Template-driven Process Reframing Kostenoptimierung von Beginn an

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1 Template-driven Process Reframing Kostenoptimierung von Beginn an Dr. Uwe G. Seebacher USP Consulting GmbH D München Wolfratshauser Str. 102a Tel.: Fax: Bankverbindung HypoVereinsbank, BLZ Kto.Nr.:

2 Die Realität zeichnet ein erschreckendes Bild Im Rahmen unserer SAP-Implementierung wurden uns die Standardprozesse einfach übergestülpt! CFO, Internationaler Finanzdienstleister Bei uns hat das Reengineering nicht funktioniert und die Kosteneinsparungen haben wir nie realisiert! Bereichsleiter, Internationaler Chemiekonzern..rund drei Viertel aller Business Process Reengineering Projekte werden seitens der befragten Unternehmen als zu teuer und nicht erfolgreich abgeschlossen eingestuft! Gartner Group,

3 Die Ursachen sind vielfältig und finden ihren Ursprung meist bereits zu Projektbeginn Falsche Strategie ( Make or Buy ) Ineffizientes Projektmanagement Falsche Zeitplanung Zu viele parallel laufende Projekte Unzureichende Analyse der Aufbau- und Ablaufstrukturen der Organisation Fehlen von flexiblen Lösungen und Methoden zur Umsetzung 2

4 Die Konsequenz für Unternehmen sollte daher lauten Projektqualität optimieren Kosten minimieren Konsistente Projektplanung sicherstellen Projektmanagement vereinfachen und konsequent nutzen Eigene Mitarbeiter stärker inhaltlich einbinden Überstülpen von Standardprozessen verhindern Unternehmensweites Instrument einsetzen und Budgetvergabe daran knüpfen Projekt-Monitoring sicherstellen Beratereinsatz reduzieren Inhaltliche Projekt- Dimension im Unternehmen belassen 3

5 Template-driven Process Reframing (TPR) Template Vorlage Anleitung Process Prozess Ablauf Reframing etw. einen neuen Rahmen geben Neuausrichtung 4

6 Template-driven Process Reframing (TPR) TPR basiert auf der Methodik Template-driven Consulting (TDC) TDC nutzt Vorlagen ( templates ), mit denen die Mitarbeiter des Unternehmens Schritt für Schritt durch das Projekt geführt werden im Sinne einer Anleitung Durch das Zurückverlagern ( Backsourcing`) der inhaltlichen Projektarbeiten kann der erforderliche Beratereinsatz um bis zu 75 % minimiert, die inhaltliche Dimension bei den eigenen Mitarbeitern verankert und ein effizienter Wissenstransfer in das Unternehmen realisiert werden 5

7 Wie funktioniert Template-driven Process Reframing Standard Consulting Prozeß Problem Definition und Verständnis Projekt Planung und Proposalentwicklung Operative Umsetzung Evaluierung TDC/TPR Consulting Prozeß Problem Definition und Verständnis Projekt Planung, und Abstraktion Template Generierung Zweidimensionale Umsetzungs- Unterstützung Differenzierungsgrad 0% 50% 98% 100% 6

8 Template-basiert erfolgt die Projektplanung, welche durch eine Vertikallogik konsistent und transparent wird Problem Definition und Verständnis Projekt Planung, Prozeß Entwicklung and Abstraktion Template Generierung Zweidimensionale Umsetzungs- Unterstützung Overview-Charts: Project Status Report Name of project Overview-Charts: Project Manager Project Project Overview Overview Name of project Name of project Sponsor/ Objective Owner Summary Sponsor/ Owner Project Manager Project Manager Description of Deliverable Project Team Project Team Objective Summary Objective Summary Project Status Project Status Nature of relationship Nature of relationship with other projects with other projects Current Status Time Frame Next Steps The The GANTT-Chart GANTT-Chart as as Basis Basis For For Our Our Time Group Human Resources Time Group Human Resources Management Management (Annual (Annual overview) overview) Dec. 1 st Quarter 2 nd Quarter 3 rd Quarter 4 th Quarter Dec. 1 st Quarter 2 nd Quarter 3 rd Quarter 4 th Quarter Phases Working Months 12/ Phases Working Months 12/ packages packages Act.package # 1 Act.package # 1 Package # 2 Task # 1 Package # 2 Task # 1 Package # 3 Package # 3 Package # n Package # n Act.package # 1 Act.package # 1 Package # 2 Package # 2 Task # 2 Package # 3 Task # 2 Package # 3 Package # n Package # n Act.package # 1 Act.package # 1 Task # n Package # 2 Task # n Package # 2 Package # 3 Package # 3 Package # n Package # n Timeline for activity Milestone Timeline for activity Milestone 8 8 The The GANTT-Chart GANTT-Chart as as Basis Basis For For Our Our Time Group Human Resources Time Group Human Resources Management Management The The GANTT-Chart GANTT-Chart (overview (overview as as 1st Basis 1st Basis quarter) quarter) For For Our Our Time Group Human Resources Time Group Human Resources Management Management The (overview (overview 1st 1st quarter) The GANTT-Chart GANTT-Chart as as Basis Basis quarter) For For Our Our Time Group Human Resources Time Group Human Resources January Feruary March Management January Feruary March Task # 1 Management (overview Working (overview 1st 1st quarter) Task # 1 The quarter) Working packages The GANTT-Chart GANTT-Chart as Weeks 1 2 as January Basis Feruary packages Weeks 1 2 January Basis For For Our Our Time March Group Human Resources Time Feruary March Group Human Resources Task # 1 Working Task # 1 Management Working Management (overview packages Weeks (overview 1st 1 2 January 31st quarter) 4 quarter) March # 1 packages Weeks Feruary January Feruary March Task # 1 # 1 Working Task # 1 Working 2 packages Weeks # 2 # 1 packages Weeks 1 2 January Feruary March Package # 1 # 3 # 1 January Feruary March Package # 1 Task # 3# 12 Working # Task n # 12 Working # n # 3 # 1 packages Weeks Package # 1 Package # 1 # 3 # 1 packages Weeks # n # 2 # n # 2 Package # 1 # 3 # 3 # 1 Package # 1 # n # 1 # 2 # n # 2 # 2 # 2 # 1 Package # 3 # 1 # 3 Package # 2 Package # 3 # 2# 1 # 3 # n Package # 2 # n # 2 # n # n # 3 # 1 Package # 2 # 3 # 1 Package # 2 # n # 2 # n # 2 # 3 # 3 # 1 Package Package # 12 # 1 # 12 # n # n # 2 # 2 # 2 # 2 # 1 # 3 Package # n Package # 3 # 12 # 3 Package # n Package # 3 # 2# 2 # n # n # 2 # n Package # n # n # 3 # 1 Package # n # 3 # 1 # n # 2 # n # 2 Package # n # 3 Package # n # 3 # 1 # n # 1 Timeline for activity Milestone # n # 2 # 2 Timeline for activity Milestone Package # n # 3 Timeline for activity Milestone 9 Package # n # 3 Timeline for activity Milestone 9 # n # n 9 Timeline for activity Milestone 9 Timeline for activity Milestone 9 9 Timeline for activity Milestone Timeline for activity Milestone 9 9 Das Projekt bzw. alle Projekte werden auf die gleiche Arte und Weise dargestellt Im Übersichts-Template werden generelle Projektinformationen aber vor allem die Projektziele und Projektphasen dokumentiert Im Jahresüberblick- Template werden die Projektphasen in die Arbeitspakete untergliedert Die Arbeitspakete, Meilensteine und s werden auf dem GANTT-Chart auf Monateebene eingetragen Jedes Arbeitspaket wird danach auf den Quartals- GANTT-Charts in Aktivitäten unterteilt Die Quartalscharts werden auf Basis von Wochen erstellt Jeder Aktivität muss ein konkretes Ergebnis zugeordnet werden 7

9 Die Abstraktion dient der Ablaufdarstellung der Projektaktivitäten Problem Definition und Verständnis Projekt Planung, Prozeß Entwicklung and Abstraktion Template Generierung Zweidimensionale Umsetzungs- Unterstützung Im Rahmen der Abstraktion werden die Projektaktivitäten in eine logische Abfolge aus Input und Output-Kausalitäten gebracht Dadurch werden erforderliche operative Schritte evolviert Diese Schritte bilden die Basis für die folgende Template- Erstellung Zur Sicherstellung der optimalen Anwendung der Templates durch die Projektteams werden in dieser Phase spezifische Anforderungen und Erfahrungen der einzelnen Projektmitarbeiter und teams analysiert 8

10 Im Rahmen der Template-Erstellung werden die Projektaktivitäten in Vorlagen transformiert Problem Definition und Verständnis Projekt Planung, Prozeß Entwicklung and Abstraktion Template Generierung Zweidimensionale Umsetzungs- Unterstützung Auf Basis der Ergebnisse der vorangegangenen Phase werden nunmehr die Templates erstellt Mit grafischen Elementen, wie Textboxen, Flussdiagrammen, Blockpfeilen, etc. werden für die Projektmitarbeiter konkrete zu befüllende Vorlagen entwickelt Diese Templates werden danach je nach Komplexität und Projektumfang im Rahmen eines Pretests getestet und im Bedarfsfall entsprechend angepaßt Grob lassen sich folgende Template-Kategorien definieren: Steuerungs-Templates (Management) Inhalts- bzw. Ablauf-Templates (Produktion) Ergebnis-Templates (Reporting) 9

11 Beispiel: Steuerungs-Templates EXAMPLE Name of project Sponsor/ Owner Project Manager Project Team Objective Summary Project Status Nature of relationship with other projects 10

12 Beispiel: Steuerungs-Templates EXAMPLE Understanding of of Project Title These Aspects Reflect The Ever More Growing Demand for Project Title Solutions* Understanding of of Project Title Project Project Title Title has has been been defined defined as... as... Aspect 1 Aspect 2 Aspect 3 Aspect n Demand for Project Title Bullet Bullet 1 Bullet Bullet 2 Bullet Bullet 3 Bullet Bullet n Version: :39 Version: : * Source: if appropriate * Source: if appropriate Version: :39 Version: : The Growing Demand Leads to to the Following Benefits for for the Project Title Initiative Bullet Bullet Benefit 1 Bullet Bullet Bullet Bullet 1.n 1.n Benefit 2 Benefit n Version: :39 Version: : Diese Templates werden genutzt, um alle Projekte des Geschäftsbereichs konsistent und fokusiert darzustellen mit Projektverständnis (Was), Projektbedarf (Warum) und Projektzielsetzung (Wofür) 11

13 Beispiel: Steuerungs-Templates EXAMPLE The GANTT-Chart as Basis For Our Time Management (Annual overview) Phases Working packages 1 st st Quarter 2 n n d d Quarter 3 r r d d Quarter 4 th th Quarter Months Obj. # 1 Act.package # 1 Package # 2 Package # 3 Package # n Obj. # 2 Act.package # 1 Package # 2 Package # 3 Package # n Obj. # n Act.package # 1 Package # 2 Package # 3 Package # n Timeline for for activity Milestone 6 12

14 Beispiel: Steuerungs-Templates EXAMPLE The GANTT-Chart as Basis For Our Time The Management GANTT-Chart (overview as Basis 1st For quarter) Our Time The Management GANTT-Chart (overview as Basis 1st For quarter) Our Time The Management GANTT-Chart (overview as Basis 1st For quarter) January Our Time February Management Task # 1 (overview Working 1st quarter) March January packages Weeks February March Deliverables Task 13 # 1 Working January packages Weeks February March Deliverables Task 13 # 1 Working # 1 packages Weeks January Del. Del. # February March Deliverables Task 13 # 1 Working # 2 Deliverables Del. Del. # 2 # 1 packages Weeks Del. Del. # 1 # Del. Del. # 3 Package # 1 # 2 Del. # n Del. # Del. 2 # 1 Del. Del. # 1 Del. # n # 3 Del. Del. # 3 Package # 1 # 2 # n Del. Del. Del. # 2 # 1 Del. Del. # n # 3 Del. # Del. 1 Del. # 3 Package # 1 # 2 Del. # n Del. # Del. 2 Del. # n # 3 Del. Del. # 3 Package # 1 # n # 1 Del. Del. # n Del. Del. # 1 # 2 Del. Del. # 2 # 1 Del. Del. # 1 # 3 Del. Del. # 3 # 2 Del. Del. # 2 Package # # 2 1 # n Del. Del. # 1 Del. Del. # n # 3 Del. Del. # 3 # 2 Del. Del. # 2 Package # # 2 # n Del. Del. # n 1 Del. # 3 Del. # Del. 1 Del. # 3 # 2 Del. # n Del. # Package # 2 Del. 2 Del. # n # 3 Del. Del. # 3 Package # 2 # n # 1 Del. Del. # n Del. Del. # 1 # 2 Del. Del. # 2 # 1 Del. Del. # 1 # 3 Del. Del. # 3 Package # n # 2 Del. Del. # 2 # 1 # n Del. Del. # 1 Del. Del. # n # 3 Del. Del. # 3 Package # n # 2 Del. Del. # 2 # 1 # n Del. Del. Del. # n # 3 Del. # Del. 1 Del. # 3 Package # n # 2 Del. # n Del. # Del. 2 Del. # n # 3 Del. Del. # 3 Package # n # n Del. Timeline for for activity Del. # n Milestone Timeline for for activity Milestone Timeline for for activity Milestone 7 Timeline for for activity Milestone

15 Beispiel: Inhalt/Ablauf-Templates EXAMPLE 3 The Third Sub-Process Consists of Seven Activities Sub-Process 3 Step 1 Step 2 Step 3 Step 4 Loop Loop Problem Area 1 Problem Area 2 14

16 Beispiel: Inhalt/Ablauf-Templates EXAMPLE Refer to The Cost Evaluation, Discuss The Processes and Model Each Process Using This Template As-Is As-Is Activity Activity Flow Flow To-Be To-Be Activity Activity Flow Flow Comments and information for changes 15

17 Beispiel: Ergebnis-Templates EXAMPLE Name of project Project Manager Time Frame Objective Summary Description of Deliverable Current Status Next Steps 16

18 Beispiel: Reporting-Template Annual Overview of Our GHR Initiatives 1 st st Quarter 2 n d Quarter 3 rrd Quarter 4 th th Quarter Projects Months: Level of of Fulfillment Further Initiatives Key Initiatives To To be be continued continued in in Version :45 20:45 Timeline for activity Milestone 4 17

19 Mit der Dual-Level-Coaching (DLC) Methodik wird die gesamte Umsetzung unterstützt Problem Definition und Verständnis Projekt Planung, Prozeß Entwicklung and Abstraktion Template Generierung Zweidimensionale Umsetzungs- Unterstützung Im Rahmen der Umsetzung fungiert der Berater bei TPR-basierten Projekten als inhaltlich-getriebener Coach Er agiert generell auf der methodischen Ebene und unterstützt auf der operativen (inhaltlichen) Ebene nur bei Problemen Dadurch werden die Inhalte durch die Mitarbeiter erarbeitet und der Berater-Einsatz kann signifikant minimiert werden 18

20 TPR bietet Unternehmen folgende Vorteile Kurzfristige Kosteneinsparung um bis zu 75 % durch Verhältnisoptimierung auf 1:40 und Backsourcing Wissenstransfer durch Templates Replizierbarkeit der Templates Langfristige und nachhaltige Reduzierung des externen Beratungsbedarfs 19

21 Template-driven Process Reframing Kostenoptimierung von Beginn an Dr. Uwe G. Seebacher USP Consulting GmbH D München Wolfratshauser Str. 102a Tel.: Fax: Bankverbindung HypoVereinsbank, BLZ Kto.Nr.: