dem schnell und effizient mehrere Millionen Kundendatensätze in wenigen Stunden geprüft werden können. SMARAGD TCM prüft die Kundendaten gegen die Embargo- oder PEP-Listen gemäß dem hinterlegten Regelwerk. Anders als bei der Zahlungsverkehrsprüfung ist keine Rückmeldung an das Liefersystem über das Prüfungsergebnis notwendig. Die auffälligen Kundendatensätze werden als Vorgänge übernommen und zur weiteren Entscheidung angezeigt. Auffällige Kunden, die im Rahmen der Vorgangsbearbeitung als unkritisch eingestuft wurden, können vom Anwender automatisch auf eine Good-Guy-Liste übernommen werden und erscheinen dann bei der nächsten Gesamtprüfung nicht mehr als auffällig. Die False-Positive-Rate wird damit weiter gesenkt. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 17 von 26

18 3.3 Online-Abfragen mit WebCheck Die regelmäßige Kundenbestands-Prüfung wird mit dem WebCheck-Modul und seiner Möglichkeit von Online-Abfragen sinnvoll ergänzt. Das WebCheck-Modul ist eine Web-Applikation, die üblicherweise in das Intranet des Finanzinstituts integriert wird und damit unternehmensweit zur Verfügung steht. Für die Nutzung sind lediglich ein aktueller Web-Browser und ein Intranet-Zugang notwendig. Damit kann WebCheck flexibel in beliebigen Geschäftsprozessen eingesetzt werden. Die Mitarbeiter können mit WebCheck schnell und einfach überprüfen, ob Personen einem Embargo unterliegen oder als PEP eingestuft werden müssen. Die Mitarbeiter geben hierzu den Namen (und ggf. weitere Informationen wie Geburtsdatum, Nationalität etc.) in die Online-Abfrage ein und erhalten innerhalb weniger Sekunden als Ergebnis zurück, ob hier eine verstärkte Sorgfaltspflicht notwendig ist. Bei einem Treffer kann per Web-Formular eine weitere Analyse durch die Compliance-Verantwortlichen veranlasst werden. Die Prüfung basiert dabei auf den identischen Embargo-Listen wie sie auch bei der Zahlungsverkehrs- oder Kundenbestands-Prüfung zum Einsatz kommen. WebCheck ist in folgenden Situationen von besonders großem Nutzen: Schnelle Überprüfung von Personenangaben, z.b. im Rahmen eines Kredit-Antrags Nutzung in Geschäftsprozessen, wie z.b. Bearbeitung von Exportgeschäften oder einer Geschäftsanbahnung, in denen eine automatisierte Embargo-Überprüfung nicht vorgesehen oder möglich ist Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 18 von 26

19 Zu prüfende Informationen liegen nur als Papier (z.b. Telefax) oder als unstrukturierte Wordoder PDF-Dokumente vor Prüfung von relevanten Begriffen wie z.b. Schiffsnamen Neben dem WebCheck-Modul stehen weitere Web-basierte Module zur Verfügung, die auf unterschiedliche Weise die Geschäftsprozesse des Finanzinstituts unterstützen können: Mit Web-FileCheck können nicht nur einzelne Namen sondern ganze Excel-Dateien in einem Schritt geprüft werden. Der Anwender lädt mit Hilfe des Web-Browser die Excel- Dateien in SMARAGD TCM ein und startet nach einem Qualitätscheck die Prüfung. Mit dem WebService kann die Embargo- bzw. PEP-Prüfung leicht in die IT-Systeme des Finanzinstituts integriert werden. Wird z.b. im Rahmen eines Kontoeröffnungsprozesses ein Kunde im Kundensystem angelegt, kann die Embargo- und PEP-Prüfung vollautomatisch im Hintergrund stattfinden, ohne dass der Kundenberater gesondert aktiv werden muss. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 19 von 26

20 4 Weitere Merkmale von SMARAGD TCM 4.1 Mandantenfähigkeit SMARAGD TCM ist vollständig mandantenfähig: Verschiedene Finanzinstitute können auf einem gemeinsamen Server installiert und parallel betrieben werden. Die Mandantenfähigkeit in SMARAGD TCM unterstützt dabei ein zweistufiges Konzept: Jeder Mandant ist komplett eigenständig und verfügt über eine individuelle institutsspezifische Konfiguration in Bezug auf zu prüfende Zahlungsnachrichten bzw. Kundendaten, Regelwerk und Listen. In jedem Fall sind alle institutsspezifischen Daten wie Vorgänge oder Listeneinträge klar voneinander getrennt. Ein Mandant verhält sich somit wie eine unabhängige SMARAGD TCM- Installation. Innerhalb eines Mandanten kann zusätzlich ein Bankenverbund konfiguriert werden, der sich aus mehreren verbundenen Instituten (Organisationseinheiten) zusammensetzt. Innerhalb eines Bankenverbundes können von einer zentralen Stelle ein einheitliches Regelwerk und identische Listen vorgegeben und an die Institute vererbt werden. Mit dem zweistufigen Konzept können alle Anforderungen von einzelnen Kunden, Verbund- Rechenzentren und unabhängigen und international agierenden Rechenzentren optimal gelöst werden und SMARAGD TCM an die existierenden Organisationsstrukturen angepasst werden. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 20 von 26

21 4.2 Reduzierung der False-Positive-Treffer Als False-Positive-Treffer werden Treffer bezeichnet, die zu einem Vorgang im System führen, bei der die Auffälligkeit sich im Nachgang jedoch als unbegründet herausgestellt hat. Eine hohe Anzahl an False-Positive-Treffern führt zu einer enormen Arbeitsbelastung der zuständigen Compliance-Mitarbeiter. Daher wurden in SMARAGD TCM eine Reihe von hocheffizienten Strategien zur Vermeidung von False-Positive-Treffern implementiert. Die Anzahl der vermeidbaren Vorgänge wird deutlich reduziert OHNE die gewünschten Treffer zu verlieren. Die im Folgenden aufgeführten Strategien sind konfigurierbar und können somit leicht an geänderte Randbedingungen angepasst werden. Nutzung von Good-Guy-Listen Zunächst auffällige Personen, die sich nach einer Recherche als unverdächtig erwiesen haben, können auf eine Good-Guy-Liste gesetzt werden. Damit werden Treffer gegen diese Personen zukünftig unterbunden. Die Good-Guy-Listen werden regelmäßig vom System kontrolliert, ob die Einträge noch valide sind. Kennzeichnung von regelmäßigen und vergleichbaren Vorgängen Insbesondere im Zahlungsverkehr führen Daueraufträge oder stabile Geschäftsbeziehungen gerne zu nahezu identischen Vorgängen. Diese können nach einer Validierung durch die Compliance-Mitarbeiter gekennzeichnet und in der Folge unterbunden werden. Besondere Behandlung von einfachen Listeneinträgen wie Joe, David etc. Da sich diese Einträge auf den offiziellen Embargo-Listen befinden, können diese Namen in der Embargo-Prüfung nicht gänzlich ignoriert werden. Der Anwender hat jedoch die Möglichkeit diese Listeneinträge als Unqualifiziert zu kennzeichnen. In der Folge werden die relevanten Namen in SMARAGD TCM deutlich strenger geprüft und führen somit zu deutlich weniger False-Positive-Treffern. Intelligente Prüfung von Freitexten wie z.b. Verwendungszweck-Attribute in Zahlungsnachrichten Freitexte können sehr lange Texte beinhalten und müssen daher mit einer angepassten Suchstrategie geprüft werden. Berücksichtigung von Common Words wie z.b. GmbH, Limited usw. in der Ähnlichkeitsprüfung Aufgrund ihrer geringen Aussagekraft, werden die Common Words in der Ähnlichkeitssuche ignoriert und fließen nicht in die Berechnung des Ähnlichkeitswerts ein. Zusätzliche Nutzung von Synonymen in der Ähnlichkeitsprüfung Synonyme können eingesetzt werden, um geläufige Abkürzungen (z.b. Mgmt = Management) oder Nick Names (Bob = Robert) bei der Ähnlichkeitssuche zu berücksichtigen. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 21 von 26

22 4.3 Ähnlichkeitssuche Ein wesentliches und unverzichtbares Merkmal von SMARAGD TCM ist die Prüfung der Namen und Begriffe auf Ähnlichkeiten mittels einer unscharfen Suchlogik. Die Ähnlichkeitssuche ist parametrisierbar, so dass sie bei erhöhten Sicherheitsanforderungen schnell angepasst werden kann. Kombination aus Fuzzy und phonetischer Logik Phonetische Ähnlichkeiten, insbesondere durch unterschiedliche Schreibweisen in verschiedenen Sprachen, werden berücksichtigt Ähnlichkeiten durch Tippfehler, Schreibvarianten, Wortdrehungen werden erkannt Berücksichtigung von Synonymen, Abkürzungen und Namens-Initialen Neutrale Begriffe wie GmbH, International etc. können in der Prüfung ignoriert werden Differenzierung der Ähnlichkeitsbewertung für strukturierte und Freitext-Felder 4.4 Performance und Skalierbarkeit SMARAGD TCM ist eine hoch-skalierbare Anwendung, die als Java-Applikation basierend auf dem JEE-Standard entwickelt wurde. SMARAGD TCM ist bei vielen Großbanken im Einsatz und daher für einen hohen Datendurchsatz und hohe Prüf-Performance optimiert. Bei einer Standardinstallation mit Embargo-Prüfungen gegen EU-, OFAC- und weitere interne Embargo-Listen werden folgende Performance-Werte erreicht: Prüfung von SWIFT-FIN Nachrichten in Real-Time: Ca Zahlungen/ Stunde Prüfung des Inlandszahlungsverkehr, mit Dateiverarbeitung: Ca.2 Million Zahlungen/ Stunde Prüfung des Kundenbestandes: Ca. 6 Millionen Kundendatensätze/ Stunde Die obigen Performance-Beispiele beziehen sich auf eine moderne Intel-Architektur mit 2 Cores, wie sie z.b. in gängigen Linux-Servern zum Einsatz kommt. SMARAGD TCM skaliert annähernd linear mit der Anzahl der Prozessoren bzw. Cores, so dass beim Einsatz von 4 Cores im gleichen Zeitraum doppelt so viele Transaktionen verarbeitet werden können. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 22 von 26

23 5 Nutzenpotential von SMARAGD TCM 5.1 Vermeidung von Risiken SMARAGD TCM wurde in Zusammenarbeit mit mehreren Banken unterschiedlicher Größe und Ausrichtung entwickelt und wird heute global und branchenübergreifend eingesetzt. In Kooperation mit unseren Kunden wird SMARAGD TCM ständig weiterentwickelt, um alle neuen Anforderungen zu erfüllen. Zentrales Ziel ist dabei die Reduktion der Risiken im Compliance-Umfeld: Abdeckung der gesetzlichen Finanz-Embargo-Anforderungen durch den Einsatz einer anerkannten Lösung Identifizierung von unerwünschten Personen im Kundenstamm Vermeidung von eingefrorenen Zahlungen bei Embargo-Verstößen Verhinderung von Zahlungen an Critical Banks Der Kern von SMARAGD TCM ist eine Prüflogik, die darauf optimiert wurde, schnell und effizient die richtigen Treffer zu identifizieren. Im Rahmen eines Assessments durch Deloitte&Touche wurde festgestellt, dass die Lösung mit SMARAGD TCM in diesem Bereich weltweit mit führend ist. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 23 von 26

24 5.2 Einfache und effiziente Handhabung Der zweite Schwerpunkt von SMARAGD TCM liegt in der komfortablen und übersichtlichen Bedienung durch die Anwender. Die Compliance-Mitarbeiter werden dadurch in die Lage versetzt, auffällige Zahlungen und Kunden zielgerichtet zu analysieren und effizient zu entscheiden, ob die vom System gemeldeten Auffälligkeiten begründet sind. Weitere Highlights sind: Einfache und effiziente Bearbeitung von Auffälligkeiten im Vorgangsmanagement Integrierter und konfigurierbarer Workflow in der Vorgangsbearbeitung mit Eskalationsmanagement bei gestoppten Zahlungen Nutzung aller relevanten öffentlichen Embargo- oder PEP-Listen Problemlose Integration eigener institutsspezifischer Listen Prüflogik kann mit dem Regeleditor jederzeit angepasst und erweitert werden Einfache Anbindung von zahlreichen Zahlungsverkehrssystemen über Plug&Play-Konzept Performante Kundenbestands-Prüfung, auch bei Massendaten Spontane Prüfung von einzelnen Namen über das Intranet Extrem geringe False Positive-Rate Ausgereiftes Fuzzy Logic-Modul für die Erkennung von Ähnlichkeiten Durchgängige Mandantenfähigkeit auch für Rechenzentren geeignet No Downtimes die Prüflogik kann auch im laufenden Betrieb angepasst werden 99,99% Ausfallsicherheit Hohe Performance und Skalierbarkeit 5.3 Erfolgreiche Implementierungsprojekte SMARAGD TCM wird bei den Finanzinstituten üblicherweise im Rahmen eines Implementierungsprojekt eingeführt. Ein erfahrenes Projektteam analysiert dabei die fachlichen Anforderungen und definiert, wie SMARAGD TCM in die IT-Umgebung des Kunden, insbesondere in die Zahlungsverkehrssysteme, integriert werden kann. Das Implementierungsprojekt verfolgt dabei zwei Hauptziele: Zum Einen soll SMARAGD TCM auf einfachstem Weg in die IT-Umgebung eingebunden werden. Zum Anderen sollen die fachlichen Geschäftsprozesse bestmöglich unterstützt werden. Durch die zahlreichen Projekte verfügen die Mitarbeiter von Cellent Finance Solutions GmbH über ein hervorragendes Know-How sowohl in der fachlichen Embargo-Beratung als auch in allen IT- und Zahlungsverkehrs-Themen. Bei kleineren und mittelgroßen Kunden kann oftmals eine der Standard-Lösungen von Cellent Finance Solutions GmbH zum Einsatz gebracht werden, die die Erfahrungen der vergangenen Jahre aufnimmt und den Kunden als Best-Practice-Lösung zur Verfügung stellt. Diese Implementierungsprojekte haben im Durchschnitt einen Umsetzungszeitraum ab Start zwischen 6 Wochen und 3 Monaten. Darüber hinaus ist SMARAGD TCM hervorragend geeignet, um bei größeren Finanzinstituten oder in einem Rechenzentrum für unterschiedliche, auch internationale Mandanten eingesetzt zu werden. In diesem Fall erfolgt im Implementierungsprojekt vor der eigentlichen Umsetzung eine ausführliche Spezifikationsphase, in der die kundenspezifischen Anforderungen diskutiert und dokumentiert werden. Die Umsetzung der besonderen Wünsche erfolgt dann zu großen Teilen per Konfiguration, die das Verhalten des Systems kundenspezifisch anpasst. Dies gilt z.b. für den Workflow in der Vorgangsbearbeitung, neue Sanktionslisten oder ein besonderes Prüfungsverhalten. Bei Bedarf können im Rahmen des Implementierungsprojektes zusätzlich Programmerweiterungen, wie z.b. eine proprietäre Schnittstelle umgesetzt werden. Hier orientiert sich die Projektdauer an den tatsächlichen Anforderungen und nimmt ca. 3 bis 6 Monate in Anspruch. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 24 von 26

25 Als kritische Erfolgsfaktoren eines Implementierungsprojektes haben sich aus Sicht von Cellent Finance Solutions GmbH folgende Punkte herausgestellt: Klare Projektstruktur mit Projektleitern auf beiden Seiten, die über die benötigten Kompetenzen verfügen Eindeutige Spezifikation der Anforderungen Frühzeitige Einbindung aller notwendigen Stellen beim Kunden, insbesondere den Verantwortlichen für Zahlungsverkehr, Kundensysteme und IT-Infrastruktur Definiertes Vorgehen bei der Einführung der Software Bei Bedarf kann Cellent Finance Solutions GmbH weitere Tätigkeiten im Implementierungsprojekt übernehmen, die alle Bereiche eines IT-Implementierungsprojektes umfassen wie z.b. IT-technische Unterstützung bei Installation und Integrationstests Beratung bei der Integration des Zahlungsverkehrs in SMARAGD TCM Fachliche Optimierung der Prüfungsergebnisse Konzeption und Durchführung von Fachlichen Tests Nach der erfolgreichen Einführung von SMARAGD TCM ist das SMARAGD Support-Team für die weitere Betreuung der Kunden verantwortlich. Für jeden Kunden wird eine dedizierte Referenzumgebung vorgehalten, die im Aufbau und Konfiguration der Kunden-Installation entspricht. Das Support-Team ist verantwortlich für Fehlerbehebungen und beantwortet kompetent fachliche und technische Fragen rund um SMARAGD TCM. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 25 von 26

26 6 Ihr Partner Cellent Finance Solutions GmbH Die Cellent Finance Solutions GmbH ist ein spezialisiertes Consulting-Unternehmen und führender Anbieter von Software- und Produktlösungen für die Finanzwirtschaft. Zu unserem Kerngeschäft gehören Beratungsleistungen, Produkte und Lösungen in den relevanten Themenfeldern der Finanzwirtschaft: Compliance & Financial Crime Integrated Bank Management Retail Banking Solutions Trading & Financial Markets Das Unternehmen ist mit seinen Lösungen im Kontext der Geldwäsche-Bekämpfung, Verhinderung von Terrorismusfinanzierung, Gefährdungsanalyse, Finanzbetrug und Compliance einer der führenden Anbieter in Europa. Neben seinem Schwerpunkt bei Finanzinstituten verfügt Cellent Finance Solutions über Referenzen in der Versicherungswirtschaft, bei Leasing- und Fondsgesellschaften und in der Industrie. Die Cellent Finance Solutions GmbH hat ihren Sitz in Stuttgart und weitere Standorte in München und Frankfurt. Cellent Finance Solutions GmbH 2014 Seite 26 von 26

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