MarktServices Nord. Die Elektronische Kreditakte zeitgemäße Archivierung plus MehrWert

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1 MarktServices Nord Die Elektronische Kreditakte zeitgemäße Archivierung plus MehrWert

2 Das Zeitalter der Elektronischen Kreditakte hat begonnen Die strategischen Entscheidungen zur Einführung eines optischen Archivs sind getroffen, Systeme und Dienstleister ausgewählt. Mit einem Klick ist der Weg in ein neues Zeitalter beschritten. Akten werden nicht mehr aus verstaubten Kellern geholt, sondern direkt am Arbeitsplatz aufgerufen zeitgleich an unterschiedlichen Standorten und von verschiedenen Mitarbeitern. Die betriebswirtschaftlichen Vorteile sind eindeutig und die Wettbewerbsvorteile klar. Soweit die Vision. Wie bei anderen technologischen Fortschritten, gibt es auch bei der Einführung der E-Akte einige Hürden. Die entscheidende: die Akzeptanz der Anwender für diese Neuerung. Vielen Mitarbeitern fällt die Umstellung schwer, die klassische Papierakte bietet die Sicherheit des Gewohnten. Neue Systeme erfordern neue Arbeitsweisen. Und das alte System hat bestens funktioniert Ist das ein Grund, an Papierakten festzuhalten? Traditionelle Akten kosten viel Raum, weil große Büro- und Lagerflächen von Akten belegt werden. viel Zeit, weil die klassische Papierakte intensiver Pflege bedarf. Auch die Suche nach dem richtigen Dokument kostet oft die wertvolle Zeit der Mitarbeiter. viel Geld, denn Akten verursachen immense Lager- und Versandkosten und ziehen Folgekosten durch Kopieren, Ablegen etc. nach sich. viele Nerven, weil die Suche und das lange Warten nervenaufreibend sind. 2

3 Der Faktor Anwender entscheidet Der Umstellung auf die E-Akte können Sie mit der Begleitung eines professionellen Dienstleisters gelassen begegnen. Unterstützung und Beratung von der Konzeption an helfen, Ihre Rahmenbedingungen aber auch mögliche Befindlichkeiten Ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen. Bei der Analyse und der Erarbeitung der neuen Struktur der Dokumente sollten Sie auf einen erfahrenen Dienstleister vertrauen. Die Gestaltung der perfekten neuen Gliederung entscheidet über den Erfolg. Hierbei kommt es nicht nur auf kreditfachliche Zwänge an viel wichtiger ist es, eine ergonomische E-Akte zu entwickeln. Die Bestandsdokumente müssen intelligent reduziert werden. Gerade diese Aufgabe kann ein Dienstleister effizienter erledigen. Die Festlegung der Dokumenten- und Übersetzungspläne hat direkte Auswirkung auf die Recherchemöglichkeiten und damit auf die Akzeptanz der zukünftigen Nutzer. Nur wenn der Faktor Mensch angemessen berücksichtigt wird, lassen sich die ökonomischen Vorteile voll ausnutzen. Und die sind enorm: Mit der E-Akte werden Ihre internen und externen Prozesse schlanker und schneller. Alles wird einfacher Sämtliche Dokumente werden zentral gespeichert und können dann sofort nach der Qualitätssicherung auf dem Bildschirm aufgerufen werden. Gleichzeitig, dezentral und von allen Mitarbeitern. Durch die intelligente Rechtevergabe ist geregelt, dass nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff erhalten. Gerade besonders schutzbedürftige Dokumente, wie zum Beispiel Unterlagen von Mitarbeitern oder VIP-Kunden, gehören unbedingt in die digitale Akte. Durch das KURS-Rechtesystem bleiben unerwünschte Blicke zuverlässig draußen. Hohe Lager- und Papierkosten und der immense Zeitaufwand des Suchens gehören der Vergangenheit an. Durchlaufzeiten sind erheblich kürzer, die Ablagestruktur standardisiert und der Flächenbedarf minimiert. Digital vom Kunden übergebene Dokumente können direkt in die E-Akte einfließen. Und nicht zuletzt ermöglicht erst die E-Akte die Automatisierung dokumentenbasierter Prozesse bei der Kreditbearbeitung. Das Ergebnis: Ihre Mitarbeiter können sich intensiver dem Kunden widmen. 3

4 ???????????????????????????????????? Nicht Suchen, sondern Finden die E-Akte nach Maß Der Maßstab sind Ihre Sparkasse, Ihre Prozesse, Ihre Anforderungen. Diese Rahmenbedingungen werden schon in der Planungs-Phase einbezogen. Frühzeitige Unterstützung bei der Konzeption sowie eine begleitende Kommunikation helfen Ihren Mitarbeitern bei der Eingewöhnung. Die MSN baut nicht nur auf überlegene Technik. Der Faktor Mensch steht im Fokus: nicht das Suchen, sondern das Finden von Dokumenten ist Programm. Bei der Entscheidung für ein optisches Kreditarchivsystem kommt es neben kreditfachlichem Know-how und optimaler Technik auf die Qualität des Dienstleisters an. Das Vertrauen in die Kompetenz der MarktServices Nord (MSN) zahlt sich schnell und vor allem nachhaltig für Sie aus. Als qualitätsorientierter Fullservice- Dienstleister bietet Ihnen die MSN dank langjähriger Erfahrungen in der Dokumentenarchivierung ein garantiert ausgewogenes und praxiserprobtes Gesamtprodukt. Nicht zuletzt werden Qualität und die Einhaltung des Leistungsversprechens regelmäßig durch die TÜV NORD CERT GmbH in einem freiwilligen und unabhängigen Zertifizierungsverfahren nach DIN-EN-ISO 9001:2008 bescheinigt. Die MarktServices Nord unterstützt Sie dabei, Ihre Prozesse an die neue Arbeitsweise anzupassen. Dabei können sich Ihre Kreditspezialisten mit ihren Erfahrungen einbringen. So lässt sich ein doppelter Nutzen erzielen: Die neuen Prozesse sind praxistauglich und besitzen gleichzeitig eine erhöhte Akzeptanz. Ihre Mitarbeiter sind eingebunden und stehen damit von Anfang an zur neuen E-Akte. Bewährte Prozesse, perfekt auf Ihre Sparkasse abgestimmt Nach der gemeinsamen Planung erfolgt die Digitalisierung Ihrer Akten. Mit professionellem Blick werden die Dokumente durch die MSN indexiert, aufbereitet und schließlich digitalisiert. Erst nach der Qualitätssicherung werden Nicht-Originale vernichtet, Rest-Akten an Ihre Sparkasse zurück geliefert und die E-Akten online an die Finanz-Informatik weitergeleitet. Sie profitieren von perfekt strukturierten Dokumenten und komfortablen, fein gegliederten Recherchemöglichkeiten. 4

5 Endablage vorbereiten 1. Rest-Akten 2. Stapelverwahrung 3. Vernichtung Online-Recherche der Berater Elektronische Kreditakte der Prozess Die MSN begleitet Ihre Sparkasse Schritt für Schritt. Damit wirklich alle Vorteile Ihrer maßgeschneiderten E-Akte schnell zum Tragen kommen. Ihre 10 Vorteile auf einen Blick Einsparungen bei Druck-, Kopier-, Lager- und Transportkosten Entlastung von aufwändigen Routinearbeiten Keine eigene, teure und pflegeintensive Erfassungslösung notwendig Zentrale Speicherung und Datensicherung der Dokumente Gleichzeitiger, standortunabhängiger Zugriff möglich Intelligente Rechtevergabe schützt sensible Kundendaten Schnelle, fein gegliederte Suche nach und in den Dokumenten Hohe Datenqualität und -sicherheit immer nach neuesten Standards und Vorschriften Zukunftssicherheit garantiert Prozesse und Technik werden kontinuierlich weiterentwickelt Konzeption, Beratung, Analyse und Service aus einer Hand kreditfachliches Know-how inklusive 5

6 MarktServices Nord Prozesse plus MehrWert Die MarktServices Nord ist spezialisiert auf marktnachgelagerte Serviceprozesse der Sparkassen. Und steht für hohe Effizienz mit MehrWert-Services nach Maß. Wir offerieren unseren Kunden ein breites Leistungsspektrum auf höchstem technischen und logistischen Niveau. Wir bieten für Sparkassen sowie für weitere potenzielle Mandanten aus der Sparkassen-Finanzgruppe die Bearbeitung von marktnachgelagerten Serviceprozessen in den Bereichen: Effizienz erhöhen, Synergien schaffen, Produktivität steigern Die Nutzung unserer Marktfolge-Angebote hat für Ihre Sparkasse entscheidende Vorteile: Sie können sich voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, Ihre Qualitätsstandards werden durch den Einsatz verbundkonformer Geschäftsprozesse gesichert. Das Vertrauen unserer Kunden ist dabei unser wichtigstes Gut und bildet die Basis für die erfolgreiche Zusammenarbeit. Marktfolge Aktiv Marktfolge Passiv Dokumentenmanagement Zahlungsverkehr Der Vertrieb wird entlastet und die Leistungsfähigkeit Ihrer Sparkasse gesteigert. Was können wir für Ihre Sparkasse tun? 6

7 Ihre MSN-Vorteile: Hochwertige Leistungen zu marktfähigen Preisen dafür steht MSN die MarktServices Nord aus Hannover Breites Leistungsspektrum: Umfassendes Service-Angebot für Prozesse im Zahlungsverkehr sowie rund um Giro-, Spar-, Online-Konten, standardisiertes Kreditgeschäft und Immobilienbewertungen Service nach Maß: Individuelle Umsetzung Ihrer marktnachgelagerten Serviceprozesse Optimierter Kundenservice: Kurze Bearbeitungszeiten, individuelle MehrWert-Services Hohe Qualität: Kontinuierliche Fortbildung und Spezialisierung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Überlegene Technologie: Modernste Ausstattung und bestes technisches Know-how Flexiblere Kostenstrukturen: Umwandlung Ihrer fixen Personalkosten in variable Sachkosten Kostentransparenz: Klar strukturierte Leistungspakete und leicht verständliche Abrechnungsverfahren 7

8 MarktServices Nord GmbH Hans-Böckler-Allee Hannover Telefon Telefax Jörg-Hilmar Schubert Telefon Telefax Annette Gnilka Telefon Telefax Stand: Juni 2012

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