Kleinunternehmen. Implementierungsstrategie. Rumyana Grozeva (REDA)

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1 Strategy-Train Modul V Einheit 9 Autor Trainingsmaterial online Strategieentwicklung für Kleinunternehmen Implementierungsstrategie Implementierung der Unternehmensstrategie Rumyana Grozeva (REDA) Dieses Produkt wurde mit Unterstützung der Europäischen Kommission finanziert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung trägt allein der Verfasser, die Kommission haftet nicht für die weitere Verwendung der darin enthaltenen Angaben.

2 Inhaltsverzeichnis Modul V. Implementierungsstrategie Einheit 9 : Implementierung der Unternehmensstrategie Einstieg...4 Schlüsselwörter...4 Lernziele...4 Geschätzter Zeitaufwand...4 Einführung Wichtige Aspekte der Strategieimplementierung Warum ist Strategieimplementierung von Bedeutung? Wo findet Strategieimplementierung statt? Wie kann Strategieimplementierung erfolgreich sein? Funktionale Regeln/Politiken Was versteht man unter funktionalen Regeln/Politiken? Warum braucht ein Unternehmen diese Regeln/Politiken? Wo kann man funktionale Regeln/Politiken implementieren? Wie kann man diese Regeln/Politiken implementieren? Prozessmanagement Was versteht man unter einem Geschäftsprozess? Warum sollte ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse managen? Wo wird Management von Geschäftsprozessen angewandt? Wie geht Management von Geschäftsprozessen vor sich? Risikomanagement Was versteht man unter Risiko und Risikomanagement? Warum sollte man Risiko managen? Wo sollte Risikomanagement eingesetzt werden? Wie kann man einen Risikomanagementplan implementieren? Krisenmanagement Was versteht man unter einer Krise? Warum sollten Unternehmer Krisenmanagementpläne erstellen? Wie sollte sich ein Unternehmen während einer Krise verhalten? Change Management Was versteht man unter Change Management? Warum ist Change Management so wichtig? Wo finden Veränderungen statt? Wie können Veränderungen auf allen Ebenen akzeptiert werden? Innovationspolitik und -management Was versteht man unter Innovation? Warum sollte man Innovationspolitik betreiben und eine Innovationsstrategie festlegen? Wo findet der Innovationsprozess statt? Wie kann Innovationsmanagement implementiert werden? Fallstudie...19 Zusammenfassung...19 Modul V Einheit 9 2

3 Quellenverzeichnis...21 Bücher/Artikel...21 Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird auf die geschlechtsneutrale Differenzierung verzichtet. Sämtliche Rollen-Bezeichnungen gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter. Modul V Einheit 9 3

4 Modul V. Implementierungsstrategie Einheit 9 : Implementierung der Unternehmensstrategie Einstieg Schlüsselwörter Implementierung, Unternehmensstrategie, funktionale Regeln/Politiken, Prozessmanagement, Risikomanagement, Krisenmanagement, Change Management, Innovationspolitik and -management Lernziele Diese Einheit zielt darauf ab zu zeigen, wie Strategien und Pläne in individuelle Aktionen umgesetzt werden können, um den Unternehmenserfolg zu steigern. Die KMU sollten nun in der Lage sein, unterschiedliche Instrumente und Techniken einzusetzen, um Strategien erfolgreich implementieren und aufrechterhalten zu können. Geschätzter Zeitaufwand Zum Durcharbeiten dieser Einheit werden Sie in etwa eine Stunde benötigen. Die Durchführung der Übungen und die Anwendung der einzelnen Methoden wird zusätzlich Zeit in Anspruch nehmen. Einführung Heutzutage wird der Erfolg eines Unternehmens von der schnellen Entwicklung der angewandten Wissenschaften, von Technik und Technologien, erhöhter Marktdynamik und der Fähigkeit des Unternehmens bestimmt, entsprechend darauf zu reagieren. Erfolgreiche KMU sind diejenigen, die sich klare Ziele gesetzt haben, die aber auch rasch ihre Lektionen auf dem Markt lernen und die flexibel genug sind, sich entsprechend zu verändern. KMU, die gleichgültige Beobachter von Veränderungen bleiben, werden nicht in der Lage sein, über einen längeren Zeitraum hinweg zu überleben. Deshalb verlieren diese Unternehmen, selbst wenn sie über wohlformulierte, erfolgreich implementierte und flexible Strategien verfügen, den Anschluss und vergeben die Chancen auf Weiterentwicklung. Erfolgreiche Implementierung einer Unternehmensstrategie erfordert konstantes Benchmarking der Ergebnisse, um zu gewährleisten, dass die Geschäftsentwicklung beständig durch die Einführung funktionaler Politiken und das Management von Prozessen, Unsicherheiten, Risiken, Krisen und Veränderungen sowie Innovation unterstützt wird. Modul V Einheit 9 4

5 9.1 Wichtige Aspekte der Strategieimplementierung Was versteht man unter Strategieimplementierung? Die Implementierung einer Strategie beruht auf einer Kombination miteinander in Beziehung stehender Aktivitäten, die koordiniert und nach einem Zeitplan durchgeführt werden. Die Strategieimplementierung stellt die letzte und wichtigste Stufe strategischen Managements dar, bei der die identifizierten Ziele durch konkrete Maßnahmen umgesetzt werden Warum ist Strategieimplementierung von Bedeutung? Nicht ohne Grund sagt man, dass ein schlechter Plan, der gut ausgeführt wird, besser funktioniert als ein guter Plan, der schlecht ausgeführt wird. Folgende Ratschläge sollen Ihnen bei der erfolgreichen Implementierung Ihrer Strategie helfen: 80% von etwas ist immer besser als 100% von nichts. Warten Sie nicht auf die ideale Gelegenheit oder die perfekte Strategie. Beginnen Sie heute; suchen Sie nicht nach einem Grund, es zu verschieben. Verlieren Sie keine Zeit. Seien Sie hartnäckig. Geben Sie nicht auf, wenn sich die ersten Probleme einstellen. Seien Sie flexibel. Alle Strategien bauen auf Annahmen auf und ein guter Manager vergleicht die Ziele mit den Resultaten, zumindest vierteljährlich, um einen Überblick zu bewahren. In einem dynamischen Umfeld muss die Strategie allerdings von Zeit zu Zeit angepasst werden. Alles hängt von Ihrem Engagement ab. Wenn Sie wissen, was Sie wollen und die dafür nötigen Mittel zur Verfügung haben, sollten Sie keine Kompromisse eingehen! Wenn Sie eine neue Produktlinie starten wollen, finden Sie die geeigneten Personen, Rohmaterialien, Ausstattung und Technologie! Alles andere gefährdet die Zielerreichung Wo findet Strategieimplementierung statt? Strategieimplementierung ist ein Prozess, der alle Teammitglieder involviert. Der damit betraute Manager sollte gute Kommunikations- und Managementfähigkeiten sowie finanzielle Expertise aufweisen, damit er die Teammitglieder, Lieferanten, Unterauftragnehmer und Kunden jeden Tag miteinander vernetzen kann. Gleichzeitig sollte er die strategischen Ziele unter Berücksichtigung der Termine und Budgetrestriktionen einhalten und dabei Motivation, Fähigkeiten und Kompetenzen des gesamten Teams berücksichtigen. Jedes Teammitglied sollten seinen eigenen Verantwortungsbereich zugeteilt bekommen, denn das Engagement jedes einzelnen Teammitgliedes ist von großer Wichtigkeit. Modul V Einheit 9 5

6 Durch die Messung der Zielerreichung der Indikatoren sowie eine Kontrolle und Bewertung der Ergebnisse (siehe Einheit 10) werden die Resultate leichter miteinander vergleichbar. Dann können korrigierende Maßnahmen gesetzt werden Wie kann Strategieimplementierung erfolgreich sein? Erfolgreiche Strategieimplementierung in einem KMU basiert auf den folgenden Regeln: Beachten Sie den Unterschied zwischen Strategie, Taktik und Maßnahme. Identifizieren Sie Zwischenziele und kontrollieren Sie den Fortschritt in der Zielerreichung. Identifizieren Sie die Beziehungen zwischen den Projekten und bewerten Sie ihren Beitrag zur Zielerreichung. Identifizieren Sie die Taktiken, die Sie einsetzen, um die Ziele zu erreichen. Verändern Sie routinemäßige Aktivitäten. Scheuen Sie nicht davor zurück, anders zu denken und Dinge anders zu machen. Ohne direkte Beteiligung jedes einzelnen im Unternehmen ist erfolgreiche strategische Implementierung schwer möglich. Motivieren Sie Ihr Team und nutzen Sie sein volles Potential. Stellen Sie adäquate Ressourcen bereit personelle, finanzielle, technische. Erfüllen Sie die Ihnen zugeteilten Aufgaben und übernehmen Sie Verantwortung. Bewerten Sie die Resultate und haben Sie keine Angst davor, Veränderungen herbei zu führen. Leisten Sie einen Beitrag zur Schaffung einer guten Unternehmenskultur. Sehr oft verfügen kleine Unternehmen nicht über die nötigen Ressourcen, um eine gute Strategie entwickeln zu können. Mangelt es an Verständnis für die Wichtigkeit der Strategieimplementierung oder fehlt es an Erfahrung, wird die Strategieimplementierung nur mangelhaft erfolgen können. Häufig anzutreffende Schwierigkeiten sind: Der Plan unterlässt es, die notwendigen Maßnahmen zu identifizieren. Es gibt keine klaren und messbaren Ziele und Aktivitäten. Die Teammitglieder wissen über Ihre Verantwortungsbereiche nicht Bescheid. Die Strategie ist nicht auf dem neuesten Stand. Es sind nicht genügend Ressourcen für die Implementierung der Strategie vorhanden. Der Manager versucht zu viel in kurzer Zeit zu bewältigen. Das Managementteam engagiert sich nicht ausreichend. Es gibt interne Widerstände gegen Veränderungen. Zeitrahmen und erforderlicher Aufwand werden unzureichend abgeschätzt. Modul V Einheit 9 6

7 Die potentiellen Erträge werden unrealistisch eingeschätzt. Vorhandenes Wissen und Fähigkeiten sind inadäquat. Die Kommunikation untereinander ist schlecht. 9.2 Funktionale Regeln/Politiken Der Managementprozess setzt den Rahmen, innerhalb dessen die Mitarbeiter ihre Leistungen erbringen und Resultate erzielen. Die kurz- und langfristigen Ziele werden durch adäquate Instrumente und vorhandene Ressourcen erreicht. Bei einem Unternehmen im Anfangsstadium läuft vieles oft informell ab, Entscheidungen werden täglich getroffen, Prozesse sind nicht formalisiert. Später ist es jedoch aus Gründen der Rationalisierung notwendig, bestimmte Prozesse zu standardisieren Was versteht man unter funktionalen Regeln/Politiken? Unter funktionalen Regeln/Politiken versteht man standardisierte Prozesse, Abläufe und Richtlinien für Arbeiter und Angestellte, an die sie sich bei der Erstellung der Produkte und Dienstleistungen zu halten haben. Sie sind in Handbüchern festgeschrieben. Die funktionalen Regeln gestalten das Unternehmen und tragen wesentlich zu seinem Erfolg bei, siehe McDonalds. Jedes Unternehmen, das zum Ziel hat, sich zu entwickeln und zu wachsen, sollte funktionale Regeln aufstellen Warum braucht ein Unternehmen diese Regeln/Politiken? Funktionale Regeln standardisieren die Unternehmensabläufe und sichern die Stabilität des gesamten Prozesses. Sie stellen eine Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Strategieimplementierung dar. Standardisieren Sie also am besten Ihre Prozesse, um Ihr Unternehmen noch effizienter zu gestalten und erstellen Sie klare und präzise Handlungsanweisungen für Ihre Mitarbeiter. Im Folgenden einige Tipps zur weiteren Vorgehensweise: Analysieren Sie alle Geschäftvorgänge in Ihrem Unternehmen. Identifizieren Sie ihre Schwächen. Stellen Sie einen Plan zur Restrukturierung und Formalisierung der Prozesse auf. Gehen Sie Partnerschaften mit Ihren Lieferanten, Investoren, Geschäftspartnern und Mitarbeitern ein. Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf Veränderungen vor. Modul V Einheit 9 7

8 Formulieren Sie Zwischenziele und überwachen sie die Resultate. Setzen Sie den Plan umgehend um und gehen Sie an Herausforderungen Schritt für Schritt heran. Überwachen und bewerten Sie die Fortschritte. Nehmen Sie externe Dienstleistungen für Aktivitäten, die Sie nicht selbst durchführen können, in Anspruch. Beantworten Sie folgende Fragen: Gibt es in Ihrem Unternehmen Regeln? Sind Ihre Mitarbeiter in der Lage, sie umzusetzen? Sind Ihre Mitarbeiter dazu bereit, die Regeln umzusetzen? Wie viel wird die Umsetzung der Regeln dem Unternehmen kosten? Wo kann man funktionale Regeln/Politiken implementieren? Jedes Unternehmen sollte sein eigenes System an funktionalen Regeln und Politiken aufstellen. Der Erfolg großer Unternehmen basiert auf gut funktionierenden Systemen, die Prozesse duplizierbar machen, was zu einer Steigerung des Erfolges führt. Entwickeln Sie daher Ihr eigenes System an funktionalen Regeln und halten Sie es in Handbüchern fest! Sie können sich sicher sein, dass es zu Widerständen von Seiten ihrer Angestellten kommen wird. Häufig haben sie Angst, dass jemand anderer ihren Job machen könnte, wenn ihre Arbeit erst einmal in einem Handbuch beschrieben wird. Dies wird als Bedrohung wahrgenommen. Wenn sie jedoch die Vorteile eines solchen Handbuches verstehen lernen, werden sie vielleicht sogar einwilligen, an seiner Entstehung mitzuarbeiten. Die Standardisierung der Geschäftstätigkeiten wird ihre Arbeit erleichtern, die Erträge erhöhen und letztendlich wird eine höhere Entlohnung in Aussicht gestellt Wie kann man diese Regeln/Politiken implementieren? Der Inhalt von Handbüchern kann ebenso standardisiert werden. Folgende Mindestinformationen sollen darin enthalten sein: Verantwortlichkeiten genaue Beschreibung der Positionen und Verantwortlichkeiten. Standards Determinieren Sie die Standards für jede Position. Nehmen Sie Bezug auf die Unternehmenspolitik und legen Sie Berechtigungen und Verhaltensregeln fest. Arbeitsanweisungen Beschreiben Sie, wie die Arbeit getan werden sollte. Allgemeine Informationen Informationen über das Unternehmen, seine Produkte und Dienstleistungen, den Wettbewerb, etc. Legen Sie auch Material bei, das den Mitarbeitern dabei hilft, sich in ihrem Arbeitsumfeld zurechtzufinden. Beziehungen Beschreiben Sie, welches Verhältnis die Position hat zu: Modul V Einheit 9 8

9 o o o o o leitenden Positionen untergeordneten Positionen Positionen desselben Ranges, mit denen oft interagiert wird Positionen anderen Ranges, mit denen oft interagiert wird Außenwelt (Lieferanten, Kunden, etc., mit denen oft interagiert wird). Jedes standardisierte Handbuch sollte folgende Abschnitte umfassen: Position Unternehmen/Produkte Politik unternehmensweite Politiken Systeme Maßnahmenpläne, Flussdiagramme, Skripten, zusätzliche Materialien, etc. Darstellung der Arbeitsprinzipien für jede Position 9.3 Prozessmanagement Was versteht man unter einem Geschäftsprozess? Unter einem Geschäftsprozess versteht man eine Reihe spezifischer, messbarer Aufgaben, die durchgeführt werden, um ein bestimmtes Resultat zu erzielen. Geschäftsprozesse weisen folgende Eigenschaften auf: Sie verfügen über interne und externe Nutzer, finden über Abteilungen hinweg oder zwischen ihnen statt und definieren die Geschäftstätigkeit. Geschäftsprozesse bestehen aus den drei Komponenten Einheiten, Objekte und Aufgaben Warum sollte ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse managen? Management von Geschäftsprozessen ist eine Voraussetzung für Wettbewerbsfähigkeit. Es beinhaltet die Errichtung und Erhaltung eines Umfeldes, in dem Menschen, die zusammen arbeiten, einen spezifischen Auftrag effizient erfüllen. Aufgabe des Teamführers ist es, zu planen, zu organisieren und die Humanressourcen zu überwachen, zu verwalten und zu kontrollieren Wo wird Management von Geschäftsprozessen angewandt? Management von Geschäftsprozessen kann auf allen Managementebenen angewandt werden, unabhängig von Ausmaß und Inhalt der Aktivitäten. Es stellt die Antwort auf das dynamische Umfeld des Unternehmens und neue Trends innerhalb der Branche dar. Kontrolle und Evaluierung machen einen wichtigen Teil des Managements von Geschäftsprozessen aus. Modul V Einheit 9 9

10 9.3.4 Wie geht Management von Geschäftsprozessen vor sich? Management von Geschäftsprozessen umfasst Risikomanagement, Beauftragung externer Auftragnehmer, Motivation der Mitarbeiter, Verwaltung der Lagerbestände, etc. Vorteile des Managements von Geschäftsprozessen sind Kosten- und Zeiteinsparungen sowie Erfolgssteigerung. Im Folgenden werden einige Kriterien genannt, die gutes Management von Geschäftsprozessen auszeichnen: Ein Geschäftsprozess sollte entscheidend zu einer Produktivitätserhöhung beitragen. Die Ersparnisse durch Automatisierung sollten klar ersichtlich sein. Die Kapitalrendite durch die Implementierung sollte hoch sein. Konzentrieren Sie sich auf folgende drei Hauptprobleme: (1) Wie können die Geschäftsprozesse effektiver gestaltet und die erwarteten Resultate erzielt werden? (2) Wie können die Prozesse optimiert und die benötigten Ressourcen minimiert werden? (3) Wie können die Prozesse standardisiert werden, sodass sie an wechselnde Stakeholder und Kundenbedürfnisse angepasst werden können? Setzen Sie folgende Schritte, um Ihrem Unternehmen zu Erfolg zu verhelfen: 1. Eliminierung der Bürokratie 2. Eliminierung von Verdoppelungen 3. Bewertung der Geschäftsprozesse 4. Aufgabeneliminierung/-vereinfachung Reduzieren Sie die Komplexität der Prozesse. 5. Reduktion der für den Prozesszyklus aufgewandten Zeit 6. Nachweis von Irrtümern 7. Problemdefinition/-lösung 8. Technologie-/Automatisierungsüberlegungen 9. Reengineering der Geschäftsprozesse 10. Erfolgsmessung Allgemeine praktische Überlegungen: 80% der erfolgreichen Einführung von BPM ist von der Unterstützung durch das Team abhängig. Bilden Sie die Mitarbeiter weiter und motivieren Sie sie, wenn Sie wollen, dass sie Veränderungen akzeptieren. Sprechen Sie zuerst mit den Mitarbeitern. Finden Sie heraus, was sie wollen und benötigen und helfen Sie ihnen, soweit Sie können. Versuchen Sie, Menschen einzustellen, die eine ähnliche Denkweise haben. Zeigen Sie den Nutzen von Veränderungen auf. Starke Führung und beispielhaftes Vorgehen sind von Nöten. Modul V Einheit 9 10

11 Methodik ist nur ein Rahmenwerk. Expertise und Innovation werden benötigt. Wenn Ihnen solche Ressourcen nicht zur Verfügung stehen, ist es ratsam, sich Hilfe von externen Experten zu holen. Für BPM kann spezialisierte Software genutzt werden. Wählen Sie das am besten geeignete System für Ihr Unternehmen aus. 9.4 Risikomanagement Was versteht man unter Risiko und Risikomanagement? Jede Geschäftstätigkeit bringt Risiko mit sich. Daher nimmt Risikomanagement in jedem Unternehmen einen hohen Stellenwert ein. Es hilft dabei, vorhersehbare Risiken zu vermeiden, schützt vor schlechten Investitionsentscheidungen und reduziert Verluste und Schäden durch unvorhergesehene Ereignisse. Unter Enterprise Risk Management (ERM) versteht man den Prozess des Planens, Organisierens und der Kontrolle der Aktivitäten einer Organisation, um Risiko zu minimieren. Diese Art des Risikomanagements bezieht sich nicht nur auf Risiken, die mit gelegentlichen Verlusten verbunden sind, sondern auch auf finanzielle, strategische, innerbetriebliche und andere Risiken Warum sollte man Risiko managen? Man unterscheidet zwei Arten von Risikomanagement: Traditionelles Risikomanagement betrifft Risiken wie Naturkatastrophen, Unfälle, Rechtsstreitigkeiten. Finanzielles Risikomanagement betrifft Risiken finanzieller Natur. Der Einsatz von Technologien führt immer öfter zu Risiken, wogegen Abwehrmechanismen gesetzt werden müssen (Firewalls, sichere Server, Anti- Virus-Software, etc.). BEISPIEL: Bitte listen Sie die fünf Hauptrisiken für Ihr Unternehmen auf. Risikomanagement als Prozess beinhaltet folgende Elemente: Erstellung eines Risikomanagementplanes Zuteilung von Verantwortlichkeiten Verständlich machen der der Aufgaben und Verantwortungsbereiche jedes einzelnen Mitarbeiters. Kostenschätzung der geplanten Maßnahmen Monitoring und Bewertung der Maßnahmen Implementierung der empfohlenen Veränderungen Modul V Einheit 9 11

12 9.4.3 Wo sollte Risikomanagement eingesetzt werden? Ein Risikomanagementplan sollte alle Geschäftstätigkeiten des Unternehmens abdecken. Er muss nicht kompliziert und zeit intensiv sein, um effektiv sein zu können. Folgende Schritte sind bei der Erstellung eines Risikomanagementplanes zu beachten: 1. Erstellen Sie eine Liste potentieller Risiken. Alle Manager sollten daran beteiligt sein und jeder sollte zumindest 10 potentielle Risiken finden. 2. Fassen Sie die Risiken zusammen. 3. Analysieren Sie ihre Wahrscheinlichkeiten und Auswirkungen. Teilen Sie sie in Gruppen ein (hohes, mittleres und geringes Risiko). 4. Definieren Sie Alarmzeichen, die Sie vor einem Risiko warnen. 5. Setzen Sie Sicherheitsvorkehrungen für jede Gefahr. 6. Klassifizieren Sie die potentiellen Risiken und inkludieren Sie sie in den Risikomanagementplan. Setzen Sie Maßnahmen, die den damit verbundenen Gefahren entgegenwirken und inkludieren Sie sie in den Plan. 7. Identifizieren Sie die Personen, die die Alarmsignale für jedes Risiko beobachten und auf die Gefahr adäquat reagieren sollen. 8. Überarbeiten Sie den Plan, fügen Sie ihm etwas hinzu oder verändern Sie in, falls notwendig Wie kann man einen Risikomanagementplan implementieren? Ein Risikomanagementplan sollte leicht durchführbar und nicht zu umfangreich sein. Maßnahmen, um den einzelnen Risiken entgegenwirken zu können, können zu einer späteren Stufe hinzugefügt werden. Am Ende dieses Prozesses werden Sie eine Skizze der potentiellen Risiken zur Verfügung haben, die oft als Risikomatrix bezeichnet wird. Wenn Sie sie in Form einer Tabelle übersichtlich darstellen, werden Sie alle Informationen auf wenigen Seiten zusammengefasst haben. Die wichtigsten Techniken, um mit Risiko umzugehen sind: Risikotransfer: Eine Risikomanagementtechnik, die zum Einsatz kommt, wenn ein Unternehmen eine Versicherung abschließt, die für alle erlittenen Verluste zahlen soll. Sie wird abgeschlossen, um die Risiken im Umgang mit den Lieferanten, Unterauftragnehmern und Kunden zu minimieren. Risikovermeidung: Sie hilft Ihnen dabei, potentiellen Verlusten vorzubeugen. Diese Technik beinhaltet Aktivitäten, die potentielle Risikosituationen vermeiden helfen und nicht aufgetretenes Risiko zum Thema haben. Selbstverständlich könnte nicht jedes Risiko vermieden werden, deshalb wird sie in Kombination mit anderen Techniken angewandt. Verlustkontrolle: Dabei handelt es sich um eine Technik, die dabei hilft, die Häufigkeit, mit der Verluste stattfinden, zu senken, indem sie die Auswirkungen der Risikofaktoren auf das Unternehmen vermindert. Selbstbehalt: Das Unternehmen deckt Verluste aus seiner Geschäftstätigkeit mit eigenen Ressourcen ab. Dies passiert zuweilen automatisch, wenn ein Modul V Einheit 9 12

13 bestimmtes Risiko nicht bekannt oder vorhersehbar war oder wenn sich das Unternehmen bewusst dafür entschieden hat, ein Risiko einzugehen. Risikoversicherung: Eine kostspielige Technik, die aber gut funktioniert. Sie setzt die Bezahlung einer Versicherungsprämie voraus, um Verluste aus dem Auftreten bestimmter Versicherungstatbestände, wie z.b. Umweltkatastrophen, zu vermeiden. Kontrolle und Bewertung der Effizienz des Risikomanagementplanes sind wichtig, um ein effektives Instrument im Umgang mit dem Risiko zur Verfügung zu haben. Folgende Punkte sind zu beachten: Jedem Mitarbeiter sind seine Rollen und Verantwortungsbereiche bekannt. Sie können keinen Erfolg erwarten, wenn die dafür notwendigen Mittel nicht zur Verfügung stehen. Die Personen, die an der Durchführung des Risikomanagementplanes beteiligt sind, sollten speziell dafür ausgebildet werden. Der Plan sollte flexibel sein und ständig an die sich ändernden Marktbedingungen angepasst werden. 9.5 Krisenmanagement Was versteht man unter einer Krise? Krise im sozialen Kontext ist die Anwesenheit einer Bedrohung und von Instabilität in Bezug auf wirtschaftliche, politische, militärische, ökologische und soziale Probleme. Eine Krise in der Betriebswirtschaft kann durch Geschäftsbeziehungen, Technologien und Umfeldbedingungen verursacht werden Warum sollten Unternehmer Krisenmanagementpläne erstellen? Krisenmanagement ist Teil des Unternehmensmanagements und leistet seinen Beitrag zur Erreichung der strategischen Ziele. Ohne Krisenmanagement wird der Manager eines Unternehmens die kritischen Situationen, in die er gerät, nicht lösen können. Der Krisenmanagementplan hilft dem Unternehmen, sogar während der Krise Erfolg zu haben und verschafft ihm Wettbewerbsvorteile. Um effektiv sein zu können, sollte Krisenmanagement sorgfältig geplant werden und in drei Stufen durchgeführt werden: 1. Vor dem Auftreten einer Krise sollten Maßnahmen zu ihrer Prävention durchgeführt sowie Richtlinien, Entwicklungsszenarien und ein Interventionsplan entwickelt werden. Diese Stufe ist sehr wichtig, da in ihr auch die Verantwortlichkeiten aller Mitarbeiter fixiert und bekannt gegeben werden. Alle Mitarbeiter sollten wissen, wie sie sich in Zeiten der Krise richtig zu verhalten haben. Modul V Einheit 9 13

14 2. Während der Krise werden das Team und alle vorhandenen Ressourcen mobilisiert und der Krisenmanagementplan wird umgehend umgesetzt. 3. Nach der Krise werden die Aktionen, die während der Krise durchgeführt oder nicht durchgeführt wurden, bewertet und eine Verbesserung der Strategie und der Strukturen wird vorgenommen. Wirtschaftskrisen stellen die größte Herausforderung dar, der sich Unternehmen stellen müssen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie auf einen Plan zurückgreifen können, der Ihnen dabei hilft, angemessen zu reagieren Wie sollte sich ein Unternehmen während einer Krise verhalten? Es gibt einige grundlegende Prinzipien, wie sich ein Unternehmen während einer Krise verhalten sollte: Konzentrieren Sie sich auf die Hauptgeschäftsaktivitäten. Optimieren Sie die Ausgaben des Unternehmens. Verlagern Sie administrative und unterstützende Aktivitäten nach außen. Optimieren Sie Ihr Team und führen Sie personelle Umbesetzungen durch. Arbeiten sie mit loyalen Partnern, die hochqualitative Dienstleistungen anbieten. ÜBUNG: Überlegen Sie sich weitere Maßnahmen, die den Druck einer Krise reduzieren und Ihnen beim Überleben helfen können: Frieren Sie Investitionen in Projekte ein und überprüfen Sie Ihre Entwicklungsprogramme. Konzentrieren Sie sich auf Schlüsselkunden und die Verbesserung Ihres Services. Strukturieren Sie Ihr Unternehmen neu. Leiten Sie Maßnahmen zur Ertragsverbesserung ein. Strukturieren Sie Positionen neu und führen Sie flexible Arbeitszeiten ein. Legen Sie Positionen zusammen und bilden Sie Ihre Mitarbeiter weiter, sodass sie auch neue Aufgaben erfüllen können. Behalten Sie die wichtigsten Experten, führen Sie Mitarbeitergruppen zusammen, fördern Sie die interne Kommunikation und schaffen Sie eine Kultur der Begeisterung. 9.6 Change Management Was versteht man unter Change Management? Veränderungen finden überall um uns herum statt und wir können ihnen nicht ausweichen. Sie können im Unternehmen stattfinden oder in seinem Umfeld. Die meisten von ihnen sind klein und wir bemerken sie gar nicht, andere haben signifikante Auswirkungen auf das Betriebsergebnis. Modul V Einheit 9 14

15 Experten zitieren gerne Lewis Carrolls Alice im Wunderland, wenn die Rede auf Veränderungen kommt: Könntest Du mir bitte sagen, welchen Weg ich von hier aus gehen soll? Das hängt zu einem Gutteil davon ab, wohin Du gelangen willst, sagte die Katze. Das ist mir ziemlich egal, sagte Alice. Dann spielt es keine Rolle, welchen Weg Du nimmst, sagte die Katze. Unter Change Management versteht man alle systematischen Maßnahmen, die dem Unternehmen helfen, sich wichtigen Maßnahmen anzupassen oder diese aktiv herbei zu führen. Im Gegensatz dazu, dass sich Projektmanagement mit der technischen und wirtschaftlichen Seite von Veränderungen auseinander setzt, behandelt Change Management die menschliche Seite Warum ist Change Management so wichtig? 1. Change Management steigert den Erfolg eines Projektes (Man hat festgestellt, dass die Hauptgründe für das Scheitern von Projekten Mitarbeiterwiderstände und schlechtes Personalmanagement sind.) 2. Der Erfolg eines Projektes beruht nicht nur auf einer guten Strategie oder gutem Management. Motivation und Fähigkeiten des Teams sind genauso wichtig. 3. Change Management ist von großer strategischer Bedeutung. Die Fähigkeit der Unternehmen, sich rasch zu verändern und anzupassen bringt enorme Wettbewerbsvorteile mit sich Wo finden Veränderungen statt? Organisatorische Veränderungen erfordern Veränderungen auf allen Ebenen. Manager sollten folgende Ratschläge berücksichtigen: Die Veränderungen müssen realistisch, tragbar und klar definiert sein. Wenn Sie versuchen, Veränderungen zu erzwingen, werden diese nicht von Dauer sein. Veränderungen müssen so erfolgen, dass sie von den Mitarbeitern akzeptiert werden können. Veränderung kann aufregen. Wer auch immer den Plan für das Change Management präsentiert, sollte daher eine Autorität sein. Veränderungen mögen zwar schwierig sein, sie können aber das Unternehmen und Arbeitsplätze retten. Veränderungen erzeugen Stress und Widerstände in den Menschen. Letztere benötigen Zeit und Unterstützung, um sich daran gewöhnen zu können. Unten stehende Grafik zeigt auf, welche Phasen die Menschen bis zur Annahme und Befürwortung einer Veränderung durchlaufen: Modul V Einheit 9 15

16 Abbildung 1: Phasen der Reaktion auf eine Veränderung. 1 Erste Phase: Schock. Die Mitarbeiter fühlen sich bedroht und sind verwirrt. Sie ziehen sich zurück und gehen kein Risiko ein. Angst und Anspannung dominieren. Der Unternehmenserfolg sinkt. Zweite Phase: Defensive Ablehnung. Nachdem der Schock überwunden wurde, folgt eine verärgerte Reaktion: offener Widerstand, Konflikt oder Boykott. Der Umsatz des Unternehmens sinkt. Dritte Phase: Annahme. Die Opposition schwindet: Es gibt Beschwerden, aber auch Versöhnung. Die Mitarbeiter sehen die Plus- und Minuspunkte der neuen Situation nun objektiver. Wenn die ersten Schritte der Veränderung erfolgreich sind, erhöht sich ihre Bereitschaft, ein Risiko einzugehen. Vierte Phase: Akzeptanz der Veränderung. Die Menschen vergleichen die Situation vor und nach der Veränderung und machen das Eingeständnis, dass die Veränderung gut gewesen sein könnte Wie können Veränderungen auf allen Ebenen akzeptiert werden? Damit Veränderungen von jedermann verstanden, akzeptiert und unterstützt werden können, muss eine Kultur der Veränderung aufgebaut werden. Setzen Sie dazu folgende Schritte: 1. Bewerten Sie die Unternehmenskultur, die sie in diesem Moment wahrnehmen und analysieren Sie, wie sie auf Veränderungen reagiert hat. Stellen Sie Fragen und hören Sie auf die Antworten: Ist Ihren Mitarbeitern klar, was Sie jeden Tag für Ihr Unternehmen bewirken? Wie gut ist das Verhältnis zwischen Angestellten und Management? 1 Human Resource Management in Crisis, Presentation, Stara Zagora, 10. September Modul V Einheit 9 16

17 Herrschen Offenheit und Vertrauen vor? Werden Mission, Vision, Glaubenssätze und Unternehmensziele befürwortet? Werden Lernen, Wachstums und Ermächtigung gefördert? Etc. 2. Change Management beginnt bei Ihnen. Mahatma Gandhi sagte: Seien Sie die Veränderung, die Sie in der Welt sehen wollen. Sie werden Akzeptanz und Bereitschaft zur Teilnahme erfahren, wenn Sie selbst von dem Nutzen der Veränderung überzeugt sind. Legen Sie den Mitarbeitern die erwarteten positiven Auswirkungen der Veränderung dar und erläutern Sie ihnen, wie sie von der Veränderung profitieren können. 3. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, bevor die Veränderung stattgefunden hat oder noch besser bevor Sie die endgültige Entscheidung über die Durchführung der Veränderung getroffen haben. Demonstrieren Sie positives Denken und hören Sie sich die Anliegen Ihrer Mitarbeiter gut an. Sie sind eventuell nicht in der Lage, alle Fragen sofort zu beantworten, versuchen Sie es aber. Dies ist wichtig, denn dadurch können Sie: die Sorgen und Ängste Ihrer Mitarbeiter kennen lernen und Sie in Ihre Überlegungen mit einbeziehen, neue, innovative Ideen in den Veränderungsprozess einfließen lassen, Mitarbeiter für die Veränderung gewinnen, Gerüchten ein Ende bereiten, bevor sie außer Kontrolle geraten. 4. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf die Veränderung vor, indem Sie ihnen Weiterbildungsmaßnahmen finanzieren und sonstige Unterstützungen anbieten. 5. Plädieren Sie auf den Gruppengeist. Dadurch erzeugen Sie eine positive Haltung gegenüber Veränderungen. 6. Die Mitarbeiter reagieren auf unterschiedliche Weise auf Veränderungen. Überlegen Sie sich, wie Sie damit umgehen können. 7. Verfolgen Sie den Fortschritt der Veränderungen und zeichnen Sie die Mitarbeiter, die maßgeblich daran beteiligt sind, aus. Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern laufend über die Veränderung. Checklisten für Manager zum Thema Change Management: ÜBUNG: Füllen Sie die Checklisten für Manager zum Thema Change Management aus, um herauszufinden, ob Sie für Veränderungen in Ihrem Unternehmen bereit sind. Modul V Einheit 9 17

18 9.7 Innovationspolitik und -management Was versteht man unter Innovation? Innovation wird als Prozess vom Erkennen eines Problems bzw. dem Finden einer Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung der Lösung bzw. Neuerung verstanden. Innovationen können sich daher auf Produkte, Verfahren, Dienstleistungen, Prozesse und auch auf interne Strukturen beziehen, das gemeinsame Ziel ist der Erfolg am Markt Warum sollte man Innovationspolitik betreiben und eine Innovationsstrategie festlegen? Die Hauptziele der Innovationspolitik zur Erzielung von Unternehmenserfolg und Wettbewerbsvorteilen durch Innovation sind: Ausweitung der Produkt- und Dienstleistungspalette und der Märkte. Einführung neuer Methoden für Produktion, Lieferung und Verteilung. Einführung von Veränderungen in Organisation, Management und Arbeitsbedingungen. Die Innovationsstrategie eines Unternehmens dient der Erreichung der strategischen Ziele eines Unternehmens. Sie sollte folgende Elemente enthalten: physische und technische Elemente Maschinen, Laboratorien, Forschungseinheiten, wissenschaftliche Ausstattung, etc. die Mitarbeiter betreffende Elemente speziell geschultes wissenschaftliches Personal finanzielle Elemente Informationen Wo findet der Innovationsprozess statt? Die Innovationsstrategie jedes Unternehmens ist vom internen und externen Umfeld abhängig. Viele kleine und mittelgroße Unternehmen verfügen meist nicht über eigene Forschungseinheiten, da sie keine ausreichenden personellen oder technischen Ressourcen zur Verfügung haben, um eigene Forschung betreiben zu können. Dann sollte mit externen Organisationen kooperiert werden, wie z.b. Universitäten Wie kann Innovationsmanagement implementiert werden? Innovationsmanagement ist von ausschlaggebender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. Es ist Teil des strategischen Managements und sollte: mit den Prioritäten des Unternehmens konform gehen, mit den stattfindenden Veränderungen umgehen können, finanzielle Unterstützung erhalten, Modul V Einheit 9 18

19 auf ausgebildete Fachleute, Weiterbildungsmaßnahmen und externe Experten zurückgreifen können Fallstudie Mitte der 90er Jahre wurden durch die Privatisierung eines vormals staatlichen Unternehmens, das Beleuchtungskörper herstellte, hochqualitizierte Mitarbeiter freigesetzt. Sie gründeten ein eigenes Unternehmen und legten eine Unternehmensstrategie mit ambitiösen Zielen fest. Sogar die Eigentümer und Manager zweifelten daran, dass es ihnen gelingen würde, sie zu erreichen. Sie lockten jedoch erfolgreich ehemalige Kollegen an und bildeten ein starkes Team. Das Unternehmen begann mit der Produktion technischer Beleuchtungskörper und elektrischer Komponenten. Da sie mit dem Fertigungsprozess gut vertraut waren, waren sie in der Lage, wohlüberlegte funktionale Regeln einzuführen. Sie nutzten den Rat von Experten und es gelang ihnen, die Widerstände der Mitarbeiter bezüglich der eingeführten Veränderungen zu beseitigen. Als nächstes wurde eine Innovationspolitik implementiert und ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt. Durch Erfolg versprechende Veränderungen und Krisenmanagementaktivitäten gelang es ihnen, Wettbewerbsvorteile zu erzielen, ihren Marktanteil auf dem lokalen Markt zu erhöhen und neue internationale Märkte zu betreten. Zusammenfassung Eine Unternehmensstrategie basiert auf wohldefinierten Zielen und enthält Maßnahmen und Aktionen, die darauf ausgerichtet sind, diese Ziele zu erreichen. Sehr oft versagen die besten Strategien, wenn ihre Durchführung nicht von adäquaten Maßnahmen und Aktionen begleitet wird. Die erfolgreiche Implementierung jeder Strategie basiert auch auf den Managementfähigkeiten der Führungsebene auf der einen und der Teamfähigkeit aller Mitarbeiter auf der anderen Seite. Diese Einheit diskutiert zudem die Bedeutung der funktionalen Regeln/Politiken als System standardisierter Prozesse und Richtlinien für Mitarbeiter. KMU-Manager werden mehr über das Management von Geschäftsprozessen lernen und wie sie es in unterschiedlichen Bereichen anwenden können. Geschäftsprozesse bestehen aus spezifischen, messbaren Aufgaben, die bestimmte Resultate erzielen sollen. Sie finden innerhalb einer oder zwischen verschiedenen Organisationen statt und legen die Arbeitsvorgänge fest. Das Management von Geschäftsprozessen findet auf allen Managementebenen und in allen Bereichen seine Anwendung und führt zu einer Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit von KMU, zu einer Reduktion der Kosten, gesteigertem Erfolg und Zeitersparnis. Sein Erfolg hängt von der angewanden Methode, der Erfahrung, den Fähigkeiten und der Kreativität des zuständigen Managers und dem ihn unterstützenden Team ab. Die Kernfähigkeiten, die ein erfolgreicher Manager haben sollte, um mit Risiken, Krisen und Veränderungen umgehen zu können, wurden ebenso in dieser Einheit diskutiert. Modul V Einheit 9 19

20 Risikomanagement hilft dem Unternehmen, vorhersehbares Risiko zu vermeiden, schützt vor schlechten Investitionsentscheidungen und reduziert Verluste und Schäden durch unvorhersehbare Ereignisse. Enterprise Risk Management (ERM) ist der Prozess der Planung, Organisation und Kontrolle der Aktivitäten einer Organisation, um die Auswirkungen aller Arten von Risiko zu minimieren: von gelegentlich auftretenden bis zu finanziellen, strategischen, innerbetrieblichen und anderen Risiken. Die Elemente, die diesen Prozess ausmachen werden genauso erläutert wir die praktischen Schritte, die zur Erstellung und Implementierung des Risikomanagementplanes notwendig sind. Die wichtigsten Techniken, wie man mit Risiko umgehen kann, werden aufgelistet: Risikotransfer, Risikovermeidung, Verlustkontrolle, Selbstbehalt, Versicherung. Der Begriff der Krise im sozialen und wirtschaftlichen Kontext sowie die Rolle des Krisenmanagements bei der Bewältigung kritischer Situationen werden ausgeführt. Die drei Stufen des Krisenmanagements werden dabei ebenso erläutert. Unter Change Management versteht man alle systematischen Maßnahmen, die dem Unternehmen helfen, sich wichtigen Maßnahmen anzupassen oder diese aktiv herbei zu führen. Im Gegensatz dazu, dass sich Projektmanagement mit der technischen und wirtschaftlichen Seite von Veränderungen auseinander setzt, behandelt Change Management die menschliche Seite. Motivation des Teams und Fähigkeiten sind von großer Bedeutung und bringen Marktvorteile in einem sich verändernden Umfeld ein. Der Prozess ist langwierig und nicht einfach. Er erzeugt Stress und Widerstand in den Menschen. Die Phasen der Reaktion auf eine Veränderung sowie die Art, wie ausgebildete Manager Mitarbeitern dabei helfen können, die Veränderungen zu akzeptieren und zu unterstützen, werden präsentiert. Weiters enthält diese Einheit eine Checkliste für Manager, die Ihnen bei der Umsetzung der Veränderungen helfen wird. Innovation wird als Prozess vom Erkennen eines Problems bzw. dem Finden einer Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung der Lösung bzw. Neuerung verstanden. Innovationen können sich daher auf Produkte, Verfahren, Dienstleistungen, Prozesse und auch auf interne Strukturen beziehen, das gemeinsame Ziel ist der Erfolg am Markt. Ziel der Innovationspolitik ist es, Fortschritte und Wettbewerbsvorteile durch die Einführung von Innovationen (z.b. neuer Produkte, Zulieferer- und Verteilertechnologien und -ausstattung im internen und externen Umfeld) zu erzielen. Viele kleine und mittelgroße Unternehmen verfügen meist nicht über eigene Forschungseinheiten, da sie keine ausreichenden personellen oder technischen Ressourcen zur Verfügung haben, um eigene Forschung betreiben zu können. Dann sollten sie mit externen Organisationen kooperieren, wie z.b. Universitäten. Modul V Einheit 9 20

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