Themenübersicht. Sehr geehrte Damen und Herren,

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1 Ausgabe Nr. 2 / August 2013 Sehr geehrte Damen und Herren, Themenübersicht Seite 2 1. Portal Zusatzversorgung aktiv 2. Anmeldung und Starterpaket Seite 2 3.Einmalige Pauschalzahlung 2013 Seite 3 unser Portal bietet Ihnen eine Menge Vorteile und erleichtert auch Ihre Sachbearbeitung. Es lohnt sich für Sie auch, wenn Sie Ihre Meldungen ausschließlich per Datenträger oder über Rechenzentren an uns weiter geben. Mehr auf Seite 2 dieses Rundschreibens. Wir haben unsere Praxis für den Versand der Anmeldebestätigungen geändert und vereinfachen damit auch für Sie dieses Verfahren. Dieses und noch viel mehr können Sie in diesem Rundschreiben erfahren. nach TVöD 4. Verspätete Zahlungen von Seite 3 Umlagen und Beiträgen 5. Kündigung der Überleitungsab- Seite 4 kommen mit der VddB und VddKO 6. Neues Formular: Antrag auf Seite 4 Betriebsrente 7. Rundschreiben per Seite 5 8. Seminartermine 2. Halbjahr Seite 5 Freundliche Grüße Reinhard Graf Mitglied des Vorstands 1 Walter Dietsch Abteilungsleiter

2 1. Portal Zusatzversorgung aktiv 2. Anmeldung und Starterpaket U nser Portal Zusatzversorgung aktiv steht Ihnen seit einiger Zeit zur Verfügung. Ein Portalzugang ermöglicht Ihnen u.a., die gemeldeten Daten Ihrer Versicherten einzusehen und bei Bedarf online zu verändern. Führen Sie Anund Abmeldungen direkt auf unserer Datenbank durch oder nutzen Sie das Angebot und lassen sich eine von diversen Listen (z.b. eine Zahlungsübersicht oder eine Bestandsliste Ihrer angemeldeten Arbeitnehmer) erstellen. Sie können auch Ihre monatlichen Datenträger (mit Monats- und/oder Jahresmeldungen) online per Upload hochladen und der ZVK zur Verarbeitung bereitstellen. Das Portal hilft Ihnen, einen wesentlich besseren Überblick über Ihre Kommunikation mit uns zu erhalten und den Bestand an Versicherten zu betreuen. Nutzen Sie das Portal. Bei einem technisch reibungslosen Ablauf verzichten Sie auf lange Bearbeitungs- bzw. Wartezeiten und sparen Portokosten. Auch Rechenzentren können sich für unser Portal anmelden. Obwohl ihnen aus datenschutzrechtlichen Gründen nur ein eingeschränkter Zugriff möglich ist, profitieren Softwarehäuser durch die unkomplizierte Möglichkeit des Uploads von Dateien. Das Hochladen von Datenträgern garantiert eine unverzügliche Plausibilitätsprüfung der Datensätze sowie eine zügige Verarbeitung der elektronischen Meldungen. F ür Beschäftigte, die von Ihnen angemeldet werden, erhalten Sie eine Anmeldebestätigung sowie einen Abdruck der Anmeldebestätigung zur Weitergabe an Ihren Arbeitnehmer. Wir bitten, diese Bestätigungen stets sorgfältig zu prüfen, da sie die Grundlage der Versicherung Ihrer Arbeitnehmer bei der Zusatzversorgungskasse bilden. Eventuelle Unstimmigkeiten müssen Sie unverzüglich mitteilen. Eine Änderung ergibt sich beim Versand der Anmeldebestätigungen für Beschäftigte, die erstmalig in der Zusatzversorgung angemeldet werden. Natürlich erhalten Sie als Arbeitgeber weiterhin von uns eine Anmeldebestätigung, in der u.a. die neu vergebene Versicherungsnummer mitgeteilt wird. Ab sofort senden wir jedoch den Abdruck der Bestätigung direkt an die Versicherten selbst, so dass Sie als Arbeitgeber diese Bestätigung nicht mehr weiter geben müssen. Mit der Anmeldebestätigung erhalten die neuen Versicherten von uns ein sog. Starterpaket, das u.a. die Broschüre zur arbeitgeberfinanzierten Betriebsrente ( Beruhigt an den Ruhestand denken ) sowie weitere Informationen zur Altersvorsorge enthält. Es ist also nicht mehr nötig, dass Sie in diesen Fällen unsere Broschüren ( Beruhigt an den Ruhestand denken, Zahlt sich in Zukunft aus, Die Zukunft beginnt heute ) an die Neueingestellten weitergeben. Da für den Zugang zum Portal eine Zertifizierung von Administrator und Nutzern erforderlich ist, müssen Sie als ersten Schritt diese beantragen. Schauen Sie hierzu in unser Portal dort finden Sie weitere Informationen und können auch die Registrierung als Administrator beantragen. Die Nutzung des Portals ist selbstverständlich kostenlos. Diese Änderung gilt nur für Arbeitnehmer, die erstmalig in der Zusatzversorgung angemeldet werden. Bei Beschäftigten, die bereits in der Zusatzversorgung versichert waren und nunmehr wieder angemeldet werden, 2

3 bereits mit einem weiteren Beschäftigungsverhältnis angemeldet sind, oder deren Anmeldung berichtigt wird, 4. Verspätete Zahlungen von Umlagen und Beiträgen B eiträge und Umlagezahlungen an die Zusatzversorgungskasse sind in dem Zeitpunkt fällig, in dem das zusatzversorgungspflichtige Entgelt den Versicherten zufließt. Sie müssen bis zum Ende des Kalendermonats der Fälligkeit bei der Kasse eingegangen sein. Beiträge und Umlagen, die nach diesem Zeitpunkt bei uns eingehen, sind bis zum Tag der Gutschrift mit jährlich fünf Prozentpunkten über dem am Ende des jeweiligen Zinsberechnungszeitraums geltenden Basiszinssatz nach 247 Abs. 1 BGB zu verzinsen (Basiszinssatz ab : -0,38 %). senden wir neben der Anmeldebestätigung für Ihre Unterlagen auch die Anmeldebestätigung für die/den Versicherte/n weiterhin in einer Sendung an Sie. Auf der Anmeldebestätigung für die/den Versicherte/n ist die Versicherten-Adresse bereits angedruckt. Sie können die Anmeldebestätigung dann an die Versicherten bequem weiter geben. Ein Starterpaket wird von uns in diesen Fällen nicht beigelegt, so dass ggf. die Broschüren von Ihnen ausgehändigt werden können. 3. Einmalige Pauschalzahlung 2013 nach TVöD D ie einmalige Pauschalzahlung 2013 stellt steuerpflichtiges Entgelt dar und ist damit auch zusatzversorgungspflichtig ( 62 Abs. 2 unserer Satzung). Nach dem Tarifvertrag über eine einmalige Pauschalzahlung vom ist für Beschäftigte (ehemalige Angestellte) der Entgeltgruppen 2 bis 8 unter bestimmten Voraussetzungen eine einmalige Pauschalzahlung in Höhe von 300 vereinbart worden. Die Pauschalzahlung war im Oktober 2012 fällig, sofern für mindestens einen Tag im Jahr 2012 bis zum Anspruch auf Entgelt bestand und das Arbeitsverhältnis auch im Oktober 2012 noch besteht. Da wir als Zusatzversorgungseinrichtung in einem teilweise kapitalgedeckten Verfahren arbeiten, sind wir verpflichtet, aus den Beiträgen die durch Tarifvertrag verbindlich vorgegebenen Ansprechpartner Zinserträge tatsächlich zu erwirtschaften. Um dieses Ziel erreichen zu können, ist es unbedingt erforderlich, dass uns die Zahlungen rechtzeitig zugehen und für die Geldanlage zur Verfügung stehen. Auch für Umlagen ist eine rechtzeitige Zahlung erforderlich, damit sie für die laufende Finanzierung der Renten verwendet werden können. Um diese Finanzierungsmöglichkeiten zu haben, werden wir in Zukunft verstärkt säumige Für das Jahr 2013 steht die Zahlung unter der Bedingung, dass bis spätestens 1. Januar 2013 keine Entgeltordnung zum TVöD für den Bereich der VKA in Kraft getreten ist. Nachdem diese Bedingung erfüllt ist, ist im Monat Oktober 2013 die einmalige Pauschalzahlung zu leisten. Diese ist zusatzversorgungspflichtiges Entgelt. 3

4 Mitglieder mahnen, die bisherigen Kulanzzeiten deutlich verkürzen und die in unserer Satzung festgelegten Zinsen erheben. Für eine kurze Übergangszeit werden wir dieses Verfahren noch nicht durchführen, so dass Sie ggf. ihre Handlungsweise anpassen können. Nutzen Sie diese Zeit zur Überprüfung Ihrer internen Abläufe und stellen Sie, falls notwendig, durch entsprechende technische und organisatorische Vorkehrungen eine rechtzeitige Überweisung der Aufwendungen zur Zusatzversorgung sicher. Bisher konnten Beschäftigte, die bei der VddB oder der VddKO freiwillig weiterversichert waren, in der Zusatzversorgung nicht versichert werden, wenn diese Weiterversicherung später als drei Monate nach Aufnahme des Beschäftigungsverhältnisses bei dem Mitglied der Zusatzversorgungskasse endete ( 19 Abs. 1 Buchst. d unserer Satzung). Diese Regelung muss ab sofort nicht mehr beachtet werden, so dass also eine Versicherung in der Zusatzversorgung auch dann zu erfolgen hat, wenn eine freiwillige Weiterversicherung in der VddB oder VddKO besteht. Unsere Satzung wird alsbald geändert werden. 5. Kündigung der Überleitungsabkommen mit der Versorgungsanstalt der deutschen Bühnen (VddB) und der Versorgungsanstalt der deutschen Kulturorchester (VddKO) 6. Neues Formular: Antrag auf Betriebsrente W ir haben das Formular Antrag auf Betriebsrente für Versicherte neu aufgelegt und bitten Sie, von nun an nur noch das neue Formblatt zu benutzen. D ie Überleitungsabkommen zwischen der Arbeitsgemeinschaft kommunaler und kirchlicher Altersversorgung (AKA) e.v. und den oben aufgeführten Versorgungsanstalten werden zum gekündigt. Ab diesem Zeitpunkt ist keine Überleitung mehr zwischen den kommunalen und kirchlichen Zusatzversorgungskassen und den genannten Versorgungsanstalten möglich. Bisher erfolgte bei Überleitung eine Übertragung des versicherungsmathematischen Barwertes. Dieser wurde dann in Versorgungspunkte umgewandelt und führte so zu einer neuen Anwartschaft bei der annehmenden Einrichtung. Neu ist u.a. darin eine Frage nach Mutterschutzzeiten während des Versicherungsverhältnisses. Damit werden die Versicherten noch einmal nachdem wir schon in den Versicherungsnachweisen darüber informiert hatten auf die Geltendmachung von Mutterschutzzeiten vor 2012 hingewiesen. Bestehen solche Zeiten, so kann dies zu einer Erhöhung der Anwartschaft bzw. Rente führen. Haben Versicherte also während Ansprechpartner der aktiven Versicherungszeit solche Zeiten noch nicht bei uns geltend gemacht, werden sie im Rentenantrag nochmals auf dieses Thema hingewiesen. Die Altersversorgungssysteme der Zusatzversorgung und der o.g. Versorgungsanstalten sind zwischenzeitlich so unterschiedlich, dass eine Überleitung nicht mehr sinnvoll ist. Zudem gab es eine Reihe offener Fragen zwischen den verschiedenen Versorgungseinrichtungen, die nicht geklärt werden konnten. Daher hat die AKA die Überleitungsabkommen gekündigt. Grundsätzlich sollten Sie Formulare stets direkt von unserer Internetseite herunterladen, um so immer die aktuelle Version zu nutzen. 4

5 7. Rundschreiben per Bitte buchen Sie die Seminare und Workshops direkt bei der W ie wir schon mehrfach mitgeteilt haben, wird es unsere Rundschreiben nur noch bis zum Ende dieses Jahres in gedruckter Form geben. Ab 2014 werden wir Sie dann jeweils per informieren, wenn ein neues Rundschreiben auf unserer Internetseite eingestellt wird. Dort finden Sie wie bisher schon alle unsere Rundschreiben archiviert mit Inhaltsangabe. Bayerischen Verwaltungsschule (BVS) Ridlerstraße München kundenservice@bvs.de Telefax: 089 / Telefonische Auskünfte und Anmeldung: 089 / Falls Sie uns bisher noch nicht Ihre Adresse mitgeteilt haben, können Sie dies direkt im Portal vornehmen oder teilen Sie uns die Adresse(n) per Mail mit: ktotzke@versorgungskammer.de Für unsere Mitglieder in der Pfalz bieten wir am 1./2. Oktober 2013 ein zweitägiges KompaktSeminar in Pirmasens an (Kosten: 260 ohne Unterkunft inkl. Verpflegung). Bitte buchen Sie dieses Seminar direkt über 8. Seminartermine 2. Halbjahr Kommunales Studieninstitut Pirmasens Herr Dieter Boder Hauptstr Pirmasens ksi@stadt-pirmasens.de Fax: / Telefon: / A uch in der 2. Hälfte des Jahres 2013 bieten wir wieder zahlreiche Seminare und Workshops zur Zusatzversorgung an. Die Seminare dienen dazu, Personalsachbearbeitern alle wesentlichen Kenntnisse zum Recht (Leistungsrecht, Versicherungspflicht, Steuerund Sozialabgaben) und Meldewesen der Zusatzversorgung zu vermitteln. Bei den Workshops liegt der Schwerpunkt darauf, selbständig Lösungen für Meldungen an die Zusatzversorgungskasse zu finden. Ihre Fragen zur Zusatzversorgung beantworten wir Ihnen gerne: Ansprechpartner Die aktuellen Termine finden Sie auf unserer Internetseite unter Service > Termine > Seminare und Workshops und auf Seite 6 dieses Rundschreibens. Pflichtversicherung und PlusPunktRente (089) info@bvk-zusatzversorgung.de Jahresabrechnung und Meldeverfahren (089) arbeitgeberservice@bvk-zusatzversorgung.de für Mitglieder in der Pfalz (06322) Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden Denninger Straße München Telefon Telefax info@bvk-zusatzversorgung.de 5

6 Seminare und Workshops zur Zusatzversorgung Seminare Zusatzversorgung kompakt Alle Seminare sind ganztägige Veranstaltungen (8 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten), in denen alle grundlegenden Kenntnisse zur Zusatzversorgung vermittelt und aktuelle Themen behandelt werden. Sie sind vor allem für Beschäftigte aus der Personalverwaltung und der Lohn- und Gehaltsabrechnung bestimmt, die die Meldungen für die Zusatzversorgung vollziehen. Zweitägige Veranstaltung, in der man neben den Grundlagen auch den Umgang mit schwierigen Fällen kennen und für die Praxis anwenden lernt. Kombination aus Seminar (1.Tag) und Workshop (2.Tag) Themen sind insbesondere: Leistungsrecht Versicherungspflicht Meldeverfahren staatlich geförderte Altersvorsorge Entgeltumwandlung. Die Lehrgangsgebühr beträgt jeweils 180 (in Würzburg 193, da hier ein Mittagessen mit eingeschlossen ist). Lehrgangsgebühr 280, Unterkunft 46,00 Verpflegung 46, Augsburg Passau München Würzburg München Nürnberg Nürnberg PS PS PS PS PS PS PS Workshops zum Meldeverfahren in der Zusatzversorgung Die Workshops (6 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten) sind für Mitarbeiter/innen aus der Personalverwaltung, die die Meldungen zur Zusatzversorgung selbständig ausführen und vertiefte, detaillierte Kenntnisse erwerben wollen Würzburg München Nürnberg PS PS PS Die Lehrgangsgebühr beträgt 140 (in Würzburg 153 ). Bei ausreichender Nachfrage werden Zusatztermine angeboten Lauingen PS Utting PS Bitte melden Sie sich schriftlich unter Angabe der Veranstaltungsnummer an bei Bayerische Verwaltungsschule (BVS) Telefonische Auskünfte und Anmeldung: 089 / Für Fragen nach freien Plätzen steht Ihnen der Kundenservice der BVS unter der o.g. Telefonnummer oder Mailadresse zur Verfügung. Gerne können Sie die praktische Online-Anmeldung auf der Homepage der BVS ( nutzen. Bitte beachten Sie, dass die BVS die Anmeldung schriftlich (Brief, Fax, oder online) benötigt. Seminare in der Pfalz Kompakt-Seminar Pirmasens Kosten und Buchungsdaten siehe Nr. 8 dieses Rundschreibens.