Software-Besprechung Asta Powerproject 10.0 Intuitive Projektplanung für alle Branchen
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- Valentin Hase
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1 Software-Besprechung Asta Powerproject 10.0 Intuitive Projektplanung für alle Branchen von Martin Rudolph Seit Mai 2008 ist die neue Version 10.0 der PM-Software Asta Powerproject auf dem Markt. Um das umfassende Funktionsangebot anwenderorientiert weiterzuentwickeln, hatte der Hersteller Asta Development die Wünsche und Anregungen seiner Kunden auf Anwenderkonferenzen abgefragt. Die Software bietet nun eine verbesserte Bedienung und zusätzliche Hilfen für den Projektalltag. Martin Rudolph Dipl.-Ing., Geschäftführer u. Gesellschafter der Tiba Software Center GmbH, Schwpkte: u.a. Auswahl und Einführung vom PM-Software, Methoden- und Prozessberatung Kontakt: Mehr Informationen unter: Die Software Asta Powerproject wurde ursprünglich für das Baugewerbe entworfen. In dieser Branche hält Asta Development auch die Marktführerschaft. Inzwischen hat Asta dank eines branchenunabhängigen Funktionsangebots viele weitere Anwenderkreise im Projektmanagement erschlossen, die hohe Ansprüche an ein Projektplanungs- und -steuerungssystem stellen. Die Weiterentwicklung der Software erfolgte aber auch in anderer Hinsicht: Seit 2003 bietet Asta neben Einzelplatzlösungen eine Enterprise-Lösung an. Diese ermöglicht eine Multiprojekt und -user Umgebung und eignet sich als Abteilungslösung für Großfirmen oder als Unternehmenslösung für den Mittelstand. Typisch ist eine Einsatzsituation von Asta Powerproject, bei der rund 20 Anwender parallel mit einem Projektportfolio arbeiten, das bis zu einer Viertelmillion Vorgänge umfasst. Asta Development legt das System bedarfsgerecht für den jeweiligen Kunden aus. Bei der individuellen Skalierung spielen Kennzahlen, wie z.b. Anzahl der Projekte, Vorgänge oder Planer eine besondere Rolle, da jede Änderung für alle Anwender in Echtzeit verarbeitet wird (Realtime-Anwendung). Besondere Eigenschaften und Funktionen Asta Powerproject verfügt über Funktionen zur Termin-, Ressourcen und Kostenplanung und genügt hier selbst gehobenen Ansprüchen. Darüber hinaus zeichnet es sich auch dank der Neuerungen in der Version 10.0 durch Besonderheiten aus, die im Folgenden vorgestellt werden. Kurze Einarbeitungsphase Die Einzelplatzlösung lässt sich ohne umfassende DV-Kenntnisse installieren und einsetzen. Der Anwender kann zwischen einem Einsteiger- und einem Fortgeschrittenen-Modus (Voreinstellung) wählen. In der Einsteigervariante sind alle Ansichten, Menüs und Dialogfenster auf die wesentlichen Funktionen reduziert, so dass zügig mit der Projektarbeit begonnen werden kann. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, die sich keine aufwändige Einführungsphase leisten können, ist dies von Vorteil. Im Fortgeschrittenen-Modus kann der Anwender zusätzliche Ansichten definieren sowie Benutzerprofile hinterlegen und somit rollen- oder benutzerdefiniert arbeiten. Eine kontextsensitive Menüführung und eine umfassende Hilfefunktion erleichtern das Arbeiten mit dem System. Ein an den typischen Planungs- und Steuerungsschritten samt Berichterstellung orientiertes Tutorial ermöglicht es dem Anwender, die Software in Eigenregie Schritt für Schritt kennen zu lernen. In jedem Fall wird der Anwender die wesentlichen Funktionen von Asta Powerproject schnell beherrschen. Das Unternehmen: Asta Development Seit 1986 bietet das britische Unternehmen Asta Development plc. die Software Asta Powerproject an. Im deutschsprachigen Raum wird das Produkt seit 1991 von der Asta Development GmbH mit Sitz in Karlsruhe vertrieben. Die Asta Development GmbH betreut über Unternehmen in Deutschland mit Installationen und ca Anwendern. Neben Asta Powerproject gibt es die Einsteiger-Software Asta Easyplan, außerdem Spezialanwendungen wie Tilos (Zeit-Wege Diagramm für Tunnel- und Rohrleitungsbau) oder Asta Sigecontrol (für die Sicherheits- und Gesundheitskoordination am Bau) mit Schnittstellen zu Powerproject und zu Asta Timesheet, einem webbasierten Modul für die Zeiterfassung. "Software-Besprechung. Asta Powerproject 10.0 Intuitive Projektplanung für alle Branchen" Seite 1
2 Bild 1: Das Hauptarbeitsfenster von Asta Powerproject. Gemeinsames Arbeiten in Echtzeit Ein wesentliches Kennzeichen der Enterprise-Version ist das Arbeiten in Echtzeit. Änderungen am Projekt werden den anderen Benutzern ohne Zeitverzug am Bildschirm präsentiert. Mit einer integrierten Chatfunktion können die angemeldeten Benutzer direkt miteinander kommunizieren. Alle Teammitglieder haben gleichzeitig Zugriff auf alle Projektinformationen, für die sie zugriffsberechtigt sind. Die ausgefeilte Zugriffsverwaltung von Asta Powerproject erlaubt eine sehr differenzierte Steuerung der Zugriffsrechte vom gesamten Projekt bis hinunter zum einzelnen Datenfeld. Die Vergabe der Zugriffsrechte kann z.b. das Project Management Office vornehmen. Während ein Benutzer den Projektplan editiert, sperrt Asta Powerproject über eine Rechtestruktur, die in der Regel auf der Planstruktur basiert, die betroffenen Projektabschnitte für die Bearbeitung durch andere Anwender. Alle Arbeitsschritte können im Server fortlaufend protokolliert werden, so dass sich feststellen lässt, wer welche Änderungen durchgeführt hat. Außerdem steht auch nach einem Netz- oder Server-Ausfall der letzte Bearbeitungsstand wieder zur Verfügung. Bild 2: Auswahl des Benutzerprofils. Planstrukturen In Powerproject wird das gesamte Projektportfolio in einer Baumstruktur dargestellt. Alle Haupt- und Teilprojekte sind in einem gemeinsamen Gesamtstrukturplan enthalten. Die oberste Ebene enthält alle Projekte der Datenbank. In der Ebene darunter werden die weiteren Projekte ggf. in Haupt- und Teilprojekte aufgeteilt angelegt. Bei Bedarf wird eine Strukturebene zwischen Hauptplan und Projekte eingefügt. Die Struktur lässt sich frei gestalten und kann entsprechend den jeweiligen Anforderungen des Kunden z.b. nach Kunden, Projekten oder Produktgruppen gegliedert werden. Auf weiteren Strukturebenen werden Vorgänge und Meilensteine abgebildet. Als Zwischenebenen können weitere Strukturvorgänge, die Summenvorgänge, für Verdichtungen u.ä. eingearbeitet werden. Summenvorgänge sind Bestandteile des Projektstrukturplans (PSP). Auf welcher Strukturebene das eigentliche Projekt- oder Teilprojekt abgebildet wird, entscheidet der Anwender. So ist eine flexible Abbildung des gesamten Projektportfolios bis auf Tasklevel möglich. "Software-Besprechung. Asta Powerproject 10.0 Intuitive Projektplanung für alle Branchen" Seite 2
3 Neben Summenvorgängen können in Powerproject auch Sammelvorgänge eingearbeitet werden. Mit diesen lassen sich Vorgänge sogar aus verschiedenen Projekten zusammenfassen. Möchte der Anwender z.b. ausgewählte Vorgänge gemeinsam überwachen, bündelt er sie mittels eines Sammelvorgangs und kann sie so auf einen Blick auswerten. Weiterhin unterstützt Powerproject die Technik des Begleitvorgangs: Beginn und Ende eines Begleitvorgangs werden jeweils durch Anordnungsbeziehungen vom Beginn bzw. vom Ende anderer Vorgänge bestimmt. Zusätzlich hat der Begleitvorgang eine Mindestdauer. Durch diese Konstruktion verändert der Begleitvorgang seine Dauer, je nachdem, wie sich die verknüpften Vorgänge im Balkenplan verhalten. Den Begleitvorgang verwendet man in der Netzplantechnik immer dann, wenn eine bestimmte Leistung (z.b. eine begleitende Qualitätssicherung) so lange erbracht werden muss, wie andere Arbeiten laufen. Zeile versus Vorgang Die meisten vergleichbaren Software- Produkte bilden jeden Vorgang in genau einer Zeile ab und benötigen deshalb bei vielen sequentiellen Vorgängen für das Balkendiagramm entsprechend viel Platz. Der Projektplan wird unübersichtlich. Bei Powerproject kann der Anwender aber auch in einer Zeile mehrere Vorgänge und Meilensteine sequentiell anzeigen lassen. So werden größere Pläne kompakter und übersichtlicher. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Phasen im Projekt nach dem Wasserfallmodell aufgebaut sind. Bild 3: Ein Begleitvorgang (roter Balken) wird bei geänderte Vorgangsfolge automatisch angepasst. Bild 4: Mehrere Vorgänge lassen sich auch kompakt in einer Zeile darstellen. Grafisches Arbeiten Je nach Neigung kann der Anwender den Plan entweder detailliert über tabellarische Einträge und Dialogfenster oder fast vollständig grafisch erstellen. Drag and Drop-Funktionen lassen sich durchgängig im System anwenden, ebenso vielfältige Maustechniken. So lässt sich z.b. nicht nur wie oft üblich die Anordnungsbeziehung zwischen zwei Vorgängen mit der Maus anlegen, auch ein gewünschter Zeitabstand kann mit der Maus angegeben werden. Auf diese Weise ist ein weit gehend grafisch orientiertes und intuitives Arbeiten möglich. Grafische Anpassung der Zeitskala Die Zeitskala im Balkendiagramm kann mit dem Maus-Cursor beliebig stufenlos gestaucht und gestreckt werden, so dass der Anwender unmittelbar die Veränderungen im Balkenplan verfolgen kann. Somit erlaubt Asta, die Skalierung flexibel und dynamisch anzupassen. Verknüpfungen (Netzplantechnik) in umfangreichen Plänen Asta Powerproject unterstützt fast jede erdenkliche Verknüpfungslogik zwischen den Vorgängen in Terminplänen. Die Anordnungsbeziehung wird einfach mit der Maus im Balkenplan gezeichnet. Hierbei lassen sich nicht nur die minimalen, sondern auch die maximalen Zeitabstände festlegen. Bild 5: Dialog des Verknüpfungsassistenten. "Software-Besprechung. Asta Powerproject 10.0 Intuitive Projektplanung für alle Branchen" Seite 3
4 Wer in umfangreichen Plänen Vorgänge über Anordnungsbeziehungen verknüpfen möchte, benötigt leistungsfähige Werkzeuge. Powerproject bietet hier auf zweierlei Weise Hilfe: Einerseits kann über eine Zweifenstertechnik gearbeitet werden. Bei umfangreichen Plänen kann der Anwender zu diesem Zweck ein weiteres Fenster öffnen. In beiden Fenstern können unterschiedliche Ausschnitte des Projekts dargestellt werden, wobei das Drag and Drop und somit auch die Erzeugung von Anordnungsbeziehungen bequem mit der Maus von Fenster zu Fenster erfolgen kann. Bild 6: Aggregierte Ausgabe einer Auftragsplanung mit codierter Farbausgabe (Balken). Andererseits steht ein Verknüpfungsassistent zur Verfügung, der zusätzlich die Möglichkeit bietet, nach Vorgängen zu suchen und dorthin zu verknüpfen. Ausgabeformate Eine wesentliche Stärke von Powerproject sind die hochwertigen Druckausgaben, die sich u.a. für Präsentationen sehr gut formatieren und aufbereiten lassen. Es ist möglich, wichtige Informationen hervorzuheben, die Pläne lassen sich über Grafiken, Texte und OLE-Objekte kommentieren, außerdem kann der Anwender über Ausgabeansichten individuelle Druckprofile erstellen und mit dem kostenlosen Formulareditor Asta Powerdraw individuelle Formulare ausdrucken. Version 10.0 Neue Funktionen Die neue Version 10.0 ermöglicht durch zahlreiche Veränderungen eine wesentlich bequemere Bedienung. Neben Ideen des Herstellers, der durch seine Beratungstätigkeit selbst intensiv mit dem Tool arbeitet, sind zahlreiche Anregungen der Anwender in das Release eingeflossen. Verbessertes Handling der Anordnungsbeziehungen Anordnungsbeziehungen ließen sich bereits in der Vorgängerversion grafisch durch Ziehen mit der Maus von einem Vorgang zum anderen erstellen. In der Version 10.0 ist es nun zusätzlich möglich, Anordnungsbeziehungen zwischen Vorgängen im Grafikmodus mit Informationen (z.b. minimale Zeitabstände) zu versehen. Veränderungen im Netzplan lassen sich so leichter handhaben. Lässt der Anwender sich den "Statusbericht Netzplan" anzeigen, kann er die Berechnungen analysieren, die sich aus der Netzplantechnik ergeben und zu Konflikten führen können. Hierzu gehören Schleifen, Überschreitungen von Terminen oder der Kritische Weg. Bild 7: Arbeiten mit Anordnungsbeziehungen. Neu ist die Funktion "Fast kritischer Vorgang". Gibt man einen Schwellenwert bei den Pufferzeiten ein, werden alle Vorgänge anzeigt, die diesen Wert bereits überschritten haben und als "fast kritisch gelten. Damit ist es möglich, alle Vorgänge hervorzuheben, deren Puffer z.b. weniger als drei Arbeitstage beträgt. Der Projektplaner kann sich dann um diese Vorgänge kümmern, noch bevor sie in Zeitverzug geraten. Berichte für unterschiedliche Empfänger Sind Projekte von externer Seite beauftragt, werden gelegentlich parallel zwei Pläne erstellt: Der erste für die interne Projektsteuerung, der zweite für die Berichterstattung an den Auftraggeber. Bei kommuna- "Software-Besprechung. Asta Powerproject 10.0 Intuitive Projektplanung für alle Branchen" Seite 4
5 len Auftraggebern wird oft mit so genannten Gremienplänen gearbeitet. Hier müssen dem Auftraggeber zu einem bestimmten Sitzungstermin mehrere Pläne inklusive Fertigstellungsterminen zur Genehmigung vorgelegt werden. Für solche Situationen bietet Asta Powerproject über die Funktion "projizierte Fertigstellung" Hilfe: In einen hinterlegten Referenzplan, der als Vertragsplan oder Basisplan fungiert, projiziert das System aus der aktuellen Planung Fertigstellungsgrade, ohne dabei den gesamten (internen) Plan offen zu legen. Prognosen oder mögliche Planvarianten werden auf diesem Weg nicht berichtet. Der Auftraggeber sieht seinen beauftragten Plan also nur mit den für ihn bestimmten Informationen. Detaillierungen für die interne Planung werden nicht im Statusbericht veröffentlicht. Referenzmanager Mit Powerproject können mehrere vollständige Pläne für das identische Projekt als Referenz abgelegt werden. D.h. der Referenzplan enthält alle Daten des Projektplans. Die einzelnen Referenzpläne lassen sich miteinander tabellarisch oder grafisch (Balkendiagramm, Kostenverlauf etc.) vergleichen. Da der Referenzplan nicht nur die Kopie einzelner Spalten enthält, ist ein Vergleich auch möglich, wenn sich im Lauf der Zeit die Anzahl der Vorgänge zwischen dem aktuellen Plan und dem Referenzplan unterscheiden. Auf diese Weise sind z.b. What-If-Analysen (Szenariomanagement) möglich. Legt der Anwender in der Version 10.0 mehrere Projekte in einer Datei oder Datenbank (Enterprise Version) ab, kann er Referenzpläne einem Strukturvorgang zuordnen, der als Projekt gekennzeichnet ist. Wird im Projektverlauf der Plan aktualisiert, lassen sich in allen Referenzdarstellungen (Balkenplan, Tabellen) die identischen aktuellen Daten heranziehen. Navigation im Projektstrukturbaum Die Navigation in der Projektstruktur wurde verbessert, so dass gezielt bestimmte Ebenen aufgefaltet oder reduziert werden können. Auf Knopfdruck kann die Projektstruktur über das gesamte System z.b. bis zur dritten Ebene geöffnet werden. Früher musste man für diese Darstellung manuell jeden Ast entsprechend auf- und zufalten. Nun ist es möglich, in umfangreichen Strukturen zügiger zu navigieren. Außerdem wird die Handhabe großer Strukturbäume dadurch vereinfacht, dass man Markierungen auf Strukturvorgängen vergeben kann und diese quasi wie über eine Filterung in einer gemeinsamen Ansicht ausgeben kann. Codierungen für mehrfache Projektstrukturen Die Arbeit mit Powerproject wird durch Codierungen erleichtert. Diese sind wie der Projektstrukturplan selbst hierarchische Strukturen und können in Bibliotheken abgelegt werden. Mittels der Codierungen können Projektinformationen nach unterschiedlichen Kennzeichen (Codes) verdichtet oder gefiltert werden. Codierungen können via Drag and Drop zugewiesen werden. Beispielweise können Firmen oder Abteilungen als Codierung verwendet werden. Der Plan kann daraufhin nach den zugewiesenen Firmen oder Abteilungen aggregiert oder selektiert werden. Das Arbeiten mit Codierungen erfolgt über wenige, leicht erlernbare Mausklicks und ermöglicht eine bedarfsgerechte Aufbereitung des Plans für Projektbesprechungen oder Berichte. In Version 10.0 ist neu, dass der Anwender im Projektstrukturbaum für jede Codierung eine andere Farbe oder Musterung sowie eine manuelle Sortierung hinterlegen kann. In Ansichten oder Legenden lässt sich auf diese Sortierreihenfolge zurückgreifen. Berichte mit Formularen In den bisherigen Versionen stellte Asta Powerproject separate Formulardateien zur Verfügung. Hier speicherte der Anwender z.b. das Logo oder spezielle Formatierungen und konnte z.b. Projektberichte in standardisierter Form erstellen und ausdrucken. In der Version 10.0 können diese Formulardateien in die aktuelle Projektdatei eingebunden und mit dem Projekt gespeichert werden. Wird ein Projekt weitergereicht (z.b. an eine andere Firma oder Abteilung) ist auf diese Weise gewährleistet, dass die standardisierten Berichtsausgaben beibehalten werden. Der Empfänger erhält eine Projektdatei mit allen Informationen inklusive der Berichterstellung. Die Version 10.0 gestattet es, bestimmte Ansichten fest mit einem Druckprofil zu verbinden. So kann die gleiche Ansicht schnell erneut ausgegeben werden. "Software-Besprechung. Asta Powerproject 10.0 Intuitive Projektplanung für alle Branchen" Seite 5
6 Bild 8: Mit Codierungen aufbereiteter Projektplan. Sperren von Berichtszeiträumen Um Pläne zu steuern, verwendet man Berichtszeiträume. Nachdem die Planung abgeschlossen wurde, wird der Plan also periodisch ("rollend") aktualisiert. Für die Periode seit der letzten Aktualisierung, dem Berichtszeitraum, werden die Fertigstellungsinformationen (Ist-Aufwand, Fertigstellungsgrad usw.) erfasst. Hierbei konnte es früher vorkommen, dass nicht nur die letzte Periode aktualisiert wurde, sondern versehentlich auch andere Perioden. In der neuen Version von Asta Powerproject verhindert dies eine Sperrfunktion, die auch zukünftige Perioden für eine frühzeitige Bearbeitung blockiert und nur die letzte Periode, z.b. den letzten Monat, für die Bearbeitung von Fertigstellungsgraden etc. freigibt. Kalenderunabhängigkeit Sind Projektbeginn oder Projektende in der Planungsphase noch nicht genau bekannt, kann es (z.b. bei einer externen Auftragsvergabe) notwendig sein, mit relativen Terminen zu arbeiten, d.h. ab Projektstart sind es z.b. noch x-kalenderwochen bis zur Fertigstellung. Asta Powerproject 10.0 unterstützt dies, indem es relative Terminangaben anzeigt. Der Anwender kann außerdem mit variablen Datumsangaben arbeiten. Diese lauten z.b. "Heute", "Monatsbeginn und "Jahresende. Diese lassen sich für dynamische Filter nutzen, beispielsweise können alle Vorgänge angezeigt werden, die "Heute" und in x Tagen ab "Heute" beginnen. Fixierung am Tagesanfang Endet ein Vorgängervorgang mitten am Tag (z.b Uhr), beginnt der Nachfolger an einem Nachmittag. Das ist oft unerwünscht, weil es in der Regel nicht die Realität widerspiegelt. Außerdem lässt sich der Plan schwerer lesen, da selten Uhrzeiten eingeblendet werden. Mit dem Terminfeature "Fixierung am Tagsanfang" lässt sich der Anfang eines Vorgangs so berechnen, dass er immer auf den Beginn des Folgetags fällt. Gesteigerter Bedienungskomfort Mit einer Reihe von komfortablen Bedienungsfunktionen verbesserte Asta die Benutzeroberfläche spürbar. Nützlich ist z.b. das Werkzeug "Gehe zu Vorgang : Es richtet die Zeitskala so aus, dass der in der Tabelle markierte Vorgang im Balkendiagramm angezeigt wird. Auf diese Weise bleibt es dem Anwender erspart, den Vorgang über die horizontale Bildlaufleiste zu suchen. "Software-Besprechung. Asta Powerproject 10.0 Intuitive Projektplanung für alle Branchen" Seite 6
7 Bild 2: Zeitplanung mit Ressourcen. Bisher konnte man Vorgänge nur über die Definition von Filtern ausblenden, wenn man z.b. für einen Unterauftragnehmer einen Projektplan ausschließlich mit dessen Aufgaben ausdrucken wollte. In Version 10.0 kann man Vorgänge per Knopfdruck verbergen oder wieder anzeigen. Der Umweg über einen Filter ist nicht nötig. Damit kann man für temporäre Zwecke sehr schnell selektierte Projektpläne ausgeben. Systemvoraussetzungen und Lizenzbedingungen Die 3 Tier Software, bestehend aus Client, Applikationsserver und Datenbankserver, benötigt ein Windowsbetriebssystem für Client und Server. Installationen unter MAC und Linux sind nicht möglich. Das datenbankbasierte System setzt auf dem Microsoft SQL Server bzw. auf Oracle auf. Wer nur eine kleinere Installation benötigt, kann weiterhin das Microsoft Access Dateiformat (MDB) verwenden. Für Powerproject ist ein aktueller, XML-fähiger Web-Browser erforderlich. Bei Einsatz des Asta Lizenzservers ist es möglich, Asta Powerproject unter Citrix oder Windows Terminalserver zu betreiben. Asta Powerproject kann zunächst ohne Lizenzierung für einen bis zu 30 Tage dauernden Test installiert werden. Die Einzelplatzlizenz kostet Euro zzgl. MwSt. Möchte der Käufer Powerproject im Netzwerk einsetzen, kostet die Lizenz Euro zzgl. MwSt für jeden gleichzeitig arbeitenden Benutzer. Für die Enterprise Version, die für ein Arbeiten in einer Multiprojektumgebung notwendig ist, sind weitere 770 Euro zzgl. MwSt. je Concurrent User zu veranschlagen. Project Viewer kostenfrei Bereits mit der Version 9.0 stellte Asta Development den Project Viewer zur Verfügung. Anwender können ihn über die Asta-Website kostenfrei beziehen und für Partner, Kunden oder eigene Mitarbeiter installieren. Der Viewer unterscheidet sich hinsichtlich Aussehen und Arbeitsweise nicht von der Vollversion, lediglich Veränderungen am Projektplan sind nicht möglich. Mit dem Viewer lassen sich Daten in den Formaten Microsoft Project XML, Primavera SER oder Microsoft Project mpx öffnen. "Software-Besprechung. Asta Powerproject 10.0 Intuitive Projektplanung für alle Branchen" Seite 7
8 Fazit Asta Powerproject 10.0 bietet zahlreiche nützliche Neuerungen, welche die Arbeit noch weiter erleichtern und effizienter gestalten. Das System ist für die Einzelprojektplanung und für kleinere bis mittlere Projektportfolios aller Branchen geeignet. Es findet eine gute Balance zwischen einerseits benutzerfreundlicher Handhabung sowie einfacher Installation und andererseits einem Funktionsumfang, der auf anspruchsvolle Projektplanung und -steuerung zugeschnitten ist. Kontakt ASTA DEVELOPMENT GmbH, Liststraße 22, Karlsruhe, Tel , Fax , "Software-Besprechung. Asta Powerproject 10.0 Intuitive Projektplanung für alle Branchen" Seite 8
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