Projektplanung: Von der Idee zum Projekt

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1 Projektplanung: Von der Idee zum Projekt Jörg Scherer European Research and Project Office GmbH St. Wendel, 25. Mai 2011

2 Projektdefinition? Was ist ein Projekt? Was ist Projektmanagement?

3 Projektdefinition

4 4 Phasen des Projektmanagements DEFINITION PLANUNG AKTION ABSCHLUSS Problemanalyse * Zielerklärung * Definition von Handlungs- und Verantwortungs- Bereichen * Projektrisiken Aktivitätenliste * Aktionsplan * Meilensteine * Teambildung Durchführung * Planungs- Aktualisierung * Steuerung bei Abweichungen * Projektcontrolling Abschluss- Analyse * Abschluss- Bericht * Auflösung des Projektes

5 Spezifische Charakteristika Innovationsprojekte Innovationsprojekt Routinearbeit Einmalig, zeitlich begrenzt nicht strikt planbar Ergebnisse nicht absehbar viele unerwartete Risiken Improvisation Teil eines gemeinsamen, übergeordneten Ziel/Themas wiederkehrend, fortlaufend planbar Ergebnisse absehbar Risiken absehbar Arbeitsabläufe strukturiert und durchgeplant Einzelarbeitsablauf

6 Innovation durch Verbundprojekte Verbund-Innovationsprojekte meist große Konsortien, viele Projektpartner oft interkulturell, international, interdisziplinär viele Experten für viele verschiedene Fachgebiete Planung + Struktur besonders wichtig, wenn Ergebnisse einzelner Partner von anderen Partnern als Ausgangsbasis benötigt werden Je mehr Projektpartner, desto höher der Managementaufwand

7 Projektplanung so denkt der Forscher.. Teilaspekte? Interdisziplinäre Elemente Welches Thema Was ist Nicht- Thema? Methodik? Vorgehensschritte? Stand der Technik Literatur- und Datenanalyse

8 Forschung vs Projektmanagement Wissenschaftler: Fokus auf Forschung Risiken, Erfolg + Misserfolg: Rein fachliche Interpretation Projektziele werden aus Ergebnissen abgeleitet Forschungsprozess verläuft inputorientiert, nicht zielorientiert (abhängig von Zufällen und Ehrgeiz) PM-Ziele (Termin-, Leistungs- + Kostenziele) nachrangig PM: lästige Administration PM-Methoden für Forschungsprojekte sind rar Projektstruktur-, Termin-, Ressourcen- + Risikoplanung?

9 Hand in Hand: Innovation + Projekt-MGT Systemgestaltung und prozessorientiertes PM sind bei guter Praxis eng verflochten und werden gemeinsam bearbeitet Vernachlässigt man die Prozessgestaltung wird die Problemlösung chaotisch; es entstehen Redundanzen, Lücken und Konflikte Problemlösung und Management der Problemlösung beeinflussen sich gegenseitig

10 Innovationsprojekt - Management Unter (Teil-) Projekte? Zum erfolgreichen Projekt gehört auch das effektive Innovationsprojekt-Management Dokumentation? Qualitäts- MGT? Arbeitspakete, Aktivitäten? Risiko- MGT? Controlling? Team- MGT? Kommunikatio n? Entscheidungsabläufe? Wie strukturiere ich das Finanz- Forschungsvorhaben in Phasen? MGT?

11 Forscher versus Projektleiter? Welche unterschiedlichen Anforderungen werden gestellt an Forscher/Ideengeber? Projektmanager?

12 Forscher/ Ideengeber Strebt nach Erkenntnisgewinn Fasziniert von der Suche nach Ursache und Wirkung Angetrieben von persönlicher Neugier Arbeitet meist explorativ Hohes Abstraktionsvermögen, um sich von der Realität zu lösen Hohes Maß an analytischem Denken

13 Projektmanager Gestaltet nicht den Projektgegenstand, sondern den Prozess! Kompetenz in Organisation, Führung und Planung Arbeitet gemäß gegebener Strukturen Ausgeprägte Ergebnisorientierung Freude an Teamarbeit

14 Zieldefinition versus Zielflexibilität Klassischer MGT-Ansatz Möglichst genaue Definitionen, Strukturen, Ziele Forschungs-MGT Versuch, das Unplanbare zu planen Definition eines Ziels mit ausreichender Präzision und gleichzeitig genug Raum für Sensationen Erkenntnisfortschritt definieren? Maß zwischen Zieloffenheit und Zielsturheit

15 Zieldefinition versus Zielflexibilität Lösung: Rollende Planung Grobplanung vorhanden, Detailplanung wird nur für bestimmten Zeithorizont durchgeführt Parallel zur Projektdurchführung werden die nächsten Phasen geplant Sehr klare Grobplanung + Qualitätssicherung für die Projektplanung unabdingbar Immer dann sinnvoll, wenn große Planungsunsicherheiten bestehen

16 Projektplanung? Wie beginne ich mit der Projektplanung?

17 Projektplanung Erste Schritte Projektidee + ungefähres Projektziel Strategieplanung Partnersuche Strategieplanung Ggf. Identifikation von Fördermöglichkeiten Ressourcenplanung Was kommt dann? Detaillierte inhaltliche Projektplanung Sorgfältige Partnerauswahl Initialtreffen

18 Projektplanung? Wer ist der ideale Projektpartner?

19 Partner für Verbundprojekte Der ideale Partner zeichnet sich aus durch: Fachkompetenz Komplementarität Verlässlichkeit Erreichbarkeit Engagement Erfahrung in der Durchführung von Projekten Managementqualitäten kommunikative Fähigkeiten Achtung Motivation der Partner extrem wichtig Quotenpartner ja/nein? Finanzielle Bonität hinterfragen

20 Projektstrukturplanung (PSP) Alle Partner sind ausgewählt. Und jetzt? Definition der Projektstruktur Evt. inhaltliches Konzept anpassen Projektziele festlegen Aufgaben definieren Verantwortlichkeiten definieren Partnerrollen wer macht was? Arbeitsabläufe im Konsortium strukturieren Zeitpläne erarbeiten Projektmanagement- Tools

21 Projektplanung: PM-Tools Liefergegenstände (Deliverables) Konkretes, nachprüfbares Ergebnis eines Projektes Berichte, Prototypen, etc. Meilensteine (Milestones) Ereignis besonderer Bedeutung Zeitpunkt, an dem eine besondere Entscheidung ansteht (ja/nein) Voraussetzung für den Start anderer Vorgänge Meist Unter- bzw. Zwischenziele eines Projektes Ermöglichen kritische Überprüfung des Prozesses und ggf. eine weitere Fortsetzung in unterschiedliche Richtungen Bieten Zielflexibilität Optionenmanagement

22 Projektplanung: PM-Tools

23 Projektplanung: Gantt Chart Strukturplan zum Projektablauf: Gantt Chart Zeitplanung Graphische Darstellung der zeitlichen Abfolge von Aktivitäten Beginn, Ende, Dauer

24 Projektplanung: Pert Diagramm Strukturplan zum Projektaufbau: Pert Diagramm Program Evaluation and Review Technique Graphische Darstellung der Arbeitsabläufe im Projekt Arbeitspakete Abhängigkeiten, Wechselwirkungen

25 Risikomanagement Innovationsprojekt Risiko Jeglicher Vorfall, der Einfluss auf die vordefinierten Projekterfolge und Deliverables nehmen könnte (pos/neg) Risikomanagement Prozesse zur Feststellung und Analyse des Projektrisikos sowie der Reaktion auf das Projektrisiko Maximierung der Auswirkungen positiver Ereignisse, Minimierung der Konsequenzen negativer Ereignisse Risikoidentifikation Risikobewertung Entwicklung von Maßnahmen zur Risikobewältigung Risikoverfolgung 3 Arten von Risiken Projektmanagement basierte Risiken Wissenschaftliche/technologische Risiken Wirtschaftliche Risiken

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