Praxistag für die Öffentliche Verwaltung 2010 Records Management im Kanton Graubünden Aktenführung mit OXBA

Transkript

1 Praxistag für die Öffentliche Verwaltung 2010 Records Management im Kanton Graubünden Aktenführung mit OXBA

2 Agenda Informationen und Erfahrungswerte für Sie aus der Praxis Einführung / Projektanstoss Projektvorgehen in der Praxis Praxisorientierte Projektergebnisse Erfahrungen aus der Praxis & Lernpunkte für die Praxis

3 Ziele die wir Ihnen für Ihre Praxis mitgeben wollen! Wie Records Management im KT GR initialisiert wurde Welche Abgrenzungen optimal vorgenommen werden sollen Voraussetzungen, die vor der Implementierung zu schaffen sind. Erfahrungswerte, welche Sie in Ihrer Praxis nutzen können

4 Projektanstoss Rechtliche Grundlagen Regierungsratsbeschluss ECM Produkte- und Einsatzstrategie (November 2006) Regierungsratsbeschluss Records Management (März 2007) Weisung über die Aktenführung in der kantonalen Verwaltung (Oktober 2007)

5 Projektanstoss Rollen und Zuständigkeiten Staatsarchiv: Organisatorische Grundlagen, Beratung und Koordination Amt für Informatik: Technische Umsetzung Dienststellenleitung: Einführung Records Management Mitarbeitende: Ordnungsgemässe Aktenführung

6 Projektanstoss Records Management

7 Projektanstoss Records Management Gesetzliche Grundlagen Digitale Langzeitarchivierung Beratung Instrumente Organisatorische Grundlagen

8 erstellen / empfangen Projektanstoss Records Management Aktenführende Stelle Staatsarchiv Registrieren Dossier abschliessen Abliefern / vernichten Aktiver Bestand (Bearbeitung) Passiver Bestand (Aufbewahrung) Archivbestand (Langzeitarchivierung)

9 Projektvorgehen Praxisnahe Projektabwicklung Projektziele Projektorganisation Abgrenzungen Projektplanung

10 Projektvorgehen Zielsetzungen, welche den aktuellen Zustand verbessern Gewinnung von Übersichtlichkeit durch die Schaffung von Ordnung. Vermeidung von Redundanzen. Sicherstellung der Verlässlichkeit von Dokumenten. Nachweis der Geschäftstätigkeit.

11 Projektvorgehen Zielsetzungen, durch die Nutzung neuer Möglichkeiten Suche in Ordnungssystem. Ermöglichung einer Volltextsuche. Unterstützung Zusammenarbeit..

12 Projektvorgehen Projektziele der Kantonalen Verwaltung Einführung in allen Dienststellen. Vermeidung Redundanzen. Pragmatisches Vorgehen. Phasenweise Einführung.

13 Projektvorgehen Projektziele der einzelnen Dienststellen Analyse und Bewertung der bestehenden Akten. Organisationsvorschriften. Ordnungssystem....

14 Projektvorgehen Projektorganisation Staatsarchiv / Amt für Informatik: Bereitstellung der Grundlagen (organisatorisch und technisch) Dienststellenleitung: Einführung von Records Management Records Management-Verantwortliche: Umsetzung von Records Management Departementsübergreifende Projektgruppe: Kommunikationsplattform

15 Projektvorgehen Abgrenzungen Elektronische Langzeitarchivierung Keine Ablaufsteuerung Elektronisches Dossier (recht. Situation, digitale Unterschrift) E-Government

16 Projektvorgehen Abgrenzungen Dokumenten-Scanning Fachanwendungen Einführungen in DS dezentral Beratung durch Staatsarchiv

17 Projektvorgehen Projektplanung in der Praxis RB ECM Erarbeitung org. Grundlagen Start 2 Pilotdienststellen Weisung Start Pilot Staatsarchiv Start Einführung DS (ca. 40) Records Management ist nie abgeschlossen, sondern eine stetige Aufgabe!

18 Projektergebnisse Praxisorientierte Lösungen Organisatorische Grundlagen Kommunikations- und Schulungskonzept Anforderungspezifikationen Aktenführung mit OXBA

19 Organisationsvorschriften Analyse und Bewertung Ordnungssystem Projektergebnisse Organisatorische Grundlagen Technische Umsetzung Weisung für die Aktenführung

20 Projektergebnisse Organisatorische Grundlagen Projektablauf inkl. Vereinbarung Organisationsvorschriften inkl. Vorlage Analyse inkl. Vorlage Aktenbewertung inkl. Bewertungsvereinbarung

21 Projektergebnisse Organisatorische Grundlagen Ordnungssystem inkl. Vorlage und Vorlage Hauptgruppe 0 Dossierbildung Aktenablieferung bzw. Vernichtung inkl. Vorlage und Muster Richtlinien und Merkblätter

22 Projektergebnisse Praxisorientierte Lösungen Aktenführung mit OXBA OXBA Version 2.1 Ordnungssystem Metadaten Dokumentenverwaltung Berechtigungssystem Mandantenkonzept Suche und Recherche

23 Erfahrungen aus der Praxis welche Sie berücksichtigen sollten! Zentrale und übergreifende Gesamtprojektverantwortung Verantwortung obliegt dem obersten Managements Fehlende Erfahrungswerte mit OXBA-Framework Über 80% organisatorische Aufgabenstellungen

24 Lernpunkte für die Praxis welche Sie mitnehmen sollten! Stufengerechte Kommunikation gemäss Kommunikationskonzept! Praxisbezug in der Umsetzung immer vor Augen halten! Sinnvolle zweckmässige Abgrenzungen treffen! Wissenstransfer sicherstellen und Kernkompetenzen erwerben!

25 Fazit Praxiserfahrungen MOSS 2007 und OXBA Bedürfnisse sind vorhanden Ressourcenintensiv Organisationsprojekt / Change Management

26 Praxistag für die Öffentliche Verwaltung 2008 Vielen Dank

27 Koordinaten für weiterführende Informationen stehen wir gerne zur Verfügung! Gaby Gujan Leiterin Records Management Patrik Kuster Senior Consultant

28 Vielen Dank.

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30 Praxistag für die Öffentliche Verwaltung 2010 Records Management im Kanton Graubünden Aktenführung mit OXBA