Sicherheit in Ihren Online Meetings. Kontrollmöglichkeiten und Sicherheitsmechanismen.

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1 Sicherheit in Ihren Online Meetings Kontrollmöglichkeiten und Sicherheitsmechanismen

2 Spreed ist sich dem Sicherheitsbedürfnis seiner Kunden bewußt. Daher entsprechen die verfügbaren Lösungen den aktuellsten Sicherheitsstandards. Spreed wird in Deutschland gehostet. Damit unterliegt unser Service den strengen Regelungen deutscher Datenschutzgesetze. Spreed Online Meeting bietet eine sichere Benutzeroberfläche sowie umfangreiche Kontrollmöglichkeiten für Ihre Veranstaltungen. Im Wesentlichen sind die folgenden Eckpunkte dafür relevant: 1 Zugang zu Ihrem Meeting Entscheiden Sie selbst, ob Ihr Meetingraum einem festgelegtem Personenkreis oder einem anonymen Publikum offen steht! Bei Spreed stehen Ihnen beim Planen einer Veranstaltung zwei Meeting-Typen zur Verfügung: Bei einem privaten Meeting können nur eingeladene Teilnehmer an Ihrer Veranstaltung teilnehmen. Legen Sie fest, wer Ihr Meeting betreten darf. Jeder Teilnehmer wird per eingeladen. Diese enthält ein persönliches Passwort. Es ist personengebunden und kann nicht von einer weiteren Person benutzt werden. Im Gegensatz dazu ist ein öffentlicher Meetingraum für Jedermann zugängig. Ihre Veranstaltung wird über einen einmalig erstellten Link oder die Meetingnummer betreten. Sie können Ihr Event über Online Marketing Aktionen (z. B. Webseite, Newsletter, Social Media) bekanntgeben und so Ihrem Publikum den Zugang erleichtern. Überlegen Sie, welche Sicherheitsstufe für Ihre anstehende Online Veranstaltung relevant sind. Berücksichtigen Sie diese bei der Vorbereitung und wählen Sie beim Anlegen Ihres Events den passenden Meeting-Typ. 2

3 2 Daten / Dateien in Ihrer Veranstaltung Ihren Daten und Dateien werden auf dem Spreed Server unter dem Aspekt der Datensicherheit abgespeichert und verwaltet: Keine Langzeitspeicherung Spreed nimmt keine Langzeigspeicherung Ihrer hochgeladenen Dateien vor. Weder Präsentationen noch zum Austausch hochgeladene Dateien werden langfristig gesichert. Ebenso behandelt Spreed verfügbare Informationen, wie Chatverläufe, Umfragen und Teilnehmerlisten. Sämtliche Informationen werden spätestens sieben Tage, nachdem Sie Ihr Online Meeting beendet haben, endgültig gelöscht. Allein die Dateien aufgezeichneter und permanenter Meetings werden gespeichert, um jederzeit das Abspielen Ihrer Aufnahmen sowie die dauerhafte Verfügbarkeit sicher zu stellen. Die gespeicherten Informationen solcher Meetings können Sie manuell durch Löschen des gesamten Meetings entfernen. Keine langfristige Speicherung hochgeladener Dateien, Chatverläufe, Umfragen oder Teilnehmerlisten Automatische Datenlöschung sieben Tage nach Beenden der Veranstaltung Ausnahmen sind aufgezeichnete und dauerhafte Veranstaltungen, um das Abspielen bzw. die dauerhafte Verfügbarkeit zu garantieren Tipp: Wenn Sie Uploads und damit verbunden die zeitweise Datenspeicherung umgehen möchten, können Sie auch direkt von Ihrem Schreibtisch aus präsentieren. Dazu lesen Sie bitte den nächsten Absatz. Präsentieren ohne Datenupload Um den Upload von persönlichen oder streng vertraulichen Dateien auszuschließen, nutzen Sie alternativ die Funktion Screen-Sharing. Screen-Sharing ist nicht nur ein perfektes Werkzeug, um jede Art von Applikationen vorzuführen. Es eignet sich ebenso zum Präsentieren von Dateien. Beispielsweise können Sie so PDFs, Office Dokumente, insbesondere PowerPoint Präsentationen mit Animationen und Bilddateien direkt von Ihrem Schreibtisch aus zeigen. Auf diese Weise müssen keinerlei Dateien auf dem Spreed Server hochgeladen oder gespeichert werden. Weitere Informationen zu Screen-Sharing sowie eine Bedienungsanleitung finden Sie in unserer Kurzanleitung Screen-Sharing bzw. im Benutzerhandbuch. 3

4 Kontrolle Ihrer Download-Dateien Dateien, die zum Austausch im Datei-Fenster ( 1 ) hochgeladen werden, sind stets von allen Teilnehmern Ihres Meetings downloadbar. 2 Als Präsentationen hochgeladene Dokumente werden für Ihre Veranstaltung im Präsentationsfenster ( 2 ) bereitgestellt. 1 Präsentationen sind standardmäßig nicht öffentlich abrufbar. Bei Bedarf können Sie beim Planen eines Meetings durch Aktivieren der Meeting- Optionen Präsentations-PDF den Download erlauben ( 3 ). Ihre Teilnehmer können auf die präsentierten Dokumente nur zugreifen, wenn diese Meeting-Option aktiviert ist. 3 3 Steuerung der Teilnehmer Regulieren Sie als Veranstalter die Rechte und die Anwesenheit Ihrer Teilnehmer im Meeting entsprechend der aktuellen Situation! Rechte Ihrer Teilnehmer steuern Im Meeting können Sie Ihren Teilnehmern verschiedene Rollen zuweisen bzw. später wieder entziehen. Jede Rolle beinhaltet verschiedene Rechte. Während ein Moderator volle Steuerungsrechte und ein Sprecher teilweise Interaktionsmöglichkeiten hat, befinden sich Teilnehmer lediglich in Zuhörerposition. 4

5 Entfernen unerwünschter Teilnehmern Verweisen Sie unerwünschte Teilnehmer aus dem Meetingraum, falls dies z. B. wegen unauthorisierter Anwesenheit erforderlich ist. Meetingraum abschließen Nach Beginn Ihrer Veranstaltung können Sie den Meetingraum abschließen. Auf diese Weise vermeiden Sie unerlaubtes Betreten und können sich ganz auf Ihren Vortrag konzentrieren. Sie können den geschlossenen Raum jederzeit wieder öffnen. 4 Hohe Sicherheitsmechanismen Die folgenden Sicherheitsmechanismen garantieren Ihnen, dass Spreed ohne Sicherheitsbedenken in jeder Umgebung eingesetzt werden kann: Datenverschlüsselung (HTTPS, SSL) * Spreed unterstützt verschlüsselten Traffic über HTTPS und SSL Zertifikate. Dies ermöglicht eine besonders sichere Datenübertragung über die Secure Socket Layer (SSL v3) und Transport Layer Security (TLS v1) Protokolle. Spreed Server 256 bit Datenverschlüsselung Sichere Übertragung Details zur Kodierung: Starke Verschlüsselung (AES bit) PKCS #1 SHA-1 mit RSA Verschlüsselung (256 Bytes / 2048 Bits) Teilnehmerzugang über sichere HTTPS Webseite * Diese Informationen gelten nur für Spreed Online Meetings, die in Ihrem Browser abgehalten werden. Für Telefonverbindungen gibt es keine Datenerschlüsselung und damit keine Garantie für eine sichere Verbindung. 5

6 Bitte beachten Sie: Da alle Seiten bereits vor der Übertragung verschlüsselt werden, ist es nahezu unmöglich, den Inhalt ohne Erlaubnis anzusehen. Erstellen von Zugangsinformationen Alle Informationen, die für den Zugang zu Ihrem Meetingraum relevant sind, werden durch drei unterschiedliche sichere Zufallsgeneratoren erzeugt. Auf diese Weise werden die Meetingnummer sowie die persönlichen Passwörter Ihrer eingeladenen Teilnehmer generiert. Der Spreed Online Meeting Service entspricht den weltweit höchsten Sicherheitsstandards für Datenschutz und Datensicherheit. Unsere Sicherheitsmechanismen und Kontrollfunktionen garantieren, dass Sie Spreed ohne Sicherheitsbedenken in jeder denkbaren Umgebung einsetzen können. Sollten Sie noch offene Fragen haben, kontaktieren Sie uns. Spreed Deutschland (Hauptsitz) struktur AG / Spreed Kronenstr. 22A Stuttgart Tel Fax Geschäftszeiten: 9:00 18:00 Uhr Web: Brian Krause, Ihr Kundenberater Haben Sie Fragen? Klicken Sie hier. Wir rufen Sie umgehend an. Bitte halten Sie Ihr Telefon bereit! Jetzt anrufen Änderungen vorbehalten. Weitere Informationen finden Sie auf Juni 2014

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