E-PAY Employee Payments. E-PAY Benutzerhandbuch. Version 1.1

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1 E-PAY Employee Payments E-PAY Benutzerhandbuch Version 1.1 März

2 INHALT 1. Einführung Seite Profil anlegen Seite Vorgesetzten definieren Seite Fertig stellen Seite 8 2. Dienstreiseanträge und Spesenabrechnungen 2.1. Dienstreiseanträge Seite Spesen erfassen Seite Auslandsspesen Seite Bewirtung Seite Taggelder Seite AMEX Abrechnung Seite Kilometergeld Seite Fahrtenbuch Seite Genehmigungen Seite Archiv Seite Abschließende Informationen Seite 52 2

3 1. Einführung Bitte loggen Sie sich mit dem Link ein: Es erscheint folgender Bildschirm: Gehen Sie auf Select Country Wählen Sie Austria und klicken auf Go. Hinweis: Auf dieser Seite erfahren Sie auch über Änderungen oder Neuigkeiten bei EPAY bzw. finden Hinweise zur Kostenreduktion unter Communications. 3

4 Ein neues Fenster öffnet sich. Hier finden Sie unter anderem das Benutzerhandbuch, Travel Policy (GCD100) und XE travel policy restriction. Auf dieser Seite finden Sie auch den Link zu EPAY, können automatisch ins AMEX-Buchungstool einsteigen oder im Global Approval Authority Ihren Genehmiger finden. Hinweis: es sollten bereits alle Reisende im AMEX-Reisetool angelegt sein. Haben Sie noch keinen Zugang, wenden Sie sich bitte an Silvia Aflenzer. Mit Launch E-Pay in der jeweils gültigen Version starten Sie das EPAY-Programm. 4

5 1.1. Profil anlegen Beim ersten Login richten Sie Ihr Konto ein. Das Login erfolgt mit Ihrer S3 ID und Password. Hinweis: Beim ersten Einloggen ist die Sprache automatisch in Englisch. Im ersten Eingabefenster können Sie die Sprache nach Ihrem Wunsch auswählen. Die Spracheinstellung kann jederzeit geändert werden! 1. Überprüfen Sie bitte Ihre Daten: User ID, Name, Vorname 2. Fügen Sie Ihre Xerox -Adresse ein 3. Wählen Sie bitte die Sprache und 4. drücken Sie Next 5

6 Geben Sie auf der nächsten Seite Ihre Telefonnummer ein und drücken wieder Next Das nächste Fenster informiert über den Car Plan (Fahrtenbuch) Status. Die Elektronische Fahrtbuch wird in weiterer Folge erklärt (Siehe Seite 38). 6

7 Hier bitte einfach mit Next weiter Vorgesetzten definieren Geben Sie den Nachnamen Ihres Vorgesezter ein und klicken auf Look up. 7

8 Das System bietet Ihnen eine Auswahl an. Wählen Sie bitte Ihren Vorgesezten und drücken OK 1.3. Fertig stellen Überprüfen Sie nochmals Ihre Daten. Stimmen die Eingaben drücken Sie Submit Request Das System bestätigt, dass Ihr Profil aktualisiert wurde. 8

9 Schließen und starten Sie EPAY erneut, um die Änderungen zu speichern. 2. Dienstreisen und Spesenabrechnung Unsere Xerox Corporate Policy besagt, dass alle Flüge (Inlandsflüge sowie internationalen Flüge) einen Dienstreiseantrag benötigen. Mittels Dienstreiseantrag erhalten Sie die Genehmigung für alle voraussichtlichen Kosten Dienstreiseantrag Wählen Sie dazu zuerst Neu und dann Dienstreiseantrag 9

10 Es öffnet sich ein Fenster Berichtsdaten : Wählen Sie einen Berichtsnamen und den Zweck der Dienstreise und klicken auf Fertig stellen Hinweis: Der Berichtsname dient dazu, die Reise später leicht wiederzufinden. Wähen Sie deshalb leicht zuordenbare Namen wie z.b. London, November 2013 oder Hunkeler Days Bei Zweck wählen Sie aus der Drop-Down-Liste. Ein neues Fenster für die Reiseinformationen öffnet sich. Geben Sie das Reisedatum ein. 10

11 Hinweis: Beim Ziel können Sie mittels drop down Menü inländische oder internationale Destinationen wählen. 11

12 Ist ein Flug für Ihre Reise erforderlich, dann lassen Sie ja und wählen Sie die Serviceklasse Coach/Economy. Im selben Fenster unter Geschätzte Spesen geben Sie die ungefähren Kosten für Flug, Bahn, Unterkunft und Leihwagen gemäß den Richtlinien von XTO (Xerox Travel Online) ein. Bei der Unterkunft geben Sie die Gesamtkosten ein (Preis pro Nacht x Anzahl der Nächte). Hinweis: Bei Verpflegung und andere Verkehrsmittel setzt das System automatisch hinterlegte Beträge ein, die jederzeit geändert werden können. Die vorgeschlagenen Beträge dienen dazu, diese Kosten ebenfalls zu berücksichtigen. 12

13 Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern und Übergeben Ein neues Fenster öffnet sich, das anzeigt, dass der Eintrag vollständig ist. Klicken Sie auf weiter 13

14 Das System zeigt an, an wen das Formular zur Genehmigung weitergeleitet wird. Ist der definierte Genehmiger (Ihr Vorgesetzter) für längere Zeit nicht in der Lage, Ihren Antrag zu genehmigen, haben Sie die Möglichkeit, den Genehmiger zu ändern. Verwenden Sie dazu den Button Berichtsweiterleitung. ACHTUNG: Es sind weiterhin alle Dienstreiseanträge in Kopie an das Controlling zu senden! Es öffnet sich ein Fenster: Mit dem Button Kopie leiten Sie Ihren Dienstreiseantrag per Mail an Ihren Controller weiter. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Namen eingeben und auf Suchen klicken. Mit OK wird der Antrag übermittelt. 14

15 Hinweis: ist bei der Dienstreise ein Flug erforderlich, so muss dieser gemäß Xerox Travel Online Policy (XTO) noch zusätzlich von XE genehmigt werden. In diesem Fall klicken Sie bei Freigabe Bearbeiten auf Approver hinzufügen und fügen den für Sie zuständigen XE-Genehmiger ein. Wählen Sie den XE-Genehmiger entsprechend Ihrer LOB aus! Beenden Sie den Dienstreiseantrag mittels Drücken der Taste OK Klicken Sie anschließend auf Speichern und Übergeben. 15

16 Sie werden aufgefordert zu bestätigen, dass die Einträge richtig sind und Sie Kenntnis der Xerox Richtlinien haben. Die Authentifizierung ist in Englisch; eine entsprechende deutsche Information befindet sich ebenfalls am Bildschirm. Klicken Sie auf JA um den Dienstreiseantrag abzuschließen. Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit, Ihren Dienstreiseantrag auszudrucken. Klicken Sie auf Übermittlungsseite (bzw. mit Zusammenfassung). Sie können Ihren Antrag auch zu einem späteren Zeitpunkt ausdrucken. Hinweis: Dienstreisen OHNE Flug benötigen KEINEN Dienstreiseantrag! 16

17 2.2. Spesen erfassen Achtung: Sie haben maximal 2 Monate Zeit rückwirkend Spesen zu erfassen. Wenn die Reise abgeschlossen ist, können Sie Ihre Abrechnung durchführen. Hinweis: Beachten Sie die unterschiedlichen Prozentsätze wie z.b für Essen: 10%, Getränke: 20%, Hotel: 10%, oder 0% Ortstaxe im Inland. Bitte die Beträge immer entsprechend aufteilen! Steigen Sie im System ein, klicken Sie bitte auf Neu und wählen Sie Spesenbericht Allgemeine Geschäftsspesen Ein neues Fenster öffnet sich: 17

18 Geben Sie einen Berichtsnamen ein und wählen Sie im Drop-Down-Menü den Zweck Ihrer Reise aus. Hinweis: Der gewählte Berichtsname scheint im System als Berichtstitel im Aufgabenregister auf. Wählen Sie deshalb einen Namen, der leicht zuordenbar ist. Sie können auch angeben, ob auf eine andere Kostenstelle gebucht werden soll. In diesem Fall klicken Sie auf Weiter. Wenn die Kosten im Ausland angefallen sind, geben Sie das hier ebenfalls bekannt. Sind die Angaben nicht zu ändern, gehen Sie weiter mit Fertig stellen. Es kommt ein neues Fenster. Klicken Sie auf Spesen mit Barzahlung Wählen Sie im Drop-Down-Menü die Spesenart aus: 18

19 Am Beispiel: Spesen für Taxi Wählen Sie andere Verkehrsmittel und dann Taxi Tragen Sie Datum und Betrag ein. Geben Sie an, ob Sie einen Beleg für die Ausgaben haben Bei Beleg Ja Bestätigen Sie, dass es sich um eine gültige Mehrwertsteuerrechnung handelt Hinweis: Es ist Xerox Travel Policy, dass zu den einzelnen Spesen jeweils ein Beleg beigelegt wird. Bei Beleg nein geben Sie einen Grund für das Fehlen des Beleges bekannt. Bestätigen Sie, dass die Ausgaben Geschäftsspesen sind Tragen Sie die Stadt/den Ort ein. Z.B. Taxifahrt von Wien zum Flughafen = Wien (Bei Bahnfahrten nach z.b. Linz tragen Sie als Ort Linz ein) Klicken Sie auf Übernehmen 19

20 2.3. Auslandsspesen Fallen Auslandsspesen an, weisen Sie mittels Anklicken von International darauf hin und klicken auf Weiter. Es kommt der Hinweis, dass die Spesen in jener Währung einzugeben sind, die am Beleg stehen! 20

21 Mit Fertig stellen kommen Sie weiter. Datum des Beleges eingeben Betrag (in Fremdwährung) Währung angeben (Auswahl aus Drop Down-Menü) Land auswählen (es kommen nur jene Länder zur Auswahl, die diese Währung haben) Weiter wie gehabt. Sobald Sie die Währung und das Land ausgewählt haben, erscheint automatisch ein Feld für den Wechselkurs: Dort bitte, wie jetzt auch schon üblich, den Wechselkurs des Belegdatums eintragen. 21

22 Es erscheint dann automatisch neben dem Betrag der Wert in Euro! 2.4. Bewirtung Um Bewirtungsrechnungen einzugeben wählen Sie bei Spesen bitte Speisen Hinweis: Bei Eingabe von Bewirtungsrechnungen wird unterschieden zwischen:.) Bewirtung von externen Gästen: bitte wählen Sie Geschäftsessen.) Bewirtung von Mitarbeitern bzw. auf Reisen für Eigenbedarf: bitte wählen Sie Frühstück, Mittag oder Abendessen.) Spesen während Schulungen: bitte wählen Sie Schulungen Mahlzeiten.) Spesen für Speisen und Getränke bei hausinterner Bewirtung: bitte wählen Sie Unterhaltung und Verpflegung für Kunden am Standort 22

23 Als Beispiel: Bewirtung von externen Gästen Wählen Sie Geschäftsessen Geben Sie das Belegdatum ein. Geben Sie den Belegbetrag ein (Eingabe entweder direkt im Feld oder mittels Rechner möglich). Hinweis: es ist der Gesamte Bruttobetrag inklusive Trinkgeld einzugeben! Bestätigen Sie wieder, dass Sie einen Beleg für die Ausgaben haben und dass es sich um einen gültigen Mehrwertsteuerbeleg handelt. Bestätigen Sie, dass es sich um Geschäftsspesen handelt Geben Sie den Ort ein, wo das Essen stattgefunden hat Geben Sie den Namen des Lokals ein Bei Essen wählen Sie zwischen Frühstück, Mittag oder Abendessen (Drop Down) Bei Grund geben Sie bitte den Grund der Einladung an. Wenn Sie auf Teilnehmer klicken, öffnet sich ein neues Fenster: 23

24 Beim Teilnehmertyp wählen Sie zwischen Mitarbeiter und Nicht-Mitarbeiter Wenn Sie einen Nicht-Mitarbeiter angeben, tragen Sie den Namen der eingeladenen Person und sein Unternehmen ein. Wenn Sie einen Mitarbeiter angeben, hilft Ihnen das System bei der Auswahl. Klicken Sie auf OK Am Bildschirm sehen Sie, wie viele Teilnehmer (inklusive Ihnen) bei dem Essen waren. Um den Gesamtbeleg aufzuteilen klicken Sie bitte auf Spezifizieren Hier wählen Sie zwischen Mahl, Getränke und Trinkgelder und teilen den Belegbetrag entsprechend auf. 24

25 Das System hilft Ihnen bei der Aufteilung und zeigt jeweils den verbleibenden Betrag bzw. wenn fertig, den Gesamtbetrag an Hinweis: als Komma bitte unbedingt einen Punkt eingeben. ACHTUNG: Egal welchen Betrag Sie eingegeben haben, das System öffnet ein Fenster mit folgendem Inhalt: 25

26 Klicken Sie auf OK. Es folgt der Hinweis, dass die Spesen übernommen wurden. Klicken Sie auf OK. Klicken Sie auf Speichern und Übergeben, wenn Sie mit der Eingabe fertig sind. 26

27 Es öffnet sich ein neues Fenster Hier erhalten Sie einen Überblick über Ihre Spesen und werden aufgefordert, Belege anzuhängen! Klicken Sie auf weiter. Es kommt folgender Hinweis. Bitte mit weiter auf die nächste Seite. 27

28 Es öffnet sich ein Fenster mit der Gesamtsumme Ihrer Belege. Hinweis: Wie schon bei den Dienstreiseanträgen haben Sie auch hier unter Berichtsweiterleitung die Möglichkeit, den Genehmiger zu ändern, sollte Ihr Vorgesetzter für längere Zeit verhindert sein, einen Genehmiger hinzuzufügen sowie eine Kopie der Spesen an eine weitere Person zu senden. 28

29 ACHTUNG: Es sind alle Spesenabrechnungen in Kopie an das Controlling zu senden! Um die Speseneingabe zu beenden klicken Sie auf Speichern und übergeben Sie werden gefragt, ob die Angaben richtig sind. Mit Ja bestätigen. Sie haben im Anschluss die Möglichkeit Ihren Spesenbericht auszudrucken. 3.Taggelder Klicken Sie bitte auf Neu und wählen Sie Spesenbericht Allgemeine Geschäftsspesen und wählen dort Taggelder 29

30 Es öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie das Startdatum und die Startuhrzeit Ihrer Reise ein und gehen auf Einzeldaten zur Reise Wählen Sie entsprechend Ihr Taggeld aus. 30

31 Hinweis: Reiseabschnitt: EUR 26,40 außerhalb Arbeitsgebiet/ Ausland gemäß Landestagsätze EP Bereitschaft: EUR 14,05,- ( bestimmte Mitarbeiter) Technician Leg: Taggeld im Arbeitsgebiet EUR 17,01,- ( Techniker) Füllen Sie die restlichen Daten aus. 31

32 Hinweis: Reichen Sie für die Reise auch Essensbelege ein, so wird das Taggeld gekürzt. In Österreich wird beim 1. Essen (Mittag oder Abend) um 50% gekürzt, haben Sie zwei Essensbelege für diesen Tag wird das Taggeld um 100 % gekürzt. Im Ausland wird beim 1. Essen nichts abgekürzt, beim 2. Essen reduziert sich das Taggeld um 60%. Klicken Sie bitte auf Anpassung für Verpflegung. Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie das Datum Ihres Beleges ein und die Uhrzeit, wann Sie gegessen haben (die meisten Belege weisen bereits eine Uhrzeit auf!). Geben Sie bekannt, an wie vielen Tagen Sie z.b. wie in diesem Fall zu Mittag gegessen haben. Geben Sie eine kurze Beschreibung an (z.b. Kundenbesprechung, Kundenbewirtung) Drücken Sie auf ok 32

33 Sie werden gefragt, ob Sie die Eingabe übernehmen möchten. Mit Ja weiter. Haben Sie sowohl zu Mittag als auch am Abend gegessen, wiederholen Sie diesen Vorgang so oft wie erforderlich. Hinweis: Benötigen Sie am Reiseziel kein Hotel für Ihre Übernachtung, weil Sie alternative Übernachtungsmöglichkeiten haben, steht Ihnen ein Übernachtungsgeld von EUR 15,- pro Nacht in Österreich zu. Im Ausland gilt der Betrag gemäß Nächtigungsgeldtabelle. In diesem Fall klicken Sie auf Night Rate. Geben Sie im neuen Fenster die erforderlichen Daten ein. Änderungen zu Ihren Eingaben sind noch möglich: Klicken Sie auf Einzeldaten zur Reise, wählen die entsprechende Zeile und ändern die gewünschten Daten. 33

34 4. AMEX Abrechnung Hinweis: Alle AMEX-Kartenbesitzer ändern bitte unbedingt die Kartendaten im AMEX-Reisetool (Bisher war die allgemeine Karte für alle Reisen hinterlegt) Steigen Sie normal in Epay mit S3 und Passwort ein. Haben Sie mit Amex bezahlt, erscheint bereits am Einstiegsbildschirm der Hinweis Spesen mit Kartenzahlung. Hinweis: Sicherheitshalber bitte ab und zu auch unter Kartenansicht nachsehen. Dies gilt auch, wenn Sie keine entsprechenden Zeilen zu Ihren AMEX Belegen hier finden. Klicken Sie auf Spesen mit Kartenzahlung 34

35 Wählen Sie aus, welche Beträge Sie abrechnen wollen. In einem neuen Fenster werden alle Spesenarten angezeigt, um den Betrag zuordnen zu können. Bitte rechnen Sie die Belege einzeln ab. Klicken Sie auf Übernehmen. Hinweis: Rechnen Sie Flugspesen ab, müssen Sie unbedingt den dazugehörenden Dienstreiseantrag anhängen. Klicken Sie auf den Button rechts Reise/Formular auswählen : 35

36 Es öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie den entsprechenden Reiseantrag auswählen können: ACHTUNG: AMEX verrechnet für Flugbuchungen EUR 23,74 pro Buchung, aufgesplittet in zwei Beträgen (bzw. wenn Hin- und Rückflug bei zwei verschiedenen selbst innerhalb einer Allianz befindlichen Fluggesellschaften gebucht wird dann pro Flug). Diese wurden bisher auf der Corporate Card ausgewiesen und werden jetzt jedem AMEX-Kartenbesitzer zugeordnet. Sie sehen diese Spesen sobald Sie im EPAY einsteigen als sonstige Nebenkosten - AX TRAVEL MANAGEMENT GMBH. Bitte klicken Sie auf übernehmen, weisen Sie die Kosten richtig zu (siehe Screenshot) und geben Sie sie zur Zahlung frei. 36

37 Wählen Sie Flug Die entsprechenden Fluginformationen (außer bei Buchungsspesen) sind bereits automatisch in EPAY vorhanden. Mit Übernehmen die Daten bestätigen und weiter auf OK klicken. Im nächsten Fenster geben Sie dann bitte die Ticketnummer für den Flug ein, zu dem die Kosten entstanden sind. Bei Beleg vorhanden NEIN eingeben. 37

38 Mit Übergeben bestätigen. Sie sehen im Anschluss einen Überblick der Kosten. Andere mit AMEX bezahlte Spesen werden wie bereits bei den Spesen beschrieben bestätigt. 38

39 Sind die Belege eingespielt, klicken Sie auf Weiter Sie schließen die Eingebe der AMEX Gebühren mit Speichern und Übergeben 39

40 Beachten Sie: Verzögerungen bei der Bezahlung von AMEX-Abrechnungen führen ab sofort zu Verzugszinsen von mindestens EUR 23,-. (Die Bezahlung hat innerhalb von 28 Tagen ab Abrechnungsdatum zu erfolgen!) Ist Ihr Genehmiger verhindert Ihren Antrag zeitgerecht freizugeben, leiten Sie Ihre AMEX- Abrechnung bitte rechtzeitig an einen weiteren Genehmiger, um diese Verzugszinsen zu vermeiden! Hinweis: Sind Verzugszinsen dennoch angefallen, müssen sie wie alle Spesen extra abrechnet werden. Wählen Sie dazu Kreditkarte Verzugszinsen (engl. Credit card late fee) 40

41 5. Kilometergeld Alle Mitarbeiter, die mit Privatfahrzeugen unterwegs sind, können Kilometergeld abrechnen. Sie steigen bitte mit neu und Spesenbericht ein und wählen Kilometer. 41

42 Geben Sie ein Datum ein und die gefahrenen Kilometer der Betrag wird automatisch berechnet! Um nähere Informationen zur Berechnung zu sehen, klicken Sie auf Detail Hinweis: Falls vom Vorgesetzten gewünscht sind unter Kommentar die Details zum Kilometergeld (wie z.b. Start/Ziel/Datum/Uhrzeit/Grund) einzutragen. Es öffnet sich ein neues Fenster mit genaueren Infos. 42

43 Klicken Sie auf Ok und auf Übernehmen um die Kilometer einzutragen. Sie können beliebig oft Kilometer eingeben und sehen sie in der Zusammenfassung unten. Um den Bericht zu speichern, gehen Sie auf Speichern und Übergeben. 43

44 Es öffnet sich ein Fenster mit den Gesamtausgaben. Wie auch bei allen anderen Spesen haben Sie hier die Möglichkeit, den Bericht an andere Genehmiger weiterzuleiten bzw. in Kopie zu senden. Abgeschlossen wird mit Speichern und Übergeben Die Spesen können im Anschluss gedruckt werden. Hinweis: Solange Sie die Berichte nicht weitergeleitet haben, besteht jederzeit die Möglichkeit, sie zu ändern. Eine Zusammenfassung Ihrer Tätigkeiten sehen Sie am Einstiegsbildschirm. Sie sehen darin den Berichtsnamen und um welche Berichtsart es sich handelt, sowie den Status der Berichte. 44

45 6. Fahrtenbuch Mitarbeiter, die 0,75% Sachbezug haben, müssen verpflichtend ein Fahrtenbuch führen. Sie steigen mit neu und Fahrzeugabrechnung ein. Hinweis: Geben Sie als Berichtsnamen am besten den Monat an, für den Sie das Fahrtenbuch machen. Wählen Sie den Zweck Ihrer Dienstreise (Service Aktivität) und ändern gegebenenfalls Kostenstelle bzw. geben bekannt, ob die Fahrt ins Ausland ging. 45

46 Wählen Sie im Feld Datum den abzurechnenden Monat sowie den Wagenplan aus und gehen auf Kilometerprotokoll Im nächsten Fenster geben Sie das Datum, den Start und das Ziel Ihrer Fahrt ein, den Zweck und den Anfangs- und Endkilometerstand. Weiters tragen Sie privat gefahrene Kilometer, soweit vorhanden, ein und klicken auf Eingeben. 46

47 Das System setzt automatisch mit dem nächsten Tag fort (screenshot nicht richtig) und übernimmt den Kilometerstand als neuen Anfangsstand. In den Zeilen unter der Eingabe sehen Sie Ihre bisherigen Einträge. Wenn Sie alle gefahrenen Kilometer des Monats eingegeben haben, klicken Sie auf Fertig Und anschließend auf Fertig stellen um die Eingabe abzuschließen. 47

48 7. Genehmigungen Als Vorgesetzter werden Sie per Mail aufgefordert, Spesen zu genehmigen. Hinweis: Um diese Information zu erhalten, ist es wichtig, sich so rasch wie möglich bei EPAY anzumelden! Steigen Sie in Epay ein. Im Folder Aktion sehen Sie, welche Anträge (Dienstreise oder Spesen) zu genehmigen sind. Mit Double Click auf die Linie, die Sie bestätigen möchten, kommen Sie zu den Details. 48

49 Hinweis: Als Vorgesetzter sind Sie für die Kostenkontrolle verantwortlich und damit verpflichtet, alle Belege zu prüfen. Gehen Sie zu Receipts Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit, die dazugehörenden Belege zu prüfen. Epay öffnet in einem neuen Fenster den Spesenbericht und die Belege. 49

50 Wenn der Bericht in Ordnung ist und alle Belege vorhanden sind, bestätigen Sie die Spesen mit Approve Report. Hinweis: Sie haben auch die Möglichkeit, weitere Genehmiger hinzuzufügen! 50

51 Sind Sie mit einem Antrag nicht einverstanden oder fehlen Informationen, lehnen Sie ab, indem Sie ihn mit Return report an den Antragsteller zurückschicken. Hinweis: Wird ein Spesenbericht vom Vorgesetzten zurück geschickt, weil etwas nicht korrekt erfasst wurde oder fehlt, wird der Antragsteller mit folgendem informiert: Ein Spesenbericht, den Sie übermittelt haben, wurde nicht freigegeben und zurückgesendet. Formular-ID = TEA Person mit Freigabefunktion = Margit Bernhardt Bitte klicken Sie auf melden Sie sich bei EPAY an, und korrigieren Sie dieses Formular. Der Grund der Ablehnung wird in einem Fenster von E-PAY angezeigt. Ändern Sie den Antrag entsprechend und senden Sie ihn erneut zur Genehmigung. Dies ist eine Informationsmeldung - bitte antworten Sie nicht auf diese Mail. Danke, dass Sie E-PAY nutzen. Mitarbeiter in Europa senden Fragen per an XE.Epay@xerox.com 51

52 8. Archiv Finden Sie einen Dienstreiseantrag in Ihrem Profil nicht mehr, ist er bereits im Archiv. Sie können Ihn wie folgt wieder finden: Gehen Sie auf Bearbeiten und wählen Sie Abgeschlossene Spesenberichte abrufen. 52

53 Wählen Sie den Zeitraum, auf dem Sie im Archiv zugreifen wollen: Drücken Sie Abfrage. Es werden alle im abgefragten Zeitraum gestellten Dienstreiseanträge angezeigt. 53

54 Hinweis: Derzeit ist es nicht möglich, im Archiv befindliche Anträge einer Reisekostenabrechnung zuzuordnen. Sollte der Genehmiger auf einen bereits archivierten Dienstreiseantrag bestehen, so können Sie diesen ausdrucken, scannen und als.pdf der Spesenabrechnung beilegen. 54

55 9. Abschließende Informationen Wichtige Informationen und Pflichten Vorgesetzte melden sich bitte umgehend bei EPAY an, damit sie als Genehmiger auch alle Anträge zur Genehmigung erhalten und Spesen abgerechnet werden können. Ihre Spesen werden nach erhaltener Genehmigung ab sofort jede Woche ausbezahlt und NICHT mehr mit dem Gehalt. Die dafür anfallenden Steuern werden erst bei der Auszahlung des Gehaltes berücksichtigt. Alle angefallenen Spesen scheinen ein Monat nach Bezahlung auf Ihrem Gehaltszettel auf. Die Belege zu einer Reise müssen gescannt in Epay beigefügt werden. Originalbelege sind nicht mehr abzugeben; heben Sie sie jedoch im eigenen Interesse auf. Der Vorgesetzte ist weiterhin verpflichtet nachzuprüfen, ob alle Belege vorhanden sind. Es wird in Zukunft keine Vorschüsse mehr geben, da Spesen wöchentlich bezahlt werden. Jeder, der öfter als einmal im Jahr eine Reise unternimmt, bekommt eine AMEX-Karte. Mit dieser sind sämtliche Reisen zu buchen und zu bezahlen. Zu beantragen ist die Karte bei Silvia Aflenzer. Jeder AMEX-Karten Besitzer ist verpflichtet, diese Kartennummer in seinem Profil im AMEX-Reisetool zu hinterlegen. Bei Rückfragen stehen Ihnen Laurentiu Stumbea, Lidia Ilisevic oder Eva Maria Payr gerne zur Verfügung. 55