LEITFADEN ELEKTRONISCHEN RECHTSVERKEHR FÜR DEN. AUF BASIS elba.rpl IN DER SOZIALGERICHTSBARKEIT RHEINLAND-PFALZ

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1 LEITFADEN FÜR DEN ELEKTRONISCHEN RECHTSVERKEHR AUF BASIS elba.rpl IN DER SOZIALGERICHTSBARKEIT RHEINLAND-PFALZ 1

2 INHALTSVERZEICHNIS Seite Eine Bitte vorab 3 Elektronischer Rechtsverkehr in der Sozialgerichtsbarkeit Rheinland-Pfalz 4 Die rechtlichen Rahmenbedingungen 4 Übermittlung der elektronischen Dokumente 5 Die zugelassenen Dateiformate für die elektronischen 6 Dokumente Die Signatur des elektronischen Dokuments 6 Ihre elektronische Post an das Landessozialgericht 7 Rheinland Pfalz und die Sozialgerichte Die Formalien 8 Die elektronische Post von der Sozialgerichtsbarkeit 9 Rheinland-Pfalz Das Justiz-Portal der Sozialgerichtsbarkeit Rheinland-Pfalz 10 Die elektronische Akteneinsicht 10 Technische Anforderungen 10 Qualifiziert signierter Antrag 11 Die verschlüsselte 11 Internet Adresse des Justiz-Portals 11 Weitere Hinweise 11 Die Verfahrensstandabfrage 12 Technische Anforderung 12 Zugang Beantragen 12 Weitere Hinweise 12 Weitere Informationen und Fragen 13 Rechtsvorschriften zum elektronischen Rechtsverkehr 13 Sozialgerichtsgesetz (SGG) 65 a 14 Signaturgesetz (SiG) 2 14 Landesverordnung über den elektronischen Rechtsverkehr 15 in Rheinland-Pfalz ( 2 Sozialgerichtsbarkeit) Vom 30.September 2005 Herausgeber 16 2

3 EINE BITTE VORAB Nehmen Sie sich die Zeit, um diese Informationen aufmerksam zu lesen. Auch im elektronischen Rechtsverkehr müssen bestimmte Vorgaben berücksichtigt werden. Insbesondere hinsichtlich der Dateiformate und der (qualifizierten) elektronischen Signatur sind wichtige Voraussetzungen zu beachten, die es den Gerichten erst ermöglichen, Ihre Dokumente zu lesen und auf Authentizität zu übermitteln. 3

4 ELEKTRONISCHER RECHTSVERKEHR IN DER SOZIALGERICHTSBARKEIT RHEINLAND-PFALZ Seit dem 20. Oktober 2005 können bei dem Landessozialgericht Rheinland-Pfalz Klage- und Antragsschriften sowie sonstige Schriftsätze und Erklärungen auch in elektronischer Form eingereicht werden. Das gilt grundsätzlich auch für die Verwaltungsvorgänge der Behörden. Damit werden die Voraussetzungen geschaffen, um die durch die fortschreitende Entwicklung im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie entstandenen Möglichkeiten eines modernen Rechtsverkehrs zu nutzen. Dokumente sollen künftig schnell, unkompliziert und ohne Qualitätsverlust auch auf elektronischem Wege an und durch das Landessozialgericht Rheinland-Pfalz übermittelt werden. Nachdem dies bei dem Landessozialgericht Rheinland-Pfalz erfolgreich gestartet ist, werden nunmehr auch die vier Sozialgerichte der ersten Instanz im elektronischen Rechtsverkehr erreichbar sein. Die Starttermine sind: Sozialgericht Koblenz 01. Februar 2006 Sozialgericht Speyer 01. Mai 2006 Sozialgericht Trier 01. Juli 2006 Sozialgericht Mainz 01. Oktober 2006 DIE RECHTLICHEN RAHMENBEDINGUNGEN Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs in der Sozialgerichtsbarkeit Rheinland-Pfalz liegen mit der auf der Grundlage des 65a Abs. 1 SGG ergangenen Landesverordnung über den elektronischen Rechtsverkehr in der Sozialgerichtsbarkeit vom 20. Oktober 2005 (GVBI. 2005) i.d.f. der Landesverordnung vom 30. September 2005 (GVBI. 2005, Seite 451) vor. In der Rechtsverordnung und deren Anlage finden Sie die maßgeblichen Bestimmungen zum elektronischen Rechtsverkehr. Einzelheiten werden nachfolgend erläutert. 4

5 ÜBERMITTLUNG DER ELEKTRONISCHEN DOKUMENTE Die Landesverordnung über den elektronischen Rechtsverkehr in der Sozialgerichtsbarkeit Rheinland-Pfalz sieht zur Übermittlung elektronischer Dokumente an die Gerichte den -Verkehr vor. Die elektronischen Dokumente sind als Datei an eine elektronische Nachricht ( ) anzuhängen und an die Adresse des jeweils angerufenen Gerichts zu übermitteln. Elektronische Gerichtsbriefkästen der Sozialgerichte in Rheinland-Pfalz: Landessozialgericht Rheinland-Pfalz Sozialgericht Koblenz ab dem 01. Februar 2006 Sozialgericht Speyer ab dem 01. Mai 2006 Sozialgericht Trier ab dem 01. Juli 2006 Sozialgericht Mainz ab dem 01. Oktober 2006 Das Volumen der gesamten (mit Dateianhängen) sollte 2 MB nicht überschreiten. Deshalb müssen Sie insbesondere bei der Übersendung von Grafiken und Plänen auf die Größe der Dateien achten. Lässt sich die 2 MB-Grenze nicht einhalten, können Sie Ihre elektronischen Dokumente in komprimierter Form als so genannte Zip-Datei zusammenfassen. Das Zip-Archiv sollte aber keine anderen Zip-Archive und keine Verzeichnisstrukturen enthalten. Außerdem empfiehlt es sich, in einem Zip-Archiv nur inhaltlich zusammengehörige Dateien abzulegen. Nötigenfalls können Sie große Dateien auch auf festen Datenträgern (CD-ROM, DVD) einreichen. Die Erfahrungen in der Praxis haben allerdings gezeigt, dass auch s mit einem Volumen von bis zu 10 MB beanstandungsfrei übermittelt werden können. 5

6 DIE ZUGELASSENEN DATEIFORMATE FÜR DIE ELEKTRONISCHEN DOKUMENTE Es liegt sowohl im Interesse der Beteiligten selbst als auch der Gerichte, dass die übermittelten elektronischen Dokumente (Dateien) mit der bei den Gerichten vorhandenen Software gelesen und gegebenenfalls auch weiter verarbeitet werden können. Aus diesem Grund ist es erforderlich, dass Ihre elektronischen Dokumente einem der folgenden Dateiformate entsprechen: Adobe pdf (portable document format).pdf Microsoft Word.doc Microsoft RTF (rich text format) XML (extensible markup language) UNICODE.rtf.xml ASCII / ANSI (American standard code for informatione interchange / American National Standards Institute) TIFF (tag image file format).tiff sofern mit Microsoft Internet Explorer darstellbar als reiner Text ohne Formatierungscodes als reiner Text zur Übermittlung eingescannter Unterlagen als Anlagen Als zusätzliche Datei kann der der Grunddatensatz Justiz (X-Justiz angehängt werden. DIE SIGNATUR DES ELEKTRONISCHEN DOKUMENTS Die elektronische Form wird auf jeden Fall durch eine qualifiziert signierte Datei gewahrt, die den Maßgaben des 65a Abs. 1 Satz 1 SGG i.v.m. der Landesverordnung über den elektronischen Rechtsverkehr entspricht und als Anhang einer e- lektronischen Nachricht ( ) zu übermitteln ist. Danach sind Dokumente, die schriftlich zu unterzeichnenden Schriftstücken gleichstehen, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen. Um ihr elektronisches Dokument qualifiziert zu signieren, benötigen Sie eine spezielle Software und eine zertifizierte Signaturkarte, auf der ein so genanntes Schlüsselpaar gespeichert ist. Die Person, die das elektronische Dokument verantwortet, signiert das Dokument mit Hilfe der zertifizierten Signaturkarte (Smartcard) und durch Eingabe einer PIN. Beim Signieren wird das elektronische Dokument mit einem qualifizierten Signaturzertifikat - der elektronischen Unterschrift - versehen. Anhand dieses Signaturzertifikats kann überprüft werden, von wem das Dokument stammt und ob es, nachdem es elektronisch signiert wurde, verändert worden ist. 6

7 Qualifizierte Signaturkarten erhalten Sie in der Bundesrepublik Deutschland beispielsweise bei den fünf großen Trustcentern DATEV eg, D-Trust (Bundesdruckerei GmbH), Signtrust (Deutsche Post AG), TC-Trust sowie TeleSec (Deutsche Telekom AG). In Rheinland-Pfalz sind bspw. auch der LDI (Landesbetrieb Daten und Information, r/p-trust) sowie die Rechtsanwaltskammer Koblenz (in Zusammenarbeit mit der DATEV eg) Zertifizierungsdiensteanbieter. Die Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit in Rheinland-Pfalz sind in der Lage, Zertifikate aller genannten Zertifizierungsdiensteanbieter zu lesen und zu prüfen. Bitte achten Sie darauf, dass sich die qualifizierte elektronische Signatur ausschließlich auf das elektronische Dokument, also den Dateianhang erstreckt, nicht aber auf die als solche. Werden mit einer mehrer Dateianhänge übermittelt, sollten jedenfalls Dokumente mit bestimmendem Inhalt qualifiziert signiert sein. IHRE ELEKTRONISCHE POST AN DIE SOZIALGERICHTSBARKEIT IN RHEINLAND-PFALZ Ihr qualifiziert signiertes Dokument übermitteln Sie als Dateianhang einer an die -Adresse des Gerichtsbriefkastens des jeweiligen Gerichts. Nach Eingang Ihrer Nachricht wird Ihnen eine Eingangsbestätigung per übermittelt. Halten Sie es für erforderlich, Ihre Nachricht zu verschlüsseln, stehen hierzu die vom Landessozialgericht Rheinland-Pfalz und den Sozialgerichten bekannt gegebenen öffentlichen Schlüssel bereit. Diese finden Sie auf der Homepage des jeweiligen Sozialgerichts bzw. des Landessozialgerichts Rheinland-Pfalz unter dem Menüpunkt Elektronischer Rechtsverkehr als ZIP-Datei zum Download: Landessozialgericht Rheinland-Pfalz Sozialgericht Koblenz ab dem 01. Februar Sozialgericht Speyer ab dem 01. Mai Sozialgericht Trier ab dem 01. Juli Sozialgericht Mainz ab dem 01. Oktober Wenn sie möchten, können Sie Ihre zusätzlich mit einer Transportsignatur versehen. Das Landessozialgericht Rheinland-Pfalz und die Sozialgerichte erkennen nur nach dem Standard S/MIME verschlüsselte und gegebenenfalls mit einer Transportsignatur versehene s an. Zum Versenden verschlüsselter und gegebenenfalls signierter s ist eine S/MIME kompatible Software zu verwenden. Nahezu alle gängigen Mail-Programme unterstützen den S/MIME-Standard. Wie Sie das Ver- 7

8 schlüsselungszertifikat in die von Ihnen verwendete Software importieren, entnehmen Sie bitte der jeweiligen Herstellerdokumentation. Das Landessozialgericht Rheinland-Pfalz und die Sozialgerichte dürfen mit Ihnen nur in verschlüsselter Form kommunizieren. Hierfür wird Ihr öffentlicher Schlüssel benötigt. Der öffentliche Schlüssel ist in einer sog. *.cer-datei gespeichert. Bitte senden Sie uns diese Datei als Anhang einer einmalig zu; wir können dann die gesetzlich gebotene Verschlüsselung zukünftig in allen Fällen sicherstellen DIE FORMALIEN Bei der Übermittlung Ihrer s müssen Sie die folgenden Formalien beachten. Sie dienen der Lesbarkeit und der Weiterverarbeitung im Gericht. Bitte geben Sie im Betreff Ihrer das gerichtliche Aktenzeichen an, sofern ein solches bereits bekannt ist. Bei verfahrenseinleitenden elektronischen Dokumenten verwenden Sie bitte im Betreff Ihrer das Wort Neueingang". Wichtig ist, dass die selbst keinen Text mit bestimmendem Inhalt enthalten darf. Anlagen, die zu einem elektronischen Dokument gehören und in einer separaten Datei übermittelt werden, sollen den selben Dateinamen erhalten wie das Hauptdokument, erweitert um die Bezeichnung -Anlage" und eine dreistellige laufende Nummer (z.b.: Klage vom Mueller gegen Land - Anlage 012; Berufung vom Anlage 001). Wollen Sie Dokumente zu verschiedenen Verfahren einreichen, übermitteln Sie diese bitte in jeweils getrennten s. 8

9 ELEKTRONISCHE POST VON DER SOZIALGERICHTSBARKEIT IN RHEINLAND-PFALZ Das Landessozialgericht Rheinland-Pfalz und die Sozialgerichte werden, sofern ein Versand von Dokumenten als Anhang einer verschlüsselten an Ihre - Adresse möglich ist, hiervon Gebrauch machen. Auch förmliche Zustellungen auf diesem Wege kommen in Betracht ( 63 Abs. SGG i.v.m. 174, 178 Abs. 1 Nr. 2 ZPO). Den s der Gerichte ist regelmäßig eine XML-Datei mit dem Grunddatensatz Justiz (X-Justiz) beigefügt. Die Dokumente des Landessozialgerichts Rheinland-Pfalz und der Sozialgerichte werden grundsätzlich als WORD-Dokument (*.doc-format) erstellt. Sollte dieses Dateiformat für Sie nicht lesbar sein, können Sie sich eines so genanten WORD- Viewers bedienen. Einen solchen finden Sie beispielsweise in der ONLINE-Hilfe des Justiz-Portals der Sozialgerichtsbarkeit Rheinland-Pfalz ( Die Dokumente, welche die Gerichte selbst erstellt haben, sind regelmäßig qualifiziert signiert. Sie können die das Dokument verantwortende Person erkennen, wenn Sie über WORD XP oder Office/WORD 2003 verfügen. Ansonsten steht Ihnen ein so genannter Verifier zur Verfügung, den Sie auf den Homepages des Landessozialgerichts Rheinland-Pfalz und der Sozialgerichte unter dem Menüpunkt Elektronischer Rechtsverkehr als ZIP-Datei zum Download finden. Landessozialgericht Rheinland-Pfalz Sozialgericht Koblenz ab dem 01. Februar Sozialgericht Speyer ab dem 01. Mai Sozialgericht Trier ab dem 01. Juli Sozialgericht Mainz ab dem 01. Oktober

10 DAS JUSTIZ-PORTAL DER SOZIALGERICHTSBARKEIT RHEINLAND-PFALZ Das Landessozialgericht Rheinland-Pfalz und die Sozialgerichte ermöglichen für die Teilnehmer am elektronischen Rechtsverkehr die elektronische Akteneinsicht sowie eine Verfahrensstandabfrage per Internet. Damit werden neue Informationsquellen für die Verfahrensbeteiligten eröffnet - unabhängig von den Öffnungszeiten der Gerichte und damit rund um die Uhr. ELEKTRONISCHE AKTENEINSICHT Die elektronische Akteneinsicht soll für alle Beteiligten zu einer Verringerung des bei der bisherigen Akteneinsicht entstehenden Aufwandes beitragen. Dies kann zu Ersparnissen bei Personal-, Zeit-, Raum- und vor allem Portokosten führen. Die elektronische Akteneinsicht eröffnet die Möglichkeit, die Akten vom eigenen Computer per Internet anzufordern, einzusehen und - soweit erforderlich - auch zu speichern. Beachten Sie aber bitte, dass in rechtlicher Hinsicht derzeit noch die Papierakte maßgeblich ist. Es bleibt deshalb selbstverständlich die Möglichkeit der Akteneinsicht im herkömmlichen Sinne erhalten. Einsicht in die elektronische Akte wird ebenfalls nur nach Maßgabe der Bestimmungen des 120 SGG gewährt. TECHNISCHE ANFORDERUNGEN Für die elektronische Akteneinsicht benötigen Sie einen Computer mit Internetzugang. Die einzelnen Bestandteile der elektronischen Akte (Schriftsätze, Entscheidungen usw.) können durch Mausklick geöffnet und anschließend gedruckt oder bei Bedarf auch gespeichert werden. Das Öffnen der einzelnen Dokumente setzt allerdings voraus, dass Sie mit Ihrem Computer das Dateiformat lesen können, in dem das jeweilige Dokument erstellt worden ist. Bei den meisten Dateitypen besteht die Möglichkeit, einen so genannten Viewer zu verwenden. Einen Link zu den wichtigsten Viewern und Softwareherstellern finden Sie in der Online-Hilfe des Justiz-Portals der Verwaltungsgerichtsbarkeit Rheinland-Pfalz 10

11 QUALIFIZIERT SIGNIERTER ANTRAG Die Gewährung der elektronischen Akteneinsicht muss mittels eines qualifiziert signierten elektronischen Dokuments als Anhang einer elektronischen Nachricht (E- Mail) bei Gericht beantragt werden. Die ist an den elektronischen Gerichtsbriefkasten zu richten. Diese Verfahrensweise ist aus Sicherheitsgründen erforderlich: Es muss eindeutig sein, wem der Online-Zugriff auf den Akteninhalt gestattet wird. VERSCHLÜSSELTE Wird die elektronische Akteneinsicht gewährt, erhalten Sie eine verschlüsselte E- Mail, in der Ihnen eine sechsstellige Zahl als Passwort mitgeteilt wird. Mit diesem Passwort erhalten Sie über das Justiz-Portal der Verwaltungsgerichtsbarkeit Rheinland-Pfalz im Internet Zugang zur elektronischen Akte. INTERNET-ADRESSE DES JUSTIZ-PORTALS Das Justiz-Portal der Verwaltungsgerichtsbarkeit Rheinland-Pfalz erreichen Sie unter der Internet-Adresse des Oberverwaltungsgerichts Rheinland bzw. der Verwaltungsgerichte über den Menüpunkt Elektronischer Rechtsverkehr" oder direkt unter Dort wählen Sie bitte Elektronische Akteneinsicht" und geben im Anmeldefenster das vollständige gerichtliche Aktenzeichen (Beispiel: 1 AL 11111/05) sowie das Ihnen per mitgeteilte Passwort (sechsstellige Kennzahl) ein. Über die Schaltfläche Anmeldung " gelangen Sie zur elektronischen Akte. WEITERE HINWEISE Die Handhabung der elektronischen Akte erklärt sich von selbst. Weitere Hinweise finden Sie in der Online-Hilfe des Justiz-Portals 11

12 VERFAHRENSSTANDABFRAGE Mit der Anwendung Verfahrenstandabfrage können rund um die Uhr Informationen über den Stand eines Verfahrens im Internet abgerufen werden. Es muss daher in Zukunft nicht mehr schriftlich oder telefonisch bei der Geschäftsstelle des Gerichts nachgefragt werden, ob z.b. in einem Verfahren bereits ein Sachverständiger beauftragt wurde. TECHNISCHE ANFORDERUNGEN Für die Verfahrensstandabfrage, die grundsätzlich allen Beteiligten zur Verfügung steht, ist lediglich ein Computer mit Internetzugang erforderlich. ZUGANG BEANTRAGEN Die Verfahrensstandabfrage erreichen Sie ebenfalls über das Justiz-Portal der Verwaltungsgerichtsbarkeit Rheinland-Pfalz. Zu diesem gelangen Sie über die Homepages der Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit oder direkt über Dort wählen Sie bitte Verfahrensstandabfrage". Vor der erstmaligen Nutzung der Verfahrensstandabfrage müssen Sie den Zugang zu dieser Anwendung beantragen. Dafür öffnen Sie bitte den entsprechenden Link, der Sie auf ein Registrierungsformular führt. Füllen Sie dieses Formular aus. Merken Sie sich bitte die von Ihnen selbst vergebenen Zugangsdaten, also Benutzer, Name und Passwort. Anschließend gehen Sie auf die Schaltfläche Registrieren". Sie erhalten eine , in der Sie aufgefordert werden, Ihre Anmeldung zu bestätigen. Anschließend muss Ihr Zugang noch freigeschaltet werden. Dann steht Ihnen die Verfahrensstandabfrage im Internet zur Verfügung. WEITERE HINWEISE Die Handhabung der Verfahrensstandabfrage erklärt sich von selbst. Weitere Hinweise finden Sie in der Online-Hilfe des Justiz-Portals der Sozialgerichtsbarkeit Rheinland-Pfalz. 12

13 WEITERE INFORMATIONEN UND FRAGEN Wenn Sie Informationen insbesondere im Zusammenhang mit dem Signieren elektronischer Dokumente und dem Versand sowie dem Ver- und Entschlüsseln von E- Mails benötigen, wenden Sie sich bitte an den Hersteller der von Ihnen eingesetzten Software. Für andere Fragen und weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich hierzu an folgende -Adresse: RECHTSVORSCHRIFTEN ZUM ELEKTRONISCHEN RECHTSVERKEHR Auf den folgenden Seiten finden Sie die wichtigsten Rechtsvorschriften zum elektronischen Rechtsverkehr in der Sozialgerichtsbarkeit in Rheinland-Pfalz. 13

14 SOZIALGERICHTSGESETZ 65a (1) (ÜBERMITTLUNG ELEKTRONISCHER DOKUMENTE) (1) Die Beteiligten können dem Gericht elektronische Dokumente übermitteln, soweit dies für den jeweiligen Zuständigkeitsbereich durch Rechtsverordnung der Bundesregierung oder der Landesregierungen zugelassen worden ist. Die Rechtsverordnung bestimmt den Zeitpunkt, von dem an Dokumente an ein Gericht elektronisch übermittelt werden können, sowie die Art und Weise, in der elektronische Dokumente einzureichen sind. Für Dokumente, die einem schriftlich zu unterzeichnenden Schriftstück gleichstehen, ist eine qualifizierte elektronische Signatur nach 2 Nr. 3 des Signaturgesetzes vorzuschreiben. Neben der qualifizierten elektronischen Signatur kann auch ein anderes sicheres Verfahren zugelassen werden, das die Authentizität und die Integrität des übermittelten elektronischen Dokuments sicherstellt. Die Landesregierungen können die Ermächtigung auf die für die Sozialgerichtsbarkeit zuständigen obersten Landesbehörden übertragen. Die Zulassung der elektronischen Übermittlung kann auf einzelne Gerichte oder Verfahren beschränkt werden. Die Rechtsverordnung der Bundesregierung bedarf nicht der Zustimmung des Bundesrates. (2) Ein elektronisches Dokument ist dem Gericht zugegangen, wenn es in der nach Absatz 1 Satz 1 bestimmten Art und Weise übermittelt worden ist und wenn die für den Empfang bestimmte Einrichtung es aufgezeichnet hat. Die Vorschriften dieses Gesetzes über die Beifügung von Abschriften für die übrigen Beteiligten finden keine Anwendung. Genügt das Dokument nicht den Anforderungen, ist dies dem Absender unter Angabe der für das Gericht geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mitzuteilen. (3) Soweit eine handschriftliche Unterzeichnung durch den Richter oder den Urkundsbeamten der Geschäftsstelle vorgeschrieben ist, genügt dieser Form die Aufzeichnung als elektronisches Dokument, wenn die verantwortenden Personen am Ende des Dokuments ihren Namen hinzufügen und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach 2 Nr. 3 des Signaturgesetzes versehen. [1] 65a eingef. mwv durch G v (BGBl. I S. 837) SIGNATURGESETZ (SiG) Stand 01.September [1] Begriffsbestimmungen Im Sinne dieses Gesetzes sind 1. elektronische Signaturen Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen, 3. fortgeschrittene elektronische Signaturen elektronische Signaturen nach Nummer 1, die a) auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat beruhen und b) mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt werden, 14

15 15

16 HERAUSGEBER Projektgruppe Elektronischer Rechtsverkehr Landessozialgericht Rheinland-Pfalz Ernst-Ludwig-Straße Mainz Telefon: Fax: Internet: Stand 20. Oktober

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