Claim Management in Projekten Projektleitertreffen der PMI Local Group Hannover

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1 Projektleitertreffen der PMI Local Group Hannover 15. März 2011 Siegfried Gräter Senior Projektmanager, Coach und Black Belt Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 1

2 Definition Claim Claim die An-/Nachforderung das Anrecht die Mängelrüge die Reklamation Claim (Versicherung) der Schaden /Schadenfall die Schadenforderung der Versicherungsfall der Anspruch Claim (Recht) Quelle: die Forderung die Klage /der Klageanspruch der Rechtsanspruch der Schadensersatzanspruch Definition aus DIN ( Projektwirtschaft; Projektabwicklung; Begriffe ): Ein Nachforderungsmanagement (engl. Claim-Management) ist die Überwachung und Beurteilung von Abweichungen beziehungsweise Änderungen und deren wirtschaftlicher Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen." oder anders Die Summe aller Maßnahmen, um berechtigte eigene Forderungen durchzusetzen und unberechtigte Fremdforderungen abzuwehren Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 2

3 Unterschied Claim - Change Claim Zusätzliche bzw. nicht erbrachte Lieferungen / (Mitwirkungs-) Leistungen für die, die Verantwortung strittig ist Verantwortung unstrittig, aber der Umfang der Leistungen und deren Auswirkungen auf Kosten, Termine, etc. strittig Nur Erstattung von zusätzlichen Kosten / Verschiebung von Terminen Ein Vorgang, der zu größten Teilen zwischen Projekt und Vertragspartner abläuft. Change-Management Claim- Management Neues / zusätzliches Angebot über veränderte / zusätzliche Leistungen, Termine oder sonst. Vertragsbedingungen Es können auch Gewinnmargen kalkuliert werden, Termine können beliebig neu vereinbart werden Ein Vorgang, der zu größten Teilen innerhalb des Projektes abläuft Change Projekt Vertragspartner (Kunde, Lieferant,.. ) Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 3

4 Ziele Claim Management Ziele Frühzeitiges Erkennen von Risiken Möglichkeiten zusätzlicher Erlöse Identifikation und Aufbau von eigenen Claims gegenüber einem Vertragspartner Das Entstehen von (Fremd-) Claims verhindern Mehrkosten in der Projektabwicklung gering halten Durchsetzen von (begründbaren) Forderungen gegen-über einem Vertragspartner (z.b. Mitwirkungsleistungen) Abwehr von (nicht begründbaren) Forderungen von einem Vertragspartner (z.b. Mehrleistungen) Vermeidung von (teuren) Rechtstreitigkeiten Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 4

5 Adressaten und Auslöser (1/2) Adressaten Kunde Unterauftragnehmer / Freelancer Account Owner, Delivery Owner, Delivery Units, Project Manager Fremdforderungen gegen das Projekt (durch Kunde, UAN/FL, ) Auslöser Vertrag Vertragsklauseln die nicht eindeutig sind (z. B. Leistungsansprüche) Vertragsklauseln mit Vorausverfügung Widersprüche im Vertrag Unterschiedliche Interpretation des Vertrages (z. B. Schadensersatzansprüche) Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 5

6 Adressaten und Auslöser (2/2) Auslöser Mitwirkungsleistungen des Kunden bzw. Gewerke oder Leistungen von Unterauftragnehmer / Freelancern werden nicht termingerecht erbracht. werden nicht in der erforderlichen Qualität erbracht. werden nicht in erforderlicher Menge erbracht. Änderung in der Projektabwicklung (durch den Auftragnehmer, den Kunden oder Dritte) Änderung im Scope (Erweiterungen, aber auch unterschiedliche Auslegung des Scope durch den Auftragnehmer, den Kunden oder Dritte) Annahmen, die nicht zutreffen Falsche Zusagen / Angaben Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 6

7 Offensives und Defensives Claim Management Offensives Claim-Management hohes Claimpotential Beim geringsten Verdacht eigene Claims aufmachen maximale oder überhöhte Forderungen alle Gegenclaims in Frage stellen, alle Gegenargumente ausschöpfen Nur Verträge akzeptieren, die für uns günstig sind Förderung von eigenen Claims durch Verschweigen von Fakten Defensives Claim-Management geringes Claimpotential Nur bei gravierenden Verstößen claimen tatsächliche Höhe wird eingefordert berechtigte Gegenclaims akzeptieren Verträge sind Kundenfreundlich Alle Möglichkeiten der Claimverhütung ausschöpfen Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 7

8 Claim Prozess Vier Schritte zum Erfolg: 1. Abweichungen identifizieren Voraussetzungen: Kenntnis der vereinbarten Lösung (Soll-/IST-Zustand) Kenntnis des Vertrags 2. Auswirkungen der Abweichung analysieren und dokumentatieren (Aufwand, Zeit, Kosten) 3. Abweichung und deren Auswirkung kommunizieren (an Kunden / Unterauftragnehmer und Intern) 4. Lösung verhandeln (Vertragsänderung, Kostenerstattung) Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 8

9 Claim Prozess Vorgehensweise Vertragsgestaltung Vertragsanalyse (Einzel- und Rahmenvertrag, sonstige Vereinbarungen) Kommunikation (ins Team / ins Management) Vertragsmonitoring (nur tun, was vertraglich geschuldet, Fremdleistung einfordern) Konsequentes Anforderungsmanagement (funktionale und nichtfunktionale Anforderungen) Abweichungen kommunizieren (Projektleitung, Management, Kunde ) Kosten Controlling für Abweichungsbearbeitung initiieren Abweichung und Folge dokumentieren Weiteres Vorgehen mit Management, Vertrieb und Kunde abstimmen Bei Konsens -> Change-Management, bei Dissens -> Claim-Management bearbeiten Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 9

10 Claim Vermeidung Claim Vermeidung Dynamik von Projekten % Claim-Vermeidung schwierig Verständliche und gemeinsam akzeptierte Ziele in Bezug auf die Leistungen, Termine und Kosten Gemeinsames Projektverständnis (Inhalt, Termine, Qualität, ) Saubere Projektabgrenzung und -planung Klare & eindeutige Verträge Gemeinsam akzeptierte und eindeutige Meilensteine Lückenlos dokumentierte Vertragsabweichungen Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 10

11 Claim Vermeidung Vermeidung durch Projektmanagement: Projektumweltanalyse Risikoanalyse Leistungsplanung (PSP) Terminplanung Kosten- und Ressourcenplanung Kommunikationsplanung Projektcontrolling Professionelle Projektdokumentation Vermeidung durch Vertragsmanagement: Vertragsgestaltung Klare Spezifikation von Leistungen, Terminen und Kosten Spezifikationen als Vertragsbestandteile Redundanzen in verschiedenen Vertragsdokumenten vermeiden Lückenlose Aufzeichnung von Abweichungen Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 11

12 Hinweis Kenne alle deine Claims vom ersten Tag an! gilt für alle Projektmitarbeiter! Anspruchsgrundlage schaffen durch konkretes, messbares Benennen und Abstimmen mit dem Partner durch Dokumentation, Protokolle durch Klärung der Kommunikationswege mit dem Partner Zählen, messen, wiegen. viele Verträge sind nicht konkret genug! Plane alle Claims Fordere die Claims rechtzeitig ein! Abweichungen dokumentieren (Verzug)! Abweichungen regelmäßig kommunizieren! Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 12

13 Hinweis Prüfe die Erfüllung der Claims Quantitative und qualitative Abnahme Abweichungen dokumentieren (Time, Budget, Qualität) Abweichungen kommunizieren Bei Abweichungen -> Maßnahmen mit dem Partner vereinbaren Halte regelmäßige Claim Meetings mit dem Kunden und den Subunternehmern ab Tracking der Mitwirkungsleistungen / Leistungserbringung Tracking der Claim-Liste Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 13

14 Rolle Claim Manager (1/3) Rolle Claim Manager Der Projektleiter und der Projekt Owner sind verantwortlich für das Claim Management Für die Anmeldung, Bearbeitung und Verfolgung von Claims werden sie vom Claim Manager unterstützt. Bei Deals ist die Funktion des Claim Managers als eigenständige Rolle zu besetzen, da dies i. d. R. ein Vollzeittätigkeit darstellt. Ansonsten sollte die Funktion von einem Owner wahrgenommen werden, da er als interner Auftraggeber des Projektes und Verantwortlicher in der Betriebsphase das größte Interesse an der Abwehr bzw. Stellung von Claims ggü. den anderen Vertragsparteien hat. Rechtsabteilung (sofern vorhanden) muss bei allen Claims mit gravierenden Auswirkungen eingeschaltet werden Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 14

15 Rolle Claim Manager (2/3) Projektteam Unterstützung bei Claim-Dokumentation Claim-Erkennung und Vorwarnung Weitergabe von Kontextinformation Entwicklung der Claim-Strategie Claim-Manager Zusammenstellung und Wartung der Claim-Dokumentation Prüfen und dokumentieren der Anspruchsgrundlage (z. B. Überprüfungen / Recherchen im Vertrag) Prüfen und dokumentieren der möglichen Auswirkungen (Kosten, Zeit, Qualität) Erstellung von Eigen-Claims und Claims anmelden bei der gegen Partei Zusammenstellung von Gegendarstellungen bei Fremd-Claims Regelmäßige Kommunikation mit dem Partner über den Status der Claims (mind. Monatlich, besser wöchentlich) Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 15

16 Rolle Claim Manager (3/3) Notwendige Eigenschaften eines Claim-Managers Menschenkenntnis und Verhandlungsgeschick Breites Fach- und Methodenwissen Belastbar und ausdauernd Komplexes Denkvermögen Schnelle Auffassungsgabe Notwendige Vollmachten eines Claim-Managers Beim Aufbau eines Claims weisungsbefugt gegenüber dem Projektteam hinsichtlich der Unterlagensammlung. Der Claim-Manager erhält vom Management einen nicht zu kleinen Verhandlungsspielraum, welchen er in den Verhandlungen ausschöpfen kann. Um die Claim-Verhandlungen final abschließen zu können, erhält der Claim-Manager die Unterschriftenvollmacht i.v., damit er gemäß Vier- Augen-Prinzip gemeinsam mit dem Projektmanager oder dem Owner das Verhandlungsprotokoll rechtsgültig unterschreiben kann Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 16

17 Dokumentation Claims ID Claim-Beschreibung Auswirkung der Abweichung konkrete Ursachen/Aktivitäten mit Auswirkung auf Kosten, Zeit oder Qualität Detail-Beschreibung Soll-Zustand gemäß Vertrag Referenz zu Vertrags- / Projektdokument 1 Kunde hat die Entwickler- Die Projektarbeiten Arbeitplätze nicht konnten nicht wie geplant rechtzeitig zur Verfügung am xx.yy.zzzz.begonnen gestellt werden. Die Terminplanung kann nicht gehalten werden. Projektmitarbeiter wurden siehe Spalte E gemäß ursprünglicher Planung bereitgestellt und konnten nicht für andere Zwecke eingesetzt werden. Eine Absage des Kunden Kunde muss Arbeitsplätze für die Entwickler bereitstellen Kapitel 8, Absatz 3, Einzelvertrag Auswirkungen auf Kosten Aufwand in Stunden Beteiligte MA / Sachkostenposition Personalkosten Sachkosten / Reisekosten / Spesen Auswirkung auf Zeit Beschreibung der Verschiebung Auswirkung auf Qualität Beschreibung der nicht erfüllbaren Qulitätsanford erungen Müller Meier Schulze Start urspr. geplant: xx.yy.zzzz neuer Start geplant: aa.bb.cccc Verschiebung der folgenden Meilensteine um x Wochen keine Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 17

18 Dokumentation Claims Claim Identifikation Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 18

19 Dokumentation Claims Claim Tracking Liste Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 19

20 Dokumentation Claims Ein berechtigter Claim, der gut aufbereitet und vorgetragen wird, ist nicht unhöflich, sondern professionell Genau recherchiert Gut dokumentiert Detailliert (nicht Team mit 6 MA, sondern MA1, MA2, MA3, ) Verständlich (auch für Außenstehende) Vollständig Sachlich (keine Kampfansage, keine Vorwürfe, keine Schuldzuweisung) Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 20

21 Schlussbemerkung Achtung! Auch die andere Partei ist perfekt auf die Claim-Verhandlung vorbereitet! Fast alle Claims enden als Kompromiss (Win / Win) Nur in Ausnahmefällen führt es zu Win- / Loose-Situationen Kompromisse im eigenen Team diskutieren Kompromissvarianten bis zur eigenen Schmerzgrenze Beispiele für Kompromisse in Claim Verhandlungen Zahlungsbedingungen, Zahlungstermine, Zahlungsziele Zugeständnisse dem Anlass entsprechend machen Leben und leben lassen Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 21

22 Schlussbemerkung Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 22

23 Schlussbemerkung Einführung Prozess Vermeidung Tipps Rolle CM Dokumentation Ohne Vollmachten wird der Claim-Manager zum Papier-Tiger und wird nicht in der Lage sein ein erfolgreiches Claim- Management durchzuführen. Claims sind unverzüglich nach ihrem Erkennen zu bearbeiten und bei der anderen Partei anzumelden! Die Erfolgschancen eines Claims sinken mit zunehmender Dauer. Ist der Claim nicht gut genug für den Richter, ist er auch nicht gut genug für den Kunden Siegfried Gräter Präsentation Claim Management PMI Folie 23

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