YSoft SafeQ Software & Terminals. die universelle Accounting-Lösung. Applikationen YSoft SafeQ

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1 YSoft SafeQ Software & Terminals die universelle Accounting-Lösung Applikationen YSoft SafeQ

2 Vorteile YSoft SafeQ YSoft SafeQ Vorteile: alles unter Kostenkontrolle Nur wer alles im Blick hat, weiß auch, was läuft: YSoft SafeQ ist ein vielseitiges Druckmanagementsystem, das Sie effizient in Ihren Arbeitsabläufen unterstützt. Druckaufkommen überprüfen, Produktivität steigern, sensible Informationen schützen, Druckprobleme lösen und Kosten senken: Diese Leistungsmerkmale sind Ihr Gewinn. Nur die Fakten zählen YSoft SafeQ analysiert jeden einzelnen Druck-, Kopier- und Scanvorgang und entscheidet dann, ob und wie dieser erfolgen soll. Sämtliche Daten zu den Druckvorgängen werden auf einem Server gespeichert und ermöglichen eine detaillierte Analyse der Druckumgebung. Im Ergebnis können Sie nutzer-, abteilungs- und projektbezogene Berichte oder Statistiken erstellen, mit denen Sie das Druckmanagement Ihrer Firma optimieren. Bis ins Kleinste eine große Hilfe: Ökonomische Kostenaufschlüsselung Spart bis zu 30% Kosten durch verbesserte Druckprozesse Hohes Sicherheitsniveau Die Zugangssicherung schützt vertrauliche Dokumente Innovative Technologien Optimiert das Digitalisieren von Dokumenten Hoher Umweltstandard Reduziert Papier- und Energieverbrauch Arbeitserleichterung für Mitarbeiter Drucken, Scannen und Kopieren einfach gemacht Workflow Kopierer mit YSoft SafeQ Terminal Workstation Workstation mit lokalem Drucker Lokaler Drucker Netzwerkdrucker YSoft SafeQ Server Zentrales Reporting- System bizhub mit YSoft SafeQ Displayintegration Drucker/MFP mit Terminal

3 Editionen YSoft SafeQ Drei Editionen bieten bedarfsgerechte Lösungen Konzipiert für unterschiedliche Druckumgebungen stehen drei Editionen zur Auswahl, abgestimmt auf Anforderungen und Unternehmensgröße. Der gemeinsame Nenner: Die nahtlose Integration in jegliche Kundenumgebung gewährleistet eine hohe Bedienerfreundlichkeit. Ein Upgrade auf eine andere Edition ist unkompliziert möglich. Instant Edition: Die kostengünstige Einsteigerlösung ist besonders für das Überwachen von Druck- und Kopiervorgängen in einer Größenordnung von bis zu 7 Systemen geeignet. Die Instant Edition unterstützt vollständig SafeQ Follow-Me und die Überwachung des Druckaufkommens und trägt somit zum Optimieren der Druckumgebung bei. Professional Edition: Der Bestseller von SafeQ mit den meisten Features: Neben Follow-Me, Überwachung des Druckaufkommens und Online-Abrechnung bietet sie noch ein Guthabensystem mit Rückerstattung, zentrale Berichterstellung, Projektkostenstellen und detaillierte Kostenzuordnung. Umfangreich skalierbar und sehr empfehlenswert für mittlere bis größere Installationen. Enterprise Edition: Die Drucklösung für Unternehmen mit hohen Ansprüchen an die Verfügbarkeit und Stabilität des Systems. Neben den Funktionen der Professional Edition beinhaltet die Enterprise Edition eine zentrale Berichterstellung, Clusterbildung und Lastenausgleich unabhängig von Betriebssystemen oder Datenbanken. Die perfekte Lösung für Unternehmen, für die Drucken und Kopieren wichtige Aufgaben darstellen. Hohe Wertschöpfung für große Filial-Netzwerke und große Unternehmen, die auch Printjob Roaming über Standorte hinaus ermöglichen.

4 Features YSoft SafeQ Vorteilhafte Features für alle Belange Druckwarteschlangen SafeQ Druckwarteschlangen eröffnen Ihnen verbesserte Druckfunktionen wie sicheres Drucken oder Follow-Me. Es gibt drei Varianten: Direkte Warteschlangen Leiten die Dokumente an einen vordefinierten Drucker weiter Gesicherte Warteschlangen (Follow-Me) Alle Druckaufträge können an jedem Drucker im Unternehmen abgeholt werden Gemeinsame Warteschlangen Geben für mehrere Nutzer denselben Druckauftrag frei Druckjobmanagement Regelbasiertes Drucken Wozu Druckkosten verschwenden? Das regelbasierte Drucken definiert Druckbedingungen, die SafeQ dann auf alle eingehenden Druckjobs anwendet. Nur die werden auch ausgeführt, z.b. indem Sie die Gesamtzahl der farbig zu druckenden Seiten festlegen. Eine entsprechende Druckaktion kann z.b. auch im Ändern eines Druckjobs von Simplex-/ Farbdruck in Duplex-/Schwarzweißdruck bestehen oder im Weiterleiten eines Druckjobs mit einer großen Seitenzahl an einen Drucker mit einem niedrigeren Seitenpreis. SafeQ regelbasiertes Drucken wird über einen webgestützten Assistenten gesteuert. Über diesen Weg lassen sich schnell und einfach neue Regeln erstellen und ausführen. Verwalten leicht gemacht: Sie können die an SafeQ gesendeten Druckaufträge auswählen, bereits gedruckte Aufträge durchsuchen oder erneut zum Druck freigeben und häufig gedruckte Dokumente der Favoritenliste beifügen. Die Optionen Reprint und Favorite Jobs machen das nochmalige Absenden der Druckaufträge vom Computer aus überflüssig.

5 Features YSoft SafeQ Alles mit höchster Effizienz Benutzeroberfläche Mittels des SafeQ Web-Interfaces kann jeder Nutzer sein persönliches Dashboard erstellen. Auf einer einzigen Website sind alle Druckaufträge des Nutzers, die gegenwärtigen Umwelteinsparungen wie auch eine Option zum Hochladen von Druckdokumenten einsehbar. Darüber hinaus enthalten die Terminals neue Funktionen wie z. B. eine Vorschau für Druckaufträge und die Möglichkeit zur Auswahl einer Projektkostenstelle. Das macht sich bezahlt: Der SafeQ Client informiert Sie bereits vor dem Drucken über den Preis eines Druckes, um ihn dann ggf. auf Schwarzweißdruck umzustellen. Mobile Printing Nehmen Sie sich die Freiheiten, die Ihnen SafeQ Mobile Printing ermöglicht: Damit benötigen Sie zum Drucken weder einen Computer, einen Druckertreiber noch eine Netzwerkverbindung. Stattdessen genügen zum Senden der Druckaufträge Smartphone oder ipad, um sie anschließend zu jeder Zeit an jedem verfügbaren Drucker auszudrucken. SafeQ Mobile Printing konvertiert Standard-Dokumentenformate (Word, Excel, PDF etc.) in ein druckbares Format und lässt Ihnen gleichzeitig die Wahl mit Druckoptionen wie Duplex und Schwarzweiß. Mehrstufige Projektkostenstellen Mit SafeQ erstellen Sie eigene Projektstrukturen und Monitor-Outputs an jeder Stelle innerhalb der Baumstruktur eines Projekts. Mehrstufige Projektkostenstellen erlauben z.b. Anwaltskanzleien oder projektorientierten Unternehmen problemlos das Nachverfolgen und Zuweisen der Druckkosten für jeden einzelnen Fall oder jedes Projekt. Sobald die Nutzer Drucke oder Kopien anfertigen, wählen sie einfach eine Projektkostenstelle aus. SafeQ rechnet anschließend die Drucke oder Kopien unter der ausgewählten Kostenstelle ab. Oder Sie erstellen mittels dieser Funktion eigene projektbezogene Abrechnungsstrukturen und ordnen entsprechende Rechte zu.

6 Zugang und Sicherheit YSoft SafeQ Sicherheit steht an erster Stelle Ein oft unterschätztes Risiko: Vertrauliche Daten in gedruckter Form bilden eine ernst zu nehmende Sicherheitslücke. SafeQ Terminals (sowohl integrierte als auch externe) schützen Ihre Drucker und Multifunktionssysteme wirkungsvoll vor einer unautorisierten Nutzung. Mit SafeQ Terminals ausgestattete Systeme bleiben gesperrt, bis sich der Nutzer mittels einer Karte, einer PIN und/oder eines Benutzernamens und Passworts authentifiziert. Zugangsmanagement Ein Satz von bestimmten Zugangsregeln definiert Rechte für verschiedene Nutzer oder Nutzerrollen, was diese aufgrund ihrer Arbeitsaufgaben wo tun dürfen. So lassen sich z. B. die Druckrechte der Buchhaltung auf deren Büros beschränken oder Sie richten für das Management eine unbegrenzte Druckernutzung ein. Auch die Zugangsrechte zum SafeQ Web-Interface werden zugewiesen bzw. reglementiert, indem nur autorisierte Nutzer Zugriff haben, was wiederum zum Schutz sensibler Informationen beiträgt. Für gesicherte Erkenntnisse Mehr Funktionalitäten, mehr Sicherheit: SafeQ Terminals erweitern Ihre Möglichkeiten durch Zugangskontrolle, Definition von Zugangsrechten für bestimmte Systemfunktionen wie auch durch das Überwachen sämtlicher Vorgänge. SafeQ verfolgt, wer wann wo welche Dokumente druckt, überprüft den aktuellen Status jedes Systems und ermittelt ebenso die Ursache für nicht ausgeführte Druckjobs. Die Terminals bedienen die unterschiedlichen Anforderungen von Druckumgebungen, angepasst an die jeweiligen Bedürfnisse. Zur Auswahl stehen: Terminal UltraLight Die Lösung für kleine und mittlere Unternehmen managt sicheres Drucken und das Abrechnen von Drucken, Kopien und Scans. Terminal Professional Verfügt zusätzlich über einen Farb-Touchscreen für die Druckjobverwaltung direkt vom Terminal aus ohne Verwendung der MFP-Schnittstelle. Druckjobs verwalten, Favoriten definieren wie auch Projektkostenstellen für Ihre Drucke, Kopien oder Scans auswählen alles möglich. Terminal Embedded Dieses softwarebasierte Terminal ist direkt in das Multifunktionssystem (MFP) integriert, bietet dieselben Funktionen wie das Terminal Professional und unterstützt obendrein die Multitasking-Funktion des MFP. Nutzer authentifizieren sich mit kontaktlosen Karten über den optionalen USB-Cardreader. Terminal Embedded Terminal UltraLight Terminal Professional

7 Monitoring & Reporting YSoft SafeQ Reports analysieren: Kosten und Leistung Druckerleistung messen und Kosten überwachen: Wer über die entsprechenden Daten verfügt, weiß auch, wo er den Hebel ansetzen muss, um langfristig Kosten zu senken. Genau das leistet SafeQ. Sie erhalten einen kompletten Überblick über die Druckkosten in Ihrem Unternehmen: detailliert erstellt über jeden Druck, jede Kopie und jeden Scan pro System, Mitarbeiter und Abteilung. SafeQ analysiert ebenso die Verwendung einzelner Systeme und bietet sogenannte Green Reports Berichte, die Ihnen die positiven Umwelteffekte infolge verbesserter Effizienz Ihres Drucksystems aufzeigen. Monitoring Neben den Daten zu den Druck-, Kopier- und Scanvorgängen liefert Ihnen YSoft SafeQ Informationen zu den einzelnen Druckaufträgen, wie Name des Auftrags, Ansicht der ersten Druckseite, Druckdatum oder auch Seitenanzahl und Tonerdeckung für alle Gerätetypen sämtlicher Hersteller. Auch die Daten kleinerer Bürodrucker werden erfasst, an den SafeQ Server gesendet und dort zur späteren Verarbeitung gespeichert. Reporting SafeQ bietet Ihnen ein vielfältiges Spektrum von grafischen oder tabellarischen Berichten zur Kostenanalyse z. B. für einzelne Nutzer, Kostenstellen oder Projekte. Durch das zentrale Reporting verfügen Sie über die relevanten Informationen aus allen Büros und Filialen Ihres Unternehmens, die Sie einfach mithilfe eines intuitiven Web-Interfaces von Ihrem eigenen Computer abrufen. Ihre Möglichkeiten mit SafeQ: Vordefinierte Standardberichte Informieren detailliert über die Vorgänge an sämtlichen Systemen mit nutzer-, abteilungs- oder projektbezogenen Übersichten. Benutzerdefinierte Berichte Anwender können eigene Berichte erstellen, die speziell ihren Bedürfnissen entsprechen. Green Reports Dokumentieren die Auswirkungen der überwachten Druckvorgänge auf die Umwelt und ermitteln positive Umwelteffekte aufgrund der beim Drucken erfolgten Einsparungen. Automatische Berichterstellung Versenden automatischer Berichte in ein - Postfach oder in einen Dateiordner im jeweils gewählten Format (html, xls, xml, csv).

8 Private Cloud YSoft SafeQ Ihre Zentrale für erhöhte Produktivität Das Zentralisieren von IT-Systemen und -Dienstleistungen bietet zwei wichtige Vorzüge: Es vereinfacht das Verwalten der Druckinfrastruktur und erhöht die Verlässlichkeit des Systems. Genau das leistet SafeQ Private Cloud. Eine zentrale Serververwaltung, die viel Zeit spart und wesentlich weniger Wartungsarbeiten erfordert ein unentbehrliches IT-Management-Tool für Unternehmen mit mehreren Büros und Filialen. Von einer einzigen Website aus können Ihre IT-Mitarbeiter damit Server aus verschiedenen Standorten einstellen und verwalten. Kurz: Komfort und Effizienz vereint in einer Lösung. SafeQ sichert Ihnen die bestmögliche Kommunikation zwischen Zentralserver und abgelegenen Standorten. Die Druckdienste vor Ort funktionieren auch dann weiter, wenn die Verbindung mit der Zentrale ausfällt mindestens 95% der WAN-Datenbandbreite bleiben gesichert. Zentrales Management Von einem einzigen Standort aus kontrolliert das zentrale Management vernetzte Druckumgebungen. Statt Druckdaten zu übertragen, verteilt YSoft SafeQ nur Konfigurationen und minimiert so den Netzwerkverkehr. Das Verwalten der Druckdaten erfolgt an jedem Standort separat durch SafeQ Smart Agents. Über das Verwaltungs-Dashboard überwachen Ihre IT-Mitarbeiter das ganze System und können somit umgehend auf jede im Netzwerk auftretende Situation reagieren. Zentrales Reporting Bei Ihnen laufen die Fäden automatisch zusammen: Über das zentrale Reporting sammeln Sie Informationen aus allen Büros und Filialen Ihres Unternehmens, ob kleine Firma oder großer Konzern. Die spezielle Struktur überträgt dabei nur relevante Informationen und verhindert so ein Überlasten der Datenverbindungen. Job Roaming Erhöhte Follow-Me-Funktionalität bei minimalem Datentransfer: Über das Job Roaming verteilen Sie Druckaufträge zwischen Zentrale und Zweigstellen Ihres Unternehmens. Auf diese Weise können alle von einem Standort aus an SafeQ gesendeten Druckaufträge an jedem anderen Ort im Netzwerk ausgedruckt werden. Über zwei Wege: Naher Standort Auftragsinformationen werden sofort synchronisiert Nutzer können die Drucke umgehend an anderen Standorten abholen. Entfernter Standort Auftragsinformationen werden heruntergeladen, sobald sich ein Nutzer am Terminal einloggt die ideale Anwendung für weit auseinanderliegende Standorte. Lastenverteilung und Ausfallsicherheit Jederzeit einsatzbereit: SafeQ unterstützt verschiedene Verfahrensweisen und sichert so den ununterbrochenen Betrieb wichtiger Komponenten. Fällt ein Server aus oder ist die Kommunikation mit dem Zentralserver unterbrochen, übernimmt diese Aufgaben automatisch ein anderer Server. SafeQ optimiert darüber hinaus über die Lastenverteilungsfunktion Ihre Druckkapazitäten. Das Arbeitsvolumen wird dabei auf verschiedene Server verteilt. Der Vorteil: Es lassen sich mehr Vorgänge verarbeiten.

9 Scan-Management YSoft SafeQ Digitalisieren heißt Aufwand minimieren Wenn es um gesteigerte Effizienz in Ihren Geschäftsprozessen und der Dokumentverwaltung geht, stellt die Digitalisierung von Papierdokumenten hierbei einen wesentlichen Aspekt dar. Das Resultat: Sie arbeiten wirtschaftlicher. Die entsprechende Lösung heißt YSoft SafeQ Scan-Management. Mit erweiterten Scanfunktionen von Systemen, einer automatischen Weiterleitung gescannter Dokumente, Scan-Monitoring und Nutzerautorisierung beim Scannen. Umfassender Bedienkomfort: Systeme mit SafeQ Terminals scannen Dokumente direkt in ein -Postfach oder in einen Stammordner ohne Eingabe von -Adresse oder Ordnerpfad. SafeQ registriert außerdem alle Scanvorgänge und speichert die Aufzeichnungen zum Erstellen von Berichten. Scannen per Mausklick Vielseitig nutzbar: Mithilfe des SafeQ Scan- Managements können Sie direkt in verschiedene Ordner, Ihr -Postfach oder Ihre Druckwarteschlange scannen und den Scan als Favoriten speichern. Gesicherte Scandokumente Die an Ihr SafeQ System angeschlossenen Systeme verhindern unautorisiertes Scannen oder Versenden von Firmendokumenten an Empfänger außerhalb des Unternehmens. Zugangsrechte definieren für jeden Workflow, wer an bestimmten MFPs scannen darf. Scan-Workflows Über die browserbasierte Benutzeroberfläche erstellen Sie für bestimmte Systeme, Standorte, Nutzer, Nutzerrollen oder Abteilungen Scan-Workflows, die Sie dann in firmeninterne Prozesse (z.b. Logistik, Abrechnung etc.) einfach integrieren. Erweitertes Scannen Die Definition von Workflows und Zugangsrechten in Kombination mit den erweiterten Scanfunktionen ermöglicht das Einbeziehen von Metadaten vor dem Erstellen der Scans. So können Sie z.b. Umsatzsteuernummer und Gesamtbetrag aller gescannten Rechnungen für andere Zwecke weiterverarbeiten. Innerhalb des Scanprozesses Dokumente automatisch in Word konvertieren oder in SharePoint und andere Dokumentenmanagementsysteme hochladen? K ein Problem, denn die Scan-to-Script- Funktion führt auch externe Anwendungen aus. Workflow YSoft SafeQ Server Dateiverzeichnis DMS

10 Kreditsystem YSoft SafeQ Für Scheine und bare Münze Konzipiert für Universitäten, Büchereien oder kommunale Einrichtungen: Mit dem SafeQ Kreditsystem erweitern Sie Ihr Serviceangebot für Studierende, Besucher und Mitarbeiter. Die Benutzeraccounts zum Drucken, Kopieren und Scannen in Ihrer Druckumgebung sind in vorhandene externe Kreditsysteme integrierbar. So reicht ein Account für mehrere Dienstleistungen. Das ergibt jede Menge Spielräume: Sie können verschiedene Preise für Gruppen und Abteilungen festsetzen, ein Rabattsystem anlegen und die Nutzung seitens der Mitarbeiter durch Quoten begrenzen. Aufladestationen Aufladestationen erweitern das Kreditsystem, indem Bargeld eingezahlt werden kann. Hierzu bietet SafeQ zwei Wege: manuell (durchgeführt von einem Mitarbeiter) und automatisch (unbeaufsichtigt). Spezielle Anwendungen verbinden manuelle Geldaufladestationen mit einer Workstation. Durch die Verknüpfung mit einem SafeQ Server wird das Guthaben auf einen individuellen Benutzeraccount eingezahlt. Bei automatischen Aufladestationen können Nutzer ihr Guthaben an einer unbeaufsichtigten Station mit Münzen und Scheinen aufladen. Ein automatisches Benachrichtigungsfeature informiert im Fall einer unautorisierten Öffnung der automatischen Ladestation oder wenn das Geldfach geleert werden muss. Geldaufladestationen

11 Übersicht Editionen YSoft SafeQ Daten, die sich rechnen YSoft SafeQ 4 Editionen Instant Professional Enterprise Sicherheit und Zugangsmanagement Unterstützung aller Terminals Card Self-Assignment Zugangsrechte Direct Queues Secured Queues (Follow-Me) Print Management Job-Management VIP Shared Queues Mobile Print User/Admin Dashboard Offline, online & natives Monitoring Monitoring und Reporting Standard- & kundenspezifische Reports Green Reports Export von Reporten Mehrstufige Abrechnungscodes Unterstützung von Produktionssystemen Bedingungen Regelbasiertes Drucken Aktionen Benachrichtigungen Verteilte Technologie Private Cloud (mehrere Standorte) Zentrales Reporting Druckdatenkomprimierung Druckdatenverschlüsselung Private Cloud Failover & Failback Job Roaming Kreditsystem Guthabenverwaltung voraussichtlich ab SafeQ 4.1. voraussichtlich ab SafeQ 4.1. Optionale Module Scan-Management

12 Technische Spezifikationen YSoft SafeQ Systemanforderungen Hardware- Intel DualCore Prozessor 2 GHz oder schneller Minimum 2 GB RAM (4 GB empfohlen) 100 GB HDD (Diskspiegelung empfohlen) 1 GB Netzwerk Betriebssysteme MS Windows 2003/2003R2/ Bit MS Windows 2003R2/2008/2008R2 64 Bit (HINWEIS: Microsoft.NET 3.5 SP1 oder.net 4.0 wird benötigt für Terminal Embedded und ORS) Client- MS Windows 32 Bit (XP/Vista/7) Betriebssysteme MS Windows 64 Bit (XP SP3/Vista/7) MS Windows Server 2003/2003R2/2008/ 2008R2 (32 Bit/64 Bit) inklusive Terminal Server und Citrix Linux Kernel 2.6 und CUPS, Python 2.4/2.5/2.6 MAC OS Leopard (10.5)/Snow Leopard (10.6) Datenbanken SafeQ Server 4.0: Embedded PostgreSQL 8.4 MS SQL Server 2005/2008 Express Edition MS SQL Server 2005/2008 Standard oder Enterprise Edition SafeQ CRS Enterprise: MS SQL Server 2005/2008/2008 R2 Standard Edition 32 Bit oder 64 Bit MS SQL Server 2005/2008/2008 R2 Enterprise Edition 64 Bit (installiert auf Systemen mit mehr als 8 GB RAM) Unterstützte RFID 125 khz, Motorola/Indala W26, Kartentypen Motorola/Indala W27, Motorola/Indala ABA Track II, Motorola/Indala Lite, Motorola/Indala KANTECH, HID, HID UDF, HID iclass, MIFARE, Dual MIFARE + RFID 125 khz, LEGIC Advant, Unique, Simons Voss, TIRIS 134 khz, COTAG, Magnetkarten, Barcodes (Durchzug) Die Unterstützung sowie Verfügbarkeit der aufgeführten Spezifikationen und Funktionalitäten kann abhängig von Betriebssystemen, Applikationen, Netzwerkprotokollen sowie Netzwerk- und Systemkonfigurationen variieren. Einige Produktabbildungen enthalten optionales Zubehör. Technische Änderungen vorbehalten. Konica Minolta übernimmt keine Gewähr für genannte Preise und Spezifikationen. Microsoft, Windows und das Windows Logo sind Markenzeichen oder eingetragene Warenzeichen von Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Alle anderen Marken- und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen oder Markennamen des jeweiligen Herstellers. Gedruckt in Deutschland auf chlorfrei gebleichtem Papier. Ihr Konica Minolta Business Solutions Partner: Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH /1/04-12/W&S