RATGEBER NEBENKOSTEN UND ABRECHNUNG RATGEBER FÜR VERMIETER UND MIETER DIESER RATGEBER IST TEIL DER REIHE D.A.S. RATGEBER RECHT.

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1 Jedes Jahr die gleiche Prozedur: die Neben- und Heizkostenabrechnung. Für Vermieter ist sie eine lästige Pflicht und Mieter werden mit Nachzahlungen konfrontiert, mit denen sie nicht gerechnet haben. Die Kosten für Heizung und Warmwasser stellen dabei den größten Teil der Nebenkosten dar. Hauptgrund sind die in den letzten Jahren gestiegenen Heizkosten bedingt durch höhere Öl- und Gaspreise. Immer wieder schleichen sich aber auch Fehler in die Abrechnungen ein. Die Folgen: zeitraubende Schriftwechsel und unerfreuliche Rechtsstreitigkeiten. Dieser Ratgeber für Vermieter und Mieter beantwortet die wichtigsten Fragen rund um das Thema Nebenkosten und hilft Ihnen, die Abrechnung besser zu verstehen. DIESER RATGEBER IST TEIL DER REIHE D.A.S. RATGEBER RECHT. Profitieren Sie von wertvollen Expertentipps Checklisten Musterschreiben zahlreichen Beispielen weiterführenden Hinweisen aktuellen Gesetzen und Urteilen Weitere Informationen zu rechtlichen Fragen finden Sie auf RATGEBER ANNE KRONZUCKER ULF MATZEN Nebenkosten und Abrechnung RATGEBER FÜR VERMIETER UND MIETER D.A.S. Allgemeine Rechtsschutz-Versicherungs-AG München RS MKMM

2 Anne Kronzucker Ulf Matzen UND ABRECHNUNG RATGEBER FÜR VERMIETER UND MIETER Februar 2014

3 Liebe Leserin, lieber Leser, Herausgeber: D.A.S. Deutscher Automobil Schutz Allgemeine Rechtsschutz-Versicherungs-AG Thomas-Dehler-Str München Layout: Stefan Schweizer, Druck: DFS Druck Brecher GmbH, Köln Lektorat: Caroline Kazianka, Heizkosten-ABC: in Kooperation mit Verlag Akademische Arbeitsgemeinschaft, Mannheim Bildnachweis: Seite 137 Redaktionsschluss: Februar 2014 Copyright 2008 by D.A.S. 3. aktualisierte Auflage 2014 Copyright Alle Inhalte dieses Ratgebers sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung und der Nachdruck sind ohne Genehmigung der D.A.S. untersagt. Alle Rechte bleiben vorbehalten. Hinweis: Der D.A.S. Ratgeber informiert über die juristischen Grundlagen und soll nicht der Beratung im Falle eines individuellen rechtlichen Anliegens dienen. Die Informationen in diesem Ratgeber sind sorgfältig recherchiert. Eine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der Beiträge kann jedoch nicht übernommen werden. Jede zweite Nebenkostenabrechnung falsch, so oder ähnlich liest man viele Schlagzeilen. Diese Einschätzung mag stimmen oder auch nicht fest steht, dass zahlreiche Abrechnungen formal oder inhaltlich fehlerhaft sind und dieses Thema mit den steigenden Kosten für Heizöl und Gas immer mehr an Brisanz gewinnt. Was oft im Eifer des Gefechts nicht realisiert wird: Mieter und Vermieter haben das gleiche Problem. Denn im Regelfall erstellt nicht der Vermieter die Abrechnung, sondern ein Abrechnungsunternehmen. Oft entstehen so für beide Beteiligte unverständliche Zahlenkolonnen. Die Abrechnung wird auf Basis der Einzelabrechnungen zum Beispiel von Versorgungsunternehmen und Energielieferanten erstellt. Nicht selten ist auch deren Zahlenmaterial nicht über Zweifel erhaben und oft verwenden alle diese Zulieferer auch noch unterschiedliche Abrechnungszeiträume. Die vom Gesetzgeber geforderte Nachvollziehbarkeit der Nebenkostenabrechnung für Laien existiert nur in der Theorie. Umso wichtiger ist es für Mieter und Vermieter, im anderen Vertragspartner nicht sofort den Missetäter zu sehen, wenn Rechnungen nicht nachvollziehbar sind oder zu hoch ausfallen. Vor einem Streit gar einem Rechtsstreit sollte immer zunächst eine gemeinsame, gütliche Einigung versucht werden. Die D.A.S. versteht sich als Rechtsdienstleister, der auch einen Beitrag zur Schadenprävention durch Information und Beratung leistet. Ist aber einmal ein Rechtsproblem aufgetreten, steht Ihnen die D.A.S. mit Rat und Tat zur Seite. Ihre D.A.S. Rechtsschutzversicherung 3

4 INHALTSVERZEICHNIS... 6 BEGRIFF DER MIETVERTRAG BETRIEBS- UND HEIZKOSTENVERORDNUNG VERSCHIEDENE BETRIEBSKOSTENARTEN NICHT UMLEGBARE KOSTEN DAS WIRTSCHAFTLICHKEITSGEBOT VORAUSZAHLUNG ODER PAUSCHALE UND STEUER ABRECHNUNG DIE KORREKTE AUFTEILUNG EINSICHTSRECHT DES MIETERS FORMALIEN DER VERTEILERSCHLÜSSEL VERTEILUNG IN SONDERFÄLLEN DIE HÄUFIGSTEN FEHLER FRISTEN FÜR DEN VERMIETER FRISTEN FÜR DEN MIETER HEIZUNG UND WARMWASSER ZÜNDSTOFF WARME BETRIEBSKOSTEN FORMALIEN HEIZKOSTEN-ABC DER VERTEILERSCHLÜSSEL SCHÄTZUNG DER HEIZKOSTEN HEIZKOSTEN SPAREN LIEFERSTOPP: WOHNUNG KALT UND DUNKEL SPERRE DURCH VERSORGUNGSBETRIEBE VERSORGUNGSBETRIEBE MIETER VERSORGUNGSBETRIEBE VERMIETER UNTERBINDUNG ZUFUHR DURCH VERMIETER ENERGIEAUSWEIS VERGLEICHEN UND SPAREN SINN UND ZWECK VERBRAUCHSAUSWEIS ODER BEDARFSAUSWEIS? INHALT DES ENERGIEAUSWEISES DIE AUTOREN

5 WOHN... 9 HABEN VIELE NAMEN DER MIETVERTRAG DIE VERTRAGLICHEN GRUNDLAGEN BETRIEBS- UND HEIZKOSTENVERORDNUNG DIE GESETZLICHEN GRUNDLAGEN 17 VERSCHIEDENE BETRIEBSKOSTENARTEN EINMALEINS DER UMLAGEFÄHIGEN KOSTEN NICHT UMLEGBARE KOSTEN FALSCHE POSTEN IN DER ABRECHNUNG DAS WIRTSCHAFTLICHKEITSGEBOT VERMIETER MUSS SPARSAM HAUSHALTEN VORAUSZAHLUNG ODER PAUSCHALE WIE BETRIEBSKOSTEN ABGERECHNET WERDEN UND STEUER WIE VERMIETER UND MIETER STEUERN SPAREN 6 7

6 Was kostet eigentlich Ihre Wohnung warm? Oder entrichten Sie eine Teilinklusivmiete? Was ist denn die Kaltmiete? Und die warmen Betriebskosten? In Wohnungsanzeigen, Mietverträgen und gesetzlichen Bestimmungen geistern viele Fachausdrücke herum, die Vermieter und Mieter nicht richtig einordnen können. Dazu kommen auf beiden Seiten zahlreiche Unsicherheiten bei der Abrechnung der Nebenkosten: Welche Positionen können wie auf den Mieter umgelegt werden? Welche Fristen müssen eingehalten werden? Und warum kann im Mietvertrag nicht einfach eine Pauschale vereinbart werden, mit der alle Nebenkosten beglichen sind? WOHN HABEN VIELE NAMEN Unter Nebenkosten (Betriebskosten) versteht man alle Kosten, die für eine Mietwohnung zusätzlich zur eigentlichen Miete (auch Kaltmiete oder Grundmiete ) anfallen. Nebenkosten sind zum Beispiel Kosten für Heizung und Warmwasser, Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Müllbeseitigung, Straßenreinigung, bestimmte Versicherungen, Hausmeister, Aufzug und Gartenpflege. Die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten werden gleichrangig nebeneinander verwendet. Im Wesentlichen muss man folgende Bestandteile einer Gesamtmiete auseinanderhalten: - Grundmiete - Nebenkosten (Betriebskosten) Die Rechtslage ist durch eine Fülle von Urteilen und gesetzlichen Vorschriften für die Betroffenen oft unübersichtlich. Kalte und warme Betriebskosten Die Nebenkosten unterteilen sich in kalte und warme Betriebskosten, sodass sich die Miete für eine Wohnung in den meisten Fällen folgendermaßen zusammensetzt. Miete Grundmiete kalte Betriebskosten warme Betriebskosten - Grundsteuer - Wohngebäudeversicherung - Haftpflichtversicherung - Müllabfuhr - Wasser - Abwasser - Hausbeleuchtung - Aufzug - Hausmeister (Hauswart) - usw. - Heizung - Warmwasser - Schornsteinfeger - Wartung Heizung - Heizkostenabrechnung - usw. 8 9

7 Begriffsverwirrung Neben den Begriffen Grundmiete sowie kalte und warme Nebenkosten gibt es zahlreiche weitere Bezeichnungen, die mit Miete und Nebenkosten zusammenhängen. So ist unter Warmmiete bzw. Bruttomiete die gesamte Miete inklusive aller Neben- und Heizkosten zu verstehen. Teilinklusivmiete sagt aus, dass in dieser Miete ein Teil der Nebenkosten enthalten ist. Ein weiterer Teil, wie zum Beispiel Strom-, Wasser-, Müll- und Heizkosten, wird gesondert auf den einzelnen Mieter umgelegt. Kosten, deren Höhe unmittelbar mit dem Verbrauch zusammenhängt, werden als verbrauchsabhängige Nebenkosten bezeichnet. Dagegen sind Grundsteuer und Gebäudeversicherungsprämien Aufwendungen, die unabhängig von einem Verbrauch anfallen, also verbrauchsunabhängige Nebenkosten. Bezeichnung Grundmiete (Kaltmiete, Nettomiete) Kalte (allgemeine) Betriebskosten Warme Betriebskosten Warmmiete (Inklusiv-, Bruttomiete) Teilinklusivmiete Verbrauchsabhängige Nebenkosten Erläuterung Miete nur für die Wohnungsüberlassung. Alle anfallenden Nebenkosten inklusive Heiz- und Warmwasserkosten müssen vom Mieter zusätzlich gezahlt werden. Alle Nebenkosten ohne Kosten in Verbindung mit Heizung und Warmwasserbereitung Kosten für Heizung und Warmwasser (bzw. alle Positionen die mit Heizanlage und Warmwasserbereitung zusammenhängen) Bezeichnet die gesamte Miete, alle Nebenkosten (auch Heizkosten) sind darin enthalten. Ein Teil der Nebenkosten (Betriebskosten) ist in der Miete enthalten, der andere Teil, wie z. B. verbrauchsabhängige Wasser-, Abwasser-, Müllabfuhr- und Heizkosten, wird aber gesondert auf den Mieter umgelegt. Kosten, deren Höhe mit dem Verbrauch unmittelbar zusammenhängt, wie z. B. Kosten für Kaltwasser und Entwässerung, Heizkosten, Stromkosten Verbrauchsunabhängige Nebenkosten Kosten, die unabhängig von der Verbrauchsmenge anfallen, wie die Kosten für Grundsteuer und Gebäudeversicherung 10 11

8 Hier muss der Mieter Nebenkosten zahlen Nebenkosten (Betriebskosten) muss ein Mieter nur bezahlen, wenn die nachfolgenden drei Voraussetzungen erfüllt sind: - Der Mietvertrag muss ausdrücklich vorsehen, dass die Betriebskosten vom Mieter zu zahlen sind. - Es muss sich um umlagefähige Betriebskosten handeln. Nur die in der Betriebskostenverordnung genannten Kostenarten können vom Vermieter dem Mieter in Rechnung gestellt werden. - Diese Kosten müssen auch tatsächlich angefallen sein und es muss sich um laufende, regelmäßig wiederkehrende Kosten im Zusammenhang mit dem Haus oder dem Grundstück handeln. DER MIETVERTRAG DIE VERTRAGLICHEN GRUNDLAGEN Neben der Miete müssen Nebenkosten (Betriebskosten) vom Mieter nur dann bezahlt werden, wenn es im Mietvertrag so vereinbart wurde. Sonst gelten sie mit der Miete als abgegolten. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) 535 Der Vermieter hat die auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen. Festlegung im Mietvertrag Soll der Mieter, wie heute üblich, die Nebenkosten bezahlen, muss der Mietvertrag dies so vorsehen. Die Betonung liegt hier auf im Mietvertrag. Nachträgliche Absprachen muss der Mieter nicht unterschreiben. Gesetz Keine Nebenkosten mit Ausnahme der Heizkosten sind deshalb zu begleichen, wenn - es keinen schriftlichen Mietvertrag gibt (Art der Absprache kann nicht bewiesen werden), - im Formularmietvertrag freie Felder über Betriebskosten nicht ausgefüllt sind (Indiz dafür, dass keine Zahlung durch Mieter beabsichtigt war), - der Mietvertrag zu den Betriebskosten ungenaue, missverständliche oder gegen das Gesetz verstoßende Klauseln enthält (der Mieter muss exakt bestimmen können, welche Kosten er zu erwarten hat)

9 Tipp! Als Vermieter sollte man die Regelung zu den Betriebskosten im Formularmietvertrag bei Beginn des Mietverhältnisses sehr sorgfältig ausfüllen. Vergisst man eine zulässige Kostenart, muss der Mieter diese Kosten nicht bezahlen. BETRIEBS- UND HEIZKOSTENVERORDNUNG DIE GESETZLICHEN GRUNDLAGEN Die Betriebskostenverordnung ( 1 BetrKV) definiert Betriebskosten so: Ausnahme: Die sogenannten warmen Betriebskosten also Heizund Warmwasserkosten, die verbrauchsabhängig abgerechnet werden, kommen immer zur Miete dazu. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Gesetz Tipp! Als Mieter sollte man die Positionen der Nebenkostenabrechnung mit dem Mietvertrag vergleichen: Der Vermieter darf nur die Bezahlung solcher Nebenkosten verlangen, die im Mietvertrag festgelegt sind (ggf. auch per Verweis auf die Betriebskostenverordnung) und bei denen eine Umlage nach der Betriebskostenverordnung zulässig ist. Auch unter dem Punkt Sonstige Betriebskosten im Mietvertrag darf nicht einfach alles untergebracht werden, was der Vermieter sonst nirgendwo gefunden hat. Nicht umlagefähige Kosten wie diejenigen für eine Fassadenreinigung gehören hier zum Beispiel nicht hinein. Hat der Vermieter versehentlich einen zulässigen Einzelposten vergessen, hat er Pech und der Mieter Glück. Sind in einem Vertragsformular nur einzelne Nebenkosten angekreuzt, braucht der Mieter zusätzliche nicht angekreuzte Nebenkosten nicht zu bezahlen. Laufend ist bei der Definition der Betriebskosten ein wichtiges Wort. Einmalig entstehende Kosten können meist nicht als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Beispiel: Die Kosten für das regelmäßige Rasenmähen, Unkrautjäten und jährliche Schneiden von Bäumen und Sträuchern kann der Vermieter auf die Mieter abwälzen. Ob dagegen das Fällen eines alten, morschen Baumes umlagefähig ist, ist in der Rechtsprechung sehr umstritten

10 Die Betriebskostenverordnung zählt alle Betriebskostenarten auf, die ein Vermieter auf seinen Mieter per Mietvertrag umlegen, diesem also anteilig in Rechnung stellen darf. Die Heizkostenverordnung (Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten) als Spezialregelung gilt zudem für die Heiz- und Warmwasserkosten. Sie regelt, dass die Kosten für Heizung und Warmwasser zu bestimmten Anteilen entsprechend dem Verbrauch abgerechnet und auf den Mieter umgelegt werden müssen. Deshalb sind sogenannte Warmmieten, Heizkostenpauschalen oder die Verteilung der Heizkosten nach Wohnfläche bzw. Personenzahl unzulässig. 17 VERSCHIEDENE BETRIEBSKOSTENARTEN EINMALEINS DER UMLAGEFÄHIGEN KOSTEN Die Betriebskostenverordnung ( 2 BetrKV) zählt alle 17 Betriebskostenarten auf, die ein Vermieter auf seinen Mieter per Mietvertrag umlegen, diesem also anteilig in Rechnung stellen darf. 14 Kostenarten betreffen die kalten Betriebskosten, drei Kostenarten (Nr. 4, 5 und 6) die warmen Betriebskosten. Die warmen Betriebskosten werden regelmäßig im Rahmen der Heizkostenabrechnung erfasst und auf den Mieter umgelegt (mehr dazu im Kapitel Heizung und Warmwasser ). Die Heizkostenverordnung als Spezialregelung gilt hier zusätzlich. Hinweis: Ausnahmen von der verbrauchsabhängigen Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten gibt es unter anderem für Zweifamilienhäuser, in denen der Vermieter selbst mitwohnt. Umlagefähige Betriebskosten nach 2 Betriebskostenverordnung sind: Nr. 1. Grundsteuer (laufende öffentliche Lasten des Grundstücks) Die Grundsteuer wird erhoben von der Gemeinde durch Grundsteuerbescheid. In Wohnungseigentumsanlagen bekommt jeder Eigentümer einen gesonderten Bescheid. Nr. 2. Wasser (Kosten der Wasserversorgung) Wasserverbrauch, Grundgebühr Wasser, Miete von Wasserzählern, Eichkosten für Zähler, Kosten für Abrechnung Wasser und Kostenaufteilung, Wartungskosten von Wassermengenreglern, Betriebskosten einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe

11 Nr. 3. Abwasser/Kanal (Kosten der Entwässerung) Städtische Gebühren für Abwasser/Kanal (durch Abwasserbescheid) bzw. die entsprechenden Kosten für den Betrieb einer hauseigenen Abwasseranlage, z. B. Kosten der Wartung und Reinigung einer privaten Klär- und Sickergrube sowie Abfuhr des Klärschlamms und Schmutzwassers. Kosten des Betriebs einer Entwässerungspumpe. Anmerkung: Nicht umlagefähig sind Kanalanschlussgebühren und Kosten der Beseitigung einer Abflussverstopfung! Nr. 4. Heizkosten Die Kosten für Heizung umfassen insbesondere - Brennstoff also die Kosten für den Ankauf von Öl, Gas, Kohle und Holzpellets inklusive Anlieferung - Betriebsstrom (z. B. Strom für Umwälzpumpe) - Bedienung, Wartung und Überwachung der Heizungsanlage - Reinigung der Anlage und des Betriebsraums (z. B. Reinigung Tank und Heizungsraum) - jährliche Abgasmessung des Schornsteinfegers - Verbrauchserfassung (z. B. Kosten für Miete/Leasing Messgeräte) - Abrechnung (Kosten für Ablesen der Heizkostenverteiler und Erstellung Abrechnung) Nr. 5. Warmwasser Die Kosten für Warmwasser umfassen insbesondere - Kosten für das Wassergeld (wenn nicht schon bei den kalten Betriebskosten abgerechnet, vgl. Nr. 2) - Kosten für Wassererwärmung (Positionen vergleichbar mit Heizkosten, siehe Nr. 4) - Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten Nr. 6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen Anmerkung: Mehr zu den Kostenarten Nr. 4, 5 und 6 erhalten Sie im Kapitel Heizung und Warmwasser. Nr. 7. Aufzug (Fahrstuhlkosten) Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs einschließlich der Kosten des Betriebsstroms, der Beaufsichtigung, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Reinigung der Anlage. Anmerkung: Die Kostenverteilung erfolgt in der Regel unabhängig von einer Verwendung durch den einzelnen Bewohner. Auch Personen, die parterre wohnen, können mit den Aufzugskosten belastet werden. Wurde ein Vollwartungsvertrag abgeschlossen, darf der Vermieter den auf Reparaturen entfallenden Kostenteil nicht mit auf den Mieter umlegen

12 Nr. 8. Müll und Straßenreinigung Gebühren für Müllabfuhr (Abgabenbescheid der Gemeinde) und Kosten für entsprechende private Maßnahmen, auch Kosten des Betriebs von Müllkompressoren, Müllschluckern, Müllabsauganlagen und des Betriebs von Müllmengenerfassungsanlagen einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung. Nr. 11. Beleuchtung von Gemeinschaftsflächen/-räumen Kosten des Stroms für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie der Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen und des Heizungsraums. Nr. 9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung Kosten für die Säuberung und Schädlingsbekämpfung in den von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteilen, wie Zugängen, Fluren, Treppen, Kellern, Bodenräumen, Waschküchen, Fahrkorb des Aufzugs. In die Betriebskostenabrechnung dürfen die Kosten dann aufgenommen werden, wenn es sich um regelmäßige Kosten handelt. Anmerkung: Kommt Personal dafür zum Einsatz, sind die Personalkosten umlagefähig. Aber: Einmalige Ausgaben für einen Kammerjäger, für einen Imker zur Beseitigung eines Wespennests oder Kosten für eine Sonderreinigung des Gebäudes nach Umbaumaßnahmen des Vermieters dürfen nicht angesetzt werden. Nr. 10. Gartenpflege Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, der Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand und der Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen. Anmerkung: Hier sind nur die Stromkosten gemeint und nicht z. B. die Kosten für das Auswechseln von defekten Glühlampen im Treppenhaus. Nr. 12. Schornsteinreinigung Kehrgebühren nach der maßgebenden Gebührenordnung, soweit sie nicht bereits bei den Kosten der Heizanlage berücksichtigt sind. Anmerkung: Der einmalige Ankauf von Gartengeräten und Maschinen ist nicht umlagefähig

13 Nr. 13. Sach- und Haftpflichtversicherung Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- sowie sonstige Elementarschäden, Glasversicherung, Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug. Anmerkung: Nicht umlagefähig sind Rechtsschutz- und Mietausfallversicherungen. Nr. 17. Sonstige Betriebskosten Es handelt sich bei den Sonstigen Betriebskosten um einen Auffangtatbestand für solche Betriebskosten, die in der Betriebskostenverordnung nicht ausdrücklich geregelt, aber gerichtlich anerkannt sind. Nr. 14. Hausmeister (Kosten für Hauswart) Vergütung des Hauswarts sowie die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die ihm der Eigentümer für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betreffen; soweit die Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden. Nr. 15. Gemeinschaftsantenne, Breitbandkabel Dazu gehören insbesondere der Strom und die Wartungskosten für den Betrieb einer Gemeinschaftsantenne. Beim Kabelanschluss kann die monatliche, an die Kabelgesellschaft zu zahlende Grundgebühr umgelegt werden, nicht aber die einmalige Anschlussgebühr oder die Kosten für Reparaturen. Anmerkung: etwa für Schwimmbad und Sauna im Haus. Der Vermieter muss im Mietvertrag genau benennen, für was er Geld als Sonstige Betriebskosten verlangt. Hier finden sich oft Fehler in den Abrechnungen, weil Vermieter hier manche Hauskosten einordnen wollen, die nicht umlagefähig sind oder nicht im Mietvertrag als Sonstige Betriebskosten aufgeführt sind. Nr. 16. Wäschepflegeeinrichtungen Kosten des Betriebs der Waschmaschinen, Trockner, Wäscheschleudern etc. Dazu zählen die Kosten des Betriebsstroms, der Überwachung, Pflege und Reinigung der Einrichtungen, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit sowie die Kosten der Wasserversorgung, soweit nicht dort bereits berücksichtigt

14 Gesetz Eigenleistung des Vermieters Die Betriebskostenverordnung regelt auch, dass der Vermieter regelmäßige Arbeiten, die er selbst oder durch eigenes Personal durchführt zum Beispiel Hausputz, Gartenpflege und Hausmeistertätigkeit, den Mietern über die Nebenkosten in Rechnung stellen kann. Reinigt der Vermieter regelmäßig den Hausflur und das Treppenhaus, räumt den Schnee im Winter und gießt den Garten im Sommer, muss er dies nicht umsonst tun. Er kann die Kosten ansetzen, die eine Fremdfirma in Rechnung stellen würde. Betriebskostenverordnung (BetrKV), 1 Abs. 1 Satz 2 Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte; die Umsatzsteuer des Dritten darf nicht angesetzt werden. Doch Vorsicht: Auch hier gelten die Voraussetzungen, die für die Umlage aller Betriebskosten gelten. So muss eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag vorliegen und die Kosten müssen umlagefähig sein. Typische Klausel zur Eigenleistung in Mustermietverträgen Betriebskosten und Abrechnung Soweit der Vermieter Eigenleistungen für - Gartenpflege, - Fußwegreinigung, - Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung erbringt, kann er seinen hierfür entstehenden Kostenaufwand auf die Mieter anteilig umlegen. Rechnungsgrundlage sind entsprechende Tätigkeitsnachweise sowie die Nettobeträge, die für gleichwertige Leistungen von Dritten, insbesondere von Unternehmern, angesetzt werden können. Vermieter sollten genau überlegen, ob und in welcher Höhe sie die in Eigenleistung durchgeführten Arbeiten tatsächlich auf die Mieter umlegen. Bei der betragsmäßigen Bemessung der Kosten sollten sie berücksichtigen, dass Fachkräfte die Arbeiten unter Umständen schneller erledigen. Ein Preisabschlag ist also ratsam. Zudem sollten sie Tätigkeitsnachweise haben, also über ihre Arbeiten Buch führen. Bewertung des angemessenen Entgelts Bei der Bewertung der vom Vermieter selbst erbrachten Arbeitsleistungen ist zu berücksichtigen, dass ein hauptberuflich tätiger Hausmeister oder ein Hausmeisterdienst aufgrund seiner praktischen Erfahrung und der ihm zur Verfügung stehenden Arbeitsgeräte effizienter arbeitet als ein als fachlicher Laie tätiger Vermieter. Daher kann auch eine an dem früheren Hauswartentgelt orientierte Honorarforderung des Vermieters zu reduzieren sein. Amtsgericht Wetzlar, Az. 38 C 1759/06, Urteil vom Tipp! Urteil 24 25

15 NICHT UMLEGBARE KOSTEN FALSCHE POSTEN AUF DER ABRECHNUNG Nicht alle Kosten, die in einem Haus anfallen, sind anrechenbare Nebenkosten. Die Betriebskostenverordnung ( 1 Abs. 2 BetrKV) gibt Anhaltspunkte, welche Kosten eines Hauses der Mieter nicht übernehmen muss. Hausverwaltung (Verwaltungskosten) Die Kosten für die Hausverwaltung oder sonstige Kosten für die Verwaltung des Gebäudes gehören nicht zu den Betriebskosten. Davon abweichende Vereinbarungen sind bei der Wohnraummiete unzulässig. Der Vermieter kann die Verwaltungskosten zwar in die Grundmiete einkalkulieren, als Betriebskosten darf er sie aber nicht umlegen. Lediglich für die Abrechnung und Verteilung des verbrauchsmäßig erfassten Wassers, der Heizkosten und des Mülls sieht die Betriebskostenverordnung entsprechende Ausnahmen vor. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten Die Kosten für Modernisierung, Renovierung und Reparaturen im Haus können ebenfalls nicht über die Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden. Ein Blick in viele Hauswartverträge zeigt, dass der Hausmeister nicht nur die typischen, umlegbaren Hauswartarbeiten durchführt, sondern auch Instandhaltungs- und Verwaltungstätigkeiten. Die Arbeitszeit und die Kosten, die für solche Instandhaltungen, Instandsetzungen, Erneuerungen, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung anfallen, müssen aus den Hauswartkosten herausgerechnet werden. Betriebskostenverordnung (BetrKV) 1 Abs. 2 Betriebskosten (2) Zu den Betriebskosten gehören nicht: 1. die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten), Gesetz 2. die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten)

16 Keine Betriebskosten sind darüber hinaus auch: - Instandhaltungsrücklagen (bei gemieteten Eigentumswohnungen) - Kontogebühren für das Mietkonto - Rechtsschutzversicherung des Vermieters - Kosten für Erstellung eines Energieausweises - Mietausfallversicherung - Beiträge des Vermieters zu Grundeigentümervereinen - Portokosten - Zinsen für einen Kredit, um Heizöl einzukaufen - Fassadenreinigung - Reparaturkostenversicherung - Wartungskosten der Klingelsprechanlage und der Türschließanlage - Leasingkosten für Öltank oder Ölbrenner - Zinsabschlagssteuer auf Instandhaltungsrücklagen - Kosten und Pflege einer Dachbegrünung - Bewachungskosten (außer bei speziellen Gebäuden, mit Nachweis des Vermieters, dass Bewachung notwendig ist) - Erbbauzinsen - Anliegerbeiträge (z. B. Erschließungsbeiträge oder Straßenbaubeiträge) Mieter von Eigentumswohnungen müssen besonders genau darauf achten, dass keine unzulässigen Posten berechnet werden. Allzu leicht reichen Vermieter die Abrechnung der Hausverwaltung ( Hausgeld ) einfach an den Mieter weiter. Diese ist jedoch für den Eigentümer erstellt und enthält immer Posten, die nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen etwa Verwaltungskosten, Reparaturkosten und Instandhaltungsrücklagen. Hinweis: Die Kosten für den elektrischen Strom in der Mietwohnung zählen zwar ebenfalls zu den Nebenkosten der Mietwohnung. Üblicherweise rechnet der Mieter jedoch direkt mit dem Stromversorger ab. So hat in der Regel jede Mietwohnung ihren eigenen Stromzähler jeder Mieter kann den Stromanbieter selbst wechseln. Über den Vermieter wird jedoch der Betriebsstrom für die Haustechnik abgerechnet zum Beispiel für die Heizanlage und den Aufzug. Tipp! 28 29

17 DAS WIRTSCHAFTLICHKEITSGEBOT VERMIETER MUSS SPARSAM HAUSHALTEN Vermieter müssen bei der Bewirtschaftung des Mietshauses das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten ( 556 Abs. 3 BGB, 560 Abs. 5 BGB). Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) 560 Veränderung der Betriebskosten (Auszüge) (5) Bei Veränderungen von Betriebskosten ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Gesetz Gesetz Das bedeutet: Vermieter dürfen zwar frei entscheiden, welchen Handwerker, Abrechnungsservice oder Brennstofflieferanten sie beauftragen. Es muss nicht der günstigste sein, und auch Qualität und Service dürfen eine Rolle spielen. Sie dürfen jedoch nicht ohne jeden Vergleich ein Angebot auswählen, das den Maßstab der vor Ort üblichen Preise deutlich sprengt. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) 556 Vereinbarungen über Betriebskosten (Auszüge) (3) Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten ( ) Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis Der Vermieter darf also keine unwirtschaftlich hohen oder unnötigen Betriebskosten auf die Mieter umlegen. Die Kosten müssen erforderlich und angemessen sein. Natürlich kann lange darüber gestritten werden, was nun unwirtschaftlich ist. Daher steht dem Vermieter ein gewisser Ermessensspielraum zu. Erst wenn dieser überschritten ist, wird es ernst: Dann ist der Vermieter nicht mehr zur Umlage überhöhter Betriebskosten berechtigt. Er muss die Mehrkosten selbst tragen. Beispiel: Der Vermieter beschließt, einen Vertrag mit einem Breitbandkabelanbieter abzuschließen, um die Versorgung der Mieter mit Kommunikationsmöglichkeiten und Unterhaltungsmedien zu verbessern. Dadurch fallen zusätzliche Kosten an. Solange sich die Kabelgebühren halbwegs im üblichen Rahmen bewegen, bleibt das Wirtschaftlichkeitsgebot gewahrt obwohl vielleicht eine Gemeinschafts-Satellitenantenne billiger wäre

18 Beispiel: Der Vermieter beschließt, den Zugangsweg zur Haustür und die Garageneinfahrt mit elektrischen Heizschleifen zu versehen, damit im Winter niemand stürzt. Leider verdreifachen sich die Stromkosten. In diesem Fall wäre das Wirtschaftlichkeitsgebot nicht gewahrt, da hier durch eine unübliche Installation unverhältnismäßig hohe zusätzliche Kosten verursacht werden. Anders kann dies allerdings im Einzelfall z. B. bei einer Seniorenwohnanlage gehobenen Niveaus sein. Rückzahlung überhöhter Nebenkosten Fordert ein Mieter von seinem Vermieter Schadenersatz, weil dieser bei den Betriebskosten das Wirtschaftlichkeitsgebot nicht beachtet haben soll, ist nach einem Urteil des Bundesgerichtshofes der Mieter beweispflichtig. Der Hinweis auf die Angabe des Betriebskostenspiegels für Deutschland reicht als Beweis nicht aus. Bundesgerichtshof, Az. VIII ZR 340/10, Urteil vom Urteil Beispiel: Der Vermieter lässt den Hausgarten pflegen. Er beauftragt damit einen exklusiven Landschaftsdesigner, der viermal im Jahr für 200 Euro die Stunde den Rasen mäht. Auch hier wird das Wirtschaftlichkeitsgebot missachtet. Der vom Deutschen Mieterbund jährlich aktualisierte Betriebskostenspiegel kann Vergleichswerte geben. Als alleiniger Nachweis für ein unwirtschaftliches Verhalten des Vermieters reicht er jedoch nicht aus. Tipp! Der Vermieter muss im Übrigen auch den Wettbewerb der Leistungsanbieter nutzen, um einen möglichst günstigen Preis zu erzielen. Insbesondere von Vermietern mit großem Wohnungsbestand kann erwartet werden, dass sie nicht ohne zu vergleichen den teuersten Anbieter wählen, sondern nach den Prinzipien vernünftigen Wirtschaftens einen Preisvergleich anstellen. Mieter hat Beweispflicht Der Mieter muss bei einem Rechtsstreit beweisen, dass der Vermieter gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot verstoßen hat. Es reicht nicht, dass er die Angemessenheit der Kosten lediglich pauschal in Zweifel zieht. Dafür kann er beim Vermieter von seinem Belegeinsichtsrecht Gebrauch machen, die Rechnungen zum Beispiel fotokopieren oder fotografieren. und bei anderen Anbietern Vergleichsangebote einholen. Damit ist es ihm möglich, bei der Einleitung rechtlicher Schritte seinen Vorwurf genauer zu begründen. Preissteigerungen zum Vorjahr Zeigt ein Vergleich der einzelnen Posten der Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Vorjahr einen starken Kostenanstieg, muss der Vermieter dem Mieter die Ursachen dafür angeben. Er muss begründen, wodurch die Preissteigerung hervorgerufen wurde und warum er diese Preissteigerung nicht z. B. durch Beauftragung eines anderen Unternehmens vermeiden konnte. Wann ein starker Anstieg vorliegt, ist umstritten und hängt wohl auch von der einzelnen Kostenposition ab. KG Berlin, Az. 12 U 216/04, Urteil vom Urteil 32 33

19 VORAUSZAHLUNG ODER PAUSCHALE WIE BETRIEBSKOSTEN ABGERECHNET WERDEN Wurden die Betriebskosten wirksam auf den Mieter umgelegt, können sie auf zwei Arten erhoben werden. Entweder durch Abrechnung und Umlage der tatsächlich entstandenen Kosten. Meist sieht eine Klausel im Mietvertrag einen bestimmten Betrag als monatliche Vorauszahlung vor. Diese werden am Ende eines Abrechnungszeitraums mit den tatsächlich angefallenen Betriebskosten verrechnet. Es ergibt sich eine Nachzahlung oder eine teilweise Erstattung für den Mieter. Oder in Form einer Pauschale. Mit der Pauschale sind alle Ansprüche des Vermieters auf Zahlung von Betriebskosten abgegolten. Sie ist unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten. Eine Abrechnung am Ende des Jahres findet nicht statt. Keine Pauschale für Heiz- und Warmwasserkosten Eine Pauschale bezieht sich nur auf die kalten (allgemeinen) Betriebskosten. Die Heizkosten müssen dagegen genau abgerechnet werden. Der Grund: Die Heizkostenverordnung schreibt für Heizkosten eine anteilige Verteilung auf die Mieter unter Berücksichtigung des jeweiligen Verbrauchs vor. Nur für wenige Gebäude gibt es Ausnahmen davon (siehe dazu Seite 100). Typische Regelung in Mustermietverträgen Miete 1. Die monatliche Miete beträgt: Euro Nettomiete (ohne Nebenkosten) für Wohnung 2. Zusätzlich zahlt der Mieter Euro als Vorauszahlung auf Heizungsund Warmwasserkosten und für die übrigen Betriebskosten Euro c Vorauszahlung auf die allgemeinen Betriebskosten (oder alternativ) c Pauschale für die allgemeinen Betriebskosten Gesamtbetrag zu Vertragsbeginn Euro Anpassung der Vorauszahlungen Üblicherweise werden Nebenkosten für Mietwohnungen in Form einer Vorauszahlung erhoben. Nach der Abrechnung der Nebenkosten kann eine Anpassung der Vorauszahlungen für die Zukunft gefordert werden und zwar von beiden Vertragspartnern. Dies kann nicht per Mietvertrag anders geregelt werden

20 Gesetz Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) 560 (4) Sind Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart worden, so kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen. Hinweis: Vermieter dürfen bei der Festsetzung der Vorauszahlungen für die Nebenkosten keinen pauschalen Sicherheitszuschlag erheben (BGH, Az. VIII ZR 294/10). Zulässig sind solche Zuschläge nur, um konkret zu erwartende Kostensteigerungen auszugleichen, nicht jedoch, um generell erwartete Steigerungen der Heiz- oder sonstiger Nebenkosten aufzufangen. Pauschale für kalte ( allgemeine ) Betriebskosten Bei einer Pauschale sind die Nebenkosten mit diesem Pauschalbetrag abgegolten. Nachzahlungen oder Auszahlungen von Guthaben sind damit ausgeschlossen, eine jährliche Abrechnung findet nicht statt. Haben Mieter hohe verbrauchsabhängige Nebenkosten, profitieren sie von einer solchen Vereinbarung. Lebt dagegen ein alleinstehender Mieter in einem Haus voller Familien und haben alle die gleiche Pauschale, wird dieser Mieter erheblich höhere Nebenkosten bezahlen als beim Vorauszahlungsmodell. Für den Vermieter bedeutet die Vereinbarung einer Pauschale eine nicht zu unterschätzende Vereinfachung der Verwaltungsarbeit, aber auch ein Kostenrisiko. Anpassung der Nebenkostenpauschale Bei der Pauschale kann eine Anpassung der monatlichen Zahlung durch den Vermieter dann vorgenommen werden, wenn der Mietvertrag dazu eine eindeutige Vereinbarung enthält. Fehlt eine Regelung im Mietvertrag, bleibt es für die Dauer des Mietverhältnisses bei der fixen Pauschale

21 Beispiel für eine Regelung im Mustermietvertrag Muster für Vermieter Werden allgemeine Betriebskosten pauschal bezahlt, erfolgt keine Nachzahlung bezüglich dieser Betriebskosten. Der Vermieter kann die Pauschale erhöhen, wenn sie zur Deckung der Betriebskosten nicht mehr ausreicht. Ermäßigen sich die Betriebskosten, so ist die Betriebskostenpauschale herabzusetzen. Name des Vermieters/ der Vermieter Name/Anschrift des Mieters/ der Mieter Vermieteranschrift Datum Gesetz Die Erhöhungserklärung selbst muss begründet und die Begründung erläutert werden. Auch eine Verringerung der Betriebskosten muss der Vermieter zum Anlass nehmen, die Pauschale anzupassen. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) 560 Veränderung der Betriebskosten (Auszüge) (4) Sind Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart worden, so kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen. (5) Bei Veränderungen von Betriebskosten ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Erhöhung der Betriebskostenpauschale für Ihre Wohnung: 2. Obergeschoss rechts Sehr geehrte/r..., mietvertraglich haben wir vereinbart, dass die Betriebskostenpauschale erhöht werden darf. Wie Sie der beiliegenden Aufstellung entnehmen können, betrugen die in der Pauschale enthaltenen jährlichen Kosten...Euro. Diese haben sich inzwischen erhöht. Bitte zahlen Sie die erhöhte Pauschale in Höhe von... Euro ab dem (Datum einfügen)... In der Pauschale enthaltene Betriebskosten: bisher jetzt 1. Grundsteuer... Euro... Euro 2. Straßenreinigung... Euro... Euro 3. Müllabfuhr... Euro... Euro 4. Sach- und Haftpflichtversicherung... Euro... Euro Positionen : insgesamt:... Euro... Euro Gesamtwohnfläche des Hauses:... qm Ihre Wohnfläche:... qm Ihr Anteil (.../...) an den Gesamtkosten:... Euro... Euro (6) Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ist unwirksam. Mit freundlichen Grüßen... Ihre Unterschrift 38 39

22 UND STEUER WIE VERMIETER UND MIETER STEUERN SPAREN Eigentümer und Mieter können Aufwendungen für Arbeiten in Haus oder Wohnung steuerlich absetzen. Dies gilt auch für Arbeiten, die nicht selbst in Auftrag gegeben wurden: Auch Lohnkosten, die über die Neben- und Heizkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden, zum Beispiel für Hausmeister, Schornsteinfeger oder Wartung des Aufzugs sowie Gartenpflege und Winterdienst, werden steuerlich begünstigt. Mietnebenkosten absetzen Ein Mieter kann nicht nur die Rechnung eines von ihm beauftragten Handwerkers in seiner Steuererklärung berücksichtigen, sondern auch die von ihm über die Nebenkostenabrechnung bezahlten Arbeitskosten. 20 Prozent der anfallenden Arbeitskosten können direkt von der Steuerschuld abgezogen werden (Einkommenssteuergesetz 35a). Beispiel: Würde der Arbeitskostenanteil der Nebenkostenabrechnung für Gartenpflege, Hausreinigung, Hauswartstätigkeiten, Schornsteinfeger und Aufzugswartung 400 Euro jährlich betragen, könnte der Mieter 80 Euro von seiner Steuerschuld abziehen. Nicht die Materialkosten Das Finanzamt akzeptiert nur die reinen Arbeits- und Fahrtkosten. Nicht begünstigt sind die Kosten für das Material. Der Vermieter ist verpflichtet, die Lohnkostenanteile in der Betriebskostenabrechnung getrennt auszuweisen bzw. eine entsprechende separate Bescheinigung zu erstellen und dabei eine Reihe von Vorgaben zu beachten. Dies ist nicht unproblematisch, da einige Versorgungsunternehmen und Abrechnungsdienste die Arbeitskosten nach wie vor nicht getrennt ausweisen. Gesetzliche Grundlagen Schon seit 2003 können haushaltsnahe Dienstleistungen einschließlich Handwerkerleistungen im Haushalt steuerlich geltend gemacht werden ( 35a des Einkommenssteuergesetzes). Seit 2006 besteht diese Möglichkeit auch bei den Arbeitskostenanteilen der Nebenkostenabrechnung unabhängig vom Auftraggeber. Es gibt jedoch Grenzen: Der Steuerabzug ist nur bis zu einer gewissen Höchstsumme der Aufwendungen pro Jahr möglich. Aber: Die Steuervergünstigung bekommt nur, wer auch Lohn- bzw. Einkommenssteuer zahlt

23 Hier eine Übersicht der seit geltenden Grenzen: - Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse (Haushaltshilfe, Pflege): Es können bis zu 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens insgesamt Euro von der Steuerschuld abgezogen werden. - Geringfügig beschäftigte Haushaltshilfen: Es können 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens 510 Euro von der Steuerschuld abgezogen werden. - Handwerkerleistungen für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen: Hier können ebenfalls bis zu 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens Euro des Arbeitslohns von der Steuerschuld abgezogen werden. Voraussetzung: Der Steuerpflichtige kann die Originalrechnung des Handwerksbetriebs mit aufgeschlüsselten Arbeitskosten sowie den Bankauszug mit der entsprechenden Abbuchung vorlegen. Mieter müssen die Nebenkostenabrechnung mit entsprechender Aufschlüsselung der Kosten oder eine Bescheinigung des Vermieters bzw. des Verwalters sowie Zahlungsbelege über Nebenkosten und ggf. Nachzahlungen vorweisen können

24 ABRECHNUNG DIE KORREKTE AUFTEILUNG EINSICHTSRECHT DES MIETERS ORIGINALBELEGE PRÜFEN FORMALIEN GRUNDSÄTZE ORDNUNGSGEMÄSSER ABRECHNUNG DER VERTEILERSCHLÜSSEL WOHNFLÄCHE, PERSONENZAHL, VERBRAUCH VERTEILUNG IN SONDERFÄLLEN FALLSTRICKE IN DER ABRECHNUNG DIE HÄUFIGSTEN FEHLER ABRECHNUNGSFEHLER VERMEIDEN FRISTEN FÜR DEN VERMIETER MONATS-FRIST UND FRISTÜBERSCHREITUNG FRISTEN FÜR DEN MIETER ZEIT FÜR EINWÄNDE 44 45

25 ABRECHNUNG DIE KORREKTE AUFTEILUNG Eine Nebenkostenabrechnung zu verstehen ist nicht einfach. Jeder Vermieter ist nach dem Gesetz zwar verpflichtet, die Kosten so darzustellen, dass auch ein juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieter die Abrechnung nachvollziehen kann. In der Praxis wird jedoch die Abrechnung meist von Abrechnungsfirmen erstellt. Deren Zahlenwerke verstehen auch viele Vermieter nicht mehr. Trotzdem ist Ansprechpartner des Mieters bei Unklarheiten immer der Vermieter bzw. der Verwalter nicht jedoch die vom Vermieter beauftragte Abrechnungsfirma. Der Vermieter oder Verwalter muss dem Mieter auch alle Unterlagen zeigen, auf denen die Abrechnung beruht. EINSICHTSRECHT DES MIETERS ORIGINALBELEGE PRÜFEN ABRECHNUNG DIE KORREKTE AUFTEILUNG Der Mieter hat das Recht, die Originalbelege beim Vermieter oder Hausverwalter einzusehen also zum Beispiel die Rechnungen, die der Vermieter selbst von den Versorgungsunternehmen erhalten hat, und die Verträge, die der Vermieter abgeschlossen hat. Sinn und Zweck des Einsichtsrechts ist es, dem Mieter die Überprüfung der in die Abrechnung eingestellten Kosten zu ermöglichen (LG Berlin, Az. 65 S 4/10). Der Mieter darf diese Unterlagen auch mit mitgebrachten Geräten kopieren oder fotografieren (LG Potsdam, Az. 4 S 31/11). Der Mieter kann jedoch nicht in jedem Fall eine Zusendung von Kopien verlangen. Die Gerichte gehen davon aus, dass der Mieter sich schon ins Büro des Vermieters oder Verwalters begeben muss, um Zweifel aufzuklären. Ein Anspruch besteht jedoch dann, wenn sich der Vermieter bzw. die Verwaltung in einer weiter entfernten Stadt befindet oder es dem Mieter aus anderen Gründen (z. B. Alter, Krankheit) unmöglich ist, deren Büroräume aufzusuchen. Werden für den Mieter Kopien angefertigt, kann der Vermieter die Kosten für die Kopien (max. ca. 25 Cent pro Kopie) sowie die Portokosten in Rechnung stellen. Allerdings darf der Vermieter für die Einsichtnahme in Kostenbelege keine Gebühren, Stundensätze oder Ähnliches verlangen. Verweigert der Vermieter die Einsichtnahme, kann der Mieter eine eventuelle Nachzahlung zurückbehalten, bis ihm Einsicht gewährt wird. Tipp! 46 47

26 ABRECHNUNG DIE KORREKTE AUFTEILUNG ABRECHNUNG DIE KORREKTE AUFTEILUNG Urteil Zusendung von Rechnungskopien Der Mieter kann von seinem in der gleichen Stadt ansässigen Vermieter nicht die Zusendung der Kopien aller für die Nebenkostenabrechnung relevanten Abrechnungsbelege fordern. Dieses Recht haben nur Mieter von preisgebundenen Wohnungen alle anderen müssen im Büro des Vermieters Einsicht nehmen. Bundesgerichtshof, Az. VIII ZR 78/05, Urteil vom FORMALIEN GRUNDSÄTZE ORDNUNGSGEMÄSSER ABRECHNUNG Die Nebenkostenabrechnung muss der Mieter schriftlich erhalten. Maßgeblich ist die sogenannte Textform. Das heißt: Der Vermieter darf auch per Fax oder ohne Originalunterschrift abrechnen. Ist die Abrechnung nicht übersichtlich oder sind Positionen unverständlich oder unzulässig, muss der Mieter eine Nachzahlung nicht begleichen. Der Mieter sollte in diesem Fall der Abrechnung widersprechen und den Vermieter auffordern, ihm eine nachvollziehbare Berechnung der Kosten vorzulegen. Eine korrekte Betriebskostenabrechnung enthält: - eine genaue Bezeichnung der Wohnung (Anschrift, Stockwerk), - eine Angabe des Abrechnungszeitraums, - eine Zusammenstellung der gesamten Betriebskosten, - die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels, - die Berechnung der auf den einzelnen Mieter entfallenden Betriebskostenanteile, - eine Aufstellung der vom Mieter vorgenommenen Vorauszahlungen

27 ABRECHNUNG DIE KORREKTE AUFTEILUNG ABRECHNUNG DIE KORREKTE AUFTEILUNG Abrechnungszeitraum Darunter versteht man den Zeitraum, über den abgerechnet wird. Bei Wohnraum beträgt er immer ein Jahr, nicht notwendigerweise jedoch das Kalenderjahr. Beispiel: Ein Abrechnungszeitraum vom 1. Juli 2012 bis zum 30. Juni 2013 ist möglich. Hinweis: Die Zuordnung der angefallenen Kosten zu einer bestimmten Abrechnungsperiode ist für den Vermieter nicht immer einfach. Maßgeblich ist, zu welcher Zeit die in Rechnung gestellte Leistung erbracht wurde, also z. B. das Wasser verbraucht wurde (Leistungsprinzip bzw. Zeitabgrenzungsprinzip). Damit werden die Nebenkosten abgerechnet, die tatsächlich für den jeweiligen Abrechnungszeitraum angefallen sind. Bei den kalten Betriebskosten ist jedoch ausnahmsweise auch eine Abrechnung danach möglich, wann der Vermieter die Rechnungen bezahlt hat (Abflussprinzip, BGH, Az. VIII ZR 49/07 und Az. VIII 27/07). Hinweis: Zieht ein Mieter mitten im Jahr aus, werden die Nebenkosten entsprechend seiner Mietzeit berechnet. Es erfolgt eine Zwischenablesung der Zähler zur Erfassung seines Verbrauchs, der Mieter hat aber keinen Anspruch auf eine Zwischenabrechnung. Auch gegenüber einem bereits ausgezogenen Mieter muss erst zum üblichen Zeitpunkt der Jahresabrechnung abgerechnet werden. Bei einem Mieterwechsel sowie bei warmen Betriebskosten sollte dagegen in jedem Fall eine Abrechnung nach dem Leistungsprinzip erfolgen. Tipp! Zusammenstellung der anrechenbaren Betriebskosten Der Vermieter muss in der Nebenkostenabrechnung die Gesamtkosten zusammenstellen, die in den Abrechnungszeitraum fallen. Dabei muss für den Mieter erkennbar sein, wie sie sich zusammensetzen. Die einzelnen Nebenkostenpositionen müssen aufgelistet werden. Oft kommt es zu Problemen mit der Zuordnung von einzelnen Leistungen, wenn der Vermieter nicht nach dem Kalenderjahr abrechnet, sein Versorgungsunternehmen wie zum Beispiel das Wasserwerk dies jedoch macht. In der Praxis hat es der Vermieter meist mit mehreren Versorgungsbetrieben zu tun, die im ungünstigsten Fall alle unterschiedliche Abrechnungszeiträume verwenden. Heizkosten nach Verbrauch Das Abflussprinzip darf nicht für die Heizkosten (und Warmwasserkosten) angewendet werden. Der Vermieter darf dem Mieter also nicht einfach die im Abrechnungszeitraum an den Wärmeversorger gezahlten Abschläge in Rechnung stellen. Dies verbietet die Heizkostenverordnung. Er muss der Abrechnung die Kosten des tatsächlichen Verbrauchs an Heizenergie (z. B. Heizölverbrauch) zugrunde legen. Bundesgerichtshof, Az. VIII ZR 156/11, Urteil vom Urteil 50 51

28 ABRECHNUNG DIE KORREKTE AUFTEILUNG ABRECHNUNG DIE KORREKTE AUFTEILUNG Tipp! DER VERTEILERSCHLÜSSEL WOHNFLÄCHE, PERSONENZAHL, VEBRAUCH Hat der Vermieter die Nebenkosten des gesamten Hauses ermittelt, muss er sie auf die Mieter verteilen. Der Umlageschlüssel (Verteilerschlüssel) ist also der Maßstab, nach welchem die für das gesamte Gebäude anfallenden Betriebskosten auf die einzelnen Wohnungen aufgeteilt ( umgelegt ) werden. Umgelegt werden kann nach: - Wohnfläche (Quadratmeter), - Personenzahl im Haushalt, - Wohneinheiten, - Miteigentumsanteilen (Eigentumswohnungen), - Kubikmetern (m 3 ) umbautem Raum, - Verbrauch. In der Regel ergibt sich aus dem Mietvertrag, welcher Aufteilungsmaßstab vereinbart ist. Findet sich im Mietvertrag keine Regelung, sind die Nebenkosten nach dem Anteil der Wohnfläche zu verteilen (d. h. Anteil der Wohnfläche der einzelnen Wohnung in m 2 an der Gesamtwohnfläche des Gebäudes). Um sich unnötige Arbeit mit Umrechnungen zu ersparen, sollten Vermieter von Eigentumswohnungen den gleichen Umlageschlüssel im Mietvertrag vereinbaren, wie er in ihrer Hausgeldabrechnung der Wohnungseigentumsgemeinschaft verwendet wird. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) 556a Abs. 1 S. 1 Abrechnungsmaßstab für Betriebskosten Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Ein für den Mieter ungünstiger Verteilerschlüssel hat unmittelbar Auswirkungen auf seinen Geldbeutel. Kein Wunder, dass es deshalb um die Kostenverteilung der einzelnen Abrechnungsposten immer wieder Streit gibt, weil ein Mieter den Verteilerschlüssel zum Beispiel nach Wohnfläche als ungerecht empfindet. Denn warum soll ein Single ebenso viel für Wasser bezahlen wie die Familie mit sieben Kindern? Wasser, Abwasser, Müllabfuhr Verbrauchsabhängige Betriebskosten (z. B. Wasser, Abwasser, Müllabfuhr) sollen deshalb nach dem Willen des Gesetzgebers möglichst verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Sie müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden, wenn entsprechende Messeinrichtungen vorhanden sind. Gesetz 52 53

29 ABRECHNUNG DIE KORREKTE AUFTEILUNG ABRECHNUNG DIE KORREKTE AUFTEILUNG Gesetz Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) 556a Abs. 1 S.2 Abrechnungsmaßstab für Betriebskosten Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt. Müll: Auch für die Menge des in einem Mehrfamilienhaus durch die einzelnen Parteien weggeworfenen Mülls existieren Verbrauchsmessgeräte (sogenannte Müllmengenscanner). Gibt es so eine Anlage im Haus, müssen die Kosten nach einem Maßstab, der der unterschiedlichen Müllverursachung Rechnung trägt, umgelegt werden. Hinweis: Sind in allen Wohnungen des Hauses oder an allen Zapfstellen Kaltwasserzähler installiert, muss der Vermieter die Zählerstände bei der Abrechnung berücksichtigen. Grundgebühren für Kaltwasser/Abwasser können weiterhin nach Wohnfläche (qm) umgelegt werden. Wasser/Abwasser: Viele Bundesländer haben in ihren Bauordnungen vorgeschrieben, dass jede Wohneinheit mit einem eigenen Kaltwasserzähler auszustatten ist. Dies gilt teilweise auch für bestehende Gebäude. In diesen Bundesländern müssen Vermieter daher nicht nur Wasseruhren anschaffen, sondern auch verbrauchsabhängig abrechnen. Der Vermieter ist jedoch nicht verpflichtet, Verbrauchsmessgeräte anzuschaffen. Vertraglich kann auch vereinbart werden, dass die Abfallentsorgungsgebühren nicht nach Wohnfläche, sondern nach Personenanzahl im jeweiligen Haushalt verteilt werden. Dies erscheint gerecht, ist jedoch in der Praxis sehr problematisch. Nicht nur muss der Vermieter bei jeder Neuvermietung den Umlagemaßstab anpassen was z. B. in einem Hochhaus mit 150 vermieteten Eigentumswohnungen für die Hausverwaltung sehr aufwändig werden kann, sondern es wird (wie in einschlägigen Internetforen zu beobachten) auch permanenter Streit darüber entstehen, wer sich wie lange in der Wohnung aufhält, wer mehr Besuch hat, ob ein neuer Lebenspartner schon angemeldet ist und ob ein Kleinkind mehr Müll verursacht als ein Rentner usw. Unproblematischer ist eine Abrechnung nach der Wohnfläche. Besteht keine gesetzliche Ausrüst- oder Nachrüstpflicht und sind keine Wasserzähler vorhanden, kann der Vermieter das Wasser weiter nach den oben dargestellten Aufteilungsmaßstäben (Wohnfläche, Personenzahl) abrechnen. Hinweis: Für die Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten gelten wiederum Sonderregelungen. Über diese informieren wir Sie im Kapitel Heizung und Warmwasser