Was Sie bald kennen und können

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1 Sicher mailen 4

2 In diesem Kapitel erfahren Sie, was Sie beim Umgang mit s beachten müssen, um das Risiko möglichst gering zu halten, dass Viren- Programme auf Ihrem Rechner Schaden anrichten. Outlook 2003 bietet Ihnen die Möglichkeit zu verhindern, dass überhaupt unerwünschte s auf Ihrem PC landen. Dabei können Sie anhand des Absenders und des Betreffs der an Sie gerichteten s entscheiden, ob diese direkt gelöscht oder auf Ihren Rechner heruntergeladen werden sollen. Doch auch von im Prinzip erwünschten s kann eine Gefahr ausgehen. Am häufigsten werden Viren über an s angehängte Dateien verbreitet. Daneben gibt es auch Viren, die über im HTML-Format geschriebene s aktiviert werden können. Sie erhalten in diesem Kapitel alle nötigen Hinweise, um sicher mit Dateianhängen und HTML- s umgehen zu können und die richtigen Einstellungen in Outlook vorzunehmen. Was Sie bald kennen und können 35: Einen -Anhang öffnen 36: Dateinamenerweiterungen anzeigen 37: Eine mit Anhang verschicken 38: Sicherheitseinstellungen für HTML-Mails 39: Automatischen Bilderdownload deaktivieren 40: Hoaxes erkennen 41: Nur vertrauenswürdige s laden Kapitel 4: Sicher mailen 157

3 35: Einen -Anhang öffnen Öffnen Sie niemals eine an eine angehängte Datei, ohne sie vorher mit einem aktuellen Virenscanner geprüft zu haben! Wenn sich mehr Menschen an diese Regel gehalten hätten, wären viele Viren- Epidemien der letzten Jahre wesentlich harmloser verlaufen. -Anhang speichern und auf Viren prüfen Sobald Sie in einer auf die angehängte Datei doppelklicken, wird damit ein möglicherweise enthaltener Virus sofort ausgeführt. Auch wenn Sie nur mit einigen Bekannten s austauschen, die Ihnen niemals absichtlich einen Virus zuschicken würden, besteht trotzdem ein Risiko. Warnung: Gefahr auch bei bekanntem Absender! Viele Viren haben die Eigenart, sich über ein Adressbuch, das auf dem befallenen Rechner gefunden wird, an alle dort eingetragenen Adressen zu verschicken. Es kann also sein, dass Sie eine mit einem bekannten Absender bekommen, die aber gar nicht von demjenigen verschickt wurde, sondern vom auf seinem Rechner befindlichen Virus. Sie müssen also auch (oder gerade!) bei s mit bekannten Absendern misstrauisch sein. Deshalb sollten Sie folgendermaßen vorgehen, wenn Sie eine mit Anhang bekommen: 1 Prüfen Sie Absender und Betreffzeile der Löschen Sie die , wenn sie von einem unbekannten Absender stammt. 158 Outlook 2003 einfach klipp & klar

4 Haben Sie die mit Anhang ungefragt von einem bekannten Absender erhalten, fragen Sie nach, ob der oder diejenige tatsächlich eine an Sie geschickt hat. Seien Sie besonders misstrauisch bei merkwürdigen oder möglicherweise englischen Betreffzeilen. 2 Erst wenn Sie sicher sind, dass die tatsächlich gezielt von einem Bekannten an Sie geschickt wurde, klicken Sie mit der rechten (!) Maustaste auf den Anhang und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Speichern unter Wählen Sie im Dialogfeld Anlage speichern unter einen Speicherort für die Datei aus. Wechseln Sie zum als Speicherort gewählten Ordner und prüfen Sie die Datei mit einem Virenscanner. Erst wenn bei der Virenprüfung nichts gefunden wurde, öffnen Sie die Datei. Kapitel 4: Sicher mailen 159

5 Hinweis: Outlook geht auf Nummer sicher In Outlook können Sie keine Anlagedateien öffnen, die potenziell Viren enthalten. Dazu zählen beispielsweise Dateien mit den Endungen.vbs oder.exe. Die Liste der gesperrten Dateien können Sie in Outlook nicht selbst ändern. Arbeiten Sie in Ihrer Firma mit dem Exchange Server, können durch Ihren Administrator Änderungen vorgenommen werden. Tipp: Komprimierte Dateianhänge lassen sich öffnen Komprimierte Dateien (beispielsweise mit der Endung.zip) lassen sich nach wie vor öffnen. Bitten Sie also um Zusendung der Dateien in komprimierter Form, dann haben Sie mit dem Öffnen des Anhangs keine Probleme! Allerdings sollten Sie die Dateien nach dem Extrahieren dann wieder mit einem Virenscanner überprüfen. In Windows XP können Sie einen ZIP-komprimierten Ordner ganz einfach extrahieren. Klicken Sie den komprimierten Ordner mit der rechten (!) Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Alle extrahieren. Warnung: Word oder Excel können Makroviren enthalten Befinden sich Office-Dokumente (wie beispielsweise eine Word- oder Excel-Datei) im -Anhang, lassen sich diese in Outlook öffnen. Office-Dokumente können so genannte Makroviren enthalten. Hierbei handelt es sich nicht um das Gegenteil von Miniviren, sondern um Viren, die in der in Office integrierten Makrosprache geschrieben sind. Beim Öffnen ist also Vorsicht geboten. Standardmäßig ist die Makrosicherheitsstufe in Outlook, Word, Excel und PowerPoint auf Hoch eingestellt, so dass alle nicht signierten Makros deaktiviert werden. In den einzelnen Programmen können Sie die eingestellte Sicherheitsstufe über den Menübefehl Extras Makro Sicherheit überprüfen. 160 Outlook 2003 einfach klipp & klar Rita Wendel: Microsoft Office Outlook einfach klipp & klar. Microsoft Press 2004 (ISBN )

6 36: Dateinamenerweiterungen anzeigen In den Standardeinstellungen von Windows werden die Dateinamenerweiterungen nicht angezeigt. Dieses wird bei einigen Viren ausgenutzt, um sie beispielsweise als harmlose Textdatei SuperInfo.txt zu tarnen. Erst mit eingeblendeten Dateinamenerweiterungen wird sichtbar, dass es sich eigentlich um ein ausführbares Skript mit der vollständigen Bezeichnung SuperInfo.txt.vbs handelt, das durchaus eine Schadfunktion enthalten kann. (Die Endung.vbs besitzen Dateien, die mit der Programmiersprache Visual Basic Script Edition geschrieben wurden.) Zum Einblenden der Dateinamenerweiterungen öffnen Sie den Windows Explorer und wählen Sie aus dem Menü Extras den Punkt Ordneroptionen. Im Dialogfeld Ordneroptionen wechseln Sie zur Registerkarte Ansicht. Dort entfernen Sie das Häkchen vor Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden. Klicken Sie auf Für alle übernehmen und bestätigen Sie mit OK. Jetzt werden alle Dateinamenerweiterungen angezeigt. Kapitel 4: Sicher mailen 161

7 37: Eine mit Anhang verschicken Wenn Sie selbst eine mit Anhang verschicken möchten, sollten Sie den Empfänger immer in einer Vorab- oder per Telefon darüber informieren. Damit kann sich der Empfänger sicher sein, dass die von Ihnen und nicht von einem Virus verschickt wurde (siehe oben). 1 Öffnen Sie eine neue BM und klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Datei einfügen. Oder gehen Sie über das Menü Einfügen Datei. 162 Outlook 2003 einfach klipp & klar

8 2 Wählen Sie im Dialogfeld Datei einfügen die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf Einfügen. Damit ist die Datei als Anlage in die eingefügt und kann beim Versenden mit verschickt werden. Rechts neben der erscheinen die Anlagenoptionen. 3 Wenn Sie eine nach außerhalb Ihres Unternehmens schicken, wählen Sie im Normalfall die Option Normale Anlagen. Nur wenn Sie in Ihrem Unternehmen Zugang zu einer Teamwebseite haben, können Sie die zweite Option wählen und das Dokument zur gemeinsamen Bearbeitung auf einer Windows SharePoint Services-Website ablegen. Kapitel 4: Sicher mailen 163

9 Tipp: Komprimieren Sie die Dateien vor dem Versenden Wenn Sie die Dateien vor dem Anhängen komprimieren, wird damit nicht nur die Übertragung der schneller, Sie ermöglichen es so auch Empfängern, die mit Outlook 2003 arbeiten, die anhängenden Dateien öffnen zu können (siehe Hinweise am Ende von Kurs 35 Einen -Anhang öffnen ). In Windows XP können Sie eine Datei ganz einfach komprimieren, indem Sie sie mit der rechten (!) Maustaste anklicken und im Kontextmenü den Befehl Senden an ZIP-komprimierten Ordner wählen. 164 Outlook 2003 einfach klipp & klar

10 38: Sicherheitseinstellungen für HTML-Mails Genau wie in den in HTML geschriebenen Webseiten, besteht auch bei HTML- s die Gefahr, dass hier Programmcode oder Skripte mit einer Schadfunktion eingebettet sind. Bei den falschen Sicherheitseinstellungen kann beim Öffnen der ein Virus aktiviert werden. Folgendermaßen überprüfen Sie die Sicherheitseinstellungen, die für erhaltene s im HTML-Format gelten. 1 2 Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und wechseln Sie zur Registerkarte Sicherheit. Im Abschnitt Sicherheitszonen können Sie aus zwei auch für den Internet Explorer geltenden Zonen wählen. Stellen Sie hier die Zone Eingeschränkte Sites ein. Kapitel 4: Sicher mailen 165

11 3 Klicken Sie auf Zoneneinstellungen und bestätigen Sie die folgende Meldung mit OK. 4 Das Dialogfeld Sicherheit wird geöffnet. Überprüfen Sie, ob der Schieberegler auf Hoch steht. Ist dies nicht der Fall, klicken Sie auf Standardstufe. 5 Schließen Sie die Dialogfelder Sicherheit und Optionen jeweils mit einem Klick auf OK. 166 Outlook 2003 einfach klipp & klar

12 39: Automatischen Bilderdownload deaktivieren Ein Absender kann eine im HTML-Format so präparieren, dass er bei bestehender Internetverbindung unbemerkt eine Art Lesebestätigung bekommt, sobald die geöffnet oder im Lesebereich angezeigt wird. Hinweis: Lesebestätigung über Bilder in HTML- s Um eine Lesebestätigung zu erhalten, platziert der Absender ein (gegebenenfalls sogar unsichtbares) Bild in der , wobei das Bild nicht direkt in der Mail gespeichert ist, sondern automatisch über eine bestehende Internetverbindung von einem entfernten Server herunter geladen wird. Auf diesem Server wird protokolliert, wann das Bild geladen wurde, so dass der Absender auf diesem Weg eine Bestätigung bekommt, dass die geöffnet wurde. Ein Versender von Junk-Mails kann jetzt sicher sein, dass es sich um eine gültige - Adresse handelt, an die er weiter seine Werb s schicken kann. In Outlook 2003 werden in der enthaltene Bilder, die von einem anderen Rechner nachgeladen werden müssen, standardmäßig nicht mit übertragen. Damit sind Sie vor dieser Art von unbeabsichtigten Lesebestätigungen geschützt. Möchten Sie die fehlenden Bilder angezeigt bekommen, klicken Sie in der auf den anstelle der Bilder angezeigten Platzhalter. 1 2 Zum Überprüfen der betreffenden Einstellungen klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und wechseln zur Registerkarte Sicherheit. Unter Download von Bildern in HTML- Nachrichten finden Sie die Schaltfläche Einstellungen für den Automatischen Download ändern, auf die Sie bitte klicken. Kapitel 4: Sicher mailen 167

13 Das Dialogfeld Einstellungen für den automatischen Download von Bildern erscheint. 3 Wenn alle Kontrollkästchen markiert sind, haben Sie damit eine praxisnahe Einstellung. Hierbei werden die von Ihnen bei der Definition des Junk- -Filters festgelegten sicheren Empfänger und Absender von der Sperre des Bilderdownloads ausgenommen, so dass Sie von diesen keine Bilder nachladen müssen. Wenn Sie die mittleren beiden Häkchen entfernen, werden damit grundsätzlich keine extern gespeicherten Bilder übertragen. 4 Übernehmen Sie die Einstellungen, indem Sie in diesem Dialogfeld und im Dialogfeld Optionen jeweils auf OK klicken. 168 Outlook 2003 einfach klipp & klar

14 Hinweis: Lesebereich ausblenden Wenn Sie die Übertragung externer s deaktiviert haben, ist es damit auch nicht mehr möglich, dass bei der Anzeige einer im Lesebereich automatisch Bilder nachgeladen werden. Möchten Sie den Lesebereich trotzdem nicht verwenden, können Sie ihn mit dem Menübefehl Ansicht Lesebereich Aus ausblenden. 40: Hoaxes erkennen Wenn Sie per eine dramatische Warnung erhalten, dass ein neuer Virus im Umlauf ist, vor dem Sie alle Ihre Bekannten warnen sollen, dann handelt es sich meist um einen Hoax. Der aus dem englischen stammende Begriff bedeutet in etwa Scherz und wird für diese Art von nicht zutreffenden Virenwarnungen verwendet, bei denen es sich letztlich um eine moderne Form von Kettenbrief handelt. Auf keinen Fall sollten Sie also diese weiterverschicken! In einigen Hoaxes wurde auch empfohlen, den Computer nach einer angeblichen Virus-Datei zu durchsuchen und diese zu löschen. Tatsächlich handelte es sich aber bei der Datei nicht um einen Virus, sondern um eine Systemdatei! Informieren Sie sich am besten im Internet, ob tatsächlich ein Virus unterwegs ist. Eine mögliche Adresse hierfür ist die Hoax-Seite der TU Berlin, die Sie unter finden. Kapitel 4: Sicher mailen 169

15 41: Nur vertrauenswürdige s laden Outlook 2003 bietet die Möglichkeit, die Übermittlungseinstellungen so anzupassen, dass zunächst nach Klick auf Senden/Empfangen nur die Kopfzeilen der , also Absender und Betreff, heruntergeladen werden. Danach können Sie die einzelnen Kopfzeile dann so kennzeichnen, dass beim nächsten Klick auf Senden/Empfangen nur die s zu den entsprechend markierten Kopfzeilen komplett übertragen werden. Übermittlungseinstellungen anpassen 1 Wählen Sie den Menübefehl Extras Senden/Empfangen Übermittlungseinstellungen Übermittlungsgruppen definieren. Das Dialogfeld Übermittlungsgruppen wird angezeigt. Die Gruppe Alle Konten ist standardmäßig markiert. 2 Klicken Sie auf Bearbeiten. 170 Outlook 2003 einfach klipp & klar

16 Damit wird das Dialogfeld Übermittlungseinstellungen Alle Konten angezeigt. Links sind die von Ihnen angelegten Konten aufgelistet (siehe Kapitel 11). 3 Markieren Sie nun links nacheinander die einzelnen Konten und wählen Sie jeweils rechts für das markierte Konto die Option Nur Kopfzeilen downloaden. Kapitel 4: Sicher mailen 171

17 Damit stellen Sie ein, dass beim Klick auf Senden/Empfangen zunächst immer nur die Kopfzeilen der erhaltenen s übertragen werden sollen. 4 5 Bestätigen Sie mit OK. Klicken Sie im Dialogfeld Übermittlungsgruppen auf Schließen. Nur Kopfzeilen übertragen 1 Wenn Sie jetzt auf Senden/Empfangen klicken (oder die (F9)-Taste drücken), landen zunächst nur die Kopfzeilen der s im Posteingang. 172 Outlook 2003 einfach klipp & klar

18 Bei s, von denen nur die Kopfzeilen übertragen wurden, bleibt der Lesebereich leer, da noch kein Inhalt für die Anzeige übertragen ist. 2 Markieren Sie nun bei gedrückter (Strg)-Taste alle s, die Sie gar nicht erst herunterladen, sondern direkt auf dem Mailserver löschen wollen. 3 Drücken Sie dann die (Entf)-Taste. Damit sind die entsprechenden s zum Löschen markiert. Kapitel 4: Sicher mailen 173

19 4 Jetzt klicken Sie einzeln die s, die Sie übertragen lassen wollen, mit der rechten (!) Maustaste an und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Nachricht(en) für den Download markieren. Tipp: Eine Markierung wieder aufheben Möchten Sie die Markierung einer Kopfzeile wieder aufheben, klicken Sie sie mit der rechten (!) Maustaste an und wählen aus dem Kontextmenü den dann zur Verfügung stehenden Eintrag Markierung der gewählten Kopfzeile aufheben. 5 Haben Sie alle Kopfzeilen Ihren Wünschen entsprechend markiert, klicken Sie erneut auf Senden/Empfangen. Jetzt verschwinden die Kopfzeilen der zum Löschen markierten s aus dem Posteingang und die zugehörigen s werden direkt auf dem Mailserver gelöscht. 174 Outlook 2003 einfach klipp & klar

20 Statt der Kopfzeilen der zum Download markierten s werden nach der Übertragung die kompletten s im Posteingang angezeigt. Hinweis: Übermittlungseinstellungen gelten nur für Alle Konten Wenn Sie wie oben beschrieben vorgehen, haben Sie damit nur die Übermittlungseinstellungen für die Gruppe Alle Konten geändert, die standardmäßig über die Schaltfläche Senden/Empfangen aufgerufen wird. Wenn Sie stattdessen die Übermittlung für eines Ihrer Konten direkt ausführen, indem Sie den Menübefehl Extras Senden/Empfangen gefolgt vom Namen des Kontos, und dann Posteingang wählen, werden die s sofort komplett übermittelt. Mit dem Menüpunkt Kopfzeilen im Posteingang downloaden übertragen Sie für das gewählte Konto nur die Kopfzeilen. Kapitel 4: Sicher mailen 175

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