Windows XP Support Ende - Welche rechtlichen Pflichten folgen daraus für Geschäftsführer, IT Leiter und Reseller?

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1 0 Windows XP Support Ende - Welche rechtlichen Pflichten folgen daraus für Geschäftsführer, IT Leiter und Reseller?, LL.M. (Boston) 4WC65 Microsoft Partner Network, Webinar 25. Juni 2014

2 1 Ihr Referent LL.M. (Boston) Herzlich Willkommen!

3 2 End of support für Lizenzmythen Populäre Mythen zu Softwarelizenzen und Updatepflichten: Solange keine Fehler sichtbar sind, ist alles in Ordnung. Wo im Gesetz steht, dass ich ein aktuelles Betriebssystem brauche? IT ist allein Sache des IT-Leiters, das betrifft den Geschäftsführer nicht. Dem Geschäftsführer/Aufsichtsrat kann nichts passieren. Wir sind doch versichert. Das ist Kundensache, dem Reseller/IT-Servicepartner kann das egal sein

4 3 Ende der Lizenzmythen Wie alt oder aktuell unser Betriebssystem ist, ist doch egal, solange heute alles funktioniert.

5 4 Unternehmerisches Risiko: Alte Software Never touch a running system gilt nur, solange das System auch immer versorgt werden kann End of support macht Programme unsicher und unbrauchbar: Ohne Sicherheitspatches ist jede Software irgendwann offen für Manipulationen Ohne Updates/Upgrades ist jedes Betriebssystem irgendwann inkompatibel mit aktuellen Applikationen/Hardware Wenn der Hersteller keinen Support und Zugriff auf Ressourcen bietet, können auch Servicepartner nur noch begrenzte Zeit lang work arounds liefern Unter work arounds leidet die Systemstabilität weiter

6 5 Ende der Lizenzmythen Die Aktualität des Betriebssystems ist eine technische (und maximal finanzielle) Frage, mit Gesetzen hat das nichts zu tun.

7 6 Gesetzliche Anforderungen an Aktualität der IT (1) Der Gesetzgeber schreibt kein bestimmtes IT System oder eine bestimmte Produktversion vor Aber: das Gesetz stellt hohe Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit und Risikomanagement in den Unternehmen Es bleibt den Unternehmen überlassen, mit welchen Mitteln und Produkten sie diese Anforderungen erfüllen Maßstab: Aktueller Stand der Technik Angemessen angepasst auf die jeweilige Unternehmenssituation (Größe, Sensibilität der Daten, Risikopotential etc.)

8 7 Gesetzliche Anforderungen an Aktualität der IT (2) Konkrete Anforderungen: Effektiver Schutz von personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff oder Manipulation, Datenschutz: Personenbezogene Daten und Sozialdaten sind durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu schützen ( 9 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) inkl. Anlage, 78 a Sozialgesetzbuch (SGB) X) gilt gem. 11 Abs. 4 BDSG auch für externe Auftragsdatenverarbeiter (Rechenzentrum etc.)

9 8 Gesetzliche Anforderungen an Aktualität der IT (3) Konkrete Anforderungen: Bei Verstoß gegen Datenschutzvorgaben sind behördliche Bußgelder bis zu EUR möglich Bei vorsätzlichen Verstößen mit Bereicherungsabsicht: Straftat mit Geldstrafe bzw. Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren Schadensersatzanspruch des Betroffenen Da Datenschutzbehörden Veröffentlichungsrechte haben, besteht die Gefahr erheblichen Reputationsschadens, dadurch bei börsennotierten Unternehmen auch wirtschaftliche Schäden Bei Datenleck ist Unternehmen zur unverzüglichen Information von Aufsichtsbehörden und Betroffenen (u.u. sogar über Öffentlichkeit und Presse) verpflichtet, 42a BDSG ( 15a TMG, 109a TKG) Bei Unterlassen droht Bußgeld bis zu EUR

10 9 Gesetzliche Anforderungen an Aktualität der IT (4) Konkrete Anforderungen: Risikomanagement: Gesetzgeber verlangt von allen Geschäftsführern und Vorständen der in Deutschland tätigen Unternehmen eine sorgfältige und gesetzeskonforme Unternehmensführung nach Maßgabe eines ordentlichen und gewissenhaften Kaufmanns. 91 Abs. 2 Aktiengesetz (AktG) und 43 Abs. 1 GmbH-Gesetz (GmbHG) Schon kurzzeitige Ausfälle der IT-Systeme können erhebliche wirtschaftliche Auswirkungen haben und müssen durch angemessene Risikovorsorge verhindert werden

11 10 Gesetzliche Anforderungen an Aktualität der IT (5) Konkrete Anforderungen: Risikomanagement: Banken, Versicherungs- und Finanzdienstleister haben besondere organisatorische Pflichten zu effektivem Risikomanagement. 25a Kreditwesengesetz (KWG) Angemessene organisatorisch-technische Ausstattung Funktionierendes Notfallkonzept für die IT Konkrete Standards formuliert die Finanzaufsicht BaFin in Rundschreiben MaRisk

12 11 Gesetzliche Anforderungen an Aktualität der IT (6) Risikomanagement: Wirtschaftsprüfer führt im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses auch eine IT-Systemprüfung durch Prüft, ob die IT-Organisation den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Prüfungen erfolgen nach 317 I HGB i.v.m. den Standards des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) IDW PS 951, 330 Fehler im Risikomanagement führen zur Testatsverweigerung Ungeprüfter Jahresabschluss verschlechtert Kreditwürdigkeit (Basel-II Rating)

13 12 Gesetzliche Anforderungen an Aktualität der IT (7) Risikomanagement: Unternehmen der öffentlichen Hand Auch privatwirtschaftliche Unternehmen, die mehrheitlich der öffentlichen Hand gehören (z.b. Stadtwerke) können der Abschlußprüfung unterliegen, 53 Haushaltsgrundsätzegesetz Prüfungsmaßstab: Sorgfalt des ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsführer, vgl. 93 AktG, 43 GmbHG Insbesondere ob legal und risikofrei gearbeitet wird und geeignete organisatorische Vorkehrungen getroffen, Anlage zur VV Nr. 2 zu 68 BHO Wirtschaftsprüfer prüft dokumentiertes Risikomanagement, IDW Standard 720

14 13 Gesetzliche Anforderungen an Aktualität der IT (8) IT-Sicherheitsgesetz: Zur Cebit 2014 als Entwurf präsentiert, geplant bis Ende 2014 Schutz- und Meldepflicht (an das BSI) für Betreiber kritischer Infrastrukturen und Telekommunikationsbetreiber Alle erheblichen IT Sicherheitsvorfälle sind zu melden Alle kommerziellen Websitebetreiber: Mindestanforderungen an IT-Sicherheit umsetzen Anerkannte Schutzmaßnahmen in zumutbarem Umfang Ausdrücklich: Einspielen aktueller Sicherheitspatches und - updates

15 14 Gesetzliche Anforderungen an Aktualität der IT (9) Muss man deshalb wirklich jedes Update mitmachen? NEIN! Aber: Die eingesetzte Software darf kein offensichtliches Sicherheitsrisiko beinhalten (gilt auch für aktuelle Versionen) Risikomanagement verlangt eine kontinuierliche Überwachung der Bedrohungslage In Krisensituationen muss die Möglichkeit bestehen, selbst oder mit Hilfe von Herstellern/Servicepartnern zu reagieren Wenn offensichtlich ist, dass dies die bisherige Software nicht mehr gewährleisten kann, kann eine Pflicht zum Wechseln bestehen Nicht-Reagieren wäre zumindest fahrlässig, u.u. sogar grob fahrlässig

16 15 Ende der Lizenzmythen Betriebssysteme sind Sache des IT Leiters, das betrifft den Geschäftsführer nicht.

17 16 IT Risikomanagement ist Geschäftsführungsaufgabe IT Risikomanagement ist unmittelbare Geschäftsführungsaufgabe als Teil der sorgfältigen Unternehmensführung, 91 Abs. 2 AktG, 43 Abs. 1 GmbHG Risiken für das Unternehmen identifizieren, bewerten und Gegenmaßnahmen einleiten Geschäftsführer/Vorstand verantwortlich für: Anordnung und Überwachung IT Risikomanagement Auswahl, Anweisung und Überwachung der eingesetzten Personen und Maßnahmen für Gesetztestreue des Unternehmens Er kann die Ausführung der IT Organisation auf seinen IT Leiter übertragen, die Verantwortung aber nicht verlagern Gilt für alle Mitglieder der Geschäftsführung, auch bei Aufteilung der Zuständigkeit

18 17 Ende der Lizenzmythen Was soll mir als Geschäftsführer/IT Leiter/Aufsichtsrat schon passieren?

19 18 Wer muss wofür gerade stehen? Das Unternehmen: Verantwortlich für die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen ist das Unternehmen als juristische Person Für Schadensersatz gegenüber Vertragspartnern (z.b. bei Datenverlust) kommt daher grundsätzlich das Unternehmen auf Sofern gesetzliche Vertreter (Vorstand, Geschäftsführer) gehandelt haben, auch Bußgelder bis EUR 5 mio. (Fahrlässigkeit) bzw. EUR 10 mio. (Vorsatz) möglich Anders bei der Personengesellschaft

20 19 Wer muss wofür gerade stehen? Der Geschäftsführer/Vorstand: Geschäftsführung/Vorstand haftet persönlich gegenüber dem Unternehmen auf Ersatz des von ihm zu verantwortenden Schadens, 93 Abs. 2 AktG, 43 Abs. 2 GmbHG: Gesellschaft in Person des Aufsichtsrats ist zur Geltendmachung der Ansprüche gegen Geschäftsführung / Vorstand verpflichtet Bei Vorsatz / grober Fahrlässigkeit greift D&O Versicherung nicht Bei Verletzung der Aufsichtspflicht können Bußgelder persönlich gegen Betriebsleiter verhängt werden, 130 OWiG Wenn es durch fehlerhafte Auswahl und Überwachung der Organisation im Unternehmen zu Ordnungswidrigkeiten kommt Bußgelder bis zu EUR 1 mio.

21 20 Wer muss wofür gerade stehen? Der CIO/IT Leiter: Für Bußgelder oder Freiheitsstrafen wegen Gesetzesverstößen sind insbesondere die handelnden Personen haftbar Rechtzeitige Information der Geschäftsführung über drohende Risiken im eigenen Arbeitsfeld ist Pflicht aus Arbeitsvertrag Wer zumindest fahrlässig selbst gegen Rechte Dritter (Datenschutz!) verstößt, riskiert auch persönlich bestraft zu werden Schadensersatzforderungen des Unternehmens oder von Dritten gegen Mitarbeiter stehen unter der Begrenzung des Arbeitsrechts Haftungsbegrenzung bei nur fahrlässiger Verletzung der Arbeitspflichten und ggf. bei Existenzbedrohung

22 21 Ende der Lizenzmythen Wenn doch etwas passiert, zahlt ja die Versicherung.

23 22 Grenzen des Versicherungsschutzes Zunahme der Haftungsklagen gegen Geschäftsführer generiert Bedarf an D&O -Versicherungen ( Directors and Officers Liability Insurance ) meist in Verbindung mit spezieller GF-Rechtsschutzversicherung (hohe Prozesskosten durch Streitwerte) Umfang: Haftung für Fahrlässigkeit im Innen- und Außenverhältnis Regelmäßig: Ausschluss von Vorsatzhaftung und grober Fahrlässigkeit Prämien: ca. zw. 2 o/oo und 4 o/oo der Versicherungssumme Genaue Prämie hängt vom konkreten Risiko ab (z.b. Mitarbeiterzahl, Bilanzsumme, Vorschäden, Deckungsumfang, evtl. Börsennotierung, Branche)

24 23 Ende der Lizenzmythen Das ist das Problem meiner Kunden, mir als IT Servicepartner/Reseller der Software kann das egal sein.

25 24 Verantwortung des IT Servicepartners IT Servicepartner ohne Herstellersupport riskieren Vertragsbruch gegenüber dem Kunden: Ohne Herstellersupport oder Quellcodezugriff kann im Wartungsvertrag nur noch work around geliefert werden Entspricht nicht den Pflichten aus Wartungsvertrag und erhöht Instabilität Bei Kompetenzgefälle zwischen Kunde und IT Servicepartner Beratungsverschulden möglich Bei dokumentiertem Verschulden Schadensersatz Bei längerfristigem Betreuungsverhältnis auch aktive Hinweispflicht auf erkannte Sicherheitsrisiken für IT Servicepartner

26 25 Wichtige Links Windows XP Supportende Webseite: Whitepaper: Partner Portal Microsoft: https://mspartner.microsoft.com/de/de/pages/solutions/windows.aspx

27 26 26, LL.M. (Boston), Partner SKW Schwarz Rechtsanwälte Wittelsbacherplatz München T F Dr. M. Orthwein Inhalte der Slides stellen keine Rechtsberatung dar, Vervielfältigung, Verbreitung, Übernahme (auch auszugsweise) nur mit schriftlicher Einwilligung des Autors und zu eigenen Zwecken

28 27 Unsere Kanzlei SKW Schwarz ist eine unabhängige deutsche Anwaltskanzlei. Die Kanzlei berät mit über 110 Anwälten an fünf Standorten Unternehmen von inhabergeführten Firmen bis zu börsennotierten Aktiengesellschaften sowie Privatmandanten auf allen wesentlichen Gebieten des nationalen und internationalen Wirtschaftsrechts. Durch die standort- und fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit sowie die Mitgliedschaften in internationalen Kanzleivereinigungen kann SKW Schwarz bei komplexeren Mandaten Teams zusammenstellen, die Mandanten die best - mögliche Beratung für das jeweilige Anliegen bieten.

29 28 Unsere Standorte Hamburg Berlin Düsseldorf Frankfurt / Main München

30 29 Unsere Expertise SKW Schwarz ist eine der führenden Kanzleien für IT und Datenschutzrecht in Deutschland. Die Practice Group IT und Digital Business mit mehr als 30 spezialisierten Anwälten (davon allein 8 Fachanwälten) stellt den Mandanten von SKW Schwarz eines der größten und renommiertesten Anwaltsteams für diesen Bereich unter allen Wirtschaftsrechtskanzleien in Deutschland zur Verfügung. Wir beraten unsere Mandanten darüber hinaus u.a. in den folgenden Bereichen: Arbeitsrecht Öffentliches Wirtschaftsrecht Bankrecht und Finanzierungen Private Clients Gesellschaftsrecht / Mergers & Acquisitions Prozess- und Schiedsverfahren / Mediation Gewerblicher Rechtsschutz / Wettbewerbsrecht Steuerrecht Handels- und Vertriebsrecht Transportrecht Immobilien- und Privates Baurecht Versicherungsrecht Insolvenzrecht und Sanierung Notare IT & Digital Business Medien- und Entertainmentrecht

31 30 Referenzen IT & Digital Business

32 31 Andere über SKW Schwarz JUVE HANDBUCH 2012: Diese IT-Praxis beherrscht die gesamte Klaviatur der ITrechtlichen Beratung. Im klassischen IT-Recht bis hin zu Prozessen und neuen Entwicklungen wie Cloud Computing sind die ehrgeizigen IT-Rechtler von SKW Schwarz enorm präsent. Vor allem im dominierenden Beratungsfeld Internet und dem damit einhergehenden virulenten Thema Datenschutz gelang es ihr zuletzt, in gefestigte Mandatsbeziehungen von Wettbewerbern einzudringen und namhafte Mandanten wie Macquarie von sich zu überzeugen. Ihr breit aufgestelltes Team über vier Standorte ist nicht nur eines der größten am Markt, sondern verfügt über Expertise, die ihres gleichen sucht. In nur 5 Jahren ist es SKW gelungen, dieses schlagkräftige Team mit diversen Quereinsteigern aufzubauen. [ ] Kein Wunder also, dass das Team von Wettbewerbern inzwischen in einem Atemzug mit internationalen Großkanzleien genannt wird. Anerkennend heißt es oft: Die sind richtig gut. SKW Schwarz ist Kanzlei des Jahres für Informationstechnologie (JUVE-Awards 2011) berät erstklassige Mandanten (Juve 2012)

33 32 Andere über SKW Schwarz Bemerkenswerter Player sehr aktive und agile IT Praxis,die unternehmerische Aufstellung auszeichnet. (Legal 500, deutsche Ausgabe 2014) Profis für die kniffeligen Fälle (Focus 10/2013) SKW Schwarz dominates the chapter (Who is Who legal, Information Technology Marketplace Analysis, 11/2013)

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