Optimierung unserer Geschäftsprozesse mit e- Invoicing von OB10

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1 Optimierung unserer Geschäftsprozesse mit e- Invoicing von OB10 Datum: 10 Oktober, 2011 Sehr geehrte Damen und Herren, im Rahmen unserer Gesamtstrategie zur Abschaffung papierbasierter Prozesse und zur Darstellung des Leistungspotenzials, das wir im Rahmen unserer BioPharma-Strategie für das Unternehmen erreichen möchten, führt Bristol-Myers Squibb die zweite Welle des elektronisches Fakturierungsprogramm für alle von seinen Zulieferern und Dienstleistern eingehenden Rechnungen ein. Dank e-invoicing profitieren Sie von einer sicheren und garantierten Rechnungszustellung innerhalb weniger Stunden. So können wir Ihre Rechnungen schneller und präziser bearbeiten. Darüber hinaus können Sie sich jederzeit den Status Ihrer Rechnungen über Ihr sicheres Online- Konto bei anzeigen lassen. Laut einer Analyse der Rechnungsaktivitäten im Verlauf des vergangenen Jahres gehört Ihr Unternehmen zum strategischen Programm von Bristol-Myers Squibb, und Ihre Teilnahme ist erforderlich. Daher wird die Buchhaltungsabteilung von Bristol-Myers Squibb ab dem 23 Dezember 2011 von Ihrem Unternehmen keine Rechnungen in Papierform mehr akzeptieren. Stattdessen sind nur noch elektronische Rechnungen an Bristol-Myers Squibb zu senden. Bristol-Myers Squibb arbeitet mit OB10, einem Drittanbieter für elektronische Rechnungsverarbeitung, zusammen, um Ihnen die Umstellung auf e-invoicing zu erleichtern und den weiteren Prozess zu verwalten. OB10 bietet verschiedene Optionen für den Versand von elektronischen Rechnungen an, um den unterschiedlichen Größen, Systemen und Verarbeitungsanforderungen der Lieferanten gerecht zu werden. Wir haben OB10 gebeten, sich innerhalb der kommenden 10 Tage mit Ihnen in Verbindung zu setzen, um die verfügbaren Optionen näher zu erläutern und den Wechsel zur elektronischen Rechnungsverarbeitung durchzuführen. Sobald Sie einmal bei OB10 registriert sind, können Sie elektronische Rechnungen an all Ihre Kunden senden, die ebenfalls im Netzwerk registriert sind und somit Ihre eigenen unternehmensinternen Prozesse optimieren und deren Effizienz steigern. Damit das oben genannte Ziel erreicht werden kann, bitten wir Sie um Einhaltung des folgenden Zeitplans. Zeitplan für die elektronische Rechnungsverarbeitung Termin Maßnahme Was Sie zusammen mit OB10, dem strategischen Partner von Bristol-Myers Squibb, erledigen müssen Bis spätestens 11 November 2011 Vereinbarung treffen Unterzeichnung und Übermittlung des Serviceabkommens Bis spätestens 30 November 2011 Bereitstellung einer Testdatei Ausfüllen des Arbeitsblatts für die Implementierung, Bereitstellen von Testdateien und enge

2 Bis spätestens 23 Dezember 2011 Senden der ersten Rechnung/Live Zusammenarbeit mit dem für die Implementierung zuständigen OB10- Sachbearbeiter bei der Überprüfung und Abnahme der Dateiübersetzung Senden der ersten Rechnung an Bristol-Myers Squibb über OB10 Was bedeutet das für Sie? Sichere, garantierte Rechnungszustellung innerhalb weniger Stunden, einschließlich Bestätigung des Rechnungserhalts Beschleunigte Rechnungsbearbeitung kürzere Bearbeitungszeiten, wodurch Rechnungen fristgerecht bezahlt werden können ANY-TO-ANY DATA FORMATTING Technologie keine zusätzliche Software oder Hardware erforderlich Bessere Bearbeitungstransparenz und besseres Cashflow-Management, aufgrund von Zugriffmöglichkeit und Berichterstellung rund um die Uhr Allgemeine Beseitigung vieler Grundursachen, die zu Zahlungsverzögerungen führen Umsatzsteuerkonform, unabhängig davon, wo die Rechnungen ausgestellt oder erhalten wurden Zulieferer-Portal für Rechnungs- und Zahlungsstatus Umweltfreundliche Lösung schont Bäume und spart Transportkosten Für die elektronische Rechnungsverarbeitung mit OB10 fallen Kosten an. Wir gehen jedoch davon aus, dass diese Kosten durch die Vorteile des Systems aufgewogen werden. Optionen und Kosten der OB10 Dienstleistung werden in beigefügtem Informationsblatt genauer beschrieben. Weitere Informationen über das Netzwerk und seine Vorteile für Ihr Unternehmen finden Sie unter Die Einzelheiten werden Ihnen im Rahmen der Kontaktaufnahme durch OB10 erläutert. Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung bei dieser überaus wichtigen Initiative. Wir freuen uns darauf, Ihre Rechnungen bald über OB10 zu erhalten. Wenn Sie sich mit OB10 in Verbindung setzen möchten, senden Sie eine an Mit freundlichen Grüßen George Matsagas Director Global Expenditures Bristol-Myers Squibb Alan Goring Director Indirect Sourcing EMEA Bristol-Myers Squibb

3 OB10 Häufig gestellte Fragen Muss ich einen Vertrag mit OB10 abschließen? Ja. Wenn Sie sich für die Integrierte Lösung entscheiden, müssen Sie eine Dienstleistungsvereinbarung mit OB10 abschließen. Falls Sie sich jedoch für das Webformular entscheiden, werden Sie gebeten, den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zuzustimmen. Warum übernimmt Bristol-Myers Squibb nicht die Zahlung der Gebühren? Sowohl Sie als auch Bristol-Myers Squibb zahlen für die Nutzung der OB10-Dienste eine Gebühr, da wir beide von dem Dienst profitieren. Unsere Analyse zeigt, dass es kostengünstiger ist, eine Rechnung elektronisch über OB10 zu übermitteln als diese auszudrucken und per Post zu versenden. Ist der elektronische Rechnungsversand über OB10 Voraussetzung für eine Geschäftsbeziehung mit Bristol-Myers Squibb? Ja. Ab dem 23 Dezember 2011 akzeptiert die Buchhaltungsabteilung von Bristol-Myers Squibb keine Rechnungen von Ihnen mehr in Papierform. Stattdessen sind elektronische Rechnungen die einzige Möglichkeit für eine erfolgreiche Rechnungsstellung. Muss ich diesen Service nutzen, wenn ich bereits fristgerecht bezahlt werde? Ja. Wenn Sie den Service von OB10 nutzen, können wir Sie auch weiterhin fristgerecht bezahlen. Was geschieht, wenn ich weiterhin Rechnungen in Papierform sende? Solange Sie gemeinsam mit OB10 Ihr Konto einrichten, sind wir gern bereit, weiterhin Rechnungen in Papierform anzunehmen. Sie sollten jedoch bis spätestens 23 Dezember 2011 an das Netz angeschlossen sein und dann nur noch elektronische Rechnungen über das OB10-Netzwerk an uns senden. Hinweis: Rechnungen in Papierform, die nach Beginn der Rechnungsübermittlung über OB10 bei uns eingehen, werden nicht mehr akzeptiert. Ich nutze bereits die BMS P Card. Muss ich OB10 benutzen? Ja, weil P-Card nicht für unsere BMS Lieferanten in Europa verwendet werden, damit alle Lieferanten erwartet wird, dass bis OB10 zu bewegen. Ich nutze bereits JPM Xign. Muss ich OB10 benutzen? Ja, weil JPM Xign nicht mehr in Europa für BMS Lieferanten erhältlich wird. Werden von Bristol-Myers Squibb Zahlungen über OB10 getätigt? Nein, OB10 ist ein Netzwerk für den elektronischen Rechnungsversand und empfang, keine Plattform für Zahlungen. Bristol-Myers Squibb wird seine Zahlungen wie bisher vornehmen. Ist es erforderlich, irgendwelche Programme zu installieren? Nein. Eine Software ist nicht erforderlich. OB10 bietet eine einfache Lösung, bei der keine Datenformate vorgegeben werden. Die ANY-TO-ANY DATA FORMATTING Technologie ermöglicht den Versand der Rechnungsdaten in dem von Ihnen gewünschten Format. Ich sende bereits elektronische Rechnungen an andere Kunden. Kann ich EDI/XML- Rechnungen direkt an Bristol-Myers Squibb senden? Aus der Sicht von OB10 sind EDI und XML lediglich Datenformate. Wenn Sie sich für die Integrierte Lösung zur Rechnungsübermittlung entscheiden, können Sie auch Daten über dieses von Ihnen bevorzugte Format an OB10 senden. Bristol-Myers Squibb nimmt keine

4 elektronischen Daten direkt von Lieferanten entgegen, da wir eine einzige zusammengefasste Rechnungsdatei von OB10 erhalten, welche die Rechnungen all unserer Lieferanten enthält. Ich kann meinen Kunden die Rechnungen bereits über das Internet zukommen lassen, wobei sie die Rechnung im Internet in einem Bildformat ansehen können. Ist das eine Alternative zu OB10? Nein. Das OB10 Netzwerk gewährleistet, dass Bristol-Myers Squibb die von Ihnen übermittelten Daten in einem Format erhält, das sich auf unsere Rechnungssoftware hochladen lässt und gegebenenfalls mit einer Wareneingangsbestätigung kompatibel ist. Ein Abbild der Rechnung oder die Option, die Daten in einem bestimmten Format herunterzuladen, ist für die Geschäftsprozesse oder Anforderungen von Bristol-Myers Squibb nicht ausreichend. Was ist, wenn mein System keine elektronischen Rechnungen erstellen kann? Bitte besprechen Sie mit unserem OB10-Vertreter, welche anderen Lösungen für Sie in Frage kommen. Kann ich über OB10 an all meine Kunden elektronische Rechnungen versenden? Ja. Sie können über OB10 elektronische Rechnungen an all Ihre Kunden senden, die im OB10 Netzwerk registriert sind. Es fallen dafür keine zusätzlichen Gebühren an. Ich plane in absehbarer Zeit die Umstellung auf eine andere Fakturierungssoftware. Kann ich so lange mit der Umstellung auf OB10 warten? Unser erklärtes Ziel besteht darin, dass alle unsere Lieferanten bis zum 23 Dezember 2011 bei OB10 angemeldet sind und ihre Rechnungen über dieses Netz versenden. OB10 ermöglicht den Versand der Rechnungsdaten in jedem beliebigen Format, so dass Sie nach Einführung der neuen Fakturierungssoftware problemlos auf ein anderes Format umstellen können. Sie müssen OB10 lediglich das neue Datenformat mitteilen und die entsprechenden Änderungen werden in Ihrem Profil vorgenommen, ohne dass die Übermittlung elektronischer Rechnungen unterbrochen werden muss. Kann OB10 in mehreren Sprachen Unterstützung bei der Anbindung leisten? Ja, OB10 kann Rechnungssteller in folgenden Sprachen bei der Anbindung unterstützen: Englisch, Französisch, Deutsch, Holländisch, Spanisch, Portugiesisch und Italienisch. Darüber hinaus hat OB10 auch Servicenummern in folgenden Ländern eingerichtet: Australien +61 (0) Belgien +32 (0) Dänemark +45 (0) Finnland +358 (0) Frankreich +33 (0) Deutschland +49 (0) Irland +353 (0) Italien Malaysia +60 (0) Niederlande +31 (0) Neuseeland +64 (0) Singapur +65 (0) Spanien +34 (0) Schweden +46 (0) GB +44 (0)

5 Wo finde ich weitere Informationen über die OB10 Serviceleistungen? Weitere Informationen finden Sie unter Wo finde ich weitere Informationen über den elektronischen Rechnungsempfang mit OB10? Weitere Informationen finden Sie unter

6 1 / 4 Optionen für den Rechnungsversand Mit e-invoicing von OB10 profitieren Sie von den folgenden Vorteilen: Prompte Zustellung garantiert Es dauert nur wenige Stunden, Ihre Rechnungen an die Kreditorenbuchhaltung des Kunden zu senden. So vermeiden Sie auf dem Postweg verlorene oder beim Kunden fehlgeleitete Rechnungen sowie fehlende Angaben. Pünktliche Bezahlung Da Zustellung und Bearbeitung Ihrer Rechnungen deutlich beschleunigt werden, ist es wahrscheinlicher, dass Sie fristgerecht bezahlt werden. Transparenz für Prozesse und Cashflow-Management Für jede Rechnung, die Sie über das OB10 Netzwerk versenden, erhalten Sie eine Sendebestätigung. Zudem können Sie rund um die Uhr den Rechnungsstatus überprüfen, was hilft, das Cashflow-Management zu verbessern. Umsatzsteuerkonforme Lösung OB10 erfüllt die Umsatzsteueranforderungen in Europa, Nordamerika und Asien. Ganz gleich, woher Rechnungen kommen und wohin sie gehen, wir garantieren umsatzsteuerkonforme Dokumente. Sie haben zwei Möglichkeiten für den Versand von Rechnungen und Gutschriften über OB10: Mit der Integrierten Lösung können Sie Rechnungsdaten direkt aus Ihrer Rechnungsapplikation versenden. Über das Webformular hingegen können Rechnungsdaten online eingegeben und versandt werden. Die Gebühren für die Nutzung des Services werden direkt von OB10 erhoben. Bitte lesen Sie dieses Dokument sorgfältig durch, bevor Sie sich für eine der Optionen entscheiden. Optionen_für_den_Rechnungsversand, 10/10 Copyright OB10 OB10 und das OB10 Logo sind Markenzeichen der OB10 Limited und gesetzlich geschützt.

7 2 / 4 So funktioniert es: Zulieferer Käufer Rechnungen werden im System auf Dubletten und Vollständigkeit geprüft um eine zeitnahe Weiterverarbeitung und Zahlung sicher zu stellen. Über das OB10portal haben Sie Zugang zu verschiedenen Reporting-Funktionen und dem OB10archive, in dem jede Rechnung als lesbare PDF-Datei abgelegt und jederzeit abrufbar ist. Die beiden Optionen für den elektronischen Rechnungsversand Integrierte Lösung und Webformular werden auf der Rückseite genauer beschrieben. 1. Integrierte Lösung: Versand der Rechnungsdaten aus Ihrer Rechnungsapplikation Sie profitieren von einer voll automatisierten Lösung, denn OB10 ermöglicht Ihnen den Versand von Rechnungsdaten direkt aus Ihrer Rechnungsapplikation. Diese Daten können in sämtlichen Formaten und Strukturen gesendet werden. OB10 richtet Ihnen dazu ein Konto ein, über das Sie Ihre Rechnungsdaten versenden können und konvertiert diese in ein von Ihrem Kunden definiertes Format. Datenströme können entweder über die sichere OB10 Webseite, EDI oder FTP gesendet werden. Wenn Sie sich an die Empfehlungen von OB10 bei der Erstellung Ihrer Dateien halten, sollten Änderungen nicht erforderlich sein, wenn in Zukunft weitere Kunden Rechnungen elektronisch von Ihnen über OB10 erhalten möchten. Optionen_für_den_Rechnungsversand, 10/10 Copyright OB10 OB10 und das OB10 Logo sind Markenzeichen der OB10 Limited und gesetzlich geschützt.

8 3 / 4 Gebühren für die Integrierte Lösung Jahresgebühr * Transaktionskosten je Rechnung 1 20 Transaktionen pro Monat 1, Transaktionen pro Monat 0, Transaktionen pro Monat 0, Transaktionen pro Monat 0,44 Mehr als 2001 Transaktionen pro Monat 0,32 Alle Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. * Für die Einrichtung einer Verbindung zu Kunden wird eine zusätzliche Gebühr erhoben. Der Jahresbeitrag deckt die Kosten für die Einrichtung und Instandhaltung eines einzigen steuerpflichtigen Unternehmens. Für Rechnungssteller, die Rechnungen an verschiedene steuerpflichtige Gesellschaften ausstellen, können zusätzliche Kosten anfallen. Die Höhe dieser Kosten hängt u. a. von der Anzahl der verschiedenen Formate und der Anzahl unterschiedlicher Anbindungen ab. Bitte besprechen Sie dies mit Ihrem Ansprechpartner bei OB10. Hinweis: Transaktionen werden auf monatlicher Basis in Rechnung gestellt. 2. Webformular: Webbasierter Service für die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten Das Webformular wurde für Unternehmen entwickelt, die ihre Rechnungen gegenwärtig manuell erstellen und eine geringe Anzahl an Rechnungen pro Jahr und Kunde versenden. Über das Webformular können alle Rechnungsbestandteile online eingegeben werden. OB10 stellt eine sichere Verbindung für den elektronischen Rechnungsversand bereit und garantiert, dass die Rechnung innerhalb von wenigen Stunden übermittelt wird. Dadurch können Ihre Rechnungen zeitnah bearbeitet und bezahlt werden. Gebühren für das Webformular OB10 verlangt keine Aufnahme- oder Jahresgebühr für die Nutzung des Services. Sie bezahlen lediglich für eine bestimmte Anzahl an Transaktionen im Voraus. Für jede gestellte Rechnung oder Gutschrift wird Ihnen eine Transaktion von Ihrem Guthaben abgezogen, unabhängig von der Anzahl der Positionen oder des Rechnungsbetrags. Gebühren für den Kauf im Voraus Transaktionspakete Transaktionen , ,00 3* ,00 Alle Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. * Falls Sie Ihr Transaktionspaket auf Rechnung bezahlen möchten, wählen Sie bitte Paket 3. Für den Service wird zzgl. eine Bearbeitungsgebühr von 15% auf den Preis von 125 Transaktionen erhoben. ** Ihr erstes Transaktionspaket ist gültig für 12 Monate vom Verkaufsdatum. Optionen_für_den_Rechnungsversand, 10/10 Copyright OB10 OB10 und das OB10 Logo sind Markenzeichen der OB10 Limited und gesetzlich geschützt.

9 4 / 4 Registrierung für die Nutzung des Webformulars Von Ihrem OB10 Ansprechpartner erhalten Sie einen Link per , über den Sie sich für die Nutzung des Webformulars registrieren können. Im Rahmen der Registrierung werden Sie aufgefordert, eine Vorauszahlung für mindestens 25 Transaktionen zu leisten. Nachdem Sie Ihre Daten übermittelt haben, erhalten Sie eine Registrierungsbestätigung per . Optionen_für_den_Rechnungsversand, 10/10 Copyright OB10 OB10 und das OB10 Logo sind Markenzeichen der OB10 Limited und gesetzlich geschützt.

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