Kredit für die Einführung einer Spracherkennung im Universitätsspital

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1 Regierungsrat des Kantons Basel-Stadt An den Grossen Rat GD/P Basel, 1. November 2006 Regierungsratsbeschluss vom 31. Oktober 2006 Ausgabenbericht betreffend Kredit für die Einführung einer Spracherkennung im Universitätsspital Basel (USB) Den Mitgliedern des Grossen Rates des Kantons Basel-Stadt zugestellt am 3. November 2006

2 Regierungsrat des Kantons Basel-Stadt Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1. Begehren Zusammenfassung Ausgangslage Projekt Einführung einer Spracherkennung Projektbausteine Projektorganisation Kosten Investitionskosten Betriebskosten Nutzen und Wirtschaftlichkeit Nutzen Wirtschaftlichkeit Risiken bei Nichtrealisierung Antrag...8

3 Regierungsrat des Kantons Basel-Stadt Seite 3 1. Begehren Mit diesem Ausgabenbericht beantragen wir Ihnen, zulasten des Objektkredites "Einführung einer Spracherkennung" einen Kredit von CHF 800'000, aufgeteilt auf die Jahre 2006 (CHF 400'000), 2007 (CHF 300'000) und 2008 (CHF ) zu bewilligen. 2. Zusammenfassung Die Spracherkennung ist ein bekanntes Mittel zur Rationalisierung und Verbesserung der Prozesse der Berichtsschreibung, welches eine breite Anwendung findet. In sämtlichen Bereichen des Universitätsspitals, in denen Berichte und Befundungen erstellt werden, ist eine Spracherkennung mit verschiedenem Fachvokabular sinnvoll. Die zu beschaffende Software wird die Prozesse der Befundung und Berichtschreibung effizienter und kostengünstiger gestalten. Ein Einsparungspotential im Schreibbereich von bis zu 50% kann damit erreicht werden. Der Bereich Pathologie verfügt bereits über eine Spracherkennungssoftware und konnte entsprechende Effizienzsteigerungen erzielen. In der Radiologie wird eine Spracherkennungssoftware dringend gewünscht, um eine entsprechende Effizienzsteigerung im Schreibbereich zu erreichen. Ebenso soll für die Arztberichtsschreibung eine Spracherkennung eingeführt werden. Ziel des Projekts ist es, alle Bedürfnisse des Universitätsspitals betreffend Spracherkennung zusammenzufassen und ein geeignetes Produkt zu evaluieren. Es soll ein Produkt angeschafft werden, welches zentral gewartet und betreut werden kann. 3. Ausgangslage Eine Lösung zur Spracherkennung umfasst die Komponenten für das Diktieren von Texten, ein entsprechendes Fachlexikon, das automatische Schreiben des diktierten Textes am PC und den Workflow des Diktatprozesses. Je nach Klinik kommen eine oder alle vier Komponenten zum Einsatz. Die Spracherkennung gewinnt an Bedeutung, da die Befunde aus folgenden Gründen schneller verfügbar sein müssen: Anforderungen von externen Spitälern, die ihre Befunde durch das USB erstellen lassen. Verschiedene Vergütungen je nach Geschwindigkeit der Befunderstellung (bis 100%) Interne Anforderungen zur Erhöhung der Qualität der Behandlung am Patienten Vernetzung der Spitäler in denen das USB vermehrt als Dienstleister auftritt. Aufgrund der obigen Gründe ist eine starke Nachfrage der Kliniken für Lösungen in der Spracherkennung vorhanden, da sie eine wesentliche Optimierung im Prozess der Arztbrief und Befundschreibung herbeiführt.

4 Regierungsrat des Kantons Basel-Stadt Seite 4 Viele der angebotenen Lösungen haben erhebliche Nachteile. Sie arbeiten nur mit genau einem Diktiergerät, der Workflow ist rudimentär, externe Schnittstellen fehlen, usw. Dies führt zu Problemen in der Umsetzung. Schwierigkeiten verursachen die folgenden Punkte: Viele Lösungen arbeiten mit genau einem Diktiergerät (Wechsel der Marke des Gerätes erfordert neue Softwarelösung) Gibt es mehrere Lösungen muss jedes Expertensystem zu jeder Lösung eine Schnittstelle erstellen und auch warten. Lösungen die mit Bändern arbeiten, genügen den Anforderungen nicht mehr. Die Workflow Komponente muss auch künftigen Anforderungen genügen und die Standardschnittstellen des Spitalbereiches zur Verfügung stellen. Die Betreuung von verschiedenen Lösungen für den gleichen Prozess ist aufwendig. 4. Projekt Einführung einer Spracherkennung Die Einführung einer einheitlichen Spracherkennungs-Software für alle Bereiche des Universitätsspitals soll folgende Ziele abdecken: Die Berichterstellung und Befundung wird durch den Einsatz einer Spracherkennungssoftware effizienter. Der Prozess der Befundschreibung ist optimiert. Der Berichterstellungsprozess wird durch den Einsatz einer Spracherkennungssoftware schneller, benötigte Berichte und Befunde stehen zeitnaher zur Verfügung. Sämtliche Massnahmen zum Schutz der Daten werden eingehalten. 4.1 Projektbausteine Das Projekt setzt sich aus folgenden Bausteinen bzw. Projektschritten zusammen: Prozessanalyse/Prozessoptimierung In einem ersten Schritt wird der Standardworkflow mit den KPI (Key Performance Indicator) sowie der Bedarf an unterschiedlichen Endgeräten im USB erhoben. Für die Einführung werden die Abweichungen der einzelnen Schreibprozesse der Kliniken analysiert und entsprechende Workflowgruppen zur Verfügung gestellt. Einholen von Offerten / Evaluation / Entscheid Mit den Grundlagen aus den Prozessanalysen werden ein Pflichtenheft mit den Anforderungen und ein Fragebogen für die Evaluation erstellt. Diese werden den Anbietern für die Offertenstellung abgegeben. Bestellung / Vertrag Auf Basis des Lieferantenentscheides wird ein Vertrag erstellt.

5 Regierungsrat des Kantons Basel-Stadt Seite 5 Umsetzung / Test / Anpassung / Abnahme Aufgrund des Pflichtenheftes wird das entsprechende für den Lieferanten zu erfüllende Lastenheft erstellt, welches für die Umsetzung dient. Anschliessend zur Umsetzung wird mittels der Testphase die Abnahme für den produktiven Start erreicht. Schulung/ Pilot / Einführung im USB Die Pilotphase erfolgt in der Radiologie des USB. Review /Abschlussbericht / Schlussabnahme für Überführung in Wartung Nach erfolgreichem Produktivstart wird nach drei Monaten erfolgreichem produktiven Einsatz die Schlussabnahme erteilt und das System in den Wartungsvertrag überführt. 4.2 Projektorganisation AUFTRAGGEBER Spitalleitung/Direktion USB R. Ziegler STEUERUNGSAUSSCHUSS A. Gremaud, Vorsitz Ö. Güven, Unternehmensentwicklung B. Bachmann N. Gyr PROJEKTLEITUNG V. Baumgartner TEILPROJEKTE Technische Grundlagen S. Santini Prozess-integration V. Baumgartner Einführung C. Schraner Schulung E. Treppke Das Gesamtprojekt untergliedert sich organisatorisch in vier Teilprojekte. Es sind dies die Teilprojekte "Technische Grundlagen", "Prozessintegration", "Einführung" und "Schulung". Die Teilprojektverantwortlichen sind unter der Projektleitung für die erfolgreiche Umsetzung der einzelnen Projektbausteine zuständig. Die Projektorganisation umfasst interne Mitarbeiter des USB. Je nach Bedarf und Projektstand werden die Mitarbeitenden in den Teilprojek-

6 Regierungsrat des Kantons Basel-Stadt Seite 6 ten selektiv eingesetzt. Bei speziellen Fragestellungen werden weitere interne und externe Mitarbeitende nach Bedarf beigezogen. Die Projektleiterin, V. Baumgartner, hat langjährige Erfahrung in der Leitung von Grossprojekten und ist Spezialistin in der internen USB-Projektmethodik. Die zeitliche Planung für die Projektbausteine ist nachfolgend aufgeführt: Jahr Prozessanalyse/Prozessoptimierung Offerten, Evaluation, Entscheid 1. Teil Lizenzen Umsetzung/Test/Abnahme 2. Teil Lizenzen Schulung/Pilot/Einführung Rview Abschlussbericht/ Überführung der Betreuung in den Applikationssupport. 5. Kosten 5.1 Investitionskosten 1 Die gesamten Investitionskosten setzen sich aus folgenden Komponenten zusammen: Finanzbedarf Hardware 210'000 Software inkl. Lizenzen 220'000 Detailanalyse und Sollprozesse 200'000 Interne Schulung 40'000 Integration in USB Softwarelandschaft 80'000 Statistik/Auswertung KPI 40'000 Reserve Inkl. MWSt.

7 Regierungsrat des Kantons Basel-Stadt Seite 7 Bezeichnung Beratung / Programmierunware Software Hard- Total Erstellen Detailbedarfsanalyse 60'000 60'000 Erstellen der Sollprozesse/Anpassungen 140' '000 Hardware/Installationsberatung 20' ' '000 Software inkl. Lizenzen 220' '000 Interne Schulungen 40'000 40'000 Integration in USB Softwarelandschaft 80'000 80'000 Statistik/Auswertungen der KPI 40'000 40'000 Reserve 10'000 Total 380' ' ' ' Betriebskosten 2 Die Betriebskosten liegen bei 20% der Kosten für Lizenzen und Hardware (Kosten der Hardware und Lizenzen CHF 410'000). 6. Nutzen und Wirtschaftlichkeit 6.1 Nutzen Mit der Umsetzung des Projektes werden folgende Nutzeneffekte realisiert: Die Befundschreibung mittels Spracherkennung wird effizienter. Befunde und Berichte stehen schneller zur Verfügung. Der gesamte Prozess der Berichterstattung und Befundschreibung wird optimiert. Gemäss internen Abklärungen und Resultaten von anderen Spitälern (Beispiel: Wels Kieferchirurgie, Radiologien in Schweden) wurde gesamthaft ein Einsparpotential des personellen Aufwandes im Schreibprozess von 20% bis 50 % festgestellt. Die neue Spracherkennungs-Software entspricht dem heutigen Stand der Technik. Alle von den Benutzern benötigten Funktionen stehen zur Verfügung. Die technische Lösung entspricht dem heute gültigen USB-Standard im Bereich der Softund Hardware, der Datenbanktechnologie, dem Netzwerk und der Sicherheit. Ein Ausfall- und Backup Prozedere ist implementiert und funktionsfähig. Die neue Spracherkennungs-Software kann in bestehende Applikationen integriert werden (Pathowin, INORIS, SISMED, etc.). 2 Inkl. MWSt.

8 Regierungsrat des Kantons Basel-Stadt Seite 8 Aufgrund von Vergleichen mit anderen Kliniken sollte im Bereich der Radiologie und Pathologie das Potential von 50% ausgeschöpft werden können. Im Klinikum Wels in Österreich wurde die elektronische Akte mit einer Diktatlösung eingeführt. Diese Lösung hat zum Beispiel in der Kieferchirurgie dazu geführt, dass die Diktate durch die Sekretariate innert 5 Minuten in der Akte eingepflegt wurden und verfügbar waren. Zudem wurde der administrative Aufwand, da die Daten elektronische schnell verfügbar waren, in den Sekretariaten um die erwähnten 50% reduziert. Der Nutzerkreis sind die Ärzte des USB, welche in der Befundschreibung unterstützt werden und die Sekretariate, welche optimale Vorlagen zur Abarbeitung der Diktate erhalten. 6.2 Wirtschaftlichkeit Belegbare Auswirkungen hinsichtlich Wirtschaftlichkeit beim Einsatz einer Spracherkennung finden sich vor allem bei der Erstellung von Gutachten. In diesem Bereich werden 500 Gutachten pro Jahr erstellt, welche bei zeitgerechter Lieferung mit CHF 12'000.- vergütet werden. Erfolgt die Lieferung später, so beträgt die Vergütung lediglich CHF 6' Um den höheren Ansatz zu erreichen, ist die Umsetzung des Projektes zwingend nötig. Wir vermeiden einen Minderertrag von CHF 300'000 pro Jahr mit der Umsetzung des Projektes in diesem Bereich. 6.3 Risiken bei Nichtrealisierung Einzelne Kliniken würden individuell Systeme beschaffen oder auf die Optimierung verzichten. Die Folgen wären ein Wildwuchs der Applikationen, Mehraufwendungen bei den sich daraus ergebenden Schnittstellen und deren Wartung sowie eine geringere Verfügbarkeit der Daten und schlechtere Betreuung der Endnutzer. 7. Antrag Das Finanzdepartement hat den vorliegenden Ausgabenbericht gemäss 55 des Gesetzes über den kantonalen Finanzhaushalt (Finanzhaushaltgesetz) vom 16. April 1997 überprüft. Gestützt auf unsere Ausführungen beantragen wir dem Grossen Rat die Annahme des nachstehenden Beschlussentwurfes. Im Namen des Regierungsrates des Kantons Basel-Stadt Barbara Schneider Präsidentin Dr. Robert Heuss Staatsschreiber Beilage Entwurf Grossratsbeschluss

9 Regierungsrat des Kantons Basel-Stadt Seite 9 Grossratsbeschluss betreffend Gewährung eines Kredits für die Einführung einer Spracherkennung im Universitätsspital Basel (vom [Hier Datum eingeben]) Der Grosse Rat des Kantons Basel-Stadt, nach Einsicht in den oben stehenden Ratschlag und in den Bericht Nr. [Hier Nummer des GRK-Berichts eingeben] der [Hier GR-Kommission eingeben]- Kommission, beschliesst: ://: Zur Realisierung des Projektes "Einführung einer Spracherkennung" wird ein Kredit von CHF 800'000, aufgeteilt auf die Jahre 2006 (CHF 400'000), 2007 (CHF 300'000) und 2008 (CHF 100'000) zulasten des Gesundheitsdepartements, Universitätsspital Basel, Budgetposition bewilligt. Dieser Beschluss ist zu publizieren.

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