Mailings mit FIDELIO für Word 2003 und Word XP

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1 Mailings mit FIDELIO für Word 2003 und Word XP Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 1 Check In Data AG 2005 (DSA)

2 INHALTVERZEICHNIS Kapitel 01. Export Datei im Fidelio erstellen Fidelio Dos Version 6xx 01a. Export Datei im Fidelio erstellen Fidelio Windows Version 7xx 02. Zwischenschritt übers Excel 03. Word 2003 / Word XP starten 04. Etikettendruck Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 2 Check In Data AG 2005 (DSA)

3 Einleitung: Damit Fidelio die Kartei-Adressen korrekt ins Word exportiert, muss zuerst ein Zwischenschritt übers Excel gemacht werden. Die Excel-Liste kann, nach dem Mailing, als Mailingliste ausgedruckt und aufbewahrt werden. Somit wissen Sie, wer einen Mailingbrief erhalten hat. Sobald die Fidelio-Adressen im Excel gespeichert werden, können sie jederzeit vom Word aus importiert werden. 1. Schritt: Mail Merge mit Fidelio vorbereiten bzw. Addresskarteien suchen 2. Schritt: Die Fidelio-Adressen ins Excel exportieren 3. Schritt: Vom Word aus Serienbrief starten. Datenquelle: Excel (Ort, wo die Fidelio-Adressen gespeichert sind). 01. Export Datei im Fidelio erstellen (Mail Merge vorbereiten) FIDELIO DOS VERSION 5-6XX Mail Merge erstellen Unter OPTIONEN -> BERICHTE unter WERBUNG, VORBEREITUNG MAIL MERGE wählen MAIL MERGE Maske öffnet sich. Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 3 Check In Data AG 2005 (DSA)

4 (Mail Merge Maske) Unter MAIL MERGE die gewünschte Sortierung für die Adressdatei festlegen, z. B. Von Name -> Bis Name, bei Länderliste CH wählen wenn das Mailing NUR an Gäste in der Schweiz geschickt werden soll. Sie können auch nur den ersten Buchstaben erfassen, z.b. A F. Karteityp (T,C,S,G): Wenn leer, werden nur Adressen von Individualgästen exportiert. Um andere Adress-Typen zu exportieren, schreiben Sie unter Karteityp: T für Reisebüro, C für Firmen. Schreiben Sie T,C um Adressen von Reisbüros UND Firmen zu exportieren. FILTER: Hier können Sie andere Such-Kriterien definieren. Zum Beispiel: ORT= Paris (nur Adressen in Paris) ORT<> Paris (Alle Orte ausser Paris) SPRACHE<> F (Alle, die kein französisch sprechen) ORT= Paris.AND.SPRACHE<> F (Alle, die in Paris wohnen UND kein französisch sprechen) ORT= Paris.OR.SPRACHE= E (alle die in Paris wohnen ODER englisch sprechen). Andere Symbole: > grösser als, < kleiner als und <> verschieden von Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 4 Check In Data AG 2005 (DSA)

5 Wenn Sie alle Felder durchgearbeitet haben, sucht Fidelio während einer bestimmten Zeit und zeigt zum Schluss die Anzahl von exportierten Adressen. Info: Kopien von allen gewählten Adressen werden exportiert und befinden sich in einem File, welches WP.MRG heisst. Wenn Sie bereits ein anderes Mailing auf diese Art gemacht haben, wird der alte Inhalt von WP.MRG überschrieben. Um den alten Inhalt von WP.MRG behalten zu können, müssen Sie eine Kopie von WP.MRG machen und diese umbenennen. Oft wird die Datei auf G:\Fidelio\Fo_data\WP.MRG gespeichert. G:\ oder C:\ oder D:\ ist das Laufwerk wo Fidelio Fo_Data installiert wird. Die Adressen in WP.MRG sind eigentlich eine Kopie vom Fidelio, und zwar zum jetzigen Zeitpunkt. Die exportierten Adressen werden NICHT automatisch aktualisiert. Für ein weiteres Mailing, müssen Sie dann alle Operationen wiederholen. WEITER KAPITEL 2. : ZWISCHENSCHRITT ÜBERS EXCEL Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 5 Check In Data AG 2005 (DSA)

6 01a. Export Datei im Fidelio erstellen (Mail Merge vorbereiten) FIDELIO WINDOWS VERSION 7XX Mail Merge erstellen Unter VERSCHIEDENES->BERICHTE und auf MAIL klicken. Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 6 Check In Data AG 2005 (DSA)

7 Auf MERGE klicken EXPORT DATEI, auf den Pfeil klicken Die Datei WP.MRG selektieren und auf speichern klicken Danach erscheint die Frage: G:\Fidelio\Fo_data\WP.MRG besteht bereits. Möchten Sie sie ersetzen? Sagen Sie JA. Zur Info: Fidelio speichert die Adressen standardmässig auf die Datei WP.MRG und wird jeweils bei jeden Suchgang überschrieben. Falls Sie aber diese Daten behalten möchten, müssen Sie die Datei WP.MRG umbenennen, z.b. Sommer.MRG oder Weihnachten.MRG etc.. (G:\ ist das Laufwerk, auf welchem Fidelio Fo_Data bzw. die Fidelio-Daten meistens installiert werden) Damit Sie die Adressen später mit MS-Office weiterverarbeiten können, müssen Sie den Speicherort der Datei WP.MRG notieren (im Beispiel unten: D:\FIDELIO\V712\WP:MRG) Unter GAST INFORMATIONEN oder ARCHIV KRITERIUM die gewünschte Sortierung für die Adressdatei festlegen, z. B. bei Länder CH wählen wenn das Mailing NUR an Gäste in der Schweiz geschickt werden soll. Gast: Sie können auch nur den ersten Buchstaben erfassen, z. B. A F. Karteityp: Wenn leer, werden nur Adressen von Individualgästen exportiert. Um andere Adress-Typen zu exportieren, Auswahlfenster anklicken und Karteitypen selektionieren (z. B. T für Reisebüro, C für Firmen). Versehen Sie Reisebüros UND Firmen mit einem Häckchen, um nur solche Karteien zu exportieren. Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 7 Check In Data AG 2005 (DSA)

8 Für weitere Suchkriterien, wie z. B. Sprache, benutzen Sie das Eingabefeld Filter. Formel Beispiele (Zusammensetzung der Formel: Datenbank.Feld Datenbank= Eint rag ) gaestest.sprache= D (alle Gäste bzw. Karteien mit Sprachcode D) Zum Schluss immer kurz auf Test klicken. Erscheint die Meldung Result is Boolean: True., funktioniert Ihre Formel. Auf Punkt DRUCKEN (PRINT) klicken. Bis zur Fidelio Version 7.11 gibt Fidelio keine Meldung wie "Please wait" oder Ähnliches. Nach ca. 5 Minuten sind die Adressen exportiert und Sie können die Maske danach verlassen. Ab Fidelio Version 7.12 kommt die Meldung.Datensätze exportiert. Der Befehl DRUCKEN heisst praktisch: suche die Adressen Die Punkte SPÄTER DRUCKEN und WARTESCHLANGE gelten für Mailings, die direkt über Fidelio-Textverarbeitung erstellt werden (also NICHT mit Word). Diese Punkte bedeuten, dass das Mailing und die Adressen erstellt und vorerst gespeichert werden und später, nach Belieben, ausgedruckt werden können. Um einen solchen Brief im Fidelio direkt zu erstellen, gehen Sie bitte unter: Einstellungen, Benutzerkonfiguration, Texte editieren, Bestätigungsbrief, Neu für neuen Mailing Brief erstellen. WEITER KAPITEL 2.: ZWISCHENSCHRITT ÜBERS EXCEL Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 8 Check In Data AG 2005 (DSA)

9 02. Zwischenschritt übers Excel Nun sind Ihre Fidelio-Adressen auf Ihrer Festplatte gespeichert und können ins Excel exportiert werden. Programm Excel öffnen Dann über Datei, öffnen, das WP.MRG suchen. Auch hier suchen Sie bitte wieder auf dem Verzeichnis wo das Fidelio\fo_data liegt. (Standard bei Einzelplatz auf C:\, oder auf D:\ und bei einem Netz standardmässig auf dem Laufwerk G:\ ) Bei Dateityp achten Sie bitte, dass "Alle Dateien (*.*)" ausgewählt ist. Die Datei WP.MRG anklicken und dann weiter mit "Öffnen" Jetzt gelangen Sie auf ein Fenster, wo Sie bitte "Getrennt anklicken, falls es noch nicht mit einem Punkt versehen ist. Bei "Dateiursprung" wählen Sie bitte wie folgt aus: Fidelio Dos Version 6xx -> MS-DOS (PC-8) Fidelio Windows Version 7xx -> Windows (ANSI) Nun auf "Weiter" klicken. Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 9 Check In Data AG 2005 (DSA)

10 Beim nächsten Bild achten Sie bitte, dass "Komma" mit einem Häkchen versehen ist. ( Tabstopp wegklicken) Nun gehen Sie bitte auf Fertig stellen Die Fidelio-Adressen werden nun als Excel-Format aufgelistet. Excel Kolonnen bzw. Spalten anpassen. Querformat über Seite einrichten einstellen Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 10 Check In Data AG 2005 (DSA)

11 Datei speichern unter nicht ins fo_data speichern (speichern Sie die Datei dort, wo üblicherweise alle Ihre Excel-Dateien sind). Bei Dateityp: Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe (*.xls) auswählen Dateiname: frei wählbar, z.b. Mailing V6, Sommer mailing, Firmenapero usw... Nun sind die Fidelio-Adressen im Excel-Format gespeichert und können jederzeit von Word aus importiert werden. Der Dateiname haben Sie selber bestimmt. Jetzt öffnen Sie bitte das Programm "WORD" Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 11 Check In Data AG 2005 (DSA)

12 03. Word 2003 / Word XP Starten Wichtig! Menüleiste Extras, Optionen, Register Allgemein: Konvertierung beim Öffnen bestätigen muss aktiviert sein! Bitte anklicken. Werbebrief schreiben/erstellen. Dann weiter mit: Extras, Briefe und Sendungen, (Seriendruck-Symbolleiste einblenden anklicken) Serienbrieferstellung (Word XP = Seriendruck-Assistent) Schritt 1 von 6 anklicken Schritt 2 von 6 anklicken Schritt 3 von 6 anklicken. Fenster Datenquelle auswählen öffnet sich: Abgespeicherte.xls Datei (Fidelio Adressen) suchen Achtung: Dateityp: Excel-Dateien (*.xls) auswählen! Excel-Datei markieren bzw. anklicken und weiter mit Öffnen Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 12 Check In Data AG 2005 (DSA)

13 Datenquelle bestätigen Microsoft Excel-Arbeitsblatt über Konverter (*.xls..) auswählen und OK Oder gilt nicht für Word XP Nächste Frage mit JA beantworten gilt nicht für Word XP OK. Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 13 Check In Data AG 2005 (DSA)

14 Bei Bedarf Bearbeiten anklicken Mit OK bestätigen Button Seriendruckfelder einfügen Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 14 Check In Data AG 2005 (DSA)

15 Adresse 1 Einfügen Adresse 2 Einfügen Adresse 3 Einfügen Adresse 4 Einfügen Adresse 5 Einfügen Adresse 6 Einfügen Adresse 7 Einfügen Adresse 8 Einfügen Anrede (oder Salutation) Einfügen Weiter mit Schliessen Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 15 Check In Data AG 2005 (DSA)

16 Danach Datenbankfelder je nach Briefpapier plazieren (Couverts mit Fenster beachten) Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 16 Check In Data AG 2005 (DSA)

17 Schritt 3 bzw. 4 und 5 von 6 betätigen Adress-Vorschau: Adresse Blättern Schritt 5 von 6 anklicken ( Weiter: Seriendruck beenden ) Drucken... (Dieser Druckbefehl befindet sich rechts in der Mitte, unter Zusammenführen) Alle Sätze drucken oder allenfalls begrenzen mit Von Bis Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 17 Check In Data AG 2005 (DSA)

18 04. Etikettendruck Fidelio-Adressen suchen: Mail Merge laufen lassen, gemäss Kapitel 01. oder 01a. (je nach Fidelio-Version). Fidelio-Adressen ins Excel exportieren gemäss Kapitel 02. Word laden, neues Dokument Extras Briefe und Sendungen (Seriendruck-Symbolleiste einblenden muss aktiviert sein) Serienbrieferstellung ( Word XP = Seriendruck-Assistent) Dokumenttyp (oben rechts): Etiketten anklicken Schritt 1 von 6 (unten rechts) anklicken Schritt 2 von 6 anklicken Etikettenmarke und Bestellnummer auswählen. (Meistens befinden sich diese Angaben auf der Etikettenschachtel.) oder Standardschacht (Automatisch) Weiter mit OK Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 18 Check In Data AG 2005 (DSA)

19 Nun suchen Sie die Datenquelle der Fidelio-Adressen. Schritt 3 von 6 anklicken. Fenster Datenquelle auswählen öffnet sich: Abgespeicherte.xls Datei (Fidelio Adressen) suchen Achtung: Dateityp: Excel-Dateien (*.xls) auswählen! Excel-Datei markieren bzw. anklicken und weiter mit Öffnen Fenster DATENQUELLE BESTÄTIGEN öffnet sich. Microsoft Excel-Arbeitsblatt über Konverter (*.xls) mit OK übernehmen Die nächste Frage mit JA beantworten (gilt nicht für Word XP) Fenster ARBEITSBLATT ÖFFNEN öffnet sich Gesamte Arbeitsmappe mit OK bestätigen Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 19 Check In Data AG 2005 (DSA)

20 Bei Bedarf Bearbeiten anklicken Mit OK bestätigen Seriendruckfelder einfügen anklicken Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 20 Check In Data AG 2005 (DSA)

21 Adresse 1 Einfügen, schliessen, 1x die enter-taste, Wieder Seriendruckfelder einfügen anklicken Adresse 2 anklicken, einfügen, schliessen, 1x die enter-taste Wieder Seriendruckfelder einfügen anklicken Adresse 3 anklicken, einfügen, schliessen, 1x die enter-taste Wieder Seriendruckfelder einfügen anklicken Adresse 4 anklicken, einfügen, schliessen, 1x die enter-taste Wieder Seriendruckfelder einfügen anklicken Adresse 5 anklicken, einfügen, schliessen, 1x die enter-taste Wieder Seriendruckfelder einfügen anklicken Adresse 6 anklicken, einfügen, schliessen Eventuell Schriftart und Grösse anpassen: Menübefehl Bearbeiten anklicken (ganz oben links) und Alles markieren anklicken. Schriftart und Grösse bestimmen. Weiter mit Icon/Symbol Etiketten übertragen. (Position: siehe nächste Seite) Nun ist das Format auf allen Etiketten übertragen worden. Icon/Symbol Seriendruck in neues Dokument anklicken. (Position: siehe nächste Seite) Datensatzauswahl: Alle und OK Word öffnet nun automatisch ein neues Dokument mit Name Adressetiketten1... Datei speichern und weiterverarbeiten. (Die Originaldatei brauchen Sie somit nicht mehr.) Drucken: Der normalen Druckbefehl von Word verwenden. Empfehlung: Für einen Probedruck, drucken Sie nur die Aktuelle Seite (über Datei, Drucken, Seitenbereich). Wenn der Probedruck in Ordnung ist, können Sie alle Etiketten drucken. Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 21 Check In Data AG 2005 (DSA)

22 Position der wichtigsten Icon/Symbole für den Etikettendruck: (Aktivierung der Symbolleiste: Extras / Briefe und Sendungen / Seriendruck-Symbolleiste einblenden anklicken ) Seriendruckfelder einfügen Etiketten übertragen Seriendruck in neues Dokument Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 22 Check In Data AG 2005 (DSA)

23 Die Check-In Data AG Rainstrasse Sellenbüren ZH Tel Fax Die Check-In Data ist der führende Anbieter von Informatik-Systemen für Hotels und Restaurants in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein. Der Hauptsitz befindet sich in Stallikon-Sellenbüren, am Stadtrand von Zürich. Zweigniederlassungen finden sich in Morges, in Lugano und in Zuoz GR. Ca. 50 Mitarbeiter, Branchen- und Informatik-Spezialisten unterstützen über 1300 Hotel- und Restaurationsbetriebe bei ihren Bemühungen, die Rendite dauerhaft zu steigern. Das Angebot umfasst nur qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen, z.b. FIDELIO Front Office, POS/Kassensysteme von MICROS, BELLAVITA für Wellness & Spa-Betriebe sowie schnellen Internetzugang speziell für Hotels von ROOMWEB. Der 24 Stunden Hotline Service bietet dem Kunden Online-Support per Telefon oder Datenkommunikation Fidelio Mailings mit Word 2003 und Word XP 23 Check In Data AG 2005 (DSA)

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