Otto Henning Management Consultants Kompetenzfeld: Legal. Frankfurt, 2013

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1 Otto Henning Management Consultants Kompetenzfeld: Legal Frankfurt, 2013

2 Mit über zehnjähriger Erfahrung bieten wir einzigartige Kompetenz auf dem Gebiet der Beratung für Rechtsabteilungen Rechtsabteilungen als typische Zentralfunktion sind in den letzten Jahren mehr und mehr gefordert, weitreichende qualitative und quantitative Optimierungspotenziale zu realisieren eine Tendenz, die sich in Zukunft verstärken wird. Die geforderten Maßnahmen betreffen nicht nur drastische Kostensenkungen, um zentrale Budgetvorgaben zu erreichen, sondern auch beispielsweise eine bessere Einbindung ins Kerngeschäft des Unternehmens, um stärker als Business-Enabler zu fungieren. Die alltäglich zu bewältigende Arbeitslast verbleibt trotz des notwendigen Stellenabbaus unverändert auf hohem Niveau, zum Teil steigt sie noch zusätzlich an. Die häufig erteilte Vorgabe, teure Mandate an externe Kanzleien zu reduzieren und die interne Bearbeitungsquote zu erhöhen, steigert den Druck zusätzlich, nachhaltige Maßnahmen für die Optimierung der Rechtsabteilung zu definieren. Wir unterstützen Sie bei diesen Herausforderungen. Gemeinsam mit Ihnen bestimmen wir die notwendigen qualitativen und quantitativen Analyseschritte zur zielgerichteten Optimierung Ihrer Rechtsabteilung. Mit Hilfe ausgewählter Maßnahmen aus unserem umfassenden Portfolio erstellen wir ein aktuelles Lagebild der Performance Ihrer Abteilung. Diese Ergebnisse benchmarken wir für Sie an den Werten der Top-150 deutschen Unternehmen aus unserem OTTO HENNING Rechtsabteilungsreport natürlich branchenspezifisch und ergänzen sie um unsere Best Practice Erfahrungen. Das OTTO HENNING Team besteht aus Wirtschaftswissenschaftlern und Juristen, um eine wirtschaftliche Herangehensweise gepaart mit juristischem Sachverstand zu garantieren und umsetzbare Ergebnisse zu erzielen. Durch unsere weitreichenden Kontakte in Unternehmen und Kanzleien sind wir ebenfalls in der Lage, Round Tables mit General Counsel ausgewählter Firmen zu organisieren, um Antworten aus einem Expertenkreis für Ihre spezifischen Fragestellungen zu liefern. Wir bieten Ihnen umfassende Best Practices, Benchmarks und Analysen für folgende Themen: Organisationsstruktur/ Performance (S.3) Kanzleimanagement (S.5) Kostenanalyse/ Benchmarking (S.4) Kundenservice/ Zufriedenheitsanalyse (S.6) 2

3 Durch eine optimierte Organisationsstruktur erreichen Sie eine deutliche Effizienz- und Effektivitätssteigerung Organisationsstruktur/ Performance Die Organisationsstruktur der Rechtsabteilung muss den strategischen Bedürfnissen und Prozessen eines Unternehmens folgen. Tut sie das nicht, sind Ressourcen nicht optimal allokiert und die Arbeitsbelastung sowie Themenvielfalt ungleich verteilt. Wir werden mit Ihnen unter anderem folgende Schlüsselthemen analysieren, um eine optimale Ressourcenallokation zu erreichen: Überprüfung der Organisation der Rechtsabteilung auf die Erfüllung spezifischer/strategischer Bedürfnisse des Konzerns, der Führungskräfte und der Business Units Prüfung auf mögliche Bündelung von Themen/Kompetenzen auf Basis von Mandanten-Anfragen Sicherstellung einer engen Kopplung an das Business durch Erstellung und Einführung leistungsgesteigerter interner und externer Prozesse Benchmark des vorhandenen Mix aus Juristen/innen, Paralegals und Assistenten/innen, Aufzeigen von ggf. Über- oder Unterdeckung und Handlungsempfehlung Identifikation von Outsourcing-Potenzial bezüglich juristischer Themenkomplexen Analyse des Bedarfs an zentralen Management-Tools zur Reduzierung des administrativen Aufwands, z.b. bei Mandanten-Self-Service, Kanzleisteuerung, Litigation oder auch der Vertragsverwaltung Ihr Benefit: Sie erreichen eine deutliche Effizienz- und Effektivitätssteigerung und liefern, trotz vorhandener Budgetrestriktionen und Kostendruck, Rechtsberatung auf gesteigertem Niveau. Große Kostentreiber sowie unnötige Ausgaben werden identifiziert und gesenkt. Ihre Mitarbeiter können sich durch überarbeitete Arbeitsabläufe besser auf ihr Kerngeschäft fokussieren. Durch die gesteigerte Kundennähe erhöht sich die Schnelligkeit in der Bearbeitung von Anfragen und die Wahrnehmung in dem Unternehmen als Business Enabler. 3

4 Wir erheben bewährte Kennzahlen zur Kostenanalyse, die wir am Benchmark spiegeln, um Ihr Kostensenkungspotenzial zu identifizieren Kostenanalyse/ Benchmarking Benchmark Ihres internen und externen Budgets und der Handling-Quote sowie deren Optimierung Überprüfung der Personaldecke zentral/dezentral Identifikation der Kostentreiber, deren Benchmarking und Möglichkeiten zur Reduktion Analyse der durch Ihr Unternehmen gezahlten Vergütung im Benchmark zu vergleichbaren Unternehmen und Kanzleien (siehe auch: Vorstellung der Vergütungsstudie) Evaluation von Self Service Möglichkeiten Der Kostendruck auf Rechtsabteilungen nimmt ständig zu. Verstärkt wird der Druck durch ein häufiges Unverständnis über die Gründe für ein Abweichen von sonst im Unternehmen gängigen Kennzahlen. Wir unterstützen Sie bei der Identifikation der wichtigen nationalen und internationalen Kostentreiber, ihrer Einordnung durch ein branchenspezifisches Benchmark sowie deren Reduktion. Typischerweise verwenden wir dabei die folgenden Herangehensweisen: Ihr Benefit: Senkung der Kosten für Ihre Rechtsabteilung bei gleichzeitigem Erhalt der Leistungsfähigkeit im juristischen Bereich und interne Verteilung der Ressourcen mit maximaler Effektivität. Sie erhalten zusätzlich ein klares Bild Ihrer Kostenstruktur im Vergleich zum Wettbewerb. 4

5 Ein optimiertes Kanzleimanagement garantiert Ihnen maximale Effektivität in der Beauftragung und ein effektives Controlling Kanzleimanagement Der Aufwand für externe Kosten in Rechtsabteilungen liegt, je nach Branche und Unternehmen, weit über 50%. Damit sind die externen Kanzleien der größte Kostentreiber umso beeindruckender, dass diese Position häufig national und international nicht einer umfassenden Kontrolle und Steuerung unterzogen werden. An folgenden Schritten eines effektiven Kanzleimanagements arbeiten wir gerne mit Ihnen: Auswahl der Kanzlei: Definition von Preferred Supplier Listen inkl. Rahmenverträge und/oder feste Stundensätze je Kanzlei und Hierarchieebene Beauftragung: Definition einer nationalen und internationalen Make-or-Buy-Strategie sowie einer Beauftragungsrichtlinie Qualitätskontrolle: Überprüfung der benötigten Bearbeitungszeit je Thema sowie Verteilung des Workloads je Hierarchieebene Rechnungsprüfung: Prüfung auf Einhaltung der Konzern-Billing-Guidelines, IT-basierte Evaluation der Kanzleileistung als Basis für die regelmäßige Überprüfung der Preferred Supplier Liste Ihr Benefit: Wir unterstützen Sie bei der Auswahl der für Sie besten Kanzleien und maximieren Ihre Einkaufskraft bei der Beauftragung von Kanzleien durch aktives Preferred Supplier Management. Sie erhalten ein effektives Controlling der Kosten und der Performance der Kanzleien national und international. 5

6 Wir identifizieren für Sie Ihr Potenzial zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und helfen Ihnen es zu realisieren Kundenservice/ Zufriedenheitsanalyse Die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Mandanten hat höchste Priorität. Wir analysieren in vertraulichen 4-Augen- Gesprächen unter anderem die Stärken, Schwächen und dringendsten Handlungsfelder aus Sicht Ihrer Mitarbeiter und Mandanten. Diese Erkenntnisse können Auswirkungen auf den Ausgang anderer Arbeitspakete, bspw. die Analyse Ihrer Organisationsstruktur, haben und sind daher ein wichtiger Bestandteil unserer Analyse. Bestandteil dieses Blocks sind dabei unter anderem: Interne Fokusinterviews mit Mitarbeitern aller Ebenen und Funktionen zur Erhebung des Selbstbildes in quantitativer und qualitativer Hinsicht Externe Fokusinterviews mit Mandanten ausgewählter Hierarchieebenen zur Feststellung des Fremdbildes in quantitativer und qualitativer Hinsicht Empfehlung eines Performance KPI-Sets zur weitergehenden Erhebung und kontinuierlichen Messung der eigenen Performance Schaffung klarer Ansprechpartner und Regelung für die Kontaktaufnahme zur Vermeidung von Mehrfachaufwänden (Vermeidung von Anfrage-Shopping ) Einführung von Serviceleveln für Anfragen verschiedener Managementebenen auf Mandantenseite zur Sicherstellung eines einheitlichen Zufriedenheitsgrades Bewertung der zentralen/ dezentralen Managementstruktur zur Identifikation von Anpassungsbedarf Ihr Benfit: Sie erhalten ein aktuelles Bild hinsichtlich der Selbst- und Fremdwahrnehmung ihrer Rechtsabteilung sowie der aus interner Sicht größten Verbesserungspotenziale. Und: Sie kennen klar die Anforderungen Ihrer Kunden an Ihre Abteilung und wissen, wo Potenzial für eine Kundenzufriedenheitssteigerung besteht. Oft können Sie durch gezielte Kommunikation und einer Klärung des Rollenverständnisses schon zu besserer Zusammenarbeit beitragen; wir sagen Ihnen, welche Punkte anzusprechen sind. 6

7 Mit unserem Kompetenzmix aus dem Feld Legal und der klassischen Strategieberatung begegnen wir Ihren Herausforderungen Unser Angebot für Kanzleien: Führende Kanzleien haben sich in der Vergangenheit zu modernen Wirtschaftsunternehmen entwickelt. Neben der Einführung von effektiven Managementstrukturen spiegelt sich dies auch in einem konstanten Streben nach Wachstum und einer steigenden Kundenorientierung wider. Gleichzeitig sind selbst renommierte Kanzleien zunehmend mit der Thematik von Budgetrestriktionen auf Kundenseite konfrontiert. Lange wurde externe Rechtsberatung in Konzernen durch diverse Abteilungen unkoordiniert eingekauft, wobei die Vergaberichtlinien des Konzerns zugunsten des Einkäufers ausgelegt wurden. Doch konzernweite Sparprogramme und die Konsolidierung des Einkaufs externer Beratung bewirken nun strenge Budgetrestriktionen. Das verbleibende Budget wird möglichst auf einige wenige Anbieter im Markt konzentriert, um die Einkaufsmacht durch gezielte Rahmenverträge oder alternative Fee-Agreements auszuspielen. Somit bieten sich den Kanzleien grundsätzlich drei Möglichkeiten, Ihren Umsatz zu steigern: die Akquise neuer Kunden, die Steigerung des Auftragsvolumens bei bestehenden Kunden oder die konstante Effizienzsteigerung innerhalb der eigenen Organisation. Die Erfahrung zeigt, dass bei der Ausweitung von Mandaten vor allem der Rat von Kollegen besonders gefragt und ausschlaggebend ist. Somit ist vor allem die Kundenzufriedenheit der Stellhebel für generisches Wachstum im aktuellen Marktumfeld. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir Maßnahmen, die diese Themen gezielt angehen. Unsere aus Juristen und Wirtschaftswissenschaftlern bestehenden Teams greifen während der Analyse auf eine umfangreiche Datenbasis und Erfahrung zurück. Wir bieten Ihnen unter anderem : 7

8 Unsere Analysen dienen u.a. der Stärkung optimierter Marktpositionierung, der Kundenbindung und der Kosteneffizienz Unser Angebot für Kanzleien: Klassische Strategieberatung: Wir bieten Ihnen ein auf Sie zugeschnittenes Paket, dass Ihre aktuelle Position auf dem Markt sowie die wichtigsten internen und externen Handlungsfelder identifiziert. Wir nutzen hierzu unter anderem Marktanalysen oder auch interne Kennzahlen- und Kostenanalysen. Management und Organisationsoptimierung: Wir überprüfen Ihre Organisationsstruktur auf die Erfüllung spezifischer und strategischer Bedürfnisse Ihrer Kanzlei. Wir erzielen eine Effizienzsteigerung anhand einer in zahlreichen Projekten bewährten Methodik zur Prozessoptimierung. Kundensegmentierung: Wir liefern eine Trendanalyse im Hinblick auf die Art und Struktur der Rahmenverträge, die Ihre Kunden anfragen, Segmentierung Ihrer Kunden in Kundengruppen und darauf aufbauende Handlungsempfehlungen. Benchmarking & Statistik: Wir erheben gemeinsam mit Ihnen die Anforderungen der Kunden an Ihre Performance und was Kunden bei der Beauftragung externer Dienstleister besonders wichtig ist. Ihre wahrgenommene Kompetenz und Ihr wahrgenommener Auftritt auf dem Markt unterscheiden sich häufig von Ihrem eigenen Zielbild. Daran werden wir gemeinsam mit Ihnen arbeiten. Arbeitsgruppenmanagement: Wir optimieren Ihre Arbeitsgruppen, sodass Sie sich noch mehr an den strategischen Bedürfnissen Ihrer Sozietät orientieren, sorgen für Austausch und beleuchten und definieren die optimalen Managementstrukturen. HR-Management: Durch eine große Anzahl an Projekten in diesem Bereich beraten wir Sie kompetent im Hinblick auf Talentmanagement, kanzleiübergreifende Talentförderung und Performance Management. Vergütungsbenchmark: Mit Hilfe unseres für Juristen einmaligen Vergütungsbenchmarks sind wir in der Lage, Ihnen nicht nur zu sagen, ob und wieviel Sie von Ihrem vergütungspolitischen Ziel entfernt sind oder wie Sie die Zusammensetzung des Gehalts anpassen sollten, sondern auch, wo Sie sich bei den Stellenanforderungen wesentlich von Ihren Wettbewerbern unterscheiden Ihr Benefit: Sie arbeiten zunehmend kosteneffizient und erhalten ein aktuelles Lagebild Ihrer Kanzlei in Bezug auf interne und externe Performance. Durch noch intensivere Kundenorientierung und verbesserte Managementstrukturen erreichen Sie nicht nur eine Ihren Wünschen entsprechende Marktpositionierung sondern zusätzlich eine noch stärkere Kundenbindung. Ein gemeinsam entwickelter Maßnahmen- und Implementierungsplan begleitet Sie bei der Umsetzung der entwickelten strategischen Ausrichtung. 8

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