Torsten Hellberg. Einkauf mit SAP. Prozesse, Funktionen, Customizing. Bonn Boston

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1 Torsten Hellberg Einkauf mit SAP MM Prozesse, Funktionen, Customizing Bonn Boston

2 Auf einen Blick 1 Einleitung Organisationsebenen Stammdaten Beschaffung mit SAP ERP Optimierung der Beschaffung mit SAP ERP Belegfreigabeverfahren Listanzeigen, Auswertungen und das Logistikinformationssystem A SAP-Hinweise B Menüpfade C Beispiele zur automatischen Bezugsquellenfindung D Glossar E Der Autor

3 Inhalt 1 Einleitung Organisationsebenen Bedeutung und Zuordnungen von Organisationsebenen Organisationsebenen im Einkauf Zusammenfassung Stammdaten Einführung Materialstammsatz Struktur, Fachbereiche und Datenhaltungsebenen Materialart und Branche Erfassung und Erfassungshilfen Lieferantenstammsatz Struktur und Datenhaltungsebenen Kontengruppe Sperren von Lieferanten Einkaufsinformationssatz Datenhaltungsebenen und Inhalte Anlegen und Fortschreiben von Infosätzen Infosätze und Konditionen Einkaufsverhandlungsblatt Löschung von Einkaufsinfosätzen Einführung in die Klassifizierung Anlegen eines Merkmals Anlegen einer Klasse Klassifizierung von Objekten Suche nach Objekten Zusammenfassung Beschaffung mit SAP ERP Der grundlegende Beschaffungsprozess Bestellung Wareneingang

4 Inhalt Logistik-Rechnungsprüfung Erweiterung des Beschaffungsprozesses Kontierungsobjekte Lager- und Verbrauchsmaterialbeschaffung Bestellanforderung Anfrage- und Angebotsbearbeitung Bestellung Besondere Geschäftsvorfälle im Rahmen der Fremdbeschaffung Positionstypen im Einkauf Limitbestellung Beschaffung von Dienstleistungen Lieferantenkonsignation Lohnbearbeitung Pipelineabwicklung Umlagerungsbestellung Streckenbestellung Rechnungspläne Beschaffung mit Herstellerteilenummern (HTN) Mehrwegtransportverpackung Besondere Funktionen der Materialbeschaffung im Zusammenhang mit der Bestandsführung Automatische Bestellerzeugung beim Wareneingang Retourenbestellposition Zusammenfassung Optimierung der Beschaffung mit SAP ERP Bezugsquellenfindung Überblick über Arten und Verwendung von Bezugsquellen Priorität in der Bezugsquellenfindung Regellieferant Rahmenverträge Kontrakte Lieferpläne Orderbuch Orderbuchsätze für Materialien mit Materialstammsatz

5 Inhalt Orderbuchsätze für Warengruppenkontrakte Quotierung Die Quotierung im Einkauf Die Quotierung in der Materialbedarfsplanung Folgebearbeitung von Bestellanforderungen Bearbeitung nicht zugeordneter Bestellanforderungspositionen Bearbeitung zugeordneter Bestellanforderungspositionen Bestellmengenoptimierung Statisches Rundungsprofil Auf- und Abschlagsrundung Dynamisches Rundungsprofil Lieferantenbeurteilung Beurteilungskriterien und Notenermittlung in der Lieferantenbeurteilung Customizing-Einstellungen zur Lieferantenbeurteilung Durchführung der Lieferantenbeurteilung Auswertungen in der Lieferantenbeurteilung Versionsverwaltung Customizing der Versionsverwaltung am Beispiel der Bestellanforderung Funktionsumfang der Versionsverwaltung Benutzerparameter Benutzerparameter EVO Benutzerparameter EFB Zusammenfassung Belegfreigabeverfahren Mögliche Freigabeverfahren Grundbegriffe eines Freigabeverfahrens und erforderliche Customizing-Einstellungen Freigabebedingungen Freigabecode Freigabevoraussetzungen Freigabekennzeichen Freigabestrategie

6 Inhalt 6.3 Vorgehensweise bei der Freigabe von Bestellanforderungen Einzelfreigabe von Bestellanforderungen Sammelfreigabe von Bestellanforderungen Zusammenfassung Listanzeigen, Auswertungen und das Logistikinformationssystem Grundlagen zur Verwendung von Auswertungen und Listanzeigen Auffinden eines Berichts Eingabe von Selektionsbedingungen für einen Bericht Ausführen, Ausgabe, Layouteinstellungen und weitere Bearbeitungsmöglichkeiten eines Berichts Auswertungen und Listanzeigen im Einkauf Das Logistikinformationssystem Überblick und Komponenten des Logistikinformationssystems (LIS) Funktionen und Navigation in Standardanalysen Zusammenfassung Anhang A SAP-Hinweise B Menüpfade C Beispiele zur automatischen Bezugsquellenfindung D Glossar E Der Autor Index

7 Die Einleitung antwortet auf die folgenden Fragen: Wie ist der Funktionsbereich»Einkauf«in das Supply Chain Management einzuordnen? Wie ist der Aufbau und welches sind die Themenschwerpunkte dieses Buches? An welche Leser richtet sich dieses Buch? 1 Einleitung Das Supply Chain Management (Lieferkettenmanagement) berücksichtigt die zunehmende Bedeutung einer prozessorientierten Betrachtung unternehmerischer Aktivitäten. Die Lieferkette eines Unternehmens beinhaltet neben der unternehmensinternen Lieferkette bestehend aus den Funktionen Beschaffung, Produktion und Absatz auch die Koordinierung mit Lieferanten und Kunden. Eine Optimierung der Supply Chain eröffnet erhebliche Effektivitäts- und Effizienzpotenziale zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. In Abgrenzung zum Logistikbegriff betrachtet das Supply Chain Management somit zusätzlich den unternehmensübergreifenden Aspekt bei der Gestaltung der Güter- und Informationsflüsse der Lieferkette von der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen bis zur Entsorgung von Altprodukten. Der Einkauf innerhalb der Beschaffung steht am Beginn der Lieferkette und liefert einen wesentlichen Beitrag zu einer effizienteren Supply Chain. Die SAP AG liefert mit der Software SAP ERP Central Component 6.0 (SAP ECC 6.0, im Folgenden als SAP ERP bezeichnet) umfangreiche und komfortable Möglichkeiten zur Abwicklung, Optimierung, Überwachung und Analyse sämtlicher lieferantenbezogener Prozesse. Die Prozesse, Funktionen und das Customizing dieser lieferantenbezogenen Aktivitäten sind Gegenstand dieses Buches. Die Einkaufsfunktionen von SAP ERP werden eingehend dargestellt und deren Beziehungen zu Stammdaten und Customizing-Einstellungen vermittelt. Alle wesentlichen Prozessschritte und die wichtigsten Felder der Customizing-Funktionen können Sie anhand zahlreicher Screenshots Supply Chain Management Prozesse, Funktionen und Customizing 11

8 1 Einleitung auch ohne Systemzugang nachvollziehen. Ein umfangreicher Index erleichtert Ihnen das gezielte Auffinden von Informationen. Die Anhänge mit einer Auflistung aller relevanten Menüpfade und der Angabe von SAP-Hinweisen ergänzen dieses Buch. Zielgruppen dieses Buches Das Buch richtet sich an ambitionierte Anwender der Komponente Einkauf von SAP ERP, die zusätzlich zu den relevanten Prozessen im Einkauf einen Einblick in die korrespondierenden Customizing-Einstellungen erhalten möchten. SAP-Beratern aus anderen Modulen und SAP-Junior-Beratern bietet dieses Buch eine schnelle Einarbeitung in das Themengebiet. Erfahrenen SAP-Logistikberatern kann dieses Buch als Nachschlagewerk hilfreich sein. Das Buch basiert auf SAP ERP 6.0. Die allermeisten der beschriebenen Funktionen sind aber auch in älteren Releases von SAP ERP bereits enthalten (z. B. SAP R/3 Enterprise 4.7 und SAP R/3 4.6C). Aufbau des Buches Dieses Buch ist folgendermaßen aufgebaut: In Kapitel 2,»Organisationsebenen«, erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Organisationsebenen des Einkaufs und deren Zuordnungen untereinander. Kapitel 3,»Stammdaten«, beschäftigt sich mit den Stammdaten des Einkaufs und beschreibt deren Pflegemöglichkeiten, organisatorische Zuordnungen, Datenhaltungsebenen und korrespondierende Customizing-Einstellungen. Kapitel 4,»Beschaffung mit SAP ERP«, stellt den grundlegenden und den erweiterten Beschaffungsprozess dar. Die Funktionen zur Abwicklung spezieller Geschäftsprozesse (z. B. Limitbestellung, Konsignationsmaterialbeschaffung, Lohnbearbeitung und Dienstleistungsabwicklung) werden eingehend dargestellt und das Customizing dieser Prozesse wird dokumentiert. Kapitel 5,»Optimierung der Beschaffung mit SAP ERP«, befasst sich mit den zahlreichen Möglichkeiten zur Optimierung des Einkaufs, z. B. durch automatische Bezugsquellenfindung, Rahmenverträge, Bestellmengenoptimierung und Lieferantenbeurteilung. Das Kapitel wird durch die Darstellung relevanter Customizing-Einstellungen ergänzt. Kapitel 6,»Belegfreigabeverfahren«, bietet eine einführende Darstellung der erforderlichen Customizing-Einstellungen des Belegfrei- 12

9 Einleitung 1 gabeverfahrens und der Vorgehensweise bei der Freigabe von Bestellanforderungen. In Kapitel 7,»Listanzeigen, Auswertungen und das Logistikinformationssystem«, werden die Auswertungsmöglichkeiten zum Einkauf in SAP ERP vorgestellt. Zusätzlich ist das Logistikinformationssystem am Beispiel des Einkaufsinformationssystems Gegenstand dieses Kapitels. Im Anhang finden Sie ein Glossar, ergänzende Listen mit Menüpfaden sowie SAP-Hinweisen und Beispiele zur automatischen Bezugsquellenfindung. 13

10 Dieses Kapitel beschreibt den gesamten Beschaffungsprozess der Komponente»Einkauf«im Modul»Materialwirtschaft«von SAP ERP. 4 Beschaffung mit SAP ERP Nach der einführenden Darstellung eines einfachen Beschaffungsprozesses werden die möglichen Beschaffungsfunktionen schrittweise erweitert. Zum Abschluss dieses Kapitels werden besondere Geschäftsvorfälle dargestellt. Eine besondere Beachtung finden die notwendigen Customizing-Einstellungen und die neue Belegübersicht für Bestellanforderungen und Bestellungen. 4.1 Der grundlegende Beschaffungsprozess Die Komponente Einkauf des Moduls Materialwirtschaft hat die Aufgabe, Bezugsquellen für Materialien und Dienstleistungen zu ermitteln, den externen Beschaffungsvorgang einzuleiten und Folgeaktivitäten zu überwachen. Zu diesen Folgeaktivitäten gehören z. B. Wareneingänge und Rechnungen, die in der Bestellung über die Bestellentwicklung dokumentiert werden. Abbildung 4.1 führt den grundlegenden Beschaffungsprozess mit den relevanten Transaktionscodes auf. Rechnungsprüfung mit der Transaktion MIRO Bestellung mit der Transaktion ME21N Wareneingang mit der Transaktion MIGO Abbildung 4.1 Der grundlegende Beschaffungsprozess 77

11 4 Beschaffung mit SAP ERP Im Folgenden wird zunächst ein einfacher Beschaffungszyklus vorgestellt, bestehend aus Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung Bestellung Die Bestellung ist die Aufforderung an einen Lieferanten oder an ein anderes Werk Ihres Unternehmens, Materialien oder Dienstleistungen zu den vereinbarten Bedingungen zu liefern. Verbrauchs- und Lagermaterial Bildbereiche der Einbildtransaktion»Enjoy-Bestellung«Materialien können für den direkten Verbrauch (Verbrauchsmaterial) oder zur Auffüllung des Lagerbestands (Lagermaterial) bestellt werden. Zur Verringerung des Erfassungsaufwands, zur Vermeidung von Übertragungsfehlern und zur Konsistenzprüfung können Sie bei der Anlage einer Bestellung auf Vorgängerbelege oder bereits vorhandene Bestellungen Bezug nehmen (siehe Abschnitt 4.2.5,»Bestellung«). Die Bezugnahme auf einen Vorgängerbeleg empfiehlt sich auch, um einen durchgängigen Geschäftsprozessfluss zu erreichen. Sie können eine Bestellung aber auch ohne Bezugnahme anlegen. Zahlreiche Daten werden automatisch aus den im dritten Kapitel besprochenen Stammdaten in den Bestellbeleg kopiert. Mit SAP R/3-Release 4.6 wurde die Bestellung (ebenso wie die Bestellanforderung) neu gestaltet und in die Transaktionen ME21N, ME22N und ME23N übernommen. Hierbei handelt es sich um Einbildtransaktionen, bei denen alle wesentlichen Datenbereiche auf einer Erfassungsmaske erscheinen. Abbildung 4.2 zeigt die vier Bildbereiche: Kopfbereich Im Kopfbereich sind alle für den gesamten Bestellbeleg relevanten Daten enthalten, wie z. B. Zahlungsbedingungen, Incoterms, Lieferantenanschrift und Organisationsdaten. Positionsübersicht Die Positionsübersicht enthält die wichtigsten Materialdaten, wie z. B. Materialnummer, Bestellmenge und Werk. Positionsdetaildaten Die Positionsdetaildaten umfassen zusätzliche Daten zur jeweiligen Bestellposition, wie z. B. materialspezifische Konditionen, Steuerkennzeichen und Gewicht. 78

12 Der grundlegende Beschaffungsprozess 4.1 Belegübersicht Die Belegübersicht dient zur Anzeige verschiedener Belege, wie z. B. Bestellanforderungen, Anfragen und Bestellungen. Die Belegübersicht wird ausführlich in Abschnitt 4.2,»Erweiterung des Beschaffungsprozesses«, behandelt. Abbildung 4.2 Bestellformular Alle Bildbereiche können einzeln geöffnet und geschlossen werden, wodurch sich die Größe der noch geöffneten Bildbereiche verändert. Das»alte«Bestellformular ist in der Menüstruktur des SAP Easy Access nicht mehr vorhanden, es lässt sich jedoch weiterhin über die Eingabe des Transaktionscodes aufrufen (Transaktionscodes ME21, ME22 und ME23). Das»alte«Bestellformular ist noch über Transaktionscodes erreichbar Die Enjoy-Bestellung erreichen Sie über den Menüpfad SAP Menü Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Anlegen Lieferant/Lieferwerk bekannt. Im Rahmen der Enjoy-Bestellung können Sie mit Hilfe der Drucktasten Anlegen und Anzeigen/Ändern umschalten (siehe Abbildung 79

13 4 Beschaffung mit SAP ERP 4.3). Somit spielt es keine Rolle, mit welcher Funktion Sie in die Bestellung eingestiegen sind (Anlegen, Ändern oder Anzeigen). Abbildung 4.3 Bestellung anlegen, ändern, anzeigen Persönliche Einstellungen Abbildung 4.4 Grundeinstellungen Über die Drucktaste Pers. Einstellungen erhalten Sie wichtige Einstellungsmöglichkeiten zur individuellen Arbeit mit der Enjoy-Bestellung. Grundeinstellungen Zu den Grundeinstellungen zählen z. B. (siehe Abbildung 4.4): Belegübersicht automatisch aufbauen Wenn Sie dieses Feld markieren, werden die von Ihnen erstellten Bestellanforderungen oder Bestellungen gemäß Ihrer zuletzt gewählten Selektionsvariante bei jedem Neueinstieg in die Enjoy-Be- 80

14 Der grundlegende Beschaffungsprozess 4.1 stellung automatisch für den gewählten Selektionszeitraum (z. B. eine Woche) aufgebaut. Umfeldinfo in neuem Modus Wenn Sie dieses Feld markieren, werden Ihnen die Umfeldinformationen zu einer Bestellung (z. B. Material oder Lieferant) in einem neuen Modus angezeigt. Diese Umfeldinformationen erreichen Sie entweder über einen Doppelklick in das gewählte Umfeldobjekt oder über den Menüpfad Umfeld Material oder Umfeld Lieferant. Konvertierungen Wenn Sie das Kennzeichen Schlüssel anzeigen setzen, wird für Werk, Lagerort und Warengruppe nur der Schlüssel (z. B. 1000) angezeigt. Ansonsten wird die Bezeichnung (z. B. Hamburg) angezeigt. Wenn Sie das Kennzeichen für die intelligente Suchhilfe (int. Suchhilfe an) gesetzt haben, so erhalten Sie z. B. für die Eingabefelder Material und Werk eine Liste mit Vorschlagswerten, sofern Sie zuvor einen Teil der Materialnummer oder des Materialkurztextes eingegeben haben (siehe Abbildung 4.5). Abbildung 4.5 Auswahlfenster bei Eingabe des Begriffs»Pumpe«in das Eingabefeld»Material«81

15 4 Beschaffung mit SAP ERP Persönliche Einstellungen Über die Drucktaste Pers. Einstellung lassen sich auch individuelle Vorschlagswerte für verschiedene Felder des Bestellkopfs und der Bestellposition vorbelegen (siehe Abbildung 4.6). Abbildung 4.6 Vorschlagswerte Werk aus den Vorschlagswerten übernehmen Objektdienste Spalten verschieben Besondere Bedeutung kommt dem Feld Immer vorschlagen zu. Wenn dieses Feld markiert ist, wird der vorgeschlagene Wert immer übernommen, auch wenn SAP ERP aus einem Referenzbeleg einen anderen Wert ermittelt hat. Wird im obigen Beispiel eine Bestellung mit Bezug auf eine Bestellanforderungsposition für das Werk 1200 erstellt, so wird dennoch für die Bestellposition das Werk 1000 übernommen. Über die Drucktaste Dienste zum Objekt stehen Ihnen in der Bestellung und in der Bestellanforderung verschiedene Funktionen zur Verfügung. Beispielsweise können Sie dem jeweiligen Beleg eine Datei anfügen, ein Verweis auf eine Webseite oder eine Notiz anlegen, das Objekt mit einer Notiz versenden oder einen Workflow starten (siehe Abbildung 4.7). Um die Übersichtlichkeit im Bildbereich Bestellpositionsübersicht zu verbessern, können Sie die Spaltenanordnung bequem per Drag & Drop ändern und auch die Spaltenbreite beeinflussen. 82

16 Der grundlegende Beschaffungsprozess 4.1 Abbildung 4.7 Objektbearbeitung Um die neue Spaltenanordnung und -breite benutzerabhängig zu sichern, betätigen Sie die Einstellungstaste im Table Control (siehe Abbildung 4.8). Abbildung 4.8 Table Control In den Tabelleneinstellungen können Sie eine persönliche Variante anlegen und diese (aber auch jede andere vorhandene Variante) als Standardeinstellung übernehmen. Zusätzlich können über die Drucktaste Administrator auch mandantenweit für alle Benutzer geltende»systemvarianten«eingestellt werden. Die benutzerabhängige Variante übersteuert die Systemvariante. Table Control 83

17 4 Beschaffung mit SAP ERP Nachrichten Wie für alle Einkaufsbelege können auch für Bestellungen Nachrichten ausgegeben werden, die in eine Nachrichtenwarteschlange gestellt werden. Die Nachrichtenausgabe erfolgt in seltenen Fällen sofort, in der Regel aber später über einen Hintergrundjob. Nachrichtenrelevante Änderungen der Bestellung führen nur dann zu einer Änderungsnachricht, wenn die ursprüngliche Nachricht bereits ausgegeben wurde (siehe Abbildung 4.9). Sie erreichen die Nachrichteneinstellungen zu einer Bestellung in der Enjoy-Bestellung über die Drucktaste Nachrichten. Abbildung 4.9 Nachrichten in der Enjoy-Bestellung Im Beispiel in der Abbildung 4.9 ist die Nachricht noch unverarbeitet und mit einer gelben Ampel gekennzeichnet. Eine Änderungsnachricht hätte einen Haken in der Spalte Änderungsnachricht. Versandzeitpunkt Über die Drucktaste Zusatzangaben erreichen Sie Einstellungsmöglichkeiten zum gewünschten Versandzeitpunkt (siehe Abbildung 4.10). Wenn Sie den Versandzeitpunkt auf»4 sofort versenden«einstellen und die Bestellung sichern, können Sie anschließend im Nachrichtenbild erkennen, dass die Nachricht mit einer grünen Ampel versehen und somit verarbeitet ist (siehe Abbildung 4.11). Nachrichtenausgabe über die Sammelverarbeitung Eine weitere Möglichkeit zur Nachrichtenausgabe haben Sie mit der Transaktion ME9F. Sie erreichen die Transaktion über den Menüpfad SAP Menü Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Nachrichten Nachrichten ausgeben. Im Einstiegsbild dieser Transaktion können Sie die für Sie relevanten Bestellungen auswählen. Die Selektion kann nach den Belegdaten und nach den Nachrichtendaten erfolgen, z. B. nach Nachrichtenart und Verarbeitungsstatus (siehe Abbildung 4.12). 84

18 Der grundlegende Beschaffungsprozess 4.1 Abbildung 4.10 Zusatzangaben Abbildung 4.11 Nachricht verarbeitet Nach dem Ausführen des Programms erhalten Sie als Ergebnis die selektierten Bestellungen. Mit Betätigung der Drucktaste Nachricht ausgeben werden die markierten Bestellungen verarbeitet (siehe Abbildung 4.13). 85

19 4 Beschaffung mit SAP ERP Abbildung 4.12 Selektionsbild der Nachrichtenausgabe mit Transaktion ME9F Abbildung 4.13 Ergebnisliste Spool-Auftrag Für die selektierte Nachricht wird ein Spool-Auftrag vergeben. Die Spool-Auftragsnummer können Sie sich über die Bestellanzeige für die markierte Nachricht über die Drucktaste Verarbeitungsprotokoll anzeigen lassen (siehe Abbildung 4.14). 86

20 Der grundlegende Beschaffungsprozess 4.1 Abbildung 4.14 Verarbeitungsprotokoll Die Ausgabesteuerung für die Spool-Aufträge erreichen Sie über das SAP Easy Access-Menü: Wählen Sie dort den Menüpunkt System Eigene Spool-aufträge. In dieser Transaktion können Sie den relevanten Spool-Auftrag markieren und über die Drucktaste Drucken ohne Änderung ausgeben (siehe Abbildung 4.15). Ausgabesteuerung für Spool-Aufträge Abbildung 4.15 Eigene Spool-Aufträge 87

21 4 Beschaffung mit SAP ERP Transaktion MIGO Wareneingang Die Komponente Bestandsführung innerhalb des Moduls Materialwirtschaft von SAP ERP befasst sich unter anderem mit der Erfassung aller Warenbewegungen. Die zentrale Transaktion MIGO zur Verbuchung von Warenbewegungen erreichen Sie über den Menüpfad: SAP Menü Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung Warenbewegung (MIGO). Ebenso wie die Enjoy-Bestellung ist auch die Transaktion MIGO eine Einbildtransaktion, die sich in die vier Bildbereiche Kopfdaten, Positionsübersicht, Positionsdetaildaten und Übersichtsbaum aufteilt. Die Enjoy-Transaktion MIGO erlaubt es, über die Felder Vorgänge und Referenzbeleg unterschiedliche Formen von Warenbewegungen in einer Transaktion zu erfassen (siehe Abbildung 4.16). Abbildung 4.16 Wareneingang zur Bestellung Verbuchung des Wareneingangs Zur Erfassung eines Wareneingangs zur Bestellung sind die folgenden Schritte erforderlich: 88

22 Der grundlegende Beschaffungsprozess Wahl des Vorgangs Wareneingang 2. Wahl des Referenzbelegs Bestellung 3. Prüfung der Bewegungsart (siehe den folgenden Exkurs) 4. Eingabe der Bestellnummer 5. Betätigen der Drucktaste Ausführen 6. Eingabe eines Lagerorts (sofern in der Bestellung noch nicht vorgeplant) 7. Kontrolle der Bestandsart 8. Kennzeichnung der Position mit OK 9. Buchung des Wareneingangs Exkurs: Bewegungsarten Das Bewegungsartenkonzept von SAP ERP sieht zur Identifizierung jeder möglichen Warenbewegung (z. B. Wareneingänge, Warenausgänge, Umlagerungen) ein dreistelliges Kürzel vor. Die Bewegungsart hat steuernde Funktionen, z. B. bezüglich des Bildaufbaus bei der Erfassung von Warenbewegungen, der Fortschreibung von Konten in der Finanzbuchhaltung und der möglichen Storno- und Folgebewegungsarten (siehe Abbildung 4.17; Sie erreichen diese Einstellungsmöglichkeiten der Customizing-Transaktion OMJJ über den Menüpfad SPRO SAP Referenz-IMG SAP Customizing Einführungsleitfaden Materialwirtschaft Bestandsführung und Inventur Bewegungsarten Bewegungsarten kopieren, ändern). In Tabelle 4.1 sind einige Beispiele für Bewegungsarten aufgeführt. Bewegungsart Bedeutung 101 Wareneingang 102 Wareneingang Storno 201 Warenausgang für Kostenstelle 301 Umbuchung Werk an Werk Einschrittverfahren 333 Entnahme für Stichprobe aus dem frei verwendbaren Bestand 601 Warenauslieferung Tabelle 4.1 Beispiele für Bewegungsarten 89

23 4 Beschaffung mit SAP ERP Abbildung 4.17 Bewegungsarten kopieren, ändern Neue Bewegungsarten mit SAP ERP 6.0 Im Standard sind für alle Warenbewegungen entsprechende Bewegungsarten definiert, sodass keine Änderungen erforderlich sind, wenn Sie mit der Standardauslieferung arbeiten wollen. Mit SAP ERP 6.0 wurden die neuen Bewegungsarten 107 bis 110 eingeführt Logistik-Rechnungsprüfung Die Logistik-Rechnungsprüfung bildet aus der Sicht der Materialwirtschaft den Abschluss des Beschaffungsvorgangs. Die Rechnungsprüfung prüft die Lieferantenrechnungen auf sachliche, preisliche und rechnerische Richtigkeit. Eingangsrechnungen können zur Zahlung gesperrt werden Bei der Rechnungserfassung beziehen Sie sich auf einen Vorgängerbeleg (in der Regel Bestellung oder Lieferschein), und das SAP-System prüft z. B., ob Abweichungen zwischen Rechnungs- und Wareneingangsmenge oder zwischen Rechnungs- und Bestellpreis auftreten, und sperrt gegebenenfalls die gebuchte Eingangsrechnung zur Zahlung. Die Transaktion MIRO (Eingangsrechnung hinzufügen) ist eine Einbildtransaktion und zu erreichen über den Menüpfad SAP Menü Logistik Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprüfung Belegerfassung Eingangsrechnung hinzufügen (siehe Abbildung 4.18). 90

24 Erweiterung des Beschaffungsprozesses 4.2 Abbildung 4.18 Bildbereiche der Transaktion MIRO Eingangsrechnung hinzufügen Zur Rechnungserfassung können Sie wie folgt vorgehen: 1. Wählen Sie einen Vorgang (in diesem Fall»Rechnung«, oder z. B.»Gutschrift«). 2. In den Kopfdaten pflegen Sie auf der Registerkarte Grunddaten die wichtigsten Rechnungsinformationen wie z. B. Rechnungsbruttobetrag, Steuerbetrag, Steuerkennzeichen und Rechnungsdatum. 3. Anschließend nehmen Sie Bezug auf einen Beschaffungsvorgang, indem Sie z. B. die Bestellnummer als Referenzbeleg eingeben. 4. Nachdem Sie mit ( ) bestätigt haben, schlägt SAP ERP Rechnungspositionen zur Abrechnung vor und vergleicht die Nettosumme dieser Rechnungspositionen mit dem Bruttobetrag abzüglich des Steuerbetrags aus den eingegebenen Kopfdaten. Wenn der sich hieraus ergebende Saldo»0«beträgt oder innerhalb eingestellter Kleindifferenzen liegt, ist die Rechnung buchbar. Eventuell sich ergebende Abweichungen lassen sich anhand der Bestellstruktur im linken Bildbereich analysieren. Rechnungserfassung Bestellstruktur in der Rechnungsprüfung aufrufbar 4.2 Erweiterung des Beschaffungsprozesses Der hier dargestellte einfache Beschaffungsprozess soll um weitere Belege und Funktionen erweitert werden (siehe Abbildung 4.19). 91

25 4 Beschaffung mit SAP ERP Zahlung Bedarfsermittlung Rechnungsprüfung Ermittlung der Bezugsquelle Wareneingang Lieferantenauswahl Bestellüberwachung Bestellabwicklung Abbildung 4.19 Der erweiterte Beschaffungsprozess Der bereits besprochenen Enjoy-Bestellung werden die Bestellanforderung sowie Anfrage und Angebot im Beschaffungsprozess hinzugefügt. Verbrauchsbuchung beim Waren- oder Rechnungseingang Kontierungstypen Kontierungsobjekte Materialien können zur Lagerauffüllung (Lagermaterialbeschaffung) oder direkt für den Verbrauch (Verbrauchsmaterialbeschaffung) beschafft werden. Verbrauchsmaterial wird bei der Waren- oder Rechnungseingangsbuchung automatisch in den Verbrauch gebucht. Für die Verbrauchsmaterialbeschaffung ist die Angabe eines Kontierungsobjekts in der Bestellanforderung oder in der Bestellung notwendig. Kontierungsobjekte werden über Kontierungstypen konkretisiert (siehe Abbildung 4.20). Mit der Eingabe eines Kontierungstyps erwartet SAP ERP weitere Angaben, wie z. B. die Kostenstelle bei Eingabe des Kontierungstyps»K«oder das Projektstrukturplanelement bei Eingabe des Kontierungstyps»P«. Für Kontierungstypen werden im Customizing steuernde Funktionen hinterlegt, etwa der Feldstatus (die Ausprägung eines Feldes als Muss-, Kann-, Anzeige- oder ausgeblendetes Feld), ob ein Warenoder Rechnungseingang mit der Position verbunden ist und ob sich eine vorgenommene Kontierung bei einem Rechnungseingang noch ändern lässt (siehe Kontierungstypen in Abbildung 4.21). 92

26 Index A Abruferstellungsprofil 199, 200 Aggregationshorizont 199 Erstellungsrhythmus 200 Erstellungsstrategie 199 Toleranzprofil 200 ALV Grid Control 301 Anfrage 102 Dokument 103 Freigabeverfahren 103 Funktionsablauf 104 Submissionsnummer 105 Werksangabe 104 Angebot 102, 106 Angebotskonditionen 106 Bestellpreismengeneinheit 107 Minimalwertangebot 108 Mittelwertangebot 108 Staffelkonditionen 107 Auffinden eines Berichts 285 mit Hilfe der Klassifizierung 288 über Info-Sets 288 über Textelemente 286 Auswertung 285 ABAP: Programmausführung 305 Berichtslayout 306 dynamisches Tagesformat 299 exportieren 309 freie Abgrenzung 293 im Einkauf 310 im Hintergrund ausführen 303 Jobübersicht 303 Layoutverwaltung 306 Listumfangsparameter 294 Mehrfachselektion 290 Selektionskriterien 290 Selektionsoptionen 290 Selektionsparameter 293 Spool-Aufträge 308 Upload aus der Zwischenablage 292 automatische Bestellerzeugung 176, 234 automatische Bestellung Einteilungen erzeugen 235 automatische Bestellung (Forts.) fehlerhafte Bestellanforderungsposition 235 fehlerhafte Positionen auslassen 235 Voraussetzungen 235 automatische Bezugsquellenermittlung 26 automatische Bezugsquellenfindung 102, 110, 135, 182, 184, 269, 347 automatische Preisfindung 26, 56, 57, 60, 61 B Banf-Zuordnungsliste 232 Basismengeneinheit 28 Belegart Rahmenbestellung 123 Belegübersicht Aufriss ändern 99 Benutzerparameter 63 Benutzerparameter EFB 269 Benutzerparameter EVO 267 Customizing 268 Felder und Funktionen 267 Berechtigungspflege 276 Berichtsvariante 297 Beschaffungsarten 100 Bestellanforderung 97 alte Bestellanforderung 100 Aufriss ändern 99 automatisch zuordnen 230 automatische 97 Belegübersicht 97 Bewertungspreis 101 Einzelbearbeitung 228 Enjoy-Bestellanforderung 97 Folgebearbeitung 227 Freigabestrategie 101, 102 Genehmigung 271 Layout auswählen 99 Layout verwalten 99 manuell 97 Sammelbearbeitung 228 Bestellmengeneinheit

27 Index Bestellmengenoptimierung 237 Auf- und Abschlagsrundungsprofil 238 dynamisches Rundungsprofil 239 statisches Rundungsprofil 237 Bestellpreismengeneinheit 117 Bestellung altes Bestellformular 79 Belegart Rahmenbestellung (FO) 158 Belegübersicht 111 Beschaffungsarten 111 Bestätigungen 112 Bestellentwicklung 111 Bildbereiche 78 Dienstleistung 126 Einteilungen 113 Enjoy-Bestellung 78 Lieferant unbekannt 110 Limitbestellung 123 Mehrfachkontierung 113 Nachrichten 84 Nachrichtenausgabe 84, 86 Objektdienste 82 Retourenbestellposition 178 Schnelländerung 119 Streckenbestellung 156 Tabelleneinstellungen 83 Versandzeitpunkt 84 Bewegungsarten 89 bewertetes Material 101 Bewertungskreis 32, 96 Bewertungspreis 101 Bezugsquelle 181, 182, 183 Einkaufsinfosatz 183 gleichrangige 182 Rahmenvertragsposition 183 Werk 183 Bezugsquellenermittlung automatische 26 Bezugsquellenfindung 181 automatische 102, 110, 135, 182, 184, 269, 347 Bedarfsplanungslauf 185 Bestellanforderungsposition ohne Material 185 manuelle Anlage von Bestellanforderungsposition 185 Priorität 183 Bezugsquellenfindung (Forts.) Regellieferant 185 Buchungskreis 17 C CPD-Lieferanten 45 Customizing Bestätigungssteuerschlüssel 112 Bestellanforderung 101 Bestellung automatisch anlegen 176 Bewegungsart 89 Einteilungstyp 156 HTN-Abwicklung 165 HTN-Material 165 InfoUpdate-Kennzeichen 58 Konditionen 53 Kontierungstyp 92 Kopierregeln für Texte 154 Materialart 96 Partnerschema 169 Positionsytp 135 Rechnungsplan 160 Sonderbeschaffungsschlüssel 148 Systemmeldungen 125 Umlagerungsbestellung 149 D Dienstleistung 126 Abnahme 132 Konditionen 129 Kontierung 131 Leistungserfassung 130 Positionstyp D 129 Stammdaten 126 ungeplante Leistungen 130 Dispositionsmerkmal 29 Dispositionsprofil 36 dynamisches Rundungsprofil 239 Mengeneinheitengruppe 241 Rundungsmethode 241 Rundungsregel 239 dynamisches Tagesformat 299 E Einkauf buchungskreisübergreifender

28 Index Einkauf (Forts.) firmenspezifischer 23 firmenübergreifender 23 werksspezifischer 22 Einkäufergruppe 21 Einkaufsinformationssystem 315 Einkaufsinfosatz 25, 51 Bestellpreisentwicklung 57 Datenhaltungsebenen 52 Fortschreibung 55, 59 Löschung 65 Mahnstufen 114 Pipelinematerial 144 Einkaufsorganisation 17, 22 Einkaufsverhandlungsblatt 64 Enjoy-Bestellung 59, 110 Belegübersicht 79, 80 Grundeinstellungen 80 Konvertierung 81 Kopfbereich 78 persönliche Einstellungen 80 Positionsdetaildaten 78 Positionsübersicht 78 Umfeldinfo 81 Vorschlagswerte 82 F Feinabruf 204 Feldauswahlreferenzschlüssel 194 Fixierungszeiträume 203 Freigabebedingungen 273 Freigabecode 275 Freigabekennzeichen 277 Freigabeobjekt 275 Freigabestrategie 278 Freigabeverfahren 271 Bestellanforderungen mit Nutzung des Klassensystems 272 Bestellanforderungen ohne Nutzung des Klassensystems 272 Business Workflow 278 Einkaufsbeleg 271 Einzelfreigabe von Bestellanforderungen 279 Freigabebedingungen 273 Freigabecode 275 Freigabeerinnerung 282 Freigabegruppe 275 Freigabeverfahren (Forts.) Freigabekennzeichen 277 Freigabeklasse 275 Freigabesimulation 278 Freigabestrategie 273, 275, 278 Freigabevoraussetzungen 276 Kommunikationsstruktur CEBAN 273 Sammelfreigabe von Bestellanforderungen 281 Freigabevoraussetzungen 276 H Herstellerteilenummer (HTN) 163 Herstellerteileprofil 163, 166 HTN-Abwicklung Materialstammsatz 163 HTN-Material 171 Steuerungsfunktionen 167 I Info-Set 288 InfoUpdate-Kennzeichen 56, 60 Angebot 57 Bestellung 57 Kontrakt 57 Lieferplan 57 K Kennzahlsuche über Klassifizierung 288 Klassensystem 271 Klassifizierung 67 Anlegen einer Klasse 70 Klassifizierung von Objekten 71 Merkmal 70 Merkmal anlegen 69 Merkmalswert 69 Objekte/Klassen einer Klasse zuordnen 73 Objektsuche 74 Zuordnungsfunktion 72 Konditionen 26, 53 Bruttopreis 55 Effektivpreis 55 Nettopreis

29 Index Konditionen (Forts.) nichtzeitabhängige 54 zeitabhängige 53 Konditionsarten 53 Konsignation 51 Bestandsübersicht 137 Konditionen 136 Sonderbestandskennzeichen 136 Stammdaten 134 Konsignationsabwicklung 20, 134 Konsignationsbestand 134, 136, 137 Konsignationsinfosatz 134, 138 Kontengruppe MNFR 168 Kontierung der Menge nach verteilen 95 proportional verteilen 95 Kontierungsobjekt 92 Kontierungstypen 92, 93 alle Nebenkontierungen (X) 156 Kostenstelle K 133 Strecke 153, 155 Unbekannt (U) 122, 124, 130, 190, 196 Kontrakte 187 Abrufbestellung 189 Abrufdokumentation 189 Mengenkontrakt 187 Positionstyp 188, 190 verteilter Kontrakt 192 Wertkontrakt 190 Zentralkontrakt 191 Zusatzkonditionen 192 L Lagermaterial 78 Lagermaterialbeschaffung 92 Lagerort 22 Leistungsabnahme 126 Leistungserfassung 126 Leistungserfassungsblatt 132 Leistungsverzeichnis 130 Lieferabruf 203 Lieferantenbeurteilung 26, 242 Auswertungen 260 automatische Neubeurteilung 257 automatische Teilkriterien 245 Beurteilungskriterien 243, 247 Lieferantenbeurteilung (Forts.) Beurteilungsvergleich 260 Customizing-Einstellungen 251 Durchführung 255 Ermittlungsmethoden teilautomatischer Teilkriterien 252 Gesamtnote 244 Gewichtungsschlüssel 250 Glättungsfaktoren 248 Grafikanzeige 263 Hauptkriteriumsnoten 243 Hitlist 255, 261 im Hintergrund 258 manuelle Teilkriteriumsnoten 244 Notenberechnung 248 Protokoll 257 Steuerungsparameter 253 teilautomatische Teilkriteriumsnoten 245 Teilkriteriumsnoten 243 Lieferantenkonsignation 134 Lieferantenstamm 25 Lieferantenstammsatz 43 Bildaufbau 46 Buchungssperre 48 Datenhaltungsebenen 43 Einkaufssperre 48, 50 Feldstatus 44 Kontengruppe 44 Lieferantenteilsortiment 44 Partnerschema 45 Sperre 46 Sperre aus Qualitätsgründen 48 Struktur 43 Zulassung abweichender Daten 43 Lieferplan 196 Abrufdokumentation 197, 205 Abruferstellungsprofil 199 Aggregation von Einteilungen 205 Customizing 198 Einteilung 201, 202 Erstellungsprofil 205 Feinabruf 198 Feinabrufkennzeichen 198 Fixierungszeitraum 203 Lieferabruf 198 mit Abrufdokumentation 198 ohne Abrufdokumentation 197 Lieferplaneinteilung

30 Index Limitbestellung 123 Kennzeichen 123 Kontierungsdaten 124 Kontierungstyp U 124 Limitüberschreitung 125 Listumfang 64 Listumfangsparameter 293 Logistikinformationssystem (LIS) 313 ABC-Analyse 322 Aufrissfunktionen 317 Einstieg 314 flexible Analyse 316 Fortschreibung 316 Infostruktur 314 Klassifikation 322 Korrelation 324 Segmentierung 324 Standardanalyse 316 Standardaufriss 319 Summenkurve 323 Vergleich 324 Logistik-Rechnungsprüfung 90 Kleindifferenzen 91 Kontierungswiederholung 94 Lohnbearbeiterbestände zum Lieferanten 141 Lohnbearbeitung 51, 138 Beistellkomponenten 139 Konditionen 139 Stammdaten 140 Voraussetzungen 140 M Mahnschreiben 114 Mahnstufen 114 Mandant 17 Massenpflege 37 Materialarten NLAG 96 Pipeline 142 UNBW 96 Materialstamm 25 Materialstammsatz 27 Branche 31 Datenhaltungsebene 27, 30 Einkaufswerteschlüssel 27 Erfassungshilfen 33, 34 erweiterbare Materialien 34 Materialstammsatz (Forts.) Fachbereiche 27 Fortschreibungen im Materialstammsatz 96 Massenpflege 37 Materialart 31 Nummernvergabe 31 Pflegestatus 33 Pipelinematerial 143 Profile 36 Sammelerfassung von Lagerortdaten 41 Sonderbeschaffungsschlüssel 147 Struktur 27 Umrechnungsfaktor 107 Vorbelegung 35 Vorlagematerial 35 Zusatzdatenebene 30 Mehrfachkontierung 94 Mehrwegtransportverpackung 172 Bewegungsart 174 Materialart 173 Merkmale 172 Rückführung 174 Umbuchung 174 Wareneingangsbuchung 173 Mengenkontrakt 187 MIGO 88, 178 MIRO 90, 179 N Nachschublieferung 151 O OLAP 311 OLTP 310 Orderbuch 26, 51, 181, 207 Analyse der fehlenden Orderbuchsätze 211 für Materialien mit Materialstammsatz 207 Kennzeichen Dispositionsrelevant 209 ohne Materialstammsatz 214 Orderbuchpflicht 210 Orderbuchpflege aus einem Einkaufsinfosatz

31 Index Orderbuchpflege (Forts.) aus einem Rahmenvertrag 214 automatische 212 manuelle 212 über Vorlage 214 P Pipeline 51 Pipelineabwicklung 142 Abrechnung 145 andere Materialarten 144 Sonderbestandskennzeichen 144 Pipelinebeschaffung 20 Pipelinebewegung 144 Pipelineinfosatz 144 Pipelinematerial Entnahme 144 Positionstypen 94, 120 Dienstleistung (D) 122, 132 Konsignation (K) 122, 136, 138 Limit (B) 122, 123 Lohnbearbeitung (L) 122, 139 Normal ( ) 122 steuernde Funktionen 121 Strecke (S) 122 Übersicht 121 Umlagerung (U) 122, 153 Preisdatumstyp 116 Preisfindung 115 automatische 26, 56, 57, 60, 61 Preisspiegel 108 Absageschreiben 109 Lieferantenbeurteilung 109 Submissionsnummer 109 Protokoll der Preisfindung 117 Q Quote 216 Quotenbasismenge Einzelrechnung 220 Sammelrechnung 220 Quotierung 26, 181, 215 1x-Kennzeichen 226 Bedarfsplanung 224 Berechnung der Quotenbasismenge 220 Gleichstand der Quotenzahl 220 Quotierung (Forts.) Materialbedarfsplanung 222 maximale Losgröße 225 maximale Menge 226 Mindestmenge für Splittung 223 minimale Losgröße 225 Quote 216, 218 Quotenbasismenge 219 Quotenzahl 219 quotierte Menge 217, 219 Quotierungsverwendungskennzeichen 217 Splittungsquotierung 222 Zuteilungsquotierung 222 Quotierungsverwendungskennzeichen 29 R Rahmenvertrag 186 Kontrakt 186 Lieferplan 186, 196 Rahmenvertragsanforderung 196 Rechnungsplan 156 Abrechnung 158 automatische Wareneingangsabrechnung 157 Kontierung 157 periodisch 157 Teilrechnungsplan 157 unbewerteter Wareneingang 157 Referenzeinkaufsorganisation 19, 192 Regellieferant 185 Report RM06EFLB 204 Restlaufzeit 118 Retourenbestellposition 178 S Sammelerfassung 41 Sammelverarbeitung siehe Bestellung SAP List Viewer siehe ALV Grid Control SAPMail 309 Selektionsvariante 297 Sonderbestand 134 Lohnbearbeitung

32 Index spätestmögliches Wareneingangsdatum 118 Spool-Auftrag 86 Stammdaten 17 Anforderungs- und Genehmigungsprozess 27 Standardeinkaufsorganisation 19 Streckenbestellung 153 T Transaktionscodes AC ME21, ME22, ME23 79 ME51, ME52, ME MIGO 88, 178 MIRO 90, 179 MMBE 142 U Umlagerung 20 buchungskreisintern 146 buchungskreisübergreifend 147 Einschrittverfahren 149 mit Umlagerungsbestellung 153 Umlagerungsbestellung 146 Unbewertetes Material 101 Upload aus der Zwischenablage 292 V Verbrauchsmaterial 78, 95, 113 Verbrauchsmaterialbeschaffung 92 Verkaufsmengeneinheit 29 Versionsverwaltung 264 Customizing 264 Funktionsumfang 266 W Wareneingang automatische Bestellerzeugung 20, 176 Wareneingang zur Bestellung 88 Wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung 113 Warengruppe 28 Werk 21, 22 Wertkontrakt 190 Customizing

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