MicrosoftExchange Server 2003

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1 MicrosoftExchange Server 2003 Frank Carius,Ingrid M antke Grundlagen und Konzepte für die Einführung und den Betrieb als Kom m unikationsplattform ISBN Leseprobe W eitere Inform ationen oderbeste lungen unter sow ie im Buchhandel

2 6.5 Microsoft Intelligent Message Filter Microsoft Intelligent Message Filter Seit Sommer 2004 bietet Microsoft allen Unternehmen mit eingesetzten Exchange 2003-Servern das kostenfreie Zusatzmodul Intelligent Message Filter (IMF) zur Installation an. IMF erweitert ihren Exchange 2003-Server um die Analyse von per SMTP eingehender s und versieht sie mit einer Bewertung. Abhängig von dieser Bewertung kann der SMTP-Server die ablehnen, in ein Archiv verschieben oder durchlassen. Der Postfachserver kann anhand dieser Bewertung die auf dem Server in den besonderen Ordner Junk- einsortieren. In den folgenden Abschnitten lesen Sie etwas mehr zur Funktion, der Installation und Konfiguration sowie den bisherigen Erfahrungen: IMF klassifiziert SMTP-Mails Was ist SCL? SCL ist die Kurzform von Spam Confidence Level und beschreibt mit einer Zahl zwischen -1 und 9 die Wahrscheinlichkeit, dass eine Nachricht wirklich Spam ist. Microsoft nutzt zur Ermittlung des Wertes eine SmartScreen genannte Technologie, die bei Microsoft Research zusammen mit Hotmail/MSN entwickelt wurde. Leider sind die internen Methoden nicht veröffentlicht. Auf wird aber allgemein erklärt, dass der Filter mit Wahrscheinlichkeiten arbeitet und mit vielen Nachrichten für den Einsatz trainiert wurde. Microsoft wird zukünftig auch immer wieder Aktualisierungen veröffentlichen, um die Aktualität des Filters zu gewährleisten. Das Ergebnis dieser Bewertung wird in einem gesonderten Feld jeder Nachricht mit abgespeichert und kann in Outlook mit etwas Bastelei auch sichtbar gemacht werden. Spam Confidence Level zeigt Spam- Wahrscheinlichkeit an. Abbildung 6.11 SCL in Outlook anzeigen

3 348 6 Weitere Konzepte Funktionsweise Abbildung 6.12 Funktionsweise des IMF Eine Exchange-Organisation besteht aus einem oder mehreren Exchange- Servern, die zusammengeschaltet für die Weiterleitung von Nachrichten zuständig sind. IMF besteht aus zwei Komponenten, die gemeinsam die Verarbeitung übernehmen: SMTP-Erweiterung Der virtuelle SMTP-Server wird durch IMF derart erweitert, dass eingehende Nachrichten mittels SmartScreen analysiert und klassifiziert werden. Abhängig von der Höhe der Klassifizierung kann diese Komponente s direkt ablehnen, in ein Archiv verschieben oder an den Postfachspeicher übergeben. Informationsspeicher Die Installation von IMF auf dem Postfachspeicher übernimmt die Funktion, Nachrichten ab einem eingestellten SCL-Wert direkt in den Ordner Junk- des Postfachs umzuleiten und nicht dem Posteingang zuzustellen. Damit IMF eine eingehende Nachricht überhaupt bewertet, muss die SMTP- Verbindung Anonym sein, d.h. SMTP darf nicht mit einer Anmeldung arbeiten. IMF kontrolliert nur anonym zugestellt s. Dadurch wird verhindert, dass bei der Zustellung zwischen mehreren Exchange-Servern mittels SMTP die Überprüfung immer wieder durchgeführt wird, und zudem erlaubt es den vertrauenswürdigen Kommunikationspartnern die Blockade über eine SMTP-Anmeldung zu umgehen. Bei der Übertragung über das Internet werden die Nachrichten fast immer anonym übertragen. Dieses Verhalten stellt für das -System keine Gefahr dar, solange Sie das Konto Gast in ihrer Domäne deaktiviert haben. Selbst beim Verzicht auf die SmartScreen-Funktion des IMF bietet dieser eine zusätzliche, aber wesentliche Erweiterung der Exchange 2003-Server. Der Zugang auf die SCL-Ergebnisse ist für Entwickler möglich, und so

4 6.5 Microsoft Intelligent Message Filter 349 können Sie selbst mittels Skripte diesen Wert jederzeit setzen. Dies eröffnet unter anderem auch die Möglichkeit, Lösungen eines Drittherstellers oder OpenSource-Programme wie SpamAssasin und andere einzusetzen, die normalerweise eine im Betreff oder über besondere Felder im Header der Nachricht kennzeichnen. Ein Exchange-Transport-EventSink könnte nun diese auswerten und die Ergebnisse der vorgelagerten Spamschutzlösung in das Feld für den SCL-Wert eintragen. IMF auf dem Postfachspeicher verschiebt dann diese weiterhin nach Junk- . Es ist jedoch nicht möglich, den SCL-Wert über eine anonyme SMTP- Verbindung direkt in einer Nachricht mit zu übergeben. Dies würde es einem Spammer doch zu einfach machen IMF Installation Für die Installation von IMF sind zwei Voraussetzungen zu erfüllen: Windows 2000 SP3 und höher oder Windows 2003 Exchange 2003 Sie können den Intelligent Message Filter von Microsoft unter der URL herunter laden. Wie bei Microsoft üblich, ist die Installation einfach und schnell durchgeführt. Allerdings stoppt und startet die Installation den IIS-Admin-Dienst und damit auch einige Exchange-Dienste. Nach der Installation selbst werden Sie zunächst keine Verbesserung erkennen, denn IMF muss zuerst noch aktiviert werden. Dazu gibt es im Exchange System Manager an zwei Stellen zusätzliche Einträge: Globale Einstellungen zum SCL-Level Aktivierung auf dem virtuellen SMTP-Server Die Installation des IMF erweitert die Eigenschaften der Nachrichtenübermittlung um das Register INTELLIGENTER NACHRICHTENFILTER. Hier können Sie den SCL-Schwellenwert festlegen und was mit den Nachrichten geschehen soll. Da es sich bei der Nachrichtenübermittlung um eine Globale Einstellung handelt, ist die Konfiguration des IMF für die komplette Organisation gültig. Eine Steuerung auf Basis von Servern, Postfachspeichern oder SMTP-Domänen ist nicht möglich. IMF konfigurieren

5 350 6 Weitere Konzepte Abbildung 6.13 Intelligenter Nachrichtenfilter Logisch befindet sich diese Einstellung an der gleichen Stelle, an der auch Empfangsbeschränkungen, basierend auf der -Adresse oder die Nutzung von RBL-Servern konfiguriert wird. Diese Funktionen liefert Exchange 2003 von Hause aus schon mit. Damit per SMTP eingehende Nachrichten auch durch IMF mit einem SCL- Wert versehen werden, müssen Sie die Funktion auf dem jeweiligen virtuellen SMTP-Server aktivieren. In einigen Fällen macht es Sinn, einen weiteren virtuellen SMTP-Server zu konfigurieren, der die Nachrichten ohne Filter übermittelt. Dies ist hilfreich, wenn Sie Partner über ein VPN angebunden haben oder andere interne Systeme z.b. Benachrichtigungen an ein Exchange-Postfach senden und Sie die Zustellung sicherstellen müssen. Alternativ könnten die Absender sich natürlich auch per SMTP anmelden, um den Filter zu umgehen.

6 6.5 Microsoft Intelligent Message Filter 351 Abbildung 6.14 SMTP-Server mit Intelligenter Nachrichtenfilterung Erst nach dem Setzen der Checkbox in den SMTP-Eigenschaften des Servers werden eingehende Nachrichten an IMF übergeben und durch den SmartScreen-Filter geschleust. Weitere Konfigurationen sind nicht möglich. Damit die Nachrichten bei Anwendern in den Ordner Junk- verschoben werden, müssen Sie IMF auf jedem Postfachserver installieren. Beachten Sie hierzu auch die von Microsoft bereitgestellten weiterführenden Informationen für größere Umgebungen und Installation auf einem Cluster IMF-Praxis Obwohl die Einrichtung und Konfiguration des IMF so einfach erscheint, ist das Programm jedoch so wirkungsvoll, dass viele Firmen erstmal auf den Einsatz von Zusatzprodukten verzichten können. Es ist damit zu rechnen, dass Microsoft auch für den IMF aktualisierte Datenbanken bereitstellt (ähnlich dem OfficeUpdate für Outlook 2003), damit dieser auch zukünftig sehr effektiv und vor allem kostengünstig die Anzahl der Werb s gering hält. Allerdings müssen Sie als Administrator die richtigen SCL-Grenzwerte für ihr Unternehmen bestimmen. Bestimmen Sie einen zu hohen Wert, werden zu viele Nachrichten in den Postfächern der Mitarbeiter landen. Setzen Sie hingegen den Wert tiefer an, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass auch gute Nachrichten in den Ordner Junk- landen. Um dieses Risiko gering zu halten, könnten Sie den IMF anweisen, Nachrichten ab einem bestimmten SCL-Wert richtig setzen

7 352 6 Weitere Konzepte Abbildung 6.15 Performance- Monitor Schwellenwert einfach abzulehnen und auf den Junk- -Ordner zu verzichten. Ein guter Absender wird sich aufgrund der Unzustellbarkeitsmeldung seines eigenen -Servers sicher melden. Abhängig vom Unternehmen und eigener Richtlinien zur Bearbeitung von Nachrichten müssen Sie einen Kompromiss finden, diese s zu filtern. Dazu zählt die Ablehnung von Nachrichten, die Einsortierung in den Ordner Junk- und das Risiko der irrtümlich abgelehnten oder in Junk-E- Mail einsortierten Nachrichten. So bietet es sich an, IMF zuerst einmal ohne aktiven Eingriff zu konfigurieren und die individuelle Verteilung der Werb s in Ihrem Unternehmen anhand der verfügbaren Performancecounter sowie einer angepassten Ansicht in Outlook zu analysieren. Eine grafische Aufarbeitung der Zahlen lässt die Verteilung besser erkennen. Abbildung 6.16 SCL-Rate eingehender s

8 6.5 Microsoft Intelligent Message Filter 353 Sie können deutlich erkennen, dass viele Nachrichten eindeutig als gut eingestuft werden, dass jedoch weit mehr Nachrichten mit einem hohen SCL-Wert als Spam klassifiziert werden. Eine kleinere, aber nicht unbedeutende Zahl an s finden sich mit einem SCL-Wert zwischen zwei und vier im Mittelfeld. Bei solch einer Verteilung könnte es sinnvoll sein, Nachrichten mit einem SCL von fünf bzw. sechs oder höher bereits auf dem SMTP-Server zu blocken und Nachrichten mit einem SCL von drei bzw. vier und höher auf dem Informationsspeicher in den Junk- -Ordner zu verschieben. Damit wäre ein Großteil der Spam-Nachrichten schon vor der Zustellung blockiert und die Menge der vom Anwender zu kontrollierenden Nachrichten im Ordner Junk- überschaubar Grenzen des IMF Ehe Sie nun tatkräftig den IMF installieren, sollten Sie noch einmal die Randbedingungen und Einschränkungen kontrollieren. Eventuell ist IMF wegen einem oder mehrerer dieser Punkt nicht für Sie geeignet, so dass Sie nach Drittprodukten Ausschau halten müssen. Kein Virenscanner Die Filterfunktion von SmartScreen ersetzt keinen Virenscanner. Hierfür müssen Sie weiterhin ein Produkt einsetzen. Wird der Virenscanner als vorgeschaltetes Relay eingesetzt, ist es nicht mehr möglich, die entsprechenden Spam-Nachrichten über den IMF abzulehnen. Ablehnen nur bei direkter Verbindung Viele Unternehmen erhalten Ihre s trotz Exchange-Server nicht direkt aus dem Internet, sondern über ein Relay oder einem Provider. In diesem Fall dürfen Sie die Nachrichten nicht ablehnen, da sonst Ihr Relay mit Unzustellbarkeitsmeldungen selbst zum Störfaktor wird. Nur das erste System, welches die empfängt, kann die Verbindung mit einer Fehlermeldung vorzeitig beenden. Wenig transparente Wirkungsweise, keine eigenen Anpassungen Die Funktion des SmartScreen-Filters ist nicht offen gelegt und nicht modifizierbar. Insofern können Sie keine abweichenden Regeln für bestimmte Empfänger oder Gruppen einrichten. Alle Empfänger unterliegen der gleichen Einstufung. False Positive Blockieren Sie die Nachrichten nicht direkt durch den ersten SMTP- Server, können auch wichtige Nachrichten im Ordner Junk- landen und damit dem Benutzer verborgen bleiben. Die Praxis hat gezeigt, dass die wenigsten Anwender sich die Mühe machen, diesen Ordner regelmäßig zu sichten. Einschränkungen für den Einsatz von IMF

9 354 6 Weitere Konzepte Keine Whitelist durch den Anwender Häufig müssen s, die irrtümlicherweise als Spam klassifiziert wurden, vom Anwender aus dem Junk- -Ordner herausgenommen werden. Jedoch ist es dem Anwender nur bedingt möglich, den IMF durch individuelle Regeln zu umgehen, sodass bei erneuter Zustellung besagter diese als gut eingestuft wird. Besonders schwierig zu konfigurieren sind Nachrichten, die bereits am SMTP-Server abgelehnt werden. Faktisch ist es dem Absender nicht möglich, in solch einem Fall eine Zustellung zu erreichen, ohne dass die geändert wird und somit die Hoffnung auf eine freundlichere Einstufung durch SmartScreen besteht. Keine eigenen bzw. zusätzlichen Filter Neben dem SmartScreen-Filter bietet Exchange 2003 noch die Möglichkeit nach weiteren Kriterien zu filtern, wie dem Empfänger, dem angeblichen Absender und der IP-Adresse. Weitergehende Filter sind aktuell nicht möglich und im IMF nicht einfach zu integrieren. Auch wenn die SmartScreen-Funktion für viele Firmen ausreichend erscheint, ist es nur eine Frage der Zeit, bis Spammer ihre Nachrichten entsprechend umgestalten. Aktualisierungen können später durch Microsoft erfolgen, aber werden sicher nur mit einem zeitlichen Verzug verfügbar sein. So haben Sie nicht die Möglichkeit, unter anderem mit einfachen Wortlisten oder Textbausteinen aktuelle Spam-Nachrichten etwas abzumildern. Sie können zwar wie bisher mit eigenen Transport-EventSinks arbeiten, diese greifen jedoch erst nach der Annahme der s. Eine Ablehnung ist damit nicht mehr möglich. Diese Aufzählungen könnten den Anschein erwecken, dass IMF noch nicht ausgereift wäre. Dem ist freilich nicht so. IMF ist nach der einfachen Installation auf dem Exchange 2003-Server ein wesentlicher Beitrag von Microsoft zur Eindämmung der Flut unerwünschter Nachrichten und kann in vielen Installationen den Einsatz von kostenpflichtigen Drittprodukten ersparen Postfach-Verwaltung Anstieg des Datenbankvolumens durch alte Junk- s. Viele Anwender beachten den Ordner Junk- nicht weiter und löschen auch den Inhalt dort nicht. Für einen Administrator stellt sich daher die Frage, wie er alte Nachrichten im Junk- -Ordner nach einiger Zeit möglichst automatisch entfernen kann. Zwar können viele Nachrichten schon bei der Übertragung abgelehnt werden, aber auch die Nachrichten im Ordner Junk- können nach und nach den Server füllen. Gerade die Exchange Standard-Server mit einer Datenbanklimitierung auf 16 GB sind

10 6.5 Microsoft Intelligent Message Filter 355 hier gefährdet. Schon seit längerer Zeit gibt es von Microsoft die Postfach- Verwaltung, die ferner eine automatische Entfernung von Elementen aus Ordnern ermöglicht. Dieses Hilfsmittel ist gerade für die Wartung des Ordners Junk- sehr gut geeignet, um Nachrichten nach Ablauf einer bestimmten Frist zu löschen. In der Regel tauschen die Kommunikationspartner häufig s aus oder melden sich anderweitig, wenn eine Antwort ausbleibt. Wird vom IMF irrtümlich eine nach Junk- verschoben und dies vom Anwender nicht erkannt, wird in den meisten Fällen der Absender nachfragen. Der Anwender kann dann die immer noch zurückholen. Damit dieser Ordner aber nicht zu groß wird, sollten die Spam-Nachrichten nach einiger Zeit gelöscht werden. Die Anwender erledigen dies nur sehr unregelmäßig oder gar nicht. Daher macht es Sinn, die Postfach-Verwaltung auf dem Server mit dem Löschen zu beauftragen. Ehe Sie diese Funktion nun aktivieren, sollten Sie auf jeden Fall die Zustimmung der Mitarbeiter und Firmenleitung einholen, denn die Gefahr besteht, dass eine wichtige , die lange unerkannt im Junk- -Ordner liegt, endgültig gelöscht wird. Zudem sind rechtliche Aspekte zu beachten. Die Postfach-Verwaltung wird über die Empfängerrichtlinien gesteuert. Beim Anlegen einer neuen Richtlinie legen Sie die Art der Richtlinie fest. Neben den adressen können ebenfalls die Postfachinhalte kontrolliert werden. Junk- s über Richtlinie löschen Abbildung 6.17 Neue Empfängerrichtlinie Sie können ebenso eine bestehende Richtlinie um die Einstellungen für den Mailbox Manager ergänzen. Nachdem Sie einen Namen für die Richtlinie gewählt haben, können Sie über die LDAP-Filterregel die Zielpostfächer bestimmen. Auf der Karteikarte POSTFACH-MANAGEREINSTELLUNGEN (RICHTLINIE) legen Sie den Ordner sowie die durchzuführende Aktion fest.

11 356 6 Weitere Konzepte Abbildung 6.18 Richtlinie zum Löschen von Junk- s Hier müssen Sie für die Steuerung des Inhalts des Ordners Junk- erst alle anderen Standardordner deaktivieren und dann den Junk- - Ordner hinzufügen. Im gezeigten Beispiel löscht der Mailbox-Manager in allen Postfächern, für die diese Richtlinie gilt, alle Junk- s, die älter als 30 Tage sind. Sie können die Postfach-Verwaltung ferner so konfigurieren, dass nur ein Bericht erstellt und versendet wird. Ändern Sie dazu die Einstellung von Sofort löschen auf Nur Bericht erstellen und tragen Sie einen Empfänger für den Bericht ein. Damit die Postfach-Verwaltung aktiv wird, müssen Sie im Exchange System Manager in den Eigenschaften des jeweiligen Servers die Postfach- Verwaltung starten. In der Voreinstellung wird die Postfachverwaltung nicht ausgeführt.

12 6.5 Microsoft Intelligent Message Filter 357 Abbildung 6.19 Postfach- Verwaltung des Servers starten Da die Postfach-Verwaltung eine größere Belastung für den Server darstellt, sollten Sie den Aufruf während einer lastarmen Zeit und nicht zeitgleich zum Backup einplanen. Sie können die Postfach-Verwaltung aber auch über das Kontextmenü sofort starten:

13 358 6 Weitere Konzepte Abbildung 6.20 Postfach- Verwaltungsvorgang

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