Überblick über Dokumentenmanagement- Lösungen aus dem Hause SAP

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1 Überblick über Dokumentenmanagement- Anwenderschulung Lösungen aus dem Hause SAP Gerd Hartmann

2 Gliederung 1 Generische Objektdienste (SAP GOS) 2 ArchiveLink (SAP ArchiveLink) 3 Folders Management (ehemals SAP Records Management) 4 Dokumentenverwaltung (SAP DMS)

3 Generische Objektdienste Überblick

4 Generische Objektdienste Relevante Funktionen PC-Dokument als Anlage anlegen PC-Dokument in das SAP-System laden und an das Business Objekt anhängen PC-Dokumente können von anderen Benutzern angezeigt werden PC-Dokumente können nur von demjenigen geändert werden, der das Dokument in das SAP-System geladen hat Anlagenliste Anzeigen der zum Business Objekt abgelegten PC-Dokumente

5 PC-Dokumente Anlegen Anlage anlegen (I)

6 PC-Dokumente Anlegen Anlage anlegen (II)

7 PC-Dokumente Anlagenliste (I)

8 PC-Dokumente Anlagenliste (II)

9 Gliederung 1 Generische Objektdienste (SAP GOS) 2 ArchiveLink (SAP ArchiveLink) 3 Folders Management (ehemals SAP Records Management) 4 Dokumentenverwaltung (SAP DMS)

10 SAP ArchiveLink Überblick

11 SAP ArchiveLink Integration in die Beschaffung

12 Business Dokumente Anlegen Business Dokument anlegen (I)

13 Business Dokumente Anlegen Business Dokument anlegen (II)

14 Business Dokumente Anlagenliste (I)

15 Business Dokumente Anlagenliste (II)

16 Variable Ikone für die Objektdienste Mittels Hinweis und kann das Aussehen der Ikone auf der Drucktaste der Objektdienste so geändert werden, dass stets erkennbar ist, ob Anlagen oder Verknüpfungen existieren Dazu werden vier neue Ikonen ausgeliefert Business Objekt besitzt Anlagen und Verknüpfungen Business Objekt besitzt Anlagen, aber keine Verknüpfungen Business Objekt besitzt Verknüpfungen, aber keine Anlagen Business Objekt besitzt weder Anlagen noch Verknüpfungen

17 Gliederung 1 Generische Objektdienste (SAP GOS) 2 ArchiveLink (SAP ArchiveLink) 3 Folders Management (ehemals SAP Records Management) 4 Dokumentenverwaltung (SAP DMS)

18 Folders Management Überblick Folders Management bietet die strukturierte Zusammenfassung aller Informationsobjekte eines Geschäftsprozesses in einer Sicht: SAP Folders Management bietet keine reine Dokumentenakte, sondern eine Klammer um den gesamten Prozess Akte

19 Folders Management Standardmäßig unterstützte Informationsobjekte Reports Business Objekte Transaktionen Material Kunde Rechnung HR Infotypen Personalabrechnung Workflow Information Office Dokumente und Vorlagen ArchiveLink Dokument Web Content Notizen

20 Folders Management Erweiterbarkeit durch objektorientiertes Framework SAP Folders Management beruht auf dem Service Provider Framework. Das Framework bietet die Möglichkeit, beliebige Objekte über sogenannte Service Provider zu registrieren und aus der Aktenverwaltung heraus zu nutzen. Jeder Service Provider ist damit verantwortlich für die Integration einer Menge gleichartiger Dokumente oder Anwendungsobjekte. Beispiele für Service Provider Service Provider für Desktop Dokumente Service Provider für ArchiveLink-Dokumente Service Provider für WebFlow Informationen Service Provider für Transaktionen und Business Objekte Service Provider für Akten und Aktenmodelle Service Provider von Kunden und Partnern

21 Folders Management Beispiel für eine Maschinenakte

22 Folders Management Maschinenakte Absprung zu ArchiveLink-Dokument

23 Folders Management Maschinenakte Zugriff über generischen Objektdienst

24 Folders Management Beispiel für Einbindung von DMS-Dokumenten (I)

25 Beispiel für Einbindung von DMS-Dokumenten (II) Anzeige des Dokumentinfosatzes aus der Akte

26 Beispiel für Einbindung von DMS-Dokumenten (III) Anzeige des Originals aus dem Dokumentinfosatz

27 Gliederung 1 Generische Objektdienste (SAP GOS) 2 ArchiveLink (SAP ArchiveLink) 3 Folders Management (ehemals SAP Records Management) 4 Dokumentenverwaltung (SAP DMS)

28 SAP ERP Solution Map End-User Service Delivery Analytics Strategic Enterprise Management Financial Analytics Operations Analytics Workforce Analytics Financials Financial Supply Chain Management Financial Accounting Management Accounting Corporate Governance Human Capital Management Procurement and Logistics Execution Product Development and Manufacturing Talent Management Workforce Process Management Workforce Deployment Procurement Inventory and Warehouse Management Inbound and Outbound Logistics Transportation Management Production Planning Manufacturing Execution Product Development Life-Cycle Data Management SAP NetWeaver Sales and Service Sales Order Management Aftermarket Sales and Service Professional-Service Delivery Corporate Services Real Estate Management Enterprise Asset Management Project and Portfolio Management Travel Management Environmental Compliance Management Quality Management Global Trade Services Life-Cycle Data Management Dokumentenverwaltung Produktstrukturverwaltung Rezepturverwaltung Spezifikationsverwaltung Änderungsdienst und Konfigurationsmanagement

29 SAP Document Management System (DMS) Überblick SAP DMS (auch Dokumentenverwaltungssystem, DVS) stellt die Gesamtheit von Funktionen bereit, durch die eine Verwaltung unterschiedlicher Dokumente ermöglicht wird. Dazu gehören u.a.: Dokumentidentifikation Dokumentklassifikation Dokumentstatusverwaltung Dokumentversionierung Objektverknüpfungen Dokumentablage Dokumentsuche Dokumentenvisualisierung und -redlining Schnittstellen zu Erzeugersystemen Dokumentenverteilung und -ausgabe

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