Event Ideen Leitfaden

Transkript

1 Event Ideen Leitfaden

2 Inhaltsverzeichnis Seite Einleitung... 1 Die Lösung... 2 Event-Vorschläge Sponsoren/Partner... 2 Event-Geschichte... 4 Ratschläge... 6 Event-Ideen - Vorschläge Der perfekte Tag im Schnee Snow Sale Snow Zone Fun-Rennen für Kinder Partner Zone Der beste Trick Das Event ergänzende Aktivitäten... 18

3 Einleitung 1

4 World Snow Day ist das größte, im Schnee stattfindende Ereignis des Jahres. Am 17. Januar 2016 werden weltweit gleichzeitig Aktivitäten stattfinden, um all das zu feiern, was mit Schnee zu tun hat. World Snow Day ist die zweite Phase einer von der FIS im November 2007 initiierten Kampagne mit dem Namen Bring Children to the Snow. World Snow Day, der nächste Schritt der Kampagne, zielt ebenfalls auf Kinder und deren Familien ab, möchte jedoch auch alle anderen Personen aller Altersgruppen dazu ermuntern, den Schnee zu genießen und dies auch noch über viele weitere Jahre hinweg zu tun. Besuchen Sie für weitere Informationen bezüglich des World Snow Day bitte die offizielle Website unter Die FIS wünscht sich, dass das Motto des World Snow Day Enjoy, Explore and Experience diesen Tag für alle Teilnehmer wirklich speziell und einzigartig werden lässt. Dieser Event-Ideen-Leitfaden wurde zusammengestellt, um Sie bei der Erarbeitung Ihrer Idee für Ihr World Snow Day-Event zu unterstützen. Bitte denken Sie daran, dass Sie nicht an die vorgeschlagenen Events gebunden sind. Die in diesem Leitfaden aufgelisteten Ideen sind genau das, Ideen. Die FIS hält Sie dringend dazu an, diese abzuändern und Ihr Event kreativ zu gestalten, solange Sie dabei dem Motto Enjoy Explore and Experience treu bleiben und es Kindern, deren Familien und allen anderen Teilnehmern ermöglichen, sich am Schnee zu erfreuen. 2

5 Die Lösung Die Organisatoren der World Snow Day-Events bestimmen über Erfolg oder Misserfolg des World Snow Day. Die Art des Events das Sie organisieren, wird den Leuten klarmachen, worum es beim World Snow Day geht, jedoch auch was es bedeutet, den Schnee zu erleben, sich an diesem zu erfreuen und ihn zu erfahren. Der World Snow Day verfolgt zwei Ziele: Die zurückgehende Ausübung von Schneesportarten seitens Jugendlicher umzukehren Den Kindern weltweit Umweltbewusstsein zu vermitteln, um den Schnee auch für künftige Generationen zu erhalten Kindern auf der ganzen Welt den gesundheitlichen Nutzen von Schneesportaktivitäten beizubringen Kindern auf der ganzen Welt zu zeigen, wie sie bei Schneesportaktivitäten und danach sicher sind Stellen Sie bei der Planung Ihres Events sicher, dass Sie diese Missionen berücksichtigen und versuchen Sie, bei Ihrem Event diese Missionen zu erfüllen. Event-Vorschläge Sponsoren/Partner Skiresorts, Sport- und Winterartikeleinzelhändler, Schneeausrüstungshersteller, Umweltschutzgruppen, regionale Fremdenverkehrsorganisationen, Lebensmittelhersteller oder vertriebe, Versicherungs- und Gesundheitsdienstleister, Transportunternehmen, Hotelketten, usw. 3

6 Event-Geschichte 4

7 Sie könnten bei der Planung Ihres Events eventuell damit beginnen, sich eine Geschichte für Ihr Event auszudenken. Wenn es ein Leitthema gibt, wird es sowohl für die Teilnehmer als auch für die Medien spannender und Ihr Event somit attraktiver. World Snow Day ist das Grundthema, aber Ihre Geschichte kann einzig und allein auf Ihr Event zugeschnitten sein. Hier einige Beispiele: 5 Tricky Kids- Ein Freestyle - Event, bei dem Kinder lernen, dass Freestyle- Skifahren und -Snowboarden auch olympische Disziplinen sind. Gleichberechtigung im Schnee Am Schnee sollen sich alle erfreuen können, unabhängig von kulturellen Hintergründen, Bildungsstand oder Einkommen, usw. Sicher rutschen Kinder lernen, sich im Alltag sicher im Schnee zu bewegen. Dazu können Sie die 10 Verhaltensregeln der FIS verwenden. (siehe unsere FIS SnowKidz-Version dieser Regeln!) Schnee + Kinder = gesunde Kinder Kindern werden mittels Spielen im Schnee die gesundheitlichen Vorteile von Aktivitäten im Schnee vermittelt.

8 Ratschläge 6

9 Bei der Promotion Ihres Events müssen Sie an viele Dinge denken. Im Folgenden finden Sie eine kurze Checkliste, auf der Themen aufgeführt sind, die Sie möglicherweise bei der Planung Ihres Events berücksichtigen müssen. Für jeden etwas Fun-Wettbewerbe eignen sich hervorragend dazu, Kinder miteinzubeziehen, jedoch werden die einzelnen Wettbewerbsteilnehmer unterschiedliche Geschicklichkeitsniveaus beim Skifahren oder Snowboarden aufweisen. Stellen Sie sicher, dass der/die Kurs(e) auf alle Könnerniveaus zugeschnitten ist/sind, von Anfängern bis hin zu Fortgeschrittenen. Wir raten Ihnen, alle Teilnehmer zu belohnen. Dazu eignen sich am besten kleine Preise und Urkunden. Dies ist auch am billigsten. Im Toolkit-Bereich der Website finden Sie eine offizielle World Snow Day-Urkunde für Teilnehmer. Beginnen Sie so früh wie möglich mit der Planung Bevor Ihr Event stattfinden kann, gibt es jede Menge zu planen und vorzubereiten. Stellen Sie sicher, dass Sie sich für die Planung Ihres Events genügend Zeit nehmen. Je größer das Event, desto mehr Planung ist nötig. Personal Lange Schlangen und Gäste, um die sich keiner kümmert, sind überhaupt nicht zum Lachen. Schätzen Sie zuerst ab, wieviele Leute an Ihrem Event teilnehmen werden, und stellen Sie anschließend sicher, dass Sie genügend Personal zur Verfügung haben, das sich um diese Leute kümmert. Falls Sie auch Aktivitäten wie z. B. Produktdemonstrationen anbieten, stellen Sie sicher, dass genügend Personal für deren reibungslosen Ablauf zur Verfügung steht. 7

10 Transport und Parkmöglichkeiten Um zu gewährleisten, dass so viele Leute wie möglich am World Snow Day teilnehmen, ist es sehr wichtig, familienfreundliche Pakete anzubieten und für eine einfache Anfahrt zum Event zu sorgen. Einer der Gründe des Rückgangs der Teilnehmerzahlen sind die bloßen Kosten, um in eine Schneesportgegend zu gelangen. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie sich mit Ihrem nationalen oder regionalen Haupttransportunternehmen in Verbindung setzen und ein in Ihrer Gegend ansässiges privates Transportunternehmen darum bitten, die Zusammenstellung eines Transportpaketes zu unterstützen, das auf den World Snow Day zugeschnitten ist. Für Event-Organisatoren, deren Veranstaltung in oder in der Nähe eines Skiresorts stattfindet, ist es entscheidend, Parkmöglichkeiten für Teilnehmer zur Verfügung zu stellen, die mit Ihrem eigenen Transportmittel anreisen. Stellen Sie sicher, dass sich Ihr Veranstaltungsort von den Parkplätzen vor Ort aus gut erreichen lässt. Ausrüstung Die Teilnahme am World Snow Day sollte so mühelos wie möglich sein. Viele Personen haben vielleicht nicht die richtige Ausrüstung oder überhaupt keine Ausrüstung, um an Aktivitäten im Schnee teilzunehmen. Zu gewährleisten, dass Ihren Teilnehmern die richtige Ausrüstung zu deren Nutzung zur Verfügung steht, ist ein wichtiger Bestandteil des World Snow Day. Damit Sie sich die Ausrüstung für Ihr Event beschaffen können, empfehlen wir Ihnen, sich mit Verleihern vor Ort oder der regionalen Vertretung eines Ausrüstungsherstellers zusammenzutun. Indem Sie es diesen z. B. ermöglichen, ein Demo-Zelt aufzustellen oder eine Produktdemonstration zu veranstalten, können Sie sie miteinbeziehen. 8

11 Werbung The success of your event will depend on the extent of its promotion. But, promotion does not have to be a challenge. Think strategically to first define your primary target group given your location and organisation. Then select the places, people and organisations that will have the biggest reach to the group you are trying to target. This may only have to be one or two channels. The general promotion of World Snow Day by FIS will be on a global scale. FIS and the National Ski Associations will do their best to contact media outlets to promote World Snow Day. However, the strength of our efforts will come from cooperation. For this we ask you as the organiser to make sure that local promotion of your World Snow Day event is solid. Please feel free to contact your local newspapers, radio stations and television networks for partner opportunities to promote your event. Ensure that your promotion begins early. The earlier you promote your event the more people will know about it. Don t wait as soon as you receive your registration approval, get going! Finally, don t forget to keep updating and posting on your World Snow Day profile on the global website. The website will be one of your best tools for promotion and it s free! Anmeldung Falls Sie ein Rennen oder einen Wettbewerb veranstalten, stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer sich anmelden. Auf diese Art und Weise behalten Sie den Überblick darüber, wieviele Personen teilnehmen, und können entsprechend Personal dafür einplanen und die richtige Anzahl der zu verleihenden Preise und Urkunden vorbereiten. 9

12 Sicherheit Dies ist ein kritischer Punkt für alle Event-Organisatoren des World Snow Day. Der Tag ist auf Kinder ausgerichtet und deshalb muss unbedingt für deren Sicherheit gesorgt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Event ausreichend kontrolliert wird und über genügend Sicherheitsvorkehrungen für die Anzahl der Personen verfügt, die Sie erwarten. Sicherheit zieht des Weiteren auch viele rechtliche Konsequenzen nach sich. Stellen Sie sicher, dass für Ihr Event die nötigen Genehmigungen vorliegen und dass die vor Ort geltenden Sicherheitsgesetze eingehalten werden. Stellen Sie sicher, dass für die Leute, die Produktdemonstrationen und Produkttest veranstalten, für die nötigen Haftungsausschlüsse gesorgt wurde. Schulen Schulen eignen sich hervorragend dafür, um für Ihr Event zu werben. Schließen Sie sich mit den Schulen vor Ort zusammen, um Ihr Event zu promoten. Sie könnten den Schulen eine Belohnung für deren Beteiligung an Ihrem Event anbieten. Wenn Sie eine Schule vertreten und gerne teilnehmen würden, dann setzen Sie sich mit dem Ihnen nächstgelegenen Resort oder Event in Verbindung, um ein spezielles Gruppenteilnahmekonzept zu vereinbaren. Sicherheit Wenn Sie ein großes Event veranstalten, stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichend Sicherheitsmaßnahmen verfügen, um potenziellem Fehlverhalten zu begegnen. Da Kinder an den Veranstaltungen teilnehmen, sind Sicherheitsvorkehrungen zwingend erforderlich. 10

13 Event-Genehmigung Ihr World Snow Day könnte zu einem sehr beliebten Event werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die nötigen Genehmigungen der örtlichen Behörden einholen, die für das Abhalten von Veranstaltungen in Ihrer Region zuständig sind. Auf diese Art und Weise lassen Sie die Behörden auch wissen, dass ein Event stattfindet und stellen sicher, dass bei Bedarf oder Notfällen entsprechend gehandelt wird. Zusammenarbeit mit Partnern Sponsoren und Partner sind für das Event entscheidend. Sie unterstützen das Event auf eine Art und Weise, die andernfalls vielleicht nicht möglich wäre. Wählen Sie die Sponsoren und Partner für Ihr Event jedoch wohlweislich aus. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Sponsor auswählen, der zu Ihrer Vision des World Snow Day passt. Stellen Sie sicher, dass Sie die Rechte und Pflichten aller beteiligten Parteien sorgfältig und detailliert in einer formellen Vereinbarung mit Ihren Sponsoren oder Partnern festhalten. So können vielerlei Komplikationen vermieden werden. Buchungen festmachen Wenn Sie planen, Künstler, andere Persönlichkeiten oder Profisportler, usw. zu Ihrem Event einzuladen, stellen Sie sicher, dass Sie sich frühzeitig mit ihnen in Verbindung setzen und sich deren Verfügbarkeit sichern. Warten Sie nicht darauf, dass diese sich mit Ihnen in Verbindung setzen. 11

14 Kriterien für Preisverleihungen Wenn im Rahmen Ihres Events etwas gekürt wird, wie z. B. bei Fotowettbewerben, stellen Sie sicher, dass die Kriterien vorab feststehen. So vermeiden Sie Beschwerden von Personen, die der Meinung sind, dass die Ergebnisse nicht fair sind. Genehmigungen für Fotos und Videos Stellen Sie vor der Veröffentlichung eines Fotos oder Videos sicher, dass Sie die Genehmigungen nicht nur der Fotografen/Filmemacher, sondern auch der in den Fotos oder Videos erscheinenden Personen einholen. Haftung Überprüfen Sie die Notwendigkeit für Haftungsausschlüsse oder ähnlichem, gemäß den von Ihnen geplanten Aktivitäten, und bereiten Sie diese Formalitäten entsprechend vor. So stellen Sie sicher, dass das Event und dessen Veranstalter nicht für sich möglicherweise ereignende Unfälle haftbar gemacht wird. Bereiten Sie einen Plan B vor Stellen Sie sicher, dass Sie über einen Notfallplan oder ausreichend Zufluchtsmöglichkeiten für die Teilnehmer verfügen, falls das Wetter am Veranstaltungstag für Ihr Event ungeeignet ist. 12

15 Event-Ideen - Vorschläge 13

16 Bei den folgenden Event-Vorschlägen handelt es sich lediglich um Ideen. Die FIS ermutigt die Event-Organisatoren dazu, kreativ zu sein. Sie können die folgenden Ideen entweder abändern, um sie an Ihre Situation anzupassen, Ihr Event mit einer anderen Event-Idee kombinieren, Ihr eigenes Konzept verwenden, oder die jeweilige Event-Idee in der vorgeschlagenen Form verwenden. Denken Sie bitte daran, dass wir uns sehr darüber freuen würden, wenn Sie ein bereits geplantes Event mit dem World Snow Day in Einklang bringen würden. Die untenstehend aufgelisteten Events wurden so ausgelegt, dass die drei Komponenten miteinbezogen werden und davon profitieren, die die Skiindustrie ausmachen: die Menschen, die Ausrüstungshersteller sowie die Schneesportdienstleister oder Skiresorts. Die FIS hofft, dass die vorgeschlagenen Events überall veranstaltet werden können. Einige davon werden sich besser für bestimmte Gebiete eignen als andere. Wenn Sie jedoch ein Event vorschlagen möchten, schicken Sie uns bitte eine an fisski.com

17 Der perfekte Tag im Schnee Wie sähe Ihr ultimativer Tag im Schnee aus? Wäre dies ein Tag mit einem strahlend blauen Himmel und frischem Pulverschnee? Leider lässt sich das Wetter von niemandem kontrollieren. Konzentrieren wir uns also auf das, was fast genau so gut wäre. Bei diesem Event müssen Skiresorts, Transportunternehmen und Caterer zusammenarbeiten. Der perfekte Tag im Schnee ist ein Konzept, bei dem alle Dienstleister, wie z. B. Transportunternehmen, Caterer, Hotels und Pensionen, Skiliftbetreiber, Ausrüstungsverleiher und Ski- und Snowboardschulen, an einem bestimmten Tag Nachlässe auf ihr Angebot gewähren. Die gemeinsamen Anstrengungen all dieser Dienstleister machen einen ganz speziellen Tag möglich, den sich jeder, unabhängig von seiner Situation, leisten kann. Snow Sale Schneesportausrüstungen, Outdoor-Bekleidung und Zubehör können sehr teuer sein. Wenn Sie Ski- und Snowboard-Einzelhändler sind, ist dies Ihre Gelegenheit, Skifahren und Snowboarden wieder rentabel zu machen. Führen Sie entweder direkt am World Snow Day oder während der Woche vor dem World Snow Day einen Abverkauf durch. Sie können Ihrem Aktionsverkauf den Namen eines World Snow Day-Specials geben! 18 15

18 Snow Zone Eine Serie kleiner Aktivitäten während der Woche vor dem World Snow Day, einem ganzen Tag voll mit u. a. folgenden Feierlichkeiten: Live-Musik oder anderes Unterhaltungsprogramm Schneeaktivitätenzentrum für Kinder Rodeln Schneeballschlachten Fun-Wettbewerbe Schneemänner bauen der größte Schneeball Versuch den weltweit größen Schneeball zu formen Snow-Cone-Eis Traditionelle Imbiss-Buden Eignet sich hervorragend für kleinere Städte und Dörfer, da hier viele Leute aus der Stadt und der Gemeinschaft miteinbezogen werden. Fun-Rennen für Kinder Kinder wollen sich von Natur aus mit anderen in Wettbewerben messen. Es gibt für Kinder nichts Aufregenderes, als an einem Wettbewerb teilzunehmen und dafür einen Preis zu bekommen, egal ob dies eine Medaille oder eine Urkunde ist. Beim World Snow Day sollte darauf geachtet werden, dass jeder einen Preis für seine bloße Teilnahme erhält. Das World Snow Day-Toolkit enthält Vorlagen für Urkunden und Medaillen. Darauf können Sie zugreifen, sobald Sie sich als Event-Organisator registriert haben. Bei der Gestaltung des Rennens sind Ihrer Phantasie keine Grenzen gesetzt! 18 16

19 Partner Zone Stellen Sie vorübergehend ein Zelt oder etwas ähnliches auf, kühlen Sie die Luft darin ab und gestalten sie es mit Kunstschnee aus. Stellen Sie entweder direkt in diesem Zelt oder darum herum kleine Zelte oder Stände folgender Veranstaltungsteilnehmer auf: Schneesportausrüstungshersteller Umweltschutzgruppen, wie z. B. Keep Winter Cool Oder lassen Sie die Sponsoren Ihres Events einfach ihre eigenen Zelte und Stände aufstellen. Der beste Trick Welches Kind freut sich nicht über einen Sprung, entweder einen natürlichen oder in einem Snowboard-Park? Sprünge und Tricks in Schneeparks erfreuen sich beim Skifahren und Snowboarden immer größerer Beliebtheit. Versuchen Sie ein Freestyle-Event zu veranstalten, bei dem dem Einfallsreichtum keine Grenzen gesetzt sind, sowie mit Preisen und eventuell einer Tombola für alle Teilnehmer. Die Bewertungskriterien können Sie selbst, sowie die Jury festlegen. Um das Freestyle-Event noch interessanter zu gestalten, könnten Sie z. B. einen Sonderpreis für den besten oder innovativsten Trick ausschreiben oder das Event durch einen Foto- und Video-Wettbewerb ergänzen. 17

20 Das Event ergänzende Aktivitäten 18

21 Treffen mit einem Star Was könnte besser sein, als einen Profisportler persönlich und hautnah kennenzulernen? Profisportler üben eine große Wirkung auf Kinder aus. Sie motivieren die Kinder nicht nur dazu, die Sportart auszuüben, in der der Sportler aktiv ist, sondern sie sind des Weiteren jemand, zu dem ein Kind aufblicken kann. Da der 17. Januar mitten in der Wettbewerbssaison liegt, könnte ein (vor kurzem) in den Ruhestand eingetretener Sportler ebenfalls eine gute Option sein! Ein knallbunter Abschluss Zum Abschluss eines großartigen Tages im Schnee, kann ein Feuerwerk zusätzlich gut zur Unterhaltung einer Familie beitragen. Feuerwerke sorgen dafür, dass ein Event im Gedächtnis bleibt, und alle Kinder lieben sie. Produktdemonstrationen Produktdemonstrationstage sind ebenfalls eine gute Art und Weise, um die Beziehung zu einem bestimmten Hersteller auszubauen oder zu verbessern. Wenn Sie Ihre Produktdemonstration einzigartig gestalten möchten, schließen Sie sich mit einem Unternehmen zusammen, das ausschließlich umweltfreundliche oder klimaneutrale Produkte herstellt. Foto- und Video-Wettbewerb Ein Foto- und Video-Wettbewerb ist eine einfach zu organisierende, kostengünstige und interessante Aktivitätsmöglichkeit. Wir schlagen vor, dass Sie ein Thema für Ihren Wettbewerb auswählen, wie z. B. Zeig uns was der Schnee für dich bedeutet, oder Wie hast du den World Snow Day gefeiert? 19

22 Sonnenuntergangs-Touren mit einem Lift oder mit Schneeschuhen Stellen Sie sich vor, kurz vor dem alltäglichen Schließen der Skilifte Personen dazu einzuladen, mit dem Lift auf den Berggipfel zu fahren und den Sonnenuntergang bei warmen Getränken und einem Essen zu genießen. Ein sicherlich unvergessliches Erlebnis. Schneesportvorführung Ziehen Sie als ein Angebot des Tages einen Wettbewerb in Erwägung, um eine Unterrichtsstunde bei einem professionellen Skifahrer, Snowboarder oder Schneesportlehrer zu gewinnen. Unterricht bei einem Profi Veranstalten Sie einen Wettbewerb, um eine Unterrichtsstunde bei einem professionellen Skifahrer, Snowboarder, Langläufer oder Schneesportlehrer zu gewinnen. 20

23 Wir sehen uns am World Snow Day! World Snow Day Event Ideas Guide CH-3563 Oberhofen/Thunersee (Suisse) Marc Hodler Haus Blochstrasse 2 Tel Fax worldsnowday@fisski.com President Gian Franco Kasper Secretary General Sarah Lewis Executive Editors Jenny Weideke and Andrew Cholinski Graphical Concept / Layout / Print Andrew Cholinski and M.A.D Designs Copyright No articles may be reproduced without identification of the source (Copyright: FIS). The FIS logograms and World Snow Day logo are registered trademarks of FIS. FIS wishes to thank all its members and partners for their contributions to this publication. Without them this would not be possible Photo Credits National Ski Associations Agence Zoom I-stock photos M.A.D Designs World Snow Day Event Organisers