Export von ImmonetManager- Kontakten und Versand von Mailings über eine separate Software Stand:

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1 Export von ImmonetManager- Kontakten und Versand von Mailings über eine separate Software Stand: Copyright Immonet GmbH Seite 1 / 11

2 1 Einleitung Diese Anleitung beschreibt, wie Sie Kontakte aus dem ImmonetManager exportieren, um diese dann in eine separate Software für Mailings übernehmen zu können. Hierfür kann jede Software verwendet werden, die Excel-Dateien einlesen und verarbeiten kann, die -Adressen als Liste beinhaltet. Im Folgenden erklären wir Ihnen diesen Prozess beispielhaft anhand der Software offic er. Bitte beachten Sie die folgenden wichtigen Hinweise: Es besteht das technische Risiko, dass Ihre -Adresse von Mailservern, die Ihre s empfangen, auf eine Schwarze Liste gesetzt wird, wenn Sie Mailings an einen großen Empfängerkreis versenden. Das bedeutet, dass diese -Adresse als SPAM-Versender gekennzeichnet wird. Ist diese -Adresse so gekennzeichnet, kann der empfangende Server unterschiedlich damit umgehen: Komplette Ablehnung der , verzögerte Zustellung, direkte Löschung oder Verschieben in den Junk Mail -Ordner des Empfängers. Sollte Ihre -Adresse auf der Schwarzen Liste stehen, müssen Sie sich mit Ihrem -Anbieter in Verbindung setzen, damit dieser die Entfernung von der Liste veranlassen kann. Darüber hinaus nehmen Abmahnungen aufgrund von unverlangt zugesandten Werbe- s und Newslettern stetig zu. Aus diesem Grund ist rechtlich die ausdrückliche Einwilligung des Adressaten des Mailings grundsätzlich notwendig, da ansonsten wettbewerbswidriges Verhalten unterstellt werden kann. Wir raten Ihnen, sich im Zweifel für weitere Informationen zu diesem Thema anwaltlich beraten zu lassen. Die Immonet GmbH übernimmt keinerlei Verantwortung beim Eintreten von technischen oder rechtlichen Folgen, die sich aus dem Versand von Mailings ergeben. Copyright Immonet GmbH Seite 2 / 11

3 2 Sicherung Ihrer Kontakte aus dem ImmonetManager Wenn Sie in der Web-Version des ImmonetManagers im Bereich der Kontakte eine Suche ausführen - sei es über die Eingabe von Suchbegriffen oder per Klick auf die A-Z -Filter - so wird am unteren Ende des Suchergebnisses eine Option angezeigt, um das aktuelle Suchergebnis als Excel-Datei zu exportieren. Abbildung 1: Übernahme der gefundenen Kontakte in den Excel-Export Bitte beachten Sie, dass diese Option nicht erscheint, wenn die Ansicht auf Verwendete Kontakte steht (die Standard-Ansicht, wenn Sie den Bereich Kontakte aufrufen). Führen Sie also eine Suche aus und klicken Sie auf die Option Aktuelles Suchergebnis als Microsoft Excel-Datei. Sie gelangen nun auf den Folgedialog, in dem Sie angeben, welche Datenfelder eines Kontakts Sie exportieren möchten. Copyright Immonet GmbH Seite 3 / 11

4 Abbildung 2: Angabe der Kontakt-Felder, die in den Export übernommen werden sollen Sie haben hier auch die Möglichkeit, nur die Kontakte zu exportieren, für die eine Einwilligung zur Kontaktaufnahme vorliegt. Das bedeutet genau: Bei Aktivierung dieser Option werden nur die Kontakte exportiert, an denen das Feld Zustimmung zur Kontaktaufnahme auf dem Reiter Stammdaten auf Ja steht. Wenn Sie die Exporteinstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button Exportdatei herunterladen und öffnen Sie die Excel-Datei auf Ihrem PC. Copyright Immonet GmbH Seite 4 / 11

5 3 Versendung von s beispielhaft über offic er Nachdem Sie die für das Mailing gewünschten Kontakte aus dem ImmonetManager exportiert haben, müssen Sie diese Datei ein Mal in Microsoft Excel öffnen. Hier werden Sie dann eine Fehlermeldung bekommen, die sinngemäß aussagt, dass die Datei eventuell beschädigt sein könnte. Diese Meldung können Sie ignorieren und die Datei öffnen. Allerdings müssen Sie die Datei einmalig mit dem Dateityp Excel Arbeitsmappe speichern, damit sie die Daten weiterverarbeiten können. Abbildung 3: Speichern der Datei mit Dateityp Excel Arbeitsmappe unter Excel 2010 Nun können Sie die Liste in einer separaten Software versenden. Das folgende Kapitel beschreibt dies beispielhaft anhand der Software offic er. Diese Software verfügt noch über weitere Funktionen, die im Folgenden nicht näher beschrieben sind. Bei näherem Interesse finden Sie mehr dazu im Hilfe -Bereich der Software. 3.1 Download von offic er Laden Sie den offic er unter herunter. 3.2 Einrichtung Ihrer -Adresse Nach der erfolgreichen Installation des offic ers wechseln Sie in den Bereich Einstellungen. Auf dieser Seite finden Sie unter anderem die Möglichkeit, die Verbindungsdaten Ihrer -Adresse einzugeben. Siehe folgende Abbildung: Copyright Immonet GmbH Seite 5 / 11

6 Abbildung 4: Bereich Einstellungen Klicken Sie nun auf den Button Bearbeiten hinter , es öffnet sich der folgende Konfigurationsdialog, auf dem Sie noch den Neu -Button klicken müssen: Copyright Immonet GmbH Seite 6 / 11

7 Abbildung 5: Einrichtung der -Adresse Geben Sie in diesem Dialog auf dem bereits vorausgewählten Reiter SMTP die Verbindungsdaten Ihrer -Adresse ein. Beachten Sie, dass der Text im Feld Absender-Beschriftung derjenige ist, der den Empfängern des Mailings als Absender angezeigt wird. Über den Button Testen können Sie überprüfen, ob Sie Ihre Verbindungsdaten korrekt eingegeben haben. Schließen Sie die Eingabe über den Button Speichern ab. Ihre Verbindungsdaten sind nun gespeichert und brauchen später nicht erneut eingegeben werden. Copyright Immonet GmbH Seite 7 / 11

8 4 Import der Kontaktliste in offic er Klicken Sie auf den Bereich Profile und hier auf den Button Import. Es öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie Microsoft Excel auswählen. Hier können Sie dann in dem Feld Datenbank die aus dem ImmonetManager exportierten Kontakte hochladen: Abbildung 6: Hochladen der exportierten Kontakte Nach einem Klick auf den Button Verbinden erscheint darunter ein Dialog zur Auswahl der Tabelle. Klicken Sie auf den Tabellennamen Ihrer Kontaktdatei und bestätigen Sie mit Weiter. Auf dem Folgedialog werden die Spalten der Excel-Datei den Feldern innerhalb des offic ers zugeordnet. und Name werden hier automatisch erkannt. Markieren Sie das Feld Zielgruppe zuordnen und wählen Sie aus der Liste eine Zielgruppe aus, z.b. Stammkunden. Bestätigen Sie mit dem Button Übertragen. Die Kontakte sind nun vollständig übertragen und können für Mailings verwendet werden: Copyright Immonet GmbH Seite 8 / 11

9 Abbildung 7: Abschluss des Importvorgangs Copyright Immonet GmbH Seite 9 / 11

10 5 Versenden von s im offic er Im Bereich s haben Sie die Möglichkeit, 1. Vorlagen für Mailings zu gestalten und 2. Mailings zu versenden. Die Möglichkeiten zur Gestaltung sind sehr umfangreich. Alle notwendigen Informationen hierzu finden Sie im Hilfe -Bereich des offic ers. Um ein Mailing zu versenden wählen Sie die Vorlage aus, auf der das Mailing basieren soll und klicken Sie auf den Button Senden : Abbildung 8: Auswahl einer -Vorlage zum Versand des Mailings Wählen Sie auf der Folgeseite die Zielgruppe aus, an die Sie das Mailing versenden wollen: Copyright Immonet GmbH Seite 10 / 11

11 Abbildung 9: Auswahl der Zielgruppe des Mailings Sie können das Mailing nun über den Button Senden an diese Zielgruppe oder über den Button Testmail senden zur Endkontrolle zuerst an Ihre eigene -Adresse versenden. Abhängig von der Größe der Zielgruppen, des Speichervolumens der -Vorlage inkl. etwaiger Dateianhänge, der Anbindung an das Internet sowie der Leistungsfähigkeit des SMTP-Servers, kann ein Mailing einige Zeit in Anspruch nehmen. Ihr PC wird dabei nicht blockiert, sodass Sie den Versand im Hintergrund durchführen lassen können. Den Status des Versandprozesses sehen Sie in der sich öffnenden Liste auf der linken Seite. Auf der rechten Seite wird die Abarbeitung der Rückläufer protokolliert, soweit Sie diese Funktion vor Mailing- Beginn aktiviert haben. Drücken Sie die Schaltfläche Abbrechen, um das Mailing vorzeitig abzubrechen. Copyright Immonet GmbH Seite 11 / 11

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